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Andy Barbosa O VERDADEIRO AGILE COACH - A Essência Toma Forma - Edição 2020 www.agileinstitute.com.br O AUTOR Andy Barbosa é um profissional com mais de 25 anos de experiência na área de negócios e TI, dentre os quais 15 anos na liderança de equipes de alta performance de projetos, inovação e desenvolvimento de software. Iniciou a carreira como analista de suporte, foi programador e chegou a ser um dos principais executivos e líder de gestão estratégica na terceira maior empresa de desenvolvimento de software do Brasil. É Mestrando em Administração, é especialista em Gestão Estratégica de TI e Negócios, Custos e Controladoria, Métodos Ágeis e MBA em Gestão de Projetos. Tem passagens por grandes empresas de tecnologia do Brasil como TOTVS, Benner e Desbravador, nas quais atuou como Executivo, Project Manager, Product Manager, Líder de Equipes e Projetos, Strategy Manager, além de Leader Coach, Agile Coach e Enterprise Agile Coach. É autor do livro A ESSÊNCIA DO AGILE COACH, coautor do livro A ESSÊNCIA DO AGILE LEADER, e da técnica STRATEGIC INCEPTION, criador da Formação PACC e fundador do Agile Institute Brazil (www.agileinstitutebrazil.com). Andy Barbosa é ainda um inovador e entusiasta, e tem como propósito Disseminar a Agilidade, transformando positivamente a vida das pessoas e os resultados dos negócios. Andy Barbosa Lean, Agile and Leadership Coach Organizational Behavior Expert Consultant, Trainer and Mentor www.andybarbosa.com.br https://www.linkedin.com/in/andybarbosa/ O VERDADEIRO AGILE COACH | 1º Edição | 2020 | 344 páginas Iniciei a revisão e redação deste livro em 2019, nas cidades de Berkeley e San Francisco, California, USA e finalizei em abril de 2020, em Santa Catarina, no Brasil, durante a quarentena da pandemia COVID-19. Todos os direitos reservados para Andy Barbosa. www.andybarbosa.com.br | andy@agileinstitutebrazil.com http://www.agileinstitutebrazil.com/ http://www.andybarbosa.com.br/ https://www.linkedin.com/in/andybarbosa/ http://www.andybarbosa.com.br/ mailto:andy@agileinstitutebrazil.com SUMÁRIO Apresentação ........................................................................... 6 Fundamentos sobre Coaching O que é Coaching?........................................................................ 8 Os Papéis no Processo de Coaching............................................ 9 O que um Coach faz? ................................................................... 9 O que um Coach não faz? ............................................................ 9 Como funciona o processo de Coaching? .................................... 9 Modalidades de Coaching............................................................. 11 Vantagens do Coaching ............................................................... 13 Team Coaching............................................................................. 14 Performance Coaching.................................................................. 16 Growth Coaching Model................................................................ 17 Agile Coaching............................................................................. 19 Novas Formas de Pensar e Agir Raplexidade................................................................................... 21 História da Agilidade...................................................................... 24 O Manifesto Ágil........................................................................... 25 Valores do Manifesto Ágil............................................................... 27 Princípios do Manifesto Ágil........................................................... 28 Modelo Cascata............................................................................. 29 Modelo Ágil.................................................................................... 30 Agile Mindset................................................................................. 35 Lean Mindset................................................................................. 40 Lean Software Development......................................................... 42 Melhoria Contínua (Muda, Mura, Muri).......................................... 51 Lean Startup ................................................................................. 61 Minimum Viable Product – MVP.................................................... 63 DevOps Culture............................................................................. 65 Pensamento Sistêmico.................................................................. 67 Pensamento Complexo................................................................. 71 Pensamento Clássico, Sistêmico e Complexo.............................. 73 Sistema Adaptativo Complexo....................................................... 74 Growth Mindset ............................................................................. 77 Agile Coach: Conhecimentos, Habilidades, Atitudes Quem é o Agile Coach?................................................................. 82 O que faz o Agile Coach?.............................................................. 86 Os papéis do Agile Coach............................................................. 88 Abrangências de Atuação do Agile Coach.................................... 93 As Competências do Agile Coach.............................................. 97 Avaliação de Conhecimentos e Competências.............................. 99 Radar de Competências do Agile Coach....................................... 101 Agile Coach e o T-Shape Skills……………………………………... 103 Autodesenvolvimento do Agile Coach...................................... 105 Agile Coach Competency Matrix.................................................... 106 Agile Coach Cover Up Matrix………………………………………… 107 Plano de Autodesenvolvimento do Agile Coach............................. 109 Atitudes do Agile Coach................................................................ 110 O Agile Coach em Ação Transformação Digital................................................................... 115 E Agilidade neste contexto?.......................................................... 118 Transformação Ágil....................................................................... 120 Preparando-se para a Jornada de Coaching Ágil.......................... 125 E, por onde começar?................................................................... 128 E, como manter o ritmo de trabalho?............................ 131 E, como apresentar os resultados do trabalho?........... 133 O trabalho do Agile Coach tem começo, meio e fim.... 135 Construindo Equipes Ágeis O que é uma Equipe Ágil .............................................................. 136 Os Princípios das Equipes Ágeis .................................................. 139 As Práticas Essenciais das Equipes Ágeis ................................... 140 Os Membros de uma Equipe Ágil ................................................. 143 Formando Equipes Ágeis ............................................................. 146 Estágio de Equipes ....................................................................... 153 Disfunções de Equipes ................................................................. 155 Estratégias para Estruturar Equipes.............................................. 161 Métodos e Frameworks para Agilidade Visão Geral.................................................................................... 162 RAD............................................................................................... 163 ASD...............................................................................................166 FDD............................................................................................... 168 DSDM............................................................................................. 170 Crystal............................................................................................ 174 Extreme Programming (XP) .......................................................... 177 Kanban .......................................................................................... 180 Scrum ............................................................................................ 186 Scrum at Scale............................................................................... 191 Nexus Framework.......................................................................... 194 LeSS.............................................................................................. 198 DAD............................................................................................... 203 SAFe.............................................................................................. 207 Flight Levels................................................................................... 209 Fit for Purpose (FP4)...................................................................... 212 Métricas de Indicadores para Agilidade Visão geral sobre Métricas e Indicadores...................................... 216 As Características das Métricas Ágeis.......................................... 219 Exemplos de Métricas Ágeis Úteis................................................ 221 Quando as métricas são nocivas para a Equipe?......................... 223 Objective and Key Results – OKR……...………………………… 227 Como estabelecer OKRs?.............................................................. 229 Como acompanhar os OKRs?........................................................ 230 Exemplos de OKRs........................................................................ 231 Cinto de Utilidades do Agile Coach Lean Growth Coaching.................................................................. 232 Facilitação Situacional................................................................... 236 Icebreaker e Energizer................................................................... 242 Ciclo de PrOpER............................................................................ 244 Escuta Ativa .................................................................................. 247 Feedback e Feedforward .............................................................. 250 Resolução de Conflitos.................................................................. 256 Perguntas Poderosas.................................................................... 262 Desenvolvimento de Competências.............................................. 267 Diagnóstico de Contextos.............................................................. 270 Gerenciando Mudanças................................................................. 273 Os 10Rs da Mudança.................................................................... 283 ADAPT para Scrum........................................................................ 285 STATIK para Kanban..................................................................... 288 Lean Change Management........................................................... 290 Comunicação Não Violenta........................................................... 295 Delegação Eficaz........................................................................... 302 Priorização Eficaz.......................................................................... 306 Retrospectivas............................................................................... 309 Cerimônias..................................................................................... 315 Facilitação de Reuniões................................................................. 319 Inteligência Emocional................................................................... 322 Liderança Situacional..................................................................... 331 Considerações Finais Estabelecendo o acordo de Trabalho............................................ 334 Evoluindo seu conhecimento como Agile Coach .......................... 336 PACC – Professional Agile Coach Certified……….…………… 337 Mensagem Final............................................................................ 338 Bibliografia..................................................................................... 339 6 Andy Barbosa APRESENTAÇÃO O filósofo francês Jean-Paul Sartre não escreveu apenas ensaios, romances e peças de teatro, mas também obras filosóficas. Sua filosofia consiste em colocar o indivíduo, a pessoa, como responsável por todos os seus atos. Lançados em um mundo sem justificativa, projetamo-nos no futuro, e escolhemos um sentido para nossa vidas, já que ela não possui um sentido a priori. O existencialismo de Sartre está inteiramente estruturado no princípio filosófico de que a existência precede a essência, e esta é construída através da liberdade responsável manifestada pelas escolhas que fizemos em nossas vidas. Paulatinamente, vamos tomando consciência de nossa existência, e do grande desejo que temos de ser, alguém ou algo. Caso contrário seríamos apenas uma coisa, ou seja, já estaríamos prontos, dadas e acabadas como acontece com a pedra, com a cadeira, a mesa, e tantos outros objetos. Portanto, quando somos “jogados” no mundo, definitivamente, começamos a nosso desenvolvimento e evolução. Somos uma eterna indeterminação! Quando iniciei meu trabalho com agilidade, lá por volta de 2009, o papel do Agile Coach nem existia, surgiu depois, fruto da evolução das pessoas e das “coisas”. Jogado no mundo, o Agile Coach existia, mas sem uma essência definida, pois a indeterminação caracteriza esse novo papel no ambiente de trabalho. Foi então, que em 2016, iniciei a redação do meu primeiro livro A Essência do Agile Coach que, seguramente, definiu uma essência para este papel, o qual divulguei aos quatro cantos do mundo, através do meu trabalho. Agora, em 2020, depois de um intenso trabalho de desenvolvimento e evolução, alcançamos um outro patamar e dimensão. Temos agora uma forma, ou seja, a essência tomou forma, e o Agile Coach e seu trabalho passaram a definitivamente existir no tempo e no espaço. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 7 Hoje o Agile Coach tem seu espaço, relevância e perfil, assim como o Agile Coaching, que é o trabalho realizado pelo Agile Coach, definitivamente, tem uma conformação, finalidade e propósito maior. Assim, decidi ainda em 2019, redigir um novo livro, quer permitisse transformar, objetivamente, a essência em uma forma para, ao mesmo tempo, declarar e estimular a evolução pois, como já dito, somos uma eterna indeterminação! Esta obra, nomeada de O Verdadeiro Agile Coach é, portanto, uma evolução de A Essência do Agile Coach. Meu maior desejo é contribuir para seu aprendizado e crescimento, assim como a evolução de toda a comunidade ágil e atividade de Agile Coaching pelo mundo. Faça bom proveito e conte comigo para o que precisar. Vamos disseminar a agilidade! Andy Barbosa 8 Andy Barbosa 1 FUNDAMENTOS SOBRE COACHING 1.1. O que é Coaching? O coaching é um processo de transformação e aprimoramento que permite que indivíduos, equipes ou empresas desenvolvam suas diversas habilidades para atingir seus próprios objetivos o mais rápido possível. Fonte: autor O Verdadeiro Agile Coach | 2020 9 O coaching investiga a estrutura do estado atual (contexto) e define claramenteos objetivos desejados, propondo e desenvolvendo juntos (coach e coachee) caminhos possíveis para alcançar resultados no menor tempo possível. 1.2. Os Papéis no Processo de Coaching • Coach: é o professional qualificado que facilita o processo de coaching. • Coaches: é o plural de Coach. • Coachee: é o cliente que passa pelo processo de Coaching. • Coachees: é o plural de Coachee. 1.3. O que um Coach faz? • Esclarece os objetivos do Coachee e se compromete com os resultados; • Identifica as lacunas entre onde o Coachee está e aonde o quer chegar; • Identifica obstáculos potenciais; • Ajuda o Coachee a desenvolver estratégias e a traçar um plano de ação; • Incentiva o coachee para a ação; • Acompanha a evolução do plano de ação do Coachee. 1.4. O que um Coach não faz? • Não julga; • Não aconselha, a não ser por solicitação do coachee; • Não dá respostas, mas auxilia o Coachee na busca de suas próprias respostas; • Não divulga as informações obtidas durante as sessões de Coaching. 1.5. Como funciona o processo de Coaching? O processo de Coaching estimula o Coachee a agir, a realizar ações em direção aos seus objetivos, metas e desejos. Para isso, Coach e Coachee precisam estabelecer uma relação de confiança, permitindo que este se sinta à vontade para mostrar suas vulnerabilidades e limitações, o que leva ao aumento da consciência de si, da responsabilidade e do foco, oferecendo um feedback realista e suporte, para ter sucesso nos reais desafios que enfrenta. 10 Andy Barbosa O processo de Coaching, quando bem conduzido, facilita a transformação de objetivos em metas claras, focaliza aonde se quer chegar partindo dos recursos atuais, considerando: quais as competências precisam ser reforçadas ou adquiridas; que esforços e recursos devem ser mobilizados para suprir as carências; que limitações e hábitos improdutivos precisam ser vencidos nos níveis intrapessoal, interpessoal e profissional. Fonte: autor Diferentemente de outras abordagens, o Coaching não busca causas e possíveis traumas no passado, mas sim, momentos em que o cliente teve ótima performance e experiências. A modelagem desses momentos permite estimular e desafiar o Coachee a repetir no futuro esses bons resultados. No processo de Coaching não existe fracasso, mas resultados diferentes do planejado. Assim, com o foco na solução, e não nos problemas, o Coachee aprende a não culpar ninguém, nem as circunstâncias ou a si mesmo, mas, analisar o que e como foi feito, ou o que deixou de ser feito, e que contribuiu para que não fossem atingidos os objetivos definidos, evitando repeti-los. Dessa forma, o Coachee consegue executar suas tarefas de forma mais eficaz, eficiente e efetiva, atingindo um desempenho conhecido como Peak Performance, ou desempenho máximo, tornando-se capaz de alcançar resultados excepcionais. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 11 Vale ressaltar aqui que, o Coaching não envolve transferência de habilidades e conhecimentos técnicos e gerenciais ao Coachee, uma vez que o Coach não é e nem precisa ser um especialista na profissão do Coachee. O processo de Coaching, mais que um trabalho técnico, é um exercício de desenvolvimento mental, que mistura raciocínio e intuição, de forma a levar o Coachee a responder suas próprias questões utilizando seus próprios conhecimentos. No entanto, na minha opinião, um processo de Coaching conduzido por um Coach experiente nas atividades do Coachee pode fornecer resultados rápidos e satisfatórios. Além disso, fazer as perguntas certas no momento certo depende de um certo nível de conhecimento sobre o que o Coachee faz ou deseja fazer. Não acha?! Isso certamente acelera a jornada de Coaching. Acredite em mim! 1.6. Modalidades de Coaching Dentre as diversas modalidades de Coaching existentes podemos destacar: • Coaching de Vida (Life Coaching): O Life Coaching é o coaching mais abrangente e popular, que envolve aspectos variados da vida do ser humano. Ele é voltado ao desenvolvimento pessoal, auxiliando o Coachee a superar obstáculos, vencer medos e a conquistar autoconfiança. Através dessa modalidade, o cliente define objetivos e metas, trabalha o autoconhecimento e aprende a usar ao máximo suas capacidades. • Coaching Executivo (Executive Coaching): O Coaching Executivo desenvolve no líderes e gestores a competência e a aptidão para implantar processos que resultarão positivamente no desempenho da equipe ou organização que ele conduz. O Executive Coaching fará o líder ou gestor desenvolver ações que reduzam gastos e tragam eficiência, fazendo com que suas equipes e 12 Andy Barbosa organização trabalhe mais, melhor e de forma otimizada, sem causar prejuízo ao entusiasmo e confiança que depositados nas lideranças. • Coaching de Liderança (Leader Coaching): O Coaching de Líderes trabalha no desenvolvimento das competências comportamentais do Coachee diante das pessoas e equipes que ele lidera, como promover empatia, respeito, envolvimento e motivação, com estimulando melhorias no relacionamento e na visão sistêmica. • Coaching de Negócios (Business Coaching): O Coaching de Negócios visa ajudar empresários a desenvolverem estratégias necessárias para o crescimento de suas empresas. O foco é voltado, especialmente, para pequenas, micro e médias empresas, que precisam do Coaching para compreender melhor os mecanismos de sua empresa e como podem atuar de forma a melhorarem a gestão do negócio. • Coaching de Carreira (Career Coaching): A finalidade do Coaching de Carreira é ajudar as pessoas a evoluírem em sua carreira (desenvolver ou fazer uma transição) ou encontrarem uma profissão que as complete. O Career Coaching é um dos tipos de coaching mais procurados por jovens que ainda não sabem qual o rumo que darão a sua carreira profissional, mas também é procurado por profissionais experientes que precisam do coaching para tomar decisões mais sérias, como trocar de emprego ou aceitar outro cargo dentro da empresa que já estão. • Coaching de Equipes (Team Coaching): O Coaching de Equipes é a arte de facilitar e desafiar uma equipe real para maximizar seu desempenho e prazer em atender a objetivos organizacionais significativos. No Team Coaching, o coachee é uma equipe real, incluindo o líder da equipe e cada um de seus subordinados diretos. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 13 • Coaching de Performance (Performance Coaching): O Coaching de Desempenho é um processo em que o Coach facilita o desenvolvimento e o planejamento de ações do Coachee, para que o indivíduo possa promover mudanças em sua vida (pessoa e profissional). O Performance Coaching não é dar conselhos e não envolve que o Coach compartilhe suas experiências ou opiniões, ele visa desbloquear o potencial do Coachee para maximizar o seu próprio desempenho. 1.7. Vantagens do Coaching Uma das principais vantagens do Coaching é permitir que os assuntos sejam tratados de forma aberta e realista, algo difícil de ser obtido em treinamentos tradicionais, onde possíveis dúvidas ou contexto do Coachee não ficam claros ou não podem ser “abertos”. Além disso, o Coaching estimula a melhoria do desempenho e o desenvolvimento dos potenciais de forma permanente por: • Fazer o Coachee superar seus limites inconscientes (crenças limitantes); • Desenvolver habilidades de liderança e trabalho em equipe; • Permitir conhecer e praticar as chaves e o poder da comunicação; • Gerar criatividade e capacidades na resolução de conflitos; • Potencializar as habilidades para gestão de mudanças; • Melhorar a percepção do tempo e como administrá-lo. As pessoas que passam pelo processo de Coaching Executivo, por exemplo, aprendem a se adaptar mais rapidamente asmudanças; desenvolvem a criatividade para identificação de novas soluções, produtos e mercados; e descobrem a habilidade de domar e usar o stress de maneira positiva. Além disso, o Coaching possibilita que os Coachees passem a se comunicar melhor, persuadir e negociar com maior eficiência e ser mais assertivos. Ao mesmo tempo, promove a capacidade de trabalhar eficientemente em equipes, e aumentar sua capacidade de liderança, motivação e satisfação com o trabalho. Estudos mostram um alto retorno do investimento no Coaching para as organizações. Algumas delas, cujos executivos passaram pelo processo de 14 Andy Barbosa Coaching, classificaram o retorno quantitativo em seis vezes o valor do investimento realizado. Além disso, dentre as principais melhorias observadas nas pesquisas e que são resultantes do processo de Coaching, destacam-se: • Melhoria no relacionamento com a equipe 77% • Melhoria no relacionamento com os líderes 71% • Melhoria trabalho em equipe 68% • Aumento no nível de satisfação com o trabalho 61% • Aumento da produtividade 53% • Aumento do comprometimento e envolvimento 44% Adaptado de: Executive Coaching Industry Research, 2013. Disponível em: http://twixar.me/Mrl1 Para que seja possível compreender melhor o Agile Coaching, que será detalhado adiante, é necessário aprofundar o entendimento sobre duas modalidades específicas de Coaching: o Team Coaching (Coaching de Equipes) e o Performance Coaching (Coaching de Desempenho). Todos as modalidades de Coaching existentes, aplicam os mesmos princípios no que tange ao processo, porém fazem uso de ferramentas exclusivas ou combinadas entre as modalidades, sempre visando o alcance dos objetivos. 1.8. Team Coaching O trabalho em equipe de forma harmônica e com alinhamento de objetivos costuma ser um dos maiores desafios dos líderes e organizações. Misturar diferentes personalidades, inovadores, conservadores, controladores, executores, conciliadores, cinestésicos, digitais, abertos ou não às mudanças, individualistas, empreendedores, mais ou manos espiritualizados, motivações e níveis de evolução diferentes, faz com que as equipes percam seu foco. Para resolver esse tipo de situação, é que existe o Team Coaching. O Team Coaching, ou Coaching de Equipes, tem por objetivo fazer sessões em grupos de 3 a 20 pessoas que irão trabalham juntas em algo específico. http://twixar.me/Mrl1 O Verdadeiro Agile Coach | 2020 15 Pode ser aplicado, por exemplo, em uma equipe que está desenvolvendo um novo negócio ou filial da organização, envolvido em uma transformação ágil ou digital, no desenvolvimento de um aplicativo, sistema, adoção de tecnologia ou inovação, ou um projeto complexo de engenharia. O processo, no entanto, deve ter um objetivo específico bem claro, que é o estado desejado que a equipe quer alcançar junta. 1.8.1. E qual a diferença entre Team Coaching e Group Coaching? No Team Coaching, todas as pessoas envolvidas estão realizando o processo para atingir um objetivo único relacionado à missão que desempenham juntas na equipe ou organização onde atuam. Já no Group Coaching, as sessões são feitas em conjunto sobre um mesmo tema, como, por exemplo, o emagrecimento, porém os participantes não têm relação uns com os outros, apenas um objetivo pessoal em comum. As técnicas e ferramentas do Team Coaching são muito semelhantes às do Business e Performance Coaching, pois o foco são questões relacionadas ao trabalho e aos negócios. Já no Group Coaching, as ferramentas são mais relacionadas com o Life Coaching, pois o foco são os problemas pessoais. 1.8.2. Como funciona o Processo de Team Coaching O Team Coaching ou Coaching de Equipe tem como principal objetivo identificar e desenvolver as competências (soft e hard skills) necessárias para o aumento da produtividade e performance de uma determinada equipe de trabalho. Durante o processo, podem aparecer inúmeras dificuldades de relacionamento entre as pessoas - o que não é um problema, mas uma oportunidade de resolver cada questão de forma honesta, objetiva e positiva para todos. O Team Coach apresenta uma metodologia que aumenta a performance da equipe, além de apontar como colocar em prática todos os conceitos trabalhados, garantindo que as experiências enfrentadas contribuam para evolução do todo. Benefícios do Team Coaching: Pesquisas demonstram que a produtividade de uma equipe que passa por um processo de Team Coaching aumenta, em média, 30%. Além da clara melhora no ambiente e nos relacionamentos interpessoais, deixando o dia-a-dia no local de trabalho muito mais fácil e prazeroso. 16 Andy Barbosa 1.9. Performance Coaching John Whitmore, considerado o pai do Performance Coaching, no livro Coaching for Performance, define o coaching assim: “…desbloquear o potencial de uma pessoa para maximizar o seu próprio desempenho. É mais fácil ajudá-los a aprender do que efetivamente ensiná-los.” Levando isso em conta, o Performance Coaching é um processo cuja experiência reside em ajudar as pessoas a aprimorar sua capacidade de realizar algo: trabalho, tarefa, projeto ou função. Fonte: ProVeritas Group, 2017. O Performance Coaching, ou Coaching de Performance, envolve uma série de técnicas, conversas ou sessões nas quais o Coachee é incentivado a estabelecer metas desafiadoras, porém alcançáveis, no busca por objetivos maiores, desenvolvendo sua autoconsciência, identificando e superando desafios, planejando, preparando e realizando sua jornada. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 17 Nesse contexto, o Coach deve usar todas as ferramentas disponíveis para garantir que o Coachee saia da zona de conforto e parta para a ação. A maioria dos processos de Performance Coaching são não-diretivos, o que significa que o Coach não diz ao Coachee como ou o que fazer. No entanto, o uso do direcionador durante o processo de Performance Coaching é sempre um recurso poderoso no cinto de utilidades do Coach, especialmente quando o Coachee está perdido ou precisa de uma intervenção de conhecimento. Uma intervenção de conhecimento é necessária quando o Coachee não pode avançar sem se tornar consciente de algo que antes desconhecia. Nesse caso, o treinador deve, de alguma forma, facilitar o acesso a esse novo conhecimento. 1.10. GROWTH Coaching Model O modelo de GROWTH Coaching é uma versão estendida do modelo GROW, de Performance Coaching, popularizado por Sir John Whitmore. Fonte: autor 18 Andy Barbosa A pesquisa de Gollwitzer (1999) sobre as Intenções de Implementação foi o que embasou a adoção de mais duas etapas no construção da jornada de Performance Coaching. As "Táticas" e "Hábitos" passaram a ser consideradas neste novo processo de coaching pela GCI, pois o estudo de Gollwitzer provou que a definição de um "quando, onde e como" é fundamental para a melhor realização de um objetivo. Além disso, a experiência prática de Gollwitzer, mostrou que o uso das Intenções de Implementação aumenta a probabilidade de um objetivo ser bem-sucedido. 1.10.1. O conceito das Intenções de Implementação As pessoas geralmente têm intenções positivas, mas muitas não conseguem agir de acordo com elas. A questão aqui é como garantir que as intenções e ações definidas levem, de maneira confiável, aos comportamentos necessários para atingir as metas e objetivos, e depois sustentá-las. Segundo Gollwitzer, as Intenções de Implementação oferecem uma solução prática para esse problema. O alcance de metas requer que certos comportamentos direcionadores sejam instituídos, mas as pessoas geralmente não conseguem iniciar ou manter esses comportamentos, e a solução para resolver esse problema pode ser usar o processo das Intenções de Implementação. Esse planoif-then (se-então) é uma abordagem muito mais específica em comparação com a simples intenção de objetivos. Uma intenção simples de objetivo pode ser formulada da seguinte maneira: "Quero alcançar X!". Porém, as Intenções de Implementação, por outro lado, são muito mais específicas para buscar e conectar uma situação crítica futura, com um comportamento específico direcionado aos objetivos, levando ao que pode ser chamado de "Automatização na consecução de Objetivos". Um objetivo usando as Intenções de Implementação seria formulado da seguinte maneira: "Quando a situação X surgir, executarei a resposta Y!". Portanto, observe que a intenção de objetivo é mais geral e abstrata, enquanto as Intenções de Implementação são muito mais concretas e específicas. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 19 Ao formar um plano concreto envolvendo uma situação específica, isso se torna representado e ativado mentalmente, levando a uma melhor percepção, atenção e memória sobre a situação crítica. Como resultado, o comportamento direcionador à meta (que faz parte do plano) será executado de forma automática e eficiente, sem esforço consciente. A automatização do comportamento age em resposta à situação futura, removendo toda hesitação e deliberação por parte do tomador de decisão diante da situação crítica. Isso também tem o efeito de liberar recursos cognitivos para outras tarefas de processamento mental e evita distrações que ameaçam objetivos ou objetivos concorrentes. Também é assumido que uma Intenção de Implementação, uma vez definida, continuará operando inconscientemente. Esse processo é chamado de automação estratégica. A força do comprometimento relacionado ao plano definido e à meta é muito importante para as Intenções de Implementação, e esta definição afeta positivamente o comportamento das pessoas. Sem compromisso, uma Intenção de Implementação dificilmente acionará os comportamentos direcionadores aos objetivos. 1.11. Agile Coaching Considerando o Coaching como um processo de desenvolvimento e aceleração de resultados, o objetivo do Agile Coaching é apoiar na aceleração de aprendizado, implementação e suporte de princípios, práticas, processos e cultura ágil em pessoas, equipes e organizações. Combinando as ferramentas de Team Coaching e Performance Coaching, com a mentalidade e os métodos ágeis, o Agile Coaching tem como foco desenvolver pessoas, equipes e organizações que pensem por si mesmas, acreditem e adotem a filosofia ágil como uma alternativa melhor às suas práticas atuais. Tudo isso com o intuito de entregar resultados melhores para a organização, desenvolvendo e evoluindo as pessoas e os processos por meio da agilidade. 20 Andy Barbosa Vale salientar que o Agile Coaching: 1. NÃO está aconselhando ou sendo especialistas no campo do indivíduo, embora sempre haja pequenas intervenções, pois lidamos com o ser humano de forma holística; 2. NÃO está decidindo, nem fazendo as tarefas pelas pessoas ou equipes; 3. NÃO está apenas ensinando, e sim, ajudando as pessoas e equipes a encontrar o caminho para um melhor nível de desempenho. Os Papéis no Processo de Agile Coaching: • Agile Coach: é o profissional qualificado que desenvolve e facilita o processo de Agile Coaching. • Agile Coaches: é o plural de Agile Coach. • Coachee: é a equipe ou as pessoas (membro da equipe, líder técnico ou de negócios, gestor, dentre outros) que passa pelo processo de Coaching. • Coachees: é o plural de Coachee. Portanto, não confunda: Agile Coaching é o processo, e Agile Coach é a pessoa facilitadora do processo de Agile Coaching. A partir de agora, iremos compreender mais sobre tudo aquilo que está envolvido no Agile Coaching, a cultura Lean-Agile, a evolução da agilidade (histórico) e, principalmente, o papel do Agile Coach como facilitador desse processo de mudança e transformação. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 21 2 NOVAS FORMAS DE PENSAR E AGIR 2.1. Raplexidade Muitas organizações prosperam há anos ou décadas, ganhando dinheiro, expandindo mercados, superando crises e expandindo seus negócios. No entanto, algo não está indo bem! As pessoas parecem insatisfeitas. Existem muitas reclamações! Clientes, diretores, gestores, líderes, colaboradores e até os donos da firma. O desempenho e os resultados já não são mais os mesmos. As taxas de crescimento estão diminuindo. Muitos problemas são diagnosticados diariamente e, mesmo quando a maioria das pessoas os vê, elas não podem resolvê-los. Qual o motivo disso? Na maioria dos casos, esses problemas não são causados diretamente por aqueles que hoje fazem parte da organização. Grande parte deles é resultado de uma cultura organizacional plantada e nutrida por maus hábitos e práticas ultrapassadas, e que os atuais gerentes, líderes e 22 Andy Barbosa pessoas não podem mudar porque estão muito envolvidos no aqui e agora, não há tempo, autonomia ou simplesmente não entendem a necessidade de mudança. Alguns podem pensar: “as coisas sempre funcionaram muito bem dessa maneira, por que mudá-las?”. Outros até protestam: "Por que mudar? Eu sempre fiz dessa maneira e funcionou". E sem dúvida funcionou. Caso contrário, a organização não teria chegado até aqui. No entanto, as coisas funcionaram assim até ontem, talvez hoje, mas e amanhã? E o futuro? Será possível chegar lá com as mesmas práticas? Na minha opinião, uma organização que não muda, não inova ou não busca continuamente melhorias, envelheceu e se acomodou, junto com todas as pessoas que fazem parte dela. Uma organização assim envelheceu suas práticas, estratégias, percepções e, infelizmente, mergulhou na ignorância. Uma organização que envelheceu, pensa que já sabe tudo, acredita que não precisa aprender ou mudar, acha que fazendo as mesmas coisas todos os dias alcançará resultados diferentes e melhores. Elas pagam os colaboradores para fazer, não para pensar! Ao mesmo tempo, vivemos um novo mundo, que atingiu um nível de complexidade nunca visto. Nas últimas décadas, a democratização e a disseminação da tecnologia, associadas com a hipercompetitividade, volatilidade, incerteza, complexidade e ambiguidade do mundo VUCA, causaram mudanças sem precedentes na maneira como as pessoas vivem, trabalham, se relacionam e consomem. Rapidamente, tecnologias, inovações e negócios emergem para quebrar o status quo, transformando o ambiente, movendo estruturas e criando a necessidade de remodelar as relações sociais, de trabalho e de mercado. De acordo com Klaus Schwab, no livro A Quarta Revolução Industrial, “estamos testemunhando mudanças profundas em todos os setores, marcadas pelo O Verdadeiro Agile Coach | 2020 23 surgimento de novos modelos de negócios, pela descontinuidade de outros, além da reformulação dos sistemas de produção, consumo, transporte e logística.” Na sociedade, há uma mudança de paradigma relacionada à maneira como trabalhamos e nos comunicamos, bem como às formas como nos expressamos, informamos e nos divertimos. A reformulação de governos e instituições está em andamento, da mesma forma que os sistemas de educação, saúde, gestão e tecnologia da informação. Novas maneiras de usar a tecnologia para direcionar comportamentos alteram os sistemas de produção e consumo, criando um potencial de regeneração e preservação de ambientes naturais sem criar custos ocultos na forma de externalidades. Todas essas mudanças, em termos de tamanho, velocidade e escopo, são históricas. Para o físico e filósofo Thomas Kuhn (1962), "toda revolução das ciências altera a perspectiva histórica da comunidade que a experimenta". E é isso que estamos experimentando: uma revoluçãosem precedentes que acontece em um ritmo frenético. Hoje, a velocidade da mudança costuma ser maior que as próprias mudanças. Vivemos no que pode ser chamado de ambiente de RAPLEXIDADE, ou seja, uma combinação de rapidez com complexidade. Schwab afirma ainda que essa revolução evolui em um ritmo exponencial e não- linear, resultado de um mundo multifacetado e profundamente interconectado em que vivemos. Além disso, cada nova tecnologia gera tecnologias mais novas e ainda mais qualificadas. A amplitude e profundidade dessas mudanças, baseadas nos aspectos digitais e tecnológicos, levam à quebra de paradigmas sem precedentes na economia, negócios, sociedade e indivíduos. Essa transformação afeta não apenas o que e como fazemos as coisas, mas também quem somos, influenciando sistemas inteiros nos países, nas organizações e em toda a sociedade. 24 Andy Barbosa Finalmente, já é evidente para todos que os tempos são outros; pessoas são outras; as organizações são outras; o mercado é outro; as técnicas são outras; o mundo é outro; A realidade é outra! As mudanças são inevitáveis e, como Charles Darwin teria dito, "não é o mais forte que sobrevive, nem o mais inteligente, mas aquele que melhor se adapta às mudanças". Essa é a essência da agilidade. Isso é ser ágil! 2.2. A História da Agilidade Em 2000, os líderes da comunidade de práticas do Extreme Programming (XP) se reuniram em uma área rural do estado americano de Oregon para discutir questões relacionadas ao desenvolvimento de software. Na época, eles analisaram a relação entre esse modelo, no caso XP, e os considerados alternativos e emergentes na época, conhecidos como leves ou "métodos leves". Fonte: https://www.visual-paradigm.com/ Essas novas práticas mantinham uma posição adversa e eram contrárias aos métodos existentes e considerados pesados, caracterizados por prescrição, https://www.visual-paradigm.com/ O Verdadeiro Agile Coach | 2020 25 formalização excessiva, rigidez nos processos e relacionamentos, excesso de regulamentação e documentação, influenciados pelo modelo tradicional e burocrático de gerenciamento de projetos em cascata. No final, os participantes concluíram que o XP era melhor como método específico e que sua eficiência era maior em situações especiais ou diferentes. No entanto, todos concordaram que havia um espaço comum não coberto em favor dos "métodos leves". Este foi o gap! Diante disso, um dos líderes presentes na reunião, Robert Cecil Martin, carinhosamente conhecido como tio Bob, decidiu realizar uma nova reunião, agora dedicada exclusivamente aos interessados em conhecer e contribuir para o avanço e desenvolvimento de “métodos leves”. The Agile Manifesto | www.agilemanifesto.org Em fevereiro de 2001, agora nas montanhas nevadas do estado norte-americano de Utah, no Snowboard Resort, foi dado o pontapé inicial para o surgimento e a disseminação desse novo paradigma de desenvolvimento para as indústrias de software: O Manifesto Ágil para Desenvolvimento de Software. Na época, muitos dos que se mostraram interessados e dispostos não compareceram, mas dezessete pessoas, incluindo o tio Bob, estavam lá. Esse seleto grupo deu à luz, mesmo sem saber, o Manifesto Ágil para Desenvolvimento de Software, amplamente difundido e usado atualmente em todo o mundo. Durante esta nova reunião, emergiram consensos sobre vários aspectos relevantes relacionados ao rápido desenvolvimento de software. Portanto, todos acharam melhor elevar esse debate a um nível superior e decidiram escrever um documento que servisse de guia e base para essas novas práticas. O primeiro desafio foi encontrar um nome que pudesse expressar de forma clara e objetiva o verdadeiro significado do novo modelo, já que o termo “métodos leves” não era mais uma opção válida, pois não expunha o valor desejado. Depois de considerar vários nomes, eles decidiram que a palavra "ágil" melhor revelava e comunicava a nova abordagem proposta. 26 Andy Barbosa Os dezessete signatários do Manifesto Ágil Fonte: https://siamchamnankit.co.th/ Fonte: https://siamchamnankit.co.th/ https://siamchamnankit.co.th/ https://siamchamnankit.co.th/ O Verdadeiro Agile Coach | 2020 27 O segundo desafio foi escrever um documento, que desencadeou o Manifesto Ágil para Desenvolvimento de Software, ou simplesmente, Manifesto Ágil. Nele foram descritos e declaradas as crenças e valores que os dezessete presentes consideravam cruciais para o modelo. Como último desafio, houve a definição e disseminação dos princípios fundamentais do método, que continuam presentes até hoje. A partir disso, o Manifesto Ágil se tornou um "grito de guerra" para a indústria de desenvolvimento de software e para os dezessete líderes e representantes de pensamento. Eles foram capazes de expressar o que defendiam e o que se opunham, deixando claro o que é e o que não é ágil, agregando valor aos clientes por meio de abordagens leves, enxutas e empíricas para o desenvolvimento de software. Para a indústria de software, o Manifesto Ágil culminou em uma verdadeira revolução porque, além de contradizer as premissas básicas dos métodos tradicionais praticados pelos principais players de mercado da época, estabeleceu um marco fundamental para o surgimento de novas técnicas, frameworks e métodos usados hoje. Valores do Manifesto Ágil para Desenvolvimento de Software Estamos descobrindo maneiras melhores de desenvolver softwares, fazendo isso e ajudando outras pessoas a fazê-lo. Através deste trabalho, passamos a valorizar: • Indivíduos e Interações mais que processos e ferramentas • Software funcionando mais que documentação abrangente • Colaboração com o Cliente mais que negociação de contratos • Responder às mudanças mais que seguir um plano Ou seja, mesmo havendo valor nos itens à direita, valorizamos mais os itens à esquerda. A histórica reunião de 2001 realizada em Utah por dezessete líderes do movimento não teve como objetivo unificar suas formas de trabalho. Muito menos a expectativa de alcançar qualquer consenso ou definição de padrões. 28 Andy Barbosa No entanto, apesar de defender diferentes práticas e pontos de vista, os participantes encontraram um conjunto comum de valores que deu origem a esta declaração, que orienta as novas práticas até hoje, sob uma perspectiva diferente da que era feita até então. Princípios do Manifesto Ágil para Desenvolvimento de Software Embora os princípios do Manifesto Ágil tenham sido estabelecidos e declarados para atender a demandas específicas de projetos de desenvolvimento de software, eles podem ser adotados por qualquer segmento ou área de negócios. Os 12 princípios declarados e promovidos pelo Manifesto Ágil são: 1. Nossa maior prioridade é satisfazer o cliente através da entrega contínua e adiantada de software com valor agregado. 2. Mudanças nos requisitos são bem-vindas, mesmo tardiamente no desenvolvimento. Processos ágeis tiram vantagem das mudanças visando vantagem competitiva para o cliente. 3. Entregar frequentemente software funcionando, de poucas semanas a poucos meses, com preferência à menor escala de tempo. 4. Pessoas de negócio e desenvolvedores devem trabalhar diariamente em conjunto por todo o projeto. 5. Construa projetos em torno de indivíduos motivados. Dê a eles o ambiente e o suporte necessário e confie neles para fazer o trabalho. 6. O método mais eficiente e eficaz de transmitir informações para e entre uma equipe de desenvolvimento é através de conversa face a face. 7. Software funcionando é a medida primária de progresso. 8. Os processos ágeis promovem desenvolvimento sustentável. Os patrocinadores, desenvolvedores e usuários devem ser capazesde manter um ritmo constante indefinidamente 9. Contínua atenção à excelência técnica e bom design aumenta a agilidade. 10. Simplicidade - a arte de maximizar a quantidade de trabalho não realizado - é essencial. 11. As melhores arquiteturas, requisitos e designs emergem de equipes auto-organizáveis. 12. Em intervalos regulares, a equipe reflete sobre como se tornar mais eficaz e então refina e ajusta seu comportamento de acordo. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 29 O fato de o Manifesto Ágil concentrar seus esforços em produtos de qualidade, foco no cliente, eliminação de desperdícios, entregas incrementais e melhoria contínua, foi realmente uma mudança drástica e quebra de paradigmas para os processos de gerenciamento de produtos e projetos de software existentes. 