Modulo 1- 1.1 Gestão de tempo

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Modulo 1 – GESTÃO DE TEMPO
1. Fundamentos
2. A Matriz do Tempo
3. Trabalhando os quadrantes
4. Preparando a Casa
5. Planejamento semanal
6. Dicas importantes 
1- Fundamentos
Introdução
A gestão do tempo é uma habilidade crucial em todos os aspectos da vida, especialmente no ambiente profissional. A gestão do tempo eficaz pode ajudá-lo a ser mais produtivo, a alcançar suas metas com mais facilidade, além de uma melhor qualidade de vida.
Objetivos da aula
· Aprender a gerenciar o tempo;
· Conhecer habilidades de organização;
· Aprender a monitorar tarefas.
 
Resumo
Diante dos avanços tecnológicos, a sociedade tornou-se cada vez mais imediatista diante dos resultados e respostas. Tudo parece ser para ontem, com uma urgência e emergência descomunais. Nesse cenário contemporâneo, o estresse e a ansiedade tornam-se triviais.
Somos cobrados constantemente pelos gestores, com metas inatingíveis, apresentação e desenvolvimento de estratégias gigantescas. O brainstorming tornou-se uma obrigatoriedade e, em muitos casos, está relacionado a um tsunami, sem precedentes, com objetivos muitas vezes inatingíveis e abstratos. Há organizações que, mesmo diante desse quadro, ainda insistem em não investir na qualidade de vida e bem-estar de seus colaboradores.
A realidade da vida pessoal não difere das exigências e demandas cotidianas no trabalho. As expectativas de familiares e amigos por atenção, na maioria das vezes, podem ser impiedosas e brutais, afetando diretamente nossa saúde mental.
Analisando esse cenário, desenvolver uma gestão do tempo tornou-se um fator primordial.
Com o objetivo de desenvolver uma relação eficaz entre você e suas tarefas, compromissos, demandas e contatos, convido você a refletir sobre alguns aspectos necessários para essa gestão de tempo: você gostaria de ter mais tempo em sua vida? Para quê?
 
Reflexões sobre a Gestão do Tempo
Vamos analisar algumas frases?
1. “Tempo é dinheiro! ou Tempo é dinheiro?”
Existem ditados que considero dúbios, principalmente se não soubermos interpretá-los. Já que tempo é dinheiro, o trabalho é uma constância incessante?  Se o dia tivesse 12 horas a mais, trabalharíamos todas elas para gerar mais dinheiro?
Em outro cenário, se eu conseguir reduzir a realização de minhas tarefas em 4 horas, terei mais tempo para gerar mais dinheiro. Aqui temos um embate dos grandes, há quem concorde ou discorde veementemente. Convido você a fazer a seguinte reflexão: em boa parte do tempo podemos desenvolver produtividade e atender as metas, focados no equilíbrio trabalho/qualidade de vida, e não somente no dinheiro (espécie).
 
2. “Isso é coisa para quem é organizado demais.”
Quanto mais desenvolver sua habilidade de organização e gerenciamento de suas tarefas, você tornará seu tempo mais assertivo. É possível desenvolver ótimas técnicas para melhorar sua relação com o tempo. Contudo, o mais importante é agir. Mova-se! Afinal, buscar qualidade na gestão de tempo é seu desafio.
“Torna a minha vida muito programada.”
 
3. “Sou uma máquina, como assim? Sou Programada!!”
Esta interpretação errônea deve ser desconsiderada. Acreditar que o processo de organização é um martírio, pois sua agenda está engessada e estática no desenvolver de suas atividades é uma compreensão equivocada. Ao surgir uma nova demanda ou tarefa, você terá maior controle sobre os prazos e estratégias para o desenvolvimento. Assim, quanto melhor for o planejamento de seus compromissos e tarefas, maior liberdade de ação você terá no seu dia a dia.
 
4. “Minha vida profissional e pessoal são distintas e separadas.”
Uma das certezas da vida é que somos indissociáveis de nossa vida pessoal e profissional. Analise seu comportamento no espaço de trabalho e em sua residência com familiares e amigos. Suas ações, forma de vestir, comportamentos e modo de se expressar mudam conforme o ambiente em que está inserido.
A demanda por uma maior organização profissional, resolução de problemas, desenvolvimento de estratégias e cumprimento de metas são fatores que corroboram de modo decisivo para desligamentos ou demissões em massa quando há a necessidade de ajustes no quadro de funcionários nas organizações.
Levar demandas e preocupações profissionais para casa pode ser uma ação perigosa. Afinal, o convívio familiar é primordial e necessário. Reflita o quanto essa postura já complicou o convívio com familiares e amigos. A situação inversa também é um fator dificultoso no ambiente de trabalho. 
Compreender esses fatores, suas realidades e resultados é primordial para que você observe que o sistema de gerenciamento de tempo deve levar em conta todos os papéis do indivíduo, sem fragmentação.
 
