pdfcoffee com_pim-iv-14-pdf-free

Prévia do material em texto

KEBUTUHAN PERUBAHAN ORGANISASI 
(IDENTIFIKASI, ANALISIS , DIAGNOSA PERUBAHAN,
PENETAPAN SASARAN) PESERTA DIKLAT PIM IV
A. DESKRIPSI SINGKAT TUGAS DAN FUNGSI UNIT KERJA
Bedasarkan pasal 7 Peraturan Gubernur Lampung Nomor 45 Tahun 2018 tentang
Pembentukan, Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Daerah Pengelolaan
Kawasan Pusat Olahraga pada Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Lampung. Sub
bagian tata usaha mempunyai tugas melaksanakan dan menyiapkan bahan perencanaan,
kepegawaian, keuangan, perlengkapan, surat menyurat dan rumah tangga UPTD.
Untuk melaksanakan tugas yang dimaksud, Kepala Sub Bagian Tata Usaha UPTD
Pengelolaan Gelanggang Olahraga Dispora Provinsi Lampung mempunyai fungsi:
1. Melaksanakan dan menyiapkan bahan perencanaan 
2. Melaksanakan dan menyiapkan bahan urusan kepegawaian
3. Melaksanakan dan menyiapkan bahan urusan keuangan
4. Melaksanakan dan menyiapkan rumah tangga dan perlengkapan
5. Melaksanakan dan menyiapkan surat menyurat urusan ketatatusahaan
6. Menyiapkan laporan pelaksanaan kegiatan sub bagian tata usaha
7. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
B. ANALISA KEBUTUHAN PERUBAHAN ORGANISASI
Berdasarkan uraian tugas dan fungsinya , terdapat 5 (lima) isu aktual yang berasal dari
tugas pokok dan fungsi penulis dipilih satu melalui analisis APKL (Aktualitas,
Problematik, Kekhalayakan, Layak) . Kelima isu tersebut kemudian diberi bobot dengan
skor 1-5, sebagaimana tergambar dalam tabel berikut :
Tabel 1 Pemilihan Isu Aktual Prioritas 
No Isu actual A P K L Skor
1. Penyusunan rencana kegiatan kurang
optimal 
3 4 3 3 14
2. Pengelolaan administrasi
kepegawaian yang belum optimal
4 4 4 3 15
3. Data dan inventarisasi surat
menyurat belum terstruktur dan
sistematis
4 4 5 4 17
4. Kurangnya kompetensi pegawai di
bidang surat menyurat , dan
kearsipan 
3 3 3 4 13
5. Pelaksanaan inventarisasi barang
yang kurang baik
5 4 5 4 19
Dari kelima isu maka yang dipilih sebagai isu aktual prioritas yaitu pelaksanaan
inventarisasi barang yang kurang baik.
C. DIAGNOSA PERUBAHAN DAN PENETAPAN SASARAN AREA PERUBAHAN
Isu aktual prioritas terpilih perlu diidentifikasi sejumlah masalah setelah
dipertimbangkan penyebab pokok munculnya isu aktual ada beberapa hal. Metode yang
digunakan dalam menentukan Area Organisasi yang bermasalah adalah studi
kepustakaan dengan cara inventirisasi masalah yang berkaitan dengan tugas dan fungsi
kepala Sub Bagian Tata Usaha UPTD Pengelolaan Kawasan Pusat Olahraga, dari hasil
studi renstra ataupun ketentuan perundang-undangan terkait dengan pengembangan seksi
fungsi, diskusi yang berkembang dalam FGD (Focus Group Discussion) maupun arahan
pimpinan.
No KONDISI SAAT INI KONDISI YANG DIHARAPKAN
1 Kegiatan inventarisasi barang kurang 
baik
Kegiatan inventarisasi barang terstruktur
2 Data dan inventarisasi surat menyurat 
belum terstruktur dan sistematis
Tersedianya data inventarisasi surat 
menyurat secara terstruktur dan sistematis 
3 Pengelolaan administrasi kepegawaian 
yang belum optimal
Pengelolaan administrasi kepegawaian 
terstruktur dan sistematis 
Atas dasar tersebut di atas, dirumuskan beberapa permasalahaan sebagai berikut : 
1) Pelaksanaan pencatatan barang inventaris sudah dilakukan, tetapi pelaksanaannya
masih terkendala pada saat input ke dalam aplikasi SIMBADA (program)
2) Informasi pencatatan barang inventaris kantor tidak lengkap. (program)
3) Tidak adanya kartu stock barang untuk pencatatan keluar masuk barang habis
pakai (program)
4) Tidak semua barang inventaris terdapat label nomor kode barang inventaris.
(program)
5) Setiap ruangan di Kantor UPTD tidak terdapat rekap daftar barang ruangan.
(program)
6) Belum lengkapnya kartu inventaris barang. (program)
7) Laporan tentang penerimaan dan pengeluaran barang kepada pihak berwenang
belum tepat waktu (program)
8) Kurangnya pengawasan terhadap barang yang ada dalam gudang persediaan.
