Inglês Instrumental para secretariado - U4

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INTRODUÇÃO
Dear student, nesta unidade, vamos tratar da redação comercial em inglês, discutir a formação pro�ssional e,
em seguida, abordar as cartas de apresentação (ou cover letter) e de follow-up, que também fazem parte do
processo de candidatura a um emprego e o auxiliarão no processo. O objetivo das aulas será de
instrumentalizá-lo com as ferramentas necessárias para produzir redações em inglês importantes para a
carreira em secretariado. Let’s get started!
PROFESSIONAL BACKGROUND / FORMAÇÃO PROFISSIONAL
What is an executive assistant? This professional provides high-level administrative support to executives in a
company. He is responsible for tasks that can have a direct impact on the success of a business, such as
preparing �nancial reports, monitoring budget, scheduling important meetings and organizing events, such as
conferences, among others.
O que é um assistente executivo? Esse pro�ssional fornece suporte administrativo de alto nível para
executivos de uma empresa. Ele é responsável por atividades que têm impacto direto no sucesso do negócio,
como preparar relatórios �nanceiros, monitorar o orçamento, marcar importantes reuniões e preparar
eventos, como conferências, entre outros.
What are the most important characteristics and skills for a good executive assistant’s professional
background?
Quais são as características e habilidades mais importantes para uma boa formação do pro�ssional de
secretariado executivo?
First of all, let’s think about some of the profession’s requirements: organization, good communication skills,
proactiveness, �exibility, problem-solving skills, leadership, decision-making and resilience.
Em primeiro lugar, vamos pensar em alguns dos pré-requisitos da pro�ssão: organização, habilidades de
comunicação, proatividade, �exibilidade, habilidades de solução de problemas, liderança, tomada de decisão
e resiliência.
Executive assistants play an important strategic role in the company. They are responsible for the planning
and organization of several processes and therefore, they need to make some relevant decisions.
Assistentes executivos desempenham um importante papel estratégico na empresa; eles são responsáveis
pelo planejamento e pela organização de diversos processos, portanto, precisam tomar decisões relevantes.
Thus, check some of the duties and skills of an executive assistant:
Know how to prioritize tasks;
Handle multiple tasks in urgent situations;
Communicate clearly and e�ectively;
Manage di�cult situations with emotional intelligence;
Be calm and perform well under pressure;
Plan and organize events;
Prepare �nancial documents;
Aula 1
FORMAÇÃO PROFISSIONAL, CARTA DE APRESENTAÇÃO E
FOLLOW-UP
Nesta aula, vamos tratar da redação comercial em inglês, discutir a formação pro�ssional e, em seguida,
abordar as cartas de apresentação (ou cover letter) e de follow-up.
26 minutos
Welcome guests and visitors with politeness and gentleness;
Schedule meetings;
Write letters and e-mails, among other reports and documents;
Answer telephone calls and take messages;
Be a liaison for the executives, sta� and clients.
Assim, con�ra algumas das responsabilidades e habilidades de um secretário executivo:
Saber priorizar tarefas.
Lidar com múltiplas tarefas em situações de urgência.
Comunicar-se com clareza e efetividade.
Gerenciar situações difíceis com inteligência emocional.
Ser calmo e ter um bom desempenho sob pressão.
Planejar e organizar eventos.
Preparar documentos �nanceiros.
Receber convidados e visitantes com educação e gentileza.
Escrever cartas e e-mails, entre outros relatórios e documentos.
Atender a ligações telefônicas e anotar recados.
Ser um elo entre os executivos, colaboradores e clientes.
Therefore, it is recommended to get a certi�cate or degree in the area. It is important to prepare for this
profession with courses and training programs in order to develop the necessary hard and soft skills to be the
best professional.
Assim, é recomendável obter um certi�cado ou grau na área, bem como é importante se preparar para essa
pro�ssão com cursos e programas de treinamento para desenvolver as habilidades técnicas e
socioemocionais necessárias para ser o melhor pro�ssional possível.
COVER LETTER / CARTA DE APRESENTAÇÃO
In Unit 2, when we were talking about job application, we mentioned that the cover letter might be the �rst
impression about you, which lists your competencies and skills, that must call the employer’s attention to your
résumé. It must be short and objective, with no more than 2 or 3 paragraphs, that is why it should be sent
together with your résumé.
Now, let’s look at its structure.
Na Unidade 2, quando falávamos sobre candidatura de emprego, mencionamos que a carta de apresentação
pode ser uma primeira impressão sobre você, listando suas competências e habilidades, e que deve chamar a
atenção do empregador para o seu currículo, bem como ser curta e objetiva, com não mais do que 2 ou 3
parágrafos (ROCHA, MIEN, 2013), por isso, ela deve ser enviada com o currículo.
Agora, vamos observar sua estrutura.
First of all, it is good to use a positive and enthusiastic tone, and include some details, such as why you are
interested in the position; how you can contribute with the company.
Em primeiro lugar, é importante usar um tom entusiasmado e positivo, bem como incluir detalhes como: por
que você está interessado na posição e como você pode contribuir para a empresa.
Salutation / Cumprimento
Start the letter addressing it to the recruiter, using “Dear recruiter”. However, it is possible to �nd out the
name or the position of the person who is receiving the letter and the résumé, so you may address the person
by his/her last name and the titles Mr./Ms.
Comece a carta endereçando-a ao recrutador com a expressão “Prezado recrutador”. No entanto, é possível
descobrir o nome ou posição da pessoa que receberá a carta e o currículo, assim, pode endereçá-la à pessoa
usando seu sobrenome e os títulos Sr. ou Sra.
Cover letter body / Corpo da carta de apresentação
The �rst thing is to write about the position you are applying for. For example: “I am writing to apply for the
position of executive assistant”.
A primeira coisa é escrever sobre a posição para a qual você está se candidatando. Por exemplo: “Estou
escrevendo para me candidatar para a posição de assistente executivo”.
