Cálculo e contabilização da folha de pagamento

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Objetivos
Módulo 1
Contabilidade da folha de pagamento, seu cálculo e
os principais encargos
Cálculo e
contabilização da
folha de pagamento
Prof. Rodrigo de Oliveira Leite
Descrição
Aspectos introdutórios sobre a contabilidade
de folha de pagamento: cálculo da folha de
pagamento e encargos, contabilização da
folha de pagamento, apropriação e
pagamento da folha e sua conciliação
contábil.
Propósito
Compreender a importância da contabilidade
da folha de pagamento e do seu impacto no
gerenciamento econômico e financeiro das
empresas, bem como conhecer os principais
tributos e terminologias utilizadas pela
contabilidade da folha de pagamento, é
relevante para gerenciar de forma eficaz e
eficiente os recursos humanos de uma
empresa, minimizando, assim, possíveis
problemas trabalhistas.
Preparação
Para dar início a este estudo, tenha acesso a
uma calculadora ou um sistema eletrônico de
planilhas para fazer os cálculos necessários.
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Definir os principais conceitos da contabilidade da folha de
pagamento, seu cálculo e os principais encargos.
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Módulo 2
Contabilização da folha de pagamento
Identificar os aspectos da contabilização da folha de
pagamento.
Acessar módulo
Módulo 3
Relativos à apropriação, ao pagamento, à conciliação
contábil e à auditoria
Descrever os aspectos relativos à apropriação, ao pagamento,
à conciliação contábil e à auditoria.
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Introdução
Neste conteúdo, veremos como as empresas usam a
contabilidade de folha de pagamento para registrar os
pagamentos a seus empregados e para tomar decisões sobre
custos de folha de pagamento. Compreenderemos como as
regras contábeis se aplicam à contabilidade de folha de

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pagamento e analisaremos os principais encargos relacionados
ao setor de recursos humanos de uma empresa.
Ainda, analisaremos a terminologia contábil e os princípios
aplicados à contabilidade da folha de pagamento e outras
nomenclaturas aplicadas a ela. Por fim, discutiremos sobre a
apropriação e o pagamento de salários e benefícios e veremos
como são feitas a conciliação contábil e a auditoria.
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1
Contabilidade da folha de pagamento, seu cálculo e os principais encargos
Ao final deste módulo, você será capaz de definir os principais conceitos da contabilidade da folha de pagamento, seu cálculo e os principais encargos.
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Contabilidade de folha de pagamento
Gastos com folha de pagamento são inevitáveis para praticamente
qualquer tipo de empresa.
Tanto empresas industriais quanto comerciais e de serviços, e até
entidades sem fins lucrativos, dependem de mão de obra para que
tenham suas atividades operantes e assim consigam atingir os seus
objetivos e cumprir a sua missão.
Aprender acerca dos mais relevantes princípios contábeis aplicados à
folha de pagamento e também sobre os principais encargos financeiros
e tributários relacionados é de fundamental importância para que as
entidades (empresas e organizações) possam funcionar de forma legal
e sem gerar problemas futuros para a instituição.
No Brasil, é comum empresas sofrerem processos
tributários, que muitas vezes resultam em custas
judiciais não por má-fé, mas por inabilidade e falta de
conhecimento na contabilização e aplicação de leis
trabalhistas, seja por cálculo errado de folhas, rescisão
ou não pagamento de benefícios.
Assim, o presente tópico abordará justamente o cálculo de folha de
pagamento, com informações e exemplos que mostrarão o passo a
passo do cálculo de tais obrigações que as entidades possuem com
seus colaboradores.
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Encargos sobre a folha de pagamento
Os encargos são os gastos que a empresa possui com relação à sua
folha de pagamento, mas que não aparecem nos contracheques de seus
funcionários. Diferentemente dos encargos, os valores de tributos e
impostos que os empregados pagam aparecem no contracheque e são
chamados de descontos, que serão discutidos adiante.
A seguir, são descritos os encargos para uma empresa não optante do
Simples Nacional. Empresas optantes pelo Simples Nacional pagam os
impostos de forma agrupada em um boleto que junta o conjunto de
tributos federais, estaduais e municipais que uma empresa deve ao ente
público. Neste estudo, focaremos as empresas que devem realizar esse
cálculo internamente, e não por meio de uma tabela pré-calculada do
governo (caso do Simples Nacional).
Encargo %
Contribuição patronal à Previdência Social (INSS) 20%
Fundo de Garantia por Tempo de Serviço 8%
Salário-educação 2,5%
SENAC e SESC 1,5%
SENAI e SESI 1%
SEBRAE 0,6%
INCRA 0,2%
Risco de Acidente do Trabalho (RAT) 1 a 3%
Elaborada por Rodrigo de Oliveira Leite
Contribuição patronal à Previdência Social
O primeiro encargo, e também o maior, é a contribuição patronal à
Previdência Social (pelo Instituto Nacional de Seguridade Social – INSS),
mais conhecida como contribuição patronal. Tal contribuição é de 20%
sobre o salário do empregado e, diferentemente do caso do desconto de
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INSS do empregado, não é reconhecido o teto, isto é, o valor de base é o
valor cheio do salário.
