Assuntos Agente Administrativo

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CONTROLE DE BENS
INVENTÁRIO, ALTERAÇÕES E BAIXA DE BENS
Sabendo que o controle patrimonial recai sobre 
os bens patrimoniais e que estes são compostos pelos 
bens móveis, os bens imóveis e as instalações; pode-
mos, assim, definir controle patrimonial como a ativi-
dade de gerenciamento de procedimentos, métodos e 
rotinas que têm como objetivo primordial, proteger o 
patrimônio da organização.
Internalizando o conhecimento, o esquema abai-
xo demonstra a relação entre o controle patrimonial 
e seus objetos:
Bens 
Imóveis
Ex.: Prédios
Controle
Patrimonial
Bens
Móveis
Material
Permanente
Instalações
Ex.: Sistema de
Ar condicionado
Conhecendo o alcance do controle patrimonial, 
chegou o momento de definir os seus objetos:
 z Bens Imóveis
 São bens que não podem movimentar-se sem que 
sua essência seja alterada.
 Ex.: Prédios, terrenos.
z Instalações
 São materiais ou equipamentos que se agregam 
ao bem imóvel, isoladamente ou em conjunto, pas-
sando a integrá-lo funcionalmente.
 Ex.: Sistema de ar condicionado, cobertura de PVC 
no estacionamento. 
z Material Permanente (Bens móveis)
 São materiais de duração superior a dois anos, 
levando-se em consideração os seguintes aspectos:
 � Durabilidade: quando o material em uso nor-
mal perde ou tem reduzidas as suas condições 
de funcionamento.
 � Fragilidade: refere-se à possibilidade de o mate-
rial perder seu estado original com facilidade, 
caracterizando-se pela irrecuperabilidade e/ou 
perda de sua identidade. 
 � Perecibilidade: quando o material se deterio-
ra ou perde sua característica normal de uso, 
devido a modificações químicas e/ou físicas.
 � Incorporabilidade: quando o material se destina 
a incorporação a outro bem, não possibilitando 
a sua retirada sem prejudicar as características 
do bem principal.
 � Transformabilidade: quando o material foi 
adquirido para fim de transformação, ou seja, 
através do processo produtivo, o item adquiri-
do transforma-se em outro diferente bem.
 � Ex.: Cadeira, mesa, impressora.
Devido à grande incidência em concursos públi-
cos, vamos nos aprofundar no controle dos bens tan-
gíveis, mais especificamente, aos bens permanentes.
Particularmente, os bem móveis e as atividades de 
controle patrimonial são relacionados com o processo 
abaixo:
Recepção
Incorporação
Conservação
Desfazimento
Guarda
 z Recebimento do item material
 z Tombamento
 z Transferência e/ou 
Movimentação
 z Transferência e/ou 
Movimentação
 z Alienação 
(Baixa de bens)
Nesse sentido, para fins didáticos, podemos rela-
cionar as atividades e medidas administrativas per-
tencentes ao controle patrimonial dos bens móveis 
em três tempos cronológicos: entrada na organização, 
alocações internas e saída final.
Para facilitar o entendimento, compilamos essas 
informações na tabela abaixo:
TEMPO ATIVIDADE MEDIDA 
ADMINISTRATIVA
ENTRADA
Recebimento
Tombamento
Incorporação
ALOCAÇÕES
INTERNAS
Guarda e 
Convervação
Transferência
Movimentação
Saída Desfazimento Alienação
(Baixa dos bens)
Portanto, ao adquirir um bem móvel (material per-
manente), a primeira atividade a ser realizada pelo 
responsável pelo almoxarifado é o recebimento, ou 
seja, a verificação se o material entregue corresponde 
à descrição da nota fiscal e da ordem de compra.
No caso de as verificações anteriores estarem 
dentro das especificações, chegou o momento de 
incorporar o material recebido ao patrimônio da 
organização. Essa medida administrativa de incorpo-
rar o bem no patrimônio da organização é chamado 
de tombamento. 
