Gestão da Informação nas Organizações

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<p>GESTÃO DA INFORMAÇÃO</p><p>AULA 3</p><p>Profª Adriana Bastos da Costa</p><p>2</p><p>CONVERSA INICIAL</p><p>Olá! Bem-vindo(a) a esta aula. Já sabemos que o uso eficaz da</p><p>informação disponível é condição vital para o sucesso de qualquer</p><p>organização. Por isso, precisamos estar preparados para fazer uma gestão</p><p>eficiente das informações que apoiam a tomada de decisão das organizações.</p><p>Nesta aula, vamos discutir um pouco mais sobre Gestão da Informação</p><p>e como a informação pode ser armazenada, acessada e mantida. Confira o</p><p>material, acesse os vídeos e não deixe de acompanhar as indicações de</p><p>leitura, para ampliação do seu conhecimento. Bons estudos!</p><p>TOP – A GESTÃO DA INFORMAÇÃO</p><p>Você sabe que estamos vivendo na Sociedade da Informação? E o que</p><p>exatamente significa isso?</p><p>Pois bem, na Sociedade da Informação, o volume de informações que</p><p>circula dentro das empresas está cada vez maior, e é fundamental fazer uma</p><p>gestão eficiente dessas informações, de forma que seja possível armazená-las</p><p>e acessá-las sempre que for preciso.</p><p>Em Tecnologia da Informação (TI), a Gestão da Informação é</p><p>fundamental para alimentar todas as demais áreas da empresa com</p><p>informações relevantes, organizadas e de fácil acesso, para que sejam</p><p>disponibilizadas rapidamente, quando necessário. Um profissional de TI que</p><p>tem conhecimento sobre Gestão de TI é capaz de catalogar, discutir,</p><p>armazenar, organizar e distribuir as informações da empresa, mesmo que</p><p>estejam em grandes volumes.</p><p>É importante reconhecer a informação como um ativo da empresa,</p><p>exatamente como todos os demais ativos, como mesas, computadores, e</p><p>profissionais; elas precisam ser cuidadas e tratadas de forma adequada para</p><p>que funcionem bem. Podemos também entender a informação como um</p><p>recurso, tal como os recursos financeiros, materiais ou humanos, que precisam</p><p>ser gerenciados para que estejam sempre disponíveis para atender às</p><p>necessidades da empresa.</p><p>É importante reforçar que, hoje em dia, nada poderia funcionar sem uma</p><p>quantidade significativa de informação como elemento de apoio à tomada de</p><p>decisão. Tanto as pessoas quanto as organizações como um todo dependem</p><p>3</p><p>de informação em seus processos decisórios. Mas, para ser usada de forma</p><p>estratégica, é imprescindível que a informação seja gerida de modo a garantir a</p><p>sobrevivência e a competitividade da organização. A Gestão da Informação</p><p>depende de uma rotina, de pessoas especializadas e de ferramentas</p><p>adequadas; nesse sentido, podemos entender a Gestão da Informação como</p><p>um processo organizacional, assim como os outros processos da organização</p><p>que precisam ser geridos para garantir sua sobrevivência, como gestão de RH,</p><p>gestão financeira, gestão de negócios. Dessa forma, a Gestão da Informação</p><p>passou a ser considerada uma atividade essencial, como vários outros tipos de</p><p>trabalho desenvolvidos dentro das organizações.</p><p>Cada organização tem um fluxo de informação próprio. O fluxo da</p><p>informação é composto por pessoas, fontes de informação, tecnologias</p><p>utilizadas, produtos e serviços, dando forma a como a informação e o</p><p>conhecimento são obtidos, distribuídos e utilizados pela organização. Uma vez</p><p>que as etapas e os atores do fluxo de informação são mapeados e nomeados,</p><p>é possível detectar os impactos que exercem sobre o processo de Gestão da</p><p>Informação e prever problemas que possam surgir.</p><p>É importante deixar claro que, quando falamos em Gestão da</p><p>Informação, estamos falando de um processo social, ou seja, que envolve</p><p>pessoas e os relacionamentos entre elas. Por isso, a gestão eficiente da</p><p>informação só será viável se os processos estiverem bem-definidos e as</p><p>pessoas bem-treinadas e comprometidas com a importância de gerir</p><p>adequadamente a informação, garantindo a disciplina do armazenamento</p><p>correto, o acesso seguro e a disponibilização no momento correto e para as</p><p>pessoas corretas.