ARQUIVOLOGIA

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· O arquivo corrente pode ter duas configurações:
Setorial - quando os documentos são mantidos nos setores de trabalho que os produziram.
Geral ou Central - quando todos os documentos institucionais são mantidos em um único local.   Quanto ao arquivamento dos documentos físicos Devem ser arquivados na própria área pelo período de 3 anos.
· As operações de conservação de documentos são: desinfestação, limpeza, alisamento e restauração de documentos.
· O Arranjo é a organização dos documentos feita nos arquivos permanentes. Essa organização envolve organizar os documentos em fundos. Essa organização pode ir até o nível do item documental, passando pelas séries.
· As atividades do Protocolo são o recebimento, registro, classificação, distribuição, tramitação e expedição de documentos. É através dessas ações que o documento passa a fazer parte dos documentos da instituição. 
· A movimentação dos documentos de arquivo dentro do ciclo vital dos documentos (arquivo corrente, intermediário e permanente) ocorre de duas maneiras: por transferência ou recolhimento.
A transferência é a passagem dos documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.
O recolhimento é a passagem dos documentos do arquivo corrente para o permanente e do arquivo intermediário para o permanente.
· Os arquivos correntes podem ser entendidos como os documentos que estão na mesa de trabalho aguardando andamento ou na caixa de entrada do sistema informatizado. Esses documentos são utilizados com muita frequência, pois a demanda está sendo desenvolvida. Eles possuem valor primário, ou seja, são compostos de características administrativas, fiscais e legais.
· A organização de arquivos pressupõe o desenvolvimento de fases
-Levantamento de dados (diagnóstico);
-Análise de dados coletados;
-Planejamento;
-Implantação e acompanhamento
· Os arquivos correntes são aqueles que concentram os documentos que foram produzidos ou recebidos para que alguma atividade da instituição seja desenvolvida. Por esse motivo, ele fica junto à instituição, ou seja, junto ao órgão produtor. Esses arquivos também são chamados de arquivos setoriais, pois são propriamente os próprios setores de trabalho que usam os documentos para desenvolver suas atividades.
· O Princípio de Respeito aos Fundos é o mesmo que Princípio da Proveniência. O de Respeito aos Fundos diz que os documentos de uma instituição A não devem ser misturados aos documentos de uma instituição B. Já o da Proveniência diz que os documentos da instituição A devem ficar junto a ela. Ora, não poder se misturar e ficar juntos significa a mesma coisa, contextualmente.
· As coleções são conjuntos de documentos que não foram produzidos e acumulados organicamente, ou seja, que não foram produzidos ou recebidos no decorrer das atividades de uma instituição, de forma natural. Ao invés disso, as coleções são adquiridas através de compra, doação ou permuta.
As bibliotecas e museus trabalham com coleções, enquanto os arquivos trabalham com documentos acumulados organicamente.
· Os métodos básicos de arquivamento são aqueles cujos padrões podem ser aprendidos e executados por qualquer profissional colaborador da instituição. São eles: alfabético, numérico, alfanumérico, geográfico e ideográfico.
Os métodos padronizados de arquivamento são aqueles cujos padrões são desenvolvidos e executados pelos profissionais que trabalham com documentação. São eles: rôneo, soundex, mnemônico, variadex e automático.
· Recebimento, classificação, registro e movimentação são atividades típicas dos serviços de protocolo.
O protocolo é um serviço vinculado, ao menos tecnicamente, aos arquivos correntes, pois os documentos que têm seu trâmite controlados por ele são aqueles frequentemente consultados, e por esta razão devem ser mantidos nos arquivos correntes.
Vale ressaltar também que, por convenção e praticidade, atualmente os protocolos são também responsáveis pelas atividades de expedição de documentos, mesmo esta não sendo uma de suas atividades típicas.
· Na organização e na administração dos arquivos, a etapa que cuida do conhecimento da documentação a ser manuseada, para detectar os problemas existentes nos arquivos, é a de
· levantamento de dados.
· Documentos do gênero cartográfico são característicos por apresentarem a informação como a representação reduzida de um lugar, real ou virtual. São exemplos de documentos cartográficos os mapas, as plantas, os perfis e as maquetes.
As gravuras e cartazes são exemplos de documentos iconográficos, que apresentam a informação como uma imagem estática.
· Os arquivos dividem-se em três fases, conforme os valores dos documentos que guardam: correntes, intermediários e permanentes.
Os arquivos correntes ou de primeira idade guardam documentos que possuem alto valor administrativo, e por isso são frequentemente consultados e utilizados.
Os arquivos intermediários ou de segunda idade guardam documentos que já não são tão frequentemente consultados e utilizados, mas ainda podem ser objeto de gestão.
Os arquivos permanentes ou de terceira idade guardam documentos que não possuem mais valor para a administração, mas são importantes fontes de pesquisa para sociedade.
· Terminologia arquivística:
· antecedente → mesmo assunto / mesma pessoa (anexação)
· precedente → mesmo assunto / pessoas diferentes (apensação)
· Anexação – É a juntada de antecedentes.
· Antecedente – É o documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto e da mesma pessoa.
· Apensação – É a juntada de precedentes.
· Precedente – É o documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto, porém de pessoas diferentes.
· Acervo – Conjunto dos documentos de um arquivo.
· Dossiê – Unidade de arquivamento formada por documentos diversos, inerente a um assunto específico ou a uma determinada pessoa.
· VARIADEX:
Constituído de cinco cores;
Cada cor representa a 2ª letra do nome de entrada e não a primeira;
Em cada letra do alfabeto poderão existir pastas nas cinco cores da chave;
É considerada uma variação do sistema alfabético;
Ex.: letra O, P, Q – cor azul – no caso de um arquivamento do tipo Souza Neto, a cor será azul devido a segunda letra de entrada.
