Gestão Eficiente de Estoque

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Índice
Índice.................................................................................................................................................................................................................................................2
5 dicas essenciais para um controle de estoque eficiente.................................................. 4
1- Capacite sua mão de obra........................................................................................................5
2- Registre um documento de entrada e saída de estoque.....................................................5
3- Faça inventários periódicos......................................................................................................6
4- Utilize indicadores de desempenho........................................................................................6
5- Implante um sistema informatizado.......................................................................................7
8 dicas práticas para reduzir perdas e aumentar seu lucro................................................8
1. Crie uma rotina de inventários................................................................................................ 9
2. Crie códigos para identificar seus produtos.......................................................................... 9
3. Defina o melhor modelo de reposição................................................................................... 9
4. Determine uma quantidade máxima e mínima dos produtos no estoque.................... 10
5. Defina processos e rotinas..................................................................................................... 10
6. Monte uma previsão de pedidos...........................................................................................11
7. Escolha bem seus fornecedores............................................................................................11
8. Utilize um software de gestão de estoque...........................................................................11
4 passos eficientes para o controle de estoque da sua produção....................................13
Como tudo começou: interação com o leitor.......................................................................... 14
Furtos no estoque da sua produção......................................................................................... 15
Empresa familiar.......................................................................................................................... 15
Solucionando o problema no estoque da sua produção.......................................................16
Erro!................................................................................................................................................17
Rastreabilidade no estoque da sua produção.........................................................................19
Veja como funciona..................................................................................................................... 20
6 dicas para fazer um inventário de estoque certeiro.......................................................21
1. Padronização............................................................................................................................ 22
2. Quando inventariar................................................................................................................. 22
3. Bom senso................................................................................................................................ 23
4. Prepare sua equipe................................................................................................................. 23
5. Segurança................................................................................................................................. 24
6. Entenda o motivo real do inventário.................................................................................... 24
Dica para não ficar sem produtos: faça o estoque de segurança.....................................25
Qual a diferença entre estoque mínimo e de segurança?..................................................... 26
Qual a função do estoque de segurança?................................................................................ 26
Quais as vantagens e desvantagens do estoque de segurança?.......................................... 27
Cuidados e Pontos de Atenção do Estoque de Segurança.................................................... 28
Como calcular estoque de segurança?..................................................................................... 30
Planilha Excel com Exemplo....................................................................................................... 32
Estoque mínimo ideal..................................................................................................................32
2 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
Quando fazer um estoque de segurança................................................................................. 33
Como controlar o estoque de segurança em um sistema ERP............................................. 33
Veja uma demonstração prática................................................................................................40
Logística 4.0 no Estoque Mínimo............................................................................................... 40
Sistema de controle de estoque: traga excelência e tecnologia para sua gestão.......... 41
O que é um sistema de controle de estoque...........................................................................42
Importância e benefícios de um sistema de controle de estoque........................................43
Tipos de sistemas de controle de estoque...............................................................................43
Base de preço de um sistema de controle de estoque.......................................................... 46
Como escolher o melhor sistema de controle de estoque....................................................47
Problemas no controle de estoque que podem estar tirando dinheiro da sua fábrica.50
Exercício: mensure os problemas da sua fábrica....................................................................51
1. Não saber o que tem em estoque.........................................................................................51
2. Não ter controle dos materiais utilizados na produção.....................................................52
3. Não possuir rastreabilidade dos produtos.......................................................................... 53
4. Perdas no processo produtivo...............................................................................................54
5. Não ter controle do que foi produzido no período............................................................ 55
Como solucionar esses problemas no controle de estoque................................................. 55
Quanto custa uma solução para esses problemas.................................................................58
Quer aprender mais?............................................................................................................. 59
Colocando o conhecimento em prática............................................................................... 60
Entrevistas com gestores de indústrias que implantaram um sistema ERP....................... 60
Conheça o Nomus ERP Industrial.............................................................................................. 61
A Nomus........................................................................................................................................ 62
Fique por dentro.......................................................................................................................... 62
3 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábricaIndustrial como exemplo para mostrar como seria possível
solucionar essas dores. Vamos lá:
55 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
https://www.nomus.com.br/erpindustrial
Compras e recebimento integrados ao estoque
Para começar, é possível importar NF-e de compra de seus fornecedores abastecendo o
estoque de matérias primas, embalagens e materiais de consumo.
Produção integrada ao estoque
Com o sistema sua fábrica é capaz de registrar o consumo dos materiais utilizados na
produção e a entrada dos produtos fabricados acabados e semi-acabados.
Vendas e faturamento integrados ao estoque
Para gerar um controle maior do estoque, é possível gerar NF-e de saída para seus clientes
baixando o estoque de produtos acabados de forma automática.
Requisição de materiais de consumo
Sua equipe será capaz de controlar a requisição de materiais para consumo administrativo
e operacional por centro de custo.
56 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
Inventários
O sistema é capaz de auxiliar a sua equipe a fazer o inventário de seus produtos para
manter seu controle de estoque sempre atualizado.
Controle de rastreabilidade com lote e série
É possível também controlar lotes e séries no estoque no recebimento, na requisição de
materiais para a produção, no reporte da produção e no faturamento, conquistando assim
a rastreabilidade total no seu controle de estoque.
Controle de estoque em poder de terceiros e o estoque de
terceiros em seu poder
O sistema é capaz de auxiliar a sua equipe a controlar o seu estoque em poder de terceiros
e também o estoque de terceiros no poder da sua empresa.
Conversão de unidades de medida
Caso necessário, é possível fazer a conversão entre unidades de medida no recebimento e
faturamento, para evitar erros em seu controle de estoque.
57 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
Análise do estoque projetado
Com o sistema será possível ver o saldo em estoque projetado de seus produtos
considerando todas as entradas e saídas futuras, como:
● Pedidos de venda não faturados;
● Empenhos não atendidos;
● Requisições de materiais não atendidas;
● Ordens de produção em andamento;
● Pedidos de compra não recebidos;
● Solicitações de compra não atendidas;
● Previsão de vendas.
Transferências entre setores de estoque
Por fim, é possível organizar o controle de estoque de seus produtos por setores e assim ter
flexibilidade para fazer movimentações de transferência entre setores de estoque.
Quanto custa uma solução para esses
problemas
Agora chegou a hora de realizar um exercício importante. A ideia é simples:
● Some os possíveis custos que os problemas anteriores causam para a sua empresa;
● Compare esses custos com o valor de investimento em um sistema de gestão capaz
de solucioná-los, como o Nomus ERP Industrial.
58 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
https://www.nomus.com.br/erpindustrial/precos/
Parte 8 .
Quer aprender mais?
Confira este curso completo de controle
essencial de estoque e produção
A dica agora é de como obter mais conhecimento sobre gestão de estoque. E a resposta
para isso é através do minicurso gratuito “Controle Essencial de Estoque e Produção” que
foi ministrado pelo Engenheiro Thiago Leão.
Através dele, você pode entender melhor sobre padronização do fluxo do trabalho,
registros essenciais, movimentações e controle de estoque. Esse conhecimento impactará
diretamente na sua indústria, influenciando sua produção e outros setores, e mudando os
resultados gerais da sua empresa.
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Parte 9 .
Colocando o conhecimento em
prática
Entrevistas com gestores de indústrias que
implantaram um sistema ERP
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Descomplique a gestão da sua indústria com um sistema pensado para sua necessidade,
por quem entende do assunto. O Nomus ERP Industrial é o mais completo sistema ERP para
pequenas e médias indústrias. Com ele você ainda poderá:
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A Nomus desenvolve softwares completos para indústrias e possui um método de
implantação, idealizado e aplicado por engenheiros, que irá ajudar sua indústria a alcançar
o sucesso de gestão, superando seus desafios e utilizando todo o potencial que a sua
fábrica tem a oferecer.
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https://t.me/blogindustrialParte 1 .
5 dicas essenciais para um
controle de estoque eficiente
O estoque é nada mais que um banco de valores, onde seu patrimônio está em produtos
e não em moeda. Se você parar para pensar, talvez sua empresa tenha mais “dinheiro” em
mercadorias no estoque do que na conta corrente no banco.
Isso indica a importância de tratar essa questão com a atenção que ela merece, pois você
não deixa qualquer pessoa mexer na sua conta corrente, certo?
Por isso, preparei 5 dicas para ajudar a gerenciar os diferentes tipos de estoque da sua
fábrica de maneira eficiente.