(SDM)
9) Masih kurangnya SDM yang kompeten untuk menunjang pelaksanaan
inventarisasi barang. (SDM)
Pemilhan area organisasi yang bermasalah yang menjadi area perubahan dilakukan
dengan tahapan sebagai berikut ;
1. Pengolahan data primer (hasil diskusi dan pembahasan pada rapat pembahasan 
 penyelenggara tugas dan fungsi) serta pengkajian data sekunder ;
2. Data primer berupa jawaban dan saran atas pertanyaan pada area organisasi yang 
 paling bermasalah untuk meningkatkan kinerja Kasubag Tata Usaha UPTD 
 Pengelolaan Kawasan Pusat Olahraga dan dapat diimplementasikan dalam jangka 
 pendek. Persepsi peserta ditabulasikan dalam sebuah tabel persepsi ;
3. Pilihan terbanyak dari peserta rapat yang tertuang dalam tabel dipilih menjadi area 
 perubahan ;
4. Hasil poin 3 di atas dikonsultasikan kepada mentor untuk ditetapkan di berita acara 
 kesepakatan ;
5. Penentuan area perubahan dilengkapi dengan undangan rapat , daftar hadir, notulen 
 rapat, dan foto.
Dari beberapa permasalahan tersebut, dilakukan identifikasi dengan menggunakan
metode USG (Urgent, Seriousness, Growth). Dengan metode ini akan dapat
menghasilkan masalah yang sangat mendesak, berpengaruh dan berdampak dalam
pencapaian tujuan berorganisasi.
No. Identifikasi Masalah U S G Total Rngk
1.
Laporan tentang penerimaan
dan pengeluaran barang
kepada pihak berwenang
belum tepat waktu
3 3 3 9 III
2.
Penginputan barang
menggunakan aplikasi
SIMBADA belum optimal
3 3 4 10 II
3.
Administrasi pelaksanaan
inventarisasi barang kurang
baik
4 5 4 13 I
Pelaksanaan metode USG dilakukan sebagai berikut (tabel 2) :
Keterangan :
Urgency Seriousness Growth
5 : Sangat Mendesak 5 : Sangat Berpengaruh 5 : Sangat Berdampak
4 : Mendesak 4 : Berpengaruh 4 : Berdampak
3 : Cukup Mendesak 3 : Cukup Berpengaruh 3 : Cukup Berdampak
2 : Tidak Mendesak 2 : Tidak Berpengaruh 2 : Tidak Berdampak
1 : Sangat Tidak 
 Mendesak
1 : Sangat Tidak 
 Berpengaruh
1 : Sangat Tidak 
 Berdampak
 
Berdasarkan hasil analisis USG di atas , skor tertinggi adalah pada masalah nomor 3 ,
yaitu administrasi pelaksanaan inventarisasi barang kurang baik. Sehingga area
organisasi yang menjadi area proyek perubahan adalah Optimalisasi Administrasi
Pelaksanaan Inventarisasi Barang di UPTD Pengelolaan Kawasan Pusat Olahraga Dinas
Pemuda dan Olah Raga Provinsi Lampung.
Bandar Lampung, 13 Agustus 2019
PESERTA DIKLAT ATASAN LANGSUNG 
PESERTA DIKLAT
Dra. S ri Mastini
Pembina Tk. I
NIP. 19641028 199103 2 003
G unawan, SE, MM 
Pembina Tk. I
NIP. 19720512 199803 1 007
KESEPAKATAN AREA PROYEK PERUBAHAN PESERTA DIKLAT
PIM TINGKAT IV
A. DESKRIPSI SINGKAT TUGAS DAN FUNGSI UNIT KERJA
Bedasarkan pasal 7 Peraturan Gubernur Lampung Nomor 45 Tahun 2018 tentang
Pembentukan, Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Daerah Pengelolaan
Kawasan Pusat Olahraga pada Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Lampung. Sub
bagian tata usaha mempunyai tugas melaksanakan dan menyiapkan bahan perencanaan,
kepegawaian, keuangan, perlengkapan, surat menyurat dan rumah tangga UPTD.
Untuk melaksanakan tugas yang dimaksud, Kepala Sub Bagian Tata Usaha UPTD
Pengelolaan Gelanggang Olahraga Dispora Provinsi Lampung mempunyai fungsi:
1. Melaksanakan dan menyiapkan bahan perencanaan 
2. Melaksanakan dan menyiapkan bahan urusan kepegawaian
3. Melaksanakan dan menyiapkan bahan urusan keuangan
4. Melaksanakan dan menyiapkan rumah tangga dan perlengkapan
5. Melaksanakan dan menyiapkan surat menyurat urusan ketatatusahaan
6. Menyiapkan laporan pelaksanaan kegiatan sub bagian tata usaha
7. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
B. AREA ORGANISASI YANG BERMASALAH
Fokus proyek perubahan ini adalah Administrasi pelaksanaan inventarisasi barang
kurang baik.
C. AREA ORGANISASI YANG MENJADI AREA PERUBAHAN 
Skope areaperubahan yang di sepakati untuk dilanjutkan sebagai proyek
perubahan adalah optimalisasi administrasi Pelaksanaan Inventarisasi Barang di
UPTD Pengelolaan Kawasan Pusat Olahraga Dinas Pemuda dan Olah Raga
Provinsi Lampung.
