Processo de aplicação de treinamento - documentação, materiais e controle de participantes

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recursos humanos
Processo de aplicação de treinamento: documentação, materiais e
controle de participantes
O ambiente dinâmico das organizações requer o desenvolvimento de ações voltadas à constante capacitação das pessoas
paratorná-las mais eficientes e eficazes naquilo que fazem.
Diante deste dinamismo, um dos objetivos das empresas é oferecer para os colaboradores treinamentos constantes, voltados à
aprendizagem e proporcionando mudanças no comportamento das pessoas por meio da incorporação de novos conhecimentos,
habilidades e atitudes, tornando-as, assim, mais produtivas e inovadoras.
Desta forma, compreender sobre o processo de aplicação do treinamento, levando em contaa documentação envolvida, os
materiais e o controle dos participantes, exige um olhar abrangente, que envolve toda a organização, dos profissionais de recursos
humanos.
Processo de aplicação das ações de treinamento
Você já sabe que o treinamento envolve um processo composto por quatro etapas, tais como:
Figura 1 –Etapas que compõem o treinamento.
O papel do facilitador é o de preparar as condições necessárias para que o treinamento alcance o objetivo esperado, seguindo
cada etapa de modo que as experiências vivenciadas durante as atividades possam realmente oferecer oportunidades no
desenvolvimento dos colaboradores.
Neste sentido, o treinamento deve ter objetivos bem definidos focados na transmissão de informações, construção dos
conhecimentos, para o desenvolvimento de novas habilidades e atitudes.
O treinamento não pode ser realizado apenas para solucionar problemas imediatos, ele deve proporcionar oportunidades para o
contínuo desenvolvimento pessoal, não apenas em seus cargos atuais, mas também para outras atribuições para as quais o
colaborador possa assumir, aumentando assim sua motivação em um clima de interação entre todos.
E como deve ser esse treinamento?
Veja a figura abaixo, pois ela mostra na prática como deve funcionar as ações de treinamento.
Clique ou toque para visualizar a imagem.
 
Figura 2 – Ações/conteúdo de treinamento
Materiais envolvidos no processo de treinamento
Para atingir os objetivos do treinamento existem diversos materiais que podem ser utilizados. Estes materiais são fundamentais
em todo o processo pois facilita a comunicação, tornando o treinamento mais eficiente e eficaz.
Estes materiais servem de direcionadores no processo didático e, quando bem utilizados, auxiliam na concentração dos
colaboradores e da compreensão do assunto proposto.
Que materiais são esses? Veremos alguns deles a seguir.
Quadro magnético
O quadro magnético é confeccionado com um laminado de superfície lisa e de cor branca. Estes quadros também podem ser de
material ferroso com o objetivo de fixar imãs em sua superfície.
Figura 3 – Quadro magnético
Fonte: <http://www.archiexpo.fr/prod/planning-sisplamo/product-52643-1145057.html>.
Caneta especial para o quadro
Para escrever no quadro branco existe um tipo especial de caneta hidrográfica, em que a tinta é de fácil remoção. As canetas são
encontradas em diversas cores, com pontas grossas e finas, possibilitando uma escrita mais legível.
Figura 4 – Canetas para quadro magnético
Fonte: <https://lousas.com.br/produtos>.
Flip chart
O flip chart é um bloco de papel em tamanho grande preso a um cavalete ou tripémuito utilizado nos treinamentos para expor as
apresentações. Quando uma folha está cheia, o instrutor apenas passa para a próxima. Este recurso permite que, após o
treinamento,se crie um mural dos dados apresentados.
Figura 5 – Flip chart (bloco de papel)
Fonte: <http://www.red17.co.uk/conference-pro-flip-chart-easel.html>.
Projetor multimídia
O projetor multimídia é também é chamado de datashow. É um equipamento que projeta as imagens utilizando uma tecnologia
baseada em uma lâmpada geralmente de mercúrio. É necessária uma entrada de vídeo (computador e/ou televisão) para realizar as
devidas apresentações.
