EBOOK MS PROJECT

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PLANEJANDO 
OBRAS E PARADAS 
COM MICROSOFT 
PROJECT :
PASSO A PASSO
YURI SIMÃO
Licenciado para - FRANCISCO OLIVEIRA TEIXEIRA - 63254816234 - Protegido por Eduzz.com
PLANEJANDO 
OBRAS E PARADAS 
COM MICROSOFT 
PROJECT :
PASSO A PASSO
O que acha de monitorar, e controlar cada
detalhe do seu projeto?
Possuir um total controle das variáveis que
interferem no dia à dia de um projeto ou
evento, é um dos maiores desafios de um
gestor.
O Microsoft Project é uma ferramenta que
traz isso para o alcance do responsável.
Através desse E-book você se tornará um
mestre no domínio dessa ferramenta
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S
U
M
Á
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I
O
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11
16
29
51
66
69
86
Conhecendo o Microsoft 
Project
Configurações Iniciais
Configurando Períodos de 
Trabalho do Cronograma
Criando o Cronograma
Trabalhando com Recursos
Como atualizar o Cronograma
Informações Adicionais
Até Logo!
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CONHECENDO O 
MICROSOFT 
PROJECT
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No Microsoft Project, a faixa de opções, é o local onde você vai
encontrar os comandos necessários para a elaborar seu
cronograma. Os comandos estão organizados em grupos
lógicos que estão coletados juntos nas guias.
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A guia tarefa fornece botões para adicionar, formatar e
trabalhar com tarefas. No grupo tarefas, você pode marcar a
porcentagem completa, vincular uma tarefa à outra e inativar
uma tarefa. Você também pode converter as tarefas
agendadas manualmente em tarefas agendadas
automaticamente no grupo agenda.
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Os botões na guia Recurso ajudam você com o a tarefa
muitas vezes complexa, de gerenciar os recursos que
realizaram o trabalho em seu projeto.
Nessa guia, você pode adicionar recursos, designá-los para
as tarefas e nivelar os recursos superalocados. Também é
possível utilizar o poderoso planejador de equipe dessa guia.
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A guia Exibir é um ponto central para selecionar os vários
modos de exibição disponíveis no Microsoft Project, além de
abrigar funções de exibição de estruturas de tópicos, funções
de detalhes, filtros de informações, e linha do tempo.
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Use a guia Projeto para utilizar as funções avançadas de
projeto, que envolvem propriedades, agendamento e
geração de relatórios. Você também pode adicionar campos
personalizados, definir códigos WBS, inserir subprojetos e
gerar relatórios visuais da guia Projeto.
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As funções da guia Formato ajudam você a personalizar o
texto, as colunas, as cores e outros elementos de cada tipo
de modo de exibição. Os grupos e os botões na guia
Formato são completamente diferentes para cada tipo de
modo de exibição. Eles são automaticamente alterados
quando você altera o modo de exibição.
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CONFIGURAÇÕES 
INICIAIS
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Antes de iniciar qualquer projeto no Microsoft Project, é
importante realizar as primeiras configurações relativas a
formato de hora e data, quantidades de horas trabalhadas
por dia, período de trabalho, formato de atribuição de
recursos, entre outros.
Para realizar essas configurações clique na tela inicial em
Arquivo, e logo após em Opções.
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Ao clicar na tela inicial em Arquivo, e logo após em Opções,
você terá acesso a tela acima.
Em Geral, você terá acesso a funções que possibilitarão
alterar o esquema de cores do Microsoft Project, do modo de
exibição, e do formato de data a ser exibido.
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Em Exibir, você terá acesso a funções que possibilitarão a
alteração de dados relativos a tipo de calendário, exibição de
moeda, tipo de moeda, exibição de botões indicadores de
recursos, datas , trabalho e duração.
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Em Cronograma, você terá acesso a funções que possibilitarão a
alteração de dados relativos a hora de início e de término padrão,
quantidade de horas trabalhadas por dia e na semana, dias trabalhados
por mês, modo de exibição de quantidades de recursos (sempre deixe
mostrar unidades de atribuição como: Decimal), como a duração e
trabalho serão inseridos (para paradas deixe a duração em Horas, e
em caso de obras e projetos, em Dias).
