3 Atividade a Fase Corrente Protocolo e Procedimentos Administrativos III

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ARQUIVAMENTO
Significa a guarda do documento, avulso ou
processo, cuja tramitação cessou, e se
caracteriza pelo fim da ação administrativa
que determinou a produção do documento.
O arquivamento de documento(s), avulso(s)
ou processo(s), ocorrerá diante das
seguintes condições:
a) por deferimento ou indeferimento do
pleito;
b) pela expressa desistência ou renúncia do
interessado; ou
c) por decisão motivada de autoridade 
competente.
RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSOS\VOLUMES
a) Os procedimentos para a reconstituição de processos digitais
são os mesmos adotados para os processos não digitais.
b) Ao ocorrer a perda ou extravio de processo, a autoridade
competente do órgão ou entidade deverá ser comunicada,
cabendo a ela promover a apuração dos fatos, por meio de
sindicância ou processo administrativo, e designar,
formalmente, um servidor ou uma comissão para proceder à
reconstituição.
c) Os documentos obtidos durante a operação de reconstituição,
serão encaminhados à unidade protocolizadora, para
autuação, sendo atribuído ao processo formado um novo
número (NUP), mantendo-se o número (NUP) anterior como
referência;
d) No caso de perda ou extravio de volume de um processo, deverão ser seguidos os mesmos
procedimentos anteriormente descritos, mantendo-se a numeração original do processo.
TROCA DA CAPA DO PROCESSO
a) Este procedimento não se aplica aos processos digitais.
b) A capa do processo só poderá ser trocada caso tenha sido
seriamente danificada, por desgaste natural, sinistro ou
acidente, dificultando o seu manuseio e a leitura das
informações.
c) A troca será executada pela unidade protocolizadora do órgão
ou entidade responsável pela autuação do processo, mediante
solicitação, por despacho, da autoridade competente, com a
respectiva justificativa.
TROCA DA CAPA DO PROCESSO
d) Todas as informações contidas na capa anterior
deverão ser copiadas para a nova capa, descartando-se
a capa anterior. Havendo informações que não
possam ser lidas, escrever "Ilegível" no campo que a
mesma ocuparia, mantendo a sequência original.
Deve-se lavrar o "Termo de Substituição de Capa", o
qual será a próxima folha do volume, devendo ser
numerada.
a) DESENTRANHAMENTO - Retirada de folhas/documentos de um processo de forma definitiva,
mediante justificativa.
b) DESMEMBRAMENTO - Retirada de folhas/documentos de um processo de forma definitiva,
mediante justificativa, com o objetivo de formar um novo processo
CONCEITOS IMPORTANTES
Nome do órgão ou entidade
Nome da unidade protocolizadora
TERMO DE DESMEMBRAMENTO
Em ..../...../.........., atendendo ao despacho constante à(s)
folha(s) nº(s) ........................................................, faço o
desmembramento do presente processo
nº................................... da(s) folha(s) nº(s) ............................,
para formação do processo nº
...............................................................................
Assinatura do servidor: ...............................................................
Matrícula: ....................................................................................
c) DILIGÊNCIA - Ato investigatório ou de pesquisa, que visa esclarecer, averiguar ou complementar uma
informação equivocada ou incompleta em um processo.
d) EXIGÊNCIA - Pedido de esclarecimento acerca dos documentos, avulsos ou processos, e/ou informações,
recebidas pelo órgão ou entidade, que estejam incompletas ou equivocadas ou apresentem
inconsistências ou falhas
e) JUNTADA POR ANEXAÇÃO - União em caráter definitivo e irreversível de documento(s), avulso(s) ou
processo(s), a outro processo, desde que referentes a um mesmo interessado ou assunto, visando à
continuidade da ação administrativa.
CONCEITOS IMPORTANTES
f) JUNTADA POR APENSAÇÃO - União em caráter temporário de processo(s) a outro processo,
destinada ao estudo, instrução e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes e servir
de documento elucidativo para a instrução deste, pertencente a um mesmo interessado ou não.
g) DESAPENSAÇÃO - Separação de processo(s) anteriormente juntado(s) a outro processo por
apensação.
