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1 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de tipo 
pymes 
 
 
 
 
1 
 
IMPLEMENTACIÓN Y USO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE EN 
EMPRESAS DE TIPO PYMES 
 
 
 
 
 
Andrés Felipe Castellanos Gómez 
Alejandro de Jesús García 
Daniel Gómez Gómez 
 
 
 
 
 Catalina Ramírez Aristizábal PhD 
Asesora 
 
 
 
 
 
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA 
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS 
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS 
PEREIRA 
2020 
 
2 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de tipo 
pymes 
 
 
 
 
2 
 
Contenido 
1. Área Problemática ....................................................................................................................... 9 
1.1. Antecedentes ............................................................................................................ 9 
1.2. Planteamiento del Problema .................................................................................. 12 
1.3. Formulación de la pregunta ................................................................................... 14 
1.4. Objetivos ................................................................................................................ 14 
1.4.1. Objetivo General ....................................................................................................... 14 
1.4.2. Objetivos Específicos ................................................................................................ 14 
1.5. Justificación ........................................................................................................... 15 
1.6. Delimitación ........................................................................................................... 17 
2. Marco Referencial ..................................................................................................................... 18 
2.1. Marco Teórico ........................................................................................................ 19 
2.1.1. Función Contable ................................................................................................... 19 
2.1.1.1. Plan Único de Cuentas. ......................................................................................... 21 
2.1.1.2. NIIF ....................................................................................................................... 26 
2.1.1.3. Clasificación de Empresas por Tamaño ................................................................ 28 
2.1.1.4. Impuesto al Valor Agregado ................................................................................. 29 
2.1.2. Tecnología de la Información ................................................................................ 30 
2.1.2.1. Sistemas de Información ....................................................................................... 30 
2.1.2.2. Tipos de Sistemas de Información ........................................................................ 32 
2.1.2.3. Definición de Outsourcing .................................................................................... 36 
2.1.2.4. Concepto de Software As a Service (SAAS) ........................................................ 37 
2.1.3. Sistema de Información Contable .......................................................................... 38 
2.1.3.1. Implementación de Software Contable ................................................................. 39 
2.1.3.2. Aspectos Funcionales de Selección de un Sistema de Información Contable ...... 41 
2.1.4. Factores de Éxito para la Implementación y Uso de Sistemas de Información 
Contable ............................................................................................................................ 42 
2.2. Marco contextual ................................................................................................... 44 
2.2.1. Función Contable ................................................................................................... 44 
2.2.1.1. Sistemas de Información Contable en Colombia .................................................. 44 
3 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de tipo 
pymes 
 
 
 
 
3 
 
2.2.1.2. Informalidad de las pymes en Colombia ............................................................... 45 
2.2.1.3. Indicadores de Aportes Tributarios de las pymes en Colombia ............................ 47 
2.2.1.4. Participación de las pymes en el PIB .................................................................... 49 
2.2.2. Tecnologías de la Información .............................................................................. 50 
2.2.2.1. Empresas Proveedoras de Software ...................................................................... 50 
2.2.2.2. Implementación de Software ................................................................................. 53 
2.3. Marco Legal ........................................................................................................... 54 
2.3.1. Régimen Tributario en Colombia .............................................................................. 55 
2.3.2 Obligaciones Tributarias de las pymes ...................................................................... 56 
2.3.3. Retención de IVA, Beneficios/Incentivos ................................................................. 58 
2.3.4. Consecuencias por Evasión y Manipulación de Información Financiera .................. 59 
2.3.5. Sanciones y Procesos Penales ................................................................................... 60 
3. Diseño Metodológico ................................................................................................................ 61 
3.1. Tipo y Método de Investigación ............................................................................ 61 
3.2. Tipo de Información y Técnica de Recolección de Datos ..................................... 63 
3.3. Instrumento de Recolección de la Información ..................................................... 63 
3.4. Recolección de Datos ............................................................................................. 64 
4. Análisis de los Resultados ......................................................................................................... 65 
4.1. Descripción de los Casos ....................................................................................... 65 
4.2. Análisis de los resultados según las categorías teóricas ........................................ 68 
4.2.1. Sistemas de Información Contable ............................................................................ 68 
4.2.2. Componente Organizacional ..................................................................................... 70 
4.2.3. Agentes Externos ....................................................................................................... 71 
4.2.4. Recursos Humanos .................................................................................................... 72 
4.2.5. Compromiso y Participación de la Dirección ............................................................ 75 
4.2.6. Efectividad del Sistema de Información ................................................................... 76 
4.3. Estrategias Propuestas para la Exitosa Implementación y Uso de Sistemas de 
Información Contable ....................................................................................................... 77 
4.3.1. Perfil y Funciones de los Involucrados ..................................................................... 78 
4.3.2. Características del Software ...................................................................................... 79 
4.3.3. Características de la Tecnología ................................................................................80 
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pymes 
 
 
 
 
4 
 
5. Conclusiones ............................................................................................................................. 82 
Referencias ........................................................................................................................................ 85 
Anexos............................................................................................................................................... 96 
 Anexo 1 .................................................................................................................. 96 
 Anexo 2. Instrumento de recolección de datos ...................................................... 97 
 Anexo 3. Formato Consentimiento. ....................................................................... 99 
 
 
 
5 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de tipo 
pymes 
 
 
 
 
5 
 
Tablas 
Tabla 1. Presupuesto ............................................................................................................ 17 
Tabla 2. Plan de cuentas, ejemplo de clase, grupo, cuenta, subcuenta. ............................... 22 
Tabla 3. Naturaleza Activos, clase 1. .................................................................................. 23 
Tabla 4. Naturaleza Pasivos, clase 2. ................................................................................... 23 
Tabla 5. Naturaleza Patrimonio, clase 3. ............................................................................. 24 
Tabla 6. Naturaleza Ingresos, clase 4. ................................................................................. 24 
Tabla 7. Naturaleza Egresos, clase 5. .................................................................................. 25 
Tabla 8. Naturaleza costos de ventas, clase 6. ..................................................................... 25 
Tabla 9. Naturaleza costos de producción, clase 7. ............................................................. 25 
Tabla 10. Bases y tipos. ....................................................................................................... 34 
Tabla 11. Medidas de informalidad a nivel empresarial. .................................................... 46 
Tabla 12. Listado de pymes que más facturan en el país. ................................................... 47 
Tabla 13. Clasificación de las pymes en 2016. .................................................................... 49 
 
 
6 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de tipo 
pymes 
 
 
 
 
6 
 
Figuras 
Figura 1. SAAS - IDC. ........................................................................................................ 38 
Figura 2. Empresas más importantes de software. .............................................................. 51 
 
 
7 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de tipo 
pymes 
 
 
 
 
7 
 
Resumen 
En el siguiente trabajo de investigación se indaga sobre la implementación de sistemas de 
información contable en empresas tipo pymes. Para lo anterior se entrevistaron ocho 
integrantes del área administrativa de cuatro empresas de diferentes sectores. Como 
resultado de dichas entrevistas se pudieron determinar algunos factores de éxito, fracaso y 
aspectos a tener en cuenta para facilitar el proceso de transición de los medios manuales a 
los sistematizados. Tomando en cuenta toda la información brindada por los entrevistados 
se pudo hacer un listado de las estrategias propuestas para la exitosa implementación de 
sistemas de información contable. Como conclusión general de este trabajo de 
investigación se determinó que los sistemas de información fungen una tarea muy 
importante en las organizaciones y para ello se debe contar con un personal altamente 
capacitado para el manejo e implementación de dichos sistemas de información contable. 
Palabras Clave: Sistemas de información contable, pymes, tecnología de la información, 
contabilidad. 
Abstract 
The following research work investigates the implementation of accounting information 
systems in SME-type companies. For the above, eight members of the administrative area 
of four companies from different sectors were interviewed. As a result of these interviews, 
it was possible to determine some factors of success, failure and aspects to take into 
account to facilitate the process of transition from manual to systematized media. Taking 
into account all the information provided by the interviewees, it was possible to make a list 
of the proposed strategies for the successful implementation of accounting information 
systems. As a general conclusion of this research work, it was determined that information 
systems play a very important task in organizations and for this it must have a highly 
trained staff for the management and implementation of such accounting information 
systems. 
Keywords: Accounting information systems, SMEs, information technology, accounting. 
8 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de tipo 
pymes 
 
 
 
 
8 
 
Introducción 
La siguiente investigación se centra en los puntos clave que se encontraron en algunas 
empresas en cuanto a la implementación del sistema de información contable, puesto que 
en la actualidad se puede notar una gran influencia a las tecnologías, concretamente en los 
nuevos mecanismos que generen datos relevantes a las compañías con el fin de apoyar a los 
directivos al logro de objetivos. Para ello, se aborda desde una visión global a lo específico 
a los sistemas de información contable, los cuales es posible decir que se han adherido al 
ADN de la empresa. 
 Se describe desde la literatura algunas prácticas contables que de igual manera se 
siguen utilizando en la contabilidad sistematizada y manual, como por ejemplo el plan de 
cuentas. Se evidencia la influencia de la contabilidad en el ámbito legal de las empresas, los 
diferentes tipos de sistemas de información que se encuentran en el mercado, además de 
una visión general en la tercerización del sistema de información contable a través de 
empresas prestadoras del servicio. Adicionalmente, se denotan los aspectos funcionales que 
traen consigo estos sistemas para una buena ejecución en la empresa, clarificando los 
factores de éxito para la implementación y el uso del sistema de información contable. 
 Por último, se contrasta de la literatura académica con la realidad de las empresas, 
llevando a cabo entrevistas con diferentes cargos directivos y operativos que se relacionan 
con la implementación y uso del sistema de información contable. Con lo anterior, se 
brindan algunas estrategias o puntos clave que deben tener presente los empresarios al 
momento de incurrir en la adquisición de estas tecnologías; esto con el fin de generar un 
camino sano por medio de una estrategia dividida en tres grandes factores, los cuales son 
imprescindibles en este proceso de tecnificación y actualización de empresas que innovan 
en su actividad en la ejecución del sistema de información contable. 
 
9 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de tipo 
pymes 
 
 
 
 
9 
 
1. Área Problemática 
 
1.1.Antecedentes 
 
Gutiérrez (2012) propone un esquema para la sistematización de la información contable, 
adecuado a las necesidades del laboratorio farmacéutico FABRIFARMA S.A., ya que, la 
empresa no había establecido un orden en los procedimientos de las diferentes áreas, 
provocando deficiencias en la gestión administrativa, todo esto debido al desconocimiento 
de las herramientas tecnológicas que facilitan el manejo de la información. Su objetivo es 
conducir a la empresaa la competitividad del mercado a partir de la toma de decisiones 
basadas en el sistema de información contable. Se realizó un diagnóstico del estado del área 
contable de la empresa y todos sus procesos internos, se elaboró un manual de 
procedimientos y políticas para el manejo del nuevo sistema computarizado contable. Con 
el (SIC) planteado a lo largo del antecedente de investigación se pueden tener 
estandarizados todos los métodos y procedimientos con el objetivo de reportar, catalogar y 
resumir de manera certera todo lo respectivo a la operación económica de la compañía y así 
lograr una trazabilidad clara de todas las actividades financieras resumidas en forma útil 
para las personas que toman las decisiones y definen las normas en búsqueda de convertir 
la empresa en un proyecto atractivo para los inversionistas. 
Alviz y Montenegro (2011) señalan la falta de un Sistema de Información Contable 
en la empresa Frutas Libardo Salinas Tabares, que le permita llevar un control óptimo de 
las operaciones comerciales y contables, que además satisfaga la necesidad de información 
indispensable para la adecuada toma de decisiones y así obtener mayor eficiencia y 
provecho de los recursos. El objetivo de este antecedente de investigación es diseñar e 
implementar un Sistema de Información Contable para la comercializadora de frutas 
Libardo Salinas Tabares en La Unión Valle; el presente antecedente, se enmarca dentro del 
tipo de estudio descriptivo, para analizar el estado actual de la empresa, desde su 
componente estratégico orientado hacia la identificación y análisis de la información 
involucrando la investigación de tipo documental y de campo. Los resultados de esta 
10 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
10 
 
investigación radican desde la estructuración de la parte financiera de la empresa hasta la 
implementación de un sistema de información adaptado a las necesidades de la misma, en 
este también se encuentran algunas recomendaciones que se le hace a la empresa para el 
buen funcionamiento de esta base de datos. 
Montoya (2015) establece el diseño de un sistema contable para la empresa 
COSMOS Servicenter AutoLavado, la cual viene presentando un déficit en el desarrollo en 
cuanto a aspectos administrativos, debido al poco conocimiento del propietario en materia 
tecnológica y contable. Su objetivo es brindarle a la empresa herramientas para llevar un 
control de las operaciones realizadas de forma sistematizada. Para llevar a cabo esta 
investigación, se realizó una entrevista al propietario y a algunos colaboradores, para 
conocer la situación contable y administrativa actual de la empresa y se generaron algunos 
interrogantes cómo: ¿se lleva un sistema contable?, ¿existe una persona encargada del área 
de contabilidad?, ¿qué controles utilizan para esta área? entre otras preguntas a fines, con el 
fin de proponer un diseño creado especialmente para esta empresa, el cual facilite los 
procesos contables y el tratamiento de la información. Como resultado se evidencia que las 
pequeñas empresas presentan mejores resultados después de la implementación de un 
sistema contable, diseñado especialmente para cubrir requerimientos específicos, ya que, 
facilitan el manejo de las finanzas y mejora los procesos internos de la misma. 
Ortiz, Andrade y Figueroa (2007) plantean en su tesis de grado el diseño de un 
sistema contable para la fundación sin ánimo de lucro Fundación Alianza Social Educativa 
A.S.E. así mismo señalan que debido a la alta demanda de los cursos que la organización 
Alianza social dicta y las regulaciones por las normas gubernamentales, la llevaron a 
estructurar y ejecutar los procesos contables y administrativos necesarios para dar respuesta 
efectiva y oportuna tanto a los entes externos como a los miembros directores de la 
fundación. Frente a este escenario se pretende diseñar e implementar el sistema contable 
para la fundación, en el primer semestre de 2007, el cual aporte un orden para los registros 
internos y el manejo de la administración al igual que transparencia en sus procesos. Se 
realizó una observación del funcionamiento de la fundación desde su creación, pasando por 
11 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
11 
 
los procesos esenciales de sus actividades y los medios utilizados para el desarrollo de su 
objeto social. Esta observación tuvo un carácter cuantitativo, por lo cual permitió conocer 
los montos de costos, gastos e ingresos obtenidos y de tipo cualitativo ya que especifico 
mediante qué operaciones logran obtener los recursos. Como resultados de esta 
investigación se obtuvo la estructuración del plan de cuentas basado en la actividad 
económica de la fundación, así como algunas recomendaciones que se le hace a la misma 
para el buen funcionamiento y tabulación de la información. 
Flores y Guzmán (2018) en su trabajo de tesis plantean que la falta de un sistema 
contable genera desconocimiento acerca de la disponibilidad de efectivo con que cuenta la 
empresa, además no es posible hacer proyecciones a futuro debido a que no se elaboran 
estados financieros, provocando deficiencia en la toma de decisiones. El objetivo de este 
antecedente es determinar el efecto de la implementación de un sistema de información 
contable en los resultados financieros de la empresa batidos Tutti Frutti para 1er semestre 
de 2017. Las técnicas que se aplicaron para la recolección de datos es la entrevista dirigida 
al gerente propietario de batidos Tutti Frutti, así como la observación de las transacciones 
que se realizan y la revisión de los archivos que guardan como soporte las transacciones. 
Dadas las condiciones que anteceden el estudio planteado se determinó la ganancia de una 
manera muy diferente a la que la obtenía el propietario ya que la administración solo hacia 
cuentas de los ingresos diarios y no le disminuían los gastos, algo que cambia cuando se 
implementa el sistema contable entre otras ventajas que se reflejan en el documento. 
Calvopiña (2010) plantea que la importancia de los sistemas de información 
contable radica en la utilidad que tienen éstos, tanto para la toma de decisiones de los 
socios de las empresas como para aquellos usuarios externos, como entes gubernamentales, 
e inversionistas. El objetivo de este antecedente es implementar un sistema contable 
computarizado en la Fábrica Alfarera ubicada en el Valle de Tumbaco Ecuador, en el 
período de enero del 2008, con el propósito de mejorar el proceso contable y obtener 
información veraz y oportuna que sirva de instrumento para la administración. La 
investigación se realizó a todo el personal que labora en la empresa la cual se dedica a la 
12 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
12 
 
comercialización de productos para la construcción, durante el desarrollo de dicha 
investigación se utilizaron técnicas como: la entrevista, encuesta y la observación directa. 
Los resultados obtenidos a través de la aplicación de los instrumentos de 
investigación, han permitido determinar que la hipótesis planteada es verdadera, ya que la 
información proporcionada por parte de la población entrevistada y encuestada confirma 
que con la aplicación de un Sistema Contable Computarizado permitió a la empresa 
mejorar el desarrollo y control en las funciones económicas que tiene “Fábrica Alfarera” y 
también sirvió como herramienta para los Directivos de la misma para que puedan tomar 
decisiones. 
 
