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1 GERENCIAMENTO DE PROJETOS DE APLICAÇÕES WEB 1 SUMÁRIO NOSSA HISTÓRIA ..................................................................................................... 2 1. INTRODUÇÃO ..................................................................................................... 3 1.1 Modelo do processo de negócio ............................................................................................... 4 1.2 Particionamento ....................................................................................................................... 6 1.3 Arquitetura de Sistema ............................................................................................................. 6 1.4 Desdobramento da Função Qualidade - QFD ............................................................................ 7 1.5 Conceito de Projeto .................................................................................................................. 8 1.6 Organização ............................................................................................................................. 9 1.7 Escopo...................................................................................................................................... 9 2. INÍCIO DO PROJETO ........................................................................................ 11 2.1 Equipe .....................................................................................................................................12 2.2 Prazos e orçamentos ...............................................................................................................13 2.3 Cronograma ............................................................................................................................15 2.4 Comunicação ...........................................................................................................................16 2.5 Documentação ........................................................................................................................16 3 Competências em gestão de projetos ................................................................ 17 3.1 Boas práticas em gestão de projetos .......................................................................................20 3.2 Mind Map ...............................................................................................................................22 3.2.1 Procedimentos do mind map ............................................................................................23 3.3 Estudo de caso ........................................................................................................................23 3.4 Emergência da governança em TI ............................................................................................26 3.5 Ciclo de inovação tecnológica ..................................................................................................27 3.5.1 Processo de avaliação e seleção de projetos .....................................................................28 Referências Bibliográficas ..................................................................................... 31 2 NOSSA HISTÓRIA A nossa história inicia com a realização do sonho de um grupo de empresários, em atender à crescente demanda de alunos para cursos de Graduação e Pós-Graduação. Com isso foi criado a nossa instituição, como entidade oferecendo serviços educacionais em nível superior. A instituição tem por objetivo formar diplomados nas diferentes áreas de conhecimento, aptos para a inserção em setores profissionais e para a participação no desenvolvimento da sociedade brasileira, e colaborar na sua formação contínua. Além de promover a divulgação de conhecimentos culturais, científicos e técnicos que constituem patrimônio da humanidade e comunicar o saber através do ensino, de publicação ou outras normas de comunicação. A nossa missão é oferecer qualidade em conhecimento e cultura de forma confiável e eficiente para que o aluno tenha oportunidade de construir uma base profissional e ética. Dessa forma, conquistando o espaço de uma das instituições modelo no país na oferta de cursos, primando sempre pela inovação tecnológica, excelência no atendimento e valor do serviço oferecido. 3 1. INTRODUÇÃO Os projetos de software, devido a sua natureza, estão sujeitos a uma série de incertezas e riscos relacionados com custos, escopo/requisitos, recursos humanos e materiais, prazos, expectativas do cliente, da equipe, do investidor, dentre outros. Tais incertezas e riscos são acentuados em projetos que envolvem aplicações Internet, desde a construção de um simples site institucional até sites de comércio eletrônico (B2C – Business-to-Consumer e B2B – Business-to-Business), em virtude da competição mercadológica na busca de disponibilizar cada vez mais novidades em serviços eletrônicos e virtuais em tempos cada vez menores (denominado Internet timing) (BROWN, 2000). Quando estas incertezas e riscos não são adequadamente gerenciados, a qualidade do produto final pode ser comprometida, a expectativa do cliente pode não ser atendida, e a equipe que precisa conviver com ansiedades e conflitos durante a vida do projeto pode ter sua produtividade reduzida. Em projetos de desenvolvimento de aplicações Web, muitas vezes, os prazos de implantação dos sistemas são curtos e pré-definidos pelo cliente (conceito de time- boxing), cabendo então uma definição de escopo e requisitos adequada para garantir a qualidade e adequação da expectativa em relação ao produto a ser entregue. Outro ponto crítico está no foco adotado para a gestão de projetos de aplicações Web – foco na tecnologia ou foco no processo de negócio. Muitas vezes, por preciosismo, o projetista ou o desenvolvedor se foca nos requisitos tecnológicos mais sofisticados ou inovadores, mas que não trazem benefícios para o cliente do ponto de vista de negócio. Este fato causa então dificuldades na homologação do software pelo cliente, por este não atender suas expectativas e/ou necessidades (McCONNEL, 1996). Considerando o ciclo de vida de um projeto, as incertezas e riscos relacionados com o escopo do projeto e requisitos do produto são grandes nas fases iniciais do projeto (concepção e planejamento) e tendem a diminuir nas fases posteriores. 