Then, tell him why you are interested in the position. Write something like “I am interested in this position
because...” and list your skills and experiences related to it.
Posteriormente, diga por que está interessado na posição; escreva algo como: “Estou interessado na posição,
pois...” e liste suas habilidades e experiências relacionadas a ela.
Then you can �nish the letter by commenting on how you can contribute with the company. Something like
“My greatest contribution is to organize the processes to help the executive to have more time to focus on the
business.”
Em seguida, você pode �nalizar a carta comentando sobre como pode contribuir para a empresa, como:
“Minha maior contribuição é organizar os processos para ajudar o executivo a ter mais tempo para focar o
negócio”.
Closing / Fechamento
You may close it by saying that you attached your résumé and you are available for interviews. To close, use
expressions such as “Best regards”, “Warm regards”.
Você pode fechar a carta dizendo que anexou o currículo e que você está disponível para entrevistas. Para
fechar, use expressões como “Atenciosamente”.
FOLLOW-UP LETTER / CARTA DE FOLLOW-UP
A follow-up letter shows that you are polite and professional; it may help you get noticed during the job
application process.
Uma carta de follow-up mostra que você é educado e pro�ssional; ela pode ajudá-lo a ser notado no processo
de candidatura de emprego.
It also allows you to bring some information you forgot to share during your interview and emphasize why you
believe you are the best person for the job. It shouldbe sent within 24 hours of the contact.
Ela também permite que você traga algumas informações que esqueceu de compartilhar durante a entrevista
e enfatize por que você acredita que é a melhor pessoa para o trabalho. Ela deve ser enviada no período de
até 24 horas após o contato.
Another bene�t from a follow-up letter is that it allows you to check on the status of your application. A follow-
up letter can even call the attention of the recruiter and make him reconsider your résumé. It may increase
the chances of getting hired.
Outro benefício da carta de follow-up é que ela permite que você veri�que o status de sua candidatura. Uma
carta de follow-up pode até chamar a atenção do recrutador e fazê-lo reconsiderar seu currículo, podendo
aumentar suas chances de ser contratado.
Pay attention to some tips when writing it:
Be formal and polite, but express enthusiasm.
Include the appreciation for the interviewer’s time and attention.
Bring some information about you to remind the recruiter who you are.
Mention details you forgot to share in the interview.
Reinforce why you are the best person for the job.
Atente-se para algumas dicas quando escrever a carta:
Seja formal e educado, mas expresse entusiasmo.
Inclua apreciação pelo tempo e atenção do recrutador.
Traga alguma informação sobre você para lembrar o recrutador sobre quem você é.
Mencione detalhes que esqueceu de compartilhar durante a entrevista.
Reforce por que você é a melhor pessoa para o trabalho.
Now let’s see an example.
Agora, vejamos um exemplo:
Dear Mr./Ms.
Thank you again for your time and attention to talk to me about the executive assistant position. I was very
impressed with your organization and I would welcome the opportunity to be part of that.
In addition to my experience, I also managed volunteering projects. Therefore, my strong commitment and
leadership skills make me believe I can contribute a lot to the company with my expertise.
I look forward to hearing from you. Thank you again for your consideration.
Best regards,
[Name]
O exemplo acima traz a apreciação do tempo e da atenção do recrutador (Thank you again for your time and
attention), uma informação sobre a posição desejada pelo candidato (to talk to me about the executive
assistant position), uma experiência interessante (I also managed volunteering projects / experiência em
projetos voluntários), que pode ter sido esquecida de ser mencionada na entrevista, bem como reforça um
ponto forte da pessoa (Therefore, my strong commitment and leadership skills make me believe I can
contribute a lot to the company with my expertise – forte comprometimento e habilidades de liderança me
fazem acreditar que posso contribuir muito para a empresa), além do desejo de trabalhar na empresa (I was
very impressed with your organization and I would welcome the opportunity to be part of that – Fiquei muito
impressionado com a organização e me agradaria a oportunidade de fazer parte dela).
VIDEOAULA
Dear student, I would like to invite you to watch our video. You will �nd more relevant pieces of information
regarding the cover letter, including and example and more tips regarding the follow up letter. Caro(a)
aluno(a), gostaria de convidá-lo(a) para assistir ao vídeo. Você encontrará mais informações relevantes sobre a
carta de apresentação, inclusive com um exemplo, e mais dicas sobre a carta de follow-up.
 Saiba mais
Find more examples of cover letters and take the opportunity to enhance your vocabulary. Encontre mais
exemplos de cartas de apresentação em inglês e aproveite a oportunidade para aumentar seu
vocabulário.
INDEED. Executive assistant. 2022. Disponível em: https://www.indeed.com/career-advice/cover-letter-
samples/executive-assistant. Acesso em: 14 fev. 2022.
Read more about the follow up letter. Leia mais sobre a carta de follow-up.
INDEED. How to write your own follow-up letter (with template and example). 2021. Disponível em:
https://www.indeed.com/career-advice/�nding-a-job/follow-up-letter. Acesso em: 14 fev. 2022.
Videoaula
Para visualizar o objeto, acesse seu material digital.
https://www.indeed.com/career-advice/cover-letter-samples/executive-assistant
https://www.indeed.com/career-advice/cover-letter-samples/executive-assistant
https://www.indeed.com/career-advice/finding-a-job/follow-up-letter
INTRODUÇÃO
Dear student,
Nesta aula, vamos saber mais sobre a redação comercial em inglês e algumas dicas de como escrever melhor
qualquer documento, mensagem ou relatório, bem como um e-mail de forma apropriada. Para tanto, vamos
ver alguns exemplos de estilo, estrutura e expressões úteis e analisar a carta comercial, que também faz parte
do portfólio da redação comercial e deve ser bem empregada. Let’s get started!
BUSINESS WRITING IN ENGLISH / REDAÇÃO COMERCIAL EM INGLÊS
Nowadays, it is even more important to have good writing skills in business. We have to consider that people
have limited time to read and answer messages, so we need to write succinct, concise and objective messages.