4 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
https://www.nomus.com.br/blog-industrial/tipos-de-estoque/
1- Capacite sua mão de obra
Existem muitas empresas que investem e usam inúmeros controles e ferramentas, mas
mesmo com tantos recursos não conseguem gerenciar o estoque de forma eficaz. Quando
a empresa tem todas as ferramentas e mesmo assim não consegue atingir o controle de
estoque ideal, pode ter certeza que o problema está na mão de obra.
Problemas de mão de obra geralmente estão classificados entre essas três possibilidades:
falta de capacitação, falta de motivação ou falta de caráter.
A falta de capacitação e motivação podem ser simples de resolver investindo em cursos de
qualificação e palestras motivacionais. Entretanto, a falta de caráter é algo que não
podemos influenciar tanto, já que dificilmente é possível reeducar a pessoa.
Geralmente os gestores dão chances e mais chances e as mercadorias continuam sumindo
do estoque. Isso deixa duas opções: a troca do funcionário ou equipar sua empresa com
câmeras de segurança, para tentar coibir os furtos do estoque, mas nem sempre é a
solução.
De forma geral, seu funcionário precisa ser qualificado e de confiança para que seu estoque
possa prosperar.
2- Registre um documento de entrada e
saída de estoque
Toda amovimentação de estoque deve ser registrada por um documento de estoque.
Seja entrada, saída ou transferência, sem esse documento NADA deve entrar ou sair do seu
almoxarifado.
ATENÇÃO: A utilização desses documentos deve ser de forma religiosa, ou seja, realmente
nenhuma movimentação é feita sem eles, nem mesmo aquelas situações que “a carreta
está esperando” ou “é rapidinho, já te trago a requisição”.
Alguns exemplos desses documentos incluem:
● Documento de entrada – Nota fiscal anexada ao pedido de compra;
● Documento de saída – Nota fiscal anexada ao pedido de venda;
● Requisição de materiais – Transferência ou consumo interno não relacionado às
ordens de produção;
● Ordem de Produção – Reporte de Produção.
5 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
http://conta.mobi/blog/controle-de-estoque-voce-esta-fazendo-certo/
3- Faça inventários periódicos
A realização de inventários periódicos é fundamental para ajustar os saldos em estoque
dos produtos sempre que necessário, e para monitorar se os desvios nos saldos em
estoque estão dentro de padrões aceitáveis.
Existe também o conceito de Inventário Rotativo, cujo objetivo é fazer a contagem de
poucos itens do estoque, por amostragem, e depois confrontar o seu saldo controlado. Esse
inventário deve ser esporádico porém com uma frequência maior que o inventário
completo.
4- Utilize indicadores de desempenho
Com base nas entradas e saídas dos itens do estoque podemos fazer muitos relatórios
importantes como, por exemplo, a curva ABC e o giro de mercadoria.
Tais indicadores poderão direcionar para uma melhor gestão e tomada de decisão, como
quais produtos precisam ter um controle mais rígido ou não, ou ainda quais produtos você
pode estabelecer um controle periódico ou esporádico.
Possuir relatórios com informações de qualidade deve ser seu principal termômetro para
saber se sua indústria está nos trilhos do sucesso.
6 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
5- Implante um sistema informatizado
Estamos na Era da Informação, com todos esses avanços em tecnologia você não pode
deixar sua empresa fora disso.
Hoje, existem uma infinidade de sistemas de gestão no mercado que vão ajudar você a
controlar seu estoque, pois o controle no papel e nas planilhas eletrônicas não são
totalmente confiáveis, logo, o uso de um sistema é necessário para uma gestão de estoque
de sucesso.
Aqui na Nomus utilizamos o Nomus ERP Industrial, que possui um módulo inteiro
especializado em gestão de estoques, capaz de realizar as tarefas que descrevi aqui de
forma eficaz e segura. Se a sua fábrica ainda não possui um sistema de gestão, ou se seu
sistema atual não atende às suas expectativas, sugiro assistir uma breve demonstração do
Nomus ERP Industrial para conhecer a ferramenta.
7 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
https://www.nomus.com.br/blog-industrial/gestao-de-estoque/
http://nomus.com.br/erpindustrial/
http://material.nomus.com.br/apresentacao-erp-industrial-nomus
http://material.nomus.com.br/apresentacao-erp-industrial-nomus
Parte 2 .
8 dicas práticas para reduzir
perdas e aumentar seu lucro
A gestão de estoque é fundamental para manter sua indústria funcionando de forma
eficiente e com um crescimento organizado.
Com uma gestão de estoque efetiva é possível controlar tudo que entra e sai da sua
indústria, quais materiais estão sobrando e quais precisam ser repostos.
É sempre bom lembrar que estoque nada mais é do que dinheiro em forma de
produtos. Então você precisa cuidar dele como cuida do seu dinheiro.
Então para auxiliá-lo nesta tarefa, aqui estão 8 dicas para melhorar a gestão de estoque da
sua indústria, confira:
8 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
1. Crie uma rotina de inventários
Para começar a lista de dicas que vai melhorar sua gestão de estoques, vamos falar do
inventário de estoque atualizado.
É fundamental que sua indústria mantenha inventários atualizados do estoque.
O objetivo é documentar de fato tudo o que está no estoque, registrar as entradas e saídas
e as datas destas movimentações.
O benefício é reduzir perdas e erros no estoque além de criar uma cultura de gestão de
estoque organizada.
2. Crie códigos para identificar seus produtos
Para agilizar a identificação de produtos e organizar melhor o seu estoque, a dica é criar
códigos para seus produtos e materiais.
Além disso, se possível, organize o seu estoque por categoria de material, assim facilitará
encontrar o que sua equipe precisa.
3. Defina o melhor modelo de reposição
A partir desse ponto a dica é escolher o melhor modelo de reposição para o modelo de
negócio da sua indústria: reposição contínua ou periódica.
Reposição contínua
Nesse modelo os pedidos são feitos logo no momento no qual o estoque precisa ser
reposto.
Reposição periódica
Nesse modelo a reposição é feita por agendamentos periódicos feitos pela empresa.
9 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
https://www.nomus.com.br/blog-industrial/6-dicas-para-fazer-um-inventario-de-estoque-certeiro/
https://www.nomus.com.br/blog-industrial/apontamento-de-producao/
4. Determine uma quantidade máxima e
mínima dos produtos no estoque
É preciso definir uma quantidade mínima e máxima para os itens do seu estoque, isso
porque ambos os limites são importantes para uma boa gestão de estoque (que vai refletir
em uma melhor saúde financeira, maior produtividade e satisfação dos seus clientes).
O objetivo é ter um estoque equilibrado onde não tenha estoque demais, que resulta em
mais custo de armazenamento, capital parado e riscos de perda. Ao mesmo tempo evita a
falta de estoque, que pode resultar em paradas da produção e atraso para atender pedidos.
5. Defina processos e rotinas
Processos e rotinas são vitais para uma boa gestão de estoque que previne falhas e
problemas.
Por se tratar de uma indústria, o cuidado com o estoque é ainda maior, já que a
movimentação de matéria prima e produtos semiacabados é muito maior.
Se essas etapas não forem controladas por processos claros e bemdefinidos, o estoque
logo apresentará problemas.
Então monte processos que protejam sua operação de esquecimento. Assim sua indústria
ficará com o estoque atualizado e facilitará sua tomada de decisão, já que será feita a partir
de dados confiáveis.
10 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
https://www.nomus.com.br/blog-industrial/como-reduzir-custos-e-aumentar-o-lucro-de-uma-industria-usando-conceitos-do-just-in-time/
https://www.nomus.com.br/blog-industrial/controle-de-perdas-na-producao-como-subprodutos/
6. Monte uma previsão de pedidos
Quando você conhece o comportamento do seu estoque e controla as entradas e saídas,
fica mais fácil montar uma previsão de demanda de cada produto, identificando padrões e
assim planejar melhor a compra de cada produto.
Com uma previsão você será mais assertivo na hora de comprar uma quantidade ideal, ou
seja, que não comprometa a sua produção por falta do material ou gere custos de excesso
de armazenamento.
7. Escolha bem seus fornecedores
Até agora falamos apenas como ter uma boa gestão de estoque melhorando o fator interno
da sua indústria, mas há também os fatores externos.
O mais importante deles é o fornecimento da sua indústria. Caso seu fornecedor deixe você
na mão pode comprometer toda a operação da sua empresa.
Por isso, procure sempre trabalhar com os fornecedores mais confiáveis, ou seja, que
cumpram seus prazos e qualidade combinada.
8. Utilize um software de gestão de estoque
A melhor forma de colocar em prática as dicas deste artigo é utilizando um software de
gestão que seja capaz de auxiliar sua indústria a gerenciar o estoque com segurança e
precisão.
