Sistemas Controladoria-estoque

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O que e Sistema?
Sistema é todo processo, conjunto de leis ou conjunto de tarefas que se interligam entre si, visando alcançar algum resultado. Um exemplo dentro do sistema empresa é: o boy é subordinado ao assistente financeiro que é subordinado ao gerente financeiro que é subordinado por sua vez ao Diretor financeiro. Isso é um sistema, funciona como processo de etapas para alcançar os objetivos. 
Padoveze (2004) menciona que sistema pode ser definido como um complexo de elementos em interação. Em outras palavras, sistema é um conjunto de elementos interdependentes, ou um todo organizado, ou partes que interagem formando um todo unitário e complexo. Como uma resultante do enfoque sistêmico, o todo deve ser mais que a soma das partes. Fundamentalmente, o funcionamento de um sistema configurase a um processamento de recursos entradas do sistema, obtendo-se, com esse processamento, as saídas ou produtos do sistema entradas, processamento, saídas. Os sistemas classificam-se em sistemas abertos e fechados: 
- Sistemas fechados não interagem com o ambiente externo, não permitem a integração da entidade com o meio onde está inserida, são insensíveis e indiferentes a qualquer influência ambiental, não se integrando ou interagindo com o mundo. 
- Sistemas abertos caracterizam-se pela interação com o ambiente externo, integrando-se com os demais sistemas a sua volta, podendo influenciar ou ser influenciado por estes. A empresa é um sistema aberto, bem como os sistemas de informações, pois há um processo de interação com o ambiente. A diferença entre o sistema aberto e o fechado consiste no primeiro ter como papel a interação com o ambiente externo, já o fechado, limita-se a informações internas.
Ferramentas de gestão
Com o avanço das tecnologias de internet, você não precisa mais fazer todo o trabalho manualmente. Um sistema de gestão baseado em nuvem pode automatizar diversas tarefas, liberando mais tempo para você se dedicar ao planejamento estratégico do negócio.
O controle de estoque ganhou muito com essa novidade e agora pode ser totalmente gerido, reduzindo os riscos de erros e até de retrabalhos. Os gestores podem analisar os relatórios emitidos e compreender como está o andamento dos processos como um todo e também por setor.
O próprio software pode indicar quando houver necessidade de aquisição de novos produtos, de acordo com a saída deles do estoque e o valor que precisa ser disponibilizado para a sua aquisição.
Esse tipo de ferramenta traz vantagens para toda a empresa, que pode controlar melhor suas vendas, as compras, as finanças e a administração de tudo baseado em relatórios detalhados ou simplificados, diários ou mensais, de acordo com a necessidade.
Dessa forma, as quantidades de mercadorias em estoque, as ordens de compras, os dados históricos e outras informações podem ser atualizadas em tempo real. Além disso, um software de gestão baseado em nuvem possibilita que todos os seus dados sejam acessíveis, independentemente da hora e local que estiver.
Ou seja, não importa onde você está ou qual dispositivo móvel está usando. Se tiver uma conexão com internet, poderá acessar o sistema, verificar dados e realizar tarefas — tudo em tempo real. Imagine o tempo e dinheiro que poderia economizar com locomoção ao agregar essa mobilidade aos dados do estoque.
Um sistema de gestão na nuvem possui protocolos de segurança que impedem o acesso não autorizado e clona suas informações para servidores secundários, agregando continuidade ao negócio. Mesmo que o servidor principal saia do ar por alguns instantes, o acesso aos dados não fica prejudicado.
Uma excelente opção de software de gestão, que realiza um controle completo de estoques, é o eGestor. Você está desperdiçando recursos, o que o impede de aplicar sua energia em outras áreas que poderiam ajudar seu negócio a crescer muito mais.
Utilizar um software para o gerenciamento de inventário vai ajudar a automatizar tarefas, evitar as falhas humanas mais comuns e acelerar os processos de monitoramento. Além disso, pode diminuir bastante os custos trabalhistas desnecessários.
 
Controle de Estoque
Na busca pelo aumento dos lucros da empresa, vários são os caminhos que podem ser seguidos. Um deles, que merece muita da sua atenção, passa pela melhoria do controle de estoque.
Manter o controle de estoque em dia é de extrema importância para uma empresa apurar o seu movimento de entrada e saída de mercadorias e, assim, ter informações precisas sobre a demanda que o mercado tem de seu produto, eventuais desvios e também sobre o lucro líquido obtido no final do mês contábil.
Ter um estoque controlado é saber que há a quantidade correta de produtos para que a empresa possa fluir corretamente e atender sua demanda do mercado, sem ter prejuízos com perdas. O que parece óbvio nem sempre é para muitos gestores que ainda não sabem como realizar o controle de estoque corretamente.
Além de ajudar no gerenciamento da empresa, o controle de estoque oferece uma maior eficiência e organização de alguns dos processos internos de sua empresa. Ele também diminui desperdícios, tanto de tempo e energia na hora de fazer gestão quanto de seus recursos financeiros. 
