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Prova Assistente legislativo: As comunicações oficiais: aspectos gerais da redação oficial; a redação dos atos normativos e comunicações; aplicação de princípios da ortografia e de elementos da gramática à redação oficial. Redação institucional: tipos de correspondências; estruturas e formas de tratamento.
Aspectos gerais da Comunicação Oficial:
A língua tem como como finalidade estabelecer a comunicação entre as pessoas, seja através da fala ou da escrita. Para que ela ocorra, é necessário que haja alguém que comunique algo e alguém que receba essa comunicação.
Em se tratando da redação oficial, quem comunica é sempre o serviço público; o que se comunica é sempre algum assunto relativo às atribuições do órgão que comunica; e o destinatário da comunicação é o público, uma instituição privada ou outro órgão ou entidade pública do Poder Executivo ou dos outros Poderes.
Diante do exposto, o Manual da Presidência da República define redação oficial como “a maneira pela qual o Poder Público redige comunicações oficiais e atos normativos" (http://www4.planalto.gov.br/centrodeestudos/assuntos/manual-de-redacao-da-presidencia-da-republica/manual-de-redacao.pd).
Atributos da redação oficial:
As principais características do texto oficial são:
• clareza e precisão: é considerado claro o texto que possui imediata compreensão pelo leitor.
Para obtenção da clareza, sugere-se:
- utilizar palavras e expressões simples (salvo quando o texto versar sobre assunto técnico);
- usar frases curtas, bem estruturadas e preferencialmente na ordem direta;
- uniformizar o tempo verbal em todo o texto;
- não utilizar regionalismo ou neologismo;
- pontuar adequadamente o texto;
- apresentar o significado da sigla na primeira referência a ela;
- utilizar palavras e expressões em outro idioma apenas quando indispensáveis (designação ou expressão de uso consagrado ou caso não tenha uma tradução exata). Tais palavras devem ser grafadas em itálico, conforme orientação do Manual.
O atributo da precisão complementa a clareza e caracteriza-se por:
- articulação da linguagem comum ou técnica para a perfeita compreensão do texto;
- manifestação do pensamento ou da ideia com as mesmas palavras;
- escolha de expressão ou palavra que não deixe o texto com duplo sentido.
• objetividade: ser objetivo é ir direto ao assunto que deseja abordar, sem voltas ou redundâncias. Para que essa característica seja alcançada, é preciso que o redator tenha claro qual a ideia principal e quais as secundárias.
• concisão: possui essa qualidade o texto que consegue transmitir o máximo de informações com o mínimo de palavras. Não se trata de eliminar passagens substanciais do texto, mas excluir palavras inúteis, redundâncias e palavras que nada acrescenta ao que já foi dito.
• coesão e coerência: um texto é coeso e coerente quando, durante a leitura, se verifica que as palavras, as frases e os parágrafos estão dando continuidade uns aos outros, ou seja, todos estão entrelaçados.
• impessoalidade: este atributo, que decorre de princípio constitucional, determina que a redação oficial deve ser elaborada sempre em nome do serviço público e sempre em atendimento ao interesse geral do cidadão. Sendo assim, o tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos que constam das comunicações oficiais decorre da ausência das impressões individuais de quem comunica, da impessoalidade de quem recebe a comunicação e do caráter impessoal do próprio assunto tratado.
• formalidade e padronização: as comunicações administrativas devem ser sempre formais. A formalidade diz respeito à civilidade no próprio enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicação e também à necessária uniformidade das comunicações. O uso do padrão culto é imprescindível na redação oficial por estar acima das diferenças lexicais, morfológicas ou sintáticas, regionais, dos modismos vocabulares e das particularidades linguísticas.
Forma dos fechos
	Antes de tratarmos especificamente as comunicações oficiais, é importante voltarmos a nossa atenção para alguns aspectos que permeiam grande parte das modalidades de comunicação oficial: a forma dos fechos. O fecho tem como função finalizar o texto e saudar o destinatário. O Manual de Redação da Presidência da República estabelece dois diferentes tipos de fecho:
- Para autoridades superiores, incluindo o Presidente da República, usa-se Respeitosamente;
- Para autoridades de mesma hierarquia ou hierarquia inferior usa-se Atenciosamente.
Para autoridades estrangeiras é necessário obedecer às regras estabelecidas no Manual de Redação do Ministério das Relações Exteriores.
Emprego dos Pronomes de Tratamento
As Comunicações Oficiais
Nesta aula trataremos sobre o emprego dos pronomes de tratamento, de acordo com o previsto na 3ª edição do Manual de Redação da Presidência da República, publicado em dezembro de 2018, e mais adiante sobre o Decreto nº 9.758, de 11 de abril de 2019, que aborda a forma de tratamento e endereçamento em comunicações da administração pública federal. Vamos lá!
Emprego dos Pronomes de Tratamento
De acordo com a 3ª edição do Manual de Redação da Presidência da República, na redação oficial, é necessário atenção para o uso dos pronomes de tratamento em três momentos distintos: no endereçamento, no vocativo e no corpo do texto.
• No vocativo, o autor dirige-se ao destinatário no início do documento;
• No corpo do texto, pode-se empregar os pronomes de tratamento ou sua forma abreviada ou por extenso;
• O endereçamento é o texto utilizado no envelope que contém a correspondência oficial. Vejamos o quadro abaixo:
Quanto à concordância do verbo com os pronomes de tratamento, embora estes se refiram à pessoa com quem se fala (2ª), levam à concordância para a 3ª pessoa. Vejamos:
- Os pronomes Vossa Excelência e Vossa Senhoria são utilizados para se comunicar diretamente com o receptor.
Exemplo: Vossa Senhoria nomeará o assessor.
- Os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa.
Exemplo: Vossa Senhoria nomeará seu assessor. (A construção “Vossa Senhoria nomeará vosso assessor" está incorreta)
- Quando os adjetivos se referirem a esses pronomes, o gênero deve coincidir com o sexo da pessoa a que se refere, e não com o substantivo que compõem a locução.
