3_Organização Sistemas Métodos_3

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UNIDADE 3 - PLANEJAMENTO
TÓPICO 1 
DIAGNÓSTICO ADMINISTRATIVO
Organização, Sistema & Métodos
INTRODUÇÃO
Como o próprio nome já expressa, é o diagnóstico que vai apresentar um “Raio X” da situação atual da organização. Conhecendo essa situação, são definidos o objeto do planejamento, suas metas e objetivos. Ou seja, trata-se de um conjunto de ações e análises que podem auxiliar os gestores na avaliação da organização. 
Nessa etapa, é possível detectar seus pontos fortes e fracos, oportunidades e ameaças, sendo possível identificar e, até mesmo, prevenir problemas, bem como encontrar soluções. A primeira etapa de qualquer metodologia de planejamento é o diagnóstico, pois não é possível planejar sem saber como é, e ou está a instituição. 
ETAPAS DE UM PLANEJAMENTO
DIAGNÓSTICO: QUESTÕES INICIAIS
Diagnóstico é um dimensionamento ou uma avaliação que se faz sobre o estado atual de uma organização com a formulação de estrutura de referência, com nível de descrição o mais detalhado possível, que demonstre o estado presente. 
Em outras palavras, um diagnóstico é uma análise da situação em que se encontra uma organização num determinado momento.
Para a elaboração de um diagnóstico, faz-se necessário coletar dados objetivos que nos propiciem maior conhecimento da estrutura organizacional, bem como identificar variáveis e os campos de atuação.
OBJETIVOS DO DIAGNÓSTICO
PROCESSO DE SENSIBILIZAÇÃO
A liderança envolve o trabalho com pessoas e diz respeito à capacidade de os gestores dirigirem, influenciarem e motivarem os membros da equipe de trabalho para realizarem as tarefas necessárias. 
O planejamento, prever espaços de sensibilização. Estes podem ocorrer através de reuniões, ou ainda, em parceria com o RH. Podem ser propostas de dinâmicas de grupo que possibilitem a reflexão sobre a necessidade de mudanças, também pode-se promover palestras e workshops motivacionais.
DIAGNÓSTICOS ORGANIZACIONAIS
Um projeto de planejamento tem que estar de acordo com a realidade e especificidades de cada organização. Um exemplo são as Bibliotecas Universitárias, que geralmente não têm autonomia própria e estão subordinadas a outros órgãos da Universidade. 
Logo, mesmo a decisão de realizar um planejamento estratégico desta Biblioteca necessita da aprovação de outra instância decisória.
Quem faz o Diagnóstico?
Existem profissionais especialistas na organização e mediação de um diagnóstico, e mesmo de monitoria e acompanhamento de todo o planejamento estratégico. 
Quando você estiver na função de gestor, é sempre importante citar a seus superiores as diversas possibilidades e/ ou limitações do processo de diagnóstico e posterior planejamento.
Se for uma equipe formada pelos próprios funcionários, esta atividade deve ser oficializada junto à instituição. No caso de instituições públicas, essa função é determinada por portaria. Isso é importante porque, além das funções cotidianas do funcionário, ele também terá que se dedicar a tarefas decorrentes do diagnóstico e precisará ter tempo previsto para isso em sua carga horária.
Elaboração do Diagnóstico Organizacional
 
As estruturas e o funcionamento das unidades de informação devem possibilitar serviços que aportem valor à informação disponibilizada e disseminada a todos os segmentos de usuários. 
Logo gestores e bibliotecários precisam ser capazes de enfrentar o desafio de atender às demandas informacionais da sociedade digital. Para isso, devem atualizar e ampliar não só suas habilidades técnicas em serviços bibliotecários, mas, sobretudo, desenvolver competências e habilidades de gestão.
Trabalhar a estrutura e a análise de objetivos, bem como compreender o ambiente organizacional e planejá-lo, sob enfoque sistêmico, são meios mais eficazes de lidar com problemas organizacionais do que tentar mudar diretamente o comportamento humano e a cultura organizacional.
