COMO DESENHAR FLUXOGRAMAS DE PROCESSOS DE NEGOCIO – 2 Parte – Levantamento Analise e Desenho do Fluxograma _ AGHATHA -

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COMO DESENHAR FLUXOGRAMAS DE
PROCESSOS DE NEGOCIO ± 2 Parte ±
Levantamento Analise e Desenho do Fluxograma
julho 10, 2011 por Aghatha Maxi Consulting
COMO DESENHAR FLUXOGRAMAS DE
PROCESSOS DE NEGÏCIO
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Parte 2 – Levantamento, Analise e Desenho
Fluxograma (Passo­a­Passo).
COMO DESENHAR FLUXOGRAMAS DE
PROCESSOS DE NEGÏCIO – Parte 2 –
Levantamento, Analise e Desenho Fluxograma
(Passo a Passo) – Rev.2.
Em continuação primeira parte do artigo  ´Como desenhar fluxogramas de processos de Negócio´,
trataremos neste artigo algumas técnicas que podem ser utilizadas para a realização de levantamento de
informações de processos de negócio, analise das informações coletadas e finalmente o desenho do
processo de negócio.
1.     ­ Termos e Nomenclaturas Utilizados:
Analista: Pessoa Responsável pelo levantamento, a analise e confecção do fluxograma de processo.
Usuário: Pessoa responsável pela transmissão do conhecimento do processo a ser analisado e
representado graficamente.
Organização: No contexto deste artigo é o Domínio onde os processos de negócio se desenvolvem –
Mesmo que Empresa, Filial ou subsidiária.
Unidade de Negócio: No contexto deste artigo, é o local onde um ou mais processos se desenvolvem
– Mesmo que Gerencias (Financeiro, Comercial, Controladoria, etc.).
Èrea de Negócio: No contexto deste artigo é o local responsável pela execução de um ou mais
processos – Mesmo que Departamentos (Contas a Pagar, Contas a Receber, Pedidos, Faturamento,
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Patrimônio, Contabilidade, etc..).
2.     ­ Preparação para a Realização do Levantamento de informações do Processo de Negócio
Recomendamos ao Analista a execução de algumas atividades preliminares que lhe poderão ser muito úteis
durante a realização do levantamento e entendimento do processo a ser avaliado, são elas:
2.1 ± Entendimento da Estrutura Organizacional
Realizar o entendimento da estrutura organizacional onde o processo está inserido proporcionará ao
Analista a “localização” do processo a ser avaliado dentro do contexto da Organização,  além da
identificação dos cargos/funções e a cadeia hierárquica existente na organização e que possa ter algum
vinculo ou relacionamento com o processo a ser avaliado.
E, ainda no momento em que o processo for entendido e posteriormente desenhado, pode­se utilizar o
Organograma para referenciar corretamente as denominações de cargos e funções existentes, identificar os
responsáveis pelas autorizações e ainda identificar as relações processuais existentes entre as “Unidades de
Negócio”, se estas estão ou não subordinadas ao mesmo gestor;
Ex:
(http://www.aghatha.com/processos.htm)
 2.2 ± Entendimento do Modelo de Integração do Negócio
É importante o Analista conhecer o modelo de integração entre os processos de negócio existente na
organização, ou seja, possuir uma visão de alto nível dos principais eventos de integração existentes e onde
eles ocorrem no contexto de sua estrutura organizacional.
Esta visão auxiliará o Analista no entendimento das integrações entre as Unidades de negócio, suas
respectivas Èreas de Negócio e consequentemente entre os Processos que as mesmas executam.
Ex:
Se entendermos que uma Unidade de Negócio (Financeiro) representa um grupo de processo que são
executados pelas suas Èreas de Negócio a ela subordinadas (Contas a Pagar, Contas a Receber, Caixa e
Bancos, etc…) e que ainda, há pontos de integração e relacionamento entre estes processos (Entrada­
Processamento­Saída), conseguimos ter uma visão de alto nível dos processos que são executados na
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Unidade de negócio (Financeiro) e como eles se relacionam entre si.
Expandindo esta mesma visão, verificando as integrações existentes entre o Financeiro e as demais
unidades de negócio da Organização, poderemos entender como a organização funciona e como as suas
áreas de negócio interagem e se integram entre si (Modelo Funcional do Negócio).
Ex: 
(http://www.aghatha.com/processos.htm)
O pré­conhecimento deste nível macro de integrações e relacionamentos existentes  entre os processos,
certamente irá dirimir muitas questões e dúvidas no momento do levantamento e entendimento das
informações de cada processo individualmente, com base no modelo de integração e na visão de grupo
entre os processos.
2.3 ± Identificação do Responsável pelo Processo
É uma tarefa importante identificar quem será o responsável pela transmissão das informações relativas a
cada processo individualmente, pois o mesmo deve conhecer em detalhes todas as atividades, controles e
todos os demais itens que deverá compor a documentação do processo. Quanto maior for o nível de
conhecimento do Responsável pelo Processo, maior será a riqueza de detalhes contida na documentação a
ser gerada para o mesmo.
