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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
Professor Petronio Castro 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
 
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SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
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PROGRAMA: 
Noções de Arquivologia. Princípios e conceitos 
fundamentais de arquivologia; Gestão de documentos; 
Protocolos (recebimento, registro, distribuição, tramitação 
e expedição de documentos); Classificação de documentos; 
Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo; 
Tabela de temporalidade de documentos de arquivo; 
Gerenciamento da informação e a gestão de documentos; 
Tipologias documentais e suportes físicos. 
 
CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA 
 
 
Arquivo: 
Arquivo é o conjunto de documentos CRIADOS e 
RECEBIDOS (ACUMULADOS) por uma pessoa física ou 
jurídica, pública ou privada, caracterizado pela natureza 
orgânica de sua acumulação e conservado por essas 
pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou 
informação. 
 
Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e 
acumulados por uma entidade coletiva, pública ou 
privada, pessoa ou família, no desempenho de suas 
atividades, independentemente da natureza do suporte. 
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) 
 
Arquivo é “a acumulação ordenada dos documentos, em 
sua maioria textuais, criados por uma instituição ou 
pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a 
consecução de seus objetivos, visando a utilidade que 
poderão oferecer no futuro”. (Marilena Leite Paes) 
 
Para entendermos o conceito de Arquivo, devemos antes 
conhecer TRÊS conceitos básicos: INFORMAÇÃO, 
SUPORTE e DOCUMENTO. 
 
INFORMAÇÃO : Ideia, Mensagem ou Conhecimento 
SUPORTE: Meio no qual a informação está registrada 
(papel, CD, fita, microfilme) 
DOCUMENTO: É toda informação registrada em um 
suporte material 
 
 
DICAS: 
1- Conjunto de documentos = ACERVO 
2- Embora não seja palpável, um “disco virtual” é 
considerado um suporte para as informações nele 
registradas. 
3- Os arquivos derivam dos documentos criados e 
recebidos tanto pela atividade-meio quanto pela 
atividade-fim da organização. 
 
Do conceito de arquivo, podemos deduzir três 
características básicas: 
1- Exclusividade de criação e recepção por uma 
repartição, firma, instituição ou pessoa. Assim, não se 
considera arquivo, por exemplo, uma coleção de 
manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa. 
2- Origem no curso de suas atividades. Os documentos 
devem servir de prova de transações realizadas. 
3- Há um caráter orgânico que liga o documento aos 
outros do mesmo conjunto. Um documento, 
destacado de seu conjunto, do todo à que pertence, 
significa muito menos do que quando em conjunto. 
 
Fundo de Arquivo: 
Um fundo nada mais é do que o conjunto de documentos 
de uma mesma proveniência (origem), ou seja, é o 
mesmo que arquivo. 
O fundo é aberto se podem ser acrescentados novos 
documentos em função do fato de a entidade produtora 
continuar em atividade; e, fechado se não recebe 
acréscimos de documentos, em função de a entidade 
produtora não se encontrar mais em atividade. 
 
Contexto Arquivístico: 
Estão incluídos no contexto arquivístico, todos os fatores 
ambientais que determinam como os documentos são 
gerados, estruturados, administrados e interpretados. 
Estes fatores são, cada um ao seu tempo, determinados 
pelo contexto sociopolítico, cultural e econômico. Ou 
seja, a situação da sociedade no tempo em que os 
documentos foram gerados. 
 
Documento Oficial: 
Documento oficial é aquele emanado do poder público 
ou de entidades de direito privado capaz de produzir 
efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato. 
Ou seja, qualquer entidade, seja pública ou privada, 
pode emitir um documento oficial, que serve de prova 
das transações realizadas. 
 
INFORMAÇÃO + SUPORTE = DOCUMENTO 
 
NOÇÕES DE 
ARQUIVOLOGIA 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
 
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Atenção: 
Não há possibilidade de coleção nos arquivos genuínos 
porque, em se tratando de fundos (conjunto de 
documentos de uma mesma proveniência), é 
fundamental a relação orgânica entre seus elementos. 
Não se compreende o documento de arquivo fora do 
meio genético que o produziu. 
Os documentos de arquivo surgem obrigatoriamente 
dentro das funções e atividades de uma administração. 
 
DICA: 
ARQUIVO PÚBLICO é um conjunto de documentos 
acumulados em decorrência das funções executivas, 
legislativas e judiciárias do poder público no âmbito 
federal, estadual e municipal, bem como o conjunto de 
documentos de entidades de direito privado 
encarregadas de serviços públicos. 
 
 
• Importância do Arquivo - Função e Finalidades do 
Arquivo 
 
Função do Arquivo: Guardar e organizar os documentos, 
tornando disponíveis as informações mantidas sob sua 
guarda. 
 
Finalidades do Arquivo: A sua finalidade principal é 
servir à Administração e com o decorrer do tempo 
adquire uma finalidade secundária que é servir a 
História. 
 
DICA: 
1- Todo documento nasce com a FINALIDADE de SERVIR 
à ADMINISTRAÇÃO 
 
 
• Distinção entre Arquivo e Biblioteca 
 
Arquivo: É o conjunto de documentos CRIADOS ou 
RECEBIDOS (ACUMULADOS) por uma instituição ou 
pessoa, no exercício de sua atividade, preservados para 
garantir a consecução de seus objetivos. 
Biblioteca: É o conjunto de material, em sua maioria 
impresso e NÃO produzido pela instituição em que está 
inserida. Normalmente constituída de coleções 
temáticas e seus documentos são adquiridos por meio de 
COMPRA, DOAÇÃO ou PERMUTA. 
 
 ARQUIVO BIBLIOTECA 
Objetivo Funcional Cultural 
Formas de 
ingresso dos 
documentos na 
instituição 
Produção 
Recebimento 
Compra 
Doação 
Permuta 
Quantidade de 
exemplares de 
cada 
documento 
Único exemplar 
(ou 1 exemplar e 
um nº limitado 
de cópias) 
Numerosos 
exemplares 
 
 
• CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 
 
As classificações dos Arquivos mais importantes são 
quanto: 
 
1) à Entidade Mantenedora: (Público ou Privado) 
2) à Natureza dos documentos: (Especial ou 
Especializado) 
3) aos Estágio de Evolução: (Corrente, Intermediário e 
Permanente) 
4) à Extensão de sua atuação: (Setorial ou Central) 
 
1) Quanto à Entidade Mantenedora (natureza da 
entidade): Podem ser Público ou Privado 
 
- Público: São aqueles mantidos por órgãos dos 
Poderes Executivo, Legislativo e Judiciários, nas 
esferas Federal, Estadual, Municipal e do DF. Também 
são considerados públicos os Arquivos das Fundações 
Públicas e Empresas Públicas. 
 
- Privado: São aqueles mantidos por instituição de 
caráter particular. Ex: arquivo do Bradesco, Arquivo 
do Curso Exemplo, arquivo da TV Liberal. 
 
 
OUTRA CLASSIFICAÇÃO: 
1- Marilena Leite Paes, apresenta a seguinte divisão: 
Públicos, Institucionais, Comerciais,Gonçalves, significa dar visibilidade às 
funções e atividades do organismo produtor. De acordo 
com a terminologia adota- da por alguns profissionais da 
área, o instrumento utilizado nessa tarefa recebe nomes 
distintos, conforme a etapa em que se encontram os 
documentos em seu ciclo vital: na fase corrente, trata-se 
do plano de classificação; e, na fase permanente, trata-
se 
a) da tabela de temporalidade. 
b) do registro topográfico. 
c) do plano de destinação. 
d) do quadro de arranjo. 
e) da tabela de equivalência. 
 
 
 
 
 
 
 
 
GABARITO 
01. C 06. E 
02. C 07. C 
03. C 08. D 
04. B 
05. C 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO 
 
 
Arquivamento 
Arquivamento é conjunto de operações destinadas ao 
acondicionamento e ao armazenamento de 
documentos. 
 
Método de Arquivamento: 
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia 
Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 1992): 
Método de Arquivamento é uma sequência de 
operações que determina a disposição dos documentos 
de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros, e 
a identificação de cada unidade. 
O método de arquivamento deve ser escolhido de 
acordo com a natureza dos documentos e pela 
estrutura da instituição. A instituição pode ter quantos 
métodos forem necessários. 
 
Pode-se dividir os métodos de arquivamento em duas 
classes: Básicos e Padronizados. 
 
Métodos 
Básicos 
 
Alfabético 
Geográfico 
Numérico 
 
Simples 
Cronológico 
Dígito-
terminal 
 
Ideográficos 
(Assunto) 
 
Alfabéticos 
Enciclopédico 
Dicionário 
Numéricos 
 
Duplex 
Decimal 
Unitermo 
 
Métodos 
Padronizados 
 
Automático 
Variadex 
Soundex 
Mnemônico 
Rôneo 
 
Ordenação 
É o ato ou efeito de dispor documentos ou informações 
segundo um determinado método, ou seja, é a 
disposição de documentos em determinada sequência 
dentro de uma unidade de classificação. 
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
 
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Os métodos de arquivamento pertencem a dois grandes 
SISTEMAS DE ARQUIVAMENTO: 
• DIRETO 
• INDIRETO 
O sistema de arquivamento escolhido deve ser simples, 
flexível e permitir expansões. 
Sistema DIRETO 
É aquele em que a busca do documento é feita 
diretamente no local onde se acha guardado. 
Por exemplo, se você procura por um documento 
endereçado ao Petronio e os documentos estão 
organizados alfabeticamente, basta ir à letra “P” para 
encontrá-lo. 
É Característico dos métodos: Alfabético, Geográfico, 
Dicionário e Enciclopédico. 
 
Sistema INDIRETO 
É aquele em que, para se localizar um documento, é 
preciso, antes, consultar um índice ou código. 
É Característico dos métodos: Numérico simples, 
Numérico cronológico, Numérico dígito-terminal, 
Duplex, Decimal e Unitermo. 
Atenção! O método ALFANUMÉRICO -combinação de 
letras e números- não se inclui nas classes de métodos 
básicos e padronizados e é considerado semi-indireto. 
 
MÉTODO ALFANUMÉRICO 
 
O método ALFANUMÉRICO - combinação de letras e 
números - não se inclui nas classes de métodos básicos e 
padronizados e é considerado semi-indireto. 
Esse sistema procura utilizar as vantagens dos métodos 
alfabético e numérico. Dessa combinação surgiu um 
método que tem a simplicidade do alfabético e a rapidez 
e precisão do numérico. 
 
Este método trabalha com uma tabela constituída de 
divisões do alfabeto, previamente planejadas e 
numeradas em ordem crescente. 
Usam-se notações fechadas para se evitar que, uma vez 
numeradas, as divisões sejam alteradas. 
Aa - Af = 1 
Ag - Al = 2 
Am - As = 3 
At - Az = 4 
Ba - Bl = 5 
Bm - Bz = 6 
Procedimento 
As pastas individuais teriam como notação os nomes 
colocados após o número correspondente à sua divisão 
alfabética. 
Exemplos: 
1 – Acrisio, Paulo (Aa-Af = 1) 
1 – Afonseca, João (Aa-Af =1) 
2 – Almeida, Mário (Ag-Al = 2) 
3 – Alonso, Ernesto (Ag-Al = 2) 
4 – Amaral, Roberto (Am-As = 3) 
5 – Atilia, Jorge (At-Az = 4) 
IMPORTANTE! 
Quando se trata de planejar a organização do arquivo, os 
elementos constantes de um documento a considerar 
são nome (remetente, destinatário ou pessoa referida 
no documento), local, número, data e assunto. 
Ou seja, é o elemento mais importante para cada caso 
que define como o arquivo será organizado: ordem 
alfabética, geográfica, numérica (simples ou cronológica) 
ou por assunto. 
 
Tipos de arquivamento: 
 
Arquivamento HORIZONTAL 
- Os documentos são dispostos uns sobre os outros e 
arquivados em caixas, estantes e escaninhos. 
- Indicado para Arquivos Permanentes (onde a 
frequência de uso é menor) e para documentos de 
grandes dimensões como plantas, desenhos e mapas. 
- Para consultar qualquer documento é necessário retirar 
os que se encontram sobre ele, dificultando a localização 
rápida das informações – por esse motivo é 
desaconselhável na fase corrente dos arquivos (onde a 
frequência de uso é maior). 
 
Arquivamento VERTICAL 
- Os documentos são dispostos um atrás do outro em 
gavetas ou estantes, permitindo a rápida consulta, sem 
necessidade de remover outros documentos. 
- Indicado para Arquivo Corrente, pois agiliza a busca e a 
localização dos documentos 
 
 
 
 
 
 
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
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EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO 
 
01. (2014 - CESPE - ANATEL - Técnico Administrativo) 
Acerca da gestão de documentos, julgue os itens que 
se seguem. 
O arquivamento de documentos é um ato físico, ao 
passo que a ordenação é a disposição intelectual dos 
documentos em uma unidade de classificação. 
Certo - Errado 
 
02. (2015 - FUNCERN - IF-RN - Técnico em Arquivo) O 
conceito de métodos de arquivamento é: 
a) predominância de documentos decorrentes do 
exercício das atividades-meio de uma instituição ou 
unidade administrativa. 
b) sequência de operações que determina a atribuição de 
informações contidas nos documentos com relação aos 
graus de sigilo, conforme legislação específica. 
c) predominância de atividades desenvolvidas em 
decorrência da finalidade de um documento, sendo 
também chamada atividade finalística. 
d) sequência de operações que determina a disposição 
dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em 
relação aos outros e a identificação de cada unidade. 
03. (2016 - CESPE - POLÍCIA CIENTÍFICA - PE - Auxiliar de 
Legista) A disposição de documentos em determinada 
sequência dentro de uma unidade de classificação é 
denominada 
a) difusão. d) arquivamento. 
b) avaliação. e) descrição. 
c) ordenação. 
 
04. (2014 - FGV - AL-BA - Técnico de Nível Médio - 
Administrativa) Leia o fragmento a seguir. 
Os sistemas de acesso aos documentos de arquivo 
podem ser diretos e ______________, e se subdividem 
em métodos ____________ e ____________, estes 
com suas respectivas subdivisões. 
Assinale a opção que completa corretamente as 
lacunas do fragmento acima. 
a) indiretos – básicos – padronizados 
b) padronizados – diretos – indiretos 
c) indiretos – alfabéticos – numéricos 
d) numéricos – diretos – indiretos 
e) padronizados – alfabéticos – numéricos 
 
 
05. (2015 - Quadrix - CRF-RJ - Agente Administrativo) Um 
acervo exige um arquivamento adequado que viabilize a 
localização dos documentos. Quando o documento é 
acondicionamento em seu local de guarda (pasta, gaveta 
ou caixa), o arquivamento pode ser feito de forma 
horizontal ou vertical. Sobre o arquivamento horizontal, 
leia as afirmativas. 
I. É indicado para documentos de grandes dimensões, 
como mapas, plantas e papéis de grandes dimensões. 
II. Nesse arquivamento, os documentos são arquivados 
lado a lado. 
III. É o mais comum, sendo largamente adotado nos 
arquivos correntes e intermediários, onde o 
acondicionamento é feito em caixas ou pastas 
suspensas. 
Está correto o que se afirma em: 
a) I, somente. 
b) I e II, somente. 
c) III, somente. 
d) II e III, somente. 
e) todas. 
 
06. (2015 - COSEAC - UFF - Auxiliar em Administração) Na 
gestão de documentos, a obra “Arquivo: teoria e 
prática”, de Paes, agrupa os métodos de 
arquivamentoDuplex, Decimal e Unitermo na classe: 
a) Padronizados. 
b) Mnemônico. 
c) Básicos. 
d) Geográfico. 
e) Alfabéticos. 
 
07. (2014 - FUNRIO - IF-PI - Arquivista) São exemplos de 
métodos de classificação básicos e de acesso indireto: 
a) geográfico, dígito terminal e variadex. 
b) duplex, enciclopédico e variadex. 
c) automático, dicionário e numérico cronológico. 
d) decimal, unitermo e numérico simples. 
e) alfabético, duplex e decimal. 
 
 
 
 
 
 
 
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
 
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08. (2015 - COSEAC - UFF - Assistente em Administração) 
Sobre gestão de documentos, conforme ensina Paes 
em seu livro “Arquivo: teoria e prática”, o método de 
arquivamento é determinado pela natureza dos 
documentos a serem arquivados e pela estrutura da 
entidade. Desta forma, os métodos de arquivamento 
podem ser divididos em duas classes: básicos e 
padronizados. É correto afirmar pertencer à classe 
“Padronizados”: 
a) alfabético, geográfico, duplex. 
b) numéricos, simples, cronológico. 
c) variadex, rôneo, mnemônico. 
d) ideográficos, unitermo, enciclopédico. 
e) dígito-terminal, dicionário, decimal. 
 
09. (2015 - FGV - Câmara Municipal de Caruaru - PE - 
Técnico Legislativo) Relacione os métodos listados a 
seguir aos seus respectivos grupos. 
 
1. Por assunto alfabético 
2. Por assunto numérico 
( ) Unitermo 
( ) Duplex 
( ) Enciclopédico 
( ) Dicionário 
 
Assinale a opção que indica a relação correta, de cima 
para baixo. 
a) 1 – 1 – 2 – 2 
b) 1 – 2 – 1 – 2 
c) 2 – 1 – 2 – 1 
d) 2 – 2 – 1 – 1 
e) 1 – 2 – 2 – 1 
 
10. (2015 - UFES - UFES - Assistente em Administração) 
Segundo Paes (2008), pode-se dividir os métodos de 
arquivamento em dois sistemas, os diretos e os 
indiretos. Sobre a diferença entre os dois sistemas, 
segundo a autora, é CORRETO afirmar: 
a) O sistema direto é aquele em que é necessário 
consultar um índice ou código para acessar o 
documento, diferentemente do indireto, no qual a busca 
é feita no local de guarda do documento. 
b) A diferença entre os dois sistemas é apenas a forma 
como se manuseia o documento: o indireto indica o uso 
de EPI (Equipamento de Proteção Individual) e o direto 
dispensa essa proteção individual. 
c) O sistema direto é aquele cujo produtor assinou 
diretamente no documento e o indireto é aquele cuja 
assinatura do produtor está em forma eletrônica. 
d) Nos sistemas diretos os documentos são arquivados 
diretamente pelo produtor, e no sistema indireto o 
arquivamento é executado por profissional técnico 
específico ou por empresa de custódia externa. 
e) Os sistemas diretos são capazes de permitir buscar o 
documento diretamente no local onde está guardado, 
diferentemente do indireto, no qual é necessário 
consultar um índice ou código, que remeta ao 
documento. 
 
11. (2014 - IADES - CONAB - Assistente Administrativo) 
Em função do caráter integrado de algumas atividades 
de arquivo, julgou-se oportuno dividir em cinco 
setores distintos as atividades dos arquivos correntes: 
protocolo; expedição; arquivamento; empréstimo e 
consulta; e, destinação. A esse respeito, o 
arquivamento preconiza um método que pode ser 
dividido em duas classes: básicos e padronizados. 
Considerando essa informação, assinale a alternativa 
que apresenta um método de arquivamento 
pertencente à classe padronizada. 
a) Alfabético. 
b) Geográfico. 
c) Automático. 
d) Ideográfico. 
e) Numérico. 
 