· AUTOMÁTICO:
Os papéis são arquivados com guias e pastas que já indicam as divisões das letras do alfabeto;
Usado para arquivar nomes, evitando acumular pastas de sobrenomes iguais;
Combina letras, números e cores. Não é utilizado no Brasil;
· SOUNDEX:
As unidades de arquivamento são ordenadas por código, ao invés de serem pela sequência alfabética;
Baseado no som das palavras, em função da pronúncia e da letra inicial, método criado pela língua inglesa;
Busca de sons próximos e semelhantes. Não utilizado no Brasil;
· MNEMÔNICO:
Usa-se para codificar os assuntos através da combinação de letras em lugar de números;
As letras são consideradas símbolos, para Auxiliar a memória a fim de possibilitar, de forma mais ágil, a recuperação da informação;
É considerado um método obsoleto;
· RÔNEO:
Conhecido como método híbrido, é um método obsoleto.
Consiste na combinação do método alfanumérico com o numérico ordinário;
Combina letras, números e cores.
· Método Direto
 Busca o documento diretamente no local em que se encontram sem necessidade de outro tipo de suporte.
Como método direto nós temos os seguintes:
1. Alfabético
2. Geográfico
· Método Indireto
No caso do método indireto, será necessário o auxílio de um INDÍCE ou de um CÓDIGO para a busca desse documento.
Como exemplo de métodos indiretos, nós temos os seguintes:
1. Numérico
2. Ideográfico
· Métodos Básicos = Alfabético, geográfico, numérico e ideografico.
Métodos Padronizados = Variadex, rôneo, automático, soundex e mnemônico.
· Correntes para o intermediário = Transferência.
Correntes para o permanente = Recolhimento
Intermediário para o permanente = Recolhimento.
· Laminação é o reforço dos documentos deteriorados ou frágeis, colocando-os entre folhas de papel de baixa gramatura, como papel de seda ou acetato de celulose, para protegê-los da ação de fungos e pragas.
· OPrincípio da Proveniência é um princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Também chamado Princípio do Respeito aos Fundos.
· o motivo por que se deve digitalizar documentos de arquivo; promoção da difusão e da reprodução dos acervos arquivísticos não digitais, em formatos e apresentações diferenciados do formato original
· a avaliação de documentos é uma fase do programa de gestão de documentos que define por quanto tempo cada documento deve ficar em cada fase do ciclo documental, além de definir se esses documentos serão eliminados ou guardados permanentemente. Essa decisões, que são feitas pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, é sistematizada em um instrumento, que é a tabela de temporalidade de documentos.
· A identificação dos documentos de arquivo como correntes, intermediários ou permanentes depende do seu tipo e função, obedecendo a uma tabela de temporalidade.
·   O plano de classificação de documentos é a sistematização das atividades e funções institucionais. Essas atividades e funções vão ser estruturadas em classes documentais, que receberão a sua temporalidade a partir da Tabela de Temporalidade de documentos.
· O Protocolo é o serviço responsável pelo recebimento, registro, classificação, distribuição, tramitação e expedição de documentos. Ele pode ser entendido como a porta de entrada e saída dos documentos na instituição.
Cada uma dessas atividades possui um objetivo.
a) Recebimento é o ato de literalmente receber o documento em  uma caixa de entrada do sistema informatizado ou em mãos, caso estejamos falando do suporte papel. 
b) Tramitação é a movimentação do documento pela instituição. 
c) O registro é a ação de colher informações do documento e inseri-las em um sistema manual ou informatizado. É justamente essa ação que registra os dados subjetivos e objetivos do enunciado.
d) Distribuição é o envio interno do documento. 
e) Expedição é o envio externo do documento. 
· A questão trata do conceito de gestão de documentos, mas as alternativas abordam diversos outros termos que são importantes e que estruturam a gestão.
a) Quadro de arranjo é o instrumento de organização utilizado no âmbito dos arquivos permanentes.
 b) Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações que envolvem a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento, nas fases corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. 
c) Emulação é um software que tem como objetivo reproduzir as funções de um determinado ambiente já obsoleto. 
d) Plano de destinação é a parte do plano de classificação e da tabela de temporalidade que define se os documentos serão eliminados ou guardados permanentemente. 
e) Ciclo de vida dos documentos é a sistemática que estrutura os documentos no local em que deve ficar e pelo tempo que devem ficar, por meio das fases corrente, intermediária e permanente. 
· A junção da espécie com a função do documento forma o(a); tipo documental.
· Protocolo ;Serviço encarregado do:
-Recebimento
-Registro
-Classificação
-Distribuição
-Controle da tramitação e
-Expedição
· -Valor primário:
Documentos Correntes (possuem alto valor primário)
Documentos Intermediários (possuem baixo valor primário)
· -Valor secundário
Documentos Permanentes
· Os documentos de arquivo provêm da(s); atividades públicas ou privadas.
Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. 
· Princípio da Unicidade -> A unicidade é a característica segundo a qual, independentemente de forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos. Ainda que se trate de cópias ou exemplares múltiplos, cada documento assume um lugar único na estrutura do conjunto ao qual pertence, definido pelo papel que cumpriu dentro das funções da instituição que o acumulou.
Princípio da Organicidade -> Os arquivos devem refletir a estrutura, funções e atividades da entidade que o produz ou acumula em suas relações internas e externas preservando as relações do documento que comprovam como funciona aquela instituição. É a relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora.
Princípio da Proveniência -> Este princípio respeita a origem dos documentos. Os arquivos são agrupados respeitando a competência e atividades da pessoa ou instituição que produziu os documentos, ou seja, não se deve misturar documentos de origens diferentes. Também chamado princípio do respeito aos fundos.
