Assuntos Agente Administrativo

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E caso a tabela avance em várias páginas, temos a opção Repetir Linhas de Cabeçalho, atribuindo no início da 
tabela da próxima página, a mesma linha de cabeçalho que foi usada na tabela da página anterior.
As tabelas do Word possuem algumas características que são diferentes das tabelas do Excel. Geralmente estes itens 
são aqueles questionados em provas de concursos.
Por exemplo, no Word, quando o usuário está digitando em uma célula, ocorrerá mudança automática de 
linha, posicionando o cursor embaixo. No Excel, o conteúdo ‘extrapola’ os limites da célula, e precisará alterar as 
configurações na planilha ou a largura da coluna manualmente.
Confira na tabela a seguir algumas das diferenças do Word para o Excel.
WORD EXCEL
Tabela, Mesclar Todos os conteúdos são mantidos. Somente o conteúdo da primeira célula será mantido.
Tabela, 
Fórmulas
Em inglês, com referências direcio-
nais =SUM(ABOVE).
Em português, com referências posicionais 
=SOMA(A1:A5).
Tabelas, 
Fórmulas Não recalcula automaticamente. Recalcula automaticamente e manualmente (F9).
Tachado Texto Não tem atalho de teclado. Atalho: Ctrl+5.
Quebra de linha 
manual Shift+Enter. Alt+Enter.
Pincel de 
Formatação
Copia apenas a primeira formatação 
da origem. Copia várias formatações diferentes.
Ctrl+D Caixa de diálogo Fonte. Duplica a informação da célula acima.
Ctrl+E Centralizar. Preenchimento Relâmpago.
Ctrl+G Alinhar à Direita (parágrafo). Ir para...
Ctrl+R Repetir o último comando. Duplica a informação da célula à esquerda.
F9 Atualizar os campos de uma mala 
direta. Atualizar o resultado das fórmulas.
F11 - Inserir gráfico.
Ctrl+Enter Quebra de página manual. Finaliza a entrada na célula e mantém o cursor na célula 
atual.
Alt+Enter Repetir digitação. Quebra de linha manual.
Shift+Enter Quebra de linha manual. Finaliza a entrada na célula e posiciona o cursor na célula 
acima da atual, se houver.
Shift+F3 Alternar entre maiúsculas e 
minúsculas. Inserir função.
Índices
Os índices podem ser construídos a partir dos estilos usados na formatação do texto, ou posteriormente atra-
vés da adição de itens manualmente. Basicamente, é todo o conjunto disponível na guia Referências. 
 z Sumário – principal índice do documento.
 z Notas de Rodapé – inseridas no final de cada página, não formam um índice, mas ajudam na identificação de 
citações e expressões.
 z Notas de Fim – inseridas no final do documento, semelhante a Notas de Rodapé.
 z Citações e Bibliografia – permite a criação de índices com as citações encontradas no texto, além das Referên-
cias Bibliográficas segundo os estilos padronizados.
 z Legendas – inseridas após os objetos gráficos (ilustrações e tabelas), podem ser usadas para criação de um 
Índice de Ilustrações.
 z Índice – para marcação manual das entradas do índice.
 z Índice de Autoridades – formato próprio de citação, disponível na guia Referências.
Os índices serão criados a partir dos Estilos utilizados durante o texto, como Título 1, Título 2, e assim por dian-
te. Se não forem usados, posteriormente o usuário poderá ‘Adicionar Texto’ no índice principal (Sumário), Marcar 
Entrada (para inserir um índice) e até remover depois de inserido.
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Os índices suportam Referências Cruzadas, que 
permitem o usuário navegar entre os links do docu-
mento de forma semelhante ao documento na web. Ao 
clicar em um link, o usuário vai para o local escolhido. 
Ao clicar no local, retorna para o local de origem.
Importante!
A guia Referências é uma das opções mais 
questionadas em concursos públicos por dois 
motivos: envolvem conceitos de formatação do 
documento exclusivos do Microsoft Word e é 
utilizado pelos estudantes na formatação de um 
TCC (Trabalho de Conclusão de Curso).
MICROSOFT EXCEL
As planilhas de cálculos são amplamente utilizadas 
nas empresas para as mais diferentes tarefas. Desde 
a criação de uma agenda de compromissos, passan-
do pelo controle de ponto dos funcionários e folha de 
pagamento, ao controle de estoque de produtos e base 
de clientes. Diversas funções internas oferecem os 
recursos necessários para a operação.
O Microsoft Excel apresenta grande semelhança de 
ícones com o Microsoft Word. O Excel “antigo” usava os 
formatos XLS e XLT em seus arquivos, atualizado para 
XLSX e XLTX, além do novo XLSM contendo macros. A 
atualização das extensões dos arquivos ocorreu com o 
Office 2007, e permanece até hoje.
As planilhas de cálculos não são banco de dados. 
