Apostila - Semana do Excel Aula 4

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APOSTILA COMPLETA AULA 4
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I N T R O D U Ç Ã O ( A U L A 4 )
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TEMA 01 – Introdução (Aula 4)
Clique aqui para baixar o 
arquivo da aula
Para a aula 4 da Semana do Excel, vamos utilizar a pasta de
trabalho “Aula 4”. Se você ainda não baixou esse arquivo,
clique no botão abaixo e abra no seu computador.
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Nessa aula nós vamos ver ferramentas e assuntos bem importantes
que vão te ajudar bastante na utilização do Excel.
Nas imagens ao lado você pode visualizar algumas das coisas que
vamos ver nessa aula!
Vamos falar sobre Formatação Condicional, Gráficos, Totais, Mini Gráficos, Macro
para inserir e excluir informações e uma Macro para replicar uma ficha cadastral.
Essas são ferramentas que não vão só te ajudar, como vão gerar muito valor nos
seus próximos relatórios em Excel!
https://drive.google.com/drive/folders/1-KQFCUmSyFfCbxWTW3qkx5-DwKqGGHt5
TEMA 01 – Introdução (Aula 4) 7
F e r r a m e n t a F o r m a t a ç ã o C o n d i c i o n a l n o E x c e l
Essa é uma ferramenta muito útil e muito visual dentro do Excel, pois ela te permite formatar células de acordo com
alguma condição.
Então fica muito mais fácil visualizar as informações quando elas estão destacadas, ao invés de ter apenas uma tabela
toda em branco.
F e r r a m e n t a G r a v a d o r d e M a c r o
Essa é outra ferramenta excelente do Excel, pois ela te permite gravar as ações que você faz para que possa repeti-las
com um clique de um botão. A ideia é gravar suas ações e o próprio Excel transforma isso em um código de VBA, mas sem
que você precise escrever uma linha de código.
G r á f i c o s
São ferramentas visuais para facilitar tanto a visualização quanto a análise de dados. Você já viu no dashboard como é
importante a visualização dos dados de uma forma mais fácil e dinâmica.
A visualização dos dados apenas no formato de tabela não é muito intuitivo, além de termos muitas informações para
entender. Por isso vamos utilizar gráficos, para facilitar a visualização e tornar essa análise mais fácil.
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F O R M A T A Ç Ã O C O N D I C I O N A L
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TEMA 02 – Formatação Condicional 10
Essa é a nossa tabela inicial onde vamos utilizar para fazer nossa Análise
Rápida, então vamos começar com a Formatação Condicional para realçar as
informações e facilitar a visualização desses dados.
Essa ferramenta se encontra na guia Página Inicial. Como você pode notar, nós
temos diversos tipos de Formatação Condicional e aqui vamos abordar os
tipos:
• Barras de Dados
• Escalas de Cor
• É Maior do que
• Primeiros 10%
Agora nós vamos aplicar essas formatações para que você consiga entender
como cada uma delas funciona e como elas vão realçar seus dados.
TEMA 02 – Formatação Condicional 11
Antes de iniciar com a formatação condicional, vamos selecionar nossos dados, que vão da célula B2 até
G13.
Feito isso podemos ir até a opção de Barras de Dados em formatação condicional. Aqui temos 2 tipos de
preenchimento da célula.
Um é com um gradiente, a cor vai se alterando ao longo da barra, enquanto o de cor sólida mantém a
mesma cor na barra inteira.
Você vai notar que o preenchimento gradual fica com um aspecto melhor do que o preenchimento sólido.
Um recurso interessante é que ao passar o mouse nessas opções
você já consegue visualizar como seus dados vão ficar sem precisar
clicar em cada um deles.
Veja como fica mais fácil visualizar quais os valores são maiores e
menores só analisando o tamanho das barras.
Então batendo o olho você já consegue verificar onde temos os
menores faturamentos e os maiores faturamentos.
TEMA 02 – Formatação Condicional 12
Além da barra de dados, nós temos a opção de Escalas de Cor. Funciona de forma parecida com o exemplo anterior,
mas aqui você tem as escalas de cor ou níveis de cores.