Análise SWOT em Processos de Diagnósticos
Uma forma de diagnóstico utilizada na maioria das instituições é a SWOT. Criada na década de 1960 na Universidade de Stanford, Califórnia, esta se disseminou e se tornou uma ferramenta fundamental em planejamentos. Esta auxilia na elaboração do planejamento estratégico da organização e proporciona a análise dos ambientes interno (forças e fraquezas) e externo da empresa (oportunidades e ameaças).
PONTOS FORTES, FRACOS E A MELHORAR
Na análise SWOT 
EXEMPLOS DE AMEAÇAS E OPORTUNIDADES EM BIBLIOTECAS
ATIVIDADES
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PAROU AQUI
TÓPICO 2
PLANEJAMENTO DE AÇÕES
 
INTRODUÇÃO
É preciso discutir e definir ações, metas, estratégias e técnicas para que uma unidade de informação cumpra com o seu papel de organização e disseminação da informação.
Com frequentes mudanças internacionais nos planos social, econômico, político, cultural e de avanços tecnológicos, é comum as organizações realizarem planejamento estratégico para definirem seu reposicionamento e construírem novos caminhos a seguir, com vistas a alcançar seus objetivos.
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO, TÁTICO E OPERACIONAL
Existem três níveis de planejamento: estratégico, tático e operacional. Em uma empresa de sucesso, estes três níveis funcionam em conjunto e ocorrem na seguinte ordem: estratégia, tática e operação.
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
É um processo de elaboração de uma estratégia com definição das ações necessárias para alcançar determinados objetivos, configura um processo de gestão para estabelecer objetivos articulados, podendo ser reestruturado conforme as políticas e metas de uma organização visando à melhoria institucional. 
No caso de uma biblioteca, por exemplo, seria uma melhor organização e disseminação da informação, ou seja, melhor atendimento de seus usuários.
CARACTERÍSTICAS DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
METODOLOGIAS DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
Metodologia de Planejamento de Oliveira (1993) foi desenvolvida a partir de informações colhidas pelo autor junto a empresas e consultores organizacionais em eventos e trabalhos de consultoria no Brasil.
Metodologia de Planejamento de Morais (1992) difere da anterior que o desenvolveu para auxiliar pequenas e médias organizações, permitindo a quem o utiliza promover alterações de acordo com as necessidades.
Metodologia de Planejamento de Carlos Matus (1993) Ex-ministro da Economia no Chile, Carlos Matus desenvolveu tal método na perspectiva de gestão de governo.
Metodologia de Planejamento o Método BIM (Barreira – Ideia – Melhoria), sua aplicação adaptada em uma biblioteca especializada em informação jurídica.
METODOLOGIAS DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
Metodologia - Balanced Scorecard (BSC) é uma ferramenta de planejamento estratégico utilizada para o momento de levantamento de estratégias e medidas de desempenho através de indicadores quantificáveis e verificáveis.
Método 5W2H - o método 5W2H se constitui basicamente de um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas pelo corpo funcional da organização, funcionando como um mapeamento destas atividades, sendo estabelecido: o que será feito; quem fará; em qual período de tempo; e em qual área. 
Método Brainstorming - prioriza a quantidade e não a qualidade das ideias. 
APLICAÇÃO DO 5W2H SOBRE O PROCESSO DE AQUISIÇÃO DE ACERVO
 
BRAINSTORMING  
Nessa técnica, deve-se priorizar a quantidade e não a qualidade das ideias, podendo resultar em uma estrutura na qual são feitas rodadas e cada participante deve dar uma ideia ou dizer "passo" ao chegar a sua vez.
PLANEJAMENTO 
MOMENTO TÁTICO-OPERACIONAL
O planejamento tático é mais limitado, em nível departamental, envolvendo às vezes apenas um processo de ponta a ponta. Onde os planos são mais detalhados, o planejamento tático é a decomposição do planejamento estratégico.
