Ebook da Unidade - Compras e Negociação

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<p>Unidade 3</p><p>Compras e Negociação</p><p>Administração de</p><p>Materiais</p><p>Diretor Executivo</p><p>DAVID LIRA STEPHEN BARROS</p><p>Gerente Editorial</p><p>ALESSANDRA VANESSA FERREIRA DOS SANTOS</p><p>Projeto Gráfico</p><p>TIAGO DA ROCHA</p><p>Autoria</p><p>GUSTAVO SILVA OLIVEIRA</p><p>AUTORIA</p><p>Gustavo Silva 0liveira</p><p>Olá. Meu nome é Gustavo Silva 0liveira. Sou Engenheiro Florestal</p><p>formado na Universidade Federal de Santa Maria (UFSM), Mestre em</p><p>Engenharia Florestal pela Universidade do Estado de Santa Catarina</p><p>(UDESC) e atualmente Doutorando do Programa de Pós-graduação em</p><p>Engenharia Florestal na Universidade Federal do Paraná (UFPR) nas áreas</p><p>de Economia, Política e Administração Florestal. Possuo experiência</p><p>como tutor científico no Programa de Educação Continuada em Ciências</p><p>Agrárias da Universidade Federal do Paraná (PECCA/UFPR).</p><p>Amo minha profissão, meu trabalho e adoro transmitir meus</p><p>conhecimentos e as experiências que tive ao longo da minha carreira.</p><p>É uma grande satisfação poder contribuir na formação de pessoas que</p><p>estão em busca de um futuro melhor e que almejam ser excelentes</p><p>profissionais em um futuro bem próximo. Desse modo, fui convidado pela</p><p>“Editora Telesapiens” a compor seu corpo docente e seu elenco de autores</p><p>independentes. É com grande satisfação que quero colaborar com você</p><p>nesta etapa de estudo e trabalho. Estou aqui para o que precisarem!</p><p>Contem com a minha ajuda.</p><p>Vamos mergulhar nesse universo!</p><p>ICONOGRÁFICOS</p><p>Olá. Esses ícones irão aparecer em sua trilha de aprendizagem toda vez</p><p>que:</p><p>OBJETIVO:</p><p>para o início do</p><p>desenvolvimento</p><p>de uma nova</p><p>competência;</p><p>DEFINIÇÃO:</p><p>houver necessidade</p><p>de apresentar um</p><p>novo conceito;</p><p>NOTA:</p><p>quando necessárias</p><p>observações ou</p><p>complementações</p><p>para o seu</p><p>conhecimento;</p><p>IMPORTANTE:</p><p>as observações</p><p>escritas tiveram que</p><p>ser priorizadas para</p><p>você;</p><p>EXPLICANDO</p><p>MELHOR:</p><p>algo precisa ser</p><p>melhor explicado ou</p><p>detalhado;</p><p>VOCÊ SABIA?</p><p>curiosidades e</p><p>indagações lúdicas</p><p>sobre o tema em</p><p>estudo, se forem</p><p>necessárias;</p><p>SAIBA MAIS:</p><p>textos, referências</p><p>bibliográficas</p><p>e links para</p><p>aprofundamento do</p><p>seu conhecimento;</p><p>REFLITA:</p><p>se houver a</p><p>necessidade de</p><p>chamar a atenção</p><p>sobre algo a ser</p><p>refletido ou discutido;</p><p>ACESSE:</p><p>se for preciso acessar</p><p>um ou mais sites</p><p>para fazer download,</p><p>assistir vídeos, ler</p><p>textos, ouvir podcast;</p><p>RESUMINDO:</p><p>quando for preciso</p><p>fazer um resumo</p><p>acumulativo das</p><p>últimas abordagens;</p><p>ATIVIDADES:</p><p>quando alguma</p><p>atividade de</p><p>autoaprendizagem</p><p>for aplicada;</p><p>TESTANDO:</p><p>quando uma</p><p>competência for</p><p>concluída e questões</p><p>forem explicadas;</p><p>SUMÁRIO</p><p>Função Compra ............................................................................................ 12</p><p>A Função Compra .......................................................................................................................... 12</p><p>Estrutura de Compras ................................................................................................................ 13</p><p>Aptidão dos Compradores ...................................................................................................... 18</p><p>Sistema de Compras .................................................................................20</p><p>Solicitação de Compras ............................................................................................................. 21</p><p>Coleta de Preços ............................................................................................................................. 21</p><p>Pedido de Compra .........................................................................................................................22</p><p>Supervisão de Compra ...............................................................................................................23</p><p>Qualidade Correta e Preço - Custo ......................................................26</p><p>Controle e Garantia da Qualidade .....................................................................................26</p><p>Preço - Custo..................................................................................................................................... 30</p><p>Condições de Compra - Negociação - Fontes de</p><p>Fornecimento ................................................................................................ 33</p><p>Condições de Compra.................................................................................................................33</p><p>Prazos ...................................................................................................................................33</p><p>Carregamento (frete) .................................................................................................34</p><p>Embalagens ....................................................................................................................34</p><p>Formas de pagamento .............................................................................................35</p><p>Negociação ........................................................................................................................................35</p><p>Fontes de Fornecimento ......................................................................................................... 