Noções de administração

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Noções de administração 
 
ORGANIZAÇÃO 
 
É o conjunto articulado e coordenado de pessoas que atuam juntas no sentido de alcançar um objetivo comum. 
 
 As organizações podem ser lucrativas, não lucrativas, governamentais, privadas, não governamentais (ONGs), 
nacionais, multinacionais, mundiais, etc. 
 
 Elas podem ser desdobradas em três níveis, cada qual com seu papel específico: 
 
NÍVEL INSTITUCIONAL OU ESTRATÉGICO: é o nível mais 
elevado e mais periférico da organização. Nele, estão 
o presidente e os diretores do negócio. Esse nível 
está contato direto com o meio ambiente que 
circunda a organização e recebe todos os impactos 
das mudanças e pressões ambientais. Sua atuação é 
global e dimensionada no longo prazo. 
 
NÍVEL INTERMEDIÁRIO: é o nível do meio do campo, 
sendo composto dos executivos que cuidam das diversas áreas ou departamentos da organização. Nele, estão os gerentes 
que cuidam da mediação entre o nível institucional e o nível operacional. Amortece os impactos das influências ambientais 
recebidas pelo nível institucional e oferece ao operacional a estabilidade e a regularidade que são necessárias para a 
continuidade das operações cotidianas do negócio. 
 
NÍVEL OPERACIONAL: é o nível mais baixo e mais internalizado da organização. Em geral, é denominado nível técnico por 
estar focado na tecnologia utilizada pela organização. Nele, estão os supervisores que cuidam para que as tarefas cotidianas 
sejam executadas pelas pessoas. Está dimensionado para o curto prazo, em termos de semanas ou meses, ou seja, para 
o imediato, com foco nas tarefas e operações cotidianas da organização. 
 
 
ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS. 
 
 A estrutura organizacional constitui a forma pela qual as atividades organizacionais são estabelecidas, dividas e 
organizadas. 
Também é importante ressaltar que a organização possui sua estrutura formal, representada pelo organograma, 
o qual permite visualizar os níveis hierárquicos, a cadeia de comando e a divisão de trabalho da organização, e a estrutura 
informal, aquela que se estabelece de forma espontânea, em decorrência das interações dos empregados. 
 
 
CENTRALIZAÇÃO E DESCENTRALIZAÇÃO 
 
 As estruturas organizacionais variam em centralização e descentralização. 
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A centralização concentra a tomada de decisão nos níveis superiores, sendo adequada para organizações pequenas 
e simples. Oferece economia de escala, facilita o gerenciamento de recursos e proporciona controle, eficiência e decisões 
rápidas, mas pode ser lenta. 
 
A descentralização distribui o poder decisório por vários níveis, promovendo agilidade e decisões próximas aos 
fatos. Estimula o "empowerment", aumentando o comprometimento dos funcionários com novas responsabilidades. No 
entanto, pode resultar em falta de uniformidade, duplicação de recursos e maior necessidade de controle e coordenação 
 
 
TIPOS DE ESTRUTURAS 
 
. 
ORGANIZAÇÃO LINEAR: também conhecida como organização de linha, é a 
forma mais simples e antiga de estrutura organizacional. 
 
A designação linear decorre da presença de linhas diretas e únicas 
de autoridade e responsabilidade entre o superior e os subordinados. Essa 
configuração assume a forma de uma pirâmide, na qual cada superior 
recebe e transmite informações por meio de linhas de comunicação 
estritamente definidas. 
 
Resumindo, trata-se de um tipo de estrutura altamente 
centralizado, em que as decisões são todas tomadas por uma autoridade 
máxima, do nível hierárquico mais elevado da organização. Portanto, essa 
autoridade máxima decide sobre várias especialidades diferentes da organização. Indicada para ambientes altamente 
estáveis. 
 
 
ORGANIZAÇÃO FUNCIONAL: adota o princípio da especialização das 
funções, visando separar, distinguir e especializar as tarefas. Este modelo 
busca facilitar as funções através da especialização, mas os resultados 
são consolidados centralmente, operando dentro de um sistema contábil 
único. 
 
 Caracteriza-se pelo fato de cada subordinado reportar-se a mais 
de um chefe, cada um deles na sua área de atuação, não havendo, 
portanto, unidade de comando. Como o próprio nome sugere, esta 
estrutura é caracterizada pela divisão nas funções organizacionais. 
Promove a especialização dos funcionários em suas especialidades, mas 
dificulta a coordenação entre os departamentos e a visualização dos 
objetivos organizacionais. 
 