Hajimena, 1 Agustus 2019
Peserta Diklat
Dra. S ri Mastini
Pembina Tk. I
NIP. 19641028 199103 2 003
Mentor Coach
G unawan , SE, MM
Pembina Tk. I
NIP. 19720512 199803 1 007
Ir. Yulizar Komala Saniyati, MTA
Pembina Utama Madya / IV D
NIP. 195807261983032004
Kepala BPSDM
PENGAJUAN JUDUL ALTERNATIF PROYEK PERUBAHAN 
DIKLAT PIM IV TAHUN 2019
1. N AM A Dra. Sri Mastini
2. JABATAN Kasubbag TU UPTD Pengelolaan Kawasan Pusat Olahraga Dinas
Pemuda dan Olah Raga Provinsi Lampung
3 TUPOKSI Tugas Pokok :
Melaksanakan dan menyiapkan bahan perencanaan ,kepegawaian
keuangan, perlengkapan,surat menyurat dan rumahtangga UPTD
Pengelolaan Kawasan Pusat Olahraga Dinas Pemuda dan Olah
Raga Provinsi Lampung
4. Fungsi : 
1. Melaksanakan dan menyiapkan bahan perencanaan 
2. Melaksanakan dan menyiapkan bahan urusan kepegawaian
3. Melaksanakan dan menyiapkan bahan urusan keuangan
4. Melaksanakan dan menyiapkan rumah tangga dan
perlengkapan
5. Melaksanakan dan menyiapkan surat menyurat urusan
ketatatusahaan
6. Menyiapkan laporan pelaksanaan kegiatan sub bagian tata
usaha
7. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan 
5. DIKLAT PIM IV PEMERINTAH PROVINSI LAMPUNG TAHUN 2019
6. PEMBIMBING
Usul Judul :
Alternatif 1 OPTIMALISASI PELAKSANAAN INVENTARISASI BARANG
UNTUK MEWUJUDKAN ADMINISTRASI TEPAT GUNA PADA
UPTD PENGELOLAAN KAWASAN PUSAT OLAH RAGA DINAS
PEMUDA DAN OLAH RAGA PROVINSI LAMPUNG 
Aternatif 2 OPTIMALISASI DATA DAN INVENTARISASI SURAT
MENYURAT YANG TERSTRUKTUR DAN SISTEMATIS GUNA
MENINGKATKAN ADMINISTRASI SURAT MENYURAT
DALAM RANGKA PERBAIKAN SISTEM PADA UPTD
PENGELOLAAN KAWASAN PUSAT OLAH RAGA PROVINSI
LAMPUNG
Alternatif 3 PENINGKATAN SISTEM ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
SECARA DIGITAL DALAM RANGKA MEWUJUDKAN
ADMINISTRASI TEPAT GUNA PADA UPTD PENGELOLAAN
KAWASAN PUSAT OLAHRAGA DI PROVINSI LAMPUNG
CATATAN PEMBIMBING
JUDUL YANG DISETUJUI
Hajimena, 15 Agustus 2019
Peserta Diklat
Dra. S ri Mastini
Pembina Tk. I
NIP. 19641028 199103 2 003
Mentor 
G unawan , SE, MM
Pembina Tk. I
NIP. 19720512 199803 1 007
Coach 
Ir. Yulizar Komala Saniyati,MTA
Pembina Utama Madya / IV D
NIP. 195807261983032004
Kepala BPSDM
PENGAJUAN JUDUL PROYEK PERUBAHAN DIKLAT PIM IV TAHUN 2019
1. N AM A Dra. Sri Mastini
2. JABATAN Kasubbag TU UPTD Pengelolaan Kawasan Pusat Olahraga Dinas
Pemuda dan Olah Raga Provinsi Lampung
3 TUPOKSI Tugas Pokok :
Melaksanakan dan menyiapkan bahan perencanaan ,kepegawaian
keuangan, perlengkapan,surat menyurat dan rumahtangga UPTD
Pengelolaan Kawasan Pusat Olahraga Dinas Pemuda dan Olah
Raga Provinsi Lampung
4. Fungsi : 
1. Melaksanakan dan menyiapkan bahan perencanaan 
2. Melaksanakan dan menyiapkan bahan urusan kepegawaian
3. Melaksanakan dan menyiapkan bahan urusan keuangan
4. Melaksanakan dan menyiapkan rumah tangga dan
perlengkapan
5. Melaksanakan dan menyiapkan surat menyurat urusan
ketatatusahaan
6. Menyiapkan laporan pelaksanaan kegiatan sub bagian tata
usaha
7. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan 
5. DIKLAT PIM IV PEMERINTAH PROVINSI LAMPUNG TAHUN 2019
6. PEMBIMBING
USUL JUDUL :
Alternatif 1 OPTIMALISASI PELAKSANAAN INVENTARISASI BARANG
UNTUK MEWUJUDKAN ADMINISTRASI TEPAT GUNA PADA
UPTD PENGELOLAAN KAWASAN PUSAT OLAH RAGA DINAS
PEMUDA DAN OLAH RAGA PROVINSI LAMPUNG 
Hajimena, 15 Agustus 2019
Peserta Diklat
Dra. S ri Mastini
Pembina Tk. I
NIP. 19641028 199103 2 003
Mentor Coach 
G unawan , SE, MM
Pembina Tk. I
NIP. 19720512 199803 1 007
Ir. Yulizar Komala Saniyati,MTA
Pembina Utama Madya / IV D
NIP. 195807261983032004
Kepala BPSDM
Lampiran 2:
FORMULIR KEGIATAN PESERTA DIKLAT 
PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP
Nama Peserta : Dra. SRI MASTINI
Jabatan : Kasubag TU UPTD Pengelolaan Kawasan Pusat 
Olahraga 
Instansi : Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Lampung
Rencana Area Perubahan : Optimalisasi Administrasi Pelaksanaan Inventarisasi 
Barang di UPTD Pengelolaan Kawasan Pusat 
Olahraga Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi 
Lampung.
