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5ºAula Áreas funcionais das organizações: departamentalização Vamos prosseguir nossos estudos conhecendo um pouco sobre as áreas funcionais das organizações. Antes de iniciar, é importante saber que na Teoria clássica da Administração, de Henri Fayol, as funções da empresa foram criadas como forma de facilitar o alcance da eficácia, mediante a organização empresarial. Como poderá perceber, esta Aula foi preparada para que você não encontre grandes dificuldades! Contudo, podem surgir dúvidas no decorrer dos estudos. Quando isso acontecer, acesse a plataforma e utilize as ferramentas “quadro de avisos” ou “fórum” para interagir com seus colegas de curso ou com seu professor. Sua participação é muito importante e estamos preparados para ensinar e aprender com seus avanços! Boa aula! Objetivos de aprendizagem Ao término desta aula, vocês serão capazs de: • reconhecer e analisar as principais funções de uma organização e o seu funcionamento conforme o modelo clássico de administração; • relacionar as funções clássicas da administração com os desafios da realidade organizacional do século XXI. Administração GeraL I 32 1 - Introdução ao estudo das funções da empresa e dos subsistemas organizacionais 2 - Tipos de departamentalização Seções de estudo No decorrer dos estudos das seções que compõem a Aula 05, é importante compartilhar ideias e opiniões com seus colegas de curso e com seu professor! Vale salientar que, com a pesquisa essa interação fi cará ainda mais envolvente, uma vez que vocês poderão criar uma relação de troca de experiências que contribuirá para sua formação e para o enriquecimento de seus conhecimentos. Lembre-se de que no ambiente virtual você encontrará o apoio necessário para efetivar sua comunicação! 1 - Introdução ao estudo das funções da empresa e dos subsistemas organizacionais Fayol acreditava que, criando as funções da empresa, seria possível estabelecer funções específicas para cada departamento ou setor, de maneira que as funções administrativas prevalecessem sobre todas as demais funções. Para Chiavenato (2003), a visão de Fayol sobre as funções básicas da empresa está ultrapassada, uma vez que, atualmente, as funções recebem o nome de áreas da administração. Assim, as funções administrativas recebem o nome de área de Administração Empresarial; a função técnica recebe o nome de área de produção; as funções comerciais recebem o nome de vendas ou marketing; as funções de segurança passam para as áreas de pessoal; as funções financeiras e de contabilidade passam para a área de finanças. Veja: Figura 5.1 - Funções básicas da empresa MARKETING MÍDIA FINANÇAS PUBLICIDADE CONTROLE PRESIDÊNCIA FONTE: BLOGSPOT GESTÃO DE PROJETOS 10. Porque você precisa de um escritório. Disponível em:<http://gestaodeprojetos10.blogspot.com.br/2009/11/porque- voce-precisa-de-um-escritorio-de.html>. Acesso em: 6 abr.2012. De acordo com a abordagem sistêmica de administração, a organização é vista em termos de comportamentos inter- relacionados. Há uma tendência a enfatizar muito os papéis das pessoas e as funções empresariais do que as próprias pessoas (MOTTA, 2002). Embora não enfatizado por Fayol, na teoria clássica da administração devemos enxergar a empresa como um sistema sócio-técnico que interage com as pessoas e o ambiente. Para Katz e Kahn (Teoria Geral dos Sistemas), toda organização é um sistema aberto. Como tal, ela apresenta as seguintes características: a) Importação de energia: recebe insumos (matéria- prima, informações, tecnologia) do ambiente externo. b) Processamento: a organização processa os insumos recebidos do ambiente externo e transforma-o em produtos e bens, c) Exportação de energia: após receber os insumos, a organização transforma-os em produtos, bens ou serviços e reenvia-os ao mercado (ambiente externo). d) Ciclo de eventos: a energia colocada no ambiente retorna à organização para a repetição de seus ciclos de eventos. Pelo que foi visto acima você pode concluir que para a organização realizar os seus objetivos necessita de uma estrutura administrativa, de produção e de comercialização. Saber Mais Para manter um processo