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UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARAÍBA CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS COORDENAÇÃO DO CURSO DE GRADUAÇÃO EM ADMINISTRAÇÃO SERVIÇO DE ESTÁGIO SUPERVISIONADO EM ADMINISTRAÇÃO PETERSON PAULO FRANÇA DOS ANJOS Logística de distribuição: sistemática de mensuração do nível de serviço logístico em uma empresa de alimentos da Paraíba TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CUSRSO ÁREA: LOGÍSTICA JOÃO PESSOA – PB Abril de 2013 1 PETERSON PAULO FRANÇA DOS ANJOS Logística de distribuição: sistemática de mensuração do nível de serviço logístico em uma empresa de alimentos da Paraíba Trabalho de Conclusão de Curso Apresentado à Coordenação do Serviço de Estágio Supervisionado em Administração, do Centro de Ciências Sociais Aplicadas da Universidade Federal da Paraíba, em cumprimento às Exigências para a Obtenção do título de Bacharel em Administração. Linha de pesquisa: Logística e Operações Orientador: Prof. MSc. Jailson Ribeiro de Oliveira JOÃO PESSOA – PB Abril de 2013 2 Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) A599l Anjos, Peterson Paulo França dos. Logística de distribuição: sistemática de mensuração do nível de serviço logístico em uma empresa de alimentos da Paraíba./ Peterson Paulo França dos Anjos. – João Pessoa: UFPB, 2013. 66f.:il. Orientador: Profª. MSc. Jailson Ribeiro de Oliveira. Monografia (Graduação em Administração) – UFPB/CCSA. 1. Logística. 2. Distribuição. 3. Nível de serviço logístico. 4. Empresa de alimentos. I. Título. UFPB/CCSA/BS CDU: 658:355.41(813.3)(043.2) 3 Ao Professor MSc. Jailson Ribeiro de Oliveira, Solicitamos examinar e emitir parecer no Trabalho de Conclusão de Curso do aluno Peterson Paulo França dos Anjos João Pessoa, _____ de abril de 2013 __________________________ Prof.ª Drª. Kellen da Silva Coelho Coordenadora do SESA/CCSA/UFPB Parecer do Professor Orientador: ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 4 Dedico, Aos meus pais, que sempre me apoiaram diante das dificuldades e que me deram força para continuar lutando pela conquista desse objetivo. A minha esposa, que esteve comigo diuturnamente me dando motivação e incentivo durante esse trajetória. Aos meus irmãos, pelo exemplo de superação e força de vontade que eles representam para mim. 5 AGRADECIMENTOS Agradeço inicialmente a DEUS, por ter me dado as condições necessárias para realizar essa conquista. Agradeço aos professores que, através de um ato nobre, compartilharam seus conhecimentos teóricos e práticos, a fim de formar mais um profissional competente. Em especial agradeço ao professor orientador MSc. Jailson Ribeiro de Oliveira, pela dedicação ao trabalho e por valorizar sua condição de instrutor da vida. 6 LISTA DE SIGLAS CX - caixa FD - fardo SCM - supply chain management SGA - sistema de gerenciamento de armazém SGP - sistema de gerenciamento de pedidos SGT - sistema de gerenciamento de transportes SIL - sistemas de informações logísticas 7 ANJOS, Peterson Paulo França dos. Logística de distribuição: sistemática de mensuração do nível de serviço logístico em uma empresa de alimentos da Paraíba. 2013. 65f. Trabalho de Conclusão de Curso (Bacharelado em Administração). UFPB/CCSA/DA. João Pessoa (PB). RESUMO Este trabalho consiste em uma análise para descrever a sistemática de mensuração do nível de serviço logístico do processo de distribuição em uma empresa de alimentos da Paraíba, pra realizar a análise foi preciso entender o fluxo de informações no atendimento dos pedidos, a sistemática de medição dos processos do ciclo de atendimento dos clientes e a efetividade dos macroprocessos de armazenagem e transporte. A pesquisa foi qualitativa com caráter descritivo para proporcionar uma melhor compreensão dos fatos. Foi realizado estudo de caso com investigação documental, observação participante e entrevista em profundidade. Após coleta e análise dos dados, conseguiu-se identificar uma relação das práticas utilizadas pela organização com o referencial teórico da pesquisa. Com base nestas teorias foi criado um fluxograma para mostrar, de forma sistemática, o fluxo das informações no atendimento dos pedidos. Desse modo foi possível aprimorar a sistemática de medição e o acompanhamento de cada etapa do processo de atendimento dos pedidos. Descreveu-se também como os macroprocessos de armazenagem e transporte estão alinhados e qual a efetividade de seus subprocessos no atendimento dos pedidos. Constatou-se que a empresa em questão, tem uma boa estrutura organizacional, setores bem definidos, padronização das atividades diárias e um alto nível de tecnologia da informação para auxilio á tomada de decisão. Palavras-chave: Logística. Distribuição. Nível de serviço logístico. Empresa de alimentos 8 RESUMEN Este trabajo consiste en un análisis para describir la medición sistemática del nivel de servicios de logística del proceso de distribución en la empresa alimentaria de Paraíba, para realizar el análisis, ha sido necesario entender el flujo de informaciones en las solicitudes de pedidos, la medición sistemática de los procesos de ciclo de servicio al cliente y la eficacia de los macro procesos de almacenamiento y transporte. La investigación fue de carácter cualitativo descriptivo para proporcionar una mejor comprensión de los hechos. Se ha realizado un estudio de casos con investigación documental, observación participante y la entrevista en profundidad. Después de recoger y analizar los datos, ha sido capaz de identificar una lista de las prácticas utilizadas por la organización para el marco teórico de la investigación. Sobre la base de estas teorías se ha creado un diagrama de flujo para mostrar, de una manera sistemática, el flujo de las informaciones en cumplimiento de los órdenes. Por lo tanto, ha sido posible mejorar la medición sistemática y el seguimiento de cada paso en el proceso de ejecución de pedidos. También se ha descrito, como los macro procesos de almacenamiento y transporte que se alinean y la eficacia de sus sub procesos en el cumplimiento de las órdenes. Se ha constatado que la empresa en cuestión tiene una buena estructura organizacional, los sectores bien definidos, la normalización de las actividades diarias y un alto nivel de tecnología de la información para ayudar a la toma de decisiones. Palabras clave: Logística. Distribución. Nivel de servicio Logístico. Empresa alimentaria 9 LISTA DE ILUSTRAÇÕES FIGURAS Figura 01 Paralelismo entre canais de distribuição e distribuição física......................................................................................... 19 Figura 02 Esquema típico de distribuição “um para muitos” 21 Figura 03 Ciclo logístico........................................................................ 25 Figura 04 Compensação generalizada entre receitas e custo para diversos níveis de serviço logístico...................................... 32 Figura 05 Etapas do fluxo da informação ............................................desse modo, tendo como objetivos principais fidelizar e encurtar as distâncias entre o cliente e a empresa. O estudo logístico em questão teve como objeto de pesquisa as atividades e processos de distribuição de uma empresa de alimentos que está localizada no Distrito Industrial na cidade de João Pessoa, devido à disponibilidade e viabilidade das informações necessárias para o levantamento dos dados. Tendo como parâmetros para coleta de dados, a logística de armazenagem e distribuição, o autor desta pesquisa optou, então, por realizar a entrevista com o Gerente de Logística da empresa em exercício no período da pesquisa, haja vista o mesmo possuir um amplo conhecimento das atividades realizadas, adquirido em oito anos de trabalho no setor. Esse tempo foi dividido na atuação nos dois principais cargos da Logística da empresa: Administrador de Transportes e Gerente de Logística. Devido a todos os anos de experiência e conhecimento sistêmico adquirido na execução das atividades inerentes às duas funções exercidas, o senhor Marcos Carlos, Gerente de Logística da empresa, mostra-se como a pessoa mais apropriada para realização da coleta de dados, através de roteiro de entrevista semi- estruturada. Com isso podemos considerar o senhor Marcos Carlos como o sujeito da pesquisa. 3.3 COLETA DE DADOS Para Marconi e Lakatos (2010), esta fase da pesquisa é onde começa o bom emprego das ferramentas preparadas e técnicas selecionadas, com intuito de recolher os dados previstos. Gil (2006) afirma que a coleta de dados no estudo de caso torna-se mais complexa do que em outras modalidades de pesquisa, pois no processo de obtenção dos dados são usados diversos procedimentos e isso tem fundamental importância para a qualidade dos resultados obtidos. Nesta pesquisa os dados foram coletados através de um roteiro de entrevista semi-estruturada (Apêndice A), que foi realizada com o Gerente de 44 Logística da empresa estudada, o senhor Marcos Carlos, a entrevista ocorreu fora do ambiente empresarial, a fim de deixar o entrevistado à vontade para expor e relatar de forma imparcial sobre as proposições e questionamentos previamente elaborados pelo pesquisador. A entrevista foi organizada em três etapas. Na primeira foram feitos questionamentos que buscaram apresentar uma visão geral da organização, a exemplo das que seguem: Qual porte da empresa? Tempo de atuação? Evolução da planta industrial? Mercado? Público-alvo? Estrutura organizacional? Já na segunda etapa da entrevista, o objetivo foi identificar o fluxo de informações no atendimento aos pedidos, as características, as etapas, aos indicadores de medição e à sistemática do fluxo de atendimento ao cliente. Por fim, a terceira etapa foi direcionada à coleta de informações que possibilitaram descrever a sistemática de medição dos processos do ciclo de atendimento aos clientes e o alinhamento dos macroprocessos de armazenagem e transporte. A coleta de dados, não necessariamente, deve ser feita apenas por meio de pessoas. Tão importante quanto às pessoas, outras fontes devem estar presentes na coleta de dados, como exemplo: arquivos históricos, registros estatísticos, documentos escritos, etc. Gil (2006). Nesse estudo, algumas informações foram coletadas em documentos internos, planilhas de controle e no site da empresa. Os dados de natureza primária foram obtidos no período de novembro de 2012 a fevereiro de 2013; já os de natureza secundária, foram obtidos a partir de novembro de 2011. Apesar de ser uma tarefa fatigante e que, quase sempre, leva mais tempo do que se espera, exigindo muita perseverança e esforço pessoal, a coleta de dados traz ao pesquisador a condição de conhecer os dados necessários para embasar, na prática, o seu problema de pesquisa, identificar as dificuldades e aspirações daqueles que fazem parte do objeto da pesquisa. 45 3.4 TRATAMENTO DOS DADOS O foco da pesquisa foi analisar a sistemática de mensuração do nível de serviço logístico do processo de distribuição, detalhando aspectos e fatores determinantes para o bom desempenho logístico da organização. Desse modo, foi analisado o fluxo de informações no ciclo de atendimento dos clientes, a sistemática de medição do desempenho dos processos do ciclo de atendimento dos clientes e o alinhamento dos macroprocessos de armazenagem e transporte frente ao atendimento dos pedidos. No tratamento dos dados referentes ao fluxo de informações foram seguidos os seguintes passos: identificar a relação de cada processo do ciclo de atendimento dos clientes com os setores envolvidos (comercial, financeiro, logística e produção); mapear as relações apresentando por meio de um fluxograma, elaborado no programa Bizage®; descrever o fluxo de informações; e por fim analisar os fatores que influenciam e são influenciados pelo fluxo de informações no ciclo de atendimento dos clientes Os dados da sistemática de medição do desempenho dos processos do ciclo de atendimento dos clientes foram tratados da seguinte forma: foi usado o fluxograma, criado no primeiro objetivo especifico, para ordenar as atividades e posteriormente detalhar a cada etapa: o que era medido? Como era medido? Quem media? Quando era medido? Por fim, o tratamento dos dados para identificar o alinhamento dos macroprocessos de armazenagem e transporte frente ao atendimento dos pedidos, foi realizado conforme a seguir: quanto ao armazém foi analisado o layout do estoque, bem como o posicionamento dos produtos dentro dele, e os indicadores operacionais de acuracidade dos inventários; quanto ao transporte foi levantado a capacidade de expedição da frota própria, as medidas de desempenho no carregamento dos caminhões e para finalizar foi medido o percentual de utilização e ociosidade da frota própria. 46 Após a coleta dos dados, que por sua vez foi realizada conforme os procedimentos mencionados anteriormente, eles foram classificados de forma sistemática adotando as seguintes etapas: Seleção, é a analise minuciosa dos dados, onde o pesquisador submete-o a uma averiguação critica, como objetivo da identificar os pontos críticos, sem deturpar e distorcer as informações, para não comprometer o resultado da pesquisa. Tabulação. É a disposição dos dados em tabelas, o que possibilita mais viabilidade na averiguação das inter-relações entre eles (MARCONI e LAKATOS, 2010). O tratamento dos dados tem por objetivo organizar e sumariar os dados de forma que possibilitam o fornecimento de propostas ao problema pesquisado (GIL, 2006). 