Há setores, entretanto, que podem fazer o cálculo da contribuição
patronal sobre o valor da receita bruta, e não sobre o valor da folha.
Para tais setores, há um percentual específico sobre a folha a partir do
qual se deve fazer o cálculo para pagamento da contribuição patronal,
conforme apresentado a seguir:
Empresas de construção civil e obras de infraestrutura: 4,5% da
receita bruta.
Empresas de transporte: 2% sobre a receita bruta.
Empresas jornalísticas e de radiodifusão: 1,5% da receita bruta.
Essas medidas visam desonerar esses setores, a fim de estimular a
contratação de pessoal por essas áreas da economia. Tal desoneração
foi implementada em 2011 e até 2015 era obrigatório que as empresas
desses setores específicos fizessem o pagamento por meio do cálculo
deste percentual sobre a receita bruta. A partir de 2015, no entanto, as
empresas decidem o que é mais vantajoso para elas: a aplicação desse
percentual ou o pagamento de 20% sobre o valor da folha.
Fundo de Garantia sobre o Tempo de Serviço
Saiba mais
O Fundo de Garantia sobre o Tempo de
Serviço, mas conhecido pela sigla FGTS, foi
criado em 1966 a fim de alterar a legislação
da época que garantia estabilidade aos
funcionários com mais de 10 anos
trabalhando na mesma empresa (demissão
apenas por justa causa). Se fosse demitido
antes de completar 10 anos, o empregado

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O recolhimento do FGTS também é feito sobre o décimo terceiro salário
e o terço de férias. Portanto, no fim das contas, assim como na
legislação anterior, o empregado recebe cerca de 1 mês de indenização
por ano trabalhado em sua rescisão (8% x 13,33 salários por ano =
1,0664 salário).
Um ponto importante acerca do FGTS é a multa paga pela empresa em
caso de rescisão sem justa causa no valor de 40% do saldo do FGTS
depositado pela empresa, ou seja, um percentual de 3,2% extra no
recolhimento do salário mensal. Muitas vezes,as empresas fazem um
provisionamento contábil de valores, a fim de terem recursos para
pagamento de rescisões, caso sejam necessárias.
Risco de Acidente do Trabalho
teria direito a 1 mês de salário por ano de
trabalho, e se fosse demitido sem justa
causa após ter adquirido a estabilidade, ele
teria essa indenização dobrada. Com o
objetivo de flexibilizar essa legislação, o
FGTS foi criado, mantendo uma proteção ao
trabalhador.
Salário-educação 
SENAC-SESC-SENAI-SESI-SEBRAE-INCRA 
 O Risco de Acidente do Trabalho (RAT) é um
percentual criado como forma de aumentar a
oneração de empresas cujos empregados
executam funções mais arriscadas e que, portanto,
têm mais probabilidade de se aposentar
antecipadamente pelo Instituto Nacional de
Seguridade Social (INSS).
 Essa alíquota varia em 1%, 2% ou 3%, a depender do
tipo de ocupação. De acordo com o inciso II do art.
22 da Lei n.º 8212/1991, é devido o valor de 1% por
empresas em cuja atividade preponderante o risco
d id t d t b lh j id d l 2%
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Observamos, portanto, que são muitos encargos diferentes que uma
empresa tem de calcular e pagar. Considerando uma empresa com risco
de acidente de trabalho médio (ou seja, alíquota de 2%), o valor total dos
encargos será de: 20% + 8% + 2,5% + 1,5% + 1% + 0,6% + 0,2% + 2% =
35,80%.
Utilizando essa alíquota,
caso uma empresa
contrate um empregado
com salário em sua
carteira de trabalho no
valor de R$5.000,00, a
empresa deverá pagar
de encargos o valor de
R$5.000,00 x 35,80% =
R$1.790,00.
Logo, o custo efetivo
mensal desse
empregado (ainda não
contando o terço de
férias nem o valor do
décimo terceiro salário,
que veremos mais
adiante) seria de
R$6.790,00, e não
R$5.000,00. Esse
cálculo demonstra a
extrema importância de
se levar em conta os
encargos trabalhistas
na hora de se
estabelecer um
orçamento para
contratação de pessoal.
Salário-família
de acidentes do trabalho seja considerado leve, 2%
para aquelas em cuja atividade preponderante esse
risco seja considerado médio e 3% para as
empresas em cuja atividade preponderante esse
risco seja considerado grave.
 Além disso, muitas vezes trabalhadores são
expostos a agentes nocivos, conferindo a esses
trabalhadores o direito de se aposentar de forma
antecipada, seja em 15, 20 ou 25 anos. Caso haja
esse tipo de atividade na empresa, as porcentagens
aumentam para 6%, 9% e 12%, respectivamente.

