Veja os principais requisitos para a contratação de uma secretária clínica

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Veja os principais requisitos para a contratação de uma
secretária clínica!
A secretária clínica é fundamental para o bom funcionamento de uma clínica médica. Ela é
responsável por realizar diversas funções administrativas que vão desde o atendimento aos
pacientes até a organização de agendas e documentos.
Como qualquer gestor deve saber, uma secretária clínica com boas habilidades, técnicas e comunicação
é capaz de fazer a diferença para o sucesso de uma clínica. 
De certa forma, podemos dizer que ela é o “rosto” que o paciente vê da sua empresa. Ela é responsável
por boa parte dos primeiros contatos que um paciente tem com a clínica e, por isso, precisa passar uma
boa impressão desde o primeiro momento.
Entre as atribuições e responsabilidades de uma secretária clínica estão o auxílio ao atendimento e a
organização e gerenciamento das informações. 
Ao fazer essas tarefas de forma eficaz, o dia a dia de médicos e outros profissionais da clínica ficam
mais produtivos e eficientes.
As secretárias também realizam tarefas relacionadas com o agendamento de consultas, recepção e
atendimento de pacientes. 
O registro de pagamentos e a realização de comunicações internas e externas também são parte do
cotidiano dessa profissional.
Ou seja: como dá pra ver, essa profissional precisa de várias habilidades para exercer bem suas
funções, cujas responsabilidades não podem ser minimizadas.
Por isso, no processo seletivo para a contratação de uma secretária clínica, é importante considerar
alguns requisitos que são fundamentais para garantir que a profissional escolhida seja a mais
adequada para a função. 
Além da capacitação técnica, é preciso levar em conta as habilidades comportamentais, como a
capacidade de comunicação, de organização e de trabalho em equipe.
Nos próximos tópicos, veremos com mais detalhes quais são os principais requisitos para a
contratação de uma secretária clínica eficiente e como realizar um processo seletivo adequado para
escolher a melhor opção para a clínica.
Qual a importância da secretária em uma clínica médica?
Como vimos anteriormente, a secretária clínica desempenha diversas funções administrativas que são
essenciais para o bom funcionamento de uma clínica médica. 
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Além de auxiliar no atendimento e organização das informações, ela também garante que os processos
internos sejam realizados de forma eficiente e eficaz.
Uma secretária clínica competente pode proporcionar diversos benefícios para a clínica e seus
pacientes, tais como:
Melhora na qualidade do atendimento: ela é responsável pelo primeiro contato do paciente com
a clínica, sendo importante que ela saiba lidar com as diversas demandas e necessidades dos
pacientes, transmitindo uma boa imagem da empresa desde o início;
Redução de erros e retrabalhos: a secretária é responsável por manter os registros e
documentos da clínica atualizados e organizados, garantindo que as informações estejam
disponíveis sempre que necessário e evitando erros e retrabalhos;
Otimização do tempo dos profissionais de saúde: ao cuidar de tarefas administrativas, a
secretária permite que os profissionais da saúde tenham mais tempo para se dedicarem aos seus
pacientes e às atividades clínicas, tornando o atendimento mais ágil e eficiente;
Controle financeiro: a secretária também é responsável pelo controle financeiro da clínica,
recebendo e registrando pagamentos, organizando as contas a pagar e a receber e garantindo
que a clínica esteja sempre em dia com suas obrigações financeiras.
Por esses motivos, é fundamental que a contratação de uma secretária clínica seja realizada de forma
criteriosa, levando em conta as habilidades técnicas e comportamentais necessárias para o bom
desempenho da função. 
Qual é a diferença entre secretária e recepcionista na clínica?
Apesar de parecerem ter as mesmas atribuições – existem diferenças relevantes entre as funções de
recepcionista e secretária. 
Vale dizer que embora diferenciadas, ambas profissionais são essenciais para o bom funcionamento do
estabelecimento. 
Normalmente uma recepcionista fica por conta de funções ligadas ao atendimento ao paciente. 
Suas atribuições e funções básicas são no sentido de cuidar do processo de entrada e saída do
consultório, priorizando a satisfação e a qualidade do atendimento dos pacientes.
Por outro lado, o trabalho da secretária, embora também possa participar da recepção do consultório,
prioriza tarefas administrativas.
