EBOOK SGG _ MANUAL DO ESOCIAL PARA ORGAOS PUBLICOS

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MANUAL DO
ESOCIAL 
PARA
ÓRGÃOS
PÚBLICOS
INTRODUÇÃO
O eSocial centraliza e unifica o 
envio de informações dos órgãos da 
administração direta e indireta da 
União, Estados e Municípios. Além 
disso, moderniza o cumprimento 
tanto das obrigações tributárias prin-
cipais quanto das obrigações acessó-
rias, tornando o processo mais fácil e 
transparente, facilitando a fiscaliza-
ção, principalmente da Receita Fede-
ral do Brasil.
O objetivo é simplificar processos e 
eliminar o retrabalho. Mas, na prática, 
isso acontece? Sim, mas para isso os 
órgãos públicos precisam otimizar as 
atividades e contratar soluções tecno-
lógicas que facilitem o processo.
Claro, para isso também é preciso 
conhecer a fundo o eSocial e estar 
atento às informações que devem ser 
enviadas por meio da plataforma.
Para te ajudar a entender melhor o 
eSocial e a cumprir as obrigações 
trabalhistas, fiscais e previdenciárias 
de acordo com a legislação, vamos 
abordar as principais dúvidas sobre o 
assunto nesse e-book. 
CONFIRA OS TÓPICOS QUE ABORDAREMOS
O que é eSocial?
Quando o eSocial foi lançado?
E o SPED? O que é?
Quais informações serão enviadas ao eSocial?
Como funciona e qual é a sequência de transmissão dos arquivos do eSocial?
Eventos iniciais e de Tabela
Eventos não periódicos
Eventos periódicos
Quem deve aderir ao eSocial?
Quais são os benefícios do eSocial?
Benefícios para empresas
Benefícios para o governo
Quais são as obrigações acessórias?
Aumento do total de dados solicitados
Unificação dos envios
Alteração dos prazos de envio
Qual o prazo de adesão ao eSocial
Grupo 1
Grupo 2
Grupo 3 - Pessoas Física
Grupo 3 - Pessoas Jurídicas
Grupo 4
Quais são as multas e sanções?
Exames médicos
Laudos de medicina do trabalho
Folha de pagamento
FGTS
Admissão
Alteração de informação
CAT
Afastamento
Contrato de aprendiz
Conclusão
O que é o eSocial?
O eSocial integra o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) e tem o 
objetivo de simplificar o envio de informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias 
aos órgãos gestores facilitando o cumprimento das obrigações acessórias.
Une diferentes entes federais e permite que as informações sejam enviadas uma 
única vez, gerando transparência, confiabilidade e um maior controle dos órgãos 
fiscalizadores. O ambiente do eSocial é totalmente digital, exigindo maior 
aprimoramento dos processos de RH, Medicina, Jurídico, Tributário e Segurança do 
Trabalho da empresa devido à maior exposição dos dados.
Quando o eSocial foi lançado?
O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e 
Trabalhistas (eSocial) foi criado pelo Decreto 8.373/2014. 
O eSocial rege-se pelos seguintes princípios:
I - viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas;
II - racionalizar e simplificar o cumprimento de obrigações;
III - eliminar a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e 
jurídicas;
IV - aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, 
previdenciárias e tributárias; e
V - conferir tratamento diferenciado às microempresas e empresas de 
pequeno porte
A plataforma simplifica a comunicação entre os órgãos públicos e os gestores, 
aumentando a segurança das informações transmitidas. Embora, em um 
primeiro momento, pareça complicado, o objetivo do sistema é tornar a gestão 
contábil e fiscal mais simples.
E o Sped? O que é?
O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) é uma plataforma utilizada por 
empresas públicas e privadas para enviar informações às autoridades fiscais. 
Substitui livros e documentos fiscais da empresa, mesmo daquelas imunes ou 
isentas.
Assim, para cumprir as obrigações fiscais e contábeis, prefeituras e demais órgãos 
públicos não precisam mais preencher documentos físicos, basta acessar o Sped e 
fazer tudo eletronicamente. O objetivo é simplificar o cumprimento das obrigações 
tributárias e unificar o envio das informações aos órgãos municipais, estaduais e 
federais, criando um ambiente mais seguro e menos burocrático. 
