Métodos de Arquivo

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Palestrante: Nathalia Nazareth do Carmo Rodrigues 
Especialista – Gestão Documental e Informação. 
Métodos de Arquivo para Eficiência Administrativa: Um olhar do Profissional de Secretariado
APRESENTAÇÃO DO TEMA 
Com esse tema quero abordar o arquivo na parte secretarial
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-------------------------------ARQUIVO-------------------------------- 
Conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter públicas, e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (LEI 8.159/91)
 - FUNÇÃO BÁSICA– guarda e conservação dos documentos
 
 - FINALIDADE – servir à administração
 
 CONCEITOS IMPORTANTES
Não têm como falar de arquivo e não falar de seu conceito.
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.
Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
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O TERMO ARQUIVO PODE TAMBÉM SER USADO PARA DESIGNAR:
Conjunto de documentos;
Móvel para guarda de documentos;
Local onde o acervo documental deverá ser conservado;
Órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação.
O LOCAL DE GUARDA - A ALGOMRADO DE DOCUMENTOS - LOCAL FISICO - OS INSTITUIÇÃO DE GUARDA
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ARQUIVO
Arquivo bem organizado requer tempo, logística adequada e técnicas e ferramentas a que facilitam este processo. 
Organicidade do documentos. Conjunto de documento. 
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VÍDEO SOBRE O OLHAR DO SECRETARIADO 
Vídeo que irei compartilhar será para um breve bate papo e descontrair a visão do arquivo como um todo. Nos ramo da secretaria em geral. Vejamos. 
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Relatar o vídeo uma tira são de sarro do ato de ARQUIVAR pois muitos acham o ato de arquivar uma função simplória muito corriqueira. Que pode ser feita por qualquer um. O intuito aqui hoje nessa noite e abordar o ato de arquivar realizado por secretarias competentes que compreende o valor da função de auxiliar a equipe com a organização. E utilizando as ferramentas necessárias no arquivamento. 
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 CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
Nos podemos classificar os arquivos podemos caracterizá-los 
Entidades produtoras
Mantenedoras
Estágios de evolução do arquivos
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Classificação dos arquivos
Entidades produtoras;
Entidades Mantenedoras;
Estágios de evolução dos arquivos;
Extensão de sua atuação – Abrangência;
Natureza dos documentos. 
Caracterizá-los
Produtoras
Mantenedoras
Estágios teoria das três idade corrente intermediaria e permanente
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CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
__________Quanto a ENTIDADE MANTENEDORA___________
PÚBLICOS – conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos no exercício de suas atividades, por órgãos públicos.
PRIVADOS - conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas.
_________Quanto a EXTENSÃO DE SUA ATUAÇÃO_________
SETORIAIS – junto aos órgãos setoriais (correntes).
CENTRAIS OU GERAIS – centralizam as atividades do arquivo corrente.
CLASSIFICAÇÃO DO DOCUMENTO. E produtora pode ser publica e privada 
Cuidado pois uma entidade mantenedora nem sempre e a produtora.
Arquivo conforme sua extensão e setoriais e centras ou gerias.
Setoriais são núcleos de arquivos descentralizados
Problemas relacionado ao espaço - fazendo um espaço físico para guardo minimizando o problemas espacial.
Arquivo setorial tem um volume maior que o central. Isso está relacionado a abrangência. 
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ENTIDADE MANTENEDORA	
Públicos;
Institucionais;
Igrejas;
Comerciais;
Familiares OU pessoais. 
Entidade produtora e a mesma que a mantenedora? Não pois a documentação nem sempre e a que produziu.
Públicos - definimos arquivos publico existe arquivo nacional federal estadual municipal. 
Institucionais – Escolas educacionais 
Escola, igrejas – Ele ciáticos 
Comerciais os de empresa
Familiares ou pessoas e a mesma coisa. ? NÃO porque está junto mas não e sua identidade e familiar ou pessoa. Identidade e pessoal.
Certidão de nascimento familiar tem a obrigatório dos pais de registra a criança depois passa a ser pessoal Escritura de partilha de bem, QUE ENVOLVA varias pessoas pode ser familiar e pessoal. 
