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UNIVERSIDADE ESTÁCIO DE SÁ PROJETO EM SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Professor Orientador: 2019 SISTEMA DE GESTÃO DE ORDEM DE SERVIÇOS PARA UMA ASSISTÊNCIA TÉCNICA Denis Gomes da Silva / 201503538702 Trabalho apresentado na disciplina de PROJETO EM SISTEMA DE INFORMAÇÃO da Universidade Estácio de Sá, como requisito parcial para obtenção do grau de Bacharel em Sistemas de Sistemas de Informação. _________________________________ Prof. – Orientador Universidade Estácio de Sá 2019 Cenário Atual A Digital Solução é uma empresa fundada há mais ou menos 8 anos com sede própria em Nazaré da Mata –PE, aliando tecnologia ao conhecimento, oferece um portfólio de soluções abrangentes e adequadas ao cliente. A missão da empresa é fornecer soluções em TI que atenda as reais necessidades dos clientes, através de serviços em sistemas (instalações, configurações e treinamentos) e hardware (infraestrutura, redes, manutenções) visando sempre à maior qualidade com o melhor custo benefício. A empresa com perfil de assistência técnica faz manutenções corretivas e preventivas como garantir o backup e o acesso, rápidos e seguros, aos dados e sistemas de TI. Atualmente há duas maneiras de se gerenciar as ordens de serviços da empresa DIGSOL, uma delas é através de planilhas eletrônicas e outra por meio de um sistema. Por ser uma empresa de pequeno porte uma planilha eletrônica poderia atender as necessidades de manter todos os serviços registrados, porém os relatórios de possíveis eventos demorariam muito para serem gerados tendo em vista que seriam manuais. Um sistema com banco de dados possibilita a empresa ter um histórico de serviços bem mais amplo e um gerenciamento claro das informações registradas de cada O.S, clientes e serviços. O Sistema que atualmente que está sendo utilizado é um sistema local, tendo sua base de dados instalado localmente em um computador, sendo manuseado diretamente pelo o atendente da assistência. O atende faz a entrada dos equipamentos dos clientes e de forma verbal estipula um prazo mínimo de 7 dias para uma análise do problema, sendo muito complicado para o cliente que terá que confiar na palavra do atendente. Quando o equipamento é verificado pelo técnico, o mesmo informa o sistema do problema e aguarda o atende ou gerente notificar ao cliente sobre serviços que ainda precisam ser autorizados, muitos processos a serem executados. A escolha do sistema baseia-se na necessidade de fazer uso da tecnologia para agilizar processos e clarear as informações para possíveis tomadas de decisões, evitando com isso a perda tempo quanto a consulta de serviços executados e criando históricos que podem ser acompanhados. No funcionamento do Sistema atual o cliente precisa comparecer ao estabelecimento trazendo o equipamento, com isso informa o defeito ao atende que logo abre uma Ordem de serviço, o sistema gera um número de atendimento automaticamente (O.S 2018). Informações são preenchidas no sistema como dados do cliente, dados do equipamento e status como sendo: “Na bancada”. É gerado um documento de entrada do equipamento que não informa uma previsão de entrega, o cliente assina o documento de aguarda ser informado a verificação. Quando o equipamento está pronto a empresa informa ao cliente e finaliza a ordem de serviço, mudando o status para: “Entregue direto para o cliente”, o cliente assina um documento de saída/termo de garantia; Definição do Escopo do Sistema. A proposta é de construir um software de ordem de serviços online que ofereça a