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Existe ainda mais um encargo, o salário-família, mas que é pago
diretamente ao trabalhador de baixa renda. Trabalhadores que recebem
um salário menor que um valor predeterminado pelo governo federal
(em 2021, esse valor é de R$1.503,25) também recebem um valor
adicional em seus salários por cada filho menor de 14 anos que
possuem (em 2021, esse valor adicional é de R$51,27). Ou seja, caso
um trabalhador receba um salário de R$1.300,00 e possua dois filhos,
ele terá direito a R$102,54 a mais em seu contracheque custeados pelo
empregador.
Principais encargos
O especialista Paulo Vianna Junior explica os principais encargos, suas
origens e valores.
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Descontos e cálculo de folha
Passaremos, agora, ao cálculo da folha de pagamento, também
conhecido como cálculo de contracheque. No entanto, para fazer o
cálculo correto do contracheque, é necessário se atentar aos principais
descontos que recaem sobre a folha de pagamento, que são: o Imposto
de Renda da Pessoa Física (IRPF), a contribuição ao INSS, o vale-
transporte, o vale-refeição ou alimentação, bem como possíveis atrasos
e faltas.

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 Imposto de Renda da Pessoa Física
Começaremos falando sobre IRPF descontado na
fonte. Esse é um imposto de responsabilidade do
empregado, mas que o empregador é o responsável
por recolher e fazer o pagamento. Os valores
variam de acordo com o salário do empregado, indo
de 0 a 27,5%. Em teoria, o governo federal deveria
atualizar os valores de referência com o intuito de
corrigi-los conforme a inflação, mas isso não é feito
desde 2015. A empresa deve estar atenta, portanto,
a possíveis alterações na tabela, a fim de recolher o
imposto corretamente.
 Contribuição ao INSS
Assim como acontece com o desconto na fonte de
IRPF, o valor da contribuição do empregado para o
INSS é progressivo, com descontos na faixa de
7,5%, 9%, 12% e 14%. Isso gera uma taxa efetiva de
7,5% para os que ganham até um salário mínimo e
de 11,69% para quem ganha acima do teto.
Diferentemente do IRPF recolhido na fonte, a
contribuição do empregado para o INSS sofre
mudanças em seus valores de referência todos os
anos, de acordo com a mudança do salário mínimo
e do teto. Por isso, a empresa deve estar atenta às
alterações anuais na tabela para que não haja erros
no recolhimento da contribuição do empregado.
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Suponhamos que um empregado ganhe um salário de R$2.000,00 e que
trabalhe 22 dias no mês (30 dias menos 8 dias de fins de semana). O
empregado utiliza um ônibus para ir ao trabalho e um para retornar, cujo
valor da passagem é de R$5,00. O valor do vale-transporte seria de:
R$5,00 × 2 × 22 = R$5,00 × 44 = R$220,00.
Com isso, a empresa poderá descontar até 6% × R$2.000,00 = R$120,00
como contrapartida do empregado, e ela deverá arcar com o valor
restante de R$220,00 - R$120,00 = R$100,00. Caso a parcela de 6% seja
maior que o valor do vale-transporte, apenas o valor do vale deverá ser
descontado, e não a parcela de 6%.
Vale-refeição ou alimentação
O vale-alimentação (ou refeição) não é uma obrigação das empresas,
mas muitas oferecem como benefício para seus empregados. Nesse
caso, a empresa pode descontar até 20% como contrapartida do
funcionário, mas, como no caso do vale-transporte, muitas descontam
apenas R$1,00.
 Vale-transporte
O vale-transporte é uma obrigação para as
empresas que não oferecem transporte para seus
funcionários. No caso de vale-transporte, a
empresa pode descontar até 6% do salário do
empregado para realizar o pagamento das
passagens para o colaborador. Buscando atrair
empregados, muitas vezes as empresas descontam
apenas R$ 1,00 de seus funcionários para o
pagamento de vale-transporte. Esse pequeno valor
é descontado porque, se não há um desconto ou
uma contrapartida do benefício para o funcionário,
isso se configura um salário in natura, e a empresa
deve realizar os pagamentos dos encargos de
salário sobre esse valor. Assim, muitas empresas
realizam esse desconto de valor simbólico para
estarem de acordo com a lei.
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Considerando 22 dias úteis no mês com um vale-
refeição de R$20,00 por dia, a empresa deverá pagar
22 × R$20,00 = R$440,00 de vale-refeição, podendo
descontar até 20% × R$440,00 = R$88,00 de
contribuição de seus funcionários.
Um dos principais incentivos para oferecimento do vale-alimentação é o
Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT), que dá às empresas a
possibilidade de deduzir até 4% do Imposto de Renda de Pessoa
Jurídica devido ao pagamento de alimentação de seus funcionários. O
principal intuito desse programa instituído em 1998 foi incentivar
empresas a terem programas de alimentação para funcionários,
melhorando a alimentação de pessoas assalariadas de baixa renda.
