APOSTILA ESTRUTURAS E PROCESSOS - capitulo-03

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Estruturas e Processos 
Organizacionais
Racionalização de Processos
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Danielle Stelzer
1ª Edição
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Sumário
Racionalização de Processos
Para Início de Conversa... ............................................................................... 3
Objetivos ......................................................................................................... 3
1. Processo, Atividade, Tarefa e Operação ................................................ 4
2. Racionalização de Processos .................................................................... 5
3. Princípios da Criação e Racionalização de Processos ..................... 5
Referências ......................................................................................................... 8
Para Início de Conversa...
A racionalização do trabalho no Brasil teve início em 1930, e até hoje o 
homem vem sendo substituído por máquinas na execução de processos 
recorrentes e previsíveis. Identificamos isso facilmente ao observarmos 
os caixas eletrônicos dos bancos, as catracas de ônibus, as máquinas de 
venda de bilhetes no metrô etc. 
Os processos padronizados devem ser revistos e alterados para melhorar 
os indicadores de resultados. Embora para muitos isso seja sinônimo 
de insegurança por conta do risco de demissões, um dos objetivos 
principais dessa substituição é reduzir a quase zero a margem de 
erro nos processos. O administrador deve dispor de mecanismos que 
permitam que as pessoas pensem, criem, participem do processo de 
tomada de decisão e se sintam comprometidas com os objetivos a serem 
alcançados. 
Objetivos
 ▪ Tornar os processos organizacionais mais ágeis e flexíveis; 
 ▪ Utilizar ferramentas e metodologias que permitam a automação e 
racionalização dos processos; 
 ▪ Criar processos para modelar as aplicações propondo melhoria e 
inovação.
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1. Processo, Atividade, 
Tarefa e Operação
A ideia de processo surgiu com o 
desígnio de maximizar o valor para o 
cliente. Podemos defini-lo como um 
conjunto de atividades sequenciais 
e estruturadas e que possuem uma 
relação lógica. 
Todo processo deve ter como objetivo 
atender às necessidades dos clientes 
internos e externos da organização. 
Carreira (2009) ressalta que 
processo é uma série de atividades 
decompostas em tarefas que, por sua 
vez, são decompostas em operações 
responsáveis pela produção de bens e 
serviços.
Figura 1: Processo, Atividade, Tarefa e Operação. Fonte: Elaborado pelo autor.
A NBR ISO 9000 define processo 
como um conjunto de atividades 
inter-relacionadas que transforma 
entradas em saídas, ou seja, 
insumos em produtos.
Já as Operações são ações 
indivisíveis de uma determinada 
tarefa, ou seja, algo que só pode 
ser executado por um único 
indivíduo de cada vez, por 
exemplo: emitir uma nota fiscal.
Atividade é um conjunto de 
tarefas. Por exemplo: comprar 
matéria-prima para a produção de 
determinado produto ou serviço é 
uma atividade do processo de 
compras. (CARREIRA, 2009).
As Tarefas compõem um conjunto 
de operações que pertencem a 
uma determinada atividade. 
Exemplo: uma atividade de compra 
de material inicia com a tarefa de 
receber o pedido de compra e 
termina com a entrega do material.
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2. Racionalização de Processos
Segundo Carreira (2009): “A racionalização de processos ou racionalização 
das rotinas de trabalho, ou redesenho de processos, é uma técnica que 
o Administrador utiliza para viabilizar a retomada da propriedade do 
modo de produção pela empresa. Consiste em criar processos racionais, 
lógicos e estruturados.”
Os processos padronizados devem ser revistos e alterados para 
melhorar os indicadores de resultados. O administrador deve dispor de 
mecanismos que permitam que as pessoas pensem, criem, participem 
do processo de tomada de decisão e se sintam comprometidas com os 
objetivos a serem alcançados.
Além disso, a racionalização visa à efetividade dos processos. Mas o que 
é ser efetivo?
EFICAZ EFICIENTE EFETIVO
Ênfase na melhor 
solução.
Ênfase nos meios 
utilizados para a melhor 
solução, com melhor 
qualidade, no menor prazo 
e com o menor custo.
Atinge os objetivos 
propostos utilizando os 
melhores meios.
Quadro 1:Racionalização de Processos. Fonte: Elaborado pelo autor.
3. Princípios da Criação e Racionalização de 
Processos 
Para criar ou racionalizar processos, o administrador deve seguir alguns 
princípios: centralização, criação, automação, parcimônia, persistência, 
ordenação, permanência, independência de processos, temporalidade e 
simultaneidade.
No planejamento de melhorias através da racionalização de processos, 
primeiramente é preciso envolver-se no processo e nas deficiências 
apresentadas para que sejam geradas ideias que levem à solução dos 
problemas.
Princípio da Centralização
A criação, racionalização ou extinção de processos deve ser realizada 
pelo administrador para garantir sistemas integrados racionais, lógicos e 
estruturados, evitando:
 ▪ Proliferação de processos; 
 ▪ Criação de processos irracionais; 
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 ▪ Processos errados, desatualizados, incompletos ou na hora errada; 
 ▪ Disseminação de informações não planejadas;
 ▪ Altos custos operacionais.
Princípio da Criação 
Um processo só deve ser criado se tiver finalidade específica e deverá 
ser mantido somente se as tentativas de eliminação ou de fusão não 
forem viáveis. Esse princípio evita: 
 ▪ Duplicidade de controle e de base de dados; 
 ▪ Dificuldade no processo de tomadas de decisão; 
 ▪ Pressão ascendente sobre custo operacional; 
 ▪ Fadiga; 
 ▪ Redução da produtividade; 
 ▪ Agravamento no custo operacional.