Muitos usuários armazenam informações (dados) em 
uma planilha de cálculos como se fosse um banco de 
dados, porém o Microsoft Access é o software do paco-
te Microsoft Office desenvolvido para esta tarefa. Um 
banco de dados tem informações armazenadas em 
registros, separados em tabelas, conectados por rela-
cionamentos, para a realização de consultas.
Conceitos básicos
Célula – unidade da planilha de cálculos, o encon-
tro entre uma linha e uma coluna. A seleção indivi-
dual é com a tecla CTRL e a seleção de áreas é com a 
tecla SHIFT (assim como no sistema operacional).
Coluna – células alinhadas verticalmente, nomea-
das com uma letra.
Linha – células alinhadas horizontalmente, nume-
radas com números.
Planilha – o conjunto de células organizado 
em uma folha de dados. Na versão atual são 65546 
colunas (nomeadas de A até XFD) e 1048576 linhas 
(numeradas).
Pasta de Trabalho – arquivo do Excel (extensão 
XLSX) contendo as planilhas, de 1 a N (de acordo com 
quantidade de memória RAM disponível, nomeadas 
como Planilha1, Planilha2, Planilha3).
Alça de preenchimento – no canto inferior direi-
to da célula, permite que um valor seja copiado na 
direção em que for arrastado. No Excel, se houver 1 
número, ele é copiado. Se houver 2 números, uma 
sequência será criada. Se for um texto, é copiado. Mas 
texto com números é incrementado. Dias da semana, 
nome de mês e datas são sempre criadas as continua-
ções (sequências).
Mesclar – significa simplesmente “Juntar”. Haven-
do diversos valores para serem mesclados, o Excel 
manterá somente o primeiro destes valores, e centra-
lizará horizontalmente na célula resultante.
Mesclar e Centralizar
Mesclar e Centralizar
Mesclar através
Mesclar Células
Desfazer Mesclagem de Células
G H
E após a inserção dos dados, caso o usuário deseje, 
poderá juntar as informações das células.
Existem 4 opções no ícone Mesclar e Centralizar, 
disponível na guia Página Inicial:
 z Mesclar e Centralizar – Une as células seleciona-
das a uma célula maior e centraliza o conteúdo da 
nova célula. Este recurso é usado para criar rótu-
los (títulos) que ocupam várias colunas.
 z Mesclar através – Mesclar cada linha das células 
selecionadas em uma célula maior.
 z Mesclar células – Mesclar (unir) as células selecio-
nadas em uma única célula, sem centralizar.
 z Desfazer Mesclagem de Células – desfaz o procedi-
mento realizado para a união de células.
Elaboração de tabelas e gráficos
A tabela de dados, ou folha de dados, ou planilha 
de dados, é o conjunto de valores armazenados nas 
células. Estes dados poderão ser organizados (classi-
ficação), separados (filtro), manipulados (fórmulas 
e funções), além de apresentar em forma de gráfico 
(uma imagem que representa os valores informados).
Para a elaboração, poderemos:
 z Digitar o conteúdo diretamente na célula. Basta 
iniciar a digitação, e o que for digitado é inserido 
na célula.
 z Digitar o conteúdo na barra de fórmulas. Disponí-
vel na área superior do aplicativo, a linha de fór-
mulas é o conteúdo da célula. Se a célula possui um 
valor constante, além de mostrar na célula, este 
aparecerá na barra de fórmulas. Se a célula possui 
um cálculo, seja fórmula ou função, esta será mos-
trada na barra de fórmulas.
 z O preenchimento dos dados poderá ser agilizado 
através da Alça de Preenchimento ou pelas opções 
automáticas do Excel.
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 z Os dados inseridos nas células poderão ser forma-
tados, ou seja, continuam com o valororiginal (na 
linha de fórmulas) mas são apresentados com uma 
formatação específica. 
 z Todas as formatações estão disponíveis no atalho 
de teclado Ctrl+1 (Formatar Células).
 z Também na caixa de diálogo Formatar Células, 
encontraremos o item Personalizado, para criação 
de máscaras de entrada de valores na célula.
Formatos de números, disponível na guia Página 
Inicial
123
Geral
Sem formato especifico
12 Número
4,00
Moeda
R$4,00
Contábil
R$4,00
Data Abreviada
04/01/1900
Data Completa
quarta-feira, 4 de janeiro de 1900
Hora
00:00:00
Porcentagem
400,00%
1 2
Fração
4
102 Científico
4,00E+00
ab Texto
4
As informações existentes nas células poderão ser 
exibidas com formatos diferentes. Uma data, por exem-
plo, na verdade é um número formatado como data. 
Por isso conseguimos calcular a diferença entre datas.
Os formatos Moeda e Contábil são parecidos entre 
si. Mas possuem exibição diferenciada. No formato de 
Moeda, o alinhamento da célula é respeitado e o sím-
bolo R$ acompanha o valor. No formato Contábil, o ali-
nhamento é ‘justificado’ e o símbolo de R$ posiciona na 
esquerda, alinhando os valores pela vírgula decimal.