Temos escalas com 1, 2 e até 3 cores para escolher, mas você pode clicar em Mais Regras, caso queira colocar cores
personalizadas ou alterar o padrão de cores para que ele possa se adaptar a sua apresentação.
TEMA 02 – Formatação Condicional 13
Vamos agora na parte de Regras de Realce das Células, onde vamos abordar a opção É Maior do que. Essa
regra é bem simples, o próprio nome já te ajuda a identificar o que ela faz.
Ela vai realçar as células com um valor maior do que um valor x, esse valor é você que vai definir ao clicar
nessa opção.
Você pode alterar tanto o valor que vai usar como base para realçar os seus dados, quanto o tipo de
formatação que será utilizado. O Excel já possui algumas formatações padrões, mas você pode criar a sua
formatação personalizada se precisar.
Aqui você pode notar que a nossa
formatação condicional vai realçar
apenas as informações que são
maiores do que 90.000.
Fica mais fácil realçar apenas as
informações mais importantes.
Lembrando que temos outras opções
que você pode explorar.
TEMA 02 – Formatação Condicional 14
Vamos agora para a última formatação condicional que vamos ver (mas você pode explorar todas as outras
para ver o que cada uma faz e verificar se atende a sua necessidade).
Vamos utilizar a formatação Primeiros 10% dentro de Regras de Primeiros/Últimos. Essa tem um nome que
pode confundir um pouco,mas vou explicar como ela funciona.
Aqui não vamos realçar os primeiros 10%dos valores, na verdade, vamos realçar 10%dosmaiores valores.
Como assim? Na nossa tabela temos 72 informações, então 10% desse valor seria 7,2. Isso quer dizer que
vamos ter 7 valores realçados, e quais serão esses valores?Os 7maiores valores.
Essa formatação ficou bem parecida com a
anterior, mas aqui estamos realçando apenas
10%dosmaiores valores.
Esse percentual você pode mudar de acordo com
a sua necessidade. Só vale lembrar como
funciona esse percentual.
TEMA 02 – Gráficos 15
Ainda na parte de Análise Rápida eu quero te mostrar alguns
gráficos para que você entenda a importância deles e como eles
podem facilitar muito a visualização e o entendimento dos seus
dados.
O primeiro gráfico que vamos utilizar é o de Colunas Empilhadas.
Esse gráfico vai mostrar todas as informações empilhadas em barras
para que você consiga ver a composição de formamais fácil.
Nesse exemplo vamos utilizar todas as informações da nossa tabela.
Você pode selecionar os cabeçalhos também para facilitar a
identificação. (claro que pode coloca-los de forma manual se
preferir).
Você já sabe que podemos fazer algumas formatações, como
fizemos na aula 3 para ajustar os gráficos no nossoDashboard.
Aqui não é diferente, então pode formatar normalmente. A única
diferença é que temos todos os meses empilhados em cada uma das
barras.
Com isso você consegue ver de forma mais visual a contribuição em
cada um dosmeses, pois ficamuitomais intuitivo dessa forma.
TEMA 02 – Gráficos 16
Agora vamos utilizar o Gráfico de Linha, que é um excelente gráfico para mostrar
informações ao longo do tempo.
No primeiro exemplo temos a visualização das 3 primeiras filiais, no segundo exemplo
já estamos utilizando as 6 primeiras filiais.
Temos esses 2 exemplos para que você veja que nem sempre um gráfico tem a melhor
representação possível ou pode representar uma quantidade qualquer de informações.
Se você observar, vai notar que com 6 informações o nosso
gráfico de linha já não fica tão visível quanto o de 3
informações.
Esse é um ponto muito importante quando estamos falando de
gráfico, geralmente quando temos muitos dados não é
interessante colocar todos eles emumamesma visualização.
TEMA 02 – Totais 17
Você deve saber que as informações de totais são importantes quando
queremos uma análise mais geral ou até mesmo para fazermos
algumas comparações não émesmo?
