Sistemas Administrativos(pronto)

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Introdução
No mundo globalizado, percebe-se cada vez mais a importância do planejamento para o crescimento das organizações. Além disso, a estrutura organizacional passa a ser imprescindível para a manutenção das empresas no mercado, pois ele entre outros benefícios, proporciona a identificação das tarefas necessárias, a organização das funções e responsabilidades e informações, recursos, e feedback aos empregados.
Juntamente com a estrutura organizacional , a tecnologia da informação ganha grandes proporções no merca atual, ajudando a fornecer novas formas de projetar negócio e novas estruturas organizacionais, criar novos relacionamentos entre clientes e fornecedores que se conectam eletronicamente, apresentando a oportunidade do comercio eletronico, entre outros.
	Para a organização funcionar é necessário que todos os seus departamentos estejam organizados. Para isso são usados os organogramas. Eles representam as relações hierárquicas dentro de uma empresa, ou simplesmente a distribuição dos setores, unidades funcionais e cargos e a comunicação entre eles. 
Este trabalho visa demonstrar como esses três itens são importantes dentro de uma organização para que ela possa crescer continuamente.
Desenvolvimento
Estruturas Organizacionais e Sistemas Empresariais
Estrutura organizacional é a forma pela qual as atividades desenvolvidas por uma organização são divididas, organizadas e coordenadas. Não existe uma estrutura organizacional acabada e nem perfeita, existe uma estrutura organizacional que se adapte adequadamente às mudanças. Robbins (2006, p, 171)
Organização da empresa é a ordenação e o agrupamento de atividades e recursos, visando ao alcance de objetivos e resultados estabelecidos. Djalma, 2002, p. 84. Ela constitui uma ferramenta que o administrador pode utilizar com a finalidade de harmonizar os recursos para que as coisas sejam feitas através da estratégia estabelecida.
A organização é uma das principais funções da gestão, que engloba: o planejamento, organização, direção e controle. Em primeiro lugar há que considerar os objetivos da organização, e determinar o tipo de estrutura organizacional que melhor se adaptam, depois há que definir o tipo de funções.
A estrutura adaptada tem uma influência muito grande no comportamento e nas atitudes dos trabalhadores. Pois permite responder a perguntas como: “o que esperam de mim:”, “de quem dependo?”, “ com quem vou ter se tiver um problema?”. Deve ser delineado de acordo com os objetivos e estratégias estabelecidos pela empresa. É uma ferramenta básica para alcançar as situações almejadas pela empresa.
São benefícios de uma estrutura adequada:
Identificação das tarefas necessárias;
Organização das funções e responsabilidades;
Informações, recursos, e feedback aos empregados;
Medidas de desempenho compatíveis com os objetivos; 
Condições motivadoras.
Existem dois tipos de estrutura: Formal e informal
Formal: Deliberadamente planejada e formalmente representada, em alguns aspectos pelo seu organograma. Ênfase a posições em termos de autoridades e responsabilidades. É estável. Está sujeita a controle. Está na estrutura. Líder formal.
Informal: Surge da interação social das pessoas, o que significa que se desenvolve espontaneamente quando as pessoas se reúnem. Representa relações que usualmente não aparecem no organograma. São relacionamentos não documentados e não reconhecidos oficialmente entre os membros de uma organização que surgem inevitavelmente em decorrência das necessidades pessoais e grupais dos empregados. Está nas pessoas. Sempre existirão. A autoridade flui na maioria das vezes na horizontal. É instável. Não está sujeita a controle. Está sujeita aos sentimentos. Líder informal. Desenvolve sistemas e canais de comunicação.
São fatores que condicionam o aparecimento da estrutura informal: 
Interesses comuns; 
Interação provocada pela própria estrutura formal; 
Defeitos na estrutura formal; 
Flutuação do pessoal dentro da empresa; 
Períodos de lazer; 
Disputa do poder
A estrutura informal será bem utilizada quando os objetivos da empresa forem idênticos aos objetivos dos indivíduos e existir habilidade das pessoas em lidar com a estrutura informal.