2.2.1. Modelo em Cascata ou Waterfall O termo "ágil" ou "agilidade" foi escolhido para representar um novo modelo de gestão de projetos, que surgiu em resposta aos métodos considerados “pesados” de gerenciar e desenvolver softwares, sendo o modelo em cascata o mais conhecido e difundido para esta finalidade em todo o mundo. O Modelo em Cascata - Waterfall Fonte: autor O modelo em cascata (Waterfall), descrito pela primeira vez por Royce em 1970, é caracterizado por uma sequência de fases de desenvolvimento, cada uma das quais começa apenas quando a anterior termina, e a saída de uma fase é a entrada para a próxima. Um processo sequencial, idêntico a uma linha de montagem tradicional. No entanto, Royce criticou seu próprio modelo, alertando que, para o desenvolvimento de software, seu uso era restrito ou arriscado. Mesmo assim, o modelo em cascata foi e ainda é usado em larga escala até hoje. 30 Andy Barbosa O modelo cascata é considerado prescritivo e rigorosamente regulamentado, caracterizado por um plano de trabalho cuidadosamente definido e detalhado no início do projeto, incluindo custos, escopo, recursos e cronograma rígidos, com foco em microgerenciamento e decisões centralizadas. Esse modelo exige controles a apontamentos cada vez maiores quando há aumento da complexidade, exigindo notas e registros constantes de cada passo dado, e documentação extensa e detalhada sobre cada uma das tarefas. No modelo em cascata, as mudanças são fortemente indesejadas e, quando ocorrem, geram grande volume de trabalho para readequar o plano até então estabelecido e detalhado que, normalmente, é controlado em versões do projeto. Acreditava-se que, usando esse modelo, seria possível tratar o desenvolvimento de software como um processo previsível e estanque, no qual, quanto mais falhasse, mais pesados e complexos os controles se tornariam. 2.2.2. Modelo Ágil O modelo ágil, ou metodologia ágil, envolve um conjunto de melhores práticas e comportamentos que servem para acelerar o ritmo dos processos de execução de projetos, sejam de software ou não. A criação de um produto ou execução de um projeto envolve a interação dos mais variados fatores, como processos e pessoas, e a dinâmica do atual mercado, impõe necessidades de entrega de produtos e serviços, cada vez rápida e ágil, dentro das necessidades impostas pelo cliente e mercado, e das restrições do ambiente de negócios da equipe e da organização. O modelo ágil representa uma novidade diante do modelo tradicional (Waterfall) porque valorizam mais a interação entre as pessoas, a comunicação com o cliente e priorizam as atividades que efetivamente agregam valor. Com sua origem datada em meados dos anos 1990, o modelo ágil não demorou a ser difundido, e resultou na criação de diferentes métodos e frameworks que dão suporte à gestão ágil de projetos, que veremos em um capítulo à parte. O modelo ágil surgiu para fazer frente aos modelos considerados lentos e burocráticos, com o objetivo de reduzir o ciclo de entrega de anos para, se possível, semanas ou meses, fazendo valer a afirmação do PMBoK, de que um projeto deve ser um “esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo". O Verdadeiro Agile Coach | 2020 31 Portanto, partindo do princípio de que os projetos têm início e fim definidos, e que eles são planejados e desenvolvidos em etapas, as principais características presentes no modelo ágil são: • ciclos de trabalho iterativos e incrementais; • colaboração do cliente; • estímulo a experimentação e inovação; • entrega contínua; • adaptabilidade (abertura às mudanças); • simplicidade; • feedback constante (inspeção e adaptação); • excelência técnica; • aprendizado e evolução; Essas características são a essência do modelo ágil. É o que realmente o diferencia da modelo tradicional, e todas elas serão detalhadas ao longo do livro. 2.2.3. Modelo Ágil versus Modelo Tradicional Uma das principais características do modelo ágil é sua capacidade de adaptação. Isto permite que ocorram mudanças no escopo do produto ou projeto, mesmo durante sua fase de desenvolvimento, o que favorece a entrega de um produto mais alinhado com as necessidades do cliente, gerando mais valor. A flexibilidade presente e proposta do modelo ágil, permite que, de alguma forma, as alterações de escopo sejam suportadas e absorvidas dentro dos múltiplos ciclos de desenvolvimento, ao contrário de serem postergadas para o fim do projeto ou depois da entrega do produto. O modelo tradicional e preditivo, exige um grande, minucioso e custoso planejamento prévio que, na maioria das vezes, acaba perdendo o sentido, já que alterações e mudanças são algo necessário, inevitável e natural durante qualquer projeto de desenvolvimento de software. O modelo tradicional não facilita e nem deixa muito espaço para adaptações ao longo do caminho. O que é completamente diferente no modelo ágil. Isso me remete à época, em que atuava como Gerente de Projetos, fazendo uso do modelo tradicional, no qual ao final do planejamento somávamos até 20% de horas adicionais, dependendo do contexto ou complexidade do cliente ou projeto. 32 Andy Barbosa Essa quantidade de horas era considerada um fator de segurança, o famoso “fator cagaço”, que visava absorver possíveis mudanças e amortizar as incertezas. Muitas vezes, essa “gordura” suportava mudanças e outras vezes não dava nem para o gasto. Em outros cenários, o fator de segurança chegava a inviabilizar um projeto. Em outros ainda, gerava mais problemas, pois sabendo dessa “folga” o trabalho era executado com menos comprometimento, se me entendem. Outra vantagem do modelo ágil, é de se trabalhar com feedback constante. Isto permite que a qualidade do produto e entregas aumente a cada ciclo de trabalho, já que estão sempre havendo testes e comunicação com o cliente e stakeholders do projeto (equipe, alta gestão, PO, dentre outros). Além disso, o modelo ágil visa proporcionar rápidas e contínuas entregas para o cliente final, reduzindo a ansiedade, aumentando a assertividade e aderência, diferentemente do modelo tradicional, onde o produto ou entrega acontecia somente após estar 100% pronto. Com o uso do modelo ágil, a todo o momento, pequenas entregas e validações podem ser realizadas. Isso mantém o caráter e propósito de Inspeção e Adaptação. Em outras palavras, com isso, o cliente consegue usar e testar o produto, verificar pontos positivos e de melhoria. Enfim, adaptações positivas ao projeto ou produto inicial. Fonte: autor O Verdadeiro Agile Coach | 2020 33 Essa dinâmica permite que, mesmo antes do término ou entrega final do produto, alterações ou melhorias sejam realizadas, reduzindo riscos, aumentando a qualidade e satisfação do cliente, bem como retorno do investimento (ROI). Nesta outra imagem, demonstro a dinâmica de desenvolvimento ágil que, diferentemente do modelo tradicional no qual um software ou projetoera realizado em fases sequenciais e especializadas, pode ser realizado em paralelo, por meio de ciclos de trabalho iterativo, envolvendo equipes multifuncionais. Dinâmica do Desenvolvimento Ágil Fonte: autor O modelo ágil foi concebido, portanto, para aceitar facilmente mudanças e permitir inspecionar, adaptar e melhorar o produto e o processo de trabalho, mesmo durante o seu desenvolvimento, sempre com o objetivo de fazer a melhor e mais rápida entrega de valor com qualidade para o cliente. 2.2.4. Benefícios da Metodologia Ágil • Entrega Contínua Com o desmembramento do projeto em equipes menores, a ideia é que sempre novos recursos estejam sendo lançados, já que cada equipe pode focar em uma funcionalidade ou entrega. 34 Andy Barbosa • Mais Transparência A entrega mais rápida vem acompanhada de mais transparência. Como o objetivo é trabalhar ao lado do cliente, sempre entregando funcionalidades e obtendo feedbacks, isso acaba gerando uma presença mais constante do cliente no projeto, gerando mais transparência entre cliente, equipe e até stakeholders. • Maior Qualidade Final Outro benefício da transparência no projeto é o impacto positivo causado na qualidade final do software. No modelo cascata, o cliente “participava” no início e depois no final do desenvolvimento .Dessa forma, a expectativa do cliente (geralmente) não era atendida e, nesses casos, pouco poderia ser feito para melhorar essa insatisfação, pois o produto já estava “pronto”. Já no modelo ágil, entende-se que a participação do cliente é essencial e efetiva, do início ao fim do projeto, o que resulta em um software mais alinhado com as expectativas finais do cliente e, por consequência, um produto de melhor qualidade. • Riscos Reduzidos Outro ganho que existe com o modelo ágil está relacionado com os riscos, que são reduzidos ou minimizados. Como o processo é adaptativo e aberto a mudanças, os bugs que são encontrados em testes (pela equipe ou pelo cliente) podem ser mitigados rapidamente, já que não existe um planejamento fechado de todo o desenvolvimento. Isso também é muito útil para melhorar a qualidade do projeto! • Mais... Listamos apenas quatro vantagens do modelo ágil, mas, com certeza, existem muito mais. Inclusive acredito que tenha vários outros na ponta da sua língua. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 35 2.3. Agile Mindset Nos últimos anos, o Agile Mindset, estimulado a partir do Manifesto Ágil para Desenvolvimento de Software, declarado em 2001, quebrou paradigmas, e vem transformando e revolucionando mercados, organizações, modelos de negócios e gestão por meio da proposta de práticas enxutas e ambientes colaborativos que simplificam os processos de trabalho, inovação e lançamento de produtos e serviços ao mercado. Fonte: autor Isso também é confirmado por uma pesquisa recente do Gartner, que revela que a adoção de métodos ágeis chegou para ficar e deveria ter atingido, até 2018, cerca de 75% das empresas de TI e empresas relacionadas. Até agosto de 2019, não havia novas pesquisas sobre o assunto, mas a partir do movimento do mercado de agilidade em todo o mundo, é possível perceber que algo de positivo está acontecendo. Os valores e princípios do Agile defendem um ambiente colaborativo, de auto- organização e autogestão, de equipes multifuncionais, compostas por pessoas com habilidades e perfis diversos, na busca de um objetivo comum e maior. A filosofia ágil propõe uma dinâmica de trabalho baseada na autonomia e confiança; na liberdade com responsabilidade; na transparência, envolvimento, experimentação e inovação; inspeção e adaptação; foco nos resultados e na entrega de valor. Para que isso seja possível, é necessário adotar um novo estilo de liderança e gestão, com menos regras e mais valores, mais visão, clareza e transparência, integração de áreas, hierarquia enxuta, e o menor nível de burocracia possível. 36 Andy Barbosa 2.3.1. E o que é o Agile Mindset? Responderei a essa pergunta com outra pergunta: se alguém que não conhece agilidade chegar até você e pedir para você colocar em poucas palavras o que é uma mentalidade ágil, como seria seu discurso em 30 segundos? AGILE MINDSET Fonte: Autor Minha sugestão: “Uma mentalidade ágil é o conjunto de comportamentos e atitudes que suportam um ambiente de trabalho ágil. Isso inclui colaboração, respeito, foco na entrega de valor, ciclos de aprendizagem, capacidade de adaptação e melhoria contínua.” Essa mentalidade é necessária para cultivar equipes de alto desempenho e inovação, que, por sua vez, oferecem um valor incrível para seus clientes e para a organização. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 37 Agora, se as pessoas quiserem mais informações, você pode descrever esses comportamentos, qualidades e atitudes: 1. Colaboração Com produtos, serviços ou sistemas cada vez mais amplos sendo construídos ou fornecidos, resolvendo problemas cada vez mais complexos, ninguém seria capaz de manter em mente todas as informações, e ainda realizar todas as atividades necessárias de forma individual. Trabalhar com outras equipes da organização, de forma colaborativa e verdadeiramente integrada, diminuirá o número de transferências necessárias e os atrasos nas entregas. Facilitar a colaboração por meio de ferramentas, espaço de trabalho e normas comportamentais pode melhorar a qualidade e o número de discussões e decisões colaborativas. 2. Respeito pelas Pessoas Um trabalho em equipe precisa começar por respeito mútuo entre os membros. No nível organizacional, o respeito pelos colegas de todos as partes é fundamental. Além disso, respeitar os clientes e o produto ou serviço que fornecemos também é essencial para manter um ambiente de trabalho saudável. 3. Foco na Entrega de Valor O ponto principal de uma equipe ágil é a entrega de valor ao cliente. A equipe deve ser capaz de se concentrar no que é mais valioso no momento e entregar com o conhecimento e a garantia de que outras pessoas da organização (gerentes, líderes, scrum masters, por exemplo) estão lá para ajudar a remover quaisquer impedimentos. 4. Ciclos de Aprendizagem Permitir que os indivíduos tentem algo novo, e talvez falhar, lhes dá a oportunidade de aprender e melhorar a si mesmos. Os indivíduos não devem ser penalizados por erros, mas apoiados e incentivados a assumir riscos e aumentar as chances de inovação, melhoria e aprendizado para a equipe. 38 Andy Barbosa 5. Capacidade de Adaptação Se o cliente ligar duas horas após uma reunião e desejar alterações, a organização precisará aceitá-las. Qualquer processo para gerenciar essa alteração não pode ser um impedimento para a alteração. 6. Melhoria Contínua Nenhuma equipe, produto, serviço ou organização é tão boa que não possa melhorar. Os processos não devem ser escritos em pedra. Sempre deve haver espaço para melhorias. Uma organização que suporta esse comportamento tem maior aderência ao Agile Mindset. Essa nova mentalidade é o ambiente em que as equipes ágeis florescem. O Agile Mindset não é um pré-requisito para a adoção da filosofia ágil e nem é necessário para uma equipe ágil funcional. No entanto, se essa mentalidade for cultivada e desenvolvida continuamente, as equipes e a organização poderão alcançar resultados surpreendentes: pessoas felizes, clientes satisfeitos, maiores resultados para os negócios. 2.3.2. As 10 Características do Agile Mindset Segundo Martin Ellemann Olensen, em uma apresentação introdutória sobre Liderança Ágil, as principais características de um ambiente ágil virtuoso são: 1. Liderança é antes de tudo um propósito; 2. O valor comercial é entregue por equipes pequenas,colocalizadas, multifuncionais e auto-organizadas; 3. A participação na equipe é estável por um longo período para aumentar o desempenho; 4. A gerência capacita a tomada de decisão descentralizada; 5. A documentação temporária é substituída pela interação face a face; 6. Transparência total estimula a confiança; 7. Grandes projetos são entregues como uma série de pequenos projetos independentes, todos agregando valor; 8. Entregas frequentes significam ciclos de feedback curtos que levam a maior qualidade e envolvimento; O Verdadeiro Agile Coach | 2020 39 9. Relacionamentos e resultados trazem alegria no trabalho (e as pessoas felizes produzem mais!); 10. Faça da melhoria contínua uma parte natural da cultura da organização (a falha precisa ser uma opção). 2.3.3. Os 7 passos para estimular o Agile Mindset Para criar uma cultura ágil, a organização deve: 1. Adotar processos iterativos e incrementais; 2. Estabelecer metas inspiradoras e significativas 3. Capacitar e desenvolver equipes auto-organizadas 4. Incorporar aprendizado e desenvolvimento contínuos 5. Motivar através de domínio, propósito e autonomia 6. Eliminar classificações individuais de desempenho 7. Aceitar e estimular a liderança circunstancial 8. Desenvolver comunidades 40 Andy Barbosa 2.4. Lean Mindset O Lean Mindset pode ser considerado um meio para determinar e gerar valor, no qual é preciso primeiro entender o funcionamento de todo o processo, de ponta a ponta, para depois definir a melhor sequência de realização das atividades. O Lean propõe que tarefas sejam executadas sem interrupção, com desperdício mínimo e eficiência máxima, sempre visando gerar valor para o cliente. Essa é a principal característica do Lean Mindset: identificar e especificar qual é, de fato, o valor percebido pelo cliente. A Casa do Sistema Toyota de Produção / Lean - Fonte: https://www.nortegubisian.com.br/ https://www.nortegubisian.com.br/ O Verdadeiro Agile Coach | 2020 41 Os princípios do Lean Manufacturing foram formados no Japão. Em um esforço para melhorar as vendas e aumentar o lucro, Eiji Toyoda embarcou em uma jornada para melhorar os processos de fabricação da Toyota. Inspirado por sua visita às instalações da Ford em Michigan, ele colaborou com Taiichi Ōno para desenvolver uma série de ferramentas e conceitos que resultaram no Sistema Toyota de Produção - STP e, posteriormente, no Lean Manufacturing. Tais ferramentas ganharam destaque no livro de James Womack e Daniel Jones, Lean Thinking. No mesmo trabalho, os autores também identificaram os 5 princípios do Lean Manufacturing, listados a seguir. Os 5 princípios da Lean Manufacturing são a base do sucesso da Toyota e podem ajudar organizações de todos os tamanhos e segmentos a criar produtos focados no que os clientes desejam sem desperdício. 1. Identificar o que valor para o Cliente Esse princípio pressupõe que valor é algo que gera benefícios por um tempo e custo específicos. Para identificar a cadeia de valor do cliente, é preciso levar em consideração o que o cliente realmente precisa e, em seguida, procurar atender a essas expectativas. 2. Mapear a Cadeia de Valor e Eliminar Desperdícios Refere-se ao entendimento de todas as etapas necessárias para que um processo de entrega gere o valor esperado pelo cliente, sempre considerando a eliminação de toda e qualquer forma de desperdício. 3. Implantar um Fluxo Contínuo de Valor A implantação do fluxo de valor contínuo envolve a construção do processo de entrega sem interrupções desnecessárias, de maneira sincronizada e eficiente. 4. Adotar um Sistema de Produção Puxado Uma determinada entrega só pode ser processada a partir da solicitação de um cliente, seja interna ou externa. Portanto, há apenas trabalho para 42 Andy Barbosa uma demanda existente; Se não houver solicitação, não há trabalho, não há entrega, evitando desperdício. 5. Buscar a Perfeição Mesmo após modelar e implementar um processo de entrega baseado no Lean Mindset, é necessária uma busca incansável pela melhoria contínua. Portanto, o monitoramento da execução por meio de indicadores de desempenho e feedback se torna crítico e determinante. O Lean Mindset também defende a realização de atividades que promovam o retorno máximo do cliente com o mínimo de desperdício possível. O foco principal de qualquer atividade é sempre agregar valor máximo ao cliente de maneira a atender às suas expectativas e necessidades, com a mais alta qualidade possível no menor tempo e com o menor uso de recursos. História do Lean 2.4.1. Lean Software Development O Lean Software Development foi projetado com a intenção de eliminar todo o desperdício de desenvolvimento de software, cortando o excesso e produzindo apenas o necessário ao cliente. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 43 Para isso, Mary e Tom Poppendieck propuseram sete princípios que orientam o desenvolvimento de software na perspectiva Lean. Fonte: Adaptado de Poppendieck, 2007. 1. Eliminar desperdício: consiste em eliminar na linha do tempo que existe entre o momento em que o cliente formaliza a demanda e o momento em que a entrega foi realmente feita. 2. Integrar Qualidade: significa que desde o início do desenvolvimento, os erros devem ser evitados o máximo possível, ou seja, com defeito zero; Isso pode ser alcançado através da inspeção de código, que pode ser realizada de duas maneiras: após erros e para impedir que eles ocorram. 3. Criar Conhecimento: entenda que o software é um organismo vivo que cresce e evolui de acordo com as tendências do mercado. 44 Andy Barbosa 4. Adiar Comprometimentos: isso significa treinar a equipe para poder adiar a tomada de decisões o máximo possível, para que só o façam após ter o máximo de informações possível. 5. Entregar Rapidamente: consiste em entregar pacotes pequenos, para que os clientes os obtenham e executem o software rapidamente e desfrutem de seus benefícios. Além disso, é uma oportunidade de experimentar, validar e evoluir o próprio produto. 6. Respeitar as pessoas: significa respeitar o trabalho da equipe e protegê-lo contra interferências externas, além de proporcionar condições favoráveis ao trabalho, aprendizado e crescimento. 7. Otimizar o todo: otimizando todos os processos, não apenas os processos de desenvolvimento de software, mas também o processo do cliente e outros envolvidos com a demanda. 2.4.2. Os Princípios do Lean Software Development na prática Quando se escolhe implementar algo novo, dois caminhos podem ser seguidos: o famoso "aprender fazendo", em que se escolhe um conjunto de melhores práticas estabelecidas que levarão à compreensão dos princípios; ou "entenda antes de fazê-lo", no qual o princípio é entendido pela primeira vez e, a partir desse entendimento, são criadas práticas adaptadas ao contexto. Em suma, ou alguém adota uma prática e adapta o processo a ela; ou você usa o princípio da prática e "personaliza" a prática para o processo. Digamos que o objetivo é melhorar o modelo de desenvolvimento de software, mas não está claro por onde começar. Você passaria mais tempo entendendo princípios ou estudando práticas? Qual das duas alternativas pode dar melhores resultados? Certamente, a combinação dos dois, porque copiar práticas sem entender os princípios traz uma longa história de problemas. Quando se compreende os princípios, as práticas de cópia ficam mais fáceis e são a maneira mais eficiente. Trazendo isso para a vida cotidiana: o benchmarking com outras empresas ou projetos, por exemplo, e aplicá-los à empresa ou ao projeto, sem entender o contexto, como e por que foi feito, certamente não trará bons resultados. Além disso, se você precisar se adaptar,poderá ter dificuldade ou não conseguir fazer isso. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 45 A seguir, estão alguns casos e sugestões para aplicar o Lean Thinking e seus princípios: Princípio 1: Eliminar Desperdícios • Como eliminar o desperdício? A essência do Lean Software Development é a mesma de Taiichi Ohno, no Lean Manufacturing: “Tudo o que fazemos é olhar para a linha do tempo desde o momento em que o cliente nos pede até o momento em que recebemos o dinheiro. E reduzimos a linha do tempo removendo qualquer coisa que não agregue valor. ” É um erro pensar que, no desenvolvimento de software, o relógio começa quando o cliente pede algo e congela quando a entrega acontece. Também deve ser entendido que a entrega de valor real ocorre apenas quando o cliente paga. Isso confirma que o valor foi realizado. Portanto, é necessário reduzir o ciclo, removendo tudo o que não agrega valor ao cliente e ainda acelerar as entradas de caixa. • Mas onde está o desperdício? Como um desperdício é identificado no processo de entrega? Uma vez que tudo o que não gera valor é considerado um desperdício, a primeira coisa a fazer é esclarecer o que é valor para o cliente ou projeto, para o produto ou empresa. Todo esforço, todo suor gasto deve ser direcionado para o que o cliente vê como valioso nessas dimensões. Depois de ter uma definição clara do que é valioso para os clientes, o próximo passo é identificar tudo o que impede você de receber e realizar valor; na qualidade que você deseja; no tempo e no lugar que você espera. Qualquer esforço despendido em algo que não agrega valor é um desperdício. 46 Andy Barbosa ✓ Eliminar estoques (de projetos, requisitos, especificações, documentações e outros) Estoque é desperdício em qualquer linha de produção. Os estoques precisam ser manuseados, movidos, armazenados, controlados e reabastecidos. Portanto, o principal objetivo da produção é ter o menor estoque possível. Isso está relacionado ao trabalho iniciado e inacabado, que gosta dos estoques da linha de produção: se perde, se torna obsoleto, vence, oculta problemas de qualidade e consome muito dinheiro. ✓ Loop de teste e correção Outro tipo importante de desperdício são os requisitos feitos uma vez, duas ou três vezes. O ciclo de teste e correção leva muito mais tempo do que o desenvolvimento do requisito apenas uma vez. Modificações consecutivas em um requisito podem ser normais. No entanto, alterações consecutivas geralmente resultam de um requisito escrito há muito tempo que estava “em estoque” e agora está fora de contexto ou desalinhado com o estágio atual do produto. Também pode ser o resultado de testes realizados muito tempo após a codificação. Nesses casos, o loop de teste e correção é inevitável. ✓ Recursos adicionais ou desnecessários Sem dúvida, o maior desperdício no desenvolvimento de software são os recursos que ninguém nunca usa. Aproximadamente 20% de tudo o que é desenvolvido para o usuário é realmente usado, os outros 80%, muito pouco. Além de desperdiçar tempo e dinheiro com o desenvolvimento, a funcionalidade adicionada acrescenta complexidade desnecessária ao código, um fardo que precisará ser levado adiante por todas as evoluções do produto, garantindo posteriormente que a funcionalidade desnecessária ou "inútil" não pare de funcionar. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 47 Princípio 2: Integrar Qualidade ✓ Agir para evitar defeitos O Lean Software Development tem o princípio de evitar problemas e buscar a qualidade do produto durante sua produção, em vez de procurar erros posteriormente. Para fazer isso, utiliza dois tipos de inspeção: um após a ocorrência de defeitos e outro para evitar defeitos. Quando a qualidade do software é realmente desejada, é recomendável agir para evitar defeitos. Este é o método mais apropriado. Se isso não for possível, teste cada pequena implementação para encontrar o defeito o mais rápido possível e atue imediatamente, interrompendo o desenvolvimento e encontrando a raiz desse problema antes que ele cresça em uma grande bola de neve ou fogo, o que você preferir chamar. Em suma, qualquer problema ou anormalidade deve ser tratada sempre que identificada. ✓ Evite ter um backlog de bugs ou dívida técnica Normalmente, um backlog de erros é mantido para não os perder de vista. ´ No entanto, um backlog de retrabalho é um tremendo desperdício e demonstra ineficiência no processo de desenvolvimento de software ao confrontar o princípio da qualidade. Embora diferentes, as dívidas técnicas também precisam ser evitadas, pois impedem a evolução apropriada do software e podem causar sérios problemas no futuro próximo. Os problemas devem ser resolvidos à medida que surgem, por razões óbvias: o software não poderá carregar esse problema quando entrar em produção e, segundo, existe uma curva para o desenvolvedor lembrar a lógica exata usada nesse pedaço de software. É por isso que, muitas vezes, a correção de um bug acaba gerando outro. 48 Andy Barbosa ✓ A função do teste é evitar defeitos Contrariamente ao mito de que a "função do teste é encontrar defeitos", os testes servem precisamente para impedir que eles aconteçam. Idealmente, você deve procurar qualidade desde o início do processo de desenvolvimento, em vez de testá-la no final, quando tudo estiver pronto. Isso não quer dizer que o teste pós-implementação não seja muito importante, mas a qualidade e o teste devem ocorrer mesmo antes do início do desenvolvimento. Princípio 3: Criar Conhecimentos O terceiro princípio do Lean Software Development defende garantir que o conhecimento sobre o produto seja criado durante o desenvolvimento, em vez de ter uma lista completa e detalhada de requisitos ou um layout recomendado da aparência do aplicativo antes de iniciar o desenvolvimento. Um exemplo, que explica bem esse princípio, foi o caso de Alan McCormack, professor de administração de Howard. Ele foi convidado para um serviço de consultoria em uma empresa de desenvolvimento de software, onde havia dois projetos, um que os gerentes consideravam "bom" e outro considerado "ruim". O projeto “bom” era aquele com requisitos bem definidos; todos sabiam o que deveria ser feito do começo ao fim; todo o desenvolvimento seguiria esse plano. O projeto “ruim” estava mudando o tempo todo, não estava claro sobre o próximo passo, não seguia um planejamento longo e completo, reunia feedback constante de usuários e partes interessadas e estava constantemente analisando o mercado e mudando o produto. Como resultado, o projeto que eles classificaram como "bom" foi entregue exatamente como deveria, mas teve uma aceitação ruim do mercado e um ROI ruim. Por outro lado, o projeto considerado “ruim”, com constantes mudanças e que estava sendo desenvolvido com base em feedbacks e análises de mercado, foi um sucesso e teve um ROI muito maior do que o esperado. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 49 Ou seja, a mudança deve existir, não se deve terminar com ela. É preciso saber para onde se mover e seguir o melhor caminho. Princípio 4: Adiar Comprometimentos No contexto do Lean Software Development, o comprometimento está relacionado às decisões. Portanto, ao decidir, é necessário identificar se é uma decisão planejada ou um compromisso. As decisões planejadas são aquelas tomadas com um caminho de volta em mente. É ter um plano de execução, tempo para validar a hipótese e ter um plano de ação claro e outras alternativas (a, b, x), caso uma primeira não seja a melhor decisão ou não ofereça o melhor resultado. O compromisso, por outro lado, é uma decisão tomada que, por algum motivo, não podemos voltar atrás.As decisões permanentes são aquelas executadas imediatamente, independentemente de funcionarem ou não. Portanto, o quarto princípio do Desenvolvimento Lean recomenda adiar as decisões o máximo possível e sempre tentar trabalhar com decisões planejadas que nos permitam colocar em prática, medir, aprender, validar e melhorar. Princípio 5: Entregar Rapidamente Precisamos descobrir como entregar tão rapidamente que nossos clientes não têm tempo para mudar de ideia. No entanto, é importante notar que a velocidade não tem utilidade se não estiver associada a um alto nível de qualidade. Ouvimos muito que a pressa gera desperdício. Que o apressado come cru, e assim por diante. De certa forma, isso é verdade, mas uma coisa não anula a outra. É possível ter velocidade sem gerar desperdício. Apenas tome alguns cuidados. Para poder entregar com rapidez e qualidade, você precisa de equipes multifuncionais estáveis, com pessoas das mais diversas e abrangentes habilidades possíveis, seja em negócios, tecnologia, desenvolvimento e / ou projetos, para que possam se adaptar facilmente através do auto- organização às novas demandas apresentadas a eles. 50 Andy Barbosa Nesse ponto, a auto-organização só funcionará se as equipes estiverem adequadamente fortalecidas e tiverem autonomia para decidir. Isso gera a motivação, o envolvimento e a colaboração necessários para que a curva de aprendizado em cada novo projeto ou demanda seja o mínimo possível. Princípio 6: Respeitar as Pessoas Este princípio pode ser considerado o mais importante de todos, porque, sem respeito pelas pessoas, nenhum dos outros princípios faz sentido. O respeito pelas pessoas é muito mais do que apenas tratar bem e ser educado com os clientes e as pessoas que trabalham com você. O respeito pelas pessoas envolve deixar o orgulho exacerbado e o egocentrismo fora das relações do trabalho. Independentemente da pessoa que propõe uma solução, sua opinião deve sempre ser levada em consideração e, se válida, deve ser implementada. Aceitar opiniões e tratá-las seriamente mostra respeito e confiança. Por outro lado, ao delegar uma tarefa ou atividade a alguém, é obrigação de todos os membros da equipe ajudar e confiar nas decisões dessa pessoa. Ao atuar em equipes, as decisões devem ser consensuais e, portanto, o respeito e a confiança também devem prevalecer. Nesse caso, qualquer erro ou falha resultante de uma decisão equivocada, por exemplo, deve ser tomada pela equipe e não pelo indivíduo. Ao mesmo tempo, uma conquista ou sucesso obtido é um crédito para toda a equipe. Princípio 7: Otimizar o Todo Uma verdadeira organização enxuta se preocupa em otimizar continuamente todo o fluxo de valor desde o momento em que recebe uma demanda até o momento em que é entregue e o cliente paga pelo produto ou serviço. A otimização de apenas uma parte do processo pode levar a anomalias, como responsabilidade ou desgaste excessivo da equipe ou das pessoas responsáveis pela parte "enxuta" do processo que está tentando otimizar. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 51 Nunca se deve olhar apenas para parte do processo, mas para todo o ciclo do processo (entrada - processamento - saída). Sem otimizar o todo, nenhum dos princípios acima pode funcionar efetivamente; portanto, embora seja extremamente fácil entender esse princípio, é muito importante que ele seja colocado em prática. 2.5. Melhoria Contínua No Lean, a melhoria contínua é como uma religião. Embora pareça algo simples de se alcançar, líderes e equipes, que não estão familiarizados com as técnicas de melhoria de processos, têm dificuldade em sustentá-la. Para implementar essa mentalidade, você precisa ter uma compreensão clara do que exatamente é a melhoria contínua, de quais princípios você precisa seguir e verificar algumas das melhores práticas. 2.5.1. The Continuous Improvement Model O termo melhoria contínua pode ser muito abstrato se não for colocado em um contexto específico. Explicado rapidamente, é uma busca interminável pela perfeição em tudo que você faz. No Lean, a melhoria contínua também é conhecida como Kaizen. O termo Kaizen ganhou enorme popularidade na fabricação e se tornou um dos fundamentos da ascensão da Toyota transformando-a na maior fabricante de automóveis do planeta. No contexto do Lean Mindset, a melhoria contínua procura melhorar todos os processos da sua empresa, concentrando-se em aprimorar as atividades que geram mais valor para o seu cliente e remover o maior número possível de atividades de desperdício. Existem três tipos de desperdício no Lean: 1. Muda - Os sete desperdícios 2. Mura – O desperdício de irregularidades 3. Muri – O desperdício de sobrecarga 52 Andy Barbosa Fonte: autor 1. Muda O Muda consiste em 7 principais desperdícios de processo: Fonte: www.kanbanize.com A remoção de todos eles por completo é quase impossível, mas o foco na minimização dos efeitos negativos em seu trabalho é crucial para a implementação bem-sucedida da melhoria contínua. http://www.kanbanize.com/ O Verdadeiro Agile Coach | 2020 53 2. Mura O Mura é causado por irregularidades ou inconsistências no seu processo. É responsável por muitos dos 7 resíduos de Muda. O Mura impede que suas tarefas fluam sem problemas em todo o processo de trabalho e, portanto, atrapalha seu fluxo contínuo. 3. Muri Esse é um grande problema para empresas que aplicam sistemas empurrados. Quando você atribui muito trabalho à sua equipe, coloca um estresse desnecessário na equipe e no processo. O Muri geralmente é o resultado do Mura e, se você deseja que a melhoria contínua se torne parte de sua cultura, precisa se concentrar em se livrar desses resíduos. Fonte: autor 54 Andy Barbosa 2.5.2. Adotando a Melhoria Contínua – Ferramentas e Técnicas Compreender a teoria por trás dela é o primeiro passo para aplicar a melhoria contínua à sua cultura de gerenciamento. Para se preparar para a melhoria contínua, você precisa criar um ambiente adequado dentro da sua empresa. No Lean, existem cinco principais abordagens para alcançar a melhoria contínua: • Plan-Do-Check-Act (PDCA) O modelo Plan-Do-Check-Act é a abordagem mais popular para alcançar a melhoria contínua. Foi desenvolvido pela primeira vez para controle de qualidade, mas com o tempo tornou-se um instrumento para alcançar a melhoria contínua. Na fase de planejamento, você precisa estabelecer objetivos e processos necessários para fornecer resultados de acordo com o resultado esperado (a meta ou as metas). Fonte: autor Definir as expectativas de entrega é a chave para alcançar a melhoria contínua, porque a precisão das metas e sua completude é uma parte importante do processo de melhoria. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 55 Recomenda-se iniciar em pequena escala para que você possa testar os efeitos da abordagem. A segunda fase é "Do". É simples, pois você precisa executar o que foi estabelecido durante a etapa de planejamento do processo ou ciclo. Depois de concluir seus objetivos, você precisa verificar o que alcançou e compará-lo com o que esperava. Reúna o máximo de dados possível e considere o que você pode melhorar em seu processo ou planejamento para obter resultados melhores na próxima vez. Se a análise mostrar que você melhorou em comparação com seu projeto ou iteração anterior, o padrão será atualizado e você precisará buscar um desempenho ainda melhor na próxima vez. Caso você não tenha melhorado ou até tenha alcançado resultados piores em comparação com o passado, o padrão permanece como antes de iniciar seu último projeto ou iteração. • Análise da Causa Raiz A Análise de Causa Raiz (RCA)é uma técnica praticada no Lean Mindset que permite alcançar a Melhoria Contínua, mostrando as causas principais dos problemas em seu processo ou ciclo de trabalho. Fonte: www.kanbanize.com http://www.kanbanize.com/ 56 Andy Barbosa É uma prática iterativa que detalha um problema analisando o que o causou até chegar à raiz do que está causando o efeito negativo. Só pode ser considerada raiz se o efeito negativo final for evitado definitivamente após a remoção da causa. Para aplicar o RCA à melhoria contínua, é necessário realizar uma análise completa do problema. Por exemplo, digamos que você esteja liderando uma equipe de desenvolvimento de software. Quando foi liberada a atualização mais recente do seu produto, sua equipe de suporte foi bombardeada com demandas de erros advindas dos clientes. Vamos procurar a causa raiz, começando do topo do problema: 1. Você investiga como sua equipe de controle de qualidade permitiu que isso acontecesse e descobriu que eles não conseguiram executar todos os testes necessários no software. 2. Depois, você analisa o que causou isso e aprende que a equipe de desenvolvimento forneceu os recursos que seriam lançados no último minuto possível. 3. Analisando a causa disso, você descobre que sua equipe de desenvolvimento levou mais tempo do que o planejado para desenvolver os recursos. 4. Investigando a razão por trás disso, você descobre que cada desenvolvedor trabalhou em vários recursos simultaneamente e, portanto, em vez de fornecer recursos um a um ao controle de qualidade, enviou um lote muito grande para ser processado em pouco tempo. 5. Analisando por que isso aconteceu, identificou-se que não havia nenhuma regulamentação sobre a quantidade de trabalho que pode estar em andamento simultaneamente e não garantiu a uniformidade do seu processo. Chegando a esse ponto, você pode concluir que a causa do problema é o Mura (o desperdício de irregularidades). O Verdadeiro Agile Coach | 2020 57 Portanto, para alcançar a melhoria contínua, sugerimos que você analise a causa raiz de cada problema e experimente soluções. Frequentemente, os problemas podem se tornar muito mais complexos do que você imagina e o RCA exigiria algumas iterações antes de impedir que o efeito negativo aconteça novamente. Se você não tiver certeza de como executar uma análise de causa raiz, sugerimos que você analise os 5 porquês para determinar as causas raiz. • Aplicando o Lean Kanban Para melhorar continuamente seu processo, você precisa ter uma visualização clara do que precisa ser aprimorado. Se você não tiver visibilidade, até poderá melhorar periodicamente, mas não poderá detectar os sintomas de um problema antes que seja tarde demais. Quando a Toyota estava procurando uma maneira de fazer isso, eles desenvolveram o Kanban como um sistema para melhorar a eficiência do fluxo de trabalho do processo de produção. Eventualmente, o Kanban foi adaptado para o trabalho do conhecimento e conseguiu ajudar milhares de equipes a alcançar a melhoria contínua. O método baseia-se em seis práticas principais para minimizar os desperdícios no seu processo: • Visualize seu fluxo de trabalho • Eliminar interrupções • Gerenciar fluxo • Tornar explícitas as políticas de processo • Criar loops de feedback • Melhore colaborativamente Para visualizar seu fluxo de trabalho, o método conta com quadros brancos para mapear todas as etapas do seu processo. O quadro é dividido por linhas verticais, formando colunas para os diferentes estágios. 58 Andy Barbosa Um quadro Kanban básico consiste em três colunas: Solicitado, Em andamento, Concluído. Kanban Board | Fonte: autor Cada tarefa em que sua equipe está trabalhando é hospedada em um cartão Kanban (originalmente na forma de um postit) e precisa passar por todas as etapas do seu fluxo de trabalho para ser considerada completa. Um quadro Kanban permite monitorar a uniformidade do seu processo e podem ser uma arma poderosa para ajudar a minimizar o Mura. Além disso, eles mostram a quantidade de trabalho que todas as pessoas da sua equipe têm e podem ajudá-lo a evitar sobrecarga (Muri), permitindo delegar tarefas de acordo com a capacidade da sua equipe. Por último, mas não menos importante, você pode monitorar o ritmo no qual o trabalho está progredindo no seu fluxo de trabalho e obter uma melhoria contínua da sua eficiência. Para eliminar interrupções, o Kanban depende da limitação do trabalho que pode estar em andamento simultaneamente. O objetivo é eliminar a multitarefa, que nada mais é do que uma constante mudança de contexto entre atribuições e apenas prejudica a produtividade. Com a ajuda do Kanban, você pode gerenciar o fluxo de trabalho e dependências em todo o seu processo. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 59 Para garantir um processo uniforme, você precisa estar ciente de onde o trabalho fica parado e tomar medidas para aliviar os gargalos. No Lean Mindset, a melhoria contínua é uma atividade de grupo. Portanto, você precisa garantir que sua equipe entenda o objetivo comum e porque a parte do processo é importante. Ao tornar explícitas as políticas de processo, você inventiva os membros da equipe a assumir mais responsabilidades e a se apropriar do processo. Para que mudanças positivas aconteçam, é necessário que haja um fluxo e troca constante de conhecimento entre a equipe, e o quadro Kanban em si, é um ótimo gerador de loop de feedback, porque torna visível quem está fazendo o que a qualquer momento. Em combinação com a prática amplamente adotada de realizar reuniões diárias de pé entre a equipe, você pode melhorar continuamente o compartilhamento de informações entre indivíduos. • Value Stream Mapping (VSM) O Mapeamento do Fluxo de Valor está ganhando força no trabalho do conhecimento, porque incentiva o pensamento dos sistemas, resultando em melhor comunicação, colaboração eficaz e mais vitórias da equipe. Qualquer equipe pode aproveitar a produtividade e colaboração aprimoradas que o mapeamento do seu processo pode oferecer. Para o Mapeamento do Fluxo de Valor, as equipes podem começar facilmente reunindo-se em um quadro branco, definindo, escrevendo e desenhando as várias etapas envolvidas no desenvolvimento de seu produto, projeto ou serviço do início ao fim. Embora a definição técnica do Mapeamento do Fluxo de Valor varie de acordo com o setor, seus conceitos principais foram além da manufatura para ser uma ferramenta eficaz para melhorar os processos em todos os negócios. O desperdício no trabalho do conhecimento ocorre, grande parte, nas transferências entre os membros da equipe e outras equipes. Ao identificar e visualizar coletivamente essas transferências, as equipes têm mais controle sobre como o trabalho flui através do fluxo de valor. 60 Andy Barbosa Esse tipo de pensamento sistêmico leva a uma cultura de melhoria contínua que torna as equipes mais eficazes, com menos tempo perdido em reuniões de status e mais tempo gasto fazendo as coisas acontecerem. Benefícios do Value Stream Mapping O VSM é fundamental para uma empresa ser sustentável, pois permite: • Reduzir ou eliminar o desperdício pode melhorar os resultados da sua empresa. Como bônus, você descobre a causa raiz e a fonte do desperdício. • Depois que as transferências desnecessárias são identificadas como parte dos visualizadores do VSM, suas equipes podem conscientemente melhorar o comportamento, a cultura, a comunicação e a colaboração. • As equipes descartam opiniões individuais e priorizam com base na perspectiva do cliente. Exemplo de Value Stream Mapping para Desenvolvimento de Software Fonte: https://creately.com Existem muitas estratégiase metodologias disponíveis para ajudar as empresas a implementar a melhoria contínua. Essas são ótimas maneiras de começar, porque são fáceis de executar e não exigem mudanças drásticas. A maioria das organizações não implementa estritamente apenas uma estratégia, mas adapta as metodologias existentes para atender às suas necessidades específicas. Usar o Lean como base pode ser uma estratégia muito eficaz para manter estratégias implacáveis de melhoria hoje e no futuro. https://creately.com/ O Verdadeiro Agile Coach | 2020 61 2.6. Lean Startup Lean Startup é uma metodologia para o desenvolvimento de negócios e soluções, proposta por Eric Ries, e que visa reduzir os ciclos de desenvolvimento de produtos e descobrir rapidamente se um modelo de negócios proposto é viável; isso é alcançado adotando uma combinação de experimentação orientada por hipóteses de negócios, lançamentos iterativos de produtos e aprendizado contínuo e validado. Lean Startup Loop Fonte: autor O ponto central da Lean Startup é a suposição de que, quando as organizações investem seu tempo na criação iterativa de produtos ou serviços para atender às necessidades os clientes, elas podem reduzir os riscos e evitar a necessidade de grandes quantidades de investimento ou financiamento de seus projetos. Semelhante aos preceitos da manufatura enxuta (Lean) e do desenvolvimento de software enxuto, a Lean Startup procura eliminar práticas desnecessárias e aumentar as práticas de produção de valor durante as fases iniciais de um negócio, para que este possa ter uma melhor chance de sucesso sem exigir 62 Andy Barbosa grandes quantidades de financiamento externo ou investimentos, planos de negócios elaborados ou um produto perfeito. O feedback do cliente durante o desenvolvimento de produtos ou serviços é essencial para o processo de inicialização enxuta e garante que a empresa não invista tempo desenvolvendo recursos ou serviços que os clientes não desejam. O desafio dos negócios em estágio de crescimento é construir um desempenho sistemático, estável e preditivo aliados a capacidade de experimentar rapidamente, encontrar, capacitar e manter pessoas criativas, gerenciar a inovação com rigor e responsabilidade e, ainda, entregar resultados satisfatórios para todos os stakeholders. As grandes organizações, por sua vez, estão tentando revigorar sua cultura através da energia empreendedora, buscando ainda superar sua imagem demasiadamente burocrática e política. Elas precisam potencializar seus negócios existentes, enquanto descobrem e desenvolvem novas fontes de crescimento e diferenciação. Agora, pense no seguinte cenário: e se conseguíssemos juntar o melhor dos dois mundos? A capacidade de “pivotar” rapidamente, o apetite ao erro justificado pela aprendizagem e o pensamento disruptivo das Startups com a expertise, a solidez, a estrutura e os recursos (financeiros e intelectuais) das grandes corporações. Consegue vislumbrar esse oásis? Neste sentido, o estilo Startup, de Eric Ries, propõe cinco princípios-chave: 1. Inovação contínua; 2. A Startup como unidade atômica de trabalho; 3. Empreendedorismo como uma disciplina central; 4. Capacidade de transformação; 5. DNA para melhoria, evolução e transformação contínua. Esses princípios ajudarão a transformar o modelo de negócio tradicional em um negócio pautado em uma cultura moderna e empreendedora. As Startups de sucesso, ao contrário do que muitos pensam ou possa parecer, têm uma visão e propósitos convincentes e sustentáveis, equipes de alto desempenho, execução iterativa, estrutura de capital, obrigações intensas e O Verdadeiro Agile Coach | 2020 63 comunicação poderosa. Suas apostas e valoração estão na magnitude e probabilidade de realizar seu potencial de sucesso. Os 5 princípios do Lean Startup 1. Empreendedores estão em toda a parte: você não precisa trabalhar em uma garagem para ser ou estar em uma Startup. 