Moeda
R$4,00
Contábil
R$4,00
O ícone % é para mostrar um valor com o forma-
to de porcentagem. Ou seja, o número é multiplica-
do por 100. Exibe o valor da célula como percentual 
(Ctrl+Shift+%)
VALOR
FORMATO 
PORCENTAGEM 
%
PORCENTAGEM 
E 2 CASAS % 
ß,0
 ,0 0
1 100% 100,00%
0,5 50% 50,00%
2 200% 200,00%
100 10000% 10000,00%
0,004 0% 0,40%
O ícone 000 é o Separador de Milhares. Exibir o 
valor da célula com um separador de milhar. Este 
comando alterará o formato da célula para Contábil 
sem um símbolo de moeda.
VALOR
FORMATO 
CONTÁBIL 
CONTÁBIL
R$4,00
SEPARADOR 
DE MILHARES 
000
1500 R$1.500,00 1.500,00
16777418 R$16.777.418,00 16.777.418,00
1 R$1,00 1,00
400 R$400,00 400,00
27568 R$27.568,00 27.568,00
Os ícones 
ß,0
,00 
,00
à,0 são usados para Aumentar casas 
decimais (Mostrar valores mais precisos exibindo 
mais casas decimais) ou Diminuir casas decimais 
(Mostrar valores menos precisos exibindo menos 
casas decimais).
Quando um número na casa decimal possui valor abso-
luto diferente de zero, ele é mostrado ao aumentar casas 
decimais. Se não possuir, então será acrescentado zero.
Quando um número na casa decimal possui valor 
absoluto diferente de zero, ele poderá ser arredonda-
do para cima ou para baixo, de ao diminuir as casas 
decimais. É o mesmo que aconteceria com o uso da 
função ARRED, para arredondar.
Simbologia específica
Cada símbolo tem um significado, e nas tabelas a 
seguir, além de conhecer o símbolo, conheça o signifi-
cado e alguns exemplos de aplicação.
OPERADORES ARITMÉTICOS OU MATEMÁTICOS
Símbolo Significado Exemplo Comentários
+ (mais) Adição = 18 + 2 Faz a soma de 
18 e 2
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OPERADORES ARITMÉTICOS OU MATEMÁTICOS
- (menos) Subtração = 20 – 5 Subtrai 5 do valor 
20
* 
(asterisco) Multiplicação = 5 * 4
Multiplica 5 (mul-
tiplicando) por 4 
(multiplicador)
/ (barra) Divisão = 25 / 10
Divide 25 por 
10, resultando 
em 2,5
% 
(percentual) Percentual = 20%
Faz 20 por cento, 
ou seja, 20 dividi-
do por 100
^ (circun-
flexo)
Exponencia-
ção
Cálculo de 
raízes
= 3 ^ 2
= 8 ^ ( 1 
/ 3 )
Faz 3 elevado a 
2, 3 ao quadrado 
= 9
Faz 8 elevado a 
1/3, ou seja, raiz 
cúbica de 8
Ordem das operações matemáticas
 z ( ) – parênteses
 z ̂ – exponenciação (potência, um número elevado 
a outro número)
 z * ou / – multiplicação (função MULT) ou divisão
 z + ou - – adição (função SOMA) ou subtração
Como resolver as questões de planilhas de cálculos?
1. Leitura atenta do enunciado (português e inter-
pretação de textos)
2. Identificar a simbologia básica do Excel 
(informática)
3. Respeitar as regras matemáticas básicas 
(matemática)
4. Realizar o teste, e fazer o verdadeiro ou falso 
(raciocínio lógico)
OPERADORES RELACIONAIS, USADOS EM TESTES
Símbolo Significado Exemplo Comentários
> (maior) Maior que = SE (A1 > 
5 ; 15 ; 17 )
Se o valor de A1 
for maior que 5, 
então mostre 15, 
senão mostre 17
= (maior 
ou igual)
Maior ou 
igual a
= SE (A1 >= 
7 ; 5 ; 1 )
Se o valor de A1 
for maior ou igual 
a 7, então mostre 
5, senão 
mostre 1.
 (menor 
e maior) Diferente = SE (A1 
1 ; 100 ; 8 )
Se o valor de A1 
for diferente de 1, 
então mostre 100, 
senão mostre 8.
OPERADORES RELACIONAIS, USADOS EM TESTES
= (igual) Igual a = SE (A1 = 
2 ; 10 ; 50 )
Se o valor de 
A1 for igual a 2, 
então mostre 10, 
senão mostre 50.
Princípios dos operadores relacionais
 z Um valor jamais poderá ser menor e maior que 
outro valor ao mesmo tempo.
 z Uma célula vazia é um conjunto vazio, ou seja, não 
é igual a zero, é vazio.
 z O símbolo matemático ≠ não poderá ser escrito 
diretamente na fórmula, use 
 z O símbolo matemático ≥ não poderá ser escrito 
diretamente na fórmula, use >=
O símbolo matemático ≤ não poderá ser escrito 
diretamente na fórmula, use