scribd vdownloaders com_apostila-de-arquivologia

Prévia do material em texto

ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
 
◼ NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
1. A Arquivologia, também conhecida como Arquivística, é a disciplina que estuda 
as funções dos arquivos e seus documentos. Então cabe à Arquivologia, ou Arquivística, 
estudar os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, 
preservação e utilização dos arquivos e seus documentos: suas atividades, seus 
processos, seus usuários, suas ferramentas, enfim, tudo o que se refere aos depósitos 
de documentos funcionais. 
Conhecendo a disciplina, vamos então definir o seu objeto de estudo: os arquivos. 
A palavra “arquivo” é um termo polissêmico, com quatro significados. 
São eles: 
1º - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade no 
decorrer de suas funções; 
2º - Móvel destinado à guarda desses documentos (armário, estante, etc.); 
3º - Edifício, ou parte dele (sala, andar) destinado à guarda de documentos; 
4º - Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, com a 
responsabilidade de gerenciar e guardar documentos (setor de arquivo, divisão de 
arquivo, etc.). 
O Documento, em seu conceito mais básico, é a informação registrada em um 
suporte. Então, para termos um documento, são necessários dois elementos: 
Informação: é o conhecimento, a mensagem, a ideia que se deseja transmitir. 
Suporte: é o material físico onde está registrada a informação. 
Assim podemos concluir, por uma fórmula bem simples: 
INFORMAÇÃO + SUPORTE = DOCUMENTO 
Como exemplo de documento, temos a carta, a música gravada, o email, os filmes, 
as fotografias, etc. Todos esses documentos trazem uma informação registrada em um 
suporte material: o papel, o plástico, a película, etc. 
 
◼ MAIS CONCEITOS SOBRE DOCUMENTOS 
Documento é toda informação registrada em suporte material, suscetível de ser 
utilizado para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, 
formas de vida e pensamento do homem numa determinada época ou lugar. 
Documentos de arquivo são todos os que, produzidos e/ou recebidos por uma 
pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem 
elementos de prova ou de informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
atividades e se vinculam expressando os atos de seus produtores pelos quais são 
produzidos, determinando a sua condição de documento de arquivo e não a natureza 
do suporte ou formato. 
Contudo, não basta que seja documento para pertencer ao arquivo. Para que um 
documento possa compor um arquivo, ainda é necessário outro elemento: que tenha 
sido resultado, consequência de uma ação referente à atividade da instituição. É o que 
preceitua a Lei nº 8.159/91 (Lei dos Arquivos): “Consideram-se arquivos os conjuntos de 
documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, EM DECORRENCIA 
DE SUAS ATIVIDADES”. 
Por exemplo: considere uma empresa que tenha adquirido uma assinatura de uma 
revista mensal. A empresa paga uma taxa e recebe a revista. A revista em si NÃO SERÁ 
considerada documento de arquivo, uma vez que a empresa não a recebeu por executar 
uma atividade administrativa. 
Contudo, o recibo, o boleto ou a nota fiscal para o pagamento da assinatura será 
documento de arquivo, pois é consequência de uma atividade administrativa da 
empresa, que seria a aquisição de periódico. 
Ainda, além de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deve ser capaz 
de provar, testemunhar que a referida atividade realmente aconteceu. No mesmo 
exemplo, não é por ter a posse da revista que a empresa pode provar que possui uma 
assinatura mensal, mas o comprovante de pagamento, o contrato de assinante ou outro 
similar é que fará isso. 
Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas 
diferentes; são classificados em dois grupos: 
 
1.1 Quanto ao gênero 
Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representação nos 
diferentes suportes: 
➢ Textuais: são os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos; 
➢ Cartográficos: são os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo 
representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. 
➢ Iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou 
não, contendo imagens estáticas. 
➢ Filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas 
de imagem (types), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões 
variáveis, contendo imagens em movimento. 
➢ Sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros 
fonográficos. 
➢ Micrográficos: são os documentos em suporte fílmico resultante da 
microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas. 
➢ Informáticos: são os documentos produzidos, tratados e armazenados em 
computador. 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
 
1.2 Quanto à natureza do assunto 
Quando se considera a natureza do assunto tratado em um documento, pode ser: 
➢ Ostensivo - A classificação de ostensivo ou ordinário é dada aos documentos cuja 
divulgação não prejudica a administração. 
➢ Sigilosos - os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento 
restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e 
divulgação. 
 
Graus de sigilo 
Sobre o assunto, devemos considerar a recente Lei de Acesso à 
Informação (Lei Federal n° 12.527/11), que entrou em vigor há pouco; e o Decreto 
Federal nº 4.553/02, que trata dos documentos e material de caráter sigiloso para a 
Administração Pública. As normas citadas atribuem graus de sigilo, sua classificação e o 
período pelo qual o documento dever permanecer sigiloso. 
Segundo a necessidade do sigilo e quanto à extensão do meio em que pode 
circular, são quatro os graus de sigilo e as suas correspondentes categorias, em ordem 
do maior para o menor grau de sigilo: 
➢ ultrassecreto; 
➢ secreto; 
➢ confidencial; 
➢ reservado. 
 
A classificação de ultrassecreto é dada aos assuntos que requeiram excepcional 
grau de segurança e cujo teor ou características só devam ser do conhecimento de 
pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. 
São assuntos normalmente classificados como ultrassecretos aqueles da política 
governamental de alto nível e segredos de Estado. 
Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurança e cujo 
teor ou características podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem 
intimamente ligadas ao estudo ou ao seu manuseio, sejam autorizadas a deles tomar 
conhecimento, funcionalmente. 
São assuntos geralmente classificados como secretos os referentes a planos, 
programas e medidas governamentais; os assuntos extraídos de matéria ultrassecreta 
que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original, necessitam de 
maior difusão, tais como: planos ou detalhes de operações militares; planos ou detalhes 
de operações econômicas ou financeiras; aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já 
existentes; dados de elevado interesse sob aspectos físicos, políticos, econômicos, 
psicossociais e militares de países estrangeiros e meios de processos pelos quais foram 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
obtidos; materiais criptográficos importantes que não tenham recebido classificação 
inferior. 
A classificação de confidencial é dada aos assuntos que, embora não requeiram 
alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não-autorizada pode ser 
prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos. 
São assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal, 
material, finanças e outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes, como 
por exemplo: informações sobre a atividade de pessoas e entidades, bem como suas 
respectivas fontes; radiofrequência de importância especial ou aquelas que devam ser 
usualmente trocadas; cartas, fotografias aérease negativos que indiquem instalações 
consideradas importantes para a segurança nacional. 
Reservados são os assuntos que não devam ser do conhecimento do público, em 
geral. Recebem essa classificação, entre outros, partes de planos, programas e projetos 
e as suas respectivas ordens de execução; cartas, fotografias aéreas e negativos que 
indiquem instalações importantes. 
Seguem as tabelas de classificação: 
 
 
Atenção: Talvez por uma falha do legislador, apesar de a Lei de Acesso à 
Informação já estar em vigor, o texto do Decreto 4.553/02 não foi modificado e nem 
revogado explicitamente, mesmo que a Lei tenha trago alterações. Portanto, é 
fundamental que fiquem atentos a este detalhe: caso o item se refira à classificação e 
período de tempo do Decreto, considerem a primeira tabela; caso se refira à 
classificação e período de tempo segundo a Lei, considerem a segunda tabela. 
Além disso, a Lei não prevê explicitamente a possibilidade de prorrogação dos 
prazos, como o Decreto; Prevê apenas sua redução. 
Então caso a questão dê margem à dupla interpretação, ou seja elaborado em 
desacordo com a legislação, será objeto de recurso de muitos candidatos. 
Ainda, como se trata de uma Lei recente e cujo tema é polêmico, a mesma pode 
ser assunto em provas de atualidades ou discursivas. 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
 
 
2. ARQUIVO 
2.1 - CONCEITO DE ARQUIVO 
Uma visão moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck, arquivista dos 
Estados Unidos: Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e 
recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, 
arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. 
Segundo a Lei nº 8.159/91, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos 
produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades 
privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa 
física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. 
 
2.2 - FINALIDADE E FUNÇÃO DOS ARQUIVOS 
Podemos destacar como finalidades do arquivo: 
1 – Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso 
técnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente; 
2 – Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de 
acondicionamento, levando em consideração temperatura, umidade e demais aspectos 
que possam danificar os mesmos; 
3 – Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos 
pelos diversos setores da instituição, de forma a atender rapidamente à demanda pelas 
informações ali depositadas. 
Para alcançar estes objetivos é necessário que o arquivo disponha dos seguintes 
requisitos: 
a. contar com pessoal qualificado e em número suficiente; 
b. estar instalado em local apropriado; 
c. dispor de instalações e materiais adequados; 
d. utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria 
arquivística moderna; 
e. contar com normas de funcionamento; 
f. contar com dirigente qualificado, preferencialmente formado em arquivologia. 
Para Marilena Leite Paes, “a principal finalidade dos arquivos é servir a 
administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
da história”. Destaca ainda que a “função básica do arquivo é tornar disponível as 
informações contidas no acervo documental sob sua guarda”. 
 
