relatório de estágio 2 completo administração

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UNIVERSIDADE ESTÁCIO DE SÁ – CAMPUS ILHA DO GOVERNADOR
CURSO DE ADMINISTRAÇÃO 
RELATÓRIO DE VIVÊNCIA PROFISSIONAL
DISCIPLINA ESTÁGIO SUPERVISIONADO II: CONSULTORIA ORGANIZACIONAL – SEMESTRE 2022.1
	Aluno(a): Beatriz Dias Perozo da Silva
	Matrícula: 201807164055
	Organização:
CEPEL - Centro de Pesquisas de Energia Elétrica 
	E-mail de contato na organização:
beatriz-estagiaria@cepel.br
	Endereço da Organização:
Av. Horácio Macedo, 354 - Cidade Universitária
	Telefone de Contato na Organização:
(21) 25986111
	A) APRESENTAÇÃO DO ESTUDO EXPLORATÓRIO, DO DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL E DEFINIÇÃO DO CRONOGRAMA.
	
Mapear pontos de melhorias (ou as oportunidades observadas) que possam ser objetos de estudos futuros, associando à área da Administração correspondente e prevista no Plano de Ensino da disciplina. São elas: Processos e Produção, Empreendedorismo e Novos Negócios, Tecnologia da Informação, Estratégias e Marketing, Controladoria e Finanças, Responsabilidade socioambiental. A estrutura a ser apresentada deverá ser em tópicos, contemplando os seguintes itens: Tema; Questão de Estudo; Hipótese; Objetivos do Estudo.
Pontos de melhoria: 
Melhorar os processos de assinatura de documentos, pois atualmente todos são feitos em papel impresso e com contato pessoal. 
Elaborar relatório com o Diagnóstico Organizacional, em formato textual, que deverá contemplar os tópicos levantados no Estudo Exploratório das Oportunidades de Melhorias Encontradas (item G). 
1. Tema: Estruturas Organizacionais 
2. Problema: Como agilizar os processos administrativos e reduzir gastos através da assinatura digital 
3. Objetivos: 
Objetivo Geral: Mostrar como a assinatura digital é confiável e melhora os processos administrativos. 
Objetivos Específicos: 
- Propor o modelo de assinatura digital em busca de agilizar os processos administrativos. 
- Identificar como esse processo pode ser benéfico para a empresa. 
- Mostrar a eficiência e agilidade desse processo. 
4. Justificativa do trabalho: 
 Através da tecnologia, é possível assinar documentos de forma mais segura e ágil. A assinatura digital é associada a um certificado digital valido especifico, contendo dados do assinante e potencialmente diminuindo fraudes. Essas assinaturas são usadas em transações legais, comercias e assuntos privados. 
A assinatura digital economiza tempo. Economiza dinheiro. Com a assinatura digital, não é mais preciso passar o documento de mão em mao entre os assinantes, ela pode ser feita em alguns minutos independente de onde as partes envolvidas estejam.
Desse modo, traz vantagens para a empresa, possibilita a colheita de assinatura de colaboradores que residem em outras cidades, estados, países, trabalham em home office, etc. Ao invés de gastar tempo e recurso, é possível recolhe-las rapidamente, sem o uso de vias físicas. 
A assinatura digital possibilita a identificação da origem da mensagem e a integridade da mesma. 
