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1 www.soeducador.com.br Word avançado SUMÁRIO Trabalhando com referências ..................................................................................... 3 Quem de nós, num texto, nunca se deparou com um termo sinalizado com numeração ou símbolo, cuja explicação está no final da página (nota de rodapé) ou no final do documento (nota de fim)? .......................................................................................... 3 Inserindo nota de rodapé ou nota de fim .................................................................... 3 Inserindo nota de rodapé ........................................................................................... 4 Inserindo nota de fim .................................................................................................. 6 Personalizando nota de referência ............................................................................. 7 Trabalhando com sumário.......................................................................................... 9 Preparando o documento ......................................................................................... 10 Criando o sumário .................................................................................................... 12 Atualizando o sumário .............................................................................................. 14 Personalizando o sumário ........................................................................................ 15 Citações e bibliografia .............................................................................................. 19 Criando uma citação ................................................................................................ 19 Criando um espaço reservado ................................................................................. 20 Editando uma citação ou espaço reservado ............................................................. 21 Inserindo a bibliografia ............................................................................................. 24 Editando a bibliografia .............................................................................................. 25 Trabalhando com legendas ...................................................................................... 26 Inserindo legendas ................................................................................................... 27 Inserindo índices das ilustrações ............................................................................. 29 Atualizando o índice das ilustrações ........................................................................ 30 Correspondências .................................................................................................... 31 Criando uma mala direta .......................................................................................... 32 Conferindo as demais opções .................................................................................. 39 Abrindo um documento que contém mala direta ...................................................... 41 Envelopes e etiquetas .............................................................................................. 42 Endereçando um envelope ...................................................................................... 43 Endereçando etiquetas ............................................................................................ 48 Criando etiquetas para vários destinatários ............................................................. 54 Trabalhando com revisão de documentos ................................................................ 58 Utilizando comentários ............................................................................................. 59 2 www.soeducador.com.br Word avançado Inserindo comentários no documento ...................................................................... 59 Movendo-se entre os comentários ........................................................................... 61 Excluindo comentários ............................................................................................. 61 Administrando as alterações no documento ............................................................. 61 Controlando as alterações ....................................................................................... 61 Alterando as opções de controle .............................................................................. 63 Alterando nome do usuário ...................................................................................... 65 Alterando a visualização dos balões ........................................................................ 66 Aceitando ou rejeitando as alterações ..................................................................... 68 Comparando documentos ........................................................................................ 69 Protegendo o documento ......................................................................................... 71 REFERÊNCIA .......................................................................................................... 74 3 www.soeducador.com.br Word avançado Trabalhando com referências Quem de nós, num texto, nunca se deparou com um termo sinalizado com numeração ou símbolo, cuja explicação está no final da página (nota de rodapé) ou no final do documento (nota de fim)? Ou então, quem já tentou encontrar uma informação em livro ou revista cujas folhas de sumário haviam sido retiradas? Bem difícil, não é mesmo? Além de outros recursos, a guia Referências apresenta opções que nos auxiliam a trabalhar com essas questões. Figura 1 Inserindo nota de rodapé ou nota de fim Esses recursos facilitam a indicação de fontes ou a inclusão de materiais explicativos. A vantagem de utilizar um processador de textos para inserir tais notas é que não precisamos nos preocupar com a sequência (nota 1, 2... n), pois o aplicativo faz esse controle automaticamente. A diferença básica entre nota de rodapé e nota de fim está no lugar onde elas são inseridas no documento. Podemos usar qualquer uma delas, pois, além de muito parecidas, ambas contêm uma marca de referência de nota no corpo do texto para indicar que há informações adicionais em nota de rodapé ou nota de fim. O uso de nota de rodapé ou nota de fim pode ser determinado por sua preferência ou pelo estilo adotado em seu local de trabalho. 