2. Empreendedorismo é gestão: uma Startup é uma organização, uma empresa, não apenas um produto, por isso requer gerenciamento, um novo tipo de gerenciamento, especificamente voltado ao seu contexto. 3. Aprendizagem validada: as Startups existem não apenas para fazer coisas, ganhar dinheiro e/ou atender clientes. Elas existem para aprender, construir, desenvolver e consolidar um negócio. O aprendizado pode ser validado cientificamente, executando experimentos que nos permitem testar hipóteses ou elementos da nossa visão. 4. Contabilidade de inovação: para melhorar os resultados empresariais e atender as expectativas dos empresários e investidores, precisamos nos concentrar nas coisas palpáveis, como: medir o progresso, definir marcos e priorizar o trabalho. Isso requer um novo tipo de contabilidade, específico para Startups. 5. Construir-Medir-Aprender: a atividade fundamental de uma Startup é transformar ideias em produtos, medir como os clientes respondem e, então, aprender se deve dinamizar (pivotar) ou preservar. Todas as iniciativas da Startup devem estar orientadas para acelerar este ciclo de feedback. 2.6.1. MVP - Minimum Viable Product Segundo Paulo Caroli, no livro Lean Inception: “MVP é a versão mais simples de um produto que pode ser disponibilizada para a validação de um pequeno conjunto de hipóteses sobre o negócio.” Essa é uma nova forma de criar e evoluir produtos, entregando somente o mínimo viável para permitir validar hipóteses com os clientes e o mercado, e evitar o 64 Andy Barbosa desperdício de tempo e dinheiro construindo um produto do início ao fim que, muitas vezes, não atenderá as expectativas. No entanto, é preciso deixar claro que um MVP não tem nada a ver com entregar um produto mal feito, ou um protótipo. Não é entregar um produto cheio de falhas para saber o que os clientes acham dele e apontem os problemas. Um MVP deve ser uma “versão” que represente o produto final que será entregue, mas que traz apenas uma versão mais “leve” ou “enxuta”, e que é suficiente para resolver o problema principal para o qual foi desenvolvido e ainda oferecer uma experiência ao cliente. Os feedbacks da experimentação, devem servir de base para a melhoria contínua, até que se tenha certeza de que o produto é viável e pode ser liberado para o mercado sem chance de naufrágio! E isso pode ser um processo longo e de muita tentativa e erro! O Verdadeiro Agile Coach | 2020 65 2.7. DevOps Culture No meu ponto de vista, DevOps é a mentalidade organizacional que permite a entrega contínua – promovendo o trabalho focado de todos para melhorar o desempenho do desenvolvimento, ao mesmo tempo em que aumenta a estabilidade e reduz o tempo médio para disponibilizar ou restaurar um serviço. O DevOps promete quebrar as barreiras entre desenvolvedores e administradores de sistema, integrando as atividades, mas seu sucesso depende da cultura e flexibilidade da organização. O DevOps é uma cultura de trabalho amplamente adotada entre organizações de sucesso e startups modernas. A origem do termo DevOps vem de "Desenvolvimento e Operação". A ideia é ter equipes de implementação (Desenvolvedores - Dev) e equipes de manutenção operacional (Operacionais - Ops) trabalhando juntas de forma síncrona na estrutura acordada desde o início e ao longo do desenvolvimento e sustentação da solução. Uma cultura DevOps concentra-se no pensamento de alta qualidade orientado a testes e nas interações de componentes acordadas - integração plena das várias equipes da organização e parceiros de negócios, quando existirem. Fonte: autor 66 Andy Barbosa 2.7.1. DevOps é sobre CAMS Como na adoção do Agile, uma mudança de mentalidade é essencial para a adoção bem-sucedida da cultura DevOps. Ao implementar o DevOps,é essencial que você mude a maneira de pensar e trabalhar, e segundo John Willis e Damon Edwards, existem quatro valores principais por trás do DevOps, que foram nomeados CAMS: • Cultura: pessoas e processos tornam o DevOps bem-sucedido e todos precisam apoiar a visão; • Automação: automatize continuamente as tarefas mais tediosas ou demoradas e vincule todas as ferramentas usadas em um único processo (automatizado). • Métricas: Você precisa de medidas objetivas para entender onde melhorar e automatizar primeiro; • Share - Compartilhamento: como parte da cultura, é importante compartilhar ideias e melhorias dentro da equipe, mas também entre outras equipes. O DevOps é uma mudança cultural que rompe a barreira entre a equipe de desenvolvimento e a equipe de operações. Em vez de ter duas equipes isoladas, o DevOps se concentra em trazer o ciclo de vida das operações para a junto da equipe de desenvolvimento, e vice-versa. O DevOps pode ser o catalisador para iniciar uma mudança cultural e trazer toda a equipe de TI para o Agile Mindset. Tudo para promover a integração, entrega e liberação contínua para produção, reduzindo o time to market, a taxa de falhas, o tempo de espera entre liberações e distribuição de atualizações. Em tempos de organizações digitais, ter essa capacidade é fundamental e decisivo para sustentar sua competitividade. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 67 2.8. Pensamento Sistêmico Ao se tratar de sistemas, estamos nos referindo as múltiplas partes que integram um todo, sendo que estas trabalham de forma coordenada para que um determinado objetivo seja alcançado ou uma finalidade seja atendida. Não necessariamente se faz alusão a grandes estruturas, mas sistemas podem ser encontrados nos mais simples organismos vivos que se influenciam ao mesmo tempo em que são influenciados pelos fatores naturais que o cercam. D’Ascenção dá um exemplo a partir da árvore: suas partes (raiz, caule, galhos, folhas e, ainda flores e frutos) dependem uma das outras e interagem para manter a vida. […] O conjunto árvore depende de outros conjuntos que formam a biodiversidade, como a terra, o ar os micro-organismos etc. A árvore como um conjunto de partes inter-relacionadas e interdependentes, tem vários objetivos perante a natureza, tais como: renovar o ar, pela fotossíntese; fornecer alimentos para outros seres vivos etc. Todo o pensamento sistêmico é fundamentado em duas teorias: a teoria geral dos sistemas (TGS) e a cibernética. A TGS nasceu de um antigo embate entre a biologia mecanicista, que enfatiza as partes, e a biologia holística, que enfatiza o todo. De um lado, os biólogos mecanicistas têm sustentado que um organismo pode ser entendido pela análise das suas propriedades (físico-químicas) das partes menores que o constituem. De outro, os biólogos holísticos ou sistêmicos defendem que o organismo é uma totalidade integrada que não pode ser compreendida pela redução às suas partes. Os biólogos sistêmicos, por sua vez, subdividem-se em duas correntes distintas: o vitalismo e o organicismo. Dessas duas correntes, somente a organísmica conquistou credibilidade científica, através do surgimento do modelo do organismo como um sistema aberto, desenvolvido por Ludwig Von Bertalanffy (1901-1972). O modelo de Von Bertalanffy, elaborado durante a década de 1930, considera que os organismos são sistemas abertos que realizam trocas materiais e energéticas com o seu meio e, por isso, ao contrário dos sistemas fechados, são 68 Andy Barbosa capazes de evitar o aumento de entropia (desordem) e manter-se em um estado de equilíbrio ou homeostase (ordem). Uma das principais características do modelo proposto por Von Bertalanffy é a equifinalidade, segundo a qual, um sistema pode alcançar um mesmo estado final a partir de diferentes condições iniciais, e ainda utilizando diferentes caminhos. Isso é fato. Pois, por exemplo, partindo de um mesmo local, no mesmo horário, com o mesmo automóvel, dois automóveis podem chegar ao mesmo tempo, ao um destino comum, mesmo percorrendo caminhos diferentes, variando a distância percorrida (ruas diferentes), consumo de combustível e velocidade de deslocamento entre eles, gerando mais ou menos desperdício ou eficiência. A cibernética é uma teoria de comunicação e controle de sistemas que se desenvolveu de forma independente da TGS, mas que compartilha alguns de seus princípios. Seu criador, o matemático Norbert Wiener (1894-1964), estabeleceu a cibernética nos anos 1940, a partir de sua experiência com o desenvolvimento de servomecanismos, um tipo especial de sistema mecânico. O que distingue os servomecanismos de outras máquinas é o fato do seu comportamento ser propositado, isto é, orientado para um objetivo. Este tipo de comportamento requer um mecanismo de controle - o feedback negativo - que neutraliza os desvios de seu curso em relação ao objetivo inicial. Essa regulação é circular e ocorre da seguinte forma: o sistema recebe uma informação do meio a respeito do estado atual e, com base nela, corrige o seu comportamento no sentido de conseguir uma maior aproximação do objetivo, e assim por diante, sucessivas vezes, até que o objetivo seja atingido. Portanto, os servomecanismos são sistemas autorregulados: eles são capazes de produzir determinado resultado apesar das perturbações do ambiente. Por exemplo, os freios ABS são um sistema autorregulado que, diante da frenagem abrupta do condutos, automaticamente equilibra a pressão das pinças de freio em cada roda, impedindo travamento e perda de controle do veículo. Você deve estar se perguntando: o que isso tem a ver com Agilidade? Com Agile Coaching? Eu respondo: tudo! Siga firme na leitura. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 69 Organizações fundamentadas sob o pensamento sistêmico, deixam de buscar o máximo desempenho (pensamento clássico) e se voltam para lutar pela sobrevivência, explorando sua capacidade de automaticamente preservar seu estado de equilíbrio, mesmo diante das mudanças ambientais. O mecanismo é quem garante a homeostasia (estado de equilíbrio) e a sobrevivência da organização é o feedback negativo. No nível de gestão geral, organizações com pensamento sistêmico, compreendem a inter-relação e dependência entre seus subsistemas (áreas funcionais, departamentos etc.), inclusive sua cultura, que deste 1980 vem sido considerada como o subsistema que une todos os demais dentro da organização. Já no nível operacional, a sinergia e colaboração entre as pessoas também é compreendida e estimulada: a eficiência não depende apenas de incentivos financeiros; as pessoas possuem outros tipos de necessidade, sobretudo sociais e de evolução, que se não forem atendidos, influenciarão negativamente no todo. As teorias fundamentadas no pensamento clássico foram importantes para as organizações que surgiram após a revolução industrial. Naquela época, as grandes organizações eram um fenômeno inteiramente novo e o desafio de seus proprietários e gerentes era simplesmente fazê-las funcionar de forma eficiente. Com o tempo, entretanto, essas teorias mostraram-se ineficientes, pois tratam as organizações como sistemas fechados e abordam suas partes de forma isolada. No entanto, apesar de o pensamento sistêmico considerar que as organizações são sistemas abertos e, portanto, são influenciadas pelo ambiente, elas negligenciam a capacidade de as organizações modificarem o ambiente. As teorias sistêmicas, de forma geral, adotam uma de duas suposições: 1) a mudança ambiental é ocasional e lenta, de forma que as organizações possuem tempo suficiente para se adaptar às novas circunstâncias; 2) as organizações podem influenciar o ambiente, mas apenas no sentido de impedir que elese modifique. Contudo, o ambiente competitivo atual demonstra que as organizações podem dinamizar o ambiente através de suas inovações. As inovações atuam como um mecanismo de feedback positivo que leva o ambiente para um estado longe do equilíbrio. 70 Andy Barbosa Nessa condição, o ambiente retroage sobre as organizações, demandando dela novas inovações, e assim sucessivamente. Portanto, a inovação, pouco enfatizada nas teorias sistêmicas, e torna-se um objetivo fundamental para as organizações da atualidade. O pensamento sistêmico, despreza a capacidade dos indivíduos em influenciar a organização. Na verdade, elas acabam desenvolvendo mecanismos para evitar que isso ocorra, concorda? Excesso de cargos, normas, regras, procedimentos, diretrizes. O motivo é que, segundo a lógica sistêmica, a organização deve preservar o estado de equilíbrio, condição alcançada se as relações entre as partes da organização forem mantidas estáveis e sob controle. Acredita-se que o controle é um meio para se chegar a um fim: o equilíbrio da organização, o que torna as pessoas em indivíduos sem autonomia, contrariando aquilo que vem ocorrendo na sociedade e no trabalho: cada vez mais as pessoas buscam oportunidades de contribuir e manifestar suas opiniões e criatividade. O pensamento sistêmico ainda considera os ser humano como um recurso (input) da organização que, dessa forma, deve ajustar-se aos papéis, normas e valores propostos, acreditando que apenas os estímulos externos são suficientes para mantê-lo produtivo, desconsiderando o impacto disso na execução das tarefas. Portanto, para estimular a agilidade, seus valores e princípios, caberá ao Agile Coach compreender essa realidade, e fomentar a mudança dessa percepção sistêmica e mecanicista sobre as organizações e o trabalho, estimulando novas formas de pensar e agir. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 71 2.9. Pensamento Complexo A partir do final do século XX, um novo pensamento começou a se estabelecer e a influenciar as teorias organizacionais: o pensamento complexo. Essa nova forma de pensar e encarar a realidade, que tem origem nas ciências, assume que a natureza é essencialmente paradoxal e está em contínua e constante mudança. Quando aplicado às organizações, o pensamento complexo resulta na metáfora da organização como fluxo de transformação e evolução contínua. O pensamento complexo é fundamentado em três teorias: do caos, das estruturas dissipativas e dos sistemas adaptativos e complexos. a) Teoria do Caos A Teoria do Caos trata de sistemas complexos e dinâmicos rigorosamente deterministas, mas que apresentam um fenômeno fundamental de instabilidade chamado sensibilidade às condições iniciais que, modulando uma propriedade suplementar de recorrência, torna-os não previsíveis na prática a longo prazo. Pequenas diferenças nas condições iniciais como, por exemplo, erros de arredondamento em um cálculo numérico computacional, produzem resultados amplamente divergentes para tais sistemas dinâmicos, tornando a previsão a longo prazo impossível. Isso acontece apesar destes sistemas serem deterministas, o que significa que seu comportamento futuro é totalmente determinado por suas condições iniciais, sem elementos aleatórios envolvidos. Em outras palavras, mesmo a natureza determinista desses sistemas não os torna previsíveis, e este comportamento é conhecido como caos determinístico, ou simplesmente caos. b) Teoria das Estruturas Dissipativas A teoria das estruturas dissipativas, desenvolvida por Ilya Prigogine (1917-2003), descreve o comportamento de sistemas físico-químicos em estados longe do equilíbrio, a partir de observações experimentais em laboratório. 72 Andy Barbosa Uma das conclusões principais da teoria é que tais sistemas apresentam uma estrutura global coerente (ordem), que emerge das flutuações randômicas (desordem) das partículas de que são constituídas. Esse processo de criação espontânea de ordem a partir da desordem é denominado de auto-organização e pode ser demonstrado pelo experimento da convecção térmica, realizado pela primeira vez em 1900, pelo físico francês Bérnard. O experimento da convecção térmica consiste em aquecer uma fina camada de fluído confinada entre dois pratos horizontais e observar o seu comportamento. O experimento inicia-se com o fluído no estado de equilíbrio, quando todas suas propriedades são homogêneas. O experimentador, então, induz o movimento do fluído aquecendo gradualmente o prato inferior. Quando a temperatura do prato atinge certo valor crítico, o fluído começa a se movimentar de forma estruturada. Nesse momento, são formadas pequenas células de convecção, uma ao lado da outra, as quais rodam em torno de um eixo. O sentido de rotação se alterna de célula para célula e ocorre sucessivamente para a direita e para a esquerda. Esse comportamento coerente das células caracteriza o fenômeno da auto-organização: a emergência de uma estrutura organizada a partir do movimento desordenado das moléculas individuais do sistema. c) Teoria dos Sistemas Adaptativos Complexos A teoria dos sistemas adaptativos complexos (SACs) descreve o comportamento de sistemas formados por um grande número de agentes com propósitos que, na busca de seus objetivos, interagem entre si e aprendem novos comportamentos. Os SACs são representados por modelos matemáticos cuja lógica é similar à dos modelos dos sistemas dinâmicos e da auto-organização. A estratégia de modelagem dos SACs é do tipo bottom-up: aos agentes do sistema são atribuídas regras de interação e das interações locais entre os agentes emerge o comportamento global do sistema. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 73 Fonte: https://www.thoughtworks.com/ 2.10. Pensamento Clássico, Sistêmico e Complexo Característica Pensamento Clássico Pensamento Sistêmico Pensamento Complexo Ontologia Sistemas fechados e determinísticos, nos quais as partes formam o todo. Sistemas abertos, que emergem das relações entre as partes. Sistemas dinâmicos, instáveis e imprevisíveis. Causalidade Evolução causada por forças que atuam nas partes. Evolução é causada pelo ambiente no qual o sistema está inserido. Evolução é causada pela coevolução entre as partes e o todo. Epistemologia O conhecimento é objetivo. O conhecimento é objetivo. O conhecimento é objetivo e subjetivo. Metodologia Método reducionista. Envolve o teste de hipóteses do tipo “se – então”. Método “contextual”. Envolve o teste de hipóteses do tipo “se – então”. Multi-metodológico. A escolha do método se dá em função dos objetivos da pesquisa. Fonte: autor https://www.thoughtworks.com/ 74 Andy Barbosa 2.11. A Organização vista como um Sistema Adaptativo Complexo A aplicação da Teoria Geral dos Sistemas (TGS) na ciência da administração resultou na abordagem sistêmica para gestão das organizações. As abordagens até então existentes não consideravam o lado externo da organização e trabalhavam com a especialização de assuntos internos de forma estanque, simplificando as organizações e, consequentemente, a gestão como um todo. No entanto, as organizações são sistemas complexos e abertos, estando inseridas em um contexto maior, o ambiente externo, que as influencia e é influenciado por elas. Peter Drucker, no livro Tecnologia, Administração e Sociedade, afirma que: Uma organização consiste em um sistema da mais alta ordem: um sistema cujas “peças” são seres humanos contribuindo voluntariamente com seu conhecimento, capacidade e dedicação para um empreendimento conjunto. E um fator que caracteriza todos os verdadeiros sistemas, sejam eles mecânicos, como o controle de um míssil, biológicos,como as árvores, ou sociais, como as empresas: a interdependência. O sistema como um todo não é necessariamente aprimorado se uma função ou parte específica for aperfeiçoada. Aliás, o sistema pode ser prejudicado por isso ou até mesmo destruído. Diante disso, Michelle Holiday, presidente da Cambium Consulting, perguntou: 1) “Por que uma organização plana e em rede parece ser a melhor escolha?" 2) "Por que precisamos envolver os clientes em conversas significativas?" E a resposta é clara: conquistar altos níveis de resiliência organizacional, adaptabilidade, criatividade e inovação, para sustentabilidade e evolução. O pensamento mecanicista sufoca a agilidade, sendo necessário libertar as organizações e as pessoas dessa prisão e trazer os negócios de volta à vida. Nos dias atuais, as organizações precisam ser sistemas ágeis e vivos - aqueles que percebem, respondem e se adaptam às mudanças em seu ambiente. Seus O Verdadeiro Agile Coach | 2020 75 componentes mais críticos não são máquinas padronizadas, mas pessoas reflexivas e pensativas, curiosas e criativas. Esse novo tipo de sistema organizacional, aberto e complexo, está sujeito à evolução natural e necessita de altos níveis de agilidade para permanecerem vivos e atuantes. Os desafios dos ambientes que se tornam altamente dinâmicos, interconectados e imprevisíveis podem ser novos no contexto dos negócios, mas são amplamente prevalentes nas ciências sociais e na vida. Exemplos proeminentes são humanos, ecologia, a rede macroeconômica global dentro de um país ou grupo de países, colônias sociais de insetos e qualquer empreendimento humano baseado em grupos sociais. Esses sistemas são mais conhecidos como sistemas adaptativos complexos (SACs ou CAS em inglês). E, o mais importante, esses sistemas demonstraram um padrão de evolução: adaptação e resposta à mudança. O BusinessDictionary.com define o CAS como: “uma entidade que consiste em muitos componentes ou partes diversos e autônomos (chamados agentes) que são inter- relacionados, interdependentes, vinculados por meio de muitas interconexões (densas) e se comportam como um todo unificado na aprendizagem da experiência e no ajuste ativo (não apenas reagindo) às mudanças no ambiente. ” Quais as principais características desse sistema: • Evolução contínua: uma organização SAC melhora significativamente sua capacidade de sobreviver porque pode se adaptar. • Agentes autônomos e auto-organizados: os agentes têm autonomia para se reorganizar, conforme entenderem ou necessitarem, podendo responder rapidamente às mudanças. • A diversidade é uma fonte de força: contradições e incertezas criam novas possibilidades para evoluir com e/ou se adaptar ao meio ambiente. • Uma relação não linear entre causa e efeito: pequenas mudanças podem ter um impacto surpreendentemente profundo no comportamento geral ou vice-versa, e uma enorme perturbação no sistema pode não ter nenhuma consequência. • Eficácia sobre eficiência: um SAC depende apenas de regras simples, para que possam ser mais eficazes. BusinessDictionary.com 76 Andy Barbosa Quais os impactos desse sistema para as organizações: • Mais rapidez e agilidade: fique atento ao seu ambiente, para poder detectar tendências importantes rapidamente e ágil para responder. • Estrutura responsiva: a estrutura da sua organização deve oferecer suporte a equipes autônomas, descentralizadas e orientadas a resultados. • Cultivar a diversidade: a diversidade de pessoas (gênero, etnia, educação e experiência) e de pensamentos introduzirão novas perspectivas e comportamentos, e proporcionando mais valor. • Loops de feedback mais curtos: os loops de feedback em todos os níveis organizacionais precisam ser curtos e frequentes. • Experimentação como pontos de alavanca: ações baratas, mas com resultados positivos significativos, são chamadas de pontos de alavanca. Eles podem ser identificados por experimentação ou aprendidos com base em padrões de evidências empíricas. • Priorize a eficácia e não a eficiência: sua cultura precisa ser reaprendida e orientada para o conhecimento, para que as pessoas possam se adaptar e responder efetivamente às rápidas mudanças. Um novo paradigma de Liderança em ambientes SACs Neste novo cenário, não é apenas a organização que precisa mudas. As características da boa liderança também estão mudando. Kevin Cashman , autor, palestrante e pioneiro nas discussões sobre desenvolvimento executivo, destaca cinco dimensões que são cruciais para os líderes ágeis: • Agilidade mental: pensando criticamente para penetrar em problemas complexos; • Agilidade de pessoas: entender e se relacionar com outras pessoas, além de situações difíceis, para aproveitar e multiplicar o desempenho coletivo; • Agilidade da mudança: desfrutando da experimentação, sendo curioso e efetivamente lidando com o desconforto da mudança; • Agilidade de resultados: entregar resultados em situações inéditas, inspirando equipes e exibindo uma presença que cria confiança em si e nos outros; • Autoconsciência: ser reflexivo, conhecer-se bem, entender suas capacidades e estar ciente de seu impacto sobre os outros. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 77 2.12. Growth Mindset Este é um conceito desenvolvido pela psicóloga Carol Dweck, detalhado em seu livro Mindset, que é resultado de uma longa pesquisa, e designa uma mentalidade focada no crescimento, proveniente de pessoas de sucesso que alcançaram conquistas surpreendentes em diversas áreas da vida. De acordo com o estudo de Carol, pessoas com esse tipo de mentalidade se concentram na melhoria de processos, em vez de se concentrar nos resultados, percebendo, assim, suas falhas, como oportunidades de aprendizado e crescimento, entendendo como não fazer as coisas da próxima vez. Em seu estudo, a pesquisadora constatou que a mentalidade de crescimento é o fator fundamental para o melhor desempenho do indivíduo, pois gera comportamentos que, em última análise, produzem melhores resultados. Em sua teoria, a Dra. Carol Dweck, aborda duas possibilidades: Fonte: adaptado de Dweck, 2017. Pessoas com uma mentalidade fixa apresentam as seguintes características: • Acreditam que inteligência e habilidade são coisas natas e vêm do berço; • Têm dificuldade em entender e ver suas próprias limitações; 78 Andy Barbosa • Evitam enfrentar desafios pelo medo de revelar suas fraquezas; • Não acreditam que seus esforços possam fazê-los evoluir ou mudar; • Enfrentam os problemas sem esperança de resolvê-los. Por outro lado, pessoas com mentalidade de crescimento: • Acreditam que inteligência e habilidades são completamente capazes de se desenvolver; • Entendem suas limitações e procure aprender a superá-las; • Aceitam os desafios e veem as falhas como uma oportunidade de aprendizado; • Veem o esforço como o caminho para a excelência; • Enfrentam os problemas com entusiasmo. Olhando para essas características, qual é a sua mentalidade? Fixa ou de Crescimento? Para o ambiente organizacional, o Growth Mindset é o mais interessante. Incentivar o aprendizado das pessoas e o crescimento constante torna a empresa mais eficiente. Além disso, essa mentalidade implica maior liberdade para a participação das pessoas na tomada de decisões, essencial para promover a criação e a inovação. Vamos avaliar o seu modelo mental? No site do Agile Institute Brazil disponibilizamos um análise on-line para diagnosticar o seu modelo mental. Acesse este link: http://toolkit.agileinstitutebrazil.com/agile- mentalmodel.html Nas organizações que estimulam a mentalidade de crescimento, existe a crença de que qualquer pessoa pode crescer e se desenvolver cultivando uma cultura de aprendizado que esteja disposta a correrriscos e mover impedimentos, reconhecendo que falhas acontecem durante a jornada para o topo. Entende-se também que são situações que as pessoas devem enfrentar para aprender com a experimentação, seja por sucesso ou fracasso. http://toolkit.agileinstitutebrazil.com/agile-mentalmodel.html http://toolkit.agileinstitutebrazil.com/agile-mentalmodel.html O Verdadeiro Agile Coach | 2020 79 De acordo com Carol Dweck, "as pessoas que adotam uma mentalidade de crescimento não apenas buscam mais desafios, mas prosperam com eles". Isso serve para organizações também. Nesse contexto, os líderes cuja mentalidade de crescimento têm atitudes como: • Cultivam e apoiar pessoas e equipes; • Procuram maneiras ativas e implacáveis de melhorar; • Cercam-se de pessoas capazes e talentosas sem se sentir ameaçado; • Admitem seus erros e aprenda com eles; • Preveem e desenvolver as habilidades individuais que as equipes precisarão no futuro; • Oferecem e receber feedback por considerá-lo uma oportunidade de melhoria; • Recompensam esforços, não apenas resultados. Estudos também descobriram que as pessoas com Growth Mindset são: • Melhores negociadoras; • Melhores na superação de obstáculos; • Melhores em chegar a acordos e resolver conflitos; • Mais habilidosos para operar a filosofia ganha-ganha; • Melhores em aumentar o desempenho da equipe; • Mais dispostos em desenvolver os talentos das pessoas. Líderes preocupados com o crescimento entendem seu papel como gerentes de pessoas e talentos. Eles acreditam que as pessoas podem melhorar seu desempenho e resultados se receberem feedback apropriado. Além disso, essa mentalidade pode melhorar a motivação, o envolvimento, a lealdade das pessoas, diminuir turnover, incentivar a colaboração, a criatividade e a inovação, promovendo resultados maiores e melhores. Olhando agora para o resultado da sua análise do modelo mental, feita no site, e refletindo sobre as características dos líderes e pessoas com mentalidade de 80 Andy Barbosa crescimento, identifique as atitudes que podem contribuir para potencializar positivamente o seu modelo de pensar e agir, considerando dois aspectos: 1. coisas que você precisa fazer ou fazer mais (atitudes positivas) 2. coisas que você precisa parar de fazer (pensamentos ou atitudes sabotadoras) Anote suas respostas na tabela abaixo. Fazer ou Fazer Mais Parar de Fazes Nos meus workshops e treinamentos, costumo aplicar esta mesma dinâmica, na qual os participantes debatem e discutem em grupos o que precisam fazer ou fazer mais, e parar de fazer, para promover uma mentalidade de crescimento. Ao compilar os resultados, com mais de 2000 participantes de todo o mundo, recebemos ótimas sugestões sobre o que fazer ou fazer mais, e o que precisamos parar de fazer, para desenvolver uma mentalidade de crescimento. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 81 Fazer ou Fazer mais... Autoconhecimento; Valorizar a diversidade; Ter mais Inteligência Emocional; Arriscar mais; Buscar novas experiências; Ouvir mais; Pensar fora da caixa; Estudar mais; Ter mais disciplina; Acreditar mais em mim e nas pessoas; Enfrentar os medos; Pensar nos outros; Focar em resultados; Estar aberto para mudanças; Buscar e criar desafios; Inovar; Meditar; Compartilhar conhecimento; Facilitar; Ter visão holística; Ter visão do todo. Parar de Fazer Julgamentos; Comparar-se com os outros; Procrastinar; Pensar negativamente; Ser preguiçoso; Reclamar; Controlar em excesso; Falar demais; Ter medo da mudança; Adiar decisões; Culpar os outros; Aguardar o momento perfeito; Perder o foco; Ter falta de confiança; Senso de urgência; Criticar; Justificar meus erros; Ver tudo como um problema. Estas são algumas das ações sugeridas pelos participantes. E você, qual será a sua atitude a partir de agora, conhecendo melhor essas novas formas de pensar e agir: Lean, Agile, Sistemas Adaptativos Complexos? 82 Andy Barbosa 3 AGILE COACH: CONHECIMENTOS, HABILIDADES E ATITUDES 3.1. Quem é o Agile Coach? Considerando que o Agile Coaching se propõe a acelerar o aprendizado, implementação e sustentação dos princípios, práticas e cultura ágil em pessoas, equipes e organizações, o Agile Coach surge como a pessoa facilitadora desse processo e metodologia de Coaching. O desafio do Agile Coach é, primeiramente, mudar a sua forma de pensas e agir, para depois desenvolver as pessoas, equipes e organizações para pensar por si mesmas, acreditando e adotando a agilidade como uma alternativa melhor às práticas atuais, sem a necessidade de estabelecer uma "lei ágil", ou seja, impor. Mas apenas mostrar e treinar às pessoas como é ser ágil não será suficiente. Será necessário apoiá-los e fazê-los pensar e agir de maneira diferente, com base nos valores e princípios propostos pelo Agile, Lean, DevOps, Visão Sistêmica e Adaptativa e Growth Mindset. Para fazer isso, as pessoas precisarão abandonar muitos de seus hábitos antigos e renovar seus comportamentos e atitudes, antes que possam praticar efetivamente a essência da agilidade, seus valores e princípios, desenvolvendo uma cultura ágil nas equipes e em toda a organização. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 83 O trabalho do Agile Coach será orientar as pessoas e equipes, ajudando-os a superar desafios, até encontrar segurança para seguir seu próprio caminho. O Agile Coach precisa entender que cada equipe ou empresa é diferente, composta por um elenco único de personagens, com sua própria visão, desafios, recursos, competências e percepções, ou seja, com um contexto único. Isso significa que, para guiá-los efetivamente, é necessário primeiro definir o que a equipe ou empresa precisa ou deseja, conhecimento do estado atual, identificando como a agilidade pode ajudar nessa mudança. Se a equipe ou empresa é nova na cultura Lean-Agile, por exemplo, será necessário atuar como Especialista Prático, mostrando ativamente como esses valores, princípios e processos funcionam de verdade, naquele contexto, e ainda atuar como Consultor, propondo soluções. Se a equipe tiver mais experiência, pode ser necessário atuar como Conselheiro, ouvindo, fazendo perguntas e sugerindo ações que as ajudem a melhorar. No meu programa de formação para Agile Coaches, proponho uma atividade que promove uma dinâmica na qual os participantes debatem e discutem em grupos o que o Agile Coach é, não é, não faz, não pode e não pode. 84 Andy Barbosa Ao compilar os resultados de mais de 50 dinâmicas, com mais de 1.100 participantes de todo o mundo, vemos claramente o que está envolvido na atividade do Agile Coach. Vamos primeiramente avaliar o que o Agile Coach é, faz e pode. • O Agile Coach É... Guia; Transformador; Exemplo; Líder; Servidor; Inovador; Justo; Versátil; Empático; Humano; Inspirador; Criativo; Observador; Comprometido; Resiliente; Estrategista; Provocador; Comunicativo; Questionador; Multifuncional; Especialista; Focado em Resultados; Guardião da Cultura Ágil. • O Agile Coach FAZ... Facilita a aprendizagem; Mentoria; Facilitação; Promove e lidera a mudança; Divulga conhecimento; Remove impedimentos; Gera debates; Escuta ativa; Estimula e motiva; Questionamentos; Diagnóstico e Planos de Ação; Treinamentos; Desenvolve pessoas e habilidades; Resolve conflitos; Estimula novos hábitos; Avalia o desempenho; Cria um ambiente seguro; Promove feedback; Lidera por valores; Gera resultados. • O Agile Coach PODE... Influenciar; Ser Direto e Objetivo; Direcionar; Gerar conflitos; Sugerir; Experimentar; Conectar pessoas; Mediar conflitos; Ser um Especialista; Ser Otimista; Colocar as “mãos na massa”; Formar sucessores; Tomar decisões; Agir em Equipe. Para aumentarsua compreensão e ajudar a formar um conceito sobre quem é esse profissional, sugiro olhar para o que identificamos no Agile Coach não é, não faz e não pode. • O Agile Coach NÃO É... Imediatista; Centralizador; Místico; Patrão; Super herói; Dono da verdade; Autoritário; Dominador; Psicólogo; Babá; Artista; Consultor tradicional. • O Agile Coach NÃO FAZ... Julgamentos; Dá respostas; Comando e controle; Mágico; Ditar regras; Procurar culpados; Milagres; Terapia; O trabalho dos outros. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 85 • O Agile Coach NÃO PODE... Controlar; Manipular; Impor; Ser indiscreto; Ser um Limitador; Interferir negativamente; Ser inflexível; Ser Egoísta; Decidir sozinho. Podemos concluir que, para ser um Agile Coach que efetivamente apoia a transformação ágil em equipes e organizações, é essencial que esse profissional seja multifacetado e dotado das mais variadas habilidades, técnicas e comportamentais, que transcendem o simples conhecimento de práticas de métodos e frameworks. Agora que entendemos o que o Agile Coach é, não é, faz e não, pode e não pode, vamos definir objetivamente quem é esse novo profissional, o que é fundamental para pessoas, equipes e organizações. Do meu ponto de vista: “um verdadeiro Agile Coach, muito mais do que ensinar processos e métodos, precisa e deve assumir responsabilidades e o compromisso de apoiar e acelerar o aprendizado, divulgar e praticar princípios e valores, desenvolvendo comportamentos e a cultura ágil nas pessoas, equipes e organizações com vistas a geração de resultados melhores para o negócio e os clientes.” Esse é o propósito do Agile Coach. Isso é disseminar agilidade! Essa perspectiva realmente difere das versões anteriores dos Agile Coaches que atuavam no mercado. Nos primórdios, as atividades do Agile Coach eram restritas ao ensino de processos e métodos ágeis para equipes de tecnologia responsáveis por projetos de desenvolvimento de software. Com a expansão do uso da agilidade para outras áreas da organização, o escopo da função e abrangência do Agile Coach assumiu outras dimensões. Nesse novo contexto, não apenas as equipes de TI, mas também as equipes de negócios, liderança, gerenciamento e estratégia precisam ser envolvidas e desenvolvidas. 86 Andy Barbosa Isso requer muito mais preparação técnica, comportamental e psicológica do Agile Coach, pois expande suas responsabilidades e relevância na busca dos melhores resultados de negócios. O colega Jason Little, criador do método Lean Change Management, expressou essa mesma percepção sobre quem e como é o atual Agile Coach em um de seus artigos: "A sociedade como um todo está passando por uma transformação. Uma mudança do pensamento mecanicista para o pensamento criativo, e hoje os Agile Coaches estão desempenhando um papel na união do mundo antigo com o novo mundo, assim como os agentes de mudança gerenciam a transição do passado para o futuro no futuro nas transformações organizacionais.” Source: http://www.agilecoach.ca/2016/02/08/the-extinction-of-agile-coaching/ E como o Agile Coach faz isso? É que veremos a partir de agora. 3.2. O que faz o Agile Coach? Os Agile Coaches ajudam a criar e desenvolver equipes multifuncionais de alto desempenho que trabalham com a filosofia ágil em suas rotinas de trabalho. O objetivo final de seu trabalho é prover para as equipes ágeis todos os conhecimentos, práticas e métodos corretos, para que possam usar a agilidade ao máximo, explorando todo o seu potencial em benefício dos negócios da organização. O trabalho do Agile Coach envolve a capacidade de entender o que a organização precisa ou deseja, qual é a situação atual e o estágio das equipes e pessoas, promover o alinhamento e oferecer a abordagem mais apropriada possível para promover seu desenvolvimento, aprimoramento e evolução. A agenda do Agile Coach é a melhoria contínua! E para isso, é necessário muita empatia e envolvimento, estar próximo das pessoas e dos clientes, entendendo as expectativas e necessidades das partes http://www.agilecoach.ca/2016/02/08/the-extinction-of-agile-coaching/ O Verdadeiro Agile Coach | 2020 87 interessadas, fazendo as perguntas certas, fornecendo bons modelos mentais e melhores práticas, desafiando as pessoas em seus pensamentos, motivando-as e orientando-as no desenvolvimento competências que reduzirão o desperdício e fornecerão a melhor solução possível para os clientes. 3.3. Benefícios do Agile Coach para as Organizações Uma cultura ágil, ou pelo menos bons comportamentos ágeis, ajuda equipes e organizações: • aumentar significativamente sua adaptabilidade; • reduzir o tempo de resposta na tomada de decisão; • reduzir o tempo de colocação no mercado; • aumentar assertividade e inovação; • reduzir custos, riscos e desperdícios; • aumentar a felicidade no trabalho; • reduzir o tempo de resposta a mudanças; • promover a melhoria contínua e principalmente; • aumentar a satisfação do cliente. Tudo isso, sem dúvida, traz retornos financeiros extraordinários. No entanto, uma transformação que oferece tantas vantagens não é algo simples e trivial. Incentivar a todos, no diversos níveis organizacionais em torno da mudança, exige habilidades e esforços significativos, especialmente da alta gestão, que precisa fornecer suporte executivo adequado ao longo da jornada. Neste momento, o papel do Agile Coach é ainda mais importante. É ele quem apoiará e ajudará a equipe a navegar em águas agitadas e pontos difíceis desde o início, quando as pessoas, a própria equipe, lideranças e alta gerência, poderão questionar o valor da agilidade. O Agile Coach tem a responsabilidade de ajudar a manter as coisas sob controle, enquanto cria e desenvolve equipes ágeis, que enfrentarão bloqueios comuns, além de vários desafios, conflitos e mudanças ao longo do processo de transformação. 88 Andy Barbosa 3.4. Os Papéis do Agile Coach O primeiro papel que o Agile Coach assume é o da observação. Aja como um grande Observador Reflexivo. Você precisa entender o contexto e como as coisas funcionam no ambiente: • Quem são os líderes formais e informais? • Quais são as relações de poder? • Quais são as regras claras e ocultas? • Como são os fluxos de trabalho e as demandas? • Quais são os pontos fortes e fracos? • Quais são os pontos de melhoria? A partir daí, você pode decidir o que fazer. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 89 Dependendo do contexto, pode-se definir, por exemplo: • Qual equipe precisa de apoio para facilitar as cerimônias? Quais cerimônias? • Qual Líder Técnico ou Scrum Master precisa de Mentoring para se tornar um profissional melhor? • Qual equipe precisa de treinamento para aumentar a qualidade da entrega ou desenvolver habilidades? • Qual equipe precisa de mudanças em sua estrutura ou processos? • Quais fluxos de trabalho precisam ser transformados ou aprimorados? • Qual área precisa de apoio da liderança para buscar melhorias? • Quais líderes precisam de treinamento para entender o trabalho no ambiente ágil? Em alguns casos, será preciso adaptar ferramentas e frameworks para se adequá-los ao contexto, de maneira personalizada. Portanto, será necessário atuar como um Consultor, ou Especialista Prático, para que as coisas aconteçam, independentemente das circunstâncias, dada a possível falta de conhecimento e experiência e necessidade de gerar resultados. Finalmente, o papel maior e mais importante que o Agile Coach desempenha é o de um Amigo Leal da organização, equipes e pessoas. O Agile Coach precisa confiar na equipe, nas pessoas, na organização e seus líderes e, todos estes, precisam confiar no Agile Coach. Ambos precisam ser justos, transparentes e claros,pois somente assim surgirão os melhores resultados. Vamos entender um pouco melhor cada um dos papéis: • Observador Reflexivo: a condição de observador refere-se à atitude de não envolvimento. O Agile Coach precisa se posicionar em segundo plano, uma condição na qual você pode ver melhor sem perder o senso crítico. • Facilitador: o Agile Coach deve facilitar o processo de aprendizado. Não se trata apenas de ensinar ou transmitir informações. É preciso despertar na nas pessoas a paixão pelo aprendizado. Como facilitador, é necessário ativar as potencialidades já presentes, por meio de uma abordagem mais 90 Andy Barbosa andragógicas e humanísticas, ou seja, mais centrada nas pessoas do que em um programa de treinamento. • Mentor: o Agile Coach deve ter experiência em várias áreas e saber lidar com uma variedade de problemas. Precisa saber como agir nas mais diferentes situações. Ele precisa ter a capacidade de entender o problema e sugerir maneiras de resolvê-lo, direcionando o coachee na busca da solução. • Coach: nessa função, o Agile Coach deve definir pontos de evolução do desempenho, novos desafios, propor aumento de recursos, habilidades e competências, favorecendo e impulsionando as transformações individuais e coletivas. Também é sua responsabilidade estimular ações para que o Coachee possa atingir os objetivos estabelecidos, além de facilitar a cocriação de soluções. • Agente de mudanças: o Agile Coach deve ter a capacidade de planejar e gerenciar aspectos operacionais, humanos e emocionais em cenários de mudança, facilitando o processo e assegurando o envolvimento e compromisso, criando um ambiente de segurança e estimulando às ações. • Líder: o Agile Coach precisará liderar uma variedade de situações e iniciativas, sejam na conscientização ou sensibilização para a mudança, treinamento e desenvolvimento de outros líderes, incentivo, motivação, além de liderar pelo exemplo. Tudo para envolver equipes, outros líderes, gestores e até diretores no processo de mudança. • Consultor: o Agile Coach deve ter a capacidade de resolver problemas e questões específicas da empresa, orientando, planejando, propondo, desenvolvendo, adaptando e implementando soluções personalizadas. • Especialista prático: o Agile Coach deve ter grande conhecimento técnico e experiência em determinadas demandas específicas de seu trabalho, como: frameworks e métodos (Scrum, Kanban, XP, Waterfall), gerenciamento de processos, BPM, gerenciamento de produtos e portfólio, gerenciamento de pessoas , DevOps, estratégia de negócios, finanças, vendas e marketing, design organizacional, etc. • Amigo leal: o Agile Coach deve ter a capacidade de criar um vínculo de extrema confiança com pessoas, equipes, gerentes e diretores, com altos níveis de reciprocidade. Para executar adequadamente seu trabalho, o Agile Coach faz um uso combinado dessas funções de acordo com a situação e o contexto existentes. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 91 Ele precisa ter em mente e reforçar a premissa de manter o foco e o equilíbrio entre os melhorar os resultados do negócios e, ao mesmo tempo, promover o crescimento das pessoas e dos processos. Durante os treinamentos que ofereço para Agile Coaches, realizamos uma dinâmica colaborativa para levantamento e definição de atividades práticas que o Agile Coach realiza para exercer cada um dos seus papéis. Em pequenos grupos os participantes refletiam sobre essas atividades práticas e depois de alguns minutos apresentavam para o grande grupo e era feita a consolidação no painel maior, conforme modelos das imagens abaixo. A compilação de alguns desses painéis, permitiu identificar as atividades práticas mais citadas, as quais foram organizadas e estão relacionadas na tabela que segue: 92 Andy Barbosa Observador Reflexivo Consultor Especialista Prático Acompanhamento Inspeção Assessment Pesquisas Escuta ativa Capacidade analítica Diálogo e abertura Gerar diagnósticos Propor soluções Suportar a implementação Direcionar e organizar Bom comunicador Ser Especialista Compartilhar conhecimento Acompanhamento Inspeção Assessment Pesquisas Escuta ativa Capacidade analítica Diálogo e abertura Facilitador Agente de Mudanças Líder Didático Inspirar pessoas Facilidade de comunicação Empático Personalizar conteúdo Conduzir cerimônias Conduzir atividades Planejador Gerenciar conflitos Gerar envolvimento Dar significado e sentido Sensibilizar as partes Persistente Cria Sinergia e Coalisão Estimula a ação Empático Dá o exemplo Define a visão e direção Suporta a execução Inspira e influencia Envolve pessoas Desenvolve pessoas Comanda iniciativas Mentor Coach Amigo Leal Confiável Sugerir ferramentas Simplificar Especialista no assunto Mediador de conflitos Indicar o caminho Saber fazer de fato Perguntas Poderosas Saber ouvir Não julgar Estimular / Provocar Desafiar Cobrar ação Desbloquear potencial Empático e Transparente Bom relacionamento Pratica escuta ativa Cooperativo Confidente Lealdade e Confiança Fonte: autor O Verdadeiro Agile Coach | 2020 93 3.5. Abrangências de Atuação do Agile Coach Um Agile Coach pode atuar em 4 dimensões dentro do universo organizacional. Ele pode desenvolver suas atividades em uma equipe, com várias equipes, em um portfólio de negócios ou soluções, ou ainda por toda a organização. Independentemente da dimensão, será responsabilidade do Agile Coach: 1. Desenvolver gestores e líderes; promover a cultura Lean-Agile; estabelecer estratégias e suportar o gerenciamento de mudanças; 2. Treinar outros Agile Coaches, mentores, facilitadores, aconselhar e criar uma interface e alinhamento de equipes com a gerência e outras áreas; 3. Acelerar o aprendizado, o treinamento, o suporte e a evolução das competências individuais, das equipes, dos líderes e gerentes da organização; 4. Promover e manter comportamentos, hábitos, processos, práticas e métodos ágeis. 