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Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 2/77 Sumário Conceitos Fundamentais de Arquivologia .................................................................................................................... 3 Documentos Arquivísticos ............................................................................................................................................ 8 Instituições Arquivística Brasileiras ............................................................................................................................ 12 Ciclo Vital dos Documentos ........................................................................................................................................ 21 Sistemas e Métodos de Arquivamento ...................................................................................................................... 24 Gestão de Documentos e Arquivo Corrente .............................................................................................................. 39 Atividades de Protocolo.............................................................................................................................................. 46 Arquivo Intermediário, Classificação e Avaliação de Documentos ............................................................................ 53 Arquivos Permanentes ............................................................................................................................................... 61 Preservação, Conservação e Restauração de Arquivos .............................................................................................. 66 Gestão Arquivística Digital .......................................................................................................................................... 71 Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 3/77 Conceitos Fundamentais de Arquivologia Conceitos de Arquivos Existem múltiplos significados para o termo "arquivo" em nossa língua. mas dirija suas atenções à primeira. Arquivos públicos e privados Conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Arquivos públicos Conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. Arquivos privados Conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas e jurídicas, em decorrência de suas atividades. Agora que esclarecemos os conceitos de arquivos, talvez você esteja curioso sobre as definições de Arquivologia e Arquivística. Conceito de Arquivologia A Arquivologia é uma área de estudo que se dedica a compreender as diferentes funções dos arquivos, bem como os princípios e técnicas necessários para produzi-los, organizá-los, guardá-los, preservá-los e utilizá-los de forma adequada. Também chamada Arquivística. Vamos examinar neste estudo as transformações que ocorreram no caráter dos arquivos durante o declínio das civilizações antigas e o advento da Idade Média, com foco especial na França, Inglaterra e Estados Unidos. Nosso objetivo é compreender as razões por trás da criação de organismos nacionais para a guarda e preservação de arquivos. França Ocorreu a criação do primeiro Arquivo Nacional do mundo, o Arquivo Nacional de Paris foi a resposta encontrada para preservar os documentos que registravam as conquistas e glórias da Nova França, que seriam depositados nesse arquivo, em 1790 (Revolução Francesa). Inglaterra Ao contrário do que ocorreu na França, a criação de um Arquivo Nacional na Inglaterra não teve como objetivo a preservação de provas históricas ou o registro de um momento de instabilidade social. Na verdade, a principal motivação foi de ordem prática como cultural, pois a gestão arquivística no país era caótica. Então, em 1838 foi criado o Arquivo Central Inglês com a sanção da Lei dos Documentos Públicos. Estados Unidos O caso dos Estados Unidos apresenta semelhanças com o da Inglaterra, embora tenha ocorrido em um período posterior. Após intenso debate e negociação no Congresso, Arquivo Nacional americano foi criado em 1934. Analisando esses exemplos ao redor do mundo, torna-se possível identificar e ilustrar claramente as principais razões pelas quais foram criadas estruturas públicas para a guarda e preservação de documentos, como os Arquivos Nacionais. Em síntese, tais razões são: Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 4/77 Razões Práticas Torna-se imprescindível aumentar a eficiência do governo. Razões Culturais Os arquivos públicos são uma fonte cultural comparável a livros, coleções de museus e outras fontes similares. Razões Pessoais Interesse pessoal ou da sociedade. Razões Oficiais Os documentos, inclusive os mais antigos, são imprescindíveis às atividades governamentais e constituem a principal fonte de informação na grande maioria das suas ações. Princípios de Arquivologia Princípio da Proveniência É um princípio básico da arquivologia, onde um arquivo produzido por uma entidade coletiva, indivíduo ou família não deve ser combinado com os arquivos de outras entidades produtoras. Esse princípio também é conhecido como princípio do Respeito aos Fundos ou Método Histórico. Conforme a DBTA, é correto afirmar que fundo e arquivo possuem o mesmo significado: Conjuntos de documentos de uma mesma entidade. Os fundos podem ser divididos em: ➢ Fundos abertos: Acrescenta-se novos documentos na entidade. ➢ Fundos fechados: Não é acrescentado novos documentos. O princípio da Proveniência pode ser dividido em duas esferas: ➢ Princípio do Respeito aos Fundos: Foca na parte Externa, ou seja, não permite a mistura de documentos produzidos por outra entidade produtora. ➢ Princípio do Respeito a Ordem Original: Foca na parte Interna, ou seja, preserva a organização inicial dos documentos. Princípio da Organicidade Trata-se da conexão entre os documentos de um arquivo, a qual se dá em virtude das atividades realizadas pela própria entidade produtora. Princípio da Unicidade De acordo com o princípio da Unicidade, os documentos de arquivo mantêm sua singularidade (Função Preservada), independentemente de sua forma, gênero, tipo ou suporte, em função ao contexto em que foram criados. Princípio da Indivisibilidade Esse princípio afirma que os fundos de arquivo devem ser preservados íntegros, sem sofrer dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou acréscimo indevido. Princípio da Cumulatividade Os arquivos consistem em registros orgânicos que estão ligados às atividades da entidade produtora e que se acumulam gradualmente ao longo do tempo. Também conhecido como princípio da Naturalidade. Esses primeiros cinco princípios são considerados fundamentais para a prova. A seguir, serão apresentados outros princípios relevantes para compreendermos mais profundamente essa área do conhecimento. Princípio da Reversibilidade O princípio da Reversibilidade estabelece que qualquer procedimento ou tratamento realizado em documentos arquivísticos deve ser passível de ser desfeito, caso seja necessário. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.comem discos, CDs ou fotografias, bem como em arquivos especializados, como os de medicina, economia, entre outros. Correspondente Nª Pasta São Paulo 1 Tribunal Eleitoral 2 Banco Itaú 3 Quebrando Questões 4 Após enumerar de acordo com a entrada, é comum criar um índice alfabético. É aplicado a ordenação alfabética. Correspondente Nª Pasta Banco Itaú 3 Quebrando Questões 4 São Paulo 1 Tribunal Eleitoral 2 Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 31/77 Método Numérico Cronológico Diferentemente dos métodos anteriores, a numeração é atribuída ao próprio documento e não à pasta. Esse método é bastante utilizado no setor público, especialmente por meio de sistemas de protocolo único, como fichas ou registros eletrônicos, que atribuem uma numeração sequencial única aos documentos produzidos e recebidos. Uma das vantagens desse método é que ele proporciona maior sigilo. Método Numérico Dígito-Terminal Esse método consiste em dividir o número do documento em grupos de dois dígitos cada um e lê-los da direita para a esquerda, formando pares. ➢ Vantagens: Redução de erros. ➢ Desvantagens: Dificuldade de leitura. M. Numérico Simples M. Dígito-Terminal 55.312 21-97-04 85.112 08-51-12 219.704 05-53-12 772.788 77-27-88 Método Ideográfico ou por Assunto O método ideográfico enfatiza o assunto como o elemento principal a ser considerado, o que o torna menos prático de aplicar, uma vez que está sujeito à interpretação do usuário e requer um conhecimento completo das atividades da instituição. Nesse método, cada instituição deve criar um plano de classificação que inclua todos os assuntos relevantes à sua organização. Classificação do Método O método alfabético é empregado quando a quantidade e a variedade de assuntos da documentação a ser arquivada são reduzidas. Alfabético (DIRETO) ➢ Dicionário: Dispostos alfabeticamente. Ex.: • Cursos de doutorado. • Cursos de especialização. • Cursos de formação. • Cursos de metrado. • Cursos de pós-graduação. ➢ Enciclopédico: Agrupados sob títulos. Ex.: • Cursos o Especialização. o Formação. o Pós-graduação. ▪ Doutorado. ▪ Mestrado. Observações: • Os números são ordenados do menor para o maior, utilizando os útimos dois dígitos. • Se tiver um empate, é analisado o grupo do meio. • Se é composto por 5 dígitos, o 0 é acrescentando a sua esquerda. • Cada dupla de dígitos, tem um nome. Ex: 28 - 88 - 04 = 04: Grupo um. | 88: Grupo dois | 21: Grupo três. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 32/77 Alfabético (INDIRETO) ➢ Duplex: A documentação é organizada em classes, agrupadas por temas, seguindo uma estrutura que vai do mais abrangente ao mais específico e não tem limite de criação. Ex.: 0 - Atividades Administrativa 1 - Pesquisas. • 1-1 Administração. o 1-1-1 Aplicada a empresa. o 1-1-2 Aplicada a casa. • 1-2 Medicina. • 1-3 Fisioterapia. • 1-4 Odontologia. o 1-4-1 Saúde bucal. o 1-4-2 Escovação de dentes. 2 - Cursos. 3 - Publicações ➢ Decimal: Aqui está uma estrutura que vai do geral ao específico, com um limite máximo de 10 classes composto por 3 algarismos. Ex.: 000 – Administração. 100 – Assistência Técnica. 200 – Pesquisas. 300 -Publicações. 310 Impressão. 320 Exposição. 330 Vendas. 331 Vendas na internet. 331.1 Vendas no Instagram. 400 Vago. 500 Vago. 600 Vago. 700 Vago. 800 Vago. 900 Assuntos Diversos. ➢ Unitermo ou Indexação Coordenada: Neste método, é atribuído um número crescente a cada documento de acordo com sua ordem de entrada no arquivo, com a finalidade de identificar e localizá-lo facilmente quando necessário. Após a numeração, o documento é analisado para identificar suas principais características e palavras-chave. Todas essas informações serão transferidas para uma ficha índice. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 33/77 Método Padronizados Além da utilização de números e letras como já estudado, as cores também foram utilizadas como recurso para a organização dos arquivos. São divididos: Variadex, o Automático, o Soundex, o Rôneo e Mnemônico. Método Variadex A introdução das cores como elementos auxiliares tem como objetivo facilitar tanto o processo de arquivamento quanto a posterior localização dos documentos. É utilizado 5 cores como mostra ao lado! A,B,C,D e abreviações -> Ouro E,F,G,H e abreviações -> Rosa I,J,K,L,M,N e abreviações -> Verde O,P,Q e abreviações -> Azul R,S,T,U,V,X,Y,Z e abreviações -> Palha É recomendado que as cores sejam designadas com base na segunda letra do nome de entrada, em vez da letra inicial. Nomes Entrada Cores C. Forc, S.A C. (abreviação) Ouro Deror, Marcio Romero Deror Rosa Finamo, Robs Finamo Verde Florenzo, Audy José Florenzo Verde Pomero, Antoni Pomero Azul Tremora, Luiz Tremora Palha Método Automático Os documentos são organizados com pastas e divisórias que já indicam a ordem alfabética das letras. Não cai em concursos. Método Soundex As unidades de armazenamento são classificadas de acordo com seu código, sem levar em consideração a ordem alfabética. Não é praticado no Brasil. Método Rôneo e Mnemônico O uso de combinações de letras, números e cores é considerado ultrapassado no sistema de rôneo. Por outro lado, no sistema mnemônico, são criados mnemônicos, como esquemas, gráficos, símbolos e palavras, para ajudar o arquivista a memorizar. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 34/77 Método Alfanumérico O método alfanumérico é uma técnica de classificação que envolve a combinação de letras e números. Esse método é considerado semi-indireto, pois não é completamente direto nem completamente indireto. No método alfanumérico, é usada uma tabela que cobre seções do alfabeto, previamente planejadas pelo profissional responsável por sua criação. Divisões do Alfabeto Número da Pasta AA-AH 1 AI-AL 2 AM-AS 3 AT-AZ 4 BA-BL 5 BM-BT 6 BU-BZ 7 ..... 8 a 88 YA-YZ 89 ZA-ZZ 90 Assim, a organização dos nomes deve ocorrer da seguinte maneira: Nome Pasta Airton, Thiago Romero 2 Ahraia, Renata Silva 1 Bartolomeu, Lucas Coelho 5 Yara, Sampaio Dias 89 Tipos de pastas Pasta Suspensas • O sistema de arquivamento suspenso é amplamente utilizado em arquivos correntes, pois é fácil de encontrar e acessar. • Esse nome é derivado do fato de que os arquivos ficam suspensos durante o período de armazenamento. • Para facilitar a organização, geralmente possuem guias (projeções) nas quais são registrados os assuntos, nomes ou interessados. Pasta Az • Esse sistema é amplamente utilizado em arquivos correntes, pois é fácil de encontrar e acessar. • A encadernação é composta por um gancho central onde os documentos são inseridos após serem perfurados, e é comum que seja armazenada em pé. • O método é amplamente utilizado em escritórios e escolas. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 35/77 Pasta Catálogo Ofício • As pastas catálogo são altamente recomendadas para guardar documentos que não podem ser rasurados. • Funcionam como um caderno, onde as folhas são inseridas frente e verso emcada página plástica. • Sua durabilidade é uma das principais características desse tipo de pasta. Pasta L • Uma das principais características das pastas L é a sua durabilidade. • Podem ser encontradas em diferentes cores, permitindo a adoção de uma variedade de sistemas de organização e subdivisões dentro de outras pastas. • Frequentemente utilizadas em arquivos pessoais e em contextos não profissionais. Pasta Sanfona • As pastas com várias divisórias possibilitam a organização e separação de documentos de acordo com diferentes critérios adotados pela instituição, como assunto, ordem alfabética, entre outros. • O método é amplamente utilizado em escritórios e escolas. Pasta Grampo • As pastas com grampos (ou trilhos) possibilitam a fixação dos documentos na pasta após perfurá-los. Pasta com Aba Elástico • As pastas com abas retráteis e elásticos em suas extremidades permitem a organização de diversos tipos de documentos, protegendo-os de possíveis amassados e danos. • Utilizadas tanto em ambiente residencial quanto institucional. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 36/77 Caixas Tipos de arquivos Caixas • É comum utilizar caixas box ou caixas de arquivo para acondicionamento de documentos. • São amplamente utilizadas em arquivos intermediários. • Possuem um tamanho adequado para armazenar folhas no formato A4 ou ofício sem a necessidade de dobrá-las, garantindo a proteção dos documentos. Arquivo de Gavetas • Nele os papéis são normalmente mantidos em pastas suspensas. • Essa prática é amplamente empregada em arquivos correntes. Arquivo de Fichário • Esse arquivo tem sido gradualmente substituído pela informatização dos processos arquivísticos, no entanto, ainda pode ser encontrada em algumas instituições que utilizam fichas como método de organização. Arquivos Deslizantes • Formado por fileiras de estantes. • Essa prática possibilita a otimização do espaço disponível para armazenamento com um alto investimento. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 37/77 Armazenamento Os documentos devem ser preservados em locais que ofereçam condições ambientais adequadas para sua conservação, pelo período estabelecido na tabela de temporalidade e destinação. Deve ser evitado Áreas externas Áreas internas • Áreas de risco de vendavais e outras intempéries, e de inundações. • Áreas de risco de incêndios. • Áreas próximas a indústrias pesadas com altos índices de poluição. • Áreas próximas a instalações estratégicas, como indústrias e depósitos de munições. • Os espaços destinados ao trabalho e circulação de visitantes devem satisfazer as exigências de comodidade e funcionalidade. Áreas de Depósitos Cuidados no Depósito • Evitar, principalmente, os subsolos e porões, em razão do grande risco de inundações, dando preferência a terrenos mais elevados, distanciados do lençol freático; • A área dos depósitos não deve exceder a 200 m2; • Evitar tubulações hidráulicas; • Prever condições estruturais de resistência a cargas; • Evitar todo tipo de material que possa promover risco de propagação de fogo ou formação de gases; • Promover a ventilação dos ambientes de forma natural ou artificial; • Evitar a presença de pessoas em trabalho ou consulta em tais ambientes; • Manter suprimento elétrico de emergência. Nas áreas de depósito, os documentos devem ser armazenados separadamente a saber: • documentos textuais, como manuscritos e impressos; • documentos encadernados; • documentos textuais de grande formato; • documentos cartográficos, como mapas e plantas arquitetônicas; • documentos iconográficos, como desenhos, gravuras e cartazes; • documentos em meio micrográfico; • documentos fotográficos; • documentos sonoros; Condições Ambientais As áreas de pesquisa e trabalho devem receber um tratamento diferenciado em relação aos depósitos devido às condições climáticas específicas. Com o tempo, os suportes dos documentos sofrem deterioração natural causada por reações químicas, que são intensificadas pela variação de temperatura e umidade relativa do ar, bem como pela exposição a poluentes atmosféricos e radiação luminosa, especialmente os raios ultravioletas. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 38/77 Recomendações de ambiente • Armazenar todos os documentos em condições ambientais que assegurem sua preservação, pelo prazo de guarda estabelecido; • Monitorar as condições de temperatura e umidade relativa do ar; • Proteger os documentos e suas embalagens da incidência direta de luz solar; • Promover regularmente a limpeza e o controle de insetos; • Manter um programa integrado de higienização. Acondicionamento Para garantir a preservação dos documentos, é essencial que sejam acondicionados em mobiliários e invólucros apropriados. Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos, tais como mapas, plantas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente em mapotecas adequadas ou enrolados em tubos de cartão alcalino e acomodados em armários ou gavetas. As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e computador, devem ser mantidas distantes de campos magnéticos que possam comprometer os dados. As caixas de arquivo devem ser resistentes para suportar o manuseio, peso dos documentos e pressão, caso precisem ser empilhadas. Mapotecas • Armazena Documento de valor permanete com grandes formatos, como plantas e cartazes. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 39/77 Gestão de Documentos e Arquivo Corrente Gestão de Documentos Conjunto de procedimentos e operações técnicas que busca racionalizar, tornar eficiente, eficaz e ágil a parte da produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento. Objetivos • Assegurar a total disponibilidade e a conservação. • Fornecer as informações de forma adequada, no momento apropriado e para as pessoas corretas. • Executar de maneira eficiente todos os procedimentos relacionados à administração de documentos arquivísticos, levando em consideração a economia. • Empregar de maneira apropriada os equipamentos disponíveis. • Realizar a avaliação e seleção de documentos sem valor e eliminá-los de maneira segura. Fases da gestão de documentos Atividades da gestão de documentos Produção • Relacionado com os princípios da organicidade e naturalidade. • Racionalização do processo (produzir o que é indispensável). • Melhoria na utilização dos recursos. Utilização • Aqui ocorre o trajeto percorrido pelo documento durante sua função administrativa. • Inclui as atividades de protocolo, de expedição, de organização e arquivamento. • Controle, uso e armazenamento dos documentos. Avaliação e Destinação • Definir os prazos de retenção e destino final do documento. • Descarte regular de documentos sem valor para a guarda permanente. • Realizar a análise nas transferências e recolhimentos nos arquivos intermédiarios e permanentes. Classificação Avaliação Seleção Destinação Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 40/77 Classificação Agrupar os documentos que tratam do mesmo tema e atribuir termos-chave que representam o conteúdo de cadaum deles. Dessa forma, é possível encontrar rapidamente documentos relevantes e simplificar as tarefas que envolvem a gestão de informações. Essa fase ocorre no protocolo quando é registrado o documento. Métodos de Classificação de Schellenberg Funcional (ação dos documentos) o É uma técnica de organização que se baseia na lógica das funções, subfunções e atividades exercidas pelo organismo produtor. o É considerada a mais adequada para órgãos públicos, devido às constantes alterações estruturais em função de mudanças políticas que podem ocorrer. • Consequências: Funções inalteradas e organização das funções. Organizacional (estrutura do órgão produtor) o É uma técnica de organização baseada na estrutura organizacional da empresa através de vários níveis de segmentação interna do organismo produtor. Ex.: diretorias, coordenadorias e supervisões. o Essa classificação foca no desenho da sua estrutura organizacional e não nas funções. • Consequências: Pode ocorrer mistura nos documentos com mesma função em vários departamentos diferentes. Por assuntos (Assuntos do documento) o A classificação por assunto é aplicada a documentos específicos que não estão relacionados à ação governamental ou não estão vinculados a ela. o Logo, essa por assunto deve ser evitada, pois pode causar dificuldades no processo de avaliação de documentos. Classificação Estudo: Para identificar o assunto de um documento, é preciso lê-lo cuidadosamente. Ao ler, é possível entender o conteúdo e identificar os tópicos principais abordados. Codificação: É colocado o código para o assunto que se trata no documento. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 41/77 Avaliação dos Documentos A avaliação de documentos é uma etapa crucial do gerenciamento de arquivos, na qual são estabelecidos os prazos de retenção e o destino de cada documento. Através desse processo, é definido se e quando os documentos devem ser eliminados ou mantidos permanentemente, levando em consideração o valor (Primário e Secundário) que é atribuído a cada documento. A avaliação de documentos é uma tarefa que exige grande complexidade e profundidade de conhecimento, exigindo a formação de equipes mistas, conhecidas como Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos. Essas equipes são compostas por arquivistas e representantes das áreas de negócio da instituição, que trabalham juntos para realizar avaliações precisas e completas. DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS • Art. 9º Serão instituídas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal, órgãos técnicos com o objetivo de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados no seu âmbito de atuação para garantir a sua destinação final, nos termos da legislação vigente e das normas do Siga, com as seguintes competências: • I - elaborar os códigos de classificação de documentos e as tabelas de temporalidade e destinação de documentos, que são instrumentos técnicos de gestão relativos às atividades-fim de seus órgãos e entidades e submetê-los à aprovação do Arquivo Nacional; • II - aplicar e orientar a aplicação do código de classificação de documentos e a tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio da administração pública federal e de suas atividades-fim aprovada pelo Arquivo Nacional; • III - orientar as unidades administrativas do seu órgão ou entidade, analisar, avaliar e selecionar o conjunto de documentos produzidos e acumulados pela administração pública federal, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos documentos destituídos de valor; • IV - analisar os conjuntos de documentos para a definição de sua destinação final, após a desclassificação quanto ao grau de sigilo; • V - observado o disposto nos incisos I e II, submeter as listagens de eliminação de documentos para aprovação do titular do órgão ou da entidade. Seleção e Destinação ➢ Seleção: Separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade ➢ Destinação: Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação. Tipos de Destinação Eliminação: Quando o prazo de guarda de um documento é cumprido e ele não possui valor secundário, é realizado o processo de destruição. Transferências: Os documentos são encaminhados para um arquivo intermediário a fim de cumprir o prazo de guarda e a espera sua destinação. A Transferência pode ser permanente (realizado em intervalos ou periódica (cronograma de intervalos regulares). Recolhimento: São documentos enviado para o arquivo permanente. Esse processo pode ocorrer de três maneiras: sistemática, seguindo um cronograma preestabelecido; regular, sempre que o limite de uso primário é ultrapassado; ou selvagem, sem critérios definidos. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 42/77 Instrumentos O plano de classificação e a tabela de temporalidade de documentos são os principais instrumentos utilizados na gestão de documentos. Programas e Sistemas de Gestão de Documentos No âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal, as tarefas relacionadas à administração de documentos são estruturadas em um sistema denominado SIGA - Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos. Programas de gestão de documentos • Estabelecem objetivos gerais e específicos. • Facilitam a identificação dos problemas/questões e os respectivos segmentos que devem ser alvo de intervenção. • São instrumentos de organização. • Nas ações são indicados: o que será feito e de que maneira, a base legal. Plano de Classificação • Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Resumindo: É a classificação de todo documento produzido ou recebido. Tabela de Temporalidade • Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 43/77 Competências do SIGA Decreto 10.148/2019 inseriu o artigo 2 no Decreto 4.915 • I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal o acesso aos arquivos e às informações neles contidas, de forma ágil e segura, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições legais; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019) • II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos e arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019) • III - divulgar normas relativas à gestão e à preservação de documentos e arquivos; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019) Grave: IV - racionalizar a produção da documentação arquivística pública; Grave: V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública; Grave: VI - preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal; • VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da informação pública federal; e (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019)• VIII - fortalecer os serviços arquivísticos nos órgãos e nas entidades da administração pública federal, com vistas à racionalização e eficiência de suas atividades. (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019) Composição do SIGA Grave: I - como órgão central, o Arquivo Nacional; • II - como órgãos setoriais, as unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos e arquivos nos órgãos e nas entidades da administração pública federal; e (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019) • III - como órgãos seccionais, as unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos e arquivos nas entidades vinculadas aos órgãos da administração pública federal. (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019) Compete ao Arquivo Nacional • I - planejar, coordenar e supervisionar os assuntos relativos ao Siga, em conjunto com a Comissão de Coordenação do Siga; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019) Grave: II - definir, elaborar e divulgar as diretrizes e as normas gerais relativas à gestão de documentos e arquivos a serem implementadas nos órgãos e nas entidades da administração pública federal, com apoio da Comissão de Coordenação do Siga; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019) • III - editar normas para regulamentar a padronização dos procedimentos técnicos relativos às atividades de gestão de documentos, independentemente do suporte da informação ou da natureza dos documentos; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019) • IV - orientar a implementação, a coordenação e o controle das atividades e das rotinas de trabalho relacionadas à gestão de documentos nos órgãos setoriais; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019) • V - divulgar normas técnicas e informações para o aprimoramento do Siga junto aos órgãos setoriais e seccionais; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019) • VI - promover cooperação técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais; e (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019) Grave: VII - promover a capacitação, o aperfeiçoamento e o treinamento dos servidores que atuam na gestão de documentos e arquivos. (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019) Principais Competências dos Órgãos Setoriais. • I - implementar e coordenar as atividades de gestão de documentos e arquivos, em seu âmbito de atuação e dos órgãos seccionais do Siga; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019) • II - coordenar as rotinas de trabalho, no seu âmbito de atuação e dos órgãos seccionais do Siga, com vistas à padronização dos procedimentos técnicos relativos à gestão de documentos arquivísticos; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019) Grave: IV - coordenar a aplicação do código de classificação e da tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos as atividades-meio, instituída para a administração pública federal, no seu âmbito de atuação e de seus seccionais Grave: V - elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e de que trata o art. 18 do Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, após aprovação do Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim; Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 44/77 Comissão de coordenação do SIGA Níveis de aplicação de programas de Gestão de Documentos Fundamentos legais de Gestão de Documentos CF/88 – Art. 216, parágrafo 2°. Cabem à administração pública, na forma de lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. Lei federal 8.159/91: (Lei nacional de Arquivos) É dever do poder público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo, como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação. Diretor-Geral do Arquivo Nacional Representantes do Arquivo Nacional Representates do orgão central do Sistema de Serviços Gerais Presidentes das Subcomissões de Coordenação do Siga dos órgãos da administração pública federal Representantes do órgão central do Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação Nível Mínimo • O governo deve estabelecer programas que permitam a retenção e eliminação adequada de documentos, além de definir procedimentos para recolhimento dos documentos de valor permanente ao Arquivo Nacional. Nível Mínimo Ampliado • É recomendável que o governo disponha de um ou mais centros de arquivamento intermediário para complementar o mínimo necessário de armazenamento de documentos. Nível Intermediário • O nível intermediário engloba os dois níveis anteriores (mínimo e mínimo ampliado), incluindo a implementação de programas básicos. Nível Máximo • O nível máximo abrange todos os níveis mencionados anteriormente (mínimo, mínimo ampliado e intermediário), além de gestão de diretrizes administrativas, correspondências e telecomunicações, máquinas copiadoras e utilização de recursos de automação. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 45/77 Gestão de documentos nos Arquivos Correntes O Protocolo O protocolo é responsável por fornecer todos os serviços relacionados à gestão de documentos atuais. Embora o Protocolo esteja associado diretamente ao arquivo corrente (Primeira Idade), ele é considerado parte da segunda fase da gestão de documentos, que é a utilização. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 46/77 Atividades de Protocolo O protocolo é responsável pelo recebimento, classificação, registro, distribuição, controle de tramitação e expedição de documentos. Outra atribuição do protocolo pode ser atuar os documentos, e isso é feito através da unidade protocolizadora. Lembrando que o protocolo faz parte do Arquivo Corrente. Portaria Interministerial 1.677/2015 • Art.1° Ficam definidos os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo, de observância obrigatória, no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, na forma do Anexo. • §1º Para fins desta Portaria Interministerial, consideram-se atividades de protocolo o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes. o Procedimentos decorrentes: Atividades que podem ser exercidas pelo protocolo, mas não estão entre suas atividades típicas. • §2º As atividades de protocolo são aplicáveis a todos os documentos, avulsos ou processos, independentemente do suporte. o Dentro de suas atividades é atribuído um Número Único de Protocolo (NUP) para todos os processos. • §3º É facultativo às empresas estatais federais adotarem, no que couber, o disposto no Anexo. Recebimento Documentos Não Digitais Etapa 1 A verificação se um documento, avulso ou processo, é destinado ao órgão ou entidade é feita independentemente do destinatário ocupar ou não o cargo indicado. Etapa 2 A verificação da integridade do invólucro do documento, avulso ou processo, é realizada. Etapa 3 Grave: Separar os documentos avulsos de assunto oficial daqueles de assunto particular Etapa 4 Grave: A separação dos documentos, avulsos ou processos, de caráter oficial em ostensivos ou sigilosos é realizada. Etapa 5 O documento, avulso ou processo, que é identificado como"Urgente" deve ser priorizado na classificação, registro e distribuição. Etapa 6 É verificado se o documento, avulso ou processo, está acompanhado do(s) respectivo(s) anexo(s) e/ou do(s) volume(s) indicado(s). Caso algum item não conste, é comunicado ao remetente para que providencie o envio dos itens faltantes. Etapa 7 De acordo com a regulamentação interna do órgão ou entidade, é verificado se o documento avulso será autuado ou não. Portaria 1.667/2015 Cenário nacional Normatizações Locais Seguem e adaptam o imposto pela legislação federal Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 47/77 Documentos Digitais Os documentos devem ser recebidos através de transmissão entre sistemas integrados, podendo ser realizada de duas maneiras a critério do órgão ou entidade: ➢ Centralizada em uma unidade de protocolo, que procederá o registro e encaminhará o(s) documento(s) para o destinatário; ➢ Diretamente para o destinatário. Em casos excepcionais, os documentos avulsos digitais podem ser recebidos através de correio eletrônico ou em mídias removíveis. Classificação Documentos Digitais e Não Digitais O documento, avulso ou processo, relacionado às atividades-meio é classificado de acordo com as classes aprovadas pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, enquanto o relacionado às atividades-fim é classificado de acordo com as classes elaboradas por cada órgão ou entidade e aprovadas pelo Arquivo Nacional. Registro Documentos Digitais e Não Digitais Registra o documento, avulso ou processo, em sistema informatizado ou excepcionalmente em formulário, no qual constarão os seguintes dados identificadores: • a espécie/tipo do documento; • o número e a data de produção do documento; • a data de recebimento do documento; • o identificador de que o documento é avulso ou processo; • o Número Único de Protocolo - NUP; • o número de anexo(s); • o número de volume(s); • o código de classificação e o respectivo descritor, ou o assunto a que se refere o documento; • o remetente/interessado/representante legal; • o destinatário. Distribuição Durante a etapa de distribuição, os documentos que foram recebidos, classificados e registrados são preparados para serem encaminhados ou enviados aos respectivos destinatários internos. Assim como nos documentos não digitais, os procedimentos de distribuição para os documentos digitais seguem o mesmo padrão. Distribuição Destinatário interno Expedição Destinatário externo Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 48/77 Expedição A expedição é o processo de envio de correspondências ou documentos para outras instituições, ou seja, destinatários externos. Considerando que os papéis foram recebidos, categorizados, registrados e prontos para serem distribuídos, os seguintes procedimentos devem ser adotados: Documentos Não Digitais Etapa 1 Enviar o documento, seja individualmente ou como parte de um processo, para ser enviado pela unidade de protocolo, que irá verificar se ele foi registrado, classificado e se está acompanhado de seus respectivos anexos e/ou do(s) volume(s) indicado(s). Etapa 2 Efetuar o registro da expedição do documento, seja individualmente ou como parte de um processo, em um sistema informatizado ou, em casos excepcionais, em um formulário adequado. Etapa 3 Realizar a expedição do documento, seja individualmente ou como parte de um processo, tomando medidas de segurança para evitar riscos de perda ou extravio. Todo documento expedido será devidamente embalado em um invólucro apropriado, com a