Como aplicar na prática o que aprendeu
Agora que você já sabe a importância do gerenciamento de tempo, inicie seu gerenciamento com atividades cotidianas, por exemplo, horário de estudo, lazer com seus filhos, acompanhar familiares em consultas médicas, rotina de exames, entre outros. Vale até mesmo organizar as refeições, vestimenta, passeios, etc.
A cada semana inclui-se uma nova informação, demanda do trabalho, um novo curso, um novo projeto, um hobby, academia, maratonar um seriado, etc.
 
Dica: Lembre-se de utilizar a agenda como sua aliada! 
 
Conteúdo bônus
Tópicos avançados
Sugiro a leitura dos seguintes materiais para aprofundamento do tema.
MOREIRA, Adriana Rodrigues et al. A educação profissional e sua importância no mercado de trabalho. Inova+ Cadernos da Graduação da Faculdade da Indústria, v. 1, n. 2, 2020.
RODRIGUES, Thales Volpe; DE JESUS, Rômulo Gomes; OLIVEIRA, Nathan Peixoto. A importância do gerenciamento de projetos para pequenas e médias empresas. Gestão e Desenvolvimento em Revista, v. 5, n. 1, p. 4-12, 2019.
 
 
Referência Bibliográfica
BARBOSA, Christian. A Tríade do Tempo: a revolução da produtividade pessoal. Rio de, 2004.
BARBOSA, Christian. 60 estratégias práticas para ganhar mais tempo. Sextante, 2013.
COVEY, Stephen. Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes: lições poderosas para a transformação pessoal. Gradiva, Ed, 2017.
2- A Matriz do Tempo
Introdução
Administrar seu próprio tempo e não ter um objetivo final é o mesmo que estar faminto e não se alimentar. A definição das metas é primordial para um planejamento eficaz. É necessário alinhar as metas de curto, médio e longo prazo no seu planejamento semanal, quinzenal e semestral, assegurando que estejam em consonância com os objetivos.
Viver em estado constante de stress em que temos muito trabalho todos os dias, frequentemente resulta em frustração por não termos conseguido concretizar o que planejamos fazer.
Funciona mais ou menos assim: a gente trabalha e tem um dia intenso, com muito estresse, muitos problemas para resolver, muitos conflitos e muitas crises. Mesmo com um livro à espera ou outras atividades produtivas possíveis, a tendência é buscar uma fuga. O desejo de 'desligar' é forte!
Em vez de escolhermos vídeos educativos ou enriquecer nossos conhecimentos, caímos na tentação de perambular pelas redes sociais e assistirmos a fofocas.
Quando o cansaço é grande, não queremos mais fazer nada. Por isso, acabamos escolhendo filmes leves e descompromissados – comédias românticas ou filmes 'água com açúcar' – que demandam pouco de nossa capacidade de reflexão.
 
Objetivos da aula
· Definir metas.
· Estabelecer a diferença entre urgência e importância.
· Elaborar e criar uma Matriz do Tempo.
 
Resumo
A modificação de paradigma na gestão do tempo envolve distinguir suas atividades, sejam elas periódicas e imprevistas em urgência e importância. Mas será que toda urgência é necessariamente importante? 
As metas estão diretamente ligadas à importância. Elas são associadas ao que é importante para você, aos compromissos que estão alinhados com seus interesses, princípios e prioridades. É algo que você define sua importância, sendo o movimento de dentro para fora. Já a urgência está relacionada ao tempo. Geralmente, é algo imposto a você. Nesse caso, o movimento aqui é de fora para dentro, algo externo que chega até você e precisa ser resolvidoem um curto tempo.
As metas desempenham um papel fundamental na gestão eficaz do tempo. Estabelecer metas claras ajuda a definir a direção em que você deseja direcionar seu tempo e esforço, facilitando a priorização das atividades. Com metas bem definidas, é possível identificar quais tarefas são mais importantes para alcançar seus objetivos e alocar seu tempo de acordo. Ter metas pessoais e profissionais definidas pode ser motivador, isso dá um propósito claro para suas ações e ajuda a manter o entusiasmo para completar as tarefas, permitindo que você avalie seu progresso ao longo do tempo. Você pode medir o quão perto está de alcançar suas metas e ajustar seu plano conforme necessário. As metas são essenciais no planejamento estratégico, pois ajudam a definir os passos necessários para alcançá-las, incluindo a definição de prazos e a alocação de recursos de forma eficiente. Isso ajuda a evitar o desperdício de tempo em atividades sem propósito e a tornar-se mais seletivo nas tarefas que escolhe realizar.
As metas são componente vital da gestão do tempo, pois fornecem um quadro de referência para a priorização, motivação e direção, contribuindo para tornar o uso do seu tempo mais eficiente e produtivo.
Portanto, existem tarefas que são simultaneamente importantes e urgentes, como um conflito com um cliente ou um familiar necessitando de cuidados. No entanto, muitas atividades são apenas urgentes e não alinhadas com suas metas, representando, assim, uma mera perda de tempo.
 