94 Andy Barbosa Caberá ao Agile Coach definir sua área de atuação, considerando essas quatro dimensões, suas competências, habilidades e experiência prática necessárias para o desafio. Dependendo do tamanho da organização, número de indivíduos, equipes, soluções, é recomendável trabalhar com uma equipe de Agile Coaches, dado o alto nível de complexidade normalmente presente nesses ambientes e contextos. 3.5.1. Team Agile Coach Seu trabalho é atuar na construção e aprimoramento de competências Lean- Agile na equipe e em seus membros. O desafio pode começar em melhorar as práticas atuais de trabalho, aplicando a mentalidade Lean e algumas práticas ágeis, e depois, quando e se necessário, adotar métodos ou frameworks ágeis. Um Team Agile Coach deve ser o guardião da cultura Lean-Agile, além de promover o alinhamento entre a entrega de valor da equipe e os objetivos e estratégia da organização. É sua responsabilidade integrar os membros da equipe, promover a empatia, a conexão, sinergia e o envolvimento na busca dos objetivos e resultados melhores. Será preciso agir e mediar conflitos, remover impedimentos, facilitar cerimônias, reuniões, conversas difíceis, sessões de planejamento e alinhamento e tudo o mais necessário para evoluir o desempenho da equipe e seus membros. Sua responsabilidade mapear e combinar perfis comportamentais, desenvolver habilidades individuais, tanto soft como hard skills, sustentar e ampliar comportamentos ágeis na equipe (alinhamento, comunicação, fortalecimento, envolvimento, motivação, acompanhamento, recompensas e evolução). Aumentar a maturidade da equipe em termos de auto-organização, entrega de valor, colaboração, autonomia, multidisciplinaridade, foco no cliente e nos resultados, capacidade de adaptação, inovaçãoe busca pela excelência técnica também faz parte das atividades do Team Agile Coach. 3.5.2. Teams Agile Coach Um Agile Coach de Equipes, além de todas as atividades do Team Agile Coach, assume novos desafios, agora no desenvolvimento de funções e evolução das equipes e seus líderes. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 95 À medida que mais e mais equipes adotam a filosofia Lean-Agile em sua rotina de trabalho, um maior número de pessoas precisam de suporte e desenvolvimento. É necessário ter alguém agindo para esse fim, criar sinergia e colaboração, facilitar o intercâmbio de experiências e benchmarking entre equipes, promover uma concorrência saudável e incentivar a melhoria contínua. Cabe ao Agile Coach de Equipes desenvolver competências, dar e receber feedback e acompanhamento, promover o envolvimento e sinergia, além de recompensar algumas das funções vitais das equipes Lean-Agile, como, por exemplo, Scrum Masters, Agile Masters, Product Owners, Líderes Técnicos e outros envolvidos. Tais funções, mesmo atuando em diferentes equipes e contextos, precisam de acompanhamento e desenvolvimento contínuo, e essa é uma tarefa do Teams Agile Coach. 3.5.3. Solution Agile Coach Em alguns contextos, a presença de um Solution Agile Coach pode ser indicada, concentrando-se no suporte às várias equipes ágeis que, juntas, são responsáveis por fornecer uma ou mais soluções de negócios dentro da organização. Nesta condição, o Solution Agile Coach atua como facilitador e apoiador das equipes, desenvolvendo múltiplas habilidades em indivíduos e equipes relacionadas ao gerenciamento de portfólio de produtos e serviços, protótipos, MVPs, roadmaps, planejamento de lançamentos, sincronização de equipes, entre outros. Além disso, todas as outras atividades relacionadas ao Team Agile Coach ou ao Teams Agile Coach precisam ser observadas e executadas pelo Solution Agile Coach, dentro de sua abrangência. 3.5.4. Enterprise Agile Coach O Enterprise Agile Coach age no que podemos chamar de quarta dimensão. É o nível mais amplo de atuação do Agile Coach em uma organização, não os impedindo de atuar nos outros níveis. No entanto, serão necessárias muitas habilidades e experiência prática para que o Agile Coach possa atuar no nível Enterprise. 96 Andy Barbosa Isso envolve conhecimento em plano de negócios e estratégia, design organizacional, transformação digital, mudança cultural, desenvolvimento de lideranças, gestão de portfólio, liderança de equipes, marketing, vendas, tecnologia, finanças e outros. Eles precisam de habilidade para construir e desenvolver a Cultura Lean-Agile em parceria com a alta gerência da empresa, trabalhando ao lado de diretores, gerentes e outros líderes. Visão da Atuação dos Agile Coaches na Organização – Fonte: autor É bem possível que, nesses ambientes, seja necessário estabelecer uma equipe de Agile Coaches devido à alta complexidade desses cenários. Mais uma vez, caberá ao Agile Coach definir seus limites, considerando as 4 dimensões e as 4 maneiras de agir, onde deseja trabalhar e evoluir. Então, para onde você quer ir? Depende apenas de você. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 97 3.6. Competências do Agile Coach Um Agile Coach deve ter conhecimento específico em 4 domínios de competências, que por sua vez, oferecem a possibilidade de ampliar seu escopo de atuação dentro da organização. Fonte: autor 1. Processos e Métodos Em relação aos processos e métodos, cabe ao Agile Coach dominar as técnicas propostas por estruturas e métodos como Scrum, Kanban e XP, bem como as práticas existentes na filosofia Lean, Agile e Kaizen, por exemplo. Além disso, é essencial que você tenha conhecimento sobre funções organizacionais, processos de negócios e gerenciamento tradicional de projetos, pois essas habilidades são fundamentais para promover a articulação, integração e coordenação do trabalho. 98 Andy Barbosa Nesse domínio, temos uma maior concentração de habilidades relacionadas ao papel do Agile Coach, que são extremamente relevantes e indispensáveis para todos os domínios. Ter exercido funções como Gerente de Projetos, Líder de Equipe, Scrum Master ou Product Owner ajudarão muito em sua jornada. 2. Pessoas e Relações O segundo domínio diz respeito às habilidades para estabelecer relacionamentos e lidar com as pessoas. Isso é fundamental para qualquer profissional e, mais ainda, para um Agile Coach. Um Agile Coach precisa ser um excelente comunicador, ter uma forte capacidade de fazer conexões e empatia, ser um exemplo e ser flexível e inspirador. Ele precisa atuar como um servidor de equipe, cultivar habilidades, remover impedimentos e obstáculos, identificar e quebrar pensamentos e crenças limitantes que impedem as pessoas de seguir em frente e de obter os melhores resultados. Para isso, o primeiro passo para o Agile Coach é ter conhecimento de quem é, suas capacidades, habilidades e limitações. Autoconhecimento é a chave! 3. Portfólio de Negócios e Soluções O terceiro domínio refere-se às competências em torno do portfólio de negócios e soluções. Conhecer sobre os negócios da organização, ter um entendimento completo dos produtos e serviços oferecidos e suas estratégias de marketing, vendas e outras tecnologias envolvidas, expande o potencial do trabalho do Agile Coach. Além disso, dominar técnicas e métodos para gestão de portfólio é fundamental para os Agile Coaches que desejam trabalhar além das fronteiras da equipe. 4. Estratégia, Cultura e Gestão A quarta e última área refere-se às habilidades de Estratégia, Cultura e Gestão Organizacional. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 99 O conhecimento e as habilidades nessa dimensão permitem que o Agile Coach trabalhe na esfera organizacional, apoiando todo o negócio e a organização, e não apenas as equipes. Vamos avaliar seus conhecimentos e competências? No site do Agile Institute Brazil disponibilizamos um teste on- line para diagnosticar seus conhecimentos. Acesse este link: http://toolkit.agileinstitutebrazil.com/ac-competency-map.html A definição de competências de um Agile Coach não se limita às apresentadas aqui nestas quatro dimensões e no Mapa de Competências. Seria muito pretensioso, e talvez ingênuo, querer limitá-los a esses 96 assuntos. No entanto, meu objetivo aqui é fornecer uma visão ampla do escopo e da importância desse papel para as organizações e mostrar, para os interessados em atuar como Agile Coach, o tamanho do desafio desse profissional em atuar para uma única equipe, várias equipes. ou a organização como um todo. Também é importante notar que a mesma competência, independentemente de ser descrita em uma dimensão ou outra, pode ser necessária para atuar em qualquer uma delas. Procuramos vincular cada competência a uma dimensão na qual ela se aplica mais comumente. E aí? Qual é o seu domínio de especialização como Agile Coach? http://toolkit.agileinstitutebrazil.com/ac-competency-map.html 100 Andy Barbosa Avaliação de Conhecimentos e Competências do Agile Coach Powered by Andy Barbosa – Todos os direitos Reservados O Verdadeiro Agile Coach | 2020 101 Análise de Resultados: Se suas habilidades estão focadas em Processos e Métodos, você certamente tem mais habilidades agora para atuar como um Agile Coach de equipes, seja como Scrum Master, Scrum Coach, Agile Master ou Kanban Coach, por exemplo. Em uma situação em que seu maior número de competências está concentrado na dimensão Portfólio de Negócios e Soluções, é possível que você já consiga atuar como um Agile Coach de várias equipes, facilitando a agilidade em escala. Se o seu resultado tiver uma alta concentração de competênciasna dimensão Estratégia, Cultura e Gestão, é possível que você já consiga atuar como Enterprise Agile Coach, ajudando a disseminar a agilidade pela organização. Tenha em mente que, em todos os casos, habilidades de Pessoas e Relações são indispensáveis. Certamente você não obterá os melhores resultados como Agile Coach se não tiver uma alta concentração de habilidades nessa dimensão. 3.7. Radar de Competências do Agile Coach Para fornecer uma imagem mais clara de seus conhecimentos atuais, vamos usar esse radar de competência. Você precisará preenchê-lo. Para isso, será necessário ter em mãos os resultados da sua avaliação on-line. Em cada dimensão, existem quatro grupos de habilidades. Na dimensão Estratégia, Cultura e Gestão, por exemplo, os quatro grupos são: Modelos de Gestão, Estratégia de Negócios, Gestão de Mudanças e Transformação Digital. Preencha do centro para fora do radar, a quantidade de conhecimentos que você possui, com base nos resultados da sua avaliação on-line. Para fazer o download do Radar de Competências do Agile Coach em formato PDF, acesse este link: https://bityli.com/K0CIA https://bityli.com/K0CIA 102 Andy Barbosa Exemplo de um Radar de Competências preenchido. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 103 3.8. Agile Coach e o T-Shape Skills As habilidades em forma de T (T-Shape) descrevem atributos específicos e desejáveis para um determinado profissional. O conceito de habilidades em forma de T foi descrito por David Guest em 1991, sendo popularizado por Tim Brown, CEO da empresa de design IDEO, ao descrever o tipo de pessoas com quem ele queria trabalhar em sua organização. A barra vertical do T se refere ao conhecimento e experiência em uma área específica, enquanto a parte superior do T, barra horizontal, refere-se à capacidade de colaborar com outros especialistas, áreas de trabalho e disciplinas, expandindo suas competências, conhecimentos, contribuição e resultados gerados por essa colaboração. Nesse contexto, um Agile Coach precisa ser um profissional em forma de T, com conhecimentos em muitos assuntos e ainda especialista em muitos outros. Dessa forma, ele poderá apoiar e colaborar com as mais variadas áreas organizacionais e de negócios. Esse é o seu desafio! 104 Andy Barbosa Dentre as competências essenciais do Agile Coach, podemos destacar: • Treinar, desenvolver e liderar pessoas; • Facilitar e conduzir reuniões e cerimônias; • Resolver conflitos e facilitar conversas difíceis; • Dominar e gerenciar processos e métodos ágeis; • Dominar a filosofia Lean, Agile, DevOps, Kaizen; • Visão Sistêmica; • Planejar e facilitar mudanças; • Avaliar habilidades e resultados; • Promover e facilitar a aprendizagem e o crescimento; • Promover feedback; • Promover alinhamento; • Promover integração e coordenação; Por fim, gostemos ou não, com esse ou outro nome, em todo o mundo, os Agile Coaches estão sendo fortemente demandados pelo mercado. A agilidade já é uma realidade e será necessária para todas as organizações que desejam permanecer competitivas em um ambiente volátil, incerto, complexo e ambíguo, independentemente do tamanho ou segmento. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 105 3.9. Autodesenvolvimento do Agile Coach Como Coach de Agile Coaches, sempre desafio meus Coachees a criar duas matrizes: a) matriz de competências; e b) matriz de cobertura de competências. Essas duas ferramentas são essenciais para a criação de um plano de desenvolvimento de habilidades para o Agile Coach profissional. 3.9.1. Agile Coach Competency Matrix Convido você a preencher a tabela abaixo, descrevendo os conhecimentos marcados em sua avaliação on-line, e determinando seu nível de proficiência: Iniciante, Praticante ou Especialista: Um item do qual você conhece apenas os conceitos, leu um livro ou alguns artigos, ou mesmo fez um treinamento sem ter praticado ainda, deve ser considerado Iniciante. Já um item do qual você conhece os conceitos, leu livros e artigos, fez um treinamento prático e, eventualmente, aplicou algumas das técnicas em seu trabalho, deve ser considerado Praticante. Agora, uma item do qual você conhece os conceitos, leu livros e artigos, fez treinamento prático e aplicou ampla e profundamente as técnicas em seu trabalho, deve ser considerado Especialista. Depois de preenchido, faça uma análise da sua Matriz de Competências. • Quantas habilidades você é um especialista? • Quantos você é praticante? • E quantos você é iniciante? Naqueles em que você é um Especialista, você pode fazer outro exercício, identificando o que pode manter, melhorar e alcançar, observando suas práticas e os colegas para aprimorar ainda mais essa competência. Já aqueles em que você é Praticante, será necessário realizar ações em busca de domínio. Recomenda-se ampliar sua aplicação na prática, comparando com outros colegas, experimentando e buscando promover melhorias. 106 Andy Barbosa Agora, naqueles em que você é iniciante, a jornada se torna mais desafiadora. Pode-se buscar um treinamento mais prático, trocar experiências com outros colegas e aplicar esse conhecimento na prática e tornar-se um Praticante e, depois, Especialista. Essa reflexão é fundamental para a construção de seu plano de ação de autodesenvolvimento. Agile Coach Competency Matrix Domain Competence B P E P ro c e s s a n d M e th o d s P e o p le a n d R e la ti o n s h ip B u s in e s s a n d S o lu ti o n P o rt fo li o S tr a te g y , C u lt u re a n d M a n a g e m e n t O Verdadeiro Agile Coach | 2020 107 3.9.2. Agile Coach Cover Up Matrix Nesta matriz, você deve considerar os itens descritos em sua Matriz de Competências, mas agora indicar sua capacidade de atuar, na equipe, em várias equipes, em uma área ou departamento ou no nível organizacional. Por exemplo, você pode dominar o processo do framework Scrum, mas para trabalhar em uma ou várias equipes de desenvolvimento de software. Mas, e para aplicar o Scrum em uma área de negócios que não seja de TI? • Você pode explicar ao CFO ou CEO como o Scrum pode apoiar estrategicamente os negócios? • Se o gestor de vendas pedir para você implementar Scrum no ciclo de vendas da organização, você saberia como fazer? • E se a equipe de marketing pedir para você implementar uma gestão de fluxo com Kanban, tanto para upstream como downstream? Esses são os aspectos que você deve levar em consideração para preencher a matriz de cobertura das competências. Depois de preenchida, analise as competências descritas em sua matriz de cobertura e reflita sobre: a) Quantas competências você tem para apoiar uma equipe? b) E par apoiar várias equipes? c) E para apoiar uma área ou departamento? d) E para apoiar a organização como um todo? As competências que você atualmente suporta apenas uma equipe, por exemplo, indicam uma oportunidade de melhoria. Você pode buscar conhecimento e experiência de como explorá-los em equipes, áreas ou organizações. Faça uma análise de todos com o mesmo raciocínio. Quanto maior a cobertura de suas competências, melhor o resultado do seu trabalho como Agile Coach. 108 Andy Barbosa Agile Coach Cover Up Matrix D im e n s io n Competency COVER UP T e a m T e a m s A re a C o m p a n y P ro c e s s a n d M e th o d s P e o p le a n d R e lati o n s h ip B u s in e s s a n d S o lu ti o n P o rt fo li o S tr a te g y , C u lt u re a n d M a n a g e m e n t O Verdadeiro Agile Coach | 2020 109 3.9.3. Plano de Autodesenvolvimento do Agile Coach Agora defina pelo menos três metas principais para o seu autodesenvolvimento como o Agile Coach, usando o modelo do plano de autodesenvolvimento, detalhando cada uma das colunas. Plano de Autodesenvolvimento do Agile Coach Qual é o meu objetivo? Qual é o estado atual? O que eu posso fazer? Quais são as opções? O que eu vou fazer? Até quando? Como eu vou fazer Qual é o passo a passo? Como saberei se atingi o resultado? Como evoluir? Talvez tudo isso possa parecer muito. No entanto, não é necessário que tudo seja feito ao mesmo tempo. Os Agile Coaches devem dar um passo de cada vez, em vez de criar um turbilhão de mudanças. É preciso muito autoconhecimento e agir dentro de suas condições, experimentando, evoluindo e se desenvolvendo gradualmente. Você também descobrirá que o segredo do sucesso se resume ao desenvolvimento de uma atitude certa e pessoal, fazendo uso desse conjunto de possibilidades. 110 Andy Barbosa 3.10. Atitudes do Agile Coach Desenvolver uma atitude positiva em relação ao trabalho e à jornada será essencial. É fundamental acreditar que mudanças ou melhorias são possíveis, mesmo antes de você saber como, com quem e onde fazê-las. Você deve mostrar que está aberto a novas possibilidades e idéias, respeitar as opiniões e sugestões, não julgar, mas sempre mantendo os pés no chão. O que uma equipe ou organização precisa é de orientação sobre o que eles podem fazer e uma dose de coragem e confiança para transformar essas mudanças em realidade. 3.10.1. Valores e Princípios do Agile Coach Todas as pessoas e profissões devem ou precisam ter seus valores e princípios claros. Mas nem todos se preocupam com isso. Valores e princípios são a essência do trabalho do Agile Coach e precisam ser refletidos em seus comportamentos e atitudes, propagados pelos processos, métodos e frameworks ágeis. Um verdadeiro Agile Coach precisa estar permanentemente conectado com valores e princípios fundamentais que sustentam seu trabalho e suas relações. 1. Respeito: respeite as razões pelas quais as coisas são como são; entenda que esse ambiente sempre foi assim e há razões para isso; respeitar as crenças, hábitos e opiniões das pessoas. 2. Coragem: deve ter a coragem de ser o agente da mudança; propor soluções nunca antes propostas; fale sobre o que nunca foi dito; questionar o inquestionável; desafie as pessoas a fazer o melhor; incentivar as pessoas a assumir riscos e sair da zona de conforto; você precisa ser um exemplo. 3. Transparência: dê visibilidade a desafios, problemas e soluções; seja transparente em suas ações e objetivos; ter uma faixa clara de trabalho, critérios, responsabilidades e ações; seja honesto, aberto, acessível e comunicativo. 4. Colaboração: atua muito mais como agregador, facilitador e promotor do que como “solucionador”; buscar a colaboração das pessoas e envolvê-las nas decisões e na construção de soluções para os problemas; criar um ambiente de cocriação e sentimento de dono. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 111 5. Humildade: saiba como reconhecer seus erros e aprender com eles; esteja ciente de que existem opções melhores que as suas e que elas podem e devem ser consideradas e aplicadas; todas as opiniões precisam ser ouvidas e respeitadas; permaneça em um alto nível de vulnerabilidade e, por favor, pare de julgar. 3.10.2. Hábitos mais importantes do Agile Coach 1. Autoconhecimento: a jornada de crescimento como um Agile Coach envolve muita autoconsciência, e isso é fundamental. Este ainda deve ser o primeiro passo para quem deseja facilitar o desenvolvimento de outras pessoas. Portanto, procure maneiras de saber mais e mais sobre si mesmo e redescubra-se continuamente. 2. Seja um exemplo: dê à equipe um exemplo real e saudável, seguindo os valores e princípios da Cultura Ágil. Trabalhe em um ritmo sustentável, em vez de ficar exausto; converse cara a cara em vez de trocar e-mails; ter um backlog de tarefas atualizado e priorizado; tenha uma lista dos princípios e valores que você gostaria de demonstrar ou enfatizar e alternativas para fazê-lo; aberto a mudanças e opiniões. Seguir seus próprios conselhos é uma maneira poderosa e consistente de criar e liderar a equipe. Isso demonstra confiança, gera segurança e inspira seguidores. 3. Mantenha o equilíbrio: é natural que a equipe reaja contra qualquer alteração, e o Agile Coach é frequentemente responsável por sua introdução. Esteja preparado para reações negativas a cada mudança e não se chateie com isso. Imagine que a equipe possa estar simplesmente se recuperando da mais recente “grande ideia” de mudança de gerenciamento, que não deu certo e é cética em relação a qualquer nova proposta. Nunca leve as críticas pessoalmente, pois é mais normal que a equipe reaja contra o agente de mudança. Permaneça positivo e ativo. Tome algumas novas ações positivas, descubra as causas de possíveis queixas da equipe e, em seguida, procure alternativas para resolvê-las. Isso vai ser muito legal. 4. Defina um ritmo realista: paciência é uma das qualidades mais importantes para um Agile Coach. Não espere pela perfeição instantânea da equipe: a mudança leva tempo. Cuidado para não aumentar a pressão e o estresse da equipe ao descobrir falhas nas suas tentativas iniciais de ser ágil ou manter expectativas irreais. 112 Andy Barbosa Lembre-se de que a equipe pode estar sob outras pressões que os distraem dos aprendizados e práticas sobre a Cultura Agile no momento. Relaxe e não aumente a pressão. Quando a equipe demorar a aplicar o que lhes é ensinado ou proposto, não cometa o erro de culpá-los ou cobrá-los. Assuma a responsabilidade e olhe para si mesmo. Não está indo rápido demais? É a hora de começar? Recue um pouco e deixe-se levar. No entanto, paciência não é complacência. Então, não desista! Para promover mudanças, mesmo pequenas e ocasionais, seja gentil e persistente. Encontre outras maneiras de ajudar; procure maneiras de apoiar; tire as pedras do caminho para que a equipe e as pessoas se sintam seguras para tentar algo novo. 5. Cuidado com as palavras: pode até parecer estranho, mas para ser um treinador ágil extraordinário, é preciso controlar o idioma muito bem. Você precisa cuidar de como você se comunica com a equipe. Pratique a escuta ativa; a comunicação não violenta; incivilidade; ouça mais e fale menos; pergunte, pergunte e pergunte, não dê todas as respostas, porque você não as tem. Mostre que você faz parte da equipe, fale na perspectiva "nós" em vez de "eu". Diga "precisamos" em vez de "você ou eu preciso". A diferença é sutil, mas faz toda a diferença e mostra que vocês estão lado a lado. Não há necessidade de usar esse idioma inclusivo o tempo todo. Compartilhar uma opinião pessoal pode tornar as coisas mais claras, desde que o tom e a conotação sejam informativos e não se confunda com conselhos ou críticas. Evite fazer generalizações abrangentes. Não use palavras ou frases como “nunca”, “sempre”, “certo” e “errado”, pois isso pode diminuir a importância da situação, mostrando falta de interesse ou menosprezando-os. Tente não descartar as práticas passadas dizendo que estava certa ou errada. Essa atitude cria sentimentos ruins nas pessoas. Tenha cuidado ao rotular as pessoas, falando sobre "as pessoasde negócios", "os gerentes", "os desenvolvedores", "os técnicos" ou "os protegidos". O Verdadeiro Agile Coach | 2020 113 Categorizar pessoas cria uma barreira à comunicação e empatia. Sempre tente usar seus nomes. Isso personaliza e humaniza ainda mais as relações. 5. Seja um Líder Servidor: para atuar como um bom líder de servidor, o Agile Coach deve saber ouvir e apoiar as equipes na identificação de problemas e na tomada de decisões; entender e desenvolver empatia com todos; incentivar e apoiar o desenvolvimento pessoal de cada indivíduo; convencer em vez de usar a autoridade; pense além das atividades triviais da vida cotidiana; ajudar sem diminuir o compromisso dos outros; treinar a equipe nas melhores práticas para desenvolver e sustentar a agilidade. 6. Seja um facilitador: como facilitador, o Agile Coach precisa ajudar a equipe a entender seus objetivos comuns, ajudando-os a planejar como atingir esses objetivos. Ao fazer isso, ele deve permanecer "neutro", não assumindo qualquer posição na discussão. Para obter consenso sobre quaisquer divergências preexistentes ou emergentes durante a discussão, é necessário aplicar técnicas e ferramentas apropriadas para formar uma base sólida para ações futuras. 7. Aprenda com você mesmo: quando as coisas não saírem conforme o planejado, não entre em pânico. Reflita sobre o que aconteceu e procure as razões, as causas. Poderosas lições são aprendidas com os erros. Pergunte a si mesmo o que você pode fazer de diferente quando encontrar a mesma situação novamente. Embora seja tentador, não tente proteger ou impedir que a equipe cometa erros. Em vez disso, crie espaço para eles cometerem erros e estejam preparados e presentes para ajudá-los a aprender com a experiência. É importante destacar que um erro não pode ser considerado um erro quando a intenção inicial foi positiva. Profissionais reais não tomam decisões com o objetivo de cometer erros. Muito pelo contrário! O que precisamos hoje é ser capaz de identificar as falhas, reconhecer e assumir os erros e agir rapidamente em novas alternativas, evitando mais desperdícios. Você não precisa estar ocupado trabalhando com a equipe o tempo todo. E nem deveria. Reserve um tempo para desenvolver novas idéias e acompanhar o que está acontecendo fora da empresa. 114 Andy Barbosa 3.10.3. Regras de Ouro para o Agile Coach 1. Não julgue; 2. Aprenda a ouvir; 3. Tenha uma postura positiva; 4. Não agrida seus valores; 5. Não opine a menos que solicitado; 6. Diferencie você dos seus resultados; 7. Seja um exemplo; 8. Conheça os efeitos de suas palavras e expressões; 9. Deixe a equipe falar; 10. Seja sempre o seu maior fã, mas tenha cuidado! O Verdadeiro Agile Coach | 2020 115 4 AGILE COACH EM AÇÃO 4.1. Transformação Digital A Transformação Digital é o uso de ferramentas e tecnologias para criar - ou modificar - processos de negócios novos ou existentes, com o objetivo de otimizar e melhorar o relacionamento com o cliente, proporcionando uma experiência diferente, personalizada e única, de acordo com seus desejos e necessidades, aumentando sua satisfação e lealdade. Normalmente, essa alteração transcende as funções tradicionais, como vendas, marketing e atendimento ao cliente. Em vez disso, a transformação digital começa, se move e termina com a maneira como você pensa e se relaciona com seus clientes e o mercado. À medida que avançam na Transformação Digital, muitas organizações estão parando ou voltando alguns passos para refletir e analisando se estão realmente fazendo as coisas certas. A postura digital e inovadora desse novo modelo de negócios torna o ambiente de negócios ainda mais complexo, pois exige alta adaptabilidade, flexibilidade, iniciativa, proximidade com os clientes, diálogo constante, rapidez e abertura às mudanças, práticas pouco comuns nos negócios analógicos. 116 Andy Barbosa Um negócio digital precisa ser visto como um sistema adaptativo complexo e, para esse fim, deve deixar de lado a rigidez, o conservadorismo, a resistência à mudança, a inércia cultural, o comando e o controle, entre outros; e procurar conectar a estratégia de negócios às operações por meio de uma hierarquia enxuta, pronta e preparada para responder rapidamente às mudanças. Fonte: Autor 4.1.1. O que é uma Organização Digital? Uma organização digital é aquela que, independentemente de seu setor, apoia sua operação e estratégia de negócios em tecnologia, ou seja, o núcleo de seus produtos e serviços é baseado em tecnologia. Portanto, uma organização digital, é uma empresa de base tecnológica. Em resumo: sem tecnologia, ela não existe! Como resultado, a tecnologia não é mais um suporte comercial, mas "o negócio" da organização e precisa estar envolvido em todas as decisões, planos de crescimento e expansão. As organizações digitais devem ser incansáveis na busca pela inovação e melhoria contínua, que são os principais meios de mantê-la competitiva e conectada com seu cliente e mercado. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 117 Fonte: autor Você consegue entender? É só isso, mas isso muda tudo! 4.1.2. O que as Organizações Digitais fazem de diferente? Vamos começar com as características comuns dessas organizações: • São focadas no cliente; • Decidem e gerenciam analisando os dados; • Têm a tecnologia como aliada dos negócios; • Entendem e dão a devida importância às pessoas; • Tomam decisões rapidamente; • Fazem tudo com agilidade. Dentre outros. Todas essas práticas são críticas para os negócios digitais, que precisam responder rapidamente às crescentes demandas do mercado e às necessidades dos clientes. E lamento informar que apenas isso não será suficiente. Mais e mais coisas serão necessárias: • construir um ambiente de conexão permanente com clientes e partes interessadas; • procurar e compartilhar informações mais úteis em toda a organização; • trabalhar iterativa e incrementalmente; 118 Andy Barbosa • inspecionar e adaptar; • aprender rapidamente; • trabalhar de forma colaborativa e auto-organizada; • ser mais aberto e criativo; • ser mais rápido para decidir assertivamente e, assim, tornar-se mais competitivo; • entre outros. E isso, apenas a agilidade pode oferecer. 4.2. E Agilidade neste contexto? Há muita confusão em torno dessa questão, alguns acreditam que são hábitos, alguns que são ferramentas, alguns que são apenas processos e outros argumentam que é uma combinação disso tudo. De fato, não há certo ou errado. Existem diferentes pontos de vista, resultado do conhecimento e experiência do interlocutor. E assim, a agilidade pode ser entendida por muitos prismas: 1. Fazer as coisas rapidamente, com qualidade e assertividade; 2. Decidir de forma rápida e assertiva; 3. Aceitar e promover mudanças rapidamente; 4. Mudar de rumo de acordo com experiências, adversidades, resultados ou oportunidades. Por fim, agilidade é agir de maneira simples, produzir apenas o necessário, realmente entregar o que é valor para os clientes e para os negócios, da maneira mais rápida possível. 4.2.1. Por que precisamos de Agilidade? Como vimos, o mundo está passando por mudanças nunca vistas. As pessoas consomem informações, produtos, serviços e novas tecnologias a uma velocidade absurda. Nesse contexto, as organizações buscam freneticamente acompanhar essa velocidade, tentando adaptar e inovar seu portfólio de soluções, para manterem- se “vivas”. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 119 Esta condição não é uma grande novidade. A necessidade de adaptação e inovação sempre existiu em um mercado capitalista e competitivo. No entanto, a grande diferença hoje é a velocidade e aquantidade dessas mudanças. Temos a cada dia mais concorrentes e novos entrantes, que trazem novidades e inovações; situações mais complexas e novas, nunca experimentadas, impedindo análises comparativas e históricas que poderiam apoiar melhores decisões. Para se ter uma ideia, as primeiras vítimas dessa condição foram feitas nos anos 90. Quase 30 anos atrás. Quem não se lembra da Kodak e da Blockbuster? Ambas, entre outras coisas, perderam o foco no cliente e não conseguiram acompanhar as evoluções tecnológicas e comportamentais de seus consumidores e acabaram sucumbindo! E o que aconteceu com motoristas de táxi individuais e empresas de táxi após a chegada da UBER, Cabify, Lyft, 99 e similares? Eles permanecem em uma zona de conforto por décadas, explorando o mercado, mas sem inovar ou oferecer novas experiências ao seus clientes. Não é verdade?! Quando alguém poderia imaginar que a televisão aberta ou paga estaria ameaçada? O primeiro foi o fenômeno do YouTube, agora Netflix, Amazon Prime e muitos outros que aparecem em um piscar de olhos e abalaram negócios consolidados e lucrativos por muitas décadas. Os bancos, com seu modelo operacional tradicional, têm seus dias contados. Continuamente surgem novas soluções que visam encurtar distâncias e facilitar a vida do cliente, com muita tecnologia, inovação e, principalmente, relacionamento, oferecidos por novos entrantes e fintechs. Hoje, pelo smartphone, você pede comida; programa seu corte de barba e cabelo; chama um táxi; abrir uma conta bancária; faz uma crítica ou sugestão; e até consegue um relacionamento. Tudo isso mudou e está mudando a maneira como as pessoas pensam e agem, transformando seus comportamentos, desejos e necessidades. 120 Andy Barbosa Todas essas soluções e negócios inovadores estão influenciando mudanças de alto calibre nos modelos tradicionais de gestão, impactando organizações de todos os tamanhos, locais e segmentos, forçando-as realizar uma transformação nos negócios. E essa transformação de negócios, envolve uma transformação digital, suportadas pela agilidade, contemplando: • novas formas de pensar e agir; • novos comportamentos e hábitos; • novos processos e práticas; • novas ferramentas e tecnologias; É isso que as organizações analógicas precisam fazer para permanecerem competitivas e, talvez, serem rápidas como o Google; entender de clientes como a Amazon; inovar e se reinventar como o Netflix; ser tão ágil quanto o Spotify. 4.3. Transformação Ágil A Transformação Ágil é uma mudança organizacional guiada abrangente e significativa, motivada pela adoção e exercício de novas práticas, que precisam ser sustentadas pelo que chamei de comportamentos ágeis, que renova hábitos, quebra paradigmas, reconfigura modelos de trabalho, gestão e liderança, impactando pessoas, estruturas, clientes, relacionamentos e estratégias de negócios simultaneamente. Seu objetivo é “atualizar” o modelo de gestão das empresas, tornando-as mais competitivas, flexíveis e preparadas para o novo mundo, das Organizações Digitais. A Transformação Ágil, como já mencionado, é uma mudança organizacional que visa modernizar e "atualizar" o modelo de gestão das empresas para torná- las mais competitivas, flexíveis e preparadas para enfrentar um mundo cada vez mais volátil, incerto, complexo e ambíguo. O mundo VUCA! Para tornar isso possível, será necessário quebrar alguns paradigmas e lidar com algumas questões sensíveis e relevantes que impactam pessoas, processos, lideranças, estratégias de negócios, além do design da organização. Acredito que uma transformação ágil é uma transformação de negócios e envolve: O Verdadeiro Agile Coach | 2020 121 Fonte: autor 1. Adotar novas formas de pensar e agir As novas formas de pensar e agir são as propostas por Growth, Lean e Agile Mindset, visão sistêmica, além das filosofias DevOps e Kaizen. Os novos caminhos nos levam a: • Procurar desafios e ver as falhas como aprendizado; • Ver o esforço como o caminho para a excelência; • Desafiar para entregar o mais rápido e com a maior qualidade possível; • Trabalhar com equipes auto-organizadas; • Colaborar em múltiplos níveis; • Manter o foco no cliente; • Respeitar as pessoas; • Eliminar desperdícios; • Promover a entrega contínua de valor; • Trabalhar com ciclos de inspeção e adaptação; 122 Andy Barbosa • Estar aberto para mudanças; • Estimular a melhoria contínua; • Oferecer recompensas justas; • Gerar resultados melhores para os negócios. 2. Redefinir estratégias de produtos, serviços e negócios Será necessário repensar as soluções: • adaptar, substituir e adquirir novas ferramentas e tecnologias; • repensar métodos de desenvolvimento; • substituir meios e formas de oferta; • entender a experiência do cliente e do usuário; • entender as personas e partes interessadas; • descobrir desejos e necessidades; • ampliar a visão do produto, serviço e mercado; • produzir apenas o que realmente gera mais valor, no menor tempo possível para o cliente e a empresa. É fundamental que seja adotado uma gestão de portfólio eficaz, clara, transparente, frequentemente avaliada e priorizada pelos proprietários do negócio, e totalmente alinhado às reais necessidades e estratégias. O foco do trabalho se torna não apenas o que satisfaz o cliente, mas o que ajuda a organização a atingir seus objetivos e alcançar sua visão estratégica. 3. Adotar novos modelos de gestão Horizontais, enxutos, menos burocráticos, colaborativos, auto-organizados, com menos regras e mais valores, com menos cargos e mais papéis, com ênfase em pessoas e relacionamentos, com foco no cliente, com poder descentralizado e foco nos resultados. 4. Refinar as práticas de liderança e relacionamento Os líderes ágeis precisam ser humildes, justos, ousados, inovadores e flexíveis. É crucial que seja um exemplo. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 123 Para isso, é necessário que seja inspirador, empático, resiliente, comunicativo e criativo. O líder ágil deve atuar como treinador, mentor, facilitador, educador e gerente, nunca esquecendo os resultados. 5. Atualizar a cultura organizacional De menos regras e mais valores; menos cargos e mais papéis; de dignidade para todos; de preocupação com o intangível; de criatividade, experimentação e inovação; trabalho iterativo e incremental; diálogo e relacionamento; inspeção e adaptação; de melhoria contínua. 6. Adotar, combinar e praticar Frameworks e Métodos Adapte, aplique e use-os em toda a organização. Frameworks como Scrum, Nexus ou SAFe e métodos como Kanban ou XP, por exemplo, combinados com comportamentos adequados, ajudam a disseminar e sustentar a Agilidade. Uma Transformação Ágil, quando bem conduzida, oferece infinitas possibilidades. Pode ser a chance de: • Inovar e reinventar a empresa; • Colocar a pessoa certa no lugar certo; • Promover mais engajamento e comprometimento; • Gerar mais satisfação e produtividade; • Reduzir o desperdício; • Oxigenar a organização com novos comportamentos, talentos, práticas, gerentes e clientes; • Romper o muro e integrar equipes; • Melhorar a comunicação; • Para aumentar a visibilidade e colaboração; • Dar significado e propósito aos negócios e pessoas; • Garantir o foco no cliente; • Promover a dignidade para todos; • Para fazer mais com o mesmo; • Alcançar os resultados melhores. 124 Andy Barbosa Finalmente, este é o ambiente de trabalho e os desafios do Professional Agile Coach. Você está pronto para começar? O Verdadeiro Agile Coach | 2020 125 4.4. Preparando-se para a Jornada de Coaching Ágil Bom, antes de qualquer coisa, para um Agile Coach, é fundamental ter plena compreensão e ter experimentado naprática como a Cultura Ágil funciona. Conhecimentos sobre o assunto é fundamental, mas habilidade na aplicação é ainda mais importante. A experiência como praticante ágil possibilitará fazer uma melhor avaliação do contexto, de como tudo isso funciona. A possibilidade de usar exemplos reais para ilustrar seus conselhos, dicas e orientações, oferecerá mais segurança e facilitará a aceitação das pessoas e equipes. Antes de começar a trabalhar com a equipe, mobilize-o e esclareça sua função. Exponha os benefícios que você quer trazer. O que você espera de você mesmo, das pessoas, da equipe, dos líderes. Para ajudá-lo a descobrir a melhor maneira de apresentar-se, Rachel e Liz, no livro Agile Coaching, sugerem algumas perguntas que são úteis antes de iniciar seu trabalho: 1. Motivação: Por que estou treinando esta equipe? Qual diferença eu quero fazer? O que eu quero aprender? 2. Habilidades: O que tenho para oferecer? O que as pessoas precisam saber sobre mim? Como vou disponibilizar essas informações para a equipe? 3. Responsabilidades: Preciso consentimento de alguém para começar o trabalho? Quais são as responsabilidades “oficiais” do meu papel? Alguns destes conflita com o Agile Coach? Como vou acompanhar meu progresso? Quando terminar? 4. Suporte: Que apoio posso obter dos outros? Como serei apresentado para a equipe? Existem outros Agile Coach com os quais preciso trabalhar? Preciso comunicar o progresso do meu trabalho para quem? 126 Andy Barbosa Compartilho um canvas que construí e que poderá ajudá-lo a refletir e realizar a autoavaliação para a jornada de Agile Coaching. Para fazer o download do Canvas para Autoavaliação para Jornada de Agile Coaching em formato PDF, acesse este link: https://bityli.com/TDxHh 4.4.1. Apresentação para o Trabalho Ser apresentado adequadamente ajuda a construir credibilidade e confiança. Esses são dois pontos fundamentais e essenciais para que ouçam você. Todos precisam entender o que você pode oferecer e qual apoio possui da alta administração. Caso estejam iniciando com a Cultura Ágil, indica-se também, uma breve apresentação sobre o tema e seus benefícios, a fim de dar sentido ao seu papel e significado para o trabalho. https://bityli.com/TDxHh O Verdadeiro Agile Coach | 2020 127 E quem faz a apresentação? Depende do caso. 1. Sou um Agile Coach Externo Se você for contratado como um especialista para ajudar as equipes a melhorar, fale com o patrocinador para marcar uma apresentação. Ajude-os a fazer uma introdução poderosa, certificando-se de que eles sabem quais credenciais serão relevantes para serem mencionadas à equipe, e que os objetivos da mudança estejam claros e sejam consistentes. 2. Sou um Agile Coach Interno Se você foi convocado pelo seu líder ou gestor para atuar em um projeto interno, seja ele um piloto ou para suportar uma implantação mais ampla na empresa, a equipe precisa saber sobre seu novo papel. Eles também precisam saber mais sobre o plano de trabalho. Busque apoio de um gestor sênior, com alguma autoridade. Ele pode apresentar e explicar os drivers da agilidade para todos na organização. Isso demonstrará que você tem apoio da alta administração e aumenta as chances de a equipe prestar atenção para suas recomendações. Apresentações são uma via de mão dupla. Elas dão oportunidade de conhecer as pessoas da equipe. Eles podem estar preocupados com a sua atuação, que tenha uma agenda ou objetivos ocultos. Fale abertamente sobre suas motivações e porque assumiu o desafio de ser um Agile Coach. Mostre que está ao lado deles, perguntando sobre suas expectativas e medos com relação ao projeto de transformação. Isso lhe dará subsídios sobre o que fazer para apoiá-los e ganhar confiança. Após sua apresentação, sugere-se que passe um tempo com a equipe, observando e conhecendo cada membro, como eles funcionam como equipe. Sente-se ao lado deles em vez de observar de longe. Teste se misturar e integrar- se, caso contrário, a equipe apresentará sempre seu melhor comportamento quando você estiver por perto. Por fim, a equipe ainda precisa adquirir confiança em sua capacidade e experiência antes de estar disposta a seguir sua liderança. Para isso, faça algum tipo de workshop ou dinâmica prática sobre agilidade e cultura ágil. Tudo isso sensibilizará a equipe e aumentará sua credibilidade. 128 Andy Barbosa 4.5. E, por onde começar? Você provavelmente deve estar ansioso para começar. Mas por onde? Não há lugar certo. A abordagem mais simples é escolher uma coisa e entrar. Se não está óbvio qual o problema a trabalhar primeiro, então você pode adotar algumas abordagens ágeis para identificação. O mais indicado seria iniciar com um diagnóstico do contexto. Coletar expectativas dos stakeholders também lhe permitirá ter um “cheiro” sobre possíveis problemas. Fazer um brainstorming com a equipe também lhe trará elementos. Tudo isso resultará em uma lista (backlog) que deve ser priorizada segundo a sua missão de Agile Coach. Para cada item da lista, defina um plano de ação. Determine prazos, recursos para execução, responsabilidades. Acorde isso com a equipe. Defina metas e indicadores para acompanhar o progresso e avaliar o seu próprio desempenho. Compartilho dois artefatos que construí, e que faço uso em minhas jornadas, para auxiliá-lo na identificação de pontos de partida para seu trabalho de Agile Coach. Esse canvas de Alinhamento Executivo vai ajudá-lo a promover um alinhamento de expectativas com os stakeholders e patrocinadores do seu trabalho. Em uma entrevista aberta com os gestores, busque respostas claras e precisas para cada uma das questões acima. Elas são fundamentais para que seus esforços sejam direcionados para o local certo, e que se tenha uma visão clara das expectativas. Para fazer o download do Canvas para Alinhamento Executivo em formato PDF, acesse este link: https://bityli.com/Aumw0 https://bityli.com/Aumw0 O Verdadeiro Agile Coach | 2020 129 Outro canvas que irá auxiliar na identificação de por onde começar é o Team Open Assessment. 130 Andy Barbosa Em uma sessão aberta com a equipe, procure construir um clima agradável e um ambiente seguro para que as pessoas possam expor suas expectativas, preocupações e visões sobre cada uma das questões sugeridas. Para fazer o download do canvas Team Open Assessment em formato PDF, acesse este link: https://bityli.com/nddrD Unindo os resultados desses 2 artefatos, você já consegue ter uma visão clara da situação desejada (B) e situação atual (A), permitindo construir uma jornada de coaching significativa. Pronto. Agora você tem um ponto de partida. Mãos à obra! https://bityli.com/nddrD O Verdadeiro Agile Coach | 2020 131 4.6. E, como manter o ritmo do trabalho? Desenvolver equipes ágeis e, ainda mais, fomentar a agilidade e a cultura ágil, leva tempo. Inicialmente parecerá que você não está progredindo. Haverá contratempos ao longo do caminho que podem, inclusive, te fazer pensar em desistir. Então, como se manter motivado e manter o ritmo do trabalho? James Shore, especialista em transformação ágil, afirmou que “a mudança organizacional está fora do seu controle. Encontre pequenas coisas no trabalho que você pode fazer todos os dias e que lhe dão uma sensação de satisfação”. Quando as coisas estiverem andando devagar, não se sinta mal. Tente dar um pequeno passo todos os dias! James descobriu que, embora essas pessoas não mudassem a forma como trabalhavam no início, pelo menos ele conseguiu mudar a forma como as pessoas pensavam a respeito. Essa mudança mental na equipe é invisível, então parecia que não estava progredindo.Mas explicar e compreender as ideias é um passo fundamental e necessário antes de colocar a agilidade em prática. 