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Técnico em Contabilidade
Orçamento
Neste conteúdo, você estudará um assunto muito importante para sua vida
profissional e pessoal: o orçamento. Serão abordados o conceito, a natureza, a
finalidade, os elementos constitutivos e o controle de orçamento, para que você
possa auxiliar nas operações de controladoria nas organizações onde trabalhar.
Conceito
O orçamento nada mais é do que um plano no qual são estimados as
despesas e os ganhos em determinado período de tempo.
Quando um objetivo é idealizado, começa-se a pensar também no que
deve ser feito para alcançá-lo. Depois, é estabelecido o orçamento. Dessa
forma, o orçamento é uma ferramenta para organizar, em quantidades
financeiras, os recursos para as ações de uma empresa em determinado
período de tempo. Com ele, define-se quanto dinheiro desembolsar e quanto
economizar para alcançar um objetivo. Também se pode caracterizar o
orçamento como a ação de pôr à frente aquilo que está ocorrendo atualmente.
Tecnicamente, o orçamento é a demonstração em quantidade de um
plano de ação, pois, no momento em que é criado um plano, é necessário
quantificar, em valores, todos os itens que farão parte deste.
Exemplificando, suponha que o plano é criar um pequeno comércio. Para
isso, é preciso traduzir em valores tudo o que for fundamental para o negócio
funcionar: aluguel de uma sala comercial por R$ 1.500,00; compra de mesa e
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cadeiras por R$ 1 mil; contratação de um funcionário por R$ 1.400,00; bem
como ir elencando todos os elementos.
Pode-se concluir então que o orçamento deve:
Ser formal (é necessário alcançar toda a hierarquia do negócio,
desde o mais alto nível de gestão até o mais baixo)
Respeitar severamente a estrutura contábil de planos de contas,
centros de custos, receitas e despesas
Ser inserido ao sistema de informação contábil mediante os
lançamentos orçamentários
Separar o ano em 12 meses (recomenda-se fazer a apuração dos
valores mensalmente)
Unificar e encerrar as demonstrações financeiras básicas
(demonstrações de resultado, fluxo de caixa e balanço patrimonial)
Outra definição fundamental é a de plano orçamentário. Trata-se de uma
técnica de planejamento de curto prazo, estabelecida no sistema de informação
contábil.
Natureza
Você acabou de estudar o que significa o orçamento e viu que, para
elaborá-lo, é preciso fazer um planejamento. Cabe destacar então que o
orçamento só existe porque a empresa tem um planejamento, ou seja, ambos
estão interligados. Dessa forma, a natureza de um orçamento está em seu
planejamento.
Todo negócio envolve riscos, como perda de clientes, prejuízos financeiros,
entre outros. Infelizmente, não há negócios 100% seguros. O que se pode fazer
para que um negócio dê certo é minimizar os riscos, e, para tanto, é importante
planejar as ações. Por isso, planejamento é algo essencial.
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De modo geral, há dois riscos principais associados a atividades
empresariais:
Esses riscos devem ser levados em conta quando se faz o planejamento
da empresa. O processo de planejamento parte de um processo macro, de
longo prazo, com as análises de riscos externos e internos, da estrutura e das
oportunidades da empresa.
O planejamento, em mais alto nível, constitui-se no planejamento
estratégico. Posteriormente, é desdobrado (aberto) em níveis inferiores:
gerenciais, tácitos e operacionais. A sustentação de um planejamento gerencial
é o planejamento financeiro, pois este constitui a base da sobrevivência da
empresa e é avaliado nos itens inferiores de planejamento. Em nível de
planejamentos operacionais, os aspectos financeiros são abertos em
orçamentos.
Fazer orçamentos não é algo simples. Exige-se muita comunicação, bem
como alinhamento ao planejamento da empresa. Além disso, o orçamento deve-
se alinhar ao crescimento da empresa e às condições projetadas por ela.
Risco operacional
Decorre da natureza das atividades operacionais da empresa.
Risco financeiro
Decorre da política de financiamento (estrutura de capital) da empresa.
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Finalidade
O acompanhamento dos valores realizados deve ser constante para que se
possa conferir se estão de acordo com os orçados. Isso permite medir a
eficiência do processo de planejamento financeiro da empresa.
