Apostila de Arqivologia concurso Polícia Federal

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APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos 
Arquivologia A Opção Certa Para a Sua Realização 1
ARQUIVOLOGIA 
Considerada disciplina, técnica e arte, a arquivologia é uma ciência au-
xiliar da história. Fonte de consulta para todos os fins, um arquivo organi-
zado constitui valioso patrimônio e pode documentar o passado de uma 
nação. 
Arquivologia é o conjunto de conhecimentos sobre a organização de 
arquivos, tanto no que se refere ao recolhimento e conservação de docu-
mentos, títulos e textos de valor permanente e elaboração dos respectivos 
instrumentos de pesquisa, como no que toca à eliminação de peças de 
valor transitório e controle dos arquivos em formação. Inclui também as 
tarefas dos arquivistas. O termo arquivística pode, de modo geral, ser 
empregado como sinônimo de arquivologia. 
Os arquivos de determinada origem constituem um todo orgânico de-
nominado fundo, grupo, núcleo ou corpo de arquivos, no qual se incluem 
documentos escritos e iconográficos, como os audiovisuais, discos, fitas 
magnéticas e filmes. Começam também a ser objeto da arquivologia os 
arquivos eletrônicos. Os arquivos econômicos, de empresas comerciais, 
bancárias, industriais, desde que se revistam de importância histórica, 
como ocorre, em alguns casos, com papéis de famílias e pessoas ilustres, 
interessam à arquivística. 
A preocupação dos governos e autoridades em conservar determina-
dos documentos em lugares seguros por motivos de ordem administrativa, 
jurídica ou militar, remonta à antiguidade, sobretudo no que diz respeito a 
títulos de propriedade. Os eruditos do Renascimento foram os primeiros a 
ocupar-se dos arquivos como fonte da história, dando início aos estudos de 
diplomática, que levariam à moderna crítica histórica. A partir da revolução 
francesa, os arquivos tornaram-se bem público, proclamando-se o direito do 
povo de acesso aos documentos, cuja preservação foi oficialmente reco-
nhecida como de responsabilidade do Estado. 
Uma arquivística essencialmente voltada para os diplomas medievais 
surgiu no século XIX, principalmente após a criação da École des Chartes 
(Escola das Cartas), que passaria a formar arquivistas paleógrafos altamen-
te qualificados. Em meados do mesmo século lançaram-se as bases da 
arquivística moderna, com os princípios do respect des fonds (todos os 
documentos originais de uma autoridade administrativa, corporação ou 
família devem ser mantidos em grupos, separados segundo a natureza das 
instituições que os criaram); da proveniência (os documentos públicos 
devem ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os 
originaram); do respeito à ordem original (o arranjo dado aos documentos 
pelos órgãos criadores deve ser mantido nos arquivos gerais ou de custó-
dia permanente); e da centralização (unidade e indivisibilidade dos arquivos 
públicos nacionais). 
Uma série de fatos novos, diretamente relacionados com os progressos 
da civilização, marcam a arquivologia na segunda metade do século XX. 
São eles, entre outros: adoção de arquitetura moderna e funcional nos 
prédios de arquivos; uso de microfilmagem de substituição; programas de 
história oral; restauração de documentos pelo emprego de máquinas e 
material sintético; intervenção dos arquivistas na gestão de papéis adminis-
trativos e nos arquivos econômicos, pessoais e familiares; aparecimento de 
depósitos intermediários de arquivos ou centros de pré-arquivamento; 
tentativas de aplicar as conquistas da eletrônica ao trabalho arquivístico. 
O grande problema da arquivologia contemporânea é o volume de pa-
péis criados e acumulados pelas administrações e a necessária eliminação 
de documentos depois de avaliados. O arquivista desenvolve padrões de 
avaliação, elabora planos de descarte, prepara tabelas e listas de material 
repetitivo de descarte automático. As listas e tabelas de descarte especifi-
cam o período de retenção de documentos comuns à maioria dos serviços 
existentes, e tabelas especiais cogitam de cada administração em particu-
lar. O arquivista pode recorrer a especialistas para decidir quanto à desti-
nação dos documentos. 
O primeiro tratado moderno de arquivística, de autoria dos holandeses 
Samuel Muller, Johan Adriaan Feith e Robert Fruin, data de 1898 e intitula-
se, em edição brasileira, Manual de arranjo e descrição de arquivos 
(1960).©Encyclopaedia Britannica do Brasil Publicações Ltda. 
CONCEITO 
Arquivos são conjuntos organizados de documentos, produzidos ou re-
cebidos e preservados por instituições públicas ou privadas, ou mesmo 
pessoas físicas, na constância e em decorrência de seus negócios, de suas 
atividades específicas e no cumprimento de seus objetivos, qualquer que 
seja a informação ou a natureza do documento. 
Os arquivos, portanto, podem ser públicos ou privados. 
1. Arquivos públicos: são conjuntos de documentos produzidos ou 
recebidos por órgãos governamentais, em nível federal, estadual ou muni-
cipal, em decorrência de suas atividades administrativas, judiciárias ou 
legislativas. Existem três espécies de arquivos públicos: correntes, tempo-
rários e permanentes: 
• Correntes: conjuntos de documentos atuais, em curso, que são objeto 
de consultas e pesquisas frequentes. 
• Temporários: conjunto de documentos oriundos de arquivos correntes 
que aguardam remoção para depósitos temporários. 
• Permanentes: são conjuntos de documentos de valor histórico, cientí-
fico ou cultural que devem ser preservados indefinidamente. 
2. Arquivos privados: são conjuntos de documentos produzidos ou 
recebidos por instituições não públicas, ou por pessoas físicas, devido a 
suas atividades específicas. 
Assim, o arquivo de uma empresa, por exemplo, reflete sua atividade, 
seu porte e seus objetivos. Documentos de natureza diversa, colecionados 
com outros objetivos, não devem misturar-se com o arquivo principal, já que 
o tratamento que a eles se deve dar é diferente. Uma empresa. imobiliária 
de porte médio forçosamente terá um arquivo composto de documentos 
relativos à atividade que desenvolve. Haverá contratos de locação, de 
imóveis residenciais e comerciais; opções de venda de casas, apartamen-
tos, terrenos; cartas pedindo informações; contratos de compra e venda; 
certidões; traslados; anúncios em jornais; relatórios e vistorias e outros 
documentos ligados ao setor. Um catálogo de livros de uma editora, por 
exemplo, foge ao objetivo dessa empresa e, naturalmente, não deve fazer 
parte do arquivo principal. Tratando-se, porém, de uma empresa ligada à 
área educacional, a abordagem seria outra, pois catálogo de livros é fun-
damental a sua própria sobrevivência, enquanto certidões, traslados, op-
ções de compra de terrenos e outros documentos próprios do ramo imobili-
ário seriam afastados do arquivo principal. 
IMPORTÂNCIA 
A importância dos arquivos é tão evidente que a própria Constituição 
Federal, em seus artigos 215 e 216, determina: 
“Art. 215. O Estado garantirá a todos o pleno exercício dos direitos cul-
turais e acesso às fontes da cultura nacional, e apoiará e incentivará a 
valorização e a difusão das manifestações culturais. 
§ 1° O Estado protegerá as manifestações das culturas populares, in-
dígenas e afro-brasileiras, e das de outros grupos participantes do processo 
civilizatório nacional. 
§ 2° A lei disporá sobre a fixação de datas comemorativas de alta signi-
ficação para os diferentes segmentos étnicos nacionais. 
Art. 216. Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza 
material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores 
de referência à identidade, à ação, à memória dos diferentes grupos forma-
dores da sociedade brasileira, nos quais se incluem: 
I — as formas de expressão; 
II — os modos de criar,fazer e viver; 
III — as criações científicas, artísticas e tecnológicas; 
IV — as obras, objetos, documentos, edificações e demais espaços 
destinados às manifestações artístico-culturais; 
V — os conjuntos urbanos e sítios de valor histórico, paisagístico, artís-
tico, arqueológico, paleontológico, ecológico e científico. 
§ 1° O Poder Público, com a colaboração da comunidade, promoverá e 
protegerá o patrimônio cultural brasileiro, por meio de inventários, registros, 
vigilância, tombamento e desapropriação, e de outras formas de acautela-
mento e preservação. 
§ 2° Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da do-
cumentação governamental e as providências para franquear sua consulta 
a quantos dela necessitem. 
§ 3° A lei estabelecerá incentivos para a produção e o conhecimento 
de bens e valores culturais. 
§ 4° Os danos e ameaças ao patrimônio cultural serão punidos, na 
forma da lei. 
§ 5° Ficam tombados todos os documentos e os sítios detentores de 
reminiscências históricas dos antigos quilombos.” 
No Brasil, o Arquivo Nacional, previsto na Constituição de 1824, foi cri-
ado em 1836. 
No passado, a preservação do patrimônio documental era encarada 
principalmente por seu valor histórico. Após a Segunda Guerra Mundial, 
começaram a aparecer as primeiras preocupações com uma nova concep-
ção arquivística, em que o documento perdia seu exclusivo enfoque históri-
co. Surgiam outros aspectos relevantes, como a racionalização da informa-
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ção, a eficiência administrativa e a finalidade prática na tomada de deci-
sões. 
A difusão da informação de conteúdo técnico e científico, a nova men-
talidade que se introduz na administração pública, a necessidade de pes-
quisa constante e sistemática, objetivando particularmente a correta toma-
da de decisão pela empresa privada, favoreceram o surgimento de um 
novo enfoque do arquivo, distante daquele critério eminentemente histórico. 
