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Orçamento Empresarial Orçamento Empresarial 1 Desenvolvimento do material Henrique Martins Rocha 1ª Edição Copyright © 2022, Afya. Nenhuma parte deste material poderá ser reproduzida, transmitida e gravada, por qualquer meio eletrônico, mecânico, por fotocópia e outros, sem a prévia autorização, por escrito, da Afya. Sumário Orçamento Empresarial 1 Para início de conversa… ................................................................................ 3 Objetivo ......................................................................................................... 3 1. Orçamento de Receita e Vendas .............................................................. 4 2. Orçamento de Produção ........................................................................... 11 3. Orçamento de Consumo de Matérias-Primas .................................... 12 Referências ......................................................................................................... 15 Para início de conversa… Um aspecto importante que precisamos considerar no ambiente empresarial é o de que, em um mundo atual de acirrada competição, crescente globalização e informações disponíveis a todos em segundos, não há mais espaço para as empresas imporem seus produtos, serviços e preços aos consumidores. A lógica atual é a de que os consumidores são bem informados e, dessa forma, só aceitarão comprar de uma empresa caso ela ofereça a melhor opção em termos de qualidade, prazo de entrega, durabilidade e preço. Você percebe, assim, que o “poder” está ao lado de quem compra e não de quem vende. Dessa forma, a estratégia das empresas deve focar no ambiente externo (clientes, mercados, fornecedores, concorrentes, etc.) e, a partir daí, estabelecer ações que garantam a sua sobrevivência e sucesso. Nesse contexto, o processo orçamentário deve refletir tal lógica, verificando as “decisões” previstas dos consumidores: o que eles comprarão e em que quantidade. É a partir desse cenário que surge o orçamento de receita e vendas, o qual provê as informações necessárias para estabelecer o que deve ser produzido, bem como o que será utilizado nesse processo, ou seja, o orçamento de produção e de consumo de matérias-primas. Objetivo Elaborar os orçamentos: vendas, produção, consumo e matérias-primas. Orçamento Empresarial 3 1. Orçamento de Receita e Vendas O orçamento é um instrumento de gestão abrangente voltado ao planejamento e controle empresarial, composto por diversas partes que se interligam de forma lógica. Nesse sentido, Lobato e Azevedo (1994) conceituam a ideia de “Orçamento Operacional”, a qual engloba diversos elementos relacionados às atividades executadas nas empresas, entendendo como os recursos captados e investidos são utilizados pela empresa no intuito de atingir as suas metas atuais e futuras, na forma de ciclos periódicos (normalmente anuais) de planejamento, execução e controle. De acordo com os autores, o orçamento operacional compreende os seguintes “sub-orçamentos” (ou orçamentos específicos): ▪ Orçamento de vendas. ▪ Orçamento de produção. ▪ Orçamento de material direto. ▪ Orçamento de compras. ▪ Orçamento de mão de obra direta. ▪ Orçamento de custos indiretos. ▪ Orçamento de despesas administrativas. ▪ Orçamento de P&D. ▪ Orçamento de despesas de marketing. ▪ Orçamento de investimentos. É comum que haja confusão entre o orçamento de vendas e o orçamento de receitas. Ainda que não seja um consenso entre os autores, a palavra “vendas” é frequentemente associada à quantidade de produtos e/ ou serviços vendidos. A previsão dessas quantidades é feita a partir de métodos qualitativos (ou discricionários) e quantitativos (ou estatísticos). Os métodos qualitativos se baseiam em julgamentos, isto é, em opiniões de pessoas ou