O planejamento das estruturas organizacionais deve estar voltado para os seguintes objetivos: 
Identificar as tarefas físicas e mentais que precisam ser desempenhadas;
Agrupar as tarefas em funções que possam ser bem desempenhadas e atribuir sua responsabilidade a pessoas ou grupos;
Proporcionar aos empregados de todos os níveis: Informação;
Recursos para o trabalho;
Medidas de desempenho compatíveis com objetivos e metas;
Motivação.
São tipos de Estrutura Organizacional:
Funcional. 
Clientes. 
Produtos. 
Territorial. 
Por projetos. 
Matricial.
O Sistema de comunicações (Resultado da interação das unidades organizacionais), constituída por: 
- O que, 
- Como, 
- Quando, 
- De quem, 
- Para quem.
Para Drucker pode-se considerar mais um sistema da estrutura organizacional. O 
sistema de decisão – o resultado da ação sobre as informações. Segundo ele são necessários três análises para determinar a estrutura organizacional necessária:
Análise das atividades. 
Análise das decisões e 
Análise das relações.
São componentes da estrutura organizacional:
Sistema de responsabilidade: Obrigação que uma pessoa tem de fazer alguma coisa. Está relacionado à prestação de contas a quem atribuiu responsabilidade. Os aspectos básicos do sistema de responsabilidade são: Departamentalização, linha e assessoria, atribuições das unidades.
Sistema de autoridade: Direito de fazer, tomar decisões, dar ordens, Dirigir.
São dois os tipos de autoridade: 
Hierárquica: Segue as linhas de comando estabelecidas pela estrutura hierárquica da empresa.
Funcional: Correspondente à autoridade estabelecida pela função exercida pelas unidades organizacionais
Sistema de Comunicações: é a rede por meio da qual as informações que permitem o funcionamento da estrutura de forma integrada e eficaz. Deve ser considerado: O que deve ser comunicado; Como deve ser comunicado; De quem deve vir a comunicação; Para quem deve ir a comunicação; Por que deve ser comunicado; Quando deve ser comunicado.
São condicionantes da Estrutura Organizacional:
Fator humano
A empresa funciona por meio de pessoas, a eficiência depende da qualidade intrínseca e do valor e da integração dos homens que ela organiza. Ao desenvolver uma estrutura organizacional deve-se levar em consideração o comportamento e o conhecimento das pessoas que irão desempenhar funções. Não podemos esquecer-nos da Motivação. 
Fator ambiente externo
Avaliação das mudanças e suas influências. 
Fator sistema de objetivos e estratégias
Quando os objetivos e estratégias estão bem definidos e claros, é mais fácil organizar. Sabe-se o que se espera de cada um. 
Fator tecnologia
Conhecimentos e equipamentos.
Para a implantação da estrutura organizacional devem ser levados em conta três aspectos: 
A mudança na estrutura organizacional. 
O processo de implantação; e. 
As resistências que podem ocorrer.
Métodos de avaliação da Estrutura Organizacional:
• Levantamento
• Análise 
• Avaliação 
• Políticas de avaliação de estruturas.
Tecnologias da informação (TI) utilizadas nas organizações
Estamos vivendo numa época revolucionária, revolução essa que emergiu a partir de notáveis avanços na tecnologia da informação. Os computadores e equipamentos de comunicação produziram uma Revolução Tecnológica na segunda metade do século XX.
Na Revolução Tecnológica, a rápida adoção de muitas inovações inclui computadores, redes, a Internet e World Wide Web, planilhas eletrônicas, processadores de textos, programas produto (pacotes de software), navegadores web e outros. Com este avanço, as organizações têm adquirido cada vez mais o uso da TI como uma fonte de energia para processar e acessar informações. Tal recurso provoca
muitas alterações dentro do sistema de uma empresa, nos níveis estratégicos, operacionais e administrativos.
Tecnologia da informação (TI) pode ser definida como a área de conhecimento responsável por criar, administrar e manter a gestão da informação através de dispositivos e equipamentos para acesso, operação e armazenamento dos dados, de forma a gerar informações para tomada de decisão.
Esta tecnologia auxilia as empresas a juntar, armazenar, recuperar e aplicar conhecimento para resolver problemas. A TI converte o material bruto da informaçao em conhecimento aplicável. Ela alterou a economia à medida que cria novas indústrias e novas formas de se fazer negócios.
