02 Cadastro de clientes e fornecedores

Prévia do material em texto

Técnico em Contabilidade Cadastro de clientes e fornecedores: coleta, organização, análise cadastral, controle e atualização de dados Neste material, você verá como cadastro de clientes e fornecedores é importante para a boa gestão fiscal de uma empresa, proporcionando, por meio de um banco de dados cadastral atualizado e organizado, dados e informações úteis que serão utilizados para registrar fatos contábeis de caráter fiscal com maior precisão. Um bom cadastro de clientes e fornecedores possibilita maior controle da parte fiscal da empresa, assim como pode ajudar no gerenciamento da parte financeira também (entradas e saídas de valores) e dos demais fatos contábeis que impactam a situação patrimonial de qualquer negócio. Se tratando de setor fiscal de uma empresa, temos aqui uma área que independentemente do segmento em que atue a organização ou do seu porte, todas as empresas do país precisam administrar as diversas obrigações fiscais e legais referentes ao recolhimento de tributos e demais obrigações acessórias (envio de declarações fiscais, por exemplo). Por isso a importância do setor fiscal de uma empresa, que, além de realizar essa administração, ainda acompanha as atualizações na legislação fiscal que ocorrem gradualmente com passar do tempo. Portanto, setor fiscal tem como responsabilidade registrar todas as movimentações fiscais de uma empresa, apurar os impostos referentes a cada uma das operações realizadas e assegurar que todas as obrigações legais da empresa sejam cumpridas.À primeira vista, pode parecer que os profissionais que atuam no setor fiscal de uma empresa ou em um escritório de contabilidade fazendo controle fiscal dos negócios de um determinado cliente passem todo seu tempo apenas calculando impostos e lançando notas fiscais (NFs). Para as pessoas que não lidam diretamente com o departamento fiscal, é muito comum ter essa ideia, mas as responsabilidades do setor estão muito além disso. As atividades executadas pelo profissional da área de contabilidade têm grande valor estratégico para o negócio e entre essas atividades estão: Registrar todos os lançamentos fiscais de entradas e saídas de operações realadas pela empresa Apurar tributos inerentes ao seu regime tributário como empresa Ajudar na classificação fiscal de produtos nas operações comerciais Entregar obrigações acessórias como EFD (Escrituração Fiscal Digital) e ECD (Escrituração Contil Digital) Analisar os dados cadastrais de fornecedores homologados junto ao Fisco (governo) e também de seus clientes É sobre esta última atividade que você verá uma maior abordagem neste material, aprendendo como cadastro de fornecedores e clientes é uma atividade de grande impacto para bom andamento do negócio, principalmente quanto às obrigações fiscais. Primeiro, você verá como funciona a coleta de dados de fornecedores e clientes, organização desses dados e a análise cadastral para a tomada de decisão. Coleta, organização e análise cadastral Antigamente, a atividade de controle de dados era realizada totalmente de forma manual. Contudo, hoje em dia existem softwares que auxiliam nas inúmeras atividades do departamento fiscal e até mesmo planilhas eletrônicas que podem ser utilizadascomo apoio. Esse tipo de sistema fornece um nível de gerenciamento de documentos, declarações fiscais e guias de tributos de forma automática. Quando você efetuou alguma compra no comércio em sua localidade, deve ter observado que, ao pagar pelo que foi comprado na loja, provavelmente funcionário que atendeu você usava um sistema (software) de controle financeiro e fiscal que é popularmente conhecido como "frente de caixa". Esse tipo de software ajuda no sentido de unificar várias coisas em um só lugar, como: cadastro de clientes e fornecedores, pedidos, controle de estoque, contas a receber, contas a pagar, fluxo de caixa, notas fiscais, cupom fiscal etc. Talvez você esteja se perguntando por que esse contexto de comércio foi mencionado. Porque a contabilidade fiscal funcionará de modo bem semelhante ao desse exemplo, pois um software contábil cuidará dessa integração entre dados financeiros e fiscais dos clientes e