assistência técnica um melhor gerenciamento de todas as O.S e ao cliente a comodidade de por meio de um ambiente virtual poder estar acompanhando o andamento do conserto de seu computador, através do status da ordem de serviço. O Sistema possibilitará um controle sobre cadastros, serviços, ordens de serviços em diferentes condições e status, finanças, peças e/ou produtos. Proporcionará ao gerente um controle maior sobre defeitos categorizados por produtos/marcas para soluções futura baseada em estimativas estatísticas, detalhando também um histórico de soluções por defeitos. A abertura de uma O.S será acompanhada por dados informados pelo cliente na entrada do equipamento e logo o sistema irá gerar um número de O.S automático junto com uma senha temporária que será usada pelo mesmo para acompanhar o status do serviço online. O cliente poderá ser notificado quanto a mudança no status da O.S e poderá aprovar em uma plataforma online serviços e custos que forem apresentados pela assistência Situação Desejada é: - Agilidade e conforto em se decidir junto ao cliente os serviços a serem executados. - Economia em recursos de comunicação. - Clareza para o cliente quanto a ordem que se encontrada o seu atendimento e serviços que estão sendo executados. - Histórico para acompanhar determinado equipamento com relação a sua vida útil e histórico de soluções aplicadas a defeitos encontrados. - Uma organização notificada das O.S com níveis de prioridades. Estudo de Viabilidade Técnica O objetivo desse estudo de viabilidade, é avaliar de um ponto de vista técnico, se o projeto é viável. O estudo de viabilidade destina-se ao cliente, e aos desenvolvedores de software. Justifica-se este documento servir as pessoas citadas anteriormente, pelo fato do estudo de viabilidade se dar através da interação entre as partes interessadas, com a finalidade de saber se o sistema irá contribuir para os objetivos da organização, considerando certas restrições e analisar se o sistema poderá ser implementado. Tendo em vista o levantamento e analise de informações e necessidades da atual situação da assistência técnica, levantei essas causas para se desenvolver um novo sistema: • Demora na tomada de decisão com relação as O.S, muitas das vezes o gerente não conseguia acompanhar os serviços e informar sobre o status das O.S ao cliente. • Cliente precisam sempre está ligando para a assistência para se informar de seus equipamentos. • Falta de clareza quanto as O.S. • Falta de histórico de soluções com base nos defeitos, tendo sempre que ser estudada soluções para possíveis causas. • Falta de organização com relação as O.S com níveis de prioridades. Para que o sistema seja implantado será preciso orientações ou treinamentos da equipe responsável pelo manuseio das ferramentas para que haja uma correta alimentação do banco de dados afim de aproveitar futuros relatórios em tomadas de decisões. Requisitos Funcionais - RF001 – Cadastrar, alterar e excluir clientes: O sistema deverá permitir cadastrar, alterar e excluir clientes, não permitindo o cadastro de um cliente mais de uma vez. O Sistema não poderá permitir a exclusão de um cliente que contenha pelo menos uma entrada/abertura de O.S. O sistema permitirá a alteração dos dados de clientes. - RF002 – Cadastrar, alterar e excluir técnico: O sistema permitirá cadastrar, alterar e excluir os técnicos prestadores de serviços da assistência técnica. O sistema permitirá a alteração de dados do técnico e sua exclusão da base de dados. O técnico poderá ou não está vinculado a uma ordem de serviço. - RF003 – Cadastrar, alterar