4 www.soeducador.com.br Word avançado Figura 2 1 Nota de rodapé 2 Nota de fim 3 Marcas de referência da nota Tanto as notas de rodapé quanto as notas de fim são separadas do corpo do texto por uma pequena linha horizontal. O texto explicativo será inserido sempre com fonte menor do que a fonte do corpo do texto. Os dois tipos de nota podem ser usados no mesmo documento. Inserindo nota de rodapé Para exemplificar o uso de notas de rodapé e de fim, utilizaremos o arquivo O_ Guarani, gravado na pasta Exemp_Word_Avanc. Ressaltamos que o conteúdo do arquivo é um trecho extraído do livro “O Guarani”, de José de Alencar, que servirá apenas para ilustrar o uso da nota de rodapé. No texto original, não constam as notas utilizadas. Para inserir uma nota de rodapé, faça o seguinte: 1. Após abrir o arquivo, posicione o cursor ao lado da palavra à qual será acrescentada a nota. Em nosso exemplo, é o termo Mariz, sobrenome de Dom Antônio. 5 www.soeducador.com.br Word avançado 2. Clique na guia Referência, no grupo Notas de Rodapé e no botão Inserir Nota deRodapé. 3. Observe que uma área é aberta para a digitação do texto no fi nal da página atual, sob uma pequena linha. Digite o texto, conforme mostra a figura 3. Figura 4 4. Lembre-se de que a fonte deve ser menor que a do corpo do documento. Deixe-a com o tamanho 8. 5. Em seguida, posicione o mouse sob o número que foi inserido no local indicado no item 1 e verifique que o texto da nota de rodapé pode ser visualizado, sem que haja necessidade de ir até o final da página (figura 5). 6 www.soeducador.com.br Word avançado 6. Para excluir uma nota de rodapé, basta selecioná-la e pressionar a tecla <DEL>. Inserindo nota de fim Para inserir uma nota de fim, ainda com o arquivo O Guarani aberto, faça o seguinte: 1. Posicione o cursor ao lado da palavra Alencar. 2. Clique na guia Referência, no grupo Notas de Rodapé e no botão Inserir Nota de Fim . 3.Observe que uma área é aberta para a digitação do texto no fi nal do documento, sob uma pequena linha. Digite o texto, conforme mostra a figura 7. Figura 7 4. Lembre-se de que a fonte deve ser menor que a do corpo do documento. Deixe-a com o tamanho 8. 5. Da mesma forma que na nota de rodapé, ao posicionar o mouse sob o símbolo que foi inserido no local indicado no item 1, podemos ver o texto da nota de fim, sem que haja necessidade de ir até o final do documento. 7 www.soeducador.com.br Word avançado 6. Salve o documento com o nome de O_Guarani_final. Personalizando nota de referência Você poderá personalizar a visualização da nota de referência, caso a forma padrão não atenda às suas necessidades. Para isso, faça o seguinte: 1. Clique no Iniciador de Caixa de Diálogo , no canto inferior direito, para ver mais opções relacionadas ao grupo Notas e Rodapé. 2.Defi na os itens conforme sua necessidade. Você pode alterar: 1. Local Figura 8 2. Formato Figura 9 8 www.soeducador.com.br Word avançado 3.Aplicação das alterações Figura 10 3.Após concluir as definições, clique em inserir. Veja o exemplo da figura 11. Como marca personalizada, foi selecionado o símbolo do Pi ( ). Figura 11 Nesse grupo, temos ainda as seguintes opções: Objeto Função Próxima Nota de Rodapé Permite navegar entre as notas de rodapé e fim inseridas no documento. 9 www.soeducador.com.br Word avançado Próxima Nota de Rodapé Exibe as notas de rodapé ou de fim de acordo com a opção selecionada. Figura 12 Trabalhando com sumário O sumário fornece uma visão geral do que está no documento e ajuda o leitor a localizar determinada informação rapidamente. O Word tem um modo automático de criar sumário. A vantagem de seu uso é que, em caso de alteração no número das páginas, o sumário é atualizado automaticamente Figura 13 São duas as etapas para criar um sumário automático: 1. Prepare o documento, atribuindo estilos de título aos títulos e cabeçalhos de capítulo que você deseja que apareçam no sumário. 2. Reúna esses títulos e cabeçalhos no sumário. Os estilos de título são o vínculo para a criação de um sumário automático. 10 www.soeducador.com.br Word avançado Preparando o documento Depois que você tiver decidido que títulos aparecerão no sumário, precisará aplicar estilos específicos a eles, para que o Word os inclua. Os estilos de título e o sumário automático trabalham em conjunto. O Word nomeia os estilos Título 1 para o nível mais alto no sumário, Título 2 para o nível seguinte e, assim, sucessivamente. Veja o exemplo da figura 14. figura 14 Para aplicar os estilos, faça o seguinte: 1. Posicione o cursor na linha que deverá ser inserida no sumário. 2.Na guia Início, no grupo Estilo, selecione o título adequado. Caso a formatação não esteja de acordo com suas necessidades, faça o seguinte: 1. Defina a formatação (fonte, cor, tamanho, parágrafo etc.) da linha que será inserida no sumário de modo a atender a suas necessidades. 2. Selecione a linha e clique com o botão direito do mouse no título a ser utilizado. 11 www.soeducador.com.br Word avançado 3.Selecione a opção Atualizar Título ... para Corresponder à Seleção. Figura 15 4.Toda vez que o estilo de título precisar ser reutilizado, ele já estará com a formatação correta. Abra o documento Exemplo sumario, que se encontra na pasta Exemp_Word_ Avanc, e faça alguns testes. A seguir, são descritas outras opções: Objeto Função Selecionar Todas as instâncias de Selecionar todas as linhas com o mesmo estilo. Renomear Alterar o nome do estilo. Remover da Galeria de Estilos Rápidos Remover da galeria os estilos que não são utilizados. Adicionar Galeria à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido Adicionar os estilos à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. O ícone passa a ser visualizado. Objeto Função 12 www.soeducador.com.br Word avançado Modificar Abrir uma caixa de diálogo em que é possível alterar a formatação do estilo. Figura 16 Criando o sumário Após a definição dos títulos que farão parte do sumário, criá-lo é bem simples. Ainda com o documento Exemplo sumario aberto, faça o seguinte: 1. Em primeiro lugar, defi na o local em que o sumário será inserido (início ou fim do documento). Lembre-se de que, se o local escolhido for o início do documento, você terá que criá-lo em uma seção diferente, para que as páginas não sejam computadas. 