47 4 ANÁLISE DOS DADOS 4.1 FLUXO DE INFORMAÇÕES NO ATENDIMENTO AOS PEDIDOS DOS CLIENTES A fluidez da informação dentro de qualquer processo empresarial é fundamental para eficácia e eficiência operacional. Ao perceber que a empresa em questão não possuía um fluxo definido e detalhado das etapas relacionadas ao atendimento aos pedidos, surgiu, diante dos dados coletados em entrevista e na observação em loco, a necessidade de desenharmos, através de fluxograma, as etapas executadas pelos setores participantes do processo de atendimento aos pedidos dos clientes, bem como, o detalhamento das ações em cada etapa do processo, como segue disposto na figura 06, a seguir: Figura 06 – Fluxograma de informações de atendimento ao cliente Fonte: Pesquisa direta 48 Com o intuito de facilitar a compreensão sistemática do processo, e à medida que a observação foi se aprofundando, o pesquisador conseguiu com o auxílio do entrevistado, realizar o detalhamento de todas as etapas do fluxograma apresentado. Na empresa de alimentos pesquisada, o processo de distribuição tem início no setor comercial, com o recebimento do pedido e inclusão dele no sistema de informação gerencial. A chegada dos pedidos ao setor comercial ocorre principalmente por dois meios: venda indireta e venda direta. O mais frequente éo envio dos pedidos feitos pelos vendedores e representantes via sistema de transferência de dados, ou seja, venda indireta. Essa atividade é realizada diariamente ao final da rota de venda. O vendedor ou representante libera os pedidos para que o assistente comercial faça a importação e inclusão dos mesmos no sistema de informações gerenciais da empresa, especificamente no módulo comercial. A outra situação de inclusão dos pedidos no sistema é uma atividade de responsabilidade do próprio assistente comercial, a venda direta. Nesta ele realiza contato direto com os grandes distribuidores parceiros da empresa. O contato é feito semanalmente via telefone para acompanhamento das necessidades dos clientes. Quando o pedido é solicitado pelo cliente o assistente comercial tem o papel de conferir os preços dos produtos e as condições de pagamento antes de incluí-lo na base de pedidos. A inserção do pedido no sistema abre uma série de análises que devem ser realizadas até que o produto chegue ao local solicitado. A primeira análise que é feita pelo setor financeiro e serve para averiguar a situação de adimplência do cliente, é levado em conta o histórico de compra e, por conseguinte, se houve falta de pagamento em alguma duplicata anterior. Estando o cliente em conformidade com os critérios apresentados anteriormente, é dado início a uma nova análise, o setor financeiro se preocupa em observar se o volume solicitado no pedido se enquadra no limite de crédito do cliente, pois o grande objetivo é realizar uma venda equilibrada e com o mínimo de risco para indústria e seu cliente. Caso seja constatada alguma inconformidade ou duplicata em atraso no histórico do cliente, o fato é relatado ao assistente comercial para que este em parceria com o vendedor responsável pela venda, o supervisor de rota e o gerente comercial, juntos possam negociar com o cliente sua regularização ou quitação de 49 débitos anteriores. Ao passo que a pendência é resolvida o setor financeiro faz a liberação do pedido para expedição. Essa próxima etapa do fluxo de informações e produtos de atendimento aos clientes é realizada no setor de distribuição que inicialmente analisa se o estoque de produtos acabado atende por completo as quantidades solicitadas no pedido, caso algum produto esteja com quantidade insuficiente para o efetivo atendimento do pedido, o gerente de distribuição se reúne com o gerente da produção a fim de estabelecer prazos para normalizar a situação deficitária do produto. Nos casos de impossibilidade de produção do item faltante o assistente comercial é informado, o mesmo deve consultar o cliente para substituição do item faltante em estoque. Quando a normalidade for restabelecida, quer seja pela produção do item ou pela substituição do mesmo, o gerente do setor de distribuição define a programação de carregamento e saída do caminhão. Ainda dentro dessa etapa é feita outra atividade de suma importância para o controle dos custos incorridos na operação. É nesse momento que o gerente de distribuição define a rota que o caminhão irá seguir, baseado no critério de mínima distância e máxima ocupação do veículo, isso quer dizer que se o pedido não fechar a carga completa o gestor deve agrupar pedidos para formação da carga de acordo com o limite de cubagem e peso do baú que será utilizado para realização da (s) entrega (s). O planejamento precisa dar prioridade aos pedidos mais antigos, mas também leva em consideração a posição geográfica dos solicitantes. A empresa tem a política de satisfazer primeiro o cliente, mas com a ressalva de ser coerente com os custos incorridos na operação. Para agrupar os pedidos o gestor se baseia nas zonas e rotas visitadas pelos vendedores, onde a zona corresponde a uma determinada área geográfica destinada a um vendedor e rota corresponde a uma localidade desta área associada a um dia da semana que é visitada pelo vendedor. Ao mesmo tempo, é calculado o volume de cada pedido em metros cúbicos, para atender o limite de capacidade do caminhão. Essa medida é conseguida através do sistema de informação, onde cada produto é cadastrado com seu peso e medidas exatos. Desse modo, ao passo que o pedido é lançado dentro da carga, que está sendo formado no sistema, o próprio sistema calcula o peso e dimensões em metros 50 cúbicos da carga. O veículo só é carregado quando se atinge o limite máximo de peso ou de cubagem permitido pelo caminhão. O setor comercial tem a tarefa de acompanhar a programação de saída dos pedidos para informar aos clientes sobre o prazo de chegada. Após a programação de saída da carga ser definida, o setor comercial entra em contato com o cliente para informá-lo sobre a previsão de saída do pedido. Para ter acesso a este dado, o setor faz o monitoramento junto à distribuição, responsável pela programação de saída das cargas. Diariamente o gestor da distribuição, próximo do final do expediente, realiza junto com a equipe de expedição e carregamento uma análise das cargas programadas para o dia seguinte. Nessa pequena reunião é definida a sequência dos carregamentos que serão realizados, com o objetivo de dar ciência à equipe de carregamento sobre o volume e metas de carregamento para o próximo dia. As atividades de carregamento do dia são iniciadas conforme programado no dia anterior, a sequência de cargas e suas respectivas ordens de separação de pedidos (documento que consta a quantidade total de itens a ser carregado) são passados para o supervisor do estoque, o mesmo coordena toda movimentação interna de produtos e confere aqueles que são destinados à expedição. A ordem de separação da carga é então entregue há dois membros da equipe que ficarão responsáveis pela separação e carregamento da mercadoria. A separação da mercadoria que consta na ordem de carga deverá ser correta e na especificação e quantidade solicitada pelo(s) cliente(s). Antes de iniciar o carregamento a mercadoria separada é conferida pelo supervisor do estoque. O carregamento e a organização dos itens dentro do compartimento de carga são divididos pelo tipo de produto e a quantidade, o que tiver mais, é carregado primeiro. Além desses critérios, também é levado em consideração o peso de cada item. Os mais pesados são dispostos embaixo dos mais leves. Ao término do carregamento do caminhão a ordem de separação é passada para o administrador de transporte que efetuará o devido faturamento das notas fiscais. Ele ainda prepara essa documentação na ordem de entrega previamente definida na formação e roteirização da carga. Feita toda a organização da documentação necessária para liberação do caminhão, o motorista é então chamado para receber as instruções necessárias para o perfeito encaminhamento das entregas. 51 O acompanhamento das entregas é feito pelo setor de distribuição que utiliza para a sua frota, o sistema de localização dos veículos via satélite, mas se a carga tiver saído em caminhão fretado, esse acompanhamento é feito direto com o motorista via telefone. O monitoramento dos caminhões via satélite tem como objetivo principal, averiguar se a rota pré-estabelecida, está sendo cumprida pela equipe de entregadores. Em cada caminhão trabalham dois profissionais, o motorista e um ajudante. Eles são responsáveis por descarregar a mercadoria no local indicado no pedido, receber o pagamento pessoalmente e comprovar a entrega com a coleta da assinatura do comprador, no canhoto da nota fiscal. Há casos em que o cliente alega falta de recursos financeiros para pagar os produtos ou que não solicitou os itens. Sendo assim, os funcionários são orientados a informar o problema, por telefone, ao setor de distribuição da empresa. O caso é relatado imediatamente ao setor financeiro e comercial, que tentam reverter a situação junto ao comprador. Esta tentativa de negociação não pode ultrapassar o tempo máximo de dez minutos, prazo que é estabelecido pelo setor dedistribuição, para não haver atraso na rota. Concluído este período, se não houver solução para o impasse, a equipe de entrega é orientada a seguir o roteiro das entregas e voltar com a mercadoria que foi negada pelo cliente. Na empresa, os produtos são novamente conferidos, contabilizados, inseridos no sistema de informação e devolvidos ao estoque para compor uma nova entrega. Mas também voltam à empresa, produtos que sofreram avaria durante o transporte, dentro do caminhão, quando em contato com outros itens. Esses passam pelo mesmo processo acima citado, com a ressalva de serem descartados e substituídos. Finalizados os processos de entrega e devolução, se houver, o motorista realiza a prestação de contas com o setor financeiro e o caminhão fica disponível no pátio da empresa para recomeçar novo carregamento. 52 4.2 MEDIÇÃO DO DESEMPENHO DOS PROCESSOS DO CICLO DE ATENDIMENTO DOS CLIENTES E SERVIÇO LOGÍSTICO Atender satisfatoriamente o cliente, numa visão de processo, engloba diversas atividades que podem parecer sem relevância quando observadas isoladamente. Mas se essas atividades forem analisadas de forma sistêmica dentro do ciclo de atendimento e serviço logístico, se mostram bastante relevantes para o atendimento das expectativas do cliente. A coleta de dados merece especial cuidado quando se trata da medição de qualquer tipo de indicador. Quando se fala em medição dos processos logísticos, a grande maioria dos dados é obtida do sistema de informação, sendo assim, é necessário atentar para a acuracidade dessas informações, com intuito atestar que os indicadores representem fidedignamente o desempenho das atividades logísticas (ÂNGELO, 2005). Com base nas informações adquiridas através da entrevista com o gestor da logística e com a observação direta das atividades do dia a dia, realizada em visitas do pesquisador à empresa no mês de fevereiro de 2013, foi possível identificar que a empresa estudada usa como principais fontes de dados para medir o desempenho logístico, as planilhas de controle interno, que são preenchidas diariamente e que ao final do mês são utilizadas para, em reunião gerencial, mostrar e discutir o desempenho de cada setor e seus resultados frente as metas. Esse tipo de controle deve ser feito com bastante cuidado, pois estão muito susceptíveis a erros humanos, de modo que, qualquer dado inserido equivocadamente na planilha comprometerá a informação final e consequentemente a confiabilidade dos resultados. O Quadro 05 mostra o que é medido em cada processo do ciclo de atendimento aos clientes, tendo como base para sua elaboração, o fluxo de informações de atendimento ao cliente mostrado no tópico anterior. 53 ATIVIDADE O QUE É MEDIDO? COMO É MEDIDO? QUEM MEDE? QUANDO É MEDIDO? Recebimento de pedido Quant. de pedidos mês Total de pedidos recebidos Comercial Mensal Inclusão do pedido no SI Acuracidade das informações do pedido Pedidos com erro de lançamento/pedidos totais*100 Comercial Mensal Analise de adimplência do cliente Inadimplência Não recebidos/ faturamento*100 Financeiro Mensal Liberação do pedido Taxa de atendimento do pedido Pedidos integralmente atendidos/total de pedidos expedidos*100 Comercial Mensal Analise de estoque dos itens Ruptura de estoque - Stock outs Venda não realizada por falta do produto Comercial Mensal Programação de produção Demanda de venda Estoque – demanda Produção Semanalmente Roteirização e previsão de saída Calculo de custo do frete Relação custo benefício da empresa Logística Diário Informar ao cliente a previsão de entrega Não usa indicador - - - Carregamento Tempo total de carregamento Somatório do tempo de carregamento Logística Mensal Tempo de cada carregamento Hora final - hora inicial Logística Por carga Quantidade de entregas Pedidos faturados Logística Mensal Quantidade de entregas realizadas Pedidos faturados – devoluções Logística Mensal Metros cúbicos carregados Somatório das cargas Logística Mensal Metro cúbico / colaborador M³ carregados/ quant. de carregadores Logística Mensal Metro cúbico / hora M³ carregados/ tempo de carregamento Logística Mensal % de cargas fretadas Fretes/ total de cargas*100 Logística Mensal % de uso de frota própria Carregamento de frota própria/ total de cargas*100 Logística Mensal % de carregamentos não efetuados Carregamento não efetuado/ total de cargas*100 Logística Mensal Faturamento Metas de venda Valor faturado/meta*100 Comercial Mensal Liberação e acompanhamento da carga Tempo de saída do pedido Data de expedição - data de realização do pedido Logística Por pedido Tempo por entrega Tempo da viagem/quantidade de entregas Logística Por entrega 54 Confirmação de recebimento Retorno do canhoto da nota fiscal Pedidos faturados - canhotos devolvidos Financeiro Diário Quadro 05 - Medição dos processos do ciclo de atendimento dos clientes e serviço logístico Fonte: Pesquisa Direta Tomando como base as informações do Quadro 05, fica claro que a empresa tem uma deficiência na coleta de dados quanto ao nível de satisfação do cliente, pois dentro do fluxo de atendimento dos pedidos, mostrado, não ficou evidente que etapa é utilizada para averiguar junto ao cliente o nível de satisfação com o serviço prestado pela empresa, nenhuma ferramenta que pudesse ser usada para coletar esse tipo de informação foi mencionada na descrição do fluxo. Por outro lado, a empresa se mostra bastante preocupada em aprimorar os processos internos através da padronização dos mesmos. Os procedimentos são mapeados e a partir daí acompanhados para que não haja desvios ou divergência na execução do procedimento. Uma das vantagens estratégicas dessa padronização é a otimização do tempo para execução da atividade mapeada, isso agrega valor no ciclo de atendimento dos pedidos, pois a medida que os processos são padronizados, a precisão no atendimento fica mais garantida e consequentemente a conquista de um cliente fiel e satisfeito, pena que essa satisfação não é medida. 