Como usar o Google planilhas para gerenciamento de projetos

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Como usar o google planilhas para gerenciamento de projetos 1
Como usar o google planilhas 
para gerenciamento de 
projetos 
Recursos essenciais do Planilhas para 
gerenciamento de projetos
Colaborar com sua equipe
O Planilhas Google facilita a colaboração e o compartilhamento de 
informações. Isso é útil para grupos de trabalho remotos ou para trabalhar com 
equipes que tem cronogramas diferentes.
Ao compartilhar sua Planilha, você pode selecionar uma das seguintes 
permissões:
editar, que permite que outras pessoas façam edições e alterações diretas 
no arquivo;
comentar, que permite que outros adicionem comentários e façam 
sugestões; ou
apenas visualizar, que permite que outras pessoas visualizem o arquivo, 
mas não editem, comentem ou sugiram. Esta é uma boa escolha se você 
não quiser que nenhuma alteração seja feita no arquivo.
Depois de compartilhar seu Planilhas com sua equipe e conceder a eles 
permissões de edição ou comentários, todos poderão colaborar diretamente na 
planilha deixando comentários. Você também pode atribuir uma tarefa ou item 
de ação por meio de comentários.
Confira estes recursos da Central de ajuda do Google para saber mais: 
Compartilhar e colaborar em arquivos
https://support.google.com/a/users/answer/9305987?hl=en
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Formatar sua planilha
Criar listas
Para criar qualquer lista no Planilhas, basta rotular cada lista — por exemplo, 
Nome, Data, Notas ou outros critérios — na linha do cabeçalho. A linha do 
cabeçalho é a linha superior da planilha) Em seguida, adicione um item de lista 
diferente em cada célula abaixo do título da lista. A maioria das listas é 
organizada verticalmente, mas você pode preferir uma lista horizontal 
dependendo dos tipos de itens. Observação: Você aprenderá como criar um 
plano de projeto completo e priorizar tarefas posteriormente neste curso.
Exibir e ocultar conteúdos
Congelar linhas ou colunas
Congelar a linha do cabeçalho (ou coluna para listas horizontais) e formatar os 
cabeçalhos é uma ótima maneira de destacar os títulos das listas. Congelar 
uma linha de cabeçalho mantém a linha no lugar quando você rola a lista para 
baixo, para que você sempre possa ver quais são os títulos da lista. Formate os 
cabeçalhos como faria com o texto em um documento, alterando a fonte, o 
estilo, o tamanho ou a cor.
Agrupar e ocultar conteúdo relacionado
O agrupamento de linhas e colunas permite expandir e recolher categorias 
maiores de dados ou informações com um único clique. Isso torna sua planilha 
mais fácil de ler e gerenciar, ocultando os dados agrupados quando não são 
necessários ou desagrupe rapidamente e mostre quando necessário.
Confira estes recursos da Central de ajuda do Google para saber mais:
Congele ou mescle linhas e colunas; agrupar, desagrupar ou ocultar linhas 
ou colunas
Folha de referências do Planilhas Google
Adicionar caixas de seleção
As caixas de seleção fornecem uma maneira rápida e altamente visual de 
acompanhar o progresso de uma tarefa ou indicar se determinados critérios 
foram atendidos.
Confira estes recursos da Central de ajuda do Google para saber mais: 
Adicionar caixas de seleção a planilhas
https://support.google.com/docs/answer/9060449?hl=en&ref_topic=9055295
https://support.google.com/docs/answer/9060449?hl=en&ref_topic=9055295
https://support.google.com/docs/answer/9060449?hl=en&ref_topic=9055295
https://support.google.com/a/users/answer/9300022?hl=en
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Organizar dados
Criar listas suspensas
Se você estiver trabalhando com outras pessoas em uma planilha 
compartilhada, poderá receber respostas ou descrições de dados 
inconsistentes. Por exemplo, um colega de equipe pode listar sua tarefa como 
“feitaˮ enquanto outro a observa como “concluída .ˮ Adicionar uma lista 
suspensa (também conhecida como validação de dados) garante que os 
dados inseridos em sua planilha sejam exatamente o que você especificar. 