Atrasos e faltas
Para encerrar este tópico, abordaremosbrevemente os descontos por
atrasos e faltas. É importante destacar que esses descontos só podem
ser aplicados nos casos em que não haja uma justificativa plausível do
funcionário. Se um funcionário se atrasar porque o seu transporte
sofreu avaria, por causa de um temporal ou por um acidente que
engarrafou o trânsito, a empresa não pode descontar esse valor.
Entretanto, se o funcionário acordou atrasado, perdeu o horário de seu
transporte, ou possua qualquer outra justificativa que não seja de força
maior, o empregador pode aplicar o desconto. O mesmo se aplica para
faltas.
Muitas empresas, contudo, possuem uma tolerância para atrasos, como
não realizar desconto se o atraso foi inferior a 15 minutos e no caso de
o atraso não ser recorrente. Não obstante, muitas empresas também
oferecem um benefício chamado de dias fruitivos, nos quais o
empregado pode faltar ao trabalho sem dar qualquer justificativa, desde
que avise com antecedência à sua chefia. Normalmente, esses
benefícios são limitados a apenas alguns dias por ano.
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Agora que aprendemos os principais encargos e descontos na folha, já
podemos realizar seu cálculo e sua contabilização. Esse será o assunto
do nosso próximo módulo!
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Questão 1

Vamos praticar alguns conceitos?
Falta pouco para
atingir seus
objetivos.
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Qual das seguintes alternativas se caracteriza como desconto em
folha de pagamento?
Questão 2
Em um mês de 22 dias, um empregado que ganha R$4.000,00 por
mês se utiliza de uma passagem de trem e uma de ônibus para
trabalhar, custando R$11,00 por percurso de ida e R$11,00 por
percurso de volta. Qual o valor máximo do desconto com vale-
transporte que a empresa pode realizar no salário de seu
empregado nesse mês?
A Contribuição patronal ao INSS.
B Fundo de Garantia por Tempo de Serviço.
C Imposto de Renda da Pessoa Física retido na fonte.
D Risco de Acidente do Trabalho.
E Salário-Educação..
Responder
A R$800,00
B R$484,00
C R$400,00
D R$320,00
E R$240,00
Responder
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2
Contabilização da folha de pagamento
Ao final deste módulo, você será capaz de identificar os aspectos da contabilização da folha de pagamento.
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Lançamentos contábeis
Os lançamentos contábeis constituem-se no reconhecimento e no
registro dos fatos contábeis em determinado período.
Neste módulo, aplicaremos o conhecimento relativo aos encargos —
contribuição patronal do INSS, Fundo de Garantia sobre Tempo de
Serviço, Salário-Educação, Risco de Acidente de Trabalho e
contribuições SENAC-SESC-SENAI-SESI-SEBRAE-INCRA — e aos
descontos — Imposto de Renda da Pessoa Física retido na fonte,
contribuição do empregado ao INSS, vale-transporte, vale-alimentação,
entre outros — por meio de lançamentos contábeis de uma empresa
com um funcionário, bem como a apuração da sua folha de
pagamentos.
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Exemplo de cálculo da folha
Três sócios advogados decidem abrir uma empresa de
advocacia.
Eles alugam uma sala comercial para realizarem as suas operações e os
encontros com os clientes e contratam uma secretária para que ela
possa atender aos clientes bem como fazer o serviço administrativo da
empresa.
Foi acordado um salário de R$1.500,00 por mês, mais vale-alimentação
no valor de R$350,00 com desconto de R$1,00 na folha, e mais o valor
de R$300,00 de vale-transporte, com o respectivo desconto de 6% na
folha de pagamento.
A empresa não faz parte do Programa de Alimentação do Trabalhador
(PAT) e, por isso, não pode fazer o desconto do seu Imposto de Renda
de Pessoa Jurídica do valor do vale-alimentação. Tanto o vale-
alimentação quanto o vale-transporte foram acertados de serem pagos
de forma antecipada pela empresa, isto é, a empresa paga o vale-
alimentação de fevereiro junto com o salário referente ao mês de
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janeiro. Para fins de salário-família, essa empregada declarou ter um
filho de 6 anos de idade.
A secretária começou a trabalhar em 1º de março de 2021 e já recebeu
o vale-alimentação e o vale-transporte. Ela trabalhou todo o mês de
março e recebe seu salário em 1º de abril.
Como deve ser o seu contracheque do mês de março?
Cálculo dos descontos
Primeiramente, temos de calcular os descontos. Como a secretária
recebe R$1.500,00, ela é isenta de recolher o valor de Imposto de Renda
da Pessoa Física e, por isso, não sofre nenhum tipo de desconto
referente a esse imposto.
Quanto à contribuição dela para o INSS, é necessário utilizar a tabela
fornecida pelo governo federal para fazer o cálculo.