Você ainda pode estar se perguntando: “Por que o orçamento é
vantajoso?”. Entre as principais finalidades de um orçamento, estão as
seguintes:
Permitir a definição prévia de diretrizes e objetivos, a execução e o
controle
Forçar a comunicação, a integração e a participação
Contribuir para que os colaboradores foquem sua visão no longo
prazo
Propiciar a formação de uma estrutura e a atribuição de
responsabilidades
Melhorar a coordenação e o controle
Permitir a definição de objetivos e metas específicos
Proporcionar visão sistêmica
Elementos constitutivos
Existem diversos tipos de orçamento, e cada um é constituído de maneira
diferente. Este tópico, portanto, demonstrará o orçamento e o processo de
gestão, o papel da controladoria na condução do processo orçamentário, os
principais tipos de orçamento e os aspectos gerais ao constituí-lo.
Orçamento e processo de gestão
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O orçamento necessita estar bem alinhado à gestão de um negócio, pois é
um instrumento de gestão. Para estudar um orçamento, é preciso entender
como opera a administração – ou gestão – do negócio.
O processo de gestão pode ser distribuído em três partes: planejamento,
execução e controle. Pode ser feito ainda de forma diferente em cada empresa,
conforme o modelo de gestão praticado. Modelo de gestão é um grupo de
princípios que direciona o trabalho dos gestores. Esses princípios são criados
por meio da visão, da missão, dos valores e da cultura da organização. O
modelo orçamentário precisa estar ligado ao modelo de gestão.
A atividade de planejamento pode ser separada em outras três ocupações
sucessivas. Veja a seguir a primeira parte do processo de gestão: o
planejamento.
Figura 1 – Separações da atividade de planejamento
Fonte: Senac EAD 2022
Planejamento estratégico
É a etapa do planejamento que almeja buscar o sucesso da organização
ao longo do tempo.
Planejamento operacional (ou planejamento tático)
Busca colocar em prática, a médio e longo prazos, as ideias estabelecidas
no planejamento estratégico.
Planejamento de programação (ou planejamento de curto prazo)
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Define as ações que devem ser tomadas e os resultados que precisam ser
alcançados em determinado período de tempo curto, quase sempre o ano
seguinte.
Vários estudiosos de planejamento destacam apenas duas etapas:
planejamento estratégico e planejamento operacional. Assim, o planejamento de
programação estaria dentro do operacional.
O quadro a seguir apresenta a finalidade e o produto dessas três
ocupações de planejamento, assim como da execução e do controle que as
acompanham. Dessa forma, você obterá um parecer geral do processo de
gestão.
Fases do
processo Finalidade Produto
Planejamento
estratégico
Preservar a missão e a
continuidade
Procedimentos e
políticas estratégicas
Planejamento
operacional
Melhorar o resultado em
médio e longo prazos Plano operacional
Programação Melhorar o resultado no
curto prazo Programa operacional
Execução Melhorar o resultado de
cada operação Operações
Controle Retificar e alinhar para
garantir a melhoria Ações para arrumar
Quadro 1 – Visão geral de um processo de gestão
Fonte: Senac EAD (2022)
Decidiu-se considerar o planejamento de programação uma etapa
independente. Nesse ponto de vista, o orçamento responde diretamente pela
etapa do planejamento de programação. Isso quer dizer que o horizonte de
planejamento do orçamento são os próximos 12 meses.
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Figura 2 –Ponto de vista alternativo das separações da atividade de
planejamento
Fonte: Senac EAD (2022)
Fundamentos gerenciais
O que as entidades buscam ao utilizar um plano ou um sistema
orçamentário? Não são só os motivos econômicos que fazem a empresa ir em
busca de um orçamento. Ele também serve para analisar o desempenho dos
colaboradores e para motivá-los.
Fundamentos do sistema orçamentário
As principais características do sistema orçamentário são:
Envolvimento dos gerentes
Todos os gestores da entidade devem fazer parte efetivamente dos
processos de planejamento e controle e estar comprometidos com eles.
Orientação para os objetivos
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O orçamento precisa estar voltado aos objetivos da entidade, para que
sejam realizados de modo eficiente e eficaz.
Comunicação integral
É fundamental haver conexão entre o sistema de informação, o processo
de tomada de decisão (escolha) e a estrutura da empresa.
Expectativas realistas
Para que o sistema seja animador, devem ser mostrados propósitos
desafiadores.
Aplicação flexível
O sistema orçamentário não é uma ferramenta de dominação. Ele deve ser
liberado para fazer correções e acordos, bem como para reavaliar valores e o
plano. Porém, isso precisa ser feito com muito cuidado. Se o orçamento for
modificado a todo momento, será muito complexo, no fim do exercício, realizar o
controle orçamentário, isto é, averiguar se as metas realmente foram realizadas.
Além disso, as modificações frequentes acabam afastando a credibilidade do
orçamento.