36</p><p>9</p><p>UNIDADE</p><p>03</p><p>Administração de Materiais</p><p>10</p><p>INTRODUÇÃO</p><p>O processo de compras compreende todas as atividades responsá-</p><p>veis por adquirir materiais e matéria-prima no ambiente empresarial.</p><p>Deste modo, cabe aos gestores de compras, realizar o planejamento</p><p>das aquisições necessárias para a empresa de maneira que as atividades</p><p>ocorram em tempo hábil, qualidade e quantidade exigida e atendimentos</p><p>dos prazos. Em virtude da constante ascensão e complexidades do</p><p>mercado, as empresas devem buscar constantemente a aquisição</p><p>de lucros satisfatórios e atenuação dos custos. Assim, um dos pontos</p><p>mais importantes para a efetiva condução dos processos produtivos</p><p>é a organização de compras e gestores com atribuições positivas para</p><p>compras assertivas. Além disso, o processo de compras engloba diferentes</p><p>sistemas de compras, que apresentam variações conforme a estrutura e</p><p>política das organizações. Atualmente, as empresas vêm se modificando</p><p>constantemente para se adequarem ao mercado, que visa adquirir</p><p>fornecedores potenciais, com boa qualidade e preços acessíveis. Nesse</p><p>contexto, o processo de compras compreende vários fatores indispen-</p><p>sáveis para o desenvolvimento empresarial e cabe ao planejamento das</p><p>empresas buscar constantemente o aprimoramento das atividades, para</p><p>buscar novas alternativas para conduzir as compras. Vamos lá?</p><p>Administração de Materiais</p><p>11</p><p>OBJETIVOS</p><p>Olá. Seja muito bem-vindo à Unidade 3. Nosso propósito é auxiliar</p><p>você no desenvolvimento das seguintes objetivos de aprendizagem até o</p><p>término desta etapa de estudos:</p><p>1. Reconhecer os atributos para se obter um fluxo contínuo de</p><p>suprimentos para a produção, com preços acessíveis e padrões</p><p>de quantidade e qualidade;</p><p>2. Identificar os sistemas de compras que permitem comprar melhor</p><p>e encorajar novos fornecedores;</p><p>3. Construir a relação entre cliente e fornecedor para obtenção</p><p>da qualidade correta, além de investigar o sistema de custos</p><p>envolvidos nas compras;</p><p>4. Discernir sobre as condições adequadas de compras, as etapas</p><p>para uma boa negociação e aferir as características de atendimento</p><p>e relacionamento dos fornecedores.</p><p>Então? Preparado para uma viagem sem volta rumo ao conhecimento?</p><p>Ao trabalho!</p><p>Administração de Materiais</p><p>12</p><p>Função Compra</p><p>OBJETIVO:</p><p>Ao término deste capítulo você será capaz de verificar quais</p><p>os atributos para obter um fluxo contínuo de suprimentos</p><p>para a produção, com preços acessíveis e padrões de</p><p>quantidade e qualidade. Além disso, vamos compreender</p><p>como deve ser realizada a coordenação deste fluxo. E</p><p>então? Motivado para desenvolver esta competência?</p><p>Então vamos lá. Avante!</p><p>A Função Compra</p><p>Com a globalização e a constante ascensão do mercado a função</p><p>compra vem apresentando-se cada vez mais importante para o</p><p>sucesso</p><p>das empresas, pois corrobora com a “compra” de maneira adequada.</p><p>Para a permanência das empresas no mercado competitivo é</p><p>importante buscar o equilíbrio entre as necessidades e exigências dos</p><p>clientes com os demais atores que compõem o ambiente empresarial.</p><p>A função ‘compra’ é fundamental para a gestão de materiais, pois</p><p>contribui diretamente no suprimento de produtos em tempo hábil e</p><p>quantidade adequada para a produção.</p><p>Deste modo, para o correto fornecimento de produtos e serviços,</p><p>a função de compras se atenta às questões de quantidade e qualidade.</p><p>Estes aspectos devem estar em concordância com as questões de baixos</p><p>custos e maximização de lucros, em virtude da grande representatividade</p><p>dos materiais na estrutura do custo final de produção.</p><p>De acordo com Dias (2010), o sistema empresarial que deseja manter</p><p>o volume de vendas em números competitivos, de modo que sejam</p><p>gerados lucros e maximização de custos, deve atentar para gestão de</p><p>compras. Neste sentido, este autor considera que os principais objetivos</p><p>do departamento de compras, são:</p><p>Administração de Materiais</p><p>13</p><p>• Negociação adequada entre fornecedores e empresa;</p><p>• Buscar os melhores preços, para obedecer padrões de quali-dade</p><p>e quantidade;</p><p>• Controlar o fluxo de materiais para operacionalização dos processos;</p><p>Em contrapartida, a função de compras exige o planejamento e</p><p>acompanhemos constante, pesquisa e escolha de fornecedores dos</p><p>distintos produtos exigidos para garantir o atendimento dos prazos. É nesse</p><p>momento, que se agrega a gestão de armazenagem, setor financeiro, e</p><p>demais departamentos da organização (GONÇALVES, 2007).</p><p>Um dos fatores de maior importância para o correto funcionamento</p><p>de compras e para o alcance dos objetivos é a previsibilidade exata do</p><p>suprimento de materiais.</p><p>Figura 1: Exemplificação de compras</p><p>Fonte: Pixabay</p><p>Estrutura de Compras</p><p>Atualmente a estrutura de compras das organizações se configura</p><p>da seguinte forma:</p><p>• competência para realizar as compras;</p><p>• apontamento de compras;</p><p>Administração de Materiais</p><p>14</p><p>• apontamento de preços;</p><p>• apontamento dos estoques e do consumo;</p><p>• apontamento de fornecedores;</p><p>• especificações;</p><p>• catálogos.