Atualmente, é ainda mais importante ter boas habilidades de escrita comercial. Precisamos considerar que as
pessoas têm tempo limitado para ler e responder às mensagens, logo, temos de escrever mensagens sucintas,
concisas e objetivas.
Therefore, you need to be able to hold your reader’s attention and interest with your pieces of writing. It is
recommended to grab his/her attention in the �rst few lines.
Portanto, você precisa ser capaz de manter a atenção e o interesse do seu leitor com sua escrita, e é
recomendável chamar a atenção nas primeiras linhas.
One of the most important reasons to invest in business writing skills is that it makes you stand out, inspiring
con�dence in you, your executive and your business.
Essa é uma das razões mais importantes para investir nas habilidades de redação comercial, fazendo com que
você se destaque e inspire con�ança, tanto em você como em seu executivo e no negócio.
Here are a few tips to make your business writing more e�ective.
Aqui, estão algumas dicas de como deixar sua redação comercial mais e�ciente.
Know your audience. Ask yourself: who is my reader? What do I want my reader to know? Which pieces of
information do I need to share?
Conheça seu público. Pergunte a si mesmo: quem é meu leitor? O que eu quero que meu leitor saiba?
Que informações preciso compartilhar?
Plan �rst and make a draft. It is crucial to plan what is going to be written with a draft, then you can make
sure you have all the necessary details in the message, document or report.
Planeje antes e faça um rascunho. É crucial planejar o que vai ser escrito com um rascunho, assim, você
terá a certeza de que todos os detalhes necessários estarão presentes na mensagem, documento ou
relatório.
Be concise and objective. It was already mentioned how important it is to be concise, succinct and
objective. therefore, avoid redundancy (repeated words or ideas) and unnecessary words.
Seja conciso e objetivo. Já foi mencionado como é importante ser conciso, sucinto e objetivo, portanto,
evite a redundância (palavras ou ideias repetidas) e palavras desnecessárias.
Be polite and formal or semi-formal. In case you do not know the person, use a more formal tone. Some
expressions can be used. Be polite, always, using words such as “please” and “thank you”.
Aula 2
REDAÇÃO COMERCIAL EM INGLÊS
Nesta aula, vamos saber mais sobre a redação comercial em inglês e algumas dicas de como escrever
melhor qualquer documento, mensagem ou relatório, bem como um e-mail de forma apropriada.
28 minutos
Seja educado e formal ou semiformal. Caso você não conheça a pessoa, use um tom mais formal; seja
sempre educado, usando palavras como “por favor” e “obrigado”.
Edit / proofread before sending it. You also need to be careful with mistakes, because you do not want to
give the impression you do not care about the message or the recipient. The ideal is to ask someone to
revise it for you.
Edite / revise antesde enviar a mensagem. Você também precisa ser cuidadoso com os erros, pois não
quer dar a impressão de que não se importa com a mensagem ou o receptor. O ideal é que você peça a
alguém que a revise para você.
WRITING AN EMAIL / ESCREVENDO UM E-MAIL
E-mails are very commonly used in business. It is a fast way to communicate with clientes, suppliers, and your
executive, allowing you to interact with any kind of business. It is important to know how to write them well, in
order to make the right impression and to establish good relationships.
E-mails são comumente usados em negócios; é uma maneira rápida de comunicar-se com clientes,
fornecedores e com seu executivo, permitindo a interação com qualquer tipo de negócio. É importante saber
como escrevê-los bem, para causar a impressão certa e estabelecer bons relacionamentos.
Here are a few relevant aspects to observe before writing an email.
Aqui estão alguns aspectos relevantes para se observar antes de escrever um e-mail.
Subject: the subject needs to be short, objective and call the recipient’s attention, so he will read it.
Assunto: o assunto precisa ser curto, objetivo e chamar atenção do receptor para despertar o seu
interesse.
Courtesy: remember that when you write a message in another language, you need to consider there is a
culture behind it. The Anglo-Saxons in general give importance to courtesy and gratitude.
Cortesia: lembre-se de que, ao escrever uma mensagem em outra língua, você precisa considerar que há
uma cultura por trás. Os Anglo-saxões, em geral, dão importância à cortesia e à gratidão.
Signature: use some information about you: your name/ last name / job title / name of company / link to
company website / email and phone number
Assinatura: use algumas informações sobre você: seu nome/ sobrenome / cargo / nome da empresa / link
para o website da empresa / e-mail e telefone
Now let’s talk about the parts of an email.
Agora, vamos falar sobre as partes do e-mail.
Introduction / Introdução
Start the email addressing the person: Dear Mr/Ms + last name. After the greeting you need to use an
introductory sentence to show the reason for writing.
Comece o e-mail endereçando-o à pessoa: Prezado(a) Sr/Sra + sobrenome. Depois do cumprimento, você
precisa usar uma frase introdutória para mostrar a razão pela qual escreve.
Examples:
I am writing in reference to / with regard to... (subject) / Estou escrevendo referente a (assunto)
Sending information: I am writing to inform you.... / Para enviar informações: Estou escrevendo para
informá-lo...
Replying to a message: I am writing in response to your message. / Respondendo a uma mensagem:
Estou escrevendo em resposta a sua mensagem.
Body of the text / Corpo do texto
There are no formulas, but remember: keep it short and simple. Before closing it, you can use some
expressions, such as:
Não há fórmulas, mas lembre-se de que deve ser curto e simples. Antes de fechar o e-mail, você pode usar
algumas expressões, como:
Quadro 1 | Expressões
Expressions
Expressões
Thank you in advance. Obrigado antecipadamente.
Thanks for your attention. Obrigado por sua atenção.
Please do not hesitate to contact me in case you
need further information.
Por favor, não hesite em me contatar, caso precise
de mais informações.
I look forward to hearing from you soon. Aguardo ansiosamente seu contato.
Fonte: elaborada pela autora.