4.3 alinhamento dos macroprocessos armazenagem e transporte do fluxo de atendimento dos pedidos Neste tópico são apresentados o alinhamento, os pontos fortes e as deficiências encontradas nos macroprocessos de armazenagem e transporte, que são determinantes no nível de serviço do atendimento dos pedidos, é mostrado também se há uma relação harmoniosa e se está alinhada com a teoria proposta por Ângelo (2005). Um importante ponto a ser discutido com o gestor de logística é como organizar o armazém de forma econômica e que ao mesmo tempo atenda satisfatoriamente, oferecendo níveis de serviços mais elevados no que se refere à disponibilidade de estoque e tempo de expedição. A busca por esse equilíbrio entre custo e a operacionalização do armazém, demandam estudos internos para melhorar a movimentação dentro do armazém e 55 o posicionamento dos produtos de acordo com o giro. A fim de identificar se há alinhamento entre a estrutura de estocagem e o posicionamento interno das mercadorias estocadas, a Figura 07 mostra o layout do estoque de produtos acabados, para auxiliar na análise do fluxo de movimentação dos produtos e conseqüentemente identificar possíveis fatores que influenciam o nível de serviço do armazém. Figura 07 – Layout do estoque de produtos acabados Fonte: Pesquisa direta O objetivo da empresa em analisar a estrutura do armazém através deste Layout é encontrar a maneira mais adequada para arrumar fisicamente todos os elementos do armazém. Essa disposição do espaço detrabalho possibilita a otimização da funcionalidade do sistema, reduz o manuseio, o transporte de material e a circulação dos funcionários. Neste momento a atenção volta para as operações de armazenagem, e de que forma elas contribuem eficientemente para o atendimento das metas estabelecidas de nível de serviço. A empresa em questão usa planilha e software internos para medir e controlar as atividades do armazém, as principais medições realizadas pela empresa estão descritas a seguir. 56 Para a construção Tabela 01, que mostra a quantidade de erros do estoque no período de realização da pesquisa, foram utilizadas planilhas de controle semanal de inventário físico, desse modo foi possível agrupar os resultados numa única figura para analisar o nível de controle do estoque. Tabela 01 – Indicadores operacionais de acuracidade Fonte: Pesquisa direta O estoque de produto acabado é inventariado semanalmente, para que seja possível identificar como está o nível de acuracidade. A cada inventário realizado é possível identificar e medir o total de erros ocorridos dentro do armazém. Esses erros, por sua vez, são classificados da seguinte maneira: erro na passagem de produção, ou seja, o produto que saiu da produção e foi encaminhado para o estoque, onde a quantidade inserida no sistema não condiz com o que realmente foi produzido; erro de contagem do produto, nesse caso o produto já estava no estoque e que não foi visualizado no momento da contagem física do inventário; erro no carregamento dos caminhões ocorre quando é colocado no caminhão uma quantidade maior ou menor de produto do que o pedido na carga; erro de inversão de produto no carregamento, isso ocorre por exemplo: quando deveria ser carregado 10 unidades do produto “x”, porém é colocado no caminhão o produto “y” , ou seja, o faturamento é feito conforme o pedido, mas a saída do estoque foi errada; o erro de retorno ocorre quando o motorista retorna com o produto “x”, porém no romaneio de devolução consta o 57 produto “y”; e por fim os erros sem justificativa, onde não foi identificado a causa do erro. Ainda fazendo uma análise dos inventários realizados no período da pesquisa, foi possível medir o percentual dos erros que tem a maior incidência dentro da operação do armazém. Esse indicador foi calculado da seguinte forma: total de erro específico/todos os erros * 100, ou seja, o somatório do tipo de erro específico, dividido pelo somatório de todos os erros vezes cem. Desse modo, o indicador mostra quais os erros são mais cometidos pela equipe, possibilitando, por parte do gestor, ações pontuais para melhorar o processo onde realmente existe a deficiência ou inoperância. Em busca do sucesso nas operações do armazém, durante as visitas do pesquisador à empresa, não foi difícil encontrar o diretor da indústria realizando visitas ao armazém, observando o trabalho da equipe, conversando com os colaboradores e analisando como o trabalho está sendo desenvolvido. O mesmo afirma que nesse tipo de vistoria ele pode ver de perto as oportunidades de melhoria na operação do armazém. Após a descrição dos indicadores que representam os níveis de acuracidade dos estoques, serão apresentados os indicadores utilizados para medir a produtividade do transporte. Na empresa pesquisada, esse indicador agrupa uma gama de medidas que juntas servem para analisar o desempenho e monitorar as operações. Vale ressaltar que as medidas e resultados apresentados foram calculados usando os dados do período que compreende os meses de dezembro de 2012 até fevereiro de 2013. Tendo como prioridades a otimização dos processos inseridos nas atividades de movimentação interna de produtos acabados e carregamento de caminhões, a empresa busca constantemente o aprimoramento dos métodos de coleta de dados e suas ferramentas/planilhas de controle e medição do nível de serviço da equipe de transporte. Tendo em vista a qualidade no atendimento dos pedidos e o constante propósito de superar as expectativas dos clientes a Tabela 02 aponta os indicadores usados pela empresa estudada para conseguir o alcance de seus objetivos enquanto fornecedor. 58 PERÍODO ANALISADO dez/12 jan/13 fev/13 MÉDIA QUANTIDADE DE COLABORADORES 4,00 4,00 4,00 4 METROS CÚBICOS CARREGADOS 5.018 5.036 5.877 5310 METRO CÚBICO X COLABORADOR 1.255 1.259 1.469 1328 TEMPO TOTAL DE CARREGAMENTO 157 162 226 182 METRO CÚBICO X HORA TRABALHADA 31,86 31,16 26,01 30 QUANTIDADE DE ENTREGAS 1.445 1.302 1.207 1318 78 85 82 82 28 4 3 12 5 6 6 6 29 26 29 28 27 35 35 32 17 18 12 16 CARREGAMENTOS PORTE 03 - 30 m³ CARREGAMENTOS FRETES CARREGAMENTOS POSITIVADOS CARREGAMENTOS NEGATIVADOS CARREGAMENTOS PORTE 01 - 120m³ CARREGAMENTOS PORTE 02 - 80m³ Tabela 02 – Produtividade do transporte Fonte: Pesquisa direta De posse dessas medidas de produtividade o gestor da logística visualiza como o armazém pode estar influenciando no nível de serviço de atendimento dos pedidos, caso a análise comparativa com outros períodos aponte baixo desempenho em algum desses indicadores o Gerente de Logística tem que tomar as medidas cabíveis para reverter a situação. É importante ressaltar que pelos indicadores mostrados na Tabela 02, podemos deduzir o nível de outros indicadores estratégicos para o alcance de um nível satisfatório do serviço logístico prestado pela empresa. A fim de comprovar a afirmação, o pesquisador montou a Tabela 03, com uma nova lista de indicadores que foram desenvolvidos para melhorar a analise do desempenho do transporte. 59 PERÍODO ANALISADO dez/12 jan/13 fev/13 % ATINGIDO UTILIZAÇÃO DA CAPACIDADE DE FROTA 84,77% 87,50% 92,95% 88,41% % DE CARREGAMENTO POSITIVADO 73,58% 95,51% 96,47% 88,52% % DE CARREGAMENTO NEGATIVADO 26,42% 4,49% 3,53% 11,48% % FROTA PRÓPRIA 78,21% 78,82% 85,37% 80,80% % FROTA TERCEIRIZADA 21,79% 21,18% 14,63% 19,20% CAPACIDADE OCIOSA DA FROTA 15,23% 12,50% 7,05% 11,59% Tabela 03 – Sugestão de indicadores do transporte Fonte: Pesquisa direta A constante necessidade de aprimorar os processos e monitorar os indicadores de desempenho se tornou muito mais que uma ferramenta de acompanhamento de medidas das atividades internas e do serviço de distribuição prestado pela empresa. Os indicadores de desempenho logísticos utilizados pela empresa estudada são fundamentais para definição de políticas e processos internos, que se relacionam com o nível do serviço logístico oferecido no atendimento dos pedidos dos clientes, ou seja, esses indicadores apontados no resultado da pesquisa servem de alicerce para que a empresa continue atendendo dentro dos padrões aceitáveis. Com base na teoria proposta por Ângelo (2005), podemos afirmar que a empresa, apesar de algumas limitações, utiliza alguns dos principais indicadores citados na teoria como fundamentais para o bom gerenciamento do fluxo de atendimento dos pedidos, do nível de serviço aos clientes e dos macroprocessos de armazenagem e transporte. Além disso, os indicadores se tornam essenciais na coordenação de políticas que garantam a competitividade e agreguem valor aos produtos, serviços e consequentemente fortaleça a marca da empresa, como competente e efetiva naquilo que oferece para os consumidores de todo nordeste. Desse modo, conclui-se que existe alinhamento dos macroprocessos de armazenagem e transporte, no que se refere ao modo de medição e gerenciamento das atividades operacionais dentro do fluxo de atendimento dos pedidos. 60 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS Após a conclusão da pesquisa, serão apontadas algumas observações pertinentes a respeito da situação problemática inicialmente formulada, está problemática é fruto da motivação do pesquisador em desenvolver esse estudo de caso, que tem como objetivo principal responder a seguinte questão: Como ocorre o processo de mensuração do nível de serviço logístico de distribuição em uma empresa de alimentos da Paraíba?Muitos estudos apontam que para mensurar o nível de serviço logístico é preciso ter bem definidos os principais processos que influenciam diretamente nele. Na busca pela melhor solução para o problema de pesquisa, foi realizado na organização um levantamento profundo dos processos e macroprocessos que, de algum modo, se relacionam com o serviço logístico de distribuição. Inicialmente, foi identificado que a empresa não tinha um fluxograma definido com as etapas referentes ao fluxo de informações de atendimento dos pedidos. Nesse contexto foram iniciados os primeiros passos em busca da solução do problema proposto. No mapeamento das etapas listamos como os principais setores participantes do fluxo de atendimento dos pedidos; o setor comercial, financeiro, logística e produção. Também identificamos e mapeamos todas as etapas do fluxo e apontamos qual setor é responsável por realizar cada uma delas. Após realização da etapa inicial, a pesquisa se focou na identificação e na descrição da sistemática de medição dos processos que compunham o ciclo de atendimento dos clientes. O direcionamento nessa fase foi adquirir conhecimento sobre como eram mensurados os processos da empresa. Essa etapa resultou na identificação de alguns pontos positivos e outros negativos. Os processos bem estruturados e a organização interna dos setores chamou a atenção pela padronização das atividades diárias de cada funcionário, também conta como positivo o alto nível de tecnologia da informação que interligam os setores, o que torna a informação confiável e de fácil acesso. Já os pontos negativos ficam por conta da falta de indicadores e ferramentas para coletar informações sobre o nível de satisfação do cliente, que apesar de disponibilizar um telefone para SAC – Serviço de atendimento ao consumidor, a empresa não realiza campanhas periódicas para aferir a satisfação 61 de seus clientes, portanto não tem essa importante informação para o auxilio na tomada de decisão. O terceiro passo para alcançar o objetivo principal da pesquisa foi medir o desempenho e o alinhamento dos macroprocessos de armazenagem e transporte frente ao atendimento dos pedidos. Nessa etapa o aprofundamento dos estudos foi voltado para os subprocessos de estocagens, movimentação, separação, expedição de mercadorias, carregamento dos caminhões e distribuição. Quanto ao alinhamento do macroprocesso de armazenagem pode-se destacar que o layout do armazém e o posicionamento dos produtos, baseado no giro, favorecem o fluxo de movimentação e manuseio dos mesmos, otimizando o tempo das atividades e agregando valor ao serviço. Já quanto aos indicadores operacionais de acuracidade, percebe-se um nível elevado de erros sem justificativa, mostrando desse modo, que os níveis de acuracidade do estoque na empresa estudada são baixos. Foi constatado que o armazém não apresenta bons indicadores de custo, para medir, por exemplo, o custo do stockout ou falta de produto em estoque, bem como, o impacto financeiro na operação do armazém quando ocorre o chamado stockover ou excesso de mercadoria em estoque. Quanto ao alinhamento do macroprocesso de transporte frente ao atendimento dos pedidos, conclui-se que as ferramentas de medição do desempenho colaboram de forma positiva para um bom gerenciamento das atividades realizada no setor. 5.1 RECOMENDAÇÕES PARA ORGANIZAÇÃO A empresa estudada mostra uma boa estrutura organizacional, com setores bem definidos e um bom nível de estruturação dos processos internos. Alem disso vem alcançando novas fatias do mercado, expandindo seu campo de atuação para todos os estados da região nordeste e por isso se torna cada vez mais respeitada no seguimento mercadológico que está inserida. Partindo do pressuposto, usado pela organização, que os processos estão constantemente evoluindo e se adaptando a nova realidade, apontamos alguns pontos importantes que carecem de melhorias. 