</p><p>Nesse contexto, o setor de compras deve atentar para os estudos</p><p>de materiais e mercado, analisar os custos envolvidos e, definir suas</p><p>fontes de fornecimento. Em seguida, a aquisição realiza uma análise</p><p>aprofundada de cotações, negocia contratos e acompanha o recebimento</p><p>dos produtos. E por fim, o setor administrativo, com competências que vão</p><p>desde a assistência de estoque mínimo, transferências até os cuidados</p><p>com produtos dispensáveis.</p><p>Figura 2: Atividades de responsabilidade da seção de compras</p><p>Atividades da Seção de</p><p>Compras</p><p>Pesquisa Aquisição Administração</p><p>Outras</p><p>competências</p><p>Fonte: Elaborada pelo autor</p><p>De acordo com as políticas internas, de algumas organizações</p><p>existem colaboradores responsáveis para cada uma das seções,</p><p>entretanto, cabe à empresa adaptar estes conceitos com a sua realidade</p><p>e necessidades.</p><p>Com isso, a quantidade de compras envolvida está diretamente</p><p>relacionada ao tamanho e estrutura da empresa. Para grandes volumes</p><p>de produção recomenda-se a centralização de compras em virtude de</p><p>fatores demográficos, tempo e facilidade de negociação de maiores</p><p>quantidades e com maior qualidade e controle mais uniforme de produtos.</p><p>Administração de Materiais</p><p>https://web.whatsapp.com/</p><p>15</p><p>Além disso, em uma centralização de compras as atividades</p><p>são realizadas em apenas um único estabelecimento. Em casos que</p><p>as unidades se apresentam divididas geograficamente recomenda-se</p><p>uma estrutura descentralizada em função de uma maior agilidade na</p><p>assistência das demandas.</p><p>A estrutura de compras no ambiente empresarial, pode se confi-</p><p>gurar da seguinte maneira:</p><p>Figura 3: Estrutura de compras no ambiente empresarial</p><p>Comprador diverso</p><p>Comprador técnico</p><p>Comprador de matéria-prima</p><p>Colaborador de compra</p><p>Transportador</p><p>Líder de</p><p>compras</p><p>Gestor de</p><p>materiais</p><p>Fonte: Adaptado de Dias (2008)</p><p>Portanto, cada seção possui um responsável com atribuições para</p><p>tomada de decisões e então, a descrição dos cargos, pode se configurar</p><p>da seguinte maneira:</p><p>• Líder de compras: responsável por aferir as solicitações de com-</p><p>pras dos diversos produtos, pesquisar fornecedores, preços, con-</p><p>-corrência, controle de prazos;</p><p>• Comprador diverso: efetua compras, porém sob inspeção do líder</p><p>de compras e em menor magnitude;</p><p>• Comprador técnico: atende necessidades técnicas e realiza com-</p><p>pras de produtos específicos. Responsável também pela asses-</p><p>soria técnica quanto a controle e acompanhamento a entrega de</p><p>produtos;</p><p>Administração de Materiais</p><p>16</p><p>• Comprador de matéria-prima: suprimento de matéria-prima para</p><p>todas as frentes de produção, sob inspeção do líder de compras;</p><p>• Colaborador de compra: tem como função receber, lançar e con-</p><p>trolar as solicitações de compras e posteriormente elaborar cone-</p><p>xão de fornecedores de acordo com cada material;</p><p>No contexto da seção de compras, existem elementos de suma</p><p>importância para a condução correta das atividades. Dentre eles, pode-</p><p>mos citar a pesquisa, que corresponde a uma busca e averiguação da</p><p>qualidade adequada, localização das origens de suprimentos juntamente</p><p>com a tomada de decisões em relação aos fornecedores, entre outras.</p><p>O principal objetivo da pesquisa é respaldar o setor de comprar</p><p>quanto a diagnósticos necessários e agregar os demais departamentos.</p><p>Dentre os diagnósticos necessários para a gestão do setor de</p><p>compras, tem-se:</p><p>• Diagnóstico administrativo: tem como foco, o controle de</p><p>sistemas e elaboração de relatórios. Os setores dentro da</p><p>organização alimentam os relatórios do setor de compras com</p><p>informações de produção, conta-bilidade, controle de qualidade,</p><p>engenharias, vendas e planejamento.</p><p>Figura 4: Diagnóstico administrativo</p><p>Fonte: Pixabay</p><p>Administração de Materiais</p><p>17</p><p>• Diagnóstico econômico: compreendem as pesquisas referente</p><p>às flutuações econômicas entre os distintos fornecedores. Analisa</p><p>as diretrizes de preços e os ciclos econômicos em detrimentos</p><p>dos materiais comprados conforme necessidades;</p><p>Figura 5: Diagnóstico econômico sobre os materiais</p><p>Fonte: Pixabay</p><p>• Diagnóstico de fornecedor: tem a função de atribuir qualifi-</p><p>cações de fornecedores, tanto ativos quanto em potencial. Nessa</p><p>análise é realizada as condições financeiras, desempenho do</p><p>fornecimento e instalações do fornecedor;</p><p>• Análise dos materiais: responsável por aferir as demandas da</p><p>empresa para diferentes anos, oscilações de demanda, oferta,</p><p>preços, inovações tecnológicas em períodos de curto, médio e</p><p>longo prazo;</p><p>• Diagnósticos de transportes e embalagem: estudos em relação a</p><p>melhorias nos processos de embalagem, métodos mais eficientes</p><p>de agilidade, influência do raio de distância do fornecimento sobre</p><p>os custos.</p><p>• Diagnóstico preço e custo: comparação de custos entre forne-</p><p>cedores, metodologias alternativas de produção.</p><p>Administração de Materiais</p><p>18</p><p>Aptidão dos Compradores</p><p>Portanto, para uma eficiente gestão de materiais é fundamental</p><p>que os atores responsáveis pelas compras, apresentem conhecimento</p><p>e desenvoltura para articular as ações nas diversas ocasiões que pode</p><p>enfrentar durante as atividades.