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Gestão de Projetos 1ª edição 2017 Gestão de Projetos 3 Palavras do professor A Gestão de Projetos é uma disciplina necessária e que está presente no nosso dia a dia em várias situações. Estudá-la é uma tarefa importante para facilitar as organizações a ter o entendimento claro da diferença das atividades rotineiras que são executadas dentro das organizações em relação a necessidades de novos produtos e/ou serviços a serem imple- mentados. As grandes dificuldades dentro das organizações são trabalhar projeto de forma separada das atividades rotineiras e de fato realizar separações e dedicações exclusivas. Com o entendimento do conteúdo de gestão de projetos, você terá mais facilidade em executar todas as etapas para identificar necessidades de melhorias dentro da organização, e da mesma forma oportunizar a cria- ção de um novo produto e/ou serviço padronizado e com início, meio e fim definidos. Aquele que tem conhecimento e formação na área poderá trabalhar nas organizações como gerentes de projetos e também como participantes, conseguindo realizar suas atividades cotidianas vinculadas à participação de forma efetiva em projetos que possam gerar resultados para as empre- sas. Além disso, você poderá aplicar teoria e prática em pequenos empreendi- mentos, utilizando as técnicas de gestão de projetos para projetos pesso- ais, educacionais e/ou corporativos. Convido todos a aprofundar esse assunto que hoje é muito utilizado e de grande importância dentro das organizações. 1 4 Unidade de estudo 1 Introdução ao Gerenciamento de Projetos Para iniciar seus estudos Nesta unidade vamos trabalhar os principais conceitos sobre a gestão de projetos, de forma a entender a importância dessa ferramenta de traba- lho. Objetivos de Aprendizagem • Apresentar os principais conceitos e objetivos do gerenciamento de projetos. 5 Gestão de Projetos | Unidade de estudo 1 – Introdução ao Gerenciamento de Projetos 1.1 Conceito de gerenciamento de projetos O gerenciamento de projeto consiste basicamente em um empreendimento temporário para criar um produto e/ou serviço único, aplicando-se conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto. A gestão de projetos pode ser definida também como planejamento, programação e controle de determinada série de tarefas que integradas buscam atingir os objetivos com êxito. Da mesma forma o gerenciamento de projeto proporciona a uma empresa a melhora de sua eficiência e eficácia, de forma que o trabalho possa fluir de forma multidirecional dentro da organização. O gerenciamento também pode ser conceituado como uma imposição estratégica, fornecendo um conjunto de ferramentas para que os profissionais possam aprimorar suas habilidades de planejar, implementar e administrar atividades, buscando atingir os objetivos. Também conceitualmente é considerado um conjunto de ferramentas, uma forma de administrar com orienta- ção a resultados, podendo premiar pela colaboração entre as diferentes pessoas de uma equipe. O gerenciamento de projeto proporciona o entendimento da entrega de um produto e/ou serviço, e com sua utilização proporciona integrações em busca de um único objetivo, eliminando de fato as barreiras existentes em empresas que trabalham de forma setorizada. 1.2 Características comuns do projeto O projeto é um esforço único, complexo e não rotineiro, de forma limitada ao tempo, orçamento e recursos, com escopo bem definido. Assim, os projetos possuem características comuns, como: Figura1.1: Características de um projeto. São empreendimentos independentes Possuem propósitos e objetivos distintos São de duração limitada Datas determinadas para início e conclusão Recursos próprios Administração e estrutura administrativas próprias Legenda: Esquema das características comuns de projetos. Fonte: <http://br.123rf.com/photo_40504979_infographics.-as-engrenagens-de-comunicar-uns-com-os-outros..html?t erm=infographic&vti=mjvmb8dtdh5vwcd2jf>. 