NO HARI/TGL KEGIATAN OUTPUT
INFO KE
COACH TGL
PARAF
MENTOR
1. Rabu 
07-08-2019
Koordinasi/ Konsultasi
dengan Mentor.
Rapat Pembentukan 
Tim Efektif Proyek
Perubahan di UPTD
Pengelolaan Kawasan
Pusat Olah Raga Dinas
Pemuda dan Olah Raga
Provinsi Lampung
1.Undangan
2.Daftar hadir
3.Notulen Rapat
4.Dokumentasi
5.Draft SK Tim
 Efektif 
2. Kamis, 
08-08-2019
Rapat Persiapan Proyek 
Perubahan :
1. Tupoksi Kasubag TU 
UPTD Pengelolaan 
Kawasan Pusat Olah 
Raga Dinas Pemuda 
dan Olah Raga 
Provinsi Lampung
2. Identifikasi Masalah 
yang berkaitan 
dengan tupoksi 
Kasubag TU
3. Analisis APKL isu 
aktual prioritas 
1.Undangan Rapat
2.Daftar Hadir
3.Notulen Rapat
4.Dokumentasi
3. Jumat
09-08-2019
Rapat Persiapan Proyek 
Perubahan :
1. Pemaparan identifikasi 
penyebab masalah 
yang dianalisis dengan 
menggunakan metode 
1.Undangan Rapat
2.Daftar Hadir
3.Notulen Rapat
4.Dokumentasi
NO HARI/TGL KEGIATAN OUTPUT
INFO KE
COACH TGL
PARAF
MENTOR
USG (Urgent, 
Seriousness, Growth)
2. Diskusi dan 
pembahasan 
3. Penentuan rumusan 
masalah 
4. Senin,
12-08-2019
Rapat Persiapan Proyek 
Perubahan : 
Pembahasan dan 
penentuan area proyek 
perubahan 
1.Undangan Rapat
2.Daftar Hadir
3.Notulen Rapat
4.Dokumentasi
5. Selasa, 
13-08-2019
1. Diskusi tentang 
area proyek 
perubahan dengan
mentor
2. Penetapan Judul 
Proyek Perubahan
1.Judul Proyek 
Perubahan yang 
telah disetujui 
Mentor
Bandar Lampung, ,………………
Peserta Diklat
Dra. S ri Mastini
Pembina Tk. I
NIP. 19641028 199103 2 003
DAFTAR HADIR RAPAT PEMBAHASAN PERSIAPAN PROYEK PERUBAHAN
PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF PROYEK PERUBAHAN
Hari/Tanggal : Rabu, 7 Agustus 2019
Tempat : Ruang Kasubag TU UPTD Pengelolaan Kawasan Pusat Olah Raga 
 Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Lampung
Peserta : Tim Efektif dan Kepala UPTD Pengelolaan Kawasan Pusat Olah 
 Raga Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Lampung
No. Nama Jabatan Tandatangan
1 Gunawan, SE, MM Kepala UPTD
2 Dra. Sri Mastini Ketua
3 Sahril Alian, SE Sekretaris
4 Indra Adhi Saputra, S.Kom Anggota
5 Efrida Nurphi Notulen
6 Evriyani Anggota
Bandar Lampung, …….Agustus 2019
Ketua Kelompok
Dra. Sri Mastini
Mengetahui ;
Pembimbing / Coach
Ir. Yulizar Komala Saniyati,MTA
Pembina Utama Madya / IV D
NIP. 195807261983032004
PEMERINTAH PROVINSI LAMPUNG
DINAS PEMUDA DAN OLAH RAGA
UPTD PENGELOLAAN KAWASAN PUSAT OLAHRAGA
Jl. Sumpah Pemuda PKOR Way Halim – Bandar Lampung
Nomor : 
Sifat surat : Biasa
Lampiran : 1 berkas surat
Hal : Undangan
Kepada
Yth. Nama daftar undangan terlampir
 di
 Tempat
 Sehubungan dengan rencana Implementasi Proyek Perubahan UPTD
Pengelolaan Pusat Olah Raga Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Lampung
sebagai tindak lanjut dari Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2019
Provinsi Lampung maka perlu pembentukan Tim Efektif untuk pelaksanaan
Proyek Perubahan tersebut , maka kami mengundang untuk hadir pada rapat
tersebut yang akan dilaksanakan pada :
Hari/ Tanggal : Rabu, 7 Agustus 2019
Waktu : 10.00 s/d selesai
Tempat : Ruang Kasubag TU UPTD Pengelolaan Kawasan
 Pusat Olah Raga Dinas Pemuda dan Olah Raga 
 Provinsi Lampung
 Mengingat pentingnya kegiatan ini maka kami memohon kehadirannya, atas
perhatiannya kami ucapkan terima kasih. 