2. Na guia Referências, no grupo Sumário, clique no botão Sumário e selecione o tipo desejado, conforme modelos ilustrados nas figuras 17, 18 e 19. 13 www.soeducador.com.br Word avançado Figura 17 – Sumário Automático 1 Figura 18 – Sumário Automático 2 Figura 19 – Sumário Manual 3. Concluídos esses procedimentos, o sumário estará pronto. Quando você clicar em um sumário automático, ele será exibido em uma caixa azul-claro, que é uma indicação visual desse tipo de sumário. 14 www.soeducador.com.br Word avançado Quando o ponteiro do mouse for movido para fora dessa área, as entradas se tornarão cinza e você verá o cursor onde clicou inicialmente. Atualizando o sumário O sumário é atualizado automaticamente, sempre que você abre o documento. Entretanto, toda vez que acrescentar títulos ou cabeçalhos ou adicionar conteúdo que possa afetar os números de página, será necessário atualizá-lo. Para isso, faça o seguinte: 1. Na guia Referências, clique no grupo Sumário e em Atualizar Sumário . 2. Na caixa de diálogo que se abrirá, informe que tipo de atualização deseja realizar. Caso a mudança tenha sido nas páginas, deixe a primeira opção selecionada. Se houve inclusão de novos títulos, selecione a segunda opção. Nesse caso, é importante observar que a formatação do sumário poderá ser alterada. Figura 20 3. Clique em OK. Evite editar entradas no próprio sumário, pois ao atualizá-lo, essas alterações serão perdidas. Para alterar o texto exibido no sumário, edite-o no corpo do documento e, depois, atualize o sumário para aplicar as alterações. 15 www.soeducador.com.br Word avançado A opção Adicionar Texto permite inserir o texto selecionado no sumário, definindo seu nível. Observe a figura 21.No exemplo mencionado, o texto selecionado passou a ser de nível 2 e, para que ele seja inserido no sumário, é preciso atualizar o sumário com a opção atualizar o índice inteiro selecionada. Figura 21 Personalizando o sumário Agora, que você já sabe como criar um sumário, pode desejar dar-lhe mais vida. Por exemplo, os títulos do documento estão em azul e você quer que o sumário também fi que nessa cor. Pode ser que o sumário seja muito extenso e você queira diminuí-lo. Ou ainda, deseje fazer uma pequena modificação, como, por exemplo, alterar os pontos ou traços entre o número de página e a entrada do sumário. Veja como fazer isso: 16 www.soeducador.com.br Word avançado 1. Na guia Referências, no grupo Sumário, clique no botão Sumário e selecione a opção Inserir Sumário. Figura 22 2. Na caixa de diálogo Sumário, verifique se a opção do modelo está selecionada na caixa Formatos e clique em Modificar. Figura 23 17 www.soeducador.com.br Word avançado 3. Clique em Sumário 1, na caixa de diálogo Estilo, para selecionar o nível mais alto (Nível 1) e, depois, clique em Modificar. Figura 24 4. A caixa de diálogo modificar estilo será aberta. Na seção Formatação 1 , você poderá alterar o tipo, o tamanho, a cor e o estilo da fonte. Por exemplo, mude a fonte para Brush Script MT, tamanho 18, cor azul. 5. Para alterar as demais opções, clique em Formatar 2. Depois de fazer as alterações, clique em OK. 18 www.soeducador.com.br Word avançado Figura 25 6. Na seção Visualização, verifique se a alteração está de acordo com sua necessidade. 7. Em caso afirmativo, clique em OK (figura 26). Figura 26 19 www.soeducador.com.br Word avançado 8. Caso queira alterar sumário 2 (Nível 2) ou sumário 3 (Nível 3), repita os procedimentos anteriores, selecionando Sumário 2 ou sumário 3. 9. Quando você clicar no OK fi nal, uma mensagem será exibida, perguntando se deseja substituir o sumário. Clique em OK e suas entradas assumirão a nova formatação. Figura 27 10. Faça alguns testes e feche o arquivo sem salvá-lo. Citações e bibliografia Bibliografia é uma lista de fontes, normalmente localizada no fi nal do documento e utilizada como consulta para inserção de citações. Com o Word 2007, é possível gerar uma bibliografia automaticamente, com base nas informações sobre a fonte fornecida para o documento. Criando uma citação Ao adicionar uma citação a um documento, também é possível criar uma fonte bibliográfica que irá aparecer na bibliografia. Para exemplificar o uso citações bibliográficas, utilizaremos o arquivo Citações, que está gravado na pasta Exemp_Word_Avanc. 1. Na guia Referências, no grupo Citações e Bibliografia, clique na seta ao lado do botão Estilo . 2. Selecione o estilo que deseja usar para a citação e para a fonte bibliográfica. Por exemplo, documentos de ciências sociais normalmente usam estilos MLA ou APA. 3. Posicione o cursor no local desejado (fi nal do primeiro parágrafo), clique em Inserir Citação e em Adicionar Nova Fonte Bibliográfica. 20 www.soeducador.com.br Word avançado 4. Preencha os dados solicitados e clique em OK (figura 28). Figura 28 Note que um código (Jor371) é gerado automaticamente para a citação. 5. Observe que a citação é inserida automaticamente (figura 29). Figura 29 Criando um espaço reservado Se você estiver elaborando um documento e não dispuser da fonte bibliográfica no momento, pode criar um espaço reservado para citação e esperar para preencher as informações posteriormente. Para isso, faça o seguinte: 1. Na guia Referências, no grupo Citações e bibliografia, clique na seta ao lado do botão Estilo . 2. Selecione o estilo que deseja usar para a citação e para a fonte bibliográfica 21 www.soeducador.com.br Word avançado 3. Posicione o cursor no local desejado (fi nal do segundo parágrafo), clique em Inserir Citação e em Adicionar Novo Espaço Reservado. 4. Atribua um nome a ele e clique em OK (figura 30). Figura 30 5. Observe que um espaço com o nome definido é inserido automaticamente (figura 31). Figura 31 Editando uma citação ou espaço reservado Caso você necessite alterar o conteúdo de uma citação ou espaço reservado, proceda da seguinte maneira: 1.Selecione a citação ou espaço reservado a ser alterado e clique na seta à direita para visualizar as opções (figura 32). 