Além disso, o sistema facilita a fiscalização pelos órgãos reguladores e contribui 
para o crescimento do país.
Quais informações serão enviadas ao eSocial?
Os órgãos públicos municipais, estaduais e federais devem enviar as seguintes 
informações ao eSocial:
– CAT - Comunicação de Acidente de Trabalho;
– GFIP - Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
– RAIS - Relação Anual de Informações Sociais;
– CAGED - Cadastro de Empregados e Desempregados, no intuito de controlar 
admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
– LRE - Livro de Registro de Empregados;
– DIRF - Declaração do imposto de Renda Retido na Fonte;
– CD - Comunicação de Dispensa;
– GRF - Guia de Recolhimento do FGTS;
– CTPS - Carteira de Trabalho e Previdência Social;
– DCTF - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
– PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário;
– MANAD - Manual Normativo de Arquivos Digitais;
– QHT - Quadro de Horário de Trabalho;
– GPS - Guia da Previdência Social;
– Folha de Pagamento.
Como funciona e qual é a sequência de transmissão 
dos arquivos do eSocial?
Eventos Iniciais e de Tabela
Todas as informações jurídico-trabalhistas referentes aos trabalhadores dos 
órgãos públicos são transmitidas ao sistema público por meio de eventos. Estes são 
classificados em três tipos: Eventos Iniciais e de Tabelas, Eventos não Periódicos e 
Eventos Periódicos, observados os seguintes prazos:
Quem deve aderir ao eSocial?
Pessoas físicas e jurídicas que atuem como empregadores devem aderir ao 
programa. Em 2018, o eSocial se tornou obrigatório para empresas com 
faturamento anual superior a R$ 78 milhões, empresas do Simples Nacional, 
Microempreendedores Individuais e pessoas físicas que contratem empregados.
Todas as informações jurídico-trabalhistas referentes aos 
trabalhadores dos órgãos públicos são transmitidas ao 
sistema público por meio de eventos. Estes são classificados 
em três tipos: Eventos Iniciais e de Tabelas, Eventos não 
Periódicos e Eventos Periódicos, observados os seguintes 
prazos:
Eventos não Periódicos
Não ocorrem em data pré-fixada, pois depende dos 
eventos que ocorrem entre o órgão federado e o colaborador. 
São exemplos de eventos não periódicos admissão, alteração 
de dados, reintegração, desligamento e comunicação de 
acidente de trabalho.
Eventos Periódicos
São os eventos transmitidos até o dia 07 do mês seguinte, 
ou seja, a periodicidade é definida previamente. 
Remunerações, pagamentos e a contribuição sindical 
enquadram-se nessa categoria.
O cronograma de adesão ao eSocial é o seguinte:
Grupo 1: Empresas com faturamento anual superior 
a R$78 milhões, 1ª fase em 08/01/2018;
Grupo 2: Empresas com faturamento anual de até 
R$78 milhões, exceto as optantes do Simples 
Nacional, primeira fase em 16/07/2018;
Grupo 3: Empregadores pessoa física (exceto os que 
tenham empregado doméstico) optantes do 
Simples Nacional, produtor rural PF e entidades 
sem fins lucrativos, primeira fase em 10/01/2019;
Grupo 4: Órgãos públicos e organizações 
internacionais. Primeira fase em 21/07/2021.
Ou seja, todos os órgãos da administração direta e indireta da união, estados e 
municípios devem enviar informações dos trabalhadores, como Comunicação de 
Acidente de Trabalho (CAT), contribuições previdenciárias, folha de pagamento, 
admissão e demissão. Informações sobre a contratação de mão de obra não onerosa 
e de produção rural também devem ser prestadas.
As últimas atualizações sobre esse tópico foram publicadas nas portarias: 
Portaria Conjunta SRFB/SEPT/ME nº 71, de 29 de junho de 2021 e Portaria Conjunta 
MTP/RFB/ME nº 2, de 19 de abril de 2022.
Quais são os benefícios do eSocial?