Como consequência, o conceito de arquivo ampliou-se de tal forma que sua 
importância ultrapassou os limites que até há bem pouco tempo existiam. 
Atualmente, já não se conseguem restringir e delimitar o campo de atuação 
e a utilidade do arquivo. Sua importância e seu potencial de crescimento 
são ilimitados. 
ORGANIZAÇÃO 
O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condições 
de segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade e acesso: 
•Segurança: o arquivo deve apresentar condições mínimas de segu-
rança, incluindo-se medidas de prevenção contra incêndio, extravio, roubo 
e deterioração. Dependendo da natureza do arquivo, é importante cuidar do 
sigilo, impedindo ou dificultando o livre acesso a documentos confidenciais. 
•Precisão: o arquivo deve oferecer garantia de precisão na consulta a 
documentos e assegurar a localização de qualquer documento arquivado, 
ou de qualquer documento que tenha sido dele retirado. 
•Simplicidade: o arquivo precisa ser simples e de fácil compreensão. 
As possibilidades de erros são reduzidas em arquivos simples e funcionais. 
O número e a variedade de documentos não exigem necessariamente um 
arquivo complexo e de difícil entendimento. 
•Flexibilidade: o arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou 
crescimento da empresa, ou órgão público, ajustando-se ao aumento do 
volume e à complexidade dos documentos a serem arquivados. As normas 
de classificação não devem ser muito rígidas, pois apenas dificultam a 
atividade de arquivamento. 
•Acesso: o arquivo deve oferecer condições de consulta imediata, pro-
porcionando pronta localização dos documentos. 
A procura de documentos de todos os tipos aumentou muito nos últi-
mos anos, graças principalmente à necessidade cada vez maior de infor-
mações. O arquivo não se reduz apenas a guardar documentos; significa 
também uma fonte inesgotável de informações, que pretende atender a 
todos e a todas as questões. 
ARQUIVOS DE PROSSEGUIMENTO 
Esses arquivos são muito importantes para a empresa, já que por meio 
deles se podem acompanhar assuntos pendentes ou que aguardam provi-
dências: cartas que esperam respostas; duplicatas a cobrar; faturas a 
pagar; apólices de seguro que devem ser renovadas; lembretes ou contro-
les para renovação de assinaturas de jornais ou revistas; contratos a serem 
assinados; enfim, inúmeros assuntos que não devem ser simplesmente 
arquivados e fatalmente esquecidos. O arquivo de prosseguimento possibi-
lita à secretária constante follow up. 
Também conhecido como arquivo de andamento, ou de follow up, pre-
cisa ser organizado convenientemente e, para isso, existem métodos 
tradicionais, como o cronológico e o alfabético, e modernos, como o de 
jogos de fichas prontas, o de equipamentos compactos, próprios para 
vários tipos de controle, ou os desenvolvidos pela informática. 
1. Método cronológico: em primeiro lugar, prepara-se um jogo de do-
ze guias com os nomes dos meses e depois um jogo de guias numeradas 
de•1 a 31, representando os dias dos meses. Esse ultimo jogo deve ser 
disposto apos a guia do mês em curso. À medida que os dias vão passan-
do, deve-se colocá-los nos mês seguinte. No caso de empresas com muito 
movimento de contas a receber e/ou a pagar, inclusive com prazos de 30, 
60 ou 90 dias, recomenda-se a utilização de três jogos de guias numera-
das, de modo que o acompanhamento seja trimestral e não mensal, ou, 
então, que se guardem os documentos em pastas separadas até o momen-
to oportuno. 
O método cronológico permite a utilização de pastas ou cartões. Ha-
vendo opção pelo uso de pastas, será necessária uma cópia adicional de 
todos os documentos que exigem prosseguimento e que serão colocados 
nas pastas por ordem alfabética dos nomes e, em seguida, arquivados 
após as guias que correspondem às datas de acompanhamento. 
O emprego de cartões ou fichas elimina a necessidade de cópias adi-
cionais dos documentos, porém exige anotações pormenorizadas para que 
se possa fazer o acompanhamento. Como nas empresas de grande porte o 
número de cartões ou fichas é imenso, tal fato dificulta sobremaneira o 
manuseio e, além disso, aumenta a possibilidade de falhas no acompa-
nhamento. 
2. Método alfabético: esse método também possibilita o uso de pastas 
ou cartões. As pastas são colocadas em ordem alfabética. Nas margens 
superiores das pastas, deverão constar: letra correspondente; números de 
1 a 31, representando os dias do mês; e um indicador móvel que se deslo-
ca na pasta, servindo para indicar o dia específico. 
Os documentos são postos nas pastas em ordem alfabética. Em cada 
pasta, os documentos são colocados em ordem cronológica e, à medida 
que os dias vão passando, os documentos são retirados e o indicador 
móvel vai-se deslocando até o fim, dia 31, retornando ao dia 1° no início de 
um novo mês. 
A possibilidade de uso de cartões ou fichas também existe, embora se-
ja mais trabalhosa, pois exige a anotação de todos os pormenores do 
documento. Os cartões são colocados nas pastas alfabéticas respectivas, 
conforme o modelo descrito, e seu funcionamento também será o mesmo. 
3. Métodos modernos: surgiram com o próprio desenvolvimento das 
empresas e da tecnologia, notadamente da informática. Existem, entretan-
to, métodos que oferecem fichas já preparadas para os diversos controles, 
como, por exemplo, de pessoal, de estoque, de contabilidade e outros. 
Alguns trazem equipamentos compactos em que as fichas ficam visíveis e 
os dados principais são lançados também na margem superior das fichas, à 
vista do manipulador, facilitando, assim, o manuseio e a consulta. 
O computador trouxe consigo possibilidades ilimitadas que podem ser 
adaptadas a qualquerempresa. As informações necessárias para o correto 
acompanhamento são fornecidas diariamente pelas impressoras, ou por 
uma tela de terminal de microcomputador. A grande vantagem da utilização 
da informática, além da rapidez, é a redução da margem de erro. 
REFERÊNCIAS CRUZADAS 
A expressão referências cruzadas é largamente usada pelas pessoas 
que lidam com arquivos, enquanto entre os bibliotecários a palavra mais 
empregada é remissão. 
A principal finalidade das referências cruzadas é a de informar a quem 
for consultar o arquivo que determinado assunto ou nome está arquivado 
em tal pasta. As referências cruzadas podem vir em pequenas fichas, 
principalmente quando colocadas em índices. Quando, porém, guardadas 
nos próprios arquivos, devem estar escritas em folhas de papel e inseridas 
nas respectivas pastas. Por exemplo, um fornecedor do Mappin provavel-
mente terá uma pasta com esse nome no arquivo, apesar de a razão social 
dessa loja de departamento ser “Casa Anglo Brasileira S:A.”. Recomenda-
se, nesse caso, que se escreva numa ficha ou folha de papel: 
É muito comum encontrar anotações como “Veja também”, indicando 
que o assunto ou nome possui outras ligações importantes. Suponha-se 
uma empresa que se dedica principalmente ao comércio exterior. E prová-
vel que ela arquive os conhecimentos aéreos relativos à carga transportada 
numa pasta de ‘Carga Aérea”. Entretanto, essas exportações são efetuadas 
por uma companhia aérea, por exemplo, a VARIG. Nesse caso, recomen-
da-se que se abra uma pasta em nome de VARIG, em que poderão ser 
colocados, por exemplo, os horários dos vôos, inclusive dos vôos carguei-
ros, as cidades que ela serve, as conexões possíveis, as tarifas de carga 
aérea e outras informações pertinentes, e ainda uma observação: Veja 
também Carga Aérea. 
Igualmente no caso de siglas, deve-se fazer uma referência cruzada. 
Assim, pode-se abrir uma pasta para Cacex e fazer uma referência para 
Carteira de Comércio Exterior, ou vice-versa. O importante é que a pasta 
fique com a forma mais conhecida e mais fácil. Por exemplo, talvez seja 
preferível abrir uma pasta para “Instituto Nacional do Livro” e uma referên-
cia cruzada para “INL”, para não se fazer confusão com IML (Instituto 
Médico Legal). 
De um lado, a referência cruzada é muito importante, pois ajuda e agili-
za o funcionamento do arquivo, porém, de outro, deve-se tomar cuidado e 
evitar o excesso de referências que acarretam volume muito grande de 
papéis, congestionando, consequentemente, o arquivo. 
TRANSFERÊNCIA 
Há documentos que estão sujeitos ao fator tempo, isto é, há aqueles 
que têm valor de um ano; outros de dois, três, cinco ou mais anos; outros, 
ainda, possuem valor permanente e nunca poderão ser destruídos. 
Os documentos também podem ser analisados pela frequência de sua 
utilização: alguns são muito procurados, outros são consultados poucas 
vezes, ou quase nunca, e ainda existem aqueles que, após a conclusão do 
fato que os criou, não servirão para mais nada. 
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Com o passar do tempo, observa-se que os arquivos ficam sobrecarre-
gados de papéis, dificultando o trabalho e, na maioria dos casos, a tendên-
cia é adquirir móveis novos, na tentativa de se resolver o problema de 
espaço. Solução muito mais lógica, econômica e eficaz é a de eliminar ou 
destruir o que não tem mais valor e transferir o que se encontra em desuso 
ou desatualizado para local apropriado. Assim, transferência é a operação 
que visa separar os documentos que ainda estão em uso, ou são bastante 
consultados, daqueles que perderam sua utilidade prática, mas não seu 
valor. 