22 www.soeducador.com.br Word avançado Figura 32 2. Selecione uma das opções conforme sua necessidade: • A opção Editar Citação permite inserir o número da página ou suprimir informações, como mostra a figura 33. Figura 33 • A opção Editar Fonte abre a caixa de diálogo utilizada na criação da citação, já vista na figura 28. • A opção converter citação em texto estático converte a citação em texto comum, não a repetindo na bibliografia, caso seja utilizada mais de uma vez. • A opção Atualizar Citações e bibliografia atualizará automaticamente citações e a bibliografia, caso esta última já tenha sido criada. 3. Após fazer as alterações desejadas, clique em OK. Outra forma de editar citações ou espaços reservados é a seguinte: 1. Na guia Referências, no grupo Citações e bibliografia, clique em Gerenciar Fontes Bibliográficas. 23 www.soeducador.com.br Word avançado 2. Em Lista atual, clique no item que deseja editar. 3. Clique no botão Editar (figura 34). Figura 34 4. Digite as informações, conforme mostra a figura 35, e clique em OK. Figura 35 24 www.soeducador.com.br Word avançado 5. Observe que foi alterada a descrição do item visualizar (figura 36). Figura 36 6. Clique em Fechar e veja o resultado no documento. Figura 37 7. Salve o documento com o nome Citações_2. Inserindo a bibliografia Uma vez incluídas e verificadas todas as citações, o passo seguinte é inserir a bibliografia. Para isso, faça o seguinte: 1. Abra o documento Citações_2 e insira uma quebra de página após o último parágrafo. 2. Posicione o cursor na página em branco. 25 www.soeducador.com.br Word avançado 3. Na guia Referências, no grupo Citações e bibliografia, clique em bibliografia . 4. Clique no estilo desejado ou em Inserir bibliografia . Figura 38 5. Com esses procedimentos, está criada a bibliografia. Editando a bibliografia Caso haja necessidade de alterar a bibliografia, faça o seguinte: 1. Selecione a bibliografia e clique no botão bibliografias para visualizar as opções (figura 40). 26 www.soeducador.com.br Word avançado Figura 40 2. Selecione uma das opções de acordo com sua necessidade: • As duas primeiras opções referem-se ao estilo da bibliografia. • A opção converter bibliografia em texto estático convertea bibliografia em texto comum. • A opção Filtrar Idiomas permite selecionar apenas bibliografias de acordo com o idioma desejado. • Após alterar ou incluir citações, clique em Atualizar Citações e bibliografia para atualizar a bibliografia automaticamente. 3. Salve o arquivo com o nome de Exemplo_ bibliografia. Trabalhando com legendas Você deve ter observado que as imagens das apostilas que utilizamos são identificadas por legenda. Uma legenda é um rótulo numerado que pode ser adicionado a uma figura, tabela, equação ou outro objeto. Por exemplo, figura 1, onde: • Figura é o rótulo da legenda. • 1 é o número inserido automaticamente pelo Word. 27 www.soeducador.com.br Word avançado Se o arquivo contiver poucos itens, numerá-los será fácil. Já se os itens forem muitos, mais de 100 por exemplo, isso se tornará mais difícil. Um dos recursos disponíveis na guia Referências o auxiliará, caso você tenha um trabalho assim pela frente. Inserindo legendas 1. Abra o arquivo Exemplo legenda, que está gravado na pasta Exemp_Word_ Avanc. 2. Selecione a primeira imagem. 3. Na guia Referências, no grupo Legendas, clique no botão Inserir Legenda. Figura 41 28 www.soeducador.com.br Word avançado 4. Clique em OK sem realizar nenhuma alteração. Observe que a legenda figura 1 foi inserida abaixo da imagem. Esse é o tipo de legenda padrão. Figura 42 5. Em seguida, selecione a segunda imagem e repita o passo 3. 6. Dessa vez, clique nas setas dos itens Rótulo e Posição e veja que opções estão disponíveis. Observe que a legenda já está como Figura 2. Figura 43 29 www.soeducador.com.br Word avançado A seguir, são descritas as demais opções: Objeto Função Incluir/Excluir o rótulo da legenda. Se essa opção for ativada, apenas o número do objeto será visualizado. Criar novos rótulos. Por exemplo: Planilha. Excluir os rótulos criados pelo usuário. Alterar o estilo de numeração. Por exemplo: I, II ou a, b. Definir o tipo de objeto (imagem bitmap, som wave etc.) que será numerado automaticamente. 7. Faça alguns testes e salve o arquivo com o nome de Exemplo_legenda2. Inserindo índices das ilustrações Ao término do trabalho, você poderá criar um índice das figuras prática e facilmente. Para isso, faça o seguinte: 1. Abra o arquivo Exemplo_legenda2, que está gravado na pasta Exemp_Word_ Avanc. 2. Insira uma quebra de página após o último parágrafo. 3. Posicione o cursor na página em branco. 4. Na guia Referências, no grupo Legendas, clique no botão Inserir Índice de Ilustrações . 5. Na caixa de diálogo aberta, selecione as opções desejadas para definir a formatação do índice de ilustrações. Observe que apenas a guia Índice de Ilustrações está ativa. 6. Selecione as opções desejadas e verifique, no item Visualização, se estão de acordo com o desejado. 30 www.soeducador.com.br Word avançado 7. Clique no botão Opções. Na caixa de diálogo aberta, ative a opção Estilo: Legenda. Figura 44 8. Clique em OK duas vezes e observe que o índice de legendas foi criado (fi gura 45). Figura 45 Atualizando o índice das ilustrações Caso haja inclusão de novas imagens, ou alteração na numeração das páginas, o índice deverá ser alterado. Para isso, faça o seguinte: 1. Clique no botão Atualizar Índice de Ilustrações . 31 www.soeducador.com.br Word avançado 2. Na caixa de diálogo visualizada, escolha entre atualizar apenas os números de página ou o índice inteiro e clique em OK. No exemplo da figura 46, foi inserida uma quebra de páginas entre as imagens. Nesse caso, apenas a atualização do número de páginas é o sufi ciente. Figura 46 3. Feche o documento sem salvá-lo. Correspondências Imagine que você tenha de enviar uma carta ou e-mails aos funcionários contendo informações pessoais (salário, valor de FGTS, reembolso de férias etc.). Ou ainda, que seu gerente tenha decidido vender um produto pela metade do preço e pediu a você que dê essa informação aos clientes preferenciais. Criar carta ou e-mail individualmente levaria horas. É aqui que o recurso da mala direta pode ser muito útil. Para usar a mala direta, você precisará de um documento principal, com o texto padrão e espaços reservados para as informações exclusivas, e de outro, que contenha tais informações. O Word cuidará do resto. O documento principal é seu ponto de partida e pode ser uma carta, envelope, e-mails ou mesmo um cupom. Ele deve conter os elementos mostrados na figura 47: 32 www.soeducador.com.br Word avançado Figura 47 Onde: 1 Informações exclusivas de cada destinatário 2 Texto comum a todos os destinatários As informações de cada destinatário são armazenadas em outro arquivo (tabela do Word, planilha do Excel, banco de dados do Access) e são preenchidas nos espaços reservados, adicionados ao documento principal. A guia Correspondências tem as opções que nos auxiliam a trabalhar com esses e outros recursos. Figura 48 Criando uma mala direta Para exemplificar a criação de uma mala direta, utilizaremos o documento principal Exemplo_Mala_direta, que está gravado na pasta Exemp_Word_Avanc. Após abrir o arquivo, faça o seguinte: 1. Posicione o cursor após o texto Unidade de. 2. Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, clique no botão Iniciar Mala Direta. 33 www.soeducador.com.br Word avançado 3. A caixa de diálogo apresentará várias opções. Clique em Assistente de Mala Direta Passo a Passo. Figura 49 O assistente o auxiliará em todas as etapas a serem executadas e é sempre mais fácil utilizá-lo. 4. Selecione as opções desejadas em cada uma das etapas. Na figura 50, visualizamos as opções da primeira etapa. Figura 50 34 www.soeducador.com.br Word avançado Onde: 1 Exibe ações principais relativas à etapa. Nesse nosso exemplo, devemos selecionar o tipo carta para o documento a ser elaborado. 2 Exibe explicações e opções a serem selecionadas de acordo com a etapa. 3 Permite avançar ou retroceder etapas. É interessante observar que as etapas são nomeadas. 5. Na área 3, clique em Próxima: Documento inicial. 6. Como temos um documento pronto para receber as informações de cada destinatário, na etapa 2 (figura 51), deixe a opção usar o documento atual selecionada e clique em Próxima: Selecione os destinatários. Figura 51 7. A etapa 3 defi ne onde se encontram as informações dos destinatários. Utilizaremos uma lista existente, chamada Filiais, que está gravada na pasta Exemp_Word_Avanc. Clique em Procurar para poder acessá-la (figura 52). 35 www.soeducador.com.br Word avançado Figura 52 8. Após selecionar o arquivo com os dados desejados, uma caixa de diálogo é aberta. Nela, o conteúdo pode ser visualizado (figura 53). Nessa caixa de diálogo, há diversas opções para refinar sua lista como, por exemplo, Classificar e Filtrar.Figura 53 36 www.soeducador.com.br Word avançado 9. Clique em OK e observe que surgiram duas opções diferentes no item use uma lista existente (figura 54, pontos 1 e 2). Essas opções possibilitam selecionar outra lista de destinatários ou editar a utilizada. 10. Em seguida, clique em Próxima: Escreva a carta. Figura 54 11. O assistente lhe trará opções de formatação de endereço, saudação e postagem eletrônica (este último item requer software complementar). Para ter acesso ao conteúdo da lista Filiais, clique em Mais itens . Figura 55 37 www.soeducador.com.br Word avançado 12. Selecione o campo CIDADE-UF e clique em Inserir. Em seguida, clique em Fechar. Figura 56 13. Posicione o cursor após Atenção de e repita os passos 11 e 12, selecionando o campo DIRETOR. 14. Veja como, no documento principal (figura 57), são visualizados os espaços reservados (campos), a serem preenchidos com os dados dos destinatários. 38 www.soeducador.com.br Word avançado Figura 57 15. Em seguida, clique em Próxima: Visualize as cartas. Figura 58 16. Observe a figura 59 Figura 59 1 Apresenta dados do primeiro destinatário. 2 Possibilita avançar ou retroceder registros (destinatários). 3 Permite localizar um registro (destinatário) específico de acordo com um dos campos. 4 Possibilita excluir o destinatário visualizado. 17. Clique em Próxima: Conclua a mesclarem. 18. Na última etapa, há duas opções, conforme mostra a figura 60. Selecione aquela que se adapta à sua necessidade. 39 www.soeducador.com.br Word avançado Figura 60 19. Feche a caixa de diálogo do assistente de mala direta. 20. Salve o documento com o nome de Exemplo_Mala_direta2. Conferindo as demais opções A seguir, descreveremos os demais grupos e opções disponíveis para trabalhar com mala direta. No grupo Iniciar Mala Direta, estão disponíveis os seguintes comandos: Objeto Função Selecionar destinatários Abrir o documento que contém os dados dos destinatários. Mesma função descrita no passo 7 (figura 52). Editar lista de Destinatários Editar lista de destinatários. Mesma função demonstrada na figura 53. No grupo Gravar e Inserir Campos, temos os seguintes comandos: Objeto Função Se tudo estiver OK, clique aqui para imprimir as cartas. Se for necessário, clique aqui para fazer ajustes em cartas específicas. 40 www.soeducador.com.br Word avançado Realçar campos de mesclarem Realçar os campos de mesclagem para facilitar sua localização, principalmente se inseridos no meio do texto. Figura 61 Bloco de Endereço Abrir uma caixa de diálogo com modelos de blocos de endereço. Linha de Saudação Abrir uma caixa de diálogo com modelos de saudação. Inserir campo de mesclagem Abrir a caixa de diálogo que permite a seleção dos campos que contêm as informações dos usuários. Mesma função demonstrada na figura 56. Regras Definir regras para controlar a maneira como o Word mescla as informações. Coincidir campos Permitir que campos correspondentes sejam localizados no arquivo de dados, mesmo que tenham nomes diferentes. Atualizar Etiquetas Atualizar as informações dos destinatários antes de imprimir as etiquetas. No grupo Visualizar Resultados, temos os seguintes comandos: Objeto Função Visualizar Resultados Substituir o nome do campo de mesclagem pelo conteúdo da lista de destinatários. Mesma função demonstrada na figura 59, item 1. Avançar/Retroceder Navegar entre os registros (cartas). Mesma função demonstrada na figura 59, item 2. Localizar destinatário Localizar um destinatário específico. Mesma função demonstrada na figura 59, item 3. 