12. (2014 - UFES - UFES - Assistente em Administração) 
Sobre classificação e arquivamento de documentos, é 
INCORRETO afirmar: 
a) Sistema direto é aquele em que a busca do documento 
é feita diretamente no local onde se acha guardado. 
b) Quando se trata de planejar a organização de um 
arquivo ou fichário, os elementos constantes de um 
documento a considerar são: nome (do remetente, do 
destinatário, ou da pessoa a quem se refere o 
documento), local, número, data e assunto. 
c) Algumas das vantagens do método alfabético são a 
rapidez, a facilidade e o baixo custo. 
d) O método alfanumérico pertence ao sistema indireto, 
aquele em que, para se localizar um documento, é 
preciso consultar um índice. 
e) De acordo com o elemento mais importante e mais 
frequentemente procurado, em cada caso, pode-se 
organizar os fichários ou arquivos em ordem alfabética, 
geográfica, numérica e de assunto. 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
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13. (2014 - CESPE - FUB - Técnico em Arquivo) A respeito 
de arquivamento e ordenação dos documentos de 
arquivo, julgue o item subsecutivo. 
O método de sistema direto facilita a operação de 
arquivamento dos documentos. 
Certo - Errado 
 
14. (2014 - COSEAC - UFF - Assistente de Administração) 
Marilena Leite Paes ensina que o método de 
arquivamento é determinado pela natureza dos 
documentos a serem arquivados e pela estrutura da 
entidade. É correto afirmar que variadex, automático, 
soundex, mnemônico e rôneo pertencem à classe: 
a) básicos. 
b) padronizados. 
c) dígito-terminal. 
d) duplex. 
e) ideográficos. 
 
15. (2014 - COSEAC - UFF - Auxiliar Administrativo) 
Marilena Leite Paes ensina que o método de 
arquivamento é determinado pela natureza dos 
documentos a serem arquivados e pela estrutura da 
entidade. É correto afirmar, sobre métodos de 
arquivamento, que: 
a) nos métodos básicos não há subdivisões, somente a 
classe de métodos padronizados. 
b) os métodos padronizados podem ser variadex, 
automático, soundex, mnemônico e rôneo. 
c) duplex, decimal e indexação coordenada são 
subdivisões dos métodos padronizados numéricos. 
d) os métodos básicos podem ser variadex automático, 
soundex, mnemônico e rôneo. 
e) sistema indireto é aquele em que a busca é feita 
diretamente no local onde se acha guardado. 
 
 
 
GABARITO 
01. C 06. C 11. C 
02. D 07. D 12. D 
03. C 08. C 13. C 
04. A 09. D 14. B 
05. A 10. E 15. B 
 
 
 
MÉTODOS BÁSICOS 
 
I- MÉTODO ALFABÉTICO 
 
É um método direto, que não exige a adoção de índice 
para que o documento seja localizado e tem como 
elemento principal o NOME. 
As fichas e pastas são dispostas na ordem alfabética, 
respeitando as regras gerais de alfabetação e ordenação. 
Em geral, o método alfabético é mais simples e barato, 
se comparado aos demais. 
 
Quando for adotado a ordem alfabética, será 
necessário conhecer as regras de alfabetação. 
 
São 13 as regras de alfabetação. 
 
1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último 
sobrenome e depois o prenome. 
 
Exemplo: 
 
João Barbosa adota-se, BARBOSA, João. 
Pedro Álvares Cabral, adota-se, CABRAL, Pedro Alvares 
 
Obs: Quando houver sobrenome igual prevalece a ordem 
alfabética do prenome. 
 
Exemplo: Aníbal Teixeira 
 Pedro Teixeira 
 Marilda Teixeira 
 Vitor Teixeira 
 
Arquivam-se: Teixeira, Aníbal 
 Teixeira, Marilda 
 Teixeira, Pedro 
 Teixeira, Vitor 
 
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um 
adjetivo ou ligados por hífen não se separam. 
 
Exemplo: Camilo Castelo Branco 
 Paulo Monte Verde 
 Heitor Villa-Lobos 
 
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
 
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Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo 
Monte Verde, Paulo 
Villa-Lobos, Heitor 
 
3. Os sobrenomes formados com as palavras são, santo, 
santa seguem as regras aplicadas para sobrenomes 
composto por adjetivo e um substantivo. 
 
Exemplo: Waldemar Santa Rita 
 Luciano Santo Cristo 
 Irwing São Paulo 
 
Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar 
 Santo Cristo, Luciano 
 São Paulo, Irwing 
 
4. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência 
na classificação de sobrenomes iguais 
 
Exemplo: J. Vieira 
 Jonas Vieira 
 José Vieira 
 
Arquivam-se: Vieira, J. 
 Vieira, Jonas 
 Vieira, José 
 
5. Os artigos e preposições, tais como, a, o, de, d’, da, 
do, e, um, uma, não são considerados (ver também 
regra nº. 9) 
 
Exemplo: Pedro de Almeida 
 Ricardo d’Andrade 
 Lúcia da Câmara 
 Arnaldo do Couto 
 
Arquivam-se: Almeida, Pedro de 
 Andrade, Ricardod’ 
 Câmara, Lúcia da 
 Couto, Arnaldo do 
 
 
 
 
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco 
como Filho, Neto, Júnior, Sobrinho são considerados 
parte integrante do último sobrenome, mas não são 
considerados na ordem alfabética. 
 
Exemplo: Antônio Almeida Filho 
 Paulo Ribeiro Júnior 
 Joaquim Vasconcelos Sobrinho 
 Henrique Viana Neto 
 
Arquivam-se: Almeida Filho, Antônio 
 Ribeiro Júnior, Paulo 
 Vasconcelos Sobrinho, Joaquim 
 Viana Neto, Henrique 
 
Obs: Os graus de parentesco só serão considerados na 
alfabetação quando servirem de elemento de distinção. 
 
Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho 
 Jorge de Abreu Neto 
 Jorge de Abreu Filho 
 
Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge de 
 Abreu Neto, Jorge de 
 Abreu Sobrinho, Jorge de 
 
7. Os títulos não são considerados na alfabetação. São 
colocados após o nome completo, entre parênteses. 
 
Exemplo: Ministro Milton Campos 
 Professor André Ferreira 
 General Paulo Pereira 
 Dr. Pedro Teixeira 
 
Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro) 
 Ferreira, André (Professor) 
 Pereira, Paulo (General) 
 Teixeira, Pedro (Dr.) 
 
 
 
 
 
 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
31 
8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último 
sobrenome, salvo no caso de espanhóis e orientais 
(ver também regras no. 10 e 11) 
 
Exemplo: Georges Albert 
 Winston Churchill 
 Paul Müller 
 Jorge Schmidt 
 
Arquivam-se: Aubert, Georges 
 Churchill, Winston 
 Müller, Paul 
 Schimidt, Jorge 
 
9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não 
ser consideradas e colocadas antes do sobrenome, o 
mais comum é considerá-las como parte integrante 
do nome apenas quando escritas com letra 
maiúsculas. 
 
Exemplo: Giulio di Capri 
 Esteban De Penedo 
 Charles Du Pont 
 John Mac Adam 
 Gordon O’Brien 
 
Arquivam-se: Capri, Giulio di 
 De Penedo, Esteban 
 Du Pont, Charles 
 Mac Adam, John 
 O’Brien, Gordon 
 
10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo 
sobrenome, que corresponde ao sobrenomes de 
família do pai. 
Exemplo: José de Oviedo y Baños 
 Francisco de Pina de Mello 
 Angel del Arco y Molinero 
 Antônio de los Rios 
 
Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel del 
 Oviedos y Baños, José de 
 Pina de Mello, Francisco de 
 Rios, Antônio de los 
 
11. Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – 
são registrados como se apresentam. 
 
Exemplo: Al Ben-Hur 
 Li Yutang 
 
12. Os nomes de firmas, empresas instituições 
governamentais devem ser transcritos como se 
apresentam, não considerando, porém, para fins de 
ordenação, os artigos e preposições que os 
constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, 
que os artigos iniciais sejam colocados entre 
parênteses após o nome. 
 
Exemplo: Embratel 
 Álvaro Ramos & Cia. 
 Fundação Getúlio Vargas 
 A colegial 
 The Library of Congress 
 Companhia Progresso Guanabara 
 Barbosa Santos Ltda 
 
Arquivam-se: Álvaro Ramos & Cia. 
 Barbosa Santos Ltda 
 Colegial (A) 
 Companhia Progresso Guanabara 
Embratel 
 Fundação Getúlio Vargas 
Library of Congress (The) 
 
 
13. Nos títulos do congressos, conferências, reuniões, 
assembléias e assemelhados os números arábicos, 
romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no 
fim, entre parênteses. 
 
Exemplo: II Conferência de Pintura Moderna 
 Quinto Congresso de Geografia 
 3º Congresso de Geologia 
 
Arquivam-se: Conferência de Pintura Moderna (II) 
 Congresso de Geografia (Quinto) 
 Congresso de Geologia (3º) 
 
 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
 
32 
Estas regras podem ser alteradas para melhor servir a 
organização, desde que o arquivista observe sempre o 
mesmo critério e faça as remissivas necessárias para 
evitar dúvidas futuras. 
 
 Exemplo: José Peregrino da Rocha Fagundes Júnior 
 José Félix Alves Pacheco 
 
Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos: 
 
 Peregrino Júnior, José 
 Félix Pacheco, José 
 
 Colocam-se remissivas em: 
 
 
 
 
 
 
 
 
Além de observar as regras de alfabetação, e necessário 
também considerar as REGRAS DE ORDENAÇÃO, que 
podem ser palavra por palavra ou letra por letra. 
 
Letra por letra 
 
Exemplo: Monte Alegre 
 Monte Branco 
 Monteiro 
 Monte Mór 
 Montenegro 
 Monte Sinai 
Palavra por palavra 
 
Exemplo: Monte Alegre 
 Monte Branco 
 Monte Mór 
 Monte Sinai 
 Monteiro 
 Montenegro 
 
A escolha de um dos critérios implica a exclusão do outro. 
EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO 
 
01. (2008 - Cespe – SEAD-UEPA - Adaptada) 
Considerando as regras de alfabetação para 
arquivamento de documentos cujo principal elemento 
seja o nome. A sequência alfabética a seguir está de 
acordo com as regras de alfabetação. 
 Barbosa, Antonio Augusto 
 Cardoso, Pedro Henrique de Araújo 
 Ferreira, João Batista 
 Ferreira, José de Arimatéia 
 Neto, Afonso de Almeida Costa 
CERTO - ERRADO 
 
02. (2008 - Cespe – SEAD-UEPA - Adaptada) 
Considerando as regras de alfabetação para 
arquivamento de documentos cujo principal elemento 
seja o nome. A seqüência alfabética a seguir está de 
acordo com as regras de alfabetação. 
 Bernardes, Professor Carlos Augusto 
 Campos, Professor Diogo de Lima 
 Rangel, Coordenador Felipe Bernardes 
 Rangel, Professor Eduardo de Almeida 
 Reis, Reitor Luiz Augusto da Silva 
CERTO - ERRADO 
 
03. (2008/ Cespe – SEAD-UEPA) Considerando as regras 
de alfabetação para arquivamento de documentos cujo 
principal elemento seja o nome. A seqüência alfabética a 
seguir está de acordo com as regras de alfabetação. 
 Brochado, Marcos André 
 Gonçalves, Ricardo André de Assis 
 Ramalho, J. Pedro 
 Ramalho, João Batista 
 Silva, Pedro Antonio da 
CERTO - ERRADO 
 
04. (2006/ Cespe – Docas/PA) A seqüência de nomes a 
seguir atende às regras de alfabetação: 
 Abreu, Paulo de (Ministro) 
 Barbosa, José Pedro 
 Barbosa, Maria Aparecida 
 Silva, José Ricardo da 
 Sobrinho, Ricardo Pereira 
CERTO - ERRADO 
 
Fagundes Júnior, José Peregrino da Rocha 
Ver 
Peregrino Júnior, José 
Pacheco, José Félix Alves 
Ver 
Félix Pacheco, José 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
33 
05. (2006/ Cespe – Docas/PA) A seqüência de nomes a 
seguir atende às regras de alfabetação: 
 Gonçalves, Paulo de Abreu 
 Magalhães, Pedro Antonio de 
 São Tiago, Heitor de 
 Teles, Manoel de Souza 
 Villa-Lobos, Henrique 
CERTO - ERRADO 
 
06. (2015 - UFMT - IF-MT - Auxiliar em Administração) O 
método de arquivamento mais simples quando o 
elemento principal é o nome denomina-se método 
alfabético. Sobre esse método, marque V para as 
afirmativas verdadeiras e F para as falsas. 
( ) É um método indireto, porque a pesquisa requer 
uso de índice auxiliar para localização do 
documento. 
( ) As fichas ou as pastas são dispostas na ordem 
rigorosamente alfabética, respeitadas as normas 
gerais para a alfabetação, por guias divisórias, 
com as respectivas letras. 
( ) Na regra de alfabetação com nomes de pessoas 
físicas, considera-se o último sobrenome e depois 
o prenome. 
( ) Nas situações em que a pessoa física possui 
sobrenomes agrupados por hífen, faz-se 
necessária, segundo a regra de alfabetação, sua 
separação. 
Assinale a sequência correta. 
a) V, V, F, V 
b) F, V, V, F 
c) F, F, V, F 
d) V, F, F, V 
 
 
07. (2015 - FUNCAB - MPOG - Atividade Técnica - 
Arquivologia) Segundo as regras de ordenação 
alfabética, é correto afirmar que: 
a) Ana Maria de Castro Fonseca PRECEDE Ana de Castro. 
b) Waldemar Vasconcelos PRECEDE W. Vasconcelos. 
c) José Carlos Moraes Neto PRECEDE José Carlos Morais 
Junior. 
d) Carlos Monte Verde PRECEDE Carlos Moura Câmara. 
e) Joaquim Vieira FilhoPRECEDE Joaquim Viana Neto. 
 
 
08. (2015 - FUNCAB - MPOG - Atividade Técnica - 
Arquivologia) Considere os nomes a seguir: 
1. Dr. Ricardo Teixeira 
2. Professor Arnaldo do Couto 
3. General Roberto d'Andrade 
4. Leila da Câmara 
5. Paulo de Almeida 
A sequência correta para arquivamento das pastas de 
documentos por método alfabético é: 
a) 5,3,4,2,1. 
b) 1,3,4,5,2. 
c) 5,3,1,4,2. 
d) 4,2,3,1,5. 
e) 1,4,3,2,5. 
 
09. (2015 - FGV - Câmara Municipal de Caruaru - PE - 
Técnico Legislativo) Utilize as regras de alfabetação e o 
método de classificação alfabético para ordenar os 
nomes a seguir. 
• Abelardo Carrara 
• Adalberto Cabral 
• Abílio Castilho 
• Aníbal Almada de Castro 
• Adriano de Oliveira Câmara 
Assinale a opção que indica, nessa ordenação, o 
primeiro nome. 
a) Abelardo Carrara 
b) Abílio Castilho 
c) Aníbal Almada de Castro 
d) Adriano de Oliveira Câmara 
e) Adalberto Cabral 
 
10. (2015 - CONSULPAM - Prefeitura de Serrita - PE - 
Auxiliar de Biblioteca Escolar) Nos métodos de 
arquivamento temos o alfabético, um sistema de 
baixo custo, direto e de fácil implantação. Observe os 
itens abaixo e assinale aquele INCORRETO a respeito 
da regra de arquivamento alfabético. 
a) Nos nome de pessoas físicas considera-se o último 
sobrenome, depois é considerado o prenome. 
b) Se houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem 
alfabética do prenome. 
c) Nos títulos de congressos, conferências, reuniões e 
assembleias, os números arábicos, romanos ou escritos 
por extenso devem aparecer no fim, entre parênteses. 
d) Não são considerados para arquivamento os nomes de 
pessoas estrangeiras. 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
 
34 
11. (2014 - FCC - TJ-AP - Analista Judiciário - Área Apoio 
Especializado - Arquivologia - ADAPTADA) 
Atenção: Para responder à questão, considere a lista 
das pastas suspensas com os nomes dos remetentes 
(pessoas físicas e jurídicas) da correspondência 
recebida por determinada instituição, com a indicação 
das cidades de origem: 
 
1. José Augusto Pereira Filho - Belém (PA) 
2. Antônio de Sousa Passos - Porto Grande (AP) 
3. Casas Pereira - Ferreira Gomes (AP) 
4. Joaquim Pereira dos Santos - Manaus (AM) 
5. Escritório de Contabilidade Porto Seguro - Belém 
(PA) 
6. Maria Augusta Lima Pereira - Laranjal do Jari (AP) 
7. Lira & Fernandes Ltda. - Laranjal do Jari (AP) 
8. Companhia de Eletricidade do Amapá - Macapá 
(AP) 
 
Caso fossem ordenadas alfabeticamente pelos nomes 
dos remetentes, as pastas obedeceriam à sequência 
a) 8, 1, 7, 6, 2, 4, 3, 5. 
b) 2, 3, 8, 1, 7, 6, 4, 5. 
c) 3, 8, 5, 7, 2, 1, 6, 4. 
d) 1, 7, 6, 8, 3, 5, 4, 2. 
e) 7, 2, 1, 6, 8, 4, 3, 5. 
 
 
12. (2014 - VUNESP - SP-URBANISMO - Assistente 
Administrativo) Em arquivamento, considerando-se o 
método alfabético, as pastas devem ser ordenadas e 
separadas por 
a) separadores plastificados. 
b) cartolinas duplas. 
c) papeletas autocolantes. 
d) folhas de sulfite coloridas. 
e) guias divisórias simples. 
 
 
 
 
 
 
 
 
13. (2016 - FUNCAB - ANS - Técnico Administrativo) Os 
documentos devem ser guardados dentro de pastas 
ou caixas. O arquivamento por nomes segue 13 
regras, chamadas alfabetação. Seguindo essas regras, 
com os nomes Rogério Castelo Azul, Camilo São 
Bernardo, Ronaldo de Alencar, Juan Lopez Diaz, Ornar 
Saad serão arquivados? 
a) Castelo Azul, Rogério; Bernardo, Camilo São; Alencar, 
Ronaldo de; Diaz, Juan Lopez; Omar Saad. 
b) Castelo Azul, Rogério; Bernardo, Camilo São; Alencar, 
Ronaldo de; Lopez Diaz, Juan; Saad, Omar. 
c) Castelo Azul, Rogério; São Bernardo, Camilo; Alencar, 
Ronaldo de; Lopez Diaz, Juan; Omar Saad. 
d) Castelo Azul, Rogério; São Bernardo, Camilo; Alencar, 
Ronaldo de; Juan Lopez Diaz; Omar Saad. 
e) Azul, Rogério Castelo; Bernardo, Camilo São; Alencar, 
Ronaldo de; Diaz, Juan Lopez; Saad, Omar. 
 
 
14. (2016 - CESGRANRIO - ANP - Técnico Administrativo) 
Um setor de arquivo precisa organizar os documentos 
das seguintes pessoas: 1) Luiz Fernando Duarte Monte 
Claro; 2) João Marcus Villa-Lobos; 3) Carlos Eduardo 
Santo Amaro; 4) Lucia Maria de Almeida; 5) Arlindo 
Moreira Filho. 
Considerando-se que são respeitadas, rigorosamente, 
as regras de alfabetação, como ficam organizados tais 
documentos? 
a) 5,4,3,1,2 d) 4,3,1,5,2 
b) 5,3,2,4,1 e) 4,1,5,3,2 
c) 5,3,2,1,4 
 
15. (2014 - FGV - TJ-GO - Analista Judiciário - 
Arquivologia) Considere os seguintes itens: 
I – Antônio Castanheira Silvino Junior 
II – Álvaro Carvalho da Silva 
III – Pedro de Carvalho Silvino Filho 
IV – Maria Agostinho Silvério 
V – Marina Antunes da Silva 
Utilizando-se as regras de alfabetação segundo o 
método de classificação alfabético, a sequência 
correta é: 
a) II – V – IV – I – III; 
b) II – V – IV – III – I; 
c) II – I – IV – V – III; 
d) IV – V – II – III – I; 
e) IV – V – III – II – I. 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
35 
16. (2014 - FGV - Câmara Municipal do Recife-PE - 
Arquivista) Considere os seguintes itens: 
I – Carlos Martins de Macedo 
II – Carolina de Castro Magalhães 
III – Cesar Augusto Machado 
IV – Cristina Martins Macedo 
V – Celina Constância Machado 
Utilizando-se as regras de alfabetação segundo o 
método de classificação alfabético, a sequência 
correta é: 
a) I – IV – V – III – II; 
b) I – II – V– III – IV; 
c) III – II – V – I – IV; 
d) IV – I – III – V – II; 
e) IV – III – V – II – I. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
GABARITO 
01. E 06. B 11. C 16. A 
02. E 07. C 12. E 
03. C 08. A 13. C 
04. E 09. E 14. E 
05. C 10. D 15. A 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
II- MÉTODO GEOGRÁFICO 
 
O método geográfico é do sistema direto. A busca é feita 
diretamente ao documento. Este método é preferido 
quando o principal elemento a ser considerado em um 
documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL. 
Neste método, o elemento principal é o local, seja o país, 
o Estado ou, a cidade. 
 