A transferência pretende: 
• liberar o arquivo de papéis sem utilidade prática atual; 
• manter espaço disponível e de fácil manuseio nos arquivos em uso ou 
ativos; 
• facilitar o trabalho de arquivar, localizar e consultar documentos nos 
arquivos; 
• manter o arquivo em bom estado de conservação, aumentando sua 
vida útil; e 
• reduzir ou eliminar despesas desnecessárias com novos equipamen-
tos. 
Portanto, as transferências de documentos devem ser cuidadosas e cri-
teriosamente estudadas e planejadas, considerando as diferenças não 
apenas quanto à frequência do uso ou da consulta, mas também quanto a 
seu valor. 
Tipos de arquivo 
No que se refere à frequência do uso ou consulta, existem três tipos de 
arquivos: arquivo ativo, arquivo inativo e arquivo morto. 
Arquivo ativo: mantém arquivados os documentos e papéis de uso, 
consulta e referência constantes e atuais, ou que se encontram em fase de 
conclusão. 
Arquivo inativo: guarda documentos e papéis que oferecem menor 
frequência de uso, consulta ou referência. 
Arquivo morto: armazena documentos de frequência de uso, consulta 
ou referência quase nulas. No entanto, não se deve considerar este arquivo 
como um “depósito de lixo”, mesmo porque os documentos definidos como 
inúteis ou imprestáveis devem ser destruídos. O arquivo morto precisa, 
inclusive, ser organizado dentro das mesmas técnicas e regras que preva-
lecem para o arquivo ativo, pois muitas vezes serão necessárias a imediata 
localização e a consulta a papéis em desuso. 
Uma empresa que tenha, por exemplo, 50 anos de existência deverá 
manter em seu arquivo morto o registro de todos seus antigos empregados, 
mesmo que entre eles existam alguns já aposentados ou falecidos. A 
destruição desses registros só será possível ou permitida no caso de se 
proceder a uma completa microfilmagem. 
Destaque-se que se deve fazer anotação dos documentos transferidos 
e, no caso de destruição, registro da data em que ocorreu a destruição e 
referência ao conteúdo deles. 
Atualização de arquivo 
Existem três tipos de transferências de documentos ou papéis de um 
arquivo para outro: transferências periódicas, transferências permanentes e 
transferências diárias: 
• Transferências periódicas: as transferências são efetuadas em 
intervalos predeterminados, para os arquivos inativos ou mortos, de-
pendendo da frequência de uso. 
• Transferências permanentes: são transferências realizadas em 
intervalos irregulares, sem qualquer planejamento. Normalmente, acon-
tecem quando o acúmulo de papéis no arquivo ativo é tão grande que 
chega a atrapalhar o bom andamento do serviço. A transferência, en-
tão, irá acarretar grande perda de tempo, já que o arquivo inteiro terá 
de ser analisado. 
• Transferências diárias: são as mais recomendáveis, porque mantêm 
em ordem os arquivos ativos. O trabalho poderá ser grandemente facili-
tado se do documento já arquivado constar sua validade ou vencimen-
to, ou marcação indicando a data da transferência. Dessa forma, as 
transferências podem ser feitas no mesmo instante em que se arquiva 
ou se consulta um documento qualquer. 
Conservação e proteção de documentos 
Determina-se o valor do documento levando em consideração todas as 
finalidades que possui e seu tempo de vigência, que muitas vezes se 
subordina a imperativos da lei. Nesse sentido, pode-se organizar um qua-
dro ou tabela de prazos de vigência para os diversos documentos, facilitan-
do sobremaneira o trabalho do arquivista. Os documentos são classificados 
por seu valor em: permanentes - vitais, permanentes e temporários. 
• Permanentes - vitais: são documentos que devem ser conservados 
indefinidamente, pois possuem importância vital para a empresa, isto é, 
sem eles a empresa não tem condições de funcionar. Citam-se, entre 
outros: contratos; escrituras; estatutos; livros de atas; livros de registros 
de ações; cartas - patentes; fórmulas (químicas); procurações. 
• Permanentes: são documentos que devem ser guardados indefinida-
mente, porémnão têm importância vital. Como exemplo, podem-se re-
lacionar: rela tórios anuais; registros de empregados; livros e registros 
contábeis; recibos de impostos e taxas; avaliações; e outros. 
• Temporários: são documentos que têm valor temporário de um, dois, 
cinco ou mais anos. Recomenda-se a confecção de um quadro ou ta-
bela, com anotação da vigência do documento que, naturalmente, se-
guirá critérios determinados pela própria empresa. Assim, são temporá-
rios: recibos; faturas; notas fiscais; contas a receber e a pagar; extratos 
bancários; apólices de seguro; folhetos; correspondência; memorandos 
e outros. 
Os documentos considerados vitais para a empresa, além de serem 
conservados indefinidamente, devem merecer cuidados especiais, notada-
mente de proteção contra incêndios, inundações, furtos, desabamentos e 
outros eventos. A perda ou destruição de tais documentos pode, em casos 
extremos, significar até o fracasso total de uma empresa. Existem algumas 
formas de proteger esses documentos: 
• Utilização de cofres a prova de fogo. 
• Preparação de cópias adicionais dos documentos e envio delas a 
outros lugares para guarda, como cofres de bancos, cofres de filiais da 
empresa, ou escritórios de advogados. 
• Microfilmagem de todos os documentos vitais e conservação dos 
microfilmes em local seguro. 
A conservação e a proteção desses documentos devem ser acompa-
nhadas de um registro que especifique o modo, a data e o local para onde 
foram encaminhados, de forma que possam ser localizados imediatamente. 
CENTRALIZAÇÃO OU DESCENTRALIZAÇÃO? 
Trata-se de uma questão muito comum, principalmente nas grandes 
empresas. A centralização dos arquivos proporciona vantagens, mas 
existem desvantagens que naturalmente devem ser conhecidas antes de se 
tomar uma decisão sobre o assunto. As principais vantagens da 
centralização são as seguintes: 
• Eficiência: devido à centralização, tende-se a manter um especialista 
em arquivística, o que sem dúvida melhora a eficiência e a rapidez do 
trabalho em todas suas etapas. 
• Responsabilidade: o cuidado e a proteção de documentos melhora 
muito, pois a responsabilidade se encontra nas mãos de um especialis-
ta. 
• Economia: é grande a economia de equipamento; de pessoal; de 
tempo gasto no arquivamento; na localização e na preparação de có-
pias adicionais ou referências. 
• Uniformidade: proporciona certa padronização ao sistema e métodos 
de arquivamento, o que não acontecerá se houver inúmeros arquivos 
departamentais. 
• Concentração: os documentos são concentrados por assuntos, ofere-
cendo ao consulente visão global. Na descentralização, os mesmos 
assuntos tendem a ficar espalhados pelos diversos arquivos. 
• Utilização: amplia o uso do equipamento e, consequentemente, alonga 
sua vida útil. 
Há algumas desvantagens na centralização, que precisam ser aponta-
das: 
• Consulta dificultada: necessidade de locomoção até o centro de 
arquivos; tal fato não ocorre com a descentralização, em que o arquivo do 
departamento se encontra à mão. 
• Acúmulo de pessoas: poderá acontecer o acúmulo de pessoas 
no local onde estão colocados os arquivos, o que dificulta a consulta e 
tumultua o trabalho do arquivista. 
• Perda de tempo: muito tempo perdido na locomoção até o ar-
quivo central e espera para poder iniciar a consulta, principalmente se 
houver muitas pessoas no local. 
• Espaço: necessidade de mais espaço para incluir todos os ar-
quivos, além de mesas e cadeiras para as diversas consultas. 
• Dificuldade no sigilo: os arquivos ficam muito abertos à consul-
ta generalizada, dificultando a manutenção do sigilo, tão necessário à vida 
da empresa. 
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• Dispersão: a pasta em que está classificado um documento, no 
momento de uma consulta, pode estar com outro consulente, em outro 
departamento. 
As soluções variam de empresa para empresa; o mais comum, entre-
tanto, é a opção pelo sistema misto, ou seja, centralização parcial. Em 
princípio, os documentos vão para o arquivo central; entretanto; documen-
tos específicos que só interessam a certos departamentos ficam nos arqui-
vos desses departamentos. Assim, por exemplo, devem ser arquivados no 
próprio departamento de vendas a relação de representantes ou clientes, 
seus pedidos, reclamações, correspondência de modo geral. 
Outro caminho a seguir é o que procura basicamente centralizar o con-
trole e não o arquivo. Um especialista organiza um arquivo central, onde 
deverão ser guardados os documentos de interesse geral, inclusive aqueles 
que são vitais e/ou sigilosos, naturalmente tomando-se todas as precau-
ções. Em seguida, ele deverá planejar os diversos arquivos localizados nos 
vários departamentos. O conhecimento da empresa e de seu organograma 
é fundamental nessa etapa. Seu trabalho, além da administração do arqui-
vo central, pressupõe a classificação e a distribuição diária de documentos 
aos diversos departamentos. 
Realmente, trata-se de um assunto de solução não muito fácil, já que 
existem vantagens e desvantagens em todos os métodos. O importante é 
que a empresa decida pelo que for mais adequado a suas condições, 
necessidades e objetivos a curto, médio e longo prazos. 