É natural que o Responsável pelo processo seja um componente de sua estrutura organizacional, em Tese
não se deve utilizar recursos de áreas diferente para documentar processos de outra área. Necessariamente
o responsável deve pertencer e estar inserido no grupo de pessoas que executam de fato as atividades.
Agindo de forma diferente o Analista estará ³inferindo´ os eventos do processo e não levantando de fato os
eventos que ali ocorrem e,  certamente não conseguirá identificar todas as integrações e relacionamentos
existentes (Corre­se o risco de que algum processo possa  ficar sem uma de suas entradas ou uma de suas
saídas poderá não ser comunicada adequadamente a todos os seus processos clientes) – Esta é a origem da
maioria das falhas de Integração e de comunicação entre os processos de negócio.
3.     ­ Técnicas de Execução do Levantamento das informações do Processo de Negócio
Para o leitor/Analista  iniciante em atividades de levantamento de informações sobre processos, 
recomendamos o uso de uma técnica muito simples mas que pode auxiliar na realização da entrevista,
possibilitando o mapeamento adequado das informações sobre o processo de negócio, e ainda, poderá ser
muito útil durante a etapa de analise do processo e posterior documentação e desenho do fluxograma do
processo.
3.1  ± Método 5w2h
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(http://www.aghatha.com/index.htm)
Abaixo descrevemos o que cada campo significa, para o entendimento do conteúdo a ser incluído em cada
Questão/item:
O que?
Esta questão determina as ações ou atividades que são executadas pelo usuário durante toda a extensão do
processo, podem ser ações de Processamento, Decisões a serem tomadas, autorizações a serem solicitadas e
executadas, enfim é através desta descrição tomamos conhecimento do que de fato é efetuado durante o
processo.
Recomenda­se desdobrar as ações descritas pelo usuário em um verbo, ou seja, em uma ação executada. É
comum ao descrever uma ação, considerar mais de um verbo ou mais de uma atividade contidas em uma
única ação.
Ex:  O que ?: Receber um documentoe conferir o seu conte~do.
O mais recomendado é dividir esta ³atividade composta´  em duas  ³atividades simples´, pois isto facilitará
a analise de lógica posterior no fluxograma ou ainda não devemos utilizar mais de um ³verbo´ em cada
ação. No caso do exemplo foram descritos dois: ³receber´ e ³conferir´ indicando que são duas ações e não
apenas uma.
Quem?
Esta questão determina ou identifica que deve ser o agente executor de uma ação ou atividade, da mesma
forma que na questão anterior uma atividade não pode ser executada por duas pessoas ao mesmo tempo, o
mesmo ocorre com o executor, caso isto ³venha a ocorrer´, é possível que estejamos considerando ³duas
atividades´ sendo executadas ³simultaneamente por duas pessoas´ e de acordo com as definições básicas
de processo (Entrada­Processamento­Saída) isto não pode ocorrer. Se por algum motivo esta hipótese
venha de fato a ocorrer, deverá ser desdobrada e documentada em duas ações, cada qual um com o seu
executor.
Onde?
Esta questão determina ou identifica os locais onde a atividade ocorre, podendo indicar um Departamento
ou
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Localidade. Esta informação possibilita organizarmos o fluxograma do processo no ³espaço´. O
cruzamento desta informação com o conteúdo da coluna ³Quem?´, será a base necessária para a
construção do fluxograma, quando escolhido o formato ³cross­functional´.
Quando?
Esta questão determina um  situação qualquer ou condições necessária para que a ação ocorra. Nos casos
onde o ³Quando´ não puder ser identificado pode­se considerar simplesmente que a ação é ³eventual´.
Alguns erros muito comuns quando se usa este método para o mapeamento e/ou levantamento de
processos e considerar o ³quando´ como prazo, e na realidade este campo só tem esta função, quando se
usa o mesmo método para estabelecer as atividades de um plano de ação.
Em nosso caso, utilizamos  o método para levantamento de processos e esta informação passa a ser
utilizada para determinar a existência de alguma condições que possa vir a ser necessárias para disparar a
execução de uma determinada ação. (Quando tal fato ocorrer….).
Ex.:
Confeccionar o Balanço Contábil de uma empresa é uma ação que somente pode ser executada
após o fechamento contábil ter sido concluído (Evento de Saída de um processo que possibilita o
evento de entrada para um outro processo).
Mesmo que esta atividade tenha uma data e hora marcada para ocorrer, há uma condição de
processo que precisa ser atendida para que ação de confecção do balanço possa ser disparada
(Condição de entrada), e, no caso em questão, será iniciada somente após a conclusão do
fechamento contábil, tenha sido ele executado ou não dentro do prazo (Para efeito de mapeamento
e desenho de processo esta informação não tem fundamento). Durante a avaliação do processo,
depois de documentado é que poderá ser avaliado a pontualidade ou não do processo.