41 www.soeducador.com.br Word avançado Verificação automática de erro Executar a mala direta passo a passo para auxiliar na localização de possíveis erros. O último grupo, concluir, apresenta as seguintes opções: Objeto Função Editar documentos principais Permitir a edição do documento principal. É criado um novo documento com os registros (destinatários) selecionados. Figura 62 Imprimir documentos Enviar para a impressora os registros selecionados. Figura 63 Enviar E-mails Enviar e-mail ao destinatário indicado. Figura 64 Abrindo um documento que contém mala direta 42 www.soeducador.com.br Word avançado Sempre que você abrir um documento elaborado com base em uma mala direta, será exibida uma caixa de diálogo informando que um comando SQL será executado. Esse comando se encarregará de abrir a lista de destinatários utilizada. Para continuar a abertura do documento, clique em Sim (figura 65). Figura 65 Caso queira abrir apenas o documento principal, clique em Não. Envelopes e etiquetas Muitas pessoas recorrem ao Word quando precisam enviar um grande número de correspondências, tanto para imprimir envelopes, quanto para criar etiquetas. Há ocasiões, porém, em que é necessário imprimir um pequeno número de envelopes ou etiquetas. O que fazer então? Utilizar a tradicional caneta ou imprimir um envelope com aparência profissional que seja compatível com a correspondência? Figura 66 43 www.soeducador.com.br Word avançado Na guia Correspondências, temos dois recursos: Envelopes, maneira mais simples de criar um único envelope, e Etiquetas, que permite imprimir poucas etiquetas ou uma única folha de etiquetas com as mesmas informações em todas elas. Em ambos os casos, não se utiliza a mala direta. Endereçando um envelope Para criar um envelope de endereçamento, basta fazer o seguinte: 1. Crie um documento novo. 2. Na guia Correspondências, no grupo Criar, clique em Envelopes. 3. Na caixa de diálogo apresentada, digite as informações do destinatário diretamente na caixa de texto Endereço do destinatário, ou clique no botão Catálogo de endereços . A última opção abrirá seu cadastro de contatos do Outlook. Figura 67 4. Repita o procedimento para informar os dados do remetente e observe o resultado. 44 www.soeducador.com.br Word avançado Figura 68 5. Para alterar o tipo de envelope e a fonte do texto inserido, clique em Opções. Na guia Opções de envelope, temos as seguintes possibilidades: Figura 69 45 www.soeducador.com.br Word avançado 1 Define o tipo de envelope a ser utilizado, tendo por base o código ou o tamanho informado na embalagem. 2 Altera o tipo de fonte do endereço do destinatário. 3 Altera o tipo de fonte do endereço do remetente. 4 Altera o posicionamento do texto do destinatário e do remetente. 5 Visualiza as alterações de posicionamento. 6. Para alterar informações referentes à impressão, clique em Opções e na guia Opções de impressão. As possibilidades são as seguintes: Figura 70 1 Determina a posição do envelope(direita, meio, esquerda) e se a margem longa ou curta está sendo alimentada na impressora. 2 Altera a impressão entre frente e verso e rotação horária. 3 Defi ne a bandeja em que o envelope será inserido na impressora. 7. Após definir as opções necessárias, clique em OK. Imprimir ou salvar 46 www.soeducador.com.br Word avançado Para imprimir o envelope apenas uma vez, basta clicar em Imprimir na caixa de diálogo Envelopes e Etiquetas (figura 71). Figura 71 Para utilizar o envelope novamente, salvando seu layout e endereços, adicione- o ao documento, clicando no botão Adicionar ao Documento. O Word lhe perguntará se o endereço do remetente deverá ser salvo como padrão (figura 72). Clique em Sim. 47 www.soeducador.com.br Word avançado Figura 72 Na figura 73, observe que o envelope foi inserido acima da primeira página. Figura 73 Salve o documento com o nome de Modelo envelope. Quando você precisar imprimir outro envelope, faça o seguinte: 1. Abra o documento desejado. 2. Na guia Correspondências, no grupo Criar, clique em Envelopes. 48 www.soeducador.com.br Word avançado 3. Altere os dados do destinatário e clique em Atualizar documento (figura 74), ou clique em Imprimir. Figura 74 Endereçando etiquetas Agora, que você já sabe lidar com os envelopes, criar etiquetas será mais fácil, pois poderão ser utilizados vários recursos vistos anteriormente. Para criar uma etiqueta, você poderá: • Utilizar dados existentes em um documento, uma vez que o Word reconhece o endereço e o insere para você. • Digitar o conteúdo diretamente na caixa de diálogo. Em nosso exemplo, utilizaremos os dados que foram salvos, quando criamos o envelope. 1. Abra o documento Modelo envelope. 2. Na guia Correspondências, no grupo Criar, clique em Etiquetas. 3. Veja, na figura 75, que o endereço que consta do envelope já foi inserido na caixa de texto Endereço da caixa de diálogo Envelopes e Etiquetas. 49 www.soeducador.com.br Word avançado Figura 75 4. Se a etiqueta que deseja criar for para identificar o remetente configurado no Word, clique em Usar remetente padrão, para que o endereço seja preenchido automaticamente (figura 76). Figura 76 5. Se você clicar no botão Catálogo de endereços , os contatos no Outlook serão visualizados. 50 www.soeducador.com.br Word avançado Embora a caixa de diálogo tenha diversas referências a endereços, você pode digitar o texto que quiser na etiqueta. Por exemplo, “Frágil”, “Fabricado em __/__/2010” etc. 6. Para alterar o tipo de etiqueta, clique em Opções e, para ver os detalhes do tipo selecionado, clique em Detalhes (figura 77). Figura 77 7. Observe que todas as medidas são definidas automaticamente, de acordo com o modelo de etiqueta selecionado. 8. Clique em OK. Imprimir ou salvar Para imprimir a etiqueta apenas uma vez, basta clicar em Imprimir na caixa de diálogo Envelopes e Etiquetas. Para utilizar a etiqueta novamente, salvando seu layout e endereços, clique em Novo Documento. Um documento com o nome de Etiqueta... (figura 78) será criado. Salve-o normalmente. Observe também, na figura 78, que a guia Ferramentas de Tabela é ativada. 51 www.soeducador.com.br Word avançado Figura 78 Se sua etiqueta não constar da lista de modelos, não se preocupe. Nesse caso, você terá que definir os valores para criar um layout, utilizando uma régua, pois os valores são indicados em centímetros. 1. Crie um documento e, na guia Correspondências, grupo Criar, clique em Etiquetas. 2. Clique em Opções e, em seguida, em Nova Etiqueta. Figura 79 52 www.soeducador.com.br Word avançado 3. Preencha as novas informações da folha de etiquetas e as novas medidas das etiquetas (figura 80). Figura 80 Onde: Item Descrição Nome da etiqueta Nome do novo modelo. Por exemplo, Teste. Margem superior Distância da parte superior da folha até a parte superior da primeira etiqueta. Margem lateral Distância da margem da folha até a margem mais próxima da etiqueta. Altura da etiqueta Altura de cada etiqueta. Largura da etiqueta Largura de cada etiqueta. 