4 Por outro lado, os custos envolvidos na identificação de problemas e inconsistências nas fases iniciais de um projeto são muito menores se comparados com os custos na identificação de problemas em fases posteriores, em virtude dos retrabalhos. Segundo Pressman (2005), uma mudança identificada na fase de desenvolvimento custa de 1,5 a 6 vezes mais do que se ela fosse identificada na fase de definição de requisitos e de 60 a 100 vezes mais na fase de manutenção, depois que o sistema está implantado. Portanto, a adoção de métodos e técnicas que apoiam a definição clara e precisa do escopo de um projeto de software, bem como a priorização e aderência dos requisitos do produto com as necessidades do cliente já nas fases iniciais do projeto permitem garantir a qualidade do produto final, reduzindo custos de retrabalho e expectativas inadequadas. De maneira resumida, pode-se afirmar que os projetos de aplicações Web estão frequentemente sujeitos a aumento de custos, prazos e retrabalhos. 1.1 Modelo do processo de negócio O modelo do processo de negócio permite estabelecer os fluxos dos processos e informações de um processo de negócio, independente do grau de automação previsto. A formalização destes modelos pode ser feita utilizando-se diversas notações. As mais utilizadas atualmente são o SADT/IDEF0, que permite a descrição dosprocessos e subprocessos de negócio, destacando as entradas, saídas, ferramentas, mecanismo e regras de negócio (MARCA, 1988) e o UML Use Case, que permite a descrição detalhada das diversas situações de uso do processo de negócio segundo as necessidades do usuário. Tais modelos formalizados podem ser validados com o cliente ou usuário, garantindo o entendimento e alinhamento do processo e das regras de negócio. O estabelecimento do escopo e dos requisitos do produto de software de acordo com este modelo permite o alinhamento da automação com os objetivos do negócio. Este é o foco mais adequado para um sistema de software: ser uma 5 ferramenta que apoia um processo de negócio e nunca o contrário, ou seja, o foco deve ser eficácia e não eficiência. Portanto, destaca-se que o modelo de negócio é uma entrada fundamental para o estabelecimento do escopo do projeto de software. No desenvolvimento de software, escopo pode ser definido como: Capturar o contexto, os requisitos e restrições mais importantes para assim, definir os critérios de aceite do produto final. (KRUCHTEN, 1998). A utilização de técnicas de gerenciamento de projetos em organizações focadas em Tecnologia da Informação (TI) tem se intensificado nos últimos anos. No contexto organizacional, os modelos de maturidade têm se difundido entre eles destacam-se o Capability Maturity Model (CMM e CMMI) e o Organizational Project Management Maturity Model (OPM3) (CARVALHO et al, 2003). Já no âmbito do gerenciamento de projetos o uso de guias de referência como o Project Management Body of Knowledge (PMBoK) e a certificação profissional Profissional Project Management (PMP), fornecido pelo Project Management Institute (PMI), têm crescido significativamente entre os profissionais da área de TI (CARVALHO; RABECHINI Jr, 2005). Segundo o guia PMBOK (PMI, 2004), existem cinco processos relevantes para a condução da gerência do escopo do projeto, quais sejam: planejamento do escopo, definição do escopo, criação da estrutura analítica do projeto - EAP (work breakdown structure - WBS), verificação do escopo e controle de mudanças do escopo. Este trabalho enfatiza os três processos iniciais da Gestão do Escopo, ou seja, o desdobramento dos principais subprodutos do projeto de software em partes menores e mais fáceis de gerenciar. A abordagem do PMBOK (2004) sugere a utilização de modelos de estrutura analítica do projeto (EAP) e decomposição como ferramentas para o detalhamento do escopo. Não obstante, no contexto da engenharia de software, a técnica de particionamento proposta por Pressman (2005) pode trazer uma contribuição relevante como ferramenta para o processo de detalhamento do projeto, aliada ao 6 método QFD para a decomposição sucessiva em partes mais gerenciáveis para a equipe, mas garantindo o alinhamento com os objetivos do negócio. 1.2 Particionamento Segundo Pressman (2005), o particionamento é uma técnica que permite dividir um projeto complexo em partes menores, garantindo um melhor gerenciamento e controle dos requisitos e escopo da partição (conceito do “dividir para conquistar”). Esta técnica também permite que os prazos de entrega sejam reduzidos, em virtude de entregas parciais e desenvolvimentos simultâneos. Assim, quando se trata de projetos para Internet, esta técnica pode ser bem aplicada, garantindo entregas mais rápidas, mesmo que com escopo reduzido, porém controlado e negociado com o cliente. Versões posteriores do produto irão complementar as entregas parciais iniciais, permitindo o desenvolvimento incremental e evolutivo. O desafio na aplicação desta técnica consiste em escolher as partições a serem entregues para o cliente e que lhes sejam úteis. Neste sentido, esta técnica é utilizada em conjunto com o modelo de processo de negócio, ou seja, o particionamento é orientado pelo processo de negócio, o que consiste em uma estratégia adequada para o cliente. 1.3 Arquitetura de Sistema Quando o usuário estabelece os requisitos de um software, em geral, ele se preocupa com os requisitos e funcionalidades de negócio, pois são estes que atendem diretamente suas necessidades. No entanto, outros requisitos são de fundamental importância para garantir a qualidade do produto de software como um todo, tais como infra-estrutura de hardware, software, comunicação e segurança. A arquitetura de um sistema pode ser caracterizada por um conjunto de visões, como apresentado na Figura 1 (ver ISO 9126/ NBR 13596, ABNT, 1997). 