Nesse sentido, é esperado que uma secretária de clínica possa realizar tarefas como a elaboração de
relatórios, organização da agenda dos médicos e o controle de estoque. 
Trabalhando de forma harmônica, ambas podem melhorar a experiência do paciente e otimizar a
produtividade do consultório.
Principais funções desempenhadas pela secretária clínica
https://blog.iclinic.com.br/ferramentas-para-experiencia-do-paciente/
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A secretária clínica é uma profissional importante para a gestão de um consultório médico, e suas
funções envolvem habilidades diferentes.
Entre as funções de uma secretária de consultório médico estão a organização da agenda dos médicos,
o agendamento de consultas, o atendimento aos pacientes e o gerenciamento das informações
administrativas da clínica. 
Por isso, a secretária deve ter características positivas como habilidades em comunicação, organização,
gerenciamento e conhecimento em informática. 
Entre as principais funções desempenhadas pela secretária clínica, podemos destacar:
Gerenciar a agenda da clínica
Um dos principais papéis da secretária clínica é gerenciar a agenda dos profissionais de saúde. 
Uma agenda organizada traz mais previsibilidade e tranquilidade para os profissionais, que saberão
exatamente quais são os compromissos do dia e poderão se planejar melhor para atender seus
pacientes. 
A secretária pode organizar a agenda de várias formas, como agendar o tempo de cada consulta de
acordo com a necessidade do paciente, bloquear horários em que o profissional não atende e organizar
as consultas de retorno. 
Atualmente, existem alguns softwares de gestão clínica que oferecem a possibilidade de agendamento
online. 
Nesse caso, as secretárias podem ser um importante elo entre o software e os profissionais, sendo
responsável por confirmar consultas, solucionar problemas e conflitos de agenda que possam surgir.
Auxílio na gestão de processos operacionais
Como você sabe, a gestão de processos operacionais de uma clínica pode ser bastante complexa.
Os processos são variados e cada um pode ter particularidades, que envolvem tanto a organização
quanto questões regulatórias.
Por isso, ter alguém que conheça bem os procedimentos que envolvem desde a compra de materiais e
equipamentos até o gerenciamento de informações administrativas e financeiras é essencial.
Para que a secretária clínica tenha esses conhecimentos, sugerimos o eBook gratuito de informática
básica para secretárias, oferecido pela iClinic.
Nele, a secretária aprenderá sobre ferramentas, aplicativos e atalhos para que a secretária alcance mais
produtividade e autonomia em seu trabalho. 
Assim, a profissional poderá entender melhor as atribuições e responsabilidades de sua função e
realizar suas tarefas com mais eficiência e segurança. 
https://blog.iclinic.com.br/agenda-medica/
https://blog.iclinic.com.br/software-medico/
https://content.iclinic.com.br/guia-informatica-para-secretarias
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Tudo isso gera valor para ela, que será valorizada em seu ambiente de trabalho e para a clínica, que
funcionará de forma mais otimizada, proporcionando satisfação aos profissionais e pacientes.
Atendimento ao paciente
A secretária clínica tem uma das funções mais importantes em um consultório: o atendimento ao
paciente. É ela quem está na linha de frente, recebendo as pessoas e orientando-as em suas
necessidades. 
Para isso, é fundamental que a profissional tenha algumas habilidades específicas, como empatia,
paciência, boa comunicação, atenção e organização. 
Ela precisa estar preparada para lidar com pacientes quepossam estar irritados, nervosos ou ansiosos,
além de saber acalmá-los da melhor maneira possível. 
É importante que a secretária tenha bom senso e saiba como tratar as pessoas com respeito e
cordialidade. 
Vale lembrar que a secretária é a interface entre a clínica e o paciente e, por isso, não pode falar tudo
que vem à cabeça, deve ter cautela e ser diplomática.
Auxílio na gestão financeira
Além de cuidar da agenda e do atendimento ao paciente, a secretária clínica também pode ajudar na
gestão financeira do consultório. 
Ela é responsável por organizar e arquivar as documentações, como notas fiscais, recibos, guias e
outros documentos relacionados ao financeiro. 
Isso é importante para que os gestores e administradores do negócio possam ter um controle mais
eficiente sobre as finanças e tomar decisões mais claras e precisas. 