Vantagens: é direto e de fácil manuseio. 
Desvantagens: exige duas classificações local e nome do 
correspondente. 
 
 
Devem ser observadas as seguintes regras: 
 
1) MÉTODO GEOGRÁFICO – PAÍS 
(Nome do país, capital (demais cidades) e 
correspondente) 
Quando o elemento principal forem países, alfabeta-se 
em primeiro lugar o país, seguido da capital e do 
correspondente. As demais cidades apresentam-se após 
as respectivas capitais. 
- Os PAÍSES deverão ficar em ordem alfabética 
- Dentro de cada país, a 1ª cidade deverá ser a CAPITAL 
- As demais cidades seguem em ordem alfabética 
 
Exemplo: 
 
País Cidade Correspondente 
França 
França 
Portugal 
Portugal 
Portugal 
Paris (capital) 
Lorena 
Lisboa 
(capital) 
Coimbra 
Porto 
Unesco 
Vadim, Roger 
Pereira, José 
Albuquerque, Maria 
Ferreira, Antônio 
 
 
2) MÉTODO GEOGRÁFICO – ESTADO 
(Nome do estado, cidade e correspondente) 
Quando se organiza um arquivo por estados, as capitais 
devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, 
independentemente da ordem alfabética em relação às 
demais cidades, que deverão estar dispostas após as 
capitais. 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
 
36 
Neste caso há necessidade de se utilizar guias divisórias 
com notações indicativas dos nomes dos estados. 
• Os ESTADOS deverão ficar em ordem alfabética 
• Dentro de cada estado, a 1ª cidade deverá ser a 
CAPITAL 
• As demais cidades seguem em ordem alfabética 
 
 Exemplo: 
Estado Cidade Correspondente 
Amazonas 
Amazonas 
Rio de 
Janeiro 
Rio de 
Janeiro 
São Paulo 
São Paulo 
Manaus (capital) 
Itacoatiara 
Rio de Janeiro 
(capital) 
Campos 
São Paulo (capital) 
Lorena 
Sobreira, Luísa 
Santos, Antônio 
J. 
Rodrigues, Isa 
Almeida, José 
de 
Corrêa, Gilson 
Silva, Alberto 
 
3) MÉTODO GEOGRÁFICO – CIDADE 
(Nome da cidade, estado e correspondente) 
Quando o principal elemento é a Cidade e não o Estado, 
deve-se observar a rigorosa ordem alfabética por 
cidades, não havendo destaque para as capitais. 
• O arquivo é organizado por cidade,sem a 
separação por estado. 
• As CIDADES deverão ficar em ordem alfabética 
e devemos indicar ao final de cada cidade, o 
estado correspondente. 
Exemplo: 
Cidade Estado Correspondente 
Campos 
Itacoatiara 
Lorena 
Manaus 
Rio de 
Janeiro 
São Paulo 
Rio de Janeiro 
Amazonas 
São Paulo 
Amazonas 
Rio de Janeiro 
São Paulo 
Almeida, José de 
Santos, Antônio J. 
Silva, Alberto 
Sobreira, Luísa 
Rodrigues, Isa 
Corrêa, Gilson 
Nesse caso não é necessário o emprego de guias 
divisórias correspondentes aos estados, pois as pastas 
são guardadas em ordem alfabética pela cidade. É 
imprescindível, porém, que as pastas tragam os nomes 
dos estados, em segundo lugar, porque há cidades com 
o mesmo nome em diferentes estados. 
Exemplo: 
 Brasília (Distrito Federal) Silva, Jackson 
 Brasília (Minas Gerais) Leite, Edson 
 Itabaiana (Paraíba) Santos, Therezinha 
 Itabaiana (Sergipe) Souza, Lourdes da Costa e 
 
 
 
 
EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO 
 
01. (2014 - CONSULPAM - SURG - Auxiliar Administrativo) 
O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens, 
evita repetições desnecessárias de experiências, 
diminui a duplicidade de documentos, revela o que 
está por ser feito, o que já foi feito e os resultados 
obtidos. Aponte nos itens abaixo como é realizado o 
arquivo geográfico: 
a) O elemento principal é o local ou a procedência. A 
busca é feita de forma direta. Tem como vantagens o 
sistema direto, a ordenação alfabética e ser fácil de usar. 
Já as desvantagens são o uso de duas classificações – 
local e nome do correspondente (ou interessado). 
b) Pertence ao sistema indireto. A consulta ao 
documento é feita em índice alfabético remissivo – busca 
primária da informação a fim de localizá-la. Tem como 
vantagens erros reduzido de arquivamento. Já a 
desvantagem é o sistema indireto exigindo pesquisa aos 
índices. 
c) Apresenta como vantagens a agilidade na recuperação 
da informação, custo baixo, sistema direto e de fácil 
implantação. Por outro lado as desvantagens são os 
erros mais constantes de arquivamento. 
d) O elemento principal é o local ou a procedência. A 
busca é feita de forma indireta. Tem como vantagens o 
sistema indireto, a ordenação alfabética e ser fácil de 
usar. Já as desvantagens são o uso de duas classificações 
– local e nome do correspondente (ou interessado). 
 
 
02. (2016 - CESPE - FUNPRESP-JUD - Assistente - 
Secretariado Executivo) Acerca da gestão de 
informações e de documentos e dos métodos de 
arquivamento, julgue o item a seguir. 
O método geográfico de organização dos documentos 
é o do sistema direto, que deve ser utilizado quando 
a procedência ou o local for o principal elemento a ser 
considerado na busca de um documento. 
Certo - Errado 
 
03. (2014 - FGV - TJ-GO - Analista Judiciário - 
Arquivologia) Utilizando-se o método geográfico por 
estado, o primeiro item na ordenação seria: 
a) Rio de Janeiro – Angra dos Reis – Antonio Almeida; 
b) Bahia – Ilhéus – Beatriz Fonseca; 
c) Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – Ricardo Rodrigues; 
d) Bahia – Salvador – João Paes; 
e) Rio de Janeiro – Rio das Ostras – Paula Andrade. 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
37 
04. (2014 - FUNCAB - PRF - Agente Administrativo - 01) 
Um agente administrativo da Polícia Rodoviária 
Federal recebe a tarefa de organizar as pastas abaixo 
pelo método de arquivamento geográfico, que tem a 
cidade como referência: 
 
1. Santos / São Paulo / Ricardo Rocha. 
2. São Paulo / São Paulo / Carlos Santa Cruz. 
3. Rondonópolis / Mato Grosso / Antônio Reis. 
4. Cuiabá / Mato Grosso / Carla Rossi da Silva. 
5. Goiânia / Goiás / José Gomes. 
6. Goiânia / Goiás / Josué Gomes. 
 
As pastas devem ser arquivadas na seguinte ordem: 
a) 6 , 5 , 3, 1, 2 e 4 
b) 5, 6, 4, 3, 2 e 1 
c) 4 , 3, 5, 6, 2 e 1. 
d) 4, 5, 6, 3, 1 e 2. 
e) 5, 4, 2, 6, 3 e 1 
 
 
05. (2015 - FUNCAB - MPOG - Atividade Técnica - 
Arquivologia) Considerando o arquivamento 
geográfico por estado, cidade e correspondente, a 
alternativa que virá primeiro no método de 
alfabetação é: 
a) Alagoas, Maceió, Arildo Bragato. 
b) Acre, Acrelândia, Ari Bastos. 
c) São Paulo, Campinas, Arildo Braga. 
d) Amapá, Amapá, Ariane Barros. 
e) Acre, Rio Branco, Ari Bragança. 
 
 
 
 
GABARITO 
01. A 
02. C 
03. D 
04. D 
05. E 
 
 
 
 
III- MÉTODO NUMÉRICO 
 
É quando o método de arquivamento é feito por 
ordenação numérica. 
 
3.1- Método Numérico Simples 
3.2- Método Numérico-Cronológico 
3.3- Método Numérico-Dígito-Terminal 
 
3.1- Método Numérico Simples 
Método indireto em que o principal elemento a ser 
considerado em um documento é o seu número. 
É atribuído um número a cada correspondente de acordo 
com registro ou ordem de entrada, ou seja, sequência 
numérica de entrada. Não obedece uma ordem 
alfabética. 
- A busca é feita por um nome, por isso exige um índice 
alfabético, também conhecido como ONOMÁSTICO. 
 
Exemplo: 
 001- Pedro Corrêa Machado 
 002 - Álvaro Maia 
 003 - José Alves 
 
 
 
3.2- Método Numérico-Cronológico 
Nesse método, além da ordem numérica deve-se 
observar a data. É um método adotado em quase todas 
as repartições públicas. Numera-se o documento e não a 
pasta. Depois de autuado, o documento é colocado em 
uma capa de cartolina, passando a ser chamado daí em 
diante de processo. As vantagens desse método são 
maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros, por 
ser mais fácil de lidar com números do que com letras. 
Sua desvantagem é o fato de ser um método indireto, 
obrigando duplicidade de pesquisa. 
 
Exemplos: 
 001/2017 
 002/2017 
 003/2017 
 
 
 
 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
 
38 
3.3- Método Numérico-Dígito-Terminal 
Os documentos são numerados sequencialmente, os 
números são dispostos em três grupos de pares 
numéricos e sua leitura é feita da direita para a esquerda. 
Ex.: 645.321, decompondo 64-53-21. 
Neste exemplo o número 21 é o grupo primário, 53 o 
secundário, e o terciário é o número 64. 
O arquivamento dos documentos, pastas ou fichas é feito 
considerando-se em primeiro lugar o grupo primário, 
seguindo-se o secundário e, finalmente o terciário. 
Quando o número for composto de menos de seis 
dígitos, serão colocados zeros à sua esquerda para fins 
de complementação. São vantagens do método dígito-
terminal a redução de erros de arquivamento e rapidez 
na localização e arquivamento. 
 
OBS: Comparação entre os métodos Numéricos: Simples 
e Dígito-Terminal 
 
Números a 
serem 
organizados 
Método 
Numérico 
Simples 
Método Numérico 
Dígito-Terminal 
 34.758 
254.786 
915.698 
 7.666 
477.998 
 7.666 
 34.758 
254.786 
477.998 
915.698 
03-47-58 
00-76-66 
25-47-86 
91-56-98 
47-79-98 
 
 
 Organizados 
em ordem 
crescente 
- Ordenação feita a 
partir dos dois 
últimos dígitos 
- Organizados em 
ordem crescente 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO 
 
01. (2004 - CESPE – SGA-DF) O método de arquivamento 
numérico pode ser dividido em numérico simples, 
cronológico ou dígito-terminal. 
Certo - Errado 
 
02. (2010 - FUNIVERSA - MPE-GO - Arquivista) A 
atribuição de um número a cada cliente (pessoa física 
ou jurídica), por exemplo, obedecendo à ordem de 
entrada ou de registro, sem preocupação alguma com 
a ordem alfabética é característica do método 
a) numérico cronológico. 
b) numérico alfabético. 
c) numérico simples. 
d) dígito-terminal. 
e) variadex-cronológico. 
 
03. (2008 - CESPE – MPE-RR) O método numérico simples 
constitui-se na atribuição de um número e de uma letra 
a cada documento de pessoa física ou jurídica. 
Certo - Errado 
 
04. (2005 - CESPE – TRE-MT) O método de arquivamento 
dígito-terminal apresenta como desvantagem a lentidão 
na recuperação da informação. 
Certo - Errado 
 
05. (2010 - CESGRANRIO - ELETROBRAS - Técnico de 
Arquivo) Considere os exemplos de codificação de 
documentos a seguir. 
 
I - 839.245 
II - 45-42-19 
III - 10.009/2010 
 
Essas codificações são utilizadas,respectivamente, 
nos métodos de classificação 
a) dígito-terminal, duplex e unitermo. 
b) duplex, decimal e numérico-cronológico. 
c) numérico-cronológico, numérico-simples e decimal. 
d) numérico-simples, dígito-terminal e numérico-
cronológico. 
e) numérico-simples, decimal e unitermo. 
 
 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
39 
06. (2010 - FUNIVERSA - MPE-GO - Arquivista) Acerca do 
método numérico cronológico, assinale a alternativa 
correta. 
a) Pertence ao sistema direto. 
b) Numera-se a pasta e não o documento. 
c) Quando se anula um registro, sempre se aproveita o 
número. 
d) Além da ordem numérica, respeita-se a data do 
documento. 
e) A sua desvantagem é o pequeno grau de sigilo. 
 
07. (2009 - CESPE - ANTAQ - Técnico Administrativo) 
Acerca de arquivamento e procedimentos 
administrativos, julgue 
os itens a seguir. 
O método numérico simples determina a numeração 
sequencial dos documentos, dispondo os números em 
três grupos de dois dígitos cada um. Por exemplo: 52-
63-19. 
Certo - Errado 
 
08. (2014 - CESGRANRIO - FINEP - Assistente - Apoio 
administrativo) A utilização do método dígito terminal 
é recomendada para grande volume de documentos, 
sendo que o elemento principal a ser considerado é o 
número. Assim, para localizar a pasta 162.035, o 
arquivista deve verificar, em primeiro lugar, onde se 
encontram as pastas terminadas em 
a) 35 
b) 16 
c) 20 
d) 03 
e) 62 
 
09. (2013 - CESGRANRIO - BNDES - Profissional Básico - 
Arquivologia) Ao iniciar o processo de organização de 
acervos, em um departamento específico do BNDES, o 
arquivista encontra uma documentação antiga com 
indícios de ordenação da seguinte forma: 13-54-02, 
16-67-13, 20-25-47, 09-26-67... 
Imediatamente, o arquivista deve reconhecer que se 
trata de uma ordenação que utilizou o método de 
arquivamento 
a) dicionário numeral 
b) numérico simples 
c) terciário normal 
d) decimal duplex 
e) dígito terminal 
10. (2012 - PUC-PR - DPE-PR - Secretário Executivo) Na 
classe dos métodos de arquivamento básicos há o 
método numérico dígito-terminal. Esse método é 
numerado sequencialmente. Em sabendo disso, 
ordene os dossiês dos correspondentes a seguir, 
numerando-os do 1 ao 5, obedecendo à numeração 
que lhes foi atribuída segundo o método dígito- 
terminal: 
( ) 56.242 - Thomas O’Brien 
( ) 972.224 - João Simão & Cia. 
( ) 288.704 - Meg Paes de Andrade Corrêa 
( ) 170.801 - Sean Müller 
( ) 191.206 - Walter Fonseca Casagrande 
 
Assinale a ordem CORRETA da numeração: 
a) 5, 4, 2, 1, 3 
b) 1, 2, 4, 5, 3 
c) 2, 5, 3, 4, 1 
d) 4, 1, 2, 3, 5 
e) 5, 4, 3, 2, 1 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
GABARITO 
01. C 06. D 
02. C 07. E 
03. E 08. A 
04. E 09. E 
05. D 10. A 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
 
40 
4) MÉTODO IDEOGRÁFICO 
Organiza os documentos por assunto. Uma vez 
identificados os assuntos, os temas gerais podem ser 
considerados por nome ou códigos numérico a eles 
atribuídos. Os códigos numéricos sempre apresentarão 
uma relação do GERAL para o Particular. 
- Podem ser 
a) Alfabético (Enciclopédico e dicionário) ou 
b) Numéricos (Decimal, Duplex e Unitermo) 
 
a.1) MÉTODO IDEOGRÁFICO - ALFABÉTICO DE ORDEM 
ENCICLOPÉDICA 
Os assuntos relacionados são agrupados sob títulos 
gerais e dentro dele alfabeticamente 
 
Exemplo: 
 
 TRABALHOS DE CONCLUSÃO DE CURSO 
 ADMINISTRAÇÃO 
 Administração de Materiais 
 Gestão de Pessoas 
 ARQUIVOLOGIA 
 Arquivos correntes 
 Permanente: Arquivo morto? 
 PSICOLOGIA 
 Interpretação dos Sonhos 
 
 
a.2) MÉTODO IDEOGRÁFICO - ALFABÉTICO DE ORDEM 
DICIONÁRIA 
Os assuntos isolados são dispostos alfabeticamente, não 
fazendo nenhuma relação como o método 
enciclopédico. 
Exemplo: 
 TRABALHOS DE CONCLUSÃO DE CURSO 
 Administração de Materiais 
 Arquivos correntes 
 Gestão de Pessoas 
 Interpretação dos Sonhos 
 Permanente: Arquivo morto? 
 
 
 
 
 
MÉTODO DICIONÁRIO 
X 
MÉTODO ENCICLOPÉDICO 
 
A ordenação alfabética dos assuntos pode ser feita em 
um único nível (método dicionário) ou em vários níveis 
hierarquizados (método enciclopédico). Observe a seguir 
a diferença entre os dois métodos. 
 
Suponha que um setor separou seus documentos por 
assunto, onde foram criadas as seguintes pastas: 
- Férias 
- Contas a pagar 
- Aposentadoria 
- Empréstimos bancários 
- Licença médica 
- Contas a receber 
- Frequência 
- Licença maternidade 
- Empréstimos rurais 
 
A ordenação destas pastas de forma alfabética pode se 
dar em um único nível ou em níveis hierarquizados, de 
acordo com a conveniência do usuário. Na prática, a 
ordenação será efetivada da seguinte forma: 
 
DICIONÁRIO ENCICLOPÉDICO 
Aposentadoria 
Contas a pagar 
Contas a receber 
Empréstimos bancários 
Empréstimos rurais 
Férias 
Frequência 
Licença maternidade 
Licença médica 
Financeira 
 Contas 
 A pagar 
 A receber 
 Empréstimos 
 Bancários 
 Rurais 
Pessoal 
 Aposentadoria 
 Férias 
 Frequência 
 Licenças 
 
Maternidade 
 Médica 
 
 
 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
41 
b.1) MÉTODO IDEOGRÁFICO - NUMÉRICO DECIMAL 
Método de ordenação que tem por eixo um plano prévio 
de distribuição dos documentos em dez grandes classes, 
cada uma podendo ser subdividida em dez subclasses e 
assim por diante. 
Este método baseia-se na técnica do Sistema Decimal de 
Melvil Dewey (1851-1931). A classificação decimal 
consta de uma tabela de assuntos, denominada código 
de assuntos e de um índice que permite sua rápida 
localização. Tal classificação distribui os assuntos em 
nove classes. A décima classe é reservada para os 
assuntos de caráter muito genérico, que não devem ser 
incluídos em nenhuma das outras nove classes, já 
estabelecidas. Cada classe, por sua vez, está subdividida 
em subclasses e uma décima para generalidades e assim 
sucessivamente, recebendo as denominações: divisões, 
grupos, subgrupos, etc. 
A codificação é formada por números cujos três 
primeiros algarismos, que estão separados dos demais 
por um ponto, representam cada uma das dez classes. 
Portanto, a parte inteira do número é sempre composta 
de três algarismos. A parte decimal pode não existir, 
como pode ter um, dois, três ou mais algarismos. 
O método decimal exige a divisão dos assuntos do geral 
para o particular. A tábua, tabela ou esquema, com a 
classificação adotada tem o nome de classificador ou 
código, e não dispensa um índice alfabético. Não existe 
uma classificação universal para arquivos - cada 
instituição tem a sua classificação particular. Para 
utilizar-se o método decimal é preciso antecipadamente 
rigoroso estudo do mecanismo da classificação decimal 
Suas principais desvantagens são a limitação de dez 
números para cada nível de classificação o que não 
ocorre no método duplex e a necessidade de se prever o 
desenvolvimento das atividades da instituição (as classes 
são previamente estabelecidas). 
 