grupos com conhecimento e experiência sobre as dinâmicas do mercado, geralmente profissionais como especialistas em mercado, estudiosos diversos, gerentes de marketing e vendas ou, até mesmo, clientes e fornecedores. Trata-se de métodos com alto grau de subjetividade, visto não se baseiam em qualquer inferência estatística, mas são bastante úteis quando não dispomos ou não temos confiança em alguns dados, ou, ainda, quando queremos ouvir opiniões sobre possibilidades não óbvias (por exemplo, fenômenos que possam levar a uma mudança de tendência). Mesmo lidando com tal faceta de subjetividade, isso não significa que tais métodos necessariamente desestruturados, apresentando-se como meros palpites. Ao contrário, grandes organizações usam técnicas extremamente sofisticadas para fazer previsões. Dentre elas, podemos destacar o Método Delphi e o Método de Cenários Prospectivos. Orçamento Empresarial 4 O método Delphi foi desenvolvido por Olaf Helmer e Norman Dalker, pesquisadores da Rand Corporation, na década de 50. Por meio dele, torna-se possível coletar as opiniões de um grupo de especialistas utilizando questionários estruturados em rodadas sucessivas (BAXTER, 2003; OKOLI; PAWLOWSKI, 2004; VERGARA, 2005). A cada rodada, é possível observar o posicionamento dos participantes diante de enquetes e votações, bem como a coleta e a consolidação de resultados e justificativas. De acordo com Scott (1998) e Linstone e Turoff (2002), o método permite lidar com problemas complexos quando não é possível utilizar técnicas analíticas precisas ou reunir os especialistas consultados para que haja interação entre eles com troca de opiniões e ideias. Já os cenários prospectivos, também conhecidos como previsão visionária, que também tiveram seu desenvolvimento na Rand, nos anos 50, sob a tutela de Herman Kahn, um de seus pesquisadores, partem da premissa de que as organizações precisam se preparar para o futuro, isto é, fazer escolhas hoje sobre o que acontecerá posteriormente. No entanto, essa tomada de decisão é dificultada pela incerteza e, muitas vezes, pela imprevisibilidade do futuro. Os denominados cenários prospectivos seriam, então, exercícios de elaboração de possíveis futuros: ‘‘ ao exercitar as possibilidades existentes, a organização pode visualizar como ela se enquadraria – afetando e sendo afetada pelas potenciais circunstâncias dos diferentes futuros. Ao agir desta forma, a organização diminui a possibilidade de surpresas, ao deparar-se com futuros que possam ter sido pensados antes. (ROCHA; OLIVEIRA, 2006, p.4)’’ Na verdade, os cenários prospectivos se enquadram no que se caracteriza como “métodos causais”, nos quais, mais do que buscar por um número, um valor previsto, procura-se identificar as dinâmicas de mercado e os fatores setoriais que regem os diversos fenômenos e as variáveis que as determinam (as variáveis causais, como o PIB, taxa de juros, nível de empregos, quantidade de alvarás expedidos, etc.), de forma a estabelecer as relações de causa e efeito existentes entre elas e, a partir disso, fazer previsões de vendas. Geralmente, as vendas são afetadas por quatro fatores básicos, de acordo com Lobato e Azevedo (1994): ▪ Tendências de crescimento. ▪ Flutuações cíclicas do negócio. ▪ Flutuações sazonais. ▪ Variações irregulares na demanda. A lógica do método se aproxima do conceito dos métodos estatísticos, os quais trabalham com séries temporais, isto é, com dados históricos de demanda e variáveis correlatas, procurando prever o futuro com base nos dados do passado. Orçamento Empresarial 5 Vamos tomar como exemplo o conjunto de valores apresentados por Coelho e Pontes (2018), mostrado na Tabela 1. Ano Crescimento das vendas 2007 2,0% 2008 3,0% 2009 6,0% 2010 4,0% 2011 3,0% 2012 6,0% 2013 2,0% 2014 0,5% 2015 4,0% 2016 1,0% 2017 0,0% 2018 -1,0% Tabela 1: Crescimento das vendas. Fonte: Adaptado de Coelho e Pontes (2018). Você consegue perceber algum fenômeno? Teria condições de fazer alguma previsão para a demanda de 2019? Bem, vamos te ajudar! Vamos plotar os valores em um gráfico: Gráfico 1: Variação nas vendas.Fonte: Adaptado de Coelho e Pontes (2018). E agora, o que você percebe? Bem, parece haver uma oscilação (talvez algum tipo de sazonalidade), mas também é possível perceber uma tendência de queda. Para facilitar a visualização, vamos acrescentar uma linha de tendência no gráfico, como no exemplo a seguir. 