Como aplicar na prática o que aprendeu
O tempo é dividido em 4 (quatro) quadrantes:
Fonte: Autoria Própria
Diante das seguintes tarefas e situações, pense em quais quadrantes estaria cada uma delas:
· Crises.
· Problemas urgentes.
· Planejamento.
· Atividades de “fuga”.
· Interrupções desnecessárias.
· Prevenção.
· Relatórios desnecessários.
· Projetos, reuniões e relatórios com prazos finais.
· Preparação (estudo).
· Reuniões, telefonemas, correspondências e e-mails sem importância.
· Telefonemas e e-mails irrelevantes.
· Atividades que desperdiçam o tempo.
· Excesso de TV, internet e pausas prolongadas no trabalho.
· Complicações de alheios sem grande significância.
· Imprevistos.
· Criatividade.
· Construção de relacionamentos.
Agora é a sua vez! Elabore essa ordenação para desenvolver sua aprendizagem.
Fonte: Autoria Própria
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Tópicos avançados
A MATRIZ DE EISENHOWER é uma ferramenta muito intuitiva que distribui funções em quatro tabelas de acordo com a urgência ou importância.
Dessa forma, as tarefas podem ser urgentes, não urgentes, importantes ou sem importância, combinando sempre as duas classificações, que são cruciais para a compreensão das prioridades.
Embora muitas empresas ainda insistam que urgente é sinônimo de importante, os dois conceitos são diferentes. Compreender essa diferença evitará o acúmulo de tarefas e tornará o dia a dia mais enérgico e confiante.
Como sugestão para aprofundamento dos conceitos apresentados, sugiro que assista ao vídeo intitulado ‘MATRIZ DE EISENHOWER (Como Priorizar as Tarefas Certas)’, que está disponível no canal ‘Blog Abri Minha Empresa’ no YouTube.
 
A Matriz do Tempo
É um instrumento extremamente eficiente para o gerenciamento das atividades e, consequentemente, para a otimização do tempo. Ao desenvolver a habilidade de priorizar suas tarefas de modo eficaz, a eficiência no trabalho será progressiva de modo que as metas ao longo prazo sejam mais claras e assertivas. 
Disponível em: https://br.pinterest.com/pin/535435843197879025/. Adaptado pelo autor.
Ladrões do tempo
Os programas de TV são feitos com o intuito de nos entreter. No entanto, tenha consciência disso da próxima vez que ligar a sua TV. O problema é que muitas vezes a gente vai no automático e acaba passando horas na frente da TV e não nos concentramos em nada, só ficamos mudando de canal ou emendando um programa no outro sem nem perceber. A internet, embora seja outra vilã quando o tema é tempo, nos traz muitas informações de forma rápida, nos auxiliando no nosso dia a dia. Uma dica é utilizar aplicativos que monitoram o tempo que passamos nas redes. O Iphone, por exemplo, já tem essa opção. Inclusive, você pode ativar quanto tempo você quer passar por dia em cada aplicativo. Essa função se chama “Foco”. Para os aparelhos Android, existem alguns aplicativos para baixar, por exemplo, o aplicativo “Bem-estar digital”, que oferece a mesma função do Foco do IOS. Assim, você pode ter um controle mais efetivo sobre o tempo que passa em cada aplicativo, ajudando a gerenciar melhor sua relação com a tecnologia.
 