7 Esta abordagem permite estabelecer todos os requisitos considerando os requisitos solicitados pelo cliente (geralmente os de negócio) e também os demais requisitos fundamentais para a qualidade do produto final. Assim, a abordagem da Arquitetura de Sistema permite garantir completeza dos requisitos de um sistema de software. Figura 1.1 – Visões da arquitetura de um Sistema 1.4 Desdobramento da Função Qualidade - QFD O QFD (Quality Function Deployment) é um método que permite o desdobramento e priorização dos requisitos do cliente nas características e processos de qualidade a serem implementados, garantindo alinhamento com as necessidades do cliente. O QFD orienta a organização dos recursos disponíveis, priorizando-os de acordo com a visão do cliente. O SQFD (Software Quality Function Deployment) representa a transferência da utilização do QFD em um ambiente industrial para o mundo do desenvolvimento de software (Spinola, 2000). As principais vantagens da utilização do SQFD são: 8 Aumento da produtividade no período de programação, por garantia de escopo bem definido; Menor necessidade de realizar modificações futuras no software; Menor necessidade de manutenção, possibilitando que os recursos sejam destinados para o desenvolvimento de novos projetos. 1.5 Conceito de Projeto Um projeto pode ser a produção de um TCC, a criação de um logo, um site, uma empresa, um produto, um serviço ou ainda processos de trabalho. Pode ainda ser a produção e claro a adoção de uma tecnologia. Qualquer coisa que exija organização de um ou mais processos ou trabalho é um projeto. Organizar sua agenda do dia é um projeto. Veremos itens como escopo, cronograma, estratégia e outros, mas tenha em mente, o que é explicado acima e o que será explicado a seguir. O que difere de um projeto para outro é seu grau de importância ou complexidade de desenvolvimento, mas o conceito do que é um projeto é simples como exemplificado acima. O conceito pode ser apropriado de uma ação de marketing, uma necessidade de algum departamento, mas em geral o conceito pode agregar pessoas no empenho dos resultados práticos positivos de um projeto. Exemplo: criação de uma intranet (hoje claro, com uma cara de rede social interna), as pessoas querem se comunicar mais e melhor, então elas acabam contribuindo. A clareza do conceito espelha a facilidade com que todos podem ver, entender e colaborar num projeto. Muitas vezes o título do projeto é o conceito por extensão, as pessoas tendem a fazer julgamento de primeiro impulso assim que leem ou ouvem algo. Observe a diferença ao ler os dois exemplos abaixo, assim que ler, pense a que remetem ou que sensação ou pensamento vem à cabeça: Projeto: montagem de uma intranet Projeto: montagem de uma rede social 9 O conceito deve sempre ser claro, porque as pessoas precisam se sentir confortáveis ao participar de um projeto. 1.6 Organização O entendimento de que tudo deve começar na sua mente é o ponto principal, por quê? Por que se você organizar tudo em um software, a partir de uma metodologia seja ela qual for, mas não ter claro tudo em sua mente, é um risco desnecessário. Por quê? Por que o software poderá falhar (eles não são feitos para prever variáveis que só um ser humano pode) e aí pouco importa a metodologia.Sua mente pode prever situações ou ações que um software não irá, então use sua mente para organizar detalhada e logicamente tudo que for referente ao projeto, colocando tudo no papel ou num documento ou mesmo construído um fluxograma, na verdade não importa como você fará, desde que faça. É preciso que você tenha em mente que um projeto para ter sucesso precisa inicialmente de três pontos críticos: 1) Objetivo; 2) Topificação; 3) Agenda. É preciso que você tenha em mente que um projeto para ter sucesso precisa inicialmente de três pontos críticos: Organizar a agenda: 1) Objetivo – Organizar a agenda; 2) Topificação – Listar os compromissos do dia; 3) Agenda – Definir horário para cada compromisso. Se você seguir estes três itens críticos, todo o resto derivará deles, importante salientar novamente, não importando o software ou a metodologia a ser usada. 1.7 Escopo O conceito de escopo basicamente é, um esboço das atividades que deverão ser implementadas no projeto. É no escopo que é topificado tudo o que será feito para 10 serem organizados e desenvolvidos no projeto. Muitas vezes um projeto não evolui ou é cancelado por que o escopo foi mal dimensionado; Estabeleça o que vai e o que não vai ser feito no projeto, durante as reuniões com quem atribuiu o projeto a você. Pergunte tudo o que precisa ser perguntado durante estas reuniões (não peça nova reunião para tirar dúvidas, tire-as nas reuniões prévias). Deixe claro o que irá ficar de fora do escopo do projeto e por que. Defina o que será necessário para que o projeto seja executado com êxito. Ter múltiplos cenários (pessimista, realista e otimista) não é adequado. Defina claramente o que você terá, pelo que está recebendo (recursos financeiros, ferramentas, recursos de terceiros, equipe e prazos), assim os ajustes se farão antes mesmo de iniciar tudo. Definir as atividades e ações do projeto, junto à equipe, para atender ao escopo. Gerenciar o escopo do projeto é muito importante, principalmente quando se é forçado a ajustes ou mudanças de requisitos, ou de orçamento. Fazer uma avaliação de impacto das mudanças sobre todo o escopo também é importante, porque pode mostrar se o projeto está caminhando para um bom resultado ou se ele tem alguma falha. Geralmente as falhas são de prazo ou de orçamento, e em muitos casos, ambas. O escopo do projeto é certamente um dos pontos chaves onde você irá se apoiar tanto na avaliação geral do projeto, como durante a execução, na apresentação de relatórios e claro na entrega do projeto. Portanto um escopo documentado é fundamental para que depois não exijam ou cobrem algo que não estava no escopo, a documentação será sua garantia e respaldo, perante aqueles que atribuíram a você a gerencia do projeto. Um escopo claro, transparente e simplificado é garantia de resultados positivos, por isto invista tempo nele, será vantajoso durante e depois do projeto. Resumindo o escopo deve ser pensado sempre pelos critérios de: Definir; Planejar; Verificar; Controlar. 