Exemplos: Vossa Excelência está ocupado (se o interlocutor for homem).
 Vossa Excelência está ocupada (se o interlocutor for mulher).
- O pronome Sua Excelência é utilizado para fazer referência a alguma autoridade indiretamente.
Exemplo: A Sua Excelência o Senhor Deputado (no endereçamento do expediente).
O Decreto nº 9.758, de 11 de abril de 2019
A partir de 1º de maio de 2019, entrou em vigor o Decreto nº 9.758, que dispõe sobre a forma de tratamento e de endereçamento nas comunicações com agentes públicos do poder executivo. Dessa forma, trataremos a partir de agora sobre o que muda especificamente nas comunicações oficiais com relação ao exposto pelo Manual de Redação da Presidência da República, que estudamos acima. Primeiro, precisamos identificar para quem esse decreto se aplica. Vejamos o que diz o texto:
“§ 2º Aplica-se o disposto neste Decreto:
I - aos servidores públicos ocupantes de cargo efetivo;
II - aos militares das Forças Armadas ou das forças auxiliares;
III - aos empregados públicos;
IV - ao pessoal temporário;
V - aos empregados, aos conselheiros, aos diretores e aos presidentes de empresas públicas e sociedades de economia mista;
VI - aos empregados terceirizados que exercem atividades diretamente para os entes da administração pública federal;
VII - aos ocupantes de cargos em comissão e de funções de confiança;
VIII - às autoridades públicas de qualquer nível hierárquico, incluídos os Ministros de estado; e
IX - ao Vice-Presidente e ao Presidente da República."
Na 3ª edição do Manual já havia a vedação do tratamento “ilustre", “ilustríssimo", “digno" ou “digníssimo", “respeitável" ou “doutor". Agora, este decreto ampliou para “Vossa Excelência", “Vossa Senhoria", “Excelentíssimo Senhor". Veja:
“Art.3º É vedado na comunicação com agentes públicos federais o uso das formas de tratamento, ainda que abreviadas:
I – Vossa Excelência ou Excelentíssimo;
II – Vossa Senhoria;
III – Vossa Magnificência;
IV – doutor;
V – ilustre ou ilustríssimo;
VI – digno ou digníssimo; e
VII – respeitável."
Sobre o pronome de tratamento adequado, o decreto afirma:
“Art. 2º O único pronome de tratamento utilizado na comunicação com agentes públicos federais é “senhor", independentemente do nível hierárquico, da natureza do cargo ou da função ou da ocasião.
Parágrafo único. O pronome de tratamento é flexionado para o feminino e para o plural."
Diante do exposto, verificamos que a Presidência da República decide vedar o uso de todos os pronomes de tratamento listados acima nas comunicações orais e escritas entre agentes públicos federais de vários níveis. Significa dizer que vale para ofícios e cerimônias. Também é importante observar que o quadro que dispõe dos pronomes de tratamento no Manual de Redação da Presidência da República e que foi apresentado no início desta aula tornou-se parcialmente sem efeito, uma vez que contempla vários agentes do executivo.
Sem essa obrigação, o decreto orienta que se use como forma de tratamento somente a palavra “senhor", para todos/as, inclusive para o presidente e o vice-presidente da República. No decreto também é esclarecido que isso se aplica ao conteúdo das comunicações e aos envelopes de endereçamento. Sobre este aspecto, o decreto afirma:
“Art. 4º O endereçamento das comunicações dirigidas a agentes públicos federais não conterá pronome de tratamento ou o nome do agente público.
Parágrafo único. Poderão constar o pronome de tratamento, na forma deste Decreto, e o nome do destinatário nas hipóteses de:
I - a mera indicação do cargo ou da função e do setor da administração ser insuficiente para a identificação do destinatário; ou
II - a correspondência ser dirigida à pessoa de agente público específico."
O decreto também discorre sobre a previsão de uma possível retaliação, de que alguns agentes públicos possam querer se valer. Tal previsão se encontra no parágrafo 1º do artigo 3º:
“§ 1º O agente público federal que exigir o uso dos pronomes de tratamento de que trata o caput, mediante invocação de normas especiais referentes ao cargo ou carreira, deverá tratar o interlocutor do mesmo modo."
Assim, se algum agente público entender que não foi abarcado por tal decreto e exigir tratamento diferenciado, deverá se dirigir ao interlocutor com o mesmo tratamento.
Por fim, é importante também apresentar a quem o decreto não se aplica:
“§ 3º Este Decreto não se aplica:
I - às comunicações entre agentes públicos federais e autoridades estrangeiras ou de organismos internacionais; e
II - às comunicações entre agentes públicos da administração pública federal e agentes públicos do Poder Judiciário, do Poder Legislativo, do Tribunal de Contas, da Defensoria Pública, do Ministério Público ou de outros entes federativos, na hipótese de exigência de tratamento especial pela outra parte, com base em norma aplicável ao órgão, à entidade ou aos ocupantes dos cargos."
Diante do exposto, o que podemos entender da decisão da Presidência da República é o seguinte: deverão seguir o decreto os órgãos que fazem parte do Poder Executivo (subordinados à Presidência da República), por isso os militares estão incluídos. Mas, o Legislativo (Câmara, Senado e outros) e o Judiciário (Supremo Tribunal Federal e demais) não precisarão agir de acordo com o mesmo.
Signatário: Cargos interinos e substituto.
Na identificação do signatário, é possível utilizar os termos interino e substituto, depois do nome do cargo. Este deve ser utilizado para aquele que foi designado para exercer as atribuições de cargo público vago ou no caso de afastamento e impedimentos legais ou regulamentares do titular; já aquele é denominado como tal quando nomeado para ocupar transitoriamente cargo público durante a vacância.
Signatárias do sexo feminino
Na identificação do signatário, o cargo ocupado por pessoa do sexo feminino deve ser flexionado no gênero feminino.
Exemplos: Ministra da Educação.
Grafia de cargos compostos.