53 www.soeducador.com.br Word avançado Densidade vertical Distância da parte superior de uma etiqueta até a parte superior da próxima etiqueta. Item Descrição Densidade horizontal Distância da margem direita de uma etiqueta até a margem direita da próxima etiqueta. Etiquetas por linha Número de colunas de etiquetas na folha. Linhas por página Número de linhas de etiquetas na folha. Tamanho da página Dimensões da folha de etiquetas. 4. Depois de inseridos todos os detalhes, clique em OK duas vezes e veja que o modelo foi inserido na lista de modelos. Figura 81 5. Clique em Novo documento e preencha o conteúdo das etiquetas no novo layout (Figura 82). 54 www.soeducador.com.br Word avançado Figura 82 6. Salve o documento como Etiqueta personalizada. Dica! Se a opção dimensionar conteúdo para tamanho de papel A4 ou 216/279mm estiver ativada (Botão Office, Opções do Word, avançado, item imprimir), talvez você tenha dificuldades em alinhar as etiquetas, dependendo do tamanho de página selecionado. Se isso acontecer, desative a opção Redimensionamento. Imprima as etiquetas e, em seguida, ative-a novamente. Criando etiquetas para vários destinatários Agora, utilizaremos os recursos vistos anteriormente – mala direta e etiqueta – para imprimir etiquetas para vários destinatários. O ideal é ter a fonte de dados já pronta. Em nosso exemplo, vamos utilizar o documento Dados_etiq. Para isso, faça o seguinte: 1. Crie um documento novo. 2.Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, clique no botão Iniciar Mala Direta . 3. A caixa de diálogo apresentará várias opções. Clique em Etiquetas. 55 www.soeducador.com.br Word avançado Figura 83 4. A próxima caixa de diálogo permite selecionar o tipo de etiqueta e definir os detalhes. Vamos utilizar o modelo teste, criado anteriormente (figura 81). 5. No grupo Iniciar Mala Direta, clique em Selecionar Destinatários e em Usar Lista Existente . 6. Indique o local onde o arquivo Dados_etiq está armazenado e clique em Abrir. Veja o que acontece no documento principal: o espaço reservado para a primeira etiqueta está em branco e o das demais apresenta uma variável definida como <<próximo registro>>, que é visualizada, mas não impressa (figura 84). 56 www.soeducador.com.br Word avançado Figura 84 7. Clique no espaço reservado para a primeira etiqueta e, no grupo Gravar e Inserir Campos, clique em Inserir campo de mesclagem . 8. Selecione os campos com um clique duplo, conforme mostra a figura 85, e clique em Fechar. Figura 85 9. Agora, ajuste a posição dos campos e insira o texto,conforme mostra a figura 86. 57 www.soeducador.com.br Word avançado Figura 86 10. Para que os dados de cada etiqueta correspondam a cada destinatário e o texto seja impresso para todos, é necessário inserir os campos e o texto em cada uma das colunas após a variável <<próximo registro>>. A forma mais rápida de fazer isso é com o procedimento de copiar e colar. 11. Observe o resultado na figura 87. Figura 87 58 www.soeducador.com.br Word avançado 12. No grupo Visualizar Resultados, clique no botão Visualizar Resultados e observe que os registros foram preenchidos corretamente. Figura 88 13. No grupo Concluir, clique no botão Concluir e Mesclar e escolha uma das opções disponíveis, conforme ilustram as figuras 62, 63 ou 64. 14. Salve o documento como Etiquetas_mala_direta. Trabalhando com revisão de documentos Além de nos permitir verificar ortografia e traduzir pequenos textos, entre outras opções do grupo Revisão de Texto vistas no curso de Word Básico, a guia Revisão (figura 89) também nos auxilia a controlar alterações feitas e a proteger o documento. Figura 89 59 www.soeducador.com.br Word avançado Utilizando comentários Se você vai enviar um documento a alguém e precisa inserir textos explicativos que não fazem parte dele, mas são imprescindíveis para seu entendimento, a inserção de comentários poderá ajudá-lo. Inserindo comentários no documento Vamos utilizar o arquivo Exemplo_ bibliografia para realizar alguns testes. Após abri-lo, faça o seguinte: 1.Selecione o texto em que o comentário deve ser inserido. Figura 90 2. Na guia Revisão, no grupo Comentários, clique no botão Novo Comentário . 3. Digite o comentário no balão de texto que é visualizado. 60 www.soeducador.com.br Word avançado Figura 91 Observe que o comentário é inserido à direita do texto sobre uma faixa de tonalidade diferente. O texto que identifica o usuário (SPV) é o que consta do registro na instalação do Pacote Office. O número a seguir (1) é o número de comentários existentes no documento. Mais adiante, veremos como alterar essa configuração. 4. Caso seja necessária a inclusão de novos comentários, repita os passos 1, 2 e 3. Figura 92 61 www.soeducador.com.br Word avançado Movendo-se entre os comentários Para mover o cursor de um comentário para outro, temos duas opções: no grupo Comentários, clique em Próximo Comentário ou em Comentário Anterior. Excluindo comentários Para excluir um comentário, basta selecioná-lo e clicar no botão Excluir Comentário, no grupo Comentários. Se for necessário excluir todos os comentários, clique na seta ao lado do botão Excluir Comentário e selecione essa opção (figura 93). Figura 93 Administrando as alterações no documento Quando um documento passa por diversos revisores, é possível que cada um faça sua parte sem interferir no que o outro fez. Dessa forma, por exemplo, um redator final poderá aceitar as alterações que achar mais adequadas. Ou mesmo, quando for importante, identificar rapidamente as alterações realizadas no texto. Por padrão, o Word usa balões para exibir exclusões, comentários (visto no tópico anterior), alterações de formatação e conteúdo que tenha sido movido. É possível alterar as configurações, para que as alterações controladas e os comentários sejam exibidos de acordo com sua preferência. Controlando as alterações Para exemplificar as opções possíveis para controlar as alterações, utilizaremos o arquivo Alterações. Após abri-lo, faça o seguinte: 62 www.soeducador.com.br Word avançado 1. Na guia Revisão, no grupo Controle, clique em Controlar Alterações para ativar a opção. 