fornecedores de um determinado negócio. Contudo, é possível também usar um ERP (enterprise resource planning), que, na tradução, seria um "sistema de gestão integrado" (os mais comuns em grandes empresas que têm seu próprio setor de contabilidade e que usam um software ERP integrado com os demais setores da empresa são: contabilidade, financeiro, vendas, logística, marketing etc.). Independentemente do caso, software utilizado ajudará no mesmo foco que é manter controle referente às principais informações dos clientes e de seus fornecedores, já que isso é vital para o bom controle e o gerenciamento das rotinas fiscais. Dito isso, quando se trata de coletar dados de clientes e fornecedores, é essencial atentar para algumas orientações, as quais ajudarão na análise cadastral futura e para manter a boa organização do banco de dados como um todo. Em seguida serão listadas algumas dicas sobre os principais pontos de atenção no processo de coleta, organização e análise cadastral: Clique ou toque para visualizar o conteúdo.Duplicação de dados Utilizando o próprio software ou até mesmo controle em planilhas de Excel, é essencial ter alguma forma ou recurso para evitar registro de dados que já existam no sistema, seja por mensagem de erro aparecendo na tela ou algum tipo de filtro ou relatório que acuse informações incorretas. Outro detalhe importante, e que parece óbvio, mas que vale frisar neste momento, é que muitas vezes problema na duplicação de dados ou da inserção de dados incorretos no sistema vem de uma falha humana (por exemplo, um funcionário responsável por inserir os dados no cadastro informou-os incorretamente, gerando duplicação de dados ou apuração incorreta de imposto). Padronização Procure sempre manter algum tipo de padrão no processo de inserção de dados no sistema ou para a busca de informações também. Com relação ao software, o que poderá prejudicar esse padrão é qualidade do produto (software) adquirido. No caso de um software mais simples, é bem provável que você encontre falta de padrão como do tipo RS, Rio Grande do Sul, Rs, por exemplo. Isso criará dificuldades para encontrar informações no próprio sistema e para traduzir relatórios, sem contar que pode gerar os registros financeiro e fiscal incorretamente. Segmentação Uma dica fundamental é tentar segmentar os clientes por setor: comércio, indústria, serviços, região (município), tipo de regime tributário (MEI, Simples, lucro real etc.). Essa dica é importante, pois ajuda muito na organização das informações financeiras e fiscais (por exemplo, a lista de clientes do Simples Nacional que precisam recolher a guia DAS Documento de Arrecadação do Simples Nacional). Duplicação de dados Utilizando próprio software ou até mesmo o controle em planilhas de Excel, é essencial ter alguma forma ou recurso para evitar registro de dados que já existam no sistema, seja por mensagem de erro aparecendo na tela ou algum tipo de filtro ourelatório que acuse informações incorretas. Outro detalhe importante, e que parece óbvio, mas que vale frisar neste momento, é que muitas vezes problema na duplicação de dados ou da inserção de dados incorretos no sistema vem de uma falha humana (por exemplo, um funcionário responsável por inserir os dados no cadastro informou-os incorretamente, gerando duplicação de dados ou apuração incorreta de imposto). Padronização Procure sempre manter algum tipo de padrão no processo de inserção de dados no sistema ou para a busca de informações também. Com relação ao software, que poderá prejudicar esse padrão é qualidade do produto (software) adquirido. No caso de um software mais simples, é bem provável que você encontre falta de padrão como do tipo RS, Rio Grande do Sul, Rs, por exemplo. Isso criará dificuldades para encontrar informações no próprio sistema e para traduzir relatórios, sem contar que pode gerar os registros financeiro e fiscal incorretamente. Segmentação Uma dica fundamental é tentar segmentar os clientes por setor: comércio, indústria, serviços, região (município), tipo de regime tributário (MEI, Simples, lucro real etc.). Essa dica é importante, pois ajuda muito na organização das informações financeiras e fiscais (por exemplo, a lista de