Após finalizar as configurações em Cronograma, clique em OK.
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CONFIGURANDO 
PERÍODOS DE 
TRABALHO DO 
CRONOGRAMA
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No menu Projeto, no grupo Propriedades, clique em
Alterar Período de Trabalho.
É nessa função que você irá alterar, e criar Calendários
Personalizados para seu cronograma. É possível informar
ao Microsoft Project períodos não uteis como feriados,
folgas, horários de pausas, período úteis e específicos de
trabalho
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Ao clicar em Alterar Período de Trabalho, será exibido para
você a tela acima, composta basicamente por 04 (quatro)
partes principais:
1. Na parte superior, do lado esquerdo, está a opção Para
Calendário, onde são exibidos os calendários que já
vem como padrão do Microsoft Project, e os calendários
personalizados criados pelo usuário.
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2. Na parte superior, do lado esquerdo, está a opção Criar
Novo Calendário, onde é possível que o usuário crie
novos calendários personalizados.
3. Na parte central, encontra-se um calendário, que irá
demonstrar os períodos de trabalhos definidos, dias uteis
e não uteis, feriados inseridos, e dias de trabalhos
específicos (exceções).
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4. Na parte central temos as funções Exceções e
Semanas de Trabalho, que possibilitam que o usuário
sinalize em Exceções, feriados e dias não úteis, e em
Semanas de Trabalho, é possível definir ás horas
trabalhadas, períodos de folga e pausa.
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Para inserir feriados em Exceções, é necessário apenas
digitar o nome, as datas de início e fim.
O mesmo será automaticamente destacado na imagem
central do calendário, conforme imagem acima.
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Para inserir os dados referentes a horas de trabalho e
períodos de folga, clique na aba Semanas de Trabalho, e
no botão Detalhes, onde imediatamente será exibida a tela
Detalhes de [Padrão].
Nela é possível visualizar 03 (três) opções: Usar períodos
padrão do Project para esses dias; Definir dias para
período de folga, e Definir dia(s) para os períodos de
trabalho específicos.
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Selecionando os dias de trabalho (segure o CTRL e
selecione os dias de trabalho), e selecionando a primeira
opção, você definirá os horários pré determinados pelo
Microsoft Project para esses dias (09:00 á 12:00, de 13:00
ás 18:00 horas).Licenciado para - FRANCISCO OLIVEIRA TEIXEIRA - 63254816234 - Protegido por Eduzz.com
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Selecionando os dias para folga (segure o CTRL e
selecione os dias para folga), e selecionando a segunda
opção, você definirá os dias específicos para folgas,
chamados no Microsoft Project de períodos não uteis.
Para cronogramas com prazos em dias corridos, os dias
de folga não devem ser selecionados, pois são
computados inclusive os sábados e domingos no prazo
estabelecido.
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Caso queira informar ao Microsoft Project o seu próprio
horário de trabalho a ser definido, selecione os dias de
trabalho (segure o CTRL e selecione os dias para folga), e
selecione a terceira opção, em seguida digite os horários de
trabalho. Ao concluir a configuração, clique em OK.
Dica: Sempre sinalize os horários de pausas como almoço,
jantar, paradas para lanches, etc. Exemplo: 07:00 ás 11:00, e
12:00 ás 17:00 horas, sendo o período não sinalizado a hora
de almoço.
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Para criar um Calendário Personalizado clique em Criar
Novo Calendário. A tela centralizada na imagem acima,
será exibida de imediato.
Nela é possível realizar a operação desejada de duas
maneiras:
1. Criar um Novo Calendário sem utilizar nenhum
calendário existente como base de dados e
configurações definidas anteriormente.
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2. Criar um Novo Calendário com base nos Calendários
Existentes. Para isso você deverá em frente a 2ª opção,
selecionar o calendário que servirá como referencia. Seu
novo calendário herdará todas as configurações de
horário, dias de folga e de trabalho, e exceções do
calendário escolhido.
Dica: Sempre defina o nome do calendário antes de clicar
em OK, pois não é possível alterar o nome após o calendário
ter sido criado.
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Ao concluir as configurações em Alterar Período de
Trabalho, Clique em OK. Você já concluiu as configurações
de período de trabalho para seu Cronograma.