</p><p>Figura 6: Compradores e fornecedores negociando</p><p>Fonte: Pixabay</p><p>Cabe ao comprador, adotar medidas para negociação utilizando</p><p>de argumentos sensatos com os fornecedores. Representando a organi-</p><p>zação de modo a realizar uma boa compra com eficiência e atendendo os</p><p>objetivos de lucratividade almejados pelo planejamento.</p><p>Com isso, o processo de seleção das fontes de fornecimento não</p><p>se restringe à uma única ocasião, por exemplo, quando é necessária</p><p>a aquisição de determinado material. A atividade deve ser exercida de</p><p>forma permanente e contínua e deve haver confiança entre compradores</p><p>e fornecedores.</p><p>Administração de Materiais</p><p>19</p><p>RESUMINDO:</p><p>Dessa maneira, podemos aprender sobre a importância da</p><p>compra, que busca o equilíbrio entre as necessidades e</p><p>exigências dos clientes com os demais atores, que estão</p><p>inseridos no ambiente empresarial, e para sua permanên-</p><p>cia no mercado competitivo. Compreendemos também,</p><p>como deve ser realizada a organização do fluxo, para uma</p><p>eficiente gestão de materiais. Observamos, então que os</p><p>responsáveis pelas compras, devem apresentar conheci-</p><p>mento e desen-voltura para articular as ações nas diversas</p><p>ocasiões, que pode enfrentar durante as atividades. Com-</p><p>preendemos também, como deve ser realizada a organiza-</p><p>ção do fluxo, para uma eficiente gestão de materiais.</p><p>Administração de Materiais</p><p>20</p><p>Sistema de Compras</p><p>OBJETIVO:</p><p>Nesse capítulo vamos conhecer as variações de estrutura</p><p>das organizações e das políticas adotadas que configuram</p><p>o sistema de compras. Compreenderemos, também, como</p><p>ocorrem as solicitações e os pedidos de compras, além dos</p><p>preços envolvidos. Vamos aprimorar nosso conhecimento?</p><p>Motivados!? Vamos em diante!</p><p>Além disso, as questões de compras nas empresas vêm mudando</p><p>constantemente sua estrutura. Sendo Assim, cabe a organização adaptar</p><p>as novas tendências com os elementos básicos, que são:</p><p>• Duas ou mais aprovações: nesse sistema os atores envolvidos nas</p><p>decisões do fornecedor escolhido, que corrobora nas decisões</p><p>dos compradores;</p><p>• Sistema de compras em três cotações: toma como premissa uma</p><p>quantidade mínima de cotações, que visa estimular competidores</p><p>recentes. Anteriormente seleciona concorrentes potenciais, para</p><p>evitar perda de tempo com muitos fornecedores não potenciais;</p><p>• Documentação escrita: permite o registro de todas as etapas de</p><p>negociação para posterior revisão e conferência em relação às</p><p>dúvidas, que venham a surgir durante do processo de compras;</p><p>• Sistema de preço objetivo: afere o preço previamente, explora a</p><p>competição entre fornecedores e destaca que seus preços estão</p><p>incoerentes.</p><p>Uma boa administração é correspondente à um bom planejamento</p><p>anual e a organização mensal das operações de material, em especial as</p><p>atividades de compras.</p><p>Administração de Materiais</p><p>21</p><p>Solicitação de Compras</p><p>Representa um documento que permite a autorização, para que os</p><p>responsáveis realizem as compras. Além disso, é realizada em projetos</p><p>em funcionamento ou até mesmo para fornecimento da empresa.</p><p>Com isso, o documento de solicitação deve conter informações</p><p>sobre o que comprar, juntamente com a quantidade necessária, os prazos</p><p>e o local em que os produtos devem ser entregues. Sendo assim, cabe a</p><p>organização ajustar esse documento as suas solicitações, com base em</p><p>um modelo pré-estabelecido.</p><p>Coleta de Preços</p><p>Nesse momento, ocorre o registro dos distintos preços dos</p><p>fornecedores quanto aos materiais, em que a compra foi requerida. Com</p><p>isso, a cotação deve ser disponibilizada para verificação sempre que</p><p>necessário.</p><p>Desse modo, o comprador deve verificar o documento que compõe</p><p>os dados completos dos produtos que se pretende comprar. Em algumas</p><p>ocasiões estes dados podem ser copiados, conforme as cotações</p><p>recebidas para uma melhor configuração.</p><p>Figura 7: Exemplificação de documentos com dados de preços</p><p>Fonte: Pixabay</p><p>Nos dias atuais, algumas organizações adotam a solicitação de</p><p>compras para registrar a arrecadação de preços.</p><p>Administração de Materiais</p><p>22</p><p>Dessa maneira, juntamente com a cotação de preços para qualquer</p><p>item os fornecedores disponibilizam propostas de fornecimento com</p><p>dados de prazo, preços e reajustes. E, por parte da empresa, o comprador</p><p>adota algumas condições, conforme descritas por Dias (2010):</p><p>• propostas aguardam confirmação;</p><p>• preços líquidos, para entregas na indústria;</p><p>• se os materiais atrasarem sem o fornecedor ter culpa, as datas de</p><p>pagamento seguem constantes;</p><p>• em relação aos prazos de fabricação, eles são indicados nas</p><p>propostas, que considera dias úteis de trabalho;</p><p>• o material após finalizado deve ser retirado após aviso.</p><p>Pedido de Compra</p><p>A solicitação de compra ocorre por intermédio de um contrato, com</p><p>as formalidades necessárias entre os fornecedores e as organizações, que</p><p>compõe as premissas necessárias em relação aos atributos das compras</p><p>estabelecidas.</p><p>Quaisquer que sejam as alterações que venham a ocorrer ao longo</p><p>das compras, devem ser discutidas entre os atores envolvidos, para que a</p><p>empresa não seja lesada.