AUDITORIA DE CONTRATOS

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AUDITORIA DE CONTRATOS
A auditoria de contratos é uma análise sistemática e aprofundada nos processos, demandas, tarefas e até mesmo fluxos de trabalho associados a um contrato, e a todo o seu ciclo de vida. E vale lembrar: quem é o auditor? No setor de contratos, o auditor é preferencialmente um advogado contratualista, este entende profundamente sobre os artigos de contratos do código civil além de outras leis que respondem a alguns tipos de contratos.
Pense, então, a auditoria como um exame minucioso das atividades realizadas em uma empresa ou setor. Ela funciona como um raio-x, capaz de identificar falhas e oportunidades de melhorias, garantindo que tudo esteja funcionando de acordo com as regras.
Quais os benefícios da auditoria?
· Conformidade: A auditoria garante que sua empresa esteja em conformidade com as leis, normas e regulamentações, evitando multas e sanções.
· Eficiência: Ela identifica gargalos e pontos de ineficiência nos processos, ajudando a otimizar o tempo e os recursos da empresa.
· Transparência: A auditoria promove a transparência e a confiabilidade nas informações da empresa, tanto para os stakeholders internos quanto externos.
· Gestão de riscos: Ela permite identificar e mitigar riscos, prevenindo problemas futuros e protegendo o patrimônio da empresa.
· Melhoria contínua: A auditoria fornece insights valiosos para a implementação de medidas de melhoria contínua, impulsionando o crescimento da empresa.
· Aumenta a competitividade: Uma empresa eficiente, transparente e em conformidade com as leis e normas está mais bem preparada para competir no mercado.
Tipos de auditoria:
A auditoria pode ser tanto interna: realizada por profissionais da própria empresa, avalia os processos internos e a conformidade com as normas e regras. Quanto externa: feita por um consultor independente, oferece uma visão imparcial da empresa e de seus processos.
Na auditoria de contratos iremos revisar os modelos de contrato usados, avaliar litigios gerados por erros materiais em contrato e propor soluções para melhorias. Entender como está o workflow da área de contratos, o SLA das etapas e o que pode ser revisto a partir de indicadores coletados.
O auditor irá analisar o cumprimento das regras internas da corporação que não podem ser ultrapassadas nas atividades do setor, nas minutas e nas relações contratuais, e, junto a isso, a conformidade com a legislação.
Auditoria de contratos versus auditoria jurídica: qual a diferença?
Como ambas as auditorias são de certa forma jurídicas os dois conceitos podem se confundir. Dentro da auditoria de contratos também existe a auditoria jurídica, mas ela não se limita a esta análise, uma vez que buscamos aprimorar a eficiência operacional.
A auditoria jurídica é um processo de investigação e análise minuciosa dos aspectos legais de uma empresa, se atenta aos procedimentos de todas as áreas do negócio. Busca levantar os pontos vulneráveis de uma organização e apontar possíveis soluções. O objetivo é garantir que a empresa siga a legislação brasileira.
Quando falamos de auditoria contratual terá o aspecto jurídico legal mas também um olhar para otimizar a operação, reduzir custos da gestão de contratos, reduzir o sla dos processos e melhorar modelos e minutas a fim de serem mais vantajosas para a companhia.
Como a auditoria de contratos pode ajudar sua empresa?
A auditoria é uma excelente ferramenta que pode trazer diversos benefícios práticos e de curto prazo para sua empresa, além do que já comentamos no tópico anterior. Especialmente,
· Aumenta a produtividade: Ao identificar gargalos e pontos de ineficiência, a auditoria contribui para o aumento da produtividade da empresa.
· Reduz custos: A otimização dos processos e a mitigação de riscos proporcionada pela auditoria podem gerar uma significativa redução de custos para a empresa.
O auditor tem a capacidade de perceber que o tempo de análise dos contratos é muito longo, por exemplo, levando cerca de 20 dias e então, sugerir otimizações ao processo entre elas a adoção de um software de gestão de contratos com workflows automatizados capazes de reduzir o SLA da atividade.