Conclusion / Conclusão
The most common ways to end a message are:
Best regards (semi-formal); Kind regards/ Warm regards.
Yours sincerely (if your message begins with Dear Mr./Ms.).
Essas expressões querem dizer “Atenciosamente”. Yours sincerely é mais formal.
BUSINESS LETTER / CARTA COMERCIAL
The tone of the letter depends on the audience and the purpose of the communication. Sometimes it is more
formal, and other times it can be more casual (KEILING, 2021).
O tom de uma carta depende de seu público e do propósito da comunicação. Algumas vezes, ela é mais
formal; outras, pode ser mais casual (KEILING, 2021).
All the tips we discussed before apply here: be objective, clear and polite; write a draft before; edit and
proofread before sending it; choose a subject that calls attention; and use the same expressions of an email to
open and close it.
Todas as dicas discutidas antes se aplicam aqui: ser objetivo, claro e educado; escrever um rascunho antes;
editar e revisar antes de enviar a mensagem; escolher um assunto que chame a atenção; e usar as mesmas
expressões utilizadas nos e-mails para abrir e fechar.
The di�erence from the business letter to an e-mail is that it needs to bring the recipient and sender’s name
and address.
A diferença de uma carta comercial para um e-mail é que ela precisa trazer o nome e o endereço do
destinatário e do remetente.
Let’s look at the structure of a business letter:
Vamos observar a estrutura de uma carta comercial:
[Sender’s name] [Nome do remetente].
[Sender’s company name] [Nome da empresa do remetente].
[Sender’s street address] [Endereço do remetente].
[Sender’s city, state/province and zip/postal code] [Cidade, estado e cep do remetente].
[Sender’s phone number and/or email address] [Telefone e e-mail do remetente].
[Date] [Data]
[Recipient’s name] [Nome do destinatário].
[Recipient’s Company Name] [Nome da empresa do destinatário].
[Recipient’s Street Address] [Endereço do destinatário].
[Recipient’s city, state/province and zip/postal code] [Cidade, estado e cep do destinatário].
[Recipient’s phone number and/or email address] [Telefone e e-mail do destinatário].
[Subject] [Assunto]
[Dear Name],
[Introduction: this is where you explain the purpose of the letter such as why you are writing it, what you hope
to achieve from it, and any other important information.]
[Introdução: aqui, você explica o propósito da carta, por que você está escrevendo, o que você quer alcançar
com isso e outras informações importantes.]
[Middle Section: this is where you elaborate and provide more detail about what you outlined in the �rst
paragraph. There may be several more paragraphs like this depending on how long the letter needs to be.] 
[Seção média (Corpo do texto): aqui é onde você elabora e dá mais detalhes sobre o que você apontou no
primeiro parágrafo. Pode haver outros parágrafos como esse, a depender de quão longa a carta precisa ser.]
[Conclusion: this is the place where you wrap up and summarize things. There may be a call to action or next
steps included in this paragraph.] 
[Conclusão: aqui é onde você �naliza e resume o assunto. Pode haver uma chamada para a ação ou próximos
passos incluídos nesse parágrafo.]
[Sincerely,] [Atenciosamente,]
[Signature] [Assinatura]
[Name of Sender] [Nome do Remetente]
Essas informações foram retiradas do site CFI. Acesse o site para saber mais. Disponível em: 
https://corporate�nanceinstitute.com/resources/templates/word-templates-transactions/business-letter-
format/. Acesso em: 14 fev. 2022.
VIDEOAULA
Dear student, I would like to invite you to watch our video. You will �nd more relevant pieces of information
regarding business writing skills, emails and business letters, their di�erences and examples. Caro estudante,
gostaria de convidá-lo para assistir ao vídeo. Nele, você encontrará mais informações relevantes sobre as
habilidades de escrita comercial, e-mails e cartas comerciais, suas diferenças e exemplos.
 Saiba mais
Read about more tips to write an email in english. Leia mais dicas para escrever um e-mail em inglês.
WILL. How to write a perfect professional email in english in 5 steps. [s. d.] Disponível em:
https://englishlive.ef.com/blog/career-english/write-perfect-professional-email-english-5-steps/. Acesso
em: 14 fev. 2022.
Find more examples and templates of emails in English and improve your vocabulary. Encontre mais
exemplos e templates de e-mails em inglês e aproveite a oportunidade para aumentar seu vocabulário.
TEMPLATE LAB. 30+ professional email examples and format templates. [s. d.].Disponível em:
https://templatelab.com/professional-email-examples/. Acesso em: 14 fev. 2022.
Read more about the business letter format and examples. Leia mais sobre o formato e exemplos de
carta comercial.
KEILING, H. Business letter format and example. 2021. Disponível em: https://www.indeed.com/career-
advice/career-development/business-letter-format-and-example. Acesso em: 14 fev. 2022.
Videoaula
Para visualizar o objeto, acesse seu material digital.
https://corporatefinanceinstitute.com/resources/templates/word-templates-transactions/business-letter-format/
https://corporatefinanceinstitute.com/resources/templates/word-templates-transactions/business-letter-format/
https://englishlive.ef.com/blog/career-english/write-perfect-professional-email-english-5-steps/
https://templatelab.com/professional-email-examples/
https://conteudo.colaboraread.com.br/202201/WHITE_LABEL/INGLES_INSTRUMENTAL_PARA_SECRETARIADO/LIVRO/U4/%20
https://www.indeed.com/career-advice/career-development/business-letter-format-and-example
https://www.indeed.com/career-advice/career-development/business-letter-format-and-example
INTRODUÇÃO
Dear student, nesta unidade, temos aprendido mais sobre a redação comercial em inglês; agora, vamos
conhecer mais algumas habilidades necessárias para se produzir documentos com e�ciência, bem como
aprender algumas dicas sobre organização e preparação de reuniões. Além disso, conhecer um plano de
negócio e saber estruturá-lo também pode fazer a diferença em sua carreira, logo, veremos um plano de
negócio e aprenderemos quais informações necessitamos e como organizá-las. Let’s get started!