11 2. INÍCIO DO PROJETO Estruture um modelo que seja simples, funcional, enxuto, mas em cada parte do modelo, avalie que variáveis podem ou devem fazer parte do modelo. Por exemplo: recursos complementares, novas ferramentas, fornecedores etc. Em termos de planos para o gerenciamento, considere quatro planos chaves, plano de gerenciamento de trabalho, plano de gerenciamento de mudanças, plano de comunicação e plano de resposta a riscos. As atividades que formam o projeto devem ser definidas e organizadas através de uma metodologia, que especifique inclusive quem deverá realizá-las, como deverão ser realizadas e em que momento deve acontecer cada atividade. Para que a equipe não se perca em termos do que caberá a cada um, estabeleça um padrão para as atividades. Você pode organizar o projeto em quatro anteprojetos, exemplo: Projeto conceitual; Projeto preliminar; Projeto avançado; Projeto final. O simples é sempre o melhor, lembre-se: menos é mais em tudo, até mesmo em um projeto. Algumas atitudes recomendadas, é que converse em separado com cada pessoa da equipe. Reúna a equipe e fale francamente do projeto. Debata com a equipe, para que ela contribua para as atividades iniciais do projeto. Se você busca a simplificação em termos conceituais do gerenciamento de um projeto ele pode ser resumido em: Avaliação; Iniciação; Objetivação; Planejamento; Monitoramento; Execução; 12 Finalização. 2.1 Equipe Você pode ser sua equipe, mas pode também comandar uma equipe de uma a cem pessoas, o número de pessoas não importa, o que importa é você entender que não pode ser um chefe, deve ser um líder. Apenas um líder consegue que as pessoas não abandonem um projeto; apenas um líder consegue estimular uma equipe durante momentos de crise; apenas um líder consegue tirar o máximo de cada pessoa da equipe; apenas um líder consegue que um projeto seja executado no prazo e sem que o orçamento estoure. Para muitos é fácil esquecer que está lidando com seres humanos e não máquinas, máquinas não tem sentimento ou problemas pessoais. Se você não sabe lidar com isto, seja profissional e abandone o projeto para que outro assuma. Afinal se ele fracassar e vai, a culpa será sua. Escolher a equipe certa, montar uma equipe com o que é oferecido pela empresa, é quase uma ciência. Encontrar a pessoa certa para cada função, ter o feeling para sentir se tal ou qual pessoa é a adequada, é talvez a tarefa mais complexa que existe, quando se quer ter a grande equipe, para um projeto. Como escolher? É um misto de experiência, feeling, informação, senso crítico, observação e um pouco de sorte. Geralmente uma equipe quando conduzida por um líder se amolda a ele e tudo flui, gerando grandes resultados. Quando, no entanto, é gerida por um chefe, é uma equipe diluída, pronta para se dispersar e abandonar um projeto, que muitos não abandonam, por medo de perder o emprego. Uma das coisas mais difíceis para a maioria dos gestores de projetos é o ato de delegar, mas acredite delegar é o ato mais sensato, para o bem de um projeto. Quando se fez a primeira coisa correta em relação a equipe, que foi escolhe-la corretamente, delegar só trará bons resultados. Acredite quando se tem uma equipe bem escolhida, atribuir a alguém uma tarefa que nem você, nem ela já fez antes, gerará uma atitude de desafio, para ela. A pessoa irá encarar a tarefa como um desafio e encontrará uma maneira de apresentar uma solução adequada. 13 Acredite uma equipe menor sempre gera melhor resultado. Portanto saiba avaliar cada um que você poderá ter em sua equipe. Existem técnicas para a gestão de pessoas, principalmente em se tratando de liderança, administração de tempo e resolução de conflitos e eles são itens fundamentais num projeto, mas basta refletir um pouco, usando de lógica para se entender o que se precisa fazer nestes casos. Um ponto essencial ao definir a equipe é o estabelecimento das responsabilidades individuais, parece óbvio, mas muitas vezes por não ficar claro, para cada um, o julgamento pessoal das responsabilidades, torna cobranças, foco de atritos. Portanto estabeleça claramente os níveis de responsabilidade de cada um e como isto impacta no trabalho do seguinte do grupo. Figura 2.1 – Trabalho em equipe 2.2 Prazos e orçamentos Colocamos os dois tópicos juntos porque eles andam juntos, estão amarrados e por isto um pode comprometer o outro. Isto de modo geral acontece principalmente em projetos longos ou complexos ou ambos. Ou pode alavancar um ao outro, para isto depende do bom gerenciamento total do projeto. No entanto no momento de montar seu modelo para o gerenciamento do projeto, separe os dois em tópicos distintos, porque serão avaliados e geridos distintamente. 14Garantir que prazos podem ser cumpridos é fundamental para não comprometer o orçamento. No entanto o orçamento não deve jamais estrangular o projeto, para que não comprometa os prazos. O equilíbrio na decisão do tamanho do orçamento é fundamental para garantir uma execução de projeto sem sobressaltos. Um item que certamente implicará em prazos e orçamento é a solicitação de mudanças, por isto fique atento a este item quando e se surgir. Os prazos devem ter um mínimo de margem, é fundamental, porque, variáveis não controláveis, como doença de pessoas da equipe, podem comprometer um projeto. Como definir uma margem? Bom senso é a melhor resposta, a experiência anterior é um balizador excelente. Exemplo: produção de um produto com determinadas características idênticas a de outro já produzido antes, que consumiu 90 dias, estabeleça entregar o site em 95 dias, 5 dias será sua margem. Se tudo correr bem e você entregar em 90 dias, o cliente (seja ele externo ou seu chefe) vai ficar muito contente por ter entregado antes do prazo. Orçamentos são peças flexíveis, porque podem receber todo tipo de valores, mas ter critério, na hora de preparar um é fundamental. Por quê? Porque ele irá refletir características relevantes positivas como: responsabilidade e honestidade; em outros aspectos pode ainda refletir, economia e comprometimento. Mas o principal é que o orçamento não seja uma peça de ficção, ele tem de refletir as necessidades reais de um projeto. Cada componente individual do orçamento tem seu peso, então avalie a necessidade real de cada item, na composição de um orçamento. Adicione uma margem mínima ao orçamento, para que ela seja administrada e usada em caso de emergência. Ser previdente em termos de orçamento é também muito importante, lembre-se disto, quando estiver elaborando ou participando da elaboração de um orçamento. Em qualquer projeto que envolva uma equipe e orçamento, planejamento de compras, aquisições e contratações, bem como a administração de contrato se seleção de fornecedores são fundamentais e devem ser pensados como parte do planejamento, muito antes de fazer parte do gerenciamento dele. Isto envolve também etapas como encerramento de contratos e processo licitatório, principalmente quando é um projeto voltado para o serviço público. 