Bandar Lampung, 6 Agustus 2019
Kasubag TU
Dra. S ri Mastini
Pembina Tingkat I
NIP 19641028 199103 2 003
PEMERINTAH PROVINSI LAMPUNG
DINAS PEMUDA DAN OLAH RAGA
UPTD PENGELOLAAN KAWASAN PUSAT OLAHRAGA
Jl. Sumpah Pemuda PKOR Way Halim – Bandar Lampung
Nomor : 
Sifat surat : Biasa
Lampiran :1 berkas surat
Hal : Undangan
Kepada
Yth. Nama daftar undangan terlampir
 di
 Tempat
 Sehubungan dengan rencana Implementasi Proyek Perubahan UPTD
Pengelolaan Pusat Olah Raga Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Lampung
sebagai tindak lanjut dari Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2019
Provinsi Lampung maka perlu pembentukan Tim Efektif untuk pelaksanaan
Proyek Perubahan tersebut , maka kami mengundang untuk hadir pada rapat
tersebut yang akan dilaksanakan pada :
Hari/ Tanggal : Rabu, 7 Agustus 2019
Waktu : 10.00 s/d selesai
Tempat : Ruang Kasubag TU UPTD Pengelolaan Kawasan
 Pusat Olah Raga Dinas Pemuda dan Olah Raga 
 Provinsi Lampung
 Mengingat pentingnya kegiatan ini maka kami memohon kehadirannya, atas
perhatiannya kami ucapkan terima kasih. 
Bandar Lampung, 6 Agustus 2019
Kepala UPTD Pengelolaan Kawasan Pusat
Olahraga
GUNAWAN, SE, MM
Pembina Tk. I
NIP. 19720512 199803 1 007
LAMPIRAN 1 :
No Bidang / Seksi Jumlah
1 Kepala UPTD Pengelolaan Kawasan Pusat Olahraga 1 orang
2 Kasi Pelayanan UPTD Pengelolaan Kawasan Pusat Olahraga 1 orang
3 Kasi Teknis UPTD Pengelolaan Kawasan Pusat Olahraga 1 orang
4 Staf Tata Usaha UPTD Pengelolaan Kawasan Pusat Olahraga 4 orang
NOTULEN RAPAT TIM EFEKTIF PROYEK PERUBAHAN
Hari : Rabu
Tanggal : 7 Agustus 2019
Tempat : Ruang Kasubag TU UPTD Pengelolaan Kawasan Pusat Olah Raga 
 Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Lampung
Peserta : Tim Efektif
Hasil Rapat :
1. Kepala UPTD Pengelolaan Kawasan Pusat Olah Raga Dinas Pemuda dan Olah Raga
Provinsi Lampung membuka rapat dan menyampaikan arahan dan petunjuk yang
harus dilakukan oleh tim efektif dalam rangka mendukung proyek perubahan yang
akan dilaksanakan oleh Siswa Diklat PIM Tk. IV atas nama Dra. Sri Mastini.
2. Dra. Sri Mastini selaku siswa Diklat PIM Tk. IV memberikan penjelasan mengenai
Diklat PIM Tk. IV Provinsi Lampung yang mengharuskan adanya Proyek Perubahan
di Organisasi terutama di UPTD Pengelolaan Kawasan Pusat Olah Raga Dinas
Pemuda dan Olah Raga Provinsi Lampung
3. Adanya kesepakatan oleh seluruh peserta rapat untuk mendukung seluruh kegiatan
proyek perubahan yang akan dilaksanakan.
4. Pembentukan Tim Efektif Proyek Perubahan di UPTD Pengelolaan Kawasan Pusat
Olah Raga Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Lampung dengan Dra. Sri Mastini
sebagai Ketua Proyek Perubahan
Bandar Lampung, 7 Agustus 2019
Notulen
Efrida Nurphi
PEMERINTAH PROVINSI LAMPUNG
DINAS PEMUDA DAN OLAH RAGA
UPTD PENGELOLAAN KAWASAN PUSAT OLAHRAGA
Jl. Sumpah Pemuda PKOR Way Halim – Bandar Lampung
S U R A T P E R I N T A H
 Nomor : 
Kepala UPTD Pengelolaan Kawasan Pusat Olah Raga Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi
Lampung dengan ini memberikan perintah, kepada :
No Nama /NIP Jabatan Kapasitas
1. Dra. Sri Mastini Kasubag TU Ketua 
2. Sahril Alian, SE Pengelola Sekretaris 
3. Indra Adhi Saputra, S.Kom Pengelola Barang Bendahara 
4. Efrida Nurphi Administrasi Notulen
5. Evriyani Administrasi Anggota
Untuk : Melaksanakan tugas sebagai Tim Efektif pada pelaksanaan
Proyek Perubahan DIKLATPIM Tk. IV Provinsi Lampung
Tahun 2019 di UPTD Pengelolaan Kawasan Pusat Olah Raga
Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Lampung .