O estoque pode ser, geralmente, de duas modalidades diferentes: de matérias-primas para a produção industrial de grande ou pequeno porte, ou de produtos finais prontos para a comercialização no varejo, as quais falaremos especificamente a seguir:
Estoque de matérias-primas
Esse estoque está relacionado a empresas de tipo industrial, que realizam a produção de mercadorias para que empresas de comércio a revendam. Ele está disponível para o setor de produção, que transforma esses materiais estocados em produtos finais.
É necessário que a empresa tenha sempre em estoque todos os materiais necessários à produção, e a importância de seu controle está em nunca deixar faltar tal material ou em apurar uma diminuição da produção. O estoque é o termômetro da boa saída de produtos de uma empresa.
Estoque de produtos para o varejo
Esse estoque está relacionado a empresas de tipo comercial, que vendem os seus próprios produtos ou, na maioria dos casos, produtos de terceiros. Ele traduz a quantidade de mercadorias disponíveis para a venda, e o seu controle é importante para medir o alto ou baixo desempenho do comércio em questão.
Ficar com um produto muito tempo em estoque é um mal sinal, de que a demanda está menor que a oferta e de que o seu valor no mercado está em baixa. Além disso, manter produtos em estoque geram custos de espaço e administração. Quando o estoque fica parado por muito tempo, muitas empresas realizam os famosos “queimões”, para liberar mercadorias antigas e possibilitar o recebimento de novas. Gerenciar a saída e entrada de mercadorias é realmente um assunto muito sério.
Para que serve o controle de estoque
Muito além de ter um espaço físico organizado, esse controle permite otimizar as tarefas de toda a estrutura da empresa e trazer inúmeras vantagens e benefícios. Controlar o estoque significa fazer a gestão de uma parte importante dos seus ativos, além de representar uma estratégia essencial das operações de negócios. 
Essas operações podem ser complexas, principalmente se houver mais de um ponto de distribuição. No entanto, deixar de fazê-las ou fazê-las de forma inadequada gerará pequenos erros que podem custar caro, como veremos mais adiante no decorrer deste artigo.
Por outro lado, existem mudanças que poderiam ser implementadas para reduzir ou eliminar totalmente os desperdícios de recursos, poupando dinheiro. O planejamento aliado a estratégias que envolvam técnicas e ferramentas certas otimizarão os processos, fazendo do controle de estoque um fator determinante para o sucesso do negócio.
Sem um controle de estoque eficiente, sua empresa pode ter dificuldade em identificar possíveis produtos que estão em falta ou em baixa quantidade. Isso pode levar a perda de possíveis vendas, já que neste caso, seus potenciais clientes poderão procurar outra empresa que possua o produto desejado.
Um bomcontrole de estoque também pode se tornar uma vantagem competitiva para a sua empresa, a medida em que possuindo determinado produto que esteja em falta nas empresas concorrentes, você garante um aumento de suas vendas e a fidelização de seus clientes.
É péssimo para o vendedor conseguir fechar uma venda difícil e descobrir que não há o produto no estoque. E pior que ele pode demorar a chegar. A frustração não é só do vendedor, mas também do cliente que acaba procurando a concorrência.
Esse é um exemplo muito comum, mas que deveria não existir para uma empresa organizada e com controle total de seu estoque. Salvo produtos com rara saída e difíceis de serem comprados ou situações específicas de aumento repentino da demanda, o estoque deve estar preparado para atender sua clientela.
A gestão de estoque controla o fluxo de materiais na empresa, que indicam o desempenho de setores como financeiro, vendas e administrativo. Ela permite prever as necessidades de compras futuras e organiza o planejamento da empresa.
O controle de mercadorias a serem vendidas indica quais os produtos com maior procura e até em que momento do mês há mais vendas sobre ele. Também fala quais os que têm pouca saída e os que são sazonais, ou seja, vendem somente em determinada época. Através dessas observações, é possível compreender as estratégias de vendas desses produtos, como o consumidor tem reagido a elas e o que pode ser feito no futuro.
Para o setor financeiro, o controle de estoque pode diminuir seus custos, aumentar o fluxo de entradas e saídas e evitar desperdícios através de um planejamento seguro mensal.
Vantagens do Controle de Estoque
Muitos departamentos financeiros de empresas que não possuem um controle de estoque equilibrado e fazem compras em demasia de produtos, sem saber sua real necessidade ou mesmo deixam de comprar os que saem mais, acabam demorando para recuperar o capital investido e também perdem possíveis oportunidades de negócio.
O planejamento permite que a empresa não gaste dinheiro com produtos que ficarão guardados no estoque por muito tempo. Gastar com algo que ficará muito tempo parado, é deixar de investir em outras situações mais rentáveis e que tragam outros tipos de retorno a empresa.