e excluir Ordem de Serviços (O.S): O Sistema permitirá cadastrar, alterar e excluir novas O.S com seus atributos básicos. O sistema permitirá informar em cada cadastro de O.S um cliente, um técnico e o status do andamento. Cada O.S cadastrada conterá informações dos equipamentos vinculados ao hardware. - RF004 – Cadastrar, alterar e excluir equipamentos: O sistema permitirá o cadastrar, alterar e excluir equipamentos, exemplo: Disco Rígido, memória RAM, Processador, Gabinete, etc. - RF005 - Cadastrar, alterar e excluir marca de equipamento: O sistema permitirá o cadastro,alteração e exclusão de marca dos equipamentos. Cada equipamento será identificado com sua marca na entrada de ordem de serviço. - RF006 - Cadastrar, alterar e excluir modelo de equipamento: O sistema permitirá o cadastro, alteração e exclusão de modelo dos equipamentos. Cada equipamento será identificado com seu modelo na entrada de ordem de serviço. - R007 - Cadastrar, alterar e excluir status de serviços: O sistema permitirá o cadastro, alteração e exclusão de status de serviços. Cada equipamento será identificado com o status da situação na entrada de ordem de serviço. Exemplos de status por equipamento: Aguardando analise, Analisando Equipamento, aguardando confirmação do Cliente, aguardando peça, pronto para a retirada, etc. - R008 - Emissão de relatório por equipamento: O sistema permitirá gerar relatório por equipamento baseado no número de série, marca ou modelo. Os relatórios identificarão o código de cadastro do equipamento, a descrição, data de entrada e saída e histórico de possíveis defeito, fornecendo também uma previsão de futuras manutenções preventivas; - RF009 - Cadastro, alterar e excluir serviços: O sistema permitirá o cadastro, alteração e exclusão de serviços que podem ser executados nos equipamentos, cada serviço será cadastrado com respectivos valores aplicados em duas tabelas diferente, a vista e prazo - RF010 - Emissão de relatório por cliente: O sistema permitirá gerar relatório por cliente baseado no nos serviços que foram prestados. Os relatórios identificarão o número da O.S, a descrição do equipamento, data de entrada e saída e histórico de possíveis defeito e soluções, fornecendo também uma previsão de futuras manutenções preventivas; - RF011 – Controle de estoque, para que a empresa possa rastrear seu estoque. -RF012 – Previsão de manutenção preventiva em equipamentos que já foram analisados pela assistência. -RF013 – Notificar ao Cliente com relação ao status de Ordem de serviço do seu equipamento. Requisitos Não Funcionais - RNF001 – O Sistema deve ter interface simples. - RNF002 – O Sistema deve funcionar mediante autenticação de usuário. - RNF003 – O sistema deve garantir acesso de permissão por níveis. Diagrama de Contexto Diagrama de Atividade Figura 1 - Diagrama de Caso de Uso Diagrama de Caso de Uso Nesta seção estão os diagramas onde estão registradas todas as funcionalidades do sistema, assim como os atores, onde ficará explícito suas responsabilidades. Especificações de Caso de Uso Tabela 1 - Descrição do Caso de Uso "Logar" Nome do Caso de Uso Logar Caso de Uso Geral Ator Principal Usuário Atores Secundários Resumo Este caso de uso descrever o processo para logar no sistema. Pré-condições O Cliente já deve ter sido cadastro no sistema – Cadastro de Cliente Pós-Condições Permitir acesso as funcionalidades do sistema. Fluxo Principal Ações do Ator Ações do Sistema 1.Acessar o link do sistema para fazer login. 2.Apresentar a tela pedindo o login e senha do usuário. 