Berlaku dari : 7 Agustus s/d 31 Desember 2019
Keterangan : Agar yang bersangkutan dapat melaksanakan tugas dengan
baik dan penuh tanggungjawab.
Bandar Lampung, 7 Agustus 2019
Kepala UPTD Pengelolaan Kawasan Pusat Olah Raga Dinas
Pemuda dan Olah Raga Provinsi Lampung,
GUNAWAN, SE, MM
Pembina Tk. I
NIP. 19720512 199803 1 007
DAFTAR HADIR RAPAT PERSIAPAN PROYEK PERUBAHAN
PEMBAHASAN TUPOKSI KASUBAG TU UPTD PENGELOLAAN 
KAWASAN PUSAT OLAH RAGA DISPORA PROVINSI LAMPUNG
Hari/Tanggal : Kamis, 8 Agustus 2019
Tempat : Ruang Kasubag TU UPTD Pengelolaan Kawasan Pusat Olah Raga 
 Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Lampung
Peserta : Tim Efektif
No. Nama Jabatan Tandatangan
1 Dra. Sri Mastini Kasubag TU
2 Sahril Alian, SE Pengelola Keuangan
3 Indra Adhi Saputra, S.Kom Pengelola Sarana dan Prasarana
4 Efrida Nurphi Pengadministrasi Umum
5 Evriyani Pengadministrasi Umum
PESERTA DIKLATPIM TK.IV,
Dra. Sri Mastini 
NIP 19641028 199103 2 003
PEMERINTAH PROVINSI LAMPUNG
DINAS PEMUDA DAN OLAH RAGA
UPTD PENGELOLAAN KAWASAN PUSAT OLAHRAGA
Jl. Sumpah Pemuda PKOR Way Halim – Bandar Lampung
Nomor : 
Sifat surat : Biasa
Lampiran : 1 berkas surat
Hal : Undangan
Kepada
Yth. Tim Efektif Proyek Perubahan
 Diklat PIM Tk IV
 di
 Tempat
Sehubungan dengan rencana Implementasi Proyek Perubahan UPTD
Pengelolaan Pusat Olah Raga Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Lampung
sebagai tindak lanjut dari Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2019
Provinsi Lampung, maka kami mengundang untuk hadir pada rapat tersebut
yang akan dilaksanakan pada :
Hari/ Tanggal : Kamis , 8 Agustus 2019
Waktu : 10.00 s/d selesai
Tempat : Ruang Kasubag TU UPTD Pengelolaan Kawasan
 Pusat Olah Raga Dinas Pemuda dan Olah Raga 
 Provinsi Lampung
Mengingat pentingnya kegiatan ini maka kami memohon
kehadirannya, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih. 
Bandar Lampung, 7 Agustus 2019
Kasubag TU
Dra. S ri Mastini
Pembina Tingkat I
NIP 19641028 199103 2 003
NOTULEN RAPAT TIM EFEKTIF PROYEK PERUBAHAN
Hari : Kamis
Tanggal : 8 Agustus 2019
Tempat : Ruang Kasubag TU UPTD Pengelolaan Kawasan Pusat Olah Raga 
 Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Lampung
Peserta : Tim Efektif
Hasil Rapat :
1. Ketua Tim Efektif Proyek Perubahan di UPTD Pengelolaan Kawasan Pusat Olah
Raga Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Lampung dengan Dra. Sri Mastini
menyampaikan pembahasan tentang permasalahan Tupoksi Kasubag TU dan
menjelaskan bagian permasalahan pada tupoksi Kasubag TU.
2. Pemaparan tentang analisa kebutuhan perubahan organisasi melalui APKL
Berdasarkan analisa kebutuhan organisasi, terdapat 5 isu aktual tupoksi Kasubag TU
UPTD Pengelolaan Kawasan Pusat Olah Raga Dinas Pemuda dan Olah Raga
Provinsi Lampung , yaitu :
 
No Isu aktual A P K L Skor
1. Penyusunan rencana kegiatan
kurang optimal 
3 4 3 3 14
2. Pengelolaan administrasi
kepegawaian yang belum optimal
4 4 4 3 15
3. Data dan inventarisasi surat
menyurat belum terstruktur dan
sistematis
4 4 5 4 17
4. Kurangnya kompetensi pegawai di
bidang surat menyurat , dan
kearsipan 
3 3
3
4 13
5. Pelaksanaan inventarisasi barang
yang kurang baik
5 4 5 4 19
 
3. Hasil diskusi berdasarkan analisis APKL , didapatkan masalah utama di UPTD
Pengelolaan Kawasan Pusat Olah Raga Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Lampung