MICROFILMAGEM 
Observa-se na época atual excessivo aumento do número de docu-
mentos. De um lado, devido à expansão da administração pública em todos 
os setores e em todos os níveis: federal, estadual e municipal; de outro, 
graças ao desenvolvimento das atividades empresariais e ao rápido avanço 
da tecnologia, em todos os setores da economia. 
É crescente a indagação de como e quando se deve proceder para re-
duzir e racionalizar a produção de documentos e, por consequência, seu 
arquivamento e conservação. O microfilme surgiu como uma das principais 
respostas a essa questão. 
O microfilme é um processo de reprodução fotográfica reduzida, che-
gando a quase 95% do documento original. São várias as vantagens obti-
das na microfilmagem de documentos que devem ser transferidos do 
arquivo ativo para o inativo, já que dificilmente o microfilme será utilizado 
para arquivos ativos. As vantagens são: 
• Economia: os ganhos em espaço, peso e tamanho dos arquivos 
chegam a mais de 80% em muitos casos. 
• Redução do volume: é muito grande a redução do volume de papéis e 
documentos, o que proporciona economia de tempo e mão-de-obra. 
• Segurança: os microfilmes protegem e conservam os documentos 
vitais da empresa ou órgão público, dos riscos de eventos, como in-
cêndio, inundação ou furto, pois, além de representarem cópias adicio-
nais desses documentos, são facilmente guardados em cofres especi-
ais. - 
• Durabilidade: o microfilme reveste-se de grande durabilidade, atingin-
do até 150 anos. 
• Reprodução: a microfilmagem oferece condições de reprodução 
ilimitada, além de fidelidade, exatidão perfeita dos documentos repro-
duzidos. 
• Custo: embora e microfilme possa assustar pelo custo elevado, é 
preciso levar em consideração a economia que proporciona com a re-
dução do espaço, de equipamento e de pessoal necessário para a ma-
nutenção de arquivos convencionais, especialmente nas grandes em-
presas. 
• Consulta: a consulta a documentos é imediata e mais fácil, agilizando 
em muito o serviço. Verifique-se, por exemplo, a microfilmagem de 
cheques compensados. 
As técnicas modernas de microfilmagem evoluíram muito nos últimos 
anos; entretanto, a escolha do produtor dos microfilmes deve ser feita de 
modo que garanta a qualidade e a durabilidade deles. 
A decisão de utilizar a microfilmagem na empresa também pode ser 
auxiliada pela ocorrência de um ou mais dos seguintes fatos: 
• necessidadede entregar ou devolver às pessoas os originais dos 
documentos; 
• necessidade de conservar os documentos por mais de cinco anos; 
• necessidade de conservar os documentos por tempo indeterminado ou 
permanentemente; 
• necessidade de proteger . os documentos dos riscos de incêndio, 
inundação ou furto. 
Em princípio, a organização de um arquivo de microfilmes deve seguir 
o sistema e o método empregados nos arquivos de documentos; o arquivo 
deve vir acompanhado de índices que facilitem a pronta localização, bem 
como deve existir na empresa aparelho próprio para a leitura dos microfil-
mes. 
É muito importante, também, considerar o aspecto legal da microfilma-
gem. A legislação brasileira determina a guarda de originais por tempo 
determinado ou mesmo indefinidamente. A reprodução de um microfilme no 
formato do documento exige, para sua validade, que seja autenticado em 
cartório e à vista do documento original. 
Portanto, a microfilmagem não deve ser entendida apenas como subs-
tituidora de documentos originais. Antes de mais nada, é preciso encarar o 
microfilme como cópia adicional de documento cuja utilidade para a empre-
sa tenha sido estudada e comprovada. 
EQUIPAMENTOS 
Entende-se por equipamento o móvel utilizado para arquivamento. O 
conhecimento dos sistemas de equipamento, de suas vantagens e desvan-
tagens, irá facilitar em muito o serviço do arquivista. Denomina-se sistema 
de equipamento a maneira como os documentos são colocados no móvel 
arquivador. São três os sistemas de equipamento: 
1. Horizontal: os documentos ficam uns sobre os outros, em posição 
horizontal dentro do móvel arquivador. E um sistema antigo, mas que ainda 
é utilizado em algumas repartições públicas, que amarram ou colocam os 
documentos em pacotes. Também pertencem ao sistema horizontal as 
mapotecas, muito utilizadas, e os fichários tipo kardex, Securit, muito co-
nhecidos e empregados com bastante sucesso em inúmeras empresas. 
 
Móvel “Securit” para arquivo horizontal de mapas, plantas, heliografias 
e mapotecas 
As vantagens do sistema são as seguintes: 
• a iluminação é direta; 
• as anotações podem ser efetuadas no mesmo local; 
• as possibilidades de perda de documentos são bastante reduzi-
das. 
As desvantagens são: 
• ocupa muito espaço; 
• há necessidade de retirar todos os documentos para arquivar ou 
retirar um documento; 
• a consulta é demorada; 
• a consulta exige o deslocamento de outros documentos. 
2.Vertical: os documentos permanecem no interior do móvel arquiva-
dor em posição vertical. São dois os tipos nesse sistema: 
• Frontal. Os documentos são colocados uns atrás dos outros, 
com a frente voltada para o arquivista. 
• Lateral. Os documentos são colocados uns ao lado dos outros, 
com a lateral voltada para o arquivista. 
Atualmente, com o desenvolvimento da tecnologia e as exigências do 
mercado, as pastas ficam suspensas nos arquivos verticais, por meio de 
braços metálicos apoiados em suportes especiais. 
São vantagens do sistema: 
• custo mais baixo; 
• fácil manuseio; 
• fácil conservação; 
• fácil atualização do material arquivado; 
• possibilidade de arquivar muitos documentos em pequeno espa-
ço; 
APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos 
Arquivologia A Opção Certa Para a Sua Realização 5
• consulta rápida e sem necessidade de deslocar outros documen-
tos. 
São desvantagens do sistema: 
• necessidade de retirar o documento para fazer anotações; 
• iluminação deficiente; 
• pouca visibilidade dos documentos no interior do arquivo. 
3.Rotativo: os documentos são colocados de modo que possam girar 
em torno de um eixo vertical ou horizontal. O sistema é muito empregado 
em atividades que requerem grande quantidade de consultas e necessida-
de de informações rápidas. 
Fichários 
São caixas de diversos tamanhos que guardam fichas ou cartões, po-
dendo ser de madeira, de aço, de material plástico ou de acríLico. São 
largamente utilizados e servem a muitas finalidades: índices, informações, 
endereços, relação de clientes, representantes, fornecedores e outras. 
O equipamento deve satisfazer às necessidades da empresa e dos 
serviços a que se destina. Alguns requisitos são: 
• adequação às necessidades do serviço; 
• obtenção de maior economia de espaço; 
• facilidade de acesso; 
• possibilidade de expansão; 
• resistência e durabilidade; 
• garantia de segurança e conservação de documentos; 
• aparência e funcionalidade. 
Há inúmeros tipos e modelos de equipamentos que podem ser utiliza-
dos pelos três sistemas: horizontal, vertical e rotativo. A escolha de um dos 
sistemas, assim como do equipamento propriamente dito, deve seguir os 
critérios apontados e outros que são considerados essenciais pela empresa 
ou órgão público e que prevalecem numa boa administração. 
1. Cadeado. 
2. Suporte regulável. 
3. Índice alfabético. 
4. Estrutura. 
5. Dispositivo antiimpacto. 
6. Pés antiderrapantes. 
ACESSÓRIOS 
Acessórios são materiais que visam auxiliar o equipamento. A correta e 
eficiente utilização dos mesmos criará condições favoráveis para o anda-
mento do serviço. 
A escolha acertada dos acessórios está diretamente ligada ao sistema 
e método de classificação e arquivamento empregados, assim como ao 
conhecimento dos tipos e modelos existentes no mercado. 
Os principais acessórios são: pastas; guias; projeções; tiras de inser-
ção e notações. 
1. Pastas: são pedaços de cartolina dobrada, que formam uma aresta 
comum chamada vinco. As pastas servem para agrupar e proteger os 
documentos comuns a um assunto e, normalmente, têm dimensões padro-
nizadas. Com relação ao vinco, as pastas podem ser normais ou sanfona-
das, para permitir o maior acúmulo de documentos; algumas possuem 
divisões internas. No que se refere à projeção, ela poderá ou não constar 
da pasta. As pastas suspensas, largamente usadas nos equipamentos 
modernos, são semelhantes às convencionais, apenas com a particularida-
de de possuírem dois braços metálicos ou outro material que se apóia nos 
suportes laterais do arquivo. 
2. Guias: são pedaços de cartolinas do tamanho das pastas ou mesmo 
menores, com uma saliência na parte superior, chamada projeção. As guias 
servem para dividir as pastas ou documentos em grupos. As guias, quanto 
à projeção, podem ter, ou não, encaixes para as tiras de inserção. Nas 
guias, as projeções podem vir em posição central, em diferentes posições 
ou, então, formando um jogo de, por exemplo, duas, três, quatro, cinco ou 
mais posições. A diferença das posições possibilita ao arquivista ampla 
visibilidade, o que facilita o arquivamento ou a localização de documentos. 
3.Projeções: são saliências colocadas na parte superior das pastas ou 
das guias que recebem as anotações ou dizeres pertinentes. Servem para 
ajudar o arquivista a localizar os assuntos no arquivo. As projeções podem 
ser de papelão, de material plástico ou de aço. Além disso, podem ser fixas 
ou adaptáveis. Essas últimas não fazem parte das pastas ou das guias e 
podem ser colocadas posteriormente. 