1.2.Planteamiento del Problema 
 
Los sistemas de información contable son importantes para la toma de decisiones 
gerenciales, debido a que son de apoyo al registrar los movimientos financieros e 
información de relevancia de la empresa, los cuales ayudan a mostrar la situación en tiemporeal de la misma facilitando su gestión en el ámbito legal y tributario, así como lo menciona 
Mora (2017): 
La dirección de los negocios se basa en la información relevante para la 
toma de decisiones, todas las compañías deben tener un esquema de datos que 
permita la evaluación de su estado actual, las operaciones que al día se encuentran 
realizando y de estos movimientos verificar el comportamiento de la empresa para 
su análisis financiero, administrativo y en el caso de Colombia el tema tributario. 
Es claro que la implementación de estos sistemas de información resulta compleja y 
conlleva un aumento de trabajo. Esto incurre en la digitalización de toda la información que 
se tiene de la empresa tales como: financiera, clientes, proveedores, productos, costos, entre 
otros. La claridad de esta información en el software se refleja en los resultados e informes 
13 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
13 
 
que se quieren obtener del mismo, agilizando la búsqueda de información en caso de que 
sea requerida en un futuro. 
Uno de los problemas a los que se enfrenta las pequeñas empresas al implementar 
un sistema de información contable, son la falta de formación en el ámbito financiero lo 
cual se le atribuye a la informalidad de sus gerentes, llevando todos los procesos 
administrativos de una manera empírica. Es importante que esta implementación cuente con 
un personal adecuado y con las aptitudes necesarias para llevar a cabo esta tarea en la 
organización, sin embargo, para una pyme no es una opción tener más del personal que 
demanda su actividad ya que esto afectaría de manera directa sus utilidades. 
Entre otros problemas que generan el mal Ingreso de la información al sistema de 
información, se encuentra el no saber diferenciar los tipos de gastos en la organización, es 
decir, se debe saber que gastos van directamente relacionados con la actividad económica 
de la empresa y cuáles no. Esto quiere decir, que no se le deben cargar gastos personales a 
la empresa, ya que esto afectaría la utilidad de la misma y podría conllevar problemas 
legales por elusión de información e impuestos. 
El estado colombiano cuenta con una entidad que garantiza la seguridad fiscal y la 
protección del orden público, mediante la administración y control al debido cumplimiento 
de las obligaciones tributarias, aduaneras, cambiarias, los derechos de explotación y 
gastos de administración sobre los juegos de suerte y azar explotados por entidades 
públicas del nivel nacional y la facilitación de las operaciones de comercio exterior en 
condiciones de equidad, transparencia y legalidad. (Dirección de Impuestos y Aduanas 
Nacionales DIAN, 2019). 
 Con lo anterior, se evidencia que el estado colombiano tiene regulado el tema 
tributario sin importar el tamaño de la empresa, ya que todas deben declarar impuestos 
dependiendo del total de ingresos mensuales. La DIAN, como ente regulador hace visitas 
temporales a las diferentes empresas registradas en cámara de comercio, pidiendo informes 
donde conste el total de ingresos. En este momento es donde radica la importancia de tener 
un software contable y de comercio, el cual permita a la organización proporcionar de 
14 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
14 
 
manera transparente y ágil estos informes, evitando de esta forma, sanciones del estado 
colombiano por falta de claridad y veracidad en informes mensuales. 
Algunas de las consecuencias que traen el mal ingreso de la información y uso 
erróneo del plan de cuentas, es que los informes contables que se requieran por la gerencia 
no serán completamente confiables ya que dicha información estará sesgada, lo anterior 
implica empezar una reestructuración en el plan de cuentas, ya que los datos históricos son 
de gran relevancia para la empresa y su toma de decisiones. El mal ingreso de información 
al software contable puede conllevar sanciones legales y multas millonarias dependiendo de 
la gravedad del caso, además de suspensiones de la actividad de la empresa durante el 
período que estipule la DIAN. 
 
1.3.Formulación de la pregunta 
 
¿Cuáles son las estrategias para una exitosa implementación y uso de un sistema de 
información contable en empresas pymes? 
1.4.Objetivos 
 
1.4.1. Objetivo General 
 
● Proponer un conjunto de estrategias para una exitosa implementación de un sistema 
de información contable en empresas tipo pymes. 
 
1.4.2. Objetivos Específicos 
 
● Examinar las principales dificultades que tienen las pymes en la implementación y 
uso de los sistemas de información contable. 
● Identificar los factores más importantes para una exitosa implementación y uso del 
sistema de información contable dentro de la literatura académica. 
15 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
15 
 
● Analizar la influencia en los resultados organizacionales de la implementación y uso 
de los sistemas de información contable. 
 
1.5.Justificación 
 
Los beneficios de los sistemas de información contable para las empresas son 
innumerables, sin embargo, muchas empresas presentan cierta reticencia por estas 
herramientas, ya que sienten que su información puede estar expuesta a terceros; además de 
gastar una gran parte de sus ingresos pagando profesionales para manejar dichos sistemas. 
Por tanto, prefieren llevar toda su información en libros y formatos físicos, lo cual es válido 
siempre en cuando la empresa no tienda al crecimiento y/o expansión de su actividad, pues 
bien, tanto sus factores internos como externos crecen en igual dimensión complicando el 
control de la información llevándola de manera física. 
En Colombia las empresas de todos los tamaños están reguladas por entidades del 
estado, cuyo objetivo principal es regular el recaudo oportuno de impuestos, con el fin de 
tener una buena administración departamental. Estos impuestos dependen en gran parte de 
la cantidad de ingresos percibidos de la operación de la empresa, por lo tanto, es primordial 
tener toda la información pertinente y clara que requieren estas entidades para no tener 
problemas legales, ya que el no cumplimiento de las obligaciones conlleva a multas muy 
costosas. En ese momento, se encuentra la importancia de los sistemas de información para 
que, tanto el ápice estratégico de la organización como los agentes externos del gobierno, 
puedan sustentar con los datos históricos, algún tipo de incongruencia entre los números. 
La DIAN entidad gubernamental técnica y especializada de carácter nacional, es la 
principal fuente de recaudo de impuestos, Sintura (2019) afirma que: 
“[…] desde la posesión del nuevo Gobierno, en agosto de 2018, la Administración 
Tributaria venía impulsando la idea de incorporar en el Código Penal nuevos delitos que 
antes eran meras infracciones tributarias. El propósito no fue otro que asegurar 
16 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
16 
 
mecanismos que permitieran contrarrestar la evasión fiscal, sin detenerse siquiera a 
considerar que lo ortodoxo era buscar mecanismos de eficiencia del recaudo en las 
oficinas de la DIAN. De hecho, el Título IV de la nueva Ley 1943 de 2018 lleva por nombre 
“Medidas para combatir la evasión y el abuso en materia tributaria” nomen juris con el 
que se reconoce que la Administración de Impuestos demanda el mazo penal para superar 
su ineficiencia”. 
La importancia de esta investigación radica en identificar los factores de éxito que 
les faciliten a las pymes hacer un excelente proceso de implementación de software 
contable, lo cual ayude a su gestión y permita tener el menor margen de error posible para 
que estas puedan sacar provecho de la información suministradapor el software en la toma 
de decisiones gerenciales. De igual forma, es utilizado como una herramienta que permita 
cuantificar el total de los impuestos a pagar durante el periodo y que estos sean lo más 
transparente posible para evitar sanciones del estado colombiano. 
Lo novedoso de este trabajo de investigación radica en que no se encuentran autores 
referentes al tema de brindar estrategias o factores exitosos en la Implementación de un 
Sistema de Información Contable, en cuanto a las ciudades que se tomaron de muestra en la 
investigación. Sin embargo, se han realizado trabajos acerca de formulación y diseño de los 
Sistemas Contables partiendo de las necesidades de una empresa o negocio especifico, 
estos documentos se encuentran a lo largo de los departamentos de Risaralda, Caldas y el 
Norte del Valle del Cauca donde se encuentran las empresas relacionadas con este trabajo. 
Con base en lo anterior, este documento ofrece al lector un apoyo basado en los 
factores de éxito y fracaso que se evidencian en la realidad empresarial a propósito de dicha 
sistematización, con el fin de que sea de fácil comprensión al momento de verse en la 
necesidad de llevar una información más organizada y detallada. 
 
 
 
 
17 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
17 
 
1.6.Delimitación 
 
La investigación tiene como muestra principal las pymes del Norte del Valle del Cauca, 
Caldas y Risaralda, las cuales utilicen y estén en transformación evolutiva del área 
contable, al igual que las empresas que ya tienen implementado un sistema de información 
contable. Contrastando dicha información con empresas que a la fecha no cuenten con un 
software para la tabulación de sus movimientos tanto en el área comercial como contable. 
 La recolección de la información de las empresas en el manejo contable, se toma un 
lapso de seis meses, con el fin de analizar la mayor cantidad de pequeñas y medianas 
empresas. Para llevar a cabo la investigación, en la Tabla 1 se estima un presupuesto donde 
se adjuntan todos los gastos que tiene la realización del proyecto. 
Concepto Valor 
Transporte 120,000 
Papelería 35,000 
Espacios para entrevistados 60,000 
Alimentación 150.000 
 Bases de información para 
investigación 
30.000 
 
 Total 395.000 
 
Tabla 1. Presupuesto 
 El proyecto se limita a analizar el área contable de las empresas pymes, 
específicamente en la implementación de un sistema de información contable, en los 
factores de éxito que estos traen para la organización, así como los fracasos de las empresas 
en su implementación, producto de una mala labor en los procedimientos contables. 
 
18 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de tipo pymes 
 
 
 
 
18 
 
2. Marco Referencial
Marco 
Referencial
Marco Teórico
Función Contable
Plan unico de
cuentas
NIIF
Clasificación por 
tamaño
Impuesto al Valor 
Agregado (IVA)
Tecnología de la 
Información
Sistemas de 
informacón
Tipos de SI
Outsourcing
Concepto SAAS
Sistema de 
Información 
Contable
Implementación de 
un Software 
Contable
Aspectos 
Funcionales
Factores de Éxito
Marco 
Contextual
Función Contable
Sistemas Contables 
en Colombia
Informalidad pymes
Indicadores aportes 
tributarios
Participación pymes 
en el PIB
Tecnología de la 
Información
Empresas 
Proveedoras de 
Software
Implementación de 
Sotware
Marco Legal
Régimen Tributario 
en Colombia
Obligaciones 
Tributarias de las 
pymes
Retención IVA, 
beneficios/incentivos
Evasión y 
manipulación de info
Sanciones y 
procesos penales
19 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
19 
 
2.1.Marco Teórico 
 
2.1.1. Función Contable 
 
Muchas personas desean volver su idea de negocio rentable y auto sostenible, esto es un 
reto fundamental que va de la mano de la información de la actividad económica que se 
lleva a cabo de manera interna en la empresa. Cabe aclarar que todo tipo de negocio no 
funciona únicamente bajo la gestión comercial, producción, reconocimiento de la marca, 
entre otros procesos, sino que, así como esta lleva a cabo su ejercicio, debe hacer que su 
información sea suministrada por medio de un sistema que permita registrar todos los 
movimientos de tipo comercial y contable. 
Se puede decir que el concepto de contabilidad es básicamente el corazón de la 
organización y de gran importancia para la toma de decisiones financieras en la empresa, 
para el buen funcionamiento de los procesos o procedimientos planeados anteriormente por 
su ápice estratégico. 
El decreto 2649 de 1993, expresa que se reglamenta la contabilidad general para 
mejorar el orden empresarial y se expiden los principios o normas de contabilidad 
generalmente aceptados en Colombia. La Ley 1993 argumenta que: 
“[...] La contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, 
analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente económico, en forma clara, 
completa y fidedigna.” (Artículo 1, Decreto 2649/93) 
En adición, la Ley formula 9 objetivos básicos de la contabilidad para los cuales 
debe apoyar la contabilidad tales como: 
1. Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico. 
2. Predecir flujos de efectivo. 
3. Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los 
negocios. 
20 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
20 
 
4. Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito. 
5. Evaluar la gestión de los administradores del ente económico. 
6. Ejercer control sobre las operaciones del ente económico. 
7. Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas. 
8. Ayudar a la conformación de la información estadística nacional. 
9. Contribuir a la evaluación de beneficio o impacto social que la actividad 
económica de un ente represente para la comunidad. (Artículo 3, Decreto 
2649/93) 
 Como se puede observar, la contabilidad es uno de los procesos fundamentales que 
se deben tener y por tanto desarrollar desde su inicio hasta el fin, es tan importante que fue 
declarada ley para que fuera implementada por obligación en todas las empresas, cabe 
aclarar que este deber implementado por el gobierno fue con intención de ayudar a las 
empresas colombianas a ser más prósperas en un futuro, debido a los beneficios señalados 
con anterioridad. 
Múltiples definiciones y diversos autores definen la contabilidad desde una manera 
diferente, sin embargo, todas son destinadas al mismo objetivo, agilizar, analizar y tener un 
orden completo del estado financiero de la empresa. Tomando como referencia a Fierro 
(2005), argumenta que “la contabilidad es un proceso de información acumulativo de la 
empresa, cuyas funciones son: recolectar, identificar, medir, [...], evaluar e informar, y 
hacer el seguimiento al desarrollo de las operaciones de un ente económico, en forma clara, 
completa y fidedigna”. 
 Por otro lado, según Monagas (2005), “la contabilidad es, la ciencia social que se 
encarga de narrar y además cuantificar las transacciones mercantiles que hacen los 
hombres, para el análisis, interpretación y la posterior toma de decisiones económico-
financieras.” 
Observando la anterior definición, podemos inferir que ambos puntos de vista en 
relación con la constitución de Colombia, llevan a mismo objetivo o contexto, por tanto, el 
21 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
21 
 
mismo autor muestra cinco diferentes clasificaciones a las cuales se enfoca la contabilidad 
tales como: Contabilidad Financiera, Contabilidad Fiscal, Contabilidad Gerencial, 
Contabilidad Científica, ContabilidadAmbiental, cabe aclarar que en esta investigación se 
profundizará en la contabilidad financiera ya que se quiere evidenciar la importancia de las 
mismas en la construcción del software contable y de comercio. 
La contabilidad financiera para Fierro (2005), es la más conocida y la más aplicable, 
pues bien, sus principios y/o objetivos están relacionados con los objetivos básicos de la 
contabilidad definidos anteriormente. 
El concepto de contabilidad financiera hace referencia a la herramienta que las 
empresas públicas o privadas y de todos los tamaños utilizan para darse cuenta del estado 
financiero y económico de la organización. 
“El concepto de contabilidad ha evolucionado a través del tiempo. 
Tradicionalmente se le ha definido como “el lenguaje de los negocios” debido a que es una 
actividad de servicio encargada de identificar, medir y comunicar la información 
económica que permite a los usuarios formar juicios y tomar decisiones. También se le ha 
definido “historia de los negocios” porque registra en forma cronológica lo que 
económicamente sucede en la empresa”. (Mendoza, C. Ortiz, O. 2016, p. 5) 
Para la contabilidad es importante la trascendencia de la información y su veracidad, 
puesto que toda esta información suministrada por las diferentes áreas de la empresa será 
indispensable para generar informes de su situación económica, los cuales ayudarán a la 
toma de decisiones y en aspectos tributarios. 
 
2.1.1.1.Plan Único de Cuentas. 
 
La contabilidad financiera dentro de su estructura cuenta con un plan único de cuentas el 
cual permite registrar los diferentes movimientos contables dentro de un sistema de 
información, que permite tabularlos día a día según el tipo de movimiento que sea. Este 
busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por las 
22 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
22 
 
entidades, con el fin de permitir la presentación comprensible de la información y una 
adecuada clasificación de los hechos económicos (Uribe, 2018). 
El plan de cuentas está compuesto por un catálogo con códigos numéricos 
denominados clases, grupos, cuentas y subcuentas, también consta con la descripción y la 
naturaleza de las mismas, activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, costos de ventas y 
costos de producción, en el siguiente gráfico se muestran los niveles de dichos códigos y 
sus asignaciones. 
TIPO CLASE GRUPO CUENTA SUBCUENTA DETALLE 
ACTIVO 1 11 1105 110505 CAJA 
PASIVO 2 21 2105 210510 PAGARES 
PATRIMONIO 3 31 3105 310505 CAPITAL 
AUTORIZADO 
INGRESO 4 47 4705 470565 INGRESOS 
OPERACIONALES 
GASTOS 5 51 5135 513535 TELEFONOS 
COSTO DE VENTAS 6 61 6145 614535 ALMACENAMIENTO 
Y DEPOSITO 
COSTO DE 
PRODUCCION 
7 71 7205 720506 MANO DE OBRA 
DIRECTA 
 
Tabla 2. Plan de cuentas, ejemplo de clase, grupo, cuenta, subcuenta. 
Fuente: Elaboración propia. 
En la Tabla 2 se ejemplifica la clasificación de algunos códigos contenidos en el 
plan de cuentas y cómo se denominan según los dígitos que tenga la misma, es decir, en el 
caso del activo, la clase es tipo 1 y hace referencia al primer dígito; el grupo, es el 11, es 
decir los primeros dos dígitos, así sucesivamente con el siguiente, es decir, la cuenta que 
corresponde a los 4 primeros dígitos y la subcuenta con los 6 primeros dígitos. El catálogo 
23 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
23 
 
de cuentas y su estructura serán de aplicación optativa y en la contabilidad podrán utilizarse 
clases, grupos, cuentas o subcuentas diferentes a las previstas en él, siempre y cuando 
mejoren las características cualitativas de la información financiera (Uribe, 2018). 
Para efectos de comprensión de la naturaleza de las clases y sus características se 
precisan la definición de cada uno de ellos buscando interpretar de una manera gráfica su 
clasificación. Hay dos tipos de activos: los corrientes, son todos los bienes adquiridos por la 
empresa los cuales se esperan tengan duración menor a un año, ejemplo: mercancías, 
derechos, títulos de bienes, entre otros. Los no corrientes, estos se clasifican como activos 
fijos de la empresa es decir todos los bienes que la empresa tiene que adquirir para su 
funcionamiento, ejemplo: local comercial, edificios, equipos de cómputo, maquinaria, 
muebles, etc. 
ACTIVOS (1) 
DEBE HABER 
Aquí inician y aumentan (+) Aquí disminuyen y se cancelan (-) 
 
Tabla 3. Naturaleza Activos, clase 1. 
Fuente: Elaboración propia. 
Pasivos: Según Angulo (2016), el pasivo son las deudas y obligaciones de la 
empresa con terceros, surgidas de sucesos pasados, para su pago en un futuro, que 
incorpore beneficios económicos (p. 40) unos ejemplos de pasivos son: préstamos 
bancarios, obligaciones con proveedores, títulos de propiedad, entre otros. 
PASIVOS (2) 
DEBE HABER 
Aquí disminuyen y se cancelan (-) Aquí inician y aumentan (+) 
Tabla 4. Naturaleza Pasivos, clase 2. 
Fuente: Elaboración propia. 
24 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
24 
 
Patrimonio: Según Angulo (2016), son las deudas con los socios o accionistas de la 
empresa y está constituido por el valor de los aportes sociales, realizados por los mismos 
(p. 42) el patrimonio se determina con la ecuación, Activo = Pasivo + Patrimonio 
 
 PATRIMONIO (3) 
DEBE HABER 
Aquí disminuyen y se cancelan (-) Aquí inician y aumentan (+) 
 
Tabla 5. Naturaleza Patrimonio, clase 3. 
Fuente: Elaboración propia. 
Ingresos: Según Angulo (2016), los ingresos son los valores causados 
(reconocidos) por las ventas realizadas por la prestación de servicios o por otros conceptos 
(p. 42) hay dos tipos de ingresos que se registran en la contabilidad, ingresos operacionales, 
son aquellos ingresos producto de la actividad económica de la misma, ya sea por la venta 
de bienes o prestación de servicios, ingresos no operacionales, son aquellos ingresos 
diferentes a los obtenidos de la actividad económica de la empresa. 
INGRESOS (4) 
DEBE HABER 
Aquí disminuyen y se cancelan (-) Aquí inician y aumentan (+) 
 
Tabla 6. Naturaleza Ingresos, clase 4. 
Fuente: Elaboración propia. 
Egresos: Según Angulo (2016), los gastos son las erogaciones, egresos o consumos 
por los servicios o por los elementos necesarios para el buen funcionamiento de la empresa. 
25 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
25 
 
(p. 44) algunos ejemplos de gastos son: fletes, servicios públicos, arrendamientos, entre 
otros. 
EGRESOS (5) 
DEBE HABER 
Aquí inician y aumentan (+) Aquí disminuyen y se cancelan (-) 
 
Tabla 7. Naturaleza Egresos, clase 5. 
Fuente: Elaboración propia. 
Costos de ventas: Según Angulo (2016), son las erogaciones, egresos o consumos 
asociados directamente con la producción de bienes y servicios de los cuales se generan 
ingresos, el cual es recuperable y por esta razón se le llama costo (p. 45) 
COSTOS DE VENTAS (6) 
DEBE HABER 
Aquí inician y aumentan (+) Aquí disminuyen y se cancelan (-) 
 
Tabla 8. Naturaleza costos de ventas, clase 6. 
Fuente: Elaboración propia. 
Costos de producción: Son aquellos costos que son necesarios para producir un 
bien o brindar un servicio, algunos ejemplos de estos son la nómina, arriendo de local, 
fletes, entre otros. 
COSTOS DE PRODUCCIÓN (7) 
DEBE HABER 
Aquí inician y aumentan (+) Aquí disminuyen y se cancelan (-) 
Tabla 9. Naturaleza costos de producción, clase 7. 
Fuente: Elaboración propia. 
26 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
26 
 
La contabilidad financiera en la pequeña y grande empresa es indispensable para el 
desarrollo y buen almacenamiento de la información, para ello el plan único decuentas 
consta con diferentes cuentas, subcuentas y cuentas auxiliares que permiten tabular esta 
información de forma organizada según el tipo de empresa y la actividad económica que 
desarrolle, este permite adaptarse a todo tipo de empresa y debe ser parametrizado por el 
profesional encargado del área contable de la empresa. 
 