yaitu pelaksanaan inventarisasi barang yang kurang baik 
 Bandar Lampung, 8 Agustus 2019
Notulen
Efrida Nurphi
DAFTAR HADIR RAPAT PERSIAPAN PROYEK PERUBAHAN
PEMBAHASAN ANALISIS USG PERMASALAHAN TUPOKSI 
KASUBAG TU PENGELOLAAN KAWASAN PUSAT OLAH RAGA 
DINAS PEMUDA DAN OLAH RAGA PROVINSI LAMPUNG
Hari/Tanggal : Jumat, 9 Agustus 2019
Tempat: Ruang Kasubag TU UPTD Pengelolaan Kawasan Pusat Olah Raga Dinas 
 Pemuda dan Olah Raga Provinsi Lampung
Peserta : Tim Efektif
No. Nama Jabatan Tandatangan
1 Dra. Sri Mastini Kasubag TU
2 Sahril Alian, SE Pengelola Keuangan
3 Indra Adhi Saputra, S.Kom Pengelola Sarana dan Prasarana
4 Efrida Nurphi Pengadministrasi Umum
5 Evriyani Pengadministrasi Umum
PESERTA DIKLATPIM TK.IV,
Dra. Sri Mastini 
NIP 19641028 199103 2 003
PEMERINTAH PROVINSI LAMPUNG
DINAS PEMUDA DAN OLAH RAGA
UPTD PENGELOLAAN KAWASAN PUSAT OLAHRAGA
Jl. Sumpah Pemuda PKOR Way Halim – Bandar LampungNomor : 
Sifat surat : Biasa
Lampiran : 1 berkas surat
Hal : Undangan
Kepada
Yth. Tim Efektif Proyek Perubahan
 Diklat PIM Tk IV
 di
 Tempat
 Sehubungan dengan rencana Implementasi Proyek Perubahan UPTD Pengelolaan
Pusat Olah Raga Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Lampung sebagai tindak
lanjut dari Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2019 Provinsi Lampung, maka
kami mengundang untuk hadir pada rapat tersebut yang akan dilaksanakan pada :
Hari/ Tanggal : Jumat , 9 Agustus 2019
Waktu : 10.00 s/d selesai
Tempat: Ruang Kasubag TU UPTD Pengelolaan Kawasan Pusat Olah Raga
 Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Lampung
 Mengingat pentingnya kegiatan ini maka kami memohon kehadirannya, atas
perhatiannya kami ucapkan terima kasih. 
Bandar Lampung, 8 Agustus 2019
Kasubag TU
Dra. S ri Mastini
Pembina Tingkat I
NIP 19641028 199103 2 003
NOTULEN RAPAT TIM EFEKTIF PROYEK PERUBAHAN
Hari : Jumat
Tanggal : 9 Agustus 2019
Tempat : Ruang Kasubag TU UPTD Pengelolaan Kawasan Pusat Olah Raga 
 Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Lampung
Peserta : Tim Efektif
Hasil Rapat :
1. Ketua Tim Efektif Proyek Perubahan di dengan Dra. Sri Mastini menyampaikan
pembahasan tentang permasalahan identifikasi penyebab masalah pelaksanaan
inventarisasi barang yang kurang baik pada Sub Bagian TU UPTD Pengelolaan
Kawasan Pusat Olah Raga Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Lampung.
2. Pemaparan tentang identifikasi penyebab masalah tersebut dianalisis dengan
menggunakan metode USG (Urgent, Seriousness, Growth). Dengan metode ini akan
dapat menghasilkan masalah yang sangat mendesak, berpengaruh dan berdampak
dalam pencapaian tujuan berorganisasi.
3. Hasil identifikasi dengan metode USG didapatkan data sbb :
No. Identifikasi Masalah U S G Total Rngk
1.
Laporan tentang penerimaan
dan pengeluaran barang
kepada pihak berwenang
belum tepat waktu
3 3 3 9 III
2.
Penginputan barang
menggunakan aplikasi
SIMBADA belum optimal
3 3 4 10 II
3.
Administrasi pelaksanaan
inventarisasi barang belum
kurang baik
4 5 4 13 I
4. Dari identifikasi penyebab masalah menggunakan metode USG di atas, maka didapat
prioritas masalah yang ada di UPTD Pengelolaan Kawasan Pusat Olah Raga Dinas
Pemuda dan Olah Raga Provinsi Lampung adalah administrasi pelaksanaan inventarisasi
barang kurang baik.