Reconhecimento dos esforços individuais e de grupos
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O sistema orçamentário é um dos instrumentos indispensáveis de análise
de comportamento tanto de grupos como de pessoas. A entidade pode utilizá-lo
para averiguar quais foram os grupos ou as pessoas que conseguiram realizar
os objetivos propostos e merecem, assim, ser recompensados pelo seu
empenho.
Vantagens do orçamento
O orçamento apresenta várias vantagens. Em resumo, as indispensáveis
são as seguintes:
Incentivar os administradores a refletirem futuramente, visto que
desempenham suas responsabilidades no planejamento
Simplificar a análise do desempenho da entidade, pois os
resultados auferidos podem ser confrontados com os previstos no
orçamento
Auxiliar os administradores a entenderem o papel de cada setor na
realização do plano orçamentário e, com isso, simplificar o trabalho
em grupo e a coordenação dos esforços
Orçamento e controladoria
A supervisão da condução do processo orçamentário é responsabilidade
da controladoria. Contudo, o ponto mais importante é que o orçamento precisa
ser elaborado com base no sistema de contabilidade geral ou de contabilidade
societária da entidade. Como o sistema de contabilidade é supervisionado pela
controladoria, é comum que o sistema orçamentário também fique a cargo dela.
Há também outro motivo para tanto: a avaliação das variações. É feita
confrontando o valor orçado com o valor realizado. Como o valor realizado é
obtido no sistema de contabilidade geral, o sistema de informações deve ser
eficiente o suficiente para cruzar essas informações e fornecer a análise.
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Em algumas entidades, o sistema orçamentário é responsabilidade do
setor de finanças. Porém, como você pode ver a seguir, as atribuições da área
de finanças são outras: é dever dessa área assumir a efetivação financeira das
operações, obter recursos financeiros e pela aplicação do superávit temporário
(o valor que resta entre um período produtivo e outro). Essas questões não
correspondem ao orçamento.
Figura 3 – Atribuições da área de finanças
Fonte: Senac EAD (2022)
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Veja, na próxima figura, como a responsabilidade de conduzir o plano
orçamentário fica muito mais adequada no setor de controladoria. Ainda, as
atribuições de controladoria se ajustam facilmente à responsabilidade pelo
orçamento.
Figura 4 – Estrutura da controladoria
Fonte: Senac EAD (2022)
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A controladoria, por ser responsável por todos os setores da contabilidade
(contabilidades societária, tributária, de custos), também fica encarregada do
plano orçamentário. É essencial comparar os valores orçados com os valores
que de fato acontecerão no próximo ano, e os valores reais do ano seguinte
estão na contabilidade.
No regime de competência, uma despesa precisa ser lançada como
despesa quando ocorre, e não quando é paga. Por exemplo, os valores da folha
de pagamento dos colaboradores de determinado mês devem ser contabilizados
no último dia do mês como despesa, mesmo que o salário e os encargos sejam
pagos no mês subsequente. Do mesmo modo, uma receita deve ser
contabilizada quando há a emissão do documento fiscal, e não quando a
empresa recebe o valor da nota fiscal.
Comitê orçamentário
Ainda considerando que a controladoria é o setor da entidade responsável
pela administração do processo orçamentário, é interessante elaborar um comitê
orçamentário. Mesmo não havendo a obrigatoriedade de ser permanente, o
comitê deve atuar do começo ao término do orçamento anual.
Em resumo, a missão do comitê é direcionar a inclusão das metas e dos
objetivos estratégicos no plano orçamentário. Além do controller (pessoa que
tem uma ampla interação com os vários setores da empresa), também precisam
fazer parte do comitê os indispensáveis membros da diretoria executiva da
entidade.
De maneira geral, as prerrogativas do comitê orçamentário são:
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Revisar e estabelecer o modelo de processo orçamentário
Definir o cronograma
Escolher o cenário a ser utilizado
Esclarecer os objetivos e as metas estratégicos
Revisar e estabelecer as variedades de orçamentos a serem
usadas
Revisar e estabelecer as definições de orçamento a serem usadas
Estabelecer os princípios gerais orçamentários
Modelos de processo orçamentário
Há dois modelos fundamentais de processo orçamentário, e o que os
diferencia é praticamente o início de cada um. No primeiro, a controladoria
elabora as peças orçamentárias e logo após as encaminha para o comitê
orçamentário. Depois de serem aprovadas pelo comitê, as peças orçamentárias
são enviadas para os gestores, que, então, fazem os ajustes necessários.