Figura 6 – Projetor multimídia (datashow)
Fonte: <http://www.conceptimportados.com.br/epson projetorpowerlitex12.html>.
Computador
Os computadores são utilizados praticamente em todos os treinamentos corporativos, principalmente nos treinamentos de
modalidade a distância (EAD). É uma tecnologia que auxilia em todo o processo.
Figura 7 – Computador
Fonte: <http://www.o-que-e-computador.html>.
Televisão
É um recurso audiovisual muito utilizado nos treinamentos e na educação corporativa, utilizado para apresentar aos treinandos
imagens, vídeos, slides etc.
Figura 8 – Televisão
Fonte: <http://www.rentalbr.com.br/produto/televisao>.
Apostilas
A apostila auxilia na aprendizagem e serve de material de apoio para futuras consultas.
Figura 9 – Apostilas impressas e encadernadas
Fonte: <http://copyserv.com.br/site/apostilas-encadernacao-espiral/>.
Caneta e lápis
Caneta e lápis são fundamentais em qualquer treinamento. São materiais de apoio que os colaboradores utilizam para as devidas
anotações.
Figura 10 – Caneta e lápis
Fonte: <http://www.meuingles/caneta-ou-lapis/>.
Controle dos participantes
O controle dos participantes que realizaram o treinamento também faz parte do processo. Tudo começa no levantamento das
necessidades de treinamento, em que se observa quem deve participar do treinamento.
Clique ou toque para visualizar a imagem.
https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-9528840-dt-content-rid-275189127_1/institution/Senac%20RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC08/conteudo/8_processo/objetos/info1-480.png
https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-9528840-dt-content-rid-275189127_1/institution/Senac%20RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC08/conteudo/8_processo/objetos/info1-480.png
(objetos/info1-480.png)
Estas informações contribuem para o alcance dos objetivos esperados e auxiliam na análise dos indicadores da área de recursos
humanos, na elaboração da lista de presença, na elaboração dos certificados dos participantes e no controle dos custos.
Estes dados são digitados e parametrizados em planilhas eletrônicas ou sistemas de gestão e servem de documentos para a
gestão de todo o processo. Em breve, veremos na prática uma planilha de controle dos participantes.
Documentos envolvidos no processo de treinamento
Para a implementação dos planos de treinamento as empresas utilizam as planilhas eletrônicas como documento em que são
registradas todas as etapas do processo de treinamento, que vai desde o levantamento das necessidades até a avaliação dos
resultados, garantindo assim que todos os aspectosimportantes para a realização do programa de treinamento sejam atendidos.
Empresa: ABC Ltda.
Documento interno: planilha de levantamento de necessidades de treinamento
Integração de novos colaboradores
Porque treinar Para que treinar Quem deve ser treinado Quando deve ocorrer otreinamento
Para apresentar a empresa e suas
diretrizes aos novos colaboradores
Para os novos colaboradores
conhecerem os norteadores da
empresa (missão, visão, valores,
objetivos etc.
Os novos colaboradores No primeiro dia de trabalho docolaborador
Tabela 1 – Exemplo de planilha de levantamento de necessidades de treinamento
Treinamento:
Participantes:
Período:
Responsável:
Objetivos Conteúdo Estratégias Recursos Avaliação
Tabela 2 – Modelo de plano de treinamento
Fonte: GIL, Antônio Carlos. Gestão de pessoas: enfoque nos papéis profissionais. 1. ed. 11.reimpr. São Paulo: Atlas, 2011.
