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4ºAula Gerenciamento do Escopo, do Cronograma Objetivos de aprendizagem Ao término desta aula, vocês serão capazes de: • definir o que é gerenciamento do escopo do projeto; • entender os processos no gerenciamento do cronograma. Prezados(as) estudantes: Nesta aula, vamos estudar duas áreas de conhecimento: gerenciamento do escopo e gerenciamento do cronograma. Todo esse material é baseado no Guia PMBOK, um guia de conhecimento de gerenciamento de projetos que apresenta as melhores práticas aplicadas na maior parte do tempo, na maioria dos projetos, independentemente da sua natureza. O Guia PMBOK é uma publicação do Project Manangement Institute (PMI) e é atualizado de 4 em 4 anos. Ao final do guia, apresentaremos uma versão completa dos fluxos de processos do Guia PMBOK, elaborado pelo professor Ricardo Vargas disponível em: Fluxo de Processos do PMBOK® – Ricardo Viana Vargas, (ricardo-vargas.com). Vamos, primeiramente, ver quais são os objetivos e as seções de estudo que serão desenvolvidas nesta aula. Bom trabalho! Bons estudos! 38Gerenciamento de Projetos Seções de estudo 1- Gerenciamento do Escopo 2- Gerenciamento do Cronograma 1- Gerenciamento do Escopo Escopo é a fi nalidade, o alvo ou o intento que foi estabelecido como meta fi nal. O escopo é o objetivo que se pretende atingir, é sinônimo de fi m, propósito ou desígnio. Assim, em um projeto, o gerenciamento do Escopo inclui os processos necessários para assegurar que se inclua todo o trabalho, e apenas o necessário, para que esse projeto tenha êxito. A preocupação principal do gerenciamento do escopo do projeto está diretamente relacionada à defi nição do que está e do que não está incluído no projeto. São seis os processos de gerenciamento do escopo: planejar o gerenciamento do escopo, coletar os requisitos, defi nir o escopo, criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP), validar o escopo e controlar o escopo. Para o PBMOK (2017), esses processos interagem uns com os outros e também com os processos das demais áreas de conhecimento. Cada processo pode envolver esforço de um ou mais indivíduos, ou grupos de indivíduos, dependendo das necessidades do projeto. Cada processo geralmente ocorre pelo menos uma vez em cada fase do projeto. Embora os processos sejam aqui apresentados como componentes discretos e interfaces bem defi nidas, na prática eles podem se sobrepor e interagir de outras maneiras (PMBOK, 2017). Escopo do Produto: as características e funções que caracterizam um produto, serviço ou resultado; Escopo do Projeto: o trabalho que deve ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especifi cadas. O termo “escopo do projeto” às vezes é visto como incluindo o escopo do produto (PMBOK, 2017). Fonte: PMBOK, 2017. 1 Entradas 1. Termo de abertura do projeto 2. Plano de gerenciamento do projeto 3. Fatores ambientais da empresa 4. Ativos de processos organizacionais 2 Ferramentas e técnicas 1. Opinião especializada 2. Análise de dados 3. Reunião 3 Saídas 1. Plano de Gerenciamento do escopo 2. Plano de gerenciamento dos requísitos 1 Entradas 1. Termo de abertura do projeto 2. Plano de gerenciamento do projeto 3. Documentos do projeto 4. Documentos de Negócios 5. Acordos 2 Ferramentas e técnicas 1. Opinião especializado 2. Coleta de dados 3. Análise de dados 4. Tomada de decisões 5. Representações de dados 6. Habilidades interpessoais e de equipe 7. Diagramas de contexto 8. Protótipos 3 Saídas 1. Documentação dos requisitos 2. Matriz de rastreabilidade dos requisitos 1 Entradas 1 Termo de abertura de projeto 2. Plano de gerenciamento do projeto 3. Documentos do pojetos 4. Fatores ambientais da empresa 5. Ativos de processos organizacionais 2 Ferramentas e técnicas 1. Opinião especializada 2. Análise de dados 3. Tomada de decisões 4. Habilidades interpessoais e da equipe 5. Análise de produto 3 Saídas 1. Especifi cação do escopo do projeto 2. Atualização de documentos do projeto 1 Entradas 1. Plano de gerenciamento do projeto 2. Documentos do projeto 3. Fatores ambientais da empresa 4. Ativos de processos