A vantagem de usar um software assim é que normalmente estas ferramentas possuem
diversas validações que automatizam processos e evitam erros humanos.
Vou usar o Nomus ERP Industrial, que é o software que eu utilizo, como exemplo de
benefícios.
Para dar uma ideia melhor da ferramenta, aqui está a lista de benefícios diretamente do site
oficial:
11 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
https://nomus.com.br/erpindustrial/
Principais benefícios em utilizar o Controle de estoque
● Evite falhas na venda e atrasos na entrega por não saber o saldo em estoque de
seus produtos acabados e semi-acabados.
● Evite falhas na compra e atrasos na produção por não saber o saldo em estoque de
suas matérias primas.
● Identifique claramente a origem de todas as movimentações de estoque evitando
perdas e desvios.
● Controle o estoque em poder de terceiros, o estoque de terceiros em seu poder,
evitando perdas e desvios.
● Controle a rastreabilidade de todos os produtos fabricados e comprados por sua
indústria utilizando controles de lote e série.
● Projete o estoque de seus produtos dia a dia, considerando todas as entradas e
saídas futuras, e deixe o sistema dizer os produtos que devem ser produzidos e
comprados, para manter seus estoques em níveis ideais.
Para ver como o Nomus ERP Industrial funciona na prática, recomendo que assista uma
demonstração da ferramenta. Caso tenha alguma dúvida, fique a vontade para entrar em
contato.
12 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
http://material.nomus.com.br/apresentacao-erp-industrial-nomus
http://material.nomus.com.br/apresentacao-erp-industrial-nomus
Parte 3 .
4 passos eficientes para o controle
de estoque da sua produção
Nossa série, Papo de Produção, tem como objetivo tratar de uma maneira eficiente as
questões e assuntos relacionados à gestão das indústrias. Desta forma, um leitor do Blog
Industrial Nomus entrou em contato para que tratássemos de uma dúvida. Assim, no artigo
de hoje, vamos mostrar 4 passos eficazes para controlar o estoque da sua produção.
Convidamos você a também entrar em contato no caso de dúvidas no ramo de gestão
industrial. Será um prazer ajudar em sua compreensão criando materiais no Papo de
Produção.
13 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
Como tudo começou: interação com o leitor
Um leitor entrou em contato conosco para esclarecer uma questão e achei interessante
compartilhar. um trecho dessa conversa foi comentado, recentemente, quando falamos
sobre não ter controle do que foi produzido, na série Dores da Indústria.
Por questão de confiabilidade não vamos falar o nome do leitor, nem o da sua empresa.
Contextualizando, eles usam um sistema de ERP local, no interior do Rio Grande do Sul.
Esperamos que esse bate papo possa trazer ideias para te ajudar a melhorar o controle de
estoque em sua indústria também.
Confira na íntegra a conversa, com comentários adicionais:
Leitor:
Boa tarde!
Estamos com um projeto de ajustes de estoque físico x sistema erp, pelo fato que há
divergência de acuracidade considerável entre eles, o valor mensal do estoque
informado pelo ERP é alto e dificilmente ‘bate’ com o real.
Portanto, preciso de informações/orientações, ou seja, se realizássemos um inventário
hoje e de R$2 milhões e pouco que temos em estoque (sistema), caia para R$1 milhão,
como proceder sem interferir na contabilidade?
fera, me da uma sugestao
favor
De forma descontraída, respondi para chamar a polícia. Na realidade, o que ele colocou foi
uma preocupação com um problema contábil. Acho que, muito além disso, uma empresa
que no sistema envia R$ 2 milhões e no almoxarifado tem apenas ametade do valor, tem
que se preocupar com a perda financeira mesmo. Todos os tipos de estoque são dinheiro,
na contabilidade faz parte do ativo da empresa. Um ativo, que normalmente, tem a
possibilidade de virar dinheiro rapidamente, é um ativo com liquidez.
O almoxarifado deve ser tratado como um cofre, independente do valor. Se existe uma
grande diferença no sistema, se você acha que a diferença no sistema pode ser relacionada
a um problema no sistema, é melhor prestar mais atenção com os processos por trás do
sistema, porque isso acaba abrindo margem para fraude. Não quero que tenha pessoas
mal intencionadas em sua empresa, mas se sabem que o estoque do sistema não é
14 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
https://www.youtube.com/watch?v=ODKdqt7JUqE
https://www.nomus.com.br/blog-industrial/tipos-de-estoque/
confiável, dependendo dos valores de honestidade e ética, pode aproveitar essa diferença
de valor para subtrair algum produto, sabendo que você, que é o dono da indústria não vai
notar essa falta.
Furtos no estoque da sua produção
Alguns gestores consideram normal perdas de até 5% por furto. Nesse exemplo de R$ 2
milhões, essa porcentagem representa muito dinheiro, R$ 100 mil. Imagina, todo mês a
empresa perde esse valor por furto. Com mais controle, com certeza é possível inibir esse
tipo de ação. Mais um motivo que mostra a importância de investir no controle de
estoque. Não só pelo motivo do furto, mas também por tantos outros, citados na série
Dores da Indústria.
Empresa familiar
Nosso espectador insistiu no problema contábil e ressaltou as dificuldades da gestão
empresarial em negócios familiares:
15 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
https://www.youtube.com/playlist?list=PL5FLdXbEnj83_SShlYft-fu6mLq4EDl6o
Leitor:
empresa familiar é uma lasquera…. marquei uma reunião com nossa contabilidade
terceiriza daqui 2 semanas…pra ver o q consigo fazer..pq só baixar o estoque ainda vai
o problema é a contabilidade
Engenheiro:
sim, nesse caso tem que ver com a contabilidade mesmo qual é o procedimento mais
adequado para fazer os ajustes
de qualquer forma, eu recomendo uma investigação das causas dessas divergências tão
altas e a implementação de procedimentos para que isso não aconteça
Leitor:
sim…eu q abracei essa causa aqui…já to fazendo isso…. ajustar o estoque físico com o
erp pretendo deixar redondo se Deus quiser rsrrsrs…mas na contabilidade é o gargalo
Solucionando o problema no estoque da sua
produção
Engenheiro:
certo, parabéns pela iniciativa. Algumas recomendações:
Primeiro passo
Engenheiro:
1 –ter uma pessoa responsável pelo estoque, que deve ser o “dono” da chave do “cofre”
um almoxarifado de 2 milhões na verdade deve ser tratado como um cofre, certo? e
16 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
você não deixa a porta do cofre aberta para quem quiser entrar e sair quando quiser,
certo?
A resposta do leitor surpreendeu. Ele afirmou que, o ERP informa R$ 2 milhões, mas
fisicamente o valor deve cair pela metade.
Segundo passo
Engenheiro:
2 – esse camarada (almoxarife) é quem deve informar todas as movimentações de
entrada e saída do almoxarifado em tempo real no sistema
ou seja, não pode mexer no estoque físico hoje e no sistema amanhã
na verdade, não pode fazer nem um minuto depois, tem que ser no mesmo momento
o material só entrar ou sai do estoque mediante ao lançamento no sistema
Isso é procedimento e deve ser seguido. Tem que ser feito por uma pessoa e não duas, se
não pode ser que haja uma divergência. Mesmo que a empresa seja muito grande e você
precise de várias pessoas no almoxarifado, tem que existir alguém responsável pela
entrada e saída.
No caso de dois turnos, deverá ter um responsável em cada um deles. Sem desculpa, é
possível estabelecer um processo independente da realidade da empresa, colocando em
prática os controles.
Erro!
Leitor:
eu fiz uma planilha física…pro almox anotar sempre quando o pessoal solicita….depois
17 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
ele vai no sistema e lança no mesmo dia
é q a distancia do pc é meio grande da entrada do almox
por isso
e essa planilha fica online tbm pra empresa
aloquei no google docs
Nosso leitor é inteligente, cursando Engenharia de Produção, bem intencionado, mas está
fazendo um procedimento sem segurança. Uma planilha acessada por todos, no google
docs, sem lançamento imediato gera erros na informação. O interessante é perceber que a
empresa tem entre 1 e 2 milhões de reais em estoque e não pode colocar um terminal com
sistema no almoxarifado.
O motivo de não ter um sistema perto do almoxarifado pode ser o fato de necessitar
comprar mais um licença no sistema ERP, que pode custar em torno de R$ 2 mil. Para uma
empresa com R$ 2 milhões em estoque, não vale a pena fazer esse investimento?