2.3 – IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO 
Os homens quando passaram a um estágio de vida social mais organizados 
compreenderam o valor dos documentos e começaram a reunir, conservar e 
sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resumo de suas atividades 
políticas, sociais, econômicas, religiosas e até mesmo em suas vidas particulares. Assim 
surgiram os arquivos destinados não só à guarda dos tesouros culturais da época mas 
também com a finalidade de proteger a integridade dos documentos que atestavam a 
legalidade de seus patrimônios, bem como daqueles que contavam a história de sua 
grandeza. 
Em uma empresa, as informações existentes devem estar devidamente 
organizadas e, ao mesmo tempo, estabelecer critérios de prioridade quanto a sua 
manipulação para decidir o que fazer no momento exato. Tudo isso só pode acontecer 
se existir um arquivo, seja ele convencional, micrográfico ou automatizado, com 
objetivo de fornecer informações vitais para a manutenção das necessidades 
empresariais ou de quaisquer outras. 
 
2.4 – TIPOS DE ARQUIVAMENTO 
A posição em que são dispostos fichas e documentos, e não a forma dos móveis, 
distinguirá os tipos de arquivamento. São eles: Horizontal e Vertical. 
➢ Horizontal – os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados 
em caixas, estantes ou escaninhos. É amplamente utilizado para plantas, mapas e 
desenhos, bem como nos arquivos permanentes. Seu uso é, desaconselhável nos 
arquivos correntes, uma vez que para se consultar qualquer documentos é necessário 
retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a localização da informação. 
➢ Vertical – os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo 
sua rápida consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos 
ou fichas. 
 
Órgãos de Documentação 
Arquivo 
O arquivo guarda documentos com finalidades funcionais. Os documentos de 
arquivo são ACUMULADOS de forma orgânica e natural, geralmente em exemplar único 
ou limitado número de cópias ou vias. Os documentos que tratam do mesmo assunto 
ou assuntos correlatos são mantidos como um conjunto, e não como peças isoladas. Por 
isso o documento de arquivo possui muito mais valor quando inserido em seu conjunto 
do que fora dele (caráter orgânico). Os documentos são unidos pela sua origem ou 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
proveniência (princípio que estudaremos mais adiante), tem como principal suporte 
utilizado o papel e principal gênero o textual (também estudaremos mais adiante). O 
arquivo é órgão receptor e seu público são os administradores (ou quem tenha 
produzido seus documentos) e pesquisadores. Sua função é provar e testemunhar. 
 
Biblioteca 
A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas e culturais. 
Seus documentos são obtidos por compra, doação ou permuta de diversas fontes, 
e tratados como peças isoladas. Esses documentos existem em vários exemplares, são 
unidos pelo seu conteúdo e, em sua maior parte, são impressos. Os documentos da 
biblioteca são COLECIONADOS, e seu público é formado por pesquisadores, estudantes 
e cidadão comuns. Sua função é instruir e educar. 
 
Centro de Documentação / Informação 
O centro de documentação ou de informação agrupa qualquer tipo de documento 
de qualquer fonte, sendo necessária uma especialização para que funcionem de forma 
eficiente. Seus documentos são geralmente reproduções (audiovisuais) ou referências 
(bases de dados). Sua finalidade é simplesmente informar. 
 
Museu 
O museu é órgão de interesse público, guarda documentos com finalidades de 
informar e entreter. Suas peças são dos mais variados tipos e dimensões, dependendo 
de sua especialização. Por serem objetos, são classificados como tridimensionais. 
Estes são os quatro órgãos de documentação que aparecem em provas de 
concursos. Ao dar atenção aos termos destacados, o candidato poderá facilmente 
diferenciar estes órgãos e não errar questões. 
 
3. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 
Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são estudados, eles podem ser 
classificados segundo: 
➢ as entidades mantenedoras (públicos ou privados); 
➢ a natureza dos documentos (especial ou especializado); 
➢ aos estágios de sua evolução (corrente, intermediário e permanente); 
➢ à extensão de sua atuação (setorial e central). 
 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
Classificação quanto à entidade mantenedora: quanto à entidade mantenedora 
os arquivos podem ser públicos ou privados. 
Osarquivos públicos são aqueles produzidos por documentos de caráter público. 
São de responsabilidade do Estado e devem estar disponíveis para consulta por parte 
dos cidadãos, exceto os documentos de caráter sigilosos. 
Os arquivos privados são aqueles mantidos por pessoas físicas ou por instituições 
de caráter privado. São documentos que dizem respeito a suas atividades particulares, 
e, portanto, não é obrigatória a sua disponibilidade para consulta da sociedade. 
Contudo, existe a possibilidade de esses arquivos serem declarados de interesse público, 
por meio de decreto presidencial através de parecer favorável do CONARQ. Caso isso 
ocorra, seu mantenedor terá o dever de zelar pelos documentos e deixá-los à disposição 
do Estado. 
Existe ainda outra classificação, atribuída pela autora Marilena Leite Paes, em que 
os arquivos podem ser: públicos, comerciais, institucionais e pessoais ou familiares. 
Públicos: mantidos por instituições de caráter público. 
Comerciais: mantidos por instituições com fins lucrativos. 
 
Institucionais: mantidos por instituições sem fins lucrativos. 
Familiares ou pessoais: mantidos por pessoas ou famílias. 
 
Então, quanto à entidade mantenedora, os arquivos classificam-se em públicos ou 
privados. Quando mencionar a autora acima, classificam-se me públicos, comerciais, 
institucionais e pessoais ou familiares. 
 
Classificação segundo a natureza dos Documentos 
Arquivos especiais - Chama-se arquivo especial aquele que tem sob sua guarda 
documentos de tipos diversos – iconográficos, cartográficos, audiovisuais – ou de 
suportes específicos – documentos em CD, documentos em DVD, documentos em 
microfilme – e que, por esta razão, merece tratamento especial não apenas no que se 
refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle, 
conservação etc. 
Arquivo especializado - Aquele que guarda documentos de determinado assunto 
específico, independentemente da forma física que apresentam, como, por exemplo, os 
arquivos médicos, os arquivos jornalísticos e os arquivos de engenharia. 
Classificação quanto à extensão de atuação: quanto à extensão de sua atuação, 
os arquivos podem ser setoriais ou centrais (ou gerais). 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
Os arquivos setoriais são aqueles que estão localizados próximos aos seus 
produtores. Esse arquivo guarda os documentos próximos aos interessados diretos para 
facilitar e agilizar a sua localização e utilização. Encontram-se principalmente em 
empresas, órgãos e entidades de grande porte, ou de estrutura administrativa complexa 
(vários departamentos, várias filiais, etc). Por exemplo: o arquivo de uma rede de 
supermercados pode ser separado por filial, por setor de atuação (Depto. Financeiro, de 
RH, Compras, etc). 
Os arquivos centrais ou gerais são aqueles que guardam todos os documentos de 
uma entidade em um só lugar. É utilizado principalmente por empresas e órgãos de 
médio e pequeno porte, ou por instituições de estrutura administrativa simples (poucos 
departamentos, poucos órgãos, apenas um local para instalações físicas, etc). Por 
exemplo: o arquivo de uma empresa que funcione em apenas um edifício, um órgão 
pequeno, um consultório medico, etc. 
É importante ressaltar que esta classificação se aplica somente aos arquivos 
correntes! Somente estes podem ser divididos em setorial ou geral. 
Quanto à Espécie/Tipologia Documental: os documentos são classificados de 
acordo com seu aspecto formal (aparência que assume de acordo com as informações) 
e sua função (o objetivo para o qual o documento foi produzido). 
Como exemplo, temos o Contrato. O contrato apresenta as informações de forma 
que se possa identificá-lo como contrato: possui identificação das partes, do objeto, das 
condições, cláusulas, etc. O contrato então é uma espécie documental (considerando o 
aspecto formal). 
Para saber a tipologia documental, ou simplesmente tipo, acrescentamos a 
função. No caso do contrato, acrescentamos, por exemplo, aluguel de imóvel. Então a 
função do contrato é realizar um acordo de aluguel de imóvel. Em resumo, temos o 
contrato (espécie) de aluguel (função). Essa idéia pode ser aplicada a vários outros 
documentos. 
Vejamos alguns exemplos: 
• Alvará (espécie) / Alvará de funcionamento (tipo) 
• Declaração (espécie) / Declaração de bens (tipo) 
• Relação (espécie) / Relação de bens patrimoniais (tipo) 
 
É muito importante também conhecer dois outros conceitos: formato e forma. 
O formato é a configuração física que o suporte assume. 
Ex: suporte 
papel => livro, caderno, folheto, cartaz, etc. 
 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
A forma é o estágio de preparação do documento, o seu estado de produção atual. 
Ex: rascunho, minuta, original e cópia. 
Classificação segundo os Estágios de Sua Evolução 
A Arquivologia adota a chamada Teoria das três idades ou Ciclo vital dos 
documentos para classificar os estágios ou fases por que passam os documentos dentro 
da instituição. Este é com certeza o assunto mais presente em provas de concursos 
públicos, destacadamente os promovidos pelo Cespe-UnB, que exige do candidato o 
entendimento de como esta teoria é aplicada na prática. 
Essas fases são definidas por Jean-Jacques Valette (1973) como as três idades dos 
arquivos: corrente, intermediária e permanente, e são assim descritas: 
1. Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído de documentos em curso ou 
consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os 
receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso. Por 
documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante 
de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para 
atingirem a finalidade para a qual foram criados . 
2. Arquivo de segunda idade ou intermediário, constituído de documentos que 
deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e 
os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar 
um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados 
próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é 
transitória. São por isso também chamados de limbo ou purgatório, sendo estes 
termos adotados na Grã-Bretanha para designar esta fase. 
3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constituído de documentos que 
perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu 
valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e 
sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos são 
arquivados de forma definitiva” 
Estas fases são complementares, pois os documentos podem passar de uma fase 
para outra, e para cada uma corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar 
os documentos e, consequentemente, uma organização adequada, ou seja, as unidades 
de acondicionamento (pastas, catálogos etc.), adotadas na fase corrente serão 
substituídas por unidades mais adequadas ao funcionamento da fase intermediária, 
que, por sua vez, adotara acondicionamento diferente da fase permanente. 
Para entender o funcionamento do ciclo vital, torna-se necessário compreender 
alguns termos técnicos da Arquivologia, como a valoração, prazo de guarda e destinação 
final dos documentos. 
 