Dentro das organizaçoes, as TI utilizadas por elas incluem as seguintes contribuições:
Fornece novas formas de projetar negócio e novas estruturas organizacionais;
Cria novos relacionamentos entre clientes e fornecedores que se conectam eletronicamente;
Apresenta a oportunidade do comercio eletronico, o que reduz os tempos do ciclo da compra, aumenta a exposição dos fornecedores aos clientes e gera maior conveniência para os compradores;
Possibilita enorme eficácia nas indústrias de produção e de serviços através do intercâmbio eletrônico de dados, para facilitar a produção just-in-time, onde os produtos são entregues apenas no momento em que são necessáriso;
Altera as bases de competição;
Redução de custos das operações;
Aumento da produtividade;
Fornece ao administrador alternativas eletrônicas para supervisão e comunicação.
À medida que a expansão digital vai transformando o cenário dos negócios, organizações bem sucedidas devem manter seus lucros em um mercado global altamente competitivo e em rápida mudança, sobrevivendo a uma política mundial que muda seus mercados e suas fontes de mão de obra. Para que uma entidade prospere na economia atual os gerentes e os especialistas funcionais em todas as áreas - contabilidade, finanças, marketing, gerenciamento de produção e operações, gerenciamento de recursos humanos e outras, precisam realizar suas tarefas de modo ainda mais eficiente e eficaz. A TI oferece as ferramentas para permitir que todo o pessoal na organização solucione problemas cada vez mais complexos e aproveitem as oportunidades que contribuem para o sucesso ou mesmo a sobrevivência da mesma.
O papel principal da TI é dar apoio ao pessoal, independente de sua área funcional ou de seu nível na organização. A TI dá apoio aos processos empresariais que permitem às empresas operar na era digital, reagindo de modo rápido e adequando às mudanças.
Para melhor evidenciarmos a aplicação pratica de TI dentro de uma organização nos servimos do caso da FedEx que é o maior negócio de transporte expresso do mundo, com uma participação de mercado em 30% e receitas superiores a 19 bilhões de dólares. Nela a TI é um recurso estratégico investido continuamente na sua infraestrutura de tecnologia para lhe dar com mais de 100 milhões de transações por dia.
O Costumer, Operations, Service, Master Online System (COSMOS – Sistema Mestre Online para Clientes, Operações e Serviços) é um sistema operacional centralizado e o primeiro na indústria usado para rastrear pacotes. A empresa também possui um centro de controle de operações globais que contem telas imensas que rastreiam padrões de clima e movimento em tempo real dos caminhões e aeronaves da FedEx. O coração da infraestrutura é o sistema de banco de dados em mainframe em Memphins, que também possui um data warehouse. Uma quantidade de servidores de aplicações em diferentes locais interagem através do mainframe com o banco de dados. No topo de todos estes computadores esta uma camada de acesso a dados que permitem a recuperação de informações da web, terminais burros e terminais de dados de rádio.
Esta infraestrutura flexível permitiu à FedEx fornecer mais serviços aos clientes e a se tornar mais envolvidas com os seus processos de negócios, fornecendo uma gama de serviço de logísticas. A FedEx oferece inúmeras ferramentas de eShipping para os clientes visando facilitar suas interações com a empresa. Diversos programas permitem aos clientes integrarem a FedEx em uma operação de execução de comércio eletrônico. A FedEx usa as suas capacidades de TI para prestar mais serviços aos seus clientes, para auxiliá-la a administrar suas cadeias de suprimentos e para reduzir tempos de pedido-entrega. Como exemplo, a Nacional Semiconductor formou uma aliança com a FedEx através da qual esta age como um departamento de logística da National. A National roteia os seus pedidos para a FedEx eletronicamente e a empresa assume o processos de entrega. Cada empresa tem acesso aos sistemas da outra para poder coordenar seus esforços.
Organograma
O organograma é uma espécie de diagrama usado para representar as relações hierárquicas dentro de uma empresa, ou simplesmente a distribuição dos setores, unidades funcionais e cargos e a comunicação entre eles. 