INTRODUCTION TO OTHER NECESSARY SKILLS / INTRODUÇÃO A OUTRAS HABILIDADES
NECESSÁRIAS
Executive assistants are essential employees for the success of a business. They are expected to operate at a
high level of performance. Therefore, planning and organizing meetings as well as preparing a business plan
are required skills for a good professional.
Assistentes executivos são funcionários essenciais para o sucesso de um negócio, e é esperado que operem
num alto nível de performance, portanto, planejar e organizar reuniões e preparar um plano de negócios são
habilidades requeridas para um bom pro�ssional.
Planning, scheduling and preparing meetings is one of the most desired skills for an executive assistant.
Therefore, it is necessary to think about the actions to be done before, during and after the meeting. Organize
a checklist to help you accomplish all the procedures and not to forget anything.
Planejar, agendar e preparar reuniões é uma das habilidades mais desejadas por um assistente executivo,
logo, é necessário pensar sobre as ações a serem tomadas antes, durante e depois da reunião, bem como
organizar uma checklist para ajudar no cumprimento de todos os procedimentos.
It is also important to consider some time to meet your executive(s). Clear and objective communication is key
to establishing a good relationship and helping you achieve good results. Thus, it is crucial to plan and
schedule regular meetings to catch up; this will maximize the executive’s time to focus on the business.
Também é importante considerar algum tempo para reunir-se com os executivos. Uma comunicação clara e
objetiva é a chave para estabelecer um bom relacionamento e ajuda na conquista de bons resultados. Assim,
é crucial planejar e agendar reuniões regulares para colocar os assuntos em dia; isso vai maximizar o tempo
do executivo para focar o negócio.
Another desired skill for an executive assistant that will stand out in the résumé is the ability to design and
update business plans,
Outra habilidade desejável para um assistente executivo e que vai se destacar no currículo é a de confeccionar
e atualizar um plano de negócios.
A business plan is a guide to a business, as it brings essential information about it, aiming to broaden the
business’ horizons as well as attract new investors.
Um plano de negócios é um guia para um negócio, pois traz informações essenciais sobre ele, com a
�nalidade de ampliar os horizontes do negócio e atrair novos investidores.
As this is a signi�cant document for any business, whether it is small or large, if the executive assistant knows
how to prepare and update it, this is invaluable to the company.
Como esse é um documento signi�cativo para qualquer negócio, seja ele pequeno, seja grande, se o
assistente executivo souber prepará-lo e atualizá-lo, será de grande valia para a empresa.
Aula 3
REUNIÃO E PLANO DE NEGÓCIOS
Nesta aula, vamos conhecer mais algumas habilidades necessárias para se produzir documentos com
e�ciência, bem como aprender algumas dicas sobre organização e preparação de reuniões.
25 minutos
Let’s learn more about these skills. Vamos aprender mais sobre essas habilidades.
MEETINGS / REUNIÕES
Executive and Personal Assistants play a central role in the meetings preparation (with documents, for
instance), minute taking, managing the meeting calendar, among other tasks.
Assistentes pessoais e executivas têm um papel central na preparação de reuniões (com documentos, por
exemplo), escrevendo atas, gerenciando o calendário de reuniões, entre outras tarefas.
In summary, before a meeting, it is necessary to make some arrangements. Here is a checklist of what needs
to be done:
Send invitations to guests.
Prepare agenda.
Reserve meeting room (or send the link for an online meeting).
Verify that key members will attend.
Prepare required materials (print documents etc).
Resumidamente, antes de uma reunião, é necessário realizar algumas tarefas. Aqui está uma checklist do que
precisa ser feito:
Convidar os participantes.
Preparar a pauta.
Reservar a sala de reuniões (ou fazer e enviar o link da reunião online).
Veri�car se os membros-chave virão.
Preparar os materiais necessários (imprimir documentos etc).
During the meeting, you are responsible for taking the minutes. After the meeting, the executive assistant
needs to follow up on the actions decided at the meetings, as well as distribute the meeting minutes.
Durante a reunião, você é responsável por fazer anotações para a ata; depois da reunião, o assistente
executivo precisa fazer o follow-up das ações decididas na reunião, assim como distribuir a ata.
It is very important for the executive assistant to have a good relationship with her/his executive. Therefore,
communication is key, and meeting regularly is essential to have this relationship work.
É muito importante para um assistente executivo ter um bom relacionamento com seu executivo, logo, a
comunicação é a chave, e reunir-se regularmente é essencial para esse relacionamento funcionar.
When you work with a busy executive, it can be challenging to get some time to talk. So, how often should you
have meetings with your executive?
Quando você trabalha com um executivo muito ocupado, pode ser desa�ador ter um tempo para conversar.
Então, com que frequência você deve ter reuniões com ele?
Quadro 1 | Reuniões
Daily
meeting
At least 15-30 minutes a day,
depending on his/her schedule.
Time to ask vital questions
Get necessary information to
move your day forward.
Reunião
diária
Pelo menos 15-30 minutos por dia, a
depender da agenda do executivo.
Tempo para fazer perguntas vitais.
Obter informações necessárias para o
dia correr bem.
Weekly
meeting
A longer meeting to check on
goals and objectives, ongoing
projects, to-do list.
Try to select a day that is usually
not so busy.
Reunião
semanal
Uma reunião mais longa, para veri�car
objetivos, projetos em andamento e
lista de tarefas.
Tente selecionar um dia que,
normalmente, não é tão cheio.
Monthly
meeting
Plan the executive’s calendar for
the month, tasks and objectives.
Reunião
mensal
Planeje o calendário do executivo para o
mês, as tarefas e os objetivos.
Fonte: elaborado pela autora.
Since you are responsible for your executive’s schedule, plan some meetings and stick to the schedule. Once
you start to followthe plan, you will see that your executive will rely on these regular meetings.
Como você é responsável pela agenda de seu executivo, planeje algumas reuniões e atenha-se a elas. Assim
que você começar a seguir o planejamento, seu executivo vai depender desses encontros regulares.