3.Preencher os campos de usuário e senha. Restrições/Validações Fluxo Alternativo – O Usuário é o cliente Ações do Ator Ações do Sistema 1.Acessar o link do sistema para fazer login. 2.Apresentar a tela pedindo o login e senha do usuário. 3.informar como login o número da O.S e Senha será uma aleatória gerada na abertura da O.S e impressa no comprovante de entrada. Tabela 2 - Descrição do Caso de Uso "Abrir O.S" Nome do Caso de Uso Abrir O.S Caso de Uso Geral Ator Principal Usuário Atores Secundários Resumo Este caso de uso descreve a etapa de abrir um registro de entrada de O.S. Pré-condições Ter os dados do cliente e informações do equipamento. Pós-Condições Manter dados do equipamento no sistema. Fluxo Principal Ações do Ator Ações do Sistema 1.Selecionar opção Abrir O.S 2.Apresentar a opção de formulário dos dados para o equipamento. 2.Preencher o formulário do equipamento de defeito. Restrições/Validações Fluxo Alternativo Ações do Ator Ações do Sistema Restrições/Validações Fluxo Exceção Ações do Ator Ações do Sistema Restrições/Validações Tabela 3 - Descrição do Caso de Uso "Consultar O.S" Nome do Caso de Uso Consultar O.S Caso de Uso Geral Ator Principal Usuário Atores Secundários Resumo Este caso de uso descreve a etapa de consultar um registro de entrada de O.S. Pré-condições Ter registro dessa O.S no sistema Pós-Condições Mostrar todas as informações da O.S e equipamentos. Fluxo Principal Ações do Ator Ações do Sistema 1.Selecionar opção Consultar O.S 2.Apresentar os dados da O.S pesquisada. Restrições/Validações Fluxo Alternativo Ações do Ator Ações do Sistema Restrições/Validações Tabela 4 - Descrição do Caso de Uso "Fazer Cadastro" Nome do Caso de Uso Fazer Cadastro Caso de Uso Geral Ator Principal Usuário Atores Secundários Resumo Este caso de uso descreve a etapa de fazer cadastro de equipamento e todos os dados referente a entrada da O.S. Pré-condições Ter informações necessária do equipamento Pós-Condições Manter os dados do equipamento salva no sistema, exemplo: número de série, etc. Fluxo Principal Ações do Ator Ações do Sistema 1.Selecionar Cadastrar equipamento. 2.Apresentar a formulário de cadastro para preencher os dados de descrição, marca, modelo e informações extra. Restrições/Validações Fluxo Alternativo – Equipamento já cadastrado. Ações do Ator Ações do Sistema 1.Informar ao usuário que o equipamento já está cadastrado. 2.Abrir janela de consulta do equipamento. 3.Usuario seleciona o equipamento desejado. Restrições/Validações Tabela 5 - Descrição do Caso de Uso "Finalizar" Nome do Caso de Uso Finalizar O.S Caso de Uso Geral Ator Principal Usuário Atores Secundários Resumo Este caso de uso descreve a etapa de finalizar O.S. Pré-condições Ter registro dessa O.S no sistema Pós-Condições Finalizar a O.S gravando os dados pertinente aos serviços. Fluxo Principal Ações do Ator Ações do Sistema 1.Selecionar opção Consultar O.S 2.Apresentar os dados da O.S pesquisada. 3.Selecionar opção Finalizar O.S 4.A O.S será finalizada gravando os dados de serviços executados. Restrições/Validações Fluxo Alternativo Ações do Ator Ações do Sistema Restrições/Validações Tabela 6 - Descrição do Caso de Uso "Cadastrar Cliente" Nome do Caso de Uso Cadastrar Cliente Caso de Uso Geral Ator Principal Usuário Atores Secundários Resumo Este caso de uso descreve a etapa de cadastrar o cliente. Pré-condições Ter informações do cliente. Pós-Condições Registrar os dados referente ao cliente. Fluxo Principal Ações do Ator Ações do Sistema 1.Selecionar opção Cadastrar Cliente 2.Apresentar formulário para preencher dados do cliente Restrições/Validações Fluxo Alternativo – Cliente já existe na base Ações do Ator Ações do Sistema 1.Informar ao usuário que o cliente já está cadastrado. 