15 Prazos e orçamento devem ser a base do planejamento de um projeto. Existem apenas três partes de um projeto que podem tornar um projeto um sucesso ou um fracasso, orçamento, prazos e equipe (componente que faz parte dos outros dois). Planejar cada um deles de forma consistente é sinal de sucesso futuro. Resumindo o orçamento deve ser pensado sempre pelos critérios de: Estimar; Orçar; Controlar. 2.3 Cronograma É tão importante quanto o escopo, porque ele não só define os prazos das etapas, mas também o prazo final. Acredite atrasos nas etapas acarretará atraso no prazo final, então defina prazos realistas para as etapas. Você pode e eu recomendo definir dois cronogramas, o cronograma da proposta e o cronograma da equipe, o cronograma da proposta são os prazos definidos como absolutos e o da equipe com prazos menores. Em termos de formulário, o cronograma deve ser estruturado em dois: cronograma sumarizado e cronograma detalhado (trabalho e atividades), isto quer dizer que você tem uma margem de 15 dias para atrasos (que acabarão ocorrendo, afinal pessoas não são máquinas e mesmo máquinas pifam). Porque isto? Porque uma variável que muitos esquecem é a variável do imponderável, conte sempre com ela. Cronograma é muito mais do que itens de prazos, é a forma como você vai gerenciar o tempo vinculando a ele às etapas e atividades de um projeto, parece óbvio, mas acredite, muitos esquecem isto. Planejar bem o cronograma garantirá que você se se atenha a ele sem grande estresse. Em termos de formulário a planilha do orçamento deve conter: consolidado por item de custo, custos diretos por recurso/ atividade e custo mensal. 16 2.4 Comunicação Por incrível que pareça muitos esquecem ou não tem tempo para comunicar o andamento de um projeto. Se ignorar a comunicação completa (não apenas para quem atribuiu o projeto a você) os riscos de inclusive desmotivar a equipe e comprometer o projeto são grandes. Comunique a todos e a equipe os objetivos do projeto e assegure-se de que haja entendimento e consenso sobre o resultado final do mesmo. Ouça todos, quando digo todos significa todos os envolvidos, da pessoa que entregou o projeto para você e todos da equipe. Um ponto fundamental na comunicação é o do entendimento correto do resultado do projeto, ou seja, o foco não é o que precisa ser feito, mas o resultado do que será feito. Mas em termos de comunicação ela deve ser de mão dupla, ou seja, a equipe também deve comunicar a você o andamento das atividades. Isto significa que é necessário o compartilhamento das informações. Pense nisto quando estabelecer as formas e meios de comunicação de seu projeto. Crie uma rotina de relatórios, compromete uma parcela do tempo do projeto, mas garante que o projeto no final, não seja comprometido. Comunicação com toques de motivação torna tudo mais fluido, assim como uma comunicação truncada ou mal elaborada pode criar situações que levem ao risco. Eliminar o risco na comunicação é fundamental, porque ele impacta diretamente nos resultados do trabalho, dúvidas sobre o sucesso e consequentemente do resultado do próprio projeto. 2.5 Documentação Documente sempre os eventos de acompanhamento e utilize esta documentação para na próxima reunião. Aliás muitos sugerem que atas de reuniões façam parte da documentação do projeto, de forma geral pode parecer necessário, mas considere reduzir o volume de burocracia em torno da documentação, para que o projeto não seja engessado. Relatório de acompanhamento por outro lado é o tipo de documento fundamental, mas simplifique o modelo. Assim como a agenda (formulário) das atividades realizadas da semana e atividades programadas para a próxima semana. 17 A documentação no plano de projetos deve ter itens como: a qualidade esperada e variação de custo e prazo. Documente as mudanças – qualquer alteração de escopo, prazo ou custo que tenha impacto no projeto deve ser acordada com todos e posteriormente documentada. Documente avaliações da equipe e detalhe em separado, cada pessoa participante do projeto. Toda a documentação deve ser objetiva, sintética, para que você possa inclusive fazer uma apresentação se for necessário. Apenas no que tange a equipe a documentação pode ser subjetiva, afinal pessoas não são dados secos e duros. Compartilhe a documentação para evitar surpresas, neste caso dependendo do tamanho do projeto, considere enviar relatórios periódicos para o centro de decisão. Lembre-se que e-mails trocados entre você e sua equipe, ou entre você e seus superiores também são documentos. Use-os se for necessário. A sugestão é que toda e qualquer documentação esteja online para consulta e edição. Delegue a organização e formatação da documentação, assim que estabelecer como será, mas monitore também este procedimento. Apresente uma documentação efetiva do projeto. 3 Competências em gestão de projetos A palavra competência vem do latim competere, composta de com, que significa um conjunto, e petere, que significa esforço. Desta gênese, Rabechini Jr. e Carvalho (2003) definem competência em gestão de projetos como o conjunto de esforços em gestão de projetos que será capaz de levar a organização a construir uma vantagem competitiva sustentável, vital no contexto estratégico. Rabechini Jr. (2003) propõe um modelo de competências em gestão de projetos alicerçado em três pilares: estratégia, processos e efetivação da mudança. Esses pilares são capazes de sustentar as camadas de competências envolvidas nainstitucionalização de gerenciamento de projetos, que são: indivíduo, equipes e organização. O autor argumenta que a institucionalização da gestão de projeto sem uma empresa só acontece se forem geradas competências de forma integrada nestas camadas. 