RENOVAÇÃO DE CONTRATO

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RENOVAÇÃO DE CONTRATO
O que é renovação de contrato?
A renovação de contratos é feita no fim do ciclo de vida do instrumento jurídico. Quando o prazo de validade do acordo está chegando ao fim e antes que expire. Neste momento, o gestor de contratos deve analisar se o contrato será desfeito ou renovado.
Estamos falando de vários tipos de contrato: de fornecedores, contratos de trabalho por prazo determinado, de compra de suprimentos e outros. Toda e qualquer relação contratual segue este fluxo de gestão que termina na renovação ou encerramento.
As renovações podem seguir três caminhos:
1. Renovação por aditivo contratual;
2. Renovação automática por cláusula;
3. Renovação por meio de novo contrato.
Caso o contrato que esta por vencer tenha, entre as suas cláusulas, uma de renovação automática e haja um acordo comum entre as partes que o negócio deve continuar, ele será renovado automaticamente. Mesmo que automática a renovação deverá ser informada ao contratante.
Em situações que a renovação não é automática, optar por um aditivo ou nova minuta depende das necessidades das partes, se haverá alterações significativas no corpo do texto ou se apenas as cláusulas de data, valores e pagamento serão atualizadas.
Como fazer a renovação de contrato?
O prazo de um contrato chegou ao fim e a empresa deseja seguir a relação? O passo agora é renová-lo. Por mais que pareça simples sem sempre será só mudar a data de vencimento, em alguns casos é necessário refazer a minuta de contrato.
Claro, não descartamos a possibilidade das renovações automáticas ou aquelas com aditivos contratuais que mudam apenas a cláusula de data. Mas no geral, os contratos precisam ser reavaliados antes da renovação, e é disto que vamos falar a seguir.
Passo 1: Mapeamento dos pontos benéficos e ruins do contrato vigente
Quando o prazo de uma relação contratual chega ao fim e a empresa opta por renovar, significa que foi proveitosa e trouxe benefícios ao negócio. Ainda assim, a relação não foi perfeita e pode ser uma escolha de ambas as partes o ajuste do acordo.
Antes de escolher como será feita a renovação: por nova minuta, aditivo ou se existe uma cláusula automática vamos fazer o balanço de pontos positivos e negativos do período de vigência do contrato.
· Há algo na obrigação das partes a ser acrescido? Uma nova entrega não prevista antes, por exemplo;
· A cláusula de pagamento foi justa? A contraparte entregou o correspondente ao valor pago? Ou será necessário aumentar o pagamento?
· O prazo de vigência deve mudar? Prazos de renovação anuais, bianuais ou até mais extensos, devem ser considerados.
· O prazo de entrega de um serviço, projeto ou produto precisa ser maior ou menor?
· Quais dificuldades surgiram durante a vigência do contrato que podem ser minimizadas na renovação?
Depois de definir quais alterações serão necessárias e concluída a negociação entre as partes, vamos entender como será feita a reescrita. Afinal a decisão entre criar uma nova minuta ou fazer um aditivo varia conforme a complexidade das alterações.
Passo 2: Decisão de como será feita a renovação de contrato
A renovação será feita por 3 caminhos:
1. Renovação automática
A renovação automática é válida quando na minuta original existe uma cláusula de renovação automática. Geralmente nos contratos prestação de serviços, de aluguel e alguns consumeristas há essa possibilidade.
Aqui basta o desejo de renovar o contrato, o contratado deve informar ao contratante sobre a renovação automática e ela já está valendo. Não há alteração na minuta e os valores do serviço podem ser reajustados por índices de preço.
2. Renovação de contrato com aditivo
Um aditivo de contrato serve quando é necessário alterar algumas cláusulas do contrato que impedem a sua continuação. Geralmente são alteradas apenas as cláusulas de vigência do documento, valores e pagamento e dados das partes caso haja alguma inconsistência.
Os aditivos também podem contemplar além das mudanças básicas para estender a vigência do contrato o acréscimo de cláusulas, até mesmo uma de renovação automática futura. Permite, ainda a edição de cláusulas existentes cujas quais as partes em comum acordo veem a necessidade de mudar.
3. Criação de nova minuta para renovação
Por fim, a última opção é a rescisão da minuta vigente, ou seja encerramento do contrato e elaboração de uma nova minuta.
Este caso é indicado na necessidade de mudança de muitas cláusulas, quando o aditivo praticamente refaria o contrato. Torna-se mais prático e seguro elaborar e assinar um novo contrato com todas as mudanças propostas.
Passo 3: Elaboração do aditivo ou nova minuta
Com a renovação automática do contrato o processo termina no passo 2. Contudo, nos casos de renovação por aditivo e elaboração de novo texto contratual iremos até o passo 5;
Decidida a forma de renovação e as partes optaram por um aditivo, o gestor responsável por aquele contrato pode elaborá-lo. No aditivo irão constar todas as cláusulas alteradas, tanto as imprescindíveis para que haja uma renovação tais quais a de data e pagamento, além das modificações extras de acordo com as necessidades identificadas no passo 1.
Já para elaborar uma nova minuta, você pode basear-se no contrato pré-existente. As cláusulas não alteradas podem ser copiadas, e, também, os modelos de contrato padrão usados pelo setor servem de de base para a elaboração do novo contrato de renovação.
Depois de juntar todo o texto previamente escrito, escreva as cláusulas faltantes e junto às demais partes da minuta negocie e revise as adequações. Por ser um novo contrato é a oportunidade de alterar tudo que não deu certo na primeira relação.
Passo 4: Revisão do texto de renovação
Por fim, caso o texto da nova minuta ou aditivo de renovação tenha sido escrito por um(a) gestor(a) de contratos que não é parte do departamento jurídico é primordial a revisão pelo jurídico da empresa, já que por mais cuidadosa que tenha sido a elaboração o texto está suscetível a erros de conformidade.
Se foi elaborado pelo jurídico, indicamos a conferência do texto pelo gestor contratual responsável pela relação contratual a fim de verificar se as cláusulas seguem o negociado entre as partes.
A revisão evita erros humanos e ameniza a possibilidade de futuros litigios.
Passo 5: Assinatura da partes e atualização no sistema
Minuta revisada é hora de assinar para torna-se uma relação contratual e ter, enfim, validade jurídica e finalizarmos o processo de renovar um contrato.
Se o seu departamento usa um software para contratos, essa etapa é muito simples. A minuta elaborada no editor online é enviada para assinatura digital pelo próprio sistema, basta adicionar as partes e os envolvidos receberão a solicitação de assinatura.
Depois do contrato assinado, a guarda no Software de contratos Projuris é automática. Se este não for seu caso, colete o contrato assinado e faça o upload no sistema de gestão ou na pasta digital do contrato original.
Se a gestão de documentos for física, a minuta deve ser impressa, assinada a mão e então armazenada.