Além disso, a secretária também pode ser responsável por cobrar os pacientes antes da consulta, para
evitar a inadimplência, e fazer a gestão de pagamentos de convênios e planos de saúde. 
É importante que a secretária tenha um bom conhecimento em finanças e em softwares de gestão, para
poder desempenhar essa função com eficiência e segurança.
Qual o salário de secretária clínica em média no Brasil?
O salário médio de uma secretária clínica no Brasil é de R$1.732 por mês para uma jornada de
trabalho de 42 horas semanais. 
Esses valores podem variar de acordo com a experiência do profissional, a região e o porte da clínica.
Quais características avaliar em uma secretária clínica na
contratação?
https://blog.iclinic.com.br/atendimento-em-clinica-medica/
https://blog.iclinic.com.br/gestao-financeira-de-clinicas-consultorios/
https://blog.iclinic.com.br/lidar-com-pacientes-inadimplentes/
https://blog.iclinic.com.br/software-de-gestao-para-recepcionista-de-clinica-medica/
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Ao avaliar uma candidatura para a posição de secretária clínica, é preciso realizar um processo
seletivo completo que vá além do currículo. 
Algumas características são essenciais para encontrar a pessoa certa para atender às necessidades do
consultório médico. 
O guia sobre como contratar uma secretária para consultório médico destaca três passos
importantes para a contratação da profissional ideal: defina suas prioridades, saiba como entrevistar e
desenvolva a técnica da entrevista.
Confira abaixo algumas características que devem ser avaliadas durante esse processo seletivo:
Discrição
A discrição é fundamental para uma secretária clínica, uma vez que lida com dados pessoais dos
pacientes. A profissional deve saber manter a confidencialidade das informações e seguir as políticas
internas de privacidade da clínica.
Organização
A organização é uma habilidade imprescindível para a secretária clínica, que deve saber gerenciar os
compromissos do médico, manter os arquivos atualizados, administrar agendas e garantir que o
consultório esteja sempre em ordem.
Comunicação
É importante que a candidata possua habilidades de comunicação clara e efetiva para lidar com
pacientes, equipe médica e demais parceiros do consultório.
Proatividade
O profissional proativo é aquele que antecipa problemas, identifica oportunidades de melhoria e
busca soluções antes mesmo de ser solicitado.
Pontualidade
É importante que a profissional chegue no horário e cumpra as tarefas no tempo estipulado,
evitando atrasos que possam prejudicar o funcionamento do consultório.
Simpatia
Uma profissional simpática e acolhedora pode ajudar a criar um ambiente mais agradável e tranquilo
para os pacientes, melhorando a imagem do consultório.
Dicas importantes para contratar uma secretária clínica
Contratar uma secretária para consultório médico pode ser uma tarefa desafiadora, afinal, essa
profissional é responsável por gerenciar a recepção da clínica e lidar diretamente com os pacientes. 
https://content.iclinic.com.br/guia-contratar-secretaria-consultorio?utm_source=blog&utm_medium=cta-artigo&utm_campaign=materiais-educativos&_ga=2.249849926.1506378397.1680907561-1776377620.1658255444&_gl=1*1njncf9*_ga*MTc3NjM3NzYyMC4xNjU4MjU1NDQ0*_ga_JD7VS6GKBC*MTY4MDk4NTM3Mi4yNzYuMS4xNjgwOTg3MTk4LjIzLjAuMA..
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Por isso, é importante que o processo seletivo seja criterioso e leve em consideração algumas
características essenciais.
Antes de tudo, é fundamental que o gestor tenha em mente as necessidades da clínica e o perfil da
secretária que procura. Além disso, é importante buscar referências e indicações, além de realizar uma
entrevista bem estruturada. 
Como dito anteriormente, alguns pontos que podem ser avaliados durante o processo seletivo incluem
discrição, organização, facilidade em se comunicar, proatividade, pontualidade e simpatia.
Outra dica importante é buscar uma profissional que tenha experiência na área da saúde, o que pode
facilitar a adaptação à rotina da clínica e a compreensão das particularidades do atendimento. 
Também é recomendável oferecer um treinamento específico sobre os processos da clínica e sobre a
postura adequada no atendimento ao paciente.