</p><p>Saiba mais</p><p> Para conhecer mais sobre a importância da Gestão da Informação em</p><p>organizações baseadas em inteligência competitiva, leia o artigo:</p><p>HOFFMANN, W. A. N. Gestão do conhecimento e da informação em</p><p>organizações baseados em inteligência competitiva Ci.Inf., Brasília, DF,</p><p>v. 45 n. 3, p. 31-43, set./dez. 2016 Disponível em:</p><p>http://revista.ibict.br/ciinf/article/view/4045/3564. Acesso em: 17 abr.</p><p>2020.</p><p>http://revista.ibict.br/ciinf/article/view/4045/3564</p><p>4</p><p>ROLÊ 1 – GESTÃO ADEQUADA DAS INFORMAÇÕES</p><p>Anteriormente, discutimos o que é um sistema; falamos sobre os</p><p>sistemas de informação; agora, vamos discutir um pouco mais sobre como</p><p>fazer a gestão adequada das informações. Vamos lá?</p><p>A Gestão da Informação envolve um conjunto de passos que começam</p><p>por entender as necessidades de informação das diversas áreas de uma</p><p>organização, analisar e processar essas informações e, por fim, disponibilizá-</p><p>las para resolver os problemas organizacionais. Quando gerenciados</p><p>adequadamente, os dados se transformam em informações que servirão como</p><p>base para as decisões empresariais. Lembra-se da diferença entre dado,</p><p>informação e conhecimento que estudamos anteriormente? Se for preciso,</p><p>retorne às aulas anteriores e estude novamente esses conceitos, OK?</p><p>De acordo com Davenport (1998), a Gestão da Informação pode ser</p><p>organizada nas seguintes fases: determinação das exigências de informação,</p><p>coleta da informação, distribuição da informação e utilização da informação.</p><p>Porém, com o aperfeiçoamento da Gestão da Informação, Choo (2006)</p><p>percebeu que as fases propostas por Davenport poderiam ser ainda mais</p><p>detalhadas. Dessa forma, ele propôs a seguinte organização da Gestão do</p><p>Conhecimento: necessidade de informação, aquisição da informação,</p><p>organização e armazenamento da informação, produtos e serviços da</p><p>informação, distribuição da informação, utilização da informação e</p><p>comportamento adaptativo.</p><p>Vamos compreender o objetivo esperado de cada uma dessas fases da</p><p>Gestão da Informação? Esse entendimento faz com que o correto uso da</p><p>informação seja fundamental para que a organização atinja seus objetivos. Leia</p><p>e reflita sobre cada uma das etapas a seguir:</p><p>O processo de Gestão da Informação começa, portanto, com o</p><p>levantamento das informações necessárias para cada uma das áreas da</p><p>organização. É preciso conhecer o negócio e identificar as informações</p><p>relevantes para fazer a gestão de clientes, fornecedores, concorrentes, e todas</p><p>as demais informações necessárias para manter a empresa em funcionamento.</p><p>Para garantir que todas as informações relevantes para o funcionamento</p><p>da empresa foram identificadas, é preciso conhecer quem precisa de</p><p>informação dentro da empresa e quais são as informações essenciais; é</p><p>5</p><p>preciso avaliar se a qualidade da informação está adequada à necessidade; é</p><p>preciso identificar onde está a informação e, por último, é preciso conhecer por</p><p>que e como as informações devem ser coletadas. Isso garante que apenas as</p><p>informações realmente relevantes serão geridas. O volume de informações de</p><p>uma organização é realmente muito grande, e só aumenta ao longo do tempo;</p><p>quanto mais crítico for no armazenamento das informações essenciais, melhor</p><p>será o sistema de Gestão da Informação.</p><p>A qualidade da informação é muito importante para uma tomada de</p><p>decisão assertiva. Problemas como falta de exatidão, formato errado e falta de</p><p>confiabilidade podem gerar sérios problemas para as organizações. A</p><p>dificuldade de utilização também é um problema no momento do uso, por isso</p><p>a informação precisa ser clara e facilmente acessada, para que possa ser</p><p>usada no momento certo.