Por qur?
Esta questão identifica a razão ou motivo pelo qual a ação deve ser executada. Embora isto possa parecer
³o obvio´, em alguns processos (Principalmente os Técnicos) é muito comum e em alguns casos muito
importante identificar a razão ou motivo de execução de uma determinada ação,  pois identifica qual é
o motivo técnico ou qual é o requisito de uma determinada norma ou regra que deva ser cumprido. Caso a
norma ou regra vier a ser alterada, pode­se identificar rapidamente nos processos onde ela ocorre e revisar
os processos.
Em processos de negócio o motivo ou razão de execução de uma ação pode estar relacionado a
necessidade de autorizações, desmembramento de atividade para garantir regras de segregação de função,
mitigar um determinado risco ou na maioria dos casos esta informação pode ficar sem conteúdo (Não
Aplicável), pois a ação poderá ser apenas um componente dentre uma sequencia de passos destinados a
atingir um objetivo único, ou seja, as ações podem ser o meio de atingir o objetivo ou a razão determinado
pelo próprio processo.
Ex:
Ao atingir 300º Celsios o equipamento deverá ser desligado.
O motivo para esta atividade podem os mais variados possíveis, tais como: Por quê? : Acima de 300º o
equipamento pode ser danificado, pode haver risco de explosão, e assim por diante.
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Solicitar autorização do superior imediato do solicitante.
O motivo ou razão para a ocorrência desta atividade indica a necessidade de autorização prévia para que a
atividade solicitada seja considerada válida somente e após  existência de uma autorização.
Como?
Esta questão identifica o método ou forma que a ação deverá ser executada, podendo indicar ou referenciar
uma sequencia inteira de aç}es ou atividades (Descrição detalhada do Método) através de outro documento
que demostre o método a ser utilizado com mais detalhes Ex: (Lista de Critérios de aprovação, Lista de
Regras de Negócio, Instrução Técnica contendo instruç}es passo­a­passo, Manual, etc.).
Quanto?
Esta questão identifica o montante a ser gasto ou quanto custa à execução da ação. Em tese este valor é um
resultado de alguma formula destinada a  apuração dos valores. Sugerimos levantar os elementos
necessários para calcular o valor ou ainda indicar onde o valor pode ser obtido e mais importante ainda,
onde ele poderá ser posteriormente atualizado. Infelizmente é comum encontrarmos fluxos contendo
valores de atividades com mais de 5 anos de idade e totalmente defasados ou desatualizados.
3.2 ± Informações Adicionais ao Método 5w2h
Agora vamos sugerir algumas outras informaç}es que podem ser adicionadas e  levantadas e com
isto complementar a visão oferecida pelo método 5w2h.
Vejam algumas possíveis:
Custo Hora/Recurso?
Esta questão identifica os recursos necessários para execução de uma determinada ação, Recursos podem
ser por exemplo: (Telefone, Mão de Obra, Máquina ou equipamento, serviços de telecomunicaç}es,
correio, entre outros). Com a identificação destas variáveis o custo de uma ação poderá ser melhor
entendido e calculado e/ou posteriormente atualizado.
Artefato?
Esta questão identifica quais documentos, evidencias, controles ou documentos são emitidos ou
confeccionados através da ação (Se a ação produz algum entregável). Com esta informação adicional
podemos identificar onde os artefatos são gerados no contexto do processo, oportunizando ainda outras
informaç}es adicionais, como: Tempo de retenção do documento, forma de armazenamento, o que deverá
ser feito para o descarte , classificaç}es de segurança das informaç}es contidas no artefato, e assim por
diante. a quantidade de informaç}es sobre os artefatos podem variar muito, dependendo do objetivo
desejado pela documentação do processo em questão.
Quantas Vezes?
Esta é uma informação interessante, quando se pretende avaliar a capacidade ou a carga exercida por um
processo, vamos detalhar este assunto em um artigo específico.
Não é incomum um processo ocorrer um determinado numero de vezes durante uma jornada de trabalho e
o tempo disponível para executa­lo não ser suficiente para a sua completa execução na mesma jornada.
Com base nesta informação e na informação contida na questão seguinte (Quanto Tempo?), consegue­se
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identificar ³gargalos´ nos processos de negócio, ou ainda, identificar a quantidade necessária de pessoas
para atender um determinado processo e mantendo um nível aceitável de serviço.
Ex:
São emitidos em média 300 pedidos de vendas a cada jornada de trabalho.
Quando Tempo?
Esta informação identifica a quantidade de tempo médio para a execução de uma ação ou atividade. Em
combinação com a informação anterior (Quantas Vezes?) pode nos indicar quantouma atividade consome
em termos de capacidade de trabalho (tempo disponível) da equipe.