Há ainda a possibilidade de armazenar muitos produtos que fiquem obsoletos ou que possam perder a data de vencimento e sejam desperdiçados. Essas questões são péssimas para a saúde financeira da empresa e são evitadas com um controle definido de estoque.
Com o estoque devidamente administrado, a produtividade aumenta, os custos diminuem, as perdas são diminuídas ou erradicadas e o capital de giro pode ser investido em outros recursos dentro da própria empresa ou em aplicações financeiras.
O que a falta de controle de estoque pode representar para a sua empresa
O estoque de uma empresa é, sem dúvida, uma das fontes de recursos mais importantes para o negócio como um todo, afinal, a comercialização do acervo da empresa é sua principal base de lucros.
Por isso, ter uma contabilidade precisa dos produtos que estão estocados, sua organização e a melhor distribuição desses itens são iniciativas que podem gerar um alto impacto financeiro sobre seu empreendimento, aumentando a rentabilidade e otimizando processos.
De maneira adversa, a falta de controle de estoque certamente vai influenciar de modo negativo, fazendo com que os gastos de manutenção aumentem, requerendo reposições desnecessárias e, ainda, trazendo efeitos prejudiciais na relação com os clientes, com a consequente perda de vendas.A reputação da empresa e o bom relacionamento com os clientes são os principais fatores que se deve constantemente desenvolver, mas que podem sofrer estragos pesados com o desleixo no que se refere à melhor gestão do estoque.
Tal desatenção pode fazer com que você não tenha os produtos desejados pelos clientes no momento adequado, acabando por perder valiosas oportunidades de venda.
Além disso, você também pode investir em artigos que ficam parados por bastante tempo no depósito, imobilizando seu capital desnecessariamente.
É possível, ainda, que ocorra um acúmulo de produtos trocados pelos clientes, já que não existe um registro adequado das informações dos itens disponíveis em estoque. E tudo isso resulta em insatisfação por parte dos consumidores e na prestação de um serviço de má qualidade global para quem você serve.
Falhas e desatenções nos registros de inventário podem custar muito caro para a sua empresa. Se não há um controle adequado do acervo, muitos itens podem ser danificados ou até destruídos ao longo do tempo. Sem mencionar que você não saberá com certeza os motivos que levaram à redução do seu estoque, pois não terá controle sobre desvios de produtos, roubos e furtos.
Nesse caos generalizado, você poderá acabar gastando também com uma parte adicional de seu acervo que você, na verdade, não precisa para o período atual, desperdiçando dinheiro que poderia ser aplicado em outros setores e na compra de outras mercadorias ou insumos.
Os gestores que acompanham de perto seus respectivos estoques são capazes de satisfazer os clientes o tempo todo, dando conta de cada uma das encomendas requeridas. No entanto, se as empresas não têm tempo para se planejar com a devida antecedência, não poderão criar estoques que sigam as demandas e sazonalidades de cada período.
Nesse cenário, um controle efetivo possibilita que o gestor entenda em quais produtos deve aplicar os recursos da empresa, sem que algumas mercadorias fiquem encalhadas no estoque ou faltem na hora em que os clientes venham procurar especificamente por elas.
Os principais erros cometidos no controle de estoque 
Como você percebe, o gerenciamento ineficiente de estoque pode arruinar o seu negócio. Por isso, o controle de acervo é um dos processos mais relevantes para a maioria das empresas que lidam com venda, logística e distribuição de mercadorias.
Afinal, é isso que vai permitir ao empreendedor ter o produto certo que é buscado pelo cliente, na hora em que isso ocorre, sem ter o capital imobilizado em excesso ou perder capital de giro. Conheça agora os 7 maiores erros de quem precisa investir em um controle de estoque de alto nível e saiba como evitá-los:
Quando o gestor não planeja seu estoque com boa visão de futuro, podem incidir, pelo menos, duas graves adversidades: a falta de produtos em momentos de grande procura ou o encalhe enorme de artigos em períodos de pouca saída.
No primeiro caso, a empresa frustra o cliente, que pode buscar na concorrência a solução para seus ímpetos de consumo. Depois, pode ficar muito mais caro recuperar esses compradores que trocaram sua empresa em sua preferência de compra.
O outro caso representa um erro de avaliação de cenário ou falta de preocupação com os gastos excessivos, de modo a deixar muito capital investido e parado no acervo. O fato é um grande problema porque restringe o capital de giro e pode acarretar riscos de estragar as mercadorias com prazo de validade ou perecíveis.
Deve-se ter um planejamento que considere as sazonalidades do mercado e os históricos de compras anteriores dos clientes, de sorte que o gestor seja capaz de entender melhor os ciclos de consumo de cada época do ano e tendências do período.
Bibliografia:
https://blog.egestor.com.br/o-que-e-controle-de-estoque/
http://www.unisalesiano.edu.br/biblioteca/monografias/51886.pdf
https://www.ideau.com.br/getulio/restrito/upload/revistasartigos/92_1.pdf
https://anaiscbc.emnuvens.com.br/anais/article/viewFile/1345/1345