6,0% 4,0% 2,0% 0,0% -2,0% Crescimento das vendas 20 07 20 08 20 09 20 10 20 11 20 12 20 13 20 14 20 15 20 16 20 17 20 18 Orçamento Empresarial 6 Gráfico 2: Variação nas vendas com linha de tendência. Fonte: Adaptado de Coelho e Pontes (2018). Mas a linha de tendência não é algo arbitrário, desenhado de forma subjetiva calcada em percepção visual: ela se baseia no conceito de Mínimos Quadrados, o qual busca identificar uma linha de tendência que represente uma sequência de pontos da melhor forma possível, minimizando a soma dos quadrados das diferenças entre o valor estimado (na citada reta) e os valores reais. Tal técnica utiliza o método conhecido como regressão linear, não somente para traçar a reta de tendência, mas, também, para identificar a equação que a define. 6,0% 4,0% 2,0% 0,0% -2,0% Crescimento das vendas 20 07 20 08 20 09 20 10 20 11 20 12 20 13 20 14 20 15 20 16 20 17 20 18 A equação no exemplo é y = - 0,0037 x + 7,5195, sendo, obviamente, o valor de x, o ano, e o valor de y, o percentual previsto. Ao substituir, na equação, x por 2019, podemos obter a previsão do crescimento das vendas com base na projeção da linha de tendência (aproximadamente 0,5%). Os cálculos de regressão linear não serão apresentados aqui por fugirem do escopo de nossa disciplina, mas você pode aprender mais sobre esse tema em livros sobre Estatística, assim como pode criar retas de tendência e identificar suas equações utilizando o Excel, que foi a ferramenta usada para criar o exemplo mostrado a você. O valor calculado pode ser claramente percebido como o valor resultante da projeção da linha de tendência por mais um período, isto é, mais um ano (no caso, 2019), como pode ser verificado no gráfico a seguir. Orçamento Empresarial 7 Gráfico 3: Variação nas vendas com linha de tendência estendida para 2019. Fonte: Adaptado de Coelho e Pontes (2018). Mas o viés matemático de tais inferências ainda é limitado. Afinal, apesar projetarmos o valor futuro esperado, estamos ignorando o que causaria tal tendência. Nesse sentido, Coelho e Pontes (2018) levantam a possibilidade de a demanda ser influenciada pelo PIB e pelo investimento feito em Marketing, variáveis realmente pertinentes. Vamos, então, adicionar os valores referentes a essas variáveis: Ano Crescimento das vendas Crescimento PIB Investimento MKT 2007 2,0% 3,1% R$ 200.000 2008 3,0% 4,0% R$ 230.000 2009 6,0% 6,0% R$ 250.000 2010 4,0% 5,0% R$ 200.000 2011 3,0% -0,2% R$ 250.000 2012 6,0% 7,6% R$ 300.000 2013 2,0% 3,9% R$ 160.000 2014 0,5% 1,9% R$ 160.000 2015 4,0% 3,0% R$ 220.000 2016 1,0% 0,1% R$ 200.000 2017 0,0% -3,1% R$ 160.000 2018 -1,0% -3,6% R$ 140.000 Tabela 2: Crescimento das vendas. Fonte: Adaptado de Coelho e Pontes (2018). 6,0% 4,0% 2,0% 0,0% -2,0% Crescimento das vendas 20 07 20 08 20 09 20 10 20 11 20 12 20 13 20 14 20 15 20 16 20 17 20 18 20 19 Orçamento Empresarial 8 Vamos ver como fica o gráfico? Gráfico 4: Variação nas vendas, PIB e investimento em marketing. Fonte: Adaptado de Coelho e Pontes (2018). E agora, o que você percebe? Olhe atentamente para o gráfico. Você nota que o desempenho das vendas acompanha muito proximamente a variação do PIB e o investimento feito em Marketing? Mas, para que essa percepção seja menos subjetiva, vamos verificar se as variáveis têm correlação, isto é, se uma variação influencia a outra. Para tanto, vamos traçar os gráficos de dispersão. 