62 Quanto ao fluxo de informações: • Desenvolver fluxogramas das principais atividades • Usar o fluxo de informações como uma ferramenta estratégica • Acompanhar constantemente as etapas do fluxo a fim de identificar os pontos fracos do processo. Quanto à medição do desempenho; • Criar indicadores de custo que meçam o impacto financeiro da falta de produto em estoque • Medir o desempenho operacional do armazém, quando ocorre excesso de mercadoria em estoque. • Focar nas questões estratégicas; como atender melhor o pedido? Como melhorar o armazém? como melhorar a distribuição? Devido a necessidade de entregar o trabalho de conclusão de curso, a pesquisa foi finalizada para que fosse concluída também a parte escrita, mas é de suma importância para organização observar os resultados obtidos nesta pesquisa para desenvolver ações que aprimorem as falhas apontadas. 5.2 SUGESTÕES DE PESQUISAS FUTURAS Para avanças as conclusões alcançadas nesse trabalho e sobretudo dar- lhes um escopo quantitativo, sugere-se introduzir ferramentas de coleta de dados quantitativos para que a organização possa realizar uma análise mais detalhada dos custos incorridos na operação, do led time no atendimento dos pedidos, e principalmente dos níveis de serviço. Para isso é necessário que os indicadores sejam parametrizados com base na teoria apresentada pelos principais autores da área. 63 REFERÊNCIAS ACEVEDO, Claudia Rosa; NOHARA, Jouliana Jordan. Monografia no Curso de Administração: Guia Completo de Conteúdo e Forma: Inclui Normas Atualizadas da ABNT, TCC, TGI, Trabalhos de Estágio, MBA, Dissertações, Teses. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2007. ÂNGELO, Lívia B., Indicadores de Desempenho Logístico Estudos realizados - GELOG-UFSC 2005 BALLOU, Ronald H. Logística empresarial: transporte, administração de materiais e distribuição física. São Paulo: Atlas, 1993. BALLOU, Ronald H. Gerenciamento da cadeia de suprimentos / logística empresarial / Ronald H. Ballou; tradução Raul Rubenichi. -5. Ed- Porto Alegre: Bookman, 2006. BOWERSOX, Donald J. Gestão logística de cadeias de suprimentos / Donald J. Bowersox, David J. Closs, M. Bixly Cooper. Porto Alegre: Bookman, 2006 BOWERSOX, Donald J. Logística empresarial: o processo de integração da cadeia de suprimento / Donald J. Bowersox, David J. Closs. 1. Ed. - São Paulo: Atlas, 2007. CERVO, Amado L.; BERVIAN, Pedro.A Metodologia Científica. 4. ed. São Paulo: Makron Books, 1996. CHING, H. Y. 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Métodos de pesquisa em administração. São Paulo: Atlas, 2005. 65 Apêndice A – Roteiro de entrevista semi-estruturada junto a Gerência de Logística da IANE Indústria de Alimentos Nordeste UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARAÍBA CAMPUS I – JOÃO PESSOA CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS COORDENAÇÃO DO CURSO DE GRADUAÇÃO EM ADMINISTRAÇÃO Prezado Sr. Marcos Carlos Costa Tavares Em atendimento as exigências curriculares da Coordenação do Curso de Bacharelado em Administração da UFPB/Campus I (João Pessoa), estou realizando uma pesquisa de campo para analisar a sistemática de mensuração do nível de serviço logístico do processo de distribuição, tendo como estudo de caso a IANE – Industria de Alimentos Nordeste. Para colaborar com a pesquisa, solicitamos a gentileza responder a esse roteiro de entrevista de acordo com as proposições inferidas. Desde já agradecemos sua atenção e colaboração, bem como comprometemo-nos quanto à fidelidade das informações prestadas. Pesquisador: Peterson Paulo França dos Anjos E-mail: petersonanjos@hotmail.com - Fone: (83) 8737-3740 1 Parte I – CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA 1.1 Qual o porte da IANE quanto à faixa de faturamento? 1.2 O capital é internacional, nacional, regional, local e/ou híbrido? 1.3 Qual o período de atuação? Houve evolução da planta e/ou do posicionamento de mercado nesse período? 1.4 Qual o mercado de atuação, seu público-alvo e principais produtos? 1.5 Qual a sua estrutura organizacional? 1.6 Como está estruturada a área de logística? 1.7 A empresa possui centro de distribuição (CD)? Qual o tipo de frota utilizado? Está dimensionado para atender qual capacidade? Qual a porcentagem (nível) de operação atual? 2 Parte II - FLUXO DE ATENDIMENTO 2.1 Qual o tempo total de atendimento de pedidos da IANE? 2.2 Qual é o nível (tempo) de serviço estabelecido pela IANE junto aos seus clientes? 66 2.3 Quais os setores participam do ciclo de atendimento ao cliente? Como se dar essa participação? 2.4 Que influencia eles exercem na tomada de decisões dentro do fluxo de atendimento? 2.5 Como ocorre o recebimento e processamento dos pedidos? 2.6 Quais as medidas acompanhadas no fluxo de atendimento dos pedidos? 2.7 Que recursos tecnológicos são utilizados para auxiliar o fluxo de informações? 2.8 É feita alguma analise financeira do cliente? E que indicadores são gerados? 2.9 Como é tratado o cliente que não tem crédito autorizado? Qual o índice de ocorrência (%)? 3 Parte III – ARMAZENAGEM E DISTRIBUIÇÃO FÍSICA 3.1 Ocorre stockout (ruptura) de produtos? Caso positivo, qual o índice (% e quantidade de mercadorias)? Qual a representatividade financeira? O que ocorre quando há falta de produto para atender os pedidos de venda? Quais as medidas tomadas? 3.2 Qual o % de capital imobilizado (empregado) com estoques de produto acabado em relação ao orçamento mensal de vendas? 3.4 É adotada uma política de estoques? Utiliza métodos como estoque mínimo, estoque máximo, ponto de ressuprimento, lote econômico de compras, lote econômico de produção, dentre outros? 3.5 O estoque de produtos acabados suporta quantos dias de atendimento da carteira de clientes? Isso é segmentado conforme o giro dos produtos? 3.6 Qual a capacidade de estocagem e o layout do armazém de produtos acabados? 3.7 Controla a idade dos produtos no armazém? 3.8 Ocorre stockover (excesso)? Qual influência do excesso de produto dentro do armazém na operação de expedição? Qual a representatividade % e financeira? 3.9 Quais os critérios de endereçamento e localização das mercadorias? 3.10 Possui processos de separação? Usa o picking? Descreva a sistemática. 3.11 Mede o nível de consolidação/fragmentação das cargas/pedidos? 3.12 Usa leitor de código de barras nos processos de separação e conferência? 3.13 Quais as rotas utilizadas e critérios para sua definição (roteirização)? 3.14 Utiliza cubagem para carregamento? Qual a taxa média de utilização dos caminhões e da frota? 3.15 Qual a metodologia de carregamento, seqüenciamento dos produtos e expedição para entrega? 3.16 A frota utilizada é própria, terceirizada ou mista? Quais os critérios para escolha dessa estratégia? 3.17 Usa operadores logísticos? Quais os critérios e indicadores? 3.18 Mede a produtividade do armazém? Qual a metodologia empregada? Quais os indicadores de desempenho de armazenagem e distribuição? 3.19 Utiliza WMS ou outra metodologia de gerenciamento do armazém? Faz inventários? Qual a sistemática utilizada e os indicadores resultantes? 3.20 Como as entregas são monitoradas? Qual o nível de satisfação dos clientes? Qual o índice de retorno? 3.21 Quais desses indicadores são estratégicos (resultados)?35 Figura 06 Fluxograma de informações de atendimento ao cliente....... 47 Figura 07 Layout do estoque de produtos acabados............................ 55 QUADROS Quadro 01 Exemplos de indicadores de custo....................................... 29 Quadro 02 Os componentes do serviço ao cliente................................. 31 Quadro 03 Exemplo de indicadores de produtividade............................ 33 Quadro 04 Exemplo de indicadores de gerenciamento de ativos........... 34 Quadro 05 Medição dos processos do ciclo de atendimento dos clientes e serviço logístico.................................................................... 53 TABELAS Tabela 01 Indicadores operacionais de acuracidade............................. 56 Tabela 02 Produtividade do transporte.................................................. 58 Tabela 03 Sugestão de indicadores do transporte................................ 59 10 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO................................................................................... 12 1.1 DELIMITAÇÃO DO TEMA E PROBLEMÁTICA DE PESQUISA............................................................................................ 12 1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS................................................................. 14 1.2.1 Objetivo geral..................................................................................... 14 1.2.2 Objetivos específicos......................................................................... 14 1.3 JUSTIFICATIVA.................................................................................... 15 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA........................................................ 17 2.1 LOGÍSTICA EMPRESARIAL................................................................ 17 2.2 DISTRIBUIÇÃO FÍSICA........................................................................ 18 2.2.1 Canais de distribuição....................................................................... 19 2.2.2 Sistema de distribuição "Um para Um"............................................ 20 2.2.3 Sistema de distribuição "Um para Muitos"...................................... 21 2.3 ARMAZENAGEM DE PRODUTOS...................................................... 22 2.3.1 Movimentação de materiais............................................................... 23 2.4 ADMINISTRAÇÃO DE TRANSPORTE................................................ 24 2.5 INDICADORES DE DESEMPENHO LOGÍSTICO................................ 26 2.5.1 Avaliação de desempenho logístico................................................. 27 2.5.1.1 Indicador: Custo................................................................................. 28 2.5.1.2 Indicador: Serviço ao cliente/qualidade........................................... 30 2.5.1.3 Indicador: Produtividade.................................................................... 33 2.5.1.4 Indicador: Gestão de ativos............................................................... 34 2.6 FLUXO DE INFORMAÇÕES................................................................ 35 3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS.......................................... 39 3.1 CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA................................................... 39 3.1.1 Classificação da pesquisa................................................................. 40 3.2 OBJETO E SUJEITO DA PESQUISA................................................... 42 3.3 COLETA DE DADOS............................................................................ 43 11 3.4 TRATAMENTOS DOS DADOS............................................................ 45 4 ANÁLISE DOS DADOS....................................................................... 47 4.1 FLUXO DE INFORMAÇÕES NO ATENDIMENTO AOS PEDIDOS DOS CLIENTES.................................................................................... 47 4.2 MEDIÇÃO DO DESEMPENHO DOS PROCESSOS DO CICLO DE ATENDIMENTO DOS CLIENTES E SERVIÇO LOGÍSTICO............... 52 4.3 ALINHAMENTO DOS MACROPROCESSOS ARMAZENAGEM E TRANSPORTE DO FLUXO DE ATENDIMENTO DOS PEDIDOS....... 54 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS................................................................. 60 5.1 RECOMENDAÇÕES PAR ORGANIZAÇÃO........................................ 61 5.2 SUGESTÕES DE PESQUISAS FUTURAS.......................................... 62 REFERÊNCIAS 12 1 INTRODUÇÃO O presente trabalho de conclusão de curso buscou conhecer a sistemática de mensuração do nível de serviço logístico do processo de distribuição em uma empresa de alimentos da Paraíba. Tendo como foco o fluxo de informações, a sistemática de medição dos processos e o alinhamento dos macroprocessos de armazenagem e transporte, visando compreender os principais indicadores, os métodos utilizados, as formas de aplicação e, sobretudo os impactos e influências causados no nível do serviço logístico prestado aos clientes. 1.1 DELIMITAÇÃO DO TEMA E PROBLEMA DE PESQUISA O presente estudo trata-se de uma abordagem direta sobre o desempenho logístico. Uma temática bastante relevante no cenário competitivo em que vivemos, onde as empresas precisam encontrar as formas mais eficientes para se manterem em funcionamento; a partir de estratégias e ações que possibilitem a realização de sua operação com o mínimo de custo possível, de modo a potencializar, cada vez mais, sua competitividade diante dos concorrentes. Nesse contexto é imprescindível a adoção, implementação e mensuração das mais modernas ferramentas da logística empresarial. Ballou (2006) afirma que a logística trata de todas as atividades de movimentação e armazenagem, que facilitam o fluxo de produtos desde o ponto de aquisição da matéria-prima até o ponto de consumo final, assim como dos fluxos de informação que colocam os produtos em movimento, com o propósito de providenciar níveis de serviço adequados aos clientes a um custo razoável. Segundo Bowersox e Closs (2009), a logística empresarial tem como missão equilibrar as expectativas de serviços e os gastos, de modo a alcançar os objetivos do negócio. Alcançar significativos níveis de serviços logísticos é possível desde que a empresa esteja disposta a alocar os recursos necessários para tal, pois no ambiente operacional encontrado atualmente as principais dificuldades não são meramente tecnológicas, elas se encontram também na esfera econômica. 