6 Gestão de Projetos | Unidade de estudo 1 – Introdução ao Gerenciamento de Projetos Dessa forma o projeto busca sempre o principal, que é a satisfação das necessidades de um cliente, por isso as características de um determinado projeto ajudam na diferenciação em relação a outros esforços de uma orga- nização. Com isso podemos determinar como principais características de projetos: • um objetivo estabelecido; • um período de validade definido, com início e fim; • geralmente o envolvimento de diversos departamentos e profissionais; • comumente a elaboração de algo nunca antes realizado; • tempo, custos e requerimentos de desempenho específicos. Para um melhor entendimento, em primeiro lugar os projetos possuem um objetivo definido, seja o lançamento de um software, seja a construção de uma casa, e objetivos específicos, que auxiliam no entendimento para alcançar o objetivo principal, permitindo a rotatividade de determinados recursos em vários projetos e de clientes diferentes. Em segundo lugar, a integração e colaboração das equipes. A maioria dos trabalhos são segmentados de acordo com uma especialidade funcional, porém em projetos a combinação dos esforços é fundamental, fazendo com que engenheiros, analistas financeiros, profissionais de marketing ou especialistas em controle de qualidade tra- balhem de forma integrada, assim todos respondem nesse caso a um único gerente de projetos. A terceira característica está atrelada a atividades não rotineiras, que da mesma forma possuem elementos úni- cos, podendo parecer um problema, mas não se forem consideradas como forma de solução de problemas iné- ditos utilizando-se de tecnologia de ponta. E, por fim, projetos requerem performance, custos e tempo, avaliados de forma constante sobre a entrega (escopo atendido), custos e tempo gastos, de forma que, em última análise, visam a satisfazer o cliente. Os projetos possuem uma diferença em comparação às atividades contínuas, conforme demonstrado no Quadro 1.1. Quadro 1.1 – Diferença entre projeto e atividades contínuas. PROJETO ATIVIDADES CONTÍNUAS Estabelecer um novo negócio. Administrar um negócio consolidado. Instalar um sistema de plataforma de micro-ondas. Fornecer instalações de controle de tráfego aéreo. Construir um novo porto marítimo. Operar um terminal oceânico. Introdução de controle de estoque computadorizado. Administração rotineira de estoque. Desenvolver uma concessão para exploração de minério. Produção lucrativa de minério. Construir uma usina nuclear. Fornecer suprimento constante de energia elétrica. Legenda: Projetos x atividades contínuas. Fonte: Keelling (2010, p. 5). 7 Gestão de Projetos | Unidade de estudo 1 – Introdução ao Gerenciamento de Projetos É de grande importância o entendimento da diferença das atividades contínuas de um pro- jeto, pois as atividades de projeto sempre têm um início e fim definido. Já as atividades con- tínuas podem sofrer constantes melhorias em suas execuções e/ou processos. A gestão de projetos surgiu por necessidades básicas devido a questões de mercado e concorrência entre as organizações, sendo, assim, alguns imperativos estratégicos. • Concorrência: os clientes esperam baixo custo e a utilização da gestão de projetos nos seus empreendi- mentos. • Padrões de qualidade: os clientes esperam alta qualidade, menos falhas e menos necessidade de manu- tenção. • Resultados financeiros: os clientes esperam que os fornecedores aceitem margens de lucro menores. • Preocupações legais: os clientes querem sistemas de gestão de projetos que estejam dentro dos limites e regulamentações legais. • Fatores tecnológicos: os clientes esperam a mais moderna tecnologia a preços razoáveis. • Preocupações sociais: os funcionários querem um sistema que lhes permita realizar mais trabalho em menos tempo, a fim de reduzir a necessidade de horas extras. • Fatores políticos: as empresas competem em uma economia global que necessita de processos uniformes de gestão de projetos.• Pressões econômicas: as empresas precisam realizar mais trabalho em menos tempo e a um custo menor para reduzir o impacto das taxas de câmbio e custo de empréstimos. • Preocupações dos acionistas: os acionistas querem crescimento interno e expansão externa mediante fusões e aquisições que precisam ser executadas rapidamente e a custos compatíveis com a realidade. Gerir um projeto oferece benefícios na sua utilização, destacando melhores controles e documentação ade- quada, além da definição de toda a documentação das suas atividades, objetivos e resultados a serem atingidos. 