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--------------------------ESPECIAL---------------------------
Arquivo especial é aquele que tem sob sua guarda documentos de tipos diversos.
Ex.:iconográficos, cartográficos, audiovisuais — ou de suportes específicos — documentos em CD, documentos em DVD, documentos em microfilme
-----------------------ESPECIALIZADO--------------------
É aquele que guarda documentos de determinado assunto específico, independentemente da forma física que apresentam. 
Ex.: arquivo médico, arquivo de engenharia, arquivo jornalístico.
QUANTO A NATUREZA
Documento relacionando a natureza e especiais e especializados.
Especial e qualquer documento arquivístico exceto o papel. CD – PENDRIVE FOTOGRAFIA DESENHO MAPA PLANTA SLIDES DISPOSITIVOS. QUADROS. O tratamento e diferenciado e especial. Por se tratar de uma forma física distinto.
Arquivo especializados.- Quando se faz uma menção a uma área especifica do conhecimento humano. Menção – Por exemplo arquivo de engenharia, contábil, citando a área de atuação.
UM ARQUIVO PODE SER ESPECIAL E ESPECIALIZADO? Pode, por exemplo uso de uma planta de engenharia Atlas geográfico. Planta de engenharia documentos que não e um papel, e estou mencionado a área. 
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DOCUMENTAÇÃO
H A VARISO TIPOS DE DOCUMENTOS 
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TIPOS DE DOCUMENTOS CONFORME O GÊNERO
Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico.
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	GÊNERO	DEFINIÇÃO	EXEMPLO
	textuais	integrado por documentos manuscritos, datilografados ou impressos
	contratos, atas, relatórios, decretos, livros de registro, panfletos 
	iconográficos	documentos que contêm imagens fixas, impressas, desenhadas ou fotografadas	Fotografias e gravuras
	Audiovisuais/ filmo gráficos
	documentos cuja informação esteja em forma de som e/ou imagem fixa ou em movimento.	Filmes e fitas vide magnéticas.
	Eletrônicos/
informáticos	documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos	cartões perfurados, disquetes, CD, Pendrive, documentos digitais.
	cartográficos	documentos que contêm representações gráficas da superfície terrestre ou de corpos celestes e desenhos técnicos	mapas, plantas, perfis e fotografias aéreas
	micrográficos	integrado por documentos em microforma
	microfilmes e microficha
QUANTO AO GÊNERO DOCUMENTAL 
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CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
Arquivo permanente
 Arquivo corrente
 Arquivo intermediário
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TRES IDADES DO DOCUMENTO – ESTAGIO DE dos documentos 
E o princípio norteador das gestão documentos aquele que vai dar o norte a direção o apoio na gestão do documento.
  PRIMEIRA IDADE OU CORRENTE: documentos de consulta frequente, produzidos ou recebidos, conservados próximo e de fácil acesso
  SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIÁRIO: documentos não consultados com frequência, mas que podem ser utilizados; não precisam ser conservados próximo; têm caráter de permanência transitória
  TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE: documentos conservados em razão de valor histórico, probatório ou informativo para o passado; têm caráter definitivo
QUANTO AO ESTÁGIO DA EVOLUÇÃO
Cidadão francês - Jean Jacques Valette um francês 1973 criou a teoria das três idades.
Afirma que a vida dos documentos possui três fases. 
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NECESSIDADE DE INFORMAÇÃO
O que leva uma pessoa a procurar informação? 
Resolução de problemas.
Objetivos específicos.
Necessidade de ampliar o conhecimento.
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A NECESSIDADE DA INFORMAÇÃO ENCONTRAR-SE EM ORDEM
AJUDA NA RESOLUÇÃO DE PROBLEMAS 
FACILITA A FUNÇÃO DO DOCUMENTO EXEMPLO UMA ATA DE REUNIÃO POSSUI O OBJETIVODE REGISTRAR A INFORMÇÃO DISCUTIDA NAQUELE MOMENTO – NOTA FISCAL COMPROVANDO A EXECUÇÃO DA COMPRA OU DO SERVIÇO
ASSIM A DOCUMENTAÇÃO EM ORDEM GERA UM INFORMAÇÃO ADEQUADADE.
Contudo gera uma ampliação do conhecimento como um todo.
De tal modo um arquivo organizado facilita a localização da informação e temos métodos para que isso ocorra
Alfabético: utilizado p/ nomes de pessoas, empresas. É um método de acesso direto.
Numérico: é um método de acesso indireto que se baseia em atribuir códigos numéricos aos documentos.
 