Quando falamos de Totais, vamos tratar de soma, média, % total e
soma acumulada. Esses são cálculos muito úteis que vão te ajudar
bastante na sua análise de dados.
Já aprendemos sobre Soma e Média, mas vou te mostrar outra
ferramenta bemútil dentro do Excel.
Na guia Página Inicial você vai encontrar esse símbolo ∑ que é um símbolo de soma.Dentro dessa opção nós conseguimos utilizar
alguns cálculos de maneira bem rápida. Estamos com a célula H2 selecionada e se escolhermos a opção Soma você vai notar que o
Excel rapidamente entendeque precisa somar os valores das células B2 até G2.
O mesmo acontece com as outras operações, mas dessa forma você não precisa selecionar os dados, basta estar com a célula
próxima selecionada que o Excel vai entender de onde você quer trazer esses dados.
TEMA 02 – Totais 18
A mesma ferramenta funciona se você selecionar todas as células da
coluna de Soma e usar a ferramenta de Soma.
O Excel vai automaticamente somar cada uma das linhas e colocar o
resultado sem que você precise selecionar os dados ou replicar sua
fórmula para as demais células.
Inclusive pode selecionar as linhas inferiores, para ter o total em cada
um dosmeses também se precisar.
Veja como é simples e rápido trazer essas informações sem precisar
escrever nenhuma fórmula ou selecionar o intervalo de soma.
Com isso você consegue trazer a soma, média, contagem dos números,
máximo, mínimo emuito mais com essa simples ferramenta.
TEMA 02 – Totais 19
Vamos agora aprender a calcular o % total, que é um cálculo muito
importante quando queremos visualizar quanto uma informação
representa do total.
Nesse exemplo vamos pegar o faturamento da filial do Rio de Janeiro
nomês de Fevereiro para comparar como total do primeiro semestre.
O cálculo é simples, vamos dividir esse valor que queremos verificar
pelo total, depois vamos formatar a célula como percentual.
O resultado foi igual a 29%, então o mês de Fevereiro dessa filial foi
responsável por 29%do faturamento total do semestre.
É claro que você pode expandir esse cálculo para ver a contribuição de
todos osmeses, pode visualizar o faturamento em relação aomês.
O faturamento total no mês de Janeiro foi de 705.856, então podemos
verificar quanto cada filial representa percentualmente desse total.Nesse caso você pode separar sua base de dados para facilitar a análise
e a construção dos cálculos que precisa!
TEMA 02 – Totais 20
Agora vamos aprender como fazer a soma acumulada no Excel.
Primeiro, você sabe o que seria a soma acumulada?
Nada mais é do que a soma atual mais a soma do período anterior, ou
seja, no mês de Fevereiro teremos o valor de Janeiro + Fevereiro na
soma acumulada.
Já em Março, vamos ter os valores de Janeiro + Fevereiro + Março e
assim por diante.
Só que não precisamos ficar somando cada vez um termo a mais e
deixar issomuito trabalhoso.
Para o primeiro mês vamos pegar o próprio valor dele. A partir do
segundo mês é que vamos somar o valor do mês atual com o valor
acumulado anterior.
Como o Excel é inteligente, basta arrastar essa fórmula para as demais células. O Excel vai entender que na célula D3 vamos ter a fórmula =C3+D2,
em seguida=D3+E2 e assim por diante até o final.
Com isso você não precisa escrever a fórmula diversas vezes, basta uma vez e replicar para as demais células!
TEMA 02 – Mini Gráficos 21
Além dos gráficos comuns do Excel que são muito úteis para análises
e para inserir nos dashboard paramelhorar a apresentação.
Nós temos outro recurso interessante para uma Análise Rápida, que
são os Mini Gráficos.
Para acessá-los basta selecionar seus dados e você vai notar uma
caixinha no canto inferior direito da sua seleção.
Ao clicar nessa caixa (Análise Rápida) você vai ter algumas opções
bem interessantes, entre elas temos osMinigráficos.