4.6.1. Possíveis Obstáculos • Falta de Alinhamento Algumas organizações podem adotando a agilidade sem realmente compreender o que ela significa. Até mesmo, em alguns casos, a expectativa da alta administração, por exemplo, pode estar desalinhada com o propósito desta filosofia. Isso poderá comprometer seu trabalho em todos os sentidos. Caberá ao Agile Coach determinar e alinhar com todos, os objetivos do projeto. Deve-se verificar se estes objetivos realmente poderão ser atendidos por meio da transformação e se a empresa realmente está disposta a enfrentar uma nova realidade, que obrigará muitos a sair da zona de conforto. Neste contexto, o Agile Coach pode, inclusive, sugerir adiar o projeto até que a empresa tenha uma melhor percepção de seus objetivos. 132 Andy Barbosa • Falta de Competência ou Experiência Caso depare-se com alguma situação que está fora da sua competência ou experiência, seja honesto com a equipe em vez de blefar. Um Agile Coach não precisa ter todas as respostas. Às vezes é até melhor não as ter. Não ser um especialista pode, inclusive, ajudá-lo a manter-se afastado do problema e vê-lo de uma perspectiva diferente. Ajude, no entanto, a equipe a trabalhar com a questão. Facilite a discussão, pesquise o que outras equipes ágeis estão tentando fazer sobre o assunto dentro e fora da sua organização e discuta com a equipe sobre isso. Se considerar que a equipe precisa de ajuda especializada, explore possibilidades de contratar um especialista para orientá-los. • Bloqueadores da Cultura Ágil Em determinados momentos podemos encontrar equipes que impõem sérios obstáculos para a transformação ágil. Recomenda-se que se identifique isto antes de iniciar o trabalho. Caso contrário, pode ser uma experiência frustrante para todos os envolvidos, e os problemas causados por não estabelecer as condições ideais de partida, podem fazer com que as pessoas culpem agilidade pelas falhas. Muitas vezes os bloqueadores são técnicos, em outras, são organizacionais ou comportamentais. Quando uma empresa está no meio de um processo de reorganização, muitos estão mais preocupados em manter suas posições, em vez de se tornarem ágeis. Sugere-se, nestes casos, agir com prudência e velocidade baixa, pois a pressão na equipe já é muito perturbadora e você provavelmente perderá o seu tempo. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 133 4.7. E, como apresentar os resultados do seu trabalho? Antes de iniciar o trabalho de Agile Coach recomenda-se estabelecer com o cliente um “Acordo de Trabalho” formal, na forma de contrato, ou mesmo informal, no qual conste as metas e objetivos, as formas de apresentar os avanços e resultados e a periodicidade da “prestação de contas”. Tenha prudência ao assumir metas. Saiba que, em se tratando de processos complexos de mudanças, muitas vezes, o desempenho inicial pode até ser inferior que o atual, regularizando-se e depois crescendo, melhorando. Deixe isso claro, explique das possibilidades. Justifique com números. Caso contrário seu trabalho poderá ser comprometido. Sugere-se, ainda, avaliar o ritmo do trabalho analisando o seu próprio desempenho. Olhe para trás e reflita: • as equipes são mais ágeis agora do que há um mês? • você teve uma influência positiva na equipe? • o que eu aprendi nesta quinzena? Revise os questionamentos feitos na fase de preparação para o trabalho e os itens definidos no Acordo de Coaching e veja se estão sendo atendidos. Busque evidências dentro do próprio ambiente. Verifique a perícia e segurança como são agora executadas as atividades que você facilitou e implementou. Aplique uma pesquisa de percepção (antes e depois) nas pessoas e equipes. Demonstre os planos de ação planejados e realizados. Apresente os novos hábitos incorporados, as mudanças estruturais promovidas. Todos esses fatores são impactos do trabalho do Agile Coach. Crie uma cerimônia específica para isso, dê importância para este ato. Envolva os principais stakeholders, valorize as equipes, enfatize a agilidade, interaja e peça contribuições. Leve membros ou líderes para que façam depoimentos do tipo antes e depois. Tudo isso ajudará a fomentar os comportamentos ágeis dentro da alta administração, valorizar, justificar e demonstrar seu trabalho. 134 Andy Barbosa 4.7.1. Agile Coaching Review e Retrospective Compartilho aqui algumas dicas de como demonstrar, inspecionar e adaptar a sua jornada de trabalho como Agile Coach: 1. Avalie o seu próprio desempenho; 2. Trabalhe em ciclos iterativos (Coaching Iterativo); 3. Avalie a percepção das equipes e stakeholders; 4. Demonstre os seus planos de ação (previsto x realizado); 5. Apresente seus sistemas de OKR; 6. Use e abuse da gestão visual (físicos ou digitais); 7. Avalie as lições aprendidas em cada ciclo. Quais foram? 8. Promova retrospectivas: o que foi bom? O que foi mal? O que precisa melhorar? O Verdadeiro Agile Coach | 2020 135 4.8. O trabalho do Agile Coach tem começo, meio e fim O trabalho do Agile Coach é um processo, ou seja, tem início, meio e fim. Não é uma coisa eterna, que durará pelo resto da vida. Você poderá ter diversos “ciclos” se você quiser ou o cliente desejar, mas cada ciclo precisa ter um objetivo, meta e prazo definido e, dessa forma, em algum momento terminará. Seu objetivo como Agile Coach não é virar muleta. É fortalecer o cliente, as pessoas e as equipes para que eles possam caminhar sozinhos após a conclusão do processo. Você pode continuar dando suporte, caso seja necessário. Mas ao longo do tempo, todos devem compreender que são as melhores pessoas para buscar sua própria solução. Como Agile Coach você deve apenas ser o mediador e acelerar essa busca, provocando o modelo mental das pessoas para que não caiam com facilidade em armadilhas, além de prepará-las para definir estratégias a serem implementadas quando estas armadilhas forem inevitáveis. O trabalho do Agile Coach também não acontece apenas na presença ou “dentro” da empresa do cliente. A maior parte da “magia” acaba acontecendo entre os intervalos de intervenção com as equipes e as pessoas, oportunidade na qual eles continuam “processando” o que aconteceu quando atuamos juntos, executando seu plano de ação, se percebendo cada vez mais e tomando decisões mais assertivas, fazendo com que cresçam e evoluam, tornando-se livres e autônomos. Portanto, saber o momento certo de encerrar um ciclo, abre novas oportunidades, tanto para o Agile Coach como para as equipes, dando uma sensação de missão cumprida. 136 Andy Barbosa 5 CONSTRUINDO EQUIPES ÁGEIS 5.1. O que é uma Equipe Ágil? O sonho de toda a empresa é poder contar com equipes que se comprometam com seus objetivos e sejam focados em resultados. Ao mesmo tempo, que haja confiança e colaboração entre os membros, e um grande senso de união e respeito. Todas estas características estão presentes em equipes de alta performance. Ambientes ágeis, por sua vez, exigem intensa adaptação e colaboração, além de um processo de feedback muito rápido, aberto, direto e contínuo. Quando isso funciona, temos um aumento de qualidade dos produtos e processos, maior satisfação dos clientes e pessoas, pouco ou menor desperdício, além de entregas com maior valor agregado, gerando resultados mais expressivos e convincentes. Compartilho a minha definição de Equipe Ágil: “Uma equipe ágil é um grupo de pessoas que possuem talentos, perfis e competências distintas, mas que se complementam, e que se une para cooperar, tendo como finalidade alcançar umameta, um resultado, pelo qual os membros se apoiam mutuamente e se O Verdadeiro Agile Coach | 2020 137 consideram corresponsáveis, colaborando e atuando com alto grau de interdependência, comprometimento e determinação para atingir um objetivo comum, ou seja, cumprir uma missão!” Um equipe ágil e de alto desempenho, demonstra elevada competência individual e coletiva, além de altos níveis de comprometimento e envolvimento. São pessoas realmente alinhadas, que tem valores em comum, visão e objetivos, riqueza, diversidade e multiplicidade de conhecimentos, skills, experiências, opiniões e ideias. Quando analisamos mais a fundo as Equipes Ágeis de Alta Performance, encontramos algumas características fundamentais e que precisam estar presentes nestas formações: a) Auto-Responsabilidade Quando você trabalha com Equipes Ágeis, você não precisa ficar tomando conta e nem cobrando pelas tarefas. Essas equipes têm muita responsabilidade e iniciativa. Equipes Ágeis não aguardam que os gestores ou líderes lhes distribuam ou atribuam trabalho. Cada pessoa membro da equipe tem discernimento, capacidade e atitude de verificar as demandas e assumir as tarefas pendentes, sem restrições. b) Diversidade Uma equipe ágil de alta performance é composta por diferentes tipos de pessoas, com visões, habilidades, competências e perspectivas diferentes, o que favorece a coalizão de ideias. Esta formação promove um ambiente propício para troca de conhecimentos e informações, aumentando a produtividade e desempenho, não havendo a necessidade de criação de uma área isolada para inovação, pois todos são considerados capazes e incentivados a contribuir e inovar tudo! c) Objetivos Claros Uma Equipe Ágil de Alta Performance tem propósitos claros e compartilhados. Eles sabem onde estão indo e em que direção estão seguindo. Equipes Ágeis experimentam, erram, acertam, aprendem mais, e ainda entendem o que funciona e o que precisa melhorar para cumprir com sua missão. 138 Andy Barbosa d) Interdependência Os membros de uma Equipe Ágil de Alta Performance, compreendem e têm consciência que uma ação individual impactada, positiva ou negativamente em todo a equipe. Por outro lado, sabem que qualquer ato da equipe, reflete no indivíduo, fazendo com que todo o sucesso ou fracasso dependa e seja sentido por todos. e) Autodesenvolvimento Equipes Ágeis cultivam continuamente suas competências, por entender a importância destas para o seu melhor desempenho, resultados e qualidade das entregas. Uma Equipe Ágil conhece seus membros, suas competências essenciais, necessárias e desejadas, e estabelece estratégias para desenvolvê-las, mantendo um pleno e permanente alinhamento destas, com a visão do negócio e crescimento das pessoas e das equipes. f) Colaboração Equipes Ágeis promovem um ambiente de colaboração saudável, incentivando a troca de ideias na equipe e entre equipes. A troca de experiências incentiva a criatividade, fomenta à inovação e favorece a busca por soluções mais racionais para realizar o trabalho, o que reduz ainda mais os desperdícios, e acelera a entrega de valor. Um ambiente colaborativo ainda aumenta a produtividade, valoriza e motiva as pessoas e aumenta os níveis de envolvimento. Quero destacar ainda, que muito mais desafiador do que formar boas equipes será mantê-las e desenvolvê-las. O segredo para conseguir esta mágica é relativamente simples: basta ter lideranças que ajam como ótimos Coaches e Mentores. Coaches quando focam a melhoria contínua de performance e Mentores quando contribuem para o autodesenvolvimento e o aprendizado contínuo dos liderados. Mas o segredo fundamental é: montar a equipe certa (a escalação é o primeiríssimo passo) e aprender a tirar o melhor de cada um. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 139 5.2. Os Princípios das Equipes Ágeis Segundo Max Wenzin (https://www.crisp.se/konsulter/max-wenzin), construir uma equipe ágil, que funcione bem, é complicado. Existem muitos fatores a serem considerados. A equipe atual, se houver, competências e habilidades necessárias, pessoas disponíveis, política organizacional, espaço físico etc. No entanto, existem alguns fatores que na maioria das vezes, mas nem sempre, funcionam. Esses fatores podemos chamar de Princípios Fundamentais para Equipes Ágeis de Alta Performance: a) Estáveis Manter equipe junta por um longo período é fundamental e muito valioso. Formar equipes leva tempo. As pessoas se conhecem mutuamente e, ao longo do tempo, aprendem a colaborar com mais eficiência. Manter equipes estáveis não é algo fácil, pois tudo muda o tempo todo. As pessoas entram e saem da empresa, são transferidas, ganham férias ou são promovidas. Porém, quanto mais estáveis se mantiverem as equipes, melhor será o desempenho. b) Multifuncionais Tudo fica mais rápido e desafiador se houver pessoas com diferentes habilidades na mesma equipe. Além disso, os vários perfis, experiências e pontos de vista dos membros, melhoram as decisões e qualificam os produtos. É claro que nem todas as equipes precisam dos mesmos papéis, e que um papel deva estar presente em todos as equipes. Porém, uma equipe multifuncional tem mais chances de construir algo do começo ao fim com mais qualidade. c) Pequenos Uma equipe de 5 a 9 membros, em média de 7 pessoas, tem sido considerada ótimo entre os praticantes ágeis. Uma explicação para isso é que, quando uma equipe cresce demais, a comunicação fica dificultada, a interação fica comprometida. Basicamente, é muito demorado, para não dizer inviável, conversar com todos, todos os dias. https://www.crisp.se/konsulter/max-wenzin 140 Andy Barbosa d) Integrados De alguma forma, física ou tecnologicamente, as equipes precisam estar conectadas e integradas, para que possam facilmente se comunicar, dialogar e pedir auxílio, se necessário. e) Dedicados Trabalhar 50% do tempo na equipe/projeto A; 40% na equipe/projeto B; e 30% na equipe/projeto C não funciona. Veja! A matemática não fecha! Trabalhar na prioridade máxima em tudo é humanamente impossível quando existem três prioridades. Além disso, os outros membros da equipe nunca podem contar quando tiverem acesso a 50% do outro. E isso é muito ruim! É improdutivo. f) Alinhados Todos os membros devem estar alinhados e cientes dos objetivos comuns, regras e valores da equipe. Isso evita conflitos, mantém o foco e a harmonia no trabalho. Havendo clareza e um alinhamento constante, caso algum membro desvie seu foco, viole uma regra ou “esqueça” de algum valor, a própria equipe se encarrega de “lembrá-lo” e trazê-lo de volta à realidade. Para completar, é fundamental também que um boa equipe ágil tenha um bom nome. Isso evita que eles sejam rotulados e conquistem uma personalidade única, independente do projeto ou produto que estejam desenvolvendo naquele momento. 5.3. As Práticas Essenciais das Equipes Ágeis Como vimos, uma equipe é um grupo de pessoas que se unem para cooperar. Esta cooperação (colaboração) visa alcançar uma meta comum para qual os membros se apoiam mutuamente e se consideram responsáveis. Uma equipe é um grupo de pessoas com alto grau de interdependência, determinados a atingir um objetivo, completar uma tarefa ou superar um desafio, ou seja, cumprir uma missão. Uma equipe realiza mais que um grupo e muito mais que todas as expectativas razoáveis esperadas de cada um de seus membros individualmente. Isto é, uma equipe possui um efeito sinérgico, onde um mais um, é muito mais do que apenas dois. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 141 Dentro das equipes ágeis, os membros não apenas cooperam em todos os aspectos. Eles compartilham aquilo que é tradicionalmente conhecido como funções de gestão:planejamento, organização, normas internas, definição de metas, revisão de desempenho, estratégias de gerenciamento, aprendizado e crescimento, além de assegurar os seus próprios recursos. Uma equipe ágil, portanto, pode produzir muitos mais que um grupo, pois ninguém conhece mais e melhor o trabalho, objetivos e competências do que cada um dos seus membros. Quando a equipe se conhece, detém domínio sobre si, e não tem receio de mostrar do que é capaz. Diante deste contexto, uma equipe ágil adota as seguintes práticas: a) Auto-Organização Equipes ágeis são conectados na crença de que todos podem e devem participar das decisões importantes. Isso é muito significativo para eles pois os torna mais criativos e motivados. Além disso, decisões em equipe, tendem a ser mais assertivas, pois fazem uso da inteligência coletiva. Eles não dependem e nem precisam de um chefe dando ordens. Eles tomam decisões consensuais pelo bem do todo, minimizando riscos, eliminando gargalos e evitando que fiquem “presos” no processo, aguardando a decisão de alguém, prejudicando a performance de todos. b) Colaboração Acontece por meio da integração dos membros e suas características multifuncionais. Eles compartilham conhecimento e informações de forma mais rápida, clara e consistente. Dentro de uma equipe ágil, todos se sentem comprometidos com todo o fluxo de trabalho, independente do seu papel. A preocupação da equipe passa a ser com o todo e não com tarefas isoladas. Isso faz com que as pessoas se ajudem, se complementem, se desafiem e se apoiem por algo maior. 142 Andy Barbosa c) Autorresponsabilidade As equipes ágeis tomam decisões de forma colaborativa e distribuída. A liderança pode, inclusive, mudar de mãos a cada novo desafio. Os membros precisarão ter maturidade para enfrentar e conviver com isso. Eles confiam uns nos outros, e sabem que os pares estão fazendo o melhor trabalho possível em busca do resultado desejado. Eles entendem que a decisão de um membro é a decisão da equipe, o que garante fluidez ao trabalho. Além disso, o senso de responsabilidade é um alicerce que impulsiona as pessoas pela busca da melhoria contínua. d) Generosidade Aspecto muito comum em equipes ágeis, porém frequentemente negligenciado por causa da pressão do dia a dia. O impacto direto desta prática está relacionado com a gestão do conhecimento e competências da equipe. Se você sabe algo que ninguém mais sabe, você deve encarar isso como uma ótima oportunidade de compartilhar e fazer com que toda a equipe e a comunidade ágil cresça. e) Cuidado Em equipes ágeis, os membros estão sempre preocupados uns com os outros. Se algum membro não está indo bem, toda a equipe desacelera ou busca compensar, de alguma forma. Ter cuidado com os pares constrói o equilíbrio necessário para se alcançar e manter um estado de alto desempenho e colaboração. As cerimônias específicas como, por exemplo, a retrospectiva no Scrum ou reunião diária no XP, podem ser usadas para trazer alguém de volta para a realidade, e permite que a equipe possa se “curar” e seguir em frente. f) Comunicação Equipes ágeis estão em constante comunicação, buscando sempre a melhoria contínua e tendo o suporte dos métodos ágeis para isso acontecer em momentos certos, como as reuniões diárias, de planejamento e retrospectivas. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 143 Porém, é de extrema importância que seus membros não deixem para conversar apenas entre si, apenas nas cerimônias ou momentos de descontração. Para isso é fundamental criar um ambiente propício para comunicação, fazendo uso de técnicas como a gestão visual, conversas face a face e ainda, não se esquecendo, que processos também comunicam. Portanto, um fluxo de trabalho eficiente deve fluir com toda a informação necessária para uma perfeita execução da atividade, e um melhor resultado de entrega. Para encerrar, acredito que você já deve ter na ponta da língua, diversas outras práticas que considera relevantes para uma equipe ágil. É óbvio que elas não se resumem às 7 aqui apresentadas, no entanto, elas lhe dão uma base para iniciar e evoluir. 5.4. Os Membros de uma Equipe Ágil Segundo Alex Bonifácio, no livro Pense Grande, apenas 5% das pessoas conseguem aproveitar ao máximo seu próprio potencial. Integrar esse seleto grupo, tem pouca ou nenhuma relação com questões genéticas, dons sobrenaturais ou outras justificativas. A chave, segundo o próprio autor, para usar todo o seu potencial e ter sucesso está, na verdade, ligada à maneira como este grupo de 5% encara o mundo e age diante dos próprios desafios, incômodos e falhas. Lembra-se do Growth Mindset? 1) Não aceitam o mundo como ele é Seja inconformado, mas tenha calma. Isso não significa sair por aí quebrando ou reclamando de tudo. O conceito aqui tem mais relação com a ideia de não tomar a forma, não aceitar tudo como está posto. Os achados científicos, as inovações e revoluções mais relevantes da nossa história surgiram a partir do incômodo e inconformismo de algumas pessoas. 144 Andy Barbosa "Grandes mudanças surgem dos inquietos, daqueles exploradores que questionam o mundo e visualizam oportunidades onde muitos só enxergam problemas", afirma Bonifácio. 2) Encaram conflito interno e saem da zona de conforto Mas para isso não basta apenas se incomodar! É preciso encarar e lidar com o sentimento de incômodo. Normalmente preferimos não o enfrentar, mas o inconformado vê isso como uma oportunidade para aprender e crescer, de mudar o status quo, mudar o ambiente onde vivem. Essas pessoas tendem a ter coragem suficiente para sair da sua própria zona de conforto e ainda mobilizar os outros. E isso é fundamental para que a realidade mude. 3) Não estão focadas em recompensas Para essas pessoas as recompensas financeiras são secundárias, são um efeito colateral das suas ações, nunca o objetivo. Pesquisas comprovam que trabalhar pensando apenas na recompensa, tem um desempenho inferior. Quem não foca nisso, lida melhor com frustrações e é mais criativo! 4) Sabem tirar o melhor da escassez de recursos Pessoas de alta performance tende a não ver a escassez de recursos como um obstáculo, mas sim como uma oportunidade para criar e inovar. A fundadora da Pastoral da Criança, Zilda Arns é um exemplo disso. Para combater a desnutrição infantil, ele criou a multimistura dos ingredientes que já tinha ou estavam disponíveis. 5) Encaram o fracasso como uma etapa o sucesso Fomos criados para dar certo, e não para dar errado. E muitos jogam para não perder, ao invés de buscar a vitória. As pessoas de alto desempenho não sucumbem a estas visões. Elas sabem que o fracasso ou a derrota é uma condição para chegar lá. Elas erram muito mais, porque produzem muito mais e, também, acertam muito mais. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 145 6) Aceitam recompensas de longo prazo Pessoas de alto desempenho compreendem que a excelência em fazer algo levará tempo e exige muito treino, experiência, paciência e, principalmente, persistência. 7) O sucesso tem outro sentido Para pessoas de alto desempenho, sucesso não é sinônimo de poder, status ou dinheiro. Sucesso é você conhecer o seu propósito de vida, atingir seu potencial máximo e levar esta semente para outras pessoas, ou seja, socializá-la. 146 Andy Barbosa 5.5. Formando Equipes Ágeis Um dos fatores mais importantes para o sucesso de estratégias ágeis nas organizações, diz respeito a formação das equipes. Nenhuma liderança é capaz de vencer sozinha, motivo pelo qual é muito importante para o líder saber formar uma boa equipe para vencer os desafios que se apresentam. Na fase de formaçãode Equipes Ágeis, sugere-se que seus membros, objetivos, competências e responsabilidades sejam formalmente declaradas e divulgadas, dando visibilidade desses arranjos para todos na organização, facilitando a tarefa de garimpar e até atrair novos membros dentro e fora da organização. Na medida do possível, as Equipes Ágeis, como sabemos, devem ser multifuncionais, compostos por profissionais com as mais variadas capacidades e competências, que serão aplicadas para cumprir com os objetivos da equipe. Eles trabalham em conjunto para potencializar a entrega de valor. Eles correm atrás de um mesmo objetivo. Eles falam de um mesmo produto, de um mesmo cliente, de uma mesma feature. Outra preocupação, neste momento, é o de colocar a pessoa certa no lugar certo, ou seja, cada pessoa deve ocupar um papel no qual as suas competências e habilidades sejam potencializadas. Além disso, é fundamental que a pessoa se sinta bem em fazer parte daquela equipe e trabalhar ao lado daquelas pessoas. A empatia entre equipe e indivíduo, e vice-versa, deve ser priorizada, sempre. Por fim, cada equipe deverá ter a capacidade e autonomia para se auto organizar frente aos desafios, projetos ou demandas. Ninguém é melhor do que o próprio equipe para determinar o arranjo com o qual aturará dependendo do contexto. Inclusive o líder da “rodada”. Para facilitar este processo, sugiro alguns passos a serem seguidos na formação de equipes, visando dar suporte aos valores e princípios da agilidade necessários às equipes ágeis: 1. Definir a missão da equipe (qual a razão pela qual a equipe existe, qual o motivo que foi concebida) É importante que a missão da equipe esteja alinhada com a missão e visão da organização. Isso é fundamental para o sucesso da equipe. Não adiantará O Verdadeiro Agile Coach | 2020 147 a empresa apontar para um lado e a equipe andar para outro. Não adianta a equipe ter foco no cliente se a empresa não tem. Pense nisso!!! 2. Definir a estrutura da equipe Essa definição de papéis e responsabilidades é fundamental. Isso, inclusive, permite determinar o perfil e o tamanho da equipe, além de ser a base para definição da matriz de competências. A construção de um Team Business Model Canvas irá ajudar nesses dois primeiros passos. 3. Definir a matriz de competências Nesta matriz devem constar aquelas que são indispensáveis, as desejadas e as disponíveis. Podem e devem contemplar competências técnicas e comportamentais, individuais e da equipe. Isso é fundamental para planejar o desenvolvimento de competências, selecionar novos membros e ainda estimular todos na busca pelo aprendizado e crescimento. 148 Andy Barbosa Essa matriz é muito versátil, e pode ser definida para equipe, para um projeto, para um papel ou uma pessoa em específico. Ela ainda é sua principal ferramenta de Coaching para evolução de competências. 4. Definir a matriz de responsabilidades O Verdadeiro Agile Coach | 2020 149 A matriz de responsabilidades também é um passo importante. Cada papel descrito tem suas responsabilidades que devem ficar claras e estar visíveis para toda a equipe. 5. Definir uma matriz de autorização ou delegação Em um ambiente de auto-organização é indicado que se tenha uma matriz de autorização da equipe. Ou seja, para cada decisão é possível descrever como ela deve ocorrer. Eu costumo trabalhar com 5 níveis de autorização: 1. Determinar: a decisão é tomada pelo líder ou gestor 2. Consultar: o líder ou gestor consulta a equipe antes de tomar a decisão 3. Aprovar: a equipe decide e aprova com o líder e gestor antes de prosseguir 4. Acordar: a decisão é consensual entre o líder ou gestor e a equipe 5. Confiar: o líder ou gestor delega plenamente a decisão para a equipe… 150 Andy Barbosa Equipes com altos níveis de empoderamento ou autonomia, tendem a ter uma matriz com maior presença de itens assinalados como “Confiar”, ou seja, tem mais liberdade para tomar decisões. 6. Definir as “regras de ouro” da equipe As regras de ouro ou de conduta são aquelas definidas e validadas pelos membros da equipe, as quais determinam o que pode ou não pode ser feito, tornando o ambiente prazeroso e virtuoso. 7. Definir metas e estabelecer o ambiente desafiador Equipe sem metas, sem propósito não vai a lugar nenhum. Estabeleça metas nas mais variadas perspectivas. Construa um sistema de OKRs, conectados com as estratégias do negócio, e busque o equilíbrio entre KRs de qualidade, eficiência, eficácia, desenvolvimento pessoal e profissional, colaboração e inovação. Apenas tome cuidado para que as metas sejam atingíveis e sejam desafiadoras. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 151 8. Definir critérios claros de seleção e novos membros A base para definição de critérios de seleção pode ser a matriz de competências. A partir daí avaliar um possível membro fica menos difícil. No entanto, a equipe é quem deve decidir quem entra, de acordo com seus critérios, preferências e perfis. 9. Definir critérios claros de avaliação de desempenho Esse é um ponto fundamental para que seja possível estabelecer e promover a meritocracia necessária em equipes ágeis. A avaliação de desempenho deve permitir avaliar a conduta individual e coletiva e, ainda, estar pautada em OKRs e não em métricas puras, sempre com o objetivo de melhorar e não punir. Depois disso tudo basta... 10. Acompanhar, avaliar e melhorar tudo. Parece fácil, mas é extremamente difícil. 152 Andy Barbosa No entanto, esse é um bom desafio para líderes excepcionais e empresas que buscam vencer!!! O mais importante é que tudo isso deva ocorrer a quatro mãos. Ou seja, Líder, Agile Coach e equipe definem tudo juntos!!! Este não é um roteiro fixo e pré-determinado. É uma sugestão! Dependendo do estágio da equipe ou da organização, essas informações já existem e estão declaradas, basta organizá-las. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 153 5.6. Estágios de Equipes O modelo de Tuckman descreve os estágios para desenvolvimento de equipes, apresentado para a formação e interação ao longo do tempo, e é uma tentativa de descrever o comportamento das equipes de trabalho. Fonte: https://pt.wikipedia.org/wiki/Modelo_de_Tuckman Detalhando os Estágios das equipes: 1. Forming (Formação) Etapa de identificação das metas, caracterizada por um grande entusiasmo e baixos níveis de competências. Nesta etapa, ocorre a formação da equipe e os membros começam a interagir e reconhecer a liderança. É permeado por altas doses de incerteza dos propósitos, estrutura e liderança. Devem estar claras os objetivos, as tarefas e as abordagens no trabalho. É o momento de cada membro identificar-se com o outro e sentir-se integrado com a equipe, sendo fundamental o papel e presença do líder nesta etapa. Pode-se dizer que a orientação, experimentação, ensaios e relações de dependência constituem o processo de formação de uma equipe. 2. Storming (Confrontação) Etapa de definição das responsabilidades de cada membro, caracterizada por baixo entusiasmo, ocorrência de conflitos, resistências individuais e aceitação da liderança, guerra de forças e estabelecimento da hierarquia das relações. Muito pouco trabalho é realizado. As metas estão estabelecidas, porém os papéis e responsabilidades ainda não estão claros. https://pt.wikipedia.org/wiki/Modelo_de_Tuckman 154 Andy Barbosa 3. Norming (Normatização) Fase de coesão e criação da identidade da equipe, além da definição do processo de trabalho. Caracterizada pelo aumento do entusiasmo e dos níveis de competência. Os conflitos já são bem menores. Os membros se conhecem melhor, respeitam e confiamem suas habilidades. A atuação do líder é fundamental na definição do processo de trabalho e estabelecimento das normas. Todos os processos devem estar alinhados com os papéis da equipe. 4. Performing (Atuação) Fase da alta produtividade, execução e melhoria contínua. Equipe focada, com energia totalmente concentrada no desempenho e colaboração. Caracterizada por altos níveis de entusiasmo e competências. Os membros já estão de acordo e alinhados com as metas, processos, papéis, responsabilidades, forma de trabalho e estilo da liderança. A necessidade de acompanhamento é pequena. A equipe já consegue produzir e reagir às mudanças de forma autônoma. A geração de acordos é fruto da confiança, resultando em membros altamente engajados e motivados para o trabalho. As regras da equipe são mais flexíveis e funcionais, a identidade muito bem definida, há sentimento de orgulho e pertencimento, além de lealdade entre os membros. 5. Adjourning (Dissolução) Fim do ciclo. Fase final para grupos temporários ou dissolução da equipe. O foco deixa de ser o desempenho e passa a ser o encerramento e reconhecimento do trabalho. É marcado pela separação das pessoas. Deve-se considerar ainda que: a) Este processo não é rígido ou fechado; b) Nem sempre haverá clareza da passagem de um estágio para outro; c) Alguns estágios podem ocorrer simultaneamente; d) Mudanças de membros, troca de sprint ou projeto, pode remetê-lo ao estágio inicial, ou seja, Forming; Adaptado de: https://pt.wikipedia.org/wiki/Modelo_de_Tuckman https://pt.wikipedia.org/wiki/Modelo_de_Tuckman O Verdadeiro Agile Coach | 2020 155 5.7. Disfunções de Equipes Equipes podem ser formados por profissionais muito bem capacitados individualmente, entretanto, podem apresentar baixo rendimento, porque o trabalho em equipe está disfuncional, ou seja, falta inteligência coletiva. Com base no best-seller “The Five Disfunctions of a Team” ou “As 5 disfunções da equipes”, de Patrick Lencioni, apontamos as cinco principais disfunções do trabalho em equipe, começando da mais crítica para a menos. No entanto, todas são extremamente importantes. 1. Falta de Confiança Equipes de alto desempenho admitem seus erros, expõe suas fragilidades e “lavam a roupa suja”, sem medo de represálias ou julgamento. Se não há segurança, isto é, se cada um não sente a liberdade para expressar abertamente suas dúvidas, ideias ou fragilidades, há pouco espaço para a colaboração, tampouco para quebrar o estado de rigidez de pseudo equipe, no sentido de tornar-se uma equipe de verdade. A falta de confiança está ancorada na crença de invulnerabilidade. 156 Andy Barbosa Quando cada um toma consciência da vulnerabilidade de si, dos outros e da própria equipe, todos ganham empatia mútua e motivação para avançar com energia na direção dos objetivos. Equipes que apresentam esta disfunção, gastam muito tempo e energia em atitudes defensivas, evitando demonstrar fraquezas, e pedir ajuda ou de ajudar os outros. Equipes sem confiança: • Escondem seus sentimentos e fraquezas uns dos outros; • Hesitam em buscar ajuda; • Evitam apresentar feedbacks construtivos; • Evitam oferecer ajuda fora de suas responsabilidades; • Tiram conclusões precipitadas; • Falham em reconhecer e utilizar as habilidades, suas e dos colegas, em benefício da equipe; • Carregam mágoas; • Evitam passar muito tempo juntos. Como resolver esta situação? Os líderes são os responsáveis por fomentar um ambiente de confiança. Para ganhar confiança a equipe precisa se conhecer, e passar mais tempo juntos, compartilhando experiências e conhecendo melhor uns aos outros. Ferramentas de apoio para aumentar a confiança: • Personal Maps; • Experiências Compartilhadas; • Perfis de Personalidade/Forças/Fraquezas; • Feedback Canvas; O Verdadeiro Agile Coach | 2020 157 2. Medo do Conflito O clima de harmonia artificial é prejudicial para o funcionamento da equipe. Esse clima é criado pelo medo do conflito. É necessário que se esteja continuamente resolvendo problemas – e eles nunca param de aparecer – para gerar a real harmonia. Ou seja, a real harmonia não vem da ausência de problemas, mas sim, do sentimento de segurança que cada um tem em encarar e colocar os problemas na mesa. Imagine uma equipe, onde cada um discute com paixão sobre aquilo que acredita, sem que haja, ao final da reunião, o sentimento de ofensa, rancor, ou melindre, e sim de que houve progresso real em alguma direção. Equipes que temem o conflito: • Criam uma política de “boa vizinhança” e camaradagem; • Ignoram pontos polêmicos e críticos para o sucesso da equipe; • Aceitam decisões sem debater, sem ponderar, sem questionar; • Tem reuniões sem graça, de pouca energia e envolvimento; • Evitam das opiniões quando são contraditórias. Como resolver esta situação? Obviamente que sair discutindo e “lavando a roupa suja” da equipe na próxima reunião não é recomendado. Mas, com experiência e técnica, é possível identificar, facilitar e aprender a falar abertamente sobre assuntos delicados e difíceis, e a expor suas ideias, mesmo que sejam conflituosas com as dos demais. O próprio Lencioni sugere o uso de algumas ferramentas para gestão de conflitos, como o “Livro de Campo” ou ainda a CNV, além de aperfeiçoar a cultura de feedback para facilitar a entrada em assuntos delicados e sensíveis. É importante que suas equipes tenham a oportunidade de expor suas ideias abertamente, e o trabalho do Agile Coach torna-se muito útil, 158 Andy Barbosa fazendo uso de retrospectivas direcionadas, condução de conversas difíceis, e outras técnicas. 3. Falta de Comprometimento Ela se expressa pelo comportamento ambíguo dos membros. E esta ambiguidade é causada pela crença de que há um veredicto unânime. Mas o consenso é raro e a equipe fica paralisada em um jogo que tenta acalmar a todos, mas que acaba incomodando a todos. A ambiguidade cessa quando cada um pode expressar sua opinião, inclusive aquele que discorda da posição da maioria. Pessoas razoáveis querem apenas que sua perspectiva seja ouvida – discordar para comprometer-se. Uma equipe descomprometida fica sem direção e sem prioridades convergentes. A equipe comprometida, segue sem hesitação na direção de um propósito comum, com claras direções e prioridades. Equipes com essa disfunção tem frases comuns como: “Eu sabia que ia dar errado”, ou, “Se tivessem me deixado falar, eu diria que teríamos problemas”. E, essas frases, são positivas! E mais do que isso: não é possível ter a equipe trabalhando para objetivos comuns sem que eles expressem suas opiniões abertamente, e consigam alertar para possíveis riscos nas decisões. Equipes que não se comprometem: • Criam ambiguidade sobre direcionamento e compromissos; • Perdem oportunidades se fecham por análise excessiva e atrasos desnecessários; • Geram falta de confiança e medo de falhas; • Retomam discussões sobre decisões passadas incessantemente; • Encorajam julgamento entre as intenções dos membros. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 159 Como resolver esta situação? Mais importante que o consenso, precisa-se decidir. Não busque consenso, mas sim, uma decisão ouvindo todos os pontos de vista e opiniões, e indo atrás da “melhor decisão para o momento”. Determine prazos claros para a tomada de decisões, e incentive a discussão sobre ideias abertamente e quando chegar a hora de tomar uma decisão, tome! 4. Fuga da Responsabilidade Essa disfunção refere-se a falta de disposição dos membros da equipe em monitorar e chamar a atenção dos pares para comportamentos que estão desalinhados com o propósito comum, normalmente por não conseguirem manterconversas difíceis ou de fortes emoções, naturais em qualquer tipo de confronto. Membros de Equipes Ágeis estão dispostos a entrar na zona de perigo e superar reações naturais de desconforto. Quando uma equipe evita a responsabilização, está incentivando a mediocridade. Depender somente de um líder para monitorar e cobrar é muito pouco. Equipes Ágeis adotam o mesmo padrão para todos, questionando livremente o baixo desempenho e cobrando ação, quando necessário. No momento em que há clareza sobre o que é esperado e o que foi acordado, membros de equipes ágeis podem cobrar uns aos outros. É necessário que a equipe esteja confortável com cobrar todos sobre questões de desempenho e de melhoria da atuação. Além disso, tais equipes garantem que o padrão de trabalho seja elevado, e aqueles que apresentarem comportamentos nocivos, sentem a pressão para melhorar ou até podem ser desligados. Equipes que não assumem responsabilidades: • Criam ressentimento entre os membros; • Encorajam a mediocridade; • Perdem deadlines e entregas chave; 160 Andy Barbosa • Colocam um peso excessivo no líder da equipe como única fonte de disciplina; 5. Desatenção aos Resultados Essa disfunção ocorre quando os interesses individuais estão acima dos coletivos. Equipes só obtém sucesso quando consideram os objetivos coletivos mais importantes do que os individuais. É comum pessoas focar os resultados individuais para deixar o curriculum bonito, ganhar mais dinheiro, e obter maior status social. Esse tipo de pessoa tende a deixar a empresa quando ela perde força competitiva. A busca por resultados individuais acaba por desestimular as iniciativas colaborativas e de resultado. Um membro da equipe que vê apenas seu próprio sucesso como mérito, dificulta a possibilidade dos demais trabalharem para o benefício de todos. É o caso do jogador que fica eufórico por que fez 1 gol, enquanto sua equipe perdeu de 7x1. Equipes desatentas aos resultado: • Apresentam crescimento estagnado; • Raramente ganham dos competidores; • Jogam para não perder; • Perdem membros que sejam orientados a resultados; • Encorajam membros serem individualistas; • Facilmente se distraem com assuntos aleatórios. Como resolver esta situação? Alinhamento, clareza de objetivos e dos resultados esperados ajuda a equipe a definir e manter seu foco. É importante também dar atenção aos comportamentos esperados da equipe. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 161 5.8. Estratégias para Estruturar Equipes Existem 4 estratégias básicas para estruturar equipes, as quais descrevo sucintamente a seguir. • Equipes de Componentes: com essa abordagem, cada subequipe é responsável por um ou mais subsistemas ou módulos. • Equipes de Recursos: é responsável por implementar um requisito funcional de ponta a ponta. Isso é geralmente chamado de implementação de uma fatia vertical da solução. Às vezes, um determinado time focará nos requisitos para uma única linha de negócios (LOB), especializando-se nisso. • Equipes Funcionais: organizados por função de desenvolvimento - há um time de arquitetura, outro de desenvolvimento, outro de testes e outro de implantação, assim por diante. Cada time se concentra em sua função especializada e transfere seu trabalho para outros times funcionais. • Equipes de Código Aberto: quando um componente ou subsistema será desenvolvido por meio de um método de código aberto, embora todo o trabalho seja particular para sua organização. 162 Andy Barbosa 6 MÉTODOS E FRAMEWORKS PARA AGILIDADE 6.1. Visão Geral dos Métodos e Frameworks para Agilidade Os métodos e frameworks para agilidade, nos quais incluem-se o Scrum, Kanban, XP, outros, são os meios, padrões e modelos, processos e os artefatos, sistemas de gestão, que permitem aplicar o modelo ágil em vários níveis dentro de uma organização e, pelo menos, fazer ágil. E, já sabemos que “fazer ágil” não significa “ser ágil”. Certo? Vimos muito até aqui sobre os valores, princípios, comportamentos e atitudes que a agilidade propõe, defende e depende para poder ser plena. Neste capítulo, vamos conhecer, em linhas gerais, os principais métodos e frameworks existentes para aplicação da agilidade em diversos níveis, com as mais diversas propostas e combinações que cada um se propõe. Como Agile Coach você pode optar pelo método ou framework que melhor atenda às necessidades e contexto no qual você está inserido, inclusive combinando-os quando for necessário. Já resolvi o mesmo problema, com soluções diferentes, pois o contexto me permitiu, ou condicionou. Você precisa exercer sua capacidade de observação e reflexão e, consultivamente, sugerir a melhor alternativa, muitas vezes, colaborando com a equipe ou organização nessa definição. Esta, talvez seja a melhor via! O Verdadeiro Agile Coach | 2020 163 6.2. RAD Rapid Application Development (RAD) ou Desenvolvimento Rápido de Aplicações é um modelo de processo de desenvolvimento de software iterativo e incremental, para projetos de curta duração (60-90 dias) e que foi registrado por James Martin, em 1991, e é muito usado em prototipação. É um processo de desenvolvimento de aplicações de forma rápida com objetivos bem definidos e análise de requisitos extremamente bem alinhada. Esse modelo enfatiza um ciclo de desenvolvimento curto, com o intuito de ter um desenvolvimento melhor e mais rápido. No desenvolvimento incremental, uma das características do RAD, o sistema é dividido em módulos, tomando por base a funcionalidade. Tendo os incrementos definidos, a cada ciclo de desenvolvimento ou trabalho são acrescidas novas funcionalidades ou até mesmo modificações, caso seja necessário. Outra característica é justamente essa maleabilidade de adaptação dos processos e a capacidade de se manter em constante evolução. O processo de desenvolvimento RAD consiste em 5 fases: 1. Modelagem do Negócio O fluxo de informações entre as funções de negócio é modelado de modo a responder às seguintes questões: - Que informação direciona o processo de negócio? - Que informação é gerada? - Quem a gera? - Para onde vai à informação? - Quem a processa? Na modelagem de negócio são levantados os processos suportados pelo sistema. 2. Modelagem dos Dados A modelagem de dados responde a um conjunto de questões específicas que são relevantes a qualquer aplicação. O fluxo de informação definido na fase de 164 Andy Barbosa modelagem de negócio refinado e de forma a extrair os principais objetos de dados a serem processados pelo sistema, qual a composição de cada um dos objetos de dados, onde costumam ficar, qual a relação entre eles e quais as relações entre os objetos e os processos que os transformam. 3. Modelagem do Processos Os objetos de dados definidos na modelagem de dados são transformados para conseguir o fluxo necessário para implementar uma função do negócio. Descrições do processamento são criadas para adicionar, modificar, descartar ou recuperar um objeto de dados 4. Geração da aplicação O RAD considera o uso de técnicas de quarta geração, trabalha com a reutilização de componentes de programa existentes quando possível, ou cria componentes reusáveis. São usadas ferramentas automatizadas para facilitar a construção do software. 5. Teste e Modificação Como o processo do RAD enfatiza o reuso, muitos componentes já estão testados, isso reduz o tempo total de teste. Todavia os novos componentes devem ser testados e todas as interfaces devem ser exaustivamente exercitadas. As fases de modelagem e geração da aplicação são executadas por diversas equipes. Essa divisão otimiza tempo, além do reaproveitamento de módulosprontos que faz com que o desenvolvimento cumpra prazos curtos. Por fim, ocorre a integração desses componentes. Algumas vantagens do modelo RAD: • Permite o desenvolvimento rápido e/ou a prototipagem de aplicações; • Enfatiza um ciclo de desenvolvimento extremamente curto (60 e 90 dias); • Cada função principal pode ser direcionada para a uma equipe RAD separada e então integrada a formar um todo; • Criação e reutilização de componentes; • Comprar pode economizar recursos se comparado a desenvolver; • Desenvolvimento é conduzido em um nível mais alto de abstração; O Verdadeiro Agile Coach | 2020 165 • Visibilidade mais cedo (protótipos); • Grande redução de codificação manual (uso de wizards e case); • Envolvimento do usuário; • Provável custo reduzido (tempo é dinheiro e também devido ao reuso); • Aparência padronizada (As APIs e outros componentes reutilizáveis permitem uma aparência consistente). Algumas desvantagens do modelo RAD: • Depende de uma equipe muito experiente e do desempenho individual para identificar claramente os requisitos de negócio; • Funciona melhor em sistemas que podem ser modularizados e construídos usando esta metodologia; • Para projetos grandes (mas escaláveis) o RAD exige recursos humanos suficientes para criar o número correto de equipes, isso implica um alto custo com a equipe; • Não é indicado para projetos de pequeno orçamento, pois o custo de modelagem e geração automatizada de código é muito alto. • Exige desenvolvedores e equipe de designers altamente qualificados, o que pode não ser possível para todas as organizações; • Pode acidentalmente levar ao retorno das práticas caóticas no desenvolvimento; • Requisitos podem não se encaixar (conflitos entre desenvolvedores e clientes); • Mais difícil de acompanhar o projeto (não existe os marcos clássicos); O RAD é mais apropriado quando: • A aplicação é do tipo "stand-alone"; • Pode-se fazer uso de classes pré-existentes (APIs); • A performance não é o mais importante; • A distribuição do produto é pequena; • O âmbito do projeto é restrito; • O sistema pode ser dividido em vários módulos independentes; • A tecnologia necessária tem mais de um ano de existência. 