4. Tiras de inserção: papeletas ou rótulos que, após receberem os di-
zeres ou inscrições correspondentes, deverão ser inseridas nas projeções 
das pastas ou das guias. Servem para indicar a finalidade da pasta ou da 
guia. 
5. Notações: são os dizeres, as inscrições registradas nas tiras de in-
serção e em seguida inseridas nas pastas ou guias. 
É fato conhecido que um dos fatores para a excelência dos arquivos 
reside na combinação harmoniosa e funcional dos sistemas e métodos de 
classificação e arquivamento, e dos equipamentos e acessórios. 
SISTEMAS E MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO 
A opinião de que os arquivos são simples depósitos de papéis ou do-
cumentos velhose inúteis, arquivados por mera tradição, apóia-se no fato 
de que a maioria dos arquivos é mal organizada, mal administrada e, por-
tanto, dificulta a localização imediata das informações desejadas. Mera 
opinião, pois, em verdade, um arquivo moderno, bem estruturado, é um 
centro atuante de informações, um instrumento de controle para a atividade 
administrativa, que auxilia na correta tomada de decisão. 
Entretanto, para que isso aconteça, é necessário que se decida sobre o 
sistema de arquivamento que melhor se ajuste a determinada empresa. 
Sistema é um conjunto de princípios interligados, que orienta o que se 
deve fazer para atingir um fim específico. São três os sistemas de arquiva-
mento: direto, indireto e semi-indireto. 
• Direto: o arquivo pode ser consultado diretamente, sem necessi-
dade de recorrer a um índice. Neste sistema, inclui-se, principalmente, o 
método alfabético de arquivamento e suas variações. 
• Indireto: o arquivo, neste caso, depende de um índice para ser 
consultado. O sistema inclui, em especial, o método numérico de arquiva-
mento e suas variações. 
• Semi-indireto: o arquivo pode ser consultado sem o auxílio de ín-
dices, mas com a utilização de tabelas em forma de cartão. Neste sistema, 
encontra-se, por exemplo, o método automático, variedade do método 
alfanumérico. 
A opção por um dos sistemas está intimamente ligada à empresa, a 
seu campo de atividade, porte e objetivos de curto, médio ou longo prazos. 
O principal, antes de tudo, é compreender o verdadeiro potencial que o 
arquivo representa, considerando-se que é a memória viva da empresa. 
Para ser eficaz, o sistema necessita de métodos que indiquem a ma-
neira de proceder, isto é, o que se deve fazer para alcançar o fim desejado. 
Os métodos de arquivamento serão analisados mais adiante. 
SISTEMA DE ARQUIVAMENTO EM ÓRGÃOS PÚBLICOS 
A administração de documentos oficiais pressupõe a existência de um 
sistema de arquivamento. O conceito de sistema também é válido para os 
órgãos da administração pública, e as três espécies, direto, indireto e semi-
indireto, serão empregadas conforme os critérios estabelecidos previamen-
te. 
Nas instituições públicas, predomina um modelo de sistema de organi-
zação de arquivos em que o documento público é controlado desde sua 
produção. É conhecido como a “teoria das três idades”, concepção moder-
na de arquivística, em que se distinguem três etapas quanto aos documen-
tos: 
• Corrente: os documentos circulam pelos canais decisórios, bus-
cando solução ou resposta. São os arquivos correntes. 
• Temporária: os documentos apresentam interesse e são objeto de 
consultas, embora os assuntos neles contidos já tenham sido solucionados 
ou as respostas, obtidas. São os arquivos temporários. 
• Permanente: os documentos passam a ter valor cultural e científi-
co. São os arquivos permanentes ou históricos. 
A criação do arquivo temporário, por exemplo, segunda etapa do sis-
tema, foi um grande avanço e tomou-se peça fundamental dentro do siste-
ma de arquivamento da administração pública. São inúmeras as vantagens 
conseguidas: obtenção de mais espaços físicos pela retirada de documen-
tos dos arquivos correntes; redução ao essencial da quantidade de docu-
mentos nos arquivos correntes; redução de pessoal e consequente econo-
mia de custos; controle de quantidade e da qualidade dos documentos; 
melhor manutenção, uso e supervisão dos arquivos; e melhor critério de 
preservação, controle e eliminação de documentos. 
Um sistema de arquivos moderno e bem organizado terá todas as con-
dições para oferecer subsídios a planos e decisões da administração públi-
ca, seja mostrando as relações e planejamento do passado, seja evitando 
duplicidade antieconômica de velhas iniciativas. 
Verifica-se, atualmente, enorme empenho dos órgãos do governo em 
desenvolver sistemas de informações altamente sofisticados, em que a 
informática assumiu posição de grande relevância. 
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO 
Modernamente, o arquivo de informações tornou-se uma atividade que 
pode ser realizada eletronicamente através de computadores. A tarefa da 
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Arquivologia A Opção Certa Para a Sua Realização 6
secretária, neste caso, consiste em registrar as informações em programas 
previa-mente estabelecidos. A empresa contrata um especialista em pro-
gramação (ou já dispõe dele em seu quadro de empregados), que deverá 
preparar um programa segundo as necessidades da secretária. Enganam-
se os que acreditam que o uso do computador dispensa o estudo dos 
métodos tradicionais de classificação de informações. O programador 
apenas executará um programa depois de ouvir a secretária sobre as reais 
necessidades do departamento. Assim sendo, ela deve conhecer os varia-
dos métodos de classificação para propor soluções apropriadas. Acrescen-
te-se que o estudo dos métodos aqui expostos permite a aquisição de 
técnicas de classificação e simplificação de tarefas. Deixar de aprendê-los é 
prejudicial até mesmo para o domínio de um pensamento claro e bem 
estruturado. Além disso, a secretária manipula informações escritas (docu-
mentos), internas e externas, que ela precisa arquivar. 
Havendo um sistema de arquivamento já definido, a empresa ou órgão 
público deverá decidir qual método de arquivamento irá empregar. O méto-
do estabelece o que é preciso fazer para alcançar o fim desejado pelo 
sistema de arquivamento. 
Um plano previamente estabelecido para a colocação e guarda de do-
cumentos facilita a pesquisa, a coleta de dados, a busca de informações e 
proporciona uma correta tomada de decisão. 
Os diversos métodos de arquivamento, que através dos anos foram 
desenvolvidos em todas as partes do mundo, podem ser utilizados tanto 
nas empresas como nos órgãos governamentais. Todos são bons e apre-
sentam vantagens e desvantagens. O importante é que a decisão quanto 
ao método leve em consideração o tamanho, a estrutura organizacional e 
os objetivos da empresa ou do órgão público; as pessoas normalmente 
envolvidas; os serviços prestados; as informações comumente solicitadas; 
e os tipos de documento que devem ser arquivados. 
São três os principais métodos de arquivamento: alfabético, numérico e 
alfanumérico. 
Esses métodos, por sua vez, formam a base a partir da qual se criaram 
vários outros. 
Métodos de arquivamento: 
• Método alfabético: 
—específico ou por assunto; 
—geográfico; 
—mnemônico; 
—variadex. 
• Método numérico: 
—simples; 
—dúplex. 
• Método alfanumérico: 
—decimal; 
—automático; 
automático moderno. 
Protocolo 
É o registro das deliberações ou das atas de um congresso ou confe-
rência diplomática. Por protocolo também se entende o livro em que os 
escrivães do juízo registram o que se passa na audiência e que no fim 
desta é assinado pelo juiz. 
De modo geral, significa o livro onde se registram, em ordem, os do-
cumentos apresentados numa repartição ou, então, os fatos e as decisões 
ocorridos numa assembléia ou audiência. A principal função do protocolo é 
autenticar a entrega de um documento, ou evidenciar a decisão ou o fato 
que deve ser registrado. Em linguagem diplomática, significa a própria 
deliberação ou resolução que foi registrada na ata da reunião respectiva e 
que acarretou uma espécie de convenção entre os participantes da assem-
bléia ou congresso. 
Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores encarrega-
dos do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos 
em curso; denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao 
documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. 
É de conhecimento comum o grande avanço que a humanidade teve 
nos últimos anos. Dentre taisavanços, incluem-se as áreas que vão desde 
a política até a tecnológica. Tais avanços contribuíram para o aumento da 
produção de documentos. Cabe ressaltar que tal aumento teve sua impor-
tância para a área da arquivística, no sentido de ter despertado nas pesso-
as a importância dos arquivos. Entretanto, seja por descaso ou mesmo por 
falta de conhecimento, a acumulação de massas documentais desnecessá-
rias foi um problema que foi surgindo. Essas massas acabam por inviabili-
zar que os arquivos cumpram suas funções fundamentais. Para tentar 
sanar esse e outros problemas, que é recomendável o uso de um sistema 
de protocolo. 
Dentre os cinco setores distintos das atividades dos arquivos correntes 
(Protocolo, Expedição, Arquivamento, Empréstimo e Consulta, Destinação) 
vamos dar atenção especial ao Protocolo. É sabido que durante a sua 
tramitação, os arquivos correntes podem exercer funções de protocolo 
(recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição de docu-
mentos), daí a denominação comum de alguns órgãos como Protocolo e 
Arquivo. E é neste ponto que os problemas têm seu início. Geralmente, as 
pessoas que lidam com o recebimento de documentos não sabem, ou 
mesmo não foram orientadas sobre como proceder para o documento 
cumpra a sua função na instituição. Para que este problema inicial seja 
resolvido, a implantação de um sistema de base de dados, de preferência 
simples e descentralizado, permitindo que, tão logo cheguem às institui-
ções, os documentos fossem registrados, pelas devidas pessoas, no seu 
próprio setor de trabalho seria uma ótima alternativa. Tal ação diminuiria o 
montante de documentos que chegam as instituições, cumprem suas 
funções, mas sequer tiveram sua tramitação ou destinação registrada. 
Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de 
que não se perca o controle, bem como surjam problemas que facilmente 
poderiam ser evitados (como o preenchimento do campo Assunto, de muita 
importância, mas que na maioria das vezes é feito de forma errônea). 
Dentre as recomendações de recebimento e registro (SENAC. D. N. 
Técnicas de arquivo e protocolo. 
Receber as correspondências, separando as de caráter oficial da de 
caráter particular, distribuindo as de caráter particular a seus destinatários. 
Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de 
cumprirem suas funções. Para que isto ocorra, devem ser distribuídos e 
classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu destinatário Para 
isto, recomenda-se (SENAC. D. N. Técnicas de arquivo e protocolo. 
Separar as correspondências de caráter ostensivo das de caráter sigi-
loso, encaminhado as de caráter sigiloso aos seus respectivos destinatá-
rios; 
Tomar conhecimento das correspondências de caráter ostensivos por 
meio da leitura, requisitando a existência de antecedentes, se existirem; 
Classificar o documento de acordo com o método da instituição;, ca-
rimbando-o em seguida; 
Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo. 
Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via 
da ficha ao documento; 
Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora com os dados 
das fichas de protocolo; 
Arquivar as fichas de protocolo. 
A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende di-
retamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas, 
fica mais fácil, com o auxílio do protocolo, saber sua exata localização, 
seus dados principais, como data de entrada, setores por que já passou, 
enfim, acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da instituição. Isso 
agiliza as ações dentro da instituição, acelerando assim, processos que 
anteriormente encontravam dificuldades, como a não localização de docu-
mentos, não se podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por 
exemplo. 
Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos devem ter 
seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou recolhimento. É nesta 
etapa que a expedição de documentos torna-se importante, pois por meio 
dela, fica mais fácil fazer uma avaliação do documento, podendo-se assim 
decidir de uma forma mais confiável, o destino do documento. Dentre as 
recomendações com relação a expedição de documentos, destacam-se: 
Receber a correspondência, verificando a falta de anexos e completan-
do dados; 
Separar as cópias, expedindo o original; 
Encaminhar as cópias ao Arquivo. 
É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem como re-
gras, visto que cada instituição possui suas tipologias documentais, seus 
métodos de classificação, enfim, surgem situações diversas. Servem ape-
nas como exemplos para a elaboração de rotinas em cada instituição. 
Após a discussão das vantagens de implantação de um sistema de 
protocolo, cabe avaliar as desvantagens do uso deste sistema, se feito de 
forma errônea. Num primeiro momento, deve-se pensar num sistema 
simples de inserção de dados, que venha a atender as necessidades da 
empresa. Contudo, é essencial que as pessoas que trabalham diretamente 
com o recebimento e registro de documentos, recebam um treinamento 
APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos 
Arquivologia A Opção Certa Para a Sua Realização 7
adequado, para que possam executar essa tarefa da forma correta, visto 
que, se feita da forma errada, todo o trâmite do documento pode ser com-
prometido. Deve-se esquecer a idéia de que basta inserir dados e números 
num sistema, que todos os problemas serão resolvidos. A própria conscien-
tização dos funcionários, no sentido de que, se organizados e devidamente 
registrados, as tarefas que necessitam do uso de documentos se tornarão 
mais fáceis para todos que venham a executá-las., proporcionado assim 
um melhor rendimento de todo o pessoal. Portanto, fica claro que o proto-
colo pode ser uma saída para os problemas mais comuns de tramitação 
documental, desde que utilizado da forma correta. Do contrário, a implanta-
ção deste sistema pode ocasionar outros problemas, talvez de cunho ainda 
maior. 
AVALIAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES 
O termo “gestão de documentos” ou “administração de documentos” é 
uma tradução do termo inglês “records management”. O primeiro é originá-
rio da expressão franco-canadense gestion de documents e o segundo é 
uma versão iberoamericana do conceito inglês. Entre essas duas variantes, 
o primeiro parece ser o mais difundido entre nós. 
O Dicionário de Terminologia Arquivística editado pelo Conselho In-
ternacional de Arquivos em 1984 define gestão de documentos como um 
aspecto da administração geral relacionado com a busca de economia e 
eficácia na produção, manutenção, uso e destinação final dos documentos. 
O Dicionário de Terminologia Arquivística, publicado em São Paulo 
em 1990 e reeditado em 1996, conceitua gestão de documentos como um 
“conjunto de medidas e rotinas visando a racionalização e eficiência na 
criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos”. 
No âmbito da legislação federal, “considera-se gestão de documentos o 
conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção, trami-
tação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, 
visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” . 
RACIONALIZAÇÃO, EFICIÊNCIA, PRESERVAÇÃO DA MEMÓRIA 
GESTÃO DE DOCUMENTOS 
Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos 
os documentos de qualquer idade desde sua produção até sua destinação 
final (eliminação ou guarda permanente), com vistas à racionalização e 
eficiência administrativas, bem como à preservação do patrimônio docu-
mental de interesse histórico-cultural. 
A gestão pressupõe, portanto, uma intervenção no ciclo de vidados 
documentos desde sua produção até serem eliminados ou recolhidos para 
guarda definitiva. Nesse sentido, um programa geral de gestão compreende 
todas as atividades inerentes às idades corrente e intermediária de arqui-
vamento, o que garante um efetivo controle da produção documental nos 
arquivos correntes (valor administrativo/vigência), das transferências aos 
arquivos centrais/intermediários (local onde os documentos geralmente 
aguardam longos prazos precaucionais), do processamento das elimina-
ções e recolhimentos ao arquivo permanente (valor histórico-cultural). 
São de fácil reconhecimento, assim, os três momentos da gestão, não 
necessariamente consecutivos: 
1. Produção dos documentos: inclui a elaboração de formulários, 
implantação de sistemas de organização da informação, aplicação de 
novas tecnologias aos procedimentos administrativos. 
2. Manutenção e uso: implantação de sistemas de arquivo, sele-
ção dos sistemas de reprodução, automatização do acesso, mobiliário, 
materiais, local. 
3. Destinação final dos documentos: programa de avaliação que 
garanta a proteção dos conjuntos documentais de valor permanente e a 
eliminação de documentos rotineiros e desprovidos de valor probatório e 
informativo. 
A avaliação de documentos de arquivo é uma etapa decisiva no pro-
cesso de implantação de políticas de gestão de documentos, tanto nas 
instituições públicas quanto nas empresas privadas. Mas, o que significa 
avaliar documentos? Para o administrador, que está com seus depósitos 
abarrotados de documentos, sem dúvida, a avaliação sugere uma elimina-
ção imediata de papel, com vistas à liberação de espaço físico. No entanto, 
se o processo de avaliação não for efetivamente implantado através das 
Tabelas de Temporalidade, não tardará muito para que a produção e acu-
mulação desordenadas preencham novamente todos os espaços disponí-
veis. 
Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os do-
cumentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a 
estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a 
racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como para a 
preservação do patrimônio documental. 
A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir 
prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de 
seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco ótico 
ou qualquer outro. 
A avaliação deverá ser realizada no momento da produção, paralela-
mente ao trabalho de classificação, para evitar a acumulação desordenada, 
segundo critérios temáticos, numéricos ou cronológicos. Esse é o grande 
problema no momento de avaliar massas documentais acumuladas nos 
arquivos centrais ou intermediários, especialmente nos do serviço público. 
O critério de arquivamento dos processos administrativos ainda é o se-
quencial numérico/cronológico, de acordo com o número recebido no 
protocolo, no momento da autuação. Essa prática resulta na mescla de 
documentos gerados no exercício de funções diversas, o que dificulta a 
recuperação do contexto original de produção. A avaliação de documentos 
arquivados em sequência numérica implica basicamente a análise de 
documento por documento, o que é bastante trabalhoso em face da massa 
documental acumulada com o decorrer do tempo. É frequente, por isso, a 
eliminação sem critério ou, o que é igualmente grave, a reprodução do 
acervo em outros suportes, sem a prévia identificação e avaliação dos 
conjuntos documentais. O que interessa, nessa visão imediatista, é a 
liberação de espaços. 
Esse procedimento pode representar um investimento inútil quando in-
cidir sobre documentos rotineiros, repetitivos, desprovidos de valor informa-
tivo, probatório ou cultural, que poderiam ser eliminados, conservando-se 
deles apenas pequenas amostragens. 
CONCEITO DE CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO 
Dentro de uma biblioteca, arquivo ou museu duas seções devem ser 
enfocadas: a de conservação e a de restauração. 
1 - Conservação - é um conceito amplo e pode ser pensado como 
termo que abrange pelo menos três (3) ideias: preservação, proteção e 
manutenção. 
Conservar bens culturais (livros, documentos, objetos de arte, etc) é 
defendê-lo da ação dos agentes físicos, químicos e biológicos que os 
atacam. 
O principal objetivo portanto da conservação é o de estender a vida útil 
dos materiais, dando aos mesmos o tratamento correto. Para isso é neces-
sário permanente fiscalização das condições ambientais, manuseio e 
armazenamento. 