18 As competências que configuram a camada do indivíduo envolvem o domínio das técnicas e ferramentas em gerenciamento de projetos, visão abrangente do sentido de governar ou ser governado, mediante a necessidade de alinhamento de projetos às estratégias organizacionais, bem como do desenvolvimento das habilidades gerenciais e da capacidade em aplicar as técnicas e ferramentas de gerenciamento de projetos. Já as competências relacionadas à camada das equipes estão à busca proativa por resultados, através de uma orientação voltada para tarefas e atividades, mas regida por um espírito de colaboração e comprometimento com os requisitos de gerenciamento do projeto. Finalmente, as competências na camada da organização se traduzem pelo ímpeto de institucionalizar a gestão de projetos como forma moderna de administração de suas atividades não rotineiras, através da sensibilização dos envolvidos, da disponibilização dos recursos, da adequação às estratégias, da divulgação de resultados de projetos, entre outras ações em âmbito organizacional. A Figura 3.0 ilustra o modelo, que cria uma perspectiva estruturada, que representa valores, variáveis e relacionamentos. Figura 3.0 – Modelo de competências em gerenciamento de projetos Conforme ilustra a Figura 3.0, as camadas de competências apoiam-se em distintos pilares, capazes de viabilizar seus respectivos desenvolvimentos. O primeiro pilar se refere às questões da estratégia e norteia o desenvolvimento das outras 19 dimensões deste modelo. No contexto do modelo, o pilar estratégia enfatiza o desenvolvimento de diretrizes para o escritório de projetos, para a carreira do gerente de projeto e capacitação das equipes, bem como para a gestão do portfólio. O pilar processos se refere a procedimentos ou maneiras especificadas de abordar situações definidas (DRUCKER, 1981). Este pilar visa ao desenvolvimento das funções que integram os requisitos da gestão de projetos na empresa para as três camadas do modelo. O terceiro pilar, efetivação da mudança, representa os elementos necessários para se configurar o entendimento do gerenciamento da mudança organizacional e de suas barreiras ocasionadas durante a implantação da gestão por projetos. Este pilar contempla o monitoramento e o controle dos indicadores de desempenho dos projetos, considerando-se a possibilidade de analisar as competências das três camadas sugeridas. Como síntese do modelo, RabechiniJr. (2003) propõe a matriz de maturidade, composta de dois eixos: indicadores de estratégia e indicadores de processo. O eixo de indicadores de estratégia reflete o nível de atendimento às necessidades estratégicas, enquanto o eixo de indicadores de processo reflete o nível de atendimento dos processos traçados. A matriz resulta em quatro cenários de maturidade, conforme ilustra a Figura 3.01. Figura 3.01 – Matriz de maturidade 20 O cenário I, iniciante, caracteriza-se pelo baixo nível de atendimento às exigências das estratégias alcançadas e pela baixa ênfase nos processos. O cenário II, intuitivo, mostra projetos que satisfazem ao conjunto de indicadores estratégicos, mas com baixo nível de atendimento aos fatores de processos. O cenário III, desalinhado, representa a categoria de projetos com boa estrutura gerencial em que os processos de gerenciamento de projetos estão bem definidos, mas os resultados de desempenho estratégico são insuficientes, o que demonstra falta de alinhamento dos processos com as estratégias delineadas. Por fim, o cenário IV, maduro, demonstra a efetivação da mudança em processos e nas estratégias, ou seja, os projetos que atenderam aos requisitos de gerenciamento e também conseguiram resultados estratégicos esperados. 3.1 Boas práticas em gestão de projetos Desde sua primeira versão em 1996, o PMBoK configurou-se como um guia abrangente, capaz de, em linhas gerais, apresentar uma estrutura para boas práticas em gerenciamento de projetos. Três conceitos são importantes para entender o PMBoK: processos, ciclo de vida e áreas de conhecimentos em gestão de projetos. Estes três conceitos formam a base da estrutura do PMBoK, conforme ilustra a Figura 3.1. Figura 3.1 – Estrutura do PMBook 21 Os grupos de processos em gestão de projetos foram inspirados no ciclo PDCA (plan-do-check-act), proposto por Shewart e difundido por Deming, que se configurou como um dos pilares do conceito de melhoria contínua na gestão da qualidade (CARVALHO; PALADINI, 2005). Foram propostos cinco grupos de processo no PMBoK: inicialização, planejamento, execução, controle e encerramento (PMI, 2004). A estes processos vincularam-se as nove áreas de conhecimento em gestão de projetos, que são: escopo, prazos, custos, recursos humanos, suprimentos, qualidade, comunicação, riscos, que são integradas por uma área específica à gestão da integração. Estas áreas possuem processos específicos, conforme ilustra a Figura 3.11. A área de integração é que possui maior número de processos, sete, seguida pelas áreas de prazo, risco e suprimentos, com seis processos. Carvalho e Rabechini Jr. (2005) enfatizam, no entanto, que existem projetos com necessidades que extrapolam as nove áreas de conhecimento e outros, evidentemente, que não requerem tanta sofisticação Figura 3.1.1 – Áreas e processos de gerenciamento de projetos 22 O último conceito importante é o de ciclo de vida, que define as fases que conectam o início do projeto ao seu fim. O conceito de ciclo de vida tem ajudado os gerentes a administrarem os projetos, evidenciando as saídas e os requisitos esperados em cada fase, permitindo um controle mais profissional. O ciclo de vida está associado à natureza do projeto e com seu produto final e intermediários, os deliverables. 3.2 Mind Map Há muitas técnicas no arsenal do moderno gerenciamento de projetos. Algumas foram desenvolvidas para lidar com a necessidade de visão sistêmica e a incerteza que são intrínsecas ao desenvolvimento de novos produtos. São ferramentas que facilitam, por exemplo, o raciocínio lógico sobre a interdependência das atividades, a identificação de todos os stakeholders e a comunicação entre eles, a monitoração e o controle do desempenho e a avaliação de riscos (KEELLING, 2002). Dentre essas técnicas, destaca-se a estrutura analítica do projeto (EAP ou WBS, work breakdown structure). A WBS divide o resultado final desejado em tarefas e representa graficamente a ligação do produto principal com seus componentes, permitindo visualizar a totalidade dos objetivos a serem alcançados ao longo do ciclo de vida do projeto (HELDMAN, 2003; KEELING,2002; MAXIMIANO, 2002). A importância da WBS no planejamento de projeto revela-se em levantamento feito pelo PMI. Cerca de 70% dos respondentes afirmaram que o método preferido de planejamento tem por base a definição da WBS (DOUGLAS III, 2004). O mind map é uma ferramenta que oferece aos gerentes de projetos um auxílio para a elaboração da WBS. Buzan (1991a) e Buzan e Buzan (1996), seus criadores, definiram-no como técnica gráfica que potencializa o aprendizado e a clareza do raciocínio. O mind map é uma forma de planejar e estruturar o pensamento, permitindo exploração rápida e profunda das ideias associadas ao tema central que está sendo focalizado no caso dos projetos, o produto principal (NORTHapud POLLITT, 1999).O mind map é de particular utilidade em processos gerenciais de fundo criativo, como a definição do escopo e a construção da estrutura analítica do projeto (WBS). Colocando o escopo e as atividadesem um mind map, o gerente de projeto e sua equipe ganham a compreensão sistêmica dos componentes e da interdependência 23 das atividades, o que facilita a comunicação dentro da equipe. O mind map também proporciona o envolvimento e enseja o entusiasmo da equipe, possibilitando ao gerente identificar em que parte do projeto os membros da equipe estão mais interessados ou com alguma dúvida, graças à visão geral e gráfica do mapa (BROWN; HYER, 2001). 