</p><p>Outro fator de suma importância é em relação as premissas de</p><p>qualidade, periodicidade das entregas com seus respectivos prazos, além</p><p>do volume de materiais e a localização que devem ocorrer as entregas.</p><p>Desse modo, as solicitações de compras, necessitam ser encaminhadas</p><p>aos fornecedores por meio de um contrato de controle e designações.</p><p>Administração de Materiais</p><p>23</p><p>Tabela 1: Modelo de contrato para solicitação de compras juntos aos fornecedores</p><p>Número da</p><p>solicitação de</p><p>compra</p><p>Recebimento Retorno</p><p>Número da</p><p>solicitação de</p><p>compra</p><p>Recebimento Retorno</p><p>Fonte: Adaptado de Dias (2008)</p><p>Nesse documento pode ser registrada qualquer compra e, também</p><p>pode-se realizar as alterações que forem necessárias. Além disso, esse</p><p>modelo é bastante utilizado em diversas empresas e pode ser adaptado</p><p>conforme a realidade e dimensão das compras.</p><p>Cabe ressaltar que, após a solicitação de compras o comprador</p><p>deve atentar para os prazos para que sejam exigidos dos fornecedores</p><p>questões de pontualidade e comprometimento com as entregas.</p><p>Para visar uma maior segurança nas solicitações de compras,</p><p>algumas empresas acrescentam no verso dos pedidos informações</p><p>sobre as condições em que a compra foi realizada, que deve conter seus</p><p>atributos e políticas adotadas.</p><p>Supervisão de Compra</p><p>Anteriormente foi mencionado da indispensabilidade de um bom</p><p>relacionamento entre os compradores e fornecedores. Sendo assim,</p><p>cabe aos compradores envolvidos a elaboração de um documento com</p><p>informações dos fornecedores.</p><p>Além disso, o fornecedor deve apresentar condições de oferecer</p><p>um material de qualidade, com a quantidade solicitada e dentro do prazo</p><p>previamente estipulado. Com isso, a partir desse bom relacionamento é</p><p>Administração de Materiais</p><p>24</p><p>possível garantir uma melhor negociação de preços, e até mesmo discutir</p><p>formas distintas de pagamento.</p><p>Figura 8: Comprador realizando a supervisão de compras</p><p>Fonte: Pixabay</p><p>Diante do exposto, cabe ao comprador responsável realizar a</p><p>manutenção dos arquivos registrando todas as informações como:</p><p>• monitoramento de todas as etapas de compras;</p><p>• vitalidade dos materiais;</p><p>• prazos a serem cumpridos;</p><p>• oscilações de preços;</p><p>• entradas de produtos;</p><p>• condições de pagamentos;</p><p>• mudanças nos volumes solicitados.</p><p>Administração de Materiais</p><p>25</p><p>RESUMINDO:</p><p>Nesse contexto, podemos conhecer as variações de estru-</p><p>tura das organizações e das políticas adotadas, que confi-</p><p>guram o sistema de compras. Verificamos quais são os atri-</p><p>butos para obter um fluxo contínuo de suprimentos para a</p><p>produção, com preços acessíveis e padrões de quantidade</p><p>e qualidade, bem como ocorrem as solicitações e os pe-</p><p>didos de compras, além dos preços envolvidos. Podemos</p><p>aprender sobre a importância do bom relacionamento en-</p><p>tre os compradores e fornecedores. Além disso, o fornece-</p><p>dor deve apresentar condições de oferecer um material de</p><p>qualidade, com a quantidade solicitada e dentro do prazo</p><p>previamente estipulado. E, com isso, é possível garantir</p><p>boa compra, melhor negociação de preços, e até mesmo</p><p>discutir formas distintas de pagamento.</p><p>Administração de Materiais</p><p>26</p><p>Qualidade Correta e Preço - Custo</p><p>OBJETIVO:</p><p>Nesse capítulo vamos compreender as definições de quali-</p><p>dade correta, de acordo com as necessidades e exigências</p><p>dos consumidores e com os pré-requisitos dos processos</p><p>de fabricação. Também vamos adquirir o conhecimento bá-</p><p>sico em relação ao uso e análises do preço-custo e seus</p><p>sistemas. Empenhados</p><p>em mergulhar um pouco mais no</p><p>universo de processo de compras? Adiante.</p><p>Controle e Garantia da Qualidade</p><p>Nesse contexto, um dos pontos que exige maior atenção, por</p><p>parte dos gestores é controlar a qualidade de manter constante os níveis</p><p>predeterminados de qualidade para materiais, para considerar as políticas</p><p>restritivas das organizações. A qualidade de um material se refere à</p><p>compatibilidade entre as necessidades e exigências dos consumidores</p><p>com os atributos dos produtos.</p><p>De acordo com Palmer (2006) para que as empresas possam se</p><p>manter competitivas, devem atentar para a garantia de conformidades</p><p>aos requisitos e especificações estabelecidos e atendimento para com as</p><p>expectativas dos consumidores. Nesse sentido, após definição do item a</p><p>ser fabricado e considerado a garantia das conformidades, a organização</p><p>deve realizar um diagnóstico, conforme figura a seguir:</p><p>Administração de Materiais</p><p>27</p><p>Figura 9: Diagnósticos que a organização deve realizar</p><p>Garantia das</p><p>conformidades</p><p>Materiais</p><p>Matéria-</p><p>prima</p><p>Instalações Custos</p><p>Colaboradores</p><p>Questões</p><p>internas</p><p>Questões</p><p>externas</p><p>Mercado</p><p>Consumidores</p><p>Governo</p><p>Juros</p><p>Concorrência</p><p>Fonte: Elaborada pelo autor (2019)</p><p>Posteriormente, após a realização deste diagnostico são definidos</p><p>os padrões que serão seguidos com atributos de qualidade. Desse modo,</p><p>para o atendimento desses fatores é de fundamental importância, que</p><p>sejam atendidos os controles de qualidade.</p><p>Quanto maiores forem os níveis de qualidade atribuídos pela</p><p>empresa, mais complexo se torna o processo, pois mais completo deve</p><p>ser o controle.