TOMBAMENTO DE BENS
O tombamento nada mais é do que a incorporação 
do bem móvel (material permanente) ao patrimônio 
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da organização, mediante a gravação e fixação de 
uma plaqueta (ou etiqueta), contendo um número de 
registro patrimonial sequencial.
O número de registro patrimonial informa as 
características físicas do bem, o valor de aquisição e 
data da incorporação.
A atividade de tombamento na Administração 
Pública Federal está regulamentada na Instrução Nor-
mativa nº 205/1988 (SEDAP): 
7.13. Para efeito de identificação e inventário os 
equipamentos e materiais permanentes receberão 
números sequenciais de registro patrimonial.
7.13.1. O número de registro patrimonial deverá 
ser aposto ao material, mediante gravação, fixação 
de plaqueta ou etiqueta apropriada.
Abaixo, temos alguns modelos de plaqueta de tom-
bamento utilizadas na Administração Pública: 
Fonte: FAZAN Etiquetas e Brindes. Disponível em: . Acesso em 23 de 09 de 2020.
Fonte: FAZAN Etiquetas e Brindes. Disponível em: . Acesso em 23 de 09 de 2020.
Cada material permanente incorporado tem um 
número de registro patrimonial único.
Em regra, todos os materiais permanentes devem 
ser tombados na esfera Pública, mas, caso o custo de 
controle seja superior ao seu benefício, devem ser 
preferencialmente considerados materiais de consu-
mo, controlados de forma simplificada. Um exemplo 
clássico de material permanente que não necessita ser 
tombado é o caso da “lixeira de plástico de mesa”, pois, 
nesse caso, o custo de controle é superior ao benefício.
Ainda, a Instrução Normativa nº 205/1988 (SEDAP), 
estabelece mais um modo de aposição do registro 
patrimonial ao material permanente:
Para o material bibliográfico, o número de registro 
patrimonial poderá ser aposto mediante carimbo.
E por qual razão deve-se “tombar” um bem 
permanente?
Além das obrigações contábeis, o tombamento 
implica maior possibilidade de controle, através da 
realização dos inventários.
INVENTÁRIO FÍSICO
O inventário físico é uma poderosa ferramenta de 
controle dos estoques e do ativo imobilizado.
Uma empresa organizada tem claramente defini-
das suas políticas e procedimentos de controle, dessa 
maneira é essencial registrar toda a movimentação 
dos recursos materiais para obter a maior precisão 
em seus estoques. Neste sentido, o inventário físico é 
um instrumento crucial nesse controle. 
Podemos definir inventário físico como sendo uma 
contagem periódica dos materiais existentes para 
efeito de comparação com os estoques registrados e 
contabilizados no sistema gerencial, a fim de se com-
provar sua existência e exatidão. 
É importante você saber que as conferências dos 
materiais não se limitam aos almoxarifados, também 
são realizadas as contagens dos itens materiais em 
todas as áreas da organização, tais como: seções, salas 
de reuniões e departamentos.
Outra definição importante de inventário para provas 
de concursos é a apresentada na Instrução Normativa nº 
205/1988 da Secretária de Administração Pública, vejamos:
Inventário físico é o instrumento de controle para 
a verificação dos saldos de estoques nos almoxari-
fados e depósitos, e dos equipamentos e materiais 
permanentes, em uso no órgão ou entidade.
Assim, constatamos que, periodicamente, a empre-
sa deve efetuar contagens físicas de seus itens de esto-
que e materiais permanentes para verificar:
 z Discrepâncias de valor, entre o estoque físico e o 
registro de estoque contábil.
 z Discrepâncias de quantidade, entre o estoque físi-
co e o registro de estoque contábil.
 z Apuração do valor total do estoque (contábil) para 
efeito de balanços ou balancetes. 
Como e quando fazer o inventário?
A literatura especializada apresenta dois modos de 
operacionalizar o inventário físico:
Inventário Rotativo
Distribui as contagens dos itens materiais, em 
quantitativos menores, ao longo do ano.