8 Gestão de Projetos | Unidade de estudo 1 – Introdução ao Gerenciamento de Projetos O Quadro 1.2 destaca as principais características e benefícios na Gestão de Projetos. Quadro 1.2 – Características e benefícios na gestão de projetos. CARACTERÍSTICAS DESCRIÇÃO Simplicidade de propósito. O projeto possui metas e objetivos facilmente entendidos. Clareza de propósito e escopo. O projeto pode ser descrito claramente em poucos termos: seus objetivos, escopo, limitações, recursos, administração, qualidade de resultados e assim por diante. Controle independente. O projeto pode ser protegido do mercado ou de outras flutuações que afetam operações rotineiras. Facilidade de medição. O andamento do projeto pode ser medido por meio de sua comparação com metas e padrões definidos de desempenho. Flexibilidade de emprego. A administração do projeto pode empregar ou cooptar especialistas e peritos de alto padrão por períodos limitados, sem prejudicar os arranjos de longo prazo na lotação de cargos. Conduz a motivação e moral da equipe A novidade e o interesse específico do trabalho do projeto são atraentes às pessoas e leva à formação de equipes entusiásticas e automotivadas. Sensibilidade ao estilo de administração e liderança Embora às vezes capazes de autogestão, as equipes de especialistas automotivados reagem criticamente a certos estilos de liderança. Útil ao desenvolvimento individual Trabalhar com equipe de projeto eficiente favorece o desenvolvimento acelerado e a capacitação pessoal. Favorece a discrição e a segurança Os projetos podem ser protegidos de ação hostil ou atividade de informação para defesa, pesquisa, desenvolvimento de produto ou segurança de produtos sensíveis ao mercado ou de alto valor. Mobilidade Como entidades independentes, os projetos podem ser executados em locais remotos, países estrangeiros e assim por diante. Facilidade de distribuição A administração ou a condução de um projeto inteiro pode ficar livre de contrato, por exemplo, em um acordo BOT de construção, operação e transferência. Legenda: Descrição dos benefícios e características na Gestão de Projetos. Fonte: Keelling (2010, p. 5-6). 9 Gestão de Projetos | Unidade de estudo 1 – Introdução ao Gerenciamento de Projetos É a sigla para oferecer um pacote de serviços de expertise, sendo composto por construção, operação e transferência; em inglês Building, Operation and Transfer. Glossário Normalmente os projetos têm duração determinada, em que se podem classificar os proje- tos conforme seus prazos de execução. Os mais comuns são: • Curto prazo: um mês a um ano • Médio prazo: até dois anos • Longo prazo: mais de dois anos 1.3 Ciclo de vida de um projeto A duração do tempo do projeto é independente para o conceito do ciclo de vida do projeto, que permite o enten- dimento por completo de todas as suas etapas. O ciclo de vida do projeto proporciona a capacitação dos envolvidos para entender a sequência lógica dos even- tos, reconhecer limites ou “marcos” e saber em que ponto se encontra o projeto no “continuum” de atividades que se sucedem desde o início até o fim. Basicamente o ciclo de vida é dividido em quatro fases: • conceituação; • planejamento; • implementação (execução); • conclusão. 10 Gestão de Projetos | Unidade de estudo 1 – Introdução ao Gerenciamento de Projetos A Figura 1.2 demonstra a evolução do ciclo de vida e apresenta a relação do tempo e das finanças nas fases do ciclo de vida. Figura 1.2 – Volume e intensidade de atividades no ciclo de vida do projeto em relação ao tempo e aos recursos financeiros. Ciclo de vida Finanças Conceito Planejamento Recursos gastos Recursos a gastar Tempo disponível a partir do início do planejamento Tempo Implementação Conclusão Legenda: Evolução do ciclo de vida e relação do tempo e das finanças nas fases do ciclo de vida. Fonte: Keelling (2010, p. 16). A Figura 1.2 demonstra o relacionamento que existe em cada fase do ciclo de vida: na fase de conceito o