Processos organizacionais

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Técnico em contabilidade
Processos organizacionais
Os processos estão muito presentes na vida das pessoas e das empresas, pois,
cada vez que alguém precisa executar uma atividade, necessita, igualmente, se
planejar, mesmo que mentalmente, pensando em um passo a passo do que precisa
ser feito para concluir aquilo que planejou.
Para entender os processos organizacionais, veja, primeiramente, o que significa
processo:
Processo é o conjunto de tarefas sequenciais que são realizadas para alcançar
um objetivo, ou seja, são etapas que devem ser desenvolvidas para determinada
finalidade.
A contabilidade realiza muitas tarefas diferentes todos os dias. É uma rotina
intensa, portanto é preciso ter processos bem organizados, que possam auxiliar as
pessoas responsáveis a cumprirem com todas as suas obrigações.
Para que isso ocorra, é necessário que a empresa tenha uma definição clara das
tarefas que precisam ser realizadas, como fechamento da contabilidade, manutenção
da folha de pagamento, emissão de guias para pagamento e de declarações, entre
outras.
É um grande desafio, pois são muitos os processos e documentos envolvidos em
todos os departamentos da empresa.
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Inter-relações
A contabilidade é responsável pelo fechamento da movimentação de todos os
documentos que circulam na empresa. Por exemplo, imagine-se trabalhando na
contabilidade de uma empresa no ramo do comércio e tendo a responsabilidade de
ajudar seu gestor a fechar a contabilidade mensal.
Considerando o exemplo, veja como está organizada a empresa:
(objetos/painel1.png)
Gerência comercial
A gerência comercial controla as compras e as vendas realizadas.
Gerência financeira
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A gerência financeira controla o pagamento, o recebimento de todas as contas e
também os departamentos de pessoal e de contabilidade.
Contas a pagar
O setor de contas a pagar se responsabiliza por todos os pagamentos da
empresa.
Contas a receber
O setor de contas a receber emite as respectivas notas de vendas e se preocupa
com os recebimentos.
Departamento de pessoal
O departamento de pessoal é responsável pelas contratações, demissões e pelo
controle de horas extras.
Contabilidade
A contabilidade se preocupa com o fechamento do resultado do mês, ou seja,
apurará se a empresa está gerando lucro ou prejuízo.
Departamento de compras
O departamento de compras recebe todas as mercadorias que são compradas na
empresa, confere as notas fiscais e repassa para o departamento de contas a pagar.
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Departamento de vendas
O departamento de vendas trata diretamente com o cliente.
São vários departamentos em uma empresa, existindo uma inter-relação entre
todos eles, na qual a contabilidade tem a importante função de organizar todas as
informações recebidas e emitir relatórios mensais para a tomada de decisões. Cada
departamento deve gerenciar os processos que estão sob sua responsabilidade e
incluir os outros setores que se relacionarem com o seu processo.
A importância de conhecer os processos organizacionais para o profissional
técnico em contabilidade vai muito além dos processos de seu departamento.
Imagine-se trabalhando em uma empresa multinacional na qual constam
centenas de processos. Talvez você não conheça todos detalhadamente, mas precisa
saber que eles existem, já que a contabilidade faz a gestão de toda a movimentação
da empresa.
O seu gestor pode, por exemplo, solicitar dados e informações de outros setores,
e é importante que você tenha um breve conhecimento dos processos de cada setor.
Contudo, dependendo do tamanho da organização, você conhecerá aos poucos cada
setor e seus respectivos processos.
Aplicabilidade
Existem maneiras de organizar os processos em cada empresa, e, para tanto,
geralmente são utilizadas representações gráficas que esquematizam os processos,
ajudando na visualização e no entendimento do fluxo destes.
O gráfico mais utilizado nas empresas para fazer essa esquematização é o
fluxograma. O fluxograma apresenta um formato universal que consegue demonstrar
o fluxo do trabalho desenvolvido, inclusive documentos e produtos.
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O fluxograma é composto por símbolos específicos que representam as etapas
do processo. Existem alguns símbolos padrões e outros que não são muito utilizados.