Valoração dos Documentos 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
Basicamente, o documento é guardado pela instituição enquanto o mesmo 
possuir valor para a mesma, e esse valor, quando existir, se apresentará em uma das 
seguintes formas: administrativo ou histórico. 
Valor administrativo: O valor administrativo, também chamado de primário, 
refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituição. É o 
valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo 
administrativo) e por isso está presente em todo documento quando de sua criação. É 
um valor temporário,ou seja, todo documento, em determinado momento de sua 
existência, perderá seu valor administrativo, quando atingir todas as finalidades que se 
possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituição. Este valor também é 
chamado, por alguns autores, de valor funcional, em virtude de suas características. 
Valor histórico: O valor histórico, também chamado de secundário, refere-se à 
possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram 
originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa e 
informação para terceiros e para a própria administração. O documento, após perder 
seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor histórico, e uma vez tendo-o 
adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o documento jamais o perderá. 
Enquanto o documento tiver valor administrativo (primário), ele será arquivado, 
em uma instituição que aplique a Teoria das 3 Idades, nas fases correntes ou 
intermediária. Quando perde o valor administrativo, o documento pode ser eliminado, 
desde que não adquira valor histórico (secundário), ou ser recolhido à fase permanente, 
quando adquirir este valor. Uma vez que o valor histórico é definitivo, podemos concluir 
que o documento histórico, também chamado de documento permanente ou 
documento de 3a idade, jamais será eliminado ou destruído. 
Prazo de Guarda dos Documentos 
Prazo de guarda é o período em que o documento deve ser mantido nos arquivos 
correntes e intermediário. O prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do 
documento, de acordo com os seguintes fatores: 
➢ frequência de uso das informações contidas nos documentos; 
➢ existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal de documentos (prazos 
prescricionais); 
➢ existência de outras fontes com as mesmas informações (documentos 
recapitulativos); 
➢ necessidade de guarda dos documentos por precaução, em virtude das práticas 
administrativas (prazos precaucionais). 
O período em que o documento deverá ficar arquivado na fase corrente será 
chamado, tecnicamente, de prazo de guarda na fase corrente e, naturalmente, o 
período definido para o mesmo na fase intermediária será o prazo de guarda na fase 
intermediária. O termo prazo de guarda, quando não houver explicitação de fase será, 
portanto, a soma das duas fases em questão. 
 
Destinação final dos Documentos 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
Todo documento, ao término de seu ciclo vital, deverá ser encaminhado à sua 
destinação final, que ocorrerá no momento em que o mesmo tenha perdido seu valor 
administrativo. A destinação final do documento poderá ser: eliminação ou guarda 
permanente. 
➢ Eliminação: quando o documento não tiver valor histórico; 
➢ Guarda permanente: quando o documento tiver valor histórico. 
É natural que o candidato, a essa altura, ciente de tais informações, se pergunte: 
- Quanto tempo um documento deverá permanecer na fase corrente? 
 - Quando o documento sairá da fase corrente para a fase intermediária? 
- Como saber se o documento tem ou não valor histórico? 
Tabela de temporalidade 
É o instrumento resultante da etapa de Avaliação dos documentos e que 
determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária 
(período em que o mesmo será guardado nestas fases), bem como sua destinação final 
(eliminação ou recolhimento para guarda permanente). A Tabela de Temporalidade será 
elaborada por uma Comissão chamada de Comissão Permanente de Avaliação de 
Documentos ou Comissão de Análise de documentos e será aprovada por autoridade do 
órgão para que possa ser aplicada na instituição. 
Cada instituição criará a sua tabela, que deverá contemplar o conjunto de 
documentos existentes na mesma. Uma vez concluída e aplicada a Tabela de 
Temporalidade, eventuais alterações ou inclusões deverão ser submetidas à Comissão 
que a criou, a fim de serem novamente avaliadas. Na tabela, cada documento terá seu 
próprio prazo para as fases correntes e intermediária, bem como a destinação final 
(eliminação ou recolhimento para guarda permanente). Portanto, não há prazo de 
guarda padrão nem máximo para os documentos nas fases corrente e intermediária; 
cada documento terá seu próprio prazo, de acordo com o estabelecido pela Comissão 
de Análise quando da elaboração da tabela. 
Veja a seguir a estrutura da Tabela de Temporalidade, com alguns dados 
hipotéticos: 
 
 
Os prazos acima variarão de acordo com o documento, podendo haver 
documentos com maior ou menor prazo de guarda nas fases corrente e intermediária, 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
bem como documentos destinados à eliminação e à guarda permanente. Em geral, 
documentos que demonstram a origem da instituição, bem como a forma como esta 
funciona (normas, regulamentos e outros) têm caráter histórico e serão preservados na 
fase permanente. 
 
 Informações importantes 
1) Todo documento será criado na fase corrente; 
2) A fase corrente será composta pelos arquivos setoriais, localizados nos próprios 
setores que produzem os documentos, e pelo arquivo central, também chamado de 
arquivo geral, que estará localizado próximo aos setores; 
3) Após cumprir seu prazo na fase corrente, os documentos poderão, de acordo 
com a Tabela de Temporalidade da instituição, serem eliminados, transferidos (para a 
fase intermediária) ou recolhidos (para a fase permanente); 
4) Após cumprir seu prazo na fase intermediária, os documentos poderão, de 
acordo com a Tabela de Temporalidade da instituição, serem eliminados ou recolhidos 
(para a fase permanente); 
5) Os documentos históricos serão recolhidos à fase permanente, onde jamais 
serão eliminados; 
6) A eliminação poderá ocorrer em duas das três fases do ciclo vital (corrente ou 
intermediária) e nunca na terceira (permanente); 
 
 
4. ADMINISTRAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS CORRENTES 
Para administrar arquivos correntes é necessária a utilização de uma metodologia 
para o fim de CONTROLAR a criação, o uso, a manutenção, a guarda, o descarte ou a 
preservação dos documentos, visando alcançar a recuperação da informação e a 
disponibilizar para pesquisa, envolvendo medidas administrativas e operacionais como 
a coordenação de pessoal, espaço físico e equipamento (material permanente e de 
consumo). 
Os arquivos correntes correspondem às atividades de recebimento, registro, 
distribuição, movimentação e expedição dos documentos correntes, por suas atividades 
encontra-se na estrutura organizacional das instituições a designação de órgãos de 
Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicação ou outras denominações similares. 
Embora as atividades de protocolo, expedição e arquivo corrente sejam distintos, 
o ideal é que funcionem de forma integrada, com vistas à racionalização de tarefas 
comuns, são distribuídas em cinco setores as atividades dos arquivos correntes: 
 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
a) Protocolo – que inclui como setores de recebimento e classificação: 
Recebimento e Classificação - Receber, separar e distribuir as correspondências oficiais 
das particulares; Apor carimbo de protocolo – numerador/datador, sempre que 
possível, no canto superior direito do documento; anotar abaixo do número e da data a 
primeira distribuição e o código de assunto, se for o caso; elaborar o resumo do assunto 
a ser lançado na ficha de protocolo; encaminhar os papéis ao setor de registro e 
movimentação etc.; 
Registro e Movimentação - Preparar ficha de protocolo, em duas vias anotando: 
número de protocolo, data de entrada, procedência, espécie, número e data do 
documento, código e resumo do assunto, primeira distribuição; anexar a segunda via da 
ficha ao documento encaminhando-o ao seu destinatário; arquivar as fichas do 
protocolo em ordem numérica; encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de 
acordo com despacho de autoridade competente; etc. 
 
b) Expedição – que como rotina receber a correspondência enviada do protocolo; 
verificarse não faltam folhas ou anexos; numerar e completar a data, no original e nas 
cópias; separa original das cópias; expedir o original, com os anexos se for o caso, 
malotes ou em mãos; 
Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, 
ao setor de arquivo. 
 
c) Arquivar – a função primordial dos arquivos é disponibilizar as informações 
contidas nos documentos para tomada de decisão e comprovação de direitos e 
obrigações. 
 
d) Empréstimo e consulta – sem dúvida é uma das atividades nobre dos arquivos, 
pois todo o trabalho arquivístico, do recebimento ao arquivamento, é desenvolvido 
visando à recuperação rápida e completa da informação. De modo geral, os documentos 
só podem ser consultados ou cedidos, por empréstimo, aos órgãos que os receberam 
ou produziram, aos órgãos encarregados das atividades a que se referem os 
documentos e às autoridades superiores, na mesma linha hierárquica. 
 
e) Destinação – Há documentos que frequentemente são usados como referência, 
há outros aos quais se faz referencia com menos frequência ou quase não são usados e 
ainda aqueles que, após a conclusão do assunto, não sofrem nenhum uso ou referência. 
Devido a essas diferenças relativas ao valor e à frequência de uso dos documentos, 
a avaliação, a seleção, a eliminação de documentos devem ser cuidadosamente 
estudadas, planejadas e implantadas. 
5. ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVO 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
A organização de arquivos pressupõe o desenvolvimento de fases constituídas em: 
 
➢ LEVANTAMENTO DE DADOS 
Deve-se buscar na estrutura (organograma) as alterações que a empresa sofreu 
aprovadas em estatuto e normas além de buscar entender as finalidades, funções a 
atividades, o volume da documentação, o gênero dos documentos (escritos, 
audiovisuais etc.), as espécies de documentos mais frequentes (cartas, relatórios etc.), 
os modelos e os formulários, bem como os métodos de arquivamento adotados e 
conceito de conservação dos documentos. 
 