</p><p>Administração de Materiais</p><p>28</p><p>Cabe destacar, que muitos são os empecilhos para adaptar esse</p><p>controle ao processo produtivo, sejam por questões departamentais</p><p>ou técnicas. Entretanto, atualmente, as empresas buscam realizar as</p><p>ações mais práticas possíveis e aceitar certos níveis de tolerância, sejam</p><p>qualitativas (aspecto, cheiro etc.) ou quantitativas (pesos, dimensões etc.).</p><p>Entende-se por controle de qualidade, o sistema implantado para</p><p>aferir a qualidade de produtos e serviços conforme atributos técnicos</p><p>previamente definidos. Utilizar-se de medidas para evitar ao máximo não</p><p>conformidades nos produtos em processamento e produto final.</p><p>Diante do exposto, o controle de qualidade no ambiente empre-</p><p>sarial é de responsabilidade de um grupo de pessoas, com atributos</p><p>técnicos e podem se configurar pelas seguintes ações:</p><p>• Gerência participativa: contato direto entre os gerentes e os</p><p>demais colaboradores para alinhas informações;</p><p>• Comunicabilidade eficiente: elo de comunicação bem consoli-</p><p>-dado para que as não conformidades sejam resolvidas instanta-</p><p>neamente. Em algumas empresas existe um sistema de comuni-</p><p>cação integrado.</p><p>Figura 10: Comunicação integrada no ambiente empresarial</p><p>Fonte: Pixabay</p><p>• Capacitação de colaboradores: para um efetivo funcionamento</p><p>e andamento das atividades, as organizações devem focar no trei-</p><p>namento e capacitação de seus colaboradores;</p><p>Administração de Materiais</p><p>29</p><p>• Inovação: as empresas devem buscar constantemente as novi-</p><p>dades de mercado, que visa otimizar seus processos produtivos e</p><p>atender com maior agilidade os clientes;</p><p>Figura 11: Inovação que visa otimizar resultados</p><p>Fonte: Pixabay</p><p>• Atendimento de qualidade: considerar constantemente as espe-</p><p>cificações de acordo com as exigências dos consumidores;</p><p>• Capacitação de colaboradores: para um efetivo funcionamento</p><p>e andamento das atividades, as organizações devem focar no trei-</p><p>namento e capacitação de seus colaboradores.</p><p>• Atenuação de falhas: durante o processo pode acontecer falhas,</p><p>tanto internas quanto externas. Sendo assim, cabe aos gestores</p><p>traçar um protocolo para ações corretivas e preventivas;</p><p>• Ferramentas de controle de qualidade: atualmente a literatura</p><p>traz inúmeras ferramentas, que corroboram com a identificação e</p><p>solução de não conformidades em tempo hábil e com eficiência.</p><p>Além disso, muitas das ferramentas, podem ser utilizadas em con-</p><p>junto, conforme a realidade de cada organização.</p><p>Administração de Materiais</p><p>30</p><p>Figura 12: Ferramentas de controle de qualidade</p><p>Fonte: Pixabay</p><p>A qualidade de um produto ou serviço é definida pelo consumidor,</p><p>ou seja, pelo atendimento a suas necessidades e expectativas.</p><p>Dias (2010), coloca que os padrões de qualidade devem seguir</p><p>premissas de itens técnicos e usuais, previamente informados ao</p><p>fornecedor. Com isso, as distintas definições dos padrões de qualidade</p><p>podem se configurar, por:</p><p>• especificações;</p><p>• marca;</p><p>• desenhos;</p><p>• mercado;</p><p>• amostra;</p><p>• combinações de definições.</p><p>Preço - Custo</p><p>O custo corresponde ao valor pago pelas ações, que são</p><p>imprescindíveis para o processo de produção dos bens e serviços.</p><p>As empresas configuram-se de distintas maneiras e considera</p><p>seus objetivos ou suas políticas de funcionamento. Dessa maneira, os</p><p>custos podem se retratar de diversas maneiras conforme os processos</p><p>empresariais e podem ser explorados das seguintes maneiras:</p><p>Administração de Materiais</p><p>31</p><p>• Custo padronizado: Neste sistema o custo é anteriormente</p><p>determinado cientificamente e adota condições normais de</p><p>operações.</p><p>• Custo da fabricação: sistema implantado em produções constantes</p><p>e produz na maioria dos casos para estoques.</p><p>• Custo conforme determinação de produção: as empresas reali-zam</p><p>suas produções, conforme encomendas ou lotes preestabelecidos.</p><p>Atualmente, os custos, na maioria das empresas se configuram</p><p>em valores direcionados para o desenvolvimento, pesquisas diversas,</p><p>fabricação e vendas. Em relação aos custos de fabricação, estão inclusos</p><p>todos os custos que a empresa tem para realização dos procedimentos,</p><p>sendo eles compostos por gastos que vão desde matéria-prima, mão-de-</p><p>obra, entre outras despesas diversas.</p><p>Em virtude da intensa competitividade de mercado é imprescin-</p><p>dível, que os gestores e colaboradores realizem a apuração dos custos,</p><p>para auxiliar no processo de formação do preço de venda. Por esse</p><p>motivo, recomenda-se a formação de uma gestão de custos para controle</p><p>e aferição correta.</p><p>Portanto, os custos podem ser divididos de duas maneiras, con-</p><p>forme alocação e aferição:</p><p>• Diretos: gastos típicos, relacionados diretamente com produto e</p><p>serviço, como por exemplo, salários e encargos com a produção.</p><p>• Indiretos: todos os gastos para a organização realizar as atividades,</p><p>sem ter relação direta com o produto e serviço, como por exemplo,</p><p>energia elétrica, água, aluguéis.</p><p>Entretanto, conforme as questões de formação ou natureza, os</p><p>custos configuram-se da seguinte maneira:</p><p>• Fixos: gastos que não se alteram com o volume de produção,</p><p>como depreciação, aluguel, por exemplo.