A preservação ocupa-se diretamente com o patrimônio cultural consistindo 
na conservação desses patrimônios em seus estados atuais. Por isso, 
devem ser impedidos quaisquer danos e destruição causadas pela umida-
de, por agentes químicos e por todos os tipos de pragas e de microorga-
nismo. A manutenção, a limpeza periódica é a base da prevenção. 
2 - Conservação Preventiva (Restauração) - tem por objetivo revitali-
zar a concepção original, ou seja, a legibilidade do objeto. A restauração é 
uma atividade que exige dos profissionais grande habilidade, paciência, 
amor à arte, pois nesta seção se praticam verdadeiras intervenções cirúrgi-
cas com os bens culturais, "a restauração é quase uma neurose da perfei-
ção, em que o mais ou menos não existe" como disse certa vez a restaura-
dora Marilka Mendes. 
Em uma restauração nenhum fator pode ser negligenciado, é preciso 
levantar a história, revelar a tecnologia empregada na fabricação ou a 
técnica de impressão utilizada e traçar um plano de acondicionamento do 
objeto restaurado de modo que não volte a sofrer efeitos de deterioração do 
futuro. 
Como sabemos são poucos os técnicos ligados a esta área e leva anos 
para formar um bom restaurador, por estes fatores podemos dizer que é 
melhor: Conservar e preservar para não restaurar" 
AGENTES EXTERIORES QUE DANIFICAM OS DOCUMENTOS 
1. FÍSICOS 
Luminosidade - a luz é um dos fatores mais agravantes no processo de 
degradação dos materiais bibliográficos. 
Temperatura - o papel se deteriora com o tempo mesmo que as condi-
ções de conservação sejam boas. O papel fica com sua cor original altera-
da e se torna frágil e isto se chama envelhecimento natural. 
Umidade - o excesso de umidade estraga muito mais o papel que a de-
ficiência de água 
2. QUÍMICOS 
Acidez do Papel - Os papéis brasileiros apresentam um índice de aci-
dez elevado (pH 5 em média) e portanto uma permanência duvidosa. 
APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos 
Arquivologia A Opção Certa Para a Sua Realização 8
Somemos ao elevado índice de acidez, o efeito das altas temperaturas 
predominante nos países tropicais e subtropicais e uma variação da umida-
de relativa, teremos um quadro bastante desfavorável na conservação de 
documentos em papel. Dentre as causas de degradação do papel, pode-
mos citar as de origem intrínseca e as de origem extrínsecas. 
Poluição Atmosférica - A celulose é atacada pelos ácidos, ainda que 
nas condições de conservação mais favoráveis. A poluição atmosférica é 
uma das principais causas da degradação química. 
Tintas - a tinta é um dos compostos mais importantes na documenta-
ção. Foi e é usada para escrever em papéis, pergaminhos e materiais 
similares, desde que o homem sentiu necessidade de registrar seu avanço 
técnico e cultural, e é ainda indispensável para a criação de registros e para 
atividades relacionadas aos interesses de vida diária. 
3. BIOLÓGICOS 
Insetos - o ataque de insetos tem provocado graves danos a arquivos 
e bibliotecas, destruindo coleções e documentos preciosos. Os principais 
insetos são: 
Anobiídeos (brocas ou carunchos) 
Thysanura (traça) 
Blatta orientalis (barata)Fungos - atuam decompondo a celulose, grande parte deles produzem 
pigmentos que mancham o papel. 
Roedores - A luta contra ratos é mais difícil que a prevenção contra os 
insetos. Eles podem provocar desgastes de até 20% do total do documen-
to. 
4. AMBIENTAIS 
Ventilação - é um outro fator a considerar como elemento que favore-
ce o desenvolvimento dos agentes biológicos, quando há pouca aeração. 
Poeira - um outro fator que pode favorecer o desenvolvimento dos a-
gentes biológicos sobre os materiais gráficos, é a presença de pó. 
5. HUMANOS 
O Homem, ao lado dos insetos e microrganismos é um outro inimigo 
dos livros e documentos, embora devêssemos imaginar que ele seria ser o 
mais cuidadoso guardião dos mesmos. 
Gestão documental 
A gestão documental ou gestão de documentos é um ramo da 
arquivística responsável pela administração de documentos nas fases 
corrente e intermediária (primeira e segunda idade). 
Em termos informáticos, a Gestão Documental é uma solução de 
arquivo, organização e consulta de documentos em formato eletrônico onde 
existe toda a informação de natureza documental trocada entre os 
utilizadores da aplicação. Esta solução permite a colaboração numa 
organização através da partilha de documentos, beneficia e facilita os 
processos de negócio de uma empresa. A Gestão Documental integrada 
com outras soluções, como por exemplo, a digitalização, fax e email 
permitem gerir toda a informação não estruturada (documentos) importante 
da organização. Num processo de gestão documental o seu inicio é quando 
há a recepção do documento em que este passa pela fase de 
desmaterialização, ou seja, digitalização do documento geralmente em 
formato papel para um formato eletrônico. Numa segunda fase os 
documentos em formato eletrônico são submetidos a uma classificação, de 
seguida há uma definição dos vários estádios do ciclo de vida do 
documento ao longo da sua existência, como por exemplo, a publicação, 
aprovação, distribuição, reencaminhamento e desactualizado (destruído). 
Por último, este processo disponibiliza ao utilizador um método de 
localização eficaz semelhante a um browser, por exemplo, o Google. 
Vantagens na sua utilização 
As empresas que investem pela solução Gestão Documental 
conseguem um retorno elevado pois reduzem a quantidade de documentos 
em papel, há um ganho na produtividade devido a uma uniformização dos 
processos e facilitando a implementação de normas de qualidade. As 
vantagens na sua utilização são as seguintes: 
Redução do custo do número de cópias, aumento de produtividade na 
procura, no re-encaminhamento de documentos e redução do espaço de 
arquivo; 
Gestão de Informação Integrada é conseguida a partir da consolidação 
transparente dos documentos eletrônicos (originados pela aplicações 
Office) e de documentos com origem em papel; 
Uniformização de Processos de reencaminhamento, aprovação, 
arquivo e eliminação dos documentos, mantendo o histórico de versões dos 
documentos; 
Digitalização dos documentos; 
Descentralização do espaço físico, isto é, os documentos e processos 
estão sempre disponíveis, independente do local onde o utilizador aceda 
aplicação; 
Com o auxilio de um browser a pesquisa da informação dos 
documentos está facilitada e rápida; 
Formação de um Backup que permite a recuperação da informação em 
caso de incêndio ou inundação do seu arquivo físico; 
As soluções de Gestão Documental têm mecanismos de controlo de 
acessos e segurança protegendo os seus documentos de acessos não 
autorizados. 
Casos de aplicação 
A Gestão Documental quer seja eletrônica ou em arquivo de papel está 
presente em todas as organizações. As soluções de Gestão Documental 
aplicam-se a um conjunto alargados de áreas funcionais: 
Administrativa e Financeira (documentos financeiros) 
Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de não 
conformidade) 
Produção (desenho técnicos, normas e procedimentos operacionais e 
controlo de produção) 
Jurídica (contratos, propostas, concursos públicos e cadernos de 
encargos) 
Serviços a Cliente (informações, apóiam técnico e documentos de 
Cliente) 
Marketing (estudos de mercado, brochuras e especificações de 
produtos) 
Desenvolvimento (memórias descritivas, pesquisa e desenvolvimento) 
Recursos Humanos (contratos de pessoal, fichas técnicas e 
regulamento) 
AUTOMAÇÃO 
O novo mundo dos arquivos – automação 
.James M. Turner – U. de Montreal 
Introdução 
Para bem se entender a problemática atual dos arquivos, é preciso 
compreender o século XX sob o ponto de vista da extraordinária rapidez da 
evolução tecnológica. É suficiente lembrar que diversos atores, cada um 
tendo uma influência profunda sobre a sociedade humana, se instalaram no 
cenário tecnológico durante esse período: por exemplo, a eletricidade, o 
rádio, o telefone, o automóvel, o cinema, a máquina de escrever, para 
nomear somente alguns. A partir da Segunda Guerra Mundial, assiste-se à 
chegada da fotocopiadora, a eletrônica, a televisão, os satélites, e sobretu-
do os computadores. A partir da década de 1970, a telemática, ou seja, o 
computador conectado a outros computadores via linhas telefônicas, mu-
dou profundamente as possibilidades de comunicação de documentos. 
Desde 1990, a Internet e a World Wide Web não cessam de nos espantar 
por causa do desenvolvimento quase cotidiano de novas possibilidades de 
interação no mundo da informação. 
Depois de muitos anos, a disciplina de arquivística conheceu desenvol-
vimentos importantes no estabelecimento da teoria, nas técnicas de organi-
zação e nos métodos de trabalho. Constata-se, entretanto, que apesar de 
nossa disciplina ainda não estar estabilizada definitivamente, desde já é 
preciso rever seus fundamentos teóricos e estabelecer um novo paradigma 
para a disciplina em função das novas tecnologias da informação. 
É útil observar nesse contexto que não há nada de novo. Pode-se 
constatar que são sempre as mudanças tecnológicas que determinam a 
maneira de se realizar nosso trabalho de organização da informação. O 
surgimento de novas e importantes tecnologias no campo da informação, 
como nos casos do papel e da prensa de Gutenberg, causaram também 
mudanças fundamentais nos métodos de trabalho das pessoas que gera-
vam a informação no momento desses desenvolvimentos e pelos séculos 
seguintes. Essas tecnologias também mudaram profundamente a socieda-
de em seu conjunto. Nós que vivemos sobre a terra nesse momento somos 
testemunhas de desenvolvimentos que se desenrolam a uma velocidade 
impressionante. 