Sintetizando, é o levantamento rotativo, contínuo 
e seletivo dos materiais realizado durante todo o ano, 
com isso, reduzindo a duração unitária da operação e 
dando melhores condições de análise de ajustes.
Sua principal vantagem, é que através da elabora-
ção de um cronograma,não provoca a paralisação das 
atividades da organização e ao mesmo tempo inclui a 
contagem de todos os itens durante o ano fiscal. 
Inventário Periódico
Efetuados em determinado período, abrangem a 
contagem de todos os itens de estoque de uma só vez.
São operações de duração relativamente prolon-
gada, que, por incluir quantidade elevada de itens, 
impossibilitam as reconciliações, análise das causas 
de divergências e ajustes na profundidade.
Quando realizados no encerramento do exercício 
fiscal, o inventário é chamado de geral, ou ainda anual. 
Neste caso, é a famosa expressão “fechado para balanço”.
A expressão “fechado para balanço” refere-se 
quando o estabelecimento (ou no nosso caso o almo-
xarifado) interrompe as suas atividades por deter-
minado período de tempo para fazer a contagem 
de todos os itens materiais, objetivando o acerto do 
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estoque (atualizando os furos, as sobras, as perdas). 
Nesse período de parada, nenhuma movimentação 
de material deve ser realizada, até que se conclua a 
contagem.
Dica
Atualmente, para esse período de “fechado para 
balanço”, também é utilizado a expressão no idio-
ma inglês “Cut Off” (marco de interrupção tem-
porária do fluxo de entrada e saída de materiais).
A principal desvantagens do inventário periódico 
é a necessidade de paralisação de todo o processo ope-
racional da organização.
INVENTÁRIO
ROTATIVO PERIÓDO
 z Contínuo e 
seletivo
 z Cronograma de 
trabalho
 z Não necessita 
paralisação
 z Contagem em 
determinado
 z Geral (no final do 
exercício fiscal)
 z Paralisa o 
processo 
operacional
 z “Fechado para 
balanço”
Especificamente para Administração Pública, o 
Governo Federal, através da Instrução Normativa nº 
205/1988 (SEDAP), apresentou os seguintes objetivos 
do inventário físico:
 z O ajuste dos dados escriturais de saldos e movi-
mentações dos estoques com o saldo físico real nas 
instalações de armazenagem;
 z A análise do desempenho das atividades do encar-
regado do almoxarifado através dos resultados 
obtidos no levantamento físico;
 z O levantamento da situação dos materiais estoca-
dos no tocante ao saneamento dos estoques;
 z O levantamento da situação dos equipamentos e 
materiais permanentes em uso e das suas necessi-
dades de manutenção e reparos; e
 z A constatação de que o bem móvel não é necessá-
rio naquela unidade. 
Para alcançar os objetivos propostos acima e res-
peitando as particularidades da Administração Públi-
ca, a mesma Instrução Normativa nos apresenta os 
tipos de inventários físicos:
 z Anual - destinado a comprovar a quantidade e o valor 
dos bens patrimoniais do acervo de cada unidade ges-
tora, existente em 31 de dezembro de cada exercício 
- constituído do inventário anterior e das variações 
patrimoniais ocorridas durante o exercício.
 z Inicial - realizado quando da criação de uma uni-
dade gestora, para identificação e registro dos bens 
sob sua responsabilidade;
 z De transferência de responsabilidade - realizado quan-
do da mudança do dirigente de uma unidade gestora;
 z De extinção ou transformação - realizado quando 
da extinção ou transformação da unidade gestora;
 z Eventual - realizado em qualquer época, por ini-
ciativa do dirigente da unidade gestora ou por ini-
ciativa do órgão fiscalizador. 
 z Por amostragens - para um acervo de grande por-
te. Esta modalidade alternativa consiste no levan-
tamento em bases mensais, de amostras de itens 
de material de um determinado grupo ou classe, e 
inferir os resultados para os demais itens do mes-
mo grupo ou classe.