2.1.1.2.NIIF 
 
La idea de la constitución de unas Normas Internacionales de Información Financiera surge 
en 1973 en Londres y posteriormente publicadas en 2001, donde se crea un comité 
denominado Comité de Estándares Contables Internacionales (IASC por sus siglas en 
inglés) lo cual, con base en Ortiz, H. (2006): 
Se encargaría de recopilar estándares internacionales en uso en los diferentes 
países del mundo. Inicialmente solo se pretendía tener unos estándares que sirvieran de 
consulta acerca de la aplicación contable en el mundo. Posteriormente considerando que: 
 La globalización era un hecho irreversible. 
 Se incrementaban las negociones internacionales. 
 Los inversionistas requerían de información homogénea. 
 Se necesitaba darles mayor transparencia a los mercados de valores. 
 Se requería incentivar los flujos de capitales y la inversión. 
Basándose en las anteriores necesidades del mercado y fijándose en los constantes 
cambios de los mercados globales emergentes el comité (IASC) decide crear un nuevo 
comité con mayor independencia ya que el actual se había constituido solamente con el 
objetivo de establecer unos estándares que sirvieran como consulta. Para lo cual, según 
Ortiz, H. (2006) sus nuevos objetivos son “desarrollar un nuevo set de estándares contables 
de calidad, transparencia y comparabilidad para el mercado mundial de capitales, promover 
27 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
27 
 
el uso y la aplicación escrita de los estándares por todo el mundo y por último aplicar el 
concepto de los estándares de contabilidad a la información financiera. 
Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), según (Fierro y 
Fierro, 2015), en un principio fueron creadas para las grandes empresas cotizantes y para el 
mercado crediticio, además se han publicado las NIIF para pymes que van a permitir a los 
entes económicos mayor transparencia en la información que presentan en los estados 
financieros a los usuarios de un mundo globalizado. 
Lo anterior debe ir acompañado con una buena formación de los profesionales 
para la lectura de los informes generados por el servidor. Estos conocimientos también 
ayudaran a proyectar el devenir del ente económico y a observar su capacidad para 
generar nuevos flujos de efectivo, así como la viabilidad del negocio para saber si se sigue 
o si es necesario una reestructuración, refinanciación o terminación del objetivo social. 
(Fierro y Fierro, 2015). 
Las NIIF proporcionan herramientas para hacer que la información financiera sea 
cada vez más transparente y veraz, algo que importa mucho a nuevos inversores, se puede 
inferir que es un gran paso para ampliar los horizontes de la empresa, en caso tal de que se 
quiera expandir o llevar la idea de negocio a nuevos mercados más competitivos, esto con 
la ayuda de la información financiera y la buena lectura de la misma, apoyándose siempre 
con profesionales con dicha formación, para ello Fierro y Fierro (2015) nombra algunos 
factores importantes por los cuales implementar NIIF en la empresa: 
- El planeta tierra se convirtió en una aldea global para hacer negocios 
- Los países, cada vez más, están firmando tratados internacionales con regiones o 
grupos económicos fuertes como la alianza del pacifico y otros. 
- Los países están formalizando planes de competitividad para entrar en ese mundo 
globalizado 
- Los inversionistas requieren de información transparente, unificada y útil preparada 
bajo un mismo marco conceptual. 
28 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
28 
 
- Los contadores, como preparadores de información, requieren certificarse en NIIF por 
medio de un tercero independiente para ampliar su mercado de servicios profesionales. 
 
2.1.1.3.Clasificación de Empresas por Tamaño 
 
Hay algunos aspectos a tener en cuenta para determinar el tamaño de la organización, 
aunque en el último año ha habido un cambio en la ley determinada por el gobierno. Hasta 
finales del año 2018, se clasificaban según su tamaño, de acuerdo a la cantidad de 
trabajadores que tuvieran contratados. Lo anterior cambia en el año 2019 donde gracias al 
ministerio de comercio, industria y turismo se implementa la nueva clasificación. 
Dada la necesidad de contar con una clasificación que responda a las nuevas 
realidades de las empresas colombianas, el Gobierno, a través del Ministerio de Comercio, 
Industria y Turismo expidió el Decreto 957 de 2019, a través del cual se implementará una 
nueva clasificación del tamaño de las empresas con base en los ingresos por actividades 
ordinarias anuales, generando un cambio en la clasificación anterior que se establecía en 
sus activos o número de empleados. Así mismo, el decreto establece que la clasificación 
estará ligada a tres macro sectores (manufactura, servicios y comercio) para las micro, 
pequeñas, medianas y grandes empresas. (Bancoldex, 2019) 
Dado el tamaño de la empresa según sus ingresos, así como lo dicta la nueva 
actualización del decreto, se determina el régimen tributario al cual pertenece la misma, es 
decir, régimen común o régimen simplificado. 
Régimen simplificado: Según la DIAN (S.f.), Pertenecen al régimen simplificado 
las personas naturales comerciantes y los artesanos, que sean minoristas o detallistas; 
agricultores y ganaderos, que realicen operaciones gravadas, así como quienes presten 
servicios gravados, siempre y cuando con la totalidad de los siguientes requisitos”. (p,2) 
•provenientes de la actividad económica inferiores a 4000 UVT. •Tener máximo un 
establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejerza su actividad. •No 
desarrollar en el establecimiento actividades bajo la modalidad de franquicia, concesión, 
29 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
29 
 
regalía, autorización u otro sistema que implique la explotación de intangibles. •No ser 
usuarios aduaneros. • • •Inscribirse en el RUT. • Haber obtenido en el año anterior 
ingresos brutos totales No haber celebrado en el año inmediatamente anterior ni en el año 
en curso contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados, por valor 
individual y superior a 3.300 UVT Que el monto de sus consignaciones bancarias, 
depósitos o inversiones financieras durante el año anterior o durante el respectivo año no 
supere las 4.500 UVT. (DIAN, S.f) 
Régimen común: en el régimen común se encuentran las personas jurídicas que 
excedan los topes de ingresos percibidos por el régimen simplificado y deben cumplir 
algunas especificidades según la DIAN (S. f) son las siguientes: 
 •Las personas jurídicas y sociedades de hecho que vendan o presten servicios 
gravados. •Las personas naturales comerciantes y los artesanos mayoristas que no 
cumplan los requisitos para pertenecer al régimen simplificado •Los usuarios aduaneros, 
siempre que las operaciones de comercio exterior tengan relación de causalidad con las 
actividades económicas gravadas. (p, 2) 
Ahora bien, ya se comprende cómo se determina el tamaño de las empresas en Colombia y 
que todas independientemente de su tamaño son responsables de pagar impuestos y retener 
IVA. 
 
2.1.1.4.Impuesto al Valor Agregado 
 
En Colombia la regulación tributaria no solo obliga a las empresas de cualquier tamaño a 
declarar impuestos sobre sus ingresos mensuales, sino que también obliga a los 
consumidores de producto terminado a aportar unapequeña parte a la nación, este impuesto 
es llamado el Impuesto al Valor Agregado (IVA). Según el banco BBVA (2018), el IVA 
“es un tributo de naturaleza indirecta aplicable al consumo doméstico de bienes y servicios 
producidos tanto en el territorio nacional como en el exterior y se recauda cuando tiene 
lugar la transacción de compra venta de los productos y servicios.” 
30 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
30 
 
El objetivo principal del IVA no es solo el recaudo de impuestos al consumidor sino 
que también la regulación del mercado en toda la cadena productiva y distribución, es decir 
poder regular las compras y ventas de las empresas, así como lo afirma BBVA (2018), 
“la labor principal del IVA es la de gravar las entregas de bienes y prestaciones 
de servicios que realizan empresarios y profesionales, las adquisiciones intracomunitarias y 
las importaciones de bienes”, es importante aclarar que dicho impuesto no afecta el precio 
de algunos de los productos de la canasta familiar, estos se pueden consultar en la página de 
internet de la DIAN que es la entidad reguladora de este impuesto. 
 
2.1.2. Tecnología de la Información 
 
2.1.2.1.Sistemas de Información 
 
Para entender el concepto de un sistema de información, primero se debe definir lo que es 
un “sistema”, por lo tanto, según Arnold y Osorio (1998), “se identifican los sistemas como 
conjuntos de elementos que guardan estrechas relaciones entre sí, que mantienen al sistema 
directo o indirectamente unido de modo más o menos estable y cuyo comportamiento 
global persigue, normalmente, algún tipo de objetivo”. 
Conociendo lo que es un sistema, se relaciona este término con lo contable, 
generando así datos enlazados con el fin de mostrar elementos relevantes y de interés para 
la toma de decisiones, tomando como referencia a Laudon y Laudon (2016), definen los 
sistemas de información como: 
Un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o 
recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar los 
procesos de toma de decisiones y de control en una organización. Además de 
apoyar la toma de decisiones, la coordinación y el control, los sistemas de 
información también pueden ayudar a los gerentes y trabajadores del conocimiento 
a analizar problemas, visualizar temas complejos y crear nuevos productos. Los 
31 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
31 
 
sistemas de información contienen información sobre personas, lugares y cosas 
importantes dentro de la organización, o en el entorno que la rodea. (p.16) 
 
Los sistemas de información es la nueva y sofisticada herramienta que todas las 
empresas del mundo actual deberían implementar, pues bien, según O´brien y Marakas 
(2006): 
Los sistemas y las tecnologías de información son un elemento vital de las 
organizaciones y negocios exitosos. Por eso, constituyen un área esencial de 
estudio en la administración y dirección de un negocio. En consecuencia, la 
mayoría de los especialistas en negocios deben tomar un curso en sistemas de 
información. Dado que usted quizá desee ser director, empresario o profesional de 
los negocios, le será tan importante contar con un entendimiento básico de los 
sistemas de información como entender cualquier otra área funcional del negocio 
(p.4). 
Los sistemas de información son conjuntos de diferentes componentes que después 
de un buen análisis se puede lograr un objetivo o una ventaja frente a las demás empresas, a 
partir de una buena administración de esta información se realizan actividades y/o 
estrategias que lleven a la empresa al cumplimiento de las metas anteriormente establecidas 
por el comité ejecutivo, de tal modo que se tomen decisiones que están soportadas y 
minimizando el margen de error. 
O´brien y Marakas (2006) afirman que: 
La tecnología de información puede ayudar a todo tipo de negocios a 
mejorar la eficiencia y la efectividad de sus procesos de negocios, la toma 
gerencial de decisiones y la colaboración entre los grupos de trabajo, mediante el 
fortalecimiento de sus posiciones competitivas en un mercado rápidamente 
cambiante. (p.4) 
32 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
32 
 
 Lo anterior deja en entredicho la posible categorización existente dentro de los 
sistemas de información, en dependencia de la información específica que contenga, del 
propósito que cumpla y demás factores. 
 
2.1.2.2.Tipos de Sistemas de Información 
 
Bajo la premisa de la consecuente categorización, propia de los sistemas de información; un 
primer vistazo sugiere su desarrollo desde 3 posibles dimensiones: la administración, la 
tecnología y las organizaciones (Laudon y Laudon, 2016). A partir de aquí es lógico como 
estos sistemas pueden llegar a diferenciarse entre ellos, no solo por la dimensión a la que 
pertenecen, sino también por el papel que cumplen dentro de dicha dimensión. En donde 
debe entenderse que los diferentes intereses y exigencias son respondidos con tipos 
diferentes de sistemas de información. Laudon y Laudon (2016) señalan que: 
Una organización de negocios típica tiene sistemas que dan soporte a los procesos 
de cada una de las principales funciones de negocios: sistemas para ventas y marketing, 
manufactura y producción, finanzas y contabilidad, y recursos humanos…. Una empresa 
común también tiene distintos sistemas que dan soporte a las necesidades de toma de 
decisiones de cada uno de los principales grupos administrativos. (p.45) 
Lapiedra, Devece y Guiral (2011) refieren que pueden presentarse los siguientes 
sistemas de información: Sistemas para el procesamiento de transacciones, Sistemas de 
información administrativa, Sistemas de apoyo a la decisión (DSS por sus siglas en ingles) 
y Sistemas de información para ejecutivos (EIS por sus siglas en ingles). 
 Es de conocimiento que la principal función de los sistemas de información es la de 
procesar, salvaguardar y brindar datos que sean de apoyo para los directivos, por tal razón, 
los diferentes tipos de sistemas de información se rigen por la cantidad de información que 
la organización. A continuación, se presenta una breve descripción de los sistemas 
anteriores. 
33 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
33 
 
Los sistemas para el procesamiento de transacciones constituyen los pilares del 
sistema de información de una empresa y recogen las operaciones empresariales diarias 
[...]. A medida que se van realizando operaciones en la empresa, los sistemas para el 
procesamiento de transacciones adquieren, procesan y mantienen datos, y reflejan las 
distintas transacciones empresariales de ventas, compras, pagos, etc. (Lapiedra, Devece y 
Guiral, 2011, p.28) 
 En este tipo de sistema presentan una mejora en la rapidez y en la verificación de las 
siguientes actividades diarias que se realizan manualmente relacionado con el nivel 
operativo. Así, tienen como finalidad mejorar las actividades rutinarias de una empresa. Las 
transacciones más comunes incluyen facturación, nóminas, realización y recepción de 
pedidos. Las empresas tratan de realizar dichas actividades de una forma rápida, ordenada y 
eficiente (Lapiedra, Devece y Guiral, 2011). Pues bien, con lo anterior se determinan que 
estas actividades se convierten en tareas rutinarias, llevando a ser eficiente y eficaz en las 
mismas. 
 Los mismos autores definen el sistema de información administrativa como, “es 
proporcionar a los directivos la información necesaria para tomar decisiones y resolver 
problemas. Los sistemas de información administrativa se apoyan en las bases de datos 
corporativas, que incluyen datos que se van generando como consecuencia del 
procesamientode transacciones” (p.29). Cabe señalar, que este sistema está enfocado al 
ápice estratégico, sin embargo, todos los sistemas ayudan a la toma de decisiones. 
Los DSS son instrumentos para abordar problemas de definición o estructuración 
menos precisa, y de carácter más esporádico. Los sistemas de apoyo a la decisión ayudan a 
los directivos que deben tomar decisiones no estructuradas. Una decisión se considera no 
estructurada si no existen procedimientos claros para tomarla y tampoco es posible 
identificar, con antelación, todos los factores que deben considerarse en la decisión. 
(Lapiedra, Devece y Guiral, 2011, p.33) 
Como se observa, los DSS son sistemas basados en los eventos fortuitos, donde las 
proyecciones o las herramientas tecnológicas no muestran estos imprevistos que requieren 
34 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
34 
 
de soluciones inmediatas. Es entonces donde el directivo se relaciona con el sistema y los 
factores para toma decisiones. 
Los autores afirman que. “Los EIS constituyen una poderosa herramienta para llevar 
a cabo, principalmente, actividades de control. Un ejecutivo, utilizando un EIS, gana 
habilidad para analizar todos los aspectos de operación de una compañía, y encontrar 
problemas y oportunidades” (p.37). 
Pues bien, los sistemas de información se clasifican de acuerdo a los requerimientos 
de la empresa, así pues, existen cinco bases para un sistema de información como se 
observa en la Tabla 10. 
TIPO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN TIPOS 
Grado de Formalidad  Formales 
 Informales 
Automatización  Manuales 
 Informáticos 
Relación con la toma de decisiones  Estratégicos (alta dirección) 
 Gerencial (nivel intermeio) 
 Operativos (control operativo) 
Funcionalidad  Gestión comercial 
 Gestión contable 
 Gestión financiera 
 Gestión de rescursos humanos 
 Gestión de la producción 
Grado de Especialización  Específicos 
 Generales 
Tabla 10. Bases y tipos. 
Fuente: Adaptado de (Vega, Grajales y Montoya 2017). Elaboración propia. 
35 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
35 
 
De acuerdo con el propósito de esta investigación, tratándose de SIC, se determina 
que toma un grado de formalidad alto ya que dicha información debe ser veraz para los 
usuarios internos y externos de la organización. La automatización del mismo debe ser de 
tipo informático, puesto que pretende trasladar información de un sistema manual- empírico 
a un sistema computarizado y asertivo, este sistema de información se vuelve parte 
fundamental del día a día de la empresa y sus hechos económicos, por tanto, debe ser de 
estratégico y un apoyo gerencial. 
Por consiguiente, la funcionalidad de un sistema de información contable o software 
es que se adapte a las necesidades actuales; por lo general, lo que se busca es que sea capaz 
de procesar toda la información de producción, comercio y contable, lo cual sea de ayuda 
para obtener los informes financieros que reflejen los rendimientos de la organización, 
obteniendo de esta manera una sinergia entre todos los departamentos operativos y 
administrativos para el bien de la empresa. 
 Soportando lo anterior, se requieren de algunos aspectos importantes como los 
mencionan Vega, Grajales y Montoya (2017): 
Otro de los aspectos importantes es que la información requiere dos componentes 
principales: herramientas informáticas y habilidades de información. Las herramientas 
pueden ayudar, pero sólo después de haber discriminado qué información interesa entre 
toda la disponible. Ciertamente, la selección debe ser realizada todavía por el ser humano, 
quién también deberá saber cómo aplicarla a la resolución de problemas, al aprendizaje o 
la toma de decisiones. 
Es por lo anterior que, dicha información ingresada en el sistema es netamente 
responsabilidad del encargado operacional de la tabulación de la misma, así como el 
encargado de generar informes para hacer fuerte en la toma de decisiones. 
 