vivo (homeostase) e concretizar seus objetivos e negócios, a organização empresarial ou comercial procura manter um movimento constante entre exportação e importação de energia (informações, tecnologia, matéria-prima, conhecimentos etc.) do ambiente em que opera, conservando, dessa forma, o seu caráter organizacional. Assim, na tentativa de adaptar ao meio ou alcançar resultados, a organização procura absorver novas funções, além das funções organizacionais, clássicas, sugeridas por Fayol. Essas novas funções, ou subsistemas, como denominam as funções de comprar, produzir, comercializar e resguardar o patrimônio, é que permitem à organização atender às necessidades do cliente. 1.1 - Os papéis e os diversos subsistemas organizacionais Os papéis ou funções organizacionais descrevem de forma específica cada área ou departamento de uma organização imobiliária. Define-se como subsistema organizacional o setor, ou o departamento que tem como função comprar, vender, transformar, atender, liderar, resguardar patrimônio, registrar entradas e saídas etc. Cada subsistema tem a sua função e seus papéis. Isoladamente, cada subsistema tem seu valor e sua relevância. O todo organizacional constitui-se pela união (soma) de todos os subsistemas (teoria sistêmica). Para ampliar sua aprendizagem, sugerimos que estude e refl ita sobre os conceitos-chave dos conteúdos estudados nesta Aula... Lembre-se de que há inúmeras questões envolvidas na refl exão sobre os subsistemas organizacionais, as quais podem representar uma oportunidade para ampliar nossos conhecimentos sobre a Teoria Geral da Administração. Estudaremos a seguir, os tipos de departamentalização! 2 - Tipos de departamentalização Conceito As áreas ou funções empresariais (modelo clássico de Fayol), denominadas de subsistemas empresariais, ou de áreas funcionais, recebem também a denominação de departamentos. Nesse contexto, pode-se afirmar que a departamentalização é o agrupamento de funções relacionadas em unidades que são gerenciadas por diferentes gestores com o fim de atingir 33 Informação importante: a departamentalização por produto, na opinião de Montana (2003), pode ser a melhor opção quando é necessário um conhecimento especializado de certos produtos ou serviços. Por que estudamos a departamentalização? Nos tópicos a seguir, vamos conhecer e refl etir sobre cada um dos tipos de departamentalização, com base nos pressupostos teóricos de Montana (1998). os objetivos organizacionais de maneira eficiente e eficaz, e constitui a estrutura organizacional. As principais formas de departamentalização são funcionais, por denominada de organização de projeto. Em muitas organizações usa-se a combinação dessas formas (CHARNOV; MONTANA, 1998). Uma resposta possível seria para entender a estrutura organizacional, suas divisões, sua forma de comunicação e até a sua organização, ou ainda para adquirir conhecimentos para ter competências para criar subsistemas e gerenciá-los. 2.1 - Tipos de departamentalização (Montana, 1998) 2.1.1 - Funcional É o método mais antigo e mais comum de se agrupar funções empresariais, tais como marketing, finanças, segurança, pessoas, compra, venda e controles. Essa forma de departamentalização pode criar problemas se os indivíduos com funções especializadas se preocuparem mais com a própria área do que com a empresa como um todo. Para Montana, uma vez dividida a organização em setores, há de se tomar cuidado para que o gestor ou gerente de cada departamento não se isole e trabalhe apenas para o seu departamento. Você Sabia? Que a estrutura por mercado pode ser uma forma segmentada para determinados setores ou clientes (governo, departamento de saúde, de educação etc.). Para Refl etir Quando cada departamento desejair para um lado, o objetivo da organização pode demorar a ser alcançado, ou até deixar de ser alcançado. Isso significa que, dentro de uma empresa deve haver pensamento sistêmico. Todos os dirigentes devem canalizar esforços para o mesmo objetivo organizacional: Observe: Figura 5.2 - Esquema funcional de departamentalização SETOR ADMINISTRATIVO PRESIDENTE SETOR DE MARKETING SETOR FINANCEIRO FONTE: Acervo pessoal. 