Legislação pertinente: 
- âmbito externo à empresa: leis, decretos, resoluções, normas e procedimentos 
- âmbito da instituição (interno): estatuto, regimentos, atos normativos 
- âmbito do arquivo: normas, manuais, regulamentos 
 
Organização 
- organograma: gráfico que representa a organização formal da instituição 
delineada pelo estudo, permitindo a visualização dos diversos órgãos que integram a 
organização e seus respectivos níveis hierárquicos. 
- Funciograma: gráfico que amplia partes setoriais do organograma tornando 
claras as atividades de cada um de seus órgãos. 
 
Documentação 
- gênero: textuais, audiovisuais, cartográficos etc.; 
- tipo (espécie): cartas, faturas, relatórios, projetos, atas, listagem de computador; 
- volume: total e média de arquivamento efetivados por dia, por mês; 
- estado físico: necessidade de restauração. 
 
Processos 
- rotinas e formulários em uso na empresa; 
- registros e protocolo (receber, separar, distribuir, encaminhar, classificar a 
correspondência com base no código de assuntos adotado, se for o caso, carimbar, 
data); 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
- arranjo e classificação documental. 
 
Recursos 
- Humanos: todas as pessoas que são usadas para otimizar o funcionamento da 
empresa (nível das pessoas, escolaridade); 
- físico: móveis, edifícios, material de consumo, equipamento; 
- ambientais: extensão, iluminação, umidade, proteção. 
 
➢ ANÁLISE DE DADOS COLETADOS 
Em resumo, a etapa de análise dos dados coletados consiste em verificar se a 
estrutura, as atividades e a documentação de uma instituição correspondem à sua 
realidade operacional. O diagnóstico aponta os pontos de atrito, as falhas ou lacunas no 
complexo administrativos onde o arquivo está sendo organizado. 
 
➢ PLANEJAMENTO 
Coletados os dados necessários, feita a sua análise e verificada a localização do 
arquivo na empresa, a próxima etapa é elaborar o plano arquivístico para que cumpra 
seus objetivos, em todos os estágios de sua evolução – corrente, intermediário e 
permanente. 
Esse plano precisa contemplar as disposição legais e as necessidades da 
instituição, devendo estar divido em três partes: 
1ª parte – Síntese da situação real encontrada; 
2ª parte – Análise e diagnóstico da situação; 
3ª parte – Projeto propriamente dito, com prescrições, recomendações, 
procedimento a serem adotados e prioridades para sua implantação. 
 
IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO 
A última fase para a organização de um arquivo é a implantação do projeto 
arquivístico e seu acompanhamento. 
 
CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS 
Os acervos de bibliotecas e arquivos são em geral constituídos de livros, mapas, 
fotografias, manuscritos etc. que utilizam, em grande parte, o papel como suporte da 
informação, além de tintas das mais diversas composições. 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
O papel, por mais variada que possa ser sua composição, é formado basicamente 
por fibras de celulose proveniente de diferentes origens. A acidez e a oxidação são os 
maiores processos de deterioração química da celulose, também há outros agentes de 
deterioração que são os insetos, roedores e o próprio homem. 
Embora, com muita frequência, não possamos eliminar totalmente as causa do 
processo de deteriorização dos documentos, com certeza podemos diminuir 
consideravelmente seu ritmo, através de cuidados com o ambiente, o manuseio, mas 
intervenções e a higiene, entre outros. 
Estabilizar um documento é, portanto, interromper um processo que esteja 
deteriorando o suporte e/ou seus agregados, através de procedimentos mínimos de 
intervenção. Por exemplo: estabilizar por higienização significa que uma limpeza 
mecânica corrige o processo de deteriorização. 
 
 Preservação - É um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, 
política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da 
integridade dos materiais. 
 
Conservação - É um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o 
processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e 
de tratamento específicos (higienização, reparos e acondicionamento). 
Neste sentido pode-se verificar que o projeto arquitetônico de um edifício de 
arquivo, a manutenção das instalações, um plano de emergência, o controle das 
condições físicas e ambientais, a educação de empregados e a conscientização do 
usuário em relação ao uso dos acervos são aspectos que devem ser acompanhados e 
administrados por um arquivista como parte de um programa de conservação. 
 
Restauração - É um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a 
reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e 
do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico. 
 
6. MATERIAL DE ARQUIVO 
 
Na estrutura de um setor de arquivo devemos considerar, além dos seus objetivos, 
dois aspectos fundamentais: o material permanente e o material de consumo; ou seja, 
o material arquivístico. 
O material permanente deve ser obrigatoriamente cadastrado e incluído no 
inventário da instituição, que relaciona todo o seu patrimônio. Já o material de 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
consumo, denominado arquivístico, não deve ser incluído no inventário, pois tem 
duração média inferior a três anos e é constantemente substituído. 
Material Permanente: Arquivos, estantes ou armações, armários, fichários, etc. 
 
Material de Consumo: Pastas, etiquetas, projeções, fichas, guias e material de 
escritório (lápis, canetas, grampos, papeis, etc.). 
 
 
 
7. MICROFILMAGEM 
A invenção da microfilmagem é atribuída ao inglês John Benjamin Dancer, 
fabricante de aparelhos óticos que em 1839, deslumbrou seus amigos, reduzindo um 
documento tamanho ofício a uma imagem de menos de meio centímetro. Em 1925 
George MacCarthy, funcionário de um banco de Nova York, desenvolveu um sistema 
para microfilmar chequescom o objetivo de preservar na forma do filme os registros 
das transações bancárias. 
Hoje, o microfilme representa um papel significativo na administração pública e 
particular. Reduzindo custos de manutenção, acelerando o processo de informação, 
diminuindo as áreas quadradas ocupadas pelos arquivos convencionais, protegendo a 
documentação contra danos materiais e simplificando as tarefas de rotina 
administrativa. 
O microfilme é uma cópia fotográfica de algum tipo de documento reduzido a uma 
pequena fração do formato original. Pelo seu tamanho não é legível a olho nu; apesar 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
da extrema redução, mantém as características fiéis do documento e pode ser lida 
através da ampliação da imagem num vídeo de um leitor ou aparelho de leitura. 
São os vários formatos que pode assumir o microfilme na sua apresentação final 
como instrumento de arquivo ou de recuperação da informação. 
Podem ser confeccionados para utilização em forma de rolos de filmes com várias 
larguras e comprimentos, ou ainda, em forma de fichas de diferentes tipos e tamanhos. 
8. PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS 
A Arquivologia, enquanto ciência, possui princípios que devem orientar seus 
trabalhos e estudos. Esses princípios são utilizados desde o final do século XIX e 
constituem a própria base da Arquivística Moderna. Vamos a eles: 
 
Princípio da Proveniência ou do Respeito aos Fundos: Este é o mais importante 
princípio da Arquivologia. Ele afirma que os documentos e arquivos originários de uma 
pessoa ou instituição devem manter sua individualidade, não podendo ser misturados 
com os arquivos de origem diversa. Como veremos mais adiante, os documentos de 
arquivo são complementares, e possuem mais valor quando em seu conjunto. O arquivo 
deve refletir a organização e funcionamento de seu produtor, razão pela qual não deve 
ser alterado (ter documentos retirados, acrescidos de forma indevida ou misturados 
com os de outras pessoas ou instituições). Ao conjunto arquivístico de uma pessoa ou 
entidade chamamos de “fundo arquivístico”. 
 
Princípio da Organicidade: Este deriva do Principio da Proveniência. A 
organicidade é a qualidade segundo a qual os documentos devem manter uma 
organização que reflita fielmente a estrutura, funcionamento e relações internas e 
externas de seu produtor. 
 
Princípio da Ordem Original: Princípio segundo o qual o arquivo deve conservar o 
arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu. Este princípio 
enuncia que, considerando as relações estruturais e funcionais que presidem a origem 
dos arquivos, a sua ordem original deve ser mantida quando o mesmo for recolhido, 
pois garante sua organicidade. 
 