· O método ideográfico é aquele que organiza os documentos por assunto. Nesse método, os documentos podem ser organizados de forma alfabética ou numérica. Por exemplo, o método decimal é um método numérico ideografico. ́
O método geografico e ́ aquele que organiza os ́documentos pela procedência ou pelo local. Por exemplo, os estados devem ser organizados alfabeticamente; dentro da pasta de cada estado, a capital deve ser colocada em primeiro lugar, seguida das demais cidades alfabeticamente.
· Avaliação de documentos é o processo de análise e seleção de documentos de arquivo que estabelece sua destinação de acordo com os valores que lhe são atribuídos.
· DESCLASSIFICAÇÃO. “Ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta, no todo ou em parte, documento anteriormente sujeito a grau de sigilo.
· Tipo documental - espécie + função do documento
-> memorando - espécie;
-> processo - espécie;
-> formulário - espécie;
-> relatório - espécie;
-> ata de reunião - ata (espécie) + reunião (função) - tipo documental.
· A classificação dos documentos de arquivo leva em consideração a função que ele representa diante da instituição. 
· O protocolo é a porta de entrada dos documentos na instituição. A partir do momento que o documento chega no protocolo, ele começa a fazer parte da instituição e é justamente esse passo que inicia o controle da tramitação de documentos, que é uma maneira de se saber onde o documento se encontra até que, finalmente, seja arquivado. Essa é a função do protocolo.
· Após cumprirem os prazos da tabela de temporalidade, os documentos que encontram-se no arquivo intermediário podem ser recolhidos ao arquivo permanente ou eliminados.
· O princípio arquivístico que fundamenta a organização interna do fundo de arquivo é o princípio : PRINCÍPIO DA ORDEM ORIGINAL.
·  I- Os arquivos públicos são mantidos por todas as entidades que realizam atividades de interesse púbico, em todos os Poderes e em todas as esferas de atuação. 
II Também são considerados públicos os arquivos de entidades privadas que realizam atividades de interesse público.
· Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.
· No arquivamento de documentos por nome, existem algumas regras, chamadas de regras de alfabetação, que devem ser seguidas na ordenação dos arquivo
 - Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou logados por hífen não se separam;
-Os nomes Espanhóis são considerados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do pai;
-Os títulos não serão considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses;
-Os números Arábicos, Romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses, quando se trata de títulos de congressos, conferência, reuniões, assembleias e assemelhados.
· -forma documental fixa; (certo, como todo documento arquivístico , o documento digital é fixadoa um suporte ou formato);
-organicidade; (certo, assim como todo documento arquivístico, os documentos digitais são dotados de organicidade)]
· 1- Os arquivos intermediários são destinados aos documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas que ainda podem ser solicitados. (CERTO, são ocasionalmente consultados)
2- Os documentos do arquivo intermediário aguardam a destinação final: eliminação ou guarda permanente.
· 
 o parâmetro de qualidade é o de Resolução Óptica, que é a capacidade de captura real da imagem, em quantidades de pontos, sem a utilização de recursos de interpolação, que resultam num aumento artificial da resolução. Não se deve utilizar filtros para a geração das matrizes digitais.
· digitalização é dirigida ao acesso
I-A fim de se gerar um representante digital fiel ao documento original, deve-se identificar o menor caractere (linha, traço , ponto, mancha de impressão) a ser digitalizado para a determinação da resolução óptica que garantirá sua legibilidade na versão digital. 
II. Para a definição do tipo de equipamento de captura digital a ser utilizado, devem-se observar os tipos documentais existentes no acervo e sua quantificação, além das características físico-químicas de cada tipo de documento, para reduzir os riscos à integridade física do original. 
III. O processo de digitalização deverá ser realizado, preferencialmente, nas instalações das instituições detentoras do acervo documental, evitando-se seu transporte e manuseio inadequados, e a possibilidade de danos causados por questões ambientais, roubo ou extravio. 
IV. Recomenda-se a digitalização de conjuntos documentais integrais, como fundos/coleções ou séries. No entanto, é possível digitalizar itens documentais isolados, devido a frequência de uso, estado de conservação ou alto valor intrínseco com necessidade de incremento de sua segurança, sem, entretanto, descontextualizá-los do conjunto a que pertencem. 
· Classificacao dos arquivos 
I. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. 
II. Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. 
· o método numérico pertence ao sistema indireto, ou seja, faz-se necessário uma ferramenta auxiliar para que seja possível localizar os documentos. Não é possível buscar documentos apenas conhecendo os números de gavetas ou prateleiras, é preciso uma ferramenta que indique o conteúdo de cada uma
· Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.
§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.
§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
· na fase da utilização, estão incluídas quais atividades?
I. De protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), expedição, organização e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária.
II. A elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e a recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições.
· Considerando-se o valor primário, analise as afirmativas.
I. Entende-se por documento de valor primário aquele que atende às necessidades da instituição em seu dia a dia, ou seja, o documento que ainda serve para fins administrativos, legais ou jurídicos e que pode, a qualquer momento, ser solicitado para resolver alguma pendência funcional.
II. Na prática, todo documento nasce com valor primário, que também é comumente chamado de valor administrativo, devido a suas características. Durante um determinado período, que varia de documento para documento, esse valor desaparece. É a chamada prescrição do documento.
III. Os arquivos correntes (1ª idade) e intermediários (2ª idade) são os responsáveis pela guarda dos documentos desde o momento de sua criação até a prescrição para fins administrativos.
· Sobre documentos arquivísticos no ambiente digital, considere as seguintes afirmativas.
I. Um documento em formato digital é considerado arquivístico quando elaborado ou recebido no curso de uma atividade, ou seja, de um processo de trabalho, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência. Exemplos: textos, e-mails, fotografias, filmes, plantas de arquitetura, bases de dados, áudio ou mesmo websites, desde que atendam aos critérios aqui definidos.