 
Referência Bibliográfica
BARBOSA, Christian. A Tríade do Tempo: a revolução da produtividade pessoal. Rio de, 2004.
BARBOSA, Christian. 60 estratégias práticas para ganhar mais tempo. Sextante, 2013.
COVEY, Stephen. Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes: lições poderosas para a transformação pessoal. Gradiva, Ed, 2017.
 
Trabalhando os quadrantes
Introdução
É fundamental a compreensão dos quadrantes para que, ao distribuir suas tarefas, você perceba uma redução ou até eliminação do desperdício de tempo.
Agora é o momento de colocar em prática. Fique tranquilo, este é o momento perfeito para aprimorar suas percepções diante do cenário de suas atividades tanto profissionais quanto pessoais.
 
Objetivos da aula
· Adequar as suas atividades profissionais;
· Eliminar o que compromete os objetivos;
· Focar nos quadrantes: I, III e IV.
Resumo
Após compreender a distribuição do seu tempo nos 4 quadrantes da matriz do tempo, é necessário fazer um trabalho de redução nos quadrantes I, III e IV. O objetivo é ter cada vez mais tempo para se dedicar ao quadrante II.
 
Como extinguir o quadrante IV?
· Reflexão contínua.
· Atenção com os ladrões do tempo: televisão e internet.
· Gerenciamento do estresse.
· Propósito familiar/pessoal.
 
Como evitar o quadrante III?
· Alinhamento (profissional).
· Discutir a relação (pessoal).
· Esclarecer expectativas.
· Aprender a dizer não e a negociar novos prazos.
· Delegando poder (aumentando o nível de autonomia).
Sendo possível, evite atender todas as suas ligações. Desenvolva uma regra e/ou filtro na origem das ligações recebidas e no momento de atendê-las. A interrupção ao desenvolver uma atividade importante compromete o foco e qualidade da tarefa.
 
Compreender a importância de dizer NÃO
Esta tarefa é um tanto complexa. Dizer não se torna especificamente difícil quando, por mais que a atividade proposta seja de nenhuma importância em sua vida, a pessoa que está pedindo é um parente próximo e/ou amigo.
A relação apresentada entre os problemas relacionados e as dicas irão oportunizar o seu próximo NÃO. Observe:
 
Problemas: 
· - Isso vai contra a sua cultura.
· - Muitas vezes reflete antipatia, rispidez ou falta de atenção.
· - Dicotomia entre a não importância da tarefa e a importância da pessoa.
 
Dicas: 
· - Desenvolva um planejamento semanal como escudo.
· - Reflita sobre a tarefa que você não concluirá para atender ao pedido.
· - Faça os seguintes questionamentos: esta atividade é imprescindível nesse exato momento? Minha presença é indispensável? Há a necessidade de ser realizada essa tarefa?
· - Não use o TALVEZ.
· - Ao superior: transfira a ele a decisão sobre as suas prioridades.
· - Fuja da popularidade e tenha coragem!
 
Como reduzir o quadrante I?
· - Desenvolva um planejamento semanal.
· - Cuidando dos relacionamentos.
· - Delegando.
· - Meta: 25% em urgências.
Para saber o momento certo de dizer não, pese os prós e os contras de cada comportamento, suas prioridades e como você se sente a respeito.
Além disso, o poder da gratidão e da bondade deve ser sempre exercido. Lembre-se de que dizer não a algo não significa dizer não à pessoa que o solicita. Seja educado e mantenha sua posição. Se você for consistente e gentil, verá gradualmente um aumento notável no respeito e na consideração pelos seus valores.
No final das contas, saber dizer “não” nada mais é do que priorizar seus objetivos e, claro, sempre considerar as consequências de suas açõessobre você e os outros.
 
Como aplicar na prática o que aprendeu
Faça uma reflexão e defina quais são as principais atividades pessoais, acadêmicas e/ou profissionais na sua semana nos seguintes quadrantes: QI, QII, QIII e QIV. Para aprofundar ainda mais essa reflexão, reflita:
· O que você faria para eliminar o QII? E o QIV?
· O que você faria para REDUZIR o QI?
 
Conteúdo bônus
Tópicos avançados
Para aprofundar suas pesquisas acerca da gestão do tempo, recomendo a leitura dos materiais abaixo, que estão disponíveis gratuitamente no Google em versão PDF:
· BIRD, Polly. Gestão do tempo. Leya, 2020.
· MOURA, Fernanda Rissi et al. A importância do bem estar no ambiente de trabalho. 2023.
 