organizacionais 2 Ferramentas e técnicas 1. Opinião especializado 2. Decomposição 3 Saídas 1. Linha de base do escopo 2. Atualização de documentos do projeto 1 Entradas 1. Plano de Gerenciamento do projeto 2. Documentos do projeto 3. Entregas verifi cadas 4. Dados de desempenho do trabalho 2 Ferramentas e técnicas 1. Inspeção 2. Tomadas de decisões 3 Saídas 1. Entregas aceitas 2. Informações sobre o desempenho do trabalho 3. Solicitações de mudança 4. Atualizações de documentos do projeto 1 Entradas 1. Plano de gerenciamento do projeto 2. Documentos do projeto 3. Dados de desempenho do trabalho 4. Ativos de processos organizacionais 2 Ferramentas e técnicas 1. Análise de dados 3 Saídas 1. Informações sobre o desempenho do trabalho 2. Solicitações de mudança 3. Atualização do plano de gerenciamento do projeto 4. Atualização de documentos do projeto 39 1.1 Planejar o Gerenciamento do Escopo Planejar o Gerenciamento do Escopo é o processo de criar um plano de gerenciamento do escopo do projeto que documenta como tal escopo será definido, validado e controlado. O principal benefício desse processo é o fornecimento de orientação e instruções sobre como o escopo será gerenciado ao longo de todo o projeto (PMBOK, 2017). A figura abaixo demonstra o diagrama do Fluxo de Dados desse processo. Fonte: PMBOK, 2017. As entradas são o termo de abertura do projeto que, como vimos, é o documento que apresenta o objetivo, a descrição detalhada, as restrições e os requisitos de alto nível que o projeto pretende satisfazer, o plano de gerenciamento do projeto, que inclui o plano de gerenciamento da qualidade, do ciclo de vida e a abordagem do desenvolvimento, entre outros itens, os fatores ambientais da empresa que podem influenciar o escopo como sua cultura/organização, infraestrutura, e administração de pessoal, entre outras, e, por fim os ativos de processos organizacionais como as políticas e os procedimentos e os repositórios das informações históricas e das lições aprendidas. Nesse processo, como ferramentas e técnicas, utiliza-se a opinião especializada e a expertise da equipe de projeto, a análise de dados que, nesse caso pode ser a análise de alternativas existentes. Utiliza-se também reuniões entre a equipe do projeto para desenvolver o plano de gerenciamento de escopo, conforme a necessidade. Ao final, esse processo tem como saídas o plano de gerenciamento de escopo e o plano de gerenciamento de requisitos. O plano de gerenciamento do escopo é um componente do plano de gerenciamento do projeto que descreve como o escopo será definido, desenvolvido, monitorado, controlado e validado. Os componentes de um plano de gerenciamento do escopo incluem: • O processo de preparação da declaração do escopo do projeto; • O processo que possibilita a criação da EAP a partir da declaração do escopo do projeto detalhada; • O processo que define como a linha de base do escopo será aprovada e mantida; • O processo que especifica como será obtida a aceitação formal das entregas do projeto concluídas. 40Gerenciamento de Projetos O plano de gerenciamento dos requisitos é um componente do plano de gerenciamento do projeto que descreve como os requisitos de projeto e produto serão analisados, documentados e gerenciados. 1.2 Coletar os Requisitos Coletar os Requisitos é o processo de determinar, documentar e gerenciar as necessidades e requisitos das partes interessadas, a fi m de atender aos objetivos do projeto. O principal benefício desse processo é o fornecimento da base para defi nição e gerenciamento do escopo do projeto, incluindo o escopo do produto (PMBOK, 2017). REQUISITO: Uma condição ou capacidade que deve necessariamente estar presente em um produto, serviço ou resultado para atender a uma necessidade de negócios. Os requisitos incluem condições ou capacidadesque devem estar presentes em um produto, serviço ou resultado, para cumprir um acordo, ou outra especifi cação imposta formalmente. Os requisitos incluem as necessidades quantifi cadas e documentadas e as expectativas do patrocinador, do cliente e de outras partes interessadas (PMBOK, 