13 É comum que as empresas busquem implantar e estabelecer uma competência logística que atenda as exigências básicas dos seus clientes com um custo total realista. Muito raramente, o custo total mais baixo ou o melhor serviço ao cliente constitui a estratégia logística mais apropriada (BOWERSOX e CLOSS, 2009). A estratégia logística bem planejada deve desenvolver uma boa capacidade de atendimento aos pedidos dos clientes e deve, ao mesmo tempo, ter sob controle as variações de desempenho operacional, bem como minimizar os níveis de estoque. As atividades desenvolvidas na logística ganharam uma visão estratégica importante dentro dos modernos conceitos do Supply Chain Management (SCM), esse método de gestão aspira quebrar paradigmas, pois defende que a concorrência mercadológica não ocorre entre empresas, mas entre cadeias de suprimentos. É comum que as empresas ajam como entidades distintas e que dirijam os esforços para dentro dos seus limites organizacionais. A chegada de um bem ou serviço ao cliente final engloba uma série de outras empresas que contribuem direta ou indiretamente para a percepção de valor por parte deste cliente. Dessa forma, o Gerenciamento da Cadeia de Suprimento colabora de maneira efetiva para a melhoria da competitividade e conquista de novos mercados para as empresas que integram a cadeia de suprimentos. Porisso, medir a eficiência e monitorar constantemente o desempenho das atividades logísticas dentro e fora das organizações são ações de grande importância neste contexto. Avaliar e controlar de maneira efetiva o desempenho das atividades logísticas são ações estratégicas necessárias para identificar o melhor destino para os recursos e posteriormente realizar o monitoramento dos mesmos, a fim de reduzir os custos dos processos de distribuição e dessa forma aumentar o potencial competitivo. Segundo Bowersox e Closs (2009), à medida que a competência logística se torna um fator crítico na criação e na manutenção de vantagem competitiva, a precisão nessas tarefas torna-se mais importante, pois a diferença entre operações rentáveis e não rentáveis torna-se cada vez menor. Acompanhando a linha dos autores acima referenciados, é necessário que o administrador logístico tenha o conhecimento de todas as etapas das atividades que deverão ser mensuradas dentro do processo, para que dessa forma, os dados demonstrados nos indicadores de desempenho sejam coerentes e, sobretudo de 14 fácil entendimento. Tendo como objetivos principais o monitoramento do desempenho nos níveis operacionais e a identificação de novas oportunidades para o aumento da eficiência e eficácia empresarial, o controle logístico vem apresentando seu imenso valor no ambiente competitivo vivido atualmente pelas empresas. Dados do IPEA (2011) apontam para o crescimento da economia nordestina, sobretudo em varejo e serviços, e uma das principais atividades setoriais impactadas é a indústria de alimentos, cuja competitividade é fortemente influenciada pela complexidade das interações e operações na cadeia de suprimentos, face à distância dos maiores centros produtores e parques industriais, impactando em oportunidades e desafios, pela dimensão, complexidade das operações (rotas e distâncias) e infraestrutura de transporte no elo distribuição, bem como insipiência da cadeia de suprimentos no elo fornecedores. Não é diferente na empresa de alimentos objeto deste estudo de caso, especializada na produção e comercialização de salgados, petiscos, biscoitos e sucos em pó, uma vez que o mercado, face ao nível de competitividade, exige um posicionamento estratégico logístico, inclusive dos concorrentes, requerendo o monitoramento de forma eficaz de seu processo logístico, sobretudo de distribuição, tendo em vista que este influencia de maneira determinante o desempenho operacional e financeiro da organização. Diante do exposto, o pretendido com esta pesquisa, foi facilitar e ampliar o conhecimento teórico sobre algumas questões logísticas, bem como na prática, auxiliar a responder o seguinte questionamento: Como ocorre o processo de mensuração do nível de serviço logístico de distribuição em uma empresa de alimentos da Paraíba? 1.2 OBJETIVOS Nesta secção apresenta-se o escopo das estratégias que nortearam o nosso caminho para o alcance da resposta à questão central da pesquisa. Observa-se que a mesma está dividida em objetivo geral e objetivos específicos, descritos em subtópicos a seguir: 15 1.2.1 Objetivo geral Analisar a sistemática de mensuração do nível de serviço logístico do processo de distribuição em uma empresa de alimentos da Paraíba. 1.2.2 Objetivos específicos - Descrever o fluxo de informações no atendimento aos pedidos dos clientes, de modo que se compreenda a influência dos processos no serviço logístico de distribuição da empresa de alimentos pesquisada; - Descrever a sistemática de medição do desempenho dos processos do ciclo de atendimento dos clientes, de modo a caracterizar a medição do serviço logístico de distribuição da empresa de alimentos pesquisada; - Descrever o alinhamento dos macroprocessos armazenagem e transporte do fluxo de atendimento dos pedidos, visando compreender o alinhamento dos macroprocessos logísticos à demanda e seus efeitos no serviço logístico de distribuição da empresa de alimentos pesquisada; 1.3 JUSTIFICATIVA Percebe-se atualmente no crescente e competitivo mercado globalizado a necessidade de se descobrir novos e eficientes processos, a fim de otimizar custos e melhorar o atendimento às exigências impostas pelos consumidores, dessa forma garantindo diferenciais competitivos para permanência e obtenção de novas “fatias” do mercado. Segundo Bowersox e Closs (2009), as empresas orientadas pela oportunidade de mercado consideram a satisfação das necessidades do cliente o principal motivo para o desempenho de suas atividades. Para Razzolini (2011), também é preciso considerar que através do gerenciamento logístico, em uma visão sistêmica, se processa a satisfação das necessidades dos clientes, por meio da coordenação dos fluxos de materiais, recursos financeiros e informações. Para que esta integração total ocorra é 16 necessária uma orientação bastante diferente da encontrada nas organizações convencionais, sobretudo no que diz respeito ao controle e a mensuração das atividades logísticas. Nesse panorama a logística aparece como instrumento essencial para o desenvolvimento de indicadores de performance que demonstrem qual o nível de serviço logístico está sendo oferecido pela empresa. A prioridade em atender bem e agregar valor aos serviços prestados, para o atendimento do cliente, é uma preocupação permanente na empresa estudada; a mesma visa fidelizar sua carteira de clientes com ações que superem as expectativas e a coloque em posição privilegiada quando se fala em qualidade no atendimento. O presente trabalho é justificado através da necessidade de aprimoramento das atividades que concernem na otimização dos serviços logísticos prestados pela empresa em questão, bem como pela importância de se desenvolver mais uma pesquisa acadêmica voltada para um tema que é emergente no nosso cenário empresarial. Essa pesquisa traz o conhecimento específico não só para o autor e outros alunos que se interessem pelo tema, mas também aos empresários e sociedade em geral que necessitem desse conhecimento para desenvolver as atividades inerentes ao tema. 17 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA 2.1 LOGÍSTICA EMPRESARIAL As primeiras definições de logística têm sua origem durante a segunda guerra mundial, onde a atividade logística estava voltada para a movimentação e coordenação de tropas, armamentos e munições para os lugares necessários ao seu emprego no campo de batalha. Quando adotada como uma atividade pelo mundo dos negócios, a logística foi reconhecida como a movimentação e coordenação dos produtos aos clientes finais (BALLOU, 2006). A complexidade da economia moderna, representada pelo rápido avanço das tecnologias, vem trazendo cada vez mais novos desafios para as organizações empresariais. A nova realidade comercial vem demandando uma nova prática administrativa voltada para a otimização do sistema logístico. A partir daí, o conceito e importância operacional da logística foi adaptado para as organizações empresariais. Novaes (2001) afirma que a logística hoje é considerada um dos elementos-chave na estratégia competitiva das empresas e reconhecida como uma importante prática de sobrevivência para empresas que atuam em mercados cada vez mais globalizados. Para justificar essa importância estratégica o autor afirma que a logística envolve elementos humanos, materiais, tecnológicos e de informação, focando sempre a otimização dos recursos, pois se de um lado se busca o aumento da eficiência e a melhoria dos níveis de serviço ao cliente, de outro, a competição no mercado obriga a uma redução contínua nos custos. Seguindo a linha de pensamento de Novaes (2001) fica claro que este conceito vem evoluindo e assumindo novos encargos de acordo com as exigências do mercado e a importância que a atividade logística assume na cadeia de suprimentos. A logística empresarial age desde o suprimento físico até a distribuiçãofísica, dentro desse intervalo existe um universo de conceituações e definições para logística empresarial. No intuito de agrupar boa parte dessas atividades Ballou (1993) considera que a logística empresarial trata de todas as atividades de movimentação e armazenagem, que facilitam o fluxo de produtos desde o ponto de aquisição da matéria-prima até o ponto de consumo final, bem como do fluxo de informação, que 18 coloca os produtos em movimento, com o propósito de providenciar níveis de serviço adequados aos clientes a um custo razoável. Novaes (2007) defende um conceito semelhante. O mesmo afirma que a logística empresarial é o processo de planejar, implementar e controlar de maneira eficiente o fluxo e a armazenagem de produtos, assim como os serviços e informações associados, cobrindo desde o ponto de origem até o ponto de consumo, com o objetivo de atender aos requisitos do consumidor. 2.2 DISTRIBUIÇÃO FÍSICA Na logística moderna a distribuição física assume um papel preponderante para o sucesso das organizações. Não é diferente na empresa estudada, pois desde o instante em que o produto é finalizado até o momento no qual o comprador toma posse dele, esse produto é de responsabilidade da logística de distribuição, que deve mantê-lo no depósito da fábrica e transportá-lo com segurança diretamente ao cliente. Segundo Ballou (1993), a distribuição física é o ramo da logística empresarial que trata da movimentação, estocagem e processamento de pedidos dos produtos finais. Nesse contexto o autor ressalta ainda que essa atividade costuma ser a mais onerosa para a empresa dentro da logística e pode custar aproximadamente dois terços de todos os custos logísticos. Segundo Novaes (2007), a administração de distribuição física se processa em três níveis: estratégico, tático e operacional. No nível estratégico ocorre as decisões de que modo deve ser a configuração global do sistema de distribuição (localização do armazém, seleção dos modais de transporte); No nível tático, os responsáveis pelas atividades da distribuição devem utilizar os recursos disponíveis (caminhões, armazéns, sistema de processamento de pedidos), com o máximo de aproveitamento produtivo, a fim de diluir mais rapidamente o custo de aquisição. O nível operacional tem seu foco concentrado na supervisão e realização de tarefas. Refere-se prioritariamente às atividades diárias que o gerente de distribuição e seus subordinados devem desempenhar para garantir que os produtos sejam movimentados (carregar caminhões, manusear e embalar produtos), 19 Na prática a distribuição física é o processo operacional e de controle que vai permitir a transferência do produto desde o ponto de fabricação até o ponto em que a mercadoria é finalmente entregue ao consumidor. Quase sempre esse ponto final de distribuição é a loja de varejo, com algumas exceções quando, por exemplo, o produto é demasiadamente pesado ou volumoso, nesses casos a distribuição costuma ser feita direta ao consumidor final. 2.2.1 Canais de distribuição A cadeia de suprimentos dentro da logística é composta por canais de distribuição que representam a seqüência de organizações e empresas que vão transferindo a posse de um produto desde o fabricante até o consumidor final (NOVAES, 2007). Desse modo o autor deixa bem claro que há uma relação bastante estreita entre as atividades que compõe a distribuição física e os canais de distribuição, conforme pode-se observar na Figura 01, disposta a seguir: Figura 01 – Paralelismo entre canais de distribuição e distribuição física Fonte: Novaes (2006, p. 125) Ao se analisar a ilustração pode-se identificar o deslocamento físico a que os produtos serão submetidos, detalhando-se, a partir dessa análise, a rede logística e o sistema de distribuição física decorrente. Essa rede tem na sua composição os armazéns, os centros de distribuição, o estoque de mercadorias, os veículos de transportes e a estrutura de serviços complementares. 