Os parâmetros para desconto de INSS no ano de 2021 estão
demonstrados a seguir:
Salário de contribuição Alíquota
Até R$ 1.100,00 7,50%
R$ 1.100,01 até R$ 2.203,48 9,00%
R$ 2.203,49 até R$ 3.305,22 12,00%
R$ 3.305,23 até R$ 6.433,57 14,00%
Elaborada por Rodrigo de Oliveira Leite
Tendo em vista que o salário da secretária é de R$1.500,00, ela
contribuirá com 7,50% sobre o valor de R$1.100,00 mais 9% sobre o
valor de R$400,00.
O valor a ser descontado será determinado assim: 7,50% × R$1.100,00 +
9,00% × R$400,00 = R$82,50 + R$36,00 = R$118,50.
Portanto, será descontado no contracheque da funcionária o valor de
R$118,50 para o pagamento do INSS, tendo assim uma alíquota de
desconto efetiva de 7,9%.
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 
No que diz respeito ao vale-transporte, será descontado o valor
de 6% do salário dela: 6% x R$1.500,00 = R$90,00. Ou seja, dos
R$300,00 de vale-transporte, a funcionária contribui com R$90,00
e a empresa com R$210,00.
Adicionalmente, como a colaboradora não teve nenhum atraso ou falta
no mês, ela não sofrerá mais nenhum desconto em seu contracheque
além dos que já abordamos anteriormente. A partir desses dados, já
temos todas as informações para calcular o seu contracheque.
A seguir, é demonstrado o contracheque da colaboradora do exemplo.
Contracheque
Descrição Proventos Descontos
Salário
R$
1.500,00
Salário-família R$ 51,27
INSS R$ 118,50
Vale-transporte (ref. Março) R$ 90,00
Vale-alimentação (ref. Março) R$ 1,00
Total
R$
1.551,27
R$ 209,50
Salário líquido
R$
1.341,27
Elaborada por Rodrigo de Oliveira Leite
O valor a ser depositado na conta da secretária no dia 1º de abril é de
R$1.341,27, correspondente ao seu salário líquido.
VALE-TRANSPORTE VALE-ALIMENTAÇÃO SALÁRIO-
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Cálculo dos encargos
Agora passaremos a calcular os encargos que a empresa é responsável
pelo recolhimento da folha de pagamento do exemplo.
O primeiro encargo é a contribuição patronal ao INSS de 20%
dos R$1.500,00, sendo, portanto, no valor de R$300,00.
Outro encargo a ser calculado é o valor a ser depositado a fim
de contribuir com o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço
(FGTS). Esse encargo é de 8% do salário, sendo, portanto, de
R$120,00.
As contribuições para o SENAC-SEST-SENAI-SESI-SEBRAE-INCRA
somam 3,3% do salário, constituindo um montante total de R$49,50.
Como o Risco de Acidente deTrabalho é baixo, o valor dessa
contribuição é de 1%, totalizando R$15,00.
A partir desses valores, podemos calcular o custo financeiro real dessa
colaboradora para a sua empresa. A tabela a seguir apresenta esses
valores.
Salário líquido R$ 1.341,27
INSS R$ 448,50
FGTS R$ 120,00
Contribuições paraestatais R$ 49,50
RAT R$ 15,00
Vale-alimentação R$ 350,00
Vale-transporte R$ 300,00
Valor financeiro R$ 2.624,27
Elaborada por Rodrigo de Oliveira Leite
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Contando com todos os benefícios e encargos, o custo para a empresa
é de R$2.624,27 e não apenas de R$2.150,00, como é o valor bruto do
salário mais benefícios da colaboradora (R$1.500,00 de salário mais
R$650,00 somando o vale-alimentação e o vale-transporte).
Entretanto, esse cálculo não leva em conta que, por trabalhar um mês, a
funcionária já faz jus a um doze avos tanto de férias quanto de décimo
terceiro salário. Logo, a empresa deve provisionar o valor de um doze
avos de um terço de seu salário para pagamento de férias e de um doze
avos de seu salário para pagamento do décimo terceiro. O cálculo será
conforme demonstrado abaixo:
 
O valor a ser provisionado para o pagamento de férias e de décimo
terceiro totaliza R$166,67. Esse valor não considera o fato de que
recaem sobre esses valores tanto a contribuição patronal do INSS como
o FGTS e os outros encargos.
No caso dessa empresa, os encargos somam 20% + 8% + 3,3% + 1% =
32,3%. Assim, além do valor de R$166,67, a empresa deve provisionar o
valor de R$53,80 a fim de realizar os pagamentos dos encargos
relacionados ao décimo terceiro salário e às férias. Por fim, o custo real
mensal da colaboradora, considerando as provisões contábeis, será de
R$2.624,27 + R$166,67 + R$53,83 = R$2.844,77.
Agora que já temos o custo real da folha e todos os dados, nós
poderemos realizar a contabilização desses valores, que será detalhada
a seguir.
Contabilização da folha
Para fazer a contabilização da folha, primeiramente, precisamos das
datas dos lançamentos e dos pagamentos, com o objetivo de realizar os
lançamentos na contabilidade nas datas e ordens corretas.