5. Previa do Referencial Teórico. 
1. Evitando deslocamento pessoal durante a assinatura de documentos 
1.1. Um novo modelo de assinatura digital 
1.2. Modernizar o processo atual 
2. Documentos digitais 
3. Benefícios para a empresa 
3.1. Agilização do processo de assinatura 
4. Eficiência do método digital 
6. Referências Bibliográficas 
Juliao Fontoura Kazienko – Assinatura Digital de Documentos Eletronicos Atraves da Impressão Digital – Disponível em https://repositorio.ufsc.br/xmlui/handle/123456789/86583?show=full
Julio da Silva Dias, Ricardo Felipe Custodio, Carlos Roberto de Rolt – Assinatura confiável de documentos eletrônicos - < Disponível em 
https://scholar.google.com.br/scholar?start=10&q=assinatura+digital+documentos&hl=pt- BR&as_sdt=0,5#d=gs_qabs&u=%23p%3DACQJDtriWW4J 
João Agnaldo Donizeti Gandini, Diana Paola da Silva Salomão, Cristiane Jacob – A segurança dos documentos digitais - < Disponível em https://scholar.google.com.br/scholar?hl=pt- BR&as_sdt=0%2C5&q=assinatura+digital&oq=#d=gs_qabs&u=%23p%3Dr_nX2UgvkFMJ 
João Agnaldo Donizeti Gandini, Diana Paola da Silva Salomão, Cristiane Jacob – A validade jurídica dos documentos digitais - < Disponível em https://scholar.google.com.br/scholar?hl=pt- BR&as_sdt=0,5&qsp=2&q=assinatura+digital+documentos&qst=ib#d=gs_qabs&u=%23p%3Dk yOeV0GuL5YJ 
7. Cronograma 
- Obtenção e leitura de material suficiente para o referencial teórico –. 
- Desenvolvimento do referencial teórico -. 
- Elaboração da metodologia de pesquisa – . 
- Definição das melhorias de acordo com o estudado no referencial teórico – .
	B) DETALHAMENTO DOS PONTOS DE MELHORIA OU OPORTUNIDADES OBSERVADOS
	Detalhar os pontos de melhoria (ou novas oportunidades de atuação) identificados, justificando a proposta realizada através da sinalização dos ganhos esperados por tais intervenções.
A empresa ainda utiliza todos os seus meios de assinatura e validação de contratos e processos pessoalmente e de forma manual, fazendo com que toda vez que se queira contratar um serviço que não seja perto da sede que está contratando o mesmo, gere gastos com deslocamento e hospedagem, encarecendo o serviço e às vezes, até mesmo, o tornando inviável. Além disso, contribui com a poluição do meio ambiente ao ter que percorrer distâncias, longas ou curtas, de carro ou de avião, para assinar um documento que poderia ser feita de maneira digital através da implementação do uso da assinatura eletrônica. 
Esse problema não só ocorre quando há contratação de serviços distantes, mas dentro da própria sede também. Quando um setor precisa da aprovação de outro em algum documento, é necessário o deslocamento do funcionário do seu setor original até o em questão que aprova, tendo a necessidade de ter o encarregado pela assinatura de tal processo presente fisicamente na empresa, quando o processo poderia ser facilmente atribuído ao mesmo para validação aonde quer que estivesse, por meio de assinatura eletrônica.
Atualmente, os órgãos do governo(federal e estadual) utilizam o SEI - Sistema Eletrônico de Informações, uma infraestrutura pública, que produz e gera documentos e processos eletrônicos administrativos. 
É possível implementar o mesmo sistema eletrônico em diversas empresas . Como ele funciona:
 O SEI permite a gestão de documentos e processos, a assinatura eletronica dos mesmo, é capaz de transformar o nível de acesso de um documento, podendo ser sigiloso ou restrito, definindo apenas os usuários chaves que podem ter acesso aos mesmos, sendo assim, torna possível que uma pessoa inicie o processo e que outra o assine, desde que ele esteja tramitando pela unidade e ainda não tenha sido dado como concluído. Permite a assinatura de documentos tanto a funcionários das empresas quanto a usuários externos. O acesso ao sistema consiste em um login e uma senha, que servem como identificação do usuário para manuseio e para assinatura de documentos. A assinatura eletrônica autentica o autor do documento e garante a integridade do mesmo ao ser enviado para o destinatário, eliminando a necessidade de impressão em papel.( A assinatura eletrônica fica disponível ao final da página.)
 A assinatura eletrônica digital é regulamentada pela Medida Provisória n° 2.200-2/2001, de 24 de agosto de 2001, que dá garantia jurídica aos documentos eletrônicos.
Diferente do que acontece atualmente com as medidas provisórias, que possuem um prazo de validade de 60 dias prorrogável até se tornarem leis, a MP 2.200-2 pôde manter sua vigência mesmo após se passarem vinte anos de sua publicação. Isso ocorre porque a publicação da normativa aconteceu antes da aprovação da Emenda Constitucional nº 32, que definiu um período limite para a validade das medidas provisórias. 