20 2.2.2 Sistema de distribuição “um para um” A distribuição “um para um”, é quando o veículo é totalmente carregado no depósito da fábrica (lotação completa) e é transportada a carga para outro ponto de destino, podendo ser um CD, uma loja ou outra instalação qualquer (NOVAES, 2007). Nesse caso o carregamento do veículo é realizado de forma a lotá-lo completamente, os produtos da carga são dispostos dentro do caminhão aproveitando todo o espaço disponível, visando atingir a capacidade máxima de cubagem ou peso do veículo transportador. O sistema de distribuição “um para um” é bastante utilizado pela empresa estudada, na realização da distribuição física de seus produtos, principalmente para grandes distribuidores em todo Nordeste. Para fazer isso, a organização usa, na maioria das vezes, frota terceirizada. No processo de contratação do frete alguns fatores são bastante relevantes quando encarado sob o ponto de vista logístico. São eles: • Distância entre o ponto de origem e o ponto de destino; • Velocidade operacional; • Tempo de carga e descarga; • Quantidade ou volume do carregamento; • Disponibilidade de carga retorno; • Densidade da carga; A distância é um dos elementos que mais influenciam nesta forma de transporte, pois condiciona a seleção do tipo de veículo, o dimensionamento da frota, o custo e o frete a ser cobrado do usuário. A velocidade operacional é a velocidade média entre os pontos de origem e destino, descontando os tempos nos terminais, ou seja, retirando os tempos de carga e descarga, tempos de espera para a carga ser recebida pelo cliente etc. 21 Entende-se por tempo de carga e descarga, o tempo total desprendido na passagem, conferência, emissão de documentos, bem como, nas operações de carga e descarga propriamente ditas. A quantidade transportada é outro fator de grande importância na distribuição física de produtos. Quando os volumes transportados são elevados e para um único cliente a empresa em questão opta por um serviço de distribuição terceirizado já que no sistema de “um para muitos” torna-se inviável a contratação de fretes. A não existência de carga retorno pode afetar o nível de serviço oferecido ao cliente. Isso porque num ambiente de grande concorrência, o transportador autônomo pode negociar o frete admitindo que haja carga de retorno, de forma a cobrir parte de seus custos. A densidade da carga afeta a escolha do tipo de veículo. Mercadorias de baixa densidade acabam lotando o veículo por volume, e não por peso. No caso da empresa estudada é comum a escolha de carrocerias baús com maior volume. 2.2.3 Sistema de distribuição “um para muitos” Nesse tipo de distribuição, o veículo é carregado com mercadorias destinadas a diversas lojas ou clientes e executa um roteiro de entrega pré- determinado, conforme Figura 02, a seguir: Figura 02 – Esquema típico de distribuição “um para muitos” Fonte: Novaes (2006, p. 266) 22 Conforme observado na Figura 02 o veículo parte do depósito carregado e percorre uma distância “D” até o bolsão de entrega. Dentro do bolsão, o veículo realiza “N” visitas, atendendo diversos clientes e efetuando entregas. Terminando o serviço, volta ao depósito, percorrendo novamente uma distância “D”. Na distribuição física “um para muitos” existe alguns fatores críticos a serem observados do ponto de vista logístico. São eles: • Divisão da região a ser atendida em zonas ou bolsões de entrega; • Velocidades operacionais médias; V1: No percurso entre o depósito e o bolsão; V2: No percurso dentro do bolsão. • Tempo de parada em cada cliente; • Tempo de ciclo (necessário para completar o roteiro e voltar ao depósito). Com base nesses fatores críticos é que o administrador logístico pode determinar se vai utilizar os recursos próprios (frota própria) para realização das entrega ou se a melhor escolha é a contratação do serviço terceirizado.2.3 ARMAZENAGEM DE PRODUTOS Bowersox e Closs (2009) afirmam que as decisões iniciais sobre armazenagem envolvem planejamento. A moderna noção de que os depósitos constituem recintos para manuseio de materiais requer uma análise detalhada, antes de determinar o tamanho, o tipo e a forma do depósito. Segundo Ballou (2006), o projeto do armazém reflete o tempo no qual se espera que os produtos permaneçam guardados. Portanto, estoques mantidos por longos períodos de tempo são normalmente estruturados com diversos pavimentos ou níveis. Já os de alta rotação dos produtos a estrutura geralmente tem apenas um pavimento, projetado para garantir a movimentação interna do material. Muitas empresas hoje estão evitando ou minimizando a necessidade de armazenagem pela aplicação do conceito just-in-time. A ideia é ajustar o suprimento 23 e a demanda no tempo e na quantidade, de forma que produtos ou matérias-primas cheguem justamente quando são necessários (BALLOU, 1993). O mesmo autor defende que os estoques acumulados podem se traduzir em redução dos custos de transporte pela movimentação de quantidades maiores, mais econômicas. Para justificar tal pensamento ele diz que o objetivo é utilizar o espaço certo de estocagem para que se possa alcançar um equilíbrio eficiente e econômico entre os custos de armazenamento, produção e transporte. O sistema de armazenagem pode ser dividido em duas funções principais: manuseio dos materiais e guarda dos produtos (estocagem). O manuseio dos materiais engloba as atividades de recebimento de mercadorias, movimentação interna e expedição. A estocagem é simplesmente a acumulação de produtos que ocorre com o passar do tempo (BALLOU, 2006). 2.3.1 Movimentação de materiais Dentro de um depósito é notável que uma boa armazenagem de produtos se torna fundamental para manter um padrão de qualidade que satisfaça o consumidor ao receber o produto sem avarias na ponta do canal de distribuição. Essa preocupação é necessária devido a várias etapas que os produtos passam dentro de um depósito. Inicialmente com a entrada ou recebimento de mercadorias, depois com o manuseio interno e por fim a expedição ou saída rumo ao cliente. Nos próximos parágrafos se discutirá sobre as melhores práticas no gerenciamento dos recursos de armazenagem. A entrada ou recebimento de mercadorias no armazém é geralmente em maior quantidade do que as expedidas. A primeira movimentação de materiais é a descarga do veículo, que na maioria dos depósitos ainda é feita manualmente por uma ou duas pessoas. Os produtos são empilhados em paletes para formar uma umidade a ser movimentada (BOWERSOX e CLOSS, 2009). Segundo Ballou (2006), palete é uma plataforma normalmente feita de madeira ou material corrugado em que se empilham materiais para transporte e estocagem. A paletização auxilia na movimentação interna e no manuseio de uma ampla variedade de mercadoria. 24 No Brasil os peletes mais usados são os de 1200 por 1000 milímetros. O tamanho e configuração do palete dependem do tamanho, forma, peso e vulnerabilidade dos produtos e da capacidade do equipamento de manuseio de materiais (BALLOU, 2006). O manuseio interno inclui toda e qualquer movimentação dos produtos dentro do armazém. Após o recebimento, é necessária uma transferência interna para colocá-los em locais de armazenagem ou para a separação de pedidos, quando os pedidos são recebidos, os produtos solicitados são novamente paletizados e transportados para área de expedição (BOWERSOX e CLOSS, 2009), A expedição ou saída de mercadorias é muitas vezes a mais delicada das atividades de manuseio, porque lidar com pedidos de pequeno volume exige muita mão-de-obra e custa mais do que outras atividades de manuseio de materiais (BALLOU, 2006). Seguindo a mesma linha de pensamento, percebe-se que a expedição assume a função de verificação dos pedidos e carregamento dos veículos de transporte. Essa verificação pode limitar-se a conferência dos produtos previamente separados a fim de confirmar e assegurar a precisão do carregamento. Devido à quantidade relativamente grande de mão-de-obra, necessária ao manuseio de materiais, a produtividade geral do depósito está vulnerável a qualquer queda de desempenho da mão-de-obra (BOWERSOX e CLOSS, 2009). Essa limitação é decorrente da natureza das atividades realizadas que fazem pouco uso dos avançados recursos tecnológicos e de informação, haja vista o manuseio de materiais ser ainda uma atividade essencialmente manual. 2.4 ADMINISTRAÇÃO DE TRANSPORTES O transporte aparece dentro das operações logística como uma das atividades de maior destaque e por isso também representa em termos de custo uma parcela bastante agressiva que pode oscilar na maioria das empresas entre um e dois terços dos custos totais da logística (BALLOU, 2006). Segundo Bowersox e Closs (2009), o principal objetivo do transporte é movimentar produtos de um local de origem até um determinado destino minimizando ao mesmo tempo os custos financeiros, temporais e ambientais. 25 É importante lembra também que essas atividades devem estar alinhadas com o atendimento às exigências dos clientes em termos de desempenho e precisão das entregas, bem como da disponibilidade de informações relativas à carga transportada. A Figura 03 mostra o fluxo de transporte e informação, onde no sentido consumidor–fornecedor, existe o fluxo da informação e, no sentido fornecedor– consumidor, o fluxo de material. Figura 03 – Ciclo logístico Fonte: Adaptado de Ballou, 2001. É notável o valor do transporte nesse fluxo, pois é através dele que ocorre a movimentação de produto ou mercadoria, de acordo com a demanda do mercado. Talvez o principal problema que o administrador de transportes deve encontrar inicialmente seja a seleção do operador que vai transportar as mercadorias da empresa. A escolha geralmente está entre o uso da frota própria e a contratação de serviço terceirizado (BALLOU, 1993). A fim de ajudar a resolver o problema da escolha do serviço de transporte Ballou (2006) apresenta três características básicas presentes em todos os serviços que devem ser levadas em consideração: preço, tempo em transito e perdas e danos. Para serviços contratados o administrador de transportes deve voltar sua atenção principalmente para realizar uma boa negociação do frete, organizar a documentação necessária e realizar o rastreamento e consolidação do frete. Ballou (1993) afirma que na negociação de fretes o administrador de transportes deve observar se existe uma condição que favorece ou facilita as circunstâncias operacionais, para neste caso solicitar redução no valor do frete que 26 geralmente é estipulado pelo transportador como valores médios derivados de condições médias. Além disso os gerentes de transportes devem manter-se sempre atualizados no que se refere as informações que possam melhorar o desempenho produtivo do setor. Isso significa que deve ser adotado um eficiente programa de avaliação de desempenho, com atividade continua, para pesquisa de transporte. A respeito da documentação dos fretes Bowersox e Closs, (2009) afirmam que a documentação necessária para realização de um contrato de frete são muitos, no entanto destacam os três principais: conhecimento de embarque que é o documento básico para o serviço de transporte; o conhecimento de frete é o meio de faturamento e pelo qual é pago os serviços de transporte; e por fim o manifesto de carga que relaciona as paradas e clientes quando são transportadas várias cargas em um único veículo. No próximo item serão apresentados alguns indicadores de desempenho que podem ajudar a empresa estudada a aperfeiçoar a mensuração do nível do serviço logístico executado. 2.5 INDICADORES DE DESEMPENHO LOGÍSTICO A vantagem competitiva pode ser criada a partir do alto desempenho logístico nas cadeias de suprimentos, mas para que issoocorra se faz necessário a utilização de sistemas integrados de avaliação. O antigo dito popular “o que não dá para avaliar, não dá para gerenciar” mantém-se verdadeiro para as atividades logísticas, tanto as internas de uma empresa quanto as externas relativas aos parceiros da cadeia de suprimentos. Por essa razão, deve ser estabelecida uma estrutura para avaliação financeira e do desempenho (BOWERSOX, CLOSS, COOPER, 2006, p. 448). A combinação entre crescimento econômico e a concorrência acirrada força as empresas de todos os setores a se concentrarem em desempenhar de forma eficaz e eficiente as atividades logísticas, de modo a encontrarem o ponto ideal entre qualidade dos serviços logísticos prestados e os recursos utilizados. Dentro da perspectiva financeira de cada empresa é necessário a construção de um sistema eficiente de avaliação do desempenho logístico que 27 aponte de forma clara se os três objetivos seguintes estão sendo alcançados: monitoramento, controle e direcionamento das atividades logísticas. O monitoramento é realizado a partir do estabelecimento de métricas apropriadas para cada atividade, dessa forma pode ser acompanhado o desempenho do sistema. Por exemplo, métricas podem ser criadas e desenvolvidas para coletar dados e para informar sobre o desempenho de um serviço básico relacionado às taxas de atendimento e às entregas no tempo certo, bem como para apresentar o percentual de realização de meta dos custos logísticos como os de transporte e armazenagem. O controle é realizado quando se tem um padrão de desempenho relacionado às métricas estabelecidas, para que o gestor identifique se o sistema logístico precisa ser aprimorado. Nesse caso se for observado que a taxa de atendimento está abaixo do padrão previamente estabelecido através das métricas, o gestor precisa identificar as causas e fazer ajustes, a fim de que a atividade retome seu desempenho esperado. Por fim o direcionamento que é importantíssimo para a realização de um bom desempenho das equipes e setores dentro do sistema de avaliação logístico, pois age diretamente com a motivação do colaborador e a recompensa pelo desempenho quando se atingi as metas e os padrões de serviço impostos pela organização. Ainda nesse contexto, percebemos com clareza que atualmente é despendido um esforço bastante considerável para melhorar a qualidade da informação que os profissionais da logística têm a sua disposição para monitorar, comparar e orientar o desempenho logístico. Hoje no campo da logística, com o desenvolvimento tecnológico, é possível que as empresas alterem antigas formas de relatórios para tirar proveito dos novos sistemas de controle informatizados e isso pode gerar flexibilidade suficiente para permitir a prevenção de problemas e respostas rápidas às oportunidades do mercado. 2.5.1 Avaliação de desempenho logístico As medidas de desempenho interno concentram-se basicamente na comparação entre os processos e atividades com operações e metas anteriores 28 (BOWERSOX e CLOSS, 2007). Dessa forma, por exemplo, pode-se comparar o nível de serviço oferecido ao cliente com o desempenho real do último período. Os autores ainda sugerem que a mensuração do desempenho logístico pode ser geralmente classificada nas seguintes categorias: • Custo; • Serviço ao cliente; • Produtividade; • Gestão de ativo e; • Qualidade. Para melhor detalhar as categorias supracitadas serão descritos a seguir exemplos de indicadores de desempenho apresentados por alguns dos principais autores na área de logística. 