</p><p>As informações podem ser obtidas dentro da própria organização ou fora</p><p>dela. É preciso que as informações que estão dentro da organização sejam</p><p>divulgadas para que não se perca tempo buscando informações já disponíveis.</p><p>Se a informação realmente não estiver disponível dentro da empresa, é preciso</p><p>ter certeza de onde</p><p>encontrá-la de maneira rápida e confiável. As pessoas</p><p>precisam ter o senso de reponsabilidade de obter e disponibilizar a informação</p><p>da maneira mais direta e confiável possível, a fim de agilizar a Gestão da</p><p>Informação.</p><p>“A vantagem competitiva surge da habilidade de identificar atores,</p><p>assuntos e fontes de informação relevantes que permitam a compreensão das</p><p>implicações das mudanças ambientais anunciadas” (Strauhs et al., 2012, p.</p><p>27). A necessidade de informação pode mudar ao longo do tempo, pois</p><p>mudanças econômicas, evoluções no mercado, demanda de clientes e</p><p>mudanças sociais ou políticas podem trazer novas necessidades de</p><p>informação. Logo, percebemos que a Gestão da Informação é algo sistêmico,</p><p>que não acaba, mas que está em constante evolução.</p><p>ROLÊ 2 – ORGANIZAÇÃO E ARMAZENAMENTO DAS INFORMAÇÕES</p><p>Você já parou para refletir que a agilidade com que as organizações</p><p>reagem às necessidades de informação também é fundamental para sua</p><p>competitividade? Para ser ágil no fornecimento de informações, é preciso ter</p><p>um banco de dados estruturado e projetado para ser evoluído ao longo do</p><p>6</p><p>tempo. Isso nos leva a pensar na próxima etapa da Gestão da Informação, que</p><p>é a organização e o armazenamento das informações.</p><p>De acordo com Choo (2006), a forma de organizar e armazenar a</p><p>informação deve ser flexível, para atender às necessidades específicas de</p><p>todos os seus usuários. Uma mesma informação pode ser necessária para</p><p>mais de um usuário, portanto, deve atender a todos. É preciso cuidar das</p><p>diferenças entre categorias, terminologias, linguagem e forma de indexação. O</p><p>compartilhamento de informação requer, então, padronização e</p><p>conscientização dos usuários sobre a necessidade de manter as regras</p><p>definidas para garantir que a informação seja compreendida e usada por todos.</p><p>Estamos falando aqui sobre “modelagem de dados”.</p><p>As informações necessárias às áreas da empresa são compostas por</p><p>um conjunto de dados, que são, por sua vez, organizados e armazenados em</p><p>banco de dados. Banco de dados – ou bases de dados, como também é</p><p>chamado – é um conjunto de arquivos relacionados entre si que armazena</p><p>dados sobre pessoas, lugares ou coisas. Podemos também entender banco de</p><p>dados como uma coleção organizada de dados que se relaciona para criar</p><p>algum sentido, ou seja, para criar informação.</p><p>A modelagem de dados envolve a identificação dos objetos de dados,</p><p>que são uma representação do dado. Por exemplo, se pensarmos na</p><p>informação sobre o tamanho de um produto, apenas a “largura” não seria um</p><p>objeto de dado, mas “dimensão” seria um objeto de dado, pois envolve largura,</p><p>altura e profundidade.</p><p>Além do objeto de dados, é importante definir os atributos dos dados, ou</p><p>seja, as propriedades do dado. Por exemplo, pensando no dado “veículo”,</p><p>alguns atributos poderiam ser: marca, modelo, número da placa, tipo de</p><p>carroceria, cor, ano de fabricação, entre outros. Dependendo do dado, é</p><p>preciso organizar o tipo ou formato da informação que se quer armazenar. Um</p><p>dado pode ser numérico, quando só aceita números inteiros, pode ser decimal,</p><p>quando o número permite casas decimais, ou pode ser alfanumérico, quando</p><p>aceita letras e números.