O outro tipo de processo orçamentário é apontado como mais participativo
que o anterior, pois neste as peças são elaboradas pelos gestores, e não pela
controladoria. Todavia, o primeiro modelo se torna mais rápido, pois a
controladoria já tem todas as informações essenciais para a criação dos
orçamentos. Sendo assim, ela tem também condições de planejar um
orçamento que apresente os princípios gerais da empresa. Os gestores têm os
conhecimentos específicos do setor deles, mas podem não saber os princípios
gerais da empresa.
Organização do orçamento
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É preciso levar em consideração as seguintes fases para organizar o plano
orçamentário:
Novamente, a controladoria se mostra essencial. Ela é responsável pela
organização do orçamento, isto é, pela execução e pela administração de
todas as fases enumeradas. Além do mais, ela deve ser a ligação entre o comitê
orçamentário e os outros gestores da empresa.
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Quanto ao plano orçamentário, ele é o sistema gerencial de controladoria
que liga o futuro previsto das atividades empresariais ao que está sendo feito. O
orçamento é a “contabilidade do ano seguinte”, permitindo prever os resultados
(lucro ou prejuízo) das transações da entidade que deverão ocorrer no próximo
ano.
Os valores do plano orçamentário devem ser escriturados pela metodologia
contábil do regime da competência.
Tipos de orçamento
O orçamento é utilizado como uma ferramentaformal de programação das
transações e do planejamento econômico-financeiro nas entidades desde as
décadas de 1940 e 1950. As empresas utilizam os orçamentos para que possam
se desenvolver de forma organizada, estabelecendo datas e objetivos.
Há vários tipos de orçamento que podem ser utilizados pelas empresas
dependendo de seu porte, seu ramo de atividade etc. Entre eles, podem-se
destacar: orçamento estático, orçamento flexível, orçamento contínuo,
orçamento base zero (OBZ) e orçamento operacional.
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Orçamento estático ou budget
O orçamento estático ou budget é o tipo de orçamento mais usado
pelas entidades. As peças orçamentárias são realizadas a começar pela
definição do volume de vendas. Por meio de tais peças, são estabelecidos
os volumes de tarefas e os setores da entidade.
A intenção do orçamento estático é ter um conjunto de dados fixado
para o próximo ano e que não possa ser mexido. Todas as modificações
entre valor orçado e valor real precisam, desse modo, ser explicadas pelos
gestores responsáveis.
Ademais, a não aceitação de modificações nas peças orçamentárias
depois do planejamento é o momento mais questionável do orçamento
estático. Por esse motivo, existe uma desaprovação generalizada desse
conceito, que se fundamenta na dinâmica comum dos negócios
empresariais. Mesmo assim, a inflexibilidade é muito aceita nas grandes
empresas, especificamente nas multinacionais, em razão da exigência que
têm de incorporar as peças orçamentárias a um único orçamento.
O orçamento estático é mais apropriado para os planos a curto
prazo em empresas que trabalham com moda, por exemplo. Esse tipo de
orçamento é inviável para períodos de um ano ou mais, pois, nesse caso,
os ajustes se tornam necessários, e o orçamento estático não tem essa
flexibilidade.
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Orçamento flexível
O orçamento flexível foi criado para tentar resolver o problema dos
ajustes do orçamento estático. O orçamento flexível está na linha dos
conceitos de facilitação do processo orçamentário e parte da premissa de
que o orçamento de vendas necessita da previsão de quantidade e de que
esta não pode ser fixa. Para quem usa esse orçamento, modificações no
volume das operações são comuns. Desse modo, todos os custos e todas
as despesas diretamente relacionados ao volume de vendas precisam ser
modificados.
Ao contrário do orçamento estático, o orçamento flexível pode ser
ajustado de acordo com as necessidades da entidade e com as
mudanças de mercado.
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Orçamento contínuo ou rolling
A definição de orçamento contínuo (ou previsão contínua) é utilizada
em dois tipos de modelo de processo orçamentário: o rolling e o forecast.
Ambos deixam o orçamento mais flexível e tiram, assim, sua característica
estática.
Rolling budget e novo ciclo de orçamento
Orçamento contínuo é o processo orçamentário que programa
determinado ciclo, sendo mais usado o período de um ano. Quase
sempre, esse ciclo é organizado em intervalos pequenos, como mensal ou
trimestral. À medida que um mês ou três meses passam, esses ciclos são
eliminados do período orçamentário, e novos ciclos surgem.
O principal objetivo dessa definição (rolling budget) concentra-se no
ciclo em que acontecerá o orçamento ou a projeção. Daí em diante, mais
um ciclo futuro é orçado. Constantemente se mantém a mesma
quantidade futura de ciclos.