10,0% 8,0% 6,0% 4,0% 2,0% 0.0% -2,0% -4,0% -6,0% R$350.000 R$300.000 R$250.000 R$200.000 R$150.000 R$100.000 R$50.000 R$ - Crescimento das vendas 20 07 20 08 20 09 20 10 20 11 20 12 20 13 20 14 20 15 20 16 20 17 20 18 Crescimento das vendas Crescimento do PIB R$200.000 Gráfico 5: Diagrama de dispersão vendas x PIB. Fonte: Elaborado pelo autor. Gráfico 6: Diagrama de dispersão vendas x investimento em marketing. Fonte: Elaborado pelo autor. Diagrama da dispersão (PIB x Vendas) 7,0% 6,0% 5,0% 4,0% 3,0% 2,0% 1,0% 0,0% -1,0% -2,0% Cre sci me nto ve nd as Crescimento PIB - 6 ,0% -4 ,0% -2 ,0% 0 ,0% 2 ,0% 4 ,0% 6 ,0% 8 ,0% 10 ,0% Diagrama da dispersão (MKT x Vendas) 7,0% 6,0% 5,0% 4,0% 3,0% 2,0% 1,0% 0,0% -1,0% -2,0% Cr es cim en to ve nd as R$ 10 0. 00 0 R$ 15 0. 00 0 R$ 20 0. 00 0 R$ 25 0. 00 0 R$ 30 0. 00 0 R$ 35 0. 00 0 Investimento em Marketing Orçamento Empresarial 9 Você percebe que as variáveis têm uma correlação positiva, isto é, que quando há um aumento do PIB, há, também, um crescimento de demanda, da mesma forma que ao haver um aumento no investimento em Marketing, ocorre, também, uma tendência de aumento das vendas? Mas, novamente, para que não dependamos de uma análise visual, que tem certo grau de subjetividade, vamos, também, calcular o coeficiente de correlação (os cálculos não serão demonstrados, por fugir ao escopo de nossa disciplina. Mas, você pode encontrar a fórmula em qualquer bom livro de Estatística e, além disso, pode calcular simplesmente usando a fórmula específica no Excel). Encontramos, então, 0,865 e 0,869 para, respectivamente, a correlação entre o PIB e as vendas e os investimentos em Marketing e vendas, o que caracteriza, em ambos os casos, um alto nível de correlação, isto é, uma alta influência de tais variáveis sobre as vendas. Na verdade, utilizando a técnica de regressão multivariada, a qual permite calcular a influência de diversas variáveis sobre outra (como no nosso exemplo, em que analisamos a influência do PIB e do investimento em marketing sobre o crescimento das vendas), podemos calcular a equação que rege o crescimento das vendas em função dos valores das outras variáveis. A equação que estabelece o crescimento de vendas, com base nos dados informados é: Crescimento projetado de vendas = 0,00000024127 × (valor projetado em campanha de marketing) + 0,3826869 × taxa de crescimento projetada do PIB – 0,0338826. Assim, caso a projeção do PIB para 2019 for de +0,50% e a empresa planeje investir R$ 200.000,00 em marketing, por exemplo, teríamos o crescimento projetado de vendas = (0,00000024127 × $ 200.000,00) + (0,3826869 × 0,50%) – 0,0338826 = 1,628%. Uma vez estabelecida a previsão de demanda, isto é, as quantidades de cada produto ou serviço, podemos avançar para concluir o orçamento de receita, o qual, a grosso modo, seria construído mediante a multiplicação das quantidades estimadas de vendas pelo preço de venda a ser praticado. Isso pode parecer uma análise simples (uma vez que se tenham as quantidades já estimadas), mas, na realidade, é importante lembrar, primeiramente, que o processo de precificação não é algo trivial. Nele, deve-se considerar não somente os custos (de forma que não se venda produtos com margem negativa), mas, também, os preços praticados pela concorrência (não adianta termos um preço que cubra nossos custos e nos gere uma margem de lucro se os consumidores tiverem uma Orçamento Empresarial 10 alternativa equivalente a um preço menor, optando, portanto, por não comprar) e a própria percepção de valor dos consumidores (ou seja, de nada adianta termos um preço que cobre nossos custos e que é melhor que o dos concorrentes se os consumidores não têm qualquer interesse pelo produto que comercializamos). Além disso, é importante lembrar que, por conta do efeito da elasticidade preço-demanda, o preço estabelecido pode afetar a quantidade estimada de vendas. Além disso, movimentações de mercado (por exemplo, novos concorrentes, promoções, etc.) podem exigir mudançasnos preços praticados. Como você pode perceber, o orçamento de receita e vendas é bastante complexo. Na verdade, é a peça orçamentária de maior dificuldade e, também, a mais importante, pois todas as demais peças dependem dela para serem desenvolvidas. 