A centralização de informações e a facilidade do envio traz importantes 
benefícios para empresas e para a fiscalização tributária e trabalhista. Entre eles, 
vale ressaltar:
Benefícios para as empresas
O eSocial contribui para a digitalização dos serviços 
públicos, substituindo
processos morosos em papel por 
sistemas automatizados. A ferramenta elimina o 
retrabalho e agiliza os processos já que os dados são 
enviadas aos órgãos competentes uma única vez. Por 
exemplo: a mesma informação era enviada para a Caixa, 
para o INSS e para o MTE, em datas diferentes. Conclusão: 
mais agilidade, eficiência e fim do retrabalho.
O benefício também se estende amplamente para que 
seja feita de forma mais fácil e mais rápida a correção de 
erros, com a possibilidade da empresa retificar dados 
incorretos enviados ao eSocial diretamente pelo software 
ou pelo módulo Web e módulo SST.
Benefícios para o governo
O eSocial substitui diferentes documentos, que traziam 
informações redundantes e eram apresentadas em 
diferentes formatos. É o caso do CAGED, RAIS, DIRF, que 
tornavam os processos mais burocráticos e sujeitos a 
erros de digitação.
Contribui ainda para a um melhor controle do 
cumprimento dos direitos previdenciários e trabalhistas 
e para a agilidade dos procedimentos internos. Também 
é importante destacar que o eSocial mitiga os crimes 
tributários como a sonegação de impostos e a fraude 
fiscal, que faziam com que a Administração Fiscal deixe 
de recolher o tributo devido.
Órgãos públicos devem utilizar o eSocial para enviar informações previdenciárias, 
fiscais e trabalhistas às entidades responsáveis. O registro dos dados é feito por meio 
de layouts, de forma totalmente digital.
As informações fornecidas já eram enviadas pela administração pública, só que 
separadamente. As obrigações acessórias que se enquadram no eSocial são as 
seguintes:
Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (GRF);
Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged);
Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
Manual Normativo de Arquivos Digitais (Manad);
Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
Livro de Registro de Empregados (LRE);
Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
Comunicação de Dispensa (CD);
Guia da Previdência Social;
Folha de pagamento.
Quais são as obrigações acessórias?
Aumento do total de dados solicitados
As obrigações acessórias permanecem as mesmas, mas o novo programa do 
governo federal é mais completo que as opções disponíveis até então. Com isso, há 
mais de 2 mil campos e 45 arquivos para preenchimento necessário. Entre as 
opções, estão:
Aumento do total de dados solicitados
A folha de pagamento tradicional exige o envio da comunicação de 
modificações no prazo de até 40 dias. No novo modelo, o prazo é reduzido. Por 
exemplo: a admissão de um colaborador deve ter a sua informação repassada até 1 
dia antes do começo do trabalho. Já o CAT precisa ser encaminhado no dia seguinte 
ao do acontecimento ou imediatamente apóso acidente, caso esse tenha sido fatal. 
Apesar do prazo ser mais apertado, o que impacta diretamente o setor de RH 
das administrações públicas, o objetivo é tornar o processo mais ágil. Da mesma 
maneira, os processos são mais rígidos, o que garante a uniformidade dos dados.
dados sobre dependentes;
dados sobre estagiários;
informações pessoais;
declarações de condições do ambiente de trabalho e sobre a saúde 
do empregado.
Benefícios para as empresas
A empresa entrega todas as obrigações por meio da 
plataforma digital e está isenta de fazer 
encaminhamentos desnecessários, referentes à RAIS, 
GFIP e Caged, por exemplo.
Quais são as possíveis multas e sanções?
Órgãos da administração direta e indireta da união, estados e municípios que 
não cumprirem as recomendações estão sujeitos a multas e sanções. As 
penalidades implicam no aumento de gastos o que é claro pode gerar sérios 
problemas para a administração e responsabilização dos agentes públicos.
Além disso, conforme determinado no Art. 206 da Instrução Normativa RFB 
Nº 2110, da Receita Federal do Brasil, publicada no DOU em 19/10/2022, a 
inexistência de débitos em relação às contribuições devidas à Previdência Social é 
condição necessária para que os estados, o Distrito Federal e os municípios possam 
receber as transferências dos recursos do Fundo de Participação dos Estados e do 
Distrito Federal (FPE) e do Fundo de Participação dos Municípios (FPM). Essa 
condição também é imprescindível para celebrar acordos, contratos, convênios ou 
ajustes, bem como receber empréstimos, financiamentos, avais e subvenções em 
geral de órgãos ou entidades da administração direta e indireta da União.