 
 
 
36 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
36 
 
2.1.2.3.Definición de Outsourcing 
 
El Outsourcing, conocido en español como subcontratación, es la tercerización de algunas 
áreas de la empresa por medio de entidades prestadoras de servicios, que se especializan en 
una o más áreas de la organización. Esta subcontratación trae consigo muchos factores 
positivos para la gerencia, ya que ayuda a optimizar los recursos de la misma y generar 
mejores resultados; pues bien, se habla de entidades organizadas y especializadas. Según 
Lacity y Hirschheim (1995): 
“Outsourcing, se puede considerar como el servicio que antes se 
proporcionaba internamente, normalmente empresas de Outsourcing proporcionan 
servicios que incluyen, servicios de procesamiento de datos, contrato de 
programadores, tiempo compartido y compra de paquetes de software. El vendedor 
cobra una tarifa fija para un número de servicios especificados previamente, 
conocido como línea de base, para servicios no incluido en la línea de base se le 
puede comprar al vendedor por una tarifa en exceso”. (p.1) 
La tercerización de algunas áreas de la empresa está en auge y esto se ve 
representado en la cantidad de empresas emergentes de este tipo. Anteriormente la 
tercerización no era muy confiable, ya que muchas empresas no estaban dispuestas a 
compartir información privada por temor a la manipulación indebida de sus datos; pero 
actualmente se ha venido regulando cada vez más el tráfico de datos y el manejo de los 
mismos. Se podría decir que ahora las empresas tienen más instrumentos legales para poder 
dejar su información en manos de terceros. 
La contabilidad es una de las áreas que más se terceriza por medio de sistemas de 
información contable; en este caso la empresa que compra el software tiene dos caminos: el 
primero es tener personal profesional capacitado para el manejo diario de los movimientos 
contables del mismo, y el segundo, subcontratar no solo el software contable sino el área 
completa en donde se ahorraría el dinero del personal requerido para llevar a cabo esta 
acción, optimizando el trabajo y mejorando los resultados de la empresa. 
37 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
37 
 
 
2.1.2.4.Concepto de Software As a Service (SAAS) 
 
Este modelo de software es una buena herramienta alternativa a los sistemas de 
información, pues bien, los procedimientos que realiza SAAS en la recolección de datos se 
alojan en servidores que son prestados por alguna empresa perteneciente a las TIC, esta 
empresa se encarga del mantenimiento y soporte del software, todas las operaciones se 
realizan vía internet ya sea desde el punto de vista del cliente como del proveedor. En 
ocasiones se suele relacionar con los sistemas contables, ya que permite el acceso desde 
cualquier computador puesto que todo está fomentado en el internet. 
Según los profesores Gielen y Clarysse (2010), definen el concepto como: 
“Software as a Service es un modelo de negocio de multicapas, habilitado 
por IaaS y PaaS, el cual permite la provisión de la aplicación para los clientes a 
través de una red por una base de suscripción, siguiendo con el principio de una a 
muchos”. 
La Corporación Internacional de Datos (IDC) (2018), por sus siglas en inglés, 
comprende al SAAS desde los segmentos de: personas, organizaciones, entorno natural, 
bienes físicos e infraestructura, bienes digitales, intelectuales, financieros y por último 
servicios. Cada uno de estos frentes se compone a su vez de ciertas categorías y dicha 
taxonomía puede verse representada de mejor manera en la Figura 1. 
38 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes38 
 
 
Figura 1. SAAS - IDC. 
Fuente: Elaboración Propia, Traducción Propia. 
 
2.1.3. Sistema de Información Contable 
 
Los Sistemas de Información Contable contienen una gran cantidad de elementos en la 
ejecución contable, pues bien, los Sistemas de Información contienen un gran número de 
datos que favorecerán al directivo o a la junta para toma decisiones, mejora la 
productividad de la empresa y por tanto más eficiente. El buen uso de los Sistemas de 
Información contribuye al desarrollo y evolución del sector industrial al que pertenece, 
además de apegarse a las nuevas tendencias mundiales de tecnología que favorecen a todos 
los niveles de la organización. 
 Los Sistemas de Información Contable son una herramienta diseñados para apoyar 
la gestión y control en las áreas económicas y financieras de la organización. Sin embargo, 
a través de los avances de la tecnología se ha encontrado la viabilidad de generar y utilizar 
PERSONAS
Descrirtivo
Económico
Señales
Transacciones
Movimiento y 
comportamiento
Salud y 
diagnnostico
ORGANIZACIÓN
Descrirtivo
Económico
Señales
Transacciones
Movimiento y 
comportamiento
ENTORNO 
NATURAL
Descrirtivo
Económico
Señales
Transacciones
Movimiento y 
comportamiento
Salud y 
diagnnostico
BIENES FISICOS E 
INFRAESTUCTURA
Descrirtivo
Económico
Señales
Transacciones
Movimiento y 
comportamiento
Salud y 
diagnnostico
BIENES 
DIGITALES, 
INTELECTUALES Y 
FINANCIEROS
Descrirtivo
Económico
Señales
Transacciones
Movimiento y 
comportamiento
SERVICIOS
Descrirtivo
Económico
Señales
Transacciones
39 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
39 
 
información contable en el apoyo del ápice estratégico. La importancia de lo anterior recae 
en todas las empresas, incluso en la PYMES, puesto que necesitan de gran información 
para reducir el riesgo en el mercado competitivo. (El Louadi, 1998, como se citó en Urquía, 
Pérez y Muñoz, 2011). 
 
2.1.3.1.Implementación de Software Contable 
 
Es importante tener en cuenta algunos aspectos para la correcta implementación de un 
sistema de información, en algunos casos los proveedores de servicio brindan algunas 
pautas para el levantamiento de información y digitalización en el software. En caso tal que 
dicha información no sea propuesta por el proveedor de preferencia, es importante 
asesorarse con la persona que está encargada de dicha área contable para permitir una 
sinergia en los procesos. La calidad de la información que se suministra es de suma 
importancia para tomar buenas decisiones, por tal razón, Xu (2009) argumenta en uno de 
sus artículos lo siguiente: 
Los factores que impactan la calidad de datos (DQ, en inglés) los sistemas de 
información contable son similares a los factores de los sistemas de información en 
general. Se han realizado muchos estudios enfocados en los factores críticos de éxito en la 
administración de la calidad, como en la Administración de la Calidad Total y Justo a 
Tiempo (Saraph et al. 1989; Porter and Parker 1993; Black and Porter 1996; Badri, Davis 
and Davis 1995; Yusof and Aspinwall 1999). Gran variedad de literatura sobre la calidad 
de datos ha abordado los puntos críticos y los pasos de la calidad de datos (DQ), (Firth 
1996; Segev 1996; Huang et al. 1999; English 1999). (p.2) 
Es importante resaltar que, en la literatura académica existen diversos estudios orientados a 
identificar cuáles son los factores más relevantes a tener en cuenta en la implementación y 
uso de los sistemas de información contable. La investigación de Xu (2009) resume varios 
de estos estudios a través de diferentes categorías, el resumen de dicho levantamiento se 
puede apreciar en el Anexo 1. 
40 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
40 
 
Por otro lado, se encuentra Acosta y Navarrete (2013), los cuales enuncian algunos 
aspectos a tener en cuenta para obtener mayor beneficio de un Sistema de Información 
Contable a través de: 
 Conocer el sistema operativo que se va a instalar y el tipo de negocio. 
 Analizar el tipo de operaciones que debe de incurrir. 
 Tener dominio de los equipos a utilizar. 
 Diseñar los registros necesarios para las operaciones a realizarse. 
 Estimar los costos del software y hardware a instalar. 
 Analizar e interpretar el resultado de los reportes, para los directivos sí es 
importante. 
 Reclutar y seleccionar el personal para su adiestramiento con el sistema a instalar. 
(p.65) 
La presencia de un contador que instruya a la empresa sobre cómo llevar el área 
contable es de vital importancia para el desarrollo de la misma, ya que la información que 
se sistematice será utilizada para realizar los informes financieros que le compete al 
profesional y a partir de ellos sean una buena herramienta para la administración, además 
del conocimiento del estado actual de la empresa. 
Se puede decir que la adquisición de un sistema de información contable o software 
contable debe estar apoyado por el conocimiento del entorno y de las posibles opciones en 
el mercado, ya que este definirá los alcances que se pueda tener con respecto a la 
información y presentación de estados financieros. En secuencia al plan de acción que se 
pretende hacer previo a la adquisición de un sistema de información contable se podría 
establecer una secuencia de las actividades a realizar. 
Partiendo en primera instancia por la búsqueda de proveedores de sistemas de 
información contable o software contable; pasando a cotizar posibles empresas que ofrecen 
el servicio; luego realizar una revisión de las necesidades de la empresa y que se relacionen 
con las características del software; levantar la información que se suministrará en el 
41 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
41 
 
sistema y por ultimo implementar el sistema de información contable en la empresa, de tal 
modo que haya cumplido con los requisitos u objetivos de la empresa. 
Teniendo los tres primeros puntos del plan de acción, se deberá seguir con el 
levantamiento de la información para nutrir el nuevo software que, como lo define Acosta y 
Navarrete (2013) “se puede definir como un conjunto de datos procesados que tienen un 
significado (relevancia, propósito y contexto) y que por lo tanto son de utilidad para quién 
debe tomar decisiones, al disminuir su incertidumbre” es decir toda la información que se 
vaya a tomar en cuenta para nutrir el software debe ser relevante y veraz, tales como: 
clientes, proveedores, cuentas x cobrar, cuentas x pagar, artículos de comercialización, 
materias primas, costos, gastos directos e indirectos, entre otro. 
Dicho lo anterior el último paso es la implementación del sistema de información, el 
cual se hará es dos pasos, el primero sería registrando todos los movimientos previos a la 
fecha de apertura del software, esto depende desde que tiempo se quiera tener movimientos 
contables y la segunda fase seria día a día digitalizando todos los registros contables 
posteriores a la instalación del software. 
 
2.1.3.2.Aspectos Funcionales de Selección de un Sistema de Información Contable 
 
Los Sistemas de Información Contable deben ser seleccionados con gran prudencia, puesto 
que el que se escoja debe contar con las necesidades requeridas por la empresa solicitante, 
con el fin de desarrollar su actividad económica de buena manera. 
Según Astudillo (2008), la selección de un sistema debe tener lo siguiente: 
1. El Sistema de Información Contable debe ofrecer soporte a todos los 
conceptos definidos y regulados por los Decretos 2649 y 2650 de 1993 y la 
Ley 222 de 1995. 
42 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
42 
 
2. El Sistema de Información Contable debepoder soportar procesos de 
extracción de información derivada de cualquier forma de consulta y en los 
formatos portables o populares. 
3. El Sistema de Información Administrativo debe poder representar la 
operatividad de la organización mediante la automatización de los procesos 
y representación de los datos generados por la misma. 
4. El Sistema de Información Administrativo, debe poder ser parametrizable 
mediante el uso de los documentos asociados a la operación. 
5. El Sistema de Información Administrativo debe poder ordenar las consultas 
a la información de tal manera que se constituya en base para la toma de 
decisiones. 
6. El Sistema de Información Contable y Administrativo debe soportar las 
operaciones de conversión e interpretación de información, necesarios para 
el análisis financiero del ente económico. (p.54). 
 
2.1.4. Factores de Éxito para la Implementación y Uso de Sistemas de 
Información Contable 
 
Como se ha venido explicando en este documento los sistemas de información contables 
son herramientas que se hacen cada vez más indispensables para las funciones contables y 
financieras, y de las empresas como un todo. Su relevancia puede identificarse desde los 
niveles más operacionales como el registro de entradas y salidas, hasta niveles estratégicos 
de la organización (Rueda-Delgado & Arias-Bello, 2009). No obstante, como también se ha 
explicado el uso de esta clase sistemas constituye un reto para las empresas tipo pyme, que 
muchas veces no cuentan con los recursos necesarios y procedimientos claramente 
estructurados para la exitosa implementación y uso de esta clase de sistemas. 
Por este motivo, se realizó una revisión de literatura enfocada a determinar cuáles 
son esas características que contribuyen en dicho proceso. A través de la revisión de 
diversos artículos científicos se encontraron seis categorías que se deben tener en cuenta: 
43 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
43 
 
1. Características del sistema de información contable: Es la categoría más 
general y se refiere a las funcionalidades del sistema de información contable 
y como se garantiza que los datos ingresados al sistema sean correctos (Al-
Hiyari, Hamood, Al-Mashregy, Kamariah, & Mohammed Esmail Alekam, 
2013). 
2. Componente organizacional: Se refiere al alineamiento estratégico del 
sistema de información contable (Grande, Estébanez., & Colomina, 2011; 
Rueda-Delgado & Arias-Bello, 2009) y cómo estos sistemas mejoran los 
procesos organizacionales (Peralta Borray & Loaiza Robles, 2017). 
3. Agentes externos: Acá se considera cómo el sistema de información contable 
apoya sus procesos tributarios y bancarios (Grande et al., 2011). 
4. Componente de recursos humanos: En esta categoría se considera cuáles son 
los principales requerimientos de recursos humanos para un adecuado uso de 
los sistemas de información contable (Al-Hiyari et al., 2013). 
5. Compromiso de la dirección: acá se contempla la importancia de que la alta 
dirección apoye dichos procesos para que la implementación sea exitosa (Al-
Hiyari et al., 2013; Ismail, 2009). 
6. Efectividad del sistema de información contable: acá se analiza el éxito 
general del sistema de información contable dentro de la organización (Al-
Hiyari et al., 2013; Ismail, 2009). 
Estas seis categorías fueron tenidas en cuenta para la realización del instrumento de 
recolección de datos que se usó en la presente investigación. 
 
 
 
 
 
44 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
44 
 
2.2.Marco contextual 
 
2.2.1. Función Contable 
 
2.2.1.1.Sistemas de Información Contable en Colombia 
 
Según ANIF (2019), el Estado colombiano ha venido desarrollando en los últimos años 
diferentes cambios en la estructura y dinámica de los sistemas contables, generando que las 
empresas deban cambiar y adaptarse a las nuevas necesidades de los mercados en funciones 
de los requisitos del cliente y la competitividad. 
En ese orden de ideas, se destaca el papel que han venido desempeñando las pymes 
dentro de la generación de empleo, en donde el gobierno central ha realizado políticas 
públicas para el desarrollo, incentivando y capacitando a estas empresas con el fin de 
mejorar la calidad de sus servicios. Pese a esto, la dinámica actual ha sido una 
problemática; la cual, mediante la aplicación de sistemas que les permite medir la eficiencia 
y los beneficios de sus procesos, ha producido una mejora considerable. 
En este sentido, uno de los mayores cambios experimentados en la actualidad del 
país, ha sido la estandarización de las normas aplicadas a la contabilidad; haciendo que se 
facilite el flujo de los negocios y siendo esta, una de las razones a las que apunta el Consejo 
Técnico de la Contaduría Pública. Donde desde el año 2012, se implementan bajo decreto 
las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) como base para la consulta y 
aplicación en el ejercicio contable, con el fin de ingresar a la lista de países que aplican este 
tipo de estándares a nivel mundial. 
De esta forma el Estado determinó la clasificación de las empresas en tres grandes 
grupos, reglamentando para cada uno de ellos un sistema especial de normas contables con 
un método de consulta específico y aplicación para los procesos de reconocimiento, 
medición, presentación y criterios contables. Esta idea genera una serie de cambios en la 
45 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
45 
 
economía del país, los cuales son necesarios para abrirse al mundo eliminando las barreras 
que limitaban su competitividad en criterios contables. 
Por lo tanto, las pymes evidencian tener una participación sustancial en el mercado 
y en la economía del país, lo que describe cómo el gobierno las abarcó bajo el decreto, 
buscando su formalización bajo el principio de que las empresas comprendan la necesidad, 
relevancia y los beneficios que genera este cambio. Sumado a esto, está la importancia de 
mantener una contabilidad adecuadamente estructurada, generando confianza y siendo la 
base fundamental para la toma de decisiones, que abren el camino del sector financiero a 
posibles inversiones y a créditos. 
 