18 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
Terceiro passo
Engenheiro:
3 – as movimentações tem que ser pelas quantidades reais e não por quantidades
padrão ou pré-definidas no sistema. Por ex: para fazer um bolo o sistema calcula que
você precisa de 500 g de farinha de trigo. Se você consumir 550 g, tem que informar 550
gramas para o sistema, certo?
Muitos sistemas ERP dá a baixa no estoque pelo padrão, mas na realidade é consumido
uma quantidade diferente. Sem lançar a quantidade real é impossível ter a informação
correta do estoque no sistema.
Quarto passo
Engenheiro:
4 – esquece a planilha, as movimentações tem que ser registradas no sistema no
momento em que elas acontecem e sempre pelo dono da chave do cofre. 2 milhões é
muita grana, tem que cuidar com carinho e colocar um computador na porta do cofre.
O sistema tem que ter controle de acesso de usuários e o registro de quem fez as
movimentações
google docs é ótimo para trabalho colaborativo, não para registrar entrada e saída de
dinheiro num cofre
Rastreabilidade no estoque da sua produção
Após a dica, nosso leitor afirmou ter cerca de quatro pessoas autorizadas a fazer
lançamentos no estoque. Esse procedimento é vulnerável. Com isso, existem três
possibilidades que tornam o problema possível, passadas para nosso leitor:
19 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
Engenheiro:
se depois disso tudo, ainda estiver havendo divergências, ou o almoxarife não sabe usar
o sistema, ou ele está mal intencionado, ou o sistema não funciona
Leitor:
aqui eh um contexto,…comodidade, cultura, é o principal q eu to batendo d frente
Engenheiro:
cara, mostra para eles que o almoxarifado é um cofre com muita grana para ver se eles
não mudam de idéia
Leitor:
até um artigo seu de estoque enviei pra eles esses dias
tento acompanhar o blog sempre q posso…. mas fazer eng e ainda MBA na FGV
n eh fácil kkkk to apanhando em Física na faculdade credo,,,materiazinha complicada
Engenheiro:
realmente física não é moleza, mas pense pelo lado das aplicações que ela proporciona
que você vai ficar fascinado. Depois assiste o filme com a biografia do stephen hawking ,
a teoria do tudo… é incrível
Veja como funciona
O almoxarifado é um cofre, que deve ser cuidado com carinho. Alguns procedimentos
devem ser seguidos para controlar o estoque da sua produção. Essas e outras praticidades
podem ser vistas ao assistir uma apresentação do Nomus ERP Industrial, o software de
gestão focado em indústrias e desenvolvido por engenheiros de produção.
20 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
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Parte 4 .
6 dicas para fazer um inventário
de estoque certeiro
A gestão de estoque é um dos principais calos das indústrias e em conjunto com a
implantação de um maior controle de estoque ou com o próprio controle está a
necessidade de realizar inventários de estoque constantemente.
Seja como um instrumento de verificação ou para início do controle, o “Inventário Físico” ou
“Inventário de Estoque” é um processo naturalmente encontrado no meio industrial.
Com objetivo simples, o inventário busca identificar na prática o total de cada um dos itens
de estocagem da empresa, sejam eles produtos acabados, em processo ou matérias
primas.
Sabemos que dependendo da indústria e do tamanho do inventário, fica realmente
complicado realizar esse tipo de trabalho com frequência. Além disso, quanto maior a
21 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
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complexidade e tamanho, mais trabalhoso é essa atividade, já que estamos falando de
identificar, item a item, toda a sua quantidade em estoque.
A solução é transformar todas as dificuldades em soluções para agilizar o trabalho e tornar
o processo de inventário simples e assertivo.
Trazer segurança ao processo de inventário garantirá colaboradores mais motivados e
confiantes. Esse diferencial pode diminuir muito o tempo investido e a necessidade de
retrabalhos.
Pensando em todas essas questões, preparei uma lista de dicas essenciais para o seu
inventário:
1. Padronização
Estabeleça códigos para todos os produtos estocados.
Separe os produtos por grupos. Esses grupos devem possuir características bem definidas.
Busque organizar todos os seus tipos de estoque de acordo com esses grupos. Coloque
produtos com rotatividade maior em locais mais acessíveis.
Com isso, antes de inventariar tenha sempre uma lista com todos os produtos separados
por grupo/localização.
Identifique os diferentes espaços antes de fazer a contagem: numere prateleiras, vitrines,
gavetas etc.. Ao anotar a quantidade dos produtos, associe a contagem ao local onde os
produtos estão estocados. Isso facilita muito para auditar e para fazer as próximas
contagens.
2. Quando inventariar
Inventários devem ser feitos preferencialmente em períodos em que não ocorrem
nenhuma saída ou entrada de material.
Nesse caso, o ideal é fazer uma contagem completa de todos os itens da empresa.
Caso isso não seja possível estabeleça pequenos períodos durante a produção com equipes
pequenas para realizar inventários contínuos de uma quantidade pequena de grupos de
produtos.
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3. Bom senso
O inventário deve ser feito de forma prática.
Abuse de métricas para estimar características como o peso, milheiro, litro, etc de produtos
e materiais de difícil movimentação.
Estabeleça percentuais aceitáveis de divergência. Em um estoque com 100.000 kgs variar 10
kgs para maisou para menos é irrelevante.
Saiba quais são os grupos mais caros e tenha atenção redobrada nesses itens.
4. Prepare sua equipe
Programe sua equipe para o inventário com antecedência. Busque funcionários experientes
e com perfil para realizar trabalhos com paciência.
Motive e deixe clara a razão/importância do inventário para todos os envolvidos.
23 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
5. Segurança
Prepare pelo menos 3 rodadas repetidas de contagem para eliminar quaisquer erros
humanos de contagem.
Foque sempre nos itens que são mais impactantes financeiramente.
6. Entenda o motivo real do inventário
Normalmente vemos que o inventário é uma rotina periódica da empresa. É impossível
ressaltar que o inventário naturalmente serve a finalidade de complementar e ajustar o
controle de estoque.
Contudo, é importantíssimo ressaltar que quanto maior a diferença entre um inventário
físico e o sistema de gestão,maior está a falha no controle de estoque ou pior.
Nos piores casos podemos identificar desde falhas grotescas no controle de estoque, falhas
de entrega de fornecedores, perdas produtivas que não são apontadas ou, em último caso
e praticamente o pior dos casos, roubos da equipe.
Independente dos motivos das discrepâncias é importante entender que essa ferramenta
traz segurança ao processo de controle de estoque e deve ser vista com uma verificação
natural e saudável para a empresa.
Estabelecer rotinas de controle de estoque e inventário é importantíssimo para a gestão da
sua empresa!
24 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
Parte 5 .
Dica para não ficar sem produtos:
faça o estoque de segurança
Estoque de segurança é o nome da quantidade estocada de produtos, insumos e
mercadorias que você mantém para responder às flutuações de demanda que podem
ocorrer enquanto espera a reposição. É a melhor dica para quem não quer deixar seus
clientes na mão.
É importante definir, manter e guardar com cuidado o estoque mínimo para garantir que
sua empresa não perca oportunidades de venda. Manter estocado apenas quantidade
necessária para a média de vendas deixará você de mãos atadas perante flutuações do
mercado ou sujeito a custos extras na reposição de produtos e insumos.
No capítulo presente, eu vou te ensinar o que é estoque de segurança, para que serve e
como calcular, mas vou além. Também trouxe uma planilha de Excel grátis para uso na sua
indústria para você colocar em prática o que aprendeu. Clique aqui para baixar a planilha.
25 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
https://material.nomus.com.br/planilha-estoque-de-seguranca
Estoque de segurança é o nome que damos para a quantidade armazenada de insumos,
mercadorias, semi acabados e outros produtos que ficam guardados para eventuais
flutuações de demanda.
Pense que você tem uma indústria de carpintaria que fabrica remos de barco, por exemplo,
e que precisa de 1 tábua por remo. Agora, considere que você vende uma média de 50
remos por mês.
Sua aquisição de estoque para suprir essa demanda seria de 50 tábuas, mas e se algo
acontecer? Pode ser que alguma tábua quebre, que surja um pedido extra, que apareça a
oportunidade de desenvolver um produto com duas tábuas, que algo atrapalhe a
produtividade das máquinas etc.
Nesses casos, as 50 tábuas não darão conta e você precisará de mais, que estarão no seu
estoque de segurança. Mas de quantas tábuas extras você precisa? Bem, depende e eu vou
te dizer do que mais à frente, assim como te ensinarei o cálculo correto.
Qual a diferença entre estoque mínimo e de
segurança?