Princípio da Automação
Este princípio visa criar processos suportados por tecnologia de ponta, 
evitando o máximo possível a utilização do trabalho do homem. Evita-se: 
 ▪ Impossibilidade de uso de veículos de comunicação suportados por 
tecnologia; 
 ▪ Impossibilidade de criação de base de dados eletrônica; 
 ▪ Impossibilidade da construção de processo decisório inteligente, 
suportado por sistemas de apoio a decisões; 
 ▪ Aumento da margem de erros de processamento; 
 ▪ Perda de competitividade; 
 ▪ Aumento do custo operacional.
Princípio da Parcimônia 
Um processo não deve ter mais dados que os necessários para realizar 
as operações. Elimina-se: 
 ▪ Duplicidade de dados no processo; 
 ▪ Dados desatualizados; 
 ▪ Insegurança na base de dados provocada por falta de critério na 
inserção de dados; 
 ▪ Elevação da margem de erros operacionais; 
 ▪ Agravamento do custo operacional; 
 ▪ Perda da qualidade nos serviços prestados; • Insatisfação do cliente.
Princípio da Persistência 
Um processo deve estar sempre pronto para entrar em operação. Um 
exemplo de desrespeito a este princípio pode ser mencionado quando 
o cliente é impossibilitado de fazer uma operação bancária porque “o 
sistema caiu”. Evita-se: 
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 ▪Indisponibilidade das bases de 
dados; 
 ▪ Ocorrência de tempo de 
espera; 
 ▪ Agravamento de custo 
operacional; 
 ▪ Impossibilidade de iniciar o 
processo quando necessário; 
 ▪ Comprometimento da 
qualidade na prestação de serviço 
para o cliente.
Princípio da Permanência 
Os dados permanecem em depósitos de dados. Isso implica 
que, se entre um procedimento e outro houver alguma defasagem de 
tempo, será necessário um depósito de dados que receba dados do 
primeiro procedimento e forneça para o segundo. Evita-se: 
 ▪ Geração de tempo de espera; 
 ▪ Gargalos na operação do processo; 
 ▪ Impossibilidade de gerar indicadores de resultado e relatórios 
gerenciais em tempo real; 
 ▪ Ocorrência de horas extras;
 ▪ Surgimento deconflitos.
Princípio da Independência de Processos 
Um processo deve ser independente dos outros a fim de alcançar seus 
objetivos. Este princípio está relacionado ao cumprimento dos princípios 
da Permanência e da Persistência. Evita-se: 
 ▪ Descumprimento do Princípio da Permanência; 
 ▪ Dependência do processo anterior, gerando tempo de espera; 
 ▪ Aumento do tempo de ciclo; 
 ▪ Ocorrência de horas extras; 
 ▪ Aumento do custo operacional.
Princípio da Temporalidade 
Processos interdependentes devem estar estruturados para que sejam 
executados na ordem cronológica a fim de garantir a consistência dos 
dados. Isso implica, por exemplo, que para se efetuar uma venda a prazo 
é preciso executar os processos em ordem cronológica — processo 
cadastrar cliente, processo aprovar crédito, processo emitir pedido de 
venda, processo faturar, processo emitir nota fiscal.
Princípio da Simultaneidade 
Em um mesmo sistema, processos são executados simultaneamente a 
fim de reduzir o tempo de ciclo, exercer os controles e reduzir o custo 
operacional.
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Exemplo: o comprador emite um pedido e encaminha simultaneamente 
cópias para o fornecedor, almoxarifado e contas a pagar. Enquanto ele 
faz o pedido, o fornecedor se preparar para enviar; o almoxarifado, para 
receber a mercadoria; e o contas a pagar se organiza para efetuar o 
pagamento.
Organizações de grande porte aplicam os princípios da racionalização 
em seus processos de TI e desenvolvimento de sistemas, criando 
pequenos processos (jobs) para controle do processamento das rotinas 
dos departamentos da empresa, como financeiro, estoque etc.
Qual a importância da racionalização de processos para as organizações 
e que, aplicando os princípios adequados, pode-se reduzir à quase zero 
a margem de erro nos processos. Essa vantagem pode agregar muito 
valor à organização, principalmente se pensarmos nos exames de alta 
complexidade realizados nos centros de diagnósticos por imagem dos 
hospitais. 
Outra vantagem é a segurança, como é o caso de processos que colocam 
em risco a vida de pessoas ou que lhes causam prejuízos irreparáveis.
Como a racionalização de processos pode proporcionar benefícios à 
organização, como redução de custos e aumento da competitividade.
Referências
CARREIRA, D. Organização, Sistemas e Métodos: ferramentas para 
racionalizar as rotinas de trabalho e a estrutura organizacional da 
empresa. São Paulo: Saraiva, 2009. 
CURY, A. Organização e Métodos: uma visão holística (perspectiva 
comportamental e abordagem contingencial). 8 ed. São Paulo: Atlas, 
2012.
Estruturas e Processos Organizacionais 8
	Racionalização de Processos
	Para Início de Conversa...
	Objetivos
	1. Processo, Atividade, Tarefa e Operação
	2. Racionalização de Processos
	3. Princípios da Criação e Racionalização de Processos 
	Referências