Ex:
Um Pedido de venda consome 5 minutos para ser concluído, multiplicando­se esta informação
pela quantidade média de pedidos emitidos durante uma jornada de trabalho (Quantas Vezes?), podemos
calcular que esta atividade consome (5 min x 300 pedidos = 1.500 minutos / 60 min = 25 horas de trabalho
por jornada). Se uma jornada de trabalho possui 9 horas, em tese, são necessários pelo menos 3
colaboradores alocados na execução desta atividade, para que não fiquem pedidos pendentes de serem
processados de um dia para o outro. E mais ou menos assim que calcula­se a quantidade de atendentes de
caixa em um bancos, supermercados, lojas e etc…
3.3  – Preparação do ³Check List´ para levantamento dos Dados.
Recomendamos preparar uma planilha para documentar o levantamento dos processos, além de possibilitar
o acréscimo posterior de fórmulas de calculo para o tratamento dos valores, disponibiliza funcionalidade de
filtros de conteúdo de campos, geração de visões e gráficos que podem ser muito úteis nas analises
posteriores. Se o Analista utilizar editores de texto os cálculos e visões auxiliares demandarão mais esforço
para serem  executadas.
Ex Planilha para Levantamento de Informações do Processo:
(http://www.aghatha.com/processos.htm)
4.     – Execução das Entrevistas de Levantamento de Informações dos Processos
Embora o método em questão seja bastante simples, é preciso tomar alguns cuidados,  pois em virtude da
quantidade de informações que serão levantadas para cada atividade, corre­se o risco de que a lógica de
continuidade do processo seja ³perdida´ ou ³quebrada´ , em função das interrupções causadas pelas lista
de perguntas que deverão ser necessárias para o preenchimento de todas as colunas.
Para que isto não ocorra, sugerimos levantar as informações em ciclos completos, iniciando pelo conteúdo
das colunas (O que?, Quem? e Como? Artefato?) executando o levantamento do processo do inicio até o
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fim e mantendo o foco inicial no mapeamento destas informações.
Após o término deste primeiro ciclo, retorne a primeira atividade e execute as perguntas complementares
relativo as demais colunas, Oportunize a cada ciclo realizado no mesmo processo a execução de possíveis
revisões de conteúdo do que já foi documentado. Não é raro ao repassarmos um processo junto com o
usuário, que o mesmo venha a lembrar de ³detalhes´ que foram esquecidos ou ainda não declarados nos
ciclos/rodadas anteriores.
As demais colunas, portanto, representam informações adicionais e destinadas ao detalhamento e
compreensão do conteúdo contido nas quatro primeiras e, podem ser identificadas em ciclos posteriores ao
levantamento inicial, sem que isto venha a causar prejuízos ao resultado obtido no levantamento do
processo.
Caso o processo a ser levantado seja muito complexo e envolva um número exagerado de pessoas para a
sua execução, é interessante avaliar a hipótese de realização do levantamento em uma única sessão com a
presença de todos os envolvidos. Agindo assim, o Analista obterá como resultado uma visão de consenso
sobre o processo e ainda,  será muito mais simples a aprovação do resultado final pelos envolvidos.
5.     ­ Desenho do Fluxograma do Processo de Negócio
Bem agora como já sabemos como são estruturados os processos, critérios de integração, e já possuímos
um método para execução dos levantamentos das informações junto aos usuários responsáveis dos
processos, vamos mostrar um processo mapeado segundo as informações principais do Método 5w2h e
como este processo pode ser representado graficamente através de um fluxograma no formato Cross­
Functional.
5.1 ±  Exemplo de Resultado obtido no Levantamento do Processo.
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(http://www.aghatha.com/processos.htm)
Observação:
Embora não tenha sido mostrado na tabela acima o conteúdo da coluna (Onde?), estamos considerando,
para efeito deste exemplo que todas as atividades ocorrem na “Èrea Comercial”.
5.2 – Passo­a­Passo para Confecção do Fluxograma.
5.2.1 – Preparativos Iniciais – ³Folha de Desenho´
Após a validação da planilha de levantamento do processo de negócio ter sido concluída e validada junto
ao
usuário, estaremos prontos para o início da etapa de desenho do fluxograma.
Para que não percamos tempo durante a execução desta atividade, recomenda­se que a “Folha de desenho”
seja previamente preparada. Caso seja adotado o formato “cross­functional”, convém identificar todos os
“atores”  e “locais” que serão endereçados pelo fluxograma e isto pode ser facilmente identificado através
de  “filtros” na coluna (Quem?) e (Onde?) da planilha de levantamento de informações (5w2h).
Ex: Em nosso exemplo temos:
Atores:
Auxiliar Vendas
Vendedor Responsável
Locais:
Èrea Comercial
Portanto a nossa “folha de desenho” ficará composta da seguinte estrutura.