2.5.1.1 Indicador: Custo O custo real pode ser considerado o reflexo mais direto do desempenho logístico para atingir os objetivos e metas operacionais, com ele é comum monitorar e relatar os dados de custo para cada função logística especifica, como processamento de pedidos, armazenagem e transporte. Essas medidas, ao serem comparadas com os resultados de períodos anteriores podem servir para o gestor avaliar se é necessário tomar alguma ação corretiva caso o desempenho não esteja condizente com os objetivos e metas propostos (BOWERSOX, CLOSS, COOPER, 2006). Razzolini (2011) diz que se considerarmos as três atividades fundamentais da logística (processamento de pedidos, armazenagem e transporte) em função do numero de armazéns em um sistema de distribuição, percebe que os custos de transporte declinam com o aumento do numero de depósitos. A apuração dos custos exige a identificação das despesas específicas a serem incluídas na análise. Uma segunda preocupação é a determinação do período de incidência dos custos. As regras e procedimentos para identificar, agrupar e aprimorar custos podem ter influência substancial no projeto do sistema logístico e no processo de tomada de decisão sobre as operações (BOWERSOX e CLOSS, 2009). 29 TIPO EXEMPLO DE INDICADORES DE CUSTOS Custo total Custo total Custo total com percentual das vendas Valor real versus orçado do custo total Custos Funcionais Custo do frete de distribuição Custos administrativos Custo de processamento de pedidos Custo com mão de obra direta Custo das mercadorias devolvidas Custo dos produtos estragados Custeio ABC Rentabilidade por cliente ou segmento de cliente Rentabilidade direta do produto Quadro 01 - Exemplo de indicadores de custos. Fonte: Adaptado de Oliveira (2009) Como se observa no Quadro 01, as despesas logísticas podem ser informadas à administração de muitas maneiras, porém Bowersox e Closs (2009) destacam a separação dos custos fixos e custos variáveis como a mais útil para identificar as implicações dos custos logísticos nas alternativas das práticas operacionais existentes. Essa maneira implica em separar os custos segundo sua natureza fixa ou variável, ou seja, custos que não variam com o aumento ou diminuição no volume das operações são considerados fixos. Podemos citar como exemplo a compra de um caminhão pelo valor de R$ 50.000,00, a empresa paga o esse valor independente da quantidade de vezes que vai usá-lo, que pode ser de apenas uma entrega ou de cem entregas, o valor a ser pago não vai alterar. Já os custos variáveis sofrem alterações de acordo com o volume de operações realizadas. Nesse caso o exemplo pode ser os custos obtidos com a quantidade de gasolina usada para operar o caminhão, portanto os custos totais com gasolina variam de acordo com a frequência de uso do caminhão. O gestor logístico deve entender especificamente o qual papel da mensuração dos custos de operação do negócio e sua relação com os demais indicadores. 30 2.5.1.2 Indicador: Serviço ao cliente/qualidade A prestação do serviço ao cliente aparece como porta de entrada na criação de um bom relacionamento entre o cliente e a empresa, devido seu grau de importância esse indicador de desempenho interliga vários aspectos relacionados com o processamento dos pedidos. Christopher (2007) diz que o serviço ao cliente é determinado pela interação de todos aqueles fatores que afetam os processos pelos quais produtos e serviços são disponibilizados ao comprador. Já Razzolini (2011, p. 44) entende que: O serviço ao cliente é a execução de todos os meios possíveis para satisfazê-lo oferecendo facilidades e informações sem limitar a duração desses serviços, mesmo que tais meios sejam oferecidos graciosamente, sem custo adicional para o cliente, pois o importante é o estabelecimento de relações duradouras com os clientes. É comum que as organizações tenham percepções diferentes a respeito do serviço ao cliente. A fim de nortear os gestores nessa difícil tarefa Lalonde e Zinszer (apud CHRISTOPHER, 2007, p. 46-47), sugeriram que esse serviço seja observado sob três aspectos: • Elementos da pré-transição • Elementos da transição • Elementos da pós-transição Os primeiros estão diretamente ligados às políticas e programas corporativos, como divulgações escritas da política de serviço.Os segundos, ou elementos da transição, são aquelas variáveis interligadas com o desempenho das atividades de distribuição física, como a confiabilidade do produto e da entrega. Por fim, os elementos da pós- transição que se referem ao suporte do produto em uso, como garantia, reposição e reparo. É fato que, algum desses elementos poderá, em determinado ambiente mercadológico, ser mais explorado que outro. Sendo assim, poderão surgir diversos elementos tão importantes quanto esses já listados. O Quadro 02 lista determinados itens do serviço de suporte ao cliente, relacionados com os três aspectos acima mencionados. 31 Elementos da pré-transição • Política formal de serviço ao cliente (É comunicada interna e externamente? É compreendida?) • Acessibilidade (É fácil entrar em contato e fazer contato conosco? Há um único ponto de contato?) • Estrutura da organização (Há pronta estrutura de gestão do serviço ao cliente? Que nível de controle tem sobre os processos de serviço?) • Flexibilidade do sistema (Podemos adaptar os sistemas de entregas às necessidades específicas do cliente?) Elementos de transição • Ciclo do pedido (Qual é o tempo entre o pedido e a entrega? Qual é a confiabilidade/variação?) • Disponibilidade de estoque (Qual é a porcentagem da demanda atendida para cada item do estoque?) • Taxa de atendimento do pedido (Qual a proporção de pedidos completamente atendidos no tempo de espera declarados?) • Informações sobre a situação do pedido (Quanto tempo leva para se responder a uma pergunta com a informação requerida? Informamos os clientes sobre problemas ou eles entram em contato conosco?) Elementos da pós-transação • Disponibilidade de peças de reposição (Quais são os níveis de estoque das peças de reposição?) • Tempo de atendimento de chamada (Quanto tempo o técnico leva para chegar ao local e qual é o “índice de conserto na primeira chamada”?) • Acompanhamento/garantia do produto (Podemos identificar a localização de cada produto depois de comprado? Podemos manter/estender a garantia para os níveis esperados pelos clientes?) • Queixas e reclamações do cliente (Quão prontamente lidamos com as reclamações e devoluções? Medimos a satisfação do nosso cliente com nossa resposta?) Quadro 02 – Os componentes do serviço ao cliente. Fonte: Christopher (2007, p. 47) De acordo com o conteúdo mostrado no Quadro 02, torna-se fundamental para o sucesso das organizações o desenvolvimento de um programa de serviço ao cliente, onde os gestores possam identificar e dar prioridade a todas as atividades relevantes para atingir os objetivos operacionais. O gestor da área de logística ao analisar dentro da organização em que atua o resultado real desses aspectos pode perceber que eles demonstram a capacidade relativa da empresa de satisfazer seus clientes. Na mesma linha de pensamento, Ballou (1993) afirma que à medida que a satisfação do cliente é atendida integralmente através da elevação do nível de 32 serviço os custos logísticos também tendem a aumentar, assim a boa administração logística procura ajustar o nível de serviço para o ponto onde haja a maior diferença entre a receita de vendas e os custos logísticos, dessa forma gerando uma maximização do lucro. Figura 04 - Compensação generalizada entre receitas e custo para diversos níveis de serviço logístico. Fonte: Ballou (1993, p.79) O crescente aumento dos gastos com vendas e, principalmente, dos custos logísticos deixam claro que o montante desses custos, normalmente chamados de indiretos, tem forte impacto sobre a rentabilidade do negócio, nesse caso um ponto a ser considerado é identificar a lucratividade real dos clientes e posteriormente desenvolver estratégias, para o serviço, que possam melhorar a lucratividade proveniente de todos os clientes (CHRISTOPHER, 2007). Já para medir a qualidade dentro da logística as avaliações devem estar voltadas para os processos, ou seja, o resultado do desempenho deve determinar a eficácia de um conjunto de atividades, devido essa amplitude normalmente a qualidade se tonar difícil de ser avaliada. Bowersox e Closs (2007) afirmam que para resumir as análises a fim de encontrar o desempenho ideal na qualidade, as empresas devem intensificar seus esforços para atingir a excelência na entrega do pedido perfeito, pois ele diz respeito à eficácia do desempenho de toda a logística integrada e não apenas de funções individuais na empresa. O pedido perfeito representa o desempenho ideal. Do ponto de vista operacional, o conjunto de setores industrial, comercial e de serviços define o pedido 33 perfeito como um pedido que atende a todos os padrões a seguir: (1) entrega completa de todos os itens solicitados, (2) entrega de acordo com a data solicitada pelo cliente, com um dia de tolerância, (3) documentação de apoio ao pedido completa e precisa..., (4) perfeitas condições, isto é, instalação/colocação do produto para funcionamento sem falhas, configuração correta, pronto para uso sem nenhuma avaria (BROWERSOX, CLOSS, 2007, p. 565). 2.5.1.3 Indicador: Produtividade A produtividade pode ser analisada pelos gestores de logística como indicador que apresenta a relação entre o resultado produzido (serviços ou produtos) e a quantidade recursos utilizados para alcançar tal resultado. Segundo Oliveira (2009), as medições de produtividade são tipicamente modeladas para monitorar sistemas que convertem inputs em outputs através da aplicação de trabalho. Se um sistema possuir resultados claramente avaliáveis e insumos mesuráveis, que podem ser combinados aos resultados apropriados, a avaliação da produtividade será basicamente uma rotina (BOWERSOX e CLOSS, 2009). O Quadro 03 apresenta exemplos de indicadores de desempenho de produtividade. TIPO EXEMPLO DE INDICADORES DE PRODUTIVIDADE Produtividade no nível micro Produtividade da mão de obra no armazém Unidades expedidas por funcionário Unidades por unidade monetária de mão de obra Produtividade de mão de obra no transporte N° de pedidos por representante de vendas Produtividade no nível macro Total de despesas operacionais/valor total das mercadorias processadas Total de despesas operacionais/valor total das mercadorias despachadas Receita de vendas - Valor consumido na operação Quadro 03 – Exemplo de indicadores de produtividade Fonte: Adaptado de Oliveira (2009, p 42) 34 2.5.1.4 Indicador: Gestão de ativos A mensuração dos ativos é realizada através da utilização de investimentos em instalações e equipamentos, assim como na aplicação do capital de giro em estoque, esses três investimentos podem representar uma grande parte de todos os ativos de uma empresa (BOWERSOX e CLOSS, 2007). É importante ressaltar que as medidas para gestão de ativos tem seu foco de atuação a velocidade de rotação dos ativos líquidos, como estoque, bem como o retorno do investimento gerado pelos ativos fixos, como instalações e equipamentos. “O gerenciamento de ativos e da infra-estrutura logística não deve apenas identificar a forma mais barata em cada atividade, mas sim buscar um sistema que esteja orientado para a performance total do negócio” (OLIVEIRA, 2009, p. 42). O Quadro 04 apresenta algumas medidas que podem ser utilizadas para que seja realizado o monitoramento efetivo dos ativos logísticos TIPO EXEMPLO DE INDICADORES DE GERENCIAMENTO DE ATIVOS Indicadores para Gerenciamento de Ativos Nível de estoque Giro de estoque Obsolecência Retorno sobtre capital próprioi - ROE Retorno sobtre investimento - ROI Retorno sobre ativos - ROA Curva ABC Quadro 04 – Exemplo de indicadores de gerenciamento de ativos Fonte: Adaptado de Oliveira (2009, p 43) Diante dessa revisão teórica sobre os diversos indicadores de desempenho logísticos pode-se então afirmar que os gestores da área têm várias maneiras para medir a sua performance logística, no entanto eles devemusar os indicadores que demonstre com clareza as dimensões mais importantes e que possam lhe apresentar o desempenho e produtividade real das atividades que compõem toda sua cadeia de suprimentos, fornecendo-lhes uma visão tanto de curto como de longo prazo, dando-lhes assim subsídios suficientes para refletir sobre os principais objetivos da empresa. 