Estoque mínimo e estoque de segurança são dois termos usados para a mesma coisa,
mas como profissional da escrita e redator especializado em indústria posso te dizer que
tem diferença. Quando falamos de mínimo, estamos falando de mínimo para algo. Agora,
para quê?
O estoque mínimo pode ser aquele necessário para corresponder a toda a produção
esperada, diferente do de segurança, que obrigatoriamente está falando de preparar você
para uma situação inesperada. É uma distinção simples, mas que faz toda a diferença.
Qual a função do estoque de segurança?
O estoque de segurança serve para prevenir que a sua indústria não passe por infortúnios
como faltar produtos para vender caso apareça uma demanda maior que o esperado.
Também serve para garantir que suas engrenagens continuem girando, em sentido
metafórico e literal. Uma fábrica não pode ficar sem óleo lubrificante, por exemplo.
26 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
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Não pense que as chances da demanda ser maior do que o previsto são tão baixas assim.
Existem termos como Efeito Chicote justamente porque casos como esse são muito
recorrentes na indústria. Mantenha seu cálculo de estoque mínimo atualizado.
Quais as vantagens e desvantagens do
estoque de segurança?
O estoque de segurança é uma estratégia de gestão e logística bem consolidada e
aconselhada. No entanto, tomar a decisão de usá-la não pode ser feito “do nada”.
Trouxemos as indicações e contra indicações no uso de um estoque mínimo.
Vantagens:
● Não deixar clientes na mão;
● Garantir a produção constante de mix de produtos conforme o heijunka;
● Reposição imediata de lojas físicas e virtuais;
27 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
https://www.nomus.com.br/blog-industrial/efeito-chicote/
https://nomus.com.br/blog-industrial/heijunka/
● Possibilidade de criar oportunidades de venda extra e campanhas com ofertas;
● Prevenção contra aumentos repentinos do preço dos insumos;
● Estoque extra permite experimentação para criação de novos produtos;
● Prevenção contra infortúnios que levam à perda de estoque.
Desvantagens:
● Aumento no custo de armazenamento, tanto em espaço, limpeza e organização;
● Redução da lucratividade já que você gasta mais do que precisa para vender;
● Dificuldades na organização de estoque;
● Dificuldades com investidores que não entendam a importância da prevenção e
queiram “maior lucro possível”.
Cuidados e Pontos de Atenção do Estoque de
Segurança
Calcular, estabelecer e fazer um estoque mínimo de segurança é de grande importância e
isso você já entendeu. Só que há certos desafios e obstáculos para os quais preciso alertar
você, para que assim possa evitar surpresas negativas.
Para começar, a criação de um estoque mínimo deve considerar o alinhamento e os prazos
acordados com seus fornecedores. É importante ter parceiros com quem você possa contar
nessa hora, já que a capacidade e a agilidade na entrega que eles oferecem interferem
enquanto você precisa guardar até o próximo recebimento.
Se você mesmo é um fornecedor, pode colaborar com a agilidade do estoque de segurança
dos seus clientes ao criar centros de distribuição.
Outro ponto de atenção a ser observado é se você tem colaboradores qualificados para
lidar com o estoque de emergência. Quando se é um gestor de uma indústria, suas
responsabilidades só tendem a aumentar e diversificar.
Isso é uma boa notícia, sinal de que a empresa está crescendo, mas será mais difícil
acompanhar o estoque mínimo de perto. Conforme você for escalando sua equipe para
lidar com a logística, garanta que todos estejam bem informados a respeito de que fatores
28 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
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influenciam no estoque de emergência da empresa e que também saibam como fazer os
cálculos corretos.
Se tem um problema que pode ser bastante incômodo no cálculo e organização de estoque
de segurança é o excesso de carga e informação descentralizada sobre os produtos. Quem
controla esse estoque na base de papel e caneta está fadado a se incomodar. No mínimo,
você tem que usar uma planilha de Excel, como a que trouxemos mais à frente para você
baixar grátis. Só que a melhor escolha sempre será usar um ERP.Pontos de atenção extra
● Quanto maior o estoque de segurança, maiores serão as despesas com logística,
armazenamento, organização e cuidado, não exagere;
● Estoque de segurança muito pequeno não previne os problemas que você quer
evitar com ele;
● O cálculo da demanda média é a base para chegar no volume correto de estoque
mínimo, mas não esqueça de usar o período de um ano e considerar a sazonalidade;
● Considere também as flutuações previstas e possíveis da matéria prima.
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https://www.nomus.com.br/blog-industrial/erp
Como calcular estoque de segurança?
O cálculo do estoque de segurança segue uma fórmula básica e padrão para todas as
indústrias. Só que se você leu com atenção o que dissemos mais acima, verá que nem toda
empresa tem as mesmas necessidades. Além de tudo, há variações no mercado que podem
mostrar quando é favorável aumentar ou diminuir o estoque mínimo.
Por isso, depois de você chegar nos números usando a fórmula que darei, considere suas
circunstâncias reais. Natal, Páscoa, secas, chuvas, tudo isso pode afetar preços,
disponibilidade de matérias primas e oportunidades de vendas.
É importante começar sabendo que existem duas fórmulas de estoque de segurança, uma
simples e uma mais completa. Confira abaixo:
Fórmula simples de estoque de segurança com exemplo
A primeira fórmula, que é a mais simples, usa três valores:
Média de vendas por dia x tempo de entrega (em dias)
Vou dar um exemplo de aplicação:
Suponha que você tem uma fábrica de pesos para academia e quer calcular o estoque
mínimo de metal para produção das mercadorias. Cada halter pode ter 5kg de metal e você
vende 10 halteres por dia, gerando uma demanda de 50kg de metal por dia. Se o
fornecedor demora 2 dias para entregar esses 50kg, temos a fórmula.
Estoque mínimo por dia = 50 kg x 2
Estoque mínimo por dia = 100 kg
Só que, na verdade, seu estoque deve ser um pouco acima disso porque você quer estar
pronto para as flutuações do mercado. Se ao calcular o mesmo mês no ano passado, por
exemplo, e você ver que é comum ter um aumento de vendas em 10%, então tenha 110kg
todos os dias.
30 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
Fórmula completa de estoque de segurança
O cálculo completo do estoque de segurança pode ser feito usando dois métodos
diferentes e comuns. A primeira é “quantidade de dias de consumo médio”, onde você
contabiliza o estoque mínimo pelas quantidades diárias usadas normalmente. Vamos supor
que seu uso médio de estoque seja de 5 unidades do seu produto – 3 dias de estoque de
emergência são 15 unidades.
O problema dessa abordagem é que não garante o nível de disponibilidade de estoque.
Caso a variabilidade de entrega do fornecedor e da mudança de demanda seja muito alta, o
cálculo tenderá a errar.
Por isso, sugerimos fazer como no vídeo que traremos mais abaixo junto com a planilha em
Excel, seguir a abordagem baseada no nível de disponibilidade de estoque. Ou seja, você vai
usar cálculos estatísticos para alcançar uma certeza maior quanto a fatores como nível de
serviço.
Essa forma de calcular o estoque de segurança considera valores de grande importância,
como a variabilidade de demanda, que é um número em que chegamos a partir do desvio
padrão da demanda.
Nível de serviço é um valor definido pela prioridade do produto. Por exemplo, considere
uma pizzaria. Todo sabor recebe massa, molho e mussarela, mas aquela pizza de filé de
merluza não costuma ser tão popular. Digo isso sendo alguém que gosta desse sabor. Logo,
o peixe em uma pizzaria tem um nível de serviço inferior ao dos ingredientes da massa, ao
do molho e do queijo.
Para entender melhor, trouxemos um vídeo auxiliar de um bom criador de conteúdo sobre
logística. Acesse e assista neste link.
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https://www.youtube.com/watch?v=uY2-C_Ua1J4
Planilha Excel com Exemplo
A planilha do vídeo que trouxemos para você está fora do ar, por isso recriamos para que
você tenha acesso ao arquivo. De bônus, adicionamos à planilha de Estoque de Segurança
um gráfico de Dente de Serra para você controlar o estoque disponível e seu uso.
PS: Apesar de fornecermos essa planilha para download, lembre-se que a forma
recomendada de controlar o estoque de segurança da sua fábrica é através de um sistema
ERP industrial.
Estoque mínimo ideal
O estoque de segurança ideal é aquele capaz de absorver todas as flutuações de
demanda sem deixar sobrar ou faltar um grama de insumo de produção sequer. Como
você deve imaginar, esse valor é impossível de prever e por isso podemos chegar à
conclusão de que o objetivo é chegar apenas o mais próximo disso.