Credita-se a criação do organograma ao norte americano Daniel C. MacCallum por volta de 1856, quando este administrava ferrovias nos EUA. Desde então o organograma se tornou uma ferramenta fundamental para as organizações, pois além de facilitar a todos conhecer como funcionam as relações da empresa e sua estrutura, permite inclusive, identificar alguns problemas ou, oportunidades de melhorias, através de sua análise. 
Os órgãos são unidades administrativas com funções bem definidas. Exemplos de órgãos: Tesouraria, Departamento de Compras, Portaria, Biblioteca, Setor de Produção, Gerência Administrativa, Diretoria Técnica, Secretaria, etc. Os órgãos possuem um responsável, cujo cargo pode ser chefe, supervisor, gerente, coordenador, diretor, secretário, governador, presidente, etc. Normalmente tem colaboradores (funcionários) e espaço físico definido.
Num organograma, os órgãos são dispostos em níveis que representam a hierarquia existente entre eles. 
Exemplos de alguns tipos de organogramas:
Vertical ou Clássico - É o mais comum tipo de organograma, elaborado com retângulos que representam os órgãos e linhas que fazem a ligação hierárquica e de comunicação entre eles.
Circular ou radial - é exatamente o contrário, usado quando se quer ressaltar o trabalho em grupo, não há a preocupação em representar a hierarquia. É o mais usado em instituições modernas ou do terceiro setor onde o se quer ressaltar a importância do trabalho em grupo;
Horizontal - também é criado com base na hierarquia da empresa, mas tem essa característica amenizada pelo fato dessa relação ser representada horizontalmente, ou seja, o cargo mais baixo na hierarquia não está numa posição abaixo dos outros (o que pode ser interpretado como discriminação, ou que ele tem menos importância), mas ao lado;
Funcional - é parecido com o organograma vertical, mas ele representa não as relações hierárquicas, e sim as relações funcionais da organização;
Matricial - é usado para representar a estrutura das organizações que não apresentam uma definição clara das unidades funcionais, mas grupos de trabalhos por projetos que podem ser temporários (estrutura informal).
Setorial - são elaborados por meio de círculos concêntricos, os quais representam os diversos níveis de autoridade a partir do círculo central, onde se localiza a autoridade maior da empresa.
Lambda - apresentam, apenas, grupos de órgãos que possuam características comuns.
Bandeira - apresentam grupos de órgãos que possuem uma missão específica e bem definida na estrutura organizacional, normalmente em quatro níveis.
Organograma Linear de Responsabilidade (OLR) - possui um diferenciador em relação aos demais organogramas, pois a sua preocupação não é apresentar o posicionamento hierárquico, mas sim o inter-relacionamento entre diversas atividades e os responsáveis por cada uma delas.
Informativo - apresenta um máximo de informações de diversas naturezas relacionadas com cada unidade organizacional da empresa.
Dial de Wyllie - na forma de um disco separado por círculos concêntricos conforme
o grau hierárquico e, dentro de tais sessões, órgãos representados por círculos menores, cuja posição relativa aos órgãos representados em sessões mais próximas ao centro indica sua subordinação hierárquica. O organograma Dial de Wyllie tem por objetivo representar organizações de hierarquia dinâmica, com vinculações variando conforme o desenvolvimento de novos projetos interdepartamentais.
A própria criação do organograma exige um estudo da organização e a definição do que se pretende representar.
Nos últimos anos tem-se notado uma tendência de mudança nos organogramas das empresas, chamada de “downsizing” que é o “achatamento” do organograma. Esta técnica promove a redução dos níveis hierárquicos da empresa com o objetivo de aproximar os níveis da organização, reduzir mão-de-obra e custos e agilizar processos decisórios. Em outras palavras, reduz a verticalização da estrutura organizacional.
Exemplo de Organograma: 
Estudo de Caso
Introdução: “O desenho organizacional retrata a configuração estrutural da empresa, constitui uma das prioridades da administração e serve como estrutura básica, como um conjunto de mecanismos de operação, decisão e coordenação. Desenho Organizacional recebeu este nome, pois representa uma forma, padrão, estrutura ou algo parecido onde utilizado pela empresa para alcançar um ou mais objetivos.”. 