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CRIANDO O 
CRONOGRAMA
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No menu Projeto, clique em Informações do Projeto, no
grupo de funções Propriedades.
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Automaticamente será exibida uma janela de opções,
conforme imagem acima, contendo os seguintes campos:
1. Data de Início do Projeto: Campo onde você definirá a
data de Início do projeto vigente.
2. Data atual: Ao abrir o Microsoft Project, o software
automaticamente exibe a data do dia atual.
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3. Data Término: Campo onde você definirá a data de
término do projeto. Deve ser utilizado quando o
cronograma estiver sendo agendado de acordo com a
data limite para conclusão.
4. Data de Status: É uma data de referencia para o
Microsoft Project. Deixe sempre ND, e o software
utilizará a sua data definida como referencia.
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5. Agendar á partir de: Nesse campo você pode escolher
se seu projeto será calculado pelo Microsoft Project à
partir da data de início, ou pela de término.
6. Calendário Padrão: É onde você define, qual dos
calendários existentes será o utilizado como referencia
para o agendamento das tarefas do seu cronograma.
Como campo adicional, temos o Estatísticas, que demostra
os dados previstos e reais, referentes a custo, trabalho e
avanço. Clique em OK após configurar os campos indicados.
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No menu Tarefa, vá no grupo de comandos Inserir, e Clique
em Resumo.
Será inserido automaticamente uma tarefa do tipo Resumo
(Macro), que será o título do seu cronograma. Altere o texto
dessa tarefa para o que será o título do seu empreendimento
ou evento.
Lembre-se de utilizar Títulos ou Nomes de Tarefas,
o mais direto possível, e de fácil compreensão.
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Agora é hora de criar o layout do seu cronograma!
Insira as colunas conforme exibido na imagem acima. Essas
colunas serão necessárias para realizar os controles de:
Sequencia de tarefas, Duração Real e Planejada, Início
Real e Planejado, Término Real e Planejado, Avanço
Físico, e Recursos Utilizados.
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Segue abaixo a explicação de cada Coluna Inserida em nosso layout:
1. Modo da Tarefa: possibilita modificar a tarefa para os seguintes
modos: MANUAL OU AUTOMÁTICO;
2. Nome da Tarefa: local onde a descrição da tarefa será inserida;
3. Texto1 e Texto2: campo personalizado que será utilizado para
criação de indicadores gráficos;
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4. % concluída: possibilita informar o avanço (%realizada)
real da tarefa;
5. Duração: campo onde será informada e atualizada a
duração real da atividade;
6. Duração da Linha de base: contém os dados
planejados referentes a duração. Depois de definida e
validada pelo fiscal e/ou responsável pelo projeto, não
deve ser alterada.
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7. Variação da duração: campo já pré configurado pelo
Microsoft Project, que tem como função calcular os
desvios entre a Duração e Duração da Linha de Base
(duração planejada);
8. Início: é o local onde devem ser inseridas as
informações REAIS de início da atividade;
9. Início da Linha de Base: contém os dados planejados
referentes a início da tarefa . Depois de definido e
validado pelo fiscal e/ou responsável pelo projeto, não
deve ser alterada.
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10. Término: é o local onde serão exibidas as informações
REAIS de término da atividade;
11. Término da Linha de Base: contém os dados
planejados referentes a término da tarefa . Depois de
definido e validado pelo fiscal e/ou responsável pelo
projeto, não deve ser alterada.
12. Predecessora: São exibidos nessa coluna, os dados
referentes á vínculos entre tarefas. Exemplo: Tarefa 10
executada apenas após o término da Tarefa 9 – 9TI);
13. Nome dos Recursos: Coluna que exibirá os recursos
de mão de obra, equipamentos, e materiais alocados na
tarefa.
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Dica: Para inserir uma nova coluna você deve clicar com o
botão direito em cima de uma coluna existente, e então
aparecerá as opções conforme imagem acima. Basta ir em
Inserir Coluna e escolher na lista que aparecerá a coluna
desejada.
A outra maneira é ir Adicionar Nova Coluna, após Nome
dos Recursos, e escolher a coluna desejada.
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Dica: Para inserir uma nova coluna você deve clicar com o
botão direito em cima de uma coluna existente, e então
aparecerá as opções conforme imagem acima. Basta ir em
Inserir Coluna e escolher na lista que aparecerá a coluna
desejada.