 A empregabilidade da assinatura digital traz benefícios para a empresa, como a praticidade. O que antes demandava tempo e deslocamento de terceiros, pode ser facilmente feito através da assinatura e do certificado digital, que valida um documento em questão de segundos, desdeque validado por um órgão certificador, tal qual a ICP-BRASIL (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). 
A assinatura digital permite que a empresa se torne mais sustentável.Com menos gastos com papel, é possível contribuir mais com a preservação do meio ambiente e também facilitar na hora da gestão, por ser uma forma rápida, prática e econômica. 
Garante a segurança dos arquivos pela utilização da criptografia. Isso se dá pelo fato de que com a utilização de chaves privadas, apenas as pessoas autorizadas tem acessos aos documentos, pois também é possível ter o controle de quem pode ou não criar documentos em nomes da empresa.
Torna desnecessário o pagamento de taxas cobradas pelos cartórios e o investimento em viagens para a assinatura de, muitas vezes, apenas um único documento, gerando assim economia com os gastos da empresa.
	C) LEVANTAMENTO DO REFERENCIAL TEÓRICO NORTEADOR E DA METODOLOGIA A SER UTILIZADA
	
Embasar as propostas através de referencial teórico existente. Definir e apontar a metodologia a ser utilizada para alcance dos objetivos.
Pode ser considerado assinatura, no meio jurídico ou popular, a forma que possua a mesma característica manuscrita da assinatura, ou seja, que possua um sinal único e exclusivo de determinada pessoa. Há pouco tempo, para o Direito, não existia margem de questionamento do que seria a “assinatura”. O único meio de se gerar tal sinal distinto e exclusivo, era a escrita manual. Com a evolução da tecnológica, é possível dar as mesmas características de uma assinatura manual, com eficácia e significado jurídico, a uma assinatura eletrônica. (g.n.). Magalhães, MARTINS, G. Contratos Eletrônicos de Consumo, 3ª edição. Grupo GEN, 2016. 
De acordo com Custódio (2003) Uma assinatura tanto na forma manuscrita quanto na forma digital, define um vínculo entre quem assina e o documento em si, porém na assinatura digital a ligação entre o autor e o documento é feita por algoritmo de autenticação. Os dois métodos de assinaturas estabelecem as mesmas finalidades de garantir ao criador que não seja alterado ou violado. 
Segundo o conceito do TRT da 4° região (2014) A assinatura digital é uma modalidade de assinatura eletrônica, resultado de uma operação matemática que utiliza algoritmos de criptografia assimétrica e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento. A assinatura digital fica de tal modo vinculada ao documento eletrônico “subscrito” que, ante a menor alteração neste, a assinatura se torna inválida. A técnica permite não só verificar a autoria do documento, como estabelece também uma “imutabilidade lógica” de seu conteúdo, pois qualquer alteração do documento, como por exemplo, a inserção de mais um espaço entre duas palavras, invalida a assinatura.
Segundo a Digix (2019) a assinatura é importante tanto no setor privado quanto no setor público, pois uma das grandes demandas nesses setores é a otimização de processos, através da adoção de métodos e estratégias nas rotinas administrativas, que promovam melhorias e agilidades nos processos dos responsáveis pelas tomadas de decisões.
 De acordo com a Folha Certa (2018), desde o ano de 2001, com a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP Brasil), os documentos digitais passaram a ter validade jurídica e podem ser utilizados em qualquer área do território nacional, substituindo totalmente o papel.
 Segundo o Serasa Experian, Certificado Digital (2021), O certificado digital é a identidade de uma pessoa ou de uma empresa no meio eletrônico. Funciona tal qual uma carteira de identidade que permite a assinatura de documentos à distância, com respaldo jurídico, sem necessidade de reconhecimento em cartório. O certificado digital utiliza um par de chaves criptografadas que nunca se repete para identificação do usuário, sendo praticamente inviolável, sendo elas: a chave privada, que criptografa dados atestando a identidade do usuário, seja para assinatura de um documento eletrônico ou para o acesso ao sistema. Apenas quem geriu o certificado tem acesso a mesma. E a chave pública, que serve para decifrar o que foi criptografado na utilização da chave privada feita em conjunto com ela. Só é compartilhada com quem necessita decodificar a criptografia das informações que atestam a identidade do usuário para que seja verificada e reconhecida.