2.1.2 - Processo A departamentalização também pode ocorrer através de processo. Essa forma de dividir as funções organizacionais é muito presente em empresas industriais. Na empresa, essa divisão não está muito presente, porque ela se caracteriza pela prestação de serviços. 2.1.3 - Produto A departamentalização por produto é caracterizada pela divisão da indústria por produtos. Está presente nas grandes indústrias ou nas indústrias com uma grande variedade de produtos. Dessa forma, as empresas se organizam criando áreas específicas para a produção. É importante salientar que esse tipo de departamentalização está presente na organização comercial também, pois muitas vezes temos setores específicos para cada produto. Figura 5.3 - Departamentalização por produto PRESIDENTE SETOR (PROJETO) ASFALTO SETOR (PROJETO) TERRAPLANAGEM SETOR (PROJETO) ESGOTO FONTE: Acervo pessoal. 2.1.4 - Mercado É a maneira de se estruturar encontrada pela organização, para oferecer um serviço melhor aos diferentes mercados. Na organização comercial e industrial esse tipo de estrutura também pode estar presente no sentido de criar áreas específicas para atender determinados mercados, tais como: estudantes, empresas privadas, órgãos públicos, escolas etc. Figura 5.4 - Estrutura por mercado DIRETOR SETOR ATENDIMENTO EMPRESAS SETOR ATENDIMENTO ESTUDANTES SETOR ATENDIMENTO PREFEITURAS FONTE: Acervo pessoal. 2.1.5 - Cliente A departamentalização por clientes permite à organização criar áreas específicas para clientes especiais. Nessas instituições, são criados na organização setores para atendimento específico a grandes clientes (CARGIL, Shopping, Unigran, Avipal etc.). Vejamos como é a estrutura da departamentalização por clientes: Figura 5.5 - Departamentalização por clientes SETOR ATENDIMENTO PREFEITURA MUNICIPAL SETOR ATENDIMENTO UNIGRAN SETOR ATENDIMENTO CARGIL GERENTE GERAL FONTE: Acervo pessoal. Administração GeraL I 34 A departamentalização por cliente permite ao gestor focar melhor o seu cliente e dar-lhe um atendimento personalizado 2.1.6 - Área geográfica Na área geográfica, há um tipo de departamentalização presente nas grandes corporações e espalhada no mundo todo ou por várias partes do país. A estrutura por área geográfica proporciona ao cliente, em determinada região, receber um atendimento de melhor qualidade e mais próximo de sua realidade: Figura 5.6 - Departamentalização por área geográfica GERENTE GERAL SETOR ATENDIMENTO GRANDE DOURADOS SETOR ATENDIMENTO DOURADOS SETOR ATENDIMENTO CAMPO GRANDE FONTE: Acervo pessoal. 2.1.7 - Matricial (organização de projetos) É o tipo de departamentalização adotada nos últimos anos, principalmente por grandes indústrias que recebem projetos específicos (NASA, EMBRAER etc.). Quando o projeto é completado, o pessoal especializado volta às suas antigas atividades. Você Sabia? Que a departamentalização do tipo matriarcal pode ser encontrada no momento em que a empresa lança um empreendimento ou projetos específi cos. Vale à pena criar esse tipo de departamentalização para somar esforços em determinados projetos e não desperdiçar energia. Vejamos como ela funciona: Figura 5.7 - Departamentalização matriarcal Presidente da Matriz Gerente Regional Gerente Geral FONTE: Acervo pessoal. 2.1.8 - Método da combinação Inúmeras organizações, especialmente as grandes, fisicamente dispersas e com uma grande variedade de áreas, utilizam várias formas de estruturas organizacionais, isto é, não adotam apenas um modelo de departamentalização. Saber Mais Expanda seus horizontes, leia o artigo: SILVA, N. F. Áreas da administração e suas funções. Disponível em: <http://www.ebah. com.br/content/ABAAAAJMsAG/areas-administrativas-suas-funcoes>. Acesso em: 6 abr.2012. Lembre-se de que a determinação de funções a serem realizadas na empresa, ou as áreas funcionais a predominar na organização, sempre envolvem a divisão do trabalho, o que geralmente se consegue por meio do processo da departamentalização. Curiosidade Quando Henri Fayol propôs a criação das áreas ou das funções da empresa, teve como objetivo possibilitar a especialização do administrador em diferentes áreas e projetos na empresa. As formas principais de estruturas organizacionais são: funcional, de processo, de produto, de mercado, por cliente, por área geográfica, matricial (projeto) ou combinação de todas as formas. A especialização do gerente, até certo momento, é oportuna, pois possibilita o desenvolvimento da habilidade técnica do gestor (conhecer bem o que faz). 