3.2.1 Procedimentos do mind map O procedimento para aplicação do mind map tem quatro etapas: 1. O tema principal é colocado como imagem central no mapa. 2. Tópicos (ou ideias primárias) irradiam desse tema central como ramos, desdobrando-o em ideias relacionadas. 3. Cada ramo pode conter palavras ou imagens associadas ao tema. 4. Subtópicos são incluídos como ramos secundários, e assim sucessivamente. Cada ramo do mind map funciona como multiplicador, com possibilidades exponenciais de amplificação. Segundo Murkejea (2004), os intangíveis, como ideias, informações e relacionamentos, tornam-se tangíveis por meio desse procedimento. 3.3 Estudo de caso Entre os anos de 2003 e 2005, o gerente responsável pelos produtos TR e TA conduziu três grandes projetos, com mais de um ano de duração, e seis outros de menor porte. Nos três projetos de grande porte, o mind map foi usado nos processos de idealização e gestão do escopo dos negócios. A decisão de usar a ferramenta foi do próprio gerente, não da empresa. 1. No Projeto Ticket Express (canal de vendas de TR e TA específico para pequenas empresas), o mind map foi utilizado na concepção e no planejamento do escopo do plano de negócios, identificando recursos necessários, parcerias, riscos, atividades e outras variáveis do processo de gestão. 24 2. No Projeto Ticket Parceiro, crédito rotativo para estabelecimentos (restaurantes, bares, padarias e mercados), parceiros credenciados pela Ticket Serviços, exclusivo para aquisição de alimentos, o mind map foi utilizado na definição do escopo do plano de redesenho conjuntural do produto que não tivera o desempenho esperado no mercado 3. No Projeto Ticket Restaurante Eletrônico -TRE (substituição dos vouchers de papel por cartão eletrônico), o conceito do mind map foi utilizado na elaboração da árvore de decisão do produto, enquanto se discutiam as vantagens e desvantagens do cartão magnético ou smart (com chip). Segundo o gerente desses projetos, a ferramenta produziu uma reflexão exaustiva e colaborativa no processo de planejamento, em que foram identificadas as fases do projeto, os fatores de risco e os recursos necessários. Usada em grupo para construir um mapa coletivo, mostrou-se mais eficaz que para compartilhar mapas idealizados individualmente. O trabalho em grupo trouxe comprometimento como resultado da colaboração. Além de exaurir o processo de reflexão e geração de ideias, a técnica mostrou- se vantajosa para organizar ideias, reduzir os erros na definição do escopo, visualizar o todo, retomar o raciocínio a partir de um ponto e concentrar a atenção no problema. Ajudou na identificação completa dos riscos, mesmo aqueles que não eram, inicialmente, relevantes, e na revisão e reavaliação dos riscos já identificados 25 Figura 3.3 – Mind map do estudo de caso As seguintes desvantagens ficaram evidentes na utilização nesses três projetos: Falta de uma ''linha do tempo''. Por não oferecer a visualização da dimensão temporal, o mind map exige tratamento separado da gestão dos prazos. Falta de visualização dos recursos financeiros, exigindo também o tratamento separado do gerenciamento dos custos. Dificuldade no cruzamento de dimensões, impossibilitando a visualização de quem faz o quê. Necessidade de algum talento para desenho, ou pelo menos diagramação, no caso de pessoas que prefiram construir o mapa a mão, sem utilização de softwares. Compartilhamento e leitura, por terceiros, de mapas desenvolvidos individualmente. O mind map é um excelente recurso para se usar em conjunto quando elaborado em conjunto. Se alguém cria um mapa 26 individualmente e tenta discuti-lo com um grupo, os ganhos não são significativos, devido às diferenças nas formas de organizar o raciocínio. Falta de disseminação da metodologia na organização - ''se todos utilizassem o mind map seria mais fácil discutir com outros, uma vez que é necessário explicar seus princípios antes das reuniões'' 3.4 Emergência da governança em TI Como atesta Fagundes (2005), ''atualmente, é impossível imaginar uma empresa [ou organização pública] sem uma forte área de sistemas de informações (TI), para manipular os dados operacionais e prover informações gerenciais aos executivos para tomadas de decisões''. Obviamente, isso inclui a gestão de suprimentos. Nas áreas mais afeitas ao setor público, fala-se em regulação e em práticas de governo que se destinam a atender às funções alocativa (estímulos diretos e indiretos para aplicação de recursos públicos e privados em setores de interesse social e econômico) e distributiva (busca de critérios socialmente aceitos de distribuição de renda), como orçamento participativo, ações de desenvolvimento local e regional, alocação eficiente de recursos públicos etc. Esses elementos remetem ao conceito de governança em TI. A governança em TI é uma estrutura de processos de operação, gestão e relacionamentos integrados com as estratégias corporativas cujo objetivo supremo consiste em adicionar valor às informações necessárias ao desenvolvimento dos negócios decorrentes das atividades operacionais. Nesse sentido, é parte integrante da governança corporativa. Contudo, é necessário esclarecer que a governança em TI tem apresentado um autodesenvolvimento independente da governança corporativa. Esta tem por principais objetivos a otimização do desempenho corporativo e a garantia de satisfação e proteção dos interesses de todas as partes interessadas (investidores, acionistas, funcionários, colaboradores, clientes, fornecedores, credores, sociedade civil, governos, sindicatos, ONGs e outros grupos específicos). A rigor, as principais práticas de governança corporativa estão associadas a objetivos de transparência, isonomia e equidade no tratamento de todas as partes envolvidas de maneira direta e indireta na geração de valor, prestação de contas e obtenção de 27 resultados em termos da oferta do mix de produtos e ou serviços, tal qual indicado pelo Instituto Brasileiro de Governança Corporativa. 