Geográfico: utilizado p/ pesquisas por áreas geográficas. 
Ideográfico: é o método que indexa o documento por assunto (problema: interpretação).
METÓDOS BÁSICOS
YARA POR FAVOR COLOQUE CADA UM EM UM SLIDE SE FOR O CASO E COLOQUE FIGURA POIS CREIO QUE IRÁ FICAR UM POCO CANSATIVO. 
FAÇA COMO ACHAR MELHOR ALFABETICO E JÁ´O EXEMPLO
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MÉTODO ALFABÉTICO
O nome já diz seguindo o nosso alfabeto – regra de alfabetação. 
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MÉTODO ALFABÉTICO
É o método mais simples e o elemento principal a ser considerado é o nome. Neste método as fichas ou pastas são dispostas rigorosamente em ordem alfabética, respeitadas as normas gerais para a alfabetação através de guias divisórias, com as respectivas letras.
Através de guias divisórias e seguindo a ordem alfabética 
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VANTAGENS DO MÉTODO ALFABÉTICO:
Rápido, direto, fácil e barato
DESVANTAGENS DO MÉTODO ALFABÉTICO:
Os erros de arquivamento tendem a predominar no arquivamento alfabético quando o n° de documentos é muito grande, devido ao cansaço visual e à variedade de grafia dos nomes.
Vantagens: agiliza e um sistema direto. Fácil implantação. Recuperação informação. Custo baixo. Volume pequeno. 
Desvantagem – erros mais constantes devido a pequenos detalhes. Das regras de alfabetação, não sabe a forma de aplicar as regras e ocorre erros. Comparar o método números e para volume grandes e usa-se índices. Erros são menores. 
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REGRAS DE ALFABETAÇÃO 
O arquivamento de nomes obedece a algumas chamadas regras de alfabetação e que são as seguintes: 
1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.
Exemplo:
Frank Menezes
Edson Pereira dos Santos
Marcos Roberto Araújo da Silva
Arquivam-se:
Menezes, Frank
Santos, Edson Pereira dos
Silva, Marcos Roberto Araújo da
Regra de ordenação letra por letra
Palavra por palavra.
Um critério exclui o uso do outro critério 
1° primeira regra - PRÉ nome antes do nome DE Família ANTES DO Nomes..
Antonio Carlos Jobim
Último nome Jobim, antonio PRÉ nome e o Carlos e o restante do nome 
 
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OBS: QUANDO HOUVER SOBRENOMES IGUAIS, PREVALECE A ORDEM ALFABÉTICA DO PRENOME
Exemplo: 
Carmem Corrêa Miranda
Fábio Corrêa Miranda
Daniele Firme Miranda
Veneza Firme Miranda
Arquivam-se:
Miranda, Carmem Corrêa
Miranda, Daniele Firme
Miranda, Fábio Corrêa
Miranda, Veneza Firme
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ALFABETO
Saber o alfabeto e conhecer as regras 
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SOBRENOMES COMPOSTOS DE UM SUBSTANTIVO E UM ADJETIVO OU LIGADOS POR HÍFEN 
Não se separam, quando transpostos para o início. 
Exemplo:
Joaquim da Boa Morte 
Camilo Castelo Branco 
Heitor Villa-Lobos 
 Arquivam-se:
Boa Morte, Joaquim da 
Castelo Branco, Camilo 
Villa-Lobos, Heitor
SEGUNDA REGRA HIFESN NÃO SE SEPARAM
GÉRSON CASTELO BRANCO – CASTELO SUBTANTIBO BRANCO ADJETIVO
RUTH VILLA LOBOS
HIFENS DE VILLA LOBOS NÃO SEPARA
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OS SOBRENOMES FORMADOS COM AS PALAVRAS SANTA, SANTO OU SÃO
Seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo, ou seja, quando transpostos, devem ser acompanhados dos nomes que os sucedem.
Exemplo:
Ricardo Santa Rita
João do Santo Cristo
José Carlos São Paulo
Arquivam-se:
Santa Rita, Ricardo
Santo Cristo, João do
São Paulo, José Carlos
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SOBRENOMES QUE EXPRIMEM GRAU DE PARENTESCO 
São considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética. Quando existirem, devem ser transpostos acompanhados pelo sobrenome que os antecedem. 
Exemplo:
Edilson Miranda Júnior 
Osório Miranda Neto 
Márcio Cerqueira Sobrinho 
 Arquivam-se: 
Cerqueira Sobrinho, Márcio 
Miranda Júnior, Edilson 
Miranda Neto, Osório 
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AS INICIAIS ABREVIATIVAS DE PRENOMES TÊM PRECEDÊNCIA NA CLASSIFICAÇÃO DE SOBRENOMES IGUAIS
 Exemplo:
E. Silva
Estevão Silva
Everaldo Silva
 