A partir disso, podemos detalhar as seguintes ordens das datas e dos
fatos contábeis:
1º de março – Pagamento do vale-transporte e do vale-
alimentação.
31 de março – Fim do mês e criação da obrigação salarial.
1º de abril – Data de pagamento do salário.
20 de abril – Data do recolhimento dos impostos e encargos.
F ér ias =
1
12
×
1
3
× R$1.500, 00 =
1
36
× R$1.500, 00 = R$
Décimo terceiro =
1
12
× R$1.500, 00 = R$125, 00
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Os lançamentos contábeis, nesse caso, são os seguintes:
Conforme podemos notar nos lançamentos, o total das despesas com
salários, benefícios e encargos somam R$650,00 + R$1.341,27 +
R$633,00 + R$55,13 + R$165,37 = R$2.844,77, que é igual ao valor real
que calculamos anteriormente.
Contabilização da folha
Dia 1º de março (Pagamento do vale-transporte e do vale-
alimentação) 
Dia 31 de março (Reconhecimento contábil do salário) 
Dia 1º de abril (Pagamento do salário) 
Dia 20 de abril (Pagamento dos impostos e encargos) 
Saiba mais
É importante ressaltar como alguns valores
foram calculados. O valor de R$633,00 de
impostos e encargos é resultado da soma
dos valores de R$448,50 de INSS, R$120,00
de FGTS, R$49,50 de contribuições
paraestatais, e os R$ 15,00 de Risco de
Acidente de Trabalho. Ademais, os R$650,00
contabilizados no dia 1º de março se
referem à soma dos valores do vale-
alimentação e do vale-transporte de
R$350,00 e R$300,00, respectivamente.
Finalmente, os valores de R$55,13 e
R$165,37 se referem às provisões de férias
(R$41,67), e décimo terceiro (R$ 125,00),
com o adicional de 32,3% de encargos sobre
esses valores.


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O especialista Paulo Vianna Junior explica os lançamentos contábeis
relativos à folha de pagamento, conforme exemplificado no texto.
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Questão 1
No ano de 2021 uma pessoa recebe um salário de R$4.200,00. Qual
o valor da contribuição ao INSS descontado em seu contracheque?

Vamos praticar alguns conceitos?
Falta pouco para
atingir seus
objetivos.
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Questão 2
Uma empresa realiza o pagamento de seus funcionários todo
quinto dia do mês. Em qual data ela deverá provisionar os valores
para pagamento de seus funcionários?
O que você achou do conteúdo?
A R$315,00
B R$378,00
C R$439,29
D R$462,00
E R$490,98
Responder
A Quinto dia do mês atual.
B Quinto dia do mês anterior.
C Primeiro dia do mês atual.
D Primeiro dia do mês anterior.
E Último dia do mês anterior.
Responder
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3
Relativos à apropriação, ao pagamento, à conciliação contábil e à auditoria
Ao final deste módulo, você será capaz de descrever os aspectos relativos à apropriação, ao pagamento, à conciliação contábil e à auditoria.
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Primeiras palavras
Neste módulo, aprenderemos sobre como são realizados, dentro de uma
entidade, a apropriação, o pagamento e a conciliação da folha de
pagamento de seus funcionários. Abordaremos exemplos de como se
dá a apropriação de benefícios, tais como férias e décimo terceiro
salário, que possuem prazos de apropriação maiores. Adicionalmente
também falaremos sobre a conciliação da folha de pagamento, bem
como sobre processos de auditoria interna que visam garantir que a
empresa esteja seguindo toda a legislação trabalhista vigente.
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Apropriação
A apropriação contábil dos valores a pagar tanto de salários como
encargos e benefícios se dá pelo regime de competência, ou seja, os
valores devem ser contabilizados no último dia de trabalho do mês de
competência do salário que será pago, conforme aprendemos
anteriormente.
Entretanto, há pontos importantes que devem ser considerados quanto
à apropriação. Como o valor a ser apropriado deve ser calculado no
último dia trabalhado, firmas que possuem escalas de trabalho
diferentes irão apropriar valores diferentes.
Exemplo
Em um mês de 31 dias, quando o dia 31 é
um sábado ou domingo, uma empresa que
trabalha nos fins de semana poderá, por
exemplo, apropriar os salários apenas no dia
31, pois o fim de semana ainda é dia de
trabalho para uma parcela de seus
funcionários. Já uma empresa que fecha aos
fins de semana irá apropriar os salários no
dia 30, ou ainda no dia 29, a depender de
quando ocorrerá o último dia útil de trabalho.

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As principais apropriações que ocorrem quanto à folha de pagamentos
são as apropriações de férias e de décimo terceiro.
Ao contrário das apropriações de salários mensais, que são
zeradas mensalmente, as de férias e décimo terceiro são
apropriadas durante 12 meses antes de serem zeradas.