32 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
https://www.nomus.com.br/erpindustrial/
https://www.nomus.com.br/erpindustrial/
https://material.nomus.com.br/planilha-estoque-de-seguranca
https://material.nomus.com.br/planilha-estoque-de-seguranca
Por isso, é sempre bom ficar atento aos movimentos do mercado e tudo que está ao redor.
Política, comportamento de consumo, preservação ambiental, inúmeros outros fatores.
Uma ferramenta que ajuda a ter uma noção melhor desses fatores, apesar de não ser
ligada diretamente ao controle de estoque, é a Análise Pestel.
Quando fazer um estoque de segurança
O estoque mínimo ou estoque de segurança deve ser feito sempre que possível dentro das
condições de estrutura e financeira da sua indústria, ou seja, no ponto de reposição
conforme a planilha e o vídeo que disponibilizamos. Quando falamos de segurança,
estamos falando de garantia contra riscos e imprevistos. Não há um momento com 100%
de certeza, mas podemos usar as fórmulas indicadas para entender com as estatísticas
passadas qual o melhor momento.
Logo, esses números apontam qual será o momento certo para encomendar essas
mercadorias e insumos, assim como a quantidade. Inclusive, é possível usar a fórmula para
previsões de períodos mais distantes e lidar com a sazonalidade.
Por exemplo, suponha que você vende chocolate e está planejando suas campanhas de
Páscoa já em novembro. Ao usar o cálculo do estoque de segurança, pode prever que
haverá o aumento do uso de x quilogramas de amendoim.
Dito isso, uma vez que o amendoim por ser preservado por bastante tempo, se neste
momento houver uma baixa nos preços desse ingrediente, será a melhor oportunidade
para fazer estoque de segurança.
Como controlar o estoque de segurança em
um sistema ERP
O estoque de segurança da sua empresa pode ser administrado em um sistema ERP através
de recursos como o controle de estoque e do uso desses dados no seu plano de produção e
do seu MRP.
Com o controle total do estoque do Nomus ERP Industrial é possível simplificar a gestão do
estoque de segurança, pois o sistema utiliza suas entradas e saídas para sugerir que
produtos devem ser fabricados/comprados para manter as quantidades que você
estabelecer.
33 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
https://www.nomus.com.br/blog-industrial/analise-pestel/
https://www.nomus.com.br/blog-industrial/plano-mestre-de-producao/
https://www.nomus.com.br/blog-industrial/o-que-e-o-mrp-e-para-que-serve/
https://www.nomus.com.br/erpindustrial/
Confira as vantagens de fazer Controle de Estoque com o Nomus ERP Industrial:
Benefícios de controlar o estoque com o Nomus ERP Industrial
● Controle de estoque de segurança simplificado: faça a projeção inteligente dos
seus produtos no dia a dia, considerando entradas e saídas, e o sistema dirá que
produtos devem ser produzidos e comprados para manter seus estoques nos níveis
ideais;
● Erradicação de falhas na venda e atrasos por não saber o saldo em estoque de
produtos acabados e semi-acabados, mantendo um rastreio que permite também
controlar o estoque de segurança;
● Eliminação de falhas na produção e na manutenção de equipamentos por
desconhecer quanto de matéria prima e insumos de manutenção estão disponíveis;
●Controle total da origem e do destino de todas as movimentações de estoque,
evitando perdas e desvios;
● Monitoramento do estoque que estiver sob posse de terceiros ou então produtos
e mercadorias de clientes que estiverem com você, um diferencial que facilitou
muito a gestão da Novatref Trefilados;
● Rastreamento todos os produtos fabricados e comprados por sua indústria
utilizando um sistema avançado de geração e automatização de lotes, séries e
etiquetas.
34 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
https://www.nomus.com.br/erpindustrial/como-funciona/estoque/
https://www.nomus.com.br/blog-industrial/eu-uso-em-100-da-minha-empresa-diz-representante-de-fabrica-de-trefilados-sobre-o-nomus-erp-industrial/
Funcionalidades do Controle de estoque do Nomus ERP
Industrial
Análise do estoque projetado (para estoque mínimo)
Confira o saldo projetado dos produtos, insumos, semi-acabados e matéria prima
considerando entradas e saídas futuras para garantir as entregas e também usar como
base para o estoque de segurança.
Compras e recebimento integrados ao estoque
Importe as Notas Fiscais Eletrônicas de Compra dos seus fornecedores para abastecer seu
estoque de matérias primas, embalagens, materiais de consumo e insumos de produção.
35 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
Produção integrada ao estoque
Mantenha o registro otimizado do consumo de materiais na produção e também da
entrada dos produtos fabricados e semi-acabados.
Vendas e faturamento integrados ao estoque
Baixe seu estoque de produtos acabados imediatamente quando suas Notas Fiscais de
saída forem geradas.
36 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
Estoque de terceiros
Se você estiver com produtos e materiais de clientes em seu estoque ou então que
pertencem a você, mas estão no estoque de terceiros, o Nomus ERP Industrial também
ajuda a controlar.
Requisição de materiais de consumo
Controle a requisição de materiais para consumo administrativo e operacional por centro
de custo.
37 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
Transferências entre setores de estoque
Organize e controle o estoque por setores, tenha flexibilidade para fazer movimentações de
transferência e ainda acompanhe o que está em cada Centro de Distribuição.
Inventários
Mantenha seu estoque de produtos, matéria prima e insumos sempre atualizados através
dos inventários.
38 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
Controle de rastreabilidade com lote e série
Acompanhe e monitore lotes e séries no estoque em todas as etapas.
Conversão de unidades de medida
O sistema de estoque é capaz de converter as unidades de medida nas etapas de
recebimento e faturamento, o que permite evitar erros no controle de estoque.
39 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
Veja uma demonstração prática
Para ver os recursos acima funcionando na prática, recomendo que assista uma
demonstração do Nomus ERP Industrial. Nessa apresentação, nosso líder comercial e
engenheiro, Thiago Leão, mostra as principais funcionalidades do sistema e como a
ferramenta pode ajudar a sua empresa a alcançar a excelência na gestão. Veja:
Logística 4.0 no Estoque Mínimo
A logística 4.0 é a logística da era da Quarta Revolução Industrial, que estamos vivendo
neste momento. Ela é caracterizada por 6 princípios: interoperabilidade, a virtualização, a
descentralização, o tempo real, a orientação a serviço e a modularidade.
Juntos, eles trazem mais eficiência e agilidade para sua gestão. No caso do estoque de
segurança, é possível aplicar a automatização, uma característica super importante da
logística 4.0. Por exemplo, é possível usar um ERP que te ajude a ver quando um estoque
está chegando perto do limite de segurança estabelecido.
40 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
https://material.nomus.com.br/apresentacao-erp-industrial-nomus
https://material.nomus.com.br/apresentacao-erp-industrial-nomus
https://www.nomus.com.br/blog-industrial/logistica-4-0/
Parte 6 .
Sistema de controle de estoque:
traga excelência e tecnologia para
sua gestão
O sistema de controle de estoque é um programa que você usa para gerir os itens
guardados no estoque de uma empresa. Idealmente ele é integrado às demais áreas da
empresa, gerando entradas e baixas automaticamente à medida que os itens são
comprados ou requisitados pela produção/expedição.
Uma empresa sem um sistema de controle de estoque está fadada a ter perdas de
produtos e materiais, atrasos na produção, falta de segurança para definir prazos,
insatisfação de clientes e fornecedores, entre outros problemas graves.
Por isso é fundamental que toda empresa que trabalhe com estoque possua algum tipo de
ferramenta para auxiliar a gestão e o controle dos seus materiais e produtos armazenados.
É importante lembrar que no final do dia, o estoque é dinheiro parado, e em muitos casos,
estamos falando de bastante dinheiro. Logo, este capítulo foi escrito para ajudar sua
empresa a:
● Entender melhor o que é um sistema de controle de estoque;
● Importância e benefícios de um sistema assim;
● Quais são os principais tipos de sistema de controle de estoque;
● Qual é a média de preço desses sistemas;
● Como escolher o melhor sistema de controle de estoque para sua empresa.
41 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
O que é um sistema de controle de estoque
Como falamos anteriormente, um sistema de controle de estoque é um software para
controlar e monitorar todo o estoque da empresa, tanto de materiais quanto de produtos
acabados.
Idealmente ele deve ser integrado ao setor de Compras, Produção e Vendas, para assim
gerar entradas, movimentações e saídas registradas automaticamente.
O objetivo desse tipo de ferramenta é dar ao gestor mais controle sobre o que acontece no
estoque da empresa, além de facilitar a tomada de decisão futura.
