E-book da Unidade - Auditoria de Documentos

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AUDITORIA DA 
QUALIDADE
UNIDADE 2
UNIDADE 2 | INTRODUÇÃO
A Auditoria da Qualidade em sua análise crítica, documentação, verificação,
etapas, reuniões, preparação e processos de comunicação e registros.
UNIDADE 2| OBJETIVOS
1. Interpretar a realização da análise crítica de documentos para a auditoria da
qualidade.
2. Explicar e classificar o preparo das atividades da auditoria.
3. Implementar atividades da auditoria no local, reuniões, comunicação e função
de responsabilidade da auditoria.
4. Executar os processos de auditoria, responsabilidade, informações e
atividades dos relatórios.
REALIZANDO ANÁLISE CRÍTICA DE 
DOCUMENTOS
• Análise criteriosa dos documentos.
• Registros e relatórios pertinentes à auditoria.
• Natureza e complexidade da organização.
REALIZANDO ANÁLISE CRÍTICA DE 
DOCUMENTOS
Antes do início das atividades in loco, a documentação da empresa deve ser
analisada criticamente para determinar a conformidade do sistema.
Em algumas situações, uma visita preliminar ao local pode ser realizada para se
adquirir uma adequada visão geral das informações disponíveis.
Se a documentação for considerada inadequada, o líder da equipe deve informar
ao cliente e analisar se convém que a auditoria continue ou que seja suspensa.
CONCEITO
Processo de verificação documentado e sistemático para obter e avaliar
objetivamente evidências, afim de determinar se atividades, eventos, condições,
sistemas de gerenciamento ou outras informações relativas estão em
conformidade com os critérios do sistema de gestão, além de comunicar os
resultados desse processo ao cliente.
ANÁLISE CRÍTICA
Definição: é necessário haver uma documentação que descreva o processo, sua
ligação com os demais elementos do sistema de gestão da qualidade, os
parâmetros, os requisitos e qualquer outra característica intrínseca ao processo de
análise crítica da organização.
Responsabilidade: identificar quem participa da análise crítica, quem são os
responsáveis por cada etapa da análise crítica. Por exemplo, coleta de dados,
planejamento, distribuição de ata e acompanhamento de ações.
Frequência: os períodos determinados entre uma reunião e outra dependerão da
forma como a direção conduz as análises críticas e das informações abordadas em
cada reunião. Outros fatores, como a geografia, também poderão influenciar a
frequência.
ANÁLISE CRÍTICA
Planejamento: a sequência de atividades deve ser planejada. Tal procedimento pode
ser implementado por meio de um processo formalizado, um formulário ou uma
ferramenta de orientação.
Escopo: consiste em visar à identificação das entradas do processo de análise crítica,
que são itens preliminares que determinam o objeto de análise. Esses podem incluir:
a) resultados de auditorias;
b) realimentação de cliente;
c) desempenho de processo e conformidade do serviço;
d) situação das ações preventivas e corretivas;
e) ações de acompanhamento sobre as análises críticas anteriores feitas pela direção;
f) mudanças que possam afetar o sistema de gestão da qualidade;
g) recomendações de melhoria.
ANÁLISE CRÍTICA
Processo: é relevante determinar as atividades e as etapas a serem seguidas para
angariar-se o produto final, constituindo-se, nessa proporção, um relatório repleto
de recomendações e operações com o intuito de manter e aprimorar a
organização.
Registros: consiste em determinar de qual forma os registros da análise crítica
serão organizados.
Formulários: os formulários fornecem-nos uma orientação e determinam, nos
mecanismos, um certo monitoramento e um método para retenção de registros,
bem como um modelo para coleta de evidências do atendimento às exigências.
ANÁLISE CRÍTICA DOS 
DOCUMENTOS
Os documentos que constituem o sistema de gestão da qualidade devem ser
monitorados visando a garantir o atendimento aos parâmetros que conferem a
qualidade das documentações. Assim, o controle de documentos deve incluir um
conjunto de procedimentos específicos.
Ainda, os registros referentes ao sistema de gestão da qualidade são controlados
com base em sua identificação, armazenamento, proteção, recuperação, retenção
e disposição, com o intuito de oferecer evidências de conformidade com relação
aos requisitos da norma.
ANÁLISE CRÍTICA DA AUDITORIA DA 
QUALIDADE
Anualmente ou quando julga necessário devido a situações circunstanciais, a alta
direção promove a análise crítica do sistema de gestão de qualidade. Tal análise é
caracterizada por procedimentos adequados visando à avaliação da eficácia do
sistema de gestão da qualidade como um todo.