A outra maneira é ir Adicionar Nova Coluna, após Nome
dos Recursos, e escolher a coluna desejada.
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Após inserir as colunas, é hora de configura-las. Clicando
com botão direito do mouse em cima da coluna serão
exibidas as opções do campo, clique em Configurações do
Campo.
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Será então exibida uma janela conforme imagem acima. Em
Nome do Campo, será exibido o campo a qual a coluna se
refere, logo em seguida em Título, você pode alterar o nome
exibido na coluna, os dois últimos campos servem para
ajustar os alinhamentos do título e dos dados, recomento
sempre utilizar a opção Centralizar. Ao concluir as
configurações clique em OK.
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O próximo passo é inserir todas as tarefas do cronograma.
Não se preocupe ainda em inserir as predecessoras.
Se preferir, insira os nomes das tarefas, juntamente com a
duração equivalente.
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Após inserir a tarefas, com suas respectivas durações, será
necessário definir as tarefas MACRO (Resumo), e as Sub
tarefas.
Para isso, deve-se utilizar as funções Recuo para Direita e
Recuo para a Esquerda, representadas pelo ícone
destacado na imagem acima.
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Uma tarefas MACRO (Resumo), sempre será representada
em negrito, e após definir as Predecessoras, a sua duração
será definida como a soma das durações de suas sub
tarefas. Quando ainda não se tem Predecessoras definidas a
duração da tarefa resumo será a da sub tarefa com maior
duração.
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Agora é hora de definir as Predecessoras. Pode-se definir
as Predecessoras de através de três opções diferentes.
A primeira opção é digitando o ID da tarefa a qual estamos
vinculando, na coluna Predecessoras. Para vínculo Término
a Início basta digitar o ID (número) equivalente, vínculos
Início a Início digite o ID seguido de II, para Término a
Término digite o ID seguido de TT, e para vínculos Início a
Término digite o ID equivalente seguido de IT.
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A segunda opção é dando um clique duplo sobre a tarefa,
fazendo que uma caixa de opções Informações da tarefa
seja exibida, conforme imagem acima.
Clique na aba Predecessoras, e serão exibidas as opções
acima. Agora basta definir a tarefa que será a predecessora,
o tipo de vínculo e se existirá latência (Intervalo) entre as
tarefas.
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E a Terceira opção é clicando no menu Exibição, e
marcando a caixa de opção da opção Detalhes, no grupo
Modo de Divisão.
Será exibido abaixo da área de trabalhos do modo Gráfico
de Gantt, a janela detalhes. Agora basta definir a tarefa
Predecessora e o Tipo de Vínculo. Para ocultar a janela
detalhes basta desmarcar a caixa de opção de Detalhes.
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Vá no menu Projeto e clique na opção Informações do
Projeto.
Ao ser exibida a janela de opções, clique em Informações do
Projeto e defina a Data de Início.
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Após realizar todas as configurações anteriores, vá no menu
Projeto, no grupo Cronograma, e clique em Definir Linha
de Base.
Esse comando será utilizado para salvar os dados validados
e que serão os parâmetros planejados para seu cronograma.
As colunas que contém Linha de Base no nome serão
automaticamente preenchidas, após essa configuração.
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TRABALHANDO 
COM RECURSOS
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Uma das funções mais espetaculares que o Microsoft Project
possui, é o Controle de Recursos. Os Recursos a serem
controlados em seu cronograma, são cadastrados na planilha
de Recursos. Você pode acessá-la de duas maneiras.
A primeira é escolhendo na seta ao lado do modo Gráfico de
Gantt, a Planilha de Recursos.
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A segunda maneira é clicando no quarto ícone no rodapé do
Microsoft Project, e logo em seguida será exibida a Planilha
de Recursos.
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A Planilha de Recursos é configurada conforme imagem
acima. É composta pelos seguintes campos:
1) Indicadores: Campo que mostra os ícones referentes
aos Recursos.
2) Nome dos Recursos: é o campo onde você irá digitar o
nome de cada recurso a ser utilizado, ou seja, como seu
recurso será identificado.. Exemplo: Mecânico Sênior,
Caminhão Munck 10t.