Os cargos compostos por duas palavras recebem o hífen nos seguintes casos:
• cargos formados pelo adjetivo “geral": diretor-geral;
• postos e gradações da diplomacia: primeiro-secretário;
• postos da hierarquia militar: tenente-coronel;
• cargos que denotam hierarquia dentro de uma empresa: diretor-adjunto;
• cargos formados por numerais: primeira-dama;
• cargos formados com os prefixos “ex" ou “vice": ex-presidente, vice-governador.
Vocativo.
O vocativo é uma invocação ao destinatário. Ele deve ser sempre seguido de vírgula. Abaixo as regras para o uso do vocativo:
• Em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder, devem ser utilizadas a expressão Excelentíssimo Senhor ou Excelentíssima Senhora, seguidos de vírgula.
• As demais autoridades, receberão o vocativo Senhor ou Senhora seguido do cargo respectivo.
• Para comunicação com particular, pode-se utilizar o vocativo de três formas:
- Senhor ou Senhora seguida da forma utilizada pela instituição para referir-se ao interlocutor (Senhor Beneficiário,);
- Senhor ou Senhora seguida do nome do particular (Senhora Maria,);
- utilizar apenas o vocativo “Prezado senhor," ou “Prezada Senhora,".
O uso de Digníssimo e de Ilustríssimo está abolido em comunicações oficiais.
O Decreto nº 9.758, de 11 de abril de 2019
A partir de 1º de maio de 2019, entrou em vigor o Decreto nº 9.758, que dispõe sobre a forma de tratamento e de endereçamento nas comunicações com agentes públicos do poder executivo. Dessa forma, trataremos a partir de agora sobre o que muda especificamente nas comunicações oficiais com relação ao exposto pelo Manual de Redação da Presidência da República, que estudamos acima. Primeiro, precisamos identificar para quem esse decreto se aplica. Vejamos o que diz o texto:
“§ 2º Aplica-se o disposto neste Decreto:
I - aos servidores públicos ocupantes de cargo efetivo;
II - aos militares das Forças Armadas ou das forças auxiliares;
III - aos empregados públicos;
IV - ao pessoal temporário;
V - aos empregados, aos conselheiros, aos diretores e aos presidentes de empresas públicas e sociedades de economia mista;
VI - aos empregados terceirizados que exercem atividades diretamente para os entes da administração pública federal;
VII - aos ocupantes de cargos em comissão e de funções de confiança;
VIII - às autoridades públicas de qualquer nível hierárquico, incluídos os Ministros de Estado; e
IX - ao Vice-Presidente e ao Presidente da República."
Na 3ª edição do Manual já havia a vedação do tratamento “ilustre", “ilustríssimo", “digno" ou “digníssimo", “respeitável" ou “doutor". Agora, este decreto ampliou para “Vossa Excelência", “Vossa Senhoria", “Excelentíssimo Senhor". Veja:
“Art. 3º É vedado na comunicação com agentes públicos federais o uso das formas de tratamento, ainda que abreviadas:
I – Vossa Excelência ou Excelentíssimo;
II – Vossa Senhoria;
III – Vossa Magnificência;
IV – doutor;
V – ilustre ou ilustríssimo;
VI – digno ou digníssimo; e
VII – respeitável."
Sobre o pronome de tratamento adequado, o decreto afirma:
“Art. 2º O único pronome de tratamento utilizado na comunicação com agentes públicos federais é “senhor", independentemente do nível hierárquico, da natureza do cargo ou da função ou da ocasião.
Parágrafo único. O pronome de tratamento é flexionado para o feminino e para o plural."
Diante do exposto, verificamos que a Presidência da República decide vedar o uso de todos os pronomes de tratamento listados acima nas comunicações orais e escritas entre agentes públicos federais de vários níveis. Significa dizer que vale para ofícios e cerimônias. Também é importante observar que o quadro que dispõe dos pronomes de tratamento no Manual de Redação da Presidência da República e que foi apresentado no início desta aula tornou-se parcialmente sem efeito, uma vez que contempla vários agentes do executivo.
Sem essa obrigação, o decreto orienta que se usecomo forma de tratamento somente a palavra “senhor", para todos/as, inclusive para o presidente e o vice-presidente da República. No decreto também é esclarecido que isso se aplica ao conteúdo das comunicações e aos envelopes de endereçamento. Sobre este aspecto, o decreto afirma:
“Art. 4º O endereçamento das comunicações dirigidas a agentes públicos federais não conterá pronome de tratamento ou o nome do agente público.
Parágrafo único. Poderão constar o pronome de tratamento, na forma deste Decreto, e o nome do destinatário nas hipóteses de:
I - a mera indicação do cargo ou da função e do setor da administração ser insuficiente para a identificação do destinatário; ou
II - a correspondência ser dirigida à pessoa de agente público específico."
O decreto também discorre sobre a previsão de uma possível retaliação, de que alguns agentes públicos possam querer se valer. Tal previsão se encontra no parágrafo 1º do artigo 3º:
“§ 1º O agente público federal que exigir o uso dos pronomes de tratamento de que trata o caput, mediante invocação de normas especiais referentes ao cargo ou carreira, deverá tratar o interlocutor do mesmo modo."
Assim, se algum agente público entender que não foi abarcado por tal decreto e exigir tratamento diferenciado, deverá se dirigir ao interlocutor com o mesmo tratamento.
Por fim, é importante também apresentar a quem o decreto não se aplica:
“§ 3º Este Decreto não se aplica
I - às comunicações entre agentes públicos federais e autoridades estrangeiras ou de organismos internacionais; e
II - às comunicações entre agentes públicos da administração pública federal e agentes públicos do Poder Judiciário, do Poder Legislativo, do Tribunal de Contas, da Defensoria Pública, do Ministério Público ou de outros entes federativos, na hipótese de exigência de tratamento especial pela outra parte, com base em norma aplicável ao órgão, à entidade ou aos ocupantes dos cargos."