 
ORGANIZAÇÃO LINHA-STAFF: Também conhecida como organização hierárquica consultiva, surge da integração 
dos modelos de organização linear e funcional. Seu objetivo é potencializar as vantagens desses dois tipos de estruturas, 
enquanto minimiza suas desvantagens. 
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Nela, as posições de linha continuam existindo, representando a 
supervisão direta sobre o funcionário. As posições funcionais assumem 
caráter de staff, ou seja, consultoria, apoio, suporte e recomendações 
relativas à sua área de especialização, sem caráter executório. Ainda, os 
órgãos de staff costumam ficar diretamente ligados à alta administração, 
funcionando como consultores dela em suas respectivas áreas. Tem como 
desvantagem a possibilidade de gerar disputa de autoridade e conflitos 
entre a autoridade de linha e o staff, em decorrência da possível 
ambiguidade de orientações aos subordinados. 
 
 
ADMINISTRAÇÃO 
 
Em sua origem, a palavra Administração significa 
a função que se desenvolve sob o comando de outro, um 
serviço que se presta a outro ou ainda uma atividade que 
se recebe por delegação de outrem. 
 
É o processo de planejar, organizar, dirigir e 
controlar a aplicação das competências e o uso de 
recursos organizacionais a fim de alcançar objetivos de 
maneira simultaneamente eficiente e eficaz. 
 
 
 
 
PLANEJAMENTO: 
 
 Define o que a empresa pretende fazer no futuro e como deverá fazê-lo. Por essa razão, o planejamento constitui 
a primeira função administrativa e define objetivos para o futuro desempenho organizacional, bem como decide sobre os 
recursos e tarefas necessários para alcança-los. 
 Planejar envolve solução de problemas e tomada de decisões quanto a alternativas para o futuro. O planejamento, 
portanto, é o processo de estabelecer objetivos e o curso apropriado para atingi-los. 
 
 
ORGANIZAÇÃO: 
 
A organização visa estabelecer a infraestrutura e os recursos necessários para possibilitar a implementação do 
planejamento, o que reflete como a empresa tenta cumprir os planos. A organização é a função administrativa relacionada 
com a atribuição de tarefas, o agrupamento de tarefas em equipes ou departamentos e a alocação dos recursos 
necessários nessas instâncias. 
É, portanto, o processo de distribuir, arranjar e alocar o trabalho, estabelecer a autoridade e os recursos 
desdobrados entre os órgãos para que possam ajudar a alcançar os objetivos organizacionais. Assim, a organização é o 
processo de engajar as pessoas em um trabalho conjunto, de uma maneira estruturada para alcançar objetivos comuns. 
 
A palavra organização pode apresentar dois sentidos diferentes: 
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1. Organização como um empreendimento social: composto de pessoas que utilizam competências para manipular ou 
aplicar recursos no sentido de alcançar objetivos previamente definidos. 
 
2. Organização como a função administrativa de coordenar e estruturar uma organização social, ou seja, construir 
e manter uma estrutura formal de relacionamentos entre órgãos e pessoas em uma instituição. 
 
 
DIREÇÃO 
 
 A direção representa a implantação daquilo que foi planejado e organizado. Para tanto, a direção é a função 
administrativa que envolve o uso de influência para ativar e motivar as pessoas a alcançar os objetivos organizacionais. 
A direção representa, portanto, o processo de influenciar e orientar as atividades relacionadas às tarefas dos 
diversos membros da equipe ou da organização, como um todo. 
 
 
CONTROLE: 
 
O controle representa o acompanhamento, a monitoração e a avaliação do desempenho organizacional para 
verificar se as ações estão acontecendo deacordo com o que foi planejado, organizado e dirigido. Controle é a função 
administrativa relacionada com a monitoração das atividades, a fim de manter a organização no caminho adequado para o 
alcance dos objetivos e permitir as correções necessárias para atenuar ou corrigir os desvios. 
 O controle, portanto, é o processo de assegurar que as atividades atuais estejam em conformidade com as 
atividades planejadas. 
 
 
No conjunto, as quatro funções administrativas – planejamento, organização, direção e controle – formam o 
processo administrativo. 
Além disso, cada função administrativa depende do nível de atuação do administrador, como mostra a figura abaixo. 
 
 
 
No nível operacional, o administrador trabalha como supervisor de equipes e elabora planos focados no dia a dia 
da empresa, desenha cargos e tarefas por meio de métodos e processos de operação, dirige com a supervisão das 
pessoas e aplica controles operacionais para a gestão do desempenho dos subordinados. 
 