Exemplo: 
 
 
b.2) MÉTODO IDEOGRÁFICO - NUMÉRICO DUPLEX 
Método de ordenação que tem por eixo a distribuição 
dos documentos em grandes classes por assunto, 
numeradas consecutivamente, que podem ser 
subdivididas em classes subordinadas, mediante o uso 
de números justapostos com traços de união. 
A documentação é dividida em classes, conforme os 
assuntos, partindo-se do gênero para a espécie e desta 
para a minúcia. 
Este método se diferencia do decimal, que prevê 
antecipadamente todas as atividades, pois o plano inicial 
não precisa ir além das necessidades imediatas, sendo 
abertas novas classes à medida que outras necessidades 
forem surgindo. 
 
Exemplo: 
 
 
 
 
 
 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
 
42 
b.3) MÉTODO IDEOGRÁFICO - NUMÉRICO UNITERMO 
(OU INDEXAÇÃO COORDENADA) 
Este método visa localizar e identificar os documentos a 
partir das suas palavras chaves. 
O método consiste em se atribuir a cada documento, ou 
grupo de documentos, um número em ordemcrescente 
(número de registro), de acordo com sua entrada no 
arquivo (Esse número é denominado número de 
registro). Sua finalidade é identificar e localizar o 
documento quando solicitado. Uma vez numerado, 
através da análise do documento são identificadas as 
palavras-chave ou descritores, que servirão 
posteriormente como chave de pesquisa. Tais elementos 
devem ser transcritos em uma ficha-índice. 
Para cada palavra-chave prepara-se uma ficha, dividida 
em 10 colunas, numeradas de 0 a 9. O número de registro 
é transcrito na ficha ou fichas correspondentes às 
palavras-chave escolhidas para sua identificação, na 
coluna cujo algarismo coincidir com o final do número 
atribuído ao documento. 
Não é aconselhável a utilização desse método para os 
documentos textuais. Este método vem sendo utilizado 
com grande êxito nos arquivos especiais e 
especializados. 
 
RESUMINDO: 
Unitermo: o método consiste em atribuir a cada 
documento ou grupo de documentos um número em 
ordem crescente, de acordo com a sua entrada. Esse 
número, denominado número de registro, é controlado 
através de livro próprio, deve ser assinalado no 
documento em local visível e previamente determinado. 
 
Exemplo: 
Assembleia Extraordinária 
Nº 212 
Palavras-Chave / 
descritores 
Greve 
Metalúrgicos 
Assembleia 
extraordinária 
Hotel Marina 
1936 
Resumo: Assembleia 
extraordinária para deliberar 
sobre a continuidade da greve 
promovida pelos metalúrgicos de 
todo país. Foi realizada no salão 
vip do Hotel Marina, na praia do 
Leblon, em 13 de março de 1936. 
 
A seguir, para cada palavra-chave prepara-se uma ficha, 
dividida em dez colunas numeradas de 0 a 9. O número 
de registro é transcrito nas fichas correspondentes às 
palavras-chaves escolhidas para sua identificação, na 
coluna cujo algarismo coincidir com o final do número 
atribuído ao documento, como no exemplo a seguir: 
Greve: 
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 
210 311 122 063 004 135 006 017 008 099 
320 421 202 173 134 235 026 317 098 149 
450 461 212 243 244 465 236 417 128 439 
530 531 
 
Metalúrgicos 
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 
120 411 132 003 004 145 016 117 018 199 
340 521 212 193 144 245 345 427 108 239 
530 631 512 283 234 475 575 527 138 399 
 
Pelo exemplo acima pode-se concluir que há duas fichas 
que contêm as palavras-chave Greve e Metalúrgicos: a 
212 e a 530. Esse método é recomendado para arquivos 
fotográficos, sonoros e outros arquivos constituídos de 
documentos especiais. 
 
 
EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO 
 
01. (2010 - FCC - AL-SP - Agente Legislativo de Serviços 
Técnicos e Administrativos) O método de se arquivar 
documento pelo arquivamento ideográfico 
denomina-se 
a) por assunto. 
b) ordem alfabética. 
c) ordem numérica duplex. 
d) ordem mnemônica. 
e) ordem geográfica. 
 
 
02. (2004 - CESPE - TRE-AL - Técnico Judiciário - Área 
Administrativa) Acerca do arquivamento de 
documentos, julgue o item subsequente. 
No método de arquivamento ideográfico, o principal 
elemento adotado para a recuperação da informação 
é o assunto. 
Certo - Errado 
 
 
 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
43 
03. (2010 - CESGRANRIO - BNDES - Arquivista) O método 
ideográfico numérico, no qual a documentação é 
dividida em classes conforme os assuntos, partindo do 
gênero para a espécie e permitindo a abertura 
ilimitada de classes, denomina-se 
a) duplex. 
b) decimal. 
c) unitermo. 
d) cronológico. 
e) dígito-terminal. 
 
 
04. (2016 - Quadrix - CRQ 18° Região - PI - Auxiliar 
Administrativo) O método ideográfico é um 
instrumento bastante utilizado no dia a dia da área 
administrativa. Empregado quando a ordenação dos 
documentos é feita por assunto, esse método tem 
algumas subdivisões. Na organização por assunto, 
eles podem ser ordenados de forma alfabética ou 
numérica. E a ordenação alfabética dos assuntos pode 
ser feita por outros dois métodos: 
a) decimal ou duplex. 
b) dicionário ou enciclopédico. 
c) decimal ou simples. 
d) dicionário ou simples. 
e) geográfico ou enciclopédico. 
 
05. (2014 - VUNESP - PRODEST-ES - Assistente 
Organizacional - Área Administrativa) Entre os métodos 
básicos de arquivamento, encontram-se os métodos 
ideográficos ou por assunto, que podem ser 
alfabéticos ou numéricos. Observe o exemplo a 
seguir: 
 
Cursos 
 Especialização 
 Graduação 
 Pós-graduação 
 Doutorado 
 Mestrado 
Pesquisas 
 Administração 
 Ciência da informação 
 Economia 
 Custo de vida 
 Desenvolvimento econômico 
Publicações 
 Impressão 
 de livros 
 de periódicos 
Postos de vendas 
Assinale a alternativa que apresenta, corretamente, o 
nome do método de arquivamento ideográfico 
exemplificado. 
a) Decimal. 
b) Dicionário. 
c) Duplex. 
d) Enciclopédico. 
e) Unitermo. 
 
 
06. (2005 - CESPE - ANTAQ) No método alfabético 
dicionário, os temas obedecem a uma rigorosa ordem 
alfabética e apresentam-se de maneira hierarquizada, 
obedecendo a um título genérico. 
Certo - Errado 
 
 
07. (2005- CVM) O método de indexação coordenada, ou 
unitermo, auxilia na recuperação da informação e exige 
a estruturação de um vocabulário controlado. O método 
consiste na atribuição de números em ordem crescente 
a documentos ou grupo de documentos, de acordo com 
a sua entrada no arquivo. A recuperação dos 
documentos é feita a partir das palavras chave. 
 
Auditoria Interna 
000 001 002 003 004 005 006 007 008 009 
40 31 72 13 44 15 36 07 48 19 
50 71 52 83 64 185 116 97 88 39 
 103 215 263 477 
 
Proposta orçamentária 
000 001 002 003 004 005 006 007 008 009 
20 41 12 33 54 85 76 17 28 69 
50 81 32 93 94 155 116 57 68 119 
 121 163 104 165 246 127 148 
 
Nesse sentido, para recuperar o único documento que 
trata da elaboração da proposta orçamentária e 
auditoria interna da empresa MVC, é necessário 
apresentar os documentos de números: 
a) 20 e 40 
b) 31 e 93 
c) 44 e 94 
d) 50 e 116 
e) 103 e 127 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
 
44 
08. (2013 - CEPUERJ - CREFITO-2ª Região(RJ) - Assistente 
Administrativo) A ordenação que tem por eixo a 
distribuição dos documentos em grandes classes por 
assunto, numeradas consecutivamente, e que podem 
ser subdivididas em classes subordinadas mediante o 
uso de números justapostos com traços de união, 
corresponde à definição do método de arquivamento: 
a) duplex 
b) decimal 
c) variadex 
d) dígito-terminal 
 
GABARITO 
01. A 06. E 
02. C 07. D 
03. A 08. A 
04. B 
05. D 
 
 
MÉTODOS PADRONIZADOS 
 
1) MÉTODO PADRONIZADO – VARIADEX 
Esse método, concebido por Remington, é uma variação 
do método alfabético e é um método utilizado nos 
arquivos brasileiros. Nesse método são utilizadas cores 
como elementos auxiliares para facilitar não só o 
arquivamento, como a localização de documentos. Nesse 
método trabalha-se com uma chave constituída de cinco 
cores, onde cada cor representa a segunda letra do 
nome de entrada e não a primeira. Dessa forma, em 
cada letra do alfabeto poderão existir pastas nas cinco 
cores da chave. Nesse método é possível reduzir a 
incidência de erros de arquivamento muito comuns no 
método alfabético. 
Letras Cores 
A, B, C, D e abreviações ouro 
E, F, G, H e abreviações rosa 
I, J, K, L, M, N e abreviações verde 
O, P, Q e abreviações azul 
R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviações palha 
 
 
 
 
 
2) MÉTODO PADRONIZADO – AUTOMÁTICO 
Nesse método os papéis são arquivados com guias e 
pastas que já indicam as divisões das letras do alfabeto. 
Segundo (PAES, Marilena Leite, pág. 92) , o método 
automático não tem aplicação prática nos arquivos 
brasileiros. 
 
3) MÉTODO PADRONIZADO – SOUNDEX 
Para os arquivos alfabéticos onomásticos (lista de nomes 
próprios de todos os gêneros), de grandes proporções foi 
inventado o sistema soundex, segundo o qual as 
unidades de arquivamento são ordenadas por código, ao 
invés de o serem pela sequência estritamentealfabética. 
O código baseia-se no som das consoantes dos nomes. 
As unidades de arquivamento são assim agrupadas pelos 
nomes que soam de maneira idêntica, sem levar em 
conta se a grafia é ou não a mesma. 
Trata-se de um método criado pela língua inglesa que é 
baseado no som das palavras, em função da pronúncia e 
da letra inicial. Busca de sons próximos e semelhantes. 
Segundo (PAES, Marilena Leite, pág. 92), o método 
soundex não tem aplicação prática nos arquivos 
brasileiros. 
 
4) MÉTODO PADRONIZADO – RÔNEO 
Este método não é mais utilizado por estar obsoleto. 
 
5) MÉTODO PADRONIZADO – MNEMÔNICO 
Este método não é mais utilizado por estar obsoleto. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
45 
EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO 
 
01. (2015 - COVEST-COPSET - UFPE - Auxiliar em 
Administração) Entre os métodos de arquivamento, o 
alfabético é subdividido em específico, geográfico, 
mnemônico e variadex. Descreve corretamente o 
método variadex, a seguinte alternativa: 
a) é representado por palavras dispostas 
alfabeticamente e é um dos mais difíceis processos de 
arquivamento. 
b) consiste em agrupar as pastas por assunto e apresenta 
a dificuldade de se escolher o melhor termo ou 
expressão. 
c) tem por eixo as letras do alfabeto representadas por 
cores diferentes, ou seja, consiste em dar cores a um 
grupo de letras para buscar a informação. 
d) busca combinar as letras do alfabeto de forma a 
auxiliar a memória na busca da informação no material 
de arquivo. 
e) método de arquivamento indireto, pois necessita de 
consulta anterior a um índice. 
 
02. (2014 - IADES - METRÔ-DF - Arquivista) Os métodos 
de arquivamento constituem um tema recorrente na 
arquivologia e podem ser divididos em duas classes 
principais: básicos e padronizados. Assinale a 
alternativa que apresenta o modelo criado pela 
Remington Rand, que introduziu cores como 
elementos auxiliares para facilitar não só o 
arquivamento, como também a localização de 
documentos. 
a) Variadex. 
b) Automático. 
c) Soundex. 
d) Mnemônico. 
e) Rôneo. 
 
 
 
 
 
GABARITO 
01. C 02. A 
 
 
 
 
PRINCÍPIOS DA ARQUIVÍSTICA 
 
 
PRINCÍPIOS DA ARQUIVÍSTICA 
 
PRINCÍPIOS são os mandamentos básicos e 
fundamentais nos quais se alicerça uma ciência. 
Existem muitos princípios ligados à Arquivística, vejamos 
alguns: 
 
1) PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA 
É o princípio fundamental da arquivística. Princípio 
básico da arquivologia segundo o qual o arquivo 
produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família 
não deve ser misturado aos de outras entidades 
produtoras. 
Segundo o PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA cada 
documento deve ser identificado na relação com seu 
produtor, de forma que arquivos originários de 
diferentes instituições ou pessoas devem manter a 
respectiva individualidade, não podendo ser mesclados. 
Alguns autores consideram 2 graus (níveis) distintos no 
Princípio da Proveniência ou, ainda, o subdivide em dois 
princípios diferentes, mas que se encontram implícitos e 
são intimamente relacionados: 
▪ o princípio de respeito aos fundos e 
▪ o princípio de respeito à ordem original. 
 
1º grau do Princípio da Proveniência: O PRINCÍPIO 
DE RESPEITO AOS FUNDOS. 
Estabelece que os arquivos ou fundos de arquivo de 
determinada procedência não deve misturar-se 
com os de outra procedência (outros fundos), ou 
seja, não mesclar com outros documentos de 
qualquer natureza. Então, basicamente o princípio 
do respeito aos fundos é o próprio Princípio da 
Proveniência. 
 
2º grau do Princípio da Proveniência: O PRINCÍPIO 
DE RESPEITO À ORDEM ORIGINAL 
Estabelece que os documentos que compõem estes 
arquivos ou fundos de arquivo devem manter a 
classificação e a ordem dada pela própria instituição 
de origem, dessa forma, refletindo a organização 
interna da instituição. Não se deve misturar a 
documentação das diferentes unidades que 
compõem o próprio fundo. 
 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
 
46 
2) PRINCÍPIO DO RESPEITO A ORDEM ORIGINAL 
(PRINCÍPIO DA SANTIDADE OU DA ORDEM PRIMITIVA). 
Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o 
arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família 
que o produziu. Não se pode alterar o ordem em que os 
documentos foram recebidos. 
A ordem original seria aquela em que os documentos de 
um mesmo produtor estão agrupados conforme o fluxo 
das ações que os produziram ou receberam. 
3) PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA TERRITORIAL OU 
PRINCÍPIO TERRITORIAL 
Conceito derivado do princípio da proveniência e 
segundo o qual arquivos deveriam ser conservados em 
serviços de arquivo do território no qual foram 
produzidos, excetuados os documentos elaborados pelas 
representações diplomáticas ou resultantes de 
operações militares. 
 
4) PRINCÍPIO DE INDIVISIBILIDADE OU INTEGRIDADE. 
Apesar de que sempre esteve implícito ao princípio de 
respeito aos fundos, encontra, na doutrina, a definição 
própria de que os fundos de arquivo devem ser 
preservados sem dispersão, mutilação, alienação, 
destruição não autorizada ou adição indevida. 
Integridade arquivística é atributo segundo o qual um 
fundo deve se conservar indivisível e coeso. 
 
5) PRINCÍPIO DA PERTINÊNCIA 
Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser 
reclassificados por assunto sem ter em conta a 
proveniência e a classificação original. Também é 
chamado de princípio da pertinência temática. 
Praticamente não é mais utilizado. Este princípio 
confronta o Princípio da Proveniência (o princípio 
fundamental) e diz que os arquivos devem ser 
organizados por temas ou assuntos. 
 
6) PRINCÍPIO DA REVERSIBILIDADE 
Princípio segundo o qual todo procedimento ou 
tratamento empreendido em arquivos pode ser 
revertido, se necessário. 
 
7) PRINCÍPIO DA NATURALIDADE 
Diz que os documentos de arquivo têm sua origem na 
atividade natural da organização a que pertencem. 
 
 
 
 
8) PRINCÍPIO DA ORGANICIDADE: 
Relação natural entre documentos de um arquivo em 
decorrência das atividades da entidade produtora. 
Refletem o funcionamento da atividade da entidade que 
o produziu. A qualidade chamada organicidade refere-se 
ao relacionamento estreito, à interdependência 
existente entre os documentos de um arquivo, em 
decorrência das atividades da entidade produtora, ou 
seja, do contexto de produção. 
 
9) PRINCÍPIO DA UNICIDADE: 
Os documentos são únicos em decorrência de sua 
produção. Único em função de seu contexto de origem, 
a despeito de forma, espécie ou tipo. 
 
 
EXERCÍCIOS 
 
01. Os arquivos acumulados por determinada instituição 
devem manter, a todo custo, sua individualidade, sem 
que seus documentos sejam misturados aos de origem 
diversa. Tal recomendação é conhecida, no âmbito da 
Arquivologia, como princípio da 
a) ordem original. c) territorialidade. 
b) destinação. d) proveniência. 
 
02. No âmbito das atividades de gestão de documentos, 
deve-se observar alguns princípios arquivísticos, entre os 
quais o que fixa a identidade do documento 
relativamente a seu produtor, segundo o qual os 
arquivos devem ser organizados em obediência à 
competência e às atividades da instituição ou pessoa 
legitimamente responsável pela produção, acumulação 
ou guarda dos documentos. Trata-se do princípio da 
a) precedência. 
b) organicidade. 
c) proveniência. 
d) prudência. 
 
03. O princípio que estipula que os arquivos deveriam ser 
conservados nos serviços de arquivo do território em 
que foram produzidos é conhecido como o da: 
a) reversibilidade. 
b) proveniência. 
c) territorialidade. 
d) pertinência. 
e) organicidade. 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
47 
04. O princípio arquivístico, em que os fundos de arquivo 
devem ser preservados sem mutilações, eliminações 
indevidas, dispersão ou destruição, denomina-se 
a) ordem original. 
b) organicidade. 
c) indivisibilidade. 
d) territorialidade. 
 
05. A reclassificação de um documento por assunto, 
desconsiderando-se a proveniênciae a classificação 
original deste, está de acordo com o princípio da 
a) proveniência. 
b) pertinência. 
c) organicidade. 
d) reversibilidade. 
e) naturalidade. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
GABARITO 
01. D 04. C 
02. C 05. B 
03. C 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
POLÍTICA NACIONAL DE ARQUIVOS PÚBLICOS E 
PRIVADOS (LEI Nº 8.159/1991) 
 
 
LEI Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991. 
 
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e 
privados e dá outras providências. 
 
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o 
Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: 
CAPÍTULO I 
DISPOSIÇÕES GERAIS 
Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e 
a proteção especial a documentos de arquivos, como 
instrumento de apoio à administração, à cultura, ao 
desenvolvimento científico e como elementos de prova 
e informação. 
Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, 
os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por 
órgãos públicos, instituições de caráter público e 
entidades privadas, em decorrência do exercício de 
atividades específicas, bem como por pessoa física, 
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza 
dos documentos. 
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto 
de procedimentos e operações técnicas referentes à sua 
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em 
fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação 
ou recolhimento para guarda permanente. 
Art. 4º - Todos têm direito a receber dos órgãos públicos 
informações de seu interesse particular ou de interesse 
coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, 
que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de 
responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja 
imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, 
bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida 
privada, da honra e da imagem das pessoas. 
Art. 5º - A Administração Pública franqueará a consulta 
aos documentos públicos na forma desta Lei. 
Art. 6º - Fica resguardado o direito de indenização pelo 
dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, 
sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa. 
 