clientes do Simples Nacional que precisam recolher a guia DAS Documento de Arrecadação do Simples Nacional). Diante desse contexto, a maioria dos gestores dos vários setores que compõem uma empresa conhece a importância de se manter um bom gerenciamento das obrigações fiscais para evitar problemas nas próprias atividades executadas sob sua responsabilidade. setor de compras, o financeiro, jurídico, entre outras áreas, sabem da relevância em se ter um processo bem organizado e, para isso, é necessário um bom controle no processo de coleta de dados para efetuar cadastrode fornecedores e clientes, que ajudará não somente setor fiscal, mas também todos os demais setores da empresa. Ou seja, a boa administração do cadastro de fornecedores e clientes ajuda na redução de custos e proporcionará maior velocidade nas etapas do processo de compras, por exemplo. SPED Desde 2007, o gerenciamento do cadastro de fornecedores está vinculado ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Devido a isso, uso da nota fiscal eletrônica (NF-e) pelo SPED fiscal gerou, além de maior facilidade na geração desse documento fiscal para as empresas, a obrigação de fiscalizar os parceiros fornecedores do seu cadastro e os seus clientes também. Portanto, gerenciamento do cadastro de fornecedores tem como meta coletar dados e informações de fornecedores e clientes, organizar esses dados e essas informações em um sistema contábil ou ERP para então fazer a análise cadastral dos dados e das informações com foco na geração de declarações fiscais verídicas e arrecadação de tributos corretamente (evitando complicações com Fisco). Nessa ótica, manter a atividade de controle do cadastro de clientes e fornecedoresdemandará atualizar as informações periodicamente, tendo como base os dados e as informações dos ambientes regulados pelo governo, como site da Receita Federal e do Sintegra (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços). Atualmente, quando uma empresa recebe a mercadoria adquirida de um de seus fornecedores, recomenda-se que essa empresa crie um cadastro de produtos no seu sistema (coletando dados na Receita Federal, no Sintegra e nos demais órgãos reguladores). Desde a implantação do SPED, toda nota fiscal eletrônica exigirá que cadastro de dados de fornecedores e clientes seja mantido organizadamente no próprio sistema de geração da NF-e ou ERP, que é um sistema integrado e foi citado anteriormente. Vale ressaltar que essa mudança só começou a valer a partir do ano de 2011, no qual todos os dados cadastrados pelas empresas no sistema de geração da NF-e começaram a ser efetivamente enviados para a Secretaria da Fazenda do respectivo estado onde a empresa está situada e para a Receita Federal automaticamente. O foco hoje está em manter um bom cadastro de fornecedores e clientes, a fim de eliminar erros e falhas no envio desses dados cadastrais para o Fisco. Se, antigamente, a atividade de controle dos dados cadastrais de quem fazia transações com você (seja fornecedor, seja cliente) não era tão rígida, hoje, a realidade é outra, pois objetivo de manter um banco de dados de fornecedores e clientes organizado, reparando e atualizando as informações é algo essencial para se manter tudo centralizado em um só lugar e garantir o envio correto desses dados para Fisco. No processo de compra, ao se fazer a cotação com fornecedores em potencial, é importante a verificação das credenciais desses fornecedores (como se fosse uma análise do currículo). Se a etapa do credenciamento for realizada corretamente, as chances de acontecer uma compra com erros diminuem bastante, pois, por meio do cadastro realizado é possível ter acesso ao histórico do fornecedor (evitando enviosduplicados de materiais, por exemplo), realizar a classificação fiscal correta da Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM), verificar os impedimentos ficais do fornecedor junto ao governo e se o cliente para qual será enviada a mercadoria vendida irá revendê-la ou não etc. 000 Nesse contexto, cadastro de fornecedores e clientes precisa ser bem organizado e, de certa forma, não tão simplista. Caso o cadastro seja genérico e simplista demais, outros produtos de mesma categoria ou com a