etiqueta contendo os dados identificadores correspondentes. Documentos Digitais Etapa 1 Verificar se o documento está acompanhado do respectivo anexo; Etapa 2 Registrar a expedição do documento Etapa 3 Transmitir o documento adotando medidas quanto à segurança, de modo que o mesmo não corra riscos de perda ou corrupção de dados. Controle de Tramitação Curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também chamado movimentação ou trâmite. Nesse trâmite o procedimento adotado para documentos digitais é o mesmo para o não digitais. É proibido o trâmite de documentos, sejam individuais ou parte de um processo, sem o devido registro nos instrumentos de encaminhamento e controle de tramitação, que devem estar disponíveis em um sistema informatizado ou, em casos excepcionais, em um formulário apropriado. Autuação É a reunião de documentos para a formação de um processo., ou pode ser também, a sequência de operações técnicas que tem por finalidade dar forma processual ao conjunto de documentos acumulados no decorrer de uma ação administrativa, visando encaminhamento, manifestação e decisão. O processo pode ser iniciado pela unidade protocolizadora. Autuação de processos não digitais Somente pela unidade protocolizadora Autuação de processos digitais Usuário autorizado, desde que monitorado pela unidade protocolizadora Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 49/77 Documentos Não Digitais Etapa 1 Prender o(s) documento(s) avulso(s) na capa do processo. Etapa 2 Colocar, na capa do processo, etiqueta, em tamanho a ser definido pelo órgão ou entidade. Etapa 3 Colocar, no canto superior direito, na frente da primeira folha do processo, etiqueta ou carimbo em tamanho a ser definido pelo órgão ou entidade Etapa 4 Numerar as folhas. Etapa 5 Colocar, no canto superior direito, na frente da última folha autuada pela unidade protocolizadora, o carimbo ou etiqueta. Etapa 6 Identificar, na capa do processo, no campo referente ao registro da tramitação, a unidade administrativa para a qual o processo será distribuído. Etapa 7 Registrar a operação em sistema informatizado ou excepcionalmente em formulário. Etapa 8 Enviar o processo para a unidade administrativa destinatária com o envelope que encaminhou o documento avulso que foi autuado. Documentos Digitais Etapa 1 Criar e registrar um processo no sistema informatizado. Etapa 2 Associar os documentos digitais de forma que os documentos integrantes do processo sejam apresentados sempre na mesma sequência. Etapa 3 Registrar no sistema informatizado a unidade administrativa na qual o processo será instruído. Etapa 4 Quando a autuação ocorrer na unidade protocolizadora, o processo deverá ser encaminhado para a unidade administrativa na qual será instruído, por meio de sistema informatizado. Procedimentos gerais ou decorrentes do protocolo Além das atividades rotineiras do protocolo, há outros procedimentos que também são realizados no âmbito dos protocolos e que podem ser úteis para você ter uma compreensão básica de cada um deles. Numeração (Foliação ou paginação) Documentos Não Digitais Documentos Digitais • As páginas seguintes deverão ser numeradas em ordem crescente pelas unidades administrativas que as adicionarem, usando um carimbo específico que deve ser colocado no canto superior direito da frente da página, sem prejudicar as informações registradas. • Capas e versos das folhas de processos não serão numerados. • A unidade protocolizadora inicia a numeração das folhas. • A numeração em documentos digitais não é obrigatória, mas caso seja feita, é importante garantir uma numeração sequencial e sem falhas, assim como ocorre nos documentos físicos. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com50/77 Encerramento e abertura de volumes Documentos Digitais Em processos digitais, não é obrigatória a existência de volumes, sendo essa decisão deixada a critério da entidade ou órgão responsável. Documentos Não Digitais • Termo de encerramento: Conjunto de informações lançadas ao final de um livro de registro, e que o validam, delas podendo constar o número de folhas, a finalidade, a data e o nome da autoridade validadora. • Grave: A Cada volume de um processo tem um limite de 200 páginas. Se esse limite for ultrapassado, é necessário solicitar à unidade protocolizadora a abertura de um novo volume. Exceção: Documento avulso pode ultrapassar as 200 folhas, somente se for para conclusão e que não tenha mais de 20 folhas. Procedimentos de encerramento e abertura: Etapa 1 Lavrar o "Termo de Encerramento de Volume", em folha a ser anexada após a última folha do processo. Etapa 2 Lavrar o "Termo de Abertura de Volume" o qual será a primeira folha do novo volume. Etapa 3 Na capa do(s) volume(s) do processo, etiqueta em tamanho a ser definido pelo órgão ou entidade. Etapa 4 Registrar as operações de encerramento e de abertura do novo volume em sistema informatizado. Etapa 5 Registrar a operação em sistema informatizado. Despacho O despacho é uma maneira pela qual a autoridade competente dá seguimento a uma ação administrativa ou registra decisões em documentos, avulsos ou processos. Existem dois tipos de despachos: informativos, que fornecem informações sobre a participação, encaminhamento ou providências administrativas a serem tomadas, e decisórios, que são fundamentados e podem aprovar ou não aprovar algo. Documentos Não Digitais Documentos Digitais • É necessário carimbar, numerar e rubricar as folhas de despacho. • Se for preciso cancelar um despacho, a autoridade responsável deve desenhar dois traços diagonais e escrever a expressão "SEM EFEITO". • Em processos digitais, o despacho pode ser realizado inserindo um documento digital no processo ou registrando-o em um campo apropriado do sistema informatizado. Juntada Juntada é a ação de unir um ou mais processos a um processo já existente ou de anexar um ou mais documentos avulsos a um processo, podendo ser realizada por meio de anexação permanente ou apensação temporária. Documentos Não Digitais Documentos Digitais • Em um processo não digital, é necessário seguir a numeração das folhas em sequência. Já em um processo digital, é importante garantir que os documentos que o compõem estejam em ordem sequencial sem falhas. • Em processos digitais, a juntada pode ser registrada por um usuário autorizado diretamente no sistema informatizado, desde que a unidade responsável pelo protocolo esteja monitorando o processo. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 51/77 Desapensação A desapensação acontece quando é necessário separar um processo que foi previamente unido por meio de apensação. A desapensação deverá ocorrer antes do arquivamento do(s) processo. Documentos Não Digitais Documentos Digitais • Somente a unidade responsável pelo protocolo pode realizar a desapensação de processo(s) não digitais. • Em processos digitais, um usuário autorizado pode realizar a desapensação diretamente no sistema informatizado, mas a unidade responsável pelo protocolo deve monitorar essa operação para garantir sua precisão. Desentranhamento O desentranhamento ocorre quando é retirada uma ou mais folhas ou documentos do processo de maneira permanente, com justificativa, seja por interesse do órgão ou entidade, ou a pedido do interessado. Outra maneira seria quando se constata uma anexação indevida ou duplicada de documentos. Documentos Digitais • Nos processos digitais, o desentranhamento poderá ser realizado diretamente no sistema informatizado por usuário autorizado. O sistema informatizado tem que permitir o monitoramento da operação pela unidade protocolizadora. Desmembramento O desmembramento consiste na retirada permanente de uma ou mais folhas ou documentos do processo, com justificativa, seja por interesse do órgão ou entidade, ou a pedido do interessado, para a criação de um novo processo. • Grave: O que diferencia do desentranhamento é somente a “criação de um novo processo”. Documentos Digitais • Em processos digitais, um usuário autorizado pode realizar o desmembramento diretamente no sistema informatizado. Reconstituição Se ocorrer a perda ou extravio de um processo, a autoridade competente do órgão ou entidade deve ser informada imediatamente. Cabe a ela investigar os fatos por meio de uma sindicância ou processo administrativo e designar formalmente um servidor ou comissão para proceder à reconstituição do processo. Procedimentos de encerramento e abertura: Etapa 1 Resgatar as informações e os documentos que integravam o processo perdido ou extraviado, solicitando, quando necessário, às unidades administrativas por onde o processo tramitou. Etapa 2 Reunir os documentos obtidos durante a operação de reconstituição, encaminhando à unidade protocolizadora, para autuação, sendo atribuído ao processo formado um novo número (NUP), mantendo-se o número (NUP) anterior como referência. Etapa 3 Lavrar o "Termo de Reconstituição de Processo", o qual será a primeira folha do processo reconstituído. Etapa 4 Registrar a operação de reconstituição de processo em sistema informatizado ou excepcionalmente em formulário. Etapa 5 Encaminhar o processo à autoridade competente que determinou a reconstituição. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 52/77 Arquivamento Arquivamento se refere à guarda de um documento, avulso ou processo, cuja tramitação foi encerrada, e é caracterizado pelo fim da ação administrativa que originou o documento. Documentos Não Digitais Documentos Digitais • O arquivamento do documento, seja ele um avulso ou um processo, será realizado por meio de uma decisão emitida pela autoridade competente. • Por meio de uma decisão emitida pela autoridade competente, o documento, seja ele um avulso ou um processo, será arquivado. Desarquivamento Quando houver a necessidade de dar continuidade à ação administrativa, o documento, seja ele avulso ou processo, poderá ser desarquivado mediante solicitação expressa da autoridade competente. Empréstimo O empréstimo de documentos, sejam eles avulsos ou processos, não é considerado um ato de desarquivamento, uma vez que é realizado para fins de referência, consulta, reprodução, pesquisa ou exposição, e não implica na retomada e continuidade da ação do documento. Caso seja verificada a necessidade de dar continuidade à análise da matéria e, por consequência, retomar a tramitação, a unidade administrativa responsável por solicitar o empréstimo deverá requisitar o desarquivamento do documento, seja ele avulso ou processo. • As atividades de arquivamento, desarquivamento e empréstimo de documentos, sejam eles avulsos ou processos, não são de responsabilidade das unidades de protocolo/protocolizadoras. Essas atividades são executadas pelas áreas de arquivo dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. Fique Ligado! Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 53/77 Arquivo Intermediário, Classificação e Avaliação de Documentos Arquivo Intermediário Os arquivos Intermediários são documentos originários do arquivo corrente, com pouca frequência de uso e que aguardam cumprimento de prazos de prescrição ou precaução no arquivo destinado à guarda temporária. A principalfinalidade do arquivo intermediário é proporcionar uma armazenagem temporária para garantir a preservação de documentos que não são mais utilizados pela administração e, portanto, precisam ser guardados temporariamente enquanto aguardam o cumprimento dos prazos estabelecidos para eliminação ou recolhimento definitivo para o arquivo permanente. Uma das razões para a criação de arquivos intermediários é a questão econômica, onde os custos de construção e equipamentos utilizados devem ser proporcionais ao que é demandado por arquivos tradicionais, sem ultrapassar o investimento necessário. Classificação de Documentos Classificação Agrupar os documentos que tratam do mesmo tema e atribuir termos-chave que representam o conteúdo de cada um deles. Dessa forma, é possível encontrar rapidamente documentos relevantes e simplificar as tarefas que envolvem a gestão de informações. Essa fase ocorre no protocolo quando é registrado o documento. • Determinados documentos podem ser descartados diretamente do arquivo corrente, sem a necessidade de passar pelo arquivo intermediário ou permanente, desde que tenham esgotado seu valor primário e não possuam valor secundário. • Em certas ocasiões, documentos que foram transferidos para o arquivo intermediário, mesmo que seu valor primário tenha diminuído e sejam acessados com menor frequência, podem voltar a ser requisitados com frequência pela área produtora e, nesse caso, serem devolvidos ao arquivo corrente. Fique Ligado! Classificação Estudo: Para identificar o assunto de um documento, é preciso lê-lo cuidadosamente. Ao ler, é possível entender o conteúdo e identificar os tópicos principais abordados. Codificação: É colocado o código para o assunto que se trata no documento. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 54/77 Métodos de Classificação de Schellenberg Funcional (ação dos documentos) o É uma técnica de organização que se baseia na lógica das funções, subfunções e atividades exercidas pelo organismo produtor. o É considerada a mais adequada para órgãos públicos, devido às constantes alterações estruturais em função de mudanças políticas que podem ocorrer. • Consequências: Funções inalteradas e organização das funções. Organizacional (estrutura do órgão produtor) o É uma técnica de organização baseada na estrutura organizacional da empresa através de vários níveis de segmentação interna do organismo produtor. Ex.: diretorias, coordenadorias e supervisões. o Essa classificação foca no desenho da sua estrutura organizacional e não nas funções. • Consequências: Pode ocorrer mistura nos documentos com mesma função em vários departamentos diferentes. Por assuntos (Assuntos do documento) o A classificação por assunto é aplicada a documentos específicos que não estão relacionados à ação governamental ou não estão vinculados a ela. o Logo, essa por assunto deve ser evitada, pois pode causar dificuldades no processo de avaliação de documentos. Avaliação dos Documentos A avaliação de documentos é uma etapa crucial do gerenciamento de arquivos, na qual são estabelecidos os prazos de retenção e o destino de cada documento. Através desse processo, é definido se e quando os documentos devem ser eliminados ou mantidos permanentemente, levando em consideração o valor (Primário e Secundário) que é atribuído a cada documento. A avaliação de documentos é uma tarefa que exige grande complexidade e profundidade de conhecimento, exigindo a formação de equipes mistas, conhecidas como Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos. Essas equipes são compostas por arquivistas e representantes das áreas de negócio da instituição, que trabalham juntos para realizar avaliações precisas e completas. DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS • Art. 9º Serão instituídas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal, órgãos técnicos com o objetivo de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados no seu âmbito de atuação para garantir a sua destinação final, nos termos da legislação vigente e das normas do Siga, com as seguintes competências: • I - elaborar os códigos de classificação de documentos e as tabelas de temporalidade e destinação de documentos, que são instrumentos técnicos de gestão relativos às atividades-fim de seus órgãos e entidades e submetê-los à aprovação do Arquivo Nacional; • II - aplicar e orientar a aplicação do código de classificação de documentos e a tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio da administração pública federal e de suas atividades-fim aprovada pelo Arquivo Nacional; • III - orientar as unidades administrativas do seu órgão ou entidade, analisar, avaliar e selecionar o conjunto de documentos produzidos e acumulados pela administração pública federal, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos documentos destituídos de valor; • IV - analisar os conjuntos de documentos para a definição de sua destinação final, após a desclassificação quanto ao grau de sigilo; • V - observado o disposto nos incisos I e II, submeter as listagens de eliminação de documentos para aprovação do titular do órgão ou da entidade. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 55/77 Seleção e Destinação ➢ Seleção: Separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade ➢ Destinação: Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação. Instrumentos de Gestão de Documentos O plano de classificação e a tabela de temporalidade de documentos são os principais instrumentos utilizados na gestão de documentos. Eles permitem simplificar e racionalizar os procedimentos de gestão, possibilitando a eliminação criteriosa de documentos sem valor que justifique sua guarda e a preservação dos documentos de guarda permanente. Plano de Classificação Tabela de Temporalidade O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo é elaborado por meio da atividade de classificação, que permite recuperar o contexto de produção dos documentos de arquivo. A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo é elaborada por meio da atividade de avaliação, que define os prazos de guarda para os documentos de acordo com seus valores. Ambos os instrumentos possibilitam padronizar a organização física do acervo e aplicar a Teoria das Três Idades aos documentos de arquivo. Tipos de Destinação Eliminação: Quando o prazo de guarda de um documento é cumprido e ele não possui valor secundário, é realizado o processo de destruição. Transferências: Os documentos são encaminhados para um arquivo intermediário a fim de cumprir o prazo de guarda e a espera sua destinação. A Transferência pode ser permanente (realizado em intervalos ou periódica (cronograma de intervalos regulares). Recolhimento: São documentos enviado para o arquivo permanente. Esse processo pode ocorrer de três maneiras: sistemática, seguindo um cronograma preestabelecido; regular, sempre que o limite de uso primário é ultrapassado; ou selvagem, sem critérios definidos. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 56/77 Plano de Classificação A elaboração do Plano de Classificação é de extrema importância como uma ferramenta de gestão documental, e requer um profundo conhecimentoda estrutura e das funções da instituição produtora. Métodos para um plano de classificação Método Estrutural De acordo com a estrutura do organograma, a classificação estrutural indica os diferentes níveis de divisão interna da entidade produtora: Departamentos e setores. Caso alguma atribuição for transferida deverá ocorrer a reclassificação. Desvantagens • A estrutura organizacional não espelha de forma completa as atividades exercidas. • Modificações frequentes na estrutura podem levar a retrabalho. • Um único documento pode receber diferentes códigos. Aqui pode haver uma mistura de documentos. Vantagem • Facilitar a recuperação da informação ou do documento economizando tempo e dinheiro. Exemplo de um plano Estrutural de uma Biblioteca: ➢ 1. Ciência • 1.1 Física • 1.2 Química • 1.3 Biologia ➢ 2. Literatura • 2.1 Ficção o 2.1.1 Romance o 2.1.2 Mistério (...) Objetivos e Benefícios • Organização lógica e correto arquivamento de documentos. • Recuperação da informação ou do documento. • Recuperação do contexto original de produção dos documentos. • Visibilidade às funções, subfunções e atividades do organismo produtor. • Padronização da denominação das funções, atividades e tipos/séries documentais. • Controle do trâmite. • Atribuição de códigos numéricos. • Subsídios para o trabalho de avaliação e aplicação da Tabela de Temporalidade. Atividade meio Ação que auxilia e viabiliza o desempenho das atribuições. Ex.: Finanças, portaria, RH. Atividade fim São atividades que justificam a sua criação. Ex.: Em um escola, sua atividade é a educação. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 57/77 Este plano de classificação estrutural organiza os livros em categorias amplas, como ciência, literatura, história, artes e referência. Em seguida, cada categoria é subdividida em subcategorias mais específicas. Por exemplo, a categoria literatura é subdividida em ficção e não-ficção, e a subcategoria ficção é subdividida em romance, mistério e ficção científica. Essa estrutura ajuda os usuários da biblioteca a encontrar facilmente os livros que procuram. Método Funcional A classificação funcional é a representação lógica das funções, subfunções e atividades desempenhadas pela entidade produtora. Embora seja mais complexa, é a mais adequada para órgãos públicos do Poder Executivo e também é mais duradoura em comparação com outras formas de classificação. Vantagens • As funções e atividades permanecem imutáveis. • A classificação identifica todas as funções e atividades de forma integral. • As atividades e documentos que são comuns a várias unidades dentro da estrutura da organização aparecerão apenas uma vez no Plano de Classificação. Exemplo de um plano Funcional: ➢ 1. Função: Gestão Administrativa • 1.1. Subfunção: Gestão de Pessoas o Atividade: Seleção e Recrutamento o Atividade: Treinamento e Desenvolvimento • 1.2. Subfunção: Gestão de Compras o 1.2.1. Atividade: Solicitação de Compras o 1.2.2. Atividade: Aprovação de Compras o 1.2.3. Atividade: Recebimento de Materiais ➢ 2. Função: Gestão Financeira • 2.1. Subfunção: Contabilidade o 2.1.1. Atividade: Contas a Pagar o 2.1.2. Atividade: Contas a Receber • 2.2. Subfunção: Tesouraria o 2.2.1. Atividade: Pagamentos o 2.2.2. Atividade: Recebimentos Nesse exemplo, a função "Gestão Administrativa" é dividida em duas subfunções: "Gestão de Pessoas" e "Gestão de Compras", cada uma com suas atividades específicas. Da mesma forma, a função "Gestão Financeira" é dividida em "Contabilidade" e "Tesouraria", com suas atividades correspondentes. Método Por Assunto Identificar a função e a atividade como "assunto" pode criar obstáculos para a avaliação do processo, que deve se concentrar em conjuntos de documentos em vez de tópicos ou unidades individuais. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 58/77 Código de Classificação O código de classificação é a referência numérica que associa o documento ao seu contexto de produção, e é composto das seguintes unidades de informação: órgão produtor; função; subfunção; atividade e série documental Tabela de Temporalidade e Avaliação A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo é um instrumento criado a partir da avaliação documental que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos. Antes de decidir sobre a preservação ou eliminação de documentos, é necessário realizar uma análise prévia que possa orientar sobre quais documentos devem ser eliminados e quando isso deve acontecer. A avaliação de documentos de arquivo tem como objetivo identificar seus valores e determinar os prazos de guarda adequados, independentemente do suporte material utilizado, seja ele papel, filme, fita magnética, disquete, disco ótico ou outro. Informações na tabela de temporalidade (Prazo de Guarda, Destinação e Observação) • Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Lei Federal n.º 8.159/1991 • Da mesma forma que a classificação, a avaliação de documentos deve ser realizada durante o processo de produção, a fim de evitar a produção e acumulação desorganizadas. Fique Ligado! Objetivos e Benefícios • Identificar os valores imediatos e mediatos dos documentos. • Fazer a Tabela de Temporalidade de Documentos. • Diminuir a massa documental acumulada. • Autorizar a eliminação criteriosa de documentos. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 59/77 Elaboração da Tabela Etapa 1: Identificação dos valores dos documentos •Valor primário ou imediato: São registros com importância administrativa, fiscal e jurídica, originados por uma instituição •Valor secundário ou mediato: São registros que se esgotaram o seu valor primário continuam tendo importância histórica, cultural, informativa e probatórias. Etapa 2: Análise do ciclo de vida dos documentos • Envolve a análise dos registros desde sua concepção até seu destino final, possibilitando a determinação de sua relevância e estabelecendo o período em que o documento deve ser mantido na respectiva unidade. Etapa 3: Pesquisa da temporalidade dos documentos • Considerando a legislação específica: A meta dessa fase do processo é reconhecer o período de retenção do registro estabelecido na lei (prescrição). • Considerando as necessidades administrativas: Para registros cujos períodos de retenção não são determinados por leis específicas, as exigências administrativas da instituição/entidade devem ser levadas em consideração para estabelecer os prazos de guarda (cuidado) e o destino dos documentos. Etapa 4: Definir Prazos de guarda dos documentos: vigência, prescrição e precaução • Após a investigação da legislação e a análise das demandas administrativas, o campo prazos de guarda podem ser preenchido tanto na unidade produtora quanto na unidade responsável pelo arquivo. • Unidade Produtora: É necessário especificar a quantidade de anos em que o registro deve ser mantido no arquivo corrente, atendendo ao propósito para o qual foi criado. • Unidade responsável pelo arquivo: É necessário apontar a quantidade de anos durante os quais o registro deve ser mantido na unidade responsável pelo arquivo, obedecendo aos prazos prescritivos ou de precaução (documentos intermediários). • Prazo de Prescrição:Período em que se pode recorrer à proteção do sistema judiciário para defender direitos que possam ter sido infringidos. • Prazo de Precaução: Período em que o registro é mantido por precaução, antes de ser descartado ou direcionado para preservação permanente. Etapa 5: Destinação final: eliminação ou guarda permanente • A etapa final da avaliação consiste em determinar, com base em seus valores, se o destino de cada série documental será a eliminação ou a guarda permanente. • Eliminação: Registros destinados à eliminação são aqueles que já cumpriram os prazos de retenção na unidade produtora e na unidade responsável pelo arquivo e não possuem valor secundário que justifique sua conservação. •Guarda Permanente: São registros cujas informações são vistas como essenciais para a instituição produtora e para a sociedade. Esses documentos, além de possuírem valor administrativo, legal e fiscal, também contêm valor probatório e funcionam como base para pesquisas. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 60/77 Comissões de avaliação As Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos são equipes contínuas e multidisciplinares encarregadas de criar e implementar Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos em suas áreas específicas de atuação. Massas Documentais O principal desafio ao avaliar grandes volumes de documentos acumulados (MDA - esteja atento, pois às vezes a banca utiliza essa sigla!) em arquivos centrais ou intermediários, especialmente no setor público, é que o critério dominante para o arquivamento de processos administrativos ainda é baseado na ordem numérica/cronológica, conforme o número atribuído no protocolo no momento da abertura. Etapa 6: Preenchimento do campo Observações • Este campo da Tabela é destinado ao registro de ações legais e justificativas de natureza administrativa que embasaram a definição dos prazos sugeridos, bem como informações pertinentes sobre a produção, armazenamento ou conteúdo do documento. • Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor. Decreto 4.073/2002 - Artigo 18 • A comissão permanente de avaliação de documentos elabora instrumentos de gestão de documentos como a Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificação e não instrumentos de pesquisa. Fique Ligado! Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 61/77 Arquivos Permanentes O arquivo permanente preserva coleções de documentos considerados de guarda definitiva devido aos seus valores secundários, que podem ser legais, probatórios, científicos, históricos, culturais ou informativos. As atividades do arquivo permanente incluem: arranjo, descrição, conservação e referência (políticas de acesso e uso). Arranjo Trata-se de uma série de ações intelectuais (avaliação do documento quanto à sua forma, origem funcional e conteúdo) e físicas (disposição dos papéis em prateleiras ou estantes, embalagem, etiquetagem, etc.), com o objetivo de organizar documentos em um arquivo ou coleção, seguindo um plano ou esquema predefinido. Tipos de Arranjo Arranjo Funcional Arranjo Estrutural Arranjo que tem por eixo as funções desempenhadas pela entidade produtora do arquivo. Arranjo que tem por eixo a estrutura administrativa da entidade produtora do arquivo. Fundos de Arquivo É um conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a um arquivo. Fundo Aberto Fundo Fechado Sua acumulação é contínua, uma vez que os documentos de valor permanente passam a integrá-lo pouco a pouco, à medida que vencem os estágios anteriores de vigência e validade administrativa e jurídica. A entidade produtora/acumuladora já encerrou suas atividades ou as teve tão substancialmente modificadas que justificam um encerramento do fundo e abertura de outro. Dispersão e Reintegração de Fundos Dispersão de Fundos A transferência ocorre quando documentos são removidos de uma série, ou séries são removidas de um fundo, ou até mesmo fundos inteiros são removidos de um arquivo, com o propósito de compor séries e fundos em outro arquivo. Acontecem de 4 maneiras: • Sequestro ou Confisco • Separação Territorial • Determinações Superiores • Determinações Legais • A atividade de arranjo em arquivos é baseada em três principais conceitos da arquivologia: Proveniência, Organicidade e Respeito à Ordem Original (Conhecido também por ordem primitiva). Fique Ligado! Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 62/77 Reintegração Recondução de arquivos e/ou documentos ao fundo ou arquivo a que pertencem. Descrição É um Conjunto de procedimentos que, a partir de elementos formais e de conteúdo, permitem a identificação de documentos e a elaboração de instrumentos de pesquisa para que seja acessado de forma rápida e eficiente ao público. Instrumentos de Pesquisa Os instrumentos de pesquisa são ferramentas utilizadas para descrever os documentos, tanto é que são sempre o resultado do processo de descrição. Eles identificam, resumem e localizam, em diferentes graus e amplitudes, os fundos, as séries documentais e as unidades documentais presentes em um arquivo permanente. Logo abaixo estão os Instrumentos de Pesquisas Externos: Guia O primeiro instrumento de pesquisa a ser criado por um arquivo é o guia de fundos. Ele é a principal forma de acesso para a instituição e proporciona uma visão geral do acervo. Oferece informações gerais sobre fundos e coleções existentes em um ou mais arquivos. Inventário Instrumento de pesquisa que descreve, um quadro sumário de um ou mais fundos, as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação lógica que poderá refletir ou não a disposição física dos documentos. Catálogos O catálogo é um instrumento de pesquisa que descreve cada unidade documental de uma ou mais séries, ou mesmo de um conjunto de documentos, independentemente de sua ordem de classificação. Catálogo Seletivo É um instrumento de pesquisa que apresenta uma lista selecionada de documentos de um ou mais fundos. Grave: A principal diferença do catálogo seletivo em relação ao catálogo e inventário é que, nestes últimos, uma vez escolhido o fundo, não há seleção de documentos, enquanto no catálogo seletivo há uma seleção específica de documentos. Índice Apontam nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contidas em documentos ou em instrumentos de pesquisa, acompanhados das referências para sua localização. • Embora a descrição seja uma atividade típica em arquivos permanentes, de acordo com fontes importantes da arquivística nacional e internacional, seus procedimentos também podem ser aplicados em arquivos correntes e intermediários. Fique Ligado! Genéricos e Globalizantes •Ex.: Guias. Parciais •Ex.: Inventários, Catálogos, catálogos seletivos, e índices. Publicação de documentos na íntegra •Ex.: Edição de fontes. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 63/77 • Objetivo: Rápida localização e podem ser utilizados para complementar os inventários e catálogos.Edição de Fontes Compreende a publicação de um instrumento de pesquisa no qual os documentos não recebem resumos indicativos e/ou informativos, como nos anteriormente citados, figurando o texto integral. Normatização As normas internacionais e nacionais de descrição, tem como objetivo de padronizar e simplificar o processo e o emprego da função arquivística. As principais normas internacionais para a descrição de arquivos incluem a ISAD(G), a ISAAR(CPF), a ISDF e a ISDIAH. ISAD (G) A norma ISAD (G) propõe padronizar a descrição arquivística a partir de uma estruturação multinível, isto é, do geral ao particular. Além disso, ela apresenta o respeito aos princípios da proveniência e da organicidade. ISAAR (CPF) A ISAAR (CPF) tem como objetivo orientar a preparação de descrições consistentes, adequadas e autoexplicativas de entidades coletivas, pessoas e famílias que produzem documentos. ISDIH É a norma internacional para descrição de instituições com acervo arquivístico. Objetivos do ISAD (G) • O principal objetivo das normas arquivísticas é estabelecer diretrizes gerais para a preparação de descrições de arquivos. • Criação de descrições consistentes. • Tornar mais fácil a recuperação e o intercâmbio de informações. • Visam possibilitar o compartilhamento de dados. • O ISAD (G) em sua composição possui 26 elementos espalhados por 7 áreas e 6 delas são obrigatórias. São considerados obrigatórios: Código de referência, Título, Data, Nível de descrição, Dimensão e suporte e Nome do produto. Fique Ligado! Objetivo do ISAAR (CPF) • É estabelecer diretrizes gerais para a normalização de descrições arquivísticas de produtores de documentos e do contexto da produção desses documentos. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 64/77 ISDF É a norma internacional para descrição de funções. NOBRADE A norma brasileira de descrição arquivística, conhecida como NOBRADE, estabelece diretrizes para a descrição de documentos arquivísticos compatíveis com as normas internacionais em vigor, como a ISAD(G) e a ISAAR(CPF), com o objetivo de facilitar o acesso e intercâmbio de informações em níveis nacional e internacional. Além disso, tem como pressupostos básicos o respeito aos fundos e a descrição multinível. Referência - Políticas Públicas dos Arquivos Permanentes As políticas públicas de difusão (ou atividades de referência) envolvem serviços editoriais, culturais e educativos que os arquivos fornecem à sociedade em geral. Essas atividades visam aumentar a visibilidade do acervo arquivístico, promover o acesso à informação e contribuir para a compreensão da importância da preservação documental. Objetivo do ISDIH • Facilitar a descrição de instituições arquivísticas cuja função principal seja preservar arquivos e torná-los acessíveis ao público em geral. Objetivo do ISDF • As funções descritas na norma ISDF devem complementar e aprimorar as descrições de documentos criadas de acordo com a ISAD(G) e os registros de autoridade elaborados de acordo com a ISAAR(CPF). Objetivo do NOBRADE • Estruturar a informação a partir de elementos de descrição comuns, buscando interferir o mínimo possível na forma final em que as descrições são apresentadas. •Busca padronizar a atividade de descrição em relação à prática mundial. • ISAD(G) tem 7 áreas de informação e 26 elementos, sendo 6 obrigatórios. • NOBRADE tem 8 áreas de informação e 28 elementos, sendo 7 obrigatórios. São considerados orbigatórios: código de referência; título; data(s); nível de descrição; dimensão e suporte; nome(s) do(s) produtor(es); e condições de acesso. Fique Ligado! Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 65/77 Formas de promover ao público: Atividades culturais / educacionais e serviços editoriais Atividades culturais Atividades educacionais As atividades culturais promovidas pelas instituições arquivísticas incluem: • visitas guiadas • palestras/aulas e debates • concursos • patrocínios de: simpósios, congressos, jornadas. Através desses eventos, os arquivos convidam uma ampla gama de interessados para suas instalações físicas. Forma: De fora para dentro. As atividades educacionais, atualmente é considerado que os arquivos podem atuar em dois formatos: • Contato direto do aluno. • Seleção de documentos para pesquisa de acordo com o conteúdo programático da escola. Serviços editoriais As publicações são um canal de comunicação dos arquivos com o público externo. Através das publicações, os arquivos podem atrair novos usuários e promover o acesso à informação contida em seu acervo. As principais publicações: • manuais • edições de textos • monografias • edições comemorativas e folders promocionais. Forma: De dentro para fora. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 66/77 Preservação, Conservação e Restauração de Arquivos Conceitos Gerais Termo Cassares / Arq. Público Sp DBTA Resumo Preservação Conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais. Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico. • Ação preventiva • Dano ainda não ocorreu. Deve ser evitado Conservação Conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos (higienização, reparos e acondicionamento). Promoção da preservação e da restauração dos documentos. • Dano ainda não ocorreu. Deve ser evitado. • Dano em curso. Deve ser contido. Restaurante Conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico. Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos deteriorados e danificados. • Ação de reparação. • Dano concluído. Deve ser revertido. Fatores de Deterioração • Temos uma divergência de definições sobre a preservação, conservação e restauração de documentos. De acordo com Cassares, a preservação é a atividade que abrange tanto a conservação quanto a restauração. Entretanto, segundo o DBTA, é a conservação que engloba todas as outras atividades relacionadas. Fique Ligado! Fa to re s d e D et er io ra çã o Fatores Ambientais Agentes Biológicos Intervenções Inadequadas Problemas com manuseio e vandalismo Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 67/77 Fatores de Ambientais Os elementos ambientais que podem prejudicar a preservação de arquivos e documentos incluem: variações de temperatura, níveis de umidade relativa do ar, exposição à luz e a qualidade do ar circundante. Caraterísticas de Alguns suportes Suporte Temperatura Umidade Fotografias em P&B 12oC e +/- 1 oC 35% e +/- 5% Fotografias Coloridos 5 oC e +/- 1 oC 35% e +/- 5% Registros Magnéticos 18oC e +/- 1 oC 40% e +/- 5% Agentes Biológicos (Fungos, Insetos e os Roedores) Temperaturas e Umidades • As mudanças de temperatura e umidade podem ser igualmente ou até mais danosas do que manter esses níveis em valores inadequados, mas estáveis, ao longo5/77 Princípio do Respeito a Ordem Original Conforme mencionado anteriormente, o princípio do Respeito à Ordem Original determina que o arquivo deve preservar a organização inicial dos documentos. Princípio da Inalienabilidade ou Imprescritibilidade Esse princípio impede que os arquivos públicos sejam transferidos a terceiros. Princípio da Universalidade É papel do arquivista compreender, em primeiro lugar, o contexto do documento e as conexões estabelecidas entre ele e o fundo a que pertence. Princípio da Proveniência Territorial ou da Territorialidade Segundo o princípio da Territorialidade, o documento deve permanecer o mais próximo possível do local em que foi gerado, com exceção dos documentos resultantes de operações militares ou atividades de representação diplomática. Princípio da Pertinência Territorial O princípio da Pertinência Territorial defende a ideia de que o documento deve ser transferido para o local que guarda relação com o seu conteúdo. Princípio da Pertinência Temática O princípio da Temático determina que os documentos devem ser organizados por tema, sem considerar a origem ou classificação original. Princípio da Autenticidade Esse princípio se refere à integridade do documento e não está relacionado ao seu conteúdo. Ele estabelece que o documento não sofreu modificações de qualquer tipo. Princípio da Veracidade Esse princípio tem a finalidade de assegurar que o conteúdo presente no documento é autêntico, correspondente à verdade dos fatos e pode ser utilizado como prova. Princípio do Inter- relacionamento Esse princípio possibilita que tanto o arquivista quanto o público em geral compreendam o contexto do documento em relação ao seu fundo, ou seja, ao Conjunto de documentos. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 6/77 Natureza dos Arquivos Natureza dos Arquivos Para que um documento seja realmente considerado um arquivo, é preciso examinar suas características concretas (Tangíveis) e abstratas (Intangíveis). ➢ Fatores concretos: Os aspectos concretos incluem a forma dos arquivos, a fonte de origem e o local onde estão guardados. ➢ Fatores Abstratos: Os elementos intangíveis são fundamentais para determinar se um documento pode ser considerado um arquivo. Esses elementos incluem a razão1 e os valores2. 1 Os documentos devem ter sido criados com o propósito de cumprir algum objetivo relacionado às atividades habituais da entidade produtora. 2 Além do propósito original para o qual foram criados ou acumulados, os documentos devem apresentar outros motivos, tais como razões oficiais ou culturais, para que possam ser considerados como arquivos. Dentro do contexto dos arquivos, podemos identificar os seguintes valores: ➢ Valores Primários (Administrativo, imediato ou eventual): O documento é utilizado pela entidade que o produz para fins administrativos, bem como seu valor legal e fiscal. Esse valor é enquadrado em 3 categorias: Administrativo, Fiscal e Judiciário. ➢ Valores Secundários (Histórico ou mediato): O documento é utilizado pela entidade que o produz para fins diferentes daqueles os quais foi originalmente criado. Esse valor é enquadrado em 2 categorias: Probatório e Informativo. Classificação dos Arquivos Classificação dos Arquivos Entidades mantenedoras: Essa é uma categorização que considera a instituição ou indivíduo responsável pela gestão do arquivo. Observe que nessa dimensão os arquivos podem ser categorizados em quatro grupos principais: Públicos, Institucionais, Comerciais e Familiares ou pessoais. Estágios de evolução: Para que um arquivo possa cumprir efetivamente suas funções, é essencial que, ao procurar um documento, o usuário possa encontrá-lo rapidamente e de maneira precisa. Os arquivos são: ➢ Primeira Idade ou Corrente: São arquivos constituídos por documentos em curso ou frequentemente consultados, ou seja, contêm valor primário. ➢ Segunda Idade ou Intermediário: Os documentos estão sendo consultados com menos frequência atualmente e não precisam estar tão próximos. ➢ Terceira Idade ou Permanente: Os documentos possuem valor secundário e devem ser conservados de acordo com seu valor histórico, cultural ou documental. Extensão de atuação: Quanto à sua abrangência, os arquivos podem ser divididos em dois grupos: setoriais e gerais/centrais. ➢ Arquivos setoriais: São aqueles que estão localizados junto aos locais que produzem ou recebem os documentos e os utilizam com frequência para realizar suas atividades administrativas, ou seja, com um valor primário e de forma descentralizada. ➢ Arquivos Gerais ou Centrais: São aqueles que estão localizados mais distantes do local de produção ou recebimento e os utilizam com frequência para realizar suas atividades administrativas, ou seja, com valor primário e de forma centralizada. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 7/77 Classificação dos Arquivos Natureza dos documentos: Em relação à Natureza dos Documento, é possível fazer uma classificação em duas categorias: arquivos especiais e arquivos especializados. ➢ Arquivos especiais: São responsáveis por armazenar uma variedade de documentos físicos, incluindo fotografias, discos, fitas, disquetes, DVDs e outros formatos. ➢ Arquivos Especializados: São destinados a lidar com tópicos de áreas específicas (Medicina ou Engenharia), independentemente do formato dos documentos armazenados. Arquivos Públicos: Conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgão público de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal. ✓ A Lei considera os arquivos de instituições privadas responsáveis pela gestão de serviços públicos equivalentes aos arquivos públicos. ✓ Se uma instituição pública ou de natureza pública encerrar suas atividades, é obrigatório que todos os seus documentos sejam transferidos para uma instituição arquivística pública ou para a instituição sucessora responsável. ✓ São fontes únicas e insubstituíveis de apoio e consulta no processo de preservação da memória e do patrimônio cultural de uma sociedade. ✓ Os documentos de valor permanente (Secundários) são inalienáveis e imprescritíveis. Arquivos Privados: Os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, me decorrência de suas atividades. ✓ Os arquivos privados podem ser reconhecidos pelo Poder Público como de interesse público e social se forem considerados conjuntos de fontes relevantes para a história e o desenvolvimento científico do país. ✓ A comercialização ou alienação de um arquivo só é permitida se for mantida a unidade documental completa e se o arquivo não for transferido para fora do território nacional. ✓ Se um proprietário privado decidir vender seu arquivo, o Poder Público terá prioridade na compra. Os arquivos privados são divididos em categorias específicas, incluindo arquivos econômicos, sociais e pessoais. ➢ Econômicos: Entende-se a documentação produzida pelas empresas. ➢ Sociais: Englobam uma ampla variedade de documentos importantes, incluindo registros religiosos, notariais, de organizações políticas e de movimentos sociais, bem como registros de instituições educacionais e de classe. ➢ Pessoais: Esses registros não são prontamente acessíveis para pesquisadores, historiadores e até mesmo arquivistas, a menos que seus proprietários reconheçam a importância e o valor social do material que possuem e concordem em disponibilizá-los ou vendê-los para instituições adequadas. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologiado tempo. • Temperatura Alta + Umidade Alta = Colônias de fungos. • Temperatura Baixa + Umidade Baixa = Documentos ressecados e retorcidos. • Recomendado: Temperatura proximo de 20°C e umidade relativa de 45% a 50%. • Pode ser instalado sistema de climatização para conseguir essas variações. Radiação da Luz • Qualquer origem de luz, seja natural ou artificial, é nociva aos documentos. Os efeitos negativos causados pela exposição à radiação luminosa são acumulativos e permanentes. • Medidas Protetivas: As janelas devem ser protegidas por cortinas, Filtros feitos de filmes especiais também ajudam no controle da radiação, Prateleiras de estantes sempre perpendiculares as janelas e Instalação de sistema de iluminação setorizado e controlado. Qualidade do ar • Incluem-se os gases e partículas sólidas, que podem se originar tanto do ambiente externo quanto do interno, e que causam reações químicas nos materiais de armazenamento dos documentos. Fungos • Os fungos precisam de alimento (papéis, couros, tecidos), umidade, temperatura elevada, falta de circulação de ar e de higiene para sobreviver e proliferar. • Causam manchas de coloração diversa de difícil remoção. • Medidas Protetivas: Praticar a higienização, manter vigilância constante dos documentos contra acidentes com água e estabelecer política de controle ambiental. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 68/77 Intervenções Inadequadas, Problemas com o Manuseio e Vandalismo Intervenções Inadequado Manuseio Inadequado Vandalismo As intervenções inadequadas são aquelas que acabam gerando um dano maior. As intervenções têm como objetivo diminuir o dano através de profissionais especializados na área. Manuseio inadequado é um dos problemas para a degradação. A ação de tocar no documento tem que haver muito cuidado. Aqui acontece o próprio furto que precisa ser combatido através de políticas de proteção. Conservação de Documentos O conjunto de medidas estabilizadoras que cessam o processo de degradação do material de armazenamento de um documento. Os procedimentos de conservação devem ser mínimos e sempre realizados por profissionais qualificados, levando em consideração a relação custo-benefício. Higienização A limpeza de arquivos e bibliotecas é uma técnica clássica de conservação preventiva, que consiste em um processo mecânico que deve ser executado sempre de forma seca. A limpeza de arquivos envolve a limpeza de pisos e limpeza de estantes e móveis com aspirador de pó, escovas e pincéis macios e especiais. ➢ Acondicionamento: Proteção de documentos com caixas, envelopes, pastas e porta-fólios. ➢ Armazenamento: É a guarda do documento em arquivos, armários e estantes. Principais Operações de Conservação Desinfestação Limpeza Alisamento Fumigação: É o método mais eficiente para eliminar insetos em documentos é a introdução destes em uma câmara a vácuo, na qual é aplicado um produto químico capaz de destruí-los completamente. Realizada por meio de um pano macio, escovas e aspirador em pó. O documento sofre ação de um ar com forte presença de umidade em uma câmara de umidificação e logo em seguida é passado um ferro em todas as folhas. Grave: O processo voltado a eliminação de microrganismos é a desinfecção e não a desinfetação. Insetos • As baratas afetam tanto os papéis quanto os revestimentos, comprometendo a integridade das superfícies dos materiais de armazenamento. • As brocas comprometem não apenas o papel e seus derivados, mas também a madeira presente em móveis, portas, pisos e quaisquer materiais à base de celulose. • Os cupins, por outro lado, comprometem tanto o acervo quanto a estrutura do edifício que abriga os materiais. • São atraídos por temperaturas, umidades elevadas e falta de higienização. Roedores • Roedores procuram por ambientes com temperaturas elevadas e altos índices de umidade relativa, além de locais com higiene inadequada. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 69/77 Restauração de Documentos Trata-se de um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico Principais técnicas de Restauração Construções de Arquivos Edifício Os edifícios destinados a arquivos devem contemplar a criação de 3 áreas distintas: uma para trabalho técnico e depósito, totalmente isolada do público; uma área administrativa, parcialmente restrita ao público; e uma área pública. Banho de Gelatina • É uma técnica utilizada para aumentar a resistência de um documento consiste em mergulhá-lo em gelatina ou cola. • Essa intervenção passam a atrair mais os insetos. Tecido • Trata-se de uma técnica que utiliza folhas extremamente finas de tecido e pasta de amido, o que pode aumentar a vulnerabilidade do documento à ação de insetos. • Aumenta a resistência e a durabilidade do papel. Silking • Essa técnica utiliza apenas tecidos de crepeline ou musseline de seda e adesivo a base de amido aumentando a resistência da folha. • É um processo de difícil e de alto custo. Laminação (laminação mecanizada) • É uma técnica de proteção para documentos consiste em envolvê-los em folhas de papel de seda e acetato de celulose em ambas as faces. • Esse método aumenta a durabilidade e a resistência a fungos e pragas. Laminação Manual (laminação com solvente) • Este método utiliza os mesmos materiais do processo mecanizado, porém substitui a pressão e o calor da prensa pelo uso de acetona. Encapsulação • É uma técnica moderna de restauração envolve a aplicação de duas lâminas de poliéster, na parte da frente e de trás do documento, fixadas nas margens externas por meio de fita adesiva. Dessa forma, o documento fica solto dentro do bolsão formado pelas lâminas. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 70/77 Localização Ao escolher um terreno para construir um arquivo, é importante considerar as condições ambientais e climáticas, bem como as condições de acesso e comunicação. O terreno deve estar sempre seco e livre de riscos de inundações, além de ser protegido contra infestações por cupins e insetos. Depósitos Os depósitos em um edifício de arquivo devem ocupar cerca de 60% da área total disponível e permanecer isolados das outras áreas. É recomendado que a área de cada depósito não ultrapasse os 200m². Quando o prédio tiver múltiplos andares, os depósitos devem ser instalados nos andares mais baixos, mas nunca no subsolo. Áreas de Trabalho • As áreas destinadas a trabalhos técnicos (processamento técnico) e administrativos devem corresponder a 15% da área total disponível, sendo preferível que estejam localizadas nos andares superiores e com maior iluminação em comparação à área de depósito. Áreas Públicas • Corresponde a 25% da área total do edifício, deve estar localizada preferencialmente nos andares mais altos, com boa iluminação e ambiente silencioso. •Esta área é fundamental para as atividades de pesquisa e consulta. Recepção • A área de recepção de documentos deve estar localizada no térreo do edifício, com acesso independente para o público. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 71/77 Gestão Arquivística Digital Documento Eletrônico e Documento Digital Documento Eletrônico Documento Digital Gênerodocumental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais. Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional. Documento Arquivístico Digital Documento arquivístico D. Arquivístico Convencional Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional. É um documento produzido e/ou recebido e mantido por pessoa física ou jurídica É um documento arquivístico não digital. Componentes do Documento Digital Vantagens Desvantagens otimização de espaço físico Fragilidade do armazenamento -> degradação física do suporte Mais produtividade Rápida obsolescência da tecnologia digital: hardware, software e formatos Economia dos fluxos de trabalho Dificuldade em garantir a integridade dos documentos - acesso facilitado Facilidade de acesso Complexidade e custos da preservação digital • Sistema de arquivamento é composto pelos elementos físicos que possibilitam a gravação e acesso às informações presentes no material de armazenamento. Hardware • O software é o sistema específico que, com base nas capacidades físicas do hardware, possibilita o registro, recuperação e uso das informações armazenadas no suporte. Software • É o conjunto de bits registrados digitalmente em um suporte, acessada pelo hardware e software.Informação Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 72/77 Digitalização Processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner. Partes importantes de Legislação sobre a Digitalização Lei 12.682/2012 Art. 1º - A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de documentos públicos e privados serão regulados pelo disposto nesta Lei. Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital. Art. 3º - O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil. Lei 13.874/2019 acrescentou na Lei 12.682 o art.2º-A Art. 2º-A. Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações específicas e no regulamento. § 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica. §2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado. § 4º Os documentos digitalizados conforme o disposto neste artigo terão o mesmo efeito jurídico conferido aos documentos microfilmados, nos termos da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, e de regulamentação posterior." • Documento nato-digital: O documento nasceu na parte eletrônica e em código binário. • Documento digitalizado: Nasce em outro suporte e depois é reproduzido e inserido no computador. Fique Ligado! Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 73/77 Decreto 10.278/2020 Estabelece que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais. Âmbito de aplicação Art. 2º Aplica-se o disposto neste Decreto aos documentos físicos digitalizados que sejam produzidos: I - por pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com particulares; II - por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas naturais para comprovação perante: a) Pessoas jurídicas de direito público interno; b) Outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais. Parágrafo único. O disposto neste Decreto não se aplica a: I - documentos nato-digitais, que são documentos produzidos originalmente em formato digital; II - documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional; III - documentos em microfilme; IV - documentos audiovisuais; V - documentos de identificação; VI - documentos de porte obrigatório. Definições importantes Art. 3º Para fins do disposto neste Decreto, considera-se: I - documento digitalizado - representante digital do processo de digitalização do documento físico e seus metadados; II - metadados - dados estruturados que permitem classificar, descrever e gerenciar documentos; III - documento público - documentos produzidos ou recebidos por pessoas jurídicas de direito público interno ou por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos; IV - integridade - estado dos documentos que não foram corrompidos ou alterados de forma não autorizada. Regras gerais de digitalização Art. 4º Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar: I - a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado; II - a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados; III - o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado; IV - a confidencialidade, quando aplicável; V - a interoperabilidade entre sistemas informatizados. Requisitos na digitalização que envolva entidades públicas Art. 5º O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá: I -ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados; II - seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I; III - conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II. Requisito na digitalização entre particulares Art. 6º Na hipótese de documento que envolva relações entre particulares, qualquer meio de comprovação da autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade de documentos digitalizados será válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 74/77 Desnecessidade da digitalização Art. 7º A digitalização de documentos por pessoas jurídicas de direito público interno será precedida da avaliação dos conjuntos documentais, conforme estabelecido em tabelas de temporalidade e destinação de documentos, de modo a identificar previamente os que devem ser encaminhados para descarte. Responsabilidade pela digitalização Art. 8º O processo de digitalização poderá ser realizado pelo possuidor do documento físico ou por terceiros. § 1º Cabe ao possuidor do documento físico a responsabilidade perante terceiros pela conformidade do processo de digitalização ao disposto neste Decreto. § 2º Na hipótese de contratação de terceiros pela administração pública federal, o instrumento contratual preverá: I - a responsabilidade integral do contratado perante a administração pública federal ea responsabilidade solidária e ilimitada em relação ao terceiro prejudicado por culpa ou dolo; II - os requisitos de segurança da informação e de proteção de dados, nos termos da legislação vigente. Descarte dos documentos físicos Art. 9º Após o processo de digitalização realizado conforme este Decreto, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico. Manutenção dos documentos digitalizados Art. 10. O armazenamento de documentos digitalizados assegurará: I - a proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados; II - a indexação de metadados que possibilitem a localização e o gerenciamento do documento digitalizado; e a conferência do processo de digitalização adotado. Preservação dos documentos digitalizados Art. 11. Os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem. Suportes Digitais Suporte Magnético •O registro digital é realizado por meio de ondas eletromagnéticas que são gravadas em materiais de armazenamento, como discos rígidos, disquetes e fitas, registrando as alterações necessárias. Suporte Ótico •O registro digital ocorre por meio da alteração das características de um material de armazenamento, que reage à luz e registra as informações necessárias. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 75/77 Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento, apresentação (ou saída) e automação de fluxos de trabalho (workflow). Gerenciamento de Documentos Eletrônicos (GDE) Tecnologia utilizada para gerenciar documentos nato digitais incorporando elementos como: metadados, controle de versão, autorias declaradas (não repúdio), trilhas de auditoria e assim por diante. SIGAD - Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Geralmente são constituídos por um ou mais softwares, incluindo um particular, integrado a outros, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou combinados. Um SIGAD deve manter a relação orgânica entre os documentos e assegurar a confiabilidade, autenticidade e acessibilidade, ao longo do tempo, dos documentos arquivísticos, preservando assim seu valor como fonte de prova das atividades realizadas pelo órgão produtor. e-ARQ A Resolução Conarq 50/2022, ao revogar a Resolução 25/2007, definiu que as entidades arquivísticas devem adotar o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e- ARQ Brasil. e-ARQ: É uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade. Resoluções 50/2022 Art. 2º O e-ARQ Brasil tem por objetivo orientar aos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR quanto à implantação da gestão arquivística de documentos, fornecer especificações técnicas e funcionais, bem como metadados para orientar a aquisição ou desenvolvimento de sistemas informatizados, independentemente da plataforma tecnológica em que forem desenvolvidos ou implantados, conforme art. 3º da Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004. § 2º Consideram-se requisitos o conjunto de condições a serem cumpridas pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, bem como seu acesso. Art. 3º O e-ARQ Brasil é aplicável para os sistemas que produzem e mantêm somente documentos digitais ou para sistemas que compreendem documentos digitais e não digitais ao mesmo tempo. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 76/77 Governo Digital - Lei 14.129/2021 Principais artigos da legislação Art. 1º Esta Lei dispõe sobre princípios, regras e instrumentos para o aumento da eficiência da administração pública, especialmente por meio da desburocratização, da inovação, da transformação digital e da participação do cidadão. Art. 2º - § 1º Esta Lei não se aplica a empresas públicas e sociedades de economia mista, suas subsidiárias e controladas, que não prestem serviço público. Art.5º,Art.6º e Art.7º: Deixam claro a preferência pelo uso: • Soluções Digitais • Atos processuais deverão ser realizados em meio eletrônico • Atos processuais validos através de assinatura eletrônica. Art. 13. A guarda dos documentos digitais e dos processos administrativos eletrônicos considerados de valor permanente deverá estar de acordo com as normas previstas pela instituição arquivística pública responsável por sua custódia. Art. 14. A prestação digital dos serviços públicos deverá ocorrer por meio de tecnologias de amplo acesso pela população, inclusive pela de baixa renda ou residente em áreas rurais e isoladas, sem prejuízo do direito do cidadão a atendimento presencial. Microfilmagem A microfilmagem é uma técnica utilizada para criar uma cópia em miniatura do material original em um filme translúcido, flexível e estável, que serve como base para a projeção posterior da imagem. Dessa forma, é possível substituir o material original pela cópia. Vantagens Desvantagens Redução do espaço e custos Necessidade do emprego de máquinas Validade legal Baixa velocidade de recuperação Segurança Cuidados na guarda Lei 5.433/1968 Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais. § 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dele Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 77/77 Tipos de microfilmagem Microfilmagem de Complemento • Para complementação de acervos. Microfilmagem de Referência • Tem como objeto os instrumentos de pesquisa, para facilitar a consulta de documentos. Microfilmagem de Referência • Visa a produção de cópias de segurança. Usada como medida de segurança em caso de sinistros como incêndios, inundações, etc. Microfilmagem de Conservação (ou Preservação) • Visa a conservação das informações contidas em documentos de valor permanente que se encontrem danificados ou sejam objeto de constante manuseio. Vale ressaltar que documentos históricos, mesmo que microfilmados, não podem ser eliminados. Microfilmagem de Conservação (ou Preservação) • Documentos de valor temporário, eliminados com vista ao aproveitamento de espaço e equipamento. Aplicada a documentos não históricos, ao contrário da microfilmagem de conservação ou preservação. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/www.quebrandoquestoes.com 8/77 Documentos Arquivísticos Conceitos de Documentos Informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer da atividade de uma instituição ou pessoa e que possui conteúdo, contexto e estrutura suficientes para servir de evidência dessa atividade. Informação + Suporte/Formato = Documento. Informação Elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contida em um documento. Suporte Material no qual são registradas as informações. Ex.: CD, DVD, etc. Formato O formato de um documento se refere ao conjunto de características físicas, técnicas de registro e estrutura de informação e conteúdo que compõem sua apresentação. Ex.: livro, caderno, etc. Classificação dos Documentos Gênero ✓ Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. Os documentos podem ser classificados: ➢ Escritos ou textuais: documentos manuscritos, datilografados ou impressos. ➢ Cartográficos: documentos que apresentam representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia em diferentes formatos e dimensões. ➢ Iconográficos: são imagens estáticas que são armazenadas em suportes sintéticos ou em papel, que podem estar emulsionados ou não, e contêm imagens. ➢ Filmográficos: são imagens em movimento que podem ser registrados em diferentes formatos, como películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem. ➢ Sonoros: documentos que contêm registros fonográficos e apresentam dimensões e rotações variáveis. ➢ Micrográficos: Os documentos em suporte fílmico podem ser produzidos por meio de técnicas específicas de microrreprodução de imagens. ➢ Informáticos: Os documentos podem ser criados, processados ou armazenados em computadores. Espécie ✓ Segundo DBTA: Espécie Documental é "uma divisão de Gênero Documental que reúne tipos documentais por seu formato". ✓ Segundo o DTA: O termo Espécie é determinado como "Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas". ✓ São exemplos de espécies documentais ata, carta, boletim, decreto, filme, folheto, fotografia, memorando, ofício, etc. Tipo ✓ Segundo DBTA: tipo Documental é “uma divisão de Espécie Documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro”. ✓ Segundo o DTA: é a “configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou”. ✓ São exemplos de tipos documentais boletins de ocorrência, cartas precatórias, cartas régias, cartas-patente, decretos-leis, decretos legislativos, etc. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 9/77 Natureza do assunto No que diz respeito a natureza do assunto, os documentos podem ser classificados em duas categorias: ➢ Ostensivos: documentos sem qualquer restrição de acesso, ou seja, sua divulgação não causa prejuízo à administração. ➢ Sigilosos: documentos sofrem restrição de acesso, ou seja, sua divulgação é restrita. De acordo com a Lei de Acesso à Informação, existem três categorias de restrições de acesso a documentos: ultrassecreto, secreto ou reservado. Forma A Tradição Documental, também chamada de Forma, é uma das áreas da diplomática que se dedica ao estudo dos diferentes métodos de transmissão de documentos ao longo do tempo. Os documentos podem ser categorizados com relação à Forma em: ➢ Minutas: a minuta é uma versão mais resumida e incompleta do documento original. É importante ressaltar que a minuta não é um rascunho. ➢ Documento original: feito por direta vontade dos autores e conservado na matéria e na forma genuínas nas quais foi originariamente emitido. Grave: O fato de um documento ser original não significa que ele seja exclusivo. Em casos em que o conteúdo implica em obrigações recíprocas e deve ser distribuído para todas as partes envolvidas, pode haver a existência de originais múltiplos. Cópia Cópias são registros que apresentam exatamente a mesma forma do documento original. Elas têm principalmente duas finalidades: ✓ Replicar documentos existentes; ✓ Substituir documentos que não estão mais disponíveis. Formato Com base em seu formato documental, um registro pode ser categorizado de acordo com suas características físicas, técnicas de registro ou estrutura de informação. Alguns exemplos de documentos incluem livros, fichários, cadernos, apostilas, entre outros. Categoria Documental A categorização documental é uma outra forma de classificar os registros. Conforme a definição de Bellotto, essas categorias são determinadas pela relevância jurídica dos conteúdos dos documentos que se encaixam nelas. De acordo com essa classificação, as categorias documentais principais são: ➢ Normativos: Deve ser cumprido obrigatoriamente. Ex.: Leis. ➢ De ajuste: Documentos pactuais. Ex.: Contratos. ➢ Correspondência: Determinam suas execuções. Ex.: Editais. ➢ De assentamento: São registros relacionados a fatos ou acontecimentos. Ex.: Atas. ➢ Comprobatórios: São originados a partir de assentamentos e servem como comprovação deles. Ex.: Certidões. ➢ Enunciativos: São documentos opinativos. Ex.: Pareceres. Ainda no contexto das Categorias Documentais, segundo o pesquisador Manuel Vazquez, os documentos podem ser classificados em três grupos principais de categorias: ➢ Documentos Dispositivos: Entram aqui os documentos normativos, os de ajustes e os de correspondência. ➢ Documentos testemunhais: Entram aqui os documentos de assentamento ou de comprobatórios. ➢ Informativos: Entram aqui os documentos enunciativos. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 10/77 Correspondência Toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, e vice- versa, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição. Classificam-se em: Externa Essa correspondência, que pode incluir ofícios, cartas e telegramas, é trocada entre uma instituição e outras entidades e/ou pessoas físicas. Internas A correspondência trocada entre os órgãos de uma mesma instituição inclui os memorandos e os despachos circulares. Oficial Isso ocorre quando se trata de assuntos relacionados aos serviços ou de interesse específico das atividades de uma determinada instituição. Particular Isso ocorre quando se trata de interesses pessoais de servidores pertencentes a uma instituição. Diplomática e Tipologia Documental Diplomática É a disciplina que tem como objeto o estudo da estrutura formal e da autenticidade dos documentos. Objeto: Espécie Documental. Tipologia Documental Ampliação da Diplomática na direção da gênese documental e de sua contextualização (Razão e forma) nas competências, funções e atividades da entidade geradora/acumuladora. Objeto: Tipo Documental. Origens da Diplomática Durante os séculos XVI e XVII, a Diplomática surgiu com o propósito de distinguir entre documentos autênticos e falsificados, e seu principal campo de aplicação foi o direito eclesiástico. Após diversas modificações ao longo do tempo, hoje em dia contamos com o que é conhecido como documento público. Essencialmente, o documento público é composto pela Actio (evento ou fato documentado) e pela Conscriptio (transferência para um suporte semântico e juridicamente confiável). Diplomática Contemporânea A tarefa inicial da análise diplomática contemporânea consiste em identificar a categoria adequada do documento, classificando-o em um dos três grandes grupos estudados: Dispositivos, Testemunhais e Informativos, os quais, por sua vez, estão subdivididos em seisclassificações anteriores. Paleografia A disciplina que estuda a escrita manuscrita antiga, suas formas e variações através do tempo. É importante observar que a definição indica que a disciplina da Paleografia se concentra na análise dos elementos extrínsecos de um documento, isto é, aqueles que compõem sua aparência externa. Paleografia •Estuda a escrita manuscrita antiga, suas formas e variações através do tempo. •Concentra-se nos elementos extrínsecos do documento. Diplomática •O estudo da estrutura formal e da autenticidade dos documentos. •Concentra-se nos elementos intrínsecos do documento. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 11/77 Diplomática Modernos Atualmente, a introdução das mais recentes tecnologias e a digitalização de documentos levam à redução de custos e da necessidade de espaço físico para armazenamento, além da automatização dos processos de criação de documentos padronizados. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 12/77 Instituições Arquivística Brasileiras Órgãos de Documentação Todos esses órgãos têm como objetivos comuns que é recolher documentos, tratá-los, transferi-los e difundir informações sobre seus respectivos locais. Biblioteca É um agrupamento organizado de materiais, predominantemente impressos, disposto ordenadamente a estudos, pesquisas e consultas. Museu Trata-se de uma entidade de caráter público que tem como missão preservar, estudar e disponibilizar para o público acervos de peças e objetos de valor cultural. Centro de Documentação Trata-se da entidade responsável pela coleta, armazenamento, classificação, seleção e disseminação de todas as informações e documentos sob sua guarda, englobando práticas da biblioteconomia, arquivística e informática. Arquivos É a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando a utilidade que poderão oferecer no futuro. A condição de um documento como pertencente a um arquivo, biblioteca, museu ou centro de documentação é determinada pela finalidade de sua origem e uso, e não pelo suporte em que está registrado. Origens Arquivo ✓ Podem ser criados por instituições públicas ou privadas, ou ainda por famílias ou indivíduos no exercício de suas funções naturais. ✓ Geralmente têm origem em razões funcionais, administrativas e legais. ✓ Provam ou testemunham alguma coisa. ✓ Esses documentos são exemplares singulares. Biblioteca ✓ São oriundos da criação artística ou de pesquisas. ✓ Documentos gráficos ou audiovisuais. ✓ Tem a finalidade de informar, instruir ou ensinar em áreas como ciência, humanidades, filosofia, entre outras. ✓ Esses documentos contêm múltiplos exemplares. Museu ✓ Esses documentos têm origem na criação artística ou na produção material de uma comunidade. ✓ São evidências de épocas ou atividades. Centro de Documentação ✓ São reproduções disponibilizadas por bibliotecas, museus ou arquivos. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 13/77 Formas de entradas Arquivo ✓ É um órgão receptor. (Recolhe naturalmente o que produz) Biblioteca ✓ É um órgão colecionador. (Recolhe o material que surge e o interessa) ✓ Contém vários fornecedores diferentes (editoras, gráficas, etc.). ✓ Podem ser compradas, doadas e feito permutas. Museu ✓ É um órgão colecionador. Centro de Documentação ✓ É um órgão colecionador e referenciador. ✓ Podem ser compradas, doadas e feito permutas. Processamento Técnico Arquivo ✓ O tratamento técnico é executado em séries documentais e não em unidades individuais. ✓ Utilizam-se as técnicas de registro, arranjo e descrição, gerando guias, inventários, catálogos, etc. Biblioteca ✓ O processo é realizado individualmente, com cada peça sendo tratada isoladamente. ✓ Os métodos utilizados para organização de acervos incluem o tombamento, classificação e catalogação por meio de fichários. Museu ✓ O processo é realizado individualmente, com cada peça sendo tratada isoladamente. ✓ Os métodos utilizados para tratamento incluem o tombamento, classificação e catalogação por meio de inventários e catálogos. Centro de Documentação ✓ Podem ser usadas todas as técnicas listadas: tombamento, classificação e catalogação, com o uso de fichários ou computador. Públicos Arquivo ✓ Administrador e pesquisador Biblioteca ✓ Grande público e pesquisador. Museu ✓ Grande público e pesquisador. Centro de Documentação ✓ Pesquisador. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 14/77 Organismos Arquivísticos Os organismos arquivísticos são responsáveis por regular, monitorar e estabelecer normas para a atividade arquivística nos ambientes que estão sob sua supervisão. Ex.: Arquivo Nacional, o CONARQ, o SINAR e o SIGA. CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos O Conarq possui a principal responsabilidade pela criação e implementação de políticas públicas que se relacionam aos arquivos no Brasil. Lei 8.159/1991 Decreto 10.148/2019 Conarq é órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos. Conarq é órgão colegiado instituído no âmbito do Arquivo Nacional. Grave: Se a banca avaliadora não mencionar ou fazer referência à Lei 8.159/1991, o Conarq continuará a ser vinculado ao Arquivo Nacional. Entretanto, se o Decreto 10.148/2019 for citado, o Conarq será estabelecido no âmbito do Arquivo Nacional, e não mais vinculado. O Comitê Nacional de Arquivos (Conarq) é encarregado de elaborar decretos regulamentadores da Lei n. 8.159, bem como fornecer orientações técnicas e resoluções que abrangem uma variedade de tópicos relacionados à gestão de documentos. Compete ao CONARQ: • I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos; • II - promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas; Grave: III - propor ao Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública atos normativos necessários ao aprimoramento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019) • IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos públicos; • V - estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito federal, estadual, distrital e municipal, produzidos ou recebidos pelo Poder Público; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019) • VI - subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados; • VII - estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário da União, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municípios; • VIII - estimular a integração e modernização dos arquivos públicos e privados; • IX - identificar os arquivos privados de interesse público e social, nos termos do art. 12 da Lei no 8.159, de 1991; Grave: X - propor ao Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública a declaração de interesse público e social de arquivos privados; (Redação dada pelo Decreto nº10.148, de 2019) • XI - estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituições integrantes do SINAR; • XII - recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política nacional de arquivos públicos e privados; • XIII - promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como desenvolver atividades censitárias referentes a arquivos; • XIV - manter, por meio do Arquivo Nacional, intercâmbio com outros colegiados e instituições, cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares às suas, para prover e receber elementos de informação e juízo, conjugar esforços e encadear ações; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019) • XV - articular-se com outros órgãos do Poder Público formuladores de políticas nacionais nas áreas de educação, cultura, ciência, tecnologia, informação e informática; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019) • XVI - propor a celebração, por meio do Arquivo Nacional, de acordos, convênios, parcerias e termos de cooperação técnica com órgãos e entidades públicas e privadas em matéria de interesse mútuo; e (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019) • XVII - editar orientações técnicas para a implementação da política nacional de arquivos, por meio de resolução. (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019) Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 15/77 Membros conselheiros do CONARQ • § 1º Cada membro do CONARQ terá um suplente, que o substituirá em suas ausências e impedimentos. (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019) • § 2º Os membros do CONARQ e respectivos suplentes serão indicados: (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019) • § 3º Os membros do CONARQ e respectivos suplentes serão designados pelo Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública. (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019) • § 4º Os membros do CONARQ de que tratam os incisos VII e VIII do caput e respectivos suplentes terão mandato de dois anos. (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019) • § 5o O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, será substituído por seu substituto legal no Arquivo Nacional. Criação de comissões e câmaras técnicas Art. 7º O CONARQ poderá instituir câmaras técnicas consultivas com a finalidade de auxiliar o Conselho a elaborar estudos e propostas normativas e propor soluções para questões da política nacional de arquivos públicos e privados e do funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos. (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019) Vinculação do Conarq Antes do Decreto 11.345/2023 Depois do Decreto 11.345/2023 Vinculado a estrutura do Ministério da Justiça e da Segurança Pública. Faz parte da estrutura do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos. Diretor-Geral do Arquivo Nacional 2 representantes do Poder Executivo Federal 1 representante dos arquivos públicos estaduais e distrital (Decreto nº 10.148, de 2019) 1 representante do Poder Judiciário federal (Decreto nº 10.148, de 2019) 1 representante dos arquivos públicos municipais (Decreto nº 10.148, de 2019) 4 representantes de instituições de ensino e pesquisa, organizações ou instituições com atuação na área de tecnologia da informação e comunicação, arquivologia, história ou ciência da informação. (Decreto nº 10.148, de 2019) 2 representantes do Poder Legislativo Federal 1 representante de associações de arquivistas (Decreto nº 10.148, de 2019) Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 16/77 SINAR - Sistema Nacional de Arquivos O SINAR é um conjunto de organizações brasileiras, principalmente órgãos de documentação, que estão relacionados com a Arquivística no país. O próprio Conarq atua como órgão central do sistema. Finalidade do SINAR (Decreto 4.073/2002) Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo. Integram o SINAR Grave: O Poder Judiciário Municipal não participa do SINAR, porque ele não existe! Compete ao SINAR: • I - Promover a gestão, a preservação e o acesso às informações e aos documentos na sua esfera de competência, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do órgão central; • II - Disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e normas estabelecidas pelo órgão central, zelando pelo seu cumprimento; • III - Implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental; • IV - Garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente; • V - Apresentar sugestões ao Conarq para o aprimoramento do SINAR; • VI - Prestar informações sobre suas atividades ao Conarq; • VII - Apresentar subsídios ao Conarq para a elaboração de dispositivos legais necessários ao aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados; • VIII - Promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de atuação; • IX - Propor ao Conarq os arquivos privados que possam ser considerados de interesse público e social; • X - Comunicar ao Conarq, para as devidas providências, atos lesivos ao patrimônio arquivístico nacional; XI - Colaborar na elaboração de cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitárias referentes a arquivos; • XII - Possibilitar a participação de especialistas de órgãos e entidades, públicos e privados, nas câmaras técnicas e na Comissão de Avaliação de Acervos Privados; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019) • XIII - Proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo, garantindo constante atualização Arquivo Nacional Arquivos do Poder Executivo Federal Arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário Arquivos do Poder Legislativo Federal Os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário Arquivos do Poder Judiciário Federal Os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 17/77 Arquivo Nacional No Brasil, o Arquivo Nacional, fundado em 1838, está localizado no Rio de Janeiro e desempenha o papel de órgão central do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos (SIGA), responsável pela gestão de documentos da administração pública federal. O Arquivo Nacional é parte da estrutura do Ministério da Justiça e Segurança Pública. Antes do Decreto 11.345/2023 Depois do Decreto 11.345/2023 Vinculado a estrutura do Ministério da Justiça e da Segurança Pública. Faz parte da estrutura do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos. Competências do Arquivo Nacional Decreto 10.148/2019 inseriu o artigo 2-A no Decreto 4.073/2002 • Art. 2º-A Compete ao Arquivo Nacional, quanto à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados, no âmbito da administração pública federal: • I - celebrar acordos, convênios, parcerias e termos de cooperação com órgãos e entidades públicas e privadas em matéria de interesse mútuo; • II - propor atos normativos ao Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública relativos ao aprimoramento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados; • III - fornecer subsídios para o arquivamento de documentos públicos em meio eletrônico, óptico ou equivalente, observado a legislação; • IV - estabelecer as diretrizes para a preservação e o acesso aos documentos públicos, independentemente desua forma ou natureza. Gestão e Recolhimento Grave: Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. • Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais. • Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. • Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Novas Competências adicionadas pelo Decreto 11.345/23 • Art. 52. Ao Arquivo Nacional, órgão central do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivo da Administração Pública Federal, compete: • I - orientar os órgãos e as entidades do Poder Executivo federal na implementação de programas de gestão de documentos, em qualquer suporte; • II - fiscalizar a aplicação dos procedimentos e das operações técnicas referentes à produção, ao registro, à classificação, ao controle da tramitação, ao uso e à avaliação de documentos, com vistas à modernização dos serviços arquivísticos governamentais; • III - promover o recolhimento dos documentos de guarda permanente para tratamento técnico, preservação e divulgação, de forma a garantir acesso pleno à informação; • IV - acompanhar e implementar a Política Nacional de Arquivos, estabelecida pelo Conselho Nacional de Arquivos. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 18/77 SIGA - Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo O SIGA é um sistema que organiza as atividades de gestão de documentos de arquivo nos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, criando uma forma sistematizada para gerenciar esses documentos. O Arquivo Nacional é o órgão central do SIGA e as unidades que coordenam as atividades de gestão de documentos e arquivos nos órgãos e entidades da administração pública federal são consideradas órgãos setoriais do sistema. Competências do SIGA Decreto 10.148/2019 inseriu o artigo 2-A no Decreto 4.073/2002 • I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal o acesso aos arquivos e às informações neles contidas, de forma ágil e segura, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições legais; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019) • II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos e arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019) • III - divulgar normas relativas à gestão e à preservação de documentos e arquivos; (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019) • IV - racionalizar a produção da documentação arquivística pública; • V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública; • VI - preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal; • VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da informação pública federal; e (Redação dada pelo Decreto nº 10.148, de 2019) • VIII - fortalecer os serviços arquivísticos nos órgãos e nas entidades da administração pública federal, com vistas à racionalização e eficiência de suas atividades. (Incluído pelo Decreto nº 10.148, de 2019) Diagnóstico arquivístico O diagnóstico arquivístico é uma ferramenta utilizada para monitorar a eficiência organizacional, cujo propósito é avaliar e planejar as normas e procedimentos, implementar medidas corretivas, garantir a padronização da gestão de documentos e identificar fatores que possam impedir o funcionamento adequado das áreas de arquivo e protocolo. Principais Objetivos (Diagnóstico) • Desenvolver políticas públicas eficazes para a gestão documental através de avaliações e planejamento cuidadoso; • Detectar fraquezas nas práticas de gestão documental; • Avaliar o estado de armazenamento e conservação dos arquivos; • Identificar a quantidade e características dos funcionários que atuam na área; • Determinar a necessidade de treinamento desses funcionários; • Desenvolver planos de treinamento técnico adequados. Plano de Ação (Realizado após o Diagnóstico) • Identificar problemas e objetivos, com base nas necessidades observadas na realidade e nos documentos; • Criar hipóteses que expliquem a origem dos problemas identificados e possíveis soluções; • Coletar dados de acordo com métodos previamente definidos e comprovadamente eficazes; • Chegar a conclusões e recomendações, com base na análise dos dados coletados em relação às hipóteses e ao conhecimento já existente. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 19/77 Realidade arquivística brasileira Para iniciar, é importante fazer uma breve revisão da situação atual dos arquivos no Brasil. Até a década de 1960, a arquivística no Brasil era praticamente inexistente. Mesmo o Arquivo Nacional não seguia métodos científicos em suas atividades e era, principalmente, um local de armazenamento. Nessa época a Teoria das Três Idades dos Arquivos foi adotada em grande parte do mundo, mas no Brasil, essa padronização ainda não foi completamente implementada em todas as suas instituições arquivísticas. Minimalista A prática do diagnóstico arquivístico envolve a análise de organizações específicas, geralmente com a participação do arquivista responsável, que busca identificar problemas e planejar soluções para melhorar a situação em questão. Maximalista O diagnóstico arquivístico também pode ser aplicado em estudos abrangentes de questões estruturais, metodológicas e políticas relacionadas a grandes arquivos ou serviços arquivísticos. Isso inclui conjuntos de organismos governamentais ou sistemas organizacionais. 60-70 • Cursos universitários de Arquivologia. • Cursos de Arquivologia e a profissão é regulamentada. • Reforma do Arquivo Nacional. • Surgem o SINAR e o CONAR (Hoje é chamado de Conarq). 80-90 • Transformação do Arquivo Nacional. • Lei Nacional dos Arquivos em 1991. • Criado o Conarq em 1994. 00-10 • A transferência do Arq. Nacional do Ministério da Justiça para a Casa Civil. • Criação do SIGA, o lançamento do DBTA e da NOBRADE. • O Arquivo Nacional acaba voltando ao Ministério de Justiça em 2011. • Criada a Lei de Acesso a Informação em 2011. Atualmente • O Arquivo Nacional para o Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos em 2023. • A ausência de padrões de gerenciamento da informação. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 20/77 Memória A memória não se limita apenas aos registros documentais, mas abrange também os eventos e pensamentos relacionados a um ato administrativo, incluindo testemunhos e outras expressões relacionadas a ele, o que vai além do escopo da gestão arquivística. Elementos da Memória Elementos jurídico-administrativos Esse é o ponto de partida para a construção da memória. São todos os documentos de natureza jurídico-administrativa referentes ao evento em questão. Elementos técnico-científicos Neste caso, estamos nos referindo aos elementosque formam a base inicial ou que surgem a partir deles, os quais compõem o chamado material técnico-científico ou informativo. Ex.: Bibliotecas, Artigos, etc. Elementos de crítica, reflexão ou inspiração São os elementos mais complicados de serem registrados são aqueles relacionados à crítica, reflexão ou inspiração, conhecidos como documentos dispersos. Eles incluem manifestações de apoio, repúdio ou ambas. Patrimônio cultural De acordo com o DBTA, os arquivos de valor permanente, tanto públicos quanto privados, formam o conjunto existente dentro de uma nação, estado ou município. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 21/77 Ciclo Vital dos Documentos Teoria das 3 Idades Segundo o DBTA, a Teoria das 3 Idades é uma teoria que descreve o ciclo de vida dos arquivos. Os arquivos são considerados arquivos correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário Classificação Arquivo Corrente ➢ Fase: primeira fase do ciclo de vida. ➢ Frequência: uso muito frequente. ➢ Acesso: limitado ao criador. ➢ Valor: primário. Grave: O arquivo Corrente pode ser TRANSFERIDO para o arquivo Intermediário. Arquivo Intermediário ➢ Fase: segunda fase do ciclo de vida. ➢ Frequência: uso menos frequente. ➢ Acesso: limitado ao criador ou quem for autorizado por ele. ➢ Valor: primário. Grave: O arquivo Intermediário pode ser RECOLHIDO para o arquivo Permanente, ou ELIMINADO, se não for mais útil. Arquivo Permanente ➢ Fase: terceira fase do ciclo de vida. ➢ Frequência: uso raro. ➢ Acesso: público geral. ➢ Valor: secundário (histórico ou informativo). Grave: Enquanto as bancas VUNESP, AOCP e Objetiva acham aceitável usar a expressão "arquivo morto" para se referir ao Arquivo Permanente, outras bancas consideram essa terminologia inadequada. Funções Arquivísticas As Funções Arquivísticas são aplicáveis em todas as fases do ciclo de vida da documentação, incluindo as três idades, e estão diretamente associadas a cada uma dessas etapas. Atualmente, a comunidade arquivística reconhece sete funções arquivísticas universalmente aceitas. Classificação Criação / Produção ➢ Objetivo: Controlar a produção de documentos e informações de forma padronizada. ➢ Ciclo do arquivo: Está intimamente ligada à idade Corrente dos arquivos. ➢ Resultado: Geração dos documentos. • Quando realizada de forma adequada, essa função impede o crescimento desordenado e insustentável desses registros, permitindo também o planejamento da relação entre o formato do documento e a relevância da informação a ser registrada. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 22/77 Classificação ➢ Objetivo: Agrupar documentos que tratam do mesmo assunto é uma prática que visa facilitar a localização e o gerenciamento de arquivos. Esse processo permite uma avaliação mais eficiente dos documentos, possibilitando a seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso mais adequado a esses registros. ➢ Ciclo do arquivo: Está intimamente ligada à idade Corrente dos arquivos. ➢ Resultado: Geração do Plano de Classificação. • Baseada no princípio da Proveniência e do Respeito a Ordem Original. • De acordo com Schellenberg, a classificação de documentos deve considerar três elementos principais: ação funcional, estrutura organizacional e assuntos. Avaliação ➢ Objetivo: Definir os períodos de retenção de documentos nas fases corrente e intermediária e determinar se eles devem ser eliminados ou mantidos permanentemente, com base em sua importância primária ou secundária. ➢ Ciclo do arquivo: Está intimamente ligada à idade Corrente dos arquivos. ➢ Resultado: Geração da tabela de temporalidade. • Possibilita a diminuição da quantidade de documentos. Descrição ➢ Objetivo: Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa. ➢ Resultado: Geração de Instrumento de Pesquisa. ➢ Os instrumentos de pesquisa são: Genéricos e globalizantes (Ex.: Guias), Parciais (Ex.: Inventários, Catálogos) e Publicação de documentos na íntegra (Ex.: Edição de fontes). Grave: Embora a maioria dos especialistas aplique a função de descrição apenas aos arquivos permanentes, tanto a NOBRADE (Norma Brasileira de Descrição Arquivística) quanto a ISAD(G) ampliam essa função para outras fases dos arquivos. Principais normas internacionais que padronizam o processo de descrição: ➢ ISAD(G): Norma geral internacional de descrição arquivística. ➢ ISAAR(CPF): Norma internacional de registro de autoridade arquivística para entidades coletivas, pessoas e famílias. ➢ ISDIAH: Norma internacional para descrição de instituições com acervo arquivístico. ➢ ISDF: Norma internacional para descrição de funções. ➢ NOBRADE (Norma Brasileira de Descrição Arquivística): O objetivo é adequar as diretrizes internacionais de descrição arquivística às características específicas do contexto brasileiro. Aquisição ➢ Objetivo: Ingresso de documentos em arquivo, seja por comodato, compra, custódia, dação, depósito, doação, empréstimo, legado, permuta, recolhimento, reintegração ou transferência. ➢ Ciclo do arquivo: Está ligada a todas as Idades dos arquivos. ➢ Resultado: Criação ou expansão dos fundos arquivísticos. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 23/77 Difusão ➢ Objetivo: Compartilhar todas as informações contidas nos documentos com cidadãos ou pesquisadores, cumprindo assim sua missão final de divulgação e disseminação, gerando transparência no processo arquivístico. ➢ Ciclo do arquivo: Está ligada a todas as Idades dos arquivos. ➢ Resultado: Disseminação e transparência. Preservação ➢ Objetivo: Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico. ➢ Preservação: É um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais. ➢ Conservação: É um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos. ➢ Restauração: É um Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos deteriorados e danificados. ➢ Ciclo do arquivo: Está ligada a todas as Idades dos arquivos. ➢ Resultado: Conservação de dados por um período prolongado. Grave: Para o DBTA, a Conservação engloba a Preservação e a Restauração, já para Cassares, em seu manual, a Preservação engloba Conservação e Restauração. Os dois estão corretos para fins de provas! Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 24/77 Sistemas e Métodos de Arquivamento Organização e Administração de Arquivos MNEMÔNICO: LAPI Levantamentos de dados Nessa fase, a pessoa encarregada de arquivar precisa ter um conhecimento profundo da organização, o que envolve o estudo minucioso dos estatutos, regimentos, normas, organogramas e regulamentos. Essa compreensão é essencial para avaliar de maneira adequada e precisa o significado de todos os documentos relevantes. Análise dos dados coletados Durante essa fase, o arquivista ou profissionalresponsável estará capacitado para analisar a situação e iniciar a elaboração de um diagnóstico comparando a situação real da instituição com sua estrutura, documentação e planos, que foram coletados na primeira etapa do processo. O objetivo dessa comparação é identificar os problemas que impedem o funcionamento ideal da atividade e gerar uma análise que aponte esses obstáculos. Planejamento Após a conclusão das duas primeiras etapas, o responsável pela atividade pode proceder ao planejamento, que envolve a elaboração de um plano arquivístico. Temas importantes para elaboração do plano: ➢ Posição do arquivo: Do ponto de vista hierárquico, é recomendável que o arquivo de uma instituição esteja posicionado no nível mais alto possível, preferencialmente vinculado à liderança da organização. ➢ Centralização ou Descentralização: A centralização tem como foco a padronização, a redução de custos e de espaço utilizado. Já na descentralização, ocorre o oposto disso. ➢ Coordenação dos serviços: É essencial que haja uma coordenação central que exerça funções normativas, orientadoras e de controle. ➢ Escolha de métodos de arquivamento: O aspecto crucial nesta fase é determinar, com base na análise da instituição, suas atividades e características, qual será o método principal a ser utilizado, bem como os métodos auxiliares, escolhendo uma combinação que seja integrada e produza os melhores resultados. ➢ Normas de funcionamento: O objetivo é ajustar quaisquer novas regras às rotinas, formulários e normas já existentes. ➢ Recursos humanos: É crucial realizar um planejamento para determinar a quantidade de mão de obra necessária e, principalmente, fornecer treinamento adequado para a equipe. ➢ Instalações e Equipamentos: O profissional encarregado dessa iniciativa também precisa considerar as questões logísticas e operacionais do arquivo. Isso inclui a escolha da localização física do arquivo, bem como a seleção dos equipamentos a serem utilizados em suas instalações, que podem ser divididos em materiais de consumo (fichas e pastas) e materiais permanentes (armários e fichários). ➢ Constituição dos diferentes arquivos: Planejamento dos diferentes tipos de arquivos. ➢ Recursos financeiros: É importante garantir que o arquivo tenha disponibilidade financeira para sua manutenção contínua nos meses e anos seguintes. Levantamentos de dados Análise dos dados coletados Planejamento Implantação e acompanhamento Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 25/77 Implantação e acompanhamento Após concluir todo o processo, o especialista responsável pelo planejamento estará apto a produzir um documento final, que consiste em três partes fundamentais: • Situação real encontrada. • Análise e Diagnóstico. • Plano de Ação Após implementar o plano e verificar que ele está funcionando adequadamente, é recomendado registrar o processo no Manual de Arquivo. Esse Manual deve conter: • Apresentação, objetivos e abrangência. • Informações sobre os arquivos da instituição. • Organogramas e fluxogramas. • Conceitos gerais do arquivo. • Detalhamento das rotinas utilizadas. • Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos. Operações de Arquivamento Antes de arquivar documentos em pastas, dossiês, móveis ou sistemas eletrônicos, é necessário seguir uma sequência de etapas. É importante que o profissional de arquivo siga rigorosamente essas etapas para garantir um arquivamento adequado e eficiente dos documentos. O estado de arquivamento dos documentos é diretamente afetado pela qualidade da execução dessas etapas. Classificação ou Rotina de arquivamento Inspeção Nessa etapa é verificado se o documento deve ser arquivado, é importante verificar o último despacho e identificar se há instruções claras para esse fim. ➢ Objetivo: Garantir que o documento esteja sendo direcionado corretamente para seu destino. Estudo Durante essa fase, é essencial fazer uma leitura minuciosa do documento para determinar com precisão em qual assunto ele deve ser classificado. ➢ Objetivo: Garantirá uma organização adequada e eficiente dos documentos, facilitando sua busca e recuperação futuras. Inspeção Estudo Classificação Codificação Ordenação Guarda de documentos Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 26/77 Classificação Após estudar cuidadosamente o documento, é necessário identificar tanto o assunto principal quanto o secundário, e registrar as referências cruzadas correspondentes. ➢ Objetivo: Garantir a precisão e organização na classificação e arquivamento do documento, facilitando seu acesso e uso posterior. Codificação Com base na análise realizada na etapa anterior, o arquivista atribui ao documento um código correspondente à sua classificação. ➢ Objetivo: Agilizar o processo de ordenação, facilitando tanto o arquivamento quanto a busca posterior do documento. Ordenação A ordenação dos documentos consiste em reunir aqueles que foram classificados sob um mesmo assunto. Essa etapa é fundamental para a organização do acervo documental, garantindo que os documentos estejam agrupados de maneira lógica e acessível para consulta posterior. ➢ Objetivo: Agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho. Guarda de documentos A etapa de arquivamento consiste em colocar o documento em sua respectiva pasta, caixa, arquivo, estante, ou qualquer outro meio adequado de armazenamento, seja físico ou eletrônico. Após a guarda do documento, a atividade de empréstimo é realizada e é essencial que o controle da retirada seja feito com o uso de recibos e sistemas de gestão. ➢ Objetivo: Controlar a saída e entrada de documento. Tipos, Sistemas e Métodos de Arquivamento Tipos de Arquivamento Sistema de Arquivamento • É uma prática comum para armazenar documentos, fichas, plantas, cartográficos, mapas e desenhos é empilhá-los e arquivá-los em caixas, escaninhos ou estantes. • Uso: Arquivo Permanentes. Horizontal • É uma forma prática de arquivamento consiste em dispor os documentos em fila, o que permite fácil acesso e manuseio sem a necessidade de mover os demais documentos ao redor. • Uso: Aquivo Correntes. Vertical • Esse método de arquivamento possibilita a localização do documento diretamente no local onde foi guardado.Sistema Direito • Esse método é necessário pesquisar um índice ou código específico para encontrar o documento.Sistema Indireto Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 27/77 Exemplos de Sistema de Arquivamento Método Sistema Alfabético Direito Geográfico Direito Numérico Indireto Ideográfico Alfabético - Direito Numérico - Indireto Alfanumérico Semi-Indireto Métodos de Arquivamento O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Existem duas categorias principais de métodos de arquivamento: Básicos (Alfabético, Geográfico, Numéricos e Ideográficos) e Padronizados (Variadex, Automático, Soundex, Mnemônico e Rôneo). Método Alfabético Esse método de arquivamento consiste em organizar os documentos em ordem alfabética, baseando-se no nome. Ele apresenta vantagens como rapidez, simplicidade e economia. O método é composto por 13 regras de alfabetação e 2 regras de ordenação. Regras de Alfabetação: Regra 1 ➢ Ao considerar os nomes de pessoas físicas no método de arquivamento alfabético, o último sobrenome é levado em conta antes do prenome, caso tenha sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome. Conjunto de documentos: João AmorimSampaio, Felipe Ramalho Coelho e Lucas Alves Coelho. Arquivam-se: 1Coelho, Lucas Alves | 2Coelho, Felipe Ramalho | 3Sampaio, João Amorim. Regra 2 ➢ Os sobrenomes compostos por um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não são separados. Conjunto de documentos: João Porta Branca e Felipe Alves-Coelho. Arquivam-se: 1Porta-Branca, João | 2Alves-Coelho, Felipe. Regra 3 ➢ Os sobrenomes que começam com as palavras "Santa", "Santo" ou "São" são tratados de acordo com a mesma regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo Conjunto de documentos: Thiago São João e Severino Santo Cristo. Arquivam-se: 1Santo Cristo, Severino | 2 São João, Thiago. Regra 4 ➢ As iniciais abreviativas de prenomes têm prioridade na classificação quando os sobrenomes são iguais. Conjunto de documentos: T. Carvalho e Luiz Carvalho. Arquivam-se: 1Carvalho, T.| 2 Luiz Carvalho. Regra 5 ➢ Os artigos e preposições tais como a, o, de, d', da, do, e, um, uma, não são considerados. Conjunto de documentos: Maria de Lurdes, Luiz de franca Coelho e José d’Almeida. Arquivam-se: 1Almeida, José d’ | 2Coelho, Luiz de franca | 3Lurdes, Maria de. Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 28/77 Regra 6 ➢ Os sobrenomes que indicam grau de parentesco, como "Filho", "Junior", "Neto" e "Sobrinho", são considerados como parte do último sobrenome no método de arquivamento alfabético, mas não são utilizados para fins de ordenação alfabética. Conjunto de documentos: Marcos Carvalho Filho e Frota Alves Junior. Arquivam-se: 1Alves Junior, Frota | 2Carvalho Filho, Marcos. ➢ Os graus de parentesco só são levados em conta na ordem alfabética quando são utilizados como elementos de distinção. Conjunto de documentos: Cristiano Farias Filho e Cristiano Farias Neto. Arquivam-se: 1 Farias Filho, Cristiano | 2 Farias Neto, Cristiano. Regra 7 ➢ Os títulos não são levados em consideração e devem ser incluídos entre parênteses após o nome completo. Conjunto de documentos: Professor Marcos Carvalho e Doutor Frota Alves. Arquivam-se: 1 Alves, Frota (Doutor) | 2 Carvalho, Marcos (Professor) . Regra 8 ➢ Quando se trata de nomes estrangeiros, geralmente o último sobrenome é usado para fins de classificação, exceto em casos de nomes espanhóis e orientais. Conjunto de documentos: Fernand Zucatti e Paul Gold. Arquivam-se: 1 Gold, Paul | 2 Zucatti, Fernand. Regra 9 ➢ As partículas presentes em nomes estrangeiros podem ser ou não incluídas para fins de classificação. Em geral, essas partículas são consideradas como parte integrante do nome quando são escritas com letra maiúscula. Conjunto de documentos: Brian De Guti, John di karpet e Paul Mac Alexer. Arquivam-se: 1 De Guti, Brian| 2 karpet, John di | 3 Mac Alexer, Paul. Regra 10 ➢ Os nomes espanhóis são registrados levando em consideração o penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome da família paterna. Conjunto de documentos: Angil del Arcol y Molinerol e Frans de Pinal de Melloo. Arquivam-se: 1 Arcol y Molinerol, Angil del | 2 Pinal de Melloo, Frans de. Regra 11 ➢ Os nomes orientais, incluindo japoneses, chineses e árabes, são registrados da forma como são apresentados, sem qualquer alteração na ordem dos sobrenomes. Conjunto de documentos: Luo Guofu e Fei Mulian. Arquivam-se: 1 Fei Mulian | 2 Luo Guofu. Regra 12 ➢ Os nomes de empresas, instituições, órgãos governamentais e outras entidades devem ser transcritos exatamente como são apresentados. No entanto, quando se trata de ordenação, os artigos e preposições contidos nesses nomes não são considerados. Conjunto de documentos: Petrobras, Quebrando Questões e JTBS. Arquivam-se: 1 JTBS | 2 Petrobras | 3 Quebrando Questões. Regra 13 ➢ Os Ao lidar com títulos de eventos como congressos, conferências, reuniões e assembleias. Conjunto de documentos: I Congresso de Odontologia e Segundo Encontro da Farmácia. Arquivam-se: 1 Congresso de Odontologia (I) | 2 Encontro da Farmácia (Segundo). Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 29/77 Regras de Ordenação: Letra por Letra ➢ A letra é considerada individualmente e colocada em ordem em que aparece, independentemente das palavras completas. Conjunto de documentos: Montebranco, Monte Triste e Monteiro Arquivam-se: 1 Montebranco | 2 Monteiro | 3 Monte Triste. Palavra por Palavra ➢ Nessa regra de ordenação, a ênfase é dada à palavra em si, seguida pela primeira letra da palavra subsequente. A primeira letra da palavra subsequente não tem relevância para a ordenação antes desse ponto. Conjunto de documentos: Monte Branco, Monte Triste e Monte Solitário. Arquivam-se: 1 Monte branco | 2 Monte Solitário | 3Monte Triste. Método Geográfico Esse método de ordenação é recomendado principalmente quando o elemento mais relevante a ser considerado no documento é a sua procedência ou localização. É uma técnica frequentemente empregada para organizar correspondências em arquivos. Ordenação por Cidade / Estado / Correspondente Quando a cidade é o elemento principal de identificação dos arquivos, em detrimento do estado, deve-se utilizar a ordem alfabética das cidades, independentemente do estado a que pertençam. Nesse contexto, não há necessidade de dar destaque às capitais. Cidade Estado Correspondente Belo Jardim Pernambuco Guimarães, Lucio Ilheus Bahia Gama, Basilio Recife Pernambuco Moura, Paulo Salvador Bahia Lobo, Alfredo Santos São Paulo Costa, Mariana São Paulo São Paulo Bastos, Leonardo Ordenação por Estado / Cidade / Correspondente Ao priorizar a organização do arquivo pelo estado, as capitais devem ser listadas em primeiro lugar, agrupadas por estado, independentemente da ordem alfabética das outras cidades. Cidade Estado Correspondente Bahia Salvador Lobo, Alfredo Bahia Ilheus Gama, Basilio Pernambuco Recife Moura, Paulo Pernambuco Belo Jardim Guimarães, Lucio São Paulo São Paulo Bastos, Leonardo São Paulo Santos Costa, Mariana Licenciado para - Izael - 04459097656 - P rotegido por E duzz.com https://www.quebrandoquestoes.com/ https://www.quebrandoquestoes.com/ Arquivologia www.quebrandoquestoes.com 30/77 Ordenação por Cidade / Estado / Correspondente Se o elemento principal para identificar os arquivos é a cidade, a ordem alfabética das cidades deve ser adotada, independentemente do estado em que se encontram. Não é necessário dar destaque às capitais nesse caso. Cidade Estado Correspondente Belo Jardim Pernambuco Guimarães, Lucio Ilheus Bahia Gama, Basilio Recife Pernambuco Moura, Paulo Salvador Bahia Lobo, Alfredo Santos São Paulo Costa, Mariana São Paulo São Paulo Bastos, Leonardo Ordenação por País Quando a ordenação tem como foco principal o país, o próprio país é alfabético primeiro, seguido pela capital e, em seguida, pelo restante das cidades em ordem alfabética. As outras cidades são listadas após a capital, que novamente ganha destaque nessa ordenação. País Cidade Correspondente Bolívia La Paz Morales, Hugo Bolívia Santa Cruz La Sierra Sanchez, Evo Itália Roma Pacello, Paolo Itália Florença Bertolucci, Piero Portugal Lisboa Bonavides, Frederico Portugal Estoril Durão, Vasco Método Numérico O método numérico é considerado indireto, pois não realiza a busca diretamente nos documentos, ao contrário dos métodos alfabético e geográfico. Eles se dividem em três tipos: método simples, método cronológico e método dígito-terminal. Método Numérico Simples Esse método consiste em atribuir um número sequencial a cada correspondente ou cliente, seguindo a ordem de entrada ou registro. Normalmente é utilizado em arquivos especiais, como arquivos de imagens
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