Desenvolvimento: Nesta etapa será demonstrada uma organização filantrópica, onde foi distribuído para cada integrante departamentos e funções, como que esclarecendo para os interessados pela a organização. Foi definido pelo grupo o nome da organização, a missão, visão e objetivos que a mesma deseja atingir.
Nome fictício: Organização Vida para Todos
Missão: Organização Vida para Todos, tem como missão levar qualidade de vida para os idosos abandonados e carentes.
Visão: Ser referência como instituição filantrópica buscando de maneira continua o aprimoramento e agregar novos parceiros, ou seja, doadores que abraçam esta causa.
Valores: A ética, o comprometimento, a qualidade nunca são abandonados. A transparência é imprescindível. A persistência é a regra e a paixão pelo trabalho é fundamental.
Objetivos: Bem antes de ser concretizada a Organização Vida para Todos, já havia um enorme desejo dos componentes em ter uma Organização Filantrópica que se diferenciasse no que se refere à Filantropia, onde através de doações, manter a casa de repouso Maria de Nazaré, proporcionando aos idosos momentos de lazer, alimentação balanceada de acordo com a necessidade de cada um em suas particularidades, aquisição de remédios e os pagamentos de encargos e insumos. Para a garantia da excelência é necessário uma equipe de doadores comprometidos, e uma estratégia de trabalho para agregar mais doadores comprometidos à causa dos idosos carentes.
Desenho Organizacional: 
Para melhor atendimento é necessário um grupo de pessoas onde são delegadas, obrigações e responsabilidades de acordo coma funções exercidas:
Diretor: Busca aprimorar a cada dia o trabalho filantrópico da Organização Vida para Todos, com tomadas de decisões e mantendo a ordem e funcionalidade da organização.
Administrativo: Administrando todas as doações e direcionando aos gastos necessários, também tem como função enviar cartas de lembretes às empresas comprometidas com as doações mensais. Organiza eventos para resgatar fundos e assim garantir a continuidade da organização.
Financeiro: Executa os pagamentos (onde controla as contas a pagar e receber) como o aluguel, remédios e vestuário. Realiza o controle dos medicamentos e compra de matérias de higiene e alimentícios.
Departamento de Telemarketing: há uma divisão departamental:
Telemarketing Ativo: Realizada o contato com pessoa física para serem agregadas no quadro de doadores comprometidos, onde através do sistema interno tem a responsabilidade de registrar e gravar todos os contatos realizados.
Telemarketing Receptivo: Com a função de esclarecer aos doadores os fins no qual está sendo designadas as doações, disponibilizando para os mesmos documentos caso desejam.
Gestão de Doadores: Com a função de resgatar os clientes que abandonaram a causa dos idosos carentes, buscando receber doações com vendas de sacos plásticos como produto simbólico, produto este recebido como doação de uma grande empresa de produtos recicláveis.
Considerações Finais: O objetivo deste esboço foi demonstrar a distribuição dos departamentos e funções, onde são designadas a cada colaborador as tarefas necessárias para que possa levar a organização a desempenhar o seu trabalho com clareza, precisão e tornando assim uma Organização Filantrópica sustentável. Demonstrar a identificação e análise do modelo de negócios, riscos e potenciais e eventuais problemas, envolvendo planos de ação baseados em cenários plausíveis. Colocando sempre a missão, visão, valores, em um objetivo único, a qualidade de vida na terceira idade.
Bibliografia
Disponível em: < http://2beal.org/ti/manuais/GTI_INTRO.PDF> Acesso em 17/01/2013 às 16:00hrs.
LUCAS, Henry C. Tecnologia da informação: tomada de decisões estratégicas para administradores. Tradução de Acauan Fernandes. Rio de Janeiro: LTC, 2006.
Disponível em: <http://pt.wikipedia.org/wiki/Gestão_da_tecnologia_da_informação> Acesso em: 15‎ jan.2013.
http://pt.wikipedia.org/wiki/Organograma
http://www.infoescola.com/administracao_/organograma/
OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, organização e métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo/Atlas/2006.