Tipos de controle de estoque
Existem diferentes formas de administrar o estoque de uma empresa. Isso porque depende
muito do setor de atuação do negócio e também dos produtos fabricados, da rotatividade
dos materiais etc.
Sendo assim, não podemos afirmar que existe uma forma ideal para todos os negócios.
Afinal, estocar potes de sorvete requer uma estratégia bem diferente de estocar blocos de
concreto, por exemplo.
Entretanto, podemos listar os principais tipos de controle de estoque normalmente
utilizados. Aqui estão:
● FIFO / PEPS – Primeiro a entrar, primeiro a sair. Esse formato funciona como uma
fila, onde o primeiro item a entrar no estoque será o primeiro a ser utilizado.
● LIFO / UEPS – Último a entrar, primeiro a sair. Esse formato funciona como uma
pilha, onde o item de cima, ou seja, o último a entrar no estoque, é o primeiro a ser
utilizado.
● FEFO / PVPS – Primeiro a vencer, primeiro a sair. Esse formato prioriza o uso dos
itens que tiverem a sua data de validade mais próxima.
● Just in Time – Nesse formato a empresa trabalha com o estoque mínimo para
reduzir custos e aumentar a eficácia da sua produção.
Independente do formato utilizado na sua empresa, o ideal é que utilizem um sistema de
gestão de estoque completo, já que assim evitam os problemas mais comuns da falta de
uma ferramenta dessas.
42 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
https://www.nomus.com.br/blog-industrial/fifo-peps/
https://www.nomus.com.br/blog-industrial/fefo/
https://www.nomus.com.br/blog-industrial/just-in-time/
Importância e benefícios de um sistema de
controle de estoque
Entre os benefícios diretos de utilizar um bom sistema de controle de estoque, podemos
listar:
● Evitar atrasos na entrega e falhas na venda por não saber o verdadeiro saldo em
estoque dos produtos da empresa;
● Evitar problemas na compra e atrasos na produção por não ter certeza sobre o
saldo em estoque das matérias primas necessárias para a produção;
● Evitar perdas edesvios identificando, com precisão, qual é a origem de todas as
movimentações do estoque;
● Ganhar rastreabilidade de todos os produtos e materiais comprados e fabricados
na sua empresa através dos controles de lote e série;
● Manter os estoques em níveis ideais através da projeção de estoque diária e
sugestões de compra e produção baseadas nas entradas e saídas futuras.
Tipos de sistemas de controle de estoque
É importante também levantar quais são os tipos de sistemas de controle de estoque
disponíveis no mercado hoje em dia. Entre os digitais mais comuns, estão:
Planilhas
O método mais simples de montar um sistema de controle de estoque é utilizar uma
planilha para realizar o controle de estoque. Essas planilhas podem ser montadas pela
própria equipe da empresa, baixadas gratuitamente em blogs ou até mesmo compradas em
sites especializados.
Essa é uma forma rápida e prática de digitalizar o estoque de uma empresa e pelo menos
possuir algum tipo de controle do que entra e sai do almoxarifado. Caso a sua empresa não
possua nenhum tipo de controle de estoque, essa pode ser uma forma rápida de começar.
43 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
https://www.nomus.com.br/blog-industrial/controle-do-almoxarifado/
Entretanto, é importante deixar claro que é preciso muito cuidado. Isso porque planilhas
não possuem integrações e estão vulneráveis tanto a erros de digitação quanto a erros nas
fórmulas.
Essa falta de integração à equipe, aliada à vulnerabilidade de erros, faz com que as planilhas
para controle de estoque sejam verdadeiras bombas-relógio à medida que a empresa
cresce. As chances de inconsistências, perdas, excesso/falta de materiais são muito altas.
Por isso, o recomendado é buscar por um sistema especializado o quanto antes.
Veja também: Planilha gratuita para Ressuprimento de estoque
Sistemas desktop sem integração
Depois das planilhas vem os programas de controle de estoque desktop. Daqueles que você
precisa instalar em cada máquina e assim realizar o controle do estoque por aquele
computador.
44 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
https://material.nomus.com.br/planilha-ressuprimento
Esse tipo de sistema já é mais robusto que as planilhas, já que ele possui validações
melhores que previnem erros de digitação e também possui fórmulas confiáveis e que não
podem ser editadas pela a equipe.
Os pontos fracos desse tipo de sistema são:
● Não são integrados aos demais setores da sua empresa, ou seja, ele não conversa
com compras e expedição;
● Também possuem nenhum ou difícil acesso remoto, ou seja, você precisa estar na
empresa para conferir a situação do estoque;
● Há também o risco de perda de dados caso o computador apresente defeito;
● Por fim, para atualizar o sistema é preciso instalar a nova versão em cada
computador que o utiliza, o que complica o processo.
Veja também: 27 dicas para pequenas indústrias melhorarem a gestão e seus resultados
ERP em nuvem integrado
Por último está o mais avançado tipo de sistema de controle de estoque, o ERP em nuvem.
Esse tipo de sistema normalmente é acessado pelo navegador e/ou pelo smartphone e está
integrado a todas as áreas da empresa.
Esse tipo de sistema conta com validações e fórmulas confiáveis e seguras que
impedem o preenchimento errado e também a edição das fórmulas pela equipe da
empresa.
Mas onde esse tipo de sistema realmente se destaca é na integração com as demais
áreas da empresa e a segurança de dados.
Para começar, sobre integração, um ERP em nuvem com estoque integrado é capaz de
adicionar os itens automaticamente em seu estoque à medida que são recebidos ou
produzidos pela empresa, através da leitura de código de barras. Além disso, quando a
produção requisita materiais, o sistema identifica essa requisição e dá baixa do item no
estoque automaticamente. Esses são apenas alguns exemplos de integração entre o
estoque e o restante da empresa.
Por possuir tecnologia web, os ERPs em nuvem não precisam atualizar todos os
computadores quando uma nova versão é lançada. Basta atualizar o servidor em nuvem e
todos os computadores e celulares que estiverem utilizando o sistema já estarão na última
versão.
45 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
https://www.nomus.com.br/blog-industrial/dicas-pequenas-industrias/
https://www.nomus.com.br/blog-industrial/sistema-erp-na-nuvem-ou-local-qual-e-a-melhor-opcao-para-a-sua-industria/
https://www.nomus.com.br/blog-industrial/erp/
Por fim, todos os dados são salvos nos servidores principais e não nos computadores dos
usuários. Sendo assim, ainda que haja um problema com as máquinas da sua empresa, os
dados não serão perdidos.
Base de preço de um sistema de controle de
estoque
Existe uma grande variação nos preços dos sistemas de controle de estoque disponíveis no
mercado. Por exemplo, você pode baixar uma planilha gratuita para controlar o
almoxarifado ou contratar um sistema de uma multinacional de centenas de milhares de
dólares.
Como o foco aqui do Blog Industrial da Nomus é ajudar pequenas e médias indústrias, irei
focar no quesito custo x benefício para esse tipo de negócio.
Planilhas
Em uma rápida pesquisa no site Luz.vc conseguimos encontrar planilhas de controle de
estoque mais robustas a partir de R$100. Mas como falamos anteriormente, esse tipo de
sistema não é o ideal para uma fábrica, principalmente quando ela vai crescendo.
46 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
https://luz.vc/
ERP em nuvem
Então partindo para a opção ideal, o ERP em nuvem, é possível acessar a página preços do
Nomus ERP Industrial.
Como escolher o melhor sistema de controle
de estoque
Na hora de escolher o melhor sistema de controle de estoque para sua empresa, você deve
considerar qual é o seu tipo de negócio e qual a sua metodologia de gestão de estoque.
Caso a sua empresa fabrique ou transforme algum produto, é fundamental que possua um
sistema integrado às demais áreas da empresa, como o Nomus ERP Industrial. Caso
contrário, a sua equipe terá uma grande dor de cabeça para alinhar todos os diferentes
sistemas.
Abaixo listo algumas das funcionalidades principais em um sistema de gestão de estoque
para que assim facilite a sua busca pela ferramenta ideal. Confira:
Compras e recebimento integrados ao estoque
É fundamental que o sistema que esteja considerando comprar ou assinar para sua
empresa possua compras e recebimentos integrados ao estoque. O ideal é que seja possível
também importar a NF-e dos seus fornecedores para que assim o processo seja agilizado.
Produção integrada ao estoque
Outro ponto que precisa ser integrado ao estoque caso a sua empresa seja uma fábrica, é a
produção. O objetivo aqui é poder registrar o consumo dos materiais utilizados na
produção e a entrada dos produtos fabricados acabados e semiacabados.