2.Abrir janela de consulta do cliente. 3.Usuario seleciona o cliente desejado. Restrições/Validações Tabela 7 - Descrição do Caso de Uso "Cadastrar Defeito" Nome do Caso de Uso Cadastrar Defeito Caso de Uso Geral Ator Principal Técnico Atores Secundários Resumo Este caso de uso descreve a etapa de cadastrar defeitos que pode ser encontrado em um equipamento. Pré-condições Ter conhecimento do defeito. Pós-Condições Registrar os dados referente ao defeito. Fluxo Principal Ações do Ator Ações do Sistema 1.Selecionar opção Cadastrar defeito 2.Apresentar formulário para preencher dados referente ao defeito. Restrições/Validações Fluxo Alternativo Ações do Ator Ações do Sistema Restrições/ValidaçõesTabela 8 - Descrição do Caso de Uso "Cadastrar Soluções" Nome do Caso de Uso Cadastrar soluções Caso de Uso Geral Ator Principal Técnico Atores Secundários Resumo Este caso de uso descreve a etapa de cadastrar soluções que pode ser encontrado aplicado a um equipamento. Pré-condições Ter conhecimento de soluções a ser executadas. Pós-Condições Registrar os dados referente a soluções. Fluxo Principal Ações do Ator Ações do Sistema 1.Selecionar opção Cadastrar soluções 2.Apresentar formulário para preencher dados referente a soluções. Restrições/Validações Fluxo Alternativo Ações do Ator Ações do Sistema Restrições/Validações Tabela 9 - Descrição do Caso de Uso "Gerar Relatórios" Nome do Caso de Uso Gerar Relatórios Caso de Uso Geral Ator Principal Gerente Atores Secundários Resumo Este caso de uso descreve a etapa para gerar relatórios referente aos dados de clientes, O.S, equipamento, etc. Pré-condições Ter algum registro cadastrada no sistema, entrada e saída de equipamento, entre outro. Pós-Condições Emitir relatórios demonstrativos dos registros e movimento do estoque, cliente, equipamento. Fluxo Principal Ações do Ator Ações do Sistema 1.Selecionar Relatório do Sistema 2.O sistema pergunta qual informações deseja gerar relatório. 3.Usuario seleciona qual relatório deseja gerar. 4.Sistema emiti relatório na tela para o usuário. Restrições/Validações Fluxo Alternativo Ações do Ator Ações do Sistema Restrições/Validações Tabela 10 - Descrição do Caso de Uso "Gerenciar Estoque" Nome do Caso de Uso Gerenciar Estoque Caso de Uso Geral Ator Principal Gerente Atores Secundários Resumo Este caso de uso descreve a etapa de cadastrar de produtos, entradas de notas, compras, entre outros. Pré-condições Ter em mãos alguma nota de entrada. Pós-Condições Registrar os dados referente a compra de produtos. Fluxo Principal Ações do Ator Ações do Sistema 1.Selecionar opção Gerenciar Estoque 2.Abrir janela para entrada de nota com dados de produtos. 3.Preenche todos os dados referente a nota de compra e os dados do produto. Restrições/Validações Fluxo Alternativo – Número da nota já existe na base Ações do Ator Ações do Sistema 1.O Sistema informará que a nota já foi registrada. 2.Abre janela perguntando de deseja editar a nota. 3.Se o usuário pedi para editar a nota 4.O sistema abre uma janela com a nota para edição. Restrições/Validações Tabela 11 - Descrição do Caso de Uso "Aprovar Serviços" Nome do Caso de Uso Aprovar Serviços Caso de Uso Geral Ator Principal Cliente Atores Secundários Resumo Este caso de uso descreve a etapa onde o cliente pode definir se deseja o serviço. Pré-condições Ter registro de entrada do equipamento com dados do cliente e a O.S aberta. Pós-Condições Aprova a execução do serviço. Fluxo Principal Ações do Ator Ações do Sistema 1.Loga no sistema. 