CONCEITOS IMPORTANTES
1. (Publiconsult - Prefeitura de Piedade - SP) Com relação à numeração de folhas e de
peças de um processo, analise as seguintes orientações:
1 - A capa do processo não será numerada.
2 - As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo
ser utilizado carimbo próprio para colocação no número, aposto no canto superior direito
da página, recebendo a folha inicial o número 02
3 - Nenhum processo poderá ter duas peças com a mesma numeração, não sendo
admitido diferenciar pelas letras “A” e “B”, nem rasurar.
4 - Quando houver páginas e espaços que não contenham informações, deve-se apor o
carimbo “EM BRANCO”.
Estão corretos os itens:
A 1, 2 e 3, apenas B 1, 3 e 4, apenas.
C 2, 3 e 4, apenas D 1, 2, 3 e 4
2 (FUNRIO Câmara de Nova Iguaçu – RJ) A separação de parte da documentação de um ou
mais processo para a formação de novo processo é conhecido como:
A desmembramento. B substituição C retirada D desentranhamento
3 (COMPERVE UFRN) De acordo com a Portaria Interministerial n. 1.677/2015, que define
procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo, o procedimento
de união de processo(s) a processo, em caráter provisório, tendo como finalidade estudos,
instrução e uniformidade de tratamento de matérias semelhantes, com o mesmo
interessado ou não, é denominado:
A Exigência B Desmembramento C Juntada por anexação D Juntada por apensação.
4 (FUNRIO Câmara de Nova Iguaçu – RJ) São motivos para o encerramento de um processo,
EXCETO o seguinte:
A desaparecimento ou extravio. B indeferimento do pleito
C expressa desistência do interessado D atendimento da solicitação
5 (COMPERVE UFRN) A Portaria Interministerial n. 1.677/2015 determina que, ao ocorrer
perda ou extravio de processo, digital ou não, a autoridade competente do órgão ou
entidade deverá ser comunicada, cabendo a ela promover as medidas cabíveis para
apuração dos fatos e resgate das informações e dos documentos perdidos ou extraviados.
Reunidos os documentos obtidos durante a operação de busca, será feita a autuação e
atribuído ao processo formado um novo número (NUP), mantendo-se o número (NUP)
anterior como referência. Em seguida, será lavrado o Termo de
A Reconstituição de Volume. B Abertura de Volume.
C Substituição de Capa. D Reconstituição de Processo.
6 (Cespe TCE-PB / 2018) No desenvolvimento de suas atividades, um servidor notou o
extravio de um Processo administrativo. Imediatamente, informou o fato à autoridade
competente do órgão, a qual iniciou a apuração dos fatos por meio de sindicância. Nessa
situação hipotética, a sindicância instaurada pela autoridade do órgão constitui requisito
inicial do procedimento de:
A entrada. B desentranhamento. C reconstituição de processo. 
D encerramento de volume E abertura de volume 
7 (Cespe – ME ) A autuação ou formação do processo deve ser realizada, obrigatoriamente,
por meio de um documento original.
8 (Cespe MPS) Para a formação de processo, o servidor deverá seguir a seguinte rotina:
prender toda a documentação dentro de uma capa, com colchetes, seguindo uma ordem
cronológica na qual os documentos mais antigos sejam os primeiros do conjunto.
9 (Cespe MPE-PI) A anexação e a apensação dizem respeito à juntada de documento ou
processo a outro processo. Aquela se dá em caráter definitivo e esta, em caráter
temporário.
10 (Cespe ANATEL) Parte da documentação de um processo, de acordo com as normas em
vigor, não pode ser separada para formar outro processo.
11 (Cespe – TRE/MS ) A anexação de documentos é temporária.
12 (AMEOSC - Prefeitura de Descanso - SC) Em relação aos procedimentos administrativos,
relacionados ao protocolo, é certo dizer que a separação física de processos juntados por
apensação é denominadacomo:
A Despacho.
B Desmembramento.
C Desentranhamento.
D Desapensação.
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