 
 
 
 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
 
48 
CAPÍTULO II 
DOS ARQUIVOS PÚBLICOS 
Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de 
documentos produzidos e recebidos, no exercício de 
suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, 
estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência 
de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. 
§ 1º - São também públicos os conjuntos de documentos 
produzidos e recebidos por instituições de caráter 
público, por entidades privadas encarregadas da gestão 
de serviços públicos no exercício de suas atividades. 
§ 2º - A cessação de atividades de instituições públicas e 
de caráter público implica o recolhimento de sua 
documentação à instituição arquivística pública ou a sua 
transferência à instituição sucessora. 
Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como 
correntes, intermediários e permanentes. 
§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em 
curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam 
objeto de consultas frequentes. 
§ 2º - Consideram-se documentos intermediários 
aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos 
produtores, por razões de interesse administrativo, 
aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda 
permanente. 
§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de 
documentos de valor histórico, probatório e informativo 
que devem ser definitivamente preservados. 
Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por 
instituições públicas e de caráter público será realizada 
mediante autorização da instituição arquivística pública, 
na sua específica esfera de competência. 
Art. 10º - Os documentos de valor permanente são 
inalienáveis e imprescritíveis. 
CAPÍTULO III 
DOS ARQUIVOS PRIVADOS 
Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos 
de documentos produzidos ou recebidos por pessoas 
físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. 
Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados 
pelo Poder Público como de interesse público e social, 
desde que sejam considerados como conjuntos de fontes 
relevantes para a história e desenvolvimento científico 
nacional. 
Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de 
interesse público e social não poderão ser alienados com 
dispersão ou perda da unidade documental, nem 
transferidos para o exterior. 
Parágrafo único - Na alienação desses arquivos o Poder 
Público exercerá preferência na aquisição. 
Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados 
identificados como de interesse público e social poderá 
ser franqueado mediante autorização de seu 
proprietário ou possuidor. 
Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de 
interesse público e social poderão ser depositados a 
título revogável, ou doados a instituições arquivísticas 
públicas. 
Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades 
religiosas produzidos anteriormente à vigência do 
Código Civil ficam identificados como de interesse 
público e social. 
CAPÍTULO IV 
DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE 
INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS 
Art. 17 - A administração da documentação pública ou de 
caráter público compete às instituições arquivísticas 
federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 
§ 1º - São Arquivos Federais o Arquivo Nacional os do 
Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do 
Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder 
Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do 
Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do 
Exército e do Ministério da Aeronáutica. 
§ 2º - São Arquivos Estaduais os arquivos do Poder 
Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do 
Poder Judiciário. 
§ 3º - São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder 
Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do 
Poder Judiciário. 
§ 4º - São Arquivos Municipais o arquivo do Poder 
Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. 
§ 5º - Os arquivos públicos dos Territórios são 
organizados de acordo com sua estrutura político-
jurídica. 
Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o 
recolhimento dos documentos produzidos e recebidos 
pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e 
facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e 
acompanhar e implementar a política nacional de 
arquivos. 
Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, 
o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais. 
Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo 
Federal a gestão e o recolhimento dos documentos 
produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no 
exercício das suas funções, bem como preservar e 
facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. 
Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judiciário 
Federal a gestão e o recolhimento dos documentos 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
49 
produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no 
exercício de suas funções, tramitados em juízo e 
oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar 
e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. 
Art. 21 - Legislação estadual, do Distrito Federal e 
municipal definirá os critérios de organização e 
vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem 
como a gestão e o acesso aos documentos, observado o 
disposto na Constituição Federal e nesta Lei. 
CAPÍTULO V 
DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS 
Art. 22 - É assegurado o direito de acesso pleno aos 
documentos públicos. (Revogado pela Lei nº 12.527, de 
2011) 
Art - 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que 
deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na 
classificação dos documentos por eles produzidos. 
(Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011) 
§ 1º - Os documentos cuja divulgação ponha em risco a 
segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles 
necessários ao resguardo da inviolabilidade da 
intimidade, da vida privada,da honra e da imagem das 
pessoas são originariamente sigilosos.(Revogado pela Lei 
nº 12.527, de 2011) 
§ 2º - O acesso aos documentos sigilosos referentes à 
segurança da sociedade e do Estado será restrito por um 
prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua 
produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma 
única vez, por igual período.(Revogado pela Lei nº 
12.527, de 2011) 
§ 3º - O acesso aos documentos sigilosos referente à 
honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo 
máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de 
produção.(Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011) 
Art. 24 - Poderá o Poder Judiciário, em qualquer 
instância, determinar a exibição reservada de qualquer 
documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa 
de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal 
da parte. (Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011) 
Parágrafo único - Nenhuma norma de organização 
administrativa será interpretada de modo a, por 
qualquer forma, restringir o disposto neste 
artigo.(Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011) 
DISPOSIÇÕES FINAIS 
Art. 25 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e 
administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele 
que desfigurar ou destruir documentos de valor 
permanente ou considerado como de interesse público e 
social. 
Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos 
(CONARQ), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que 
definirá a política nacional de arquivos, como órgão 
central de um Sistema Nacional de Arquivos (SINAR). 
§ 1º - O Conselho Nacional de Arquivos será presidido 
pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por 
representantes de instituições arquivísticas e 
acadêmicas, públicas e privadas. 
§ 2º - A estrutura e funcionamento do conselho criado 
neste artigo serão estabelecidos em regulamento. 
Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua 
publicação. 
Art. 28 - Revogam-se as disposições em contrário. 
Brasília, 8 de janeiro de 1991; 170º da Independência e 
103º da República. 
FERNANDO COLLOR 
 
EXERCÍCIOS 
Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados (Lei nº 
8.159-1991) 
 
01. (COVEST-COPSET - 2010 - UFPE - Arquivista) A Lei no 
8.159, de 8 de janeiro de 1991, considera gestão de 
documentos o conjunto de procedimentos e 
operações técnicas referente à: 
a) produção, uso, descarte, transferência e 
desinfestação. 
b) produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento. 
c) desinfestação, limpeza, alisamento e restauração. 
d) limpeza, alisamento, restauração e uso. 
e) desinfestação, limpeza, alisamento e uso. 
 
02. (ESAF - 2010 - CVM - Analista - Arquivologia) 
Conforme a legislação em vigor, são arquivos públicos 
os seguintes conjuntos de documentos, EXCETO 
aqueles: 
a) produzidos e recebidos pelas empresas públicas e 
pelas sociedades de economia mista. 
b) produzidos e recebidos por agentes do poder público, 
no exercício de seu cargo ou função. 
c) produzidos e recebidos por entidades privadas 
encarregadas da gestão de serviços públicos. 
d) produzidos e recebidos por pessoas físicas que 
contenham documentos relevantes para a história, a 
cultura e o desenvolvimento nacional. 
e) produzidos e recebidos pelas organizações sociais e 
pelo Serviço Social Autônomo Associação das Pioneiras 
Sociais. 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
 
50 
03. (FCC - 2010 - TRT - 8ª Região (PA e AP) - Analista 
Judiciário - Arquivologia) As atividades técnicas ligadas 
ao processo de produção, tramitação, uso, avaliação 
e arquivamento corrente e intermediário, com vistas 
ao recolhimento, à guarda ou à eliminação, definem, 
de acordo com a Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991, 
a) o sistema nacional de arquivos. 
b) a política nacional de arquivos. 
c) a competência dos arquivos públicos. 
d) a gestão de documentos. 
e) a missão do Conselho Nacional de Arquivos. 
 
04. (CESPE- 2013 - TCE-ES - Analista Administrativo - 
Arquivologia) O órgão central do SINAR é o 
a) Conselho Nacional de Arquivos. 
b) Arquivo Nacional. 
c) Ministério da Justiça. 
d) Ministério da Educação. 
e) Ministério da Cultura. 
 
05. (CETRO - 2013 - ANVISA - Técnico Administrativo) As 
ações visando à consolidação da política nacional de 
arquivos deverão ser emanadas pelo 
a) SIDOR. 
b) SIARQ. 
c) CONARQ. 
d) SINAR. 
e) ENARA. 
 
06. (CEPUERJ - 2013 - CREFITO - 2ª Região(RJ) - Assistente 
Administrativo) De acordo com a Lei nº 8.159, de 1991, a 
instância responsável pela definição da política 
nacional de arquivos no Brasil é denominada: 
a) Arquivo Nacional (AN) 
b) Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) 
c) Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) 
d) Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA) 
 
07. (CESPE - 2012 - TJ-AL - Analista Judiciário - 
Arquivologia) Assinale a opção que apresenta o órgão 
central do Sistema Nacional de Arquivos. 
a) Ministério do Planejamento e Orçamento 
b) Ministério da Cultura 
c) Ministério da Justiça 
d) Casa Civil da Presidência da República 
e) Conselho Nacional de Arquivos 
08. (FCC - 2012 - TRT - 6ª Região (PE) - Analista Judiciário 
- Arquivologia) Considere, com base na Lei nº 8.159, de 
8 de janeiro de 1991, as seguintes disposições: 
I. A cessação de atividades de instituições públicas e 
de caráter público implica o recolhimento de sua 
documentação à instituição arquivística pública ou a 
sua transferência à instituição sucessora. 
II. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal 
a gestão e o recolhimento dos documentos 
produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal 
no exercício de suas funções. 
III. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e 
administrativa, na forma da legislação em vigor, 
aquele que desfigurar ou destruir documentos de 
valor permanente. 
Está correto o que se afirma em 
a) I, II e III. 
b) I e II, apenas. 
c) I e III, apenas. 
d) II e III, apenas. 
e) I, apenas. 
 
09. (CESPE - 2011 - TJ-ES - Analista Judiciário - 
Arquivologia) A importância e o valor estratégico da 
informação arquivística para a sociedade brasileira, 
como para qualquer outra sociedade, justifica a 
necessidade da formulação de políticas públicas de 
arquivo no país. Os objetivos de políticas públicas de 
arquivo devem ser pautados, inicialmente, pelo direito 
do cidadão à informação e, também, pelo apoio à 
administração, à proteção da memória e ao 
desenvolvimento científico. Considerando a legislação 
arquivística, um dos componentes das políticas públicas 
de arquivo, julgue o próximo item. 
Compete ao Arquivo Nacional a gestão dos 
documentos produzidos e recebidos pelos Poderes 
Executivo, Legislativo e Judiciário. 
Certo - Errado 
 
10. (CESPE - 2011 - TRE-ES - Analista - Arquivologia) 
Considerando os sistemas e as redes de arquivo, julgue o 
item a seguir. 
A elaboração da política nacional de arquivo compete 
ao Sistema Nacional de Arquivo. 
Certo - Errado 
 
 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
51 
11. (CESPE - 2011 - TRE-ES - Analista - Arquivologia) 
Considerando os sistemas e as redes de arquivo, julgue o 
item a seguir. 
Os arquivos do Poder Judiciário estadual integram o 
Sistema Nacional de Arquivos. 
Certo - Errado 
 
12. (COVEST-COPSET - 2010 - UFPE - Arquivista) A 
entidade, que tem por finalidade definir a política 
nacional de arquivos públicos e privados, bem como 
exercer a orientação normativa visando à gestão 
documental e à proteção especial aos documentos de 
arquivo é o(a): 
a) SINAR 
b) ARCAR 
c) UNESCO 
d) CONARQ 
e) AAB 
 
13. (FGV - 2010 - FIOCRUZ - Tecnologista em Saúde - 
Arquivologia) O Sistema Nacional de Arquivos - SINAR 
tem por finalidade implementar a política nacional de 
arquivos públicos e privados, visando à gestão, à 
preservação e ao acesso aos documentos de arquivo. 
O SINAR tem como órgão central: 
a) o Sistema de Arquivos Estaduais. 
b) o Sistema Geral de Arquivos. 
c) o Sistema Federal de Arquivos. 
d) o Conselho Nacional de Arquivos . 
e) o Sistema de Gestão do Arquivo Nacional.Pessoais ou 
Familiares. Sobre isso devemos lembrar que os 
institucionais, comerciais, pessoais ou familiares devem 
ser entendidos como Arquivos Privados. 
 
 
 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
5 
2) Quanto à Natureza dos documentos: Podem ser 
Especiais ou Especializados 
Especiais: São arquivos que guardam documentos 
com formas físicas variadas (suporte) e que 
necessitam de armazenamento, registro, 
acondicionamento e conservação sob condições 
especiais. 
 Ex: Foto, Filme, Negativo, Microfilme 
Especializados: São arquivos que mantêm em sua 
guarda documentos de determinada área do 
conhecimento (um assunto específico). 
 Ex: Arquivo Médico, Arquivo Cartográfico, 
Arquivos de Engenharia. 
 
3) Quanto ao Estágio de Evolução: Podem ser Corrente, 
Intermediário e Permanente 
 
Arquivo Corrente: Constituído de documentos em 
curso ou frequentemente consultados e de uso 
exclusivo da fonte geradora. Seu uso se caracteriza 
pelo valor primário dos documentos, isto é, atender 
as finalidades de sua criação. 
 
Arquivo Intermediário: constituído de documentos 
que deixaram de ser frequentemente consultados, 
mas que ainda podem ser solicitados para embasar 
assuntos idênticos. A permanência dos documentos 
em arquivos intermediários é temporária. 
 
Arquivo Permanente: constituído de documentos 
que já cumpriram as finalidade de sua criação, mas 
são preservados em razão de seu valor probatório, 
informativo, cultural, de pesquisa por parte da 
entidade que o produziu ou por terceiros (valor 
secundário). 
 
4) Quanto à Extensão de sua atuação: Podem ser 
Arquivos Setoriais ou Centrais 
 
Arquivos Setoriais: São aqueles instalados no 
setores que utilizam os documentos, onde ficam os 
documentos do uso do dia a dia. É um Arquivo 
descentralizado. Cada setor de trabalho possui o 
seu. 
 
Arquivos Centrais (Gerais): São aqueles localizados 
fora do local de trabalho, e acumulam em um único 
local, documentos de provenientes dos diversos 
setores da instituição, de forma centralizada. 
• CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS 
 
Os documentos de Arquivo possuem a seguinte 
Classificação: 
• Gênero 
• Espécie / Tipologia Documental 
• Forma 
• Formato 
• Natureza do Assunto 
 
 
1) Quanto ao Gênero: 
 
• Escritos ou Textuais 
São os documentos manuscritos, datilografados/ 
digitados ou impressos. 
Ex.: Contrato, atas, relatórios, certidões, etc. 
 
O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 
traz também o Gênero Bibliográfico: 
• Bibliográfico 
Gênero documental integrado por impressos. 
Ex.: livros, folhetos e periódicos. 
 
 
• Iconográficos 
São os documentos em suportes sintéticos, em papel 
emulsionado ou não, contendo imagens estáticas. 
Exemplos: fotografias (diapositivos, ampliações e 
negativos fotográficos), desenhos e gravuras. 
 
 
• Sonoros 
São os documentos com dimensões e rotações variáveis, 
contendo registros fonográficos. 
Ex.: discos e fitas audiomagnéticas. 
 
• Filmográficos ou Cinematográficos 
São os documentos em películas cinematográficas e fitas 
magnéticas de imagem (tapes), com ou sem som, com 
bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em 
movimento. 
Ex.: filmes e fitas videomagnéticas. 
 
 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
 
6 
• Audiovisual 
Documentos que contêm imagens, fixas ou imagens em 
movimento, e registros sonoros. 
Ex.: filmes e fitas videomagnéticas. 
 
• Informáticos 
São os documentos produzidos, tratados e armazenados 
em computador. 
Ex.: Documento em MP3, Documento do Word. 
 
• Cartográficos 
São os documentos em formatos e dimensões variáveis, 
contendo representações geográficas, arquitetônicas ou 
de engenharia. 
Ex.: mapas, plantas e perfis. 
 
• Micrográficos 
São documentos em suporte fílmico resultante da 
microreprodução de imagens, mediante utilização de 
técnicas específicas. 
Ex.: Microfilmes e microfichas. 
 
2) Quanto à Espécie/Tipologia documental: 
 
Espécie é a denominação que se dá ao aspecto formal de 
um documento. As instituições possuem diversas 
espécies. 
 Ex.: Declaração, Certidão. 
 
Tipologia documental é a denominação que se dá 
quando reunimos determinada espécie à função ou 
atividade que o documento irá exercer. 
 Ex.: Declaração de Imposto de Renda, Certidão 
de nascimento. 
3) Quanto à Forma: 
É classificação relacionada quanto à forma do seu estágio 
de preparação do documento. São as formas 
documentais. 
 Ex.: Rascunho ou Minuta; Original e Cópia. 
 
4) Quanto ao Formato: 
Denomina-se formato de um documento o seu aspecto 
físico, independente da informação nele registrada. 
 Ex.: Ficha, livro, caderno, pergaminho. 
 
 
5) Quanto à Natureza do assunto: 
Em relação à Natureza dos assuntos, os documentos são 
classificados como OSTENSIVOS ou SIGILOSOS 
 
Ostensivos = ordinários 
É a classificação dada ao documento cuja divulgação 
não prejudica a administração. O documento 
ostensivo pode ser de livre conhecimento. 
 
Sigilosos 
Documentos que, por sua natureza, devem ser de 
conhecimento restrito, e requerem medidas 
especiais de salvaguarda para sua custódia e 
divulgação. 
 
O Documento classificado como sigiloso será 
diferenciado pelo GRAU DE SIGILO. 
• ultrassecreta. 
• secreta. 
• reservada. 
 
LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011. 
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades 
públicas, observado o seu teor e em razão de sua 
imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do 
Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, 
secreta ou reservada. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
7 
EXERCÍCIOS 
Conceitos Fundamentais de Arquivologia 
 
 
01. (2013 - INSTITUTO AOCP - Colégio Pedro II - 
Assistente de Administração) Como podemos definir o 
conceito de arquivo? 
a) Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente 
produzidos e recebidos por um governo, organização ou 
firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e 
conservados por si e seus sucessores para efeitos 
futuros. 
b) Arquivo é o conjunto de documento guardados 
indiscriminadamente. 
c) Arquivo é o conjunto de equipamentos de uma 
organização ou firma, no decorrer de suas atividades. 
d) Arquivo são dados oficiais produzidos por um governo 
no decorrer de suas atividades e arquivados. 
e) Arquivo é o conjunto peças metálicas oficialmente 
utilizadas por um governo, organização no decorrer de 
suas atividades. 
 
02. (2019 - INSTITUTO AOCP - Câmara de Cabo de Santo 
Agostinho-PE - Arquivista) A definição de arquivo para 
Marilena Paes (2005) é a acumulação ordenada dos 
documentos, em sua maioria textuais, criadas por 
uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, 
e preservadas para a consecução dos seus objetivos, 
visando à utilização que poderá oferecer no futuro. O 
termo arquivo não pode ser usado para designar 
a) um móvel para a guarda de documentos. 
b) o local onde o acervo documental arquivístico deverá 
ser conservado. 
c) um conjunto de documentos. 
d) uma coletânea dos livros de Machado de Assis. 
 