</p><p>Outro ponto importante sobre a organização dos dados se refere aos</p><p>relacionamentos possíveis entre eles. Os objetos de dados podem ser</p><p>relacionados uns com os outros de diferentes maneiras. Por exemplo, temos</p><p>uma tabela de “pessoa” e uma tabela de “veículo”, e podemos querer relacionar</p><p>7</p><p>uma com a outra para saber quem é o proprietário de cada veículo. Logo, é</p><p>necessário criar um relacionamento entre os dois objetos, que pode ser por</p><p>outra tabela que registre o CPF da pessoa com a placa do veículo. Mas é</p><p>preciso entender o negócio para que a forma de armazenamento seja a</p><p>adequada para a necessidade, ou seja, se uma pessoa pode ter mais de um</p><p>veículo, é preciso que a cardinalidade da tabela permita que um CPF esteja</p><p>relacionado a mais de uma placa de veículo. A cardinalidade nada mais é do</p><p>que a quantidade de ocorrências possíveis entre um par de dados</p><p>relacionados.</p><p>Todos esses conceitos são importantes para modelar adequadamente</p><p>os dados, que precisam atender às necessidades do negócio. Esses conceitos</p><p>ficaram claros? Se for preciso, volte ao Rolê e leia novamente!</p><p>TRILHA 1 – DISTRIBUIÇÃO E UTILIZAÇÃO DA INFORMAÇÃO</p><p>Até aqui discutimos sobre o levantamento das necessidades de</p><p>informação e como essas informações devem ser organizadas e armazenadas</p><p>para facilitar seu uso. Vamos discutir um pouco sobre a distribuição e a</p><p>utilização da informação? Essa é a próxima fase da Gestão da Informação.</p><p>É importante entender que a informação pode ser tratada pela</p><p>organização como um produto e como um serviço. Como produto, a informação</p><p>pode ser produzida e armazenada, e é avaliada para garantir se está correta e</p><p>completa. Já como serviço, o foco está no uso que se dá à informação. Nesse</p><p>contexto, a informação como serviço é avaliada com base na facilidade de</p><p>acesso e na possiblidade de mudança de formato e também de relacionamento</p><p>com outras informações. Muitas empresas tratam a informação como produto e</p><p>como serviço, garantindo flexibilidade e confiabilidade na hora do uso.</p><p>De acordo com Strauhs et al. (2012, p. 32), “a garantia de que a</p><p>informação seja tratada pela empresa como produto e como serviço possibilita</p><p>uma distribuição bem-sucedida. A distribuição obtém sucesso quando a</p><p>informação necessária é entregue à pessoa que a requisitou, no local e</p><p>momento adequados”.</p><p>O fácil acesso à informação possibilita que todos os processos da</p><p>empresa sejam executados da forma como foram modelados, e que as</p><p>tomadas de decisão sejam mais diretas, claras e assertivas. É preciso garantir</p><p>que apenas as pessoas autorizadas tenham acesso às informações, para evitar</p><p>8</p><p>o risco de divulgação de informações confidenciais e estratégicas fora da</p><p>organização.</p><p>Para Choo (2006), o uso correto da informação permite reduzir</p><p>incertezas e ambiguidades e apoiar a construção do conhecimento, como</p><p>forma de aumentar a inteligência competitiva da empresa. O uso da informação</p><p>pressupõe o acesso facilitado, além da capacidade de analisar essa</p><p>informação e de interpretá-la corretamente. Para isso, as pessoas precisam</p><p>conhecer os dados disponíveis e saber que informações é possível construir</p><p>com base neles. Esse é um dos conceitos do BI (ou Business Intelligence),</p><p>assunto das próximas aulas. Uma adequada análise das informações permite</p><p>gerar conhecimento, que tem grande valor para as organizações.</p><p>A distribuição e o uso da informação requerem cuidado com a segurança</p><p>das informações. Concorda que as informações não podem ser acessadas por</p><p>pessoas não autorizadas? Por isso, a segurança da informação, que é um</p><p>assunto tão crítico e importante, será discutida nas próximas aulas.</p><p>TRILHA 2 – COMPORTAMENTO ADAPTATIVO</p><p>Até o momento, estudamos a identificação das informações relevantes</p><p>para a organização, a aquisição da informação, sua organização,</p><p>armazenagem, distribuição correta e seu uso seguro. Certo? Agora, vamos</p><p>discutir um pouco sobre o comportamento adaptativo e como isso influencia a</p><p>Gestão da Informação.