Diante do exposto, o que podemos entender da decisão da Presidência da República é o seguinte: deverão seguir o decreto os órgãos que fazem parte do Poder Executivo (subordinados à Presidência da República), por isso os militares estão incluídos. Mas, o Legislativo (Câmara, Senado e outros) e o Judiciário (Supremo Tribunal Federal e demais) não precisarão agir de acordo com o mesmo.
O Padrão Ofício - Aviso e Ofício
O Padrão Ofício compreende o ofício, o aviso e o memorando. São considerados “padrão” porque dividem uma diagramação única, com o propósito de uniformizá-los. 
Aviso e ofício são comunicações oficiais iguais. O que difere uma da outra é que enquanto o aviso é expedido apenas por Ministros de Estado para autoridades de mesma hierarquia, o ofício é expedido para e pelas demais autoridades.
Os dois documentos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si. No caso do ofício, é considerado também com particulares.
Quanto à forma e à estrutura, aviso e ofício seguem o modelo do padrão ofício, com vocativo seguido de vírgula (ver 2.1. Emprego dos Pronomes de Tratamento).
Deve constar no cabeçalho ou rodapé do ofício as seguintes informações do remetente: 1. Nome do órgão ou setor; 2. Endereço postal; 3. Telefone e endereço de correio eletrônico.
Observe os dois documentos. Veja que ambos respeitam a marcação de espaços estabelecidos em 3.2. Diagramação. No ofício os parágrafos são numerados e o uso do vocativo respeitado. No aviso os parágrafos não são numerados.
3 Exemplos de ofício e aviso retirados do Manual de Redação da Presidência da República, versão PDF.
Exemplo de Ofício.
 Exemplo de Aviso
Memorando.
O Padrão Ofício compreende o ofício, o aviso e o memorando. São considerados “padrão” porque dividem uma diagramação única, com o propósito de uniformizá-los.
O memorando é usado entre unidades administrativas de um mesmo órgão. É uma comunicação interna, e as unidades podem estar em um mesmo nível hierárquico ou em níveis diferentes. O que caracteriza o documento é sua agilidade, e para isso os processos burocráticos para a tramitação da comunicação devem ser simples. Ele pode ser usado para projetos, ideias, diretrizes, entre outros, que podem ser adotados por um setor do serviço público.
É importante que os despachos ao memorando sejam dados no próprio documento, a fim de evitar desperdício quanto ao número de comunicações. No caso de falta de espaço para este procedimento, deve-se adicionar folha de continuação. O resultado é um processo simplificado, assegurando maior transparência à tomada de decisões, e permite ter conhecimento do andamento da matéria tratada no memorando.
O memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que o destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. Em vez de “A Sua Excelência o Senhor”, usamos “Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração” ou ainda como exemplo “Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos”.
Não esqueça de que são usados 3 cm de largura, no mínimo, na margem lateral e 1,5 cm na margem lateral direita.
Exemplo de Memorando.
Partes do documento no Padrão Ofício.
O ofício, o aviso e o memorando eram três tipos de expedientes que se diferenciavam mais pela finalidade do que pela forma. Nesse sentido, a nova edição de 2018 do Manual de Redação da Presidência da República, com o objetivo de uniformizá-los, passou a adotar nomenclatura e diagramação únicas, passando a chamar apenas “padrão ofício".
Dessa forma, a partir de agora estudaremos a estrutura do padrão ofício de acordo com a ordem com que cada elemento aparece no documento oficial. Vamos lá!
Cabeçalho
Esse elemento é utilizado apenas na primeira página do documento, centralizado na área determinada pela formatação. Nele deverão constar os seguintes elementos:
• brasão de Armas da República: no topo da página. Marca da instituição deve ser evitado na correspondência oficial para não se sobrepor ao brasão;
• nome do órgão principal;
• nomes dos órgãos secundários, quando necessários, da maior para a menor hierarquia; e
• espaçamento: entrelinhas simples (1,0).
Exemplo:
Identificação do expediente
A identificação dos documentos oficiais deve ser composta por:
• nome do documento: tipo de expediente por extenso, com todas as letras maiúsculas;
• identificação de numeração: abreviatura da palavra “número", padronizada como Nº;
• informações do documento: número, ano (com quatro dígitos) e siglas usuais do setor que expede o documento, da menor para a maior hierarquia, separados por barra (/); e
• alinhamento: à margem esquerda da página.
Exemplo: 
Local e data do documento
O conteúdo na grafia das datas de um documento deve constar da seguinte forma:
• composição: local e data do documento;
• informação de local: nome da cidade onde foi expedido o documento, seguido de vírgula. Não se deve utilizar a sigla da unidade da federação depois do nome da cidade;
• dia do mês: em numeração ordinal, se for o primeiro dia do mês, e em numeração cardinal para os demais dias do mês. Não se deve utilizar zero à esquerda do número que indica o dia do mês;
• nome do mês: deve ser escrito com inicial minúscula;
• pontuação: coloca-se ponto-final depois da data; e
• alinhamento: o texto da data deve ser alinhado à margem direita da página.
Exemplo: 
Endereçamento
De acordo com o apresentado pelo Manual de Redação da Presidência da República, esse elemento é a parte do documento que informa quem receberá o expediente. Ele é composto pelas seguintes partes:
• Vocativo: na forma de tratamento adequada para quem receberá o expediente, conforme estudado na aula “as comunicações oficiais", em “pronomes de tratamento";
• nome: nome do destinatário do expediente;
• cargo: cargo do destinatário do expediente;
• endereço: endereço postal de quem receberá o expediente, dividido em duas linhas:
 primeira linha: informação da localidade/logradouro do destinatário ou, no caso de ofício ao mesmo órgão, informação do setor;
 segunda linha: CEP e cidade/unidade da federação, separados por espaço simples. Na separação entrecidade e unidade da federação pode ser substituída a barra pelo ponto ou pelo travessão. No caso de ofício ao mesmo órgão, não é obrigatória a informação do CEP, podendo ficar apenas a informação da cidade/unidade da federação; e
• alinhamento: à margem esquerda da página.
De acordo ainda com o referido Manual, o pronome de tratamento no endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Excelência terá a seguinte forma: “A Sua Excelência o Senhor" ou “A Sua Excelência a Senhora".