Além disso, frequentemente os funcionários demoram mais do
que 12 meses para tirar férias, seja devido a uma necessidade
do funcionário de tirar suas férias em uma data da sua
conveniência, ou a uma necessidade da empresa, que deve
coordenar as férias de seuscolaboradores, a fim de que não
haja prejuízo nas atividades. Assim, a conta de provisão de
férias não é zerada ao fim de 12 meses.
Tendo em vista que valores de vale-alimentação (ou refeição) e vale-
transporte são depositados de forma adiantada, ou seja, para o
trabalhador utilizar no mês corrente, eles não costumam gerar uma
apropriação contábil, indo direto para as despesas.
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Pagamento
Com o pagamento de salário, benefício ou encargos, deve-se fazer
lançamento contábil que zere a apropriação feita anteriormente para o
pagamento. Para zerar a apropriação, deve ser feito um lançamento
contrário ao feito na apropriação, ou seja, um crédito é zerado com um
débito de igual valor e um débito é zerado com um crédito.
Utilizando o exemplo do módulo anterior, vejamos os lançamentos de
apropriação e pagamento de salário abaixo:
D – Despesas com Salários, Benefícios e Encargos = R$1.341,27
C – Salários a Pagar (Passivo) = R$1.341,27
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D – Salários a Pagar (Passivo) = R$1.341,27
C – Caixa = R$1.341,27
Nesse caso, a conta de Salários a Pagar (Passivo) foi zerada, tendo em
vista que foram feitos nela dois lançamentos de igual valor (R$1.341,27),
no entanto, um de crédito e outro de débito, que no fim se anularam.
Com o pagamento, a obrigação se exaure e não há mais o valor a
aparecer no balanço, o que gera justamente essa “anulação” de
lançamentos.
Vejamos agora como funciona o pagamento de férias. Para facilitar a
compreensão do exemplo, vamos supor que não haja nenhum tipo de
imposto ou encargo no pagamento de férias.
O salário dessa pessoa é de R$2.700,00 e, portanto, o
valor do terço constitucional a ser pago é de R$900,00.
Como a fração de um doze avos desse valor é
apropriada todos os meses, o valor de R$75,00 é
lançado mensalmente na conta de Provisão para
Férias.
Portanto, no 12º mês, são feitos os seguintes lançamentos:
D – Despesas com Salários, Benefícios e Encargos = R$75,00
C – Provisão para Férias = R$75,00
D – Provisão para Férias = R$900,00
C – Caixa = R$900,00
Com esse lançamento, a conta de Provisão para Férias foi zerada e
agora essa pessoa pode desfrutar de suas férias.
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Conciliação e auditoria
A conciliação contábil é extremamente
importante para que a contabilidade reflita
de forma correta e fidedigna a realidade
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econômica e financeira da instituição.
Além disso, como estamos falando de
valores devidos a empregados, caso esses
valores sejam calculados de forma errada,
isso pode gerar litígios judiciais custosos
para a empresa.
 1 de 3 
Muitas vezes, entretanto, há erros e possíveis divergências nos
lançamentos contábeis ao serem comparados com os dados
financeiros e de recursos humanos, tais como o lançamento de valor
incorreto, em data incorreta ou o esquecimento de um lançamento.
Caso isso ocorra, as contas de apropriação não conseguirão ser zeradas
com o pagamento dos salários, benefícios e encargos aos
colaboradores. Com a conciliação contábil, essa possibilidade diminui.
O papel da conciliação é confrontar os documentos financeiros e de
recursos humanos com os lançamentos contábeis a fim de encontrar
algum erro ou esquecimento. Caso problemas sejam identificados, o
lançamento contábil é modificado, apagado ou realizado.
A conciliação tem como objetivo, então, evitar erros entre a
contabilidade e os documentos gerados por outros setores da empresa.
Esse processo, entretanto, não evita erros quando estes não foram
gerados pela contabilidade, mas sim pelo setor de recursos humanos ou
pelo setor financeiro. Como uma empresa pode evitar esse tipo de erro?
A resposta se dá por meio de uma auditoria.
Exemplo
Utilizando o caso exemplificado
anteriormente, do lançamento mensal de
R$75,00 por 12 meses para se apropriar as
férias de uma pessoa colaboradora, pode ser
que em um mês o lançamento não tenha
sido feito, então, esse lançamento deve ser
realizado na conciliação. Pode ser que o
lançamento em um mês tenha sido feito
dobrado, assim, um dos dois lançamentos
deve ser apagado. Finalmente, pode haver
um erro no lançamento, como uma
apropriação de R$7,50 ao invés de R$75,00.
Nesse caso, esse lançamento deve ser
modificado para o valor correto de R$75,00.