2017). Esses requisitos precisam ser obtidos, analisados e registrados com detalhes sufi cientes para serem incluídos na linha de base do escopo e medidos, uma vez, a execução do projeto inicie. Os requisitos tornam-se a base da EAP. O planejamento de custo, cronograma, qualidade e aquisições, baseiam-se nesses requisitos. Nesse processo, vamos destacar dois elementos de saída: documentação de requisitos e a matriz de rastreabilidade de requisitos. A documentação de requisitos descreve como os requisitos individuais atendem às necessidades do negócio para o projeto. Os requisitos podem começar em um alto nível e tornarem-se progressivamente mais detalhados, conforme mais informações sobre estes são conhecidos. A matriz de rastreabilidade dos requisitos é uma tabela que liga os requisitos de produto desde as suas origens até as entregas que os satisfazem. A utilização de uma matriz de rastreabilidade ajuda a garantir que cada requisito adiciona valor de negócio através da sua ligação aos objetivos de negócio e aos objetivos do projeto. Ela fornece um meio de rastreamento do início ao fi m do ciclo de vida do projeto, ajudando a garantir que os requisitos aprovados na documentação sejam entregues no fi nal(PMBOK, 2017). Abaixo apresentamos um modelo de uma matriz de rastreabilidade de requisitos: Fonte: PMBOK, 2017. 41 1.3 Definir o Escopo Definir o escopo é o processo de desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e do produto. O principal benefício desse processo é que ele descreve os limites do produto, serviço ou resultado e os critérios para aceitação. Nessa etapa seleciona-se os requisitos finais do projeto a partir da documentação desenvolvida durante o processo Coletar Requisitos para, em seguida, descrever detalhadamente o projeto, produto, serviço ou resultado. A preparação detalhada da especificação do escopo é crítica para o sucesso do projeto e baseia-se nas entregas principais, premissas e restrições que são documentadas durante a iniciação do projeto. Nesse processo, um elemento de saída é a declaração do escopo do projeto, que é a descrição do seu escopo das principais entregas, premissas e restrições (PMBOK, 2017). Essa saída documenta todo o escopo, incluindo o do projeto e do produto. Descreve detalhadamente as entregas do projeto e o trabalho necessário para criá-las. Fornece também um entendimento comum do escopo do projeto entre as partes interessadas (PMBOK, 2017). Pode conter exclusões explícitas do escopo que podem auxiliar o gerenciamento das expectativas das partes interessadas. Possibilita que a equipe do projeto realize um planejamento mais detalhado, orienta o trabalho durante a execução e fornece a linha de base para avaliar se as solicitações de mudança ou trabalho adicional estão contidos no escopo, ou são externos aos limites do projeto. Abaixo o PMBOK apresenta alguns dos principais elementos do Termo de Abertura do Projeto e da Declaração do Escopo do Projeto. Fonte: PMBOK, 2017. 42Gerenciamento de Projetos 1.4 Criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é uma decomposição hierárquica do escopo total do trabalho a ser executado pela equipe do projeto a fi m de atingir os objetivos e criar as entregas requeridas (PMBOK, 2017). A EAP organiza e defi ne o escopo total do projeto e representa o trabalho especifi cado na atual declaração do escopo do projeto aprovada. Criar a EAP é o processo de subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis, ou seja, o trabalho planejado é contido dentro dos componentes de nível mais baixo da EAP, que são chamados de pacotes de trabalho (PMBOK, 2017). O principal benefício desse processo é o fornecimento de uma visão estruturada do que deve ser entregue. Abaixo apresentamos um exemplo de EAP com entregas principais para um sistema de aeronave. Fonte: PMBOK, 2017. 