Quando o tratamento for Vossa Senhoria, o endereçamento a ser empregado é “Ao Senhor" ou “À Senhora".
Entretanto, o Decreto nº 9.758, de 11 de abril de 2019, modificou o pronome de tratamento que deve ser usado no endereçamento das correspondências oficiais. Dessa forma, a partir do dia 1º de maio entrou em vigência a seguinte regra:
“Art. 4º O endereçamento das comunicações dirigidas a agentes públicos federais não conterá pronome de tratamento ou o nome do agente público.
Parágrafo único. Poderão constar o pronome de tratamento, na forma deste Decreto, e o nome do destinatário nas hipóteses de:
I - a mera indicação do cargo ou da função e do setor da administração ser insuficiente para a identificação do destinatário; ou
II - a correspondência ser dirigida à pessoa de agente público específico."
Dessa forma, toda a orientação que o Manual apresenta sobre o endereçamento e o pronome de tratamento a ser utilizado nele deve ser desconsiderado, pois o que está em vigor neste momento é o que o decreto apresenta.
Assunto
Nessa parte deve ser apresentada, de forma sucinta, do que trata o documento. Vejamos como ela deve grafada:
• título: a palavra “Assunto" deve anteceder a frase que define o conteúdo do documento, seguida de dois-pontos;
• descrição do assunto: a frase que descreve o conteúdo do documento deve ser escrita com inicial maiúscula, não se deve utilizar verbos e sugere-se utilizar de quatro a cinco palavras;
• destaque: todo o texto referente ao assunto, inclusive o título, deve ser destacado em negrito;
• pontuação: coloca-se ponto-final depois do assunto; e
• alinhamento: à margem esquerda da página.
Exemplo: 
Texto do documento
O texto do documento possui duas padronizações de estrutura diferentes. Vejamos abaixo:
I – nos casos em que não seja usado para encaminhamento de documentos, a estrutura deve ser:
• introdução: em que é apresentado o objetivo da comunicação. Opte por empregar a forma direta: Informo, Solicito;
• desenvolvimento: nessa parte o assunto é detalhado. Caso o texto contenha mais de uma ideia sobre o assunto, cada uma deve ser tratada em parágrafo diferente;
conclusão: nessa parte é afirmada a posição sobre o assunto.
II – quando forem usadas para encaminhamento de documentos, a estrutura deve ser:
introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do documento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a informação do motivo da comunicação, que é encaminhar, indicando a seguir dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatário e assunto de que se trata) e a razão pela qual está sendo encaminhado; e
• desenvolvimento: se o autor da comunicação deseja fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento. Caso contrário, não deve haver tais parágrafos em expediente usado apenas para encaminhamento de documentos.
Tanto na estrutura I quanto na II, o texto do documento deve ser formatado da seguinte forma:
• alinhamento: justificado;
• espaçamento entre linhas: simples;
• parágrafos:
 espaçamento entre parágrafos: de 6 pontos após cada parágrafo;
 recuo de parágrafo: 2,5 cm de distância da margem esquerda;
 numeração dos parágrafos: apenas quando o documento tiver três ou mais parágrafos, desde o primeiro parágrafo. Não se numeram o vocativo e o fecho.
• fonte: Calibri ou Carlito;
 corpo do texto: tamanho 12;
 citações recuadas: tamanho 11;
 notas de rodapé: tamanho 10;
• símbolos: para símbolos não existentes nas fontes indicadas, pode-se utilizar as fontes Symbol e Wingdgings.
Fechos para comunicações
O fecho das comunicações tem como objetivo finalizar o texto e saudar o destinatário. Visando a simplificação e uniformização, o Manual estabelece o emprego de apenas dois fechos para todas as modalidades de comunicação oficial. São eles:
• Para autoridades de hierarquia superior a do remetente, inclusive o Presidente da República:
Respeitosamente,
• Para autoridades de mesma hierarquia, de hierarquia inferior ou demais casos:
Atenciosamente,
As comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras atendem a rito e tradição próprios. O fecho da comunicação deve ser formatado da seguinte maneira:
• alinhamento: alinhado à margem esquerda da página;
• recuo de parágrafo: 2,5 cm de distância da margem esquerda;
• espaçamento entre linhas: simples;
• espaçamento entre parágrafos: de 6 pontos cada parágrafo; e
•não deve ser enumerado. 
Identificação do signatário 
Segundo o padrão, todas as comunicações oficiais devem informar o signatário. A única exceção são as comunicações assinadas pelo Presidente da República. De acordo com o padrão, a identificação deve ser feita apresentando: 
• nome: nome da autoridade que as expede, grafado com letras maiúsculas, sem negrito. Não se usa linha acima do nome do signatário; 
• cargo: cargo da autoridade que expede o documento, redigido apenas com as iniciais maiúsculas. As preposições que liguem as palavras do cargo devem ser grafadas em minúsculas; e
• alinhamento: a identificação do signatário deve ser centralizada na página. 
Exemplo:
Numeração das páginas
A numeração das páginas é obrigatória a partir da segunda página da comunicação. Além disso, ela deve ser centralizada na página e estar de acordo com a formação abaixo:
•posição: no rodapé do documento, ou acima da área de 2 cm da margem inferior; e
•fonte: Calibri ou Carlito.