Por isso, recomenda-se que, abaixo ou ao lado do fluxograma de cada processo, seja
inserida uma legenda com o significado de cada símbolo, o que facilita a compreensão
do fluxo por parte de quem vai consultá-lo.
Veja a seguir o quadro, adaptado de Cury (2017, p. 352 e 353), com os símbolos
e os seus respectivos significados:
Figura 2 – Quadro de símbolos e significados
Fonte: adaptado de Cury (2017, p. 352 e 353)
Conforme Cury (2017), as vantagens de utilizar os fluxogramas para ilustrar os
processos são estas:
Possibilidade de verificar como funcionam, realmente, todos os
componentes de um sistema, mecanizado ou não, facilitando a análise de
sua eficácia
Entendimento mais simples e objetivo do que o de outros métodos
descritivos
Facilidade de localização das deficiências, pela fácil visualização de
passos, transportes, operações, formulários etc.
Aplicação a qualquer sistema, desde o mais simples até o mais complexo
Rápido entendimento de qualquer alteração que se proponha nos
sistemas existentes, por demonstrar claramente as modificações
introduzidas
Existirão processos com poucas ou muitas etapas. Alguns processos são internos
de cada setor, e outros relacionam-se com outras áreas. Em razão disso, haverá
fluxogramas que poderão ser desenhados em uma página e outros que serão maiores.
Portanto, não se preocupe com o tamanho, mas, sim, com a qualidade e com o correto
desenho dos processos.
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Como os fluxogramas geralmente são utilizados para todos os processos da
empresa, isso não é diferente para os processos que envolvam a área da
contabilidade, principalmente porque muitos relacionam-se com os demais setores, e
vice-versa. Portanto, é importante que o profissional técnico em contabilidade tenha
conhecimento do fluxograma, pois deve ter a visão de todo o processo, e não somente
de suas atividades dentro da empresa.
Sendo assim, pelo fluxograma fica mais fácil perceber todo o trajeto do processo,
pois ele tem início em determinada área e pode percorrer diversas outras áreas da
organização. Com isso, visualiza-se a inter-relação entre os departamentos da
empresa. No momento em que os profissionais estão desenhando os processos, é
importante fazer reuniões entre os setores da empresa que fazem parte das etapas
daquele processo.
Tal prática facilitará o entendimento de todos, pois cada área exporá a sua
maneira de realizar a etapa que corresponde a ela, sendo possível, assim, identificar
possíveis falhas que poderão ser sanadas por meio de melhorias que serão feitas no
processo.
A inter-relação proporcionará uma visão sistêmica dos processos da organização,
ou seja, os colaboradores terão uma percepção geral de como são realizadas as
etapas de cada processo. Além disso, será possível entender como as áreas
relacionam-se entre si e com o ambiente externo.
Você pode criar um fluxograma manualmente, utilizando as ferramentas
disponíveis no Microsoft Office (Word, Excel ou PowerPoint).
Observe esse fluxograma referente ao processo de pagamento de uma folha de
pagamento:
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Figura 3 – Fluxograma folha de pagamento
Fonte: <https://sites.google.com/site/authenticpalacefad/fluxograma/contabilidade>.
Observeque o fluxograma inicia com a documentação do RH, depois consta o
recolhimento de documentos, a análise de fechamento, a pré-aprovação pelo setor
financeiro e a análise do documento. O processo é concluído com a aprovação, o
envio da ordem de pagamento ao banco e a impressão de duas vias, uma para o
banco e outra para o arquivo.
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Encerramento
Os processos organizacionais fornecem muitos benefícios para as organizações,
pois padronizam e organizam documentos e atividades e auxiliam na execução de
ações de planejamento relativas à gestão. Isso porque, por meio do controle dos
processos, também é possível identificar inconformidades, para que elas sejam
corrigidas e os processos sejam aprimorados. Portanto, com os processos mapeados,
as empresas têm mais assertividade no desempenho das diversas atividades das
áreas.