Também torna muito mais rápido para outras pessoas adicionarem dados, pois 
estão selecionando a partir de uma lista predeterminada de opções.
Confira estes recursos da Central de ajuda do Google para saber mais: 
Restringir a entrada de dados com listas
Adicionar código de cores
Às vezes, é útil alterar a cor das células e do texto para que você possa ver 
rapidamente como seu projeto está progredindo. Você pode adicionar 
codificação de cores à sua planilha aplicando formatação condicional. A 
formatação condicional formata as células de uma determinada maneira se elas
contiverem informações específicas. Por exemplo, acompanhe o status do 
andamento como “Não iniciadoˮ em vermelho, “Em andamentoˮ em laranja e 
“Concluídoˮ em verde.
Confira estes recursos da Central de ajuda do Google para saber mais: Ver 
as alterações de dados com formatação condicional
Classificar e filtrar os dados
Grandes conjuntos de dados podem ser difíceis de gerenciar. O Planilhas ajuda 
você a classificar e filtrar dados para limitar o que é visível e encontrar tipos 
específicos de dados em sua planilha.
A classificação de dados permite que você organize os dados exatamente na 
ordem em que deseja que apareçam, como alfabética, por data ou nível de 
progresso. A filtragem limita quais dados são exibidos e mostra apenas os 
dados nos quais você está interessado, como tarefas que ainda não foram 
iniciadas ou itens de orçamento dentro de um determinado intervalo de valores.
Confira estes recursos da Central de ajuda do Google para saber mais:Filtrar 
dados em uma planilha
https://support.google.com/a/users/answer/9604139?hl=en#zippy=%2Clearn-how
https://support.google.com/a/users/answer/9308962?hl=en&ref_topic=9327402
https://support.google.com/a/users/answer/9308962?hl=en&ref_topic=9327402
https://support.google.com/a/users/answer/9308962?hl=en&ref_topic=9327402
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Adicionar links
Pode ser útil vincular a outra documentação do projeto ou até mesmo sites 
externos em sua planilha. Isso fornece à sua equipe acesso fácil e centralizado 
a todos os dados relevantes de que possam precisar. Por exemplo, você pode 
adicionar um link para o documento de termo de abertura do projeto a partir da 
planilha do plano do projeto.
Confira estes recursos da Central de ajuda do Google para saber mais:
Usar links
Link para dados em uma planilha
Visualizar dados
Criar uma tabela dinâmica
Uma tabela dinâmica é uma ferramenta básica de análise de dados. As tabelas 
dinâmicas resumem seus dados e podem ajudar a mostrar as relações entre os 
pontos de dados, facilitando o entendimento de todas as informações contidas 
em sua planilha. Você aprenderá mais sobre como criar e usar uma tabela 
dinâmica posteriormente neste curso. Ou confira o artigo da Central de Ajuda 
abaixo.
Confira estes recursos da Central de ajuda do Google para saber mais: Criar 
e editar tabelas dinâmicas
Fazer um diagrama ou gráfico
Apresentar dados em tabelas e gráficos é uma ótima maneira de resumir de 
forma rápida e eficaz informações importantes sobre seu projeto para as 
partes interessadas e tornar os relatórios e apresentações mais atraentes. O 
Planilhas permite que você crie automaticamente diferentes tipos de tabelas e 
gráficos usando os dados da planilha.
Confira estes recursos da Central de ajuda do Google para saber mais: 
Inserir e editar tabelas
Realizar cálculos
Usar funções
https://support.google.com/docs/answer/45893?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=en#zippy=%2Ccreate-a-link
https://support.google.com/a/users/answer/9308662?hl=en
https://support.google.com/a/users/answer/9308944?hl=en
https://support.google.com/a/users/answer/9308944?hl=en
https://support.google.com/a/users/answer/9308944?hl=en
https://support.google.com/a/users/answer/9308981?hl=en
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As funções podem ser usadas para manipular dados e realizar cálculos. O 
Planilhas Google tem uma ampla variedade de funçõesjá incorporadas, o que 
significa que elas realizarão automaticamente os cálculos que você especificar. 