Veja, a seguir, quais são as principais sanções:
Exames médicos
Os trabalhadores registrados devem ter um Atestado de Saúde 
Ocupacional (ASO). A periodicidade de execução do Exame 
clínico e dos exames complementares é definida pelo Médico 
Responsável pelo PCMSO seguindo o que determina a NR 7.
O ASO deve ser renovado quando há mudança de função e 
quando o colaborador retorna à atividade após um período de 
afastamento. O valor da multa varia entre 402,53 até R$ 
4.025,33.
Laudos da Engenharia de Segurança do 
Trabalho e da Medicina do Trabalho
Empregados que recebem periculosidade e insalubridade 
devem receber benefícios adicionais, caso não seja possível que 
o Engenheiro de Segurança do Trabalho ou Médico do Trabalho 
afaste a caracterização por meio do Laudo de Periculosidade e 
do Laudo de Insalubridade, por meio de um alinhamento muito 
forte com o Programa de Gerenciamento de Riscos da NR 1. 
Caso os laudos não cumpram as especificações legais, o 
empregador sofrerá pesadas sanções legais.
Alterações de informações
O empregador deve informar as alterações do contrato e no 
cadastro dos trabalhadores. As informações são preenchidas na 
etapa de saneamento de dados que é voltada para a garantia 
das exigências legais.
Os empregadores que ignorem essa etapa devem pagar multa 
no valor de até R $600,00 por trabalhador.
CAT
Todos os acidentes de trabalho devem ser reportados ao INSS, 
mesmo nos casos em que o colaborador segue na empresa. Se 
houver falecimento, a informação deve ser enviada 
imediatamente, caso contrário, no primeiro dia útil após a 
ocorrência.
Em caso de descumprimento, será aplicada multa calculada de 
acordo com o valor do salário de contribuição. O valor da 
punição será dobrado em caso de reincidência.
FGTS
Os órgãos públicos também devem enviar as informações do 
FGTS aos órgãos gestores por meio do eSocial. Quem não fizer o 
depósito, não realizá-lo após a notificação e calcular o valor 
errado está sujeito a multas que variam entre R$ 10,64 a R$ 
106,41 por trabalhador. Em caso de reincidência, a punição é 
mais severa.
Admissão
Os dados da admissão devem ser enviados até um dia antes do 
início do trabalhador começar a trabalhar. Caso o prazo não seja 
observado, o órgão será multado. O valor pago é de R$3 mil - o 
valor será dobrado em caso de reincidência.
O empregador também será multado caso a carteira de 
trabalho do empregado não seja assinada. Além disso, caso 
descumpra as especificações, o órgão contratante poderá ser 
penalizado.
Afastamento
Afastamentos superiores a 3 dias precisam ser notificados. Caso 
a informação não seja enviada ao eSocial, o órgão será 
notificado e multado de acordo com as normas do Ministério do 
Trabalho.
Contratação de aprendiz
Os estabelecimentos públicos de qualquer natureza são 
obrigados a empregar aprendizes em número equivalente a 
cinco por cento, no mínimo, e quinze por cento, dos 
trabalhadores existentes em cada unidade.
A não contratação implica em multa no valor de um salário 
mínimo aplicada conforme o estabelecido em lei. A multa será 
cobrada em dobro no caso de reincidência.
Conclusão
O eSocial já é uma constante no 
dia a dia dos órgãos governamentais que 
passaram a informatizar seus processos, 
tornado-se mais eficientes. A ferramenta 
facilita a fiscalização
e garante o 
cumprimento das obrigações fiscais, 
previdenciárias e trabalhistas.
E no local em que você trabalha, 
como vem sendo a experiência até o 
momento? Contar com uma ferramenta 
para envio e fiscalização dos dados 
tributários e trabalhistas como o software 
SGG facilita o envio de informações e é 
integrado ao eSocial.
Todos os dados de Segurança do 
Trabalho e Medicina Ocupacional ficam 
armazenados em um só local com 
interface simples e prática. Além disso, dá 
para otimizar o fluxo operacional dos 
setores administrativos e de recursos 
humanos do ente estatal.
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