</p><p>• Variáveis: gastos relativos à quantidade de produção e vendas,</p><p>como por exemplo, comissão de venda, transporte, insumos.</p><p>Administração de Materiais</p><p>32</p><p>Devido a esses fatores, realçamos o fato de que é importante, que</p><p>as empresas tenham ciência dos seus custos, para posteriormente refletir</p><p>sobre seus preços. Cabe, ainda, ressaltar que, teoricamente, quando ocorre</p><p>uma relação correta entre volume, qualidade, atendimento aos prazos e</p><p>necessidades, pode se considerar o preço justo. Porém, em alguns casos</p><p>nem sempre os melhores preços retratam os melhores negócios.</p><p>RESUMINDO:</p><p>A partir desse estudo, podemos compreender as definições</p><p>de qualidade correta de acordo com as necessidades e</p><p>exigências dos consumidores e com os pré-requisitos</p><p>dos processos de fabricação. Também vamos adquirir</p><p>o conhecimento básico em relação ao uso e análises do</p><p>preço-custo e seus sistemas, pois as empresas configuram-</p><p>se de distintas maneiras, de acordo com seus objetivos</p><p>ou suas políticas de funcionamento. Dessa maneira, os</p><p>custos podem se retratar de diversas maneiras conforme</p><p>os processos empresariais e podem ser explorados de</p><p>formas diferentes. Podemos observar, a importância de que</p><p>as empresas tenham ciência</p><p>dos seus custos, para poder</p><p>aplicar seus preços.</p><p>Administração de Materiais</p><p>33</p><p>Condições de Compra - Negociação -</p><p>Fontes de Fornecimento</p><p>OBJETIVO:</p><p>Nesse capítulo, vamos compreender a estrutura que carac-</p><p>teriza as condições de compra. Em relação às negociações,</p><p>vamos abordar, como conduzir as conversas no sentido</p><p>de quem ambas as partes estejam satisfeitas. E por fim, o</p><p>ponto chave das questões de processos de compras que é</p><p>a abordagem das fontes de fornecimento. Preparados para</p><p>o aprendizado!? Vamos em frente!</p><p>Condições de Compra</p><p>Prazos</p><p>Para que os processos produtivos ocorram de maneira constante</p><p>e sem falhas, é necessária a definição de prazos e considerar os eventos</p><p>que podem ocorrer em determinado período. Nesse sentido, cabe aos</p><p>responsáveis pelo controle e planejamento configurar e aferir o volume de</p><p>compras juntamente com os prazos que os produtos e materiais devem</p><p>estar disponíveis. Posteriormente, os dados aferidos devem ser analisados</p><p>cautelosamente juntamente com os demais setores da organização.</p><p>Figura 13: Colaboradores em análise conjunta</p><p>Fonte: Pixabay</p><p>Administração de Materiais</p><p>34</p><p>Atualmente, algumas organizações destinam o papel de definição</p><p>de compras para outros departamentos, entretanto, não ficam dispen-</p><p>sados os responsáveis pelo processo de compras, de colaborar com o</p><p>atendimento dos prazos.</p><p>Carregamento (frete)</p><p>O carregamento em algumas empresas compreende os custos</p><p>mais onerosos, pois compreende uma parcela representativa no preço do</p><p>produto. Em alguns casos o frete não está incluso no preço do produto.</p><p>Para isso, cabe aos gestores analisar no momento da compra o mais</p><p>viável considerando o valor do frete.</p><p>Figura 14: Carregamento (frete)</p><p>Fonte: Pixabay</p><p>Embalagens</p><p>É importante, ressaltar que em algumas ocasiões são atribuídos</p><p>valores relacionados às embalagens nos preços dos produtos. Visto que</p><p>alguns produtos necessitam de maiores cuidados em relação a proteção</p><p>e para isso são utilizadas embalagens tanto de proteção como de</p><p>sofisticação. Sendo assim, os gestores devem atentar para estas questões</p><p>com cautela, que visa verificar a viabilidade desses fatores.</p><p>Portanto, em relação as embalagens utilizadas no transporte dos</p><p>produtos, atualmente as empresas e fornecedores utilizam dois tipos:</p><p>embalagens retornáveis, que quando com atributos bem planejados</p><p>Administração de Materiais</p><p>35</p><p>podem ter uma durabilidade maior e; embalagens não retornáveis (nesse</p><p>caso o preço já está incluso no valor do produto).</p><p>Formas de pagamento</p><p>Nesse contexto, um dos grandes desafios para as empresas é</p><p>alcançar boas formas para realizar os pagamentos. Com isso, as formas</p><p>estão diretamente ligadas, em muitos casos com questões de prazos e</p><p>benefícios para os dois lados negociantes.</p><p>Nesse sentido, recomenda-se que as empresas mantenham ativas</p><p>as parcerias com seus fornecedores, para que haja um diálogo aberto e</p><p>consigam determinar prazos, sem que ocorra aplicação de juros, multas</p><p>ou quaisquer outros encargos. Além disso, o principal ponto positivo desta</p><p>comunicação, é que os processos continuem funcionando normalmente.</p><p>Negociação</p><p>Além disso, um dos principais objetivos do processo de compras</p><p>é manter uma relação direta e franca entre empresa e fornecedores. De</p><p>acordo com Novaes (2009), a negociação nada mais é, que a concordância</p><p>entre duas ou mais partes interessadas, em chegar à algum acordo que</p><p>beneficie todas as partes.</p><p>Figura 15: Negociação empresarial</p><p>Fonte: Pixabay</p><p>Administração de Materiais</p><p>36</p><p>Em concordância com Dias (2010), normalmente, os processos de</p><p>negociação seguem as seguintes questões:</p><p>• Preparação: nessa etapa são definidos os objetivos e a busca pelo</p><p>atendimento das expectativas;</p><p>• Abertura: fase em que ocorre a consolidação e são explorados os</p><p>objetivos das partes envolvidas;</p><p>• Exploração: realiza-se a conferência das necessidades com</p><p>perguntas objetivas;</p><p>• Apresentação: nesse momento é analisada a relação dos objetivos</p><p>e das expectativas iniciais com as necessidades da outra parte;</p><p>• Clarificação: adota-se as argumentações verificadas como</p><p>oportunidades para fornecer mais informações;</p><p>• Ação final: nessa fase busca-se o acordo ou decisão final.