Como fazer a auditoria de contratos?
A auditoria de contratos terá etapas que envolvem toda a área além do auditor. O profissional precisa alinhar expectativas sobre a entrega e coletar informações sobre a rotina e os contratos a serem auditados.
Vamos as etapas de auditoria de contratos:
1-Etapa de planejamento da auditoria de contratos
A etapa de planejamento pode ser dividida em três atividades principais: definição de escopo, coleta de informações e análise de risco.
A definição de escopo deve entender quais atividades serão revisadas, os objetivos da auditoria e quais os critérios da avaliação.
Este processo é feito tanto para auditorias internas como externas, seja de conjuntos de contratos ou rotinas da área.
Com o escopo pré-definido, o auditor irá coletar informações com a equipe da área sobre os procedimentos, ferramentas, coleta de indicadores e documentação armazenada.
2- Etapa de execução da auditoria de contratos
A primeira recomendação é revisar todos os contratos ativos que a equipe de gestão monitora, desde que dentro do escopo estipulado. Nela serão checados:
· Possíveis erros materiais;
· Verificar a legislação aplicada aos contratos e, ainda, se seguem as políticas internas da empresa. Caso necessário indicar ajustes que podem ser feitos por aditivo;
· Feita uma análise contextual para entender se a relação contratual analisada beneficia a empresa.
Por fim, para além dos contratos ativos revisar todos os modelos de contratos usuais do setor, de modo que sejam melhoradores e corrigidos os erros, proporcionando que futuros contratos sejam vantajosos e sigam a lei a rigor.
Auditado os contratos em si, o auditor poderá olhar para a gestão contratual e entender as rotinas para sugerir melhorias.
Duas ferramentas de pesquisa serão úteis:
1. Entrevistas: O auditor entrevista os profissionais da área de gestão de contratos para obter informações sobre a rotina de trabalho, atividades diárias, tempo gasto em cada tarefa, etapas que costumam gerar retrabalho, entre outras.
2. Observação: Neste caso o auditor se insere na área por alguns dias para observar como é o trabalho e complementar os dados obtidos das entrevistas.
3-Emissão de relatório da auditoria
O relatório é a entrega final para a empresa, a partir dela o gestor de contratos faz as mudanças necessárias.
Um bom relatório contém: o escopo de trabalho, já que a auditoria é um recorte, é importante saber o que foi contemplado pela análise; um apanhado dos dados coletados e indicadores pré-existentes no setor; e por fim, a maior parcela de texto será de apontamentos dos erros encontrados junto a indicação de correções e melhorias a serem feitas. Além do apontamento de processos e documentos que devem seguir inalterados pelo seu bom funcionamento.
O auditor pode recomendar a adoção de um software de gestão de contratos, a digitalização dos documentos, elaborar aditivos para alguns contratos fora da conformidade com a legislação e/ou regras internas, propor um novo workflow para reduzir o tempo gasto na gestão contratual e etc.
As possibilidades são infinitas, variam conforme o escopo e a especialidade do auditor.
Conclusão
A auditoria é um exame minucioso do setor de contratos e dos documentos geridos, é importante para a saúde da área e do negócio, pois em geral as atividades caem na rotina e é difícil o gestor de contratos ter tempo livre para rever os processos e contratos ativos que funcionam da mesma forma a muito tempo.
Um auditor que está ali apenas com a função de auditar irá fazer uma análise criteriosa e propor diversas melhorias para a área de contratos. Depois, com o relatório em mãos o gestor apenas deve fazer as mudanças.
Entre os benefícios sentidos pós auditoria contratual estão: gestão de riscos eficaz, uma vez que o auditor identificou os riscos e propôs soluções para mitigá-los também a otimização do setor.
Por fim, transparência e confiança, as informaçõescoletadas na auditoria promovem confiança para os stakeholders internos e externos, especialmente em empresas de grande porte geridas com conselhos administrativos e investidores que desejam ter acesso a como a área de contratos atua. Além de inspirar a melhoria continua.