mesma natureza podem utilizar um mesmo código cadastral padrão no lugar de um código específico, o que poderá gerar confusão e dificuldade em rastrear o que foi comprado pela empresa, de qual fornecedor veio essa compra, por quanto a mercadoria foi adquirida e, é claro, qual o imposto devido. Nesse exemplo, quando for realizado lançamento fiscal do produto no sistema, possivelmente ocorrerá dificuldade no fornecimento dos dados referentes à compra, pois, caso os dados sejam genéricos demais, isso gerará retrabalho de entrar no sistema novamente e reclassificar produto ou até mesmo realizar incorretamente aretenção de um imposto, devido à classificação errada do código de NCM, por exemplo. Isso, em um futuro próximo, poderá gerar problemas ao setor fiscal, ocasionando investigações e pagamento de multas se constatadas irregularidades nas apurações de impostos e no fornecimento de informações enviadas ao Fisco. Por isso, a etapa de coleta, organização, análise, controle e atualização cadastral de fornecedores e clientes deve ser realizada por um profissional qualificado. É importante frisar que o controle do cadastro de fornecedores e clientes exigirá atenção aos vários padrões que existem no mercado. Nesse ponto, uma boa dica para manter um cadastro de fornecedores e clientes organizado é estabelecer um padrão de governança referente à coleta e ao cadastro, o que simplificará processo de abastecimento de dados e armazenamento das informações. Isso exigirá que os colaboradores do setor fiscal estejam alinhados com as práticas cadastrais e verificações de segurança (análise), o que exigirá treinamentos periódicos para evitar, por exemplo, erros ou falhas no cálculo dos impostos. Ou seja, é necessário um cadastro de dados e informações corretas de clientes e fornecedores para que a governança aconteça, evitando a geração de multas por atraso ou não pagamento de impostos devido à não atualização de dados cadastrais ligada a mudanças na legislação. Portanto, a escolha correta de fornecedores é essencial atualmente, visto que, se a empresa escolher um fornecedor que tenha dados cadastrais inconsistentes ou estiver negociando com um cliente que está em situação irregular, isso gerará riscos para ambos os envolvidos na transação. Exemplos de problemas causados pela escolha de fornecedores inadequadosQuando uma empresa escolhe um fornecedor com dados cadastrais inconsistentes ou negocia com um cliente em situação irregular, uma das principais problemáticas é a recusa da nota fiscal nesse tipo de caso. Quando as informações são enviadas por meio do SPED, ocorre uma minuciosa verificação das informações encaminhadas e, se uma NF é recusada, isso pode significar que fornecedor ou cliente em questão tem pendências fiscais (via de regra, isso acontece por não ter havido cumprimento das obrigações acessórias previstas em lei). Quando a NF é recusada, é como se ela tivesse uma restrição na sua validade, em que a transação realizada não tem a garantia, segundo o Fisco, de que fornecedor ou cliente em questão cumprirá que foi acordado, isto é, não há proteção nessa operação. Quando esse tipo de situação acontece, a numeração da NF não poderá mais ser usada e a empresa envolvida na transação ficará obrigada a guardar os arquivos XML (extensible markup language) da NF-e (que é um arquivo de texto encontrado dentro da norma nacional de escrituração fiscal) pelo prazo de dez anos para fins de comprovação perante Fisco, caso a empresa seja intimada. Nesse sentido, fazer operações com fornecedores inaptos na Receita Federal do Brasil (RFB) ou inabilitados no Sintegra pode gerar vários problemas, tais como: Clique ou toque para visualizar o conteúdo. Devolução de créditos A empresa ter que devolver os créditos referentes aos impostos, assim como gerar pagamento de multas devido ao lançamento e aproveitamento de créditos inválidos.Falhas nas obrigações perante ao Fisco Negociar com parceiros de negócios não qualificados perante a RFB e/ou Sintegra geralmente levará a empresa a cometer falhas na apresentação das obrigações acessórias perante Fisco, que também gera multa, entre outras sanções pelo Fisco. Interferência no processo de retificação da EFD Cadastro