 
Referência Bibliográfica
BARBOSA, Christian. A Tríade do Tempo: a revolução da produtividade pessoal. Rio de, 2004.
BARBOSA, Christian. 60 estratégias práticas para ganhar mais tempo. Sextante, 2013.
COVEY, Stephen. Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes: lições poderosas para a transformação pessoal. Gradiva, Ed, 2017.
Preparando a Casa
Introdução
Para um sistema de gerenciamento de tempo efetivo e qualitativo, oriente-se pelos seguintes temas: contatos, compromissos, notas e tarefas. Além disso, a escolha das ferramentas que irão auxiliar no processo de maneira integrada é fundamental. Diante das ferramentas apresentadas, você irá definir, adequar e customizar de maneira que elas sejam adequadas a sua realidade e demandas cotidianas.
 
Objetivos da aula
· Desenvolver sinergia;
· Relacionar as atividades cotidianas em correspondência;
· Desenvolver habilidades para uma rotina organizada.
 
Resumo
Contatos
Registre todos os dados que você tiver de uma pessoa em um só lugar. Anote o número do telefone, e-mail, empresa, cargo, endereço, entre outros dados no seu telefone e/ou no seu provedor de e-mail. Utilize também o campo ‘notas’ do seu contato para anotar qualquer outra informação que ache relevante, por exemplo, a data de aniversário.
Estabeleça o maior network possível. Isso é importante tanto do ponto de vista pessoal quanto profissional. Cultive o “vínculo fraco”, ou seja, mantenha contato com aquelas pessoas que não são do seu vínculo forte. Isso vai facilitar, por exemplo, na busca por novas oportunidades de emprego, facilitando recomendações ou indicações.
Além disso, crie grupos no provedor de e-mail para facilitar comunicações específicas e recorrentes. Seja criterioso com os contatos do Facebook e use o LinkedIn. Essas redes sociais são excelentes ferramentas para cultivar os vínculos fracos. Lembrando que cada rede tem seu perfil específico. O Facebook tem um foco muito mais pessoal e o LinkedIn um foco mais profissional. Portanto, não misture as informações postando sua vida pessoal no LinkedIn, por exemplo. As principais ferramentas para guardar contatos são: celular, provedores de e-mail, computador, agenda física ou digital.
 
Compromissos
Anote todos os compromissos em uma plataforma com lembrete. Mesmo que você tenha o hábito de anotar em sua agenda física, é importante colocar um lembrete no seu celular para maximizar a eficiência dessa prática. Lembrando que o ideal é diminuir o número de interrupções. Então, ajuste os lembretes para que não interrompam suas atividades - seja um aviso via e-mail ou um pop-up na tela. Lembretes antecipados podem ajudar a preparar-se melhor para o compromisso. Ao utilizar um provedor que tenha a opção de agenda faz com que você compartilhe com as pessoas envolvidas as informações da reunião. Nesse caso, peça para elas confirmarem a presença e os demais dados necessários para a reunião, como a pauta, por exemplo, já visível a todos. Utilize a ferramenta “repetir” para eventos recorrentes, como reuniões semanais, mensais e até mesmo aniversários.
Importante: não registre uma tarefa como compromisso. O compromisso está relacionado com outras pessoas. As principais ferramentas para anotar compromissos são: o calendário, Google Agenda, agenda tradicional, entre outros.
 
Anotações
As anotações que estão na nossa construção do conhecimento são de fundamental importância, por isso devem estar organizadas. Defina onde você fará suas anotações, garantindo que possa acessá-las e revisá-las quando necessário. Sempre que apropriado, associe uma tarefa à anotação, evitando que informações valiosas sejam esquecidas. Sugiro que crie pastas em seu computador para organizar artigos, apresentações, entre outras pesquisas. As principais ferramentas para fazer anotações são: aplicativos de celular, Outlook, bloco de notas, folha de anotações, entre outros.
 
Tarefas
Dentre os quatro pilares da gestão do tempo, os dois mais importantes são: os compromissos e as tarefas. Enquanto compromissos envolvem interações e acordos com outras pessoas, tarefas referem-se, na maioria das vezes, a responsabilidades individuais. Lembre-se:
· Registre todas as suas tarefas importantes para que você não caia no erro de responder na urgência e não na importância.
· Use a ferramenta “repetir” para eventos recorrentes.
· Defina sempre um prazo, mesmo que tenha que adiar constantemente.
· Transforme e-mails em tarefas (copiando os dados relevantes).
· Seja criterioso no uso de lembretes.
As principais ferramentas para registrar tarefas são: aplicativos de celular, Google Tarefas, Outlook, bloco de notas, entre outros.
O estilo é um ponto importantíssimo na sua análise. Suas preferências, seu comportamento e características individuais determinarão se o seu estilo é totalmente online, totalmente offline ou misto.
Na prática, é essencial reconhecer e abraçar o estilo que você se sente mais confortável, pois isso impacta diretamente em como você gerenciará eficientemente seu tempo.
                       