BUSINESS PLAN / PLANO DE NEGÓCIO
A business plan is a plan for the business. It works as a guide to help manage the business. It is good
knowledge for everyone to know how to prepare one. As an executive assistant, it adds a lot of credits to your
résumé.
Um plano de negócios é um plano para o seu negócio; ele funciona como um guia para ajudá-lo a gerenciar o
empreendimento. Trata-se de um bom conhecimento saber como se preparar um. Como assistente executivo,
essa habilidade acrescenta créditos ao seu currículo.
Some business plan may be simple, such as the ones for startups, with only essential information. The
traditional business plan, for larger companies, include: company description, �nancial information, market
analysis, organization and management, service or product line, marketing and sales plan.
Alguns planos de negócios podem ser mais simples, como os de startups, com apenas informações essenciais.
O plano de negócios tradicional, para empresas maiores, inclui: descrição da empresa, informações
�nanceiras, análise de mercado, organização e gerenciamento, linha de produtos ou serviços, plano de
marketing e vendas.
Quadro 2 | Elements of a business plan / Elementos de um plano de negócio
Market analysis
and executive
summary
Brief overview of the market.
Description why the company
provides the best solutions.
Competitive advantage.
Análise de
mercado e
resumo
Uma rápida análise do mercado.
Descrição do porquê a empresa
fornece as melhores soluções.
Diferencial.
Company
description
Background and history of
company, location and
signi�cant accomplishments,
mission, vision and values.
Descrição da
empresa
A história da empresa, localização
e conquistas signi�cativas, missão,
visão e valores.
Financial data Some �nancial data to attract
potential investors: �nancial
forecast, income statement,
balance sheet, cash �ow
statement.
Informações
�nanceiras
Algumas informações �nanceiras
para atrair potenciais investidores:
previsão �nanceira, informe de
rendimentos, balanço patrimonial,
�uxo de caixa.
Product or
service line
Detail products and services
focusing on advantages and
bene�ts.
Linha de
produtos e
serviços
Detalhar produtos e serviços
focando as vantagens e os
benefícios.
Management
and
organization
Company’s hierarchy –
organizational charts.
Principles that govern your
company’s management style.
Gerenciamento
e organização
A hierarquia da empresa –
organogramas.
Princípios que governam o estilo
de gerenciamento da empresa.
Marketing and
sales plan
Pricing, marketing and
promotion strategies, how to
attract new customers and
keep customers happy
(customer loyalty strategies).
Plano de
marketing e
vendas
Preci�cação, estratégias de
marketing e promoção, como
atrair clientes novos e manter os
clientes felizes (estratégias de
�delização de clientes).
Fonte: elaborado pela autora.
You may add other pieces of information, depending on the nature of the business, such as: legal documents,
references, permits and licenses, other �nancial reports.
Você pode adicionar outras informações, a depender da natureza do negócio, tais como: documentos legais,
referências, permissões, licenças e outros relatórios �nanceiros.
VIDEOAULA
Dear student, I would like to invite you to watch our video. You will �nd more relevant pieces of information
regarding meetings and business plans. Caro estudante, gostaria de convidá-lo para assistir ao vídeo. Nele,
você encontrará mais informações relevantes sobre reuniões e planos de negócios.
 Saiba mais
Read about more tips to boost the productivity in meetings. It is all about preparation and follow-up.  Leia
mais dicas para melhorar a produtividade das reuniões. O conteúdo tem a ver com a preparação e
follow-up.
TIFFANY, A. 6 Things to do before and after your meeting to boost. 2017. Disponível em:
https://www.goto.com/blog/6-things-meeting-boost-productivity#. Acesso em: 14 fev. 2022. 
Find more information about the business plan in English and improve your vocabulary. The website of
US small business administration provides more information and templates to help you prepare a
business plan. Encontre mais informações sobre o plano de negócios em inglês e aumente seu
vocabulário. O website da administração de pequenos negócios dos EUA fornece mais informações e
templates para ajuda-lo a preparar um plano de negócios.
SBA – Small Business Administration. Write your business plan. [s. d.].  Disponível em:
https://www.sba.gov/business-guide/plan-your-business/write-your-business-plan. Acesso em: 14 fev.
2022.
Videoaula: Título do Bloco
Para visualizar o objeto, acesse seu material digital.
INTRODUÇÃO
Dear student, nesta unidade, além de aprendermos a redação comercial em inglês, vamos nos ater ao
conceito de multiculturalismo e discuti-lo, compreendendo suas teorias, já que vivemos numa sociedade
multicultural, multifacetada e muito diversa. Além disso, fecharemos a aula com uma re�exão sobre a
Aula 4
MULTICULTURALISMO
Nesta aula, vamos nos ater ao conceito de multiculturalismo e discuti-lo, compreendendo suas teorias, já
que vivemos numa sociedade multicultural, multifacetada e muito diversa.
20 minutos
https://www.goto.com/blog/6-things-meeting-boost-productivity#
https://www.sba.gov/business-guide/plan-your-business/write-your-business-plan
descrição do trabalho de assistente executivo, uma vez que é preciso considerar todos esses conceitos para
que você seja o melhor pro�ssional possível. Let’s get started!
INTRODUCTION TO MULTICULTURALISM / INTRODUÇÃO AO MULTICULTURALISMO
First of all, we need to de�ne what multiculturalism is: it is the way a society deals with its diversity, by
preserving, respecting, and even encouraging this “melting pot” or “salad bowl” (two metaphors commonly
used to describe the cultural diversity). In other words, multiculturalism means that members of di�erent
cultures can coexist peacefully in society (LONGLEY, 2020).
Em primeiro lugar, precisamos de�nir o que é multiculturalismo: trata-se da maneira que a sociedade lida com
sua diversidade, preservando-a, respeitando-a e, até mesmo, encorajando o “caldeirão” ou “saladeira” (duas
metáforas comumente utilizadas para descrever a diversidade cultural). Em outras palavras, multiculturalismo
signi�ca que membros de diferentes culturas podem coexistir paci�camente em sociedade (LONGLEY, 2020).