(http://aghatha.files.wordpress.com/2011/07/fig_07.png)
5.2.2 – Desenhando Fluxo – Convenções Gerais para o Desenho e Leitura do Fluxograma /
Conectores / Setas
Sentido de escrita e leitura dos Símbolos aplicados no Fluxograma
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Embora esta ³convenção´ não seja obrigatória, é extremamente interessante que o fluxo seja desenhado no
mesmo sentido e direção aplicados pela escrita normal, ou seja, da Esquerda para a Direita, e de Cima para
Baixo.
Esta convenção é realmente bastante útil e facilita bastante à leitura do fluxo, pois é a forma natural adotada
por todos nós quando realizamos a leitura de qualquer  documento,  porém nem sempre a mecânica do
desenho permitirá a sua aplicação durante toda a amplitude do desenho, vez por outra, seremos forçados a
desenhar algum símbolo no ³contra fluxo´ definido por esta convenção,  mesmo assim recomendamos
adota­la como um critério geral.
Sentido das linhas de Conexão e o uso de setas indicativas de direção
Há ainda uma Convenção relacionada ao uso de setas nas  ³linhas de conexão´ utilizadas entre os
³símbolos´
a qual define que nas situações onde uma linha esteja conectando dois símbolos e o sentido de conexão
estiver indicando o mesmo sentido de direção definido pela ³convenção de escrita/leitura´ – (da Esquerda
para a Direita, e de Cima para Baixo) não é necessário a colocação de ³seta´ no final da linha de conexão 
Ex. ( 1 ao 2), ( 1 ao 3) e (3 ao 4). Segundo esta ³mesma convenção´, As setas, devem ser usadas apenas
nos casos onde o sentido
apontado pela  conexão esteja apontando no ³contra fluxo´ estipulado pela convenção aplicada para a sua
 leitura Ex. ( 2 ao 3 ) e ( 4 ao  2 ). Ex:
(http://aghatha.files.wordpress.com/2011/07/fig_08.png)
Para evitar qualquer tipo de confusão, causada pela eventual esquecimento deste detalhe, sugerimos aplicar
o uso generalizado das ³setas´, é mais simples e rápido de executar o desenho, como foi a ³regra´ adotada
em nosso modelo final, mais adiante demonstrado.
5.2.3 ± Desenhando Fluxo ± Cabeçalhos e Informações de Identificação dos Fluxos
Não há uma convenção fixada para definição de um cabeçalho ou informações necessárias para a
indicação de fluxogramas de processos de negócio, para isto recorremos às referencias aplicáveis as tabelas
de identificação de plantas de engenharia, ou até mesmo controles aplicações documentos em geral.
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Há campos que são importantes, tais como:
Titulo ou Descrição do Fluxograma, Versão e Revisão
Autor Desenho, Data de emissão
Revisor Desenho, Data Revisão,se houver.
O Quadro de identificação normalmente é posicionado na parte inferior, direita do fluxograma (Fim do
Documento), da mesma forma que buscamos um índice ao final do livro, mas esta convenção não é rígida
e a presença da tabela pode ocorrer onde for possível coloca­la na ³folha de desenho´. Ex:
(http://aghatha.files.wordpress.com/2011/07/fig_09.png)
5.2.4 ± Desenhando Fluxo ± Identificando o Início e Fim de Processos
Utilizar os símbolos indicando onde o mesmo ³inicia´ e onde é ³finalizado´ é uma indicação lógica e
recomendamos sempre utilizar estes símbolos ao desenhar qualquer fluxograma, por mais simples que seja
e por consideração ao leitor do fluxo.
É importante lembrar que os fluxos devem possuir um ³inicio´ e pelo menos um ³fim´, exceto em casos
muito
específicos tais como o fluxo de processos contínuos, onde ao final de um ciclo, retornamos a condição de
³inicio´ de forma contínua e ciclicamente.
Há casos onde um fluxo possui uma indicação de ³inicio´ e pode possuir mais de uma forma de ser
³Finalizado´, e
isto é uma condição normal, visto que um processo pode ter diversas possibilidades de ³saídas´ ou até
mesmo formas de ser ³finalizado´, vejamos um exemplo:
Em um processo de Vendas, inicia com a chegada do vendedor na sede do cliente, e o fluxograma do
processo de
venda pode encerrar nas seguintes situações, todas possíveis:
Com o cancelamento da visita pelo cliente
Com a ocorrência da reunião sem realizar uma venda efetiva
Com a emissão do pedido de venda
Entre outras situações….
A figura demonstrada no item 5.2.2 , ilustra graficamente o uso dos conectores de inicio e fim de um
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processo.
5.2.5 ± Desenhando Fluxo ± Tratamento de Atividades Sequenciais
Procure detalhar o máximo possível em cada símbolo de atividades a ação a ser executada, sendo indicado
sempre iniciar o texto a ser empregado na  ³atividade´ por um verbo, indicando a ação de fazer alguma
coisa.