1.5 Validar o Escopo e Controlar o Escopo Aqui, vamos analisar dois processos diferentes: Validar o Escopo e Controlar o Escopo (PMBOK, 2017). • Validar o Escopo: processo de formalização da aceitação das entregas concluídas do projeto. Benefício: proporciona objetividade ao processo de aceitação e aumenta a probabilidade da aceitação fi nal do produto, serviço ou resultado, através da validação de cada entrega. • Controlar o Escopo: processo de monitoramento do progresso do escopo do projeto e do escopo do produto e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base do escopo. Benefício: permitir que a linha de base do escopo seja mantida ao longo de todo o projeto. 43 2- Gerenciamento do Cronograma O gerenciamento do cronograma nada mais é do que o gerenciamento do TEMPO do projeto, ou seja, são os processos necessários para assegurar que o projeto será implementado no prazo previsto. A fi gura abaixo apresenta os processos de gerenciamento do tempo do projeto, mostrando suas entradas, ferramentas e técnicas e saídas: Fonte: PMBOK, 2017. 44Gerenciamento de Projetos Para o PMBOK (2017), os processos do Gerenciamento do Cronograma do Projeto são: 1) Planejar o Gerenciamento do Cronograma: o processo de estabelecer as políticas, os procedimentos e a documentação para o planejamento, desenvolvimento, gerenciamento, execução e controle do cronograma do projeto. Esse processo tem como principal benefício o fornecimento de orientação e instruções sobre como o cronograma do projeto será gerenciado ao longo de todo o projeto. Como entrada, o termo de abertura do projeto apresenta o resumo do cronograma de marcos que infl uenciarão o gerenciamento do cronograma do projeto, já o plano de gerenciamento do projeto inclui, entre outros, o plano de gerenciamento do escopo e a abordagem de desenvolvimento. Como saída, o plano de gerenciamento do cronograma é um componente do plano de gerenciamento do projeto podendo ser formal ou informal, altamente detalhado ou generalizado, baseado nas necessidades do projeto, e incluindo os limites de controle apropriados. O plano de gerenciamento do cronograma defi ne como as contingências do cronograma serão reportadas e avaliadas. Pode ser atualizado para refl etir uma mudança na maneira como o cronograma é gerenciado. 2) Defi nir as Atividades: o processo de identifi cação e documentação das ações específi cas a serem realizadas para produzir as entregas do projeto. Neste processo, uma das ferramentas utilizadas é o planejamento em ondas sucessivas que é uma forma de elaboração progressiva. Nesta técnica de planejamento iterativo, o trabalho a ser executado a curto prazo é planejado em detalhe, ao passo que o trabalho no futuro é planejado em um nível mais alto. Assim, um trabalho pode existir em vários níveis de detalhamento dependendo de onde está no ciclo de vida do projeto. Durante o planejamento estratégico inicial, quando a informação está menos defi nida, os pacotes de trabalho podem ser decompostos até o nível conhecido de detalhe. Conforme mais é conhecido a respeito dos eventos que estão para acontecer, os pacotes podem ser decompostos em atividades. 3) Sequenciar as Atividades: o processo de identifi cação e documentação dos relacionamentos entre as atividades do projeto, todas as atividades, com exceção da primeira e da última, devem ser conectadas a pelo menos uma atividade predecessora e uma atividade sucessora com um relacionamento lógico apropriado. Para a construção desse modelo de cronograma em que as atividades são representadas por nós e ligadas grafi camente, utiliza-se como ferramenta e técnica o Método do Diagrama de Precedência (MDP). O MDP inclui quatro tipos de dependênciasou relacionamentos lógicos. Uma atividade predecessora é uma atividade que logicamente vem antes de uma atividade dependente em um cronograma. Uma atividade sucessora é uma atividade dependente que logicamente vem depois de outra atividade em um cronograma (PMBOK, 2017). Fonte: PMBOK, 2017. 