inconsistente pode interferir no processo de retificação da EFD do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), por exemplo. Atraso ou perda do prazo legal das obrigações acessórias Quanto à ECD, pode gerar problemas no momento da validação dos arquivos que serão enviados, criando atraso ou perda do prazo legal para envio e cumprimento das obrigações acessórias pela empresa. Processos jurídicos Por último, pode gerar prejuízos financeiros para a empresa envolvida devido a processos jurídicos movidos contra ela no que tange às informações fiscais prestadas por um parceiro de negócio não qualificado, visto que, a partir do SPED, a transmissão de arquivos via certificação digital torna a empresa corresponsável diante das informações prestadas.Devolução de créditos A empresa ter que devolver os créditos referentes aos impostos, assim como gerar o pagamento de multas devido ao lançamento e aproveitamento de créditos inválidos. Falhas nas obrigações perante ao Fisco Negociar com parceiros de negócios não qualificados perante a RFB e/ou Sintegra geralmente levará a empresa a cometer falhas na apresentação das obrigações acessórias perante Fisco, que também gera multa, entre outras sanções pelo Fisco. Interferência no processo de retificação da EFD Cadastro inconsistente pode interferir no processo de retificação da EFD do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), por exemplo. Atraso ou perda do prazo legal das obrigações acessórias Quanto à ECD, pode gerar problemas no momento da validação dos arquivos que serão enviados, criando atraso ou perda do prazo legal para envio e cumprimento das obrigações acessórias pela empresa. Processos jurídicos Por último, pode gerar prejuízos financeiros para a empresa envolvida devido a processos jurídicos movidos contra ela no que tange às informações fiscais prestadas por um parceiro de negócio não qualificado, visto que, a partir do SPED, a transmissão de arquivos via certificação digital torna a empresa corresponsável diante das informações prestadas.O melhor caminho para evitar ou pelo menos minimizar os problemas citados anteriormente é manter um cadastro de fornecedores e clientes que sejam confiáveis para serem registrados no sistema de parceiros de negócios da empresa. Portanto, ao adotar a governança no processo de qualificação cadastral de fornecedores e clientes, é possível consultar a situação legal de parceiros de negócios em várias fontes públicas e privadas (de origem nacional e internacional), assegurando assim a qualificação do fornecedor com qual se relacionará ou do cliente que revenderá seus produtos, por exemplo. Em resumo, investir em um bom método de governança baseado no uso de um sistema de qualidade para o cadastro de fornecedores e clientes faz parte da realidade de qualquer negócio atualmente, pois ajuda na coleta de dados de modo organizado, no monitoramento, na análise e na atualização automática de informações (eliminando dados desatualizados e desnecessários) ao integrar a comunicação com o sistema ERP usado na sua empresa. Em seguida você saberá como manter um bom controle das informações de clientes e fornecedores, atualizando dados tempestivamente sempre que necessário. Controle e atualização de dados Quando se trata de controle de dados de clientes e fornecedores, o ponto-chave é a atualização de dados, pois uma mudança realizada e não informada no cadastro de um cliente ou fornecedor poderá gerar aborrecimentos depois. Imagine que, no início do ano, um fornecedor solicitou a alteração de regime de tributário: ele era optante pelo lucro real e, devido à perda de faturamento, resolveu mudar para o Simples Nacional. Nesse contexto, é vital que próprio fornecedor tome cuidado com as informações armazenadas em seu sistema financeiro e fiscal. Nesse sentido, as informações antigas foram padronizadas no sistema de ERP ou contábil utilizado pela empresa e precisam ser atualizadas. Caso não sejam, os impostos incidentes para cada fornecedor terão vínculo com base nos dados antigos.Por isso, recomenda-se que, de tempos em tempos (a cada três meses ou semestralmente, por exemplo), seja realizada uma consulta ao cadastro dos clientes e fornecedores na Receita