2. Selecione a palavra “restrito” do primeiro parágrafo e apague-a. À direita do texto, deverá ser visualizado um balão indicando a exclusão, conforme ilustra a figura 94, bem como uma barra vertical indicando que houve alteração na linha. Figura 94 3. Inclua a palavra “exclusivo” e observe que ela será visualizada na cor vermelha (padrão) e com efeito sublinhado (figura 95). Figura 95 4.Agora, selecione o quarto parágrafo e mova-o para baixo do primeiro. Na figura 96, é possível observar como essa alteração é visualizada. O texto movido será visualizado na cor verde e com efeito sublinhado duplo. Além disso, tanto no local de origem, quanto no local de destino, um balão é aberto indicando a operação realizada. Em cada um dos balões, há o botão Ir, que permite movimentar o cursor entre o local de origem e o de destino. Esse é um recurso importante, quando o documento contém muitas páginas. 63 www.soeducador.com.br Word avançado Figura 96 5. Selecione o título “HISTÓRICO” e altere a cor da fonte. Observe o que será visualizado no balão à direita dele. Figura 97 6. Salve o documento com o nome de Alterações realizadas. Alterando as opções de controle Caso você prefira alterar os padrões utilizados para demonstrar as alterações feitas, proceda da seguinte maneira: 1. Na guia Revisão, no grupo Controle, clique na seta do botão Controlar Alterações e, em seguida, em Opções de Controle de Alterações. 64 www.soeducador.com.br Word avançado Figura 98 Em seguida clique em opções avançadas 2. Na caixa de diálogo aberta (figura 99), faça as alterações necessárias e clique em OK. Figura 99 65 www.soeducador.com.br Word avançado 3. Faça algumas alterações no documento e observe que os novos padrões serão visualizados. Alterando nome do usuário Você deve ter observado que, ao inserir comentários, um nome de usuário é visualizado na caixa do comentário. Quando fazemos alterações, o nome do revisor também é visualizado. Para alterar essas informações, faça o seguinte: 1. Na guia Revisão, no grupo Controle, clique na seta do botão Controlar Alterações e, em seguida, em Alterar nome de usuário. Figura 100 Clique em alterar nomes de usuários... 66 www.soeducador.com.br Word avançado 2. Na caixa de diálogo aberta (figura 101), altere conteúdo da caixa de texto Nome do usuário (aparece como revisor) ou iniciais (aparece nos comentários) e clique em OK. Figura 101 3. Insira um comentário e observe o novo nome. Alterando a visualização dos balões Também é possível alterar a forma de visualizar os balões que indicam a alteração feita no documento. Para isso, proceda da seguinte maneira: 1. Abra o arquivo Alterações realizadas. 2. Na guia Revisão, no grupo Controle, clique na seta do botão Balões . Figura 102 67 www.soeducador.com.br Word avançado 3. Clique em cada uma das opções e observe o resultado. Opção Visualização Mostrar Revisões nos Balões Visualização padrão. Mostrar Todas as Revisões Embutidas Omite os balões. Figura 103 Mostrar apenas comentários e formatações nos balões As inclusões, exclusões e movimentações são visualizadas de forma embutida. Os comentários e as formatações são apresentados em balões. Figura 104Existem ainda três opções que modificam a visualização das alterações: Opção Função Marcação na exibição fi nal Determinar de que forma as alterações são visualizadas. Para suprimi-las, selecione a opção Final. Figura 105 68 www.soeducador.com.br Word avançado Mostrar Marcações Selecionar quais são as alterações a serem visualizadas. Para ativar ou desativar uma opção, clique sobre ela. Figura 106 Painel de revisão Mostrar, vertical ou horizontalmente, o painel com as revisões. Figura 107 Aceitando ou rejeitando as alterações Depois de feitas as alterações, é possível aceitá-las ou rejeitá-las uma a uma ou automaticamente. Para isso, faça o seguinte: 1. Abra o arquivo Alterações realizadas. 2. Na guia Revisão, no grupo Alterações, clique em uma das opções descritas abaixo: Opção Função 69 www.soeducador.com.br Word avançado Aceitar Aceitar as alterações realizadas. Figura 108 Rejeitar Rejeitar as alterações realizadas. Figura 109 Anterior Próximo Permitir a movimentação entre as alterações feitas. 3. Aceite e rejeite as alterações de modo a utilizar as opções vistas e salve o documento. Comparando documentos A comparação entre dois documentos mostra apenas a diferença entre eles. Esse recurso é muito útil, quando há dois arquivos com conteúdo praticamente iguais, de modo que se torna difícil identificar onde as alterações foram feitas. A comparação entre dois documentos não provoca nenhum tipo de alteração neles. Por padrão, o resultado da comparação é exibido em um novo documento. Para comparar documentos, faça o seguinte: 70 www.soeducador.com.br Word avançado 1. Na guia Revisão, clique duas vezes na seta do no botão Comparar . 2. Selecione a opção comparar. Figura 110 3. Na caixa de diálogo exibida, clique na seta ou na pasta para selecionar os arquivos que deverão ser comparados e clique em OK. Figura 111 71 www.soeducador.com.br Word avançado 4. O arquivo gerado com a comparação será exibido automaticamente. Figura 112 5. Caso julgue necessário, salve o documento com o resultado. A opção combinar reúne, em um novo documento, as alterações feitas nos documentos selecionados. Protegendo o documento Caso você queira, poderá proteger o documento contra alterações. Para isso, após abrir o documento desejado, faça o seguinte: 1. Na guia Revisão, no grupo Proteger, clique no botão Proteger Documento para ativar essa opção. 2. Posicione o ponteiro do mouse sobre o botão, até que as opções de proteção sejam visualizadas. 72 www.soeducador.com.br Word avançado Figura 113 3. Selecione uma das opções disponíveis: • Irrestrito – Padrão, qualquer tipo de alteração poderá ser realizado. • Restringir Formatação e Edição – Abre uma caixa de diálogo que permite definir o tipo de formatação e edição a serem feitas, bem como que usuários poderão executá-las. 73 www.soeducador.com.br Word avançado Figura 114 • Acesso restrito e gerenciar credenciais – A utilização desses recursos depende da utilização de um servidor de gerenciamento de direitos, que pode ser o da Microsoft. Caso queira se cadastrar, siga os passos indicados 74 www.soeducador.com.br Word avançado REFERÊNCIA VEGA, Sueli Pegoraro de la; SCHNEIDER, Paula Virginia. Curso Básico de MS-Word 2013. Osasco: Fundação Bradesco, 2012. MICROSOFT (Brasil). Windows Live. Disponível em: . Acesso em: 10 abr. 2012 75 www.soeducador.com.br Word avançado
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