Dentro da análise crítica dos sistemas de qualidade e auditoria, temos que levar
em conta e avaliar: política e procedimentos; relatórios do pessoal, gerencial e da
supervisão; auditoria interna; ação preventiva e corretiva; avaliações de
organizações externas; resultados de comparação intersetorial; mudanças no
volume e tipo de trabalho; feedback de clientes ou stakeholders; reclamações e
atividade de controle de qualidade.
PREPARANDO AS ATIVIDADES DA 
AUDITORIA
Abordagens da auditoria no contexto de análise, identificação das políticas,
processos agendados e a execução feita pelos auditores em uma checklist.
CONCEITO
A preparação das atividades da auditoria equivale ao estágio em que os auditores
buscarão informações sobre o SGQ da entidade a ser auditada, analisando
minuciosamente a documentação do sistema.
É relevante que cada participante da equipe de auditoria esteja capacitado para
exercer a atividade, tendo acesso à checklist, considerando que ela é essencial
para orientar o auditor de modo a não esquecer nenhum detalhe a ser avaliado,
bem como para registrar as apurações e observações.
PREPARO DAS ATIVIDADES DA 
AUDITORIA
A preparação da auditoria deve englobar:
• A designação do auditor coordenador.
• Definição de objetivos, campo de aplicação e critérios de auditoria.
• Análise da exequibilidade.
• Seleção da equipe auditora.
• Revisão documental - preparo das instalações.
• Plano de auditoria.
PLANO DA AUDITORIA
• Registro de não conformidades.
• Registro de auditores anteriores.
• Relatórios de devoluções de clientes.
• Registro de inspeções.
• Documentação técnica.
• Contratos celebrados com os clientes.
TRABALHO DA EQUIPE
A conduta dos auditores deve ser pautada na ética, tendo como objetivo principal
exercer a profissão com diligência, zelo e honestidade, de acordo com a legislação
vigente e defendendo os interesses da entidade, sem causar prejuízo da
independência e dignidade profissionais.
O auditor deve manter sigilo acerca das informações que obtiver na proporção do
exercício profissional lícito, inclusive no âmbito do serviço público, com exceção
dos casos previstos em lei ou quando solicitado por autoridades competentes.
A formação acadêmica e o estudo especializado para auditores nas Organizações
de auditoria buscam continuamente formar uma equipe competente para suas
atividades de auditoria com comprometimento das pessoas envolvidas.
TRABALHO EM EQUIPE
• Conduta dos auditores.
• Comprometimento.
• Objetivos da equipe.
• Qualificação das equipes.
• Reuniões.
• Estar atento e reportar os serviços.
• Manter confidencialidade e ética.
DOCUMENTAÇÃO DOS TRABALHOS
Os requisitos básicos relativos ao sistema da qualidade consistem em determinar
e gerenciar a categoria de processos requeridos para garantir a conformidade.
O auditor deve registrar, nos papéis de trabalho, informação relativa ao
planejamento de auditoria, à natureza, à oportunidade e à extensão dos
procedimentos aplicados, aos resultados obtidos e a suas conclusões da evidência
da auditoria.
REQUISITOS GERAIS
É preciso levar em conta que a extensão da documentação requerida dependerá:
• Do porte e tipo da organização.
• Da complexidade e interação dos processos da organização.
• Das competências das pessoas da organização.
REQUISITOS E DOCUMENTAÇÃO
• Documentos da política da qualidade.
• Procedimentos documentados.
• Manuais.• Instrumentos.
• Formulários.
CONDUZINDO ATIVIDADES DA 
AUDITORIA: ATIVIDADES DA 
AUDITORIA
• Auditoria para diagnóstico.
• Auditoria para a adequação.
• Auditoria de implementação.
• Relatórios.
• Cronogramas.
• Monitoramento..
ATIVIDADES DA AUDITORIA
O auditor de qualidade é responsável por realizar a auditoria dos processos
relativos a áreas de processos e manutenção, que devem coordenar os programas
de auditoria interna do sistema e realizar procedimentos ligados à qualidade.
REUNIÃO DE ABERTURA
• Apresentação da equipe auditora.
• Programação da auditoria.
• Métodos e procedimentos.
• Canais de comunicação.
• Formulários utilizados.
• Elucidar métodos de relato das conformidades e das não conformidades.
REUNIÃO DE ABERTURA
A equipe auditora, juntamente com os representantes do processo auditado,
devem realizar uma reunião de abertura, que deve ser explanada e dirigida pelo
auditor líder, seguindo objetivos tais como:
• Apresentação da equipe auditora, realizando um resumo de suas
responsabilidades.
• Confirmação da programação da auditoria com o auditado.
• Métodos e procedimentos a serem utilizados para realizar a auditoria.
• Confirmação dos canais de comunicação entre a equipe auditora e o auditado.
• Apresentação dos formulários a serem utilizados durante e após a auditoria.