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https://www.nomus.com.br/erpindustrial/precos/
https://www.nomus.com.br/erpindustrial/precos/
https://www.nomus.com.br/blog-industrial/sistema-integrado/
https://www.nomus.com.br/erpindustrial/
Vendas e faturamento integrados ao estoque
Com vendas e faturamento integrados ao seu sistema de gestão de estoque, é possível
gerar NF-es de saída para seus clientes enquanto dá baixa do produto no estoque de forma
facilitada.
Controle de estoque de terceiros em seu poder e seu estoque
em poder de terceiros
Outra funcionalidade interessante em um sistema de gestão de estoque é conseguir
gerenciar estoques de terceiros que estejam em poder da sua empresa e também seus
estoques que estejam em poder de terceiros. Essa funcionalidade é fundamental para
alguns tipos de negócios.
Requisição de material
É importante que sua fábrica possa controlar a requisição de materiais para consumo, tanto
administrativo quanto operacional, dividido por centro de custos.
Outras funcionalidades importantes que devem estar presentes
no software que escolher:
Outrasfuncionalidades importantes e que valem ser consideradas na hora de contratar um
sistema de controle de estoque são:
● Geração de inventário de estoque;
● Geração e controle por lote e série;
● Controle de transferência de setores de estoque;
● Conversão de diferentes unidades de medida;
● Analisar o estoque projetado.
48 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
Vale a pena observar também:
Para fechar,é importante ficar atento à alguns pontos que podem acabar passando
despercebidos, sendo eles:
● Veja se a usabilidade do sistema é fácil e intuitiva. Ou seja, é fácil de usar mesmo
para quem não tem facilidade com tecnologia?
● Entenda como é feita a implantação e os treinamentos da ferramenta. A sua equipe
consegue acompanhar o plano proposto pela empresa?
● Avalie o suporte da empresa. Quais canais estão disponíveis? Horário? Há um custo
extra?
● Assista uma demonstração da ferramenta e veja funcionando antes de assinar
contrato.
49 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
Parte 7 .
5 problemas no controle de
estoque que podem estar tirando
dinheiro da sua fábrica
Existem problemas no controle de estoque que são extremamente comuns e levam
muitas indústrias a perder bastante dinheiro. O que agrava a situação é que os gestores
dessas empresas nem sabem que esses problemas existem.
É uma situação diferente da sua, que aprenderá neste capítulo 5 problemas que podem
afetar seus gastos com estoque e poderá prevenir e reverter.
A ideia é que você seja capaz de:
● Identificar os problemas no controle de estoque que estão fazendo sua fábrica
perder dinheiro;
● Mensurar quanto dinheiro está perdendo com esses problemas;
● Traçar um plano para corrigir e evitar esses problemas.
50 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
Exercício: mensure os problemas da sua
fábrica
Antes de começar a falar dos problemas no controle de estoque, gostaria de convidar você
para um exercício ao longo do artigo.
Pegue um papel, caneta e calculadora ou abra uma planilha no Excel e busque adaptar os
problemas listados a seguir para a realidade da sua empresa. Ou seja, calcule de fato quais
são os números, ainda que de forma aproximada.
Dessa forma você terá uma ideia melhor de como esses problemas podem estar afetando o
seu negócio e quanto poderia investir para resolvê-los.
1. Não saber o que tem em estoque
O que causa o problema?
● Falta de controle do estoque de matéria prima ou produto acabado;
● Falta de um sistema de gestão capaz de controlar o estoque em tempo real.
Quais são alguns dos impactos financeiros?
● Perda de tempo
○ Quando você ou sua equipe precisam se deslocar até o almoxarifado para
saber o que tem em estoque ou realizar alguma contagem de última hora,
desperdiçam horas que poderiam ser investidas em atividades mais
importantes;
● Lentidão na resposta para clientes
○ Sua empresa tem dificuldade para responder clientes em relação aos itens
do estoque e acaba com um atendimento lento
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https://www.nomus.com.br/blog-industrial/controle-do-almoxarifado/
Exercício:
● Calcular o valor hora desperdiçado com contagem de estoque e visitas ao
almoxarifado; Caso mais de uma pessoa realize essas checagens, somar o valor hora
de cada.
● Determinar quanto dinheiro sua empresa acaba perdendo em novos negócios por
não ter agilidade na informação sobre estoque.
2. Não ter controle dos materiais utilizados
na produção
O que causa o problema?
● Fábrica não sabe com exatidão quais foram os materiais e/ou quantias usados na
produção;
● Falta de um sistema capaz de controlar os materiais utilizados na produção
Quais são alguns dos impactos financeiros?
● Perda do controle de estoque;
○ Se a sua fábrica não sabe exatamente o que foi utilizado na produção, então
consequentemente, não saberá quantos materiais possui em estoque e ai
volta a primeira dor deste artigo.
● Maior chance de perdas de materiais por fraude;
○ Caso sua empresa tenha alguém com má índole e que saiba que a fábrica
não possui qualquer controle dos materiais utilizados na produção, existe
uma chance de desvio intencional de materiais;
● Necessidade de inventários frequentes;
○ Quanto menos controle de estoque e da produção, maior a necessidade de
realizar inventários. Conforme os materiais são geridos por um sistema,
menor a necessidade dos inventários.
52 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
Exercício:
Pegue a quantidade produzida e compare com os números de estoque; Caso as quantias
não batam, isso é uma perda, que pode ser do próprio processo ou por fraude.
3. Não possuir rastreabilidade dos produtos
O que causa o problema?
● Quando a empresa não sabe a localização ou o estágio dos produtos no estoque e
na produção;
● Quando a empresa não sabe quais foram utilizados no lote do produto;
● Falta de um sistema capaz de localizar e separar por lotes de produtos e materiais.
Quais são alguns dos impactos financeiros?
● A empresa não consegue separar os produtos e materiais por lote e assim tem
dificuldade de identificar e solucionar problemas;
○ Caso um produto fabricado pela sua empresa apresente um problema grave,
será muito difícil retirar do mercado apenas os produtos defeituosos de um
determinado lote;
○ Além disso, sem o lote das matérias-primas, dificilmente será possível
identificar a causa do problema com precisão.
Exercício:
● Estude se a sua empresa precisa de rastreabilidade de produtos e materiais, com
lotes e/ou número de série;
● Caso precise recolher produtos, quanto custaria recolher apenas um lote preciso
versus recolher todos os produtos disponíveis no mercado.
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4. Perdas no processo produtivo
O que causa o problema?
● Quando a fábrica perde parte dos materiais e dos produtos durante a produção;
● A empresa não possui controle ou monitoramento do volume de perda no período e
assim é incapaz de controlar o indicador.
Quais são alguns dos impactos financeiros?
● Perda de materiais e produtos;
○ O estoque de uma indústria muitas vezes possui um valor até mais alto do
que o capital disponível em caixa. Sendo assim, estoque é dinheiro. Caso sua
indústria não tenha um controle rígido das perdas, acaba com perdas
significativas no final do período.
● Dificuldade para identificar origem e causa das perdas;
○ Sem um controle das perdas no processo produtivo a empresa não consegue
identificar de forma precisa onde e por que as perdas estão acontecendo.
Por exemplo, identificar que um colaborador gera menos perdas do que o
outro, o que fazem de diferente?
Exercício:
● Identifique o total de perdas e determine quanto você não perderia caso sua
empresa possuísse um controle de perdas no processo produtivo;
○ Exemplo, se você conseguisse reduzir suas perdas em 10% através de um
planejamento e controle melhor, quanto dinheiro economizaria?
54 - eBook - Gestão de estoque: dicas práticas para otimizar sua fábrica
https://www.nomus.com.br/blog-industrial/processo-produtivo/
5. Não ter controle do que foi produzido no
período
O que causa o problema?
● Quando a fábrica não sabe exatamente o que foi produzido no dia;
Quais são alguns dos impactos financeiros?
● Vulnerabilidade a perdas e fraudes;
○ Uma vez que a empresa não sabe exatamente quanto produziu em
determinado período ela estará totalmente vulnerável a perdas por fraudes e
furtos. Existem até mesmo empresários relatando mais de 5% da produção
perdida por essa dor.
Exercício:
● Calcular quanto a indústria tem de perda de produtos acabados e inconsistências
em inventários;
Como solucionar esses problemas no
controle de estoque
Para solucionar os problemas no controle de estoque listados nesse artigo, sua empresa
precisa de um sistema de gestão que seja capaz de controlar o estoque de forma integrada
a produção.
Irei utilizar o sistema Nomus ERP