tempo gasto é pouco, como na do planejamento, porém os recursos a gastar estão bem disponíveis e os recursos gastos acompanham em uma inversão os recursos a gastar, sendo utilizados gradativamente. A fase de implementação é a que demanda mais tempo de execução e utilização de recursos gastos. A disponi- bilidade de recursos a gastar vai caindo conforme a implementação é executada, da mesma forma o esforço de tempo é o mais exigido nessa fase. E, por fim, a fase de conclusão, que é o encerramento do projeto, com o tempo e os recursos finalizados conforme o projetado. De forma mais detalhada, cada fase do ciclo de vida tem os seguintes objetivos em sua concepção: • Conceituação: é o início de tudo, uma ideia ou necessidade de desenvolvimento de melhorias impor- tantes de um serviço ou produto, parte por duas premissas: a proposta do projeto (em que normalmente é necessária a busca por aprovação do corpo diretivo da organização, definindo justificativas, métodos propostos, custos e benefícios) e o estudo de viabilidade, podendo avaliar a utilidade, a viabilidade e o risco do projeto. 11 Gestão de Projetos | Unidade de estudo 1 – Introdução ao Gerenciamento de Projetos • Planejamento: formalmente é o início do projeto, os objetivos do projeto devem ser esclarecidos, e a estrutura e a administração do projeto serão planejadas. Da mesma forma nessa fase são feitas as análi- ses de progresso no ciclo de vida, normalmente com base no tempo e nos pontos estratégicos. • Implementação (execução): é a fase em que os planos são postos em operação e todas as atividades são monitoradas, controladas e executadas para alcançar os objetivos do projeto. • Conclusão: é o término do projeto; todas as partes burocráticas e o fechamento do projeto são entregues, juntamente com a sua finalização. A importância do ciclo de vida em relação ao tempo e aos gastos de recursos é demonstrada nas figuras 1.3 e 1.4. Qual a importância do tempo em cada fase? Como funciona a relação dos custos previstos e realizados em cada fase? Figura 1.3 – O ciclo de vida do projeto em relação ao tempo. Tempo remanescente Tempo gasto Legenda: – Ciclo da vida x tempo. Fonte: Keelling (2010, p. 18). 12 Gestão de Projetos | Unidade de estudo 1 – Introdução ao Gerenciamento de Projetos Figura 1.4 – O ciclo de vida do projeto, gastos cumulativos e recursos financeiros restantes. C P E T Recursos não gastos Gastos cumulativos Legenda: Ciclo de vida, gastos cumulativos e recursos financeiros do projeto. Fonte: Keelling (2010, p. 18). O ciclo de vida possui uma sequência lógica em sua execução, bem como todos os passos e funções a serem executadas (Figura 1.5): • Conceito: é a concepção do projeto, a ideia que surge ou necessidade por parte do cliente, fornecedor, sociedade, entre outros; • Proposta inicial: é a apresentação do projeto, já avaliada a possibilidade de implementação, com objetivos já definidos e que resultados possam alcançar; • Estudo de viabilidade e risco: de suma importância, pois nessa etapa são avaliados os custos e retornos e possíveis riscos na implementação do projeto; • Aceitação: uma etapa de decisão e/ou aprovação, para sequência do projeto; • Objetivos e plano mestre: início da documentação efetiva do projeto, quais os objetivos e como serão exe- cutados para atingir o cumprimento do projeto, avaliando prazo, custos e recursos;• Plano de atividades e recursos: de fato a etapa que demanda maior atenção, pois definem-se todas as ativi- dades do projeto e recursos necessários para a execução de cada atividade e/ou tarefa; • Exames dos contratos de recursos: é feita uma avaliação dos recursos de terceiros para os cumprimentos dos prazos estabelecidos no plano de atividades; 13 Gestão de Projetos | Unidade de estudo 1 – Introdução ao Gerenciamento de Projetos • Monitoração e controle da implementação: é a etapa que demanda mais tempo, de fato o início da execução do projeto, em que se tira a figura do papel e se inicia sua execução; • Análise e revisão do projeto: é necessário durante o monitoramento realizar constantes análises e possíveis ajustes (revisões), sempre comprometer a questão do tempo e recursos, buscando