Princípio da Unicidade: É a qualidade pela qual os documentos de arquivo, 
independente de sua forma, espécie, tipo ou suporte, preserva seu caráter único, pelo 
contexto de sua produção. Os documentos são criados por uma atividade específica e 
para atender a necessidade determinada; portanto, mesmo que haja outro documento 
igual no arquivo, ainda assim eles serão únicos, pois as atividades e necessidades que 
motivaram sua produção são únicas. 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
 
Princípio da Indivisibilidade ou Integridade Arquivística: Também derivado do 
Principio da Proveniência, É a qualidade pela qual os fundos devem manter-se 
preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou 
acréscimos indevidos de peças documentais. Como dito anteriormente, os fundos de 
arquivo devem refletir a estrutura e o funcionamento da instituição, e os documentos 
que o compõem têm muito mais valor quando no seu conjunto do que fora dele. 
Portanto, os fundos devem manter-se completos para refletir o mais fielmente possível 
o seu produtor, o que não ocorrerá se o mesmo não estiver íntegro. 
 
Princípio da Cumulatividade: Este princípio afirma que os arquivos são uma 
formação progressiva, natural e orgânica. Diferente da biblioteca e de outros órgãos de 
documentação (que veremos mais adiante), em que a cumulação de documentos se dá 
de forma gradativa (com a aquisição dos documentos por compra, permuta ou doação), 
o arquivo acumula seus documentos conforme seu produtor realiza suas atividades. Os 
documentos de arquivo são, então, um produto imediato, natural e direto dessas 
atividades. 
 
Princípio da Territorialidade: Este princípio, nascido de questões políticas pelas 
fronteiras do Canadá, é utilizado no sentido de definir o domicílio legal dos documentos, 
ou seja, a “jurisdição”, o local onde serão produzidos seus efeitos. Essa jurisdição do 
documento deve ser definida conforme a área territorial, a esfera de poder e o âmbito 
administrativo onde foi produzido ou recebido o documento. O documento deve se 
manter o mais próximo possível do local onde foi produzido, seja uma instituição, uma 
região específica ou uma nação. Como exceção deste princípio, não se aplica a 
documentos produzidos por acordos diplomáticos ou por ações militares. 
 
Teoria das Três Idades: Também conhecida como Ciclo Vital dos Documentos, ou 
Estágio de Evolução dos Arquivos, esta teoria constitui um verdadeiro marco na história 
da Arquivística. Ela afirma que os documentos de um arquivo passam por estágios 
conforme seus valores mudam. Quando um documento é produzido, ele possui um valor 
primário, que é sua importância para a atividade que o gerou. Contudo, esse valor é 
temporário: cessa logo que a atividade acaba. Mas alguns documentos (não todos) ainda 
possuem o valor secundário, que é sua importância para outras atividades ou outros 
campos diferentes daqueles que o geraram (podem ser importantes para a pesquisa 
histórica, ou para a cultura de uma sociedade, por exemplo). Esse valor é definitivo, e 
todo documento que o possui deve ser preservado permanentemente. 
 
Princípio da Reversibilidade: É a qualidade pela qual os procedimentos, métodos, 
decisões e processos adotados no arquivo são reversíveis, ou seja, podem ser 
“desfeitos”. São exemplos: a passagem de documentos entre as fases, a atribuição de 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
código de assunto a um documento, a tramitação e arquivamento, etc. Como exceção 
prática a aplicação desse princípio, ou seja, operações que não podem ser desfeitas, 
podemos citar a expedição de documentos (uma vez que o documento sai, não há como 
recuperá-lo, devendo ser emitido outro solicitando a desconsideração) e a eliminação 
de documentos (o documento eliminado jamais pode ser recuperado). 
 
Princípio da Pertinência ou Temático: É a qualidade pela qual os documentos, 
quando recolhidos a uma instituição arquivística, devem ser reclassificados e 
reorganizados por assuntos, independentemente da sua proveniência e organização 
originais. Este conceito não é mais adotado na Arquivística por ir de encontro ao 
Princípio da Proveniência. Se todos os documentos são classificados e reorganizados de 
acordo com um plano geral, desprezando a organização original, o conjunto perderá sua 
razão de ser, que é refletir e mostrar as atividades e organização das instituições. 
Atenção: Existem ainda outros princípios que dificilmente aparecerão em provas, 
mas que podem confundir. São eles: 
Princípio da Pertinência Funcional ou Proveniência Funcional: Este princípio 
determina que os documentos devam ser transferidos de uma autoridade a outra 
quando ocorrer mudanças políticas ou administrativas, para garantir a continuidade 
administrativa. Também está em desuso. 
 
Princípio da Pertinência Territorial: Este princípio afirma que os documentos 
deveriam ser transferidos para a custódia de arquivos com jurisdição arquivística sobre 
o território ao qual se reporta o seu conteúdo, sem levar em conta o lugar em que foram 
produzidos. 
 
Princípio da Proveniência Territorial: Este princípio, contrário ao anterior, afirma 
que os documentos deveriam ser conservados em serviços de arquivos do território no 
qual foram produzidos, com exceçãodaqueles produzidos por operações militares ou 
representações diplomáticas. 
 
9. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO 
A finalidade do arquivo é servir à administração. Neste sentido, deve propiciar o 
acesso imediato a informação desejada, de modo eficiente e eficaz, facilitando a tomada 
de decisão; a escolha do método de arquivamento tem que ser determinada pela 
natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da Organização. 
Para o arquivamento e ordenação dos documentos no arquivo, devemos 
considerar tantos os métodos quanto os sistemas. Os Sistemas de Arquivamento nada 
mais são do que a possibilidade ou não de recuperação da informação sem o uso de 
instrumentos. 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
Quando NÃO HÁ essa necessidade, dizemos que é um sistema direto de busca 
e/ou recuperação, como por exemplo, os métodos alfabético e geográfico. 
Quando HÁ essa necessidade, dizemos que é um sistema indireto de busca e/ou 
recuperação, como são os métodos numéricos. 
Existe ainda outro sistema, chamado semidireto, que serve apenas para agregar o 
método alfanumérico. Este método se caracteriza pela “necessidade parcial” da 
utilização de instrumentos de pesquisa. Por exemplo, precisamos de uma tabela para 
localizar uma estante, mas não para localizar uma gaveta ou prateleira: a partir da 
localização da estante, a prateleira será localizada de forma direta. 
Os métodos de Arquivamento são os CRITÉRIOS que determinam o modo, a ordem 
de guarda de documentos em um arquivo para posterior busca dos mesmos 
(recuperação da informação). Esses métodos de arquivamento são divididos em duas 
classes, os básicos e os padronizados (não confundir com a divisão em dois sistemas, o 
direto e o indireto). 
Pertencem à classe dos básicos quatro métodos: alfabético, numérico, geográfico 
e ideográfico. À classe dos padronizados pertencem outros cinco métodos: variadex, 
automático, soundex, mnemônico e rôneo. Vamos observar (e guardar) os esquemas: 
 
BÁSICOS 
➢ MÉTODO ALFABÉTICO 
É o mais simples. O elemento principal a ser considerado é o nome das pessoas 
físicas ou jurídicas. Neste método, as fichas ou pastas são colocadas rigorosamente na 
ordem alfabética, respeitando-se as regras de alfabetação. 
 
REGRAS DE ALFABETAÇÃO 
O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de alfabetação, 
e que são as seguintes: 
1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o 
prenome. 
Exemplo: 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
João Barbosa 
Pedro Álvares Cabral 
Paulo Santos 
Maria Luísa Vasconcelos 
Sistemas 
Direto 
Indireto 
 
Arquivam-se: 
 
Barbosa, João 
Cabral, Pedro Álvares 
Santos, Paulo 
Vasconcelos, Maria Luísa 
 
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do 
prenome. 
 
Exemplo: 
 
Aníbal Teixeira 
Marilda Teixeira 
Paulo Teixeira 
Vitor Teixeira 
 
Arquivam-se: 
Teixeira, Aníbal 
Teixeira, Marilda 
Teixeira, Paulo 
Teixeira, Vitor 
 
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen 
não se separam. 
 
Exemplo: 
Camilo Castelo Branco 
Paulo Monte Verde 
Heitor Villa-Lobos 
Arquivam-se: 
Castelo Branco, Camilo 
Monte Verde, Paulo 
Villa-Lobos, Heitor 
 
3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra 
dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. 
 
Exemplo: 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
 
Waldemar Santa Rita 
Luciano Santo Cristo 
Carlos São Paulo 
Arquivam-se: 
 
Santa Rita, Waldemar 
Santo Cristo, Luciano 
São Paulo, Carlos 
 
4. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de 
sobrenomes iguais. 
 
Exemplo: 
 
J. Vieira 
Jonas Vieira 
José Vieira 
 
Arquivam-se: 
Vieira, J. 
Vieira, Jonas 
Vieira José 
 
5. Os artigos e preposições, tais com a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são 
considerados (ver também regra nº 9) 
 
Exemplo: 
 
Pedro de Almeida 
Ricardo d’Andrade 
Lúcia da Câmara 
Arnaldo do Couto 
 
Arquivam-se: 
Almeida, Pedro de 
Andrade, Ricardo d’ 
Câmara, Lúcia da 
Couto, Arnaldo do 
 
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto, 
Sobrinho são consideradas parte integrante do último sobrenome, mas não são 
considerados na ordenação alfabética. 
 