Federal e no Sintegra, pois, como já mencionado, quanto à parte fiscal, existirão regras e exceções que devem ser aplicadas na arrecadação de impostos, que considerará tipo de empresa, regime tributário adotado e tipo de produto envolvido na transação. Portanto, para manter um setor fiscal em dia com o pagamento e a restituição de impostos, são necessários a atualização de dados e o controle periódico. Por exemplo, uma empresa optante pelo Simples Nacional não pode, segundo a legislação, se valer de ICMS a recuperar decorrente de suas compras junto aos fornecedores. Contudo, esse tipo de empresa pode conceder ICMS a recuperar proporcional ao percentual do Simples Nacional recolhido de ICMS por essa empresa, quando ela estiver vendendo sua mercadoria para uma empresa optante pelo lucro real ou presumido. Para que isso ocorra, a NF-e precisará apresentar a seguinte expressão: "PERMITE APROVEITAMENTO DO CRÉDITO DE ICMS NO VALOR DE R$......; CORRESPONDENTE À ALÍQUOTA DE ......%, NOS TERMOS DO ARTIGO 23 DA LC 123" (Impressa nas informações complementares da NF-e). Isso significa que, na venda para seus clientes, a empresa precisa informar o valor do ICMS e a alíquota a ser considerada para restituição do imposto pelo cliente. Nesse contexto, a empresa optante do Simples Nacional trata quem compra o seu produto como cliente, enquanto cliente que compra seu produto a trata como fornecedor.Perceba que, se uma empresa optante pelo lucro real acostumada a comprar de fornecedores que também são optantes pelo lucro real resolve, devido a uma emergência, comprar material de uma empresa optante do Simples Nacional, então o setor fiscal dessa empresa terá que ter muito cuidado ao fazer a compensação do imposto a recuperar (nesse exemplo, o ICMS), pois a alíquota será diferenciada. Considere também o exemplo com o cadastro de materiais ou produtos. Se o cadastro de materiais ou produtos estiver desatualizado ou incorreto, por exemplo, a empresa fará automaticamente o registro errado das alíquotas de cada produto no momento de recolher imposto (lembrando que é preciso verificar se um produto adquirido ou vendido pela empresa tem tributação diferenciada - isenta, suspensa etc.). É necessário, portanto, acompanhar a legislação municipal, estadual e federal referente ao produto em questão para descobrir se haverá ou não tributação. A consequência dessa falta de controle e gestão é que a empresa recolherá de modo errado os tributos, podendo inclusive ter que pagar algum tipo de multa ao governo por isso.Nas operações de comércio no Brasil, todo produto contém um código de oito números utilizado para sua identificação, conhecido como NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul). Com essa padronização por código, torna-se mais simples e fácil o governo tributar o contribuinte. Isso ajuda muito no momento de descobrir se determinado imposto é ou não devido de acordo com o produto que está sendo comprado ou vendido. Alguns produtos têm isenções de um ou mais impostos, enquanto que outros não. Por isso, além de cuidar o tipo de empresa e regime tributário de clientes e fornecedores, também é essencial se atentar ao tipo de produto que você está comprando para verificar se ele tem ou não isenção de imposto ou talvez uma alíquota diferenciada, conforme já mencionado. Outro detalhe que a boa gestão do cadastro de clientes e fornecedores oportuniza é acesso por meio do sistema de gestão utilizado à consulta do CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) e ao cadastro no Sintegra (caso exista), sem precisar procurar cliente por cliente ou fornecedor por fornecedor no ambiente do Sintegra, por exemplo. Imagine que você está negociando com um cliente cujo cadastro no Sintegra apresentou status "Não Habilitado" na situação cadastral. Isso significa que a empresa que está comprando de você não é mais cadastrada no Estado consultado como contribuinte do ICMS (ou simplesmente nunca foi cadastrada). Dessa forma, qualquer venda para essa empresa deve ser caracterizada como "venda para consumidor final", praticando alíquotas do ICMS internas e em um determinado volume que não caracterize intuito comercial da mercadoria adquirida. Obviamente, Fisco também