166 Andy Barbosa 6.3. ASD O DAS ou Adaptative Software Development (ASD) é um método leve e iterativo, proposto por Jem Highsmith em 2000, como uma técnica para construção de sistemas de softwares complexos. O apoio filosófico do DAS concentra-se na colaboração humana e na auto-organização da equipe. Highsmith argumenta que uma abordagem de desenvolvimento ágil, adaptativa, baseada em colaboração é “tanto uma fonte de ordem em nossas interações complexas quanto a disciplina e a engenharia”. Ele define um ciclo de vida DAS em 3 fases: Fonte: adaptado de PRESMANN, 2012. 1. Especulação: durante a especulação, o projeto é iniciado e o planejamento do ciclo adaptativo é conduzido. Planejamento do ciclo adaptativo usa informações de iniciação do projeto (declaração de missão feita pelo cliente, restrições do projeto e requisitos básicos) para definir o conjunto de ciclos de versão que serão necessários para o projeto; 2. Colaboração: pessoal motivado trabalha junto de um modo que multiplica seus talentos e resultados criativos, além de seu número absoluto. Essa abordagem colaborativa é um tema recorrente em todos os métodos ágeis. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 167 Mas a colaboração não é fácil. Ela não é apenas comunicação, embora a comunicação faça parte dela. Ela não é somente uma questão da equipe de trabalho, apesar de que uma equipe aglutinada é essencial para que a colaboração realmente ocorra. Não é uma rejeição do individualismo, porque a criatividade individual desempenha um importante papel no raciocínio colaborativo. Ela é, acima de tudo, uma questão de confiança. Pessoas que trabalham juntas precisam confiar umas nas outras para: • criticar sem animosidade; • ajudar sem ressentimento; • trabalhar tão duro ou mais duro do que costumam; • ter o conjunto de habilidades para contribuir com o trabalho; • comunicar problemas e/ou preocupações; • promover ações efetivas e positivas. 3. Aprendizado: à medida uma equipe DAS começa a desenvolver os componentes que fazem parte de um ciclo adaptativo, a ênfase está tanto no aprendizado quanto no progresso em direção a um ciclo completo. As equipes de DAS aprendem de três modos: 1. Foco nos Grupo: o cliente/usuário fornece feedback sobre os incrementos de software que são entregues, indicando se o produto está ou não satisfazendo às necessidades do negócio; 2. Revisões Técnicas Formais: os membros da equipe DAS revisam os componentes de software que são desenvolvidos, aperfeiçoando a qualidade e aprendendo à medida que prosseguem; 3. Pós-conclusão: a equipe DAS torna-se introspectiva, cuidando do seu próprio desempenho e processo (com a intenção de aprender e depois aperfeiçoar a sua abordagem). É importante salientar que a filosofia DAS tem mérito independentemente do modelo de processo que é usado. A ênfase global do DAS na dinâmica de equipes auto-organizadas, na colaboração interpessoal e no aprendizado individual e em equipe produz equipes de projeto de software com uma probabilidade de sucesso muito maior. 168 Andy Barbosa 6.4. FDD O processo Feature Driven Development (FDD) é um método leve e iterativo, que tem como foco o estudo de problemas com fundamentos baseados em conceitos palpáveis, e também se baseia em processos interativos para entendimento do contexto será analisado. Criado por Jeff de Luca e Peter Coad, combina gestão de projetos com boas práticas de engenharia de software. Uma Funcionalidade (Feature) “é uma função com valor para o cliente que pode ser desenvolvida em duas ou menos semanas”, pois uma das características do FDD é realizar a apresentação de todo um conjunto de features em um período de tempo curto e fixo. Processos de planejamento do FDD: 1. Desenvolvimento de modelo abrangente (Análise orientada por objetos); 2. Construção de lista de funcionalidades; 3. Planejamento incremental por funcionalidade; 4. Projeção por funcionalidade; 5. Construção por funcionalidade. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 169 O progresso da equipe é feito através de cada item adicionado para ser realizado no início do planejamento do desenvolvimento, onde deve ser estimado um nível de esforço e o nível de prioridade da funcionalidade em questão e nas reuniões que serão realizadas diariamente é feito o acompanhamento, que é quando deve ser alterado o status de desenvolvimento da feature, onde podem ser simbolizados por cores de “em andamento”, “entregue” e “atrasada”, ou simplesmente realizar a estimativa em horas que ainda resta para que a tarefa seja entregue. A mais comum atualmente, é dividir a feature em dias de desenvolvimento e, por exemplo, se me comprometi a desenvolver a feature, deverei dividi-la em funcionalidades menores que caberão em 8h de desenvolvimento, pois assim seu acompanhamento será mais fácil. Sendo que a parte de inspeção do código e integração também devem ser estimadas quando o time de desenvolvimento por estimar o esforço para a feature em questão. A documentação do FDD não é muito diferente das documentações que são comuns de serem utilizadas em metodologias ágeis. A ideia principal para a documentação é de que a feature deve entregar valor ao cliente, seguir as boas práticas e os processos básicos. Cada processo deve ser descrito em no máximo duas páginas, seguindo a estrutura: Entrada, Tarefas, Verificação e Saídas. O FDD é uma método ágil extremamente adaptável, podendo ser acoplada facilmente ao Scrum, que tem suas vantagens pelos eventos que devem ser realizados no decorrer da sprintde desenvolvimento, ou Kanban, permitindo um maior acompanhamento de tudo que foi proposto para ser desenvolvido. A principal vantagem do FDD é considerar o todo maior que cada parte separadamente, pois isso estimula o espírito de equipe, e faz com que todos entendam o que o produto é, para realizar o desenvolvimento da feature, evitando futuros problemas na implementação. O FDD é orientado às necessidades do produto, podendo contribuir muito no seu desenvolvimento, pelo fato do responsável pelo produto priorizar as tarefas que irão agregar valor e em paralelo a correção de problemas que poderão aparecer. 170 Andy Barbosa 6.5. DSDM O DSDM (Dynamic System Development Model ou Desenvolvimento de Sistemas Dinâmicos em português), como o próprio nome indica, é um arranjo dinâmico, um framework, para desenvolvimento de sistemas criado no ano de 1990, no Reino Unido, por meio do consórcio DSDM. O consórcio formado pela reunião de especialistas e consultores da área de engenharia de software somou o seu know-how para desenvolver uma extensão independente do RAD (Rapid Application Development) para o uso em projetos com prazos e orçamentos restritos. O resultado da iniciativa é o DSDM. Uma solução que também é reconhecida como sendo o pai dos métodos ágeis e que foi pensada para o desenvolvimento de projetos de alta qualidade, mas limitados em termos de prazos curtos e orçamentos fixos. Essa rigidez um pouco mais acentuada é o que diferencia o DSDM de outras metodologias. Como uma extensão do RAD, o DSDM é aplicado em projetos de desenvolvimento onde os prazos e custos limitados. Modelo do Processo DSDM Fonte: DSDM Consortium, 1997. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 171 O Framework DSDM pode facilmente ser integrado com outros métodos, como Rational Unified Process (RUP) ou Extreme Programming (XP), por exemplo, como um complemento ao DSDM. Outro método ágil que o DSDM possui muita similaridade, quanto ao processo e conceitos, é o Scrum. A grande vantagem defendida pelo DSDM é que, enquanto nas metodologias tradicionais os vértices do triângulo PMI de escopo é fechado, com tempo e custos variáveis, sua abordagem permite atuar com tempo e custos fechados, mas com escopo variável. Por isso, o consórcio defende que apesar de semelhante ao Scrum e XP, o uso do DSDM é recomendado para quando o tempo e custos são fixos, mas o escopo precisa ser adaptado à essas premissas. Conceitualmente semelhante ao SCRUM e XP, o DSDM foca na geração de valor para o negócio, estimulando e dependendo da cooperação e colaboração entre todas as partes interessadas. Para isso, ele faz uso intenso de prototipagem para garantir uma visão clara de todos os aspectos do sistema, tendo como premissa que o sistema precisa ser entregue no prazo e dentro do orçamento. No DSDM a prototipagem ajuda a garantir que o sistema seja projetado corretamente e que todo mundo saiba como vai funcionar. O substrato são os princípios ágeis, participação do cliente, ciclos curtos de feedback, Releases e MVP, auto-organização, abstração decrescente, bom gerenciamento de versões e pacotes, testes integrados sob responsabilidade de todos, Princípio de Pareto e MoSCoW. 172 Andy Barbosa O framework DSDM apresenta 3 fases sequenciais: • Fase 1: O Pré-Projeto ´ No pré-projeto são identificados os release candidate, são definidos orçamentos e assinaturas de contrato. • Fase 2: O Ciclo de Vida Análise de viabilidade e negócios são fases sequenciais que se completam entre si. Após a conclusão destas fases, o sistema é desenvolvido iterativamente e incrementalmente segundo as iterações do Modelo Funcional, desenho e construção, até à implementação. • Fase 3: Pós-projeto Esta fase garante a eficiência e eficácia do projeto. Através de manutenções, melhorias e ajustes. A manutenção pode ser vista como um contínuo desenvolvimento. Ao invés de finalizar o ciclo de vida de apenas 1 vez, normalmente o projeto pode retomar fases/etapas anteriores a fim de refinar ainda mais a fase ou produto concluído. O DSDM está estruturado em 5 fases: Essas fases propostas pelo DSDM são cíclicas e iterativas, podendo mover-se em diferentes direções, de acordo com as circunstâncias e acontecimentos no projeto, conforme demonstra a imagem do modelo do processo DSDM, proporcionando algo grau de flexibilidade e adaptação para toda a execução. 1. Análise de Viabilidade (Feasibility) 2. Análise de Negócios (Business Study) 3. Iteração do Modelo Funcional (Functional Model Iteration) 4. Iteração de Design e Construção (System Design and Build Iteration) 5. Implementação (Implementation) O Verdadeiro Agile Coach | 2020 173 Os 9 Princípios do Framework DSDM: Envolvimento o envolvimento do usuário é o ponto principal para eficiência e eficácia do projeto. Onde usuários e desenvolvedores dividem o mesmo espaço, as decisões podem ser feitas com mais precisão. Autonomia A equipe deve ter autonomia para tomar decisões que sejam importantes ao progresso do projeto sem que necessitem de aprovação dos superiores. Entregas o foco na entrega frequente de produtos, assumindo que entregar algo bom logo é melhor que entregar algo perfeito somente no fim. Iniciando a entrega do produto desde os primeiros estágios do projeto, o produto pode ser testado e revisado e a evidência do teste e revisão da documentação pode ser utilizados na próxima iteração ou fase. Eficácia o critério principal para ser considerado "entregável" é entregar um sistema que demonstre auxiliar nas necessidades e negócio atuais. É mais importante um sistema corresponder às necessidades de negócio do que focar nas funcionalidades Feedback o desenvolvimento é iterativo e incremental controlado por feedbacks de usuários, a fim de tornar a solução eficaz ao negócio Reversibilidade todas as alterações feitas no desenvolvimento são reversíveis Previsibilidade o escopo e requisitos de alto nível, devem ser definidos antes que o projeto se inicie Ausência de Testes testes são tratados fora do ciclo de vida do projeto. Comunicação é necessária excelente comunicação e cooperação de todos os envolvidos para obter maior eficácia e eficiência no projeto 174 Andy Barbosa 6.6. Crystal No início dos anos 90, Alistair Cockburn trabalhou na IBM e teve a tarefa de construir uma metodologia para o desenvolvimento orientado a objetos. Ele entrevistou equipes de sucesso e descobriu que, embora não seguissem uma metodologia formal, compartilhavam algumas maneiras comuns de trabalhar. A partir deste estudo e pesquisa, foi constituída uma família de metodologias, e os princípios para ajustá-las, que foi batizada de Crystal. Cockburn explica que este não é um kit pronto para uso; na verdade o Crystal é um "conjunto de amostras que você ajusta às suas necessidades", ou seja, elas permitem você revisar sua abordagem atual e ajustar. Todas as abordagens da família de metodologias Crystal estão centradas em pessoas e comunicações, mas as abordagens variam de acordo com três dimensões: tamanho da equipe, criticidade, qual é a prioridade do projeto. A premissa básica é que, quanto mais pessoas você tiver na equipe, mais crítico e mais regido será o projeto; mais estruturada e rígida será a abordagem. Cockburn, portanto, nomeou suas diferentes abordagens de cristais geológicos, com pedras mais duras, como diamantes, representando as abordagens mais estruturadas. Por outro lado, a abordagem mais fluida foi denominada Clear. Embora o Crystal Diamond possa se adequar a projetos com mais de 500 equipes, pode resultar em perda de vidas ou no colapso de sua organização devido a litígios; O Crystal Clear seria recomendado para equipes de 1 a 6 pessoase, na pior das hipóteses, custará à organização um pouco de dinheiro não essencial, com o objetivo de melhorar a produtividade. Embora você possa começar a usar uma abordagem, deve ajustá-la à medida que o tamanho da equipe, o risco ou as prioridades do projeto mudar. As 7 propriedades do Crystal O Crystal apresenta 7 propriedades. As três primeiras são obrigatórios para todas as abordagens da família, inclusive para o Clear, com os outros sendo opcionais (mas recomendáveis?). Em suma, são eles: 1. Entrega Frequente: a propriedade mais importante em todo projeto é fornecer frequentemente código testado e em funcionamento a usuários O Verdadeiro Agile Coach | 2020 175 reais. Se você não fizer isso, corre o risco de descobrir tarde demais que produziu um produto que ninguém precisa. 2. Melhoria reflexiva: por pior que seja agora, há esperança. E, por melhor que a equipe pense que é, ela sempre pode melhorar. As equipes devem trabalhar juntas para descobrir como podem melhorar suas futuras práticas de trabalho. 3. Comunicação pessoal: a osmose é uma maneira de aprender passiva e sutil - uma absorção gradual de informações. Cockburn acredita que, ao serem colocalizadas, as informações fluem em torno dos membros da equipe, para que eles coletem informações valiosas e relevantes, mesmo quando não estão ativamente envolvidos. Ele acredita que, com isso, os projetos possam operar com muito pouca estrutura. 4. Segurança pessoal: todo membro da equipe deve poder falar sem medo de ridículo ou represália, seja uma ideia nova, uma preocupação ou um problema que esteja encontrando. O princípio fundamental disso é a confiança. Se confiarmos nas pessoas, seremos mais abertos e compartilharemos informações mais livremente. 5. Foco: saber no que trabalhar e ser capaz de fazê-lo. Isso sugere comunicação clara, priorização de requisitos, estabelecimento de metas etc. Isso também significa reduzir a alternância de contexto. 6. Fácil acesso aos especialistas: em resumo, obter feedback de usuários reais. Ele não afirma com que frequência ou por quanto tempo. 7. Ambiente técnico com testes automatizados, gerenciamento de configurações e integração contínua: essas são ferramentas muito específicas para equipes de software, e que ainda não são comuns em todas as equipes. Já nos anos 90, ele estava falando sobre integração contínua, para que erros pudessem ser detectados em minutos. As Classificações do Crystal: A mais simples das possíveis classificações de Crystal - o número de pessoas no projeto, que são indicadas por cores diferentes: • Claro - de 2 a 8 pessoas • Amarelo - 10 a 20 pessoas na equipe • Laranja - 20-50 pessoas • Vermelho - de 50 a 100. 176 Andy Barbosa Para projetos de larga escala, use cores adicionais: marrom, azul e violeta. Além das cores, o Crystal utiliza-se de algumas letras para representar potenciais perdas causados por uma falha no sistema de desenvolvimento de software. • C de Confort (Conforto): casos em que a falha do sistema ocasiona a perda de credibilidade do usuário devido ele não atender este conforto, como exemplo temos o serviço de um aparelho celular. Caso este falhe o usuário devera utilizar-se de um outro ou até mesmo utilizar-se de outros meios para realizar a comunicação desejada. • D de Discretionary Money: casos em que a falha do sistema ocasiona na perda de dinheiro, mas de valor inexpressivo, tendo como exemplo o sistema de um caixa de um supermercado, tal falha pode impactar em não cobrar determinados produtos, gerando a perda, mas que não levará a empresa à falência. • E de Essencial Money: casos em que a falha do sistema ocasiona a perda de um quantia indispensável, grandes valores, como exemplo temos o sistema de reserva de uma companhia aérea, caso ele não funcione, ocasionará a perda de valores significativos, podendo culminar até mesmo na falência da empresa. • L de Life (vida): casos em que a falha do sistema ocasiona a perda de vidas, tendo como referência um software de piloto automático onde sua falha poderia derrubar um avião e matar seus tripulantes. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 177 6.7. Extreme Programming (XP) O Extreme Programming (XP) foi criado em 1996, pelo engenheiro de software Kent Beck, com o propósito principal de garantir o sucesso no desenvolvimento de softwares em que os requisitos sejam desconhecidos e voláteis. A necessidade cada vez maior de velocidade, inspirou o XP a levar as práticas ágeis a níveis extremos, para responder as solicitações dos clientes de forma cada vez mais rápida. Para isso ele propõe regras simples, mas que operam de forma muito eficaz tornando as pessoas de negócio, gestores, clientes e desenvolvedores grandes parceiros, formando uma equipe altamente produtiva e auto-organizada. O Extreme Programming (XP) se apoia sob três pilares: 1. agilidade no desenvolvimento; 2. economia de recursos; e 3. qualidade do produto. O XP foi formalizado por meio de cinco princípios: 1. Feedback, 2. Coragem, 3. Respeito, 4. Comunicação e 5. Simplicidade. 178 Andy Barbosa O XP é composto ainda por doze práticas: 1. planejamento das iterações, 2. incrementos curtos e pequenos, 3. uso de metáforas para facilitar a comunicação, 4. projeto simples ou incremental, 5. desenvolvimento orientado a testes, 6. reestruturação constante do código, 7. programação em pares, 8. propriedade coletiva, 9. integração contínua, 10. ritmo sustentável, 11. cliente no local e 12. padrão de codificação. O ciclo de desenvolvimento da XP é formado por seis fases: 1. exploração 2. planejamento, 3. iterações para as versões, 4. produção, 5. manutenção e 6. morte. A fase de exploração, engloba a descrição de estórias pelos clientes (user stories), das características e funcionalidades do software. Na fase de planejamento, os programadores calculam em semanas a estimativa de esforço para cada estória e os clientes adaptam as estórias para o esforço de, no máximo, três semanas. Na fase de iterações os desenvolvedores e o cliente escolhem estórias para cada iteração e o cliente pode determinar testes funcionais para serem aplicados ao final de cada iteração. Ao final da última iteração, o sistema passa para a fase de produção, na qual são realizados testes de desempenho e outros necessários para a entrega do produto. Durante esta fase, também, é discutido sobre as solicitações de mudança e em qual versão serão dispostas. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 179 A fase de manutenção consiste no acréscimo ou manutenção das estórias no sistema em operação e quando não há mais estórias a serem executadas inicia- se a fase de morte. Ressalta-se, também, que as equipes de desenvolvimento realizam quase que todas estas atividades simultaneamente. O principal objetivo da XP é garantir agilidade no desenvolvimento e a satisfação do cliente, através da utilização dos valores descritos inicialmente. Tais valores podem ser visualizados através de algumas práticas deste framework, como exemplo, podemos atingir uma melhor comunicação e feedback por meio dos "Small releases": prática que mantém o cliente sempre informado quando ao andamento do projeto. Por sua vez, o cliente sempre diz o que está achando do processo de desenvolvimento (feedback). Mais informações sobre o XP, disponível em: https://www.kentbeck.com/ https://www.kentbeck.com/ 180 Andy Barbosa 6.8. Kanban www.kanbanmaturitymodel.com O Kanban é um método de gestão de trabalho, originado do Sistema Toyota de Produção (TPS) . Do japonês, Kanban é literalmente traduzido como quadro de sinal ou sinal visual. O quadro Kanban mais simples possui três colunas – “Pedido”, “Em Progresso”e “Concluído”. Quando construído e gerenciado adequadamente, ele serve como uma central de informações em tempo real, destacando os gargalos no sistema e qualquer outra coisa que possa atrapalhar as práticas de trabalho. Em 2010, David J. Anderson, adaptou o modelo criando o método Kanban para Desenvolvimento de Software, o qual combina o Lean Mindset com a teoria das restrições. Embora os princípios centrais da estrutura do Kanban sejam atemporais e aplicáveis a quase todas as indústrias, as equipes de desenvolvimento de software encontram um sucesso especial no uso do método, por vários aspectos. Isso ocorre, em parte, porque as equipes ágeis podem começar a praticar o método com pouca ou nenhuma sobrecarga, uma vez que entendem os princípios básicos com facilidade, resumindo-se a adoção de um quadro com cartões que reproduza o fluxo de trabalho da equipe. http://www.kanbanmaturitymodel.com/ O Verdadeiro Agile Coach | 2020 181 Segundo David Anderson, o modelo Kanban trabalha com três pilares que são: 1. Comece com o que você já faz hoje: mapeie o seu fluxo de trabalho atual, crie formas de ter visibilidade sobre o que está sendo trabalhado e busque evoluir o processo. 2. Busque mudanças incrementais: melhore sempre e sem ser radical. Grandes mudanças ocasionam desafios de comunicação, dificuldades no aspecto técnico e, geralmente, afetam a capacidade produtiva de uma equipe. 3. Respeite o processo atual, seus papéis, responsabilidades e cargos: não mude drasticamente a forma como sua organização está estruturada. Faça melhorias evolutivas e não seja disruptivo. Além disso, o sistema Kanban sustenta-se em seis práticas: 1. Visualize o fluxo de trabalho (workflow): divida o trabalho em partes, escreva cada demanda em um cartão e tenha visão de todo o trabalho que está em andamento. Além disso, nomeie colunas para ilustrar onde cada demanda encontra-se ao longo do workflow. 2. Limite o trabalho em progresso: atribua limites explícitos para a quantidade de itens que podem estar em andamento em cada etapa do fluxo de trabalho. 3. Meça e gerencie o fluxo de trabalho: tenha visibilidade de quanto tempo as demandas que passam pelo processo têm levado para serem concluídas e remova impedimentos que, porventura, estejam bloqueando o workflow. 4. Torne as políticas explícitas: defina, divulgue e socialize o processo, assim todos terão uma clareza de como ele funciona e de como o trabalho realmente é feito. Como exemplos de políticas explícitas, podemos citar os critérios para transição de itens entre etapas do workflow e ainda o limite de trabalho em progresso (WIP). 5. Desenvolva loops de feedback: reduza o tempo do ciclo de feedback, pois quando mais tardia a entrega, mais demorada será a geração de valor daquilo que foi trabalhado. 6. Melhore de forma colaborativa: exerça a filosofia de melhoria contínua, promovendo pequenas alterações nos processos que causem a menor resistência as mudanças. 182 Andy Barbosa Trabalhar com iterações no Kanban é algo opcional. Faça tal controle de tempo caso o seu contexto exija. Isso também se aplica para as estimativas. Dado que a equipe passou a medir, utilize os dados do passado como referência para desenhar cenários futuros. 6.8.1. Kanban Maturity Model Fonte: https://www.kanbanmaturitymodel.com O KMM é um modelo de maturidade em Kanban para organizações que desejam implementar as boas práticas e o sistema de produção preconizado por essa metodologia. Ele foi elaborado pela equipe técnica da Lean Kanban University, liderada por David J. Anderson e Teodora Bozheva. O KMM consiste em princípios e práticas que têm por objetivo otimizar as rotinas do negócio e torná-las melhores e mais fluidas por meio de etapas de evolução. O resultado desejado é a eliminação de gargalos, e a previsão mais acertada dos resultados a serem alcançados. https://www.kanbanmaturitymodel.com/ O Verdadeiro Agile Coach | 2020 183 6.8.2. Como funciona o KMM? Fonte: https://www.kanbanmaturitymodel.com O KMM é estruturado em 7 níveis de maturidade, que vão de 0 a 6. A base dessas gradações é o Capability Maturity Model Integration (CMMI), que foi utilizado devido a questões de manutenção de consistência e facilidade de adoção por parte das empresas. No entanto, foram adotadas algumas diferenças de nome e o acréscimo de outros com o intuito de facilitar a adesão e representar melhor a necessidade e a realidade das organizações. O nível 0 caracteriza os negócios que, no geral, estão no início de seus trabalhos. https://www.kanbanmaturitymodel.com/ 184 Andy Barbosa Esses negócios não têm maturidade e/ou cultura de processos, contudo, percebem a dependência da organização processual para a sobrevivência corporativa. Nesse cenário, o Kanban provê algumas restrições de trabalho sem modificar a essência das etapas e processos de trabalho já existentes. A proposta é o aperfeiçoamento da qualidade. Por sua vez, o nível 6 introduz questionamentos que auxiliam a organização de maneira estratégica, a fim de identificar seus propósitos como empresa em um contexto amplo e global. Ao chegar a esse patamar, há mais adaptabilidade por meio de feedbacks, além de mais capacidade de antecipar oportunidades e mitigar riscos, bem como evolução contínua. 6.8.3. Quais são os objetivos do KMM? O KMM tem o propósito de favorecer a busca pela excelência dos produtos e serviços entregues aos clientes. Desse modo, há o aumento da satisfação do usuário e o encorajamento de um comportamento de adaptabilidade e longo prazo de vida - ainda que o negócio passe por transformações constantes. Além disso, o Kanban Maturity Model apoia o desenvolvimento de algumas habilidades organizacionais, dentre elas: • diminuição da sobrecarga de trabalho; • atender as expectativas do cliente; • agilidade organizacional; • previsibilidade de resultados econômicos e financeiros; • aumento da capacidade competitiva. 6.8.4. Quais são os níveis do KMM? Existem 7 níveis de maturidade no KMM. Cada um deles tem suas características e é voltado para determinado status da organização. Entenda melhor a seguir. O KMM integra práticas de gestão e valores culturais necessários para operação sustentável de uma organização “adequada do propósito”. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 185 Nível Características 0 Inconsciente • Organização sem ordem, sob estresse e imprevisível; • A organização sobrevive graças aos esforços individuais das pessoas; • Gerenciamento básico do trabalho individual. 1 Equipe Focada • Gerenciamento básico do trabalho em equipe; • Processos inconsistentes; • Atrasos frequentes, muitos defeitos e retrabalho; • Introdução transparente e colaborativa de novos hábitos de trabalho. 2 Orientado pelo Cliente • Prazos de entregas longos; • Previsibilidade e qualidade podem ser melhoradas; • Compreensão da demanda, capacidade, causas de bloqueios e retrabalhos; • Foco nas necessidades do cliente; • Gerenciamento consistente do fluxo de trabalho do início ao fim; • Gerenciamento do fluxo de trabalho e dependências entre equipes. 3 Alinhado ao Propósito • Satisfação consistente e sustentável das expectativas dos clientes; • Disciplina de triagem; • Objetivos claros; • Níveis de serviço estabelecidos; • Organização e equipe resilientes; • Capacidade de adaptar-se às mudanças; • Capacidade de superar imprevistos. 4 Proteção aos Riscos • Serviços que atendem às expectativas dos clientes e parceiros;´ • Organização líquida e robusta; • Organização resiliente; • Capacidade de se antecipar e mitigar riscos. 5 Líder de Mercado • Negócios adequados a finalidade; • Organização que busca a excelência; • Organização de vanguarda;• Cultura de melhoria contínua. 6 Criado para a Sobrevivência • Organização consistente; • Organização capaz de se reinventar; • Capacidade de prosperar em novas áreas; • Negócio antifrágil. Fonte: adaptado de https://www.kanbanmaturitymodel.com Mais informações sobre o Kanban Maturity Model, disponível em: https://www.kanbanmaturitymodel.com https://www.kanbanmaturitymodel.com/ https://www.kanbanmaturitymodel.com/ 186 Andy Barbosa 6.9. Scrum www.scrumguides.org/ Scrum é um framework para gestão ágil, originalmente aplicado em projetos de desenvolvimento de software, criado em 1996 por Ken Schwaber e Jeff Sutherland. Com ele, o produto está sendo desenvolvido e progride a partir de uma série de iterações chamados de Sprints, que podem ser organizadas no espaço de 1 a 4 semanas. Segundo o próprio Jeff Sutherland, o Scrum foi inspirado no Sistema Toyota de Produção, dando origem ao Scrum Guide atual. O Scrum é uma metodologia ágil que visa fornecer software de forma rápida e com maior qualidade, e está baseado em algumas características: flexibilidade de resultados e prazos, equipes pequenas, revisões frequentes e colaboração. Segundo Schwaber, o Scrum utiliza um esqueleto iterativo e incremental que é sustentado por três papéis principais: 1. Product Owner (PO): representa os interesses do cliente e, em alguns casos, é o próprio cliente. Responsável por priorizar e validar os requisitos para desenvolvimento. 2. Scrum Master (SM) ou Mestre Scrum: responsável pelo macro gerenciamento e garantia de execução de todas as regras do Scrum. 3. Scrum Team (ST) ou Equipe Scrum: responsável pelo micro gerenciamento e desenvolvimento do software. http://www.scrumguides.org/ O Verdadeiro Agile Coach | 2020 187 O Scrum não é um processo previsível, indicado para ser utilizado em contextos que mudam frequentemente, possuem requisitos altamente mutáveis, aplicável à projetos de qualquer área, e altamente indicado para projetos de inovação. O desenvolvimento de um projeto Scrum tem início quando uma visão do projeto ou produto que deverá ser desenvolvido é criada. Essa visão deve conter uma lista das características que o cliente espera que o projeto ou produto atenda no final, tendo como referência o seu problema atual. Posteriormente, o Product Backlog é criado contendo a lista de todos os requisitos que foram identificados. Os requisitos devem ser priorizados e divididos em entregáveis (releases). Cada Sprint se inicia com uma reunião de planejamento chamada de Sprint Planning, na qual o Product Owner (PO) e o Scrum Team, analisando o Product Backlog, decidem em conjunto o que será desenvolvido naquele Sprint gerando assim o Sprint Backlog. Ao longo do Sprint, reuniões rápidas são feitas diariamente para acompanhar o progresso do trabalho (daily meeting) e outras reuniões podem ser agendadas quando necessário. Ao final do Sprint, uma reunião de revisão (Sprint Review) é realizada para que seja apresentado o resultado alcançado. Neste instante, são validadas as funcionalidades e adaptações são realizadas caso sejam necessárias. 188 Andy Barbosa Após a revisão do trabalho, a equipe realiza a última cerimônia do fluxo Scrum, chamada de Sprint Retrospective, que tem como objetivo avaliar o processo de trabalho, e sob a luz dos acontecimentos durante o Sprint são identificadas e propostas melhorias para garantir uma melhor fluidez do trabalho da equipe. Uma equipe Scrum deve estar sustentada por três pilares: 1. Transparência: tem por objetivo dar clareza e visibilidade sobre o trabalho que está sendo desenvolvido para todas as partes envolvidas; 2. Inspeção: visa reforçar a ideia de que todo o trabalho deve ser inspecionado com a frequência necessária para que haja a garantia da qualidade no produto. 3. Adaptação: visa instigar a filosofia de melhoria contínua em todo o trabalho que é conduzido pela equipe com o objetivo de atingir melhores resultados. 6.9.1. Quais são os princípios do Scrum? Scrum é definido por um grupo de princípios que devem ser entendidos como diretrizes simples para trabalhar em equipe: • Coragem • Foco • Compromisso • Respeito • Abertura Uma equipe Scrum precisa de coragem para resolver e discutir problemas e assuntos difíceis, foco no resultado, compromisso com os objetivos da equipe, respeito pelos membros da equipe e abertura para assumir e discutir desafios que possam surgir. Ao incorporar os princípios do Scrum, uma equipe assume responsabilidade compartilhada pelo sucesso, pela multi-colaboração e evita as armadilhas de uma mentalidade de silos. 6.9.2. Eventos Scrum O framework Scrum propõe 5 eventos principais: Sprint, Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review e Sprint Retrospective. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 189 • Um Sprint é um período de tempo especificado (geralmente variando de uma semana a um mês) durante o qual uma equipe do Scrum produz um produto (isso pode incluir um grande projeto, vários projetos menores, uma série de relatórios, uma versão de um aplicativo etc.). • O Sprint Planning é uma reunião em que o trabalho a ser realizado durante um Sprint é definido. Durante a reunião, a equipe define claramente o objetivo do Sprint e atribui o trabalho para atingi-lo. • O Daily Scrum (às vezes chamado de Stand-Up ou Daily) é uma reunião diária de 15 minutos em que a equipe tem a chance de entrar na mesma página e montar uma estratégia para as próximas 24 horas. O trabalho do dia anterior é analisado, enquanto as atualizações são compartilhadas para o trabalho que ocorre naquele dia. • A Revisão (Review) ocorre após o término da Sprint. Durante este evento, o Product Owner explica quais trabalhos foram ou não foram concluídos. A equipe então apresenta o trabalho realizado e fala sobre o que correu bem e como os problemas que foram resolvidos. • A Retrospectiva também ocorre no final de uma Sprint. Ela prevê um tempo para que a equipe analise seu processo de trabalho durante o Sprint anterior e faça as adaptações necessárias para melhorar e evoluir os processos. 6.9.3. Artefatos Scrum Os artefatos Scrum são apenas registros físicos que fornecem detalhes do projeto, sendo eles: Backlog do Produto, o Sprint Backlog e seus Incrementos. • O Product Backlog é uma lista completa e ordenada de todos os requisitos do produto e atua como a única referência para as alterações necessárias do produto. • O Sprint Backlog é uma lista de todos os itens do Backlog do Produto a serem trabalhados durante um Sprint. Esta lista é elaborada priorizando itens do Backlog do Produto até que a equipe sinta que alcançou sua capacidade. Os membros da equipe se inscrevem para tarefas no Backlog do Sprint com base em habilidades e prioridades, seguindo a estrutura do Scrum auto-organizada. 190 Andy Barbosa • Um incremento do produto é a soma do trabalho do produto concluído durante um Sprint, combinado com todo o trabalho concluído durante os Sprints anteriores. O objetivo de um Sprint é produzir um incremento de produto e cabe à equipe do Scrum concordar com o que define o status “Concluído” de um incremento, mas todos os membros precisam concordar e entender a definição. 6.9.4. Por que usar Scrum? De acordo com Eric Naiburg, vice-presidente de marketing da Scrum.org, o Scrum é melhor entendido como uma abordagem geral para a solução de problemas que evita especificações rígidos de instruções passo a passo. Como equipes, pessoas e projetos mudam e evoluem ao longo do tempo, "ter uma única maneira de fazer algo simplesmente não permite crescimento", diz Naiburg. Scrum, portanto, é o oposto de uma lista de tarefas: ele é uma maneira de abordar projetos de grupo com flexibilidade.Embora o Scrum forneça uma estrutura sólida para organizar equipes de produtos e agendar trabalhos, é um framework que pode ser moldado de acordo com as necessidades de uma equipe, em vez de determinar como a equipe deve trabalhar. O Scrum, segundo os próprios criadores, é leve; simples de entender; e difícil de dominar. Mais informações em sobre o Scrum disponível em: https://www.scrumguides.org/ https://www.scrumguides.org/ O Verdadeiro Agile Coach | 2020 191 6.10. Scrum at Scale www.scrumatscale.com O Scrum, conforme descrito originalmente no Guia do Scrum, é projetado para que uma única equipe possa trabalhar em sua capacidade ideal, mantendo um ritmo sustentável. Desde a sua criação, o uso do Scrum se estendeu à criação de produtos e serviços que exigem os esforços de várias equipes. Em campo observou-se que na medida que o número de equipes Scrum crescia nas organizações, surgiram dois problemas: • o volume, a velocidade e a qualidade de sua produção (produto de trabalho) por equipe começaram a diminuir devido a problemas como dependências entre equipes, duplicação de trabalho e sobrecarga de comunicação; • a estrutura de gerenciamento original era ineficaz para obter agilidade nos negócios. Surgiram problemas como prioridades concorrentes e a incapacidade de mudar rapidamente as equipes para responder às condições dinâmicas do mercado. Para combater essas questões, era claramente necessária uma estrutura para coordenar efetivamente várias equipes do Scrum, com o objetivo de: • Escalabilidade: um aumento percentual correspondente na entrega do produto de trabalho com um aumento no número de equipes; • Agilidade nos negócios: a capacidade de um sistema de negócios responder rapidamente às mudanças, adaptando sua configuração estável inicial. O Scrum@Scale ajuda uma organização a focar várias redes de equipes Scrum em objetivos priorizados. Seu objetivo é conseguir isso estabelecendo uma estrutura que naturalmente amplia a maneira como uma única equipe Scrum funciona em uma rede e cuja função gerencial existe dentro de uma burocracia mínima viável (MVB). Uma rede de equipes pode alcançar escalabilidade quando suas características são independentes de seu tamanho. http://www.scrumatscale.com/ 192 Andy Barbosa Projetar e coordenar uma rede de equipes com esse objetivo não restringe o crescimento de uma maneira específica; em vez disso, permite que a rede cresça organicamente, com base em suas necessidades exclusivas e em um ritmo sustentável de mudança que possa ser mais bem aceito pelos indivíduos envolvidos. Uma burocracia mínima viável (MVB) é definida como tendo a menor quantidade de órgãos e processos administrativos necessários para executar as funções de uma organização sem impedir a entrega de valor ao cliente. A MVB ajuda a obter agilidade nos negócios, reduzindo a latência das decisões (tempo para tomar uma decisão), que foi apontado como o principal fator de crítico para o sucesso. 6.10.1. Escalando Equipes No Scrum, o estado ideal é que uma equipe do Scrum seja um caminho independente para a produção. Como tal, ele precisa de membros que possuam todas as habilidades necessárias para passar da ideia à implementação. O Scrum of Scrums é uma equipe de várias equipes que replica esse ideal em escala. Cada equipe do Scrum of Scrums deve satisfazer o componente Team Process. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 193 6.10.2. O Scrum de Scrums (SoS) Um Scrum of Scrums opera como se fosse uma equipe Scrum, satisfazendo o componente Processo da equipe com versões em escala das funções, eventos e artefatos do Scrum. Fonte: https://www.scrumatscale.com/ Enquanto o Guia Scrum define o tamanho ideal da equipe como sendo de 3 a 9 pessoas, a pesquisa de Harvard 4 determinou que o tamanho ideal da equipe é de 4,6 pessoas (em média), portanto, o número ideal de equipes em um Scrum of Scrums é 4 ou 5. Como um grupo dinâmico, as equipes que compõem o Scrum of Scrums são responsáveis por um conjunto totalmente integrado de incrementos potencialmente entregáveis do produto no final de cada Sprint. Idealmente, eles executam todas as funções necessárias para liberar valor diretamente para os clientes. Mais informações sobre o Scrum@Scale disponíveis em: www.scrumatscale.com https://www.scrumatscale.com/ http://www.scrumatscale.com/ 194 Andy Barbosa 6.11. Nexus Framework https://www.scrum.org/resources/online-nexus-guide O Nexus é uma estrutura simples que implementa o Scrum em escala em várias equipes para fornecer um único produto, solução ou projeto de forma integrada. Ele pode ser aplicado a 3 a 9 equipes de Scrum que estão trabalhando em um ambiente de trabalho comum e estão focadas em produzir um incremento combinado a cada Sprint ou iteração com mínimo de dependências possível. 6.11.1. Artefatos para o Nexus Framework • Um backlog Nexus único para todas as equipes; • Backlog individual da Sprint para cada equipe Scrum; • O Nexus Sprint Backlog é a coleção de Backlogs individuais do Sprint. É o plano de Sprint que é útil para visualizar e destacar as dependências entre as equipes de Scrum. https://www.scrum.org/resources/online-nexus-guide O Verdadeiro Agile Coach | 2020 195 6.11.2. A estrutura das equipes do Nexus Framework • Funções habituais de Product Owner, Scrum Master, Equipe Scrum e comportamentos como auto-organização e multifuncionalidade são as mesmas. Existe um único Product Owner que lidera o produto por completo. Eles podem ser suportados por analistas de negócios ou engenheiros de sistema. Os Scrum Master são responsáveis por facilitar apenas suas respectivas equipes. Cada equipe de Scrum multifuncional pode ter de 3 a 9 membros. • A equipe do Nexus é composta por 1 a 2 membros de cada equipe de Scrum, responsáveis pelo planejamento da visão da equipe e do produto em geral, além de coordenar todas as equipes de Scrum. • A equipe de integração do Nexus é responsável por manter o sucesso de várias equipes integradas. Membros desta equipe não são fixos. Os membros pode ser Agile Coaches que garantem uma integração e acompanhamento fáceis da cadência do trabalho realizado pelas equipes de Scrum. É responsabilidade da equipe Scrum integrar seu trabalho um ao outro para produzir um incremento único e consolidado regularmente. Se surgirem problemas de integração, um ou dois membros cada equipe Scrum se reunirão com a equipe de integração para encontrar uma solução. 6.11.3. Planejamento no Nexus As equipes selecionam itens do Nexus Product Backlog Já refinado. O backlog pode ter histórias, tarefas, iniciativas de negócios, épicos ou qualquer item de qualquer tamanho que seja adequado às equipes. Os itens da lista de pendências do produto são refinados continuamente para minimizar ou limpar dependências. Novos requisitos também podem ser adicionados, e a realização de estimativas para os itens mais relevantes também podem ser realizadas. 196 Andy Barbosa O planejamento do Nexus Sprint: A equipe do Nexus realiza uma sessão de planejamento de Sprint, na qual eles planejam a imagem maior do projeto. Informações e demandas estratégicas e de negócio são transmitidas às equipes de Scrum. Dependências são encontradas e procuradas. A equipe Nexus e as equipes Scrum trabalham em cadência. As equipes do Scrum têm seu backlog individual de Sprint para trabalhar. Durante a sessão de planejamento do Sprint, as equipes interagem e colaboram entre si. As equipes se alinham para atingir seus objetivos de Sprint. Após a discussão e conclusão do planejamento e alinhamento de backlog do Sprint de cada equipe, o Nexus Sprint Backlog está pronto. 6.11.4.Desenvolvimento no Nexus Várias equipes Scrum trabalham em um ambiente de coletivo para produzir um produto integrado. As equipes fundem seu trabalho de forma consistente e contínua. A equipe de integração do Nexus desempenha um papel fundamental para garantir que as equipes permaneçam sintonizadas entre si. Na Nexus Daily Scrum a equipe do Nexus e os respectivos membros da equipe de Scrum 1–2 têm uma sessão de sincronização. O objetivo desta reunião é coordenar quaisquer desafios e dependências do dia e que todas as equipes estejam cientes. Cada equipe Scrum realiza sua Daily Scrum individualmente logo depois. Pode- se alternar essa sequência, de acordo com a necessidade ou interesse. Uma revisão do Nexus Sprint é realizada no final do Sprint, em que todas as equipes do Scrum se reúnem com o Product Owner e revisam o incremento de forma integrada. As equipes do Scrum não têm suas próprias análises de Sprint. Há apenas uma revisão de Sprint coletiva na qual o incremento integrado é o assunto. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 197 Finalmente, há uma retrospectiva do Nexus Sprint, com o objetivo de identificar desafios e pontos de melhoria compartilhados. As soluções são discutidas colaborativamente, para depois, tanto a equipe Nexus como as equipes Scrum possam realizar suas retrospectivas individuais e construir seus planos de melhoria e evolução. Mais sobre o Nexus, disponível em: https://www.scrum.org/resources/online-nexus-guide https://www.scrum.org/resources/online-nexus-guide 198 Andy Barbosa 6.12. LeSS https://less.works/ Large-Scale Scrum (LeSS) trata-se do Scrum aplicado para várias equipes trabalhando juntas em um mesmo produto. Em 2002, quando Craig escreveu Agile & Iterative Development, muitos ‘sabiam” que o desenvolvimento ágil era para pequenos grupos. Entretanto, o mercado direcionou a aplicação do Scrum em desenvolvimentos de grandes produtos, envolvendo muitas equipes. Então, desde 2005, Craig e Bas se uniram para trabalhar com os clientes escalando Scrum. Atualmente, os dois frameworks LeSS (LeSS básico e LeSS Huge) estão sendo adotados em grandes grupos de produtos e equipes pelo mundo em diversos segmentos, incluindo: • Fabricantes de equipamentos como Ericsson & Nokia Networks • Bancos de investimentos e varejo como JPMorgan and BAML • Empresas de sistemas de negociação como ION Trading • Fabricantes de games como bwin • Fábricas de Software como Valtech Índia Fonte: https://less.works/ Para quantificar ‘grande’, dentro deste contexto, já ocorreram adoção de LeSS Huge em grupos de produtos com cerca de 2.500 pessoas, 10 silos de desenvolvimento, dezenas de milhões de linhas escritas em C++, com hardware customizado. Qual o tamanho médio de uma equipe de grupos de produtos que utilizam LeSS? Talvez entre três e cinco equipes distribuídas entre um ou dois silos. 6.12.1. Princípios e Temas do LeSS: • Scrum em larga escala é Scrum: não é um “novo e melhorado Scrum.” Pelo contrário, o LeSS é sobre descobrir como aplicar os princípios, elementos e o propósito do Scrum em um contexto de grande escala. • Controle de processos empíricos: inspeção e adaptação dos produtos, processos, estrutura organizacional e práticas para criar uma https://less.works/ https://less.works/ O Verdadeiro Agile Coach | 2020 199 organização adequada baseada em Scrum, em vez de seguir uma fórmula detalhada. • Transparência: baseada em itens tangíveis ‘feitos’, ciclos curtos, trabalhando em equipe, definições comuns e mantendo o medo fora do local de trabalho. • Mais com menos: (1) no controle de processos empíricos temos: mais aprendizado com processos menos definidos. (2) No pensamento enxuto (Lean) temos: mais valor com menos desperdício e custos altos. (3) No dimensionamento temos menos papéis, artefatos e grupos especiais. • Foco em todo o produto: um Product Backlog, um Product Owner, um potencial incremento lançável de produto, uma Sprint - independentemente se há 3 ou 33 equipes. Os clientes querem o produto, não uma parte somente. • Foco centrado no cliente: identificar o valor e o desperdício na visão do cliente pagante. Reduzir o ciclo de tempo de acordo com sua perspectiva. Aumentar os loops de feedback com clientes reais. Todo mundo entender como seu trabalho atual se relaciona diretamente com os benefícios gerados para os clientes pagantes. 