2.Analisa o Serviço proposto na O.S. 3.Clica em aprovo o serviço. Restrições/Validações Fluxo Alternativo Ações do Ator Ações do Sistema Restrições/Validações Tabela 12 - Descrição do Caso de Uso "Recusar Serviços" Nome do Caso de Uso Recusar Serviços Caso de Uso Geral Ator Principal Cliente Atores Secundários Resumo Este caso de uso descreve a etapa onde o cliente pode definir se deseja o serviço. Pré-condições Ter registro de entrada do equipamento com dados do cliente e a O.S aberta. Pós-Condições Recusa a execução do serviço. Fluxo Principal Ações do Ator Ações do Sistema 1.Loga no sistema. 2.Analisa o Serviço proposto na O.S. 3.Clica em Recuso o serviço. Restrições/Validações Fluxo Alternativo Ações do Ator Ações do Sistema Restrições/Validações Modelo Conceitual de Dados O Modelo conceitual de dados representa os relacionamentos entre as informações que dão suporte aos requisitos do sistema proposto. Figura 2 - Modelo Conceitual de Dados Tabelas de Banco de Dados Tabela 13 - Modelo de Tabela "Ordem de Servico" ORDEM DE SERVICO N_OS CLIENTE EQUIPAMENTO USUARIO DEFEITO SOLUCAO DT_ENTRADA DT_SAIDA HR_ENTRADA HR_SAIDA STATUS Tabela 14 - Modelo de Tabela "Usuario" USUARIO COD NOME TP_USUARIO Tabela 15 - Modelo de Tabela "Cliente" CLIENTE COD NOME ENDER TELEFONE EMAIL Tabela 16 - Modelo da Tabela "Pessoa Fisica" FISICA CPF Tabela 17 - Modelo da Tabela "Pessoa Juridica" JURIDICA CNPJ Tabela 18 - Modelo da Tabela "Equipamento" EQUIPAMENTO COD N_SERIE DESCRICAO MARCA MODELO TP_EQUIPAMENTO Tabela 19 - Modelo da Tabela "Marca" MARCA COD DESCRICAO Tabela 20 - Modelo da Tabela "Modelo" MODELO COD DESCRICAO Tabela 21 - Modelo da Tabela "Tp_Equipamento" TP_EQUIPAMENTO COD DESCRICAO Detalhamento da Tabela de Banco de Dados ORDEM DE SERVIÇO Tabela 22 - Detalhamento da Tabela "Ordem de Servico" NOME DO CAMPO TIPO DE DADO TAMANHO DO CAMPO N_OS INT 6 DÍGITOS EQUIPAMENTO VARCHAR 50 CARACTERES CLIENTE VARCHAR 50 CARACTERES USUARIO VARCHAR 20 CARACTERES DEFEITO VARCHAR 150 CARACTERES SOLUCAO VARCHAR 150 CARACTERES DT_ENTRADA DATA 10 CARACTERES DT_SAIDA DATA 10 CARACTERES HR_ENTRADA TIME 10 CARACTERES HR_SAIDA TIME 10 CARACTERES STATUS VARCHAR 50 CARACTERES CLIENTE Tabela 23 - Detalhamento da Tabela "Cliente" NOME DO CAMPO TIPO DE DADO TAMANHO DO CAMPO COD INT 6 DÍGITOS NOME VARCHAR 50 CARACTERES ENDER VARCHAR 80 CARACTERES TELEFONE VARCHAR 12 CARACTERES EMAIL VARCHAR 30 CARACTERES USUARIO Tabela 24 - Detalhamento da Tabela "Usuario" NOME DO CAMPO TIPO DE DADO TAMANHO DO CAMPO COD INT 6 DÍGITOS NOME VARCHAR 20 CARACTERES TP_USUARIO VARCHAR 20 CARACTERES DEFEITO Tabela 25 - Detalhamento da Tabela "Defeito" NOME DO CAMPO TIPO DE DADO TAMANHO DO CAMPO COD INT 6 DÍGITOS DESCRICAO VARCHAR 150 CARACTERES SOLUCAO Tabela 26 - Detalhamento da Tabela "Solucao" NOME DO CAMPO TIPO DE DADO TAMANHO DO CAMPO COD INT 6 DÍGITOS DESCRICAO VARCHAR 150 CARACTERES EQUIPAMENTO Tabela 27 - Detalhamento da Tabela "Equipamento" NOME DO CAMPO TIPO DE DADO TAMANHO DO CAMPO COD INT 6 DÍGITOS N_SERIE BOLEAN 20 CARACTERES DESCRICAO VARCHAR 30 CARACTERES MARCA Tabela 28 - Detalhamento da Tabela "Marca" NOME DO CAMPO TIPO DE DADO TAMANHO DO CAMPO COD INT 6 DÍGITOS NOME VARCHAR 20 CARACTERES MODELO Tabela 29 - Detalhamento da Tabela "Modelo" NOME DO CAMPO TIPO DE DADO TAMANHO DO CAMPO COD INT 6 DÍGITOS NOME VARCHAR 20 CARACTERES TP_EQUIPAMENTO Tabela 30 - Detalhamento da Tabela "Tp_Equipamento" NOME DO CAMPO TIPO DE DADO TAMANHO DO CAMPO COD INT 6 DÍGITOS NOME VARCHAR 20 CARACTERES
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