Como aplicar na prática o que aprendeu                      
A escolha do seu estilo no dia a dia te ajudará a definir quais ferramentas você utilizará para os 4 pilares da gestão do tempo.
Se você é o tipo de pessoa que funciona utilizando só as ferramentas online, como smartphone, computador e aplicativos, então seu estilo é totalmente online, pois não utiliza nenhum recurso fora da tecnologia digital para se organizar. 
Agora, se você não consegue se organizar com a tecnologia digital e prefere apenas utilizar as agendas, planners e blocos de anotações, como o famoso papel e a caneta, logo seu estilo é totalmente offline. No entanto, se você é híbrido e utiliza parte da tecnologia digital e parte do papel e caneta, seu estilo é o misto. Faça sua análise e defina qual é seu estilo. E a partir disso, será possível definir melhor as ferramentas para cada pilar da gestão do tempo.
  
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Tópicos avançados
Para desenvolver suas aprendizagens e potencializar sua gestão de tempo, sugiro o vídeo intitulado ‘Você supervaloriza as Urgências?’, que está disponível no canal Christian Barbosa no YouTube.
O planejamento visa sempre partir de uma situação atual para atingir uma situação futura desejada através de ações que devem ser feitas em um determinado período.
Assim, as ações previstas em um plano devem ter prazos prefixados (que podem variar ou não a depender da urgência). De acordo com o prazo previsto para a realização dessas ações, pode-se classificar o planejamento em:
· Planejamento de curtíssimo prazo.
· Planejamento de curto prazo.
· Planejamento de médio prazo.
· Planejamento de longo prazo.
Os períodos podem variar para cada pesquisador. No entanto, aqui no nosso curso como o foco é a gestão do tempo, vamos trabalhar com os seguintes prazos para cada tipo de planejamento:
· Curtíssimo prazo: estamos falando daquilo que nos propomos a fazer no dia, tudo o que planejamos para aquele dia. Caso surja algum imprevisto, será necessário reagendar alguma tarefa programada. Além disso, é necessário lembrar sempre da importância e da urgência de cada tarefa. É o que chamamos de follow up diário. O foco é a priorização, garantindo que as atividades mais urgentes e importantes sejam tratadas primeiro.
· Curto prazo: é aquele que realizamos no decorrer de uma semana. Neste planejamento incluímosnossas tarefas da semana, por exemplo, compromissos pessoais e profissionais. O objetivo é trabalhar de maneira prazerosa e produtiva. 
· Médio Prazo: compreende atividades que demorem menos de um ano para serem realizadas e mais do que um mês, como o caso de participação em eventos, viagens nacionais, cursos, treinamentos, entre outros. O objetivo é a organização de rotina, assegurando que nossas atividades diárias estejam em sintonia com nosso propósito maior.
· Longo prazo: são aquelas metas que levam mais de um ano para serem realizadas, como o planejamento de um casamento, a compra de um apartamento ou carro. O objetivo é a construção de um legado, o delineamento do futuro que almejamos.
Veja a tabela a seguir:
 
Fonte: O próprio autor.
 
 
Referência Bibliográfica
COVEY, Stephen R. Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes. São Paulo:Editora Best Seller, 1999, 2a ed.
BARBOSA, Christian. A tríade do tempo. Rio de Janeiro: Editora Sextante, 2011.
BARBOSA, Christian. 60 estratégias práticas para ganhar mais tempo. Rio de Janeiro: Editora Sextante, 2013.
 
Planejamento Semanal
Introdução
Ao desenvolver o seu planejamento semanal, o seu gerenciamento de tempo e assertividade na análise das demandas, os resultados alcançados serão positivos, proporcionando-lhe maior autonomia em suas tarefas. A definição dos papéis e sua importância são instrumentos que lhe possibilitam alavancar a sua produtividade e focar em sua vida pessoal e/ou profissional com mais qualidade de tempo.
 
Objetivos da aula
· Definir os papéis semanais;
· Acompanhar as ações diariamente;
· Realizar uma análise constante.
 