It may also refer to “the ways in which societies choose to formulate and implement o�cial policies dealing
with the equitable treatment of di�erent cultures” (LONGLEY, 2020, [s. p.]).
Ele também pode se referir às “maneiras pelas quais as sociedades escolhem formular e implementar políticas
o�ciais que lidam com o tratamento igualitário de diferentes culturas” (LONGLEY, 2020, [s. p.], tradução
nossa).
Another interesting point is how it can happen. “It may occur either through immigration, or arti�cially when
jurisdictions of di�erent cultures are combined through legislative decree, as in the case of French and English
Canada” (LONGLEY, 2020, [s. p.]).
Outro ponto interessante é como isso pode acontecer. “Pode ocorrer tanto por imigração ou arti�cialmente,
quando jurisdições de diferentes culturas são combinadas por meio de um decreto legislativo, como no caso
do Canadá inglês e francês” (LONGLEY, 2020, [s. p.], tradução nossa).
Some people defend multiculturalism; others attack it. Whoever defends it believes that “people should retain
at least some features of their traditional cultures” (LONGLEY, 2020, [s. p.]). However, the opponents to
multiculturalism say that it “threatens the social order by diminishing the identity and in�uence of the
predominant culture”(LONGLEY, 2020, online).
Algumas pessoas defendem o multiculturalismo, outras o atacam. Quem o defende acredita que “as pessoas
deveriam reter pelo menos algumas características de suas culturas tradicionais” (LONGLEY, 2020, [s. p.],
tradução nossa). Entretanto, os oponentes do multiculturalismo dizem que ele “ameaça a ordem social
diminuindo a identidade e a in�uência da cultura predominante” (LONGLEY, 2020, [s. p.], tradução nossa).
It is important to understand the idea of multiculturalism and get to know the theories/currents that are
present in society, as diversity is part of our personal and professional life, and learning to deal with diversity is
an essential condition nowadays. Our world is full of people from very di�erent cultures, educational
backgrounds, beliefs and aspirations, and respecting this diversity is crucial for us to be better people and
professionals.
É importante entendermos a noção de multiculturalismo e conhecer as duas teorias/correntes presentes na
sociedade, pois a diversidade faz parte de nossa vida pessoal e pro�ssional, e aprender a lidar com o diferente
é uma condição essencial atualmente. Nosso mundo é repleto de pessoas de diferentes culturas, formações,
crenças e aspirações, e respeitar essa diversidade é crucial para sermos melhores pessoas e pro�ssionais.
MULTICULTURALISM / MULTICULTURALISMO
Let us get to know a little bit more about multiculturalism and its importance in our education and
professional life. We need to know the two theories that represent two di�erent ideas: the melting pot theory
and the “salad bowl” theory.
Vamos conhecer um pouco mais sobre multiculturalismo e sua importância na educação e vida pro�ssional.
Precisamos conhecer duas teorias que representam duas ideias diferentes: a teoria do “caldeirão” e a teoria
da “saladeira”.
“The melting pot theory of multiculturalism assumes that various immigrant groups will tend to ‘melt together’,
abandoning their individual cultures and eventually becoming fully assimilated into the predominant society”
(LONGLEY, 2020, [s. p.]). This idea originates from the melting of carbon and iron to create steel – what would
be a stronger metal.
“A teoria do multiculturalismo chamada de ‘caldeirão’ assume que vários grupos de imigrantes tendem a se
‘derreter juntos, fundindo-se, abandonando suas culturas individuais e, eventualmente, tornando-se parte
assimilada da sociedade predominante” (LONGLEY, 2020, [s. p.], tradução nossa). Essa ideia se origina da
fusão do carbono com o ferro para se criar o aço – o que seria um metal mais forte
The criticism of this theory is that it ignores singularities of the various cultures; therefore, it reduces diversity,
forcing people to abandon their traditions and habits.
A crítica a essa teoria é a de que ela ignora as singularidades das muitas culturas, portanto, reduz a
diversidade, forçando as pessoas a abandonar suas tradições e hábitos.
The “salad bowl” theory is a more liberal one, as it “describes a heterogeneous society in which people coexist
but retain at least some of the unique characteristics of their traditional culture” (LONGLEY, 2020, [s. p.]).
A teoria da “saladeira” é mais liberal, já que “descreve uma sociedade heterogênea na qual as pessoas
coexistem, mas retêm ao menos algumas de características únicas de sua cultura tradicional” (LONGLEY, 2020,
[s. p.], tradução nossa).
Why is it called “salad bowl”, then? Because like a salad’s ingredients, the di�erent cultures retain their original
characteristics, living together in harmony, not melting into a “homogeneous” culture.
Por que é chamada de “saladeira”, então? Porque, como os ingredientes de uma salada, as diferentes culturas
retêm suas características originais, vivendo juntos em harmonia, não se fundindo numa cultura
“homogênea”.
Thus, multicultural societies comprise people from di�erent cultures, races, skin colors, ethnicities,
nationalities, habits and cultures living together in society in peace and harmony, respecting and celebrating
their diversity.
Portanto, sociedades multiculturais compreendem pessoas de diferentes culturas, raças, cor de pele, etnias,
nacionalidades, hábitos e culturas, vivendo juntas em sociedade, em paz e harmonia, respeitando e
celebrando sua diversidade.
People who defend cultural diversity say that “it makes humanity stronger and may, in fact, be vital to its long-
term survival” (LONGLEY, 2020, [s. p.]).
Os defensores da diversidade cultural argumentam que ela faz a humanidade mais forte e pode ser vital para
sua sobrevivência a longo prazo (LONGLEY, 2020, [s. p.], tradução nossa).