</p><p>Diante do exposto, cabe ressaltar que os negociadores podem</p><p>apresentar vários estilos e metodologias, para realizar estas atividades. No</p><p>entanto, é fundamental, que sejam apresentadas as ideias das melhores</p><p>maneiras, que causam impacto na outra parte. Sendo assim, a peça-chave</p><p>para uma boa negociação é a disposição para considerar as necessidades</p><p>e objetivos dos dois lados.</p><p>Fontes de Fornecimento</p><p>Conforme podemos observar anteriormente, no momento de escolha</p><p>dos fornecedores, devem-se analisar questões de preço, qualidade, prazos,</p><p>condições de pagamento, descontos, entre outros. Com isso, o processo</p><p>de compras precisa estabelecer parcerias com fornecedores idôneos, que</p><p>atuem de acordo com o esperado pelos compradores.</p><p>Desse modo, para que estas premissas sejam atendidas, cabe aos</p><p>gestores responsáveis pelo processo de compras, realizar as pesquisas</p><p>que corroborem com as comparações dos fornecedores potenciais e</p><p>candidatos a futuros fornecedores. Além disso, todas as informações</p><p>devem ser registradas para futuramente serem consultadas.</p><p>Administração de Materiais</p><p>37</p><p>O fornecedor selecionado deve ser aquele mais adequado e</p><p>preparado para suprir as necessidades e expectativas da empresa.</p><p>Figura 16: Classificação dos fornecedores</p><p>Fornecedor</p><p>Matéria-prima</p><p>ServiçosMão-de-obra</p><p>Fonte: Elaborada pelo autor (2019)</p><p>Com base nisso, a escolha da fonte de fornecimento se configura,</p><p>pelas questões relacionadas à um bom atendimento e relacionamento</p><p>entre os atores. No entanto, existem diferença entre os fornecedores, que</p><p>podem se configurar da seguinte maneira:</p><p>• Rotineiros: configuram-se nos fornecedores comuns, com atributos</p><p>de produtos padronizados e comerciais;</p><p>• Específicos: prestam bens e serviços de maneira isolada, pois</p><p>apresentam mecanismo específicos, que não são oferecidos por</p><p>forne-cedores habituais;</p><p>• Monopolista: quando detém produtos exclusivos no mercado</p><p>consumidor. Nesses casos a marcha de manobra se torna</p><p>inexistente, que corrobora para que os compradores continuem a</p><p>manter seu interesse na aquisição.</p><p>Essa classificação de fornecedores ocorre de maneira mais abran-</p><p>gente e cabe aos gestores uma verificação mais detalhada de acordo</p><p>com os atributos e premissas de cada fornecedor.</p><p>Administração de Materiais</p><p>38</p><p>SAIBA MAIS:</p><p>Quer se aprofundar neste tema? Recomendamos o acesso</p><p>à seguinte fonte de consulta e aprofundamento: Artigo:</p><p>“Avaliação e simplificação dos procedimentos de compras”</p><p>WEIL, K. E. Clique aqui para acessar.</p><p>RESUMINDO:</p><p>Nesta unidade compreendemos que o processo de</p><p>compras é bastante complexo e que a empresa deve estar</p><p>se atualizando constantemente para adquirir produtos</p><p>com quantidade necessária e qualidade. Verificamos</p><p>toda a estrutura de compras com seus componentes e</p><p>responsáveis e os diagnósticos necessários. Em seguida,</p><p>verificamos os sistemas de compras e as medidas</p><p>essenciais para realização dos procedimentos corretos</p><p>e benéficos para a empresa. Juntamente com estes</p><p>fatores agregamos as questões de controle e garantia da</p><p>qualidade para desenvolvimento empresarial e premissas</p><p>de preço-custo. Por fim, verificamos também as condições</p><p>de compras que as empresas podem articular, as fontes</p><p>de fornecimento e as questões de negociação atualmente</p><p>praticadas no mercado competitivo.</p><p>Administração de Materiais</p><p>https://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0034-75901966000400003</p><p>39</p><p>REFERÊNCIAS</p><p>FRANCO, G.; VALE, L. A Importância e Influência do Setor de</p><p>Compras nas Organizações. TecHoje. Acesso em: 17/08/19. Disponível</p><p>em: http://bit.ly/35gA60Q.</p><p>MARTINS, P. G.; ALT, P. R. C. (2009) Administração de materiais e</p><p>recursos patrimoniais. 3. ed. São Paulo, Saraiva.</p><p>POZO, H.</p><p>(2016) Administração de Recursos Materiais e Patrimo-</p><p>niais: uma abordagem logística. 7. ed. São Paulo: Atlas.</p><p>VIANA, J. J. (2010) Administração de materiais: um enfoque prático.</p><p>São Paulo, Atlas.</p><p>DIAS, M. A. P. (2008) Administração de Materiais: Princípios, Conceitos</p><p>e Gestão. Atlas. São Paulo.</p><p>DIAS, M. A. P. (2010) Administração de Materiais: Uma abordagem</p><p>logística. Atlas, São Paulo.</p><p>GONÇALVES, P. S. Administração de materiais. 2. ed. Rio de Janeiro:</p><p>Elsevier, 2007.</p><p>PALMER, A. Introdução ao marketing, teoria e prática. São Paulo,</p><p>Ática. 2006.</p><p>Administração de Materiais</p><p>Função Compra</p><p>A Função Compra</p><p>Estrutura de Compras</p><p>Aptidão dos Compradores</p><p>Sistema de Compras</p><p>Solicitação de Compras</p><p>Coleta de Preços</p><p>Pedido de Compra</p><p>Supervisão de Compra</p><p>Qualidade Correta e Preço - Custo</p><p>Controle e Garantia da Qualidade</p><p>Preço - Custo</p><p>Condições de Compra - Negociação - Fontes de Fornecimento</p><p>Condições de Compra</p><p>Prazos</p><p>Carregamento (frete)</p><p>Embalagens</p><p>Formas de pagamento</p><p>Negociação</p><p>Fontes de Fornecimento</p>