Ex:
³Conferir´ a assinatura do cliente no pedido
³Arquivar´ o documento na pasta de pedidos
Dependendo do nível de detalhamento realizado durante o  levantamento de informações do processo,
pode
haver diversas atividades, executadas em sequencia, sem que algo seja efetivamente  produzido entre elas,
além
da execução da própria atividade em si. O importante em relação ao sequenciamento é identificar a ordem
de execução das ações no contexto de um processo, ao contrário da regra em que a ³ordem dos fatores não
altera o resultado do produto´, em termos de processo, a ordem pode significar muito para o resultado final
desejado, e devido a isto deve ser muito bem identificada e principalmente validada junto aos seus
responsáveis.
Ex:
³De nada adianta solicitar os dados de identificação de pessoa, para lhe franquear o acesso ou não a um
determinado ambiente proibido, depois que ela já estiver no interior do próprio ambiente. Neste caso: A
ordem indicada seria, primeiro solicitar a identificação, avaliar a situação  e, somente depois disto,
liberar o acesso ao referido ambiente´.
Quando uma atividade estiver relacionada ao preenchimento de um documento, por exemplo, ela poderá
ser representada através de uma única atividade (³Preencher tal documento…´), sendo desnecessário
identificar uma
atividade para cada campo contido no corpo deste documento. Este nível de detalhamento e outros tantos
exemplos a ele relacionados, não é indicado, pois torna o fluxo além de muito extenso, extremamente
cansativo no momento de ser interpretado.
Exceções existem, e nestes casos, faça o uso deste tipo de representação apenas quando houver motivos
muito relevantes para o entendimento do processo em si. Isto é uma questão de ³bom senso´, (³Nem ³8´ e
nem ³80´´).
Ex:
As Atividades (1), (2), (3) e (4), são sequenciais e indicam a ordem exata das atividades a serem
executadas no contexto do processo.
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(http://aghatha.files.wordpress.com/2011/07/fig_10.png)
5.2.6 ± Desenhando Fluxo ± Tratamento de Documentos (Artefatos)
É função excencial dos processos a produção de algum ³Resultado tangível´ em algum momento de sua
execução esta resultado encerra o ciclo de vida do processo, pois está relacionado ao se componente de
³Saída´,
conforme tratamos na 1ª Parte deste artigo.
(Quando o Processo é ³Formal´ e o Resultado é ³Informal´).
Quando estamos desenhando um processo de negócio e não identificamos oo mesmo não produz um
³resultado tangível´ no final do seu ciclo de vida, este processo tem um erro de concepção grave:
Quando um Processo é ³Formal´, mas o ³Resultado produzido´ pelo mesmo é ³algo intangível ou não
formal´, todo o processo passa a ser classificado como um ³processo informal´. E, portanto não produziu
nenhum sentido ou efeito concreto a atividade realizada para a sua documentação. Ex:
Pensemos juntos: ³Quando desenhamos um processo, sob a ótica da documentação de processos, ele até
que poderá ser categorizado como um  ³processo formal´, pois esta ali, descrito e documentado. No
entanto, se, ao analisarmos o contexto do processo em si, e notamos a ³ausência´ de ³evidências
materiais e concretas´
durante todo o seu ciclo de vida, Podemos concluir, que mesmo tendo sido documentado formalmente ele
ainda continua sendo um PROCESSO INFORMAL. (Ele não produziu nada, apenas documentou os 
esforços tidos pelas atividades sem fornecer nenhuma evidência de que de fato foi executado).´
Em processos de negócio, onde estes estão inseridos no mecanismo de funcionamento de uma empresa,
padronizando eventos, integrando equipes, produzindo obrigações e direitos em quase todos os eventos são
raros
os casos onde as ³permissões ou possibilidades´ de que os ´produtos´ produzidos pelos processos possam
ser ³informais´.
(Quando o Processo é ³Formal´ e o Resultado é ³Formal´).
O mais comum é que os processos ³produzam´ durante o seu ciclo de vida ³algum artefato ou evidencia´,
tais como,  documentos, controles, registros de dados em sistemas e tantas outras possibilidades formais de
comprovar que aquele ciclo de fato ocorreu. A isto se denomina ³Prova Material´ produzida pelos
processos.
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No momento de desenhar os ³artefatos´ em um fluxograma, o mesmo deve ser inserido sempre e logo após
a ultima atividade que concluiu a sua produção ou que efetivamente tenha o  produzido.
Nos casos onde um documento é finalizado e em seguida enviado para outra pessoa ou área de negócio, é
uma boa prática representa­lo no processo fornecedor e indica­lo novamente na entrada do processo
cliente.
Faz­se isto para que o leitor, ao interpretar o processo cliente, não tenha que navegar até mesmo identificar
de qual ³artefato´ está se tratando.
Há ainda algumas convenções que sugerem marcar no documento, um traço diagonal, no momento onde é
gerado pela primeira vez, e ainda, há convenções que determinam um traço para cada via emitida. Embora
a informação
possa ser útil de alguma forma, este método é raro de ser observados nos dias atuais e praticamente caiu em
desuso.