Exemplo: 
 
Antônio Almeida Filha 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
Paulo Ribeiro Júnior 
Joaquim Vasconcelos Sobrinho 
Henrique Viana Neto 
 
Arquivam-se: 
 
Almeida Filho, Antônio 
Ribeiro Júnior, Paulo 
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim 
Viana Neto, Henrique 
 
Obs.: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando 
servirem de elemento de distinção. 
 
Exemplo: 
 
Jorge de Abreu Sobrinho 
Jorge de Abreu Neto 
Jorge de Abreu Filho 
 
Arquivam-se: 
Abreu Filho, Jorge 
Abreu Sobrinho, Jorge 
Abreu Neto, Jorge 
 
7. Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome 
completo, entre parênteses. 
 
Exemplo: 
 
Ministro Milton Campos 
Professor André Ferreira 
General Paulo Pereira 
Dr. Pedro Teixeira 
 
Arquivam-se: 
Campos, Milton (Ministro) 
Ferreira, André (Professor) 
Pereira, Paulo (General) 
Teixeira, Pedro (Dr.) 
 
8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos 
casos de nomes espanhóis e orientais (ver também regras nº 10 e 11). 
 
Exemplo: 
 
Georges Aubert 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
Winston Churchill 
Paul Müller 
Jorge Schmidt 
 
Arquivam-se: 
Aubert, Georges 
Churchill, Winston 
Müller, Paul 
Schmidt, Jorge 
 
9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais 
comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letras 
maiúsculas. 
 
Exemplo: 
 
Giulio di Capri 
Esteban De Penedo 
Charles Du Pont 
John Mac Adam 
Gordon O’Brien 
 
Arquivam-se: 
Capri, Giulio di 
De Penedo, Chales 
Du Pont, Chales 
Mac Adam, John 
O’Brien, Gordon 
 
10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que 
corresponde ao sobrenome de família do pai. 
 
Exemplo: 
 
José de Oviedo y Baños 
Francisco de Pina de Mello 
Angel del Arco y Molinero 
Antonio de los Ríos 
 
Arquivam-se: 
Arco y Molinero, Andel del 
Oviedo y Baños, José de 
Pina de Mello, Francisco 
Rios, Antonio de los 
 
11. Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se 
apresentam. 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
 
Exemplo: 
 
Al Bem-Hur 
Li Yutang 
 
Arquivam-se: 
Al Bem-Hur 
Li Yutang 
 
12. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem 
ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de 
ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a 
ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome. 
 
Exemplo: 
 
Embratel 
Álvaro Ramos & Cia. 
Fundação Getulio Vargas 
A Colegial 
The Library of Congress 
Companhia Progresso Guanabara 
Barbosa Santos Ltda. 
 
Arquivam-se: 
Álvaro Ramos & Cia. 
Barbosa Santos Ltda. 
Colegial (A) 
Companhia Progresso Guanabara 
Embratel 
Fundação Getulio Vargas 
Library of Congress (The) 
 
13. Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembléias e 
assemelhados os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão 
aparecer no fim, entre parênteses. 
 
Exemplo: 
 
II Conferência de Pintura Moderna 
Quino Congresso de Geografia 
3º Congresso de Geologia 
Arquivam-se: 
Conferência de Pintura Moderna (II) 
Congresso de Geografia (Quinto) 
Congresso de Geologia (3º) 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
 
 
➢ MÉTODO NUMÉRICO 
 
Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o número, 
devemos adotar os seguintes métodos: numérico simples ou numérico cronológico. 
 
 
Numérico Simples 
 
Atribui-se um número para cada correspondente (pessoa) a quem enviamos ou de 
quem recebemos correspondências, sejam de pessoa física ou jurídica. 
 
Numérico Cronológico 
 
Neste método os documentos são numerados em ordem cronológicade emissão. 
Assim, além da ordem numérica, observa-se também a data. É adotado em quase todas 
as repartições públicas. Numera-se o documento e não a pasta. O documento depois de 
autuado colocado numa capa cartolina, onde além do número de protocolo são 
transcritas outras informações, em geral, passa a ser denominado de processo. 
Além da ficha numérica, também chamada ficha de protocolo, devem ser 
preparados índices auxiliares (em fichas) alfabético-onomástico, de precedência e de 
assunto para facilitar a recuperação da documentação. 
 
Método Dígito-terminal 
Considera o número do próprio documento como elemento principal de 
ordenação. É usado principalmente quando há grande volume de documentos, para 
reduzir erros em seu arquivamento e agilizar sua recuperação. Diferente dos outros 
métodos numéricos, que atribuem um número ao documento (cronológico) ou à pasta 
(simples), este método, como já dito, utiliza o número do próprio documento, fazendo 
apenas uma releitura. 
O número é dividido em grupos de dois algarismos, e a leitura é feita da direita 
para a esquerda. 
Ex: 
Circular n° 256.741 (método numérico simples). 
O número de arquivamento será: 25-67-41 
41 – grupo primário ou inicial, indicando a gaveta 
67 – grupo secundário, indicando a guia 
25 – grupo terciário, atribuído ao documento na guia (posição). 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
Dica de prova: em uma prova, devemos priorizar o grupo primário. Ordenando do 
menor para o maior. Caso este se repita, observamos o grupo secundário e também 
ordenamos do menor para o maior. Se também for repetido, devemos observar o grupo 
terciário e repetir o procedimento. 
Ex: 
GT GS GP 
25 85 95 
86 92 95 
06 07 98 
 
➢ MÉTODO IDEOGRÁFICO (ASSUNTO) 
Não é um método de fácil execução por ser necessário que o arquivista, para 
elaborar a tabela de classificação de assunto, conheça bem a organização da instituição, 
além de ter que possuir a capacidade de interpretação dos documentos a serem 
analisados. É aconselhado nos casos de grandes massa de documentais. Podem ser 
adotados dois métodos no arquivamento por assunto: o alfabético e o numérico. 
O alfabético pode ser dividido em ordem dicionário e ordem enciclopédica. 
 Alfabético Dicionário 
Como no dicionário, os assuntos isolados são colocados em rigorosa ordem 
alfabética. 
 
Alfabético Enciclopédico 
Os assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e ordenados 
alfabeticamente. 
 
➢ MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMÉRICO – DUPLEX 
Em todos os métodos ideográficos numéricos é necessária a elaboração de um 
índice alfabético remissivo. São portanto métodos indiretos. 
Classifica-se a documentação em classes correspondendo a assuntos, partindo-se 
do geral para o particular. 
Exemplo: 
0 Administração Geral 
1 Pesquisas 
1-1 Psicologia 
1-1-2 Aplicada ao trabalho 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
1-1-3 Aplicada à educação 
1-2 Ciência política 
1-3 Administração 
1-4 Economia 
Em relação ao método decimal (visto a seguir) apresenta a vantagem de permitir 
a abertura ilimitada de classes. 
 
➢ MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMÉRICO – DECIMAL 
Esse método é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey, cuja 
classificação divide o conhecimento humano em nove classes principais e uma décima 
reservada para os assuntos inerentemente gerais e que não podem ser incluídos em 
nenhuma das outras nove classes predefinidas. Cada classe é subdividida em nove 
subclasses e uma décima para generalidades, e assim sucessivamente. A parte inteira 
do número é composta de três algarismos. A parte decimal, que é facultativa, pode ter 
um, dois, três ou mais algarismos. As dez primeiras divisões são denominadas classes, 
as dez seguintes, subclasses, e a seguir, sucessivamente, divisões, grupos, subgrupos, 
subseções etc. 
Suas principais desvantagens são a limitação de dez números para cada nível de 
classificação o que não ocorre no método duplex e a necessidade de se prever o 
desenvolvimento das atividades da instituição. 
Método numérico unitermo: também conhecido como indexação coordenada, 
esse método tem como base a analogia, e é usado em arquivos especiais e 
especializados. Utiliza fichas com dez colunas, que vão de 0 a 9, e atribui assuntos 
(descritores) de um único termo. Para cada documento temos uma “ficha-índice” que 
fornece uma descrição minuciosa do documento a que se refere. 
 
Dica de prova: Vocês não devem se aprofundar muito no estudo desse método, 
pois é muito difícil de ser cobrado em prova. Mas, caso apareça, a dica é muito simples: 
basta observar quais os números se repetem nas fichas. Eles serão a resposta do item. 
No nosso exemplo, são os números 55 e 95 (destacados). Trata-se basicamente de 
descobrir qual documento tem relação com outros assuntos. 
 
Dica de prova: Vocês também devem ter em mente que, devido ao tamanho do 
nome, os métodos ideográficos costumam vir com seus nomes mais simples (dicionário, 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
enciclopédico, duplex, decimal e unitermo). Ex: o método duplex consiste em... Assim, 
cuidado para não confundir com outros métodos, como quando, por exemplo, o 
examinador afirmar que o método unitermo pertence ao numérico, quando na verdade 
pertence ao ideográfico. 
 