 Bandar Lampung, 9 Agustus 2019
Notulen
Efrida Nurphi
DAFTAR HADIR RAPAT PERSIAPAN PROYEK PERUBAHAN
PEMBAHASAN DAN PENETAPAN AREA PERUBAHAN 
Hari/Tanggal : Senin, 12 Agustus 2019
Tempat: Ruang Kasubag TU UPTD Pengelolaan Kawasan Pusat Olah Raga Dinas 
 Pemuda dan Olah Raga Provinsi Lampung
Peserta : Tim Efektif
No. Nama Jabatan Tandatangan
1 Dra. Sri Mastini Kasubag TU
2 Sahril Alian, SE Pengelola Keuangan
3 Indra Adhi Saputra, S.Kom Pengelola Sarana dan Prasarana
4 Efrida Nurphi Pengadministrasi Umum
5 Evriyani Pengadministrasi Umum
PESERTA DIKLATPIM TK.IV,
Dra. Sri Mastini 
NIP. 19641028 199103 2 003
PEMERINTAH PROVINSI LAMPUNG
DINAS PEMUDA DAN OLAH RAGA
UPTD PENGELOLAAN KAWASAN PUSAT OLAHRAGA
Jl. Sumpah Pemuda PKOR Way Halim – Bandar Lampung
Nomor : 
Sifat surat : Biasa
Lampiran : 1 berkas surat
Hal : Undangan
Kepada
Yth. Tim Efektif Proyek Perubahan
 Diklat PIM Tk IV
 di
 Tempat
Sehubungan dengan rencana Implementasi Proyek Perubahan UPTD Pengelolaan
Pusat Olah Raga Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Lampung sebagai tindak lanjut dari
Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2019 Provinsi Lampung, maka kami mengundang
untuk hadir pada rapat tersebut yang akan dilaksanakan pada :
Hari/ Tanggal : Senin , 12 Agustus 2019
Waktu : 10.00 s/d selesai
Tempat: Ruang Kasubag TU UPTD Pengelolaan Kawasan Pusat Olah Raga
 Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Lampung
Mengingat pentingnya kegiatan ini maka kami memohon kehadirannya, atas
perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Bandar Lampung, 10 Agustus 2019
Kasubag TU
Dra. S ri Mastini
Pembina Tingkat I
NIP 19641028 199103 2 003
NOTULEN RAPAT TIM EFEKTIF PROYEK PERUBAHAN
Hari : Senin
Tanggal : 12 Agustus 2019
Tempat : Ruang Kasubag TU UPTD Pengelolaan Kawasan Pusat Olah Raga
 Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Lampung
Peserta : Tim Efektif
Hasil Rapat :
1. Ketua Tim Efektif Proyek Perubahan di dengan Dra. Sri Mastini menyampaikan
pembahasan tentang hasil analisis identifikasi penyebab masalah pelaksanaan
inventarisasi barang yang kurang baik pada Sub Bagian TU UPTD Pengelolaan
Kawasan Pusat Olah Raga Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Lampung dengan
menggunakan metode USG (Urgent, Seriousness, Growth). Dari identifikasi
penyebab masalah menggunakan metode USG di atas, maka didapat prioritas masalah
yang ada di UPTD Pengelolaan Kawasan Pusat Olah Raga Dinas Pemuda dan Olah Raga
Provinsi Lampung adalah administrasi pelaksanaan inventarisasi barang kurang baik.
2. Berdasarkan hasil pertemuan lalu, permasalahan yang ada adalah administrasi
pelaksanaan inventarisasi barang kurang baik.
3. Tim Efektif mengadakan diskusi pembahasan untuk menentukan area proyek
perubahan.
4. Berdasarkan hasil identifikasi permasalahan berdasarkan metode USG tersebut, tim
efektif sepakat area organisasi yang menjadi area proyek perubahan adalah
optimalisasi administrasi pelaksanaan inventarisasi barang di UPTD Pengelolaan
Kawasan Pusat Olahraga Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Lampung
 Bandar Lampung, 12 Agustus 2019
Notulen
Efrida Nurphi
SURAT PERSETUJUAN ATASAN LANGSUNG (MENTOR) 
TERHADAP PROYEK PERUBAHAN 
OPTIMALISASI INVENTARISASI BARANG UNTUK MEWUJUDKAN
ADMINISTRASI TEPAT GUNA PADA UPTD PENGELOLAAN KAWASAN PUSAT
OLAH RAGA DINAS PEMUDA DAN OLAH RAGA PROVINSI LAMPUNG
Yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama Mentor
NIP
Jabatan
Instansi
:
:
:
:
Gunawan, SE, MM
19720512 199803 1 007
Kepala UPTD Pengelolaan Kawasan Pusat Olah Raga 
Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Lampung
UPTD Pengelolaan Kawasan Pusat Olah Raga Dinas 
Pemuda dan Olah Raga Provinsi Lampung
Memberikan persetujuan/menyetujui Proyek Perubahan yang berjudul Optimalisasi
Inventarisasi Barang Untuk Mewujudkan Administrasi Tepat Guna Pada UPTD Pengelolaan
Kawasan Pusat Olah Raga Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Lampung, untuk
diimplementasikan dalam tahap Laboratorium Kepemimpinan (Breaktrough II) Diklat
Kepemimpinan Tingkat IV Tahun 2019 Provinsi Lampung :
Nama Mentor
NIP
Jabatan
Peserta
:
:
:
:
Dra. Sri Mastini
19641028 199103 2 003
Kepala UPTD Pengelolaan Kawasan Pusat Olah Raga 
Dinas Pemuda dan Olah raga Provinsi Lampung
Diklatpim IV Tahun 2019 Provinsi Lampung
Demikian surat persetujuan ini untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Bandar Lampung, 13 Agustus 2019
Kepala UPTD Pengelolaan Kawasan Pusat Olah Raga
 Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Lampung,
GUNAWAN, SE, MM
Pembina Tk. I
NIP. 19720512 199803 1 007
LAPORAN MINGGUAN
BREAKTHROUGH 1 (LABORATORIUM KEPEMIMPINAN) 
MINGGU 1 (KE SATU)
PROYEK PERUBAHAN
OPTIMALISASI PELAKSANAAN INVENTARISASI BARANG UNTUK
MEWUJUDKAN ADMINISTRASI TEPAT GUNA PADA UPTD
PENGELOLAAN KAWASAN PUSAT OLAH RAGA DINAS 
PEMUDA DAN OLAH RAGA PROVINSI LAMPUNG
DI SUSUN OLEH :
Dra. SRI MASTINI
NIP. 19641028 199103 2 003
DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV
PROVINSI LAMPUNG 
TAHUN 2019