Levantamento das necessidades
Plano de treinamento
Controle de treinamentos
Controle de participantes
Avaliação do treinamento
https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-9528840-dt-content-rid-275189127_1/institution/Senac%20RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC08/conteudo/8_processo/objetos/info1-480.png
https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-9528840-dt-content-rid-275189127_1/institution/Senac%20RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC08/conteudo/8_processo/objetos/info1-480.png
Controle dos treinamentos - Responsável: João
Nome do
treinamento
Tipo de
treinamento
Mês de
realização
Dias de
treinamento Local Departamento Responsável
Horasde
treinamento
Quantidade
de
participantes
Custo
total Status
Liderança Presencial Dezembro 5 Auditório1
Todos os
coordenadores
da empresa
João 20 10 R$2.500,00 Realizado
Criatividade
nos
negócios
EAD Janeiro 15 Online Vendas João 30 15 R$3.000,00 Realizado
Excel Presencial Fevereiro 10 Auditório2 Financeiro João 20 17
R$
2.000,00 Realizado
Adaptada de: <https://www.metadados.com.br/blog/saiba-como-elaborar-um-planejamento-de-treinamento-e-desenvolvimento/>.
Tabela 3 – Exemplo de planilha de controle de treinamento
Controle dos participantes - Responsável: João
Nome do
treinamento Início Término
Nome dos
participantes Matrícula
Função dos
participantes E-mail
Telefone
pessoal
Desempenho
dos
participantes
Observações
gerais
Inovação nos
dias de hoje 10/01/2018 24/01/2018 Carlos Silva 15235
Assistente de
Vendas cs@gmail.com
(051)
34438001 Satisfatório
Desenvolveu
todas as
atividades
propostas
Inovação nos
dias de hoje 10/01/2018 24/01/2018 Joana Vargas 15236
Assistente de
Vendas js@gmail.com
(051)
34438021 Satisfatório
Desenvolveu
todas as
atividades
propostas
Tabela 4 - P'lanilha de controle de participantes
Adaptado de: <https://www.metadados.com.br/blog/saiba-como-elaborar-um-planejamento-de-treinamento-e-desenvolvimento/>.
Treinamento:
Nome do treinando:
Data:
Itens
Avaliação
Ótimo Muito bom Bom Regular Fraco
Conteúdo do treinamento
Organização do treinamento
Material didático
Horário
Duração
Conhecimentos do instrutor
Comunicação do instrutor
Relação instrutor-treinando
Tabela 5 – Exemplo de planilha de avaliação de treinamento
Fonte: GIL, Antônio Carlos. Gestão de pessoas: enfoque nos papéis profissionais. 1. ed. 11.reimpr. São Paulo: Atlas, 2011.
Neste momento, você já observou cinco planilhas muito utilizadas pelas empresas durante todo o programa de treinamento. Essas
planilhas são documentos internos que as empresas utilizam antes, durante e depois de cada treinamento e servem para monitorar
alguns fatores, tais como motivação dos colaboradores, qualidade dos recursos, facilidade de comunicação, envolvimento dos
superiores e flexibilidade do programa.
Por que treinar?
Devemos levantar a situação que motivou a demanda pelo treinamento. Ela pode vir por parte de um gestor que identificou a
necessidade do treinamento de seu pessoal para uma tarefa ou de um momento vivido pela organização.
Neste sentido, cabe pensar as soluções adequadas para cada caso, no intuito de capacitar as pessoas de modo a atender à
demanda.
Para que treinar?
Quando pensamos “para que treinar?”, devemos buscar subsídios para definir os objetivos gerais que deverão ser alcançados com
a ação.
As informações e os subsídios que nos auxiliarão nesse processo podem ser oriundos da missão, da visão e dos valores da
organização, podem ser específicos e demandados por um gestor para atender a questões pontuais, podem ter origem no plano
estratégico da organização. Sendo assim, é necessário que os profissionais da área de treinamento e desenvolvimento tenham
essas informações.
Quem deve ser treinado?
Esta é uma pergunta importante e que poderá orientar outras ações na organização. Precisamos saber se o treinamento é para um
cargo ou um setor, ou mesmo se devido às características a ação deverá ser direcionada a toda empresa.