o atendimento aos objetivos estabelecidos; • Entrega: é a fase de encerramento de contratos com terceiros, revisão dos pontos principais e atividades e a finalização do projeto; • Avaliação e acompanhamento: é o aprendizado do projeto, são avaliados todos os pontos positivos e nega- tivos do projeto durante todo o processo de execução. Figura 1.5 – Sequência típica de eventos durante o ciclo de vida do projeto Conceito Aceitação Monitoração e controle da implementação Proposta Inicial Estudo de viabilidade e risco Análise e revisão do projeto Avaliação e acompanhamento Objetivos e plano mestre Plano de atividades e de recursos Exame dos contratos de recursos FASE DE PLANEJAMENTO FASE DE IMPLEMENTAÇÃO FASE DE CONCLUSÃO ConclusãoEntrega Legenda: Fluxo dos eventos durante o ciclo de vida de um projeto. Fonte: Keelling (2010, p. 19). A figura 1.5 apresenta em maior detalhamento as etapas do ciclo de vida do projeto, desde a fase de aceite até a conclusão. É importante ressaltar e perceber a importância das fases de planejamento e implementação, que são as que mais consomem tempo e recursos nesse ciclo. 14 Gestão de Projetos | Unidade de estudo 1 – Introdução ao Gerenciamento de Projetos 1.4 Principais fatores de atenção para fracasso e sucesso de um projeto. Durante o nascimento do projeto é de grande importância o entendimento do motivo por que alguns projetos têm sucesso ou fracasso. Existem diversos fatores. Estimativas insatisfatórias são um dos fatores pelo fracasso de projetos, que também está atrelado à forma com que são gerenciados os recursos e orçamentos. É comum projetos já iniciarem com o caminho determinado ao fracasso, devido à falta de atenção em diversos fatores e à elaboração de estimativas não satisfatórias, pois se trata de aspectos de importância para a fase de gerenciamento de recursos e orçamentos em projetos. Da mesma forma é importante avaliar pontos que possam gerar sucesso no projeto, como planejar o gerencia- mento das partes interessadas, de forma que estejam engajadas em todas as etapas do ciclo de vida do projeto, com base na análise de suas necessidades, interesses e impacto potencial no sucesso do projeto. O envolvimento das partes interessadas é um dos aspectos relevantes para o resultado final, seja sucesso, seja fracasso, pois influencia as decisões e a execução do projeto. Esse gerenciamento consiste em: • identificar as partes interessadas – processo de identificação de pessoas, grupos ou organizações que possam impactar ou ser impactados por uma decisão, atividade ou resultado do projeto, e análise e documentação de informações relevantes relativas a seus interesses, nível de engajamento, interde- pendência, influência, bem como impacto potencial no êxito do projeto; • planejar o gerenciamento das partes interessadas – processo de desenvolvimento de estratégias apropriadas de gerenciamento para engajar as partes interessadas de maneira eficaz no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto, com base na análise de suas necessidades, interesses e impacto potencial no sucesso do projeto; • gerenciar o engajamento das partes interessadas – processo de comunicação e trabalho com as par- tes interessadas para atender às suas necessidades e expectativas, abordando questões à medida que ocorram e incentivando o engajamento apropriado das partes interessadas nas atividades do projeto, no decorrer de todo seu ciclo de vida; • controlar o engajamento das partes interessadas – processo de monitoramento dos relacionamentos das partes interessadas do projeto em geral, ajustando estratégias e planos para o engajamento das partes interessadas. Fonte: XAVIER, Carlos Magno da Silva. Gerenciamento de projetos: como definir e controlar o escopo do projeto. 2. ed. São Paulo: Saraiva, 2009. 