2.2.1.2.Informalidad de las pymes en Colombia 
 
Dentro de los desafíos que se plantea el gobierno está el de la formalización. Donde 
Colombia aún muestra altos grados de informalidad empresarial. Para esto se han centrado 
esfuerzos reduciendo los trámites, beneficiando el régimen simple de tributación y 
fomentando la factura electrónica, lo cual genera la motivación para que las empresas 
ingresen a tributar. 
46 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
46 
 
 
Tabla 11. Medidas de informalidad a nivel empresarial. 
Fuente: Fedesarrollo, (2017). 
Para Fedesarrollo (2017), los valores evidenciados en la Tabla 11, hacen referencia 
al número de empresas informales, donde se describe su producción neta con el fin de 
separar a las personas naturales de las pymes, en este sentido se incluyó la dimensión de 
ingresos de producción. Por lo tanto, la participación en la economía informal se ubica en 
un 33%. 
La anterior información presenta como una tercera parte de la economía puede 
describirse como informal, asimismo se evidencia como la participación del sector informal 
de trabajadores es del 37%, esta tasa se explica como un acercamiento al porcentaje de 
trabajadores en empresas del sector informal, que es inferior al porcentaje de trabajadores 
que no cotizan a salud y pensiones (57%). Lo que muestra, una mayor probabilidad de que 
las personas trabajen en una empresa que esté registrada o lleve contabilidad a que coticen 
a seguridad social. 
47 Proceso deimplementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
47 
 
2.2.1.3.Indicadores de Aportes Tributarios de las pymes en Colombia 
 
 
Tabla 12. Listado de pymes que más facturan en el país. 
Fuente: Moncayo (2017). 
Las mil pymes más grandes del país, de acuerdo con el ranking elaborado por la 
revista Dinero, pertenecen mayoritariamente al sector del comercio (437), seguidas por las 
industriales, que son (214). Moncayo (2017) ha logrado encontrar que las empresas el año 
pasado tuvieron ingresos inferiores a $21.980 millones, las ventas promedio de las mil que 
entran al escalafón fueron de $18.335 millones y sus utilidades de $626 millones. Del 
grupo total, solo 142 registraron pérdidas, es decir, 14%. Al igual que en el ranking de las 
5.000 empresas más grandes del país, entre las pymes la mayor participación la tienen las 
empresas de Bogotá y Cundinamarca (504), seguidas de las antioqueñas (207), sumado a 
esto también generan 80% del empleo. 
Los aportes de las pequeñas y medianas empresas también pueden entenderse, en 
otros términos, según la representación que tengan dentro de la economía nacional; por 
consiguiente, se habla de la contribución que hacen estas empresas al producto interno 
bruto de Colombia. La revista Dinero (2017) indica que, en cuanto a las pymes: 
tan sólo las 1.000 más grandes, clasificadas por sus ventas, facturaron el año 
pasado $19 billones, lo que equivale a 2% de todo lo que produjo la economía nacional en 
48 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
48 
 
2016. Pero, vale la pena tener en cuenta que de las 25.000 empresas que reportan sus 
estados financieros a la Superintendencia de Sociedades, unas 20.000 son pymes, así que 
las cifras consolidadas de todo este grupo empresarial son mucho mayores y, por ende, 
más influyentes en el PIB. 
 Las pymes de mayor proporción, son entonces, sustanciales dentro del producto 
interno bruto colombiano, por su contribución económica. Empero, su importancia no 
radica solo en ello, sino también en servir como ejemplo y como modelo a seguir para las 
empresas en crecimiento. Lo anterior se explica dado que muchas de las “mil pymes más 
grandes del país son exportadoras, así como innovadoras y su menor tamaño les ha 
permitido ajustarse más rápidamente al crecimiento más lento, así como como a la 
inflación, al precio del dólar y al aumento del IVA”. (Dinero,2017) 
Estas capacidades adaptativas dentro de las empresas, se convierten en 
características muy valiosas, que propician objetivos clave, como el crecimiento y la 
permanencia de las organizaciones a través del tiempo. Es por tanto que estas, son 
cualidades a replicar e imitar en otros modelos de negocio, que busquen sobrellevar las 
contingencias y desarrollar un grado de resiliencia organizacional. La revista Dinero (2017) 
señala, sobre las pymes en cuestión, que: 
Esto no quiere decir que hayan sido ajenas a la coyuntura, sino que han podido 
acomodar más rápido sus estructuras productivas, de manera tal que no han tenido que 
reducir sus nóminas, lo que se evidencia en las cifras globales de desocupación, que no han 
empeorado pese al vaticinio de varios expertos. 
 Retomando el tema, el contexto de las aportaciones de las pymes estaría incompleto 
sin hacer una revisión sobre el estado actual de las pequeñas y medianas empresas como 
conjunto dentro del país, así como su posible panorama futuro. Para esto se utiliza como 
índice de medición cuantificable el “Indicador pyme Anif”, y para el caso real, la revista 
Dinero (2017) alude a que: 
Si el indicador IPA supera un dato de 73 indica un buen clima económico y si está 
por debajo de 55 es regular. En el primer semestre de 2017 se ubicó en 61, lo que es aún 
49 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
49 
 
bueno, pero inferior en 2 unidades con respecto al dato del segundo semestre de 2016. No 
obstante, en ANIF señalan que este año las pymes muestran “mayor resistencia” a la 
desaceleración de la que evidenciaron entre 2008 y 2009, cuando el IPA cayó hasta 50. 
 
2.2.1.4.Participación de las pymes en el PIB 
 
Se encuentra que, según cifras del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo (2016), las 
pymes representan el 99.9% de los establecimientos productivos, contribuyen con el 80% 
del empleo en el país y aportan el 40% del Producto Interno Bruto nacional. 
En Colombia, la participación de estas empresas es fundamental, pues hasta el 8 de 
agosto pasado estaban registradas en las Cámaras de Comercio 2’518.120 pequeñas y 
medianas empresas, de las cuales 39,9% corresponden a sociedades y el restante 60,1% son 
personas naturales (Ministerio de Comercio, 2016). 
 
 
Tabla 13. Clasificación de las pymes en 2016. 
Fuente: Ministerio de Comercio (2016). 
 
50 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
50 
 
2.2.2. Tecnologías de la Información 
 
Actualmente, en Colombia apenas se está empezando a invertir en los sistemas de 
información como una herramienta novedosa y de gran importancia, la revista Portafolio 
añade en una de sus notas por Pardo (2019) lo siguiente: 
El país ha comenzado a observar la ciencia, tecnología e innovación (CTI) desde 
otra perspectiva que se demuestra con la reactivación de la comisión de sabios, la 
transformación de Colciencias a Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación (MCTI), 
incrementar las inversiones en actividades de ciencia, tecnología e innovación (ACTI) en 
1,5% como porcentaje del producto interno bruto (PIB). 
Lo anterior, refleja el interés del estado nacional de atender una demanda emergente 
de nuevas ciencias y tecnologías, que facilitan en gran parte el desarrollo de todos los 
sectores económicos. Por tanto, la inversión en estas herramientas para las empresas, brinda 
conocimiento que permite abrir las puertas de Colombia al mundo, para generar e integrar 
el desarrollo social, económico y cultural de las empresas y ciudadanos colombianos. 
 
2.2.2.1.Empresas Proveedoras de Software 
 
En términos de utilidad empresarial, según el Instituto Nacional de Contadores Públicos 
(INCP) (2019), afirma que el uso de software contable permite primariamente llevar la 
contabilidad de las empresas y mantener control sobre los inventarios y los pagos a clientes 
y proveedores, entre otras iniciativas que proporcionan a los contadores tener un 
conocimiento completo de la información financiera de sus organizaciones o ideas de 
negocio. 
Actualmente el software se ha convertido en un componente con alto valor a nivel 
mundial y no solo en una valiosa herramienta para múltiples usos, entre ellos por supuesto 
el empresarial. En el orden internacional las empresas dedicadas al desarrollo y exploración 
del software se han posicionado entre las más importantes de los últimos tiempos. La 
51 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
51 
 
revista Dinero (2011) enumera a las empresas más importantes en cuanto software que a día 
de hoy y sumado a algunas otras emergentes, se mantienen no solo como líderes en su 
campo, sino líderes económicos en general: 
 
Figura 2. Empresas más importantes de software. 
Fuente: Revista dinero (2011) 
Por lo tanto, en la actualidad es crucial contar con estas herramientas, más aún si se 
tiene en cuenta el emprendimiento en el país y el número de empresas que se están 
fundando. Estas, sean pequeñas o grandes, deben mantener sus finanzas organizadas para 
lograr el éxito deseado, potenciar su estabilidad y crecer en rentabilidad, con el fin de darle 
respuesta a esta necesidad en la actualidad se ofrecen todo tipo de softwares con el objetivo 
de resguardar el orden financiero y facilitar a los usuariosreducir al máximo los riesgos por 
una mala gestión de la información. 
52 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
52 
 
De esta forma, un estudio adelantado por Confecámaras presentó que el 97% de las 
empresas en Colombia desaparecen antes de los cinco años de su nacimiento y una de las 
importantes razones es la desorganización. Es así como se abre una gran oportunidad para 
los empresarios del país de contar programas contables que les ayudarán a organizar su 
información financiera y administrativa de una forma fácil, ágil y oportuna. (Confecámaras 
2016). 
Siigo es la principal empresa de software contable y administrativo en el país con 
más de 400 empleados. Nació hace 30 años en Bogotá y actualmente tiene presencia 
nacional en Bogotá, Cali, Medellín, Bucaramanga, Barranquilla, Neiva, Ibagué, Pereira, 
Armenia, Pasto y Duitama. También hace presencia en Ecuador y Perú. (El Espectador, 
2019). 
El objetivo de la empresa es transformar la vida de contadores y empresarios por 
medio de soluciones tecnológicas que faciliten sus procesos contables y administrativos. 
Siigo cuenta con tecnología 100% en la nube con la que empresarios pueden facturar, 
manejar sus compras, gastos, inventarios, cartera, cuentas por pagar y a la vez llevar su 
contabilidad de forma integrada. (Siigo, 2017) 
En el mercado, también se encuentra una empresa pereirana, la cual por 
conocimiento del autor, tiene como usuarios, gran parte del mercado de las pymes ubicadas 
en el centro de la ciudad de Pereirana, según la página web de la empresa Rm Soft (2019) 
es una empresa que nace en la ciudad de Pereira, se centran en el valor de los datos y en la 
facilidad y acceso rápido a las funciones requeridas por los clientes, ofrece distintas 
herramientas de gran utilidad para las empresas impulsando la eficiencia y organización de 
las diferentes áreas de la compañía. Utilizan la tecnología CAO 7.0 es un paquete de 
software contable enfocado en la seguridad de sus datos, la eficiencia de uso y la 
particularidad para cada tipo de negocio. 
 
 
53 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
53 
 
 
2.2.2.2.Implementación de Software 
 
Muchas son las problemáticas a las que se enfrentan día a día las empresas que han 
alcanzado cierto nivel de crecimiento, pero que ven con preocupación cómo sus sistemas 
actuales no soportan sus operaciones. 
Pese a la crisis económica mundial del año 2018 son muchas las pequeñas y 
medianas empresas colombianas que han venido creciendo a pasos agigantados y que 
necesitan con urgencia una herramienta que soporte dicho crecimiento. Revista dinero 
(2010), contar con dichas herramientas facilita la elaboración de informes que ayuden a 
soportar las decisiones acertadas de la gerencia. 
Según INCP (2019), la mayoría de las empresas están implementando nuevas 
tecnologías para llevar un control de su información, manejarla y tener un acceso más fácil 
y rápido a ella. Sin embargo, aún existen compañías que prefieren el método manual, llevar 
hojas de balances y mantener grandes archivos. 
Según cifras de la Federación Colombiana de la Industria de Software y 
Tecnologías de la Información (Fedesoft) (2019), en Colombia más del 90 % de las 
organizaciones son pequeñas y microempresas, mientras que las medianas y grandes 
representan apenas el 8 %”, señaló el magíster, quien encontró que entre ellas sí se han 
establecido estructuras de cooperación. 
Fedesoft, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, 
Procolombia y la Red Clúster Colombia son las entidades sobre las que se fundamentan 
dichas estructuras cooperativas a partir de las que se presentan estrategias de los tipos de 
redes de abastecimiento y acuerdos comerciales. 
Sin embargo, todavía no existen estructuras tan fuertes como para ser consideradas 
sistemas industriales regionales; prueba de ello es que solo un 8 % de los encuestados 
confirmó que forma parte de asociaciones regionales. 
54 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
54 
 
Según información de Fedesoft (2019), las principales actividades económicas a las 
que van dirigidos los bienes y servicios producidos por las empresas del sector son para 
actividades de información y comunicación, financieras y de seguros, de servicios 
administrativos y de apoyo, además de actividades profesionales, científicas y técnicas. 
Según el estudio de Vásquez (2019) se concluyó que la subcontratación y los 
acuerdos comerciales son las estructuras de cooperación que utilizan las empresas del 
sector en los casos de Bogotá, Medellín y Cali, organizaciones que compiten en la 
consecución de proyectos de desarrollo a la medida y en la venta de software empaquetado 
a través de la participación en licitaciones y estudios de mercado, pero que también 
colaboran entre sí en uniones temporales y tercerización de las actividades de análisis, 
diseño e implementación de los proyectos. Los encuestados también valoraron el impacto 
de los modelos asociativos en el incremento de la competitividad con una calificación de 
4,2 en una escala del 1 al 5. Para el caso de las empresas de Cali y Medellín, el resultado de 
la valoración fue de 4,5. 
 
2.3.Marco Legal 
 
Para el soporte del presente estudio es indispensable tener en consideración las diferentes 
normativas y legislaciones vigentes que aplican dentro del contexto nacional de la 
investigación. Este conjunto de normatividades, entendidas bajo el nombre de “marco 
legal”, se desarrollan bajo la óptica de la legislación empresarial y tributaria; de manera que 
apoyen de forma coherente el abordaje constante de temas tributarios y contables a lo largo 
del documento. 
Los tributos en Colombia tienen su origen desde la Constitución Política que en su 
artículo 95 numeral 9, hace referencia a que todo ciudadano debe contribuir al 
financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de conceptos de justicia y 
equidad, encargando de su imposición al órgano legislativo del poder público, de acuerdo 
55 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
55 
 
con los artículos 150 y 338 de la Constitución Política. De esta manera se entiende que 
todas las personas naturales, de nacionalidad colombiana o extranjera, así como las 
personas jurídicas, se les atribuye cierta cantidad de responsabilidad según sus 
actividades, el cumplimiento de los deberes y obligaciones que como ciudadano harán que, 
así como usted exige, cumpla también con lo que le corresponde para un mejor desarrollo 
del país. (Pardo Rodríguez y Murillo Ortiz, 2015, p.3) 
Bajo estos preceptos se entiende la importancia del contenido tributario para 
cualquier empresa y del mismo modo, por hablar de un concepto polivalente, indisociable y 
directamente dependiente de una visión política y gubernamental, existe la necesidad de 
evaluarla en conjunto con la antedicha y tratarla bajo los parámetros pertinentes. En 
consecuencia, se dispone a la conformación de un marco legar a partir de la legislación 
tributaria de Colombia y a la delimitación del proyecto a aspectos más pertinentes que se 
encuentren dentro de la misma. 
 
2.3.1. Régimen Tributario en Colombia 
 
El régimen tributario en Colombia este contenido dentro del “Estatuto Tributario y Decreto 
Único Reglamentario”. El anterior comprende dos tipos de impuestos, tanto nacionales 
como regionales que son de carácter general y específico dentro del país. Los principales 
impuestos de carácter nacional son el Impuesto sobre la Renta y el Complementario de 
Ganancias Ocasionales, el Impuesto al Patrimonio (con vigencia temporal), el Impuesto 
sobre las Ventas - IVA, el Gravamen a los Movimientos Financieros y el Impuestode 
Timbre. Dentro de los impuestos subnacionales, se encuentran el Impuesto de Industria y 
Comercio, el Impuesto Predial y el Impuesto de Registro. (Procolombia, 2019, p.67). 
Por la extensión que supondría la revisión de todos aquellos elementos, bastará para 
el cumplimiento de un propósito de soporte teórico un tratamiento cauteloso y de rasgos 
generales, con una mirada analítica que subraye los componentes trascendentes para el 
estudio. 
56 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
56 
 
De este modo, y dentro de las obligaciones tributarias regionales más importantes de 
Colombia, es de necesidad para este estudio presentar el “impuesto sobre la renta”. No sin 
antes aclarar primero que según el artículo 1 del estatuto tributario nacional, “La obligación 
tributaria sustancial se origina al realizarse el presupuesto o los presupuestos previstos en la 
ley como generadores del impuesto y ella tiene por objeto el pago del tributo” (Decreto 
624/89). Seguido de esto se tiene que el impuesto sobre la renta y sus complementarios 
constituyen un solo impuesto como lo dice el artículo 5 del mismo código y que es un 
gravamen común a todos, tanto sociedades limitadas y asimiladas como sociedades 
anónimas. El artículo 240 indica la tarifa general para personas jurídicas y dice que: 
La tarifa general del impuesto sobre la renta aplicable a las sociedades nacionales 
y sus asimiladas, los establecimientos permanentes de entidades del exterior y las personas 
jurídicas extranjeras con o sin residencia en el país, obligadas a presentar la declaración 
anual del impuesto sobre la renta y complementarios, será́ del treinta y tres por ciento 
(33%) para el año gravable 2019, treinta y dos por ciento (32%) para el año gravable 
2020, treinta y uno por ciento (31%) para el año gravable 2021 y del treinta por ciento 
(30%) a partir del año gravable 2022. (Decreto 624/89) 
 
2.3.2 Obligaciones Tributarias de las pymes 
 
Para hacer de la investigación una mejor comprensión, es sustancial encaminar las 
obligaciones tributarias de las empresas hacia las obligaciones de este carácter, propias de 
las empresas caracterizadas por ser medianas o pequeñas. En primera medida, se entiende 
“empresa” por la Ley 590 (2000) como: 
“Toda unidad de explotación económica, realizada por persona natural o jurídica, 
en actividades agropecuarias, industriales, comerciales o de servicios, en el área rural o 
urbana. Para la clasificación por tamaño empresarial, entiéndase micro, pequeña, mediana 
y gran empresa, se podrá utilizar uno o varios de los siguientes criterios: 
1. Número de trabajadores totales. 
57 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
57 
 
2. Valor de ventas brutas anuales. 
3. Valor activos totales.” (Artículo 2). 
En referencia a lo anterior, en referencia al enfoque de la investigación en el tipo de 
empresa pequeña y mediana. La agrupación conformada por ambas se conoce como pymes 
y como indican Pardo Rodríguez y Murillo Ortiz (2015): 
“pymes, son las iniciales para referirse a las pequeñas y medianas empresas, según 
lo establecido en la Ley 905 de 2004 define “Para todos los efectos, se entiende por micro 
incluidas las empresas de familia pequeña y mediana empresa, toda unidad de explotación 
económica, realizada por persona natural o jurídica, en actividades empresariales, 
agropecuarias, industriales, comerciales o de servicios, rural o urbana, siempre y cuando 
cumpla con alguno de los dos requisitos estipulado a continuación: 
Pequeña empresa: Tenga un rango de 11 a 51 trabajadores y con activos totales de 
501 a 5000 salarios mínimos vigentes. 
Mediana empresa: Tenga un rango de 51 a 200 trabajadores y con activos totales 
de 5001 a 30.000 salarios mínimos vigentes.” (p.4) 
Las obligaciones tributarias que tienen este grupo de empresas en Colombia son: el 
impuesto de renta y complementarios, impuesto para la equidad CREE, Impuesto a la 
riqueza, impuesto sobre las Ventas, impuesto de industria y comercio-avisos y tableros, 
impuesto predial e impuesto de vehículos. Entiéndase lo anterior de manera generalizada, 
debido a que los impuestos de orden distrital varían según actividades económicas 
específicas. 
Dicho lo anterior, cabe mencionar que la situación actual de las pequeñas y 
medianas empresas en materia tributaria no es muy favorable, por lo que se ha llegado a 
contemplar la posibilidad de implementar medidas especiales que reduzcan la gran cantidad 
de impuestos y sean más flexibles ante las necesidades específicas de empresas pequeñas y 
que están en crecimiento. Un modelo que podría resultar beneficioso para las pymes es el 
impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación. 
58 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
58 
 
El impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación – SIMPLE es un 
modelo de tributación opcional de determinación integral, de declaración anual y anticipo 
bimestral, que sustituye el impuesto sobre la renta, e íntegra el impuesto nacional al 
consumo y el impuesto de industria y comercio consolidado, a cargo de los contribuyentes 
que opten voluntariamente por acogerse al mismo. El impuesto de industria y comercio 
consolidado comprende el impuesto complementario de avisos y tableros y las sobretasas 
bomberil que se encuentran autorizadas a los municipios. (NIIF, 2019) 
El artículo 908 indica la tarifa de este impuesto, dependiendo de los ingresos brutos 
de la empresa y a la vez de la actividad económica que desempeñe, comprende negocios 
como mini-mercados, micro-mercados, peluquerías, expendio de comidas y bebidas, 
transporte, entre otros y según las unidades de valor tributario que presente la empresa, 
entendidos como ingresos brutos anuales, se presentarán tarifas de mayor o menos 
porcentaje. 
 