II. As fotografias e os filmes digitais produzidos em uma instituição podem ser considerados documentos arquivísticos, desde que tenham sido elaborados ou recebidos no curso de uma atividade, isto é, de um processo de trabalho, como instrumentos ou resultados de tal atividade, e retidos para ação ou referência. Tais documentos devem ser contemplados pelo programa de gestão arquivística da instituição.
III. Um documento eletrônico é acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico (filmadora, computador), podendo ser registrado e codificado em forma analógica ou em dígitos binários. Já um documento digital é um documento eletrônico caracterizado pela codificação em dígitos binários e acessado por meio de sistema computacional. Portanto, todo documento digital é eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é digital.
· Quanto aos órgãos públicos, a guarda permanente deve abranger:
I. documentos que firmam jurisprudência: pareceres normativos apreciados judicial ou administrativamente e que possuam características inovadoras não encontradas nos textos legais;
II. documentos relativos à administração de pessoal: acordos e reajustes salariais, planos de remuneração e classificação de cargos, pastas de assentamentos funcionais, processos de aposentadoria;
III. documentos de divulgação ou de promoção da instituição, dos quais deve ser guardado pelo menos um exemplar como amostra: folhetos, boletins, formulários, cartazes, convites e postais.
· Os métodos ideográficos podem ser:
• alfabético (enciclopédico/dicionário)
• numérico (duplex/decimal /unitermo ou indexação coordenada)
· Os procedimentos a serem adotados quando da utilização da ficha de protocolo manual são:
1ª via: será arquivada em ordem numérica-cronológica (número de processo e ano de autuação);
2ª via: será arquivada em ordem alfabética (pessoa física ou jurídica)
3ª via: será arquivada pelo código de assunto adotado.
· Numérico cronológico: Método mais indicado para arquivamento de “processos”. É o mais usado em sistemas de protocolo e adotado em repartições públicas, as mais variadas. Numera-se os documentos e não as pastas. Serão arquivados em ordem cronológica e, após, por ordem numérica (data e número). Nesse método, quando se anula um registro, só se aproveita o no se houver coincidência de datas. Cada documento recebe seu próprio no de registro, formando-se um processo único e disposto em rigorosa ordem numérica.
Método temático: Método de ordenação que tem por eixo os assuntos presentes, explicitamente ou não, nos documentos. Também chamado método ideográfico ou método por assunto.
· Arquivos correntes
I. Também conhecido como de Primeira Idade ou Ativo. II. São conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência de uso. III. São muito usados pela administração.
· CLASSIFICAÇÃO: Processo que, na organização de arquivos correntes,consiste em colocar ou distribuir os documentos numa sequência alfabética, numérica ou alfanumérica, de acordo com o método de arquivamento previamente adotado.
· Temporário-O valor do documento é determinado em função de todas as suas possíveis finalidades e, também, do tempo de vigência dessas finalidades. Em relação ao seu valor, quando se pode determinar um prazo ou determinada data em que cessa o valor do documento;
· as principais atividades dos arquivos permanentes são : Arranjo , Descrição 
· ,Publicação , Conservação, Referência.
· Em geral, devem ser eliminados:
– documentos cujos textos estejam reproduzidos em outros ou que tenham sido impressos em sua totalidade;
– cópias cujos originais sejam conservados;
– documentos cujos elementos essenciais se achem reproduzidos em outros;
– documentos de pura formalidade, como convites, cartas de agradecimento e outros;
– documentos que se tornarem obsoletos e não mais representarem interesse para a administração”.
· Métodos de restauração:
• banho de gelatina – doc. é mergulhado em cola específica, aumentando a sua durabilidade. Ficam sujeitos ao ataque dos fungos e dos insetos;
• tecido – usa-se pasta de amido;
• silking – tecido mais consistente (musseline de seda), de alto custo;
• laminação – consiste no reforço de documentos deteriorados ou frágeis, colocando-os entre folhas de papel de baixa gramatura (folha de papel de seda e outra de acetato de celulose);
• laminação manual – acetato de celulose em contato com a acetona;
• encapsulação – películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento.
• velatura – consiste na aplicação de reforço de papel ou tecido em qualquer parte de uma folha.
· O inventário deve ser precedido de uma introdução contendo informações sobre os seguintes elementos:
-- modalidade de incorporação do fundo no acervo do arquivo;
-- breve notícia histórica sobre a instituição, a pessoa ou a família da qual o fundo é proveniente;
-- explicação. sobre o modo de consulta do inventário.
· GUIA
Instrumento de pesquisa que oferece informações gerais sobre fundos e coleções existentes em um ou mais arquivos.
· Catálogo:
Criado segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico, descreve unitariamente os documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma resumida ou analítica.
· O arquivamento de nomes obedece a regras, chamadas de regras de alfabetação. 
· Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome (ex.: João Barbosa / arquiva-se: Barbosa, João).
· Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética (ex. Paulo Ribeiro Júnior / arquiva-se: Ribeiro Júnior, Paulo). 
· Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apresentam (ex.: Al Ben-Hur / arquiva-se: Al Ben-Hur).
· Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do pai (ex. Francisco de Pina de Mello / arquiva-se: Pina de Mello, Francisco de).
· em cada caso, pode-se organizar os fichários ou arquivos em:
a) ordem alfabética;
b) ordem geográfica;
c) ordem numérica (simples ou cronológica)
d) ordem de assunto.
· Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.
§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
· Gênero:
O gênero dos documentos está ligado à maneira de representá-los, de acordo com os seus diversos suportes. São eles:
• Textuais – manuscritos, datilografados ou impressos.
• Cartográficos – documentos em formatos e dimensões variáveis, ligados às áreas de geografia, engenharia e arquitetura.
Exemplos: mapas, plantas, perfis e fotografias aéreas (utilizadas na elaboração de mapas).
• Iconográficos – documentos com imagens estáticas.