Com isso você consegue ter seus dados de forma visual para
conseguir acompanhar como está o desempenho durante um
período.
Nesse caso temos tanto o gráfico de linha quanto o gráfico de coluna
para análises rápidas para visualizar rapidamente o comportamento
dos faturamentos no primeiro semestre.
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G R A V A Ç Ã O D E M A C R O S
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TEMA 03 – Gravação de Macros – Exemplo 1 24
A gravação de macro é algo muito interessante dentro do
Excel, pois ela te permite gravar ações dentro do programa
para que você possa repeti-las com apenas um clique.
Sim, isso é possível e eu vou te mostrar como vamos fazer
isso para automatizar algumas tarefas.
Nesse primeiro exemplo nós vamos querer dar
funcionalidade às duas formas “Inserir” e “Excluir” que no
momento não passamde formas comnomes.
O nosso objetivo para essa macro, que é uma automação, nadamais é do que criar 2 automações para inserir e excluir linhas na parte superior da
tabela, assim o usuário não precisa fazer esse procedimento de forma manual, que pode acabar levando um tempo, principalmente se a pessoa
não tiver domínio do Excel.
IMPORTANTE: Antes de te mostrar como habilitar a guia Desenvolvedor para começar a macro tenho algo MUITO IMPORTANTE para te falar.
Sempre que for testar uma macro que você acabou de criar você PRECISA salvar o seu arquivo antes. Qual o Motivo? O Excel quando executa
umamacro não permite a utilização do CTRL + Z (desfazer), então se excluir alguma informação importante e salvar, não vai conseguir voltar com
essa informação.
TEMA 03 – Gravação de Macros – Exemplo 1 25
O primeiro passo antes de começar a
gravação da macro é salvar o arquivo com o
formato Pasta de Trabalho Habilitada para
Macro do Excel (*.xlsm).
Para habilitar a guia desenvolvedor basta ir até a guia Arquivo > Opções > Personalizar Faixa de
Opções. Aqui nós vamos selecionar a guia Desenvolvedor e clicar em OK.
Isso é NECESSÁRIO para que consiga
salvar o arquivo com a macro de forma
funcional, caso não salve o seu arquivo
nesse formato quando criar sua macro ela
simplesmente vai deixar de existir.
Por isso é importante que você salve com
essa extensão para garantir que vai
conseguir utilizar amacro depois.
Agora que o arquivo está na extensão
correta podemos habilitar a guia
Desenvolvedorpara começar!
TEMA 03 – Gravação de Macros – Exemplo 1 26
Essa guia vai ficar habilitada sempre, não precisa mais repetir esse processo (a não ser
que queira desativá-la).
Você deve ter notado que dentro dessa guia nós temos uma opção chamada Gravar
Macro. Ao clicar nela uma janela será aberta para que você dê um nome a macro (nunca
coloque espaços ou caracteres especiais).
Pode colocar um atalho e até mesmo uma descrição para essa macro para facilitar o
entendimento.
Assim que der o nome a macro, ela já vai estar
gravando suas ações.
Como queremos criar uma macro para inserir uma
nova linha, vamos selecionar as informações da célula
A2 até F2 e vamos utilizar o atalho CTRL SHIFT +
(para adicionar essa linha).
Quando fizer isso vai aparecer uma janela
perguntando para onde você quer deslocar esses
dados.
Vamos escolher a opção Deslocar Células para Baixo e
com isso teremos uma nova linha criada!
TEMA 03 – Gravação de Macros – Exemplo 1 27
Como o Excel tem uma inteligência ele acabou copiando a
mesma formatação do nosso cabeçalho, mas nós não
queremos essa formatação, então com esse intervalo ainda
selecionado, vamos até a guia Página Inicial e vamos
selecionar na borracha a opção Limpar Tudo.
Agora que já sabe como criar a macro, pode repetir o mesmo procedimento para
a macro de Excluir_Linha. A única diferença é que agora vamos selecionar o
mesmo intervalo, mas ao invés de adicionar uma linha, nós vamos excluir essa
linha.
