Aula 18 - Arquivamento

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Arquivamento – ARQUIVOLOGIA
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ARQUIVAMENTO
Existem métodos específicos de arquivamento. As instituições devem adotar 
um dos métodos e segui-lo, a fim de facilitar a localização dos documentos no 
arquivo. Nesta aula, será abordada a metodologia da Marilena Leite Paes. 
3. ARQUIVAMENTO
Conceito – arquivamento é o conjunto de operações lógi-
cas e físicas destinadas ao acondicionamento e ao armaze-
namento de documentos, de forma ordenada.
OObs.:� armazenar refere-se à instalação física, como, por 
exemplo, estante, armário. Acondicionar é colocar os 
documentos em caixas e pastas.
3s1s Rotinab de arquivamento
São várias as rotinas que envolvem o arquivamento de um documento na 
fase corrente, a saber:
a) Inbpeção.: leitura do último despacho para verificar se o documento des-
tina-se ao arquivamento. 
O) Ebtudo.: é a leitura do documento para verificação das informações que 
lhe serão atribuídas e para análise dos antecedentes ou das necessidades de 
fazer referências cruzadas.
c) Classificação: determinar sob que codificação deverá ser arquivado o 
documento e se haverá necessidade de utilizar referências cruzadas. 
d) Codificação: etapa na qual são colocados nos documentos os símbo-
los referentes ao método de arquivamento que foi utilizado, podendo ser letras, 
números, cores etc. 
e) Ordenação.: agrupar os documentos de acordo com a codificação aposta. 
f) Guarda dob documentob.: é o arquivamento, ou seja, a inserção do docu-
mento na unidade de arquivamento pré-estabelecida.
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QUESTÕES DE CONCURSOS
1. (CONSULPLAN – PREFEITURA DE UBERLÂNDIA – 2011) Relacione corre-
tamente as colunas. 
1) Acondicionamento. 
2) Armazenamento. 
3) Arquivamento. 
4) Recolhimento. 
5) Transferência.
( )� Embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação e 
acesso. 
( )� Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo 
intermediário para o arquivo permanente. 
( )� Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo inter-
mediário. 
( )� Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda 
ordenada de documentos. 
( )� Guarda de documentos em depósito
A sequência está correta em: 
a. 4, 2, 3, 5, 1 
b. 1, 4, 5, 3, 2 
c. 3, 1, 2, 4, 5 
d. 2, 5, 4, 1, 3 
e. 5, 3, 1, 2, 4
GaOarito.: b.
2. (CESPE – EBC – 2011) A inspeção é a primeira etapa de uma operação de 
arquivamento. Nesse momento, o arquivista deve examinar cada documento 
para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento. 
GaOarito.: C.
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3. (CESPE – ANTAQ – 2014) A sequência adequada para a organização do 
documento de arquivo é o arquivamento, a ordenação e a classificação.
GaOarito.: E.
3s2s Métodob de arquivamento
Existem vários métodos de arquivamento e sua escolha deve ser baseada na 
estrutura da instituição e na natureza dos documentos.
Os métodos podem pertencer a categoria de padronizados ou básicos ou, 
ainda, não ter categoria.
Os métodos padronizados de arquivamento são: automático, soudex, rôneo, 
mnemônico e variadex. Porém, estudaremos apenas este último.
O método variadex utiliza dois elementos para arquivar um documento, quais 
sejam: letra e cor. Veja abaixo.
Existe o método alfanumérico que não pertence à categoria de básico ou padronizado.
Aa – Af = 1
Ag – Al = 2
Am – As = 3
At – Az = 4
Ba – Bl = 5
Bm – Bz = 6
Ca – Ch = 7
Assim, as pastas individuais teriam como anotação os nomes 
colocados após o número correspondente à sua divisão:
1. Acrísio, Paulo (Aa – Af = 1) 
2. Alves, Regina (Ag – Al = 2) 
3. Amaral, Túlio (Am – As = 3)
IMPORTANTE!
Para arquivar os documentos, é necessário observar o sobrenome do autor.
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QUESTÕES DE CONCURSOS
1. (FUNIVERSA – MPE/GO – 2010) O código Ba-Bl = 5 é um exemplo de apli-
cação do método de arquivamento. 
a. alfanumérico. 
b. alfabético simples. 
c. variadex. 
d. decimal. 
e. cronológico.
GaOarito.: a.
2. (CESPE – STM/2011) Por meio do método Variadex, atribui-se um número 
ao documento, em ordem crescente, de acordo com a entrada deste no ar-
quivo.
GaOarito.: E.
OObs.:� Este material foi elaborado pela equipe pedagógica do Gran Cursos 
Online, de acordo com a aula preparada e ministrada pela professora 
Daliane Silvério. 
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