35 2.6 FLUXO DE INFORMAÇÕES A empresa moderna tem como um dos principais problemas a ser resolvido, o mau gerenciamento de suas informações. O fluxo de informações, quando bem gerenciado nos âmbitos interno e externo, se torna um excelente aliado para organização no tocante a criação de vantagem estratégica e competitiva, que pode levar a organização a bons níveis de integração com seus clientes internos e externos. Em qualquer produto ou serviço oferecido pelas empresas, a informação tem fundamental importância dentro do processo de desenvolvimento, pois através do fluxo bem gerido dessas informações, será possível buscar a informação adequada para ser aplicada no momento oportuno e com o custo apropriado. Ferreira e Perucchi (2011) dizem que na gestão da informação é necessária a compreensão de processos bem definidos, onde o fluxo da informação possa subsidiar o processo de transferência da informação de um emissor para um receptor. Na Figura 05 é apresentado um modelo do fluxo de informação apontado por Lesca e Almeida (1994). Figura 05 - Etapas do fluxo da informação. Fonte: Adaptado de Lesca e Almeida (1994). Percebe-se que os autores levam em consideração as organizações e o mercado onde estão inseridas, apontando três etapas do fluxo de informação: a 36 primeira etapa se reporta a coleta de informação do ambiente externo para uso da organização; a segunda etapa refere-se à produção e uso da informação que a organização precisa em âmbito interno; e por fim, a etapa que a organização disponibiliza a informação produzida internamente para o mercado externo (clientes, fornecedores, concorrentes). O fluxo de informações quando bem organizado, deve habilitar os usuários a fazer avaliações especificas em relação a quatro tipos de informações: informação fundamental, informação sobre a produtividade, informações sobre as competências e informações sobre a locação de recursos escassos (DRUCKER, 2002). Nesse contexto vale ressaltar a importante ligação entre a gestão e a informação. É fato que essa relação, sendo gerenciada estrategicamente, pode gerar riquezas organizacionais. A informação se apresenta de forma estratégica baseada em três níveis, descritos a seguir: Nível estratégico encontra-se no topo da hierarquia da organização; onde são tomadas as decisões estratégicas, com informações variadas e seguras que surgem de fontes externas e também de outros níveis hierárquico. Nível tático ou intermediário, onde são tomadas as decisões intermediárias e que exigem informações pormenorizadas, e que ocorre responsabilizações na interpretação da informação, obtidas de fontes internas com alguma frequência. Nível operacional representa o nível onde ocorre as decisões operacionais, sendo necessárias informações bem definidas, comumente retiradas do sistema interno, tendo como características ações imediatas Ballou (2006). Segundo Razzollini (2011), o fluxo de informações quando é bem apoiado pela tecnologia de informação adquire maior eficiência, eficácia e rapidez, além de viabilizar uma possível redução nos custos das operações logísticas e uma considerável diminuição na probabilidade de ocorrência de erro humano. Seguindo a mesma linha do autor, percebe-se que o fluxo de informações mal executado pode interferir diretamente na qualidade do serviço logístico empresarial, de modo que quanto maior e melhor for a integração entre os setores que se comunicam dentro desse fluxo de informações logísticas, mais facilmente serão realizadas as atividades que interligam as operações que estão inseridas no fluxo, consequentemente agregando valor ao serviço, melhorando o relacionamento com o cliente e aumentando a satisfação deste. 37 Para que os sistemas de informações logísticas (SIL) forneçam o suporte de informação e apoio adequados as atividades operacionais da empresa é preciso que sejam incorporados os seis princípios: Disponibilidade – à medida que são necessárias, as informações devem estar disponíveis de forma consistente; Precisão – nível de conformidade entre as informações geradas pelo SIL e as contagens físicas; Atualizações em tempo hábil – fornecimento de informações gerenciais rápida e eficaz, viabilizando antecipação a eventuais problemas, reduzindo necessidades de estoque e melhorando a qualidade das decisões; Basear-se em exceções – inserir no sistema de informações logísticas normas que acusem aquelas situações de ‘exceção’ que requerem atenção e/ou decisão nos níveis gerenciais; Flexibilidade – os SIL precisão estar aptos para atender diferentes tipos de exigências por parte de clientes e usuários; e, Formato adequado – relatórios e telas devem estar bem estruturados e ordenados, possibilitando a apresentação das informações necessárias e relevantes ao processo decisório (RAZZOLLINI, 2011, p. 96-97). Segundo Ballou (2006), o sistema de informação logística possui três principais subsistemas que são: 1) sistema de gerenciamento de pedidos (SGP), 2) sistema de gerenciamento de armazém (SGA); 3) sistema de gerenciamento de transportes (SGT). Dentro de cada um deles são processadas informações complementares que se transacionam com objetivo de oferecer suporte à tomada de decisão e ao planejamento de atividades especificas. O sistema de gerenciamento de pedidos (SGP) é o que aparece primeiro dentro do SIL, é através dele que ocorre o primeiro contato junto ao cliente na etapa de inclusão do pedido. O SGP se comunica com o sistema de gerenciamento do armazém (SGA), a fim de verificar a quantidade de produto no estoque ou sua programação de produção, definindo a partir dessas informações preliminares os prazos para realização da sida do pedido (BALLOU, 2006). Nessa situação observa-se a importância da comunicação entre os subsistemas, pois a partir desse contato são geradas informações exatas sobre localização do produto, quantidades disponíveis e possivelmente prazo de entrega. Convém lembrar que ocorrendo conformidade nas etapas descritas anteriormente é necessário ainda que o SGP se comunique com o sistema de informação financeira da empresa para analisar a situação financeira do cliente e as condições de credito. 38 O sistema de gerenciamento de armazém (SGA) exerce papel relevante dentro de SIL. Trata-se de um subsistema que assessora o gerenciamento do fluxo ou armazenamento de produtos nas instalações da rede logística (BALLOU, 2006). Esse subsistema auxilia gerando informações sobre o gerenciamento dos níveis de estoque, expedição dos pedidos, roteamento da expedição, atribuições e carga de trabalho do encarregado da expedição e estimativa da disponibilidade dos produtos. O sistema de gerenciamento de transporte (SGT) compartilha a informação com outros componentes do sistema de informações logísticas, principalmente aquelas relacionadas a conteúdo dos pedidos, peso e cubagem dos itens, quantidades e data de entrega prometida. Essas atividades tem como função principal dar assistência ao planejamento e controle das atividades de transporte da empresa. 39 3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS Nesta etapa se apresenta o método científico utilizado no desenvolvimento da pesquisa, de modo a esclarecer à comunidade cientifica e ao leitor, como o estudo foi conduzido. O conhecimento científico precisa ter bem definidos as operações mentais e técnicas que viabilizarão a sua verificação, ou seja, deve determinar o método que possibilitou chegar a esse conhecimento (GIL, 2006). Método é o conjunto de atividades sistemáticase racionais que permitem alcançar conhecimento válido e verdadeiro, com maior segurança e economia, traçando o caminho a ser seguido, detectando erros e auxiliando as decisões do cientista (MARCONI e LAKATOS, 2010). Visando esclarecer acerca dos procedimentos técnicos utilizados no processo de investigação dos fatos, é importante ressaltar que a pesquisa em questão é pautada de acordo com o racionalismo do método dedutivo, chegando a uma conclusão por meio de uma análise lógica, que parte do geral e, a seguir, desce para o particular. Gil (2006), afirma que esse método baseia-se no silogismo, que consiste numa construção lógica que, a partir de duas preposições chamadas premissas, retiram uma terceira, nelas logicamente implicadas, denominada conclusão. 3.1 CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA A pesquisa é predominantemente qualitativa, pois se torna uma opção adequada para os primeiros passos da investigação, quando ainda se queria identificar o objeto do estudo e delimitar as fronteiras do trabalho. Após a definição das fases descritas anteriormente, o pesquisador observou que o universo da pesquisa era pequeno e sua quantificação não se encaixava nos objetivos do estudo, portanto justifica-se a utilização da abordagem qualitativa. A pesquisa qualitativa define o ambiente estudado como fonte direta de informações e o pesquisador como instrumento chave; tem caráter descritivo, onde o processo é o elemento principal da abordagem, não usa ferramentas estatísticas na 40 análise de dados, abrange a obtenção de dados descritivos sobre pessoas, lugares e processos interativos pelo contato direto do pesquisador com a situação estudada, procurando compreender os fenômenos segundo a perspectiva dos sujeitos da pesquisa (GODOY, 1995). O estudo qualitativo é útil e necessário para compreender e explorar os principais elementos dos fenômenos estudados e as interações que eles estabelecem entre si, dessa maneira possibilitando estimular o surgimento de novos conhecimentos sobre a multiplicidade e a profundidade dos fenômenos sociais (TERNCE e ESCRIVÃO, 2007). 3.1.1 Classificação da pesquisa Conforme a taxionomia proposta por Vergara (2005), a pesquisa pode ser classificada em dois aspectos: quanto aos fins e quanto aos meios de investigação. O presente estudo, quanto aos fins, foi desenvolvido dentro das características de pesquisa descritiva, pois propicia uma boa compreensão do fenômeno que está sendo investigado, permitindo assim que o pesquisador esquematize de forma mais precisa o problema. É importante ressaltar que o investigador procurou descobrir com que frequência o fenômeno acontece, sem interferir na pesquisa. Nesse tipo de pesquisa são usados dados primários, obtidos por meio de ferramentas que permitam estabelecer relações entre as variáveis observadas. A pesquisa descritiva tem como características observar, analisar e correlacionar fatos ou fenômenos ocorridos, sem manipulá-los. Observa-se com isso que a busca pelo conhecimento se dar através da análise social, econômica e política, não só de um individuo como também de grupos e comunidades mais complexas (CERVO, 1996). Acevedo e Nohara (2007) ressaltam que “a pesquisa descritiva não objetiva explicar o fenômeno investigado. Ela visa apenas descrevê-lo. No entanto, os conhecimentos produzidos por ela são essenciais para outras pesquisas que visem explicar o fenômeno”. Quanto aos meios de investigação, a pesquisa foi desenvolvida como um estudo de caso com investigação documental, observação participante e entrevista em profundidade. 41 Estudo de caso, porque para investigar o assunto o autor seguiu um conjunto de procedimentos predeterminados, que compreenderam o planejamento, as técnicas de coleta de dados, até as abordagens de análise dos dados. Por meio do estudo de caso, foi possível identificar o fluxo de informações e produtos no atendimento ao cliente. Para Yin (2001), o estudo de caso é um método de investigação que se preocupa com questões do tipo “como” e “por que”, que foca em ocorrências recentes e não estabelece controle sobre eventos comportamentais, ou seja, não se manipula as variáveis independentes. Estudo de caso é caracterizado pelo estudo exaustivo e em profundidade de poucos objetos, de modo a fornecer conhecimento amplo e específico do mesmo (GIL,1991). A investigação é documental, porque foi usado também como forma de coleta de dados, documentos internos da empresa estudada e que, naturalmente, sejam a respeito do objeto estudado. Foram usados com fonte de dados os documentos de analise de inventário, planilha de indicadores da logística, planilha de controle de cargas e slides com apresentação do resultado mensal das equipes operacionais. Para realização de uma investigação documental, o investigador utiliza-se da análise de dados coletados anteriormente para outras finalidades que não o estudo em questão (ACEVEDO & NOHARA, 2007). A observação participante foi realizada, uma vez que o pesquisador exerceu a função de Gerente de Logística no período de abril de 2010 há dezembro de 2011, na referida empresa, quando saiu para novos projetos de carreira, no entanto a partir daí começou a desenvolver essa pesquisa, mantendo assim o contato e o canal de relacionamento aberto. Segundo Gil (2006, p. 113): Observação participante [...] consiste na participação real do conhecimento na vida da comunidade, do grupo ou de uma situação determinada. Neste caso, o observador assume [...] o papel de um membro do grupo. Daí por que se pode definir observação participante como a técnica pela qual se chega ao conhecimento da vida de um grupo a partir do interior dele mesmo. 42 Nesse tipo de observação foi possível para o pesquisador obter dados sobre hábitos dos funcionários envolvidos nos processos pesquisados, podendo identificar possíveis falhas ou gargalos dentro do fluxo de atividades como um todo. Na entrevista em profundidade o participante da pesquisa é entrevistado individualmente, nesse caso o objetivo principal é deixar o entrevistado à vontade para revelar livremente seu ponto de vista sobre o fenômeno ou tópico em questão. Os autores Acevedo e Nohara (2007, p. 51) afirmam que as entrevistas podem variar no seu grau de estruturação, podem ser totalmente não estruturadas ou semi-estruturadas, nestas últimas, os pontos de discussão são preestabelecidos antes da entrevista. Para Vergara (2008), a metodologia a ser aplicada depende intrinsecamente do objeto a ser estudado, sua natureza, e os objetivos traçados. Em se tratando de assuntos relacionados a Ciências Sociais não é somente descrever os fatos, mas compreender os fenômenos que os regem. E para isso é de suma importância, recolher dados que mostrem de forma compreensível o evento a ser estudado. 3.2 OBJETO E SUJEITO DA PESQUISA Fundada em 1996, a organização estudada encontra-se atualmente entre as principais empresas de alimentos do Nordeste. Apresenta um parque industrial que ocupa uma área de 10.000 m², localizado no Distrito Industrial na cidade de João Pessoa - PB. Com o intuito de conquistar novas fatias do mercado e atender de forma mais rápida os seus clientes, de todo o Nordeste, a empresa dispõe, além do seu parque industrial, de dois centros de distribuição estrategicamente posicionados para atender com mais rapidez os clientes dos estados mais distantes. O primeiro desses centros de distribuição foi aberto no estado do Rio Grande do Norte no ano de 2003, isso ocorreu porque já se enxergava a oportunidade de ampliação do mercado daquele estado. Numa manobra mais audaciosa e desafiadora a empresa instalou seu segundo centro de distribuição no estado da Bahia, iniciando suas atividades no mês de novembro de 2011. 43 Com a ampliação da malha de distribuição física a empresa percebeu a necessidade de desenvolver e ampliar sua capacidade de atendimento aos pedidos dos clientes,