45 • Término para início (TI). Um relacionamento lógico em que uma atividade sucessora não pode começar até que uma atividade predecessora tenha terminado. Por exemplo, a instalação do sistema operacional em um PC (sucessora) não pode começar até que o hardware do PC seja montado (antecessora). • Término para término (TT). Um relacionamento lógico em que uma atividade sucessora não pode terminar até que a atividade predecessora tenha terminado. Por exemplo, a redação de um documento (predecessora) deve ser terminada antes que o documento seja editado (sucessora). • Início para início (II). Um relacionamento lógico em que uma atividade sucessora não pode ser iniciada até que uma atividade predecessora tenha sido iniciada. Por exemplo, o nivelamento do concreto (sucessora) não pode ser iniciado até que a colocação da fundação (predecessora) seja iniciada. • Início para término (IT). Um relacionamento lógico em que uma atividade sucessora não pode ser terminada até que uma atividade predecessora tenha sido iniciada. Por exemplo, um novo sistema de contas a pagar (sucessor) tem que começar antes que o velho sistema de contas a pagar (predecessor) possa ser desativado (PMBOK, 2017). 4) Estimar as Durações das Atividades: O processo de estimativa do número de períodos de trabalho que serão necessários para terminar atividades individuais com os recursos estimados. O principal benefício deste processo é fornecer a quantidade de tempo necessária para concluir cada atividade, o que é uma entrada muito importante no processo Desenvolver o Cronograma (PMBOK, 2017). Para esse processo, algumas técnicas e ferramentas merecem destaque. A estimativa análoga é uma técnica de estimativa de duração ou custo de uma atividade ou de um projeto que usa dados históricos de uma atividade ou projeto semelhante. A estimativa análoga usa parâmetros de um projeto anterior semelhante, tais como duração, orçamento, tamanho, peso e complexidade como base para a estimativa dos mesmos parâmetros ou medidas para um projeto futuro. A estimativa paramétrica é uma técnica de estimativa em que um algoritmo é usado para calcular o custo ou a duração com base em dados históricos e parâmetros do projeto. A estimativa paramétrica utiliza uma relação estatística entre dados históricos e outras variáveis (por exemplo, metros quadrados em construção) para calcular uma estimativa para parâmetros da atividade, tais como custo, orçamento e duração (PMBOK, 2017). A estimativa de três pontos ajuda a definir uma faixa aproximada para a duração de uma atividade: mais provável (tM), otimista (tO) e pessimista (tP). Dependendo dos valores de distribuição pressupostos na faixa das três estimativas, a duração esperada, tE, pode ser calculada como: A estimativa “bottom-up” é um método de estimativa da duração ou custo do projeto pela agregação das estimativas dos componentes de nível mais baixo da estrutura analítica do projeto (EAP). Quando a duração de uma atividade não pode ser estimada com um grau razoável de confiança, o trabalho dentro da atividade é decomposto em mais detalhes. 5) Desenvolver o Cronograma: O processo de análise de sequências de atividades, durações, requisitos de recursos e restrições de cronograma para criar o modelo de cronograma do projeto para execução, monitoramento e controle. É possível destacar algumas ferramentas e técnicas desse processo (PMBOK, 2017): • Método do caminho crítico: usado para estimar a duração mínima do projeto e determinar o grau de flexibilidade nos caminhos lógicos da rede dentro do modelo do cronograma. Esta técnica de análise de rede do cronograma calcula as datas de início e término mais cedo e início e término mais tarde, para todas as atividades, sem considerar quaisquer limitações de recursos, executando uma análise dos caminhos de ida e de volta através da rede do cronograma. O caminho crítico é a sequência de atividades que representa o caminho mais longo de um projeto, que determina a menor duração possível do projeto. Ou seja, o método do caminho crítico identifica a sequência de atividades na qual, caso uma delas atrase, todo o projeto estará atrasado, em outras palavras, a sequência das atividades que não tem folga. 