Exemplos: fotografias (negativos, ampliações etc.), desenhos, gravuras, litogravuras (litografias), cartazes, cartões-postais, estampas, dia​positivos (slides), partituras.
• Filmográficos – documentos com imagens em movimento.
Exemplos: filmes, fitas videomagnéticas.
• Sonoros – documentos com registros fonográficos.
Exemplos: discos, fitas audiomagnéticas.
• Micrográficos – documentos ligados à microfilmagem de documentos (assunto a ser tratado em outro capítulo).
Exemplos: rolos, microfichas, jaquetas, cartões-janela.
• Informático – documentos ligados ao computador.
Exemplos: disquetes, discos rígidos, discos ópticos.
· Documento Registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que a contém.
Recolhimento Transferência de documentos dos arquivos intermediários para os permanentes.
Tabela da temporalidade Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem e eliminação.
· A eliminação de documentos arquivísticos submetidos a processo de digitalização só deverá ocorrer se estiver prevista na tabela de temporalidade do órgão ou entidade, aprovada pela autoridade competente na sua esfera de atuação
· Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de documentos:    
I - produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias;    
II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, no exercício de seu cargo ou função ou deles decorrente;    
III - produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista;    
IV - produzidos e recebidos pelas Organizações Sociais
· Art. 1º A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de documentos públicos e privados serão regulados pelo disposto nesta Lei.
Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital.
Art. 3º O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil.
Parágrafo único. Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.
Art. 4º As empresas privadas ou os órgãos da Administração Pública direta ou indireta que utilizarem procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrônico, óptico ou equivalente deverão adotar sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização, permitindo a posterior conferência da regularidade das etapas do processo adotado.
· Art. 17. Os microfilmes e filmes cópias, produzidos no exterior, somente terão valor legal, em juízo ou fora dele, quando:
I - autenticados por autoridade estrangeira competente;
II - tiverem reconhecida, pela autoridade consular brasileira, a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado;
III - forem acompanhados de tradução oficial.
· Art. 5° A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e a qualidade de imagem e de reprodução.
§ 1° Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia do filme original.
§ 2° Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis, de qualquer tipo, tanto para a confecção do original, como para a extração de cópias.§ 3° O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia.
Art. 6° Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a qualidade de reprodução.
· O processo é o conjunto de documentos que implicam responsabilidade técnica, financeira ou administrativa, necessária ao esclarecimento de um mesmo assunto, originado por um documento que, durante a sua tramitação, vai sendo instruído por despachos ou por anexações de outros documentos com a finalidade de análise, informações e decisões.
O protocolo é o serviço de controle de tramitação de documentos, com o objetivo de possibilitar a recuperação da informação.
O ofício é uma espécie de documento, na modalidade correspondência oficial.
O arquivo é o conjunto de documentos produzidos ou recebidos em decorrência de atividades específicas.
O atestado é espécie documental utilizado por pessoa legalmente competente para atestar fato.
· O Registro é a atividade que captura os metadados do documento para inseri-los em sistema de controle de tramitação. 
Receber os documentos é atividade de Recebimento e Classificação.
Analisar e Identificar o assunto do documento é atividade de Recebimento e Classificação.
Enviar o documento ao destinatário é atividade de Distribuição e Redistribuição.
Classificar o documento como sigiloso não é atividade pertinente ao protocolo.
· A teoria das três idades divide os documentos em 3 tipos, de acordo com o tempo de vida. Essa teoria determina a aplicação do arquivo e a destinação de cada documento.
Corrente: É arquivo ativo, de uso frequente, geralmente uso administrativo. E a única idade obrigatória pela qual passam todos documentos, que podem migrar tanto para fase intermediaria, quanto para fase permanente.
Intermediário: É arquivo semiativo, de uso administrativo. É o limbo, na qual os documentos tanto podem voltar para a fase corrente, como migrar para a fase permanente.
Permanente: É arquivo inativo, de valor histórico, que será recolhido. Jamais será eliminado, emprestado ou passará para fases anteriores.
· tabela de temporalidade
I. Os prazos de guarda que se referem ao tempo necessário para arquivamento dos documentos, nas fases corrente e intermediária, visando atender exclusivamente às necessidades da administração que os gerou, devem ser representados, preferencialmente, em anos. Excepcionalmente, podem ser expressos a partir de uma ação estabelecida em dispositivos ou rotinas administrativas. Entretanto, a definição da ação deve ser objetiva. Exemplos: “até aprovação das contas”, “até homologação da aposentadoria”, “até quitação da dívida”, “até o trânsito em julgado”.
II. O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao período em que o documento é frequentemente consultado, exigindo sua permanência junto às unidades organizacionais. A fase intermediária se refere ao período em que o documento ainda é necessário à administração, porém com menor frequência de uso, podendo ser transferido para depósito em outro local, porém próximo da administração.
III. A destinação final pode ser a guarda permanente – quando as informações contidas no documento são consideradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa, e, portanto, imprescindíveis ao órgão produtor e à sociedade – ou a eliminação, se o documento não apresenta valor probatório ou informativo.
· Características dos Documentos de acordo com o Prazo de Guarda
guarda eventual: são os documentos de interesse passageiro que não possuem valor administrativo e jurídico para o órgão. Exemplo : material de divulgação de terceiros, convites e correspondência recebida que não se relacionam com o desempenho de nenhuma atividade do órgão.
guarda temporária : são aqueles em que prevalece o interesse administrativo como determinante do seu valor e, consequentemente, do seu prazo de retenção. Neste grupo estão incluídos, por exemplo, os documentos:
• cujos textos tenham sido reproduzidos em sua totalidade ou parcialmente e as informações essenciais acham-se recapituladas em outros;
• que apresentem repetição da informação e qualidade técnica inferior;
• que sejam cópias e duplicatas de originais destinados à guarda permanente;
• que, mesmo originais, detêm interesse administrativo apenas por determinado período.
guarda permanente : são documentos de valor probatório, isto é, relativos a direitos, tanto de pessoas físicas ou jurídicas quanto da coletividade, e de valor informativo sobre as pessoas, fatos ou fenômenos, considerados cientificamente relevantes. Quanto aos órgãos públicos a guarda permanente deve abranger:
• documentos relativos à origem, aos direitos e aos objetivos da instituição.