2. Orçamento de Produção O orçamento de produção é a peça orçamentária necessária à identificação e dimensionamento dos recursos indispensáveis ao processo produtivo, incluindo a capacidade instalada. Busca, assim, estabelecer as necessidades ao atendimento da demanda e demais parâmetros funcionais da empresa, tomando por base o orçamento de vendas (PADOVEZE; TARANTO, 2009). O encadeamento lógico das peças é apresentado na Figura 1. Figura 1: Plano de suprimentos, produção e estoque. Fonte: Frezatti (2017). Planos de Suprimentos, Produção e Estoques(PSPE) Plano de vendas Produtos acabados Estocagem Produtos em processo Materiais Plano de produção Plano de investimento Plano de suprimentos Plano de MOD(*) Plano de GIF (**) Custo de produção * Mão de obra direta ** Gastos indiretos de fabricação Orçamento Empresarial 11 Nesse sentido, é necessário desdobrar o volume de vendas previsto, integrando-o a um calendário, de forma que os “picos” de volume possam ser identificados (os quais podem ocorrer a partir de uma questão de sazonalidade). Por exemplo, para um fabricante de cervejas que tenha uma previsão de venda de 12 milhões de latinhas no ano, não faz sentido assumir uma demanda mensal de 1 milhão de unidades, visto que o consumo nos meses mais quentes é superior ao do inverno, além do fato de que em períodos como Carnaval, Ano Novo, etc., o volume consumido é ainda maior. Se a capacidade instalada for inferior aos volumes de pico, antes de pensar em expansão de capacidade (seja de instalações/infraestrutura, equipamentos e/ou mão de obra), que é um processo demorado e custoso, alternativas como utilização de horas ou turnos extras de trabalho e subcontratação devem ser estudadas (LOBATO; AZEVEDO, 1994). Segundo os autores, o volume de produção é estabelecido de acordo com o seguinte cálculo: Quantidade a ser produzida (projeção do volume de produção) = Quantidade a ser vendida (vendas previstas) - Estoques iniciais previstos + Estoques finais estabelecidos. Ou seja, se em determinado período temos uma previsão de venda de 1.000 unidades de um produto específico e contamos com 200 em estoque, a princípio deveríamos produzir somente 800 unidades. Mas, se não queremos terminar o período com estoque “zerado”, desejando, por exemplo, manter 100 unidades em estoque, deveríamos produzir, então, 900 unidades. E, caso os processos de produção e venda ocorram como previsto, as 100 unidades finais representariam o estoque inicial previsto para o período seguinte, e assim sucessivamente. 3. Orçamento de Consumo de Matérias-Primas Como desdobramento natural do volume planejado de produção, há o orçamento de insumos necessários para atender tais volumes, conhecido como orçamento de matérias-primas ou orçamento de materiais diretos. “Os materiais diretos são todos os materiais fisicamente identificados como parte dos produtos acabados, que podem ser associados aos produtos acabados de modo economicamente viável” (LOBATO: AZEVEDO, 1994, p.48). Importante destacar que o orçamento de matérias-primas faz parte de uma peça maior que engloba, também, o orçamento de estoque de materiais, o orçamento de compra de materiais e o orçamento de saldo de contas a pagar aos fornecedores (PADOVEZE; TARANTO, 2009). Orçamento Empresarial 12 