</p><p>Já dissemos que a necessidade da informação pode mudar ao longo do</p><p>tempo por uma série de questões. Você se lembra?</p><p>Para permitir essa adaptação, é preciso que o modelo de dados tenha</p><p>sido construído de forma flexível, permitindo a criação de novas tabelas e de</p><p>novos relacionamentos. Portanto, quanto mais independência existir entre os</p><p>objetos de dados, mais fácil será criar novos atributos e novos relacionamentos</p><p>entre os objetos de dados.</p><p>É importante também garantir a padronização de nomes e conceitos, a</p><p>fim de evitar informações duplicadas e planejar, sempre que possível, o reúso</p><p>das informações. O reúso de informações é facilitado quando as pessoas</p><p>conhecem os dados disponíveis</p><p>e esses são os mais básicos possíveis,</p><p>possibilitando o uso por diversos usuários e uma infinidade de</p><p>relacionamentos, que geram mais informações.</p><p>9</p><p>Por exemplo, no lugar de armazenar o valor mensal de vendas de uma</p><p>loja, posso armazenar cada uma das vendas com seus respectivos valores.</p><p>Assim, além de poder calcular o valor mensal, posso identificar quais dias do</p><p>mês tiveram melhor desempenho, quais produtos mais venderam, entre outras</p><p>informações importantes para a gestão eficiente do estoque e da loja como um</p><p>todo. O armazenamento de dados básicos de forma direta e clara permite</p><p>definir novos relatórios e gerar novas informações sempre que necessário,</p><p>possibilitando e incentivando o comportamento adaptativo diante de mudanças</p><p>no mercado e nos negócios.</p><p>ELO</p><p>Como estudamos nesta aula, a Gestão da Informação é fundamental</p><p>para garantir a competitividade das organizações, e as pessoas são chave</p><p>imprescindível para que as informações relevantes sejam identificadas,</p><p>adequadamente armazenadas e estejam facilmente acessíveis no momento de</p><p>uma tomada de decisão. Você concorda com isso? Faz sentido, depois de tudo</p><p>o que foi discutido nesta aula? Relembre os conceitos principais: eles ajudarão</p><p>você a amadurecer melhor a importância da Gestão da Informação.</p><p>A Tecnologia da Informação (TI) apoia a Gestão da Informação com</p><p>tecnologia, para facilitar e trazer eficiência à recuperação rápida das</p><p>informações. Com técnicas modernas para gerenciamento de dados, é possível</p><p>combinar hardware e software para agilizar e facilitar o armazenamento e o</p><p>acesso às informações.</p><p>A TI é a responsável por desenvolver procedimentos e rotinas para</p><p>otimizar a criação, o fluxo, a aprendizagem, a proteção e o compartilhamento</p><p>das informações de toda a empresa. Devemos sempre lembrar que dados não</p><p>usados devem ser guardados para uso futuro, ou até mesmo descartados, para</p><p>melhor desempenho do acesso e uso das informações realmente importantes</p><p>para o negócio da organização.</p><p>Saiba mais</p><p> Para se aprofundar no tema estudado nesta aula, assista ao vídeo</p><p>indicado e reflita sobre a importância da Gestão da Informação para a</p><p>competitividade das organizações.: ESTUDANDO COM... CRA RJ. 10</p><p>abr. 2013. Disponível em:</p><p>10</p><p>https://www.youtube.com/watch?v=9779ll1KSYk. Acesso em: 17 abr.</p><p>2020.</p><p>https://www.youtube.com/watch?v=9779ll1KSYk</p><p>11</p><p>REFERÊNCIAS</p><p>CHOO, C. W. A organização do conhecimento: como as organizações usam</p><p>a informação para criar significado, construir conhecimento e tomar decisões.</p><p>Tradução de Eliana Rocha. São Paulo: Senac, 2006.</p><p>DAVENPORT, T. H.; PRUSAK, L. Conhecimento empresarial: como as</p><p>organizações gerenciam o seu capital intelectual. Rio de Janeiro: Campus,</p><p>1998.</p><p>STRAUHS, F. et al. Gestão do Conhecimento nas organizações. Curitiba:</p><p>Aymará Educação, 2012.</p>