Diagramação
Formatação e Apresentação
Os documentos do Padrão Ofício devem obedecer à seguinte formatação:
• tamanho do papel: A4 (29,7 X 21 cm); 
• margem lateral esquerda: no mínimo, 3 cm de largura; 
• margem lateral direita: 1,5 cm; 
• margens superior e inferior: 2 cm; 
• área de cabeçalho: na primeira página, 5 cm a partir da margem superior do papel; 
• área de rodapé: nos 2 cm da margem inferior do documento; 
• impressão: pode ocorrer em ambas as faces do papel. Nesse caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (margem espelho); 
• cores: os textos devem ser impressos na cor preta em papel branco. O uso de cores deve ser usado apenas nas impressões de gráficos e ilustrações; 
• destaques: para destaques deve-se utilizar, sem abuso, o negrito. Devem ser evitados destaques com o uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a sobriedade e a padronização do documento; 
• palavras estrangeiras: dever ser grafadas em itálico; 
• arquivamento: todos os documentos elaborados devem ter arquivo o arquivo de texto preservado para futuras consultas ou aproveitamento de trechos em casos equivalentes. Deve ser utilizado, preferencialmente, formato de arquivo que possa ser lido e editado pela maioria dos editores de texto utilizados no serviço público, tais como DOCX, ODT ou RTF; 
• nome do arquivo: para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira: tipo do documento + ano do documento (com 4 dígitos) + palavras-chave do conteúdo.
Exemplo: 
Tipos de documentos
Variações dos documentos oficiais
O Manual de Redação da Presidência da República determina que os documentos oficiais podem ser identificados de acordo com algumas possíveis variações. São elas:
• [NOME DO EXPEDIENTE] + CIRCULAR: Quando um órgão envia o mesmo expediente para mais de um órgão receptor. A sigla na epígrafe será apenas do órgão remetente.
• [NOME DO EXPEDIENTE] + CONJUNTO: Quando mais de órgão envia, conjuntamente, o mesmo expediente paraum único órgão receptor. As siglas dos órgãos remetentes constarão na epígrafe.
• [NOME DO EXPEDIENTE] + CONJUNTO CIRCULAR: Quando mais de um órgão envia, conjuntamente, o mesmo expediente para mais de um órgão receptor. As siglas dos órgãos remetentes constarão na epígrafe. 
Exemplo: 
Exposição de Motivos
Definição e finalidade
Exposição de motivos (EM) é o expediente dirigido ao Presidente da República ou ao Vice-Presidente para:
• propor alguma medida;
• submeter projeto de ato normativo à sua consideração; ou
• informá-lo de determinado assunto.
A exposição de motivos é dirigida ao Presidente da República por um Ministro de Estado. Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um ministério, a exposição de motivos será assinada por todos os ministros envolvidos, sendo, por essa razão, chamada de interministerial.
Independentemente de ser uma EM com apenas um autor ou uma EM interministerial, a sequência numérica das exposições de motivos é única. A numeração começa e termina dentro de um mesmo ano civil.
Forma e estrutura
As exposições de motivos devem, obrigatoriamente:
• apontar, na introdução: o problema que demanda a adoção da medida ou do ato normativo proposto; ou informar ao Presidente da República algum assunto;
• indicar, no desenvolvimento: a razão de aquela medida ou de aquele ato normativo ser o ideal para se solucionar o problema e as eventuais alternativas existentes para equacioná-lo; ou fornecer mais detalhes sobre o assunto informado, quando for esse o caso; e
• na conclusão: novamente, propor a medida a ser tomada ou o ato normativo a ser editado para solucionar o problema; ou apresentar as considerações finais no caso de EMs apenas informativas.
Quando as exposições de motivos encaminham proposições normativas, devem seguir o prescrito no Decreto nº 9.191, de 1º de novembro de 2017. Em síntese, devem ser instruídas com parecer jurídico e parecer de mérito que permitam a adequada avaliação da proposta.
O atendimento dos requisitos do Decreto nº 9.191, de 2017, nas exposições de motivos que proponham a edição de ato normativo, tem como propósito:
• permitir a adequada reflexão sobre o problema que se busca resolver;
• ensejar avaliação das diversas causas do problema e dos efeitos que podem ter a adoção da medida ou a edição do ato, em consonância com as questões que devem ser analisadas na elaboração de proposições normativas no âmbito do Poder Executivo;
• conferir transparência aos atos propostos;
• resumir os principais aspectos da proposta; e
• evitar a devolução a proposta de ato normativo para complementação ou reformulação da proposta.
A exposição de motivos é a principal modalidade de comunicação dirigida ao Presidente da República pelos ministros. Além disso, pode, em certos casos, ser encaminhada cópia ao Congresso Nacional ou ao Poder Judiciário.
Sistema de Geração e Tramitação de Documentos Oficiais (Sidof)
O Sistema de Geração e Tramitação de Documentos Oficiais (Sidof) é a ferramenta eletrônica utilizada para a elaboração, a redação, a alteração, o controle, a tramitação, a administração e a gerência das exposições de motivos com as propostas de atos a serem encaminhadas pelos Ministérios à Presidência da República.
Ao se utilizar o Sidof, a assinatura, o nome e o cargo do signatário são substituídos pela assinatura eletrônica, que informa o nome do ministro que assinou a exposição de motivos e do consultor jurídico que assinou o parecer jurídico da Pasta.
Tipos de Documentos
Mensagem
Definição e finalidade
É o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos. São mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar fato da Administração Pública; para expor o plano de governo por ocasião da abertura de sessão legislativa; submeter ao Congresso Nacional matérias que dependam da decisão de suas Casas; para apresentar veto; e para fazer e agradecer comunicações que sejam do interesse dos poderes públicos e da Nação.
Os Ministérios podem encaminhar a minuta de mensagem à Presidência da República, cujas assessorias se encarregarão da redação final.
As mensagens mais usuais do Poder Executivo ao Congresso Nacional têm as seguintes finalidades:
• Encaminhar proposta de emenda constitucional, de projeto de lei ordinária, complementar e os que compreendem plano plurianual, diretrizes orçamentárias, orçamentos anuais e créditos adicionais:
Os projetos de lei ordinária ou complementar são enviados em regime normal (Constituição, art. 61) ou de urgência (Constituição, art. 64, parágrafos 1º a 4º). O projeto pode ser encaminhado sob o regime normal e logo depois ser objeto de nova mensagem, com solicitação de urgência.
Nos dois casos a mensagem se dirige aos Membros do Congresso Nacional, porém é encaminhada com ofício do Ministro de Estado Chefe da Casa Civil da Presidência da República ao Primeiro-Secretário da Câmara dos Deputados, para a tramitação se inicie (Constituição, art. 64, caput).