O desenvolvimento do orçamento de matérias-primas depende da existência da estrutura dos produtos, conhecida como BOM (Bill of Materials, ou, em português, lista de materiais), que decompõe o produto em componentes até chegar ao nível dos insumos básicos. Vamos compreender o que é o BOM e como ele é utilizado. Para isso, vamos imaginar um produto bastante simples: um carrinho de brinquedo, composto de corpo, eixos e rodas, como mostrado na Figura 2. Figura 2: Carrinho de brinquedo. Fonte: Elaborado pelo autor. Supondo que tais componentes sejam produzidos na própria empresa a partir de resinas plásticas (corpo e rodas) e arame de aço (eixos), o BOM do brinquedo poderia ser: ▪ 1. Carro ▪ 1.1. Corpo (1x) ▪ 1.1.1. Resina colorida (300 gr) ▪ 1.2. Eixo montado (2x) ▪ 1.2.1. Eixo (1x) ▪ 1.2.1.1. Arame (15 cm) ▪ 1.2.2. Roda (2x) ▪ 1.2.2.1. Resina preta (50 gr) Vamos compreender a lógica do BOM, seguindo a estrutura exemplificada: cada carrinho é composto de 1 corpo e 2 eixos montados. E cada corpo é produzido utilizando 300 gr de resina colorida (que é uma das matérias- primas). Além disso, cada eixo montado é composto por 1 eixo e 2 rodas, sendo que o eixo é fabricado utilizando-se 15 cm de arame, e cada roda utiliza 50 gr de resina preta (ambos sendo matérias-primas). Desta forma, cada carrinho produzido utiliza: ▪ 300 gr de resina colorida. ▪ 30 cm de arame (2 x 15 cm). ▪ 200 gr de resina preta (2 x 2 x 50 gr). Orçamento Empresarial 13 A partir do BOM, podemos desenvolver o plano de matérias-primas, baseados no conhecimento sobre a produção. Por exemplo, para atendermos a um volume de 1.000 unidades de carrinho, basta multiplicar a quantidade de matérias-primas do BOM por 1.000, resultando, assim, em: ▪ 300 kg de resina colorida. ▪ 300 metros de arame. ▪ 200 kg de resina preta. Obviamente, trata-se de um cálculo bastante fácil, tendo em vista a simplicidade do produto. Mas, é fácil perceber o quão complexo isso pode se tornar: basta imaginar o mesmo exercício considerando, em vez de um carro de brinquedo, um veículo de verdade. Nesse caso, os itens a serem calculados são milhares e bem diferentes uns dos outros, de modo que esse processo só será viável com o uso de sistemas integrados de gestão para lidar com um volume tão grande de informações. Considerando que o computador é uma tecnologia relativamente recente, imagine, então, a dificuldade dos planejadores de compras e produção da fábrica de Henry Ford no início do século passado: tudo tinha de ser calculado “à mão”. Além disso, tais cálculos precisam levar em consideração os estoques já existentes, bem como o estoque que desejamos manter no final do período, exatamente como vimos no orçamento de produção, o que traz um grau adicional de complexidade aos cálculos. Como você deve ter percebido, a construção do orçamento prevê a coleta de informações diversas (além de estimativas sobre outras), que vão compondo as diversas peças orçamentárias. Tais peças se interligam, também, de forma lógica. Por exemplo, a partir da previsão do volume de vendas, desenvolvemos o orçamento de receita. Mas é a partir de tais volumes que também estabelecemos o orçamento de produção e, baseados neles, o orçamento de consumo de matérias-primas. Ou seja, as diversas peças orçamentárias vão se desdobrando, prevendo, planejando e servindo de instrumento de controle e gestão para todos os setores e atividades da empresa. Orçamento Empresarial 14 Referências BAXTER, M. Projeto de produto: guia prático para o design de novos produtos. 2 ed. São Paulo: Edgard Blüncher, 2003. COELHO, F. S.; PONTES, R. M. Orçamento e controle. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 2018. FREZATTI, F. Orçamento empresarial: planejamento e controle gerencial. 6 ed. São Paulo: Atlas, 2017. 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