Especificar o público-alvo envolvido irá direcionar as ações a serem implementadas na sequência, quando faremos o planejamento
das melhores práticas a serem adotadas para cada tipo de treinamento, ambiente adequado, material a ser utilizado e o
planejamento dos custos de nossas ações.
Quando deverá ocorrer o treinamento?
É um dos últimos questionamentos, pois necessitamos saber primeiro o objetivo do treinamento (situação que gerou a demanda e
também o que se espera da ação) e os envolvidos, para somente então avaliarmos junto com os gestores de cada área, se
necessário, o melhor momento para realizar o treinamento.
Lembre-se de que os programas de
treinamentos não podem ser considerados
prontos e fechados. Afinal, sempre podemos
melhorar e rever ações para atualizar e introduzir
melhores práticas.
Todo programa de treinamento deve ter objetivos a serem atingidos. Para que o programa alcance os objetivos esperados, é
fundamental conhecer o processo de aplicação, os materiais envolvidos, a documentação e o controle dos participantes. O retorno que
todo treinamento deve oferecer é preparar as pessoas, proporcionar oportunidades, desenvolver habilidades e atitudes.
Como técnico em recursos humanos, é necessário estar preparado para auxiliar na organização e no acompanhamento de um
treinamento.
Teste
Teste sua habilidade para treinar pessoas
Responda as questões abaixo, assinalando a opção que mais se aproxima de sua conduta. Se a sua resposta for “nunca”, marque
um ponto, se for “algumas vezes”, marque dois pontos, e assim sucessivamente. Ao terminar, confira na tabela os pontos e, a seguir,
interprete os resultados.
1. Você intercala perguntas durante as apresentações?
Nunca Algumas vezes Muitas vezes Sempre 
2. Você avalia previamente o local onde fará a apresentação?
Nunca Algumas vezes Muitas vezes Sempre 
3. Você elabora um plano para cada treinamento?
Nunca Algumas vezes Muitas vezes Sempre 
4. Você procura olhar diretamente para o público?
Nunca Algumas vezes Muitas vezes Sempre 
5. Você utiliza diversos tons de voz?
Nunca Algumas vezes Muitas vezes Sempre 
6. Você pesquisa o público antes do treinamento?
Nunca Algumas vezes Muitas vezes Sempre 
7. Você domina o uso do projetor multimídia?
Nunca Algumas vezes Muitas vezes Sempre 
8. Você cria situações para obter feedback dos participantes?
Nunca Algumas vezes Muitas vezes Sempre 
9. Você redige objetivos para os seus treinamentos?
Nunca Algumas vezes Muitas vezes Sempre 
10. Você formula questões que possibilitam muitas respostas acertadas?
Nunca Algumas vezes Muitas vezes Sempre 
11. Você costuma pedir desculpas aos treinandos?
Nunca Algumas vezes Muitas vezes Sempre 
12. Você solicita avaliação de seu desempenho como instrutor?
Nunca Algumas vezes Muitas vezes Sempre 
13. Você desenvolve suas apresentações dentro do tempo previsto?
Nunca Algumas vezes Muitas vezes Sempre 
14. Você utiliza diversos métodos de treinamento?
Nunca Algumas vezes Muitas vezes Sempre 
15. Você diversifica o uso dos materiais (recursos)?
Nunca Algumas vezes Muitas vezes Sempre 
16. Você utiliza jogos e simulações no treinamento?
Nunca Algumas vezes Muitas vezes Sempre 
17. Você utiliza sua criatividade para desenvolver o plano de treinamento?
Nunca Algumas vezes Muitas vezes Sempre 
18. Você se vale de diferentes procedimentos para avaliar o aprendizado?
Nunca Algumas vezes Muitas vezes Sempre 
19. Você dispensa o uso de fichas durante a apresentação?
Nunca Algumas vezes Muitas vezes Sempre 
20. Você procura avaliar como os participantes se sentem durante o treinamento?
Nunca Algumas vezes Muitas vezes Sempre 
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