• documentos que reflitam a organização e o desenvolvimento da instituição.
• documentos visuais e/ou sonoros referentes a fatos da vida da instituição.
Ex: programas audiovisuais, ampliações fotográficas, filmes e fitas magnéticas sobre comemorações, solenidades e obras;
• documentos que firmam jurisprudência.
• documentos relativos à administração de pessoal. 
• documentos que respondem a questões técnico-científicas relacionadas às atividades específicas da instituição. 
• documentos de divulgação ou de promoção da instituição, dos quais deve ser guardado pelo menos um exemplar como amostra. 
• documentos cujas características extrínsecas sejam de valor artístico e cultural. 
 
· Destinação: fim que levará o documento após cessar sua utilidade administrativa.
Inspeção: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída será mantida ou alterada.
Consulta: busca direta ou indireta da informação.
Verificação: análise do documento ou processo para averiguar qual a sua correta destinação ou providência.
Autuação: formação de processo a partir de documento inicial.
· eliminação de documentos arquivísticos digitais
I - A condição fundamental para que um documento possa ser eliminado, além de estar destinado a isso, e de já ter cumprido seus prazos de guarda definidos em tabela de temporalidade, é que o assunto de que trata já esteja concluído em definitivo, seja ele administrativo ou judicial. Correto.
II - O documento que foi destinado e submetido à eliminação é entendido como não mais necessário à instituição. Contudo, o mesmo ainda pode conter informações potencialmente prejudiciais no caso de estarem em posse de pessoas indevidas. Sendo assim, a eliminação deve ocorrer de forma a garantir que o documento não seja recuperado em hipótese alguma. Correto.
· Atividades do setor de protocolo
1 • Receber a correspondência que poderá ingressar via malotes, balcão, ETC
2 • Separar a correspondência oficial da particular.
3 • Distribuir as correspondências particulares aos respectivos destinatários.
4 • Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso
5 • Encaminhar as correspondências sigilosas aos respectivos destinatários.
6 • Abrir a correspondência ostensiva.
7 • Tomar conhecimento do documento pela leitura, verificando a existência de antecedentes.
8 • Requisitar e fazer a juntada do documento recebido aos antecedentes.
9 • Interpretar e classificar a correspondência com base no código de assuntos.
10 • Apor carimbo de protocolo.
11 • Encaminhar para registro e movimentação.
· Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Sobrenomes com as palavras Santa, Santo ou São seguem a mesma regra.
· Ao organizar os documentos, o arquivo atende, fundamentalmente, a duas finalidades distintas: à administração e à história. 
I. Os arquivos corrente (1ª idade) e intermediário (2ª idade) são os responsáveis pela guarda dos documentos desde o momento de sua criação até a prescrição para fins administrativos.
II. Alguns documentos, mesmo depois de prescritos para fins administrativos, são conservados pela instituição por serem considerados importantes para preservar a memória ou história da empresa ou da sociedade. Sãoos chamados documentos de valor secundário ou histórico. Na prática, nem todos os documentos apresentarão esse valor (a maioria dos documentos não apresentará valor secundário/histórico).
III. A eliminação de documentos deve ser feita de forma racional. Os processos mais indicados são a fragmentação e a maceração (reciclagem). Antes de eliminados, deve-se elaborar a listagem de eliminação de documentos, que conterá a relação de todos os documentos submetidos a este processo.
· classificação dos arquivos.
I. De acordo com a entidade mantenedora, a bibliografia arquivística divide os arquivos em públicos ou privados. – CORRETO
II. Quanto à extensão de sua localização (classificação utilizada para diferenciar os arquivos com relação ao local em que são instalados), eles podem ser setoriais ou centrais.
 
· Gestão de documentos- Conjunto de todas as atividades que envolvem o controle dos documentos da instituição, desde a sua criação até o seu destino final - Corrente, Intermediário e Permanente 
Arquivo - Conjunto organizado de documentos acumulados por uma pessoa ou instituição ao longo de suas atividades (Arquivo)
Acervo- Conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo.
· atos normativos: são as regras e normas expedidas por autoridades administrativas. Exemplo : medida provisória, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resolução, portaria, instrução normativa, ordem de serviço, decisão, acórdão, despacho decisório;
• atos enunciativos: são os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma solução. Exemplos : parecer, relatório, voto, despacho interlocutório;
• atos de assentamento: são os configurados por registros, consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrências. Exemplo : apostila, ata, termo, auto de infração;
• atos comprobatórios: são os que comprovam assentamentos, decisões etc. Exemplos : traslado, certidão, atestado, cópia autêntica ou idêntica;
• atos de ajuste: são representados por acordos em que a administração pública (federal, estadual, do Distrito Federal ou municipal) é parte. Exemplos : tratado, convênio, contrato, termos (transação, ajuste etc);
• atos de correspondência: objetivam a execução dos atos normativos, em sentido amplo. Exemplos : aviso, ofício, carta, memorando, mensagem, edital, intimação, exposição de motivos, notificação, telegrama, telex, telefax, alvará, circular
· na fase de destinação de documentos:
Produção ----> cria-se o documento (métodos racionais, produz apenas os documentos necessários)
Utilização ----> relativo às atividades do protocolo.