15 Gestão de Projetos | Unidade de estudo 1 – Introdução ao Gerenciamento de Projetos Durante o processo de gestão de projetos é importante identificar e entender os fatores positivos e negativos para o sucesso do projeto, conforme apresentado no Quadro 1.3. Quadro 1.3 – Fatores críticos no ciclo de vida da gestão de projetos Fatores críticos para o sucesso Fatores críticos para o fracasso Fase de aceitação pela gerência executiva Considerar as recomendações dos funcionários. Reconhecer que a mudança é necessária. Entender a participação dos executivos na gestão de projetos. Recusar-se a aceitar ideias dos colegas. Não admitir que a mudança pode ser necessária. Acreditar que o controle da gestão de projetos cabe ao nível executivo. Fase de aceitação pelos gerentes de área Disposição a colocar os interesses da empresa acima dos interesses pessoais. Disposição a aceitar responsabilidades. Disposição a aceitar o progresso de colegas. Relutância a compartilhar informações. Recusar-se a aceitar responsabilidades. Insatisfação com o progresso dos colegas. Fase de crescimento Reconhecer a necessidade de uma metodologia empresarial. Apoiar um padrão de monitoramento e de relatório. Reconhecer a importância do planejamento efetivo. Perceber a metodologia-padrão como ameaça, e não como benefício. Não conseguir entender os benefícios da gestão de projetos. Dar apenas “apoio moral” ao planejamento. Fase de maturidade Reconhecer que a programação e os custos são inseparáveis. Rastrear os custos reais. Desenvolver treinamento em gestão de projetos. Acreditar que o estado do projeto pode ser determinado apenas pela programação. Não perceber a necessidade de rastrear os custos reais. Acreditar que o crescimento e o sucesso em gestão de projetos são sinônimos. Legenda: Fatores críticos para o sucesso x fatores críticos para o fracasso. Fonte: Kerzner (2008, p. 53). 16 Gestão de Projetos | Unidade de estudo 1 – Introdução ao Gerenciamento de Projetos Para o gerenciamento de projeto, é de extrema importância conhecer e entender sua aplicabilidade dentro do mundo organizacional e educacional, pois isso permite a execução de pequenas ações ou grandes, buscando a excelência e principalmente a criação de modelos de sucesso, que podem ser referência para outros produtos e/ ou serviços. Da mesma forma tudo se inicia no conceito e na compreensão do uso da Gestão de Projetos. O PMI Institute apresenta os conceitos importantes sobre o gerenciamento de projetos, conforme o PMBOK disponível em https://brasil.pmi.org/brazil/AboutUs/WhatIsProjectMa- nagement.aspx>. 17 Considerações finais De forma sintética, passamos conceitualmente pelo entendimento de projetos com clareza nos principais conceitos de utilização de gerencia- mento de projetos, gestão de projetos e projeto. Buscando o entendimento e a aplicabilidade da ferramenta de gestão de projetos dentro das organizações, compreendemos as necessidades que geram na utilização de projetos, bem como todos os benefícios que pro- porcionam em sua utilização. Identificamos a importância do conceito juntamente com as caracterís- ticas do projeto na execução e atendimento às necessidades das orga- nizações, desvinculando sob o aspecto procedimentado e rotineiro das empresas, identificando e analisando de fato o papel do projeto e as ativi-dades rotineiras das organizações. Vimos como um projeto nasce e todas as etapas básicas repassadas den- tro do ciclo de vida, a importância da execução de cada fase, não havendo a possibilidade de “saltar” alguma etapa, pois são fundamentais a depen- dência de cada etapa e os resultados atingidos em sua execução. E, por fim, pudemos identificar os principais pontos que fazem com que os projetos sejam um sucesso ou fracasso, sempre analisando a visão de resultados e objetivos atingidos (cliente), bem como as premissas concei- tuais da gestão de projetos. Referências bibliográficas 18 GRAY, Clifford F.; LARSON, Erik W. Gerenciamento de Projetos., O pro- cesso gerencial. Quarta Edição – São Paulo, AMGH Editora Ltda 2010 KEELLING, Ralph, Gestão de projetos: uma abordagem global. São Paulo: Saraiva, 2010. KERZNER, Harold. Gestão de projetos: as melhores práticas. 2 ed. São Paulo: Bookman, 2008. KERZNER, Harold; SALADIS, Frank. O que os executivos precisam saber sobre gerenciamento de projetos. São Paulo, Bookman, 2011. XAVIER, Carlos Magno da Silva. Gerenciamento de projetos: como defi- nir e controlar o escopo do projeto. 2. ed. São Paulo: Saraiva, 2009.
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