mantém um controle dos dados e das informações das empresas junto ao governo (clientes e fornecedores). Entretanto, é vital que as empresas também atuem nesse processo de controle e atualização cadastral de dados dos seus clientes e fornecedores, evitando assim problemas com o Fisco devido ao não cumprimento da legislação fiscal.Pense agora no caso de, no exemplo anterior, a venda ser realizada a cliente que utilizaria a mercadoria para revenda, sendo que ele não tem cadastro habilitado para tal. Isso poderia causar problemas com a receita estadual e possivelmente a federal para ambos os envolvidos na transação comercial (vendedor e cliente). Caso os dados e as informações de parceiros (clientes e fornecedores) não estejam coincidindo com os dados do Sintegra e com a Receita Federal, por exemplo, o Fisco poderá considerar as operações de compra e venda como inadequadas ou irregulares. Como resposta, o Fisco poderá autuar a documentação fiscal apresentada por essa empresa, aplicando alguma sanção. Portanto, além de buscar padronizar os materiais e produtos que a empresa comercializa, é essencial fazer a mesma coisa com os dados de seus parceiros de negócio também (clientes e fornecedores). Suponha que um cliente do escritório de contabilidade tenha uma lista enorme de clientes e fornecedores. Nesse caso, o escritório terá um desafio bem grande para coletar, organizar, analisar, atualizar e controlar os dados cadastrais dos parceiros de negócio desse cliente. Simulação da gestão de dados cadastrais de clientes e fornecedores Você está chegando ao final deste material e então é bom lembrar que as verificações mencionadas não ficam restritas à RFB e ao Sintegra, podendo se estender a outros órgãos reguladores, como a Anvisa. A grande vantagem de se utilizar um gerenciador de dados cadastrais de fornecedores e clientes é poder consultar os dados em cada um dos ambientes do governo e confrontar com os dados cadastrados no sistema utilizado, apontando as divergências que precisam ser ajustadas de forma mais prática.Neste ponto do material, para que você compreenda ainda mais como funciona esse controle no cadastro de clientes e fornecedores, foi criada uma planilha que simula esse tipo de gestão referente aos dados cadastrais de clientes e fornecedores. Ela estará disponível para download em seguida. Observe agora como essa planilha será apresentada: Digite Código do Código do Cliente/Fornecedor 12 Cliente/Fornecedor Nome Empresarial TRABALHADORES RURAIS DE LAJEADO 12 CNPJ Situação Cadastral RFB ATIVA Significado da Situação Cadastral na RFB negócio está regularizado e não existem pendências. Clientes Códigos de 20 Códigos de 51 Situação Cadastral Sintegra Nenhuma Ocorrência Encontrada A Consulta Pública SINTEGRA do Estado em questão possibilita acesso aos dados cadastrais dos contribuintes inscritos na Secretaria de Estado de Fazenda desse estado Sendo a resposta a uma consulta ao CNP. igual "Nenhuma Ocorrência Encontrada" significa que estabelecimento não cadastrado como contribuinte nesse estado, não possuindo Inscrição Estadual por ser: Contribuinte Isento Significado da Situação Cadastral no Sintegra (enquadra-s tipos de empresas isentas de Inscrição Estadual, como hospitais laboratórios) ou Não Contribuinte (normalmente pessoa fisica). As vendas para essa empresa devem ser caracterizadas como venda para consumidor final, praticando aliquotas do ICMS internas e em volume que não caracterize intuito A Consulta Pública NTEGRA informa apenas a situação cadastral com relação à Inscrição não prestando informação da situação cadastral do Cidade PANAMBI Regime Empresa Sem Fins Lucrativos Consulta CNPJ Consulta Inscrição Estadual http://www.sintegra.gov.br/ Cadastral Cadastro de Clientes Cadastro de Fornecedores + Na primeira aba da planilha consta a Análise Cadastral. Nela, você inserirá código do cliente ou do fornecedor no campo indicado e em seguida aparecerão na tela ao lado, em formato de formulário, todos os dados mais importantes desse cliente ou fornecedor pesquisado.... D E G Situação Situação Código Nome Empresarial CNPJ Significado da Situação Cadastral Cadastral Cadastral RFB Sintegra 1 WMS SUPERMERCADOS DO BRASIL LTDA 93.209.765