Após a realização do inventário físico, as informa-
ções coletadas são compiladas no chamado inventário 
analítico, que figurarão os seguintes dados para a per-
feita caracterização do material:
 z Descrição padronizada;
 z Número de registro;
 z Valor (preço de aquisição, custo de produção, valor 
arbitrado ou preço de avaliação);
 z Estado (bom, ocioso, recuperável, antieconômico 
ou irrecuperável);
 z Outros elementos julgados necessários.
BAIXA DE BENS PATRIMONIAIS
A baixa de bens materiais é a retirada contábil do 
acervo patrimonial, fazendo com que o bem deixe de 
fazer parte do ativo imobilizado da organização.
Esse bem pode ser retirado do patrimônio por 
motivo de alienação (venda, permuta ou doação) ou 
por outro motivo de baixa (o esgotamento pelo uso, 
perda, roubo, extravio, obsolescência).
Alienação é a operação de transferência do direito de 
propriedade do bem, mediante venda, permuta ou doação.
O termo de baixa de bens é o documento que efeti-
va a baixa patrimonial no sistema, devendo conter os 
seguintes dados:
 z O número do tombamento;
 z Descrição;
 z Forma de baixa;
 z Motivo de baixa;
 z Data de baixa;
 z Número da Portaria ou Termo de Baixa.
O número patrimonial de baixa não poderá ser 
reutilizado, servindo de controle para futuras audito-
rias. Caso o item seja reincorporado, o mesmo número 
é restituído ao mesmo bem.
O encarregado pela baixa do bem no sistema patri-
monial encaminhará o termo de baixa dos bens para 
o setor de contabilidade, para a atualização do patri-
mônio da organização.
Em se tratando de bens públicos, consoante ao 
determinado no artigo 17 da Lei Geral de Licitações 
(Lei nº 8.666/1993), a alienação de bens (móveis e 
imóveis) da Administração Pública, além da obriga-
tória subordinação à existência de interesse público 
devidamente justificado, deverá ser precedida de ava-
liação e, quando imóveis, dependerá também de auto-
rização legislativa.
Transcrevo abaixo os principais pontos do artigo 
17 da Lei nº 8.666/1993 (grifos meus):
Art. 17 A alienação de bens da Administração 
Pública, subordinada à existência de interesse 
público devidamente justificado, será precedida de 
avaliação e obedecerá às seguintes normas:
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I - quando imóveis, dependerá de autorização 
legislativa para órgãos da administração direta e 
entidades autárquicas e fundacionais, e, para todos, 
inclusive as entidades paraestatais, dependerá de 
avaliação prévia e de licitação na modalidade de 
concorrência dispensada esta nos seguintes casos:
a) dação em pagamento;
b) doação, permitida exclusivamente para outro 
órgão ou entidade da administração pública, de 
qualquer esfera de governo, ressalvado o disposto 
nas alíneas f, h e i;
c) permuta, por outro imóvel que atenda aos requi-
sitos constantes do inciso X do art. 24 desta Lei;
d) investidura;
e) venda a outro órgão ou entidade da administra-
ção pública, de qualquer esfera de governo;
f) alienação gratuita ou onerosa, aforamento, con-
cessão de direito real de uso, locação ou permissão 
de uso de bens imóveis residenciais construídos, 
destinados ou efetivamente utilizados no âmbito de 
programas habitacionais ou de regularização fun-
diária de interesse social desenvolvidos por órgãos 
ou entidades da administração pública;
g) procedimentos de legitimação de posse de que 
trata o art. 29 da Lei no 6.383, de 7 de dezembro de 
1976, mediante iniciativa e deliberação dos órgãos 
da Administração Pública em cuja competência 
legal inclua-se tal atribuição; 
h) alienação gratuita ou onerosa, aforamento, con-
cessão de direito real de uso, locação ou permissão 
de uso de bens imóveis de uso comercial de âmbito 
local com área de até 250 m² (duzentos e cinquenta 
metros quadrados) e inseridos no âmbito de pro-
gramas de regularização fundiária de interesse 
social desenvolvidos por órgãos ou entidades da 
administração pública;
i) alienação e concessão de direito real de uso, gra-
tuita ou onerosa, de terras públicas rurais da União 
e do Incra, onde incidam ocupações até o limite de 
que trata o § 1º do art. 6º da Lei no 11.952, de 25 de 
junho de 2009, para fins de regularização fundiária, 
atendidos os requisitos legais; e
II - quando móveis, dependerá de avaliação prévia 
e de licitação, dispensada esta nos seguintes casos:
a) doação, permitida exclusivamente para fins e 
uso de interesse social, após avaliação de sua opor-
tunidade e conveniênciasocioeconômica, relativa-
mente à escolha de outra forma de alienação;
b) permuta, permitida exclusivamente entre órgãos 
ou entidades da Administração Pública;
c) venda de ações, que poderão ser negociadas em 
bolsa, observada a legislação específica;
d) venda de títulos, na forma da legislação pertinente;
e) venda de bens produzidos ou comercializados 
por órgãos ou entidades da Administração Pública, 
em virtude de suas finalidades;
f) venda de materiais e equipamentos para outros 
órgãos ou entidades da Administração Pública, sem 
utilização previsível por quem deles dispõe(...).