Resumo
Para seu planejamento semanal, é importante desenvolver a prática. Reserve, em média, de 20 a 30 minutos para se dedicar a essa tarefa, que será suficiente para análise e organização.
É importante observar que o planejamento semanal refere-se à organização de sua rotina, com foco na execução, buscando otimizar o tempo destinado ao planejamento. Uma dica é realizar esse planejamento na sexta-feira à tarde, pois essa antecedência permite uma análise com maior tranquilidade. Evite desenvolver essa ação na segunda-feira pela manhã; afinal, a segunda-feira por si, já é desafiadora, pois marca o fim do tão esperado final de semana.
Definir os papéis da semana, atrelado ao planejamento semanal com certeza você terá resultados positivos e esperados. Mas fique atento, o acompanhamento diário é necessário e essa ação irá balizar todas as ações futuras e análises. Pois continuamente haverá novas demandas e análises inseridas em seu contexto. O Foco é no curtíssimo prazo: tarefas e compromissos.
Para toda ação é necessária uma revisão do que já foi realizado, uma análise profunda dos pontos positivos e negativos, além de desenvolver estratégias para potencializar os pontos positivos.
Desenvolver um passo a passo para esse planejamento é primordial:
· Revisão do planejamento da semana antecedente.
· Listar novas tarefas.
· Excluir as tarefas executadas e finalizadas.
· Desenvolver o rastreamento das tarefas delegadas.
· Estrategiar novos prazos para as tarefas não cumpridas.
· Reagendar compromissos não realizados.
Averiguar os compromissos da semana é primordial e necessário. Desenvolver uma análise para dimensionar o quantitativo dos encontros e reuniões em relação às tarefas da semana é importante. Haverá momentos em que o reagendamento se tornará uma ferramenta assertiva e mais produtiva, evitando assim o desperdício de tempo. Esteja atento às demandas: para cada compromisso, analise e avalie os dados e informações. O envio de relatórios é uma ação que consome tempo, pois você precisará trabalhar os dados para que os demais compreendam a análise realizada. Uma boa prática é confirmar os compromissos. É importante que as pessoas saibam que você possui uma agenda e se preocupa com o tempo destinado ao desenvolvimento de um projeto/tarefa.
A definição das tarefas semanais requer uma análise da dimensão, execução e tempo disponível. Adiar os compromissos para a semana subsequente é uma ação assertiva, mas use essa estratégia com moderação. Ao estabelecer as tarefas prioritárias, distribua-as ao longo da semana. Tenha atenção ao número de tarefas e assegure-se de definir um período de descanso e momentos para qualidade de vida.
É essencial manter o foco na importância da verificação diária. Anote e registre o que não foi realizado nos dias anteriores, avalie as causas e desenhe novas estratégias para finalizar essas atividades. Analise a agenda do dia e decida, de forma produtiva, o que pode, deve ou não ser adiado entre suas tarefas e  compromissos.
 
Como aplicar na prática o que aprendeu
Para toda ação é necessária uma revisão do que já foi realizado, uma análise profunda dos pontos positivos e negativos, além de desenvolver estratégias para potencializar os pontos positivos.
Desenvolver um passo a passo para esse planejamento é primordial:
· Revisão do planejamento da semana antecedente.
· Listar novas tarefas.
· Excluir as tarefas executadas e finalizadas.
· Desenvolver o rastreamento das tarefas delegadas.
· Estrategiar novos prazos para as tarefas não cumpridas.
· Reagendar compromissos não realizados.
 
Conteúdo bônus
Tópicos avançados
Te convido a ouvir o podcast do Christian Barbosa chamado ‘MAIS TEMPO - Como desenvolver seu Mindset Produtivo’, que está disponível gratuitamente no Spotify. Esse profissional é uma referência para auxiliar na prática e compreensão do gerenciamento do tempo com produtividade.
 
 
Referência Bibliográfica
BARBOSA, Christian. A tríade do tempo. Rio de Janeiro: Editora Sextante, 2011.
BARBOSA, Christian. 60 estratégias práticas para ganhar mais tempo. Rio de Janeiro: Editora Sextante, 2013.
COVEY, Stephen R. Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes. São Paulo: Editora Best Seller, 1999, 2a ed.
Dicas Práticas
Introdução
Torna-se necessária uma atenção especial à nossa caixa de e-mails e seu gerenciamento. Caso contrário, essa ferramenta torna-se uma vilã para o foco das atividades. O mesmo ocorre para as reuniões, que devem ser objetivas, contribuindo para a execução das demandas e tarefas de modo produtivo.
 