DesTinação. Tabela de Temporalidade Documental. TTD
· Gênero documental. Reunião de espécies documentais que se assemelham por suas características essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico e, por vezes, mediação técnica para acesso (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005)
· A ordenação alfabética do método ideográfico de arquivamento pode ser feita de duas formas:
Dicionária: é o método que considera a ordenação dos assuntos pela estrita ordem alfabética.
Enciclopédica: é o método que considera a ordenação dos assuntos pela ordem alfabética, com a interposição de relação hierárquica entre eles
· Arquivo intermediário 
I. Nessa fase, não há mais a necessidade de os mesmos serem conservados próximos ao setor que os utiliza, uma vez que a frequência de uso já é bastante reduzida.
lI.Por uma questão de economia, é normal a criação de arquivos intermediários em locais afastados dos grandes centros das cidades, de forma a armazenar um grande número de documentos a um custo bastante reduzido.
III. Os documentos encaminhados aos arquivos intermediários permanecem como propriedade exclusiva do setor que os enviou, ou seja, o acesso é restrito a esse setor, que conserva os direitos sobre os mesmos.
· MÉTODOS PADRONIZADOS:
-  VARIADEX = LETRAS E CORES.
- AUTOMÁTICO = LETRAS, CORES E NÚMEROS.
- SOUNDEX = SOM
- MNEMÔNICO = MÉTODO OBSOLETO
autuação/formação.Processo é um conjunto de documentos que impliquem responsabilidade técnica, financeira ou administrativa, necessários ao esclarecimento de um mesmo assunto, originado por um documento que, durante sua tramitação, vai sendo instruído por despachos ou por anexações de outros documentos, com a finalidade de análise, informações e decisões. O termo que caracteriza a abertura de processo, devendo ser formado a partir de originais de documentos, cópias de documentos, quando requerida pela autoridade competente, desde que autenticada em conferência com as originais
· Os documentos de guarda eventual são os que não possuem qualquer importância para as atividades administrativa (ex: convites para solenidades, felicitações, divulgação de eventos, etc).
Os de guarda temporária são documentos necessários às rotinas administrativas, mas não possuem valor histórico (ex: solicitação de materiais, operações financeiras, etc).
Os documentos de guarda permanente são os que possuem valor histórico ou cultural, e por esse motivo deve ser preservado (ex: regimento interno, plano de cargos e salários, projetos, etc).
· (FASE DE PRODUÇÃO) deve-se otimizar a criação de documentos para que sejam criados apenas aqueles indispensáveis à administração da instituição, evitando-se a produção de documentos não essenciais; diminuindo com isso o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado; e garantindo, assim, o uso adequado dos recursos reprográficos e informáticos. (FASE DE PRODUÇÃO) 
(FASE DE UTILIZAÇÃO) ocorre o fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como a guarda após cessar seu trâmite. Portanto, estão incluídas as atividades de protocolo e de recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições. 
 (FASE DE DESTINAÇÃO)concentra-se uma das atividades mais complexas da gestão de documentos: um trabalho multidisciplinar que consiste em atribuir valor aos documentos e analisar seu ciclo de vida, visando a estabelecer prazos para sua guarda nas fases corrente e intermediária, e sua destinação final, ou seja, o recolhimento para guarda permanente ou eliminação. 
· As instalações dos arquivos requerem análise dos seguintes aspectos:
a) Localização: acessível, com capacidade de expansão e, se volumoso, deve ficar no andar térreo.
b) Iluminação: ampla, mas difusa, não deve haver incidência direta do sol.
c) Arejamento: ventilação natural, constante e regulável.
d) Higienização: limpo, bem cuidado, com dedetização periódica.
e) Disposição: espaço livre para locomoção, fácil consulta e conservação do acervo.
f) Segurança: contra incêndio, roubo, infiltrações, etc.
· básicos de arquivamento
I. O prazo de guarda varia de documento para documento e estará expresso na tabela de temporalidade da instituição.
II. Os documentos podem ser eliminados nas fases corrente e intermediária.
III. Todo documento passa pela fase corrente, mas nem sempre pelas fases intermediária e permanente.
IV. Transferência é o envio de documentos da fase corrente para a fase intermediária.
V. Recolhimento é o envio de documentos da fase corrente ou intermediária para a fase permanente. 
· Arquivamento HORIZONTAL: "Os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, escaninhos ou estantes. É amplamente usado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes. Seu uso é desaconselhável nos arquivos correntes."
· Os métodos de arquivamentos podem ser diretos ou indiretos. 
Sistema direto é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se acha guardado. É uma característica dos métodos que organizam por nome (alfabético, geográfico, dicionário e enciclopédico)
Sistema indiretos os métodos em que, para localizar o documento no arquivo, é necessária a adoção de um índice por nome, que indicará a localização do documento dentro do arquivo. É uma característica dos métodos em que a ordenação é feita pornúmero (numérico simples, cronológico, dígito-terminal, decimal e duplex).
· Está previsto pelo CONARQ que a classificação deve ser realizada por servidores
treinados, de acordo com as seguintes operações: 
a) Estudo - Consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar
sob que assunto deverá ser classificado e quais as referências
cruzadas que lhe corresponderão. 
b) Codificação - Consiste na atribuição do código correspondente ao
assunto de que trata o documento. 
· Tabela de temporalidade : Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos para transferência, recolhimento, eliminação e reprodução de documentos.
· documentos de arquivos Podem ser apresentados de forma textual, audiovisual ou informático.
· (documentos    sigilosos,    ou    seja,    somente    pessoas    autorizadas    poderão ter    acesso   a    eles)." os documentos só podem ser examinados com autorização do profissional responsável pela sua guarda.
·  A Tabela de Temporalidade indica as séries documentais produzidas em cada unidade da instituição.
· I. A gestão de documentos visa à racionalização e eficiência administrativa.