Arquivam-se:
Silva, E.
Silva, Estevão
Silva, Everaldo
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REGRAS DE ALFABETAÇÃO
Para nomes com artigos e preposições:
Pedro de Almeida, Ricardo d’Andrade; Lúcia da Câmara; Arnaldo do Couto.
 a) Almeida, Pedro de
 b) Andrade, Ricardo d’
 c) Câmara, Lúcia da
 d) Couto, Arnaldo do
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OS NOMES ESTRANGEIROS SÃO CONSIDERADOS PELO ÚLTIMO SOBRENOME, SALVO NOS 
CASOS DE NOMES ESPANHÓIS E ORIENTAIS
 Exemplos:
George Walker Bush 
Charles Chaplin 
Adolf Hitler 
 Arquivam-se: 
Bush, George Walker 
Chaplin, Charles 
Hitler, Adolf 
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Os nomes espanhóis ou hispânicos (países de língua espanhola) são registrados pelo penúltimo sobrenome,
Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais
 
NOMES ESTRANGEIROS
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REGRAS DE ALFABETAÇÃO
Para nomes estrangeiros (espanhol) com o nome da mãe:
José de Oviedo Y Bãnos; Francisco de Pina de Mello; Antonio de Los Rios.
a) Oviedo Y Bãnos, José de
b) Pina de Mello, Francisco de
c) Rios, Antonio de Los.
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Nomes orientais
Os nomes orientais — japoneses, chineses e árabes — são registrados como se apresentam:
Exemplo:
Li Yutang (chinês)
Osama Bin Laden (árabe)
Sasazaki Yonoyama (japonês)
Arquivam-se:
Li Yutang
Osama Bin Laden
Sasazaki Yonoyama (japonês)
NOMES ESTRANGEIROS
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.
OS TÍTULOS NÃO SÃO CONSIDERADOS NA ALFABETAÇÃO. SÃO COLOCADOS APÓS O NOME COMPLETO, ENTRE PARÊNTESES.
 
 Exemplo: 
Ministro Jorge Cardoso 
Professor Carlos Fernandes 
Coronel Emérson Pontes 
Doutor Raimundo Torres 
 
 Arquivam-se: 
Cardoso, Jorge (Ministro) 
Fernandes, Carlos (Professor) 
Pontes, Emérson (Coronel) 
Torres, Raimundo (Doutor) 
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NOMES DE FIRMAS, EMPRESAS, INSTITUIÇÕES E ÓRGÃOS GOVERNAMENTAIS
 Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais 
devem ser transcritos como se apresentam não se considerando, porém,
para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite
se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre
parênteses após o nome. 
Exemplo:
Companhia Petrolífera Nacional 
Associação dos Jornalistas 
A Colegial 
Arquivam-se
Associação dos Jornalistas 
Companhia Petrolífera Nacional 
Colegial (A) 
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NOS TÍTULOS DE CONGRESSOS, CONFERÊNCIAS, REUNIÕES, ASSEMBLEIAS E ASSEMELHADOS, OS NÚMEROS ARÁBICOS, ROMANOS OU ESCRITOS POR EXTENSO DEVERÃO APARECER NO FIM, ENTRE PARÊNTESES.
Exemplo:
II Encontro Nacional de Arquivistas
Quinto Congresso de Biblioteconomia
3° Curso de Ciências Contábeis
Arquivam-se:
Congresso de Biblioteconomia (Quinto)
Curso de Ciências Contábeis (3°)
Encontro Nacional de Arquivistas (II)
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METÓDO NUMÉRICO
Método Numérico Simples
Para cada documento é atribuído um número, a partir do qual serão organizados os documentos.
Exige a adoção de um índice alfabético, também chamado de onomástico.
Podemos citar como exemplo o arquivamento de pastas funcionais, quando é utilizada a matrícula do funcionário ou ainda o arquivamento de contratos, quando estes são organizados por seus números.
Métodos indiretos recuperar o documentos está recorrer ao índice REMEDSSIVOS. 
Utilizar o índice remissivos de arquivamento. 
Pasta numero 5 – índice remissivos alfabético – esta na pasta nemero5.
Volume documental grande.
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METÓDO NUMÉRICO
Método Numérico Simples
Exemplo:00001, 000002, 000003....
Podemos citar como exemplo o arquivamento de pastas funcionais, quando é utilizada a matrícula do funcionário ou ainda o arquivamento de contratos, quando estes são organizados por seus números.
 Exemplo: 00556403, 00556404
METODOS NUMERICO SIMPLES - 
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Método Numérico-Cronológico
METÓDONUMÉRICO
Método Numérico-dígito-terminal
Os documentos serão organizados tomando-se por base uma data
Este método consiste em decompor o número do documento de tal forma que o mesmo seja arquivado a partir de seus dois últimos dígitos. 
Utilizar o índice remissivos de arquivamento. 
Pasta numero 5 – índice remissivos alfabético – esta na pasta nemero5.
Volume documental grande.
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Vejamos o exemplo a seguir:
Número do documento: 834695
Neste caso, para fins de arquivamento, teremos 83-46-95. 
Este documento será arquivado na pasta relativa àqueles terminados em 95. 
Nesta pasta, como todos terminarão em 95, os documentos serão organizados a partir dos dois dígitos imediatamente anteriores (no caso, 46). Este método apresenta como vantagem maior rapidez na localização dos documentos, uma vez que dispensa a necessidade de se trabalhar com números difíceis de serem memorizados.
 NUMÉRICO DÍGITO TERMINAL
BPI – BUSCA PRIMERA DAS INFORMAÇÃO – QUE NADA MAIS A UTILIZAÇÃO DO INDICE.
40
16.84.65
 