2.1.9 - Área técnica ou de produção Consiste nas funções de produção e transformação de matéria-prima em produtos ou serviços. A função técnica é a unidade (seja uma divisão ou departamento) de uma organização que lida com a real execução do núcleo de funções operacionais da organização. A administração de produção envolve o mesmo conjunto de atividades para qualquer tamanho de organização. Informação complementar: nas organizações onde o lucro não é a fi nalidade, o importante é direcionar a administração de produção, visando a atingir os objetivos estratégicos de longo prazo da organização (que garantam a sua continuidade). O modelo básico da gerência de operações obedece ao seguinte ciclo: → Entradas – Transformação – Saídas Transformação é o uso de recursos para mudar o estado ou condição de algo para produzir saídas. A maioria das operações produz tantos produtos ou serviços. Os processos de transformação podem ser de vários tipos: a) De materiais: processam suas propriedades físicas (forma, composição, características), localização (empresas distribuidoras ou de frete) ou posse (empresas de varejo). b) De informações: processam a forma da informação, localização (ex: empresa de telecomunicações) ou posse (ex: consultoria, serviços de notícias etc.). c) De consumidores: processam condições físicas (ex. médicos), de localização (acomodação: ex. hotéis), de estado psicológico (indústria de entretenimento) etc. 35 FONTE: BRASIL ESCOLA. Setores da economia. Disponível em: <http://www. brasilescola.com/geografi a/setores-economia.htm>. Acesso em: 6 abr.2012. 2.1.10 - Área financeira A área financeira consiste nas atividades da administração de valores recebidos ou a receber, pagamentos efetuados e a efetuar, na alocação de recursos financeiros, no planejamento e orçamento financeiro. Desse modo, a administração financeira é a disciplina que trata dos assuntos relacionados à administração das finanças de empresas e organizações. Ela está diretamente ligada à economia e à contabilidade (DEGRAU CULTURAL, 2012). 2.1.11 - Área de pessoal Consiste nas atividades de contratação, desenvolvimento, treinamento, pagamento, motivação e manutenção das pessoas necessárias para que a empresa realize os seus negócios. Toda organização necessita de pessoas para produzir, vender, atender clientes e consumidores. Nas empresas do século XXI, as pessoas constituem a vantagem competitiva no atendimento ao cliente. Na gestão organizacional, o conjunto dos empregados ou dos colaboradores da organização é chamado de recursos humanos. Para Refl etir “A qualidade em serviços começa com as pessoas”! Atenção A área de conhecimento Sistemas de Informação é considerada, pelos pesquisadores, como uma área multi ou transdisciplinar, devido às inter-relações com outras áreas de conhecimento, tais como: Ciência da Computação, Administração, Economia, Sociologia, Direito, Engenharia de Produção,Ciência da Informação e outras. Um sistema de informação pode ser então, defi nido como todo sistema Saber Mais Logística é o conjunto de planejamento, operação e controle do fl uxo de Materiais, Mercadorias, Serviços e Informações da Empresa. Integra e racionaliza as funções sistêmicas, desde a Produção até a Entrega, assegurando vantagens competitivas na Cadeia de abastecimento e a consequente satisfação dos clientes. O objetivo básico que persegue a função de Recursos Humanos (RH) com estas tarefas é alinhar as políticas de RH à estratégia da organização, para que ela possa alcançar resultados por meio das pessoas (RH PORTAL, 2012). 2.1.12 - Área de controladoria Consiste nas atividades de controle, registro das origens e das aplicações da empresa. A controladoria recebe, em muitas empresas, o nome de Setor de contabilidade. 2.1.13 - Área de segurança Consiste nas atividades e na responsabilidade da empresa em zelar pelo seu patrimônio material e humano. 