II. A gestão de documentos visa à preservação do patrimônio documental de interesse histórico-cultural.
III. O ciclo de vida dos documentos é dividido em três idades: Arquivo corrente, Arquivo central e Arquivo permanente.
IV. A gestão pressupõe uma intervenção no ciclo de vida dos documentos.
·  Consideram-se ARQUIVO permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
OBS:  Os documentos do arquivo permanente são tidos como de valor secundário (informativo, probatório ou histórico).
 
· O método alfanumérico (uso de letras e números) não é considerado básico e nem padronizado, devido a possuir características específicas. Por essa razão, ele pertence ao sistema de arquivamento chamado “semi-indireto”.
· Quanto ao sigilo dos documentos, são classificados em Ultrassecreto, secreto e reservado. Portanto, o documento sob a classificação de reservado não deve ser de conhecimento imediato do público em geral, pois os outros dois só serão objeto de conhecimento do público após término do sigilo atribuído.
· NÍVEL ESTRATÉGICO = longo prazo
NÍVEL TÁTICO = médio prazo
NÍVEL OPERACIONAL = curto prazo
· Arquivo Permanente- São os conjuntos documentais custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor. O acesso é público.
Arquivo Corrente - São conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência de uso. São muito usados pela administração.
Arquivo Intermediário- São arquivos que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final. Apresenta pequena frequência de uso pela administração. 
· Segundo Marilena Leite Paes (1997), a tarefa de classificar documentos para um arquivo exige do classificado- Conhecimentos não só da administração a que serve, como da natureza dos documentos a serem classificados.
· Método numérico:
 
Simples: Atribui um número a cada corresponde ou cliente.
Cronológico: Leva em consideração a data de produção do documentoo ou a data a que esse se refere.
Dígito-terminal: O número do documento é dividido em grupos de dois dígitos cada, e lidos da direita para a esquerda, formando pares
· função do arquivo.
-Restaurar rapidamente o passado.
-Fornecer elementos para controle.
-Transmitir experiência.
-Disciplinar as ações.
· CORRESPONDÊNCIA é uma comunicação escrita, recebida (passiva) ou expedida (ativa), apresentada sob várias formas (cartas, cartões-postais, ofícios, memorandos, bilhetes, telegramas), podendo ser interna ou externa, oficial ou particular, ostensiva ou sigilosa.
· Alfabética Disposição dos documentos de acordo com a sequencia das letras do alfabeto.
cronológica- Disposição dos documentos de acordo com a sucessão temporal.
 geográfica- Disposição de acordo com as unidades territoriais.
· ARQUIVOS CORRENTES:A primeira das fases, o arquivo corrente, é caracterizado por guardar documentos que são consultados frequentemente pelo seu produtor
· Método númerico cronológico
Organiza-se os documentos tomando por base uma data, podendo ser a data de produção do documento ou o período a que se refere. Método ideal para arquivar documentos contábeis (balanços, balancetes), contas a pagar.
· inventário topográfico:
Instrumento de controle, sob a forma de lista ou quadro, que indica, na ordem de numeração dos depósitos, nas salas, estantes e prateleiras, o lugar exato ocupado pelas unidades de arquivamento.
· Arquivo Permanente- O conjunto de documentos mantidos em caráter definitivo
· O gênero dos documentos está ligado à maneira de representá-los, de acordo com os seus diversos suportes. São eles:
• Textuais – manuscritos, datilografados ou impressos.
• Cartográficos – documentos em formatos e dimensões variáveis, ligados às áreas de geografia, engenharia e arquitetura.
Exemplos: mapas, plantas, perfis e fotografias aéreas (utilizadas na elaboração de mapas).
• Iconográficos – documentos com imagens estáticas.
Exemplos: fotografias (negativos, ampliações etc.), desenhos, gravuras, litogravuras (litografias), cartazes, cartões-postais, estampas, dia​positivos (slides), partituras.
• Filmográficos – documentos com imagens em movimento.
Exemplos: filmes, fitas videomagnéticas.
• Sonoros – documentos com registros fonográficos.
Exemplos: discos, fitas audiomagnéticas.
• Micrográficos – documentos ligados à microfilmagem de documentos
Exemplos: rolos, microfichas, jaquetas, cartões-janela.
• Informático – documentos ligados ao computador.
Exemplos: disquetes, discos rígidos, discos ópticos.
· Arquivo corrente ou de primeira idade – guarda documentos consultados com frequência, devido ao seu uso funcional/adminis​trativo/jurídico (ligado à finalidade dos arquivos). 
b) Arquivo intermediário ou de segunda idade – guarda documentos que não são consultados mais com tanta frequência, e que aguardam a sua destinação final em depósito de armazenamento temporário, ou seja, se serão guardados permanentemente ou se serão eliminados após determinado tempo. 
c) Arquivo permanente ou de terceira idade (os arquivos propriamente ditos) – guarda documentos que devem ser conservados definitivamente, por terem valor histórico ou documental (probatório e informativo) para o Estado e a sociedade. 
· As etapas do arquivamento são:
• inspeção – exame do documento, verificando se o mesmo destina-se ao arquivamento ou se obedecerá a uma outra rotina (ser anexado a outro, por exemplo).
• análise (estudo, classificação e codificação) – leitura e  interpretação do documento para classificá-lo de forma adequada, apondo ainda a codificação mais apropriada, as referências cruzadas necessárias (assuntos correlatos) e verificando a existência de documentos antecedentes (mesmo assunto e mesma pessoa).
• ordenação – modo de disposição dos documentos, considerando a classificação. Torna o arquivamento mais ágil e racionaliza as tarefas.
• arquivamento – é a guarda, a colocação do documento no local designado. 
· ATIVIDADE DE UM ARQUIVO CORRENTE:
Protocolo;
Arquivamento;
Destinação;
Expedição;
Empréstimo e consulta
· 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
· - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.  
O conceito utilizado pela questão é o de arquivos públicos.