46Gerenciamento de Projetos A fi gura abaixo é um exemplo de Método do Caminho Crítico. Vejam: Início mais cedo Duração Término mais cedo Nome da ati vidade Início mais tarde Folga total Término mais tarde Fonte: PMBOK, 2017. • Otimização de recursos: usada para ajustar as datas de início e término das atividades para que o uso de recursos planejados seja igual ou menor do que a disponibilidade dos recursos. Incluem o nivelamento de recurso (as datas de início e término são ajustadas com base nas restrições de recursos, com o objetivo de equilibrar a demanda e a oferta de recursos) e a estabilização de recursos (ajuste das atividades de um modelo de cronograma para que os requisitos de recursos do projeto não excedam certos limites predefi nidos). • Compressão do cronograma (ferramentas e técnicas): usadas para encurtar a duração sem reduzir o escopo do projeto, a fi m de cumprir as restrições do cronograma, as datas impostas, ou outros objetivos do cronograma. Incluem a compressão (usa menor custo incremental através da adição de recursos) e o paralelismo (as atividades ou fases normalmente executadas sequencialmente são executadas paralelamente durante, pelo menos, uma parte da sua duração). Fonte: PMBOK, 2017. 47 6) Controlar o Cronograma: O processo de monitorar o status do projeto para atualizar o cronograma do projeto e gerenciar mudanças na linha de base dele. O principal benefício deste processo é fornecer os meios de se reconhecer o desvio do planejado e tomar medidas corretivas e preventivas, minimizando assim o risco. Ao fi nal desta quarta aula, vamos recordar sobre o que aprendemos até aqui. Retomando a aula 1 - Gerenciamento do Escopo Nesta seção, vimos que escopo é a fi nalidade, o alvo ou o intento que foi estabelecido como meta fi nal. O escopo é o objetivo que se pretende atingir, é sinônimo de fi m, propósito ou desígnio. Assim, em um projeto, o gerenciamento do Escopo inclui os processos necessários para assegurar que o projeto inclua todo o trabalho, e apenas o necessário, para que esse projeto tenha êxito. 2 - Gerenciamento do Cronograma Nesta seção, aprendemos que o gerenciamento do cronograma nada mais é do que o gerenciamento do TEMPO do projeto, ou seja, são os processos necessários para assegurar que o projeto ser implementado no prazo previsto. Entenda o Escopo do PMBOK em tempo recorde. Disponível em: https://www.youtube.com/ watch?v=9zkVaRUHZcc. Acesso em: 05/02/2021. Gestão de Escopo. Disponível em: https://www. youtube.com/watch?v=ZnjFaBgUQWA. Acesso em: 05/02/2021. Plano de Gerenciamento do Escopo: como fazer na prática. Disponível em: https://www.youtube.com/ watch?v=2VkHiVE3JQQ. Acesso em: 05/02/2021. Escopo do Projeto. Disponível em: https://www. youtube.com/watch?v=Xu_y81Ut3fs O que é Gerenciamento do Cronograma. Disponível em: https://www.youtube.com/watch?v=gk0qZgmTDyI. Acesso em: 05/02/2021. O que é Plano de Gerenciamento do Cronograma. Como fazer na prática. Disponível em: https://www. youtube.com/watch?v=AdHNveY-Zr8. Acesso em: 05/02/2021. Entenda a área de TEMPO (Cronograma) do PMBOK em tempo recorde. Disponível em: https://www.youtube. com/watch?v=GWvHJnWxjeE. Acesso em: 05/02/2021. Gerenciamento do Cronograma do Projeto – Gestão de Projetos – Cap. 6 – PMBOK. Disponível em: https:// www.youtube.com/watch?v=4xRHYfD5PH0. Acesso em: 05/02/2021. Vale a pena assistir KERZNER,Harold. Gestão de projetos: as melhores práticas. 3. ed. Porto Alegre: Bookman, 2017. MENEZES, Luís César de Moura. Gestão de projetos. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2018. PMI. Um guia de conhecimento em gerenciamento de projetos. Guia PMBOK 6º. ed. - EUA: Project Management Institute, 2017. CARVALHO, Marly Monteiro de; RABECHINI JR., Roque. Fundamentos em gestão de projetos: construindo competências para gerenciar projetos. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2017. CLEMENTS, James P.; GIDO, Jack. Gestão de projetos. São Paulo: Cengage Learning, 2017. KEELLING, Ralph; MOREIRA, Cid Knipel. Gestão de projetos: uma abordagem global. São Paulo: Saraiva, 2002. OLIVEIRA, Guilherme Bueno de. MS project & gestão de projetos. São Paulo: Pearson Makron Books, 2005. VALERIANO, Dalton L. Gerência em projetos: pesquisa, desenvolvimento e engenharia. São Paulo: Makron Books do Brasil, 2014. Vale a pena ler Vale a pena Minhas anotações
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