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3) Tipo: Campo onde será escolhido o tipo de recurso,
sendo que podem ser dos tipos Custo, Material, e
Trabalho (mão de obra e equipamentos controlados
por hora).
4) Unidades do Material: Local onde será inserido a
unidade do recurso. Exemplo: m², pç, litros, unidade.
5) Iniciais: Possibilita inserir as inicias que identificarão o
recurso. Exemplo: MEC para mecânico.
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6) Grupo: Informa ao Microsoft Project o grupo do recurso.
Exemplo: solda, mecânica, elétrica.
7) Unidades Máximas: Local onde deve ser informada a
quantidade disponível (planejada) do recurso.
8) Taxa Padrão: Esse campo tem como função indicar o
valor por hora do recurso. É utilizado apenas em
Recursos do tipo Trabalho.
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9) Taxa Hora Extra: Esse campo tem como função indicar
o valor da hora extra do recurso. É utilizado apenas em
Recursos do tipo Trabalho.
10) Custo/uso: Campo utilizado quando o recurso tem um
valor fixo cobrado pela sua utilização. Exemplo: A
utilização de um guindaste 10t custo R$ 12000,
conforme contrato.
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11) Acumular: Informa como que o custo do recurso será
computado. Pode ser: rateado, início, e fim.
12) Calendário: Possibilita selecionar um calendário
específico para o recurso selecionado. Deve-se lembrar
sempre que, mesmo tendo o calendário do cronograma
trabalhando um período específico, recursos podem ter
horários de trabalho diferentes. Exemplo: Cronograma
com calendário vigente de 24 horas, e o Mecânico
ajustador trabalhando seguindo um cronograma que tem
horários de 08:00 às 17:00 horas.
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11) Acumular: Informa como que o custo do recurso será
computado. Pode ser: rateado, início, e fim.
12) Calendário: Possibilita selecionar um calendário
específico para o recurso selecionado. Deve-se lembrar
sempre que, mesmo tendo o calendário do cronograma
trabalhando um período específico, recursos podem ter
horários de trabalho diferentes. Exemplo: Cronograma
com calendário vigente de 24 horas, e o Mecânico
ajustador trabalhando seguindo um cronograma que tem
horários de 08:00 às 17:00 horas.
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Após cadastrar os recursos do projeto, na Planilha de
Recursos, eles podem ser incluídos nas tarefas de três
maneiras diferentes
1) A primeira maneira é clicando na coluna Nome dos
Recursos, e na lista, escolher o recurso a ser utilizado.
Uma desvantagem dessa maneira, é que não dá para
indicar a quantidade do recurso indicado. Para inserir a
quantidade, você deve dar um clique sobre o nome do
recurso inserido, e ao dar a opção de editar, inserir dois
colchetes, e a quantidade entre eles [2].
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2) A segunda maneira,é clicando marcando a caixa de
seleção da função Detalhes, no menu Exibição.
Automaticamente será exibido o Formulário de tarefas, e
para inserir o recurso basta informar qual no campo
Nome do Recurso, e a quantidade no campo Unidades.
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3) A terceira maneira, é clicando duas vezes (clique duplo),
sobre a tarefa correspondente.
Automaticamente será exibida uma janela contendo os
seguintes menus: Geral, Predecessoras, Recursos,
Avançado, Anotações, e Campos Personalizados. Clique
em Recursos.
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Para inserir o recurso, basta escolher em Nome do Recurso
qual será utilizado, e informar a quantidade em Unidades.
Clique em Ok.
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COMO ATUALIZAR 
O CRONOGRAMA
6
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Após as etapas de elaboração e validação do cronograma
estiverem concluídas, é hora de iniciar a execução.
Durante a etapa de execução serão gerados dados
referentes, ao andamento das atividades, e então o
cronograma terá de ser alimentados com esses dados.
Para atualizar o cronograma, deveremos atentar e seguir as
seguintes recomendações:
1) Certifique-se que a linha de base esteja definida. Sem
linha de base definida, não termos parâmetros para analisar
os cenários Real e Planejado.
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2) Sempre inicie a atualização pela coluna INÍCIO,
informando o a data e horário real em que a tarefa foi
iniciada
3) Em seguida, verifique se houve alguma mudança de
vínculo em relação ao planejado. Se sim, altere em
Predecessoras informando o vínculo real da atividade.