Rolling forecast e orçamento ajustado
Utiliza-se o orçamento contínuo quando planos reais podem ser
usados para curtos ciclos e quando é desejado ou exigido replanejar e
reformar projeções constantemente por motivo das circunstâncias.
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Isso evidencia que o conceito de rolling não tem sido utilizado
somente para colocar um novo ciclo depois do término do último, mas
também para definir o ajuste contínuo do orçamento, obtendo o nome de
rolling forecast.
A utilização da definição de rolling forecast quase muda o processo
orçamentário habitual. Uma vez que são realizados ajustes periódicos no
orçamento-base, o acompanhamento do orçamento e a verificação das
variações perdem, de algum modo, o sentido.
A definição de rolling é adequada como modelo de planejamento
contínuo, mas não proporciona responsabilidade aos gestores, pois torna
dispensável que eles comprovem as variações. Além do mais, quando se
altera muitas vezes o orçamento, fica complicado confrontar os resultados
orçados com os almejados pela empresa.
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Orçamento base zero
No orçamento base zero, cada área da empresa realiza seu
orçamento individualmente partindo do zero. Nesse orçamento, todas as
atividades e transações são reconhecidas, analisadas e priorizadas por
ordem de relevância. A própria expressão “base zero” tem relação com a
ideia de reavaliação de todos os programas e todas as despesas
propostos. É um orçamento que parte de um novo estudo da empresa no
mercado e não utiliza informações passadas.
Podem-se destacar algumas perguntas para a elaboração desse tipo
de orçamento:
O que eu preciso gastar?
Quanto eu posso pagar?
Como eu posso gastar?
Onde eu posso gastar?
Por que gastar?
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Controle
O controle orçamentário permite verificar se a empresa está conseguindo
ou não cumprir o orçamento que foi determinado. Trata-se de um fator crucial
para o sucesso do planejamento financeiro.
Embora cada um dos modelos apresentados tenha diferentes formas de
controle e diferentes responsáveis por esse controle, gastos muito abaixo ou
muito acima do orçado demonstram que o orçamento não foi feito com tanta
responsabilidade ou que não houve a devida mensuração de variáveis.
Não existe um padrão de aceitabilidade de margem de erro, mas, em
média, admite-se uma variação de 10% para cima ou para baixo do orçado, uma
vez que é muito difícil acertar totalmente uma previsão.
É comum que se acompanhe sistematicamente a evolução dos valores
projetados (rolling forecasts) e realizados. Pode-se assim evitar que somente no
fim do período se descubra que o orçamento (budget) “estourou”.
Orçamento operacional
O orçamento operacional é o suporte de todo o processo
orçamentário, abrange a maior parte da entidade e solicita um alto nível de
detalhamento. É constituído de orçamento de vendas, orçamento de
produção, orçamento de capacidade operacional e logística, orçamento de
materiais, orçamento de estoque de produtos acabados, orçamento de
tributos a pagar sobre mercadorias e orçamento de despesas
departamentais.
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Em geral, os acompanhamentos são realizados pelas diferentes áreas e
centralizados na área financeira (ou no planejamento financeiro, caso exista na
empresa). Havendo problemas ou tendências de mudanças, medidas devem ser
adotadas para corrigir a tempo processos falhos.
Em muitas empresas, é comum utilizar requisições de complementação de
recursos que não estavam orçados. Entretanto, esse processo é moroso, pois é
necessária, na maioria dos casos, a liberação das diretorias, assim como,
consequentemente, a explicação pelas falhas do orçamento.
Além disso, muitas empresas utilizam indicadores de eficiência
orçamentária para compor as metas das áreas, das gerências e dos próprios
colaboradores, o que acaba gerando o senso de responsabilidade nos
funcionários.
Do ponto de vista financeiro, os orçamentos e os seus acompanhamentos
permitem visualizar se as práticas administrativas vão ao encontro do que está
planejado nos níveis estratégico, tácito e operacional.
Encerramento
Como visto, o orçamento de uma instituição é um plano que engloba todas
as transações e todos os recursos para atingir os objetivos estabelecidos,
demonstrados em moeda.
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Diante de todas as aprendizagens trazidas neste conteúdo, é possível
entender a relação entre o sistema de contabilidade geral e a criação do
orçamento. Sem as informações do sistema contábil, o orçamento pode ser
criado com várias falhas, logo, para ser correto, precisa ser elaborado pautado
na contabilidade da entidade. Como o controle da contabilidade é um trabalho
da área conhecida como controladoria, é normal o orçamento também ser uma
das atribuições do contabilista.
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