2.1.14 - Área comercial Consiste nas atividades de compra e venda de produtos e serviços. 2.1.15 - Área de logística A área da logística é a área da administração que cuida do transporte e armazenamento das mercadorias (ADMINISTRADORES, 2012). Logística é o conjunto de planejamento, operação e controle do fluxo de Materiais, Mercadorias, Serviços e Informações da Empresa. Integra e racionaliza as funções sistêmicas, desde a Produção até a Entrega, assegurando vantagens competitivas na Cadeia de abastecimento e a consequente satisfação dos clientes. Enfim,logística é a arte de comprar, receber, armazenar, separar, expedir, transportar e entregar o produto/serviço certo, na hora certa, no lugar certo, ao menor custo possível. 2.1.16 - Área ou funções de marketing Marketing é o processo de encontrar necessidades e satisfazê-las de forma rentável. Engloba a construção de um satisfatório relacionamento em longo prazo do tipo ganha- ganha, no qual indivíduos e grupos obtêm aquilo que desejam. Você Sabia? Que o marketing se originou para atender as necessidades de mercado, mas não está limitado aos bens de consumo. É também amplamente usado para “vender” ideias e programas sociais. Técnicas de marketing são aplicadas em todos os sistemas políticos e em muitos aspectos da vida. O marketing busca equilibrar esforços em preço, produto, distribuição e promoção, de modo a melhorar o relacionamento empresa- consumidor: 2.1.17 - Sistema de informação (em inglês: Information System) Sistemas de informação é a expressão utilizada para Sistema de informação gerencial, a qual se trata de um sistema automatizado (pode ser denominado como Sistema de Informação Computadorizado), ou mesmo manual, que abrange pessoas, máquinas, e/ou métodos organizados para coletar, processar, transmitir e disseminar dados, que representam informação para o usuário (cliente, fornecedor e gestores). Figura 5.8 - Ilustração sobre setores da economia Administração GeraL I 36 usado para prover informação, incluindo o seu processamento e qualquer que seja o uso feito dessa informação (PORTOPÉDIA, 2012). Além disso, o termo, também, é utilizado para descrever a área de conhecimento encarregada do estudo de Sistemas de Informação, Tecnologia da Informação e suas relações com as organizações. Nesse contexto, essa disciplina é comumente classificada como uma Ciência Social Aplicada, ao contrário de sua disciplina correlata Ciência da Computação, considerada uma Ciência Exata. E aí? O que você pensou sobre as ideias apresentadas em relação à decisão sobre a apresentação de uma linha de produtos? Como pudemos observar, a escolha adequada do modo de apresentar os produtos é realmente decisiva para o sucesso na captação dos clientes! Agora, para continuar a nossa construção do conhecimento, vamos falar um pouco a respeito das decisões sobre o expurgo da linha de produtos. E aí? Entendeu plenamente a departamentalização e seus pressupostos? Esperamos que você tenha ampliado a sua visão sobre a necessidade de as organizações criarem áreas funcionais ou funções organizacionais, para maior efi ciência de suas operações. Para continuar a nossa construção do conhecimento, vamos falar um pouco a respeito das decisões sobre o expurgo da linha de produtos. Ao fi nalizar o estudo de cada aula é fundamental acessar o ambiente virtual e realizar as atividades propostas para a Aula estudada. Além disso, é importante que reorganize o ambiente que utilizou para seu estudo, desligando computadores, guardando livros e/ou outros materiais de consulta etc. Retomando a aula Parece que estamos indo bem. Então, para encerrar a Aula 05, vamos recordar os temas que foram abordados: 1 - Introdução ao estudo das funções da empresa e dos subsistemas organizacionais Vale salientar que não basta criar funções, áreas ou departamentos é necessário estabelecer a missão, o negócio, a visão e os objetivos do negócio. O administrador deve ampliar a sua visão para o ambiente empresarial em que atua. Em relação ao ambiente interno (dentro da organização), é necessário ter um olhar especial para a cultura organizacional predominante, para a estrutura organizacional