Vamos ao Ex:
Na representação abaixo, podemos concluir que a Atividade (3) produziu o Artefato (4), e que as
atividades (1) e (2) podem estar relacionadas as atividades de preparação para a sua produção.
(http://aghatha.files.wordpress.com/2011/07/fig_11.png)
5.2.7 ± Desenhando Fluxo ± Representando as Decisões Tomadas
As decisões representam a ³alma´ dos fluxogramas, pois são através delas que podemos representar à
graficamente a dinâmica e as alternativas existentes nos processos, regras de negócio, enfim tudo aquilo
que diferencia um fluxograma de uma ³Receita de bolo, Lista de compras do Supermercado,lista de
pendencias,
entre outros´.
O conceito de fluxograma somente existe, se houverem situações de decisão ou de alternativas distintas de
ação frente a uma situação positiva ou negativa qualquer. Onde houver a possibilidade de duas alternativas
em relação a uma situação qualquer, esta, poderá ser representada através de um fluxograma.
Embora o losango, símbolo convencionado para as decisões possua 4 vértices, utiliza­se apenas 3 nas
representações dos fluxos, sendo sempre 1 entrada e 2 saídas possíveis, frente a uma Questão interrogativa
qualquer, indicando pela resposta ³SIM / POSITIVO´ um caminho e ³NÃO / NEGATIVO´ o outro
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caminho a ser seguido pela lógica representada pelo grafia do fluxo.
É um erro muito comum, incluir no símbolo a ação que pretere a decisão lógica, quando o correto é colocar
esta ação em uma atividade anterior a decisão, e deixar para incluir no símbolo apenas questões simples e
diretas (Perguntas Fechadas são as mais recomendadas, pois não deixam dúvidas em relação ao caminho a
ser seguido).
Ex:
Se pretendermos verificar a completude de um documento, antes de tê­lo como concluído, (Validação de
preenchimento, por exemplo).
 
(http://aghatha.files.wordpress.com/2011/07/fig_12.png)
5.2.8 ± Desenhando Fluxo ± Tratamento de Arquivos
Deixamos este símbolo por ultimo, pois ele sem sempre consta em todos os fluxos. Representa o destino
final de um ³artefato´, e que poderá vir a ser um Arquivo, depósito, Almoxarifado, ou até mesmo a sua
destruição ou
descarte.
As convenções mais antigas do uso deste símbolo recomendavam inserir no interior do triangulo, algumas
letras indicando a ³ordem´ de arquivamento que deveria ser adotada como índice de ordem de
arquivamento, esta
informação poderia ser ainda acompanhada pelo tempo em (M – Meses / D – Dias / A – Anos), que o
documento deveria ser mantido, até ser descartado/destruído.
Ex.:
(A/3 A)­ Alfabética – Destruir após 3 anos, (D /3M) – Ordem Cronológica, (N /30D) – Ordem Numérica)
ou ainda, se estivesse sem conteúdo  (Sem a presença de Letras seria o equivalente a arquivar o artefato em
Ordem de Chegada – ( – /3A) – Ordem de Chegada, destruir após 3 anos),
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ou ainda,
Uma segunda indicação de qual a Informação deveria ser utilizada como índice para a ordem de
arquivamento (Nr. Pedido/A3 – Destruir após 3 Anos, Razão Social, CNPJ).
Nos casos onde o documento não seria arquivado e sim destruído, convencionava­se colocar um X
cobrindo todo o triangulo ou o símbolo do próprio documento, indicando a destruição do documento.
Embora estas informações também fossem interessantes, atualmente fazem sentido em apenas alguns casos
de processos (Ex: Processos de ordem jurídicas ou legais, Processos de produção envolvendo fórmulas
químicas).
Situaç}es onde o Arquivamento encerra o Processo
O mais comum, e encontrarmos símbolos de arquivo no fim de processos, onde após ser executadas todas
as ações e atividades previstas e ainda depois de serem produzidas todas as evidencias (Artefatos), o
destino final da documentação é indicada nos processos através do arquivamento dos documentos.
Para efeito de organização e métodos: Mais importante do que indicar o arquivamento de um artefato em
um fluxograma  é,  tê­lo de fato disponível para uso. No local indicado no fluxo, e  ainda, em acordo com a
ordem
de armazenamento previstas no mesmo fluxo.
(http://aghatha.files.wordpress.com/2011/07/fig_13.png)
Situaç}es onde o Arquivamento Inicia o Processo
Embora seja menos comum, também podemos encontrar símbolos de arquivo no inicio dos processos. Isto
normalmente ocorre nos casos envolvendo rotinas de ³limpeza e descarte´ das próprias informações
contidas nos arquivos ou ainda informações que estavam armazenadas de forma temporária ou aguardando
um evento ou data para serem recuperadas e processadas.