2.3.3. Retención de IVA, Beneficios/Incentivos 
 
Continuando con los elementos convencionales más representativos dentro del estatuto 
tributario nacional, se encuentra el impuesto sobre las ventas o IVA. Este es de carácter 
nacional y “grava principalmente la venta de bienes corporales muebles que no sean activos 
fijos y no hayan sido excluidos, la prestación de servicios dentro del territorio nacional y la 
importación de bienes corporales muebles que no hayan sido excluidos 
expresamente” (Procolombia, 2019). El artículo 468, declara que, salvo excepciones, la 
tarifa general del impuesto sobre las ventas es del diecinueve por ciento (19%). Y al hablar 
de dichas excepciones se entra en los beneficios e incentivos propuestos por el gobierno 
para el impuesto sobre las ventas. 
Ya sea de manera que algunos productos o servicios se consideren exentos del pago 
del IVA o que otros paguen una tasa menor, estas medidas benefician a los sectores 
económicos que los manejan y pueden incentivar al comercio y explotación bajo estas 
59 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
59 
 
condiciones favorables tanto para productores como para consumidores. El artículo 468-1 
comprende los bienes gravados con la tarifa del cinco por ciento (5%), entre los cuales se 
encuentran la avena, el arroz para uso industrial y el café; mientras tanto, el artículo 468-3 
contiene los servicios gravados con la tarifa del cinco por ciento (5%), como lo son los 
planes de medicina prepagada y el seguro agropecuario. 
Del mismo modo las legislaciones concernientes a la exención del IVA en 
productos y servicios son el artículo 477 y el 476. Se encuentran allí productos tales como 
la leche y los huevos frescos, y servicios como de ontología o servicios médicos. 
 
2.3.4. Consecuencias por Evasión y Manipulación de Información Financiera 
 
En tema tributario es especialmente importanteseguir los canales, las normativas y los 
medios de cumplimiento que ofrece la ley, para esto se debe buscar apoyo de profesionales 
si hace falta y procurar información actualizada que garantice el apego a la legalidad por 
parte de la empresa, ya que incurrir en faltas puede desatar consecuencias con la justicia. 
Cuando se habla de fraude y evasión, estos se catalogan como las modificaciones 
sufridas o realizadas de manera intencional para encubrir o alterar los resultados de las 
obligaciones que se tienen con el Estado a través del impuesto. Dichas modificaciones 
tienen por objeto reducir el valor a pagar o incluso hacerlo desaparecer. En algunos casos, 
la evasión o fraude se presenta como un incremento del valor a pagar cuando se tiene la 
intención de legalizar bienes y propiedades a través del pago de impuestos. (Gómez, Pérez 
y Grajales. 2019, p. 405) 
Estos temas son especialmente importantes dentro de las pymes, dado que el 
sistema tributario colombiano castiga durante la muchas veces escasa capacidad financiera 
de las pequeñas y medianas empresas, por lo cual, estas, recurren a dichos actos buscando 
alternativas para mantenerse y crecer dentro del mercado. 
Para el caso de las pymes se hace necesario revisar si, de acuerdo con el tamaño 
de la organización, la elusión puede identificarse como una práctica recurrente como 
60 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
60 
 
fraude fiscal o si se utilizan mecanismos como la evasión y el cambio de cifras contables 
directamente para mostrar menos utilidad y, por ende, pagar menos impuestos. Lo anterior 
porque en este tipo de empresas se encuentra que sus procesos aún son débiles, con 
manifestaciones de desorden y falta de control. (Gómez-Ocampo, Pérez Velásquez and 
Grajales Gaviria, 2019, p.409) 
 
2.3.5. Sanciones y Procesos Penales 
 
Las empresas colombianas que incurran en delitos penales como la evasión de impuestos o 
fraude en las cifras presentadas a entes reguladores, van desde sanciones económicas, hasta 
fallos penales. El diario El Colombiano (2017) señala como sanciones: 
La omisión del impuesto de renta y complementarios tendrá una multa de un 20 % 
del valor de las consignaciones bancarias o a igual porcentaje de los ingresos brutos que 
aparezcan en la última declaración hecha. 
Ante la omisión de la declaración de IVA o el Impoconsumo, la multa será del 10% 
de los ingresos brutos o de las consignaciones. (Castaño, 2017) 
El artículo 434 A. del código penal, es sin embargo más estricto y sobre la omisión 
de activos o inclusión de pasivos inexistentes propone que: 
El contribuyente que de manera dolosa omita activos o presente información 
inexacta en relación con estos o declare pasivos inexistentes en un valor igual o superior a 
7.250 salarios mínimos legales mensuales vigentes, y con lo anterior, afecte su impuesto 
sobre la renta y complementarios o el saldo a favor de cualquiera de dichos impuestos, 
será sancionado con pena privativa de libertad de 48 a 108 meses y multa del 20% del 
valor del activo omitido, del valor del activo declarado inexactamente o del valor del 
pasivo inexistente. (Ley 1819 de 2016) 
Estos son solo algunos de los ejemplos de las sanciones que pueden, no sólo 
perjudica la liquidez de una empresa, sino también conseguir la privación de la libertad y 
por las cuales es importante, ya no solo evitar incurrir en prácticas fraudulentas, sino 
61 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
61 
 
mantener óptimos canales de información para prevenir el quebrantamiento de la ley por 
desconocimiento u omisión, cosa que no exime su obligatorio cumplimiento. 
 
3. Diseño Metodológico 
 
3.1.Tipo y Método de Investigación 
 
Para Niño (2011): “el investigar es algo inherente a la vida del ser humano. Es una 
operación inseparable de su actividad cognoscitiva, tanto en su vida cotidiana, como en su 
desempeño social, laboral, educativo, profesional y cultural” (p. 23-24). El mismo autor 
define la investigación descriptiva del siguiente modo: “Su propósito es describir la 
realidad objeto de estudio, un aspecto de ella, sus partes, sus clases, sus categorías o las 
relaciones que se pueden establecer entre varios objetos, con el fin de esclarecer una 
verdad, corroborar un enunciado o comprobar una hipótesis” (p.34). 
Respecto a lo anterior, esta investigación es descriptiva ya que se enfoca en las 
empresas tipo pymes, exponiendo en primera instancia la adopción de los sistemas de 
información contable; luego describe cómo se encuentra el sector al que pertenece la 
contabilidad y el manejo de las empresas que ya tienen implementado un sistema. En 
adición, se observa la necesidad que las empresas actuales tienen para adquirir un sistema, 
mostrando cuáles son los puntos a favor al tener este tipo de procedimientos financieros en 
la empresa en un sistema automatizado, siendo esta de gran provecho para la toma de 
decisiones del ápice estratégico. 
En adición, esta investigación es transversal, ya que se obtiene información en un 
tiempo establecido y delimitado, en donde se pueda contrastar la práctica de las empresas 
con la literatura académica respecto a los AIS, observando sus factores críticos y 
cumpliendo con los objetivos propuestos. 
62 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
62 
 
La investigación utiliza el método cualitativo, puesto que la forma de análisis que se 
realizó durante la investigación se enfoca en el contenido de las respuestas que dieron los 
entrevistados en cada una de las empresas, ya sea del líder o contador en cuanto al sistema 
de información contable. De este modo, se utilizan técnicas que sean acordes al método que 
se está utilizando, facilitando la identificación de los puntos en pro y en contra a los que se 
quiere llegar en las empresas, con el fin de perfeccionar la investigación para dar respuesta 
a los objetivos propuestos con anterioridad. 
Según Hernández, Fernández y Baptista (2014) argumentan que, “Enfoque 
cualitativo: utiliza la recolección y análisis de los datos para afinar las preguntas de 
investigación o revelar nuevas interrogantes en el proceso de interpretación” (p.7). Con 
base en lo anterior, este tipo de investigación puede dejar abierta la línea o cadena para la 
continuación de investigaciones asociadas. 
Sin embargo, en lugar de que la claridad sobre las preguntas de 
investigación e hipótesis preceda a la recolección y el análisis de los datos (como 
en la mayoría de los estudios cuantitativos), los estudios cualitativos pueden 
desarrollar preguntas e hipótesis antes, durante o después de la recolección y el 
análisis de los datos. (Hernández, Fernández y Baptista, 2014, p. 7) 
Por otro lado, la investigación es deductiva, puesto que se recolecta información de 
diferentes fuentes llevándola desde lo general a lo particular, mirando desde el sector al que 
pertenecen los sistemas de información contable hasta lugares específicos. Se utiliza 
metodología de estudio de caso, dado que se trabaja con cuatro empresas diferentes y 
contienen situaciones que ocurren dentro de las mismas organizaciones. 
El método de estudio de caso es una estrategia metodológica de investigación 
científica, útil en la generación de resultados que posibilitan el fortalecimiento, 
crecimiento y desarrollo de las teorías existentes o el surgimiento de nuevos paradigmas 
científicos; por lo tanto, contribuye al desarrollo de un campo científico determinado. 
(Martínez, 2006, p,189) 
63 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
63 
 
Como se puede observar, la metodología de estudio de caso es una metodología de 
investigación bastante útil, ya que brinda la posibilidad de analizary medir a través del 
mismo las conductas de las personas a las que se están estudiando, en este caso a los 
involucrados con el área contable y directivos de la empresa. Por otro lado, a través de este 
método se puede obtener información de distintas fuentes, aplicando técnicas que van 
ligadas al mismo como entrevistas directas, archivos, documentos, etc. 
 
3.2.Tipo de Información y Técnica de Recolección de Datos 
 
En la investigación se recolectan datos de información primaria, puesto que se indaga en las 
empresas para obtener información desde el origen en el proceso de la implementación del 
sistema contable; sin embargo, la investigación se apoya en medios audiovisuales con el fin 
de recolectar datos tales como llamadas, videollamadas, etc. Identificando y analizando los 
puntos positivos y negativos de la empresa en esta área. 
Se aplica la técnica de entrevista semiestructurada, ya que se busca que el encargado 
de esta área o el gerente profundice en los procedimientos que realizan y en la recolección e 
identificación rápida de datos relevantes. Bernal (2010) define la entrevista como: 
Entrevista: Técnica orientada a establecer contacto directo con las 
personas que se consideren fuente de información. A diferencia de la encuesta, que 
se ciñe a un cuestionario, la entrevista, si bien puede soportarse en un cuestionario 
muy flexible, tiene como propósito obtener información más espontánea y abierta. 
Durante la misma, puede profundizarse la información de interés para el estudio. 
(p.194) 
 
3.3.Instrumento de Recolección de la Información 
 
El instrumento para la recolección de datos de la presente investigación se realizó a partir 
de las categorías encontradas en la literatura académica y que se presentaron en el numeral 
64 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
64 
 
2.1.4. Factores de éxito para la implementación y uso de sistemas de información contable. 
El instrumento completo puede ser apreciado en el Anexo 2. 
 
3.4.Recolección de Datos 
 
Con el fin de tener una información más completa, acertada y con distintos puntos de vista, 
se aplicó el instrumento a cuatro empresas pymes, de diferentes sectores económicos, de los 
departamentos de Risaralda, Caldas y Valle del Cauca. 
Se entrevistaron personas con diferentes cargos dentro de las organizaciones, 
teniendo en cuenta las dos áreas de interés de esta investigación, en primera instancia se 
encuentra: el área administrativa o gerencia, la cual es donde se toman decisiones 
fundamentadas en la información suministrada por los sistemas de información, por otra 
parte se encuentra el área contable la cual tiene una relación directa con la sistematización 
de la información y los hechos económicos diariamente y con estos poder generar informes 
de la citación actual de la empresa. Con base a lo anterior se pudieron realizar 8 entrevistas 
a profesionales con los siguientes perfiles: 
 Gerente general (2) 
 Director administrativo y financiero 
 Auxiliar administrativo 
 Contador (3) 
 Auxiliar contable 
Las entrevistas realizadas a los diferentes profesionales se hicieron por separado, 
con el objetivo de analizar las diferentes perspectivas sin que alguno de los dos integrantes 
de cada empresa fuese influenciado por las respuestas del otro, evitando así sesgos en la 
información. Para temas de seguridad de los datos e información suministrada, se relacionó 
un consentimiento informado para su posterior diligenciamiento, a cada uno de los 
entrevistados, con el fin de entender los fines de la investigación y las limitaciones del 
65 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
65 
 
tráfico de datos personales y de la empresa. Dicho consentimiento fue elaborado por la 
Dirección de Investigaciones e Innovación de la Universidad Católica de Pereira y puede 
ser visualizado en el Anexo 3. 
 
4. Análisis de los Resultados 
 
4.1.Descripción de los Casos 
 
Para facilitar la comprensión de los resultados, a continuación, se describen cada uno de los 
casos que ayudaron a la recolección de datos, proporcionando información de sus empresas, 
por medio del instrumento construido a raíz de diferentes autores con antecedentes en esta 
investigación, cabe aclarar que de ahora en adelante se hablará del Caso A, B, C, D, 
dependiendo a cuál se haga mención. 
Caso A. – Distribuidora de Productos de Consumo Masivo 
El primer caso de estudio se trata de una empresa dedicada a la distribución de productos de 
aseo de consumo masivo, ubicada en el departamento del Valle del Cauca, cuenta con 21 
años de experiencia en el mercado, cumpliendo con un proceso de distribución tienda a 
tienda, esta mediana empresa cuenta con 80 empleados directos e indirectos, los cuales en 
su mayoría trabajan fuera de las instalaciones como vendedores. El área administrativa de 
la empresa está compuesta por 10 personas, las cuales se encargan de alimentar la 
información del Software contable desde las diferentes dependencias, tales como: ventas, 
compras, cartera, contabilidad, recursos humanos, entre otras. 
Esta empresa legalmente constituida, cuenta con un software de información 
contable propio desde sus inicios. La contadora líder del proceso ha acompañado a la 
organización desde los inicios de la misma y ha podido contribuir al desarrollo y 
mejoramiento de esta herramienta óptima para la toma de decisiones financieras. En este 
66 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
66 
 
caso se aplicó la entrevista al Gerente general de la organización y a la Contadora líder del 
área contable. 
Caso B. - Institución Educativa. 
Se trata de una Institución Educativa ubicada en la ciudad de Pereira, sus instalaciones 
cuentan con 1.150 alumnos y alrededor de 200 empleados directos e indirectos entre 
profesores y administrativos, cuenta con 25 años de experiencia en el sector privado. Como 
unidad de negocio adicional tiene algunas concesiones en la costa, contando con 
participación en ciudades como Cartagena, Barranquilla y Santa Marta con una población 
estudiantil de alrededor 4.200 estudiantes y 250 colaboradores, la administración de estas 
concesiones es por medio de convenios con el estado y pagados a través de la secretaría de 
educación. Cabe aclarar que la sede administrativa de la fundación y las diferentes 
concesiones es en la ciudad de Pereira. 
El área contable de la organización está compuesta por 5 personas que se encargan 
de las diferentes dependencias que son las encargadas de alimentar el software con la 
información pertinente para la extracción de informes requeridos por la gerencia. La líder 
del proceso contable cuenta con 7 años de experiencia como auxiliar contable y hace 
alrededor de 1 mes como contadora del liceo. En este caso se entrevistó al director 
administrativo y financiero de la institución y la Contadora encargada del área y las 
concesiones. 
Caso C. – Empresa Manufacturera - Sector Textil 
Esta empresa nace en la ciudad de Pereira, está ubicada en el sector textil y confección, 
cuenta con 32 años de experiencia en el mercado, empleando a la fecha a 32 personas que 
trabajan en la parte operativa de la misma, sus empleados cuentan con diversos tipos de 
contrato como: tiempo completo, por horas, y por número de prendas que elabore al día. Su 
nicho de mercado va orientado a la maquila a empresas de talla nacional como los son 
Arturo Calle, Gino Pascalli, Incoco, entre otras. 
67 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
67 
 
Actualmente la empresa está incurriendo en el proceso de implementación del 
sistema contable, ya que, anteriormente llevaban todos sus procesos en hojas de Excel y 
demás formatos para proporcionarun grueso de información para llevar a cabo dichos 
procesos, la organización cuenta con un contador público que los ha acompañado en la 
búsqueda del software que les permita optimizar su información de la mejor manera. La 
empresa también cuenta con un auxiliar contable y administrativo quien es el encargado de 
recibir todas las asesorías para la implementación de dicho Software. En este caso se 
entrevistó al auxiliar administrativo de la empresa y al auxiliar contable de la misma. 
Caso D. - Empresa del Sector Agrícola. 
En el cuarto y último caso tenemos una empresa del sector agrícola, ubicada en el 
departamento de caldas, esta empresa se encarga del cultivo, recolecta y distribución de 
espárragos con altos índices de calidad en sus procesos, esta empresa tiene un recorrido de 
8 años en el mercado y cuenta con clientes de talla nacional como lo son las superficies de 
cadena Éxito, Carulla, Pomona, Price Smart, entre otras. Dentro de su proceso productivo y 
de distribución cuentan con alrededor de 30 empleados directos e indirectos. 
 Actualmente la empresa terceriza el área contable, delegando todos los procesos de 
la misma a una agencia encargada de llevar los registros semanalmente, y cargarlos al 
software los tres primeros días de cada semana vencida, su contabilidad es llevada por un 
auxiliar contable quien se encarga de digitalizar todos los hechos económicos realizados 
durante dicho periodo y una contadora que genera los informes necesarios para rendir 
cuentas a los inversionistas y proporcionar los reportes necesarios para los agentes externos 
de la organización. En este caso se logró entrevistar a la Gerente general de la empresa y al 
auxiliar contable. 
 