17.84.65
 
18.84.65
 
19.84.65
 NUMÉRICO DÍGITO TERMINAL
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MÉTODO GEOGRÁFICO
É um método de sistema direto. Neste método a busca é feita diretamente ao documento. É preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento é procedência ou local.
As melhores ordenações geográficas são:.
1 - Nome do estado, cidade e correspondente 
2 – Nome da cidade, estado e correspondente
Sistema direto – utilizado por empresa de turismo por empresas editoras 
Segue o local ou a procedências. 
Estado - cidade – País
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1° CASO: quando se organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em 1° lugar por estado, independente da ordem alfabética em ralação às demais cidades que deverão estar dispostas após as capitais. Neste caso há necessidade de se utilizar guias divisórias com notações indicativas dos nomes dos estados.
Exemplo
ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE
Maranhão São Luís Lojas Americanas
Maranhão Caxias Lojas Americanas
Maranhão Imperatriz Lojas Americanas
Maranhão Pinheiro Lojas Americanas
MÉTODO GEOGRÁFICO
Quando eu vou saber que e pelo estado.
Têm que haver orientação. 
Construção deve ser como o exemplo prioriza a ordem alfabética do estado
Peculiaridade – capital do estado deve vir sempre primeiro.
Quando se organiza pelo estado.
Estado cidade correspondentes – dica pegar os estados – colocar os estados em ordem alfabética e depois as cidades em ordem alfabética assim por diante
Estados – se repetires olha as cidades se a cidade se repetir olha o corresponde. 
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2° CASO: quando o principal elemento de identificação é a cidade e não o estado, deve-se observar, a rigorosa ordem alfabética por cidade, não havendo destaque para as capitais.
CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE
Caxias Maranhão Lojas Americanas
Imperatriz Maranhão Lojas Americanas
Pinheiro Maranhão Lojas Americanas
São Luis Maranhão Lojas Americanas
MÉTODO GEOGRÁFICO
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Obs: Neste caso não é necessário o emprego de guias divisórias correspondentes aos Estados, pois as pastas são guardadas em ordem alfabética pela cidade. É imprescindível, porém, que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, porque há cidade com o mesmo nome em diferentes Estados.
MÉTODO GEOGRÁFICO
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Vantagens do método geográfico:
É direto e de fácil manuseio
Desvantagens do método geográfico:
Exige duas classificações; local e nome do correspondente
MÉTODO GEOGRÁFICO
Vantagens erros reduzidos – ordenação alfabéticas – fácil de usar
Desvantagens - utiliza duas classificações – o local e o nome do correspondente. Ou seja seguir a regra de alfabetação. O Geográfico utiliza a regra de alfabetação. 
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MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR ASSUNTO)
ALFABÉTICO
 NUMÉRICO
MÉTODO IDEOGRÁFICO 
separa os documentos por assunto
dicionário 
enciclopédico
Método ideográfico – indireto - índice alfabético que permita localizar o documento desejado.
MÉTODO IDEOGRAFICO CONHECIDO COMO POR ASSUNTO.
Ideia = assunto – 
Ideográfico alfabético 
Ideográfico numérico - Duplex decimal Unitermo ou indexação coordenada 
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Férias
Abono
Contas a pagar
Contas a receber
Controle de estoque
Admissão de pessoal
Demissão de pessoal
Método ideográfico alfabético dicionário:
Abono
Admissão de pessoal
Contas a pagar
Contas a receber
Controle de estoque
Demissão de pessoal
Férias
Os assuntos são dispostos em rígida ordem alfabética
Arquivo corrente
Arquivo intermediários
Documentos usado como fonte de pesquisa 
Enciclopédicos existe uma relação mutua entre os assuntos 
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UTILIZANDO O MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMÉRICO
ARQUIVAM-SE
1 FINANCEIRO
Contas a pagar
Contas a receber
2 MATERIAL
Compra de material
Controle de estoque
3 PESSOAL
Abono
Admissão de pessoal
Demissão de pessoal
Férias
Salários
Métodos ideográfico numérico
DUPLEX – METODOS PERMITE UMA AETRURA ILIMITADA DE CLASSE OS NUMERO SÃO SEPRADOS POR UM TRAÇO 
- Ideográfico numérico - Duplex decimal Unitermo ou indexação coordenada 
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EXERCÍCIO – QUESTÃO 20
 A fim de facilitar sua consulta, os prontuários dos servidores de um órgão público são armazenados em pastas suspensas e ordenados pelo método alfabético. Considere os nomes dos funcionários abaixo relacionados e indique a sequência em que devem ficar seus respectivos prontuários. 
I Jair de Moraes Neto 
II Odair de Morais 
III José de Morais Filho 
IV Antônio de Moraes Carvalho 
V Joaquim da Silva Moreira 
VI Carlos Moura 
VII Beatriz Moreira 
VIII Ana Beatriz Moreira de Morais 
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Exercício – Questão 20
 