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Vamos E[emplificar, para facilitar o entendimento:
(http://aghatha.files.Zordpress.com/2011/07/fig_14.png)
5.3 ± Representação Gráfica do Processo (Fluxograma)
(http://ZZZ.aghatha.com/processos.htm)
Observação:
Demonstramos o processo de Vendas, anterior ao processo tratado em nosso e[emplo (Processamento do
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Pedido de Vendas),  com o objetivo de demonstrar a orígem do documento ´Pedido de Vendas´, como
sendo a (Saída do Processo anterior) e a sua respectiva entrada em nosso processo de exemplo.
Fim do Conteúdo deste Artigo.
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02/08/13 COMO DESENHAR FLUXOGRAMAS DE PROCESSOS DE NEGOCIO – 2 Parte – Levanta૏
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27001­iso­27002­seguranca­da­informacao­release­02­01­a.html
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http://aghatha.wordpress.com/2012/05/24/como­implementar­processos­e­controles­para­o­compliance­
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introducao­conceitos­e­modelos/ (http://aghatha.wordpress.com/2011/07/03/como­desenhar­fluxogramas­
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de Processos de Negócio.
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Nível de Serviço entre outas análise possíveis através do fluxograma de processos de negócio.
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Apresentação AGHATHA Framework – Norma ISO­
27001:2/2005.
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Conteúdo Artigo ± é de propriedade exclusiva do Autor e de AGHATHA
(www.aghatha.com/index.htm   (http://www.aghatha.com/index.htm)/ Http://www.aghatha.com
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± Fim Declarações de Direitos de Copyright
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02/08/13 COMO DESENHAR FLUXOGRAMAS DE PROCESSOS DE NEGOCIO – 2 Parte – Levanta૏
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em julho 16, 2011 js 6:14 am | Resposta
Publicado em Aghatha Maxi Consulting, Documentacao Processos TI, Eurico Haan de Oliveira,
Flowchart, Fluxograma Processo, Gestão da Segurança Informação, Gestão de Serviços de TI,
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Etiquetado 5w2h, Aghatha, Aghatha Maxi Consulting, aghatha.com, analise processo, bpmn, bpms,
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como­desenhar­fluxogramas­de­processos­de­negocio­3­
parte­analise­capacidade­carga­processos « Aghatha Maxi Consulting ± Serviços
Gerenciados de Segurança e Governança de TI
 
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em julho 17, 2011 js 12:21 am | Resposta
em julho 18, 2011 js 3:56 am | Resposta
em julho 19, 2011 js 1:32 pm | Resposta
em julho 31, 2011 js 11:23 am | Resposta
Accioli Moda
 
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ótimo artigo… direto ao ponto, de forma clara e sucinta.
Como Definir uma Politica de Seguranca Informacao –
introducao conceitos estruturas e sugestoes « Aghatha Maxi Consulting – Serviços
Gerenciados de Segurança e Governança de TI
 
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COMO DESENHAR FLUXOGRAMAS DE
PROCESSOS DE NEGÏCIO – 1 Parte – Introducao Conceitos e Modelos « Aghatha
Maxi Consulting – Serviços Gerenciados de Segurança e Governança de TI
 
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[...] através da aplicação racional dos objetivos estabelecidos pela Governança TI ± Parte 1 COMO
DESENHAR FLUXOGRAMAS DE PROCESSOS DE NEGOCIO ± 2 Parte ± Levantamento
Analise e Desenho do&… [...]
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em agosto 20, 2011 js 10:35 am | Resposta
em outubro 8, 2011 js 12:36 pm | Resposta
em maio 14, 2012 js 10:05 pm | Resposta
 
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Faz toda a diferença quando o Analista tem a visão de alto nível da organização, o problema é que essa
visão normalmente só é adquirida com tempo na organização.
jose lauro magalhaes
 
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Tenho sugerido que profissionais de clientes que atendo que utilizem seu material ,.. pois está muito
bem feito ..abraços e sucesso.
COMO DESENHAR FLUXOGRAMAS DE
PROCESSOS DE NEGOCIO ± 2 Parte ± Levantamento Analise e Desenho do Fluxograma «
Aghatha Maxi Consulting ± Serviços Gerenciados de Segurança e Governança de TI « Eurico
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[...] COMO DESENHAR FLUXOGRAMAS DE PROCESSOS DE NEGOCIO ± 2 Parte ±
Levantamento Analise e Desenho do …. ­30.018215 ­51.186295 Share this:TwitterFacebookLike
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FLUXOGRAMAS DE PROCESSOS DE NEGOCIO ± 1 Parte ± Introducao Conceitos e
Modelos
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em julho 7, 2012 js 7:40 pm | Resposta
em julho 12, 2012 js 11:29 am | Resposta
em julho 13, 2012 js 7:01 pm | Resposta
 
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i would like to thank \ou for the efforts \ou have made in writing this article. thanks for \our blog, big
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em dezembro 20, 2012 js 11:28 pm | Resposta
 
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Akiko
 
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