 
 
68 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
68 
 
4.2.Análisis de los resultados según las categorías teóricas 
 
En este apartado se analizan las generalidades de cada categoría teórica del instrumento de 
recolección de información, cabe aclarar que como este se compone en seis campos, se 
contrastará la realidad organizacional de cada una de estas, en el orden cronológico de cada 
componente. Es importante resaltar que estos cuatro casos poseen divergencias en sus 
sistemas de información, lo cual es importante para detectar las fortalezas o debilidades de 
los sistemas de información. 
 
4.2.1. Sistemas de Información Contable 
 
En este primer componente se encuentran una pregunta relacionada con las funcionalidades 
del sistema de información contable, o en otras palabras los módulos operativos con los que 
cuenta dicho software, con el fin de conocer que procesos se llevan sistemáticamente. Se 
encontró que en todos los casos de estudio, cuentan con todos los módulos mencionados en 
la entrevista, menos uno, concuerdan con que el sistema de información de sus empresas no 
cuenta con un módulo de nóminas que les permita ingresar los datos o novedades del mes y 
este los pueda calcular por sí solo, por el contrario, dicen que este proceso de calcular las 
nóminas lo deben realizar por medio de hojas de Excel y tabular el resultado final como 
egresos usando las cuentas de nómina determinadas en el PUC. 
En la segunda pregunta de este componente se habla de las debilidades percibidas 
por los líderes del proceso, en el software de información contable. En el Caso A, la 
contadora expresa haber tenido algunos problemas con las actualizaciones del programa, ya 
que, cada vez que se realiza una de estas, se pierde parte de la configuración establecida 
para el ingreso de los usuarios que manipulan dicho software. También resalta que, debido 
a la respuesta tardía de las personas del área de soporte, se podrían retrasar los procesos de 
la organización, como se puede apreciar en el siguiente comentario: “el sistema es 
69 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
69 
 
excelente, es muy bueno, pero como todo sistema contable necesita permanentemente de un 
acompañamiento en cuanto a sus desarrollos, soportes, esta es la única falla que se le ha 
encontrado al manager, que es nuestro sistema de información contable, que en cuanto a 
soportes no lo prestan con la rapidez que uno quisiera”. 
 En el Caso B, la contadora manifiesta que uno de las debilidades que tenía el 
sistema anterior, era que los colores eran muy desgastantes para la vista de los usuarios. 
Otra de las debilidades es que no era posible exportar los informes a Excel, lo cual hacía 
mucho más manual el proceso de preparación de los balances y estados financieros, según 
la contadora: “para mí que tuve el proceso o el uso del software anterior al software que 
tenemos actualmente, digamos que para mí fue muy favorable y de hecho este software es 
mucho más amigable, es más comprensible, digamos que los colores que se manejan, 
hablábamos de que la pantalla anterior era blanca y negra toda o azul y blanco, entonces 
pues era mucho más desgastante eso, en este momento no, nosotros el software que 
tenemos es muy bueno en cuanto a que todo el tipo de información que se necesite se puede 
exportar a Excel, lo que no hacíamos en el software anterior”. Por medio de lo anterior se 
observa un proceso de mejora en cuanto a la efectividad del sistema actual con respecto al 
anterior. 
 El caso D, expresa que, al ser una tercerización del área, cuentan con varias 
debilidades en el tema de los procesos, especialmente con el de ventas, ya que, este no se 
hace diario o en tiempo real, sino que por el contrario se recoge todas las ventas realizadas 
en la semana y se digitan semanalmente igual que los gastos y otros hechos económicos de 
la organización, lo cual retrasa bastante la gestión de informes en caso que se necesiten de 
forma inmediata. 
Uno de los temas más importantes cuando se habla de digitalizar información, es 
que esta sea veraz y de calidad, por lo cual es importante realizar auditorías y revisión de 
los movimientos realizados en dichos sistemas, por ello una de las preguntas de este 
componente va dirigida a los procesos para garantizar dicha calidad de la información, por 
lo cual algunos casos manifiestan que cuentan con auditorias mensuales que ayudan a 
70 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
70 
 
cotejar las cuentas utilizadas a lo largo del de periodo, las cuales ayudan a reducir el 
margen de error de los informes requeridos. 
La contadora del Caso B, señala que es importante verificar periódicamente las 
cuentas por pagar y cuentas por cobrar con una periodicidad mensual para corregir errores 
desde el área de ventas o de compras, como se evidencia en el siguiente comentario: 
“podemos auditar las cuentas por pagar, que todas si nos hayan subido a contabilidad, 
porque se genera desde un módulo diferente, un módulo financiero y cuando hablamos del 
módulo contable es un paso que hay que hacer, entonces de pronto hay alguna factura que 
se nos quede por fuera, entonces este sistema de auditoria permite encontrar errores y 
corregirlos mes a mes para que la información que se dé sea precisa”. 
 
4.2.2. Componente Organizacional 
Este módulo habla de algunos aspectos positivos que han logrado las organizaciones al 
implementar dichos sistemas de información contable y estos como han ayudado a la 
generación de informes requeridos desde la administración para la oportuna toma de 
decisiones. 
Las empresas entrevistadas se encuentran de acuerdo con que estos sistemas de 
información han jugado un rol importante en la planeación estratégica de la organización y 
concuerdan en lo satisfechos que están los Contadores, Auxiliares y Administradores con 
las herramientas proporcionas por los desarrolladores de dichos programas, en el Caso C, se 
evidencian ciertas particularidades ya que esta empresa está en proceso de implementacióny la información que han podido ingresar al sistema es muy poca, sin embargo, cuentan con 
un contador que les está asesorando con este proceso y les proporciona algunos parámetros 
para el levantamiento de la información pertinente para alimentar el software. 
En cuanto a la optimización de los procesos las empresas consideran que la 
implementación de estos sistemas de información juega un papel importante para el manejo 
no solo del área contable, sino que este se articula con todas las áreas, dotándolas de 
71 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
71 
 
herramientas para la optimización del trabajo de sus empleados, en el Caso A, el gerente 
resalta la importancia de este sistema de información ya que les permite a los vendedores 
realizar preventa en las tiendas utilizando la facturación en línea y descontando estos del 
inventario: “mis vendedores andan con su celular, toman el pedido y en segundos esta la 
factura, porque nosotros tenemos nuestro inventario en línea con la toma de pedidos”. 
Según el gerente esto les permite acortar el tiempo y el número de personas que antes se 
necesitaban para hacer este tipo de acciones. 
Por otra parte, en el Caso B, resaltan la importancia del software para obtener 
información real y en línea con las concesiones que tienen bajo su administración en otras 
ciudades de la costa, este caso en específico tiene un nivel de complejidad más alto ya que 
la sede administrativa de dichas instituciones es en la ciudad de Pereira, en donde tiene 
participación esta institución. La contadora líder del proceso manifiesta que manejar dicha 
información en línea por la VPN de la institución les permite optimizar sus procesos, 
resalta que esta red fue muy importante en tiempos de pandemia, debido a que los 
auxiliares pudieron seguir trabajando desde sus casas sin ningún problema, y sin afectar el 
funcionamiento administrativo de la misma. 
 
4.2.3. Agentes Externos 
El cumplimiento de las obligaciones legales y tributarias es indispensable para las empresas 
en el contexto económico y legal, por esto es importante encontrar una articulación entre 
los sistemas de información con la generación de informes que permitan realizar dichos 
tributos al estado, por lo mismo en este componente se pregunta sobre los reportes 
financieros que generen los diferentes softwares que soporten dichas obligaciones 
tributarias, lo cual algunos casos argumentan tener los módulos necesarios para poder 
generar estos informes. En el Caso C el auxiliar administrativo argumenta no tener esta 
funcionalidad en el software que actualmente están implementando, por lo que deben hacer 
72 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
72 
 
dichos reportes por medio de Excel teniendo en cuenta la facturación electrónica de la 
empresa, ya que esta está articulada con la plataforma tributaria de la DIAN. 
 La articulación de los movimientos bancarios dentro de las funcionalidades del 
software se hace presente por medio de las diferentes cuentas del activo que tiene el PUC, 
sin embargo, los entrevistados dicen no poder hacer pagos o debitar de las cuentas 
bancarias por medio de este software, es decir este no está enlazado con ninguna pasarela 
de pagos que les permita hacer pagos online o que les permita tener una sinergia entre las 
cuentas del software y las cuentas bancarias, ellos argumentan deben hacer todos estos 
débitos y créditos manualmente por medio de los diferentes movimientos contables del 
sistema. 
 Según la contadora del Caso B el proceso de recaudos se realiza cuando los 
estudiantes pagan sus matrículas o ya sea por parte de las concesiones cuando el ministerio 
de educación les consigna los recursos necesarios para la administración de la institución, el 
paso a seguir es descargar por medio de un tercero, un archivo plano con la información 
discriminada de los ingresos recibidos por los estudiantes o el ministerio, para proceder a 
ejecutar estos movimientos en el sistema y alimentar la cuenta de banco a la que fueron 
ingresados dichos recursos: “lo que nosotros hacemos es, digamos que con respecto a las 
facturas cuando tenemos facturación, los recaudos que nos ingresan, tenemos un tercero 
que es quien centraliza estos recaudos y a través de ese tercero bajamos un archivo y lo 
ejecutamos en el sistema para que nos alimente lo que son los movimientos en banco”. 
 
4.2.4. Recursos Humanos 
En este componente se indaga sobre la efectividad de los recursos humanos en la 
implementación, uso y mejoramiento de los sistemas de información, entendiendo los 
recursos humanos como las personas que hacen posible que dicho sistema de información 
se alimente con información completa, clara y concisa. Para esto las diferentes empresas 
73 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
73 
 
argumentaron haber contado desde el principio de su actividad con personas idóneas y con 
las competencias necesarias para llevar a cabo la puesta en marcha del software. 
Según la contadora del Caso A los colaboradores de la organización han podido 
aportar al sistema de información desde sus diferentes áreas, no solo a la implementación 
sino al desarrollo del sistema de información, basados en los requerimientos del día a día, 
solicitando se habiliten nuevas herramientas que faciliten los procesos y mejoren la calidad 
de la información, “si, considero que son importantes porque son ellos los que han hecho a 
su vez exigencias al sistema de información contable ”. Un ejemplo de lo anterior es poder 
dar acceso a los vendedores a generar ventas desde sus celulares, llevar un inventario 
actualizado en todo momento y contabilizar estas en el momento que el vendedor ingrese el 
dinero de dicha venta al departamento de ventas. Esto en su momento fue una idea de un 
vendedor, quien encontró una necesidad de información y de acortar un proceso que 
involucraba varias personas, tiempo e información no tan real. Este vendedor relaciono su 
idea con el jefe inmediato y de allí se pudo hacer una herramienta efectiva con la que 
cuenta la empresa actualmente. 
En el Caso D, la gerente manifiesta haber tenido algunos inconvenientes con el 
departamento de ventas, ya que, por estar en un área rural hay muy poca conexión para 
manejar desde allí el software, dado que tendrían que conectarse al servidor de la oficina 
donde tercerizan su contabilidad, también afirma que actualmente el proceso de facturación 
es manual y por medio de una numeración autorizada: “en este momento es una 
facturación que nos autoriza la DIAN de un número a un número, por decir algo del 1000 
al 1200, entonces hacemos esa facturación y cada vez que se nos acaba debemos reportar, 
si anulamos alguna factura también la debemos reportar ”. La gerente manifiesta que para 
este proceso es indispensable contratar una persona con los conocimientos necesarios para 
el manejo de esta área y que por ende que permanezca en planta, para tener contacto directo 
con despachos y compras. 
Las empresas entrevistadas, manifiestan haber tenido una capacitación por parte de 
la empresa de software que contrataron antes de implementar el sistema de información, ya 
74 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
74 
 
que, en estas asesorías se enseña el manejo del sistema, sus configuraciones y como obtener 
informes del mismo. Es importante recalcar que hay funciones netamente de los 
desarrolladores y que si se manipulan podrían generar algunas inconsistencias en el 
funcionamiento del software, una de estas es la parametrización de las cuentas que utilizará 
la organización dependiendo de su actividad económica. 
Con base a lo anterior el auxiliar contable del Caso C, argumentaque dicha 
parametrización de las cuentas se debe hacer en conjunto con el área de soporte de la 
empresa proveedora de software y el contador líder del proceso de implementación. En el 
caso de esta empresa de textiles se acordó que este proceso se haría por medio de una 
plantilla, donde se encuentra cada una de las cuentas contempladas en el PUC y por medio 
de este, el contador elige las cuentas que se utilizarán para registrar los movimientos de la 
organización, el paso a seguir es que el área de soporte restrinja las cuentas que no se 
utilizarán en dicho programa: “yéminus maneja todo en plantillas, entonces yéminus nos 
descarga la plantilla del plan de cuentas, el contador diligencia ciertos campos que son 
obligatorios, cuenta, naturaleza, nombre de la cuenta, el llena esa plantilla y se envía a 
yéminus y con esa plantilla hace el ingreso al programa”. Ejemplo, como esta es una 
empresa dedicada a la confección de textiles, su plan de cuentas debería contener el grupo 7 
del PUC ya que incurre en costos de producción, y se debería bloquear algunas cuentas del 
grupo 5 las cuales son las de gastos y en este caso no aplicaría por la naturaleza de dicha 
actividad económica. 
En la entrevista con los diferentes líderes de procesos se pudo evidenciar que 
algunas empresas necesitaron contratar personal adicional para la puesta en marcha del 
sistema de información contable, sin embargo, en el Caso B, la contadora expresa haber 
disminuido el número de personas encargadas del área, debido a que se implementó otro 
sistema de información, con mejores herramientas que el anterior: “digamos que hubo una 
reorganización también en el personal porque teníamos una persona que era quien se 
encargaba de las concesiones pero de todo de concesiones […] digamos que a veces esa 
persona incluso hasta se atrasaba y necesitada apoyo de otra para poder cumplir con todo, 
75 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
75 
 
pero entonces esa reestructuración que hubo fue de dividir funciones para que una persona 
se encargue de hacer todas las nóminas, una sola persona para hacer compras, otra para 
causaciones”. Lo anterior ayudo a que se replanteara las funciones de cada área y se 
unificaran procesos tanto en las concesiones de la costa como en la institución educativa 
ubicada en Pereira. Esta reorganización del personal fue acertada ya que hoy en día los 
procesos se optimizaron y lograron una sinergia con las demás áreas. 
 
4.2.5. Compromiso y Participación de la Dirección 
En este componente se indaga sobre la participación de la dirección en la búsqueda del 
sistema de información, implementación y resolución de problemas desde la perspectiva del 
líder del área contable. Una de las preguntas indaga sobre la participación de la gerencia en 
la selección del sistema de información contable, lo cual los auxiliares y contadores 
responden que al este ser una herramienta en la cual interviene directamente el área 
contable, esta área es la que se encarga de elegir el mejor sistema de información que se 
adapte a las necesidades de la organización. 
La contadora del Caso B, plantea que la administración financiera de la institución, 
en el momento de la búsqueda de un nuevo sistema de información, estuvo muy enfocada a 
relacionar el costo/ beneficio de las diferentes opciones, basándose en los requerimientos 
del área contable y teniendo en cuenta la experiencia con el antiguo software: “ellos 
finalmente con base a, factor uno las cotizaciones, mirando que si se cumplieran las 
necesidades que teníamos, que si se cubrieran esas necesidades, entonces ellos analizaban 
esto y nos daban el visto bueno en cuanto a la adquisición del software”. Con base a lo 
anterior la contadora manifiesta que el área contable fue la encargada de tomar la decisión 
de con cual sistema de información iban a implementar, tomando las apreciaciones del área 
financiera. 
En cuanto a la solución de problemas o nuevos requerimientos hacia el sistema de 
información, todas las empresas llegan a la misma respuesta, esta radica en que los líderes 
76 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
76 
 
del área contable son los encargados de la solución de dichos problemas y proponer estos 
nuevos requerimientos a los encargados del soporte del sistema de información. 
La contadora del Caso B, expone un ejemplo de estos requerimientos, el cual se 
hizo a través del gerente financiero, quien solicitaba la optimización de un nuevo proceso, 
se trataba de la posibilidad de que el sistema generara automáticamente unos descuentos 
por pronto pago de los estudiantes de la institución privada ubicada en Pereira: “las 
facturaciones se tiran automáticas desde el sistema y nos tiraba un 100%, entonces si una 
persona nos iba a pagar con las condiciones que les estábamos dando, para hacerles el 
descuento, nos tocaba aplicarles el descuento manual”. La encargada de gestionar esta 
solicitud a través del área de soporte del sistema fue la contadora, obteniendo al día 
siguiente una solución que les permitió ahorrar tiempo en procesos manuales. 
Otra de las preguntas relacionadas en este módulo es si los líderes del proceso están 
planeando nuevos desarrollos futuros para el sistema de información, a lo que responde el 
auxiliar contable del Caso C, que la gerencia en compañía del contador está planeando 
incluir un proceso de costeo articulado con el software, que permita tener un margen de 
error mínimo y que se alimente de las existencias reales, ya que actualmente este es un 
proceso parte que se lleva en hojas de Excel. 
 