Para isso você pode utilizar o atalho CTRL – (menos) e agora marcar a opção para
deslocar as células para cima.
Nesse caso não vamos precisar limpar o formato, pois já estamos excluindo todas
as células.
Com isso você deve ter 2 macros, uma para inserir uma linha e outra macro para
excluir uma linha.
Feito esse processo vamos voltar a guia Desenvolvedor e
clicar na opção Parar Gravação.
TEMA 03 – Gravação de Macros – Exemplo 1 28
Com as macros criadas, você pode clicar com o botão direito em uma forma ou
atémesmo em uma imagem e selecionar a opção Atribuir macro.
Feito isso você vai selecionar qual macro quer atribuir nessa forma ou imagem.
Agora basta repetir omesmo procedimento para a outramacro.
Antes de testarmos as macros,vamos clicar com o botão direito do mouse nas
formas e depois emTamanho e Propriedades.
Nessa aba lateral que será aberta nós vamos marcar a opção Não mover ou
dimensionar com célula.
Isso é importante para que os seus “botões” não fiquem desfigurados à medida
em que você adiciona ou exclui as linhas.
TEMA 03 – Gravação de Macros – Exemplo 1 29
Pronto! Agora você tem dois botões funcionais
que vão te ajudarmuito no seu trabalho.
E ainda vão ajudar as pessoas que não possuem
conhecimento em Excel, pois agora fica muito
mais intuitivo na hora de inserir e excluir linhas
para preencher as informações.
Nós ainda vamos fazer mais um exemplo com
macros para que você veja como esse recurso é
muito útil e vai te economizarmuito tempo.
LEMBRE-SE de que se excluir uma informação importante, mesmo que sem querer, você não
vai conseguir desfazer essa ação após umamacro.
TEMA 03 – Gravação de Macros – Exemplo 2 30
É muito comum em algumas empresas o cadastro de clientes, produtos, serviços... Por meio
de formulários como o que você está vendo na imagem.
Só que imagine que toda vez que você for fazer um novo cadastro você tenha que criar esse
formulário todo do zero. Seria um tanto quanto trabalhoso não émesmo?
Então a ideia aqui é criar uma macro para replicar essa planilha com esse formulário já
pronto. Essa resolução é bem simples, vamos criar uma macro para duplicar essa planilha já
existente, assim sempre que o usuário precisar de um formulário novo, basta apertar um
botão.
Vamos iniciar a gravação, clicar com o botão direito na planilha que contém o formulário e
vamos selecionar a opçãoMover ou Copiar.
Na outra janela vamos selecionar a opção (mover para o final) e marcar a caixa Criar uma
cópia.
Dessa forma você vai ter umamacro que duplica essa planilha inicial como formulário.
TEMA 03 – Gravação de Macros – Exemplo 2 31
Nesse caso nós criamos o botão para gerar esse formulário em outra planilha, mas se quiser
pode testar colocá-lo na mesma planilha, então sempre que clicar ele vai replicar o
formulário e o botão com amacro.
Agora você já sabe como criar automações utilizando o Gravador de Macro, então já pode
automatizar suas atividades, principalmente as atividades chatas e repetitivas.
As macros são muito boas, pois garantem que as atividades serão feitas igualmente todas as
vezes, então já elimina a chance de erromanual.
Outro ponto interessante é que fica muito intuitivo até pra quem não sabe utilizar o Excel, e
ainda ficamuitomais visual chamando a atenção de quem está utilizando.
Agora fica a tarefa para você tentar gravar outras macros para automatizar as tarefas que
você faz no trabalho ou atémesmopara automatizar seus projetos pessoais.
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	Sumário
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	Slide 11
	Slide 12
	Slide 13
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	Slide 15
	Slide 16
	Slide 17
	Slide 18
	Slide 19
	Slide 20
	Slide 21
	Slide 22
	Slide 23
	Slide 24
	Slide 25
	Slide 26
	Slide 27
	Slide 28
	Slide 29
	Slide 30
	Slide 31
	Slide 32