 
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Muitas empresas possuem um setor de auditoria interna cujo trabalho é
auditar contas e documentos gerados internamente a fim de encontrar
possíveis erros, fraudes ou negligências. Esse processo pode se dar por
meio de amostra, quando o setor de auditoria interna escolhe alguns
documentos de forma aleatória para fazer uma análise e verificar
possíveis erros. Nesse tipo de auditoria, nem todos os documentos são
verificados, tendo em vista que seria um processo muito trabalhoso e
custoso para a empresa.
Contudo, nos últimos anos, a auditoria contínua está se tornando cada
vez mais comum. Com a maioria dos processos computadorizados e
padronizados, agora é possível fazer uma auditoria “em tempo real” por
meio de aplicações e programas especializados. Diferentemente da
auditoria por amostra, nesse caso todos os documentos são analisados
e não apenas parte deles.
Agora nós já aprendemos sobre a apropriação, o pagamento, a
conciliação e a auditoria de assuntos, processos e lançamentos
realizados com referência à folha de pagamento. Por fim, esta é questão
mais importante a ser lembrada: esses processos são todos criados a
fim de se mitigar possíveis problemas e erros no cálculo e na execução
da folha de pagamento. Isso é de extrema importância em um país com
uma legislação trabalhista tão complexa quanto a brasileira!
Conciliação e auditoria
O especialista Paulo Vianna Junior explica os processos de conciliação
e auditoria interna e sua importância.

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O que você achou do conteúdo?
Relatar problema
Questão 1
Uma empresa apropriou, durante 12 meses, o valor do terço
constitucional a fim de realizar o pagamento das férias de seus
trabalhadores. Com o pagamento das férias, a obrigação é extinta, e
com isso deve ser feito um lançamento para “zerar” essa obrigação.
Esse lançamento é:

Vamos praticar alguns conceitos?
Falta pouco para
atingir seus
objetivos.
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Questão 2
A auditoria contínua na folha de pagamentos pode ajudar uma
organização a evitar possíveis problemas de erros e fraudes. Como
a auditoria contínua ajuda nesse processo?
O que você achou do conteúdo?
A um débito no Passivo.
B um crédito no Passivo.
C um Débito em Receita.
D um crédito em Receita.
E um débito em Despesa.
Responder
A Mediante uma auditoria aleatória.
B Mediante uma auditoria amostral.
C Mediante conciliação contábil.
D Mediante uma análise da totalidade dos documentos.
E
Mediante uma análise de um subgrupo dos
documentos.
Responder
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Relatar problema
Considerações finais
Neste estudo, falamos sobre os principais pontos introdutórios acerca
da contabilidade de folha de pagamento e do seu cálculo. Abordamos
diversos assuntos relacionados à folha de pagamento, tais como: o
cálculo da folha de pagamento e encargos, a contabilizaçãoda folha de
pagamento, a apropriação e o pagamento da folha, bem como sua
conciliação contábil.
Aprendemos a fazer o cálculo de uma folha de pagamento de modo a
seguir as regulamentações trabalhistas do Brasil, considerando salário,
benefícios, impostos e encargos. Além disso, também aprendemos que
a contabilidade, por meio do seu regime de competência, exige a
apropriação desses valores no mês de competência do salário, tornando
necessárias as contas de apropriação para lançamentos.
Finalmente, também falamos sobre a necessidade de uma conciliação
contábil e de uma auditoria, de modo a garantir que os lançamentos
contábeis sejam corretos e fidedignos a ponto de demonstrar
acertadamente a realidade econômica e financeira da empresa quanto à
sua folha de pagamento.
Portanto, ao concluir este estudo, você possui os conhecimentos e as
competências necessárias para atuar na área de Recursos Humanos,
sendo capaz de preparar e analisar obrigações e cálculos tributários e
trabalhistas relacionados à folha de pagamento.
Podcast
Agora, o especialista Paulo Vianna Junior encerra este estudo
fazendo um resumo do conteúdo.
00:00 15:47
1x

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Caso você não esteja muito familiarizado com a linguagem contábil,
bem como com a contabilidade na área de Recursos Humanos,
indicamos o livro Contabilidade para gestores, analistas e outros
profissionais: de acordo com os pronunciamentos do CPC e IFRS, de
Márcio Luiz Borinelli e Renê Coppe Pimentel. O livro trata do assunto
abordado neste estudo e de muitos outros em uma linguagem fácil e
menos contábil, a fim de transmitir os conceitos para outros
profissionais que não são desta área.
Referências
BORINELLI, M. L.; PIMENTEL, R. C. Contabilidade para gestores,
analistas e outros profissionais: de acordo com os pronunciamentos do
CPC (Comitê de Pronunciamentos Contábeis) e IFRS (Normas
Internacionais de Contabilidade). 2. ed. São Paulo: Atlas, 2017.
GELBCKE, E.; SANTOS, A. dos; IUDÍCIBIS, S. de; MARTINS, E. Manual de
Contabilidade Societária: aplicável a todas as sociedades de acordo
com as normas internacionais e do CPC. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2018.
MARTINS, E. Contabilidade de custos. 11. ed. São Paulo: Atlas, 2018.
Material para download
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