No nível intermediário, o administrador trabalha como gerente de uma unidade organizacional ou departamento e 
elabora o planejamento e decide sobre a alocação de pessoas e recursos (financeiros, materiais e tecnológicos), desenha 
o perfil departamental, estrutura órgãos e equipes e fixa regras e procedimentos de trabalho, dirige as pessoas por meio 
de liderança e motivação, e utiliza controles para avaliar o desempenho departamental. 
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No nível institucional, o administrador trabalha como presidente ou diretor da organização e elabora o planejamento 
estratégico para alcançar objetivos organizacionais, define a estrutura organizacional de toda a empresa, cuida da direção 
global e das políticas gerais do negócio e define os controles globais e a gestão do desempenho global da empresa. 
 
 
ADMINISTRADOR 
 
 Exercício da função administrativa por um membro que integra a estrutura hierárquica de uma organização. 
 
 
HABILIDADES DO ADMINISTRADOR. 
 
Para Katz, o sucesso do administrador depende mais do seu desempenho e da maneiro que lida com pessoas e 
situações do que seus traços particulares de personalidade. 
 Depende daquilo que ele consegue fazer e não daquilo que ele é. Para ele, existem três tipos de habilidades 
importantes para o desempenho administrativo: 
 
HABILIDADES TÉCNICAS: uso do conhecimento e a aplicação de técnicas relacionadas com o trabalho e sua realização. 
Constituem habilidades “hard” e estão relacionadas com o fazer. 
 
HABILIDADES HUMANAS: são relacionadas com o trabalho com pessoas e referem-se à facilidade de relacionamento 
interpessoal e grupal. 
 
HABILIDADES CONCEITUAIS: envolvem a visão da organização como uma totalidade. Estão relacionadas com o pensar, com 
o raciocinar, com o diagnóstico das situações e com a formulação de alternativas de solução dos problemas. 
 
 
 
 
PAPÉIS DO ADMINISTRADOR 
 
 Papel significa um conjunto de expectativas da organização a respeito do comportamento de uma pessoa no seu 
trabalho. Cada papel envolve atividades que cada pessoa é incumbida de realizar. 
 
 Segundo Mintzberg, os dez papéis do administrador são divididos em: 
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PAPÉIS INTERPESSOAIS: representam as relações com outras pessoas e estão relacionados com as habilidades humanas. 
 
PAPÉIS INFORMACIONAIS: descrevem as atividades para manter e desenvolver uma rede de informações. Mostram como 
o administrador intercambia e processa a informação. 
 
PAPÉIS DECISÓRIOS: envolvem eventos e situações em que o administrador deve fazer uma escolha ou opção de cursos 
de ação em função do diagnóstico que faz a respeito. 
 
 
 
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO, TÁTICO E OPERACIONAL 
 
 
ESTRATÉGICO: encontra-se no topo das organizações. É elaborado através de uma profunda análise dos aspectos internos, 
externos, históricos e tendências de mercado, buscando determinar o rumo a ser seguido pela empresa para os próximos 
anos, direcionando ainda a alocação dos recursos necessários. A responsabilidade pela elaboração desse planejamento é da 
alta administração da empresa. 
 
 
TÁTICO: tem objetivos específicos em determinadas áreas da empresa e não na empresa como um todo. Trabalha com 
partes dos objetivos, estratégias e políticas estabelecidas pelo planejamento estratégico. 
 
É elaborado nos níveis organizacionais intermediários, tendo como principal objetivo a utilização eficiente dos 
recursos previamente estabelecidos no plano estratégico. 
 
Compreende prazos mais curtos que o planejamento estratégico, tendo menor abrangência, apresentando riscos 
menores 
 
 
OPERACIONAL: são apresentados os procedimentos básicos a serem adotados, os responsáveis pela implantação e 
execução e os produtos finais esperados, sempre obedecendo a métodos, orçamentos predefinidos e cronogramas. 
 
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 Comparativamente, o planejamento operacional compreende prazos ainda menores, tem menor abrangência, 
apresenta riscos menores e maior flexibilidade em sua execução do que o planejamento tático. 
 
 
CARACTERÍSTICAS ESTRATÉGICO TÁTICO OPERACIONAL 
Prazo Longo Médio Curto 
Amplitude Toda a organização Setor ou departamento Atividades e tarefas 
Nível responsável Alta direção Gerências Supervisores 
Grau de incertezas e riscos Alto Médio Baixo 
Nível de detalhamento Baixo Médio Alto 
Grau de flexibilidade Menos Flexível Flexível Mais flexível