03. (2019 - INSTITUTO AOCP - Câmara de Cabo de Santo 
Agostinho-PE - Arquivista) Uma empresa renomada de 
arquivos sobre metalúrgica no Estado de Minas Gerais 
foi extinta. Logo suas atividades foram cessadas, 
portanto não ocorrerá mais a junção de documentos. 
Qual é o nome, em conformidade com a terminologia 
arquivística, dado para esse conjunto documental 
depositado? 
a) Fundo cessado. 
b) Fundo extinto. 
c) Fundo arquivado. 
d) Fundo fechado. 
04. (2012 - ESAF - MF - Assistente Técnico 
Administrativo) A principal finalidade dos arquivos é 
a) a conservação de documentos para a história. 
b) servir à administração. 
c) manter os documentos de valor secundário. 
d) organizar conjuntos de peças e objetos de valor para 
a memória. 
e) preservar os documentos de valor patrimonial. 
05. (2018 - INSTITUTO AOCP - ADAF-AM - Assistente 
Técnico) Os documentos classificados por seus 
mantenedores são os seguintes:14. (CESGRANRIO - 2010 - BNDES - Arquivista) Segundo 
a Lei nº 8.159, que dispõe sobre a política nacional de 
arquivos públicos e privados, os documentos 
inalienáveis e imprescritíveis são os 
a) públicos. 
b) privados. 
c) intermediários. 
d) permanentes. 
e) de interesse público e social. 
 
 
 
 
 
15. (CESPE - 2010 - DPU - Arquivista) A gestão e o 
recolhimento dos documentos acumulados pelo 
Poder Executivo federal competem 
a) à Casa Civil da Presidência da República. 
b) ao CONARQ. 
c) ao Arquivo Nacional. 
d) ao Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo. 
e) ao Sistema Nacional de Arquivos. 
 
16. (CESGRANRIO - 2009 - BNDES - Técnico de Arquivo) O 
Conselho Nacional de Arquivos, criado a partir da Lei 
nº 8.159, tem a finalidade de definir a Política 
Nacional de Arquivos como órgão central do Sistema 
Nacional de Arquivos. Nessa esteira legislativa, exerce 
orientação normativa, visando à gestão documental e 
à proteção especial aos documentos de arquivo, 
entendendo gestão documental como o conjunto de 
procedimentos e operações técnicas referentes a 
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento 
de documentos nas fases 
a) especial e especializada. 
b) intermediária e permanente. 
c) primária e terciária. 
d) corrente e intermediária. 
e) ativa e inativa. 
 
 
 
 
 
 
GABARITO 
01. B 06. C 11. C 16. E 
02. D 07. E 12. D 
03. D 08. A 13. D 
04. A 09. E 14. D 
05. C 10. E 15. Ca) federais, estaduais ou distritais, municipais e 
corporativos. 
b) correntes, intermediários, permanentes e 
temporários. 
c) públicos, institucionais, comerciais e familiares ou 
pessoais. 
d) físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares. 
e) governamentais, internacionais, globais e espaciais. 
 
06. (2019 - FASTEF - UFCA - Assistente em Administração) 
De acordo com a extensão ou abrangência de sua 
atuação, os arquivos podem ser classificados em: 
a) arquivos setoriais e arquivos gerais ou centrais. 
b) arquivos especiais e arquivos permanentes. 
c) arquivos públicos, arquivos privados e arquivos 
técnicos. 
d) arquivos correntes e arquivos especializados. 
 
07. (2019 - FUNRIO - Prefeitura de Porto de Moz - PA - 
Agente Administrativo) Em relação a Gestão de 
Arquivos, aqueles que estão em curso, isto é, 
tramitando, ou que foram arquivados, mas são 
objetos de consultas frequentes são denominado: 
a) Arquivo morto. 
b) Arquivo complementar. 
c) Arquivos de terceira idade ou permanentes. 
d) Arquivos de primeira idade ou corrente. 
e) Arquivos de segunda idade ou intermediário. 
 
 
 
 
 
 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
 
8 
08. (2010 - FCC - DNOCS - Agente Administrativo) 
Documentos iconográficos são aqueles 
a) com dimensões e rotações variáveis, contendo 
registros fonográficos. 
b) em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, 
contendo imagens estáticas. 
c) em suporte fílmico resultantes da microrreprodução 
de imagens, mediante a utilização de técnicas 
específicas. 
d) em formatos e dimensões variáveis, contendo 
representações geográficas, arquitetônicas ou de 
engenharia. 
e) produzidos, tratados ou armazenados em 
computador. 
 
09. (2010 - ESAF - CVM - Analista - Arquivologia) O 
gênero documental integrado por documentos que 
contêm imagens em movimento, com ou sem som, é 
conhecido como: 
a) fotográfico. 
b) audiovisual. 
c) iconográfico. 
d) filmográfico 
e) micrográfico. 
 
10. (2019 - INSTITUTO AOCP - Câmara de Cabo de Santo 
Agostinho-PE - Arquivista) Fitas videomagnéticas, 
periódicos e fotografias aéreas pertencem, 
respectivamente, aos gêneros documentais: 
a) audiovisual, textual e iconográfico. 
b) audiovisual, bibliográfico e cartográfico. 
c) especial, bibliográfico e iconográfico. 
d) especial, textual e cartográfico. 
 
11. (2019 - INSTITUTO AOCP - UFFS - Assistente em 
Administração) Como podem ser classificados os 
documentos de arquivo quanto à natureza do 
assunto? 
a) Ostensivos ou sigilosos. 
b) Delegáveis ou exclusivos. 
c) Administrativos ou estratégicos. 
d) Autônomos ou complementares. 
e) Operacionais ou extraoperacionais. 
 
 
 
12. (2019 - INSTITUTO AOCP - Câmara de Cabo de Santo 
Agostinho-PE - Arquivista) A classificação de 
documento ostensivo é dada àqueles cuja divulgação 
não prejudica a administração e os documentos 
considerados sigilosos devem ser restritos e 
necessitam de medidas especiais para salvaguarda. 
Alguns documentos de um escritório de advocacia 
foram analisados como sigilosos, havendo, para isso, 
classificações quanto ao grau de sigilo. Quais são as 
classificações correspondentes à categoria de sigilo? 
a) Ostensivo; Sigiloso e Ultrassecreto. 
b) Ultrassecreto; Secreto e Reservado. 
c) Secreto; Ostensivo e Sigiloso. 
d) Reservado, Sigiloso e Ostensivo. 
 
13. (2017 - INSTITUTO AOCP - Câmara de Maringá-PR - 
Assistente Legislativo) Assinale a alternativa que 
apresenta exemplos de espécie documental 
encontrados em arquivos administrativos: 
a) Livro e pergaminho. 
b) Ata e certidão. 
c) Rascunho e minuta. 
d) Certidão de nascimento e relatório de reunião. 
e) Caderno e fichas catalográficas. 
 
 
 
 
 
GABARITO 
01. A 06. A 11. A 
02. D 07. D 12. B 
03. D 08. B 13. B 
04. B 09. D 
05. C 10. B 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
9 
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS 
 
 
Ciclo Vital dos Documentos - Teoria das 3 idades 
 
A Arquivologia adota a Teoria das 3 idades ou Ciclo Vital 
dos documentos para classificar os estágios ou fases 
pelas quais passam os documentos dentro de uma 
instituição. (Corrente, Intermediário e Permanente) 
 
1ª idade Corrente 
2ª idade Intermediário 
3ª idade Permanente 
 
1) Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído de 
documentos em curso ou consultados frequentemente, 
ou seja, em tramitação ou não, conservados nos 
escritórios ou nas repartições que os receberam e os 
produziram ou em dependências próximas de fácil 
acesso. São os documentos mais utilizados, que 
frequentemente são consultados. 
Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os 
documentos tramitam bastante de um setor para outro, 
ou seja, podem ser emprestados a outros setores para 
atingirem a finalidade para a qual foram criados. 
 
Características: 
- Alto grau da frequência de uso. 
- Documentos em curso. 
- Necessitam estar próximos aos usuários/setores de 
trabalho. 
- Serve à Administração. 
 
2) Arquivo de segunda idade ou intermediário, 
constituído de documentos que deixaram de ser 
frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os 
receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, 
para tratar de assuntos idênticos ou retomar um 
problema novamente focalizado. 
Não há necessidade de serem conservados próximos aos 
escritórios. 
A permanência dos documentos nesses arquivos é 
transitória (guarda transitória). Por isso, são também 
chamados de “limbos” ou “purgatórios”, onde os 
documentos ficam aguardando sua destinação final. 
 
 
Características: 
- Baixo grau da frequência de uso. 
- Não necessitam estar próximos aos usuários/setores de 
trabalho. 
- A permanência nessa fase é transitória. 
- Aguardam destinação final. 
- Serve à Administração. 
 
3) Arquivo de terceira idade ou permanente, 
constituído de documentos que perderam todo valor de 
natureza administrativa, que se conservam em razão de 
seu valor histórico e que constituem os meios de 
conhecer o passado e sua evolução, sendo 
esporadicamente utilizados. 
Estes são os arquivos propriamente ditos. Pois, nas duas 
fases anteriores os documentos ainda tramitavam, ou 
seja, iam de um setor para outro, eram consultados, na 
primeira idade mais frequentemente, na segunda idade, 
com pouca frequência. 
 
Características: 
- Documentos que não possuem valor de natureza 
administrativa, mas que são conservados pelo seu valor 
histórico. 
- Permitem conhecer a história da Instituição. 
- Revelam a origem e constituição da Instituição. 
- Serve à história. 
 
A teoria das 3 idades encontrou amparo em nossa 
legislação arquivística, a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 
1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos 
públicos e privados define no art. 8º que os documentos 
públicos são identificados como correntes, 
intermediários e permanentes. 
Segundo a referida lei, consideram-se documentos 
correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem 
movimentação, constituam objeto de consultas 
frequentes. 
Os documentos intermediários são aqueles que, não 
sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões 
de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação 
ou recolhimento para guarda permanente. 
Por sua vez, documentos permanentes, são os conjuntos 
de documentos de valor histórico que devem ser 
definitivamente preservados. 
 
 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
 
10 
O art. 10 dispõe que os documentos de valor 
permanente são inalienáveis e imprescritíveis. 
 
Inalienável - Não pode ser vendido ou cedido. 
Imprescritível - Não perde o seu efeito pela passagem do 
tempo, pelo decorrer do prazo. 
 
DICA: 
Arquivo em Depósito - É possível a existência de 
documentos no arquivo permanente, mas que não 
pertençam ao seu acervo. É o arquivo em depósito que 
é o conjunto de documentos colocados sob a guarda de 
um arquivo permanente, embora não pertençam ao seu 
acervo. 
 
 
AVALIAÇÃO E SELEÇÃO DE DOCUMENTOS 
 
Avaliação de documentos é o processode análise de 
documentos de arquivo que consiste na identificação de 
valores para os documentos (primário e secundário). 
Com base nesses valores e na análise do ciclo de vida dos 
documentos, torna-se possível estabelecer prazos para 
sua guarda e a destinação final, de forma a contribuir 
para racionalização e o aumento da eficiência 
administrativa. 
 
Objetivos da avaliação de documentos: 
• reduzir, ao essencial, a massa documental dos 
arquivos; 
• aumentar o índice de recuperação da informação; 
• garantir condições de conservação dos documentos de 
valor permanente; 
• controlar o processo de produção documental, 
orientando o emprego de suportes adequados ao 
registro da informação; 
• ampliar o espaço físico para arquivamento. 
 
Efetivação da Avaliação: 
Com base na teoria das três idades, a aplicação dos 
critérios de avaliação efetiva-se na fase corrente, a fim 
de se distinguirem os documentos de valor eventual (de 
eliminação sumária) daqueles de valor informativo ou 
probatório. Deve-se evitar a transferência para arquivo 
intermediário de documentos que não tenham sido 
anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do 
processo de avaliação e seleção nesta fase de 
arquivamento é extremamente oneroso do ponto de 
vista técnico e gerencial. 
 
Composição da Equipe Técnica (Comissão Permanente 
de Avaliação de Documentos): 
A complexidade e abrangência de conhecimentos 
exigidos pelo processo de avaliação de documentos de 
arquivo requerem, para o estabelecimento de critérios 
de valor, a participação de pessoas ligadas a diversas 
áreas profissionais (equipe multidisciplinar). 
Como justificativa para esta exigência, verifica-se a 
necessidade de se identificar a utilidade das informações 
contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar, 
deve-se constituir equipes técnicas integradas por : 
• arquivista ou responsável pela guarda dos 
documentos; 
• profissionais das unidades organizacionais às quais se 
referem os documentos a serem avaliados, com 
profundo conhecimento das atividades desempenhadas; 
• profissional ligado à área de pesquisa de que trata o 
acervo; 
• profissional da área financeira; 
• profissionais ligados ao campo de conhecimento de 
que tratam os documentos, objeto de avaliação 
(historiador, economista, engenheiro, sociólogo, 
médico, estatístico etc.). 
Pré-requisitos para realizar a Avaliação: 
• apoio da administração superior a que esteja 
subordinado o arquivo; 
• conhecimento da estrutura e do funcionamento do 
órgão, considerando, inclusive, sua evolução histórica; 
• levantamento da bibliografia necessária; 
• conhecimento das atividades típicas de gestão de 
documentos e arquivos permanentes; 
• reunião de informações sobre o sistema de 
classificação adotado, os tipos de documentos e 
assuntos neles contidos; 
• reunião de dados relativos à quantificação, frequência 
de uso e taxa de crescimento dos documentos; 
• análise das condições de armazenamento, estado de 
conservação e custo de manutenção dos depósitos de 
arquivo; 
• levantamento dos atos referentes a processos de 
eliminação efetuados anteriormente; 
• análise do perfil dos usuários do arquivo. 
 
 
 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
11 
Valor do Documento 
 
O documento só é guardado, preservado pela instituição, 
porque possui algum valor. Esse valor pode ser 
Administrativo ou Histórico. 
 
VALOR PRIMÁRIO: 
O valor primário é atribuído ao documento em função 
do interesse que possa ter para a entidade produtora, 
levando-se em conta a sua utilidade para fins 
administrativos, legais, fiscais etc. 
 
Valor Primário = Valor Administrativo 
- Dar suporte/apoio às atividades da instituição. 
- É um valor temporário, pois em determinado momento 
o valor administrativo irá acabar. 
- Todo documento nasce com valor administrativo. 
- Finalidade: Servir à Administração. 
 
VALOR SECUNDÁRIO: 
O valor secundário é atribuído a um documento em 
função do interesse que possa ter para a entidade 
produtora e outros usuários, tendo em vista a sua 
utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi 
originalmente produzido. O valor histórico do 
documento enquadra-se na definição de valor 
secundário. Ou seja, os documentos de 3ª idade têm 
valor histórico, portanto, tem valor secundário. 
Valor Secundário = Valor Histórico 
- Documento que perdeu seu valor administrativo, mas 
adquiriu valor histórico. 
- Serve de fonte de pesquisa para terceiros e ou para 
própria instituição 
- Finalidade: Servir à História 
 
DICA: 
1- O documento que possuir valor secundário poderá ser 
recolhido ao Arquivo permanente 
2- O documento de valor secundário JAMAIS poderá ser 
eliminado 
 
 
 
 
 
 
Idade do 
arquivo 
Valor 
Frequência 
de uso 
Localização 
Corrente 
Valor 
predominante: 
Primário 
Alta 
Próximo aos 
escritórios 
Intermediário 
Valor 
predominante: 
Primário 
Média 
Distante dos 
escritórios 
Permanente 
Apenas valor 
Secundário 
Baixa 
Distante dos 
escritórios 
 
Prazo de Guarda dos Documentos 
 
O Prazo de guarda dos documentos é o período em que 
o documento deve ser mantido nos arquivos corrente e 
intermediário. Não existe prazo no arquivo permanente, 
já que a guarda é definitiva. 
O Prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do 
documento, de acordo com seguintes fatores: 
• Frequência do uso das informações contidas nos 
documentos. 
• Existência de leis ou decretos que regulem a 
prescrição legal dos documentos (prazo 
prescricional). 
• Existências de outras fontes com as mesmas 
informações (documentos recapitulativos). 
• Necessidade de guarda de documentos por 
precaução, em virtude das práticas 
administrativas (prazos precaucionais). 
 
Atenção! 
Toda vez que a banca afirmar, de forma genérica, que os 
documentos do arquivo corrente e/ou intermediário 
devem ser mantidos por X anos, a questão estará errada. 
 
Destinação Final dos Documentos 
 
 Todo documento, seguindo o ciclo vital, deverá 
ao final ser encaminhado à sua destinação final. A 
destinação final do documento irá ocorrer no momento 
em que ele perder seu valor administrativo/valor 
primário. 
A destinação final somente pode ser a eliminação ou a 
guarda permanente: 
Eliminação (descarte): Quando o documento que 
perdeu o valor primário, não apresentar valor 
secundário. 
Guarda Permanente: Quando o documento que 
perdeu o valor primário, apresentar valor 
secundário. 
 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
 
12 
Seleção de Documentos 
 
A seleção de documentos é realizada no âmbito dos 
arquivos correntes e intermediários por técnicos 
previamente orientados, seguindo o estabelecimento na 
Tabela de Temporalidade ou nos relatórios de avaliação. 
 
A seleção é a separação física dos documentos de 
acordo com a sua destinação: 
• eliminação: trata-se da destruição dos 
documentos cuja operacionalização dependerá de 
seu volume, podendo ser levada a efeito 
manualmente ou através de trituradoras; 
• transferência: envio dos documentos do arquivo 
corrente para o arquivo intermediário, 
acompanhados de listagem, onde aguardarão o 
cumprimento dos prazos de guarda e a destinação 
final; 
• recolhimento: envio dos documentos do arquivo 
corrente ou intermediário para o arquivo 
permanente, com vistas à sua guarda permanente 
e seu acesso público. 
 
Tabela de Temporalidade de Documentos 
 
É o instrumento arquivístico resultante da etapa de 
avaliação dos documentos. 
É o registro esquemático do ciclo de vida documental do 
órgão, sendo elaborada após a análise da documentação 
e aprovada pela autoridade competente. A Tabela 
determina o prazo de guarda dos documentos no arquivo 
corrente, sua transferência ao arquivo intermediário, os 
critérios para a microfilmagem, a eliminação ou o 
recolhimento ao arquivo permanente. 
 
Exemplo de uma tabela de temporalidade de uma 
determinada empresa: 
Código Assunto 
Prazo de Guarda Destinação 
final Corrente Intermediária 
002 
Planos eprojetos de 
trabalho 
5 anos 9 anos 
Guarda 
Permanente 
022.11 
Cursos 
internos 
5 anos - 
Guarda 
Permanente 
024.1 
Folha de 
pagamento 
5 anos 95 anos Eliminação 
024.2 
Escala de 
Férias 
7 anos - Eliminação 
 
A partir dos dados apresentados na tabela acima, 
podemos verificar a existência de QUATRO situações. 
002 - O documento foi criado na fase corrente, cessada 
essa fase ele será transferido para o Arquivo 
Intermediário, onde cumprirá seu prazo de guarda, 
cessada essa fase ele será recolhido ao Arquivo 
Permanente. 
022.11 - O documento foi criado na fase corrente, 
cessada essa fase ele será recolhido ao Arquivo 
Permanente. 
024.1 - O documento foi criado na fase corrente, cumpre 
seu prazo de guarda nessa fase, posteriormente será 
transferido para o Arquivo Intermediário, onde cumprirá 
seu prazo de guarda, cessada essa fase ele será 
eliminado. 
024.2 - O documento foi criado na fase corrente, cessada 
essa fase ele será eliminado sem passar pela fase 
intermediária. 
 