 IV Carvalho, Antônio de Moraes
 I Moraes Neto, Jair
 VIII Morais, Ana Beatriz
 III Morais Filho, José de
 II Morais, Odair de
 VII Moreira, Beatriz
 V Moreira, Joaquim da
 VI Moura, Carlos
 
 
 
RESPOSTA: 	Letra B - IV, I, VIII, III, II, VII, V, VI.
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EXERCÍCIO – QUESTÃO 24
Um arquivista precisa ordenar os seguintes nomes: 
1 - José Soares 
2 - Carlos Santos 
3 - Aníbal Silva Filho 
4 - Ana Rita Ribeiro 
5 - Márcia Valéria Souza 
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EXERCÍCIO – QUESTÃO 24
 RESPOSTA: 
4 Ribeiro, Ana Rita
2 Santos, Carlos
3 Silva, Aníbal
1 Soares, José
5 Souza, Márcia Valeria
 
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OBSERVAÇÕES
Variadex
 
É o método alfabético, acrescentando-se cores às letras. Trabalha-se com cinco cores diferentes que são atribuídas em função da segunda letra do nome de entrada no arquivo. As guias são coloridas e as notações alfabéticas. Ex.: letra O, P, Q – cor azul.
COLOCAR GRAVURAS SE ACHAR OU MONTAR ESQUEMA SE POSSÍVEL
Varidex combinação de letras e cores visando facilitar o arquivamento e a localização do documento. 
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SOUNDEX
Usa-se para arquivar nomes, reunindo-os pela semelhança da pronúncia, apesar da grafia ser diferente.
http://slideplayer.com.br/slide/6335676/
 