.
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4) Após informar as informações de início, e se caso
necessário, ter alterado o vínculo, vá na coluna duração,
e informe a duração real da atividade.
5) Após realizar todas as alterações, informe a %
concluída.
Nota: Sempre salve arquivos separados, com a data de
cada atualização, para que tenha as versões anteriores para
comparativo de cenários.
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69
INFORMAÇÕES 
ADICIONAIS
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Alguns exemplos de Campos Personalizados do Microsoft
Project
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Nas próximas páginas irei ensinar como criar um poderoso
campo personalizado para controle visual do cronograma.
Conforme pode ser visto na coluna Status, na imagem
acima.
Para isso, utilizaremos a fórmula abaixo:
IIf([% concluída]=100 And [Variação do 
término]<0;"Concluída Adiantada";IIf([% concluída]=100 
And [Variação do término]=0;"Concluída em dia";IIf([% 
concluída]=100 And [Variação do término]>0;"Concluída 
Atrasada";IIf([% concluída]<100 And [Variação do 
término]<0;"Adiantada";IIf([% concluída]<100 And
[Variação do término]=0;"Em dia";IIf([% concluída]<100 
And [Variação do término]>0;"Atrasada"))))))
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Insira duas colunas “texto” em seu cronograma, antes da
coluna % concluída, conforme imagem acima: Texto1 e
Texto2.
Em seguida, clique com o botão direito do mouse, em cima
da coluna Texto1, e em seguida selecione a função Campos
Personalizados.
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Automaticamente será exibida a janela acima. E então clique
e selecione Fórmulas, abaixo de Atributos
Personalizados.
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Copie a fórmula da página 71, e cole dentro da janela de
opções, conforme imagem abaixo. Clique em Ok
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Marque as opções conforme imagem acima, e clique em OK.
A coluna Texto1, passará a exibir, parâmetros de texto,
conforme a fórmula.
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Em seguida, clique com o botão direito do mouse, em cima
da coluna Texto2, e em seguida selecione a função Campos
Personalizados.
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Automaticamente será exibida a janela acima. E então clique
e selecione Fórmulas, abaixo de Atributos
Personalizados. Dentro da janela de opções Fórmula, digite
Texto2. Clique em OK.
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Marque as opções conforme imagem acima, porém não
marque OK ainda. CLIQUE NO BOTÃO INDICADORES
GRÁFICOS.
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Marque as opções conforme imagem acima, porém não
marque OK ainda. CLIQUE NO BOTÃO INDICADORES
GRÁFICOS.
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Será automaticamente exibida a caixa de opções acima.
Para realizarmos as configurações a seguir, faça da seguinte
maneira:
1) Os dados exibidos na coluna Teste para Texto2, deverão
ser selecionados na seta de opções do campo.
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2) Os dados exibidos na Coluna Valores deverão ser
digitados.
3) Os ícones exibidos na Coluna Imagem deverão ser
selecionados na seta de opções do campo.
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Insira os dados seguindo as orientações anteriores, e
conforme imagem acima.
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Em seguida, em “Critérios Indicadores para:”, marque
todas as caixas de opções conforme imagem, e depois
clique em OK.
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Na janela principal do campo personalizado, certifique – se
que está conforme imagem acima, clique em OK.
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Seu campo personalizado está pronto. Renomeie Texto1
para Status.
Se quiser ocultar a coluna Texto1, fique a vontade.
Precisamos dela apenas para configurar e operacionalizar a
coluna Texto2.
Mesmo se ela estiver oculta, a coluna continuará
funcionando.
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Chegamos ao fim da nossa jornada de aprendizado. Desejo
que você aproveite muito os conhecimentos adquiridos
nesse livro.
Caso tenha interesse em aprender mais, se inscreva no
nosso curso on-line Microsoft Project: Ênfase em Montagens
Mecânicas e Paradas de Manutenção, no link a seguir:
https://bit.ly/2MZzFDs
Te convido também para se conectar comigo no LinkedIn:
https://bit.ly/2NszPCR
Até breve!
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https://bit.ly/2MZzFDs
https://bit.ly/2NszPCR