Nos projetos de lei financeira (plano plurianual, diretrizes orçamentárias, orçamentos anuais e créditos adicionais), as mensagens de encaminhamento se dirigem aos Membros do Congresso Nacional, e os avisos são endereçados ao Primeiro Secretário do Senado Federal. O artigo 166 da Constituição impõe a deliberação congressual sobre as leis financeiras em sessão conjunta, mais precisamente, “na forma do regimento comum". À frente da Mesa do Congresso Nacional está o Presidente do Senado Federal (Constituição, art. 57, parágrafo 5º), que comanda as sessões conjuntas.
Quanto aos projetos de lei que compreendem plano plurianual, diretrizes orçamentárias, orçamentos anuais e créditos adicionais, as mensagens de encaminhamento dirigem-se aos membros do Congresso Nacional, e os respectivos ofícios são endereçados ao Primeiro-Secretário do Senado Federal. A razão é que o art. 166 da Constituição impõe a deliberação congressual em sessão conjunta, mais precisamente, “na forma do regimento comum". E, à frente da Mesa do Congresso Nacional, está o Presidente do Senado Federal (Constituição, art. 57, § 5°), que comanda as sessões conjuntas.
• Encaminhamento de medida provisória:
O Presidente da República encaminha mensagem ao Congresso, dirigida aos seus Membros, com ofício para o Primeiro Secretário do Senado Federal, juntando cópia da medida provisória. ? Indicação de autoridades: As mensagens que sujeitam ao Senado Federal a indicação de pessoas para ocuparem determinados cargos têm em vista que a Constituição, incisos III e IV do caput do art. 52, atribui àquela Casa do Congresso Nacional competência privativa para aprovar a indicação.
O curriculum vitae do indicado, assinado, com a informação do número de Cadastro de Pessoa Física, acompanha a mensagem.
• Pedido de autorização para o Presidente ou o Vice-Presidente da República se ausentarem do País por mais de 15 dias:
A autorização é da competência privativa do Congresso Nacional, e trata-se de exigência constitucional (Constituição, artigo 49, caput, III e 83). Quando a ausência é inferior a 15 dias o Presidente da República faz uma comunicação a cada Casa do Congresso, enviando mensagens idênticas a cada uma.
• Encaminhamento de atos de concessão e renovação de concessão de emissoras de rádio e TV:
A obrigação de submeter os atos ao Congresso Nacional consta no inciso XII do caput do artigo 49 da Constituição. Somente produzirão efeitos legais a outorga ou renovação da concessão após deliberação do Congresso Nacional (Constituição, artigo 223, parágrafo 3º). Não cabe pedir na mensagem a urgência prevista no artigo 64 da Constituição, visto que o primeiro parágrafo do artigo 223 já define o prazo da tramitação. Acompanha também a mensagem o correspondente processo administrativo.
• Encaminhamento das contas referentes ao exercício anterior:
O Presidente da República tem o prazo de sessenta dias após a abertura da sessão legislativa para enviar ao Congresso Nacional as contas referentes ao exercício anterior (Constituição, artigo 84, caput, inciso XXIV), para exame e parecer da ComissãoMista permanente (Constituição, artigo 166, primeiro parágrafo), sob pena de a Câmara dos Deputados realizar a tomada de contas (Constituição, artigo 51, II), em procedimento disciplinado no artigo 215 do seu Regimento Interno. 
• Mensagem de abertura da sessão legislativa: 
Esta mensagem deve conter o plano de governo, exposição sobre a situação do País e solicitação de providências que julgar necessárias (segundo Constituição, artigo 84, inciso XI).
O Chefe da Casa Civil da Presidência da República deve ser o portador da mensagem. Difere-se das demais porque vai encadernada e distribuída a todos os congressistas em forma de livro.
• Comunicação de sanção (com restituição de autógrafos):
Esta mensagem é dirigida aos Membros do Congresso Nacional, encaminhada por ofício ao Primeiro-Secretário da Casa onde se originaram os autógrafos. Nesta mensagem se informa o número que tomou a lei e se restituem dois exemplares dos três autógrafos recebidos, nos quais o Presidente da República terá anexado o despacho de sanção.
• Comunicação de veto:
A mensagem, dirigida ao Presidente da República (Constituição, artigo 66, primeiro parágrafo), informa sobre a decisão de vetar, se o veto é parcial, quais as disposições vetadas, e as razões do verto. O texto é publicado no Diário Oficial da União, ao contrário das demais mensagens, cuja publicação se restringe à notícia do seu envio ao Poder Legislativo.
• Outras mensagens remetidas ao Legislativo:
- Apreciação de intervenção federal (Constituição, art. 66, §2º); 
- Encaminhamento de atos internacionais que acarretam encargos ou compromissos gravosos (Constituição, artigo 49, I); 
- Pedido de estabelecimento de alíquotas aplicáveis às operações e prestações interestaduais e de exportação (Constituição, artigo 155, segundo parágrafo, IV); 
- Proposta de fixação de limites globais para o montante da dívida consolidada (Constituição, artigo 52, VI); 
- Pedido de autorização para operações financeiras externas (Constituição, artigo 52, V); 
- Convocação extraordinária do Congresso Nacional (Constituição, artigo 57, parágrafo 6º); 
- Pedido de autorização para exonerar o Procurador-Geral da República (artigo 52, XI e 128, segundo parágrafo);
- Pedido de autorização para declarar guerra e decretar mobilização nacional (Constituição, artigo 84, XIX); 
- Pedido de autorização ou referendo para celebrar a paz (Constituição, artigo 84, XX); 
- Justificativa para decretação do estado de defesa ou de sua prorrogação (Constituição, artigo 136, quarto parágrafo); 
- Pedido de autorização para decretar o estado de sítio (Constituição, artigo 137); 
- Relato das medidas praticadas na vigência do estado de sítio ou de defesa (Constituição, artigo 141, parágrafo único); 
- Proposta de modificação de projetos de leis financeiras (Constituição, artigo 166, parágrafo quinto);
- Pedido de autorização para utilizar recursos que ficarem sem despesas correspondentes, em decorrência de veto, emenda ou rejeição do projeto de lei orçamentária anual (Constituição, artigo 166, parágrafo oitavo); 
- Pedido de autorização para alienar ou conceder terras públicas com área superior a 2.500 hectares (Constituição, artigo 188, parágrafo primeiro), entre outros.