“O certificado digital é um documento eletrônico que identifica pessoas e empresas no mundo digital, comprovando sua identidade. Permite acessar serviços on-line e assinar documentos eletrônicos com possibilidade de certificação da autenticidade e da integridade” (CORDEIRO, 2008, p. 7).
 Segundo Monteiro; Mignoni (2007) A certificação digital possibilita, de forma segura, guardar documentos, da mais segurança a transações eletrônicas e a comunicações, por meio de um conjunto de técnicas e processos. A tecnologia de criptografar chaves públicas é a base da certificação digital, sendo emitidas por uma entidade certificadora credenciada, ela comprova a identidade de pessoas e empresas, libera a assinatura de documentos e processos, permite acessar serviços eletrônicos sempre mantendo os dados íntegros e autênticos. A certificação também pode ser usada na identificação de autores e remetentes de documentos, assinaturas de mensagens e formulários, controle de acesso e garantia de sigilo e privacidade de sites. 
“O processo administrativo eletrônico pode ser definido como aquele em que os documentos de origem podem ter sido gerados ou não em meio eletrônico, mas em que os atos processuais são processados, armazenados e disponibilizados por meio eletrônico”. (CORREA, 2011 apud UCHOA, 2013).
 
 
	D) RELATÓRIO PRELIMINAR COM SUGESTÕES DE MELHORIAS/NOVOS NEGÓCIOS (BASEADO NA PESQUISA REALIZADA NO ITEM C)
	Elaborar relatório final com as sugestões de melhorias (ou de novos negócios) baseado na pesquisa realizada. 
 Considerando os fatos apurados até o momento, e o contexto no qual está inserida a proposta, sugestões podem ser adotadas e consideradas.
 
 No âmbito dos Recursos humanos, implementar a assinatura eletrônica é quase como um pré-requisito pois o desenvolvimento tecnológico é o que da rumo as demandas das empresas ativas no mercado. O uso da assinatura eletrônica permite que o RH execute quase todos os seus processos de forma eletrônica, trazendo garantia da integridade dos processos. Um setor mais digitalizado conta com o aumento da produtividade dos colaboradores, em vista que o processo de busca se torna mais ágil e prático com os documentos elaborados, assinados e guardados digitalmente, aumentando assim a eficiência do setor. 
 Um exemplo pratico, no HFSE – Hospital Federal do Servidor, o Departamento Pessoal otimizou seus processos se digitalizando, os processos de contratação de estagiários, sendo estagio obrigatório ou não, é todo digital. Ou seja, o Termo de compromisso é assinado digitalmente, tanto pelo estagiário quanto pela a instituição de ensino. Para isso, o departamento cria um processo no SEI – Sistema Eletrônico de Informações, manda um e-mail para os interessados com um link para o cadastro, onde o usuário coloca seus dados como: nome, CPF, RG, telefone, endereço, endereço de e-mail e uma senha, feito esse procedimento e após a validação dos documentos pelo departamento, você tem um cadastro de acesso, onde é estabelecido a identidade do indivíduo, sendo possível assinar documentos, termos e contratos feitos pela empresa, desde que os mesmos estejam atribuídos a você, garantindo a segurança dos documentos. Assim, facilitando o processo de contratação e o tornando mais rápido, em vista de que pode ser feito de qualquer local que o interessado esteja, ate mesmo por um smartphone. 
 
 No protocolo da SEFAZ, todo processo judicial que chega precisa ser encaminhado para o seu setorcorrespondente, para isso, é aberto um processo no sistema SEI, em que o documento é designado um número para pesquisa e busca do mesmo. Em seguida, o processo físico é escaneado e colocado na plataforma digital. A partir daí, o processo todo só é acessado digitalmente, onde ele é enviado paro o setor responsável e atribuído para as pessoas que podem vê-lo e interagir com ele, sendo assim possível a análise e a conclusão do processo, por meio da assinatura digital.