No quadro abaixo, sintetizamos os principais requi-
sitos necessários para a alienação de bens móveis e 
imóveis:
 z Bens Imóveis
 � Autorização Legislativa
 � Interesse público
 � Avaliação prévia
 � Licitação(Concorrência ou leilão)
 z Bens Móveis
 � Interesse público
 � Avaliação prévia
 � Licitação
OUTRAS FORMAS DE MOVIMENTAÇÃO DE BENS 
MATERIAIS
Temos algumas hipóteses em que o bem material 
se movimenta internamente na Administração Públi-
ca. Nesse caso, não se pode falar em baixa patrimonial, 
pois o bem ainda continua pertencente a Administração 
pública e somente se movimentou para outra localidade.
Os tipos de movimentação de bens materiais mais 
cobrados em concursos públicos são:
 z Transferência: ocorre quando o bem material é 
transferido para outro setor dentro do órgão origi-
nal (Ex.: uma cadeira do setor de Recursos Huma-
nos foi transferida para o setor Financeiro).
 z Cessão: ocorre quando o bem material é enviado 
para outro órgão ou entidade pública. (Ex.: uma 
impressora é enviada do Ministério da Economia 
para o Ministério do Meio Ambiente).
 z Recolhimento: ocorre quando o bem material 
é movimentado para o depósito do patrimônio, 
quando perder sua utilização (Ex.: uma mesa (mui-
to gasta e antiga) do setor de contabilidade perdeu 
sua utilidade devido a aposentadoria de um servi-
dor, assim o chefe da seção envia para o depósito 
do patrimônio para posterior alienação).
 z Redistribuição: É o contrário do recolhimento! 
Ocorre quando o item material é enviado do depó-
sito de patrimônio para algum outro setor do órgão 
(Ex.: a mesma mesa do exemplo anterior, que se 
encontra no depósito de patrimônio, é enviada 
para o setor financeiro.
 EXERCÍCIOS COMENTADOS
1. (QUADRIX – 2019) Acerca de administração do patri-
mônio, de materiais e de logística, julgue o item.
 O inventário de extinção ou transformação é utilizado 
quando o material inventariado se destinar a baixa no 
patrimônio público.
( ) CERTO  ( ) ERRADO
O inventário de extinção ou transformação é reali-
zado mediante a extinção ou transformação da uni-
dade gestora. Resposta: Errado.
2. (CESPE-CEBRASPE – 2013) Acerca de gestão patri-
monial, julgue o item a seguir.
 Uma vez alienado por uma organização pública, o bem 
deve receber baixa do patrimônio e não poderá ter seu 
número de tombamento atribuído a outro material.
( ) CERTO  ( ) ERRADO
Exatamente! A alienação é a operação de transferên-
cia do direito de propriedade do material, mediante 
venda, permuta ou doação. O número patrimonial 
continua vinculado ao bem baixado para fins de 
controle. Resposta: Certo.