4.2.6. Efectividad del Sistema de Información 
En cuanto a la efectividad del sistema de información, los usuarios entrevistados se 
encuentran satisfechos con la información obtenida del mismo, la gerente del Caso D, 
expresa que ha sido un cambio positivo desde la tercerización del área contable de la 
empresa, debido a que anteriormente contaban con informes cada seis meses de los estados 
financieros y balances, por lo que no lograban evidenciar las utilidades mes a mes: “para 
nosotros es súper importante el sistema contable, porque de este dependen muchas cosas 
de la empresa, depende que usted se programe, sepa que gastó, que le está entrando, tenga 
un promedio de ventas y tenga toda esta información importante”. La gerente de esta 
77 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
77 
 
empresa del sector agrícola es consiente que se deben implementar nuevos procesos, para 
mejorar la calidad de la información suministrada al programa, por ende, manifiestan estar 
atentos a las recomendaciones del contador. 
 Según la contadora del Caso B, los auxiliares de las diferentes áreas encuentran el 
software fácil de utilizar, accesible y flexible, ella hace una comparación de las 
herramientas que ofrece el sistema actual y las que tenía el anterior, debido a lo anterior se 
evidencia una satisfacción por parte de los líderes del proceso y también por parte de la 
gerencia de la misma. 
 Los gerentes de las diferentes empresas entrevistadas manifiestan contar con un 
sistema de información contable muy práctico y que les ha proporcionado las herramientas 
necesarias para la toma de decisiones, según el gerente de la empresa del Caso A, este ha 
sido una herramienta indispensable para el crecimiento de la organización, ha permitido 
mejorar los procesos administrativos de todas las áreas involucradas con el sistema de 
información: “gracias al sistema de información he podido detectar cuando se hacen cosas 
indebidas, he detectado quien lo hizo porque en el sistema dice con qué clave ingresó”. El 
gerente resalta que el sistema le brinda seguridad en los movimientos internos ya que el 
servidor le permite gestionar los usuariosde los empleados, es decir cada movimiento 
realizado en el software contiene los datos del usuario desde donde fue realizado. 
 
4.3.Estrategias Propuestas para la Exitosa Implementación y Uso de Sistemas 
de Información Contable 
 
A continuación, se enuncian las estrategias para realizar una efectiva implementación de un 
sistema de información contable, se tiene en cuenta las experiencias de los profesionales 
anteriormente entrevistados y la revisión de la literatura académica con antecedentes en esta 
investigación. Para poder describir las estrategias propuestas, es necesario dividirlas en los 
siguientes tres grupos de interés: perfil y funciones de los involucrados, características del 
sistema y características de la tecnología. 
78 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
78 
 
4.3.1. Perfil y Funciones de los Involucrados 
 Es importante que la persona que lleve a cabo la tarea de digitalizar toda la 
información tenga como mínimo una formación técnica en el área contable o 
conocimientos básicos de la misma, ya que, de no ser así, podría retardar el proceso 
e ingresar la información de manera errónea. Esta persona debe entender de una 
manera clara la dinámica de un plan de cuentas, en donde es entendido que las 
clases representan el tipo de movimiento. 
 El contador, quien será el encargado de tomar toda la información ingresada al 
sistema y convertirla en informes para rendir cuentas del estado financiero de la 
organización, debe tener las aptitudes y actitudes para sincronizar las actividades de 
su grupo de trabajo. Este debe tener claro cuáles son las herramientas y 
funcionalidades del sistema de información y tener claro cuáles son sus alcances 
dentro del mismo, es decir, que puede y que no puede hacer. 
 El área contable debe tener una constante comunicación con el área de soporte del 
sistema de información, tratando de anticiparse a la corrección de errores de 
programación o actualización, para que apoyándose uno en otro se pueda dar 
solución oportuna a estos, sin que afecte con la actividad diaria de dicho sistema. 
 Las auditorias son un proceso de verificación de la información, en donde se 
fiscalizan las cuentas principales con el fin de arreglar errores de tabulación, para 
ello es importante que el contador se programe mensualmente para realizarlas y así 
poder tener una información más precisa de la situación actual de la organización y 
presentarla cuando sea requerida. 
 Los usuarios del sistema de información deben asegurarse de que se estén 
guardando diariamente las copias de seguridad, ya que, de no ser así serán los 
principales responsables de la perdida de información en caso de un apagado 
forzado del computador y la posterior reconstrucción de la información. 
 El auxiliar debe ser responsable del archivo de todos los comprobantes de egresos y 
los documentos anexos, estos son importantes para verificar la veracidad de los 
79 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
79 
 
datos ingresados al sistema y en caso tal de necesitar uno de estos sea fácil su 
búsqueda. 
 El contador debe tener claro el proceso por el cual se van a parametrizar las cuentas 
del sistema, esto se debe tener apropiado y listo antes de la puesta en marcha del 
sistema de información contable, ya que se podrían comenzar a ingresar 
movimientos por cuentas erróneas, lo cual llevaría a un retroceso en dicho proceso. 
 Es muy importante que el contador tenga un listado de los saldos iniciales y la 
naturaleza de los mismos, para que estos puedan ser ingresados el primer día de uso 
del sistema, también es importante contar con la información completa de los 
terceros, ya sean, clientes, proveedores, empleados, entre otros, esta información 
debe ser actualizada y correcta. 
 
4.3.2. Características del Software 
 Desde el momento en el cual se tiene en mente comprar o alquilar un sistema de 
información, se debe tener en cuenta que este debe ser amigable y fácil de utilizar 
para los usuarios, si es posible se debe elegir uno que permita interactuar con él, sin 
que los colores del mismo sean un problema para la visión de las personas que lo 
utilizan las 8 horas laborales diarias. 
 En la búsqueda del sistema de información se debe tener en cuenta herramientas 
externas con las cuales se pueda vincular el mismo, una de estas y la más importante 
para los contadores es Excel, ya que facilita tabular los datos exportados del sistema 
y acomodarlos de una manera más comprensible. 
 Se debe sacar el mejor provecho al sistema de información, por lo tanto, es 
necesario estar atentos a los comentarios de los usuarios que tienen un contacto 
directo con el mismo, en muchas ocasiones las diferentes áreas involucradas, 
necesitan realizar nuevos procesos y requieren contactarse con el área de soporte 
para gestionar la viabilidad de estos. Es importante llenar un formato con cada una 
80 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
80 
 
de estas solicitudes para que sean evaluadas a fututo, es decir que estas hayan sido 
respondidas de manera positiva. 
 Es importante saber si el sistema cumple con todas las necesidades de información 
de la organización, es decir si esta es una empresa del sector industrial, debe 
contener módulos adicionales como: producción, costos, inventarios, gestión de 
desperdicios entre otros. De no ser así, el sistema de información se quedaría corto 
para la generación de informes y gestión de las áreas de la organización. 
 
4.3.3. Características de la Tecnología 
 Actualmente, hay herramientas que permiten guardar imágenes y documentos en la 
nube, administrarlas por carpetas y permitir acceder desde cualquier dispositivo en 
tiempo real, esta puede ser una herramienta indispensable para el archivo virtual de 
la empresa. Desde allí, se puede gestionar el ingreso de la información al sistema sin 
tener que desplazarse con dichos comprobantes de un lugar a otro, esta herramienta 
es fundamental para empresas que tercerizan su contabilidad debido a que el 
contador y el auxiliar no tienen su sede en la empresa. 
 Es necesario saber la dinámica de las actualizaciones, en muchas ocasiones estas se 
realizan inmediatamente cuando el programador las libera o pública. Sin embargo, 
en otros casos este procedimiento debe ser manual y por ende se debe programar 
con anterioridad para hacerlas en el momento en que los usuarios no estén 
utilizando dicho sistema. 
 Contar con un equipo de cómputo con las características necesarias para descargar 
dicho sistema es muy importante, debido a que hay sistemas que al ser tan pesados 
ralentizan las funciones del mismo, para esto es necesario contar con un computador 
que contenga una memoria RAM capaz de soportarlo y permita una rapidez en los 
procesos. 
81 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
81 
 
 También se debe contar con una UPS para que pueda soportar las variaciones de 
energía sin que se vea afectado el funcionamiento del equipo, al igual que evitar que 
el computador se apague de manera brusca y se pierda información. 
 Actualmente, la mayoría de los sistemas de información se pueden gestionar 
directamente desde las VPN de los establecimientos comerciales o ya sea por la 
publicación de las IP, con el fin de tener accesibilidad al servidor desde cualquier 
parte solo con acceso a internet, si la necesidad de la empresa exige tener este tipo 
de accesos se recomienda hacerlo desde el momento que se va a implementar. 
 
82 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
82 
 
5. Conclusiones 
 
Para concluir esta investigación se determinaque los sistemas de información contable son 
una herramienta fundamental para el crecimiento de las organizaciones, dotando a los 
usuarios con herramientas para procesar la información financiera y convertirla en informes 
que den cuenta de la situación actual de la empresa. Dicha información ayuda a mejorar el 
control de la gestión de la organización, ya que esta genera gran interés y crea una ventaja 
competitiva logrando acceder a una información detallada y veraz de cada área, siendo lo 
anterior positivo la administración de la organización. 
Los Sistemas de Información Contable se han convertido en una herramienta 
fundamental de las organizaciones que, por necesidad, deben llevar un orden y seguimiento 
más detallado en donde se tenga acceso a todas las áreas de interés de una manera efectiva 
y eficiente. Como se ha mencionado en el transcurso de esta investigación, el mundo 
evoluciona rápidamente y las empresas deben hacerlo contemporáneamente, pues la 
tendencia a usar la tecnología es cada vez mayor puesto que además de agilizar procesos, 
nos permite tener datos relevantes a través de la alimentación del sistema de información y 
con estos aplicar distintas estrategias que traigan resultados en un futuro. 
Una de las principales dificultades que tienen las pymes en la implementación y uso 
de los sistemas de información contable es la falta de personal calificado para llevar a cabo 
el área contable y sus procesos, pues en ocasiones, las funciones que se deben ejercer en la 
iniciación y crecimiento de este tipo de empresas recaen sobre el administrador o gerente, 
ya sea por optimizar costos y gastos en los que incurriría el dueño de la empresa por una 
óptima implementación del sistema. Así mismo, la adquisición y tecnificación de las 
empresas traen consigo costos elevados, los cuales afectan de manera directa el beneficio 
neto de la actividad de la empresa, si esta no se considera como un beneficio a largo plazo. 
Otro de los grandes problemas que tienen los Sistemas de Información Contable es 
su manejo y facilidad de interpretación por parte de los usuarios demandantes del producto. 
83 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
83 
 
Sucede que los procesos que se deben realizar dentro del sistema deben ser específicos y 
con el menor margen de error posible, es entonces donde su apariencia, colores y diseño 
toman un papel importante que debe ser considerado por los proveedores del programa con 
el fin de tener clientes potenciales. 
Los Sistemas de Información Contable se ven altamente implicados en la 
manipulación diaria por los colaboradores de la empresa, es allí donde el factor humano 
juega un rol importante en el uso de los mismos. El mal manejo al momento de digitalizar 
la información por parte de las personas conlleva a una información totalmente errónea, por 
lo que el recurso humano es un elemento predominante en las dificultades u oportunidades 
que puedan ser encontradas en el análisis de los datos que allí se registran. 
La exportación de los datos que se tienen en el Sistema de Información Contable a 
programas que son utilizados con mayor frecuencia por contadores y auxiliares es, en 
ocasiones, un problema que ralentiza los procesos de la organización, ya que en la mayoría 
de los casos se descarga la información allí guardada y se pasa a Excel, una de las 
herramientas poderosas usada por años. Con base en lo anterior, los proveedores de los 
Sistemas de Información Contable se ven obligados a realizar actualizaciones y versiones 
que muestren o suplan las constantes necesidades de los usuarios para una mejor 
comprensión y búsqueda de los datos almacenados. 
Sin embargo, los Sistemas de Información Contable traen consigo grandes 
beneficios y puntos a favor de la empresa que agilizan sus operaciones para el logro de 
objetivos. Entre ellos se destacan con gran utilidad la automatización de actividades de la 
empresa, ahorro de tiempo en el quehacer de la organización, así como la disponibilidad de 
más información y datos relevantes, generación de reportes y estado de la empresa, 
seguridad y sobre todo el apoyo en la toma de decisiones por los directivos. 
El limitante de esta investigación al ser cualitativa es que solo se incluyeron cuatro 
empresas dentro del análisis. Lo cual permitió profundizar más en cada uno de los casos, 
sin embargo, no permite generalizar los resultados. Por este motivo, una investigación 
84 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
84 
 
futura podría explorar las mismas categorías teóricas, desde un abordaje cuantitativo y con 
una muestra mayor. 
Una futura investigación se podría enfocar en las microempresas, debido a que estas 
por su tamaño y estructura, no cuentan con un departamento encargado de la contabilidad y 
procesamiento de los datos. Esta muestra podrá evidenciar algunas debilidades adicionales 
que presenta esta población empresarial, debido a la estructura organizacional y otros 
factores importantes para el uso de un sistema de información. 
 
85 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
85 
 
Referencias 
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medianas y grandes empresas del cantón Portoviejo. La técnica (10), 62-72. 
Recuperado de https://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=6087591 
Alviz, C., y Montenegro, K. (2009). Diseño e implementación de un sistema de 
información contable para la comercializadora de frutas Libardo salinas Tabares 
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96 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de tipo pymes 
 
 
 
 
96 
 
Anexos 
 Anexo 1 
6. FACTORES Saraph 
(1989) 
English 
(1999) 
Firth 
(1996) 
Wang 
(1998) 
Segev 
(1996) 
Zhu 
(1995) 
Birkett 
(1986) 
Yu 
(1973) 
Jhonson 
(1998) 
Bowen 
(1993) 
Papel admin. Superior x x x x x x 
Calidad políticas y estándares x x x 
Rol de calidad y admin. x x x x x x 
Entrenamiento x x x x 
Estructura organizacional x x 
Diseño de servicio x x 
Enfoques, gestión proceso x x x x 
Relaciones, personal x x x 
Calidad de proveedor x x x 
Actuación, evaluación DQ x x x 
Gestión cambio x 
Factores externos x 
Evaluar costo/beneficio x x 
Auditorias x 
Control interno x 
Control de entrada x 
Enfoque cliente x 
Mejora continua x 
97 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
97 
 
Anexo 1. Divisiónde literatura e identificación de estudios. 
Fuente: Adaptado de Xu (2009). Tabla adaptada al español, Traducción propia. 
 
 Anexo 2. Instrumento de recolección de datos 
Investigación sobre implementación de AIS en PYMES 
1. Sistemas de información contable 
¿Hace cuánto implementó su sistema de información contable? 
¿Cuáles son las principales funcionalidades que tiene su sistema de información contable? 
o Facturación 
o Compras 
o Control de inventarios 
o Presupuestos 
o Nomina 
o Informes de ventas 
o Caja Menor 
o Cuentas por pagar 
o Cuentas por recibir (cartera) 
o Costos 
o Análisis Financiero 
o Otros, ¿Cuál(es)? ____________ 
¿Qué fallas o debilidades ha encontrado en su sistema de información contable? 
¿Existen procedimientos para garantizar la calidad de los datos ingresados al sistema de 
información? 
¿El sistema de información contable es propio (se pagan las actualizaciones) o arrendado 
(SaaS)? 
¿Cada cuánto se realizan las actualizaciones? 
2. Componente organizacional 
¿El sistema de información contable juega algún rol importante en la planeación de la 
estrategia organizacional? 
98 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
98 
 
¿Usted piensa que la organización y administración de la empresa ha mejorado desde la 
implementación del sistema de información contable? 
¿Su sistema de información contable le ha permitido optimizar procesos y/o 
procedimientos? 
¿Su sistema de información contable le ha permitido mejorar la calidad de sus estados 
financieros? 
3. Agentes Externos 
¿Su sistema de información contable le permite elaborar los reportes financieros necesarios 
para las obligaciones tributarias? 
¿Su sistema de información contable le permite administrar sus recursos monetarios en 
bancos? 
4. Componente de recursos humanos 
¿Considera que los recursos humanos de su organización han jugado un rol importante en 
la implementación del sistema de información contable? 
¿Considera que los recursos humanos de su organización han jugado un rol importante en 
el uso del sistema de información contable? 
¿Fue necesario realizar algún entrenamiento a su personal para la implementación o uso del 
sistema de información contable? 
¿Fue necesario contratar nuevo personal para la puesta en marcha de su software de 
información contable? 
5. Compromiso y participación de la dirección 
¿Los líderes de la organización identificaron las necesidades de información? 
¿Los líderes de la organización participaron en la selección del sistema de información 
contable? 
99 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
99 
 
¿Los líderes de la organización participaron en la implementación del sistema de 
información contable? 
¿Los líderes han participado en la solución de problemas desde la implementación del 
sistema de información contable? 
¿Los líderes están planeando nuevos desarrollos futuros para el sistema información 
contable? 
6. Efectividad del sistema de información contable 
¿El sistema de información contable puede ser considerado de gran calidad (confiable, 
accesible, flexible)? 
¿La información generada por el sistema puede ser considerada de gran calidad (clara, 
actualizada, completa, útil, precisa)? 
¿El sistema de información contable tiene altos niveles de uso? 
¿Los usuarios se encuentran satisfechos con el sistema de información contable (fácil de 
usar, calidad de la información)? 
¿El sistema ha causado un impacto organizacional positivo (contribuye a alcanzar 
objetivos, tiene un buen costo/beneficio, aumenta la productividad, ayuda a mejorar el 
servicio)? 
 
 
 Anexo 3. Formato Consentimiento. 
 
A continuación, se adjunta el formato utilizado para la autorización del manejo y uso de 
datos de las empresas. 
100 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
100 
 
101 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
101 
 
 
102 Proceso de implementación de sistemas de información contable en empresas de 
tipo pymes 
 
 
 
 
102