Use funções para calcular rapidamente somas ou médias, determinar 
automaticamente datas de início ou término, gerar relatórios financeiros e 
muito mais.
Confira estes recursos da Central de ajuda do Google para saber mais:
Adicionar fórmulas e funções
Folha de referências do Planilhas Google
Modelos de planilha úteis
Usar modelos de planilhas para gerenciamento de 
projetos
Criar os mesmos tipos de planilhas repetidas vezes pode ser demorado. Você 
pode economizar tempo usando modelos como os disponíveis nagaleria de 
modelos do Planilhas Google. Escolha entre uma variedade de planilhas pré-
criadas para orçamentos, agendas e rastreadores, ou crie suas próprias!
Alguns dos modelos mais comuns são descritos e vinculados abaixo. Para usar 
os modelos para esses itens do curso, clique nos links abaixo e selecione 
“Usar modelo :ˮ
Cronograma do projeto: Um modelo de cronograma de projeto é útil se 
você deseja acompanhar um projeto inteiro desde a concepção até o 
fechamento. Este exemplo inclui um cronograma visual que apresenta o 
ciclo de vida de um projeto e as principais atividades que precisam 
acontecer durante cada fase. Você aprenderá mais sobre como criar e 
acompanhar um cronograma de projeto posteriormente no curso e terá 
experiência em trabalhar com seus próprios modelos de cronograma de 
projeto.
Monitoramento de projetos: Um modelo de acompanhamento de projeto é 
útil para acompanhar o orçamento, as entregas e outros dados do seu 
projeto. Este exemplo inclui colunas para rastrear custos e tempo, bem 
como uma coluna com listas suspensas para rastrear os níveis de 
prioridade das tarefas. Outros recursos incluem fórmulas para calcular 
https://support.google.com/docs/answer/46977?hl=en&ref_topic=9054531
https://support.google.com/a/users/answer/9300022?hl=en
https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/?ftv=1&folder=0AKrj08N1UHZqUk9PVA&tgif=c
https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/?ftv=1&folder=0AKrj08N1UHZqUk9PVA&tgif=c
https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/?ftv=1&folder=0AKrj08N1UHZqUk9PVA&tgif=c
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Us-j-BAG3kiIJENBt3SqRXkJQL_TZh-yejJyZzq9L60/template/preview#gid=1709744959
https://docs.google.com/spreadsheets/d/12AK5slxygSxj8nmjS39SCnEFkCy8WZDbgN0vSQh2xwg/template/preview?resourcekey=0-__sqaWcGZavYWgXz-WD4jQ#gid=1161341563
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horas, custos e porcentagem de entregas concluídas, que permitem 
acompanhar seus gastos e progresso em um projeto.
Diagrama de Gantt: Um diagrama de Gantt combina muitos dos aspectos 
de outros tipos de planilhas de gerenciamento de projetos em um. Ele 
organiza as tarefas por dia e é útil para mostrar as relações entre as muitas 
partes móveis de um projeto. Também é útil para gerenciar um projeto com 
vários colaboradores. Os diagramas de Gantt geralmente incluem 
formatação condicional que faz com que as células mudem de cor com 
base no andamento do projeto, para que você possa determinar 
imediatamente quanto progresso fez em uma tarefa específica.
Cronograma de marketing do evento: Um modelo de cronograma é útil 
para criar um cronograma, rastrear eventos e visualizar as tarefas e marcos 
envolvidos em um projeto. Você pode usar este modelo para gerenciar um 
projeto que envolve muitas tarefas de marketing ou voltadas para o público. 
Você pode acompanhar postagens de mídia social, pesquisa de mercado e 
coordenar conteúdo em várias plataformas.
Confira estes recursos da Central de ajuda do Google para saber mais: Criar 
modelos de documentos