MÉTODO ALFANUMÉRICO 
O método alfanumérico surgiu para combinar a simplicidade do método alfabético 
com a rapidez do método numérico. Como o método alfabético pertence ao sistema 
direto e o método numérico pertence ao sistema indireto, o método alfanumérico 
pertence ao sistema semidireto. 
Quanto à sua aplicação e funcionamento, não há com o que se preocupar, pois as 
bancas não costumam pedir nada que vá além das informações acima. Basta que o 
candidato saiba que é um método que combina letras e números, e pertence ao sistema 
semidireto. 
 
➢ MÉTODO GEOGRÁFICO 
O método geográfico é do sistema direto, a busca é feita diretamente ao 
documento. Este método é preferido quando o principal elemento a ser considerado em 
um documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL. As melhores ordenações geográficas são: 
a) Nome do estado, cidade e correspondente: quando se organiza um arquivo por 
estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, 
independentemente da ordem alfabética em relação às demais cidades, que deverão 
estar dispostas após as capitais. 
Exemplo: 
ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE 
Amazonas 
 
Amazonas 
Rio de Janeiro 
 
Rio de Janeiro 
São Paulo 
 
São Paulo 
Manaus (capital) 
Itacoatiara 
Rio de Janeiro (capital) 
Campos 
São Paulo (capital) 
Lorena 
Sobreira, Luísa 
 
Santos, Antônio J. 
Rodrigues, Isa 
 
Almeida, José de 
Corrêa, Gilson 
 
Silva, Alberto 
 
b) Nome da cidade, estado e correspondente: quando o principal elemento de 
identificação é a cidade e não o estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabética 
por cidade, não havendo destaque para as capitais. 
CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE 
Campos Rio de Janeiro Almeida, José de 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
Itacoatiara 
Lorena 
Manaus 
Rio de Janeiro 
São Paulo 
Amazonas 
São Paulo 
Amazonas 
Rio de Janeiro 
São Paulo 
Santos, Antônio J. 
Silva, Alberto 
Sobreira, Luísa 
Rodrigues, Isa 
Corrêa, Gilson 
 
 
Não é necessário o emprego de guias divisórias correspondentes aos estados, pois 
as pastas são guardadas em ordem alfabética pela cidade. É imprescindível, porém, que 
as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, porque há cidades com o 
mesmo nome em diferentes estados. 
Exemplo: 
Brasília (Distrito Federal) 
Brasília (Minas Gerais) 
Itabaiana (Paraíba) 
Itabaiana (Sergipe) 
 
Correspondências de outros países – alfabeta-se em primeiro lugar o país, 
seguindo da capital e do correspondente. As demais cidades serão alfabetadas em 
ordem alfabética, após as respectivas capitais dos países a que se referem. 
Exemplo: 
PAÍS CIDADE CORRESPONDENTE 
França 
França 
Portugal 
Portugal 
Portugal 
Paris 
(capital) 
Lorena 
Lisboa 
(capital) 
CoimbraPorto 
Unesco 
Vadim, Roger 
Pereira, José 
Albuquerque, Maria 
Ferreira, Antônio 
 
MÉTODOS PADRONIZADOS 
Os métodos padronizados não devem ser objeto de preocupação do concursando, 
pois eles raramente caem em concursos. São cinco tipos que se enquadram. Vamos a 
eles; 
 
Método Variadex: é extremamente simples, tratando apenas de se acrescentar 
CORES à ordenação alfabética. Contudo, devemos observar alguns procedimentos: as 
cores devem ser atribuídas em relação à segunda letra do nome de entrada no arquivo, 
e devem ser colocadas nas guias. 
Ex: 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
MIRANDA JÚNIOR, Roberto => deve-se atribuir a cor VERDE 
No exemplo acima, a guia que separa os documentos no arquivo de ser 
da cor verde. A seguir apresento as cores convencionadas pelo CONARq: 
A – D e abreviações = ouro ou laranja 
E – H e abreviações = rosa ou amarelo 
I – N e abreviações = verde 
O – Q e abreviações = azul 
R – Z e abreviações = palha ou violeta 
 
Não precisam decorar essa tabela. Além dessas definições de cores não serem 
definitivas (são cambiáveis de acordo com as conveniências da instituição), elas 
aparecerão na prova, caso tenha alguma questão que trate desse assunto. 
Retomando, esse método é um complemento do método alfabético, apenas 
acrescentando cores. 
Método Automático: é utilizado para arquivar nomes, fazendo uma combinação 
de letras, números e cores para evitar o acúmulo de pastas com sobrenomes iguais. É 
muito utilizado em empresas que possuem vários fornecedores e clientes. 
 
Método Soundex: é utilizado também para arquivar nomes, mas se utiliza da 
semelhança sonora entre eles. 
Ex: 
FERREIRA, Paulo Duque. 
PEREIRA, Ricardo Santos. 
Como se pode observar, os nomes possuem semelhança sonora (rima). 
Por isso ficam arquivados próximos. 
 
Método Mnemônico: funciona fazendo uma codificação do assunto por 
combinação de letras e números. Aqui, as letras são consideradas símbolos, cada uma 
remetendo a um assunto ou correspondente. Esse método tem o objetivo de auxiliar a 
memória do arquivista para agilizar a recuperação da informação. 
 
Método Rôneo: é uma “versão mais antiga” do método automático. Funciona da 
mesma forma, fazendo uma combinação de letras, números e cores. 
 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
Dica de prova: a razão para falar tão pouco sobre os métodos padronizados é que 
não são comuns em provas de concursos. O método automático, apesar de muito 
eficiente, não é usando na Administração Pública, somente em empresas privadas. O 
método soundex não é aplicado no Brasil, apenas nos Estados Unidos e alguns países da 
Europa. Os métodos mnemônico e rôneo eram usados com frequência, mas ficaram 
obsoletos com os avanços tecnológicos. Então para concursos de nível médio, A NÃO 
SER QUE SE CONCORRA PARA UM CARGO ESPECÍFICO NA ÁREA DE ARQUIVO, OU PARA 
UM CARGO EM ÓRGÃO DE ARQUIVO, OS MÉTODOS PADRONIZADOS NÃO APARECEM! 
Mas essa não é uma afirmação tão concreta. O que quero com isso é chamar a atenção 
do concursando para mostrar que O ÚNICO MÉTODO PADRONIZADO QUE APARECE 
COM FREQUENCIA EM PROVAS DE CONCURSO É O VARIADEX. Caso os outros apareçam 
em algum item, é suficiente que o concursando saiba seu nome, sua definição (como 
funciona) e a que classe pertence (padronizados) para não confundi-los com os métodos 
básicos. 
 
Avaliação de documentos 
Na fase de destinação da Gestão de Documentos é realizada a mais complexa das 
atividades: a Avaliação de Documentos. Essa atividade também é realizada pela 
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. A comissão deve ser formada por 
arquivistas, profissionais da área de contabilidade, direito, administração, por 
representantes da direção e profissionais que trabalham diretamente com as atividades 
fim da instituição. 
Ela deve ser convocada quando da elaboração da Tabela de Temporalidade e do 
Plano de Classificação, assim como quando for necessário programar mudanças nessas 
ferramentas. 
A avaliação tem a finalidade de atribuir ou identificar o valor dos documentos para 
a instituição. Sendo esse valor subjetivo (pode existir para uns e não para outros), este 
é o motivo pelo qual a Comissão deve ser interdisciplinar. Com a identificação desse 
valor, é possível preservar aqueles documentos de valor permanente e eliminar os que 
não têm importância. Além disso, evita-se o recolhimento de documentos sem valor 
secundário ou o descarte de documentos com esse valor. 
A Comissão deve fazer uma triagem de documentos com os principais assuntos de 
que trata a instituição, estudar esse documento e tentar identificar o que é relevante e 
o que não é em seu conteúdo informacional. Então mesmo que traga um assunto 
importante, se a informação se repetir com frequência em outros documentos, o 
mesmo pode ser descartado. 
Uma vez definidos os assuntos que têm relação direta com a origem, evolução e 
objetivos da instituição, devem ser determinados os prazos de guarda em cada fase 
documental de acordo com a importância do documento, assim como a sua destinação. 
E isso será feito através da Tabela de Temporalidade. 
 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
Sendo assim, a Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificação são o resultado 
direto dos trabalhos da Comissão Permanente de Avaliação. Esses dois instrumentos são 
as ferramentas básicas da Gestão de Documentos e sempre andam juntos, pois a 
classificação é fundamental para a aplicação da temporalidade e destinação. 
Então, por definição, a Tabela de Temporalidade é a ferramenta da Gestão de 
Documentos resultante da atividade de avaliação documental. Ela determina o prazo de 
guarda dos documentos em cada arquivo, assim como sua destinação final (se serão 
eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente). Para tanto, é necessário que vocês 
observem mais uma vez o esquema gráfico da Teoria das Três Idades, apresentado no 
início da apostila. 
Resolução CONARQ nº 14, a Tabela de Temporalidade para os documentos da 
atividade meio já está definida, cabendo aos órgãos e entidades elaborar a tabela para 
os documentos da atividade fim. 
O prazo de guarda dos documentos (sempre determinado em anos) começa a 
contar da data da sua produção. No arquivo corrente, que é onde o documento é criado, 
o prazo de guarda começa a contar de sua produção, mesmo que ainda não tenha sido 
utilizado para cumprir sua finalidade administrativa. No arquivo intermediário, o prazo 
de guarda começa a contar do momento da sua transferência. 
 