Forma e estrutura
As mensagens contêm:
• brasão: timbre em relevo branco 44;
• identificação do expediente: MENSAGEM Nº, alinhada à margem esquerda, no início do texto;
• vocativo: alinhado à margem esquerda, de acordo com o pronome de tratamento e o cargo do destinatário, com o recuo de parágrafo dado ao texto;
• texto: iniciado a 2 cm do vocativo; e
• local e data: posicionados a 2 cm do final do texto, alinhados à margem direita.
A mensagem, como os demais atos assinados pelo Presidente da República, não traz identificação de seu signatário.
Correio eletrônico (e-mail)
O termo e-mail pode ser empregado com três sentidos. Dependendo do contexto, pode significar gênero textual, endereço eletrônico ou sistema de transmissão de mensagem eletrônica.
• Como gênero textual, o e-mail pode ser considerado um documento oficial, assim como o ofício. Portanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial.
• Como endereço eletrônico utilizado pelos servidores públicos, o e-mail deve ser oficial, utilizando-se a extensão “.gov.br", por exemplo.
• Como sistema de transmissão de mensagens eletrônicas, por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de envio e recebimento de documentos na administração pública.
Valor documental
De acordo com a Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, para que o e-mail tenha valor documental, isto é, para que possa ser aceito como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, segundo os parâmetros de integridade, autenticidade e validade jurídica da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICPBrasil.
O destinatário poderá reconhecer como válido o e-mail sem certificação digital ou com certificação digital fora ICP-Brasil; contudo, caso haja questionamento, será obrigatório a repetição do ato por meio documento físico assinado ou por meio eletrônico reconhecido pela ICP-Brasil.
Não é dado ao ente público impor a aceitação de documento eletrônico que não atenda os parâmetros da ICP-Brasil, salvo caso que possua lei específica
Forma e estrutura
Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não interessa definir padronização da mensagem comunicada. No entanto, devem-se observar algumas orientações quanto à sua estrutura.
• No campo “Assunto"
O assunto deve ser o mais claro e específico possível, relacionado ao conteúdo global da mensagem. Deve-se assegurar que o assunto reflita claramente o conteúdo completo da mensagem para que não pareça, ao receptor, que se trata de mensagem não solicitada/lixo eletrônico. Por exemplo, em vez de “Reunião", um assunto mais preciso seria “Agendamento de reunião sobre a Reforma da Previdência".
• Local e data
São desnecessários no corpo da mensagem, uma vez que o próprio sistema apresenta essa informação.
• Saudação inicial/vocativo
O texto deve ser iniciado por uma saudação. Quando endereçado para outras instituições, para receptores desconhecidos ou para particulares, deve-se utilizar o vocativo conforme os demais documentos oficiais, ou seja, “Senhor" ou “Senhora", seguido do cargo respectivo, ou “Prezado Senhor", “Prezada Senhora".
• Fecho
Com o uso do e-mail, popularizou-se o uso de abreviações como “Att.", e de outros fechos, como “Abraços", “Saudações", que, apesar de amplamente usados, não são fechos oficiais e, portanto, não devem ser utilizados em e-mails profissionais. Sendo assim, é importante reforçar que o fecho padrão em comunicações oficiais é “Atenciosamente". O correio eletrônico, em algumas situações, aceita uma saudação inicial e um fecho menos formais. No entanto, a linguagem do texto dos correios eletrônicos deve ser formal, como a que se usaria em qualquer outro documento oficial.
• Bloco de texto da assinatura
A sugestão é que todas as instituições da administração pública adotem um padrão de texto de assinatura. A assinatura do e-mail deve conter o nome completo, o cargo, a unidade, o órgão e o telefone do remetente.
• Anexos
A possibilidade de anexar documentos, planilhas e imagens de diversos formatos é uma das vantagens do e-mail. A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre o conteúdo do anexo.
Antes de enviar um anexo, é preciso avaliar se ele é realmente indispensável e se seria possível colocá-lo no corpo do correio eletrônico.
Deve-se evitar o tamanho excessivo e o reencaminhamento de anexos nas mensagens de resposta.
Os arquivos anexados devem estar em formatos usuais e que apresentem poucos riscos de segurança. Quando se tratar de documento ainda em discussão, os arquivos devem, necessariamente, ser enviados, em formato que possa ser editado.
• Recomendações
- Sempre que necessário, deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura. Caso não esteja disponível, deveconstar da mensagem pedido de confirmação de recebimento;
- Apesar da imensa lista de fontes disponíveis nos computadores, mantêm-se a recomendação de tipo de fonte, tamanho e cor dos documentos oficiais: Calibri ou Carlito, tamanho 12, cor preta;
- Fundo ou papéis de parede eletrônicos não devem ser utilizados, pois não são apropriados para mensagens profissionais, além de sobrecarregar o tamanho da mensagem eletrônica;
- A mensagem do correio eletrônico deve ser revisada com o mesmo cuidado com que se revisam outros documentos oficiais;
- O texto profissional dispensa manifestações emocionais. Por isso, ícones e emoticons não devem ser utilizados;
- Os textos das mensagens eletrônicas não podem ser redigidos com abreviações como “vc", “pq", usuais das conversas na internet, ou neologismos, como “naum", “eh", “aki";
- Não se deve utilizar texto em caixa alta para destaques de palavras ou trechos da mensagem, pois denota agressividade de parte do emissor da comunicação.
- Deve ser evitado o uso de imagens no corpo do e-mail, inclusive das Armas da República Federativa do Brasil e de logotipos do ente público junto ao texto da assinatura.
- Não devem ser remetidas mensagem com tamanho total que possa exceder a capacidade do servidor do destinatário.