e para a característica da organização (familiar, pública, limitada, sociedade anônima). As empresas familiares são a forma predominante em quase todo o Brasil. Elas ocupam, na visão de Ricca (2001), uma grande parte da paisagem econômica e social, que nós sequer damos conta. Ter seu próprio negócio é o sonho dourado de grande parte da população brasileira. Na organização, ou na empresa familiar, a departamentalização, na maioria das vezes, é criada para atender aos interesses da família e nem sempre para melhorar a qualidade dos serviços (RICCA, 2001). Essa mentalidade vai desaparecendo à medida que os negócios vão se expandindo. Mas, o que fazer para melhorar essa realidade e garantir o sucesso das empresas familiares? Na visão de Ricca (2001), as chances de garantir, ou melhorar o sucesso das empresas familiares está em procurar profissionalizá-la. 2 - Tipos de departamentalização As áreas funcionais propostas por Fayol, na teoria clássica de administração (técnicas, comerciais, financeiras, contábeis, segurança, administrativa), no atual contexto continuam existindo nas organizações, mas recebem uma nova roupagem. Elas são denominadas de áreas e departamentos e vão aumentando em importância e número à medida que a organização cresce ou fica complexa. A essa altura da aula acreditamos que a importância da departamentalização, ou seja, da separação das funções empresariais ou organizacionais, já estão clara em sua cabeça e já faz parte de seu conhecimento. CARAVANTES, Geraldo Ronchetti. Readministração em ação: a prática da mudança rumo ao sucesso. Porto Alegre: AGE, 1995. ______. Teoria geral da administração: pensando e fazendo. Porto Alegre: AGE, 1998. MAXIMIANO, Antonio Amaru. Teoria geral da administração: da escola científica à competitividade em economia globalizada. São Paulo: Atlas, 2000. MONTANA, Patrick J.;CHARNOV, Bruce H. Administração. São Paulo: Saraiva, 2003. MOTTA, Paulo Roberto. Gestão contemporânea: a ciência e a arte de ser dirigente. Rio de Janeiro: Record, 2000. RICCA, Domingos. Administração aplicada ao mercado imobiliário. Goiânia: AB, 2001. ROBBINS, Stephen P.; MOREIRA. Administração: mudanças e perspectivas. São Paulo: Saraiva, 2002. ACAK. Marketing. Disponível em: <http://acak.com. br/paulinho/fatep/textodomarketing.htm>. Acesso em: 6 abr. 2012. ______. Tecnólogo do marketing. Disponível em: <http:// acak.com.br/paulinho/fatep/textodomarketing.htm>. Acesso em: 6 abr. 2012. ADMINISTRADOR A VISÃO. Homepage. Disponível em: <http://www.administradoravisao.com. br/prata.html>. Acesso em: 6 abr.2012. Vale a pena Vale a pena ler Vale a pena acessar 37 YOU TUBE. Telecurso TEC – Estratégia das organizações: departamentalização. Disponível em: <http://www.youtube.com/watch?v=RcL1dzSM5mg>.Acesso em: 15 abr. 2012. Vale a pena assistir ______. Homepage. Disponível em: <http://www. administradoravisao.com.br/prata.html>. Acesso em: 6 abr.2012. BLOGSPOT. Gestão de projetos 10. Disponível em: <http://gestaodeprojetos10.blogspot.com.br/2009/11/ porque-voce-precisa-de-um-escritorio-de.html>. Acesso em: 6 abr.2012. BRASIL ESCOLA. Setores da economia. Disponível em: <http://www.brasilescola.com/geografia/setores- economia.htm>. Acesso em: 6 abr.2012. CONSULTORIA RH ATITUDE. Homepage. Disponível em: http://www.consultoriarhatitude.com.br/ home.htm. Acesso em: 06 abr. 2012. ______. Homepage. Disponível em: <http://www. consultoriarhatitude.com.br/home.htm>. Acesso em: 6 abr. 2012. DEGRAU CULTURAL. Leitura complementar. Disponível em: <www.degraucultural.com.br/ ArqConteudoOffLine/Arq402.pdf>. Acesso em: 15 abr. 2012. EBAH. Áreas administrativas e suas funções. Disponível em: <http://www.ebah.com.br/content/ABAAAAJMsAG/ areas-administrativas-suas-funcoes>. Acesso em: 6 abr.2012. NH CONSULTORIATI. O nosso perfil. Disponível em: <http://www.nhconsultoriati.com.br/>. Acesso em: 7 abr. 2012. ______. Homepage. Disponível em: <http://www. nhconsultoriati.com.br/>. Acesso em: 7 abr. 2012. PORTOPÉDIA. Sistemas de informações. Disponível em: <ww.portogente.com.br/portopedia/Sistemas_de_ Informacao_(SI)/>. Acesso em: 15 abr. 2012. Minhas anotações
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