Dica de prova: Não se esqueça que a Tabela não define prazos de guarda no 
arquivo permanente! Neste arquivo, os documentos que ali entram deverão ser 
mantidos indefinidamente, pelo máximo de tempo possível. Além disso, sabemos que a 
Tabela de Temporalidade é resultado da Avaliação de Documentos, que é atividade da 
Gestão de Documentos; e a Gestão de Documentos pára no arquivo intermediário. 
 
Preservação de Documentos 
Já sabemos que o documento é a informação registrada em um suporte material. 
A principal função de um documento (mais precisamente do suporte) é fazer com que a 
informação se perpetue no tempo e no espaço sem perder ou alterar suas 
características. 
A conservação de documentos engloba um conjunto de ferramentas, atividades, 
métodos e cuidados a serem observados para colaborar com a durabilidade do 
documento, isto é, fazer com que ele exista pelo maior prazo de tempo possível. Está 
dividida em conservação corretiva (ações no documento quando o mesmo já sofreu 
algum dano) e conservação preventiva (ações a serem empregadas para evitar os 
danos). 
Antes de prosseguirmos com a conservação, é preciso conhecer os conceitos de 
armazenamento e acondicionamento, e as determinações do CONARQ para sua 
aplicação. 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
 
Acondicionamento: é a embalagem ou guarda de documentos para sua 
preservação. Trata-se de colocá-lo em uma embalagem (pasta ou caixa). 
 
Armazenamento: é a guarda do documento propriamentedita. É a colocação do 
documento no arquivo, seja ele o móvel, o prédio ou parte dele, ou o depósito. 
Podem perceber pela definição dada pelo Dicionário de Terminologia Arquivística, 
que não é nada difícil entender essas técnicas. Vamos então às recomendações do 
CONARQ, que são as adotadas pelas bancas para elaborar suas questões. 
 
Armazenamento 
Os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem condições 
ambientais apropriadas às suas necessidades de preservação, pelo prazo de guarda 
estabelecido em tabela de temporalidade e destinação. 
A localização de um depósito de arquivo deve prever facilidades de acesso e de 
segurança contra perigos iminentes, evitando-se, por exemplo: 
- áreas de risco de vendavais e outras intempéries, e de inundações; 
- áreas de risco de incêndios; 
- áreas próximas a indústrias pesadas com altos índices de poluição atmosférica; 
- áreas próximas a instalações estratégicas. 
As áreas de trabalho e de circulação de público deverão atender às necessidades 
de funcionalidade e conforto, e as de armazenamento de documentos devem ser 
totalmente independentes das demais. Nas áreas de depósito (de documentos), os 
cuidados devem ser dirigidos a: 
- evitar, principalmente, os subsolos e porões, em razão do grande risco de 
inundações; 
- prever condições estruturais de resistência a cargas; 
- ter limite de 200 m2 de área. Os depósitos deverão ser compartimentados. Os 
compartimentos devem ser independentes entre si, separados por corredores, com 
acessos equipados com portas corta-fogo e, de preferência, também com sistemas 
independentes de energia elétrica, de aeração ou de climatização; 
- evitar tubulações hidráulicas, caixas d’água e quadros de energia elétrica sobre 
as áreas de depósito; 
- evitar todo tipo de material que possa promover risco de propagação de fogo ou 
formação de gases, como madeiras, pinturas e revestimentos; 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
- aumentar a resistência térmica ou a estanqueidade das paredes externas, em 
especial daquelas sujeitas à ação direta de raios solares, por meio de isolamento térmico 
e/ou pintura de cor clara, de efeito reflexivo. Além dos recursos construtivos utilizados 
para amenizar as temperaturas internas, sempre que for possível, posicionar os 
depósitos nos prismas de menor insolação; 
- promover a ventilação dos ambientes de forma natural ou artificial, inclusive com 
a disposição adequada do mobiliário, de forma a facilitar o fluxo do ar; 
- evitar a presença de pessoas em trabalho ou consulta em tais ambientes; 
- manter suprimento elétrico de emergência. 
 
Nas áreas de depósito, os documentos devem ser armazenados separadamente, 
de acordo com o seu suporte e suas especificidades, a saber: 
- documentos textuais, como manuscritos e impressos; 
- documentos encadernados; 
- documentos textuais de grande formato; 
- documentos cartográficos, como mapas e plantas arquitetônicas; 
- documentos iconográficos, como desenhos, gravuras e cartazes; 
- documentos em meio micrográfico; 
- documentos fotográficos; 
- documentos sonoros; 
- documentos cinematográficos; 
- documentos em meios magnéticos e ópticos. 
 
Quanto às condições climáticas, as áreas de pesquisa e de trabalho devem receber 
tratamento diferenciado das áreas dos depósitos, as quais, por sua vez, também devem 
se diferenciar entre si, considerando-se as necessidades específicas de preservação para 
cada tipo de suporte. Recomenda-se um estudo prévio das condições climáticas da 
região, nos casos de se elaborar um projeto de construção ou reforma, com vistas a 
obter os melhores benefícios, com baixo custo, em favor da preservação dos acervos. 
A deterioração natural dos suportes dos documentos, ao longo do tempo, ocorre 
por reações químicas, que são aceleradas por flutuações e extremos de temperatura e 
umidade relativa do ar, e pela exposição aos poluentes atmosféricos e às radiações 
luminosas, especialmente dos raios ultravioleta. A adoção dos parâmetros 
recomendados por diferentes autores (de temperatura entre 15° e 22° C e de umidade 
relativa entre 45% e 60%) exige, nos climas quentes e úmidos, o emprego de meios 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
mecânicos sofisticados, resultando em altos custos de investimento em equipamentos, 
manutenção e energia. Os índices muito elevados de temperatura e umidade relativa 
do ar, as variações bruscas e a falta de ventilação promovem a ocorrência de infestações 
de insetos e o desenvolvimento de micro-organismos, que aumentam as proporções dos 
danos. 
Com base nessas constatações, recomenda-se: 
- armazenar todos os documentos em condições ambientais que assegurem sua 
preservação, pelo prazo de guarda estabelecido; 
- monitorar as condições de temperatura e umidade relativa do ar; 
- utilizar preferencialmente soluções de baixo custo direcionadas à obtenção de 
níveis de temperatura e umidade relativa estabilizados na média, evitando variações 
súbitas; 
- reavaliar a utilidade de condicionadores mecânicos quando os equipamentos de 
climatização não puderem ser mantidos em funcionamento sem interrupção; 
- proteger os documentos e suas embalagens da incidência direta de luz solar, por 
meio de filtros, persianas ou cortinas; 
- monitorar os níveis de luminosidade, em especial das radiações ultravioleta; 
- reduzir ao máximo a radiação UV emitida por lâmpadas fluorescentes, aplicando 
filtros bloqueadores aos tubos ou às luminárias; 
- promover regularmente a limpeza e o controle de insetos rasteiros nas áreas de 
armazenamento; 
- manter um programa integrado de higienização do acervo e de prevenção de 
insetos; 
- monitorar as condições do ar quanto à presença de poeira e poluentes, 
procurando reduzir ao máximo os contaminantes, utilizando cortinas, filtros, bem como 
realizando o fechamento e a abertura controlada de janelas; 
- armazenar os acervos de fotografias, filmes, meios magnéticos e ópticos em 
condições climáticas especiais, de baixa temperatura e umidade relativa, obtidas por 
meio de equipamentos mecânicos bem dimensionados, sobretudo para a manutenção 
da estabilidade dessas condições, a saber: 
fotografias em preto e branco 
T 12ºC ± 1ºC e UR 35% ± 5% 
fotografias em cor 
T 5ºC ± 1ºC e UR 35% ± 5% 
filmes e registros magnéticos 
ARQUIVOLOGIA 
PROF. GIOVANNA CARRANZA 
 
 
T 18ºC ± 1ºC e UR 40% ± 5% 
 
Acondicionamento 
Os documentos devem ser acondicionados em mobiliário e invólucros 
apropriados, que assegurem sua preservação. A escolha deverá ser feita observando-se 
as características físicas e a natureza de cada suporte. A confecção e a disposição do 
mobiliário deverão acatar as normas existentes sobre qualidade e resistência e sobre 
segurança no trabalho. 
O mobiliário facilita o acesso seguro aos documentos, promove a proteção contra 
danos físicos, químicos e mecânicos. Os documentos devem ser guardados em arquivos, 
estantes, armários ou prateleiras, apropriados a cada suporte e formato. 
Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos, como 
mapas, plantas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente, em mapotecas 
adequadas às suas medidas, ou enrolados sobre tubos confeccionados em cartão 
alcalino e acondicionados em armários ou gavetas. 
Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre o chão. 
As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e de computador, devem ser 
armazenadas longe de campos magnéticos que possam causar a distorção ou a perda 
de dados. 
O armazenamento será preferencialmente em mobiliário de aço tratado com 
pintura sintética, de efeito antiestático. 
As embalagens protegem os documentos contra a poeira e danos acidentais, 
minimizam as variações externas de temperatura e umidade relativa e reduzem os riscos 
de danos por água e fogo em casos de desastre. 
As caixas de arquivo devem ser resistentes ao manuseio, ao peso dos documentos 
e à pressão, caso tenham de ser empilhadas. Precisam ser mantidas em boas condições