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Relatório: Contabilidade de Campanhas Eleitorais
Resumo executivo
Implemente imediatamente um regime contábil específico para a campanha eleitoral que assegure rastreabilidade, transparência e conformidade com a Justiça Eleitoral. Padronize registros, centralize documentos e adote controles que permitam comprovar receitas, despesas e a origem dos recursos, reduzindo o risco de sanções administrativas, cíveis e penais.
Objetivo
Orientar gestores de campanha e contabilistas sobre procedimentos obrigatórios e boas práticas na escrituração, controle e prestação de contas de campanhas eleitorais, com foco em prevenção de irregularidades e atendimento às exigências dos órgãos eleitorais.
Procedimentos obrigatórios (instruções)
- Abra e utilize exclusivamente uma conta bancária de campanha para todos os movimentos financeiros: registre e concilie diariamente.
- Emita recibos eleitorais ou comprovantes legais para cada doação recebida; identifique o doador conforme exigido pela autoridade eleitoral.
- Receba e aceite apenas fontes de recursos permitidas pela legislação e por normas do tribunal eleitoral; recuse ou devolva recursos vedados e documente a devolução.
- Exija notas fiscais, contratos assinados e recibos de prestação de serviço para todas as despesas; não contabilize pagamentos sem comprovação documental.
- Submeta a prestação de contas parcial e final dentro dos prazos legais, anexando todos os comprovantes organizados por lote e mapa sumarizado.
- Responda prontamente a pedidos de diligência da Justiça Eleitoral e mantenha um canal responsável pela interlocução técnica com cartório eleitoral.
Controles contábeis e operacionais (orientações técnicas)
- Estruture um plano de contas simplificado e padronizado por natureza: receitas (doações pessoas físicas, recursos do candidato), despesas (publicidade, eventos, serviços, logística), transferências internas e ajustes.
- Registre transações segundo o regime de competência e informe fluxos de caixa, destacando lançamento por projeto/atividade quando aplicável.
- Realize conciliações bancárias periódicas e cruzamento entre livro caixa, extrato bancário e comprovantes físicos/digitais.
- Implemente segregação de funções: quem autoriza despesas não deve ser o mesmo que efetua pagamentos nem o que arquiva documentos.
- Mantenha trilhas de auditoria eletrônica: hashes de arquivos, controle de versões de planilhas e registro de acessos à base de dados contábil.
- Adote controles de aprovação prévia para contratos de grande valor e cláusulas que envolvam adiantamentos ou subcontratações.
Documentação exigida e organização
- Organize os comprovantes em dossiês por período e por natureza de despesa; digitalize e indexe todos os documentos em sistema seguro.
- Compile mapas sintéticos de receitas e despesas que facilitem a conferência da prestação de contas.
- Prepare relatórios detalhados para fins de auditoria interna e para eventual apresentação ao juiz eleitoral, com resumo executivo e anexos organizados numericamente.
Compliance, auditoria e riscos
- Realize auditoria interna independente durante a campanha para detectar inconsistências e propor correções imediatas.
- Monitore limites de gastos, bem como vedações e incompatibilidades de doadores, evitando origem de recursos que possa configurar abuso de poder econômico ou caixa dois.
- Documente decisões críticas e justificativas para pagamentos atípicos; guarde pareceres jurídicos quando houver dúvidas sobre conformidade.
- Esteja atento ao risco de nulidade de contratos, multas, devolução de recursos ao erário, inelegibilidade e eventual responsabilização penal por financiamento ilícito.
Relatórios e apresentação à Justiça Eleitoral
- Prepare a prestação de contas final formatada conforme exigência do tribunal eleitoral: demonstrativo analítico, demonstrativo sintético, anexos probatórios e relatório do contabilista responsável.
- Assegure a assinatura eletrônica ou física do responsável contábil e do candidato, conforme normativa vigente.
- Revise o processo de envio para evitar rejeições técnicas; corrija diligências dentro do prazo estabelecido.
Recomendações práticas (ações imediatas)
- Nomeie um responsável contábil com experiência em direito eleitoral e contabilidade pública.
- Institua checklists semanais de conformidade e um fluxo de aprovação documentado.
- Armazene cópias backup fora do local físico da campanha e mantenha plano de resposta para questionamentos pós-eleitorais.
Conclusão
Adote um sistema contábil e de controles robusto, transparente e auditável. Execute as instruções acima de forma disciplinada e documentada, garantindo que cada real movimentado na campanha tenha origem e comprovação legal. A observância das práticas recomendadas reduz riscos e fortalece a legitimidade do processo eleitoral.
PERGUNTAS E RESPOSTAS
1) O que deve conter a prestação de contas final?
Resposta: Demonstrativos analítico e sintético de receitas e despesas, comprovantes (notas, contratos, recibos), relatório do contabilista e anexos organizados conforme exigência do tribunal eleitoral.
2) Como registrar doações de pessoas físicas?
Resposta: Identifique o doador (nome, CPF), emita comprovante, registre no livro caixa e arrecadação e consolide nos mapas de receitas, respeitando limites e vedações.
3) Quais controles evitam caixa dois?
Resposta: Conta bancária exclusiva, emissão de recibos, conciliações periódicas, segregação de funções e auditoria interna independente.
4) Como proceder diante de recursos vedados?
Resposta: Recuse ou devolva formalmente o recurso, documente a devolução com comprovante e registre a operação na contabilidade da campanha.
5) Quanto tempo manter a documentação?
Resposta: Armazene documentos pelo prazo legal determinado pela Justiça Eleitoral e mantenha backups seguros até conclusão de possíveis fiscalizações ou litígios.