• Elucidar o método de relatar as conformidades ou não conformidades e
possíveis oportunidades de melhoria.
COMUNICAÇÃO
Utilizada para reconstruir os padrões de difusão de mensagem e determinar:
• Ruído.
• Rede informal e tempo de percurso.
• Frequência de envio de mensagens.
• Comunicação entre pares, entre chefia e subordinados, entre áreas.
• Instrumentos mais e menos utilizados.
• Instrumentos mais rápidos e os mais fáceis de usar, formalidade/informalidade.
COMUNICAÇÃO
A comunicação é essencial para o bom funcionamento dos controles. Informações
sobre planos, ambiente de controle, riscos, atividades de controle e desempenho
devem ser transmitidas a toda a entidade.
O auditor deve ser dotado da habilidade de relacionar-se com as pessoas e da
capacidade de comunicar-se efetivamente, compreender as relações humanas e
manter boas relações com seus auditados.
FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES DE 
GUIAS DE OBSERVAÇÃO; COLETA E 
VERIFICAÇÃO DE INFORMAÇÕES
Responsabilidades e guias de observação:
• Auditor líder: é responsável por tudo o que está associado ao processo de
auditoria. Isso inclui planejamento e preparação, reunião de abertura,
coordenação e participação na auditoria, reunião de fechamento, decisão
quanto à categorização das não conformidades.
• Auditor: participa de cada fase da auditoria - planejamento, reuniões de
abertura e encerramento, condução da auditoria, preparação de relatórios de
não conformidade e acompanhamento.
• Guias de observação: a equipe da gerência do auditado necessita levar
seriamente em consideração a seleção das pessoas que agirão como guias da
equipe de auditoria.
RESPONSABILIDADE E GUIAS DE 
OBSERVAÇÃO
• Auditor líder: Responsável por tudo que está associado ao processo de auditoria.
• Auditor: Participa de cada fase da auditoria - planejamento, reuniões, condução
da auditoria, relatórios.
• Guia de observação: Gerencia as necessidades, seleção das pessoas e
treinamento. É a pessoa que acompanha a equipe de auditoria, mas não audita.
COLETA DE INFORMAÇÕES
A coleta de informações trata-se da etapa de colocar em prática o que foi
determinado no plano de pesquisa, ou seja, é o processo de implementação da
coleta dos dados desejados pela pesquisa.
Esse é o estágio em que podem ocorrer alguns erros. Nos processos da visão geral
de auditoria, temos a fonte de informação, análises, evidência, constatação, análise
crítica e conclusão.
COLETA DE INFORMAÇÕES
A coleta de informações trata-se da etapa de colocar em prática o que foi
determinado no plano de pesquisa, ou seja, é o processo de implementação da
coleta dos dados desejados pela pesquisa da auditoria.
O relatório da pesquisa deve conter os aspectos relevantes e as principais
conclusões do pesquisador quanto ao pesquisado, de maneira que o gestor tenha
um aporte adequado a sua tomada de decisão.
RESUMO DAS ATIVIDADES 
Nos procedimentos de início da auditoria, temos as designações do líder, definição
dos objetivos, foco e critérios, seleção da equipe da auditoria e contato inicial com
o auditado. Nos resumo das atividades, há os seguintes objetivos:
• Angariar subsídios para a realização da análise crítica da eficácia do sistema,
processo ou serviço.
• Averiguar a adequação, o grau de legalidade, legitimidade, eficiência,
resolutividade dos serviços e aplicação dos recursos.
• Avaliar a qualidade dos produtos ou serviços prestados, bem como seus
resultados, emitindo sugestões para seu aprimoramento.
RESUMO DAS ATIVIDADES
Em resumo, após concluída a execução da auditoria é que o trabalho “real”
começa. A equipe de auditores reúne-se para rever as áreas problemáticas e
determinar as recomendações para corrigir problemas de qualidade. Essas
informações irão compor o relatório de resultados da auditoria.
Esse relatório é um insumo importante para as reuniões estratégicas realizadas
pelas lideranças. Ele ajuda a avaliar os resultados e a definir como implementar as
ações de melhoria sugeridas pela equipe de auditores.
RESUMO DAS ATIVIDADES
Em resumo, os principais elementos são:
• Critério de auditoria: conjunto de políticas, procedimentos ou requisitos usados
como uma referência na qual a evidência de auditoria é comparada.
• Evidência de auditoria: registros, apresentação de fatos ou outras informações
pertinentes aos critérios de auditoria e que sejam verificáveis.
Constatações de auditoria: resultados da avaliação da evidência de auditoria
coletada, comparada com os critérios de auditoria.
Conclusão de auditoria: resultado de uma auditoria, após levar em consideração
seus objetivos e todas suas constatações.
OBRIGADA!