O planejamento operacional é de onde saem as ações e metas traçadas pelo nível tático para atingir os objetivos das decisões estratégicas.
MATRIZ SIMPLIFICADA DE MOMENTO TÁCITO
PLANO DE CONTINGÊNCIA
Quando planejamos, também precisamos pensar em gerenciarriscos, tais como: pragas naturais, enchentes ou incêndios (riscos físicos). Já caso de bibliotecas virtuais, os riscos podem ocorrer com a oscilação cultural e tecnológica. (riscos estruturais). Gerenciar riscos é:
Identificar aquilo que pode, em algum momento futuro, afetar a sua empresa, e se preparar para lidar com esses efeitos.
AÇÕES NO PLANO DE CONTINGÊNCIA
ATIVIDADES
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TÓPICO 3 
GERENCIAMENTO
INTRODUÇÃO
Iniciamos com a sensibilização da necessidade de planejamento, junto ao corpo diretivo e funcional da organização; a definição da equipe de planejamento e dos encaminhamentos dos processos formais dentro da instituição; o processo de diagnóstico, com o levantamento da situação atual da organização, através do levantamento de pontos forte e fracos, oportunidades, ameaças. 
E após a definição ou redefinição da missão, visão e valores da organização, bem como do levantamento dos objetivos e desafios e planejamento tático operacional, chegamos ao momento do gerenciamento do planejamento.
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PASSOS PARA O GERENCIAMENTO
INDICADORES
Para Drucker (1962), o acompanhamento deve ser realizado com base nos mesmos indicadores utilizados na hora de se elaborar o planejamento estratégico. Isso permitiria uma revisão de processos continuamente. Destacam-se três tipos de indicadores:
Os Indicadores Estratégicos apontam o futuro, estão ligados à missão, visão e valores. Estes têm prazos mais longos, entre 3 e 5 anos. 
Os Indicadores Táticos estão relacionados às ações de cada área funcional da organização. Compõem um plano de ação que se efetiva em um prazo mais curto que os objetivos estratégicos, mas devem contribuir para ele. 
Os Indicadores Operacionais são de prazo mais curto. Se vinculam diretamente com a operação do dia da organização e com o andamento dos processos. Indicadores operacionais são designados a cada área.
 FERRAMENTAS DE ACOMPANHAMENTO
Em geral, as atividades de gerenciamento podem ser feitas através de análise de relatórios operacionais e financeiros regulares sobre as atividades da organização, bem como tabelas, gráficos comparativos, cronograma de execução das ações definidas, entre outros. 
Dependendo do tipo de organização pode-se fazer uso de recursos como o Gráfico de Gantt, matriz de administração de tempo, matriz decisória, dentre outros.
GRÁFICO DE GANTT
Gráfico de Gantt é uma ferramenta visual para controlar o cronograma de um projeto ou de uma programação de produção, ajudando a avaliar os prazos de entrega e os recursos críticos. Conta com 5 partes principais:
Tempo: o eixo horizontal principal representa o tempo do projeto. Ele pode ser dividido em horas, dias, meses, etc.
Responsáveis: define quem são as pessoas e equipes que serão responsáveis pelas etapas do projeto.
Barras: são distribuídas horizontalmente e representam as tarefas.
Setas: definem quais tarefas dependem da finalização de outras e quais estão diretamente relacionadas.
Objetivos e metas: são marcas no gráfico que definem o final de etapas importantes ou até mesmo o final do projeto. 
Caminho crítico: é a série de tarefas (ou mesmo uma única tarefa) que regula a data de início ou data de término, previamente calculada do projeto.
MATRIZ DE ADMINISTRAÇÃO DE TEMPO
Indicado para orientação de gerenciamento de tempo, tem como base a priorização e organização das atividades, bem como a temporização delas. Serve para organizar as atividades a executar, considerando aquilo que é importante e urgente.
OBA! UNIDADE CONCLUÍDA
ATIVIDADES
Video
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