Referente ao sons das palavras - 
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OBSERVAÇÕES
MÉTODO DUPLEX/ DECIMAL/IDEOGRÁFICO  
Procedimento que utiliza números de tantas classes quantas forem necessárias, sem o requisito de um plano previamente estabelecido; as unidades de arquivamento são divididas em grandes classes temáticas numeradas consecutivamente, podendo subdividir-se em classes subordinadas através do uso de números justapostos aos dos assuntos principais.
MÉTODO DUPLEX/ DECIMAL/IDEOGRÁFICO  
Procedimento que utiliza números de tantas classes quantas forem necessárias, sem o requisito de um plano previamente estabelecido; as unidades de arquivamento são divididas em grandes classes temáticas numeradas consecutivamente, podendo subdividir-se em classes subordinadas através do uso de números justapostos aos dos assuntos principais.
Decimal e dividido em 10 temas – geralmente em empresas pequenas 
Temas empresariais
Unitermo ou indexação – termos unificados. Viagens 
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METODO DE ARQUIVAMENTO DA MODA
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NOÇÕES BÁSICAS DE CONSERVAÇÃO
E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS. 
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CONSERVAÇÃO PREVENTIVA DE DOCUMENTOS EM ARQUIVOS
Preservar o documento físico;Um esquema sobre conservação – que nem o pud;
Armazenamento – restauração dos documentos.
Além da guarda do documento, o arquivo deverá se preocupar também com a preservação dos documentos da instituição.
A preservação envolverá as atividades de conservação, armazenamento e restauração dos documentos.
O principal objetivo da conservação é o de estender a vida útil dos documentos, procurando mantê-los o mais próximo possível do estado físico em que foram criados.
A restauração tem por objetivo revitalizar a concepção original, ou seja, a legibilidade do documento.
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AGENTES EXTERIORES QUE DANIFICAM OS DOCUMENTOS: FÍSICOS
Luminosidade - a luz é um dos fatores mais agravantes no processo de degradação dos materiais bibliográficos. 
Temperatura - o papel se deteriora com o tempo mesmo que as condições de conservação sejam boas. O papel fica com sua cor original alterada e se torna frágil e isto se chama envelhecimento natural. 
Umidade - o excesso de umidade estraga muito mais o papel que a deficiência de água 
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QUÍMICOS
Poluição atmosférica: a poluição atmosférica é uma das principais causas da degradação química, representada normalmente pela poeira e fumaça.
Tintas: a própria tinta utilizada para escrever nos documentos contribui para sua deterioração.
Gordura e oleosidade: o próprio manuseio dos documentos acaba por danificá-los, pois as mãos deixam oleosidade nos mesmos. Alguns documentos, como fotografias e negativos são ainda mais sensíveis que o papel comum, sendo recomendada a utilização de luvas de algodão ao manuseá-los.
Objetos metálicos: deve-se evitar o uso de objetos metálicos, como grampos, clipes e colchetes, pois os mesmos tendem a enferrujar e, consequentemente, acabarão por danificar os documentos. A opção, sempre que possível, deverá recair sobre clipes e colchetes (hastes) de plástico, que não causam tal problema.
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BIOLÓGICOS
Insetos: vários são os insetos que atacam os documentos causando a deterioração dos mesmos. Dentre estes, podemos destacar as baratas, traças e brocas;
Microorganismos: fungos.
Roedores: ratos.
Homem: danifica os documentos, por utilizá-los constantemente e nem sempre observar a melhor forma de conservá-los.
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CUIDADOS GERAIS NA CONSERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS: PAPEL
Manter o local de guarda do acervo longe de fontes de alimentos;
As estantes e arquivos devem ser de metal pintado (para evitar ferrugem); 
Deve-se manter as mãos limpas ao manusear os documentos; 
 Não utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepes, cola branca (PVA) para evitar a perda de um fragmento de um volume em degradação. Esses materiais possuem alta acidez, provocam manchas irreversíveis onde aplicado ; 
 Não umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro líquido; 
Quando houver necessidade de observações nos documentos, utilizar lápis, que não agridem tanto o papel quanto as canetas, e ainda permitem eventuais correções, se necessário. 
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MICROFILMES:
Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armários à prova de fogo e colocados em latas vedadas à umidade;
Devem ser feitas duplicatas;
A sujeira deve ser removida com um pano limpo que não solte fiapos, umedecido com Kodak Film Cleaner.
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CD-ROM & PENDRIVES E NUVENS:
Organizar a nuvem, para fácil localização;
seco e longe do computador;
usar programas antivírus;
proteger o CD contra arranhões e poeira.
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DINÂMICA
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68
69
70
PRADO, Heloísa de Almeida. Organização e administração de bibliotecas. 2ª ed., São Paulo: T. ª Queiróz, 2003. 209 p.
BLILIOGRAFIA
CLIQUE PARA EDITAR OS ESTILOS DO TEXTO MESTRE
Segundo nível
Terceiro nível
Quarto nível
Quinto nível
OBRIGADA, ESTUDEM E BOA SORTE!
72
Lavf56.25.101