 Fazendo com que um processo que duraria alguns dias ou algumas horas, dure minutos graças a utilização de meios digitais.
Recentemente, foi aberto um Processo Seletivo Simplificado para o Ministério da Saúde, pela plataforma da FGV conhecimentos, em um dos requisitos do edital, era pedido declaração/certidão de tempo de serviço assinada pelo representante do setor de forma digital, muitos colaboradores do HFSE se inscreveram para este concurso e precisavam dessa certidão, contudo, como lá é utilizado o sistema SEI e a assinatura digital de documentos, foi preciso apenas abrir uma solicitação no sistema e atribuir para o responsável do setor, que assinou as certidões e as devolveu digitalmente assinada para os funcionários em algumas horas, sendo assim possível evitar uma grande movimentação de pessoas pelo hospital saindo de seus setores e deixando o trabalho acumular apenas a espera de uma assinatura manual.
 Na PORTARIA SGP/SEDGG/ME, publicada no DOU de n°1.892, DE 3 DE MARÇO DE 2022 fala sobre a prorrogação do prazo para o servidor comprovar despesas feitas com assistência a saúde, para fins de ressarcimento. Com isso, todas as comprovações precisam ser encaminhadas para um setor específico para averiguação, em uma empresa sem processos digitalizados, levaria dias até que todos os colaboradores entregassem pessoalmente seus documentos e mais tempo ainda para o setor responsável homologar os mesmo. No HFSE, basta o colaborar abrir um processo no SEI com o documento em anexo e atribuir ao responsável do setor que lida com isso, o responsável assina, digitalmente, e o processo está deferido, levando apenas alguns minutos para colaborador e responsável estarem a par e visualizando o processo.
Não só a assinatura do processo pode ser feita digitalmente, como ele por um todo, desde o princípio. E nem apenas o RH se beneficiaria dessa prática de processo digitais. O processo de admissão e demissão, processo de aviso de férias, vale transporte e etc são benéficos para o setor, mas outras áreas da empresa podem utilizar das ferramentas digitais para realizar tarefas como: pedido de certificados, certidões e outros processos em geral que a empresa utilize no dia a dia. 
Sendo assim, torna-se evidente que a digitalização da empresa seja feita, visto que todos os seus processos permanecem de modo físico e pessoal, tendo uma desenvoltura lenta do início até a finalização de seus processos e, gerando uma mobilização de mão-de-obra de um funcionário se deslocando de um setor até o que avalia o documento, sem necessidade.
 
	E) PARECER FINAL DO PROFESSOR ORIENTADOR DO ESTÁGIO SUPERVISIONADO 
	Análise do trabalho realizado e dos resultados obtidos. Parecer final do Professor Orientador, que deverá analisar a articulação entre a Teoria e a Prática (consolidada através da vivência profissional discente), a relevância do trabalho realizado, o se grau de inovação, as contribuições geradas no ambiente de trabalho, nas organizações e na sociedade em que seja desenvolvido. 
 Excelente correlação teoria e prática. As propostas de melhoria podem contribuir para o desenvolvimento da empresa e aumentar os resultados alcançados.
	F) FEEDBACK DAS PROPOSTAS APRESENTADAS
	Consolidar as respostas obtidas e avaliar pontos positivos e negativos destacados. 
 
 A apresentação á empresa foi bem vista e considerada bem elaborada, porém desatualizada, pois me foi destacado que a empresa já usa assinatura digital desde o final de 2019, mas, foi reparado por mim que usa somente em alguns processos. O que acaba gerando gastos, físicos e monetários, de qualquer modo. Do meu ponto de vista, é necessário digitalizar a empresa inteira, de processos mais simples aos mais complexos.
	G) APRESENTAÇÃO FINAL DO TRABALHO DE CONSULTORIA PARA A ORGANIZAÇÃO
	Apresentar um plano de melhorias (ou de novos negócios) para os profissionais diretamente relacionados às atividades realizadas no ambiente de trabalho e na IES.