JOB DESCRIPTION / DESCRIÇÃO DO TRABALHO
Our society bene�ts from this diversity, which teaches us empathy, compassion, respect, enriching our
experiences and skills. In our professional life, it is of paramount importance that we treat people with respect
and empathy. As an executive assistant, you will deal with a lot of di�erent people from many di�erent
cultural backgrounds and treating them well is a prerequisite to be a good professional.
Nossa sociedade se bene�cia com essa diversidade, que nos ensina empatia, compaixão e respeito,
enriquecendo nossas experiências e habilidades. Em nossa vida pro�ssional, é de suma importância que
tratemos as pessoas com respeito e empatia. Como assistente executivo, você vai lidar com muitas pessoas de
diversos backgrounds culturais, e tratá-las bem é um pré-requisito para ser um bom pro�ssional.
Therefore, how can we describe the job of an executive assistant from this perspective? What is the job
description of an executive assistant in the 21st century?
Assim sendo, como podemos descrever o trabalho de um assistente executivo partindo dessa perspectiva?
Qual é a descrição do trabalho de assistente executivo no século 21?
Executive assistants’ job may vary considering some aspects. Some executive assistants work in a small o�ce
for only one executive; while others may work in larger corporations for several executives at once. Some may
even support a team of executives, around 10 or so.
O trabalho de um assistente executivo pode variar se considerarmos alguns aspectos. Alguns assistentes
executivos trabalham em escritórios menores para apenas um executivo, enquanto outros podem trabalhar
em empresas maiores para vários executivos de uma vez. Alguns podem, até mesmo, dar apoio a um time de
executivos, por volta de 10, mais ou menos.
Therefore, it requires several skills, such as dealing with a lot of di�erent people at once, considering their
singularities and diversity.
Portanto, esse trabalho requer muitas habilidades, como lidar com muitas pessoas de uma vez, considerando
suas singularidades e diversidade.
Although some may have these duties, not all executive assistants will be directly responsible for human
resources functions. Some will be in charge of budget and payroll duties. In any case, dealing with people is
the core of the job function.
Apesar de alguns poderem ter essas responsabilidades, nem todos os assistentes executivos serão
responsáveis por funções diretamente ligadas a recursos humanos; alguns serão responsáveis pelo
orçamento e pela folha de pagamento. De qualquer maneira, lidar com pessoas é uma função central do
trabalho.
That is why it is important to understand the multiculturalism of the society, and try to manage di�erent
people respecting their unique characteristics, treating all of them with respect, regardless of their nationality,
ethnicity, beliefs or habits.
É por isso que é importante compreender o multiculturalismo na sociedade e tentar gerenciar as diferentes
pessoas, respeitando suas características únicas, tratando-as com respeito, independentemente de sua
nacionalidade, etnia, crenças ou hábitos.
VIDEOAULA
Dear student, I would like to invite you to watch our video. You will �nd more relevant pieces of information
regarding the importance of understanding multiculturalism and job description of an executiveassistant.
Caro estudante, gostaria de convidá-lo a assistir à videoaula. Nela, você encontrará mais informações sobre a
importância de entender o multiculturalismo e a descrição do trabalho de assistente executivo.
 Saiba mais
Read more about multiculturalism with Britannica’s encyclopedia de�nition.  Leia mais sobre
multiculturalismo com a de�nição da Enciclopédia Britannica.
MULTICULTURALISM. In: BRITANNICA. [S. l.]: [s. n.], 2022. Disponível em:
https://www.britannica.com/topic/multiculturalism. Acesso em: 14 fev. 2022.
Find more information about the job and responsibilities of an executive assistant in an English website,
so take the opportunity to improve your vocabulary. Encontre mais informações sobre o trabalho e as
responsabilidades de um assistente executivo num website em inglês e aproveite para melhorar seu
vocabulário.
INDEED. Executive assistant job description: top duties and quali�cations. 2022. Disponível em:
https://www.indeed.com/hire/job-description/executive-assistant. Acesso em: 14 fev. 2022.
Videoaula
Para visualizar o objeto, acesse seu material digital.
Aula 1
ROCHA, A. MIEN MIEN, H. Processos seletivos em inglês: da elaboração do currículo à negociação salarial. 1.
ed. Barueri: Disal, 2013.
Aula 2
REFERÊNCIAS
1 minutos
https://www.britannica.com/topic/multiculturalism
https://www.indeed.com/hire/job-description/executive-assistant
CFI. Business letter format: create professional business letters. [s. d]. Disponível em:
https://corporate�nanceinstitute.com/resources/templates/word-templates-transactions/business-letter-
format/. Acesso em: 14 fev. 2022.
KEILING, H. Business letter format and example. 2021. Disponível em:
https://corporate�nanceinstitute.com/resources/templates/word-templates-transactions/business-letter-
format/. Acesso em: 14 fev. 2022.
Aula 3
SBA – Small Business Administration. Write your business plan. [s. d.].  Disponível em:
https://www.sba.gov/business-guide/plan-your-business/write-your-business-plan. Acesso em: 14 fev. 2022.
Aula 4
LONGLEY, R. What is multiculturalism? De�nition, theories and examples. 2020. Disponível em:
https://www.thoughtco.com/what-is-multiculturalism-4689285. Acesso em: 14 fev. 2022.
MULTICULTURALISM. In: BRITANNICA. [S. l.]: [s. n.], 2022. Disponível em:
https://www.britannica.com/topic/multiculturalism. Acesso em: 14 fev. 2022.
https://corporatefinanceinstitute.com/resources/templates/word-templates-transactions/business-letter-format/
https://corporatefinanceinstitute.com/resources/templates/word-templates-transactions/business-letter-format/
https://corporatefinanceinstitute.com/resources/templates/word-templates-transactions/business-letter-format/
https://corporatefinanceinstitute.com/resources/templates/word-templates-transactions/business-letter-format/
https://www.sba.gov/business-guide/plan-your-business/write-your-business-plan
https://www.thoughtco.com/what-is-multiculturalism-4689285
https://www.britannica.com/topic/multiculturalism