 
EXERCÍCIOS 
Ciclo Vital dos Documentos 
 
 
Julgar os itens seguintes assinalando CERTO para as 
assertivas corretas e ERRADO para as assertivas 
ERRADAS 
 
01. (Cespe/UnB) De acordo com o conhecimento 
arquivístico sistematizado, nas organizações, os 
documentos mais recentes e frequentemente 
consultados localizam-se nos arquivos permanentes. 
Certo - Errado 
 
02. (Cespe/UnB) O descarte deve ocorrer em todas as 
fases do ciclo vital de documentos. 
Certo - Errado 
 
03. (Cespe/UnB) O acervo de depósitos intermediários é 
constituído de papéis que não estão mais em uso 
corrente, mas ainda podem ser solicitados por quem os 
produziu ou recebeu. 
Certo - Errado 
 
04. (Cespe-EGPA) O arquivo em depósito é o conjunto de 
documentos colocados sob a guarda de um arquivo 
permanente, embora não pertençam ao seu acervo. 
Certo - Errado 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
13 
05. (Cespe-CDP) Arquivo corrente é o conjunto de 
documentos que são consultados com pouca frequência, 
mas ainda podem ser solicitados por quem os produziu 
ou recebeu. 
Certo - Errado 
 
06. (CESPE) Considerando a teoria das três idades, a 
avaliação dos documentos de arquivo deve ser realizada 
apenas no estágio corrente. 
Certo - Errado 
 
07. (2006/ Cespe - ANA) Avaliação de documentos é o 
processo de análise de documentos de arquivo que 
consiste na identificação de valores para os documentos 
(primário e secundário). Com base nesses valores e na 
análise do ciclo de vida dos documentos, torna-se 
possível estabelecer prazos para sua guarda ou 
eliminação, de forma a contribuir para racionalização e o 
aumento da eficiência administrativa. 
Certo - Errado 
 
08. (2006/ Cespe - ANA) A avaliação de documentos de 
arquivo é tarefa que deve ser realizada por um grupo 
multidisciplinar de profissionais, a comissão de avaliação 
de documentos. 
Certo - Errado 
 
09. (2006/ Cespe - MDS) A avaliação de documentos não 
fornece subsídios à fixação de prazos para guarda ou 
eliminação de documentos. 
Certo - Errado 
 
10. (2006/ Cespe - MI) Os resultados esperados de um 
processo de avaliação de arquivo incluem o aumento do 
índice de recuperação da informação e a conquista de 
espaço físico. 
Certo - Errado 
 
11. (2005/ Cespe - TRE-MT) Cada setor e (ou) 
departamento definirá os prazos de guarda para os 
documentos produzidos internamente. 
Certo - Errado 
 
12. (2004/ Cespe - FUNCAP/PA) A definição da guarda ou 
do descarte de documentos diversos é atribuição 
exclusiva da chefia. 
Certo - Errado 
 
13. (2004/ Cespe - UnB/Pol. Federal) A aplicação dos 
critérios de avaliação possibilita ganho de espaço físico. 
Certo - Errado 
 
14. (2008/Cespe-DF Trans Anal. Adm.) A eliminação dos 
documentos pode ser feita, desde que, após a extinção 
do valor primário (administrativo, legal ou fiscal), os 
documentos não apresentem valor secundário. 
Certo - Errado 
 
15. (2008/Cespe-DF Trans Anal. Adm.) Os documentos 
de guarda temporária, via de regra, não tem valor 
primário. 
Certo - Errado 
 
16. (2007/Cespe-UnB/ Pref. Rio Branco/AC) O valor 
primário pode ser encontrado nos documentos nas fases 
corrente e intermediária. 
Certo - Errado 
 
17. (2007/Cespe-UnB/ Pref. Rio Branco/AC) Os 
documentos que não possuem valor primário, mesmo 
que tenham valor secundário, podem ser eliminados. 
Certo - Errado 
 
18. (2008/Cespe-DFTRANS Anal. Adm.) Os documentos 
de guarda temporária devem ser mantidos por cinco 
anos. 
Certo - Errado 
 
19. (CESPE-TRE/MA-Técnico Judiciário/Administrativa-
2009-adaptada) Os documentos do arquivo 
intermediário são mantidos por conta dos prazos 
prescricionais e precaucionais e aguardam a destinação 
final: eliminação ou guarda permanente. 
Certo - Errado 
 
20. (2005/Cespe-TRE-MA) Uma das funções da tabela de 
temporalidade é indicar os prazos de arquivamento dos 
documentos nas fases corrente e intermediária. 
Certo - Errado 
 
 
GABARITO 
01. E 06. C 11. E 16. C 
02. E 07. C 12. E 17. E 
03. C 08. C 13. C 18. E 
04. C 09. E 14. C 19. C 
05. E 10. C 15. E 20. C 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
 
14 
ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO 
 
 
Organização do Arquivo: 
No momento em que uma organização toma a decisão 
de organizar seu arquivo, é necessário que seja realizada 
uma campanha de sensibilização envolvendo os diversos 
níveis hierárquicos, com o objetivo de envolver todos no 
projeto. 
 
A organização do Arquivo de uma instituição ocorre em 
quatro etapas: 
1 - Levantamento dos dados 
2 - Análise dos dados coletados 
3 - Planejamento 
4 - Implantação e acompanhamento 
 
1- Levantamento dos dados 
São atividades de exame e coleta de informações acerca 
da documentação do arquivo. 
Nessa etapa, são coletadas as informações sobre o 
gênero dos documentos (textuais, iconográficos, 
informáticos etc.), as espécies documentais (cartas, 
faturas, projetos etc.), o tamanho e estado de 
conservação do acervo, os recursos humanos da 
instituição, enfim, todo os dados relevantes para o 
arquivo da instituição. 
Nessa fase é necessário realizar o estudo, o exame dos 
estatutos, regimentos, regulamentos, normas, 
organogramas. É necessário, nessa fase, conhecer os 
dados relativos aos documentos que circulam na 
instituição. 
 
É necessário conhecer, também: 
- A quantidade de servidores no arquivo, formação 
profissional e escolaridade 
- A quantidade de equipamento, modelo e estado de uso 
- A situação física do arquivo (área ocupada, 
luminosidade, umidade, tipo de proteção contra 
incêndio e outros sinistros) 
 
2- Análise dos dados coletados 
A partir dos dados coletados na etapa anterior, será feita 
uma análise objetiva da real situação dos serviços de 
arquivo e um DIAGNÓSTICO que permita propor 
alterações no sistema a ser implantado. 
Ou seja, o diagnóstico consiste em uma constatação das 
falhas existentes na administração que impedem o 
correto funcionamento do arquivo. 
 
3- Planejamento 
É nesta fase que será elaborado o plano arquivístico que 
leve em consideração tanto as disposições legais quanto 
as necessidades da organização. Esse plano deve levar 
em consideração os seguintes elementos: 
a) posição do arquivo na estrutura organizacional da 
administração. Recomenda-se que seja a mais alta 
possível; 
b) centralização ou descentralização dos serviços de 
arquivo em fase corrente; 
c) criação de uma coordenação central dos serviços de 
arquivo, nos casos de descentralização; 
d) definição dos métodos de arquivamento; 
e) estabelecimento das regras e normas de 
funcionamento (manual de arquivo); 
f) necessidades de recursos humanos; 
g) escolha das instalações e equipamentos; 
h) constituição de arquivos intermediários e 
permanentes. 
 
4- Implantação e Acompanhamento 
É nessa fase que o que foi planejado será colocado em 
prática, será executado, será implantado. É nessa fase 
que as orientações e normas descritas no MANUAL DE 
ARQUIVO serão implantadas na instituição. 
A implantação deve serprocedida por um 
acompanhamento constante dos resultados, a fim de 
corrigir e/ou adaptar eventuais impropriedades ou 
falhas no sistema arquivístico. 
O Manual de arquivo deverá ser sempre revisto, 
atualizado quando necessário 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
15 
EXERCÍCIOS 
Organização do Arquivo 
 
 
Julgar os itens seguintes assinalando CERTO para as 
assertivas corretas e ERRADO para as assertivas 
ERRADAS 
Certo - Errado 
 
 
01. (2006/ Cespe - Ancine) A organização de arquivos 
ocorre em várias fases. Na fase de planejamento, é feita 
a verificação das normas, dos regulamentos, das políticas 
e da estrutura organizacional da instituição. 
Certo - Errado 
 
 
02. (2006/ Cespe - TCE) A instalação de um arquivo 
requer a análise dos seguintes aspectos: localização, 
iluminação, arejamento, higienização, disposição e 
segurança. 
Certo - Errado 
 
 
03. (2005/ Cespe - ANS) Na elaboração do plano de 
arquivo, deve ser definida a centralização ou 
descentralização dos serviços de arquivo nas fases 
corrente e intermediária. 
Certo - Errado 
 
 
 
 
GABARITO 
 
01. E 
02. C 
03. E 
 
 
 
 
 
 
 
 
GESTÃO DE DOCUMENTOS 
 
 
Gestão de Documentos: 
Considera-se gestão de documentos o conjunto de 
procedimentos e operações técnicas referentes às 
atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e 
arquivamento de documentos em fase corrente e 
intermediária, visando a sua eliminação ou 
recolhimento para guarda permanente. 
 
A gestão de documentos é operacionalizada através do 
planejamento, da organização, do controle, da 
coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e 
dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e 
simplificar o ciclo documental. 
 
É o conjunto de procedimentos e operações técnicas 
referentes às atividades de produção, tramitação e uso, 
avaliação e arquivamento de documentos em fases 
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou 
recolhimento para guarda permanente (Lei 8.159/1991). 
 
OBJETIVOS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS: 
- Garantir e assegurar, de forma eficiente a produção, 
administração, manutenção e destinação de 
documentos. 
- Garantir que a informação estará disponível no 
momento necessário ao usuário. 
- Eliminação de documentos que não possuem valor 
administrativo, fiscal, legal ou para fins de pesquisa 
científica ou histórica. 
- Contribuir para o acesso e a preservação dos 
documentos que deverão ser guardados e preservados 
por seus valores históricos ou científicos. 
 
A Gestão de Documentos acontece em 3 FASES básicas: 
1ª FASE - PRODUÇÃO 
2ª FASE - UTILIZAÇÃO 
3ª FASE - DESTINAÇÃO 
 
1ª FASE: PRODUÇÃO 
Refere-se à elaboração dos documentos em decorrência 
das atividades de um órgão ou setor. Nessa fase, o 
arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas 
os documentos essenciais à administração, evitando 
duplicação e emissão de vias desnecessárias. 
A elaboração de documentos ocorre na fase corrente. 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
 
16 
2ª FASE: UTILIZAÇÃO 
Inclui as atividades de protocolo (recebimento, 
classificação, registro, movimentação e expedição), 
organização e arquivamento de documentos em fase 
corrente e intermediária. Além disso, nessa fase, são 
elaboradas as normas de acesso à documentação e à 
recuperação de informações (empréstimo e consulta). 
Nesta fase é desenvolvida a gestão de arquivos correntes 
e intermediários. 
 
3ª FASE: DESTINAÇÃO 
Compreende a ANÁLISE e AVALIAÇÃO dos documentos 
acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus 
prazos de guarda, determinando quais serão objeto de 
arquivo permanente e quais serão eliminados por terem 
perdido o seu valor para a instituição. 
 
Os dois principais instrumentos de destinação são: 
a) Tabela de Temporalidade: determina os prazos em 
que os documentos devem ser mantidos nos arquivos 
correntes e/ou intermediários, ou recolhidos aos 
arquivos permanentes. Além disso, estabelece os 
critérios para recolhimento no arquivo permanente e 
eliminação. 
b) Lista de Eliminação: consiste em uma relação 
específica de documentos a serem eliminados de uma 
só vez e que necessita ser aprovada pela autoridade 
competente. 
Gestão de 
Documentos 
 
Produção 
 
• elaboração dos 
documentos em 
decorrências das atividades 
da instituição. 
• criação de documentos 
essenciais à administração, 
evitando duplicação e 
emissão de vias 
desnecessárias. 
Utilização 
 
• protocolo, classificação, 
organização e 
arquivamento durante a 
idade corrente e 
intermediária. 
• normas de acesso à 
documentação e à 
recuperação de 
informações. 
Destinação 
 
• análise e avaliação dos 
documentos (valor). 
• definição de quais serão 
objeto de arquivo 
permanente e quais serão 
eliminados. 
EXERCÍCIOS - Gestão de Documentos 
 
 
Julgar os itens seguintes assinalando CERTO para as 
assertivas corretas e ERRADO para as assertivas 
ERRADAS 
 
01. (CESPE - TRE/GO - Técnico Judiciário / Administrativa 
- 2009 - Adaptada) - Chama-se gestão de documentos o 
conjunto de procedimentos e operações técnicas 
realizados na fase corrente e na intermediária e que 
abrangem produção, tramitação, uso, avaliação e 
arquivamento de documentos, estabelecendo sua 
destinação, isto é, determinando a eliminação ou 
recolhimento para guarda permanente. 
Certo - Errado 
 
 
02. (CESPE - Defensoria Pública da União - Arquivista - 
2010 - Adaptada) - A política arquivística brasileira não 
reconhece a gestão de documentos como parte dos 
esforços necessários para a organização dos arquivos. 
Certo - Errado 
 
 
03. (CESPE - TRE/MG - Técnico Judiciário / Administrativa 
- 2009 - Adaptada) - Com a gestão eficaz de documentos, 
impede-se que os documentos com valor secundário 
sejam conservados permanentemente. 
Certo - Errado 
 
 
04. (CESPE - MMA - Agente Administrativo - 2009) - A 
fase da gestão de documentos em que são feitas a 
análise e a avaliação de documentos acumulados em 
arquivos é conhecida como preservação de documentos. 
Certo - Errado 
 
 
 
 
 
 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
17 
05. (CESPE - MMA - Agente Administrativo - 2009) - Na 
gestão de documentos, as atividades de protocolo, a 
recuperação de informações e a elaboração de normas 
de acesso à documentação são desenvolvidas na fase de 
utilização de documentos. 
Certo - Errado 
 
 
06. (CESPE - Defensoria Pública da União - Arquivista - 
2010 - Adaptada) - A gestão de documentos não está 
fundamentada no ciclo vital dos documentos de arquivo. 
Certo - Errado 
 
 
07. (2005/ Cespe - funag) A gestão de documentos 
arquivísticos ocupa-se apenas dos documentos das fases 
intermediaria e permanente. 
Certo - Errado 
 
 
08. (2005/ Cespe - TRE/TO - Adaptada) As fases básicas 
da gestão de documentos são: produção, utilização e 
destinação. 
Certo - Errado 
 
 
 
 
 
 
 
 
GABARITO 
01. C 03. E 05. C 07. E 
02. E 04. E 06. E 08. C 
 
 
 
 
 
 
 
 
PROTOCOLO 
 
 
Vamos aprofundar um pouco o estudo sobre o protocolo 
pois é muito cobrado em provas de concursos públicos. 
No Protocolo são executadas um conjunto de operações 
e procedimentos visando o controle dos documentos 
que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar, 
garantir a imediata localização e recuperação do 
documento, garantido assim o acesso a informação. 
A atividade de protocolo é uma atividade típica de 
arquivo corrente 
 
As atividades realizadas no protocolo podem ser divididas 
em rotinas: 
 
1) RECEBIMENTO E CLASSIFICAÇÃO: 
Quanto ao recebimento e classificação pode-se adotar a 
seguinte rotina: 
 
Passo Atividades 
1 Receber a correspondência 
2 Separar a correspondência oficial da 
particular 
3 Distribuir a correspondência particular 
4 Separar a correspondência oficial de caráter 
ostensivo da de caráter sigiloso 
5 Encaminhar a correspondência oficial sigilosa 
6 Abrir a correspondência ostensiva 
7 Tomar conhecimento da correspondência 
ostensivaverificando a existência de 
antecedentes 
8 Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os 
antecedentes não estiverem no Arquivo, o 
Setor de Registro e Movimentação informará 
onde se encontram e os solicitará para ser 
feita a juntada 
9 Interpretar e classificar a correspondência 
10 Apor carimbo de protocolo no canto superior 
direito do documento 
11 Anotar abaixo do número e da data a primeira 
distribuição e o código de assunto, se for o 
caso 
12 Elaborar o resumo do assunto a ser lançado 
na ficha de protocolo 
13 Encaminhar os papéis ao Setor de Registro e 
Movimentação 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
 
18 
O plano de classificação é o esquema de distribuição de 
documentos em classes, de acordo com métodos de 
arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo 
das estruturas e funções de uma instituição e da análise 
do arquivo por ela produzido. É esse plano que vai dar 
origem ao código de classificação. 
O código de classificação é um instrumento de trabalho 
utilizado nos arquivos correntes para classificar todo e 
qualquer documento produzido ou recebido por um 
órgão no exercício de suas funções e atividades. 
 
 
2) REGISTRO E MOVIMENTAÇÃO: 
É o setor de autuação e controle da tramitação 
(movimentação) 
 
Este setor funciona como um centro de distribuição e 
redistribuição de documentos e suas atribuições podem 
ser assim descritas: 
 
Passo Atividades 
1 Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, 
anotando: número de protocolo, data de 
entrada, procedência, espécie, número e 
data do documento, código e resumo do 
assunto, primeira distribuição 
2 Anexar a segunda via da ficha ao 
documento, encaminhando-o ao seu 
destino, juntamente com os antecedentes, 
após o registro e as anotações pertinentes 
nas respectivas fichas 
3 Inscrever os dados constantes da ficha de 
protocolo nas fichas de procedência e 
assunto, rearquivando-as em seguida 
4 Arquivar as fichas de protocolo em ordem 
numérica 
5 Receber dos vários setores os documentos a 
serem redistribuídos, anotar nas respectivas 
fichas (numéricas) o novo destino 
6 Encaminhar os documentos aos respectivos 
destinos, de acordo com despacho de 
autoridade competente 
 
 
 
 
 
 
3) EXPEDIÇÃO: 
Geralmente são adotadas as seguintes atividades: 
Passos Atividades 
1 Receber a correspondência 
2 Verificar se não faltam folhas ou anexos 
3 Numerar e completar a data, no original e 
nas cópias 
4 Separar o original da cópias 
5 Expedir o original com os anexos 
6 Encaminhar as cópias, acompanhadas dos 
antecedentes que lhes deram origem, ao 
arquivo 
 
ATENÇÃO! 
- Modernamente, o protocolo é responsável também 
abertura de processos nas empresas e repartições 
públicas. 
- O arquivamento de documentos deve ser posterior à 
sua classificação, a qual deve ter como base o plano de 
classificação da instituição. Na fase intermediária e na 
fase permanente deve ser respeitada a classificação de 
origem. 
 
 
 
 
EXERCÍCIOS - Protocolo 
 
 
Julgar os itens seguintes assinalando CERTO para as 
assertivas corretas e ERRADO para as assertivas 
ERRADAS 
 
01. (2007/ Cespe-UnB - Pref. Rio Branco/AC) O protocolo 
é uma atividade típica da fase corrente. 
Certo - Errado 
 
02. (2008/ Cespe - MPE/RR) O setor encarregado do 
recebimento, registro, distribuição e movimentação de 
documentos em curso, além da abertura de processos e 
expedição de documentos, é identificado como arquivo 
setorial. 
Certo - Errado 
 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
19 
03. (2008/ Cespe - SECAD/TO) Recebimento, 
classificação, registro, movimentação, conservação e 
preservação são rotinas de protocolo. 
Certo - Errado 
 
04. (2008/ Cespe - TST/ Anal. Jud.) A expedição, a 
tramitação e a distribuição de documentos são 
atividades de protocolo. 
Certo - Errado 
 
05. (2008/ Cespe - MPE/AM) Além do setor de protocolo, 
todas as demais unidades de um órgão público têm 
responsabilidade pela expedição de documentos. 
Certo - Errado 
 
06. (2007/ Cespe - Pref. Mun. Vitória/ES) Nos órgãos 
públicos, o protocolo é responsável pelo registro, pela 
expedição dos documentos e pela abertura de processos. 
Certo - Errado 
 
07. (2005/ Cespe - ANTAQ) Nas organizações, os serviços 
de protocolo devem ser os responsáveis pelo controle do 
trâmite de documentos. 
Certo - Errado 
 
08. (CESPE - STJ -Técnico Judiciário - Área: Administrativa 
2008) As atividades de registro, expedição, distribuição e 
movimentação são típicas do protocolo, apesar de essa 
última ter uma participação importante dos setores de 
trabalho do órgão/instituição. 
Certo - Errado 
 
 
 
GABARITO 
01. C 03. E 05. E 07. C 
02. E 04. C 06. C 08. C 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS 
 
 
CLASSIFICAÇÃO OU ARRANJO 
A função “Classificação” refere-se à organização dos 
documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com 
um plano de classificação, código de classificação ou 
quadro de arranjo. Envolve também a análise e 
identificação do conteúdo de documentos, seleção da 
categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, 
podendo-se lhes atribuir códigos, além da atribuição a 
documentos, ou às informações neles contidas, de 
graus de sigilo, conforme legislação específica. 
 