Histórico recente 
Durante os anos de 1960 assiste-se à implantação de computadores 
nos governos e corporações mais importantes. Muito caros, esses apare-
lhos são sensíveis à temperatura e precisam ser instalados nos locais 
talhados sob medida e com acesso controlado. Os computadores não são 
muito “inteligentes”, mas o que interessa é que podem calcular com muita 
rapidez. Somente hoje os computadores começam a ser capazes de tratar 
de atividades mais “inteligentes”. 
APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos 
Arquivologia A Opção Certa Para a Sua Realização 9
Ao mesmo tempo, as organizações de menor tamanho buscam a má-
quina de escrever elétrica, que se espalha durante os anos de 1960 e 1970. 
Por volta do fim dos anos de 1970 assiste-se à chegada de aparelhos 
dedicados ao tratamento de textos. Ainda uma vez, os preços são tão 
elevados que somente as organizações bastante importantes têm condi-
ções de usar essas máquinas. Ao mesmo tempo, as máquinas de escrever 
eletrônicas chegam ao mercado, mas sua utilização não se torna muito 
difundida em razão da chegada quase simultânea dos microcomputadores. 
O aparecimentodos microcomputadores em 1980 muda radicalmente o 
quadro tecnológico. O computador pessoal custa menos que um automó-
vel. Hoje um computador custa muito menos que um carro e é capaz de 
executar as importantes operações que os grandes computadores do tipo 
mainframe não realizavam nos anos de 1960 e 1970. O novo ambiente, que 
se instala rapidamente, cria um problema de escala para os aparelhos 
administrativos, que se vêem impossibilitados de seguir tantos desenvolvi-
mentos. 
Por exemplo, a política do NARA ( National Archives and Records Ad-
ministration, nos Estados Unidos) sobre os arquivos ordinolingues está tão 
mal estabelecida (aproximadamente 25 anos após o começo da informati-
zação), que a chegada da microinformática nos obriga a interrogar sobre a 
pertinência dessa política (Bergeron 1992,54). 
Aliás, os exemplos de perdas de arquivos eletrônicos importantes se 
multiplicam: os dados do recenseamento americano de 1960, a primeira 
mensagem de correio eletrônico em 1964, os dados sobre as florestas do 
Brasil capturadas por satélite nos anos de 1970, os dados da NASA, e 
assim por diante. Os exemplos americanos são característicos da situação 
por toda parte do mundo. 
A situação hoje 
Atualmente a capacidade dos computadores muda de modo radical e 
muito velozmente, abalando assim os fundamentos teóricos do arquivismo. 
Nós transferimos para o ambiente informatizado as políticas desenvolvidas 
para os documentos sobre papel, mas a complexificação das tecnologias e 
a influência dessas últimas sobre nossos métodos de trabalho foram de tal 
ordem que essas políticas não são mais suficientes. O documento eletrôni-
co tornou-se um conjunto de relações ou de trechos de informação, poden-
do residir em diferentes arquivos (Bergeron 1992, 53). Por exemplo, o 
relatório anual de uma companhia pode consistir em arquivos de texto, 
cada um redigido por uma pessoa diferente, empregando um processador 
textual diferente num ambiente informático diverso. Pode-se encontrar na 
relação das fotos e outros gráficos criados com outros sistemas operacio-
nais, assim como os quadros estatísticos criados com diferentes sistemas 
operacionais, e ainda gráficos gerados por outros sistemas, tudo reunido 
em um documento eletrônico colocado em página para a impressão sobre 
papel ainda por outro sistema operacional, e ainda com uma versão diversa 
para ser instalada no Web. O leitor recebe um simples documento em 
papel, mas o arquivista responsável pelo documento eletrônico deve pensar 
a organização para a armazenagem, a marcação e a preservação de todos 
esses arquivos, bem como a relação entre eles. 
Outro problema de capacidade: não se pode mais conservar a informa-
ção apenas em formato linear. O hipertexto e as ligações hipertextuais e 
hipermidiáticas, assim como as estruturas relacionais das bases de dados, 
acrescentam uma outra dimensão e complexificam mais o problema. Por 
outro lado, a chegada dos arquivos multimídia torna mais complexos do 
que nunca os arquivos eletrônicos (Bergeron 1992,53). 
Outros fatores importantes que contribuem para as mudanças funda-
mentais nas teorias e nas práticas, quando se trabalha com os documentos 
eletrônicos, são a dependência diante da mídia e dos aparelhos, a impossi-
bilidade de entrevistar os aparelhos, a volatilidade da informação, sua 
segurança e sua integridade, e a proliferação de formatos proprietários, de 
sistemas de exploração, de sistemas operacionais, de versões desses 
sistemas operacionais, bem como o preço do desenvolvimento de tudo 
isso. 
Breve, no espaço de trinta anos, a natureza da matéria de que tratam 
os arquivistas terá mudado radicalmente. Deve-se já distinguir o conceito 
de suporte daquele de informação. Antes, como a informação estava sem-
pre integrada ao suporte, tratavam-se os dois ao mesmo tempo e pensa-
vam-se nos dois como sendo uma coisa só: um documento. Para adaptar a 
expressão de Negroponte (1995), antes tratavam-se dos átomos, hoje 
tratam-se dos bits. 
Questões atuais 
Para os fins de nossa apresentação hoje, dividimos as questões em 
cinco categorias: os documentos e seus suportes, a interconectividade, a 
normalização, a conversão e a preservação. Os documentos e seus supor-
tes: A tendência para a numerização faz com que quase a totalidade dos 
arquivos seja já criado em formato informático. É claro, pode-se encontrar 
exceções; entretanto, essa tendência é clara. Ora, o antigo papel pode 
durar milhares de anos, mesmo em más condições. Pode-se maltratá-lo e 
mesmo assim ler facilmente o texto que está relatado sobre o papel. Ao 
contrário, os suportes eletrônicos são muito instáveis, mesmo nas melhores 
condições. A duração dos suportes eletrônicos é suficiente para muitas 
situações, é claro, mas pouca para a conservação a longo prazo dos arqui-
vos. O problema é tributário do fato de que nossa tendência é adotar, para 
fins de gestão da informação, as tecnologias criadas para outros fins. 
Para conjugar-se ao problema da longevidade dos suportes, tem-se re-
corrido ao repiquage. Periodicamente, copia-se o sinal eletrônico sobre um 
suporte novo a fim de assegurar sua sobrevida. Todavia, hoje, os desen-
volvimentos tecnológicos estão de tal forma rápidos, que esta prática não é 
mais suficiente. Agora a mudança que precisa ser vista é a "migração", ou 
seja, a prática não somente de copiar um documento eletrônico antigo 
sobre um suporte novo, mas também de o converter a uma versão mais 
recente do sistema operacional empregado para o conceber, ou ainda em 
um outro sistema operacional mais normalizado e capaz de o ler, a fim de 
assegurar sua consultabilidade a longo prazo. 
A interconectividade, representada atualmente pela Internet e pelo 
Word Wibe Web, acrescenta uma dimensão nova à problemática. Não 
somente pode-se conectar dois computadores via rede telefônica, mas vê-
se hoje redes inteiras de computadores interligadas em uma vasta super-
rede em escala mundial. Vê-se nesse contexto do desenvolvimento da 
Infovia, numerosas vantagens para os depósitos dos arquivos: por exem-
plo, a visibilidade, a difusão ampla das fontes, a facilidade de consulta 
pelos usuários, a possibilidade do teletrabalho para os arquivistas. Mas até 
onde deveria ir esta presença? Dever-se-ia contentar com informações 
gerais num resumo das fontes, ou seria melhor colocar em linha os instru-
mentos de pesquisa, os planos de classificação, os calendários de conser-
vação, e eventualmente o texto inteiro de documentos manuscritos? Dever-
se-ia fornecer o acesso via as redes às nossas bases de dados, aos docu-
mentos eletrônicos, às imagens de documentos manuscritos? 
Por outro lado, esse novo mundo nos apresenta um problema filosófi-
co: sobre a Infovia, há uma verdadeira distinção entre arquivos numéricos e 
bibliotecas numéricas ( “ arquivos digitais” e “bibliotecas digitais”)? Se todos 
os textos são conservados em formato eletrônico, em que a cópia original é 
estocada num computador para consulta através das redes, ou seja, se um 
documento de arquivo torna-se um fichário informático e se um livro torna-
se também um fichário informático, podemos ainda distinguir as bibliotecas 
dos arquivos ( Preserving digital information 1996, 7)? Esse problema 
demonstra a que ponto as mudanças tecnológicas são profundas. 
Nesse complexo contexto , os metadados, essas camadas de dados 
adicionais que utilizamos para descrever e organizar os dados contidos nos 
documentos eletrônicos, ganham muita importância. Há múltiplos tipos de 
metadados: para a apresentação do documento (por exemplo, os sinais de 
estilos, de caracteres itálicos), para exprimir suas relações com outros 
documentos (por exemplo, de linhas, de pontos), para exprimir a cataloga-
ção, a classificação, a indexação ( os pontos de acesso para o tema), para 
gerir o fichário informático (por exemplo, as informações técnicas concer-