200 Andy Barbosa • Melhoria contínua rumo à perfeição: criar e entregar um produto o tempo todo, sem custos e sem defeitos, para encantar totalmente os clientes, melhorar o ambiente, e tornar a vida melhor. Fazer experiências de melhorias tanto humildes quanto radicais a cada Sprint neste sentido. • Pensamento sistêmico: ver, compreender e otimizar o sistema como um todo (e não apenas partes dele), e usar modelagem para explorar a dinâmica do sistema. Evite as sub-otimizações que se concentram na “eficiência” ou “produtividade” dos indivíduos e das equipes individuais. Os clientes se preocupam com o fluxo e o tempo total do ciclo de vida do produto (da concepção até o retorno financeiro), e não os passos individuais. • Pensamento enxuto (Lean): criar um sistema organizacional cujo fundamento é ter “líderes coach” que aplicam e ensinam pensamentos sistêmicos e pensamentos enxutos, gerenciam para melhorar e “vão até Gemba”. Adicionar os dois pilares do respeito pelas pessoas e melhoria contínua. Tudo com o objetivo de atingir a perfeição. • Teoria das filas: entender como sistemas com filas se comportam em ambientes de P&D, e aplicar essas informações para gerenciar tamanhos de fila, limites de trabalho em andamento, multitarefa, pacotes de trabalho, e variabilidade. 6.12.2. LeSS e LeSS Huge: 2 em 1 O LeSS possui dois frameworks: • LeSS: de 2 a 8 equipes. • LeSS Huge: a partir de 8 equipes, até alguns milhares de pessoas; O termo ‘LeSS’ (Menos) significa tanto Large-Scale Scrum (Scrum em larga escala) quanto um framework menor e básico. O framework (básico) LeSS é para um único Product Owner (PO) e para duas até oito equipes. Há um real Product Owner geral (que literalmente é “dono do produto”) para um único real produto lançável, que gerencia um único Product Backlog trabalhado por todas as equipes em uma Sprint, otimizando para a totalidade do produto. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 201 ‘Oito’ não é um número mágico para a escolher entre LeSS e LeSS Huge. O ponto de inflexão é situacional. Em algum ponto, (1) o único PO geral não consegue mais ter uma visão geral de todo o produto, (2) o PO não consegue equilibrar entre o foco externo e interno, e (3) o Product Backlog é tão grande que se torna difícil para uma única pessoa gerenciá-lo. Quando o grupo perceber as dicas acima, hora de mudar. Talvez para LeSS Huge, mas tente começar de forma menor e simples, sem tornar gigante. O conteúdo, a partir de agora, explicará o LeSS (básico); o Framework LeSS Huge é abordado em tópicos especiais no site: www.less.work 6.12.3. Elementos do LeSS Framework Os elementos do framework LeSS (menor) são essencialmente os mesmos do Scrum com uma única equipe: • Papéis: um único Product Owner, dois a ‘oito’ equipes, Scrum Masters. • Artefatos: há um único potencial incremento lançável de produto, um único Product Backlog, e Sprint Backlogs separados para cara equipe. • Cerimônias: há uma única Sprint para todo o produto, incluindo todas as equipes and finalizando com um único potencial incremento lançável de produto. Fonte: www.less.work http://www.less.work/ http://www.less.work/ 202 Andy Barbosa Além destes elementos, o LeSS inclui: • Regras: coisas que o grupo deve seguir e fazer, como Planejamento de Sprint Partes 1 e 2, e um únicoProduct Backlog para o produto lançável. As poucas e simples regras do LeSS equilibram a baixa ‘prescritividade’ necessária para controle de processos empíricos e a necessidade, especialmente para os novos adotantes, de alguma direção específica para saber o que e o como para começar. E, em seguida, ser capaz de criar real transparência com o LeSS. O termo “ser mais específico quando se inicia” reflete as necessidades introdutórias de aprendizado reconhecidas em vários modelos de aprendizagem. O trompetista de jazz e professor Clark Terry resumiu a progressão de aprendizado: imitar, assimilar, inovar. Alguns conhecem isso como Shu-Ha-Ri (seguir, romper, transcender). • Orientações: conselhos para tentar, com base na experiência dos adotantes do LeSS, ações como coordenação entre as equipes durante a Sprint. Isso pode ou não ser apropriado, mas são oportunidades de para experiências de melhoria contínua. Mais informações sobre o LeSS Framework, disponíveis em: www.less.work http://www.less.work/ O Verdadeiro Agile Coach | 2020 203 6.13. DAD https://disciplinedagileconsortium.org/ O Disciplined Agile foi desenvolvido por Scott Ambler e Mark Lines, quando atuavam na IBM, com o objetivo de fornecer uma abordagem mais coesa ao desenvolvimento de software ágil; aquele que tenta preencher as lacunas do processo que são (propositalmente) ignoradas por outros métodos ou frameworks, e que é capaz de escalar no nível corporativo. O DAD é resultado da observação, compilação e união de padrões comuns em que a agilidade foi aplicada em escala com sucesso. Em agosto de 2019, o DAD foi adquirido pelo Project Management Institute (PMI) sendo hoje um framework híbrido, baseado em diversos métodos e frameworks aplicados no processo de desenvolvimento de software. O DAD adota boas práticas e estratégias de fontes existentes e fornece conselhos sobre quando e como aplicá-las juntas. Os métodos e frameworks ágeis já existentes, como Scrum, Extreme Programming (XP), Kanban e Agile Modeling (AM), por exemplo fornecem os “tijolos” e o DAD a argamassa para encaixá-los de maneira eficaz, de acordo com cada contexto. 6.13.1. Disciplined Agile Delivery em poucas palavras: • É um framework de decisão de processos, não uma metodologia; • DAD fornece 4 ciclos de vida para serem escolhidos; • DAD é focado em atingir metas comuns de forma ágil; • DAD promete escalar os métodos ágeis tradicionais; Fonte: Disciplined Agile Consortium https://disciplinedagileconsortium.org/ 204 Andy Barbosa Para o Disciplined Agile Consortium, o DAD é: “O framework de decisão de processos Disciplined Agile Delivery (DAD) é uma abordagem ágil para a entrega de soluções de TI que tem as pessoas em primeiro lugar, é orientado ao aprendizado e híbrido. Ele possui um ciclo de vida de entrega baseado em risco e valor, é orientado por metas, e consciente o contexto corporativo, e escalável.” 6.13.2. Papéis no Disciplined Agile Delivery O DAD sugere um conjunto robusto de papéis para uma entrega ágil de solução. Os papéis primários existem em todos os projetos DAD, independentemente de escala. Os secundários, porém, tipicamente ocorrem apenas em escala, e algumas vezes apenas por um período temporário. A quantidade de papéis e pessoas no ambiente, varia de acordo com o escopo de aplicação do DAD dentro da organização ou projeto. 6.13.3. Um Ciclo de Vida Completo O Verdadeiro Agile Coach | 2020 205 O DAD, pelo fato de não ser prescritivo e buscar fortemente refletir a realidade da melhor maneira possível, suporta várias versões de um ciclo de vida de entrega. 6.13.4. As quatro versões do ciclo de vida DAD são: 1. Um ciclo de vida com uma versão ágil/básica de ciclo de vida de construção Scrum com ideias comprovadas do RUP; 2. Um ciclo de vida avançado/enxuto; 3. Um ciclo de vida de entrega contínua; 4. Um ciclo de vida exploratório baseado na abordagem Lean Startup; Os times DAD irão adotar o ciclo de vida que for mais apropriado para sua situação e, em seguida, adaptá-lo adequadamente. 6.13.5. Disciplined Agile IT A Disciplined Agile IT (DAIT) aborda como aplicar estratégias ágeis e enxutas a todos os aspectos dos processos de Tecnologia da Informação (TI), estendendo o Disciplined DevOps, que , por sua vez, estende o Disciplined Agile Delivery. 206 Andy Barbosa 6.13.6. Disciplined Agile Enterprise O DAE é capaz de detectar e responder rapidamente a mudanças no mercado. Isso é feito através de uma cultura e estrutura organizacional que facilita a mudança no contexto da situação que ela enfrenta. Essas organizações exigem uma mentalidade de aprendizado nos negócios comuns e processos subjacentes e ágeis para impulsionar a inovação. Com relação ao Disciplined Agile, tire suas próprias conclusões. Mais informações sobre o Disciplined Agile (DA), acesse: https://disciplinedagileconsortium.org/ https://disciplinedagileconsortium.org/ O Verdadeiro Agile Coach | 2020 207 6.14. SAFe https://www.scaledagileframework.com/ O Scaled Agile Framework, ou SAFe, é um framework ágil para suporte da agilidade em quatro níveis: Equipe, Programa, Portfólio e Enterprise. O SAFe foi projetado para dar flexibilidade a uma equipe e ajudar a gerenciar alguns dos desafios que as grandes organizações enfrentam ao praticar o ágil. Ele foi projetado não apenas como uma metodologia única, mas como uma ampla base de conhecimento de práticas recomendadas por equipes reais que as aplicaram e foram bem-sucedidas. Fonte: https://www.scaledagileframework.com/ 6.14.1. Qual é a história do Scaled Agile Framework? A estrutura do SAFe foi introduzida em 2011, quando ainda era chamada de “Agile Enterprise Big Picture”, pelo veterano Dean Leffingwell. A Big Picture descrevia como aproveitar os métodos e frameworks ágeis existentes, como Lean , Kanban, Scrum e XP - e aplicá-los de forma combinada no ambiente de Equipe, Programa e Portfólio. https://www.scaledagileframework.com/ https://www.scaledagileframework.com/ 208 Andy Barbosa Hoje, todo o catálogo de padrões de conhecimento e sucesso da SAFe está disponível gratuitamente e se tornou um dos frameworks ágeis de escala mais difundidos. O SAFe é adaptável às necessidades e à situação da organização que o adota. Ele suporta pequenas organizações, compostas por 50 a 100 pessoas, e também organizações grandes e complexas com mais de mil pessoas. De acordo com o Scaled Agile, o SAFe descreve as funções, responsabilidades, artefatos e atividades necessárias para implementar o desenvolvimento Lean- Agile por toda a organização. O SAFe foi construído a partir de conhecimento e experiências empíricas, e é uma abordagem bem documentada para desenvolver soluções complexas com base em uma mentalidade Lean-Agile. No geral, o SAFe fornece uma solução para escalar a prática ágil de equipe para programa e em toda a organização, a fim de oferecer resultados mais rápidos e melhores. Além disso, o framework baseia-se na melhor forma de organizar as pessoas em relação à criação de valor, para que as entregas aconteçam com eficiência, sem atrasos e burocracia, o que geralmente ocorre em uma organização hierárquica tradicional. O SAFe também fornece meios para gerenciar dependências e gargalos, e criar transparência entre equipes, programas e fluxos de valor, oferecendo ferramentas para medir e controlar, melhorar e evoluir o desempenho das equipes ágeis e seus resultados. De acordo com o Scaled Agile, o SAFe também ajuda a construir um ambiente organizacional que promova a colaboração, a inovação e a melhoria contínua. Ajuda a criar ativamente uma cultura que tolera erros e recompensa a iniciativa das pessoaspor experimentar, aprender e assumir riscos. O SAFe visa sincronizar a colaboração e as entregas de várias equipes ágeis simultaneamente, fortalecendo o Business Agility, aumentando a produtividade e a qualidade, reduzindo time to market e melhorando o envolvimento e a satisfação das pessoas. Para mais informações sobre o Scaled Agile Framework (SAFe) acesse: https://www.scaledagileframework.com/ https://www.scaledagileframework.com/ O Verdadeiro Agile Coach | 2020 209 6.15. Flight Levels Na gestão ágil é muito comum que se trabalhe, entre outras coisas, em busca da melhoria contínua e da redução de dependências e gargalos nos processos. Tudo isso para tornar mais fluido o desempenho de uma ou mais equipe e, consequentemente, a organização. Para contribuir nessa jornada, Klaus Leopold propõe o conceito dos Flight Levels no intuito de esclarecer como estas mesmas ações de melhoria podem ser aplicadas em diferentes níveis. Segundo Klaus, os Flight Levels têm o objetivo de responder à uma questão principal: “Quais oportunidades de melhoria cada nível organizacional pode oferecer?” Fonte: https://www.leanability.com/ Os Flight Levels se dizem não associados com nenhum método, metodologia ou framework de gestão. Porém o conceito se assemelha de diversas formas com ideias e princípios do Kanban, o que fez com que fosse amplamente difundido nesta comunidade. https://www.leanability.com/ 210 Andy Barbosa Compreendendo os Flight Levels Os Flight Levels são divididos em 3 níveis, sendo eles Operação, Coordenação e Gestão Estratégica de Portfólio. Cada um destes níveis se refere a um ambiente diferente, dentro de uma mesma organização, que pode apresentar oportunidades de alavancagem de produção e resultados. Flight Level 1 — Operação Neste nível são exploradas oportunidades de alavancagem que podem ser proporcionadas melhorando o fluxo de trabalho de uma ou várias equipes individualmente. Embora seja um nível onde a melhoria do fluxo de trabalho é válida, ela está limitada as fronteiras das equipes. Se pensarmos que uma equipe realiza o trabalho previsto somente em uma das etapas da cadeia de valor para a entrega de um produto ou serviço, veremos que focar na melhoria dessa equipe, individualmente, sem considerar a interação dela com das demais equipes envolvidas, acaba sendo um desperdício. Por isso Klaus propõe o nível 2, no intuito de melhorar a interação entre equipes ou áreas da organização. Flight Level 2 — Coordenação Neste nível a ideia é ter uma visão mais macro do processo de entrega de valor para que se consiga trabalhar o relacionamento entre equipes que compõem cada etapa. Essa visão proporciona uma grande alavancagem, pois passamos a enxergar gargalos muito mais relevantes na execução de um projeto ou serviço durante a transferência de uma equipe para outra, transcendendo as fronteiras. É possível trabalhar com conceitos do método Kanban como limitação de trabalho em progresso (WIP) e redução de tempo de fila, que normalmente só imaginamos aplicados ao nível operacional. Klaus, inclusive, sugere que no FL2 se realize uma daily meeting entre os coordenadores de cada área. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 211 Dessa forma pode-se identificar impedimentos ou complicações que uma equipe pode ter antes mesmo que o projeto ou demanda chegue até ele. Flight Level 3 — Gestão Estratégica de Portfólio Este nível proporciona uma visão ainda mais macro que o FL2. Agora torna-se possível visualizar todos os projetos em andamento, porém com menos detalhes. Além dos projetos, entram neste contexto também as estratégias atuais da organização. Seriam itens como “criar um nova linha de produtos” ou “desenvolver um novo segmento de mercado e reduzir os investimentos em outro” e assim por diante. Assim fica mais fácil definir prioridades, e decidir sobre “quais investimentos realizar no momento”, “quais os projetos são mais importantes e menos importantes”. É uma ótima forma de unir projetos e estratégias na intenção de que estejam alinhados às estratégias e metas de crescimento dos negócios. Os Flight Levels, segundo os criadores, não são um modelo de maturidade ou avaliação. O problema de uma equipe não será resolvido com um quadro de estratégia, bem como uma estratégia não pode ser implementada através da iniciativa de uma equipe dispersa. Os Flight Levels são um instrumento de comunicação que revela o efeito de etapas específicas de melhoria em diferentes níveis, e também ajuda a encontrar o ponto de partida mais eficaz dentro da organização para começar as melhorias. Mais informações sobre os Flight Levels, disponível em: https://www.leanability.com/ https://www.leanability.com/ 212 Andy Barbosa 6.16. Fit for Purpose (FP4) Fit for Purpose (FP4) é um framework criado pelo David Anderson e pelo Alexei Zheglov e apresentado no livro Fit for Purpose: How Modern Businesses Find, Satisfy, & Keep Customers, lançado em Novembro de 2017. Ele foi criado para cobrir o gap da eficácia dos negócios, atuando na forma como as estratégias de negócio são criadas, orientando as ações para os propósitos do cliente e permitindo que seja criado o produto ou serviço adequado para o cliente. 6.16.1. Propósito do Cliente em Primeiro Lugar Você já pensou quanto de desperdício pode ser evitado se soubermos o propósito real que um cliente tem ao usar nosso produto antes de decidir como atendê-lo? É nesta premissa que se baseia o F4P: partimos da identificação dos propósitos do cliente para que um produto ou serviço possa definir a estratégia certa. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 213 Para nos ajudar a fazer esta análise, o F4P mostra que todo produto ou serviço tem três componentes distintos que definem como o cliente percebe um produto ou serviço e como ele os encaixa no seu propósito: 1. Design (Design) etapa onde o produto é pensado, idealizado. Tem foco no QUE o produto ou serviço se propõe a ser. 2. Implementação (Implementation) etapa que concretiza o que foi pensado na etapa de Design. Tem foco em COMO o produto ou serviço será. 3. Entrega de Serviço (Service Delivery) etapa que trata da maneira que o produto ou serviço é consumido pelo cliente. Tem foco na EXPERIÊNCIA que o cliente terá quando consumir/usar. Imagine uma empresa que comercializa botijões de gás. Ela está organizada para fazer seu atendimento e vendas através do WhatsApp e as entregas através de pequenas camionetes, 24 horas por dia, com o compromisso de entrega em até 60 minutos e troca/instalação do botijão pelo entregador. Aqui temos o Design do serviço. Para isso, investe em 10 Iphones XI, 10 camionetes 0 km, e equipamentos, além de contratar profissionais especializados na instalação de gases, que também serão os motoristas e entregadores. Agora temos o Design e o Implementation, definidos. Show. Nosso negócio tem tudo para dar certo. Vamos bombar!!! Só que, depois de diversas vendas e entregas, o volume de feedbacks negativos sobre a falta de educação, grosseria dos técnicos/entregadores, além da dificuldade dos clientes em reconhecer os profissionais sem uniformes ou identificação adequada, está colocando o sucesso do negócio em risco. Agora sim. A entrega do serviço, a experiência do cliente/usuário não é boa! Portanto, a combinação e atenção desses três componentes são fator determinante para o sucesso de qualquer negócio. Ao negligencia, um deles que seja, é colocar em risco o negócio. 214 Andy Barbosa 6.16.2. Orientando o Negócio ao Propósito do Cliente Um negócio orientado para atender o propósito do cliente precisa descobrir o que importa para ele. Sem isso, o risco de definir a estratégia, na base da tentativa e erro,é alto e as chances de insucesso são grandes. Se temos condição de saber o que motiva o cliente, o risco de adotar a estratégia errada diminui consideravelmente. E isso, por si só, já faz uma grande diferença. Para isso, o F4P propõe duas ferramentas para apoiar a descoberta dos propósitos do cliente: o FP4 Card e o Fitness Box Score. F4P Card O FP4 Card é uma análise direcionada para conhecer o propósito do cliente ao escolher um produto ou serviço. Ele tem apenas 3 perguntas, que são reflexivas, e a ordem dos fatores faz toda a diferença. Ao começar por buscar descobrir o que o cliente esperava ao escolher o produto ou serviço, todas as demais questões estão relacionadas a qualificar a relação entre a experiência desejada e a experiência real e a buscar insumos que levem a entender o que fez a experiência ter tido a pontuação que teve. Uma vez feita a pesquisa, o passo seguinte é a tabulação dos resultados. O Fitness Box Score demonstra o resultado da tabulação. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 215 Fitness Box Score Recomenda-se que a leitura seja da direita para a esquerda, assim como os boards do Kanban. O Fitness Box Score apresenta, ao mesmo tempo, a conversão, o total de propósitos informados pelos clientes e a distribuição qualitativa das notas dadas no F4P Card. Simples, direto e com dados preciosos para tomar as decisões certas. Uma vez aplicados, o F4P Card e o Fitness Box Score dão os insumos para criar a estratégia certa para o produto ou serviço, considerando que a partir da tabulação e cruzamento dos resultados, os propósitos dos clientes passam a ser dados validados, assim como as informações sobre como estão sendo atendidos. O FP4 é um framework estruturado e voltado para identificar os propósitos dos clientes antes de decidir pela construção de algo que pareça bom é uma ferramenta poderosa e um aliado valioso para qualquer negócio. Um negócio existe para viabilizar algo que torne a vida de alguém melhor. É mais fácil decidir onde mirar quando se conhece o alvo antes de atirar. O contrário é muito mais difícil, muito mais trabalhoso, potencialmente mais caro e muito menos provável de alcançar o sucesso. Sem contar que as balas e o $$ são finitos. Mais informações sobre o Fit for Purpose (FP4) disponível em: https://www.fitterforpurpose.com/ https://www.fitterforpurpose.com/ 216 Andy Barbosa 7 MÉTRICAS E INDICADORES PARA AGILIDADE 7.1. Visão Geral sobre Métricas e Indicadores A medição de desempenho aplicada no desenvolvimento ágil pode ser conceituada como a avaliação quantitativa ou qualitativa de algum aspecto, seja ele um processo, uma pessoa ou resultado, e tem como objetivo facilitar a análise, a estimativa, o controle do processo e resultados. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 217 Objetiva-se ainda medir e acompanhar o quanto se está evoluindo e, até mesmo, saber quando uma medida está melhorando ou comprometendo o desempenho da equipe, através dos indicadores. Antes de avançar, precisamos entender um pouco sobre Medidas, Métricas e Indicadores. 7.1.1. Medidas Segundo a versão 3.0 do BPM CBOK, medida é: "a quantificação de dados em um padrão e qualidade aceitáveis (exatidão, completude, consistência, temporalidade).” Medida é a avaliação de uma grandeza por meio da comparação com outra grandeza da mesma espécie tomada como unidade. Quando se mede o comprimento de um material ou peça, por exemplo, pode-se utilizar o metro como unidade, isto é, o objeto medido é representado como uma fração (ou múltiplo) do metro. Medida representa um dado. 7.1.2. Métrica Segundo a versão 3.0 do BPM CBOK métrica é: "uma extrapolação de medidas, isto é, uma conclusão com base em dados finitos.” Segundo essa definição, uma métrica pode ser entendida como a relação entre duas medidas de grandezas iguais ou diferentes. Um exemplo seria o número de defeitos identificados em um produto de software (defeitos / total de entregas). Métrica representa uma informação. 218 Andy Barbosa 7.1.3. Indicador Segundo a versão 3.0 do BPM CBOK indicador é: "uma representação de forma simples ou intuitiva de uma métrica ou medida para facilitar a interpretação quando comparada a uma referência ou alvo”. Indicadores representam informações a partir das quais é possível avaliar uma situação e sua evolução histórica. Contudo, indicadores mal definidos podem levar a conclusões equivocadas. Por exemplo, tomar somente a quantidade de reclamações de clientes, mês a mês, ao longo do ano, e verificar que o número absoluto de reclamações cresceu no período não indica, necessariamente, uma piora no desempenho. Está claro que se a empresa tiver 1.000 clientes com 10 reclamações, é uma situação melhor do que ter 100 clientes com 5 reclamações. Proporcionalmente, o número de reclamações caiu de 5% (5/100) para 1% (10/1000), embora em números absolutos elas tenham dobrado. É claro que números absolutos podem ser bons indicadores, a depender do que se vai avaliar. Mas indicadores que relacionam diferentes métricas e medidas permitem relativizar a realidade e fazer melhores comparações, como no exemplo anterior, pois embora o número de reclamações tenha crescido em termos absolutos, a situação, na verdade, melhorou. 7.1.4. Indicadores Direcionadores x Indicadores de Resultado Ao definir indicadores muitas empresas definem seus painéis de monitoramento com base em métricas que focam apenas no resultado desejado e perdem, assim, a valiosa oportunidade de monitorar não apenas o resultado, mas sua execução. Dessa forma, o resultado é conhecido apenas quando não há mais nada a se fazer. Para evitar essa situação, o indicado é definir dois tipos de indicadores: O Verdadeiro Agile Coach | 2020 219 • Indicadores Direcionadores (Drivers): que monitoram a causa antes do efeito e caracterizam-se pela possibilidade de alterar o curso para alcance dos resultados. • Indicadores de Resultados (Out come): que monitoram o efeito e não permitem mais alterar um dado resultado. Um bom painel de indicadores deve conter indicadores direcionadores e de resultado lado a lado, de forma balanceada. Por exemplo, exibir o valor atual de um determinado indicador e ao lado um gráfico com o histórico dos últimos 12 meses, ou ainda o valor atual e do ano anterior, são boas práticas. 7.2. As Características das Métricas Ágeis a) Equipe sem métricas é uma Equipe sem direção Uma equipe sem métricas é uma equipe sem direção, que não tem capacidade de antecipar-se a nada, apenas a reagir toda a vez que alguma coisa já aconteceu. Por exemplo, correr atrás do prazo que estourou, ao invés de evitar que isso aconteça. Quando uma equipe opera com métricas, ele ganha o poder da ação. Ou seja, ele consegue saber através das informações que ele tem, que determinadas demandas, em determinados contextos, em determinadas relações, podem atrasar em até 30% e, com essa informação, antecipar-se aos possíveis problemas. A mesma coisa funciona para qualidade, motivação, produtividade, incidência de erros etc. b) Equipe sem “cultura” de métricas Talvez o maior desafio seja criar na equipe a cultura de viver e entender as métricas no dia a dia. O mais comum é o Scrum Master, PO e Agile Coach usando métricas apenas para eles. Isso não é uma boa prática. Faça a equipe enxergar valor nas métricas. 220 Andy Barbosa Fonte: autor Faça com que as métricas permitam a equipe crescer e evoluir. Assim, elas serão mais bem aceitas e, com o passar do tempo, incorporadas na cultura da equipe. Comece devagar! Não adianta e nem precisa medir tudo. Identifiquepontos onde a equipe precisa melhorar e comece medindo essa evolução, desde que você vá atuar sobre ela. 7.2.1. Características de Boas Métricas Ágeis a) Seguir tendências e não números: ao medir a velocidade de uma equipe ágil, por exemplo, é mais importante sua tendência do que seu número absoluto; b) Ser facilmente coletada: coletar as informações de uma métrica não deve representar um esforço para a equipe, devendo ser prioritariamente automatizada; c) Incentivar a comunicação: uma métrica deve incentivar a comunicação sobre ela entre os membros da equipe, sendo um bom sinal quando as pessoas comentam sobre ela; d) Pertencer a um conjunto pequeno de métricas: é impossível medir tudo, e muita informação pode esconder o que realmente importa. Com O Verdadeiro Agile Coach | 2020 221 um número pequeno de métricas, busca-se medir apenas o que é mais importante; e) Fornecer feedback frequente: as métricas devem ser frequentemente atualizadas e expostas, de forma a acelerar o processo de aprendizado e melhoria. 7.2.2. Exemplos de Métricas Ágeis Úteis 1. Quantidade de Interrupções Desenvolver softwares exige um grande nível de concentração. Equipes que sofrem muitas interrupções externas perdem a concentração com frequência e isso, normalmente, prejudica a execução de suas tarefas. Pode ser criado um indicador de interrupções, que explicite para os membros da equipe e pessoas externas à quantidade de solicitações que fizerem com que membros da equipe tiveram que interromper suar atividades. Esse indicador pode, por exemplo, ficar visível no quadro de tarefas da equipe. Dessa forma, o quadro refletirá não só o trabalho executado, em progresso e restante, como também a quantidade de interrupções. Um eventual atraso na entrega pode estar explicado, dessa forma, no próprio quadro pela quantidade de interrupções. Uma vantagem desse indicador é inibir as pessoas de interromperem o trabalho da equipe, pois dá uma noção do quanto essas interrupções são prejudiciais. 2. Valor Entregue Metodologias ágeis são guiadas pela entrega de valor. Parece fazer sentido, portanto, a existência de uma métrica relacionada a quanto valor a equipe está entregando. Essa qualificação deve ser feita pelo PO, no caso do Scrum. Uma forma seria quantificar, em cada estória de usuário, o seu valor para o negócio (em forma de número ou valor financeiro, por exemplo) e, ao final do Sprint, a equipe somar o valor de todas as estórias prontas e entregues, atualizando sua métrica de valor entregue (total, por Sprint e comparando o atual com a média geral). 222 Andy Barbosa 3. Quantidade de Itens Não Previstos Itens que devem ser realizados durante um ciclo de desenvolvimento (Sprint no caso do Scrum) e que não foram previstos durante a reunião de planejamento impactam diretamente no resultado e na entrega. Pode ser uma boa ideia medir a quantidade de trabalho não previsto que está sendo realizado no decorrer do ciclo de desenvolvimento e, a partir dessa métrica, buscar identificar o que está causando essas ocorrências. Cada equipe pode sentir necessidade de métricas específicas. No entanto, uma métrica deve nascer de uma necessidade da equipe e não o contrário. Uma métrica está relacionada a uma fraqueza da equipe e deve ser utilizada, em conjunto com ações de melhoria, para medir o quanto a equipe está melhorando. Caso a fraqueza deixe de existir, a métrica passa a não fazer mais sentido, podendo ser abandonada. Manter métricas apenas pela métrica é um desperdício de tempo e esforço. 4. Quantidade de Inconstâncias A identificação de falhas e defeitos o mais rápido possível denota capacidade de responder mais prontamente a correções, favorecendo a entrega de software com maior qualidade em menor tempo. No entanto, a contagem dessas ocorrências poderá direcionar para ações que identifiquem as causas e minimizem esses impactos durante o ciclo de desenvolvimento, pois podem estar relacionadas a falta de atenção, engajamento, motivação ou, até mesmo, falhas de especificação ou percepção. 5. Outros exemplos de métricas ágeis a) Burndown: é o indicador mais conhecido do Scrum. Mede o andamento do trabalho durante a iteração e demonstra o desempenho da equipe. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 223 b) Velocidade: é a soma das estórias que foram entregues em um Sprint, ou seja, o que a equipe realizou e foi aceito pelo cliente. c) Capacidade: é o trabalho que foi realizado pela equipe durante o Sprint. d) Foco: é a divisão da velocidade sobre a capacidade, ou seja, mede o percentual de aproveitamento da equipe e o quanto ela está focada em entregar. e) Trabalho Extra: é o percentual de trabalho encontrado e adotado durante o Sprint. O conceito de encontrado é o trabalho que foi reportado que excedeu as estimativas daquele Sprint, em outras palavras, são as “surpresas”. Já o adotado, é o que foi adicionado no decorrer do Sprint. f) Precisão: é o grau de precisão das estimativas da equipe. Se a equipe apresentar um percentual muito baixo, pode ser que as tarefas estão sendo subestimadas ou que a equipe está sofrendo pressão para pontuar para baixo. Por outro lado, se tiver um % sempre próximo de 100, pode estar havendo excesso de planejamento ou a equipe está arriscando pouco, tentando eliminar riscos. g) Throughput: de forma bem simples, o Throughput ou vazão média é a quantidade de entregas que o sua equipe consegue realizar ao final de uma sprint ou um período de análise/referência. 7.3. Quando as métricas são nocivas para a equipe Métricas podem ser nocivas para a equipe, dependendo do enfoque com que são criadas. Diz-se que a simples observação de um processo pode alterar seu resultado, ou ainda, que as métricas podem moldar ou até limitar comportamentos. Caso, por exemplo, seja criada uma métrica de “Quantidade de estórias que um desenvolvedor finaliza por Sprint”, teremos o cenário onde os desenvolvedores buscarão melhorar seu índice nessa métrica, podendo passar a agir de forma individualista em detrimento da equipe, perdendo-se assim o espírito de colaboração. 224 Andy Barbosa Da mesma forma, métricas relacionadas à quantidade de pontos realizados em um Sprint podem levar a equipe a aumentar inconscientemente o número de pontos de cada estória, resultando em uma “melhora” do índice, sendo que efetivamente a equipe não produzirá mais. 7.3.1. Como as métricas moldam o comportamento da equipe? Segundo a consultoria K21 (www.k21.com.br), se você medir apenas a velocidade de entrega do produto, então poderá ter como resultado uma equipe muito eficiente, porém com um produto de qualidade ruim. É como se a equipe fosse uma criança que ficou valente após ver a água ser sugada para o mar, mas, mesmo assim, saiu correndo em direção a ela. Em breve, a água voltará muito mais forte, como uma onda e ela levará um caldo daqueles. Assim, acontece com os bugs. Eles surgem como uma onda e dão um verdadeiro susto na equipe. Por outro lado, ter uma equipe eficiente e com qualidade, mas que faz a entrega de um produto sem valor, é como afundar o Titanic ao som de violino e saboreando um chá inglês. Então, neste cenário, o que devemos medir? De acordo com o colega Rodrigo de Toledo, também da consultoria K21, existem 4 Domínios para a Agilidade através dos quais podemos realizar uma análise das equipes e empresas, mantendo balanceadas as métricas necessárias. Adaptado de: https://www.knowledge21.com.br, disponível online. http://www.k21.com.br/ https://www.knowledge21.com.br/ O Verdadeiro Agile Coach | 2020 225 Detalhando os 4 Domínios para a Agilidade: • Eficácia (Negócio) Nesse domínio, as métricas estão ligadas diretamente aos problemasdo negócio. Se a equipe é criada para resolver problemas, essas métricas traduzem para números o propósito da equipe e medem a sua eficácia. Em métodos ágeis os requisitos do produto são normalmente descritos em histórias do usuário e não devem ser tratadas como certezas que temos sobre a solução que estamos desenvolvendo. Na verdade, os requisitos são apenas hipóteses que podem ou não resolver os problemas. A cada lançamento do produto devemos avaliar a eficácia da entrega. Caso você use o formato de História de Usuário, essas métricas ajudam a medir se o “Para” foi alcançado. Exemplos de métricas: faturamento, custo, atendimento, Churn, pay back, crescimento de mercado, NPS, vendas etc. • Eficiência (Organizacional) As métricas do domínio Eficiência estão ligadas à performance do trabalho da equipe em relação à entrega do produto. Elas servem para dar previsibilidade ao trabalho, evidenciar gargalos do processo e auxiliar práticas de colaboração internas e externas da equipe. Métricas Kanban costumam prover bons indícios de eficiência. Essas métricas podem ser obtidas por meio da análise das Histórias do Usuário, que são mapeadas por grau de importância em um determinado quadro de atividades (Quadro Kanban, Quadro Scrum, Task Board, Quadro da equipe, como você preferir chamá-lo). Exemplos de métricas: Lead Time, Tempos de Ciclo, Tempo de Execução (Touch Time), Tempo de Espera (Waiting Time), Trabalho em Andamento (Work in Progress, WIP), Vazão. • Qualidade (Técnica) Essas métricas medem a qualidade técnica do produto que está sendo construído e indicam o valor das dívidas técnicas que criamos ao longo do desenvolvimento. 226 Andy Barbosa Exemplos de métricas: a qualidade técnica de um produto pode ser mensurada por meio de: – Falhas – a quantidade de falhas (bugs) e a quantidade de usuários afetados por elas; – Código – se o software tem cobertura de testes automatizados, qual é a complexidade do código-fonte ou a duplicação deste código; – Performance e segurança, isto é, pela carga de acesso ao sistema, pela quantidade de invasões e de usuários simultâneos, além do consumo de CPU, memória e HD. • Atmosfera (Cultural) Nesse domínio, as métricas medem o quão satisfeito os participantes estão para trabalhar naquela equipe ou organização. O número medido é subjetivo e serve apenas para o própria equipe. Não é possível usá-lo para nenhum tipo de comparação entre equipes. As métricas são tão particulares que a troca de membros da equipe provavelmente irá alterá-las para o bem ou para o mal. Em alguns casos, utilizamos o Hapiness Radar para avaliar aspectos importantes da equipe, tais como, os processos, as ferramentas e as práticas usadas no trabalho, no relacionamento com os colegas, na satisfação pessoal de pertencer à equipe, na satisfação em realizar o trabalho etc. Outra técnica interessante é o Squad Health Check Model, usada pela Spotify. Existem outras técnicas como o NPS da Equipe, Ações para o Nirvana, dentre outras. Apesar de termos vários exemplos de métricas para cada um dos quadrantes (domínios), é fundamental que exista o balanceamento. Todavia, pense muito bem quais delas você quer manter em cada área. Se a equipe olha para muita coisa, ele não prestará atenção em nada. Escolha a quantidade suficiente para manter o foco. As métricas devem ser poucas, simples de medir, fáceis de compreender, relevantes para o caminho que a equipe está buscando e devem ser influenciadas pelo trabalho da equipe. Conteúdo adaptado de: https://www.knowledge21.com.br, disponível online. https://www.knowledge21.com.br/ O Verdadeiro Agile Coach | 2020 227 7.4. Objective and Key Results (OKR) O acrônimo OKR significa 'Objetivos e resultados chave'. É uma estrutura de definição de objetivos que existe desde os anos 1970. Popularizado por John Doerr, um dos investidores de riscos mais bem-sucedido, reconhecido pela Forbes como o 40º mais rico em tecnologia do mundo. A estrutura de OKR oferece benefícios como: foco aprimorado, maior transparência e melhor alinhamento. Isso é possível pois ela organiza as pessoas e o trabalho que elas realizam para alcançar objetivos comuns. Um OKR consiste em um Objetivo, que define uma meta a ser alcançada, e até 5 Resultados Chave, que medem o progresso em direção ao alvo. Cada OKR também pode ter Iniciativas associadas, que descrevem o trabalho necessário para impulsionar o progresso nos Resultados Chave. A estrutura inclui várias regras que ajudam as pessoas a priorizar, alinhar, focar e medir o resultado do trabalho que realizam. Um sistema de OKR ajuda organizações inteiras a comunicar a estratégia corporativa aos colaboradores de maneira acionável e mensurável. Também ajuda as organizações a passar para uma abordagem de avaliação baseada no resultado do trabalho e esforços. O que é um Objetivo? Um objetivo é uma descrição de uma meta a ser alcançada no futuro. Um objetivo define uma direção clara e fornece motivação. Um objetivo pode ser pensado como um destino em um mapa. "Para onde eu quero ir?" Um objetivo descreve para onde você quer ir e define uma direção clara. O que é um Resultado Chave? Um Resultado Chave é uma medida com um valor inicial e um valor alvo que mede o progresso em direção a um Objetivo. Um Resultado Chave é como uma placa de sinalização com uma distância que mostra quão perto você está do seu Objetivo. "Como sei se estou chegando lá?" Um resultado chave mostra como você está progredindo em direção ao seu objetivo. 228 Andy Barbosa O que é uma Iniciativa? Uma iniciativa é uma descrição do trabalho que você fará para influenciar um Resultado Chave. Se um Objetivo é o seu destino e um Resultado Chave mostra a distância a percorrer, uma Iniciativa descreve o que você fará para chegar lá (pegar um carro, remar um barco etc.). "O que vou fazer para chegar lá?" Uma iniciativa descreve o que você fará para influenciar seus principais resultados. Benefícios dos OKRs O maior impacto do uso de OKR na maioria das organizações sem o gerenciamento de metas, ou naquelas que se concentram exclusivamente em métricas e KPIs, é uma mudança cultural, que deixa de olhar apenas o valor do indicador (eficiência) e passa a considerar a eficácia das ações que nos conduzem até os objetivos e os resultados. Um OKR cria foco, transparência e alinhamento para todo o trabalho em uma organização. Esses três fatores combinam e levam ao aumento do envolvimento dos funcionários. • Alinhamento Estratégico: OKRs ajudam os gestores e colaboradores a alinhar o trabalho que realizam, garantindo que todos na organização estejam se movendo na mesma direção. • Execução Focada: OKRs ajudam a se concentrar apenas no que é mais importante, priorizando apenas o trabalho que tem o maior impacto nos negócios. • Envolvimento: as pessoas alcançam resultados extraordinários quando estão envolvidas com um propósito. Os OKRs ajudam a se comunicar e executar a estratégia de maneira que todos entendam. Na minha opinião os sistemas de OKR são a forma mais adequada de estabelecer metas e desafios para as equipes em ambientes ágeis e auto- organizados. Os sistemas de OKR não exigem uma lógica de desdobramento linear, dos tradicionais KPIs. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 229 Os sistemas de OKR permitem que os objetivos estratégicos organizacionais sejam estabelecidos e que cada área ou equipe defina os key results e ações que irão promover e realizar para apoiar o alcance dos objetivo estratégicos, de forma horizontal, vertical ou diagonal, direta ou indiretamente. 7.4.1. Como estabelecer OKRs? Doerr, que introduziu o Google no OKR, tem uma fórmula para estabelecer metas: Fórmula deMetas de Doerr Eu vou ________ medido por ____________. Ou seja, uma boa meta tem que listar o que você vai realizar e a maneira como você vai medir seu atingimento. As palavras-chave aqui são “medido por”, uma vez que a medição é o que cria uma meta real. Sem isso, você não tem uma meta, tudo o que você tem é um desejo. A fórmula de Doerr é a melhor maneira de se explicar a estrutura de um OKR: Eu vou (Objetivo) medido por (esse conjunto de Key Results). Todos os Key Results devem ser quantitativos e mensuráveis. Como Marissa Mayer, ex-vice-presidente do Google, disse: “se não tem um número, não é um Key Result.” Para sanar de vez as suas dúvidas sobre como definir OKR para a sua organização, separei alguns exemplos práticos. Geralmente, os objetivos (Objectives) começam com verbos como: iniciar, aumentar, diminuir, reduzir, criar, desenvolver, entregar, construir, criar, implementar, definir, liberar, testar, preparar e planejar. Os resultados-chave (key results) precisam ser quantificáveis e mensuráveis por uma métrica específica que, normalmente, são um valor a ser alcançado: 230 Andy Barbosa Tema Estratégico Objetivo Resultados-Chave Corporativo Aumentar receita dos negócios em 10% • Receber 50 novos clientes até o final do segundo trimestre; • Reduzir a taxa de cancelamentos para 5%; • Lançar 1 (um) novo produto até o final do ano. Marketing Melhorar o processo de marketing • Estabelecer relacionamento pessoal com 5 prospects; • Aumentar a geração de leads em 10%; • Realizar 5 webinars. CEO Melhorar a imagem da organização • Lançar 2 novas inovações para impactar o mercado; • Entrevistar 20 clientes e obter feedback; • Aumentar a manutenção de clientes em 90%. Dicas para os bons OKRs: Para os Objetivos: • Objetivos devem ser simples, curtos e fáceis de memorizar. Se você tem que parar para respirar quando lê seu objetivo, você está fazendo errado. • Objetivos não precisam ser formais. Eles podem se encaixar na cultura organizacional e ser informais e divertidos. Você pode usar gírias, piadas internas e até palavrões, qualquer coisa que combine com sua cultura. Para os Key Results: • Separe as métricas das tarefas. • Defina poucos deles. Normalmente, entre 2 e 5 por objetivo. 7.4.2. Como acompanhar os OKRs? Para que os OKRs não sejam “esquecidos” é preciso incluí-los na rotina de trabalho de cada equipe, usando os Check-ins semanais. O Check-in é uma breve cerimônia para acompanhar resultados e cobrar ação. A ideia não é aumentar o overhead gerencial, nem adicionar mais reuniões, mas torná-las mais produtivas e até mesmo fundir ou eliminar algumas das existentes. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 231 Os Check-ins devem ocorrer todas as semanas. Ter reuniões mensais para avaliar os resultados, pode ser mais adequado quando você tem metas anuais. Quando temos OKRs trimestrais, os Check-ins precisam ser mais frequentes, semanais ou quinzenais, no máximo. Indico que uma reunião de Check-in seja rápida, e não ultrapasse 1 hora. Já participei de sessões com gestores em que conseguimos realizá-la em 30-45 minutos. Nas equipes, isso reduz para 15-30 minutos, como uma stand-up. Saliento que os check-ins semanais/quinzenais são a ferramenta mais poderosa para tornar a OKRs parte da cultura da organização. Portanto, facilite e simplifique o check-in. Torne-o em uma sessão sucinta e focada, leia simplesmente o objetivo definido e, sequencialmente, cada uma das métricas e como estamos em relação a ela. Os participantes discutem sobre o nível de confiança sobre o atingimento daquele KR diante dos fatos, e propõem ações para a confiança esteja média ou baixa. É interessante aqui, aproveitar o momento para levantar Lições aprendidas durante este novo ciclo, e registrar isso para futuros insights. Mais exemplos de OKRs: Tema Estratégico Objetivo Resultados-Chave Manutenção de Clientes Criar uma Experiência do Cliente Incrível • Melhorar o Net Promoter Score de X para Y. • Aumentar a taxa de recompra de X para Y. • Manter o Custo de Aquisição do Cliente abaixo de Y. Encantar nossos clientes • Reduzir o Churn de receita de X% para Y%. • Aumentar o Net Promoter Score de X para Y. • Melhorar a média semanal de visitas/usuário de X para Y. • Aumentar o tráfego não-pago (orgânico) de X para Y. • Melhorar o engajamento (usuários com perfil) de X para Y. Melhorar o Desempenho Operacional Aumentar a produção em 15% no próximo semestre • Contratar mais 10 colaboradores; • Oferecer 2 horas de treinamento/mês por colaborador; • Investir em 2 novos equipamentos até julho. Contratar mais 10 funcionários para o próximo trimestre • Selecionar 50 currículos em até quatro semanas; • Entrevistar 30 candidatos durante duas semanas; • Selecionar os 10 melhores para contratação. 232 Andy Barbosa 8 CINTO DE UTILIDADADES DO AGILE COACH 8.1. Lean Growth Coaching Um Agile Coach é responsável por estimular a evolução contínua das equipes, visando impactar positivamente a qualidade do produto/serviço e dos processos de trabalho. Algumas das formas de fazer isso é: a) Eliminar desperdícios b) Aumentar os níveis de proficiência técnica ´ c) Promover autoconhecimento d) Melhorar o fluxo de trabalho e comunicação E como provocar a evolução? Procuro utilizar as sessões de inspeção e adaptação (review e retrospectivas), juntamente com o Lean Growth Coaching, para identificar e estimular a equipe neste sentido. Colaborando com a equipe, pode-se identificar 1 ou 2 pontos de melhoria, em cada iteração (sprint), e a partir deles construir uma jornada de evolução no Lean Growth Coaching. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 233 Este artefato é muito versátil. Ele pode lhe auxiliar no planejamento de toda e qualquer jornada de Coaching, de forma iterativa e incremental. Unifiquei neste artefato o poder do Coaching com as melhores práticas ágeis: colaboração, inspeção e adaptação, culminando em um processo de Coaching Iterativo. Para jornadas de melhoria, identificadas em retrospectivas, por exemplo, o indicado é que esta caiba dentro do próximo ciclo de trabalho (iteração), podendo- se estender por 2 ou 3, no máximo. O Lean Growth Coaching é composto por uma série de informações que colaborativamente precisam ser definidas. Diante da equipe, você deve definir, de acordo com a situação atual, um objetivo a ser alcançado. Se, por exemplo, nossa eficiência no último Sprint ficou abaixo de 85%, e precisamos alcançar os 95%, você já tem 2 insumos fundamentais para a formação da jornada. • Situação Desejada: Eficiência de 95% (GOALS) • Situação Atual: Eficiência de 83%, por exemplo. (REALITY) O que pode ser feito? Quais as opções para mudar? Essa é a pergunta que precisa de respostas! A equipe é quem precisa refletir sob meios de sair da situação atual e alcançar a situação desejada. Pergunte isso a eles, dê um tempo para que discutam sobre e registre as sugestões no Lean Growth Coaching. Você precisa ter consciência que, no fundo, a equipe sabe o que precisa fazer. E você, como Agile Coach, precisa estimular e desbloquear esse potencial. Provavelmente depois de uns 15-20 minutos de reflexão, você terá registrado uma séria de insights e meios de como melhorar. Então, provoque a equipe para escolher uma das opções, ou uma combinação de opções, para ser executada (experimentada). Essa opção, ou conjunto delas, é que irão para dentro do ciclo do Lean Growth Coaching, no quadrante WILL (o que será feito). Esta será a jornada a ser realizada visando alcançar o objetivo definido. 234 Andy Barbosa A partir dessa escolha, as demais opções ficam “salvas”no quadrante respectivo, servindo como novas hipóteses a ser realizadas caso este primeira jornada não atinja os resultados. Para fazer o download do Lean Growth Coaching em formato PDF, acesse este link: https://bityli.com/SRN2r No ciclo, é necessário, definir o plano de ação (TATICS) para pôr em prática a jornada. Quem, quando, como, o quê? Por fim, definir como e quando serão verificados os resultados da jornada (REVIEW) concluem a estruturação para execução. Para finalizar, neste momento, é necessário refletir sobre o como iremos sustentar a nova condição (GOALS) quando a alcançarmos. https://bityli.com/SRN2r O Verdadeiro Agile Coach | 2020 235 No quadrante HABITS, devem ser registrados os hábitos, indicadores e meios de checagem que serão utilizados. Faça a equipe refletir no como faremos para monitorar e melhorar? Como Agile Coach você precisa facilitar este processo de construção, levando a equipe a refletir sob cada um dos quadrantes propostos no artefato, além de acompanhar e suportar toda a sua execução, inspeção e adaptação. Nas sessões de inspeção e adaptação, que devem estar previstas no Lean Growth Coaching, tanto no ciclo da jornada como nos hábitos, será necessário reunir a equipe e refletir sobre a jornada: • Quais resultados alcançamos? • O que deu certo? • O que não funcionou muito bem? • Quais as lições aprendidas? • O que podemos ou iremos fazer diferente? Registre todas essas informações no quadrante RESULTS. Se os resultados alcançados não forem os estabelecidos e desejados, rode quantas vezes for necessário o Ciclo do Growth Coaching, a partir das opções já existentes ou novas identificadas. O Coaching Iterativo, proposto pelo Lean Growth Coaching, irá ajudar, e muito, na condução de jornadas de evolução e melhoria contínua de sua equipe a partir de ciclos interativos e feedbacks. 236 Andy Barbosa 8.2. Facilitação Situacional De acordo com a colega Mayra de Souza, especialista em facilitação, facilitar é: "Saber aplicar os métodos e as dinâmicas no momento certo, de forma a alcançar o resultado esperado. Para tanto, é preciso entender e fazer uma gestão do comportamento humano combinando e moderando a firmeza com o humor, a disciplina com o tato, e o resultado com a colaboração. Tudo isso se torna mais fácil quando você tem o entendimento de qual momento o grupo está e como agir!" Sua atuação como Facilitador é ser um guia para o fluxo das discussões entre as pessoas. Uma pessoa facilitadora é responsável pela criação de um ambiente favorável, que permita ao grupo atingir os objetivos das dinâmicas e atividades. Um ambiente de aceitação, empatia, respeito, confiança, segurança, liberdade e abertura para o diálogo e escuta ativa, é fundamental para promover sinergia e compartilhamento. Consequentemente, o trabalho de facilitação visa garantir que os participantes mantenham foco, responsabilidade, iniciativa e colaboração durante todo o processo. Existem várias características necessárias para uma pessoa facilitadora: • neutralidade; • comunicação interpessoal; • estar aberta(o) ao feedback;´ • observar e respeitar as pessoas; • dinamismo e entusiasmo; • transmitir segurança ao conduzir uma atividade; • usar um vocabulário acessível; • fomentar o espírito produtivo e positivo do grupo; • ter foco no objetivo e resultados; • planejar e se preparar para dinâmica; • ser pontual, regular, moderar e explorar;´ • ter fluência verbal ao introduzir as atividades; O Verdadeiro Agile Coach | 2020 237 • explicar os processos da dinâmica; • responder dúvidas e perguntas; • manter-se neutra nos episódios de discussão; • não intervir de durante a tomada de decisões; • identificar necessidades; • resolver problemas, possíveis conflitos ou impedimentos; • suportar a execução das atividades e interações; • utilizar técnicas para garantir fluidez às conversas; • estimular para melhor uso do tempo; • dentre outros. Em resumo, o objetivo da pessoa facilitadora é dar suporte aos participantes para que eles possam realizar de forma excepcional seu papel em cada atividade e interação planejada para que haja uma boa dinâmica, dedicando-se ao processo e ao conteúdo, e assegurando que os melhores resultado sejam atingidos. 8.2.1. Estágios do desenvolvimento de grupos Para potencializar as capacidades individuais e fazer emergir a inteligência coletiva dos grupos de trabalho, é fundamental que a pessoa facilitadora seja capaz de criar um ambiente de aceitação, empatia, respeito, confiança, segurança, liberdade, abertura ao diálogo, sinergia, iniciativa e compartilhamento. FACILITAÇÃO SITUACIONAL Fonte: inspirado nos Estágios Tuckman e na Liderança Situacional de Hersey & Blanchard 238 Andy Barbosa A facilitação só existe quando consegue conectar e estimular as pessoas para colaborar, criando uma dinâmica a partir de uma atividade. É preciso ouvir todas pessoas, observar, questionar, e fazer fluir o compartilhamento de ideias. Para isso, é fundamental que a pessoa facilitadora seja capaz de identificar o estágio atual do grupo, ou de cada grupo que está envolvido na atividade, e adaptar a facilitação com vistas a melhorar a conexão, interação e colaboração, para que a dinâmica atinja os objetivos da atividade. A Facilitação Situacional combina os estágios de desenvolvimento de grupos, propostos por Tuckman, combinados com o conceito de Liderança Situacional de Hersey & Blanchard. Essa combinação nos permite sugerir meios de atuação da pessoa facilitadora diante dessas situações, que podem acontecer de forma sequencial ou não; em momentos específicos ou não; e ainda, repetir-se sistematicamente de acordo com a atividade em curso. Estágio do Grupo Formação Contestar e Conflito Normalizar e Acordo Desempenho ⇓ ⇓ ⇓ ⇓ ⇓ Comportamento da Pessoa Facilitadora Direcionar Coach Suportar Delegar Fonte: Andy Barbosa & Mayra de Souza 8.2.2. Compreendendo as formas de atuação na Facilitação Situacional 1. Momento de Apresentação e Entrosamento O Grupo está em Formação: pode não haver entrosamento e confiança entre os membros, por isso elas podem não compartilhar conhecimento. O foco precisa ser o de promover aproximação, conexão e empatia. A pessoa facilitadora precisa DIRECIONAR: os pessoas ainda não se reconhecem como equipe, e não entendem qual é nem como irão alcançar os objetivos. A pessoa facilitadora precisa direcionar o grupo, explicando como será a atividade; alinhando expectativas e objetivos da dinâmica; criar um ambiente seguro em que todos sintam-se à vontade para expressar suas opiniões. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 239 Existe um fator natural do ser humano que é o instinto de proteção, então quando alguma pessoa entra em um espaço que se sente ameaçada ou que não tenha confiança (o fato de não conhecer ninguém), ela fica fechada (não se comunica e não compartilha informação) ou se defende de tudo, são bloqueios de proteção do ser humano. Algo normal e natural, nosso instinto de sobrevivência. Uma boa prática que contribui muito para formação desse ambiente, é a criação de uma área de segurança, que pode ser materializada com a colocação de uma fita amarela na entrada da sala onde se está realizando o evento, conforme a imagem que segue. Na abertura das atividades, destaca-se a fixação da fita e seus objetivos: “queremos estabelecer com esta fita um ambiente seguro, onde idéias não têm hierarquia; onde não existe julgamento de valor; onde praticamos escuta ativa; onde a comunicação não será violenta; onde todas as opiniões serão aceitas; onde o diálogo e interações serão priorizadas; onde privilegiamos a colaboração e cooperação.” Fonte: arquivo pessoal de AndyBarbosa Pode-se também convidar aos participantes a apresentar ou descrever quais são os acordos da imersão ou “regras de ouro” para praticar, que devem ser devidamente declaradas para todos. Escreva em post its e fixe em algum local visível. A qualquer momento, quando a pessoa facilitadora identificar que essas ou outras regras vinculadas a fita amarela estão sendo “violadas”, pode- se recorrer a ela pronunciando: “Lembrem da fita amarela! Olha a fita amarela! Estamos na área protegida pela fita amarela!”. 240 Andy Barbosa 2. Momento de Neutralidade e Envolvimento O Grupo pode contestar e gerar conflitos: durante a troca de conhecimento as pessoas podem questionar, desafiar e testar os limites, umas das outras. Todos buscam identificar quem sabe o que; como cada uma se expressa ou se posiciona; como cada um se defende e reage com relação ao outro. Como estão se conhecendo e formando suas convicções, poderá haver conflitos de ideias e até de interesses. A pessoa facilitadora precisa atuar como um COACH: para aumentar o envolvimento, a pessoa facilitadora precisa aproximar as pessoas do grupo, estabelecendo um senso de responsabilidade compartilhada. Ao identificar conflitos, talvez seja necessário e indicado interromper, mas de maneira neutra, e facilitar a organização das ideias divergentes, minimizando o atrito entre as pessoas, fazendo-as convergir. 3. Momento de Respeito e Colaboração O Grupo começará a normalizar, os conflitos irão diminuir e acordos serão estabelecidos: nesta fase o grupo já compreende quem são as pessoas, suas características mais marcantes, conhecimentos e preferências, e então se instala um ambiente de maior respeito e simpatia. Nesta fase, os primeiros valores e regras de convivência e trabalho estão estabelecidos e são conhecidos; o grupo começa a atuar como um time, trabalhando sinergicamente e colaborativamente em prol dos resultados e objetivos das dinâmicas propostas, compartilhando conhecimento e se ajudando mutuamente. A pessoa facilitadora precisa oferecer SUPORTE ao Grupo: como o grupo já está trabalhando de forma auto-organizada, é fundamental que a pessoa facilitadora seja clara o suficiente sobre a dinâmica proposta, os objetivos e restrições, e dê a liberdade para o grupo atuar, validando os resultados no final. É preciso ficar à disposição para esclarecer dúvidas e remover impedimentos, e intervir ou interferir na atividade apenas quando necessário ou solicitado. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 241 4. Momento de Confiança e Sinergia Grupo atingiu níveis de alto desempenho e flow (performance): as pessoas do grupo confiam umas nas outras, e também no trabalho, e assim as atividades fluem melhor devido ao alto nível de sinergia e colaboração, resultando no auge da produtividade, criatividade, satisfação, motivação e envolvimento das pessoas. A pessoa facilitadora pode DELEGAR: o grupo está no pico da auto- organização. Com isso, a pessoa facilitadora pode se afastar e delegar responsabilidades aos novos facilitadores que emergem do grupo. Desta forma, a pessoa facilitadora deve acompanhar às dinâmicas e atividades e apoiar os novos facilitadores na execução. Facilitar significa saber aplicar os métodos e as dinâmicas certas no momento certo, de forma a alcançar o resultado desejado. Para tanto, é preciso entender e fazer uma gestão do comportamento humano, combinando e moderando firmeza com humor, disciplina com o tato, e o resultado por meio da colaboração. 242 Andy Barbosa 8.3. Icebreaker e Energizer 8.3.1. Icebreaker São as atividades chamadas de quebra-gelo, normalmente aplicadas na abertura de um evento, ou no início de alguma atividade, tendo como objetivo criar um ambiente mais amistoso e de aproximação entre as pessoas. Como Icebreaker utilize atividades que façam as pessoas se apresentarem com seus nomes, características, histórias, apelido, manias, hobbies, dentre outros. 8.3.2. Energizer São atividades que devem ser aplicadas quando você percebe que o grupo perdeu energia, está com expressão de cansaço, tenso ou estafado, dependendo da profundidade do assunto e da discussão. Para Energizer utilize atividades que façam as pessoas se movimentarem, sejam mais engraçadas, pois faz com que gere mais endorfina e proporciona um gás para o organismo das pessoas e continuidade dos trabalhos. Os benefícios de utilizar atividade de Icebreaker e Energizer: • Propiciar um ambiente positivo e descontraído; • Divertir e envolver as pessoas; • Promover interação, diálogo, integração e socialização; • Energizar e motivar as pessoas; • Melhorar o entrosamento e confiança das pessoas; • Promover a autenticidade e liberdade das pessoas; • Reduzir distâncias e barreiras; • Criar um ambiente de empatia, aceitação e conexão. Você encontra na internet diversos sites que podem lhe auxiliar a ter ideias de como energizar e quebrar-gelo durante a sua facilitação. Busque, leia e adapte de acordo com sua necessidade, local e perfil dos participantes. Tente também criar as suas próprias dinâmicas. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 243 Confira alguns sites que indicamos: Fun retrospective http://www.funretrospectives.com/ Retroagil https://retroagil.wordpress.com/ Kombo http://www.kombo.com.br Jogos 360º https://jorgeaudy.com/jogos-360/ Esoterikha.com http://www.esoterikha.com Women's ministry toolbox http://womensministrytoolbox.com Slideshare 110 dinâmicas de grupo Icebreakers Lions Clubs http://www.lionsclubs.org/ http://www.funretrospectives.com/ https://retroagil.wordpress.com/ http://www.kombo.com.br/materiais-rh/dinamicas-grupo https://jorgeaudy.com/jogos-360/ http://www.esoterikha.com/coaching-pnl/dinamicas-quebra-gelo-como-fazer-exemplos-para-grupos-equipes-reunioes.php http://womensministrytoolbox.com/icebreakers-games/ https://pt.slideshare.net/danielasipert/110-dinmicas-de-grupo http://www.lionsclubs.org/resources/PO/pdfs/icebreakers.pdf 244 Andy Barbosa 8.4. Ciclo de PrOpER O Ciclo de PrOpER é uma ferramenta proposta por Rachel e Liz (2009), baseado no ciclo PDCA, para aplicação nos mais diversos episódios de trabalho do Agile Coach. • Problema: escolha um problema para trabalhar. Veja como a equipe trabalha. O que precisa ser melhorado? • Opções: considere suas opções. O que você poderia tentar influenciar melhor a situação? Liste, pelo menos, três opções. • Experimentação: escolha uma opção para tentar. • Revisão: analise o resultado do experimento. Você melhorou as coisas? Mesmo que as coisas não melhorem, você aprendeu algo novo? Exemplo: • Problema: Jack chegou atrasado para a reunião diária de hoje. Aconteceu na semana passada também. Você está preocupado porque ele está trabalhando na criação de um novo ambiente de testes. Ele está perdendo informações importantes sobre os problemas que a equipe está encontrando no ambiente de testes atual. • Opções: aqui estão listadas algumas das opções que você poderia considerar. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 245 1. Conversa franca com Jack: quando Jack chegar, converse e mostre o que ele vem perdendo. Exponha novamente a importância da reunião diária e porque sua presença é indispensável. 2. Educar a equipe: realize uma sessão de treinamento para todo a equipe para aprender como melhorar a reunião diária; isso pode ajudar Jack a compreender a importância e por que a presença de todos é fundamental. 3. Colocá-los no comando: você pode precisar de alguém para substituí-lo na reunião amanhã. Pergunte para equipe se Jack pode fazer isso. 4. Espere e veja: não faça nada e espere para ver se a equipe mostra para Jack que seu atraso é um problema. • Experimentação: vocêescolhe a primeira opção – conversar com Jack sobre isso. Aproxime-se da conversa mencionando que notou que ele perdeu a reunião diária, algumas vezes. Ele parece genuinamente surpreso que isso tenha importância. Da perspectiva dele, ele não está trabalhando em nenhum dos itens do cliente, então, tem certeza que não precisa estar lá. Explique por que você está preocupado com a falta de informações de seus colegas de equipe que precisam ser consideradas na criação do novo ambiente de testes. Explique também que a reunião diária é para a equipe, e não para o cliente. Sugira que ele convoque uma reunião com o testador para analisar os problemas que ele perdeu. Ele acena e concorda em chegar na hora para o stand up diário amanhã. • Revisão: analise o resultado. No dia seguinte, Jack chegou no horário? Sua conversa fez diferença? Se ainda houver problema, quais outras opções você pode tentar? Na busca por opções, aqui estão algumas ideias que podem ser consideradas: • Supere o problema: torne-o visível para a equipe; • Socialize o problema: converse com a equipe sobre; 246 Andy Barbosa • Aguarde e veja: deixe este problema; se piorar, a equipe provavelmente notará; • Vá para o lado: venda o problema para outra pessoa dentro ou fora da equipe; • Analise a causa raiz: procure a causa raiz do problema; • Eduque a equipe: forneça mais informações para que eles vejam uma solução; • Coloque-os no comando: entregue a responsabilidade a equipe ou membro; O ciclo PrOpER pode ser utilizado por conta própria, irrestritamente, mas não precisa ser um segredo. Socialize com a equipe, formalmente ou em uma retrospectiva. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 247 8.5. Escuta Ativa Uma das grandes habilidades do ser humano é a comunicação oral. Através do diálogo, as pessoas são capazes de falar e transmitir informações, mas também são capazes de adquirir novos conhecimentos. Parece simples, mas grande parte das pessoas não consegue manter um diálogo eficaz, pois muito do que é ouvido, não é de fato assimilado e interpretado pelo ouvinte, seja pela falta de concentração ou excesso de dados. Para o Agile Coach, ainda é uma oportunidade para melhorar o relacionamento e desempenho da equipe, esclarecer dúvidas e minimizar conflitos. Nesse sentido, a Escuta Ativa tornou-se uma técnica muito importante no que diz respeito ao estabelecimento de um diálogo. É importante evidenciar que praticar a Escuta Ativa não quer dizer que o ouvinte deve receber inúmeras informações passivamente, mas sim, que ele deve demonstrar interesse genuíno pela fala do interlocutor e assim, estabelecer um vínculo com ele. No ambiente corporativo, são inúmeras as situações em que a Escuta Ativa pode e deve ser utilizada: em uma reunião, ao ouvir um feedback, em uma instrução para execução de uma tarefa, dentre outras. Tais momentos são oportunidades para escutar e adquirir informações e conhecimentos abundantes. 248 Andy Barbosa 8.5.1. Dicas para desenvolver a Escuta Ativa • Deixe o interlocutor a vontade e demonstra interesse pelo que ele tem a dizer; • Evite interrupções e distrações durante a conversa (celular, e-mail, telefonemas); • Ouça para aprender e não para ser educado; • Mantenha sua mente calma e desativa suas barreiras de comunicação; • Sempre mantenha o contato visual com o interlocutor; • Ouça na essência e tenha foco. Procure interpretar a linguagem verbal e não verbal; • Não julgue nem tire conclusões precipitadas a respeito das informações repassadas; • Utilizam a linguagem corporal de forma positiva. Lembre-se: o corpo fala; • Coloque-se no lugar do outro. Procure entender suas necessidades, motivações e valores; • Compreenda a expectativa do outro e dê sugestões apenas se realmente for solicitada; • Procure fazer mais perguntas do que dar respostas; • Fale menos e ouça mais; • Somente após ter ouvido o que o outro tem a dizer, apresente seu ponto de vista; • Ao responder, estabeleça uma condição para que o outro diga se concorda ou não; • Ao final, expresse como as informações foram interpretadas e confirme o entendimento; 8.5.2. Benefícios da Escuta Ativa • Promove um melhor relacionamento interpessoal; • Minimiza os conflitos e falhas de comunicação; • Aumenta a autoestima e autoconfiança; • Gera confiança; O Verdadeiro Agile Coach | 2020 249 • Desenvolve a comunicação holística; • Dispõe informações; • Otimiza o tempo; • Promove o trabalho em equipe; • Desenvolve a empatia; Saber ouvir, portanto, é o primeiro passo para uma comunicação eficaz. Significa que mesmo não concordando com tudo o que foi dito, a pessoa teve interesse, ouviu e respeitou o outro. Essa habilidade permite que o interlocutor se sinta valorizado e assim, torne-se mais flexível e aberto às mudanças, duas características muito importantes no ambiente de transformação. 250 Andy Barbosa 8.6. Feedback e Feedforward O feedback é uma das ferramentas mais importantes para avaliar a produtividade e o desempenho de um indivíduo, líder ou equipe. O feedback é uma questão de sobrevivência, é o que conduz a autoestima da equipe, reduz os riscos, mantém a lealdade e o alinhamento. É o nutriente básico da motivação, e sua equipe adoecerá de fome caso esqueça de alimentá-los. Um feedback eficiente é aquele em que o foco é sempre a aprendizagem e melhoria contínua, tanto do líder, equipe ou indivíduo avaliado. No feedback construtivo, devem ser destacados todos os pontos positivos que contribuem ou contribuíram para a conquista de bons resultados e também os pontos que precisam de melhoria, além dos aspectos que podem ser desenvolvidos e potencializados. Para realizar uma crítica construtiva, é essencial que ele seja dado de forma madura e totalmente profissional, de modo que não seja simplesmente apontado os defeitos e falhas, mas de maneira a promover mudanças comportamentais, de habilidades e ações. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 251 Apesar de ser uma técnica utilizada em larga escala e fundamental para o desenvolvimento de qualquer pessoa e equipe, muitos ainda tem dificuldades em dar e receber feedback, pois quando este não for realizado de forma madura, pode ser confundido ou interpretado como questão pessoal, “perseguição” ou até mesmo injustiça, e não como uma oportunidade de mudança e crescimento profissional. Para auxiliar o Agile Coach a realizar bons feedbacks, tenho algumas dicas: • Suspender todo o tipo de Julgamento: isto é um dos princípios absolutos do Coaching, e que deve ser aplicado nos processos de feedback. A ausência de julgamento é fundamental para promover mudanças satisfatórias no comportamento dos indivíduos e equipes, fazendo com que vejam o feedback como algo construtivo e que pode contribuir para a melhoria do ambiente de trabalho. • Ouvir na essência: a atitude de ouvir na essência, fazendo uso da Escuta Ativa, é uma excelente aliada na hora de promover o feedback. Ao se disponibilizar para ouvir uma pessoa ou equipe, muito além das palavras ditas, as atitudes, comportamentos, interação e colaboração levam a uma melhor compreensão das pessoas, levando a melhorias que beneficiarão pessoas e processos. • Escala: a escala é uma das diversas ferramentas disponíveis para facilitar um feedback construtivo. Além de levar a pessoa ou equipe à reflexão, ela também gera ação. O método da escala pode ser utilizado de diversas maneiras, especialmente em forma de perguntas como “Em uma escala de 0 a 10, o quanto você acredita que deu o seu melhor para a equipe?” ou “De 0 a 10, quanto você crê que compreendeu o papel do Agile Coach?”. • Patrocínio Positivo: é uma poderosa técnica que se aplica fazendo uso de diversas afirmações poderosas quefocam no positivo. Isso gera mais confiança e receptividade do profissional que recebe o feedback. “Eu estou com você”, “Você consegue”, “Estamos juntos nessa” e “Você possui todas as habilidades necessárias”, são alguns exemplos dessas afirmações positivas. Porém, tome cuidado para realmente afirmar verdades verdadeiras. • Feedback Burger: altamente eficiente nos processos de feedback, esta técnica consiste em três passos: 252 Andy Barbosa 1) primeiro deve-se buscar estabelecer o rapport, ou seja, a receptividade do indivíduo ou equipe que está recebendo o feedback por meio de um elogio verdadeiro como “Eu entendo que vocês agiram assim, e sei que foi o melhor para aquele momento”; 2) o segundo seria o feedback em si, com uma sugestão de melhoria: “Será que se tomássemos a atitude XYZ, o resultado não teria sido mais positivo?”; 3) e, por fim, o terceiro para fechar o feedback com foco no futuro: “Gratidão! Você está no caminho certo!”. Com o tempo, o nível de confiança e intimidade aumentará e então, pode funcionar melhor um discurso mais simples e direto, sem maiores formalidades. • Avaliação 360o: é uma ferramenta na qual os indivíduos fazem sua autoavaliação e são avaliados pelos seus pares e líderes. É uma técnica um pouco mais complexa, que exige tempo e esforço para administrar. A extensão do feedback também pode causar problemas e tensões entre os avaliados. • Comemorar: uma boa e descontraída prática para demonstrar sua satisfação com a equipe é comemorando, mesmo que discretamente, uma meta alcançada, uma entrega realizada, uma mudança promovida, pode e deve ser festejada. • Feedback com o canal de comunicação errado: uma falha grave na estratégia de feedback diz respeito ao uso de um canal de comunicação errado. Assuntos delicados e complexos não devem ser tratados por comunicação assíncrona, e sim “ao vivo e a cores”, face a face, para evitar mal-entendidos. • Feedback negativo/corretivo com a presença de outras pessoas: esta técnica retrata a ação do líder que aponta uma falha individual em meio aos demais. Normalmente, causa perda de lealdade, desmotivação, baixa autoestima da pessoa e até conflitos na equipe. Portanto, não deve ser praticada. • Dar feedback apenas se as coisas vão mal: ocorre principalmente com gestores com grande número de liderados, que acreditam não ter O Verdadeiro Agile Coach | 2020 253 tempo para contemplar todos com a mesma proporção de feedback contínuo. Ele só procura um membro da equipe em duas ocasiões: para delegar uma tarefa ou quando há algo de errado. Nas demais circunstâncias, o gestor ou líder quase não mantém contato com sua equipe. Por favor, um Agile Coach não pode cometer um erro grotesco desses. • Não dar feedback: é a pior opção pois o silêncio é o maior gerador de ruídos e tensões. Feedforward Somos seres sociais e sistêmicos, sendo de nossa natureza o estabelecimento de laços e a formação de conexões. O feedback não é um fim por si só. Ele é uma poderosa ferramenta de retroalimentação do sistema que permite fortalecer as conexões através da criação de laços de confiança, aprimorando os indivíduos o grupo. A motivação do feedback precisa ser, sempre, o crescimento individual e o fortalecimento do grupo. Dessa forma, não existe feedback negativo. Alguns feedbacks são mais desafiadores que outros e o nível de desafio do feedback é inversamente proporcional ao nível de confiança da relação entre aquele que dá e aquele que recebe o feedback. Portanto, quanto maior for o nível de confiança da relação menor será o nível de desafio do feedback. Independentemente do tipo de feedback, reconhecimento ou aprimoramento, para que seja efetivo, o feedback deve conter alguns elementos: • Situação: contexto específico em que um determinado comportamento foi observado; • Comportamento: a ação específica que foi observada • Impacto: o impacto específico daquela ação em quem está dando o feedback e no grupo. Para que seja efetivo, é importante que o feedback seja planejado e que aquele que irá dar o feedback atue de forma isenta, narrando a situação, o comportamento e o impacto como um observador, livre de julgamentos. 254 Andy Barbosa a) Reconhecimento e Valorização Feedback de reconhecimento é fundamental. Essa ideia é ratificada por Thomas Czerner em sua obra What Makes You Tick. O autor reforça o fato de que nosso cérebro precisa ver uma "carinha feliz" para consolidar seus circuitos neurais. Os neurônios precisam de feedback positivo (reconhecimento e valorização) para estabelecer conexões duradouras. Dessa forma, se quisermos apoiar as pessoas a se desenvolverem precisamos nos tornar mais eficientes em dar feedback positivo. Em média, as pessoas recebem alguns minutos de feedback positivo durante o ano em contraste com as dezenas de horas de críticas, julgamentos e feedback negativo. Nossa performance é guiada por nossos comportamentos; nossos comportamentos pelas nossas emoções e essas pelos nossos pensamentos. Se nosso modelo mental (pensamentos) é o núcleo da nossa performance, como poderemos ter uma alta performance se dermos ênfase a um modelo mental construído com feedbacks negativos? Quando sentimos emoções como ansiedade ou medo, nossos circuitos neurais são inundados por sinais elétricos que comprometem nossa capacidade de processar o que está acontecendo, de aprender. Literalmente deixamos de ouvir e ver o que acontece ao nosso redor. Feedback positivo "libera" nossos neurônios para focarem no que é importante: aprendizado e crescimento. A transformação da performance exige uma cultura contínua de feedback positivo para validar, confirmar, encorajar, suportar e acreditar no potencial dos indivíduos. b) Correção e Aprimoramento É nesse ponto que o assunto fica mais delicado. Fomos criados em uma cultura avessa ao erro. Desde pequenos, somos ensinados que errar “é feio” e pior, fazendo-nos sentirmos culpados quando erramos. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 255 É preciso substituir essa crença por outra onde o erro é parte inerente ao processo de aprendizagem; onde a culpa é substituída pelo crescimento. Os feedbacks de correção e aprimoramento, param surtirem os efeitos desejados, exigem do líder, uma sensibilidade diferenciada e um planejamento mais bem elaborado. Não basta “apontar” o que não está legal. É preciso declarar a intenção do feedback, indicar a situação onde ocorreu o comportamento inadequado, seu impacto e, principalmente, sair do feedback com a ação que será tomada para corrigir o que precisa ser corrigido. Quando falamos em declarar a intenção do feedback, essa precisa ser necessariamente o crescimento do indivíduo e do grupo em que ele está inserido. Qualquer coisa fora deste contexto compromete o resultado. Em relação à situação, comportamento e impacto, aqui é o mesmo processo do feedback de reconhecimento. Esses três componentes devem ser específicos, passíveis de serem observados, livres de inferências e julgamentos. Até aqui, falamos dos 4 componentes iniciais do feedback de correção: declaração de intenção, situação, comportamento e impacto. Complementando, temos a ação que será tomada para corrigir ou evitar futuros impactos do comportamento observado. Aqui entra o feedforward, o “olhar para frente”, buscando utilizar as potencialidades e pontos fortes do indivíduo para apoiá-lo em seu crescimento. O feedforward não nega o passado. O que está feito está feito e não pode ser mudado. Podemos, sim, aprender com ele, verificar o impacto de nossas ações e traçar, constantemente, rotas de correção de rumo. No feedforward invertemos o eixo do foco do problema para a solução. 256 Andy Barbosa 8.7. Resolução de ConflitosUm conflito se caracteriza como qualquer divergência de ideias que ocorra entre membros de uma equipe. Muitos profissionais enxergam conflitos como algo negativo, algo que precisa ser evitado. Mas esse é o primeiro modelo mental ou “paradigma” que precisa ser quebrado. Para se formar uma equipe de alto desempenho, necessariamente precisamos de conflitos. A ocorrência de conflitos é a evidência de dois fatores fundamentais que devem existir em uma equipe de trabalho: compromisso com o resultado e transparência na busca pelo melhor. O conflito dentro das equipes ágeis, demonstra e evidencia um ambiente auto gerenciado, no qual a cobrança pelo resultado é feita pelo própria equipe e os conflitos podem acontecer com mais frequência. Sabemos que a origem dos conflitos, podem estar relacionadas por interesses pessoais, disputa por poder, ego ou vaidade, afinal, estamos falando de indivíduos que compartilham o mesmo ambiente e espaço de trabalho. Mas então, como definir os limites e garantir que os conflitos sejam apenas aqueles positivos para a equipe? O Verdadeiro Agile Coach | 2020 257 Caberá ao Agile Coach ficar atento para definir os limites e garantir que os conflitos sejam apenas aqueles positivos para a equipe. Observar as ocorrências e conduzir para que as discussões tenham um único objetivo: foco no produto, no cliente, nos resultados, no respeito às pessoas, aos valores e a cultura ágil. Quando os conflitos são geridos de maneira adequada, as divergências de opinião e os modos diferentes de pensar podem se tornar um estímulo a criatividade, inovação e à mudança. Porém, ao sair do controle, a tendência é o conflito se intensificar até transformar- se em uma força destrutiva, prejudicando imensuravelmente as iniciativas e o trabalho do Agile Coach. 8.7.1. Principais causas dos conflitos Conheça algumas causas de conflitos que um Agile Coach poderá enfrentar durante seu trabalho, por ordem de incidência: a) Conflitos de Cronograma: é o conflito mais intenso de todos, pois alguns projetos possuem restrição de prazo, com alto nível de stress e pressão, gerando atritos na definição dos prazos de execução das atividades e etapas. b) Conflitos de Prioridades: pode existir com membros da equipe e com as partes interessadas (stakeholders), pois ambos têm uma visão diferente quanto a prioridade das atividades a serem executadas para atingimento dos objetivos. c) Conflitos com Pessoas: o terceiro conflito mais intenso é o das pessoas, pois possíveis trocas, substituições ou perdas de membros impactam no desempenho da equipe. Além disso, a dependência de pessoas pertencentes a outros times pode gerar conflitos, de compatibilidade ou subordinação. d) Conflitos sobre Opiniões Técnicas: conflitos podem acontecer em função de decisões técnicas, escolhas de tecnologias, medições de desempenho e outros meios de atingir o objetivo. 258 Andy Barbosa e) Conflitos de Políticas Administrativas: conflitos podem existir entre procedimentos de gestão da equipe a as políticas administrativas estabelecidas, quando não haver alinhamento dessas questões. f) Conflitos de Custos: conflitos de custos ocorrem devido às diferenças entre previsto e realizado. g) Conflitos de Personalidade: conflitos resultantes de choque de personalidades entre os membros da equipe, clientes e stakeholders. 8.7.2. Formas de Administrar conflitos Em se tratando de conflitos que ocorrem entre os membros da equipe, estes devem ser os responsáveis pela sua resolução. Se necessário escalar, o líder da equipe será o responsável pela resolução. O Agile Coach pode facilitar o processo, fazendo uso de algumas técnicas: Fonte: http://www.radardeprojetos.com.br http://www.radardeprojetos.com.br/ O Verdadeiro Agile Coach | 2020 259 1. Retirada / Evitar: consiste em recuar de uma situação de conflito ou potencial conflito, postergando indefinidamente a sua resolução e torcendo para que, com o tempo, uma das partes desista do conflito. Neste caso, o conflito poderá reaparecer posteriormente. 2. Panos Quentes / Acomodação / Suavizar: prioriza mais um acordo entre as partes envolvidas do que a resolução do conflito em si. O conflito poderá surgir novamente devido à quebra de acordo. 3. Imposição / Forçar / Direcionar: ocorre quando uma das partes submete a outra a aceitar um ponto de vista através do poder que exerce. 4. Compromisso / Reconciliar / Negociar: é indicado quando há uma tendência de cada uma das partes em renunciar a algo, trazendo algum grau de satisfação para todas, resolvendo temporariamente ou parcialmente o conflito. 5. Confronto / Solução / Colaboração: é a melhor técnica para resolução de problemas e a que mais deve ser privilegiada na Cultura Ágil, a qual consiste em colocar os envolvidos frente a frente em uma atitude cooperativa e de diálogo aberto, visando o consenso e o compromisso. As origens dos conflitos são as mais variadas, porém, saber lidar com eles, pode ajudar a reforçar a relação de confiança entre o Agile Coach e os times. Conflitos carecem de uma solução, pois quando ele se arrasta, pode se transformar em uma bola de neve ou de fogo, como preferir. 8.7.3. Dicas para resolução de conflitos Tendo em vista este cenário, seguem algumas dicas de como o Agile Coach deve atuar nestas situações, seja resolvendo ou mediando um conflito: a) Priorize o bom relacionamento: a cortesia e a boa educação devem sempre ser mantidas – principalmente nos momentos stress. Esta é a melhor forma de agir de modo construtivo, quando estamos sob pressão. b) Separe as pessoas dos problemas: discutir pontos de vista diferentes sem desvalorizar as pessoas que os mantêm e confrontar ideias, e não personalidades, é atitude essencial para superar barreiras sem destruir relacionamentos. 260 Andy Barbosa c) Preste a atenção nas intervenções positivas: é importante ouvir com cuidado e sem preconceitos o que os membros da equipe estão dizendo. Mesmo que não concordemos com o ponto de vista, devemos adotar uma atitude de boa vontade e reconhecer que as pessoas estão tentando contribuir para melhorar a situação. Mesmo que seja tentador, mantenha- se imparcial. d) Ouça, entenda e só depois fale: é a melhor forma de evitar conflitos causados pela má comunicação. Para isso, é necessário desenvolver as habilidades de um bom ouvinte, como a Escuta Ativa, respeitando o direito de expressão dos demais. e) Estabeleça os fatos: é preciso ater-se aos fatos para não entrar numa guerra de opiniões. Mostre aos membros da equipe a importância disso, e peça que eles se atenham aos fatos. f) Explore opções em conjunto: os membros da equipe e você devem admitir que existem outras opções além daquelas que imaginaram. Somem forças em vez de dividir. O Agile Coach ainda pode fazer uso do Método de Harvard para Resolução de Conflitos, o qual sugere que se busque ganhos mútuos sempre que possível e que, quando os interesses forem conflitantes, insista em fazer com que o resultado se baseie em critérios justos, seja qual for a vontade das partes. Compreendendo os 4 princípios do método: 1. Separe as pessoas do problema Não estamos lidando com personagens abstratos do "outro lado", mas sim com seres humanos que possuem emoções, valores profundamente arraigados e origens e pontos de vista diferentes. Assim como nós, são influenciados por suas percepções parciais, vieses cognitivos, pontos cegos e representações de mundo. Se os negociadores se enxergam como adversários pessoais, será impossível separar o relacionamento do problema em questão. Precisamos lidar com as pessoas como seres humanos e com o problema de acordo seus méritos. Portanto, é preciso enfrentar o problema, não as pessoas! O Verdadeiro Agile Coach | 2020261 2. Concentre-se nos interesses, não nas posições: Nossa posição é algo que decidimos. Nossos interesses são o que nos levaram à decisão. Somente os interesses definem o problema e os interesses mais poderosos são as necessidades humanas básicas (segurança, bem- estar econômico, pertencimento, reconhecimento e controle sobre a própria vida). Tendemos a ficar tão preocupados com nossos próprios interesses que prestamos pouca atenção nos dos outros. É imprescindível reconhecer os interesses do outro como parte do problema. 3. Crie opções com possibilidade de ganhos mútuos: A habilidade de criar opções é um dos ativos mais úteis que um negociador pode ter. Para inventar opções criativas, precisamos: a) separar o ato de criar opções do ato de julgá-las; b) ampliar o leque de opções; c) buscar acordos vantajosos para ambas as partes; e d) facilitar as decisões de nosso interlocutor. 4. Insista em usar critérios objetivos: Sem estabelecermos um critério objetivo, é improvável que cheguemos a um acordo sensato. Os critérios de imparcialidade, eficiência ou mérito científico que aplicamos aos problemas, aumentam a probabilidade de produzirmos uma solução sensata e justa. 262 Andy Barbosa 8.8. Perguntas Poderosas Uma Pergunta Poderosa é aquela que nos coloca em movimento, que nos leva para reflexão e/ou para a ação. É uma pergunta mobilizadora, que ecoa em nós e fica ali dentro por algum tempo. O desafio do Agile Coach é lidar com o “não saber” o que uma boa pergunta provoca. E é justamente neste hiato de tempo que as melhores respostas emergem, e que surge o impulso genuíno para ação. Aquela que vai fazer toda a diferença! As perguntas que começam “por quê” podem ser boas em diversos contextos, mas não entram na categoria de perguntas poderosas. Este é o tipo de pergunta que nos remete ao passado, às justificativas, ao julgamento, ou até a caça dos culpados. As melhores perguntas quando se deseja sair de um estado e entrar no outro patamar são aquelas que abrem possibilidades, que nos conectam com o futuro e com capacidade de construir o novo. São as que começam com como, quanto, qual, o que ou quem: • Como posso usar meus talentos para aprender e evoluir? • Qual o significado real para você, depois de tudo o que ouviu? • Qual o desafio que, ao ser superado, irá me levar ao próximo patamar? • O que ainda quero aprender? • O que te desafiou? • O que você faria se o sucesso fosse garantido? • Quanto quer ou quero ganhar? • Quem pode me apoiar neste processo? • Que pontos precisamos de mais clareza? Por isso, quando estiver enfrentando uma dificuldade, em vez de ficar gastando horas pensando em soluções para o problema, primeiro transforme-o em uma boa pergunta! Depois identifique as atitudes que irão tirá-lo desta situação e faça o fluxo acontecer. O Verdadeiro Agile Coach | 2020 263 Converse com a seguinte pergunta: O que o contexto está exigindo de mim neste momento? Fonte: autor 8.8.1. Repertório de Perguntas Poderosas Para Feedbacks Construtivos • O que especificamente você pode fazer para apoiar o propósito da nossa equipe? • Quais pessoas da equipe você acredita que precisam de maior acompanhamento e proximidade? Por quê? • Quais são os pontos positivos e negativos da sua relação com a equipe? • Que habilidades ou competências precisam ser melhoradas ou conquistadas pela nossa equipe? E suas? Por que você acredita nisso? • Como você avalia seu desempenho na equipe? • O que você achou dos resultados que conquistamos em relação aos desejados? • O que você acredita que foi fundamental para superarmos/não alcançarmos nossos objetivos? • Em que momentos você considera que agimos com maestria? 264 Andy Barbosa • Quais atividades você considera mais apropriadas ao seu perfil? Quais você gosta? Quais você não gosta?´ • O que precisamos melhorar nos próximos 3 meses? • O que você acredita que podemos fazer para melhorar os resultados do nosso trabalho? • Na sua opinião, quais são os fatores impedem que a nossa equipe tenha melhores resultados? • Com o que você precisa de ajuda? Esta semana? Este mês? • Você sente-se alinhado com os propósitos da equipe e da organização? O que evidencia isso? • Como podemos melhorar nossa comunicação? • Com que frequência você gostaria de dar ou receber feedback? Por quê? Para Retrospectivas • O que fizemos bem, que se não discutirmos, podemos esquecer? • O que aprendemos nesta iteração? • O que devemos fazer diferente ou melhor na próxima vez? • Nosso time está entregando o mais rápido possível? Se não, por quê? • O que ainda nos intriga ou nos deixa preocupado? • O que nos ajuda a ter sucesso como uma equipe? • O que não foi satisfatório nesta iteração? • Quais ferramentas, técnicas ou processos provaram ser boas? Quais nem tanto? • Qual foi nosso maior impedimento? • Se você pudesse fazer 1 pedido para melhorar nosso trabalho, qual seria? • O que causou os problemas que tivemos nesta iteração? • Que coisas correram bem nesta iteração? Quais nem tanto? • Quem de nós teve o melhor desempenho nesta iteração? Quem nem tanto? • O que fizemos de bom que podemos compartilhar com os outras equipes? O Verdadeiro Agile Coach | 2020 265 • O que você gostou nesta última iteração? O que nem tanto? • Quais momentos positivos você pode nomear? • Quanto buscamos ou compartilhamos conhecimentos no equipe ou entre equipes? Quais podemos destacar? • Estamos nos sentindo próximos do cliente? • Existem problemas organizacionais que impedem nossa melhor performance? • Como o Product Owner pode facilitar nosso trabalho? • Como o Scrum Master ou Líder pode facilitar nosso trabalho? • O que podemos colocar em nossa seção “Curtir”? • Quão assertiva foram nossas estimativas? Como podemos melhorar nossa assertividade? • Como nossas reuniões diárias podem ser mais efetivas? • Quais são os fatores determinantes para nosso alto desempenho? • O que poderia ter prejudicado nosso trabalho nesta iteração? E para as próximas? • A equipe acabou se “comprometendo” em algum momento? • A equipe dependeu de “alguém” ou de alguma habilidade específica para completar uma tarefa? • Alguém da equipe fez um trabalho notável e que deveria ser reconhecido? Qual foi? Quem foi? • Tivemos a oportunidade de ajudar uns aos outros durante a iteração? Se não, por quê? Se sim, como? Para Levantamento de Requisitos • Como você vai utilizar este recurso? • Esse recurso é um processo? Quais são as etapas? • Como você acredita que podemos atender sua necessidade? • Como podemos pensar neste recurso de uma forma um pouco diferente? • Como sabemos que isso cobrirá todas as suas necessidades? • Onde inicia o processo? • Onde o usuário deve ou pode acessar este recurso? 266 Andy Barbosa • Onde o usuário estará localizado fisicamente quando utiliza este recurso? • Onde os resultados seriam apresentados? • Quando este recurso será usado? • Quem vai usar este recurso? • Quem receberá os resultados ou saídas deste recurso/processo? • O que esse recurso precisa fazer? • Qual é o resultado esperado ao final da execução do processo ou recurso? • O que precisa ser rastreado ou auditado? • Existe alguma outra maneira de conseguirmos isso? • Se implementarmos isso, as necessidades do negócio serão atendidas plenamente? • Se fizéssemos XYZ, o que aconteceria? • Qual é o seu objetivo com este recurso ou funcionalidade? O Verdadeiro Agile Coach | 2020 267 8.9. Desenvolvimento de Competências Um aspecto essencial para a boa gestão e melhor desempenho das equipes, é definir as competências necessárias, tanto para a equipe, como para cada papel que a compõe. O mapeamento de competências serve para definir essas competências