CLASSIFICAÇÃO E ARRANJO SÃO SINÔNIMOS! 
Na terminologia arquivística brasileira o uso da palavra 
arranjo (típica de arquivos permanentes) corresponde à 
classificação nos arquivos correntes, portanto, arranjo e 
classificação são termos sinônimos de uma mesma 
atividade: o agrupamento lógico dos documentos de 
arquivo (o termo classificação deve ser usado para 
documentos tanto em idade corrente e intermediária, 
quanto em permanente). 
 
A classificação deve ser realizada por servidores 
treinados, de acordo com as seguintes operações. 
a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim 
de verificar sob que assunto deverá ser classificado e 
quais as referências cruzadas que lhe corresponderão. A 
referência cruzada é um mecanismo adotado quando o 
conteúdo do documento se refere a dois ou mais 
assuntos. 
b) CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código 
correspondente ao assunto de que trata o documento. 
 
 
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 
É um esquema de distribuição de documentos em 
classes, de acordo com métodos de arquivamento 
específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas 
e funções de uma instituição e da análise do arquivo por 
ela produzido. Expressão geralmente adotada em 
arquivos correntes. (Dicionário Brasileiro de 
Terminologia Arquivística - Arquivo Nacional) 
 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
 
20 
No contexto arquivístico, a elaboração e o emprego de 
planos de classificação estão situados na fase corrente 
dos documentos, de modo a auxiliar na racionalização 
dos procedimentos para a gestão documental 
institucional e, por fim, integrarem a política de 
informação em arquivos, seja esta de natureza pública 
ou privada. 
 
Um Plano de classificação pode ser elaborado por três 
critérios: 
• Funcional, no qual as classes correspondem à função 
dos documentos; baseado nas funções e atividades da 
instituição (ex.: licenciamento, investigação, etc.), 
sendo o procedimento tradicionalmente mais usado 
nos arquivos. 
• Estrutural (Organizacional), de acordo com a 
estrutura organizacional de determinada instituição; 
reflete a estrutura organizacional (ex.: direção, 
gerências, operações, etc.). Refere-se às divisões, aos 
setores e aos departamentos de uma instituição e, 
apesar de ser menos usado, alguns profissionais da 
área consideram que talvez possa refletir melhor 
alguns aspectos das exigências da classificação 
arquivística. 
• Por assunto, referente aos conteúdos registrados nos 
documentos. Reflete os assuntos ligados à instituição. 
(ex.: finanças, pessoal, material, etc.). Praticamente 
não é utilizado e quase não é citado na literatura 
especializada. 
 
A classificação funcional é a representação lógica das 
funções, subfunções e atividadesdo organismo 
produtor. Por isso, ela independe da estrutura e de suas 
mudanças no decorrer do tempo. A classificação 
funcional é a mais apropriada para órgãos públicos do 
Poder Executivo que sofrem frequentes alterações em 
sua estrutura, de acordo com as injunções políticas. 
Apesar de mais complexa, a classificação funcional é mais 
duradoura. 
Considerando-se que as estruturas podem mudar com 
alguma frequência e que as funções e atividades, em 
geral, permanecem estáveis, o Plano de Classificação 
funcional permite atualizações periódicas sem 
comprometer os códigos numéricos de classificação 
atribuídos aos tipos/séries documentais. 
A classificação estrutural representa, de acordo com o 
organograma, os vários níveis de divisão interna do 
organismo produtor: coordenadorias, departamentos, 
divisões, centros, setores e cada um dentro da estrutura 
executam determinadas atribuições. Se a atribuição de 
um setor for transferida para um outro ou, então, se um 
novo setor for criado e suas atribuições forem 
redistribuídas, todos os documentos deverão ser 
reclassificados para acompanhar a reestruturação. Em 
órgãos públicos esse método não é o mais adequado. 
 
Segundo Schellenberg (2002), há três métodos básicos 
que podem ser utilizados na classificação de documentos 
públicos: o funcional, o organizacional (ou estrutural) e 
o por assunto. 
Classificação funcional 
Agrupa os documentos de acordo com a 
função/atividade/transação que lhes deu origem. Criam-
se, portanto, unidades de arquivamento - 
processos/dossiês - para cada ato ou transação. 
Classificação organizacional ou estrutural 
A principal forma de se agrupar documentos 
organizacionalmente é a descentralização dos mesmos, 
na qual cada órgão, departamento ou divisão, que 
executa atividades bem distintas dos demais, mantém 
seus próprios arquivos. 
Classificação por assunto 
A maior parte dos documentos públicos deve ser 
classificada segundo a origem organizacional e funcional. 
Os que merecem classificação por assunto não devem 
ser forçados num esquema elaborado segundo 
princípios estabelecidos a priori, mas devem ser 
agrupados em classes estabelecidas, pragmaticamente 
sobre uma base a posteriori. 
 
ELABORAÇÃO DE UM PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 
Todas as Unidades de uma Organização possuem planos 
de classificação de documentos. Cada Área identifica as 
suas Pastas, Caixas e etc. do modo como conhecem. Mas, 
é interessante entender como é a sistemática para se 
montar um Plano que facilite o trabalho de 
arquivamento, acesso e destinação dos documentos. 
Vamos apresentar um modelo denominado 
estrutural/funcional que se baseia nas estruturas e 
funções da instituição, pode ser utilizado por qualquer 
Unidade. Siga as etapas abaixo sugeridas: 
a) Identifique as Atribuições e Atividades da Instituição e 
da Área em que você trabalha Você poderá encontrar 
essas informações pesquisando nos atos legais que vezes 
são Portarias, Deliberações, Estatuto, outras vezes, você 
encontra essas informações nas primeiras Atas e 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
21 
Relatórios da sua Área. Em último caso, analise as 
atividades desenvolvidas e descreva-as. 
b) Relacione e organize o que você levantou. Dica: 
aproveite e organize uma Pasta com os atos relativos a 
implantação de sua Área/Órgão e/ou o que você 
conseguiu descrever. 
c) Identifique os tipos de documentos que “nascem” a 
partir do cumprimento das atividades identificadas 
Relacione-os abaixo das suas respectivas atividades 
foram levantadas 
Obs.: uma atividade pode gerar vários documentos e um 
tipo de documento pode ser produzido em grande 
escala. 
 
 
EXERCÍCIOS 
 
 
01. (INSTITUTO AOCP - 2018 - ADAF - AM - Assistente 
Técnico) Quais são as operações que servidores 
treinados devem realizar para a classificação de 
documentos? 
a) Recepção e armazenamento. 
b) Análise e encaminhamento. 
c) Controle e preservação. 
d) Guarda e conservação. 
e) Estudo e codificação. 
 
 
02. (INSTITUTO AOCP - 2018 - ADAF - AM - Assistente 
Técnico) A que se refere o conceito que consiste em 
organizar os documentos produzidos e recebidos pela 
organização no exercício de suas atividades, de forma a 
constituir-se em um referencial para a sua recuperação? 
a) Codificação de documentos. 
b) Catalogação de documentos. 
c) Classificação de documentos. 
d) Conservação de documentos. 
e) Arquivamento de documentos. 
 
 
03. (INSTITUTO AOCP - 2021 - Prefeitura de João Pessoa 
- PB - Assistente Administrativo) Como Assistente 
Administrativo, é de sua atribuição auxiliar na 
racionalização dos procedimentos para a gestão 
documental institucional a fim de integrar a política de 
informação em arquivos, seja esta de natureza pública 
ou privada. Em qual ou em quais fase(s), no contexto 
arquivístico, você estará realizando as atividades de 
elaboração e de emprego de planos de classificação? 
a) Fases intermediária e permanente. 
b) Fases corrente e intermediária. 
c) Fase intermediária. 
d) Fase permanente. 
e) Fase corrente. 
 
04. (INSTITUTO AOCP - 2021 - Prefeitura de João Pessoa 
- PB - Assistente Administrativo) Assinale a alternativa 
que apresenta os critérios que podem ser adotados nos 
planos de classificação e que correspondem às funções e 
às divisões, setores e departamentos de uma instituição. 
a) Processual e organizacional. 
b) Rotineiro e especializado. 
c) Institucional e departamental. 
d) Individualizado e globalizado. 
e) Funcional e estrutural. 
 
05. (INSTITUTO AOCP - 2021 - PC-PA - Escrivão de Polícia 
Civil) Entre os métodos de classificação de documentos 
arquivísticos consolidados pela arquivística, qual atende 
melhor as caraterísticas orgânicas de Arquivo? 
a) Método por Assunto. 
b) Método Estrutural. 
c) Método Funcional. 
d) Método Alfabético. 
e) Método Soundex. 
 
06. (INSTITUTO AOCP - 2019 - Câmara de Cabo de Santo 
Agostinho - PE - Auxiliar Administrativo) Um dos mais 
importantes aspectos a ser considerado na organização 
de um arquivo é manter um plano de classificação. 
Assim, assinale a alternativa que apresenta os passos 
que devem ser analisados na elaboração de um plano de 
classificação. 
a) Elencar a responsabilidade de um servidor na 
execução das operações de arquivos; analisar as 
necessidades de localização acessível e com capacidade 
de expansão; e se o arquivo deve ficar no andar térreo 
devido ao volume. 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
 
22 
b) Identificar as atribuições e atividades da Instituição e 
da área em que se trabalha; relacionar e organizar o que 
se levantou; e identificar os tipos de documentos que 
têm origem no cumprimento das atividades 
identificadas. 
c) Posicionar o arquivo na estrutura da instituição; 
subordinar o arquivo preferencialmente a um órgão 
operacional; viabilizar o acesso de todos os setores e 
funcionários de diferentes níveis de autoridade; e 
facilitar a comunicação. 
d) Constituir um sistema de informação, dotado de 
recursos técnicos e materiais adequados; atender à 
acelerada demanda de nossos tempos; e coordenar os 
serviços de arquivo de forma centralizada em cada fase. 
 
07. (FCC - 2007 - Câmara dos Deputados - Técnico 
Legislativo - Assistente Administrativo) Na classificação 
dos documentos de arquivo, o método funcional é 
preferível ao estrutural porque 
a) está mais próximo dos adotados na catalogação 
bibliográfica. 
b) faz uso de descritores e palavras-chave. 
c) distribui as unidades de descrição em 10 (dez) grandes 
classes hierárquicas. 
d) corresponde a atividades rotineiras e estáveis da 
instituição. 
e) facilita as futuras operações de microfilmagem e 
digitalização. 
 
 
08. (IDECAN - 2019 - AGU - Arquivista) O estabelecimento 
das classes e subclasses de um plano de classificação 
pode ser pelos critérios: 
I. funcional, no qual as classes correspondem à função 
dos documentos; 
II. estrutural, de acordo com a estrutura organizacional 
de determinada instituição; 
III. por assunto, referenteaos conteúdos registrados nos 
documentos; 
IV. por local, onde a localização do documento determina 
a classificação. 
Analise os itens acima e assinale 
a) se todos os itens estiverem corretos. 
b) se apenas os itens I, II e IV estiverem corretos. 
c) se apenas os itens I, II e III estiverem corretos. 
d) se apenas os itens II e III estiverem corretos. 
e) se apenas os itens II, III e IV estiverem corretos. 
 
09. (CONSULPLAN - 2016 - Prefeitura de Venda Nova do 
Imigrante - ES - Almoxarife) Na elaboração de planos de 
classificação de documentos do arquivo de uma 
entidade (pessoa jurídica), ao estabelecer as classes do 
plano de classificação, quais tipos de critérios devem ser 
normalmente seguidos? 
a) Funcional ou estrutural. 
b) Proporcional ou aleatório. 
c) Sequencial ou conjuntural. 
d) Simplificado ou contextual. 
10. (IADES - 2019 - AL-GO - Arquivista) A classificação de 
documentos de arquivo que leva em consideração a 
razão de ser do documento é 
a) temática. 
b) funcional. 
c) estrutural 
d) por assunto. 
e) sistêmica. 
 
 
 
 
 
 
 
GABARITO 
01. E 06. B 
02. C 07. D 
03. E 08. C 
04. E 09. A 
05. C 10. B 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
23 
NOÇÕES DE ARQUIVO PERMANENTE 
 
 
Arquivo Permanente é o conjunto de documentos 
preservados por possuírem valor secundário. 
 
A função de um arquivo permanente é reunir, conservar, 
arranjar, descrever e facilitar a consulta aos 
documentos sob sua custódia. 
 
Embora não exista a atividade de gestão documental nos 
arquivos permanentes, notamos a realização de outras tão 
igualmente vitais para o bom funcionamento de um 
arquivo, são elas: arranjo, descrição, difusão e 
conservação. 
 
• ARRANJO → reunião e ordenação adequada dos 
documentos; 
• DESCRIÇÃO e PUBLICAÇÃO → acesso aos 
documentos para consulta e divulgação; 
• DIFUSÃO ou REFERÊNCIA → política de acesso e 
uso dos documentos. 
• CONSERVAÇÃO → medidas de proteção dos 
documentos e do seu lugar de guarda. 
 
 
 
ARRANJO 
Arranjo é uma terminologia usada exclusivamente nos 
arquivos permanentes para designar a mesma atividade de 
classificação na gestão documental. 
A sistemática de arranjo inicia-se no momento do 
recolhimento, sendo realizada quando se recebe 
documentos desordenados. O arranjo deve respeitar a 
classificação de origem (desde os arquivos correntes). 
O arranjo é ao mesmo tempo uma atividade intelectual, 
conforme explicitada anteriormente, e uma atividade 
material: deve-se organizar os documentos internamente 
uns em relação aos outros, colocá-los em caixas ou pastas 
e ordená-los em estantes. 
 
 
 
DESCRIÇÃO e PUBLICAÇÃO 
A descrição é atividade também exclusiva de arquivo 
permanente, e consiste na elaboração de instrumentos 
de pesquisa que possibilitem a identificação, o 
rastreamento, a localização e a utilização de dados. É 
imprescindível que para a sua realização já tenha sido 
executado o arranjo documental, haja vista que a descrição 
deve revelar ao pesquisador o meio orgânico em que os 
documentos foram produzidos, ou seja, a relação entre os 
conjuntos documentais. 
Nesse sentido, a descrição aplica-se a conjuntos de 
documentos; as séries (órgãos e suas subdivisões, 
atividades funcionais ou grupos documentais da mesma 
espécie) são consideradas unidades para fins de descrição. 
As tarefas da descrição levam à elaboração dos chamados 
instrumentos de pesquisa. Constituem eles vias de acesso 
do historiador ao documento, sendo a chave da utilização 
dos arquivos como que fontes primárias da história. Os 
instrumentos podem ser genéricos ou específicos. 
- Guia: instrumento de pesquisa mais abrangente, 
com linguagem que permite atingir também o 
grande público. Este instrumento permite uma 
visão geral do acervo. 
- Inventário: instrumento de pesquisa que descreve 
conjuntos documentais ou partes do fundo. É 
parcial e traz uma descrição sumária (coletiva). 
- Catálogo: instrumento que descreve documento 
a documento unitariamente, respeitando ou não 
a ordem da classificação. Apresenta uma 
descrição analítica (unitária). 
- Catálogo seletivo: instrumento que descreve 
minuciosamente peças documentais selecionadas 
de um ou mais fundos. 
- índices: instrumentos complementares dos 
catálogos e inventários, por apresentar nomes, 
locais ou assuntos em ordem alfabética e 
remetendo o leitor às respectivas notações de 
localização. 
- Edição de fontes: apresentação do texto integral. 
Aconselha-se que além dos textos sejam 
apresentados estudos introdutórios e fontes 
paralelas. 
 
 
 
 
 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
 
24 
DIFUSÃO OU REFERÊNCIA 
É nesta fase que se completam as funções do arquivista: 
aproximar o arquivo da comunidade, com atividades 
voltadas às áreas social, educativa e cultural. 
Cabem duas ações na difusão: a que lança elementos de 
dentro para fora e a que promove atrativos no recinto do 
arquivo. 
Atividades como visitas à comunidade, visitas orientadas no 
arquivo, exposições, trabalhos conjuntos entre escolas e 
arquivos beneficia tanto a comunidade, por conhecer fontes 
documentais que baseiam sua história, como para os 
arquivos que alcançam representatividade para o de-
senvolvimento de suas atividades. 
As atividades de difusão não podem afastar o arquivo da 
sua função principal que é a de servir às necessidades das 
administrações a que servem. 
 
 
CONSERVAÇÃO 
É o conjunto de atividades que visam à preservação dos 
documentos, isto é, ações realizadas com o objetivo de 
desacelerar os processos de degradação por meio de 
controle ambiental e de tratamentos específicos. 
 
 
EXERCÍCIOS 
Noções de Arquivo Permanente 
 
 
Julgar os itens seguintes assinalando CERTO para as 
assertivas corretas e ERRADO para as assertivas 
ERRADAS 
 
01. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário / Administrativa 
- 2009 – Adaptada) - A função de um arquivo 
permanente é reunir, conservar, arranjar, descrever e 
facilitar a consulta aos documentos. 
Certo - Errado 
 
02. (CESPE – SEPLAG / DFTRANS - Analista de Transportes 
Urbanos/Arquivista - 2008) - As atividades relacionadas 
ao arquivo permanente podem ser reunidas nos 
seguintes grupos: arranjo, descrição e publicação, 
conservação e referência. 
Certo - Errado 
03. (CESPE - 2012 - ANATEL - Técnico Administrativo) 
Acerca de documentos de arquivo, julgue os itens que se 
seguem. 
Os documentos de valor permanente, consoante 
legislação, não devem ser eliminados ou alienados. 
Certo - Errado 
 
04. (CONSULPLAN - 2012 - TSE - Técnico Judiciário - Área 
Administrativa) Entre os procedimentos que 
correspondem ao Arquivo Permanente, está 
diretamente relacionado à elaboração dos instrumentos 
de pesquisa o(a) 
a) tabela de temporalidade. 
b) descrição. 
c) avaliação. 
d) protocolo. 
 
05. (CESPE - 2012 - MPE-PI - Analista Ministerial - 
Documentação - Cargo 4) Considerando a descrição de 
documentos, julgue os próximos itens. 
Embora possa abranger todo elemento de informação de 
um documento, independentemente do estágio de 
gestão no qual esse documento esteja, a descrição é uma 
atividade típica dos arquivos permanentes. 
Certo - Errado 
 
06. (CESPE - 2012 - MPE-PI - Analista Ministerial - 
Documentação - Cargo 4) Considerando a relevância 
social dos arquivos, julgue os itens que se seguem 
A difusão arquivística objetiva atender a um tipo 
específico de usuário: o historiador. 
Certo - Errado 
 
07. (CESPE - 2011 - Correios - Analista de Correios - 
Arquivologia) Considerando a teoria e a prática de 
arranjo em arquivos permanentes, julgue os itens a 
seguir. 
A operação de arranjo refere-se à ordenação de 
conjuntos documentais remanescentes após a aplicação 
nesses conjuntos da destinação final determinada nas 
tabelas de temporalidade. 
Certo - Errado 
 
SEOP 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
25 
08. (FCC - 2011 - TRT - 19ª Região (AL) - Analista Judiciário 
- Arquivologia) A organização dos arquivos, como 
enfatizou Janice