Erros que você precisa evitar ao contratar uma secretária para clínica
Abaixo estão os principais erros que gestores cometem ao contratar secretárias:
1. Não definir claramente o perfil da secretária: ao não ter em mente as características essenciais
da profissional que procura, é fácil se deixar levar por aparências ou habilidades que podem não
ser relevantes para a função;
2. Esquecer de buscar referências e indicações: muitos gestores acabam contratando secretárias
com base em currículos ou entrevistas superficiais, sem buscar referências ou indicações de
profissionais ou pacientes que já trabalharam com a candidata;
3. Não realizar uma entrevista estruturada: entrevistas pouco estruturadas podem resultar em
avaliações superficiais da candidata, deixando passar características importantes para a função.
Além disso, é importante realizar perguntas claras e objetivas, para evitar interpretações
equivocadas;
4. Deixar de oferecer um treinamento adequado: uma secretária sem um treinamento adequado
pode não estar apta a lidar com os processos da clínica e pode até mesmo prejudicar o
atendimento ao paciente. Por isso, é importante investir em um treinamento específico, que aborde
as particularidades da clínica e da função;
5. Não avaliar a compatibilidade com a equipe: contratar uma secretária que não se adapte bem à
equipe pode gerar conflitos e prejudicar o ambiente de trabalho. Por isso, é importante avaliar a
compatibilidade da candidata com a equipe e a cultura da clínica antes de efetivar a contratação.
Como aumentar a performance de trabalho da sua secretária na
clínica?
A secretária clínica é uma figura essencial para o bom funcionamento de uma clínica médica. Por isso, é
importante que sua performance de trabalho seja aprimorada para garantir um atendimento mais
eficiente e produtivo.
O iClinic é uma plataforma de gestão de clínicas médicas que oferece diversas funcionalidades para
auxiliar na rotina da secretária clínica. 
https://iclinic.com.br/
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Uma das ferramentas mais úteis é o agendamento online, que permite que os pacientes marquem suas
consultas de forma prática e rápida. 
Com essa ferramenta, a secretária pode se dedicar a outras tarefas, enquanto o sistema cuida da
marcação das consultas.
No iClinic, há também a possibilidade de enviar lembretes de consultas e exames aos pacientes. Com
esse recurso, pode-se evitar atrasos e ausências, que trazem prejuízos para o bom funcionamento da
clínica.
Além disso, o iClinic oferece um prontuário eletrônico completo, que facilita o acesso aos dados dos
pacientes e a gestão de exames e receitas médicas.
O sistema de gestão financeira também auxilia na performance da secretária clínica, permitindo o
acompanhamento das receitas e despesas da clínica em tempo real. 
Com o sistema, é possível saber exatamente quanto dinheiro entra e sai da clínica, facilitando a
tomada de decisões e o planejamento financeiro.
Para as clínicas que precisam de um recurso que otimize o controle deestoque de materiais, insumos e
medicamentos, o iClinic também pode ajudar a secretária, por meio de um registro atualizado dos
insumos utilizados na clínica.
Conclusão
Como você viu ao longo do artigo, contratar a secretária clínica certa é essencial para o sucesso da sua
clínica médica. 
Por isso, fazer um processo seletivo adequado e que busque profissionais com as características
essenciais para o cargo é essencial. 
Um processo seletivo completo e assertivo, além de garantir tranquilidade na gestão do
estabelecimento, diminui a rotatividade de profissionais, por trazer a pessoa certa para o cargo certo.
Além disso, não se esqueça de que o trabalho de secretárias e recepcionistas pode ser ainda mais
eficiente com o uso das ferramentas certas. 
O iClinic é um exemplo disso, pois conta com diversas funcionalidades que facilitam o dia a dia dos
profissionais. Experimente gratuitamente e veja, na prática, a diferença que nossa solução pode fazer na
sua clínica!
https://blog.iclinic.com.br/agendamento-online-consulta/
https://blog.iclinic.com.br/lembretes-de-consulta-iclinic/
https://blog.iclinic.com.br/prontuario-eletronico-personalizado/
https://blog.iclinic.com.br/sistema-de-gestao-financeira-no-consultorio/
https://app.iclinic.com.br/new/cadastro/