Objetivos da aula
· Organizar as tarefas;
· Entender a importância do planejamento;
· Gerenciar as atividades profissionais e acadêmicas.
 
Resumo
O e-mail surgiu em meados da década de 1970, inventado pelo engenheiro Ray Tomlinson, a quem se atribui o envio da primeira mensagem por e-mail. Desde então, o e-mail ganhou texto, funcionalidades e aplicações diversas e avançadas.
No Brasil, essa ferramenta de comunicação surgiu na década de 1990, quando o país estava apenas começando a usar a Internet. Tornou-se popular em 1996 com a criação de provedores gratuitos. Primeiro veio o Hotmail, seguido por Gmail, Yahoo, entre outros.
Hoje, mesmo com a popularidade das redes sociais na Internet, o e-mail ainda ocupa um lugar importante como meio de comunicação, principalmente no mundo dos negócios e no atendimento ao cliente.
Por ser um dos métodos de comunicação mais utilizados, o fluxo diário de mensagens entre empresas e clientes tende a ser enorme. Então, com tantos e-mails circulando, saber gerenciá-los é fundamental para organizar o dia a dia da sua empresa.
Além de aumentar a eficiência e a produtividade no trabalho diário, a boa gestão de e-mails também é uma das chaves para melhorar o relacionamento entre empresas e clientes. Afinal, uma gestão eficiente evita que mensagens relevantes se percam ou que assuntos urgentes deixem de ser respondidos.
A caixa de entrada do seu e-mail é a janela de sua organização. Não deixe os e-mails resolvidos e finalizados acumulados; direcione-os para uma subpasta. Atente-se ao Spam: sinalize os recebidos indesejados, cancele os cadastros em mailings que não lhe interessam mais.
Reduza o quantitativo de respostas como: ok, ciente, obrigado entre outras. Ao escrever um e-mail, releia para que todos os pontos importantes sejam apresentados. Além disso, verifique se há uma eloquência textual para que sua mensagem seja compreendida por todosque irão receber. Uma sugestão é utilizar tópicos e marcadores. Evite repreensões por e-mail; prefira um feedback presencial e reservado.
Desenvolva suas atividades e acompanhe para que os demais realizem suas tarefas conforme os prazos. Afinal, o trabalho em conjunto é muito importante e todos devem contribuir.Essas práticas podem reduzir, em média, de 15% a 25% o volume de e-mails abertos sem resolução ou relevância.
Encaminhe seu e-mail para as pessoas específicas que fazem parte do projeto. Em vez de apagar os e-mails, utilize subpastas, pois pode ser necessário revisar dados, ações e informações
O hábito de criar pastas e/ou subpastas é importante do mesmo modo que criar grupos de destinatários específicos ao projeto, assunto, demanda e etc. Estipule uma rotina para “zerar” a verificação da sua caixa de entrada.
As reuniões são necessárias e fazem parte de todo o contexto profissional e, por vezes, pessoal. Então, tornar esses momentos objetivos, produtivos e assertivos é um desafio.
Reserve um momento para definir a pauta de cada reunião, selecione os participantes e defina um horário de início e término. Encaminhar os documentos pertinentes aos envolvidos é outra ação positiva. Além disso, não se esqueça de: iniciar sempre no horário combinado.
 
Como aplicar na prática o que aprendeu
Para evitar a sensação de desorganização, os sentimentos de sufoco e culpa, assim como a impressão de não dar conta de suas tarefas e demandas, é fundamental a organização de seus e-mails. Essa ferramenta é importantíssima para a comunicação diária entre organizações e clientes. O gerenciamento adequado dos e-mails contribui para o aumento da eficiência e produtividade.
Dedique uma atenção especial à sua caixa de entrada e gerencie as mensagens consideradas SPAM. Além disso, reduza respostas como ciente, obrigada e ok. E, por fim, seja objetivo ao escrever seus e-mails.
 
Conteúdo bônus
Tópicos avançados
Para potencializar seus estudos, sugiro que você assista ao vídeo intitulado ‘David Grady: Como salvar o mundo (ou pelo menos a si mesmo) de reuniões ruins’, que está disponível no canal TED no YouTube.
 
 
Referência Bibliográfica
BARBOSA, Christian. A tríade do tempo. Rio de Janeiro: Editora Sextante, 2011.
BARBOSA, Christian. 60 estratégias práticas para ganhar mais tempo. Rio de Janeiro: Editora Sextante, 2013.
COVEY, Stephen R. Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes. São Paulo: Editora Best Seller, 1999, 2a ed.
 
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