3.5 Ciclo de inovação tecnológica A inovação tem sido uma das estratégias mais eficazes para garantir a sobrevivência e o crescimento das empresas. Jonash e Sommerlatte (2001) sugerem que o processo de inovação envolva várias dimensões da organização: Processo de Inovação; Estratégia; Organização; e Recursos. A relação entre a estratégia tecnológica e a estratégia corporativa é discutida por Matheson e Matheson (1998). Os autores apresentam uma estrutura de relacionamento entre: Identidade Organizacional; Estratégia Corporativa; e Estratégia de Negócios. Quando se trata de Estratégia Tecnológica, os aspectos envolvidos referem-se a posicionamento e renovação, a decisões entre P&D interno, alianças e aquisições se à própria organização de P&D. Analisando a estratégia de Gestão de Portfólio, a atenção passa a ser dirigida ao balanceamento dos projetos em andamento (longo prazo x curto prazo, inovação radical x incremental, prioridades do negócio) e à otimização do uso dos recursos (orçamento total x de cada projeto, instalações, equipamentos e pessoas).A gestão do processo de inovação usualmente é composta de várias fases(TIDD et al., 2001): Processamento de Informações; Análise Estratégica; Alocação de Recursos; Implementação; e Feedback. Focalizando sua atenção no âmbito daGestão do P&D industrial, Shtubetal. (1994) apresentam um processo composto de três estágios, com quatro fases de avaliação intermediárias: Coleta de Ideias; Análise de Viabilidade; Desenvolvimento; Teste de Mercado e Comercialização. A primeira avaliação realizada entre a coleta de ideias e a análise de viabilidade envolve custos bem baixos e tem caráter informal. Os projetos não aprovados são arquivados para futuras análises. A segunda avaliação, ao final do estágio de análise de viabilidade, envolve critérios quantitativos. Se aprovado para o estágio de desenvolvimento, haverá maior comprometimento de recursos financeiros. Os projetos não aprovados são arquivados. Durante o desenvolvimento, há avaliações formais e periódicas. Findo o desenvolvimento, passa-se para o estágio 3 de testes 28 de mercado. Há ainda avaliações de resposta do mercado e eventuais alterações de pequena monta. Se aprovado, o produto/serviço passa para comercialização. 3.5.1 Processo de avaliação e seleção de projetos Na busca do sucesso em desenvolvimento de novos produtos, são duas as rotas que se apresentam, de forma algumas exclusivas: (I) executar os projetos deforma correta e (2) trabalhar nos projetos corretos. A seleção dos projetos que virão a fazer parte de um portfólio é focada na rota n º 2. Trabalhar nos projetos corretos significa mais que a simples seleção de projetos individuais; a seleção tem por objeto o conjunto dos projetos que representam o total de investimentos da empresa em tecnologia para desenvolvimento de novos produtos (COOPERet al., 2003). Sua abrangência se estende para além das técnicas de avaliação e do exercício de tomada de decisão e alocação de recursos convencionais. Algumas das características desse processo, que nos permite caracterizá-lo como uma disciplina particularmente desafiadora de tomada de decisões, são listadas abaixo: Trata-se de um processo focado no futuro, seus eventos e oportunidades. Os fatores envolvidos na tomada de decisões estão em permanente mudança (o status bem como o valor agregado dos projetos no portfólio variam continuamente). Os projetos do portfólio encontram-se em diferentes estágios de implementação. Os recursos, financeiros e humanos são, como sempre, limitados. Uma imagem frequentemente utilizada para ilustrar o processo de seleção de novos projetos a fazer parte do portfólio é a do funil (Figura 3.5.1), cuja “boca” é larga, representando o estímulo à criatividade na geração e gestação de ideias, que são a seguir submetidas a uma série de crivos cada vez mais exigentes a fim de aumentar a probabilidade de os resultados finais atenderem efetivamente à estratégia do negócio. 29 Figura 3.5.1 – O processo de avaliação e seleção de projetos Uma visualização mais abrangente das etapas envolvidas no processo desde a geração de ideias até o acompanhamento da performance do produto no mercado é fornecida na Figura 3.5.1.1. Após cada etapa há um ponto onde são tomadas as decisões go!kill baseadas inicialmente na análise de projetos individuais, que posteriormente deverão ser integradas com as análises referentes ao conjunto de projetos como um todo. Figura 3.5.1.1 – Principais etapas e pontos de decisão no processo de gestão de portifólio 30 A literatura distingue três objetivos principais para o gerenciamento de portfólio de projetos (COOPER et al., 2001): I. Alinhamento estratégico Trata-se de garantir que o conjunto de projetos esteja orientado segundo a estratégia do negócio. Os projetos são classificados com base nas prioridades estratégicas e os recursos alocados segundo esta classificação. II. Maximização de valor Maximizar o valor agregado pelo portfólio em termos de algum objetivo do negócio como lucratividade. III. Balanceamento Busca-se atingir um certo equilíbrio no conjunto de projetos em termos de alguns parâmetros como duração (longa duração versus curta duração), risco (alto risco versus baixo risco) e também no que diz respeito a mercados, tecnologias e tipos de projetos etc. 31 Referências Bibliográficas CARVALHO, M. M. Modelo Seis Sigma. ln: CARVALHO, M. M.; PALADINI, E. P.(Org.). Gestão de qualidade: teoria e casos. Rio de Janeiro: Campus, 2006. p. 125-152 BOUER, Ruy; CARVALHO, Marly Monteiro de. Metodologia singular de gestão de projetos: condição suficiente para a maturidade em gestão de projetos? Produção, v. 15, n º 3, p.347-361, dez. 2005 Making project management indispensable for business results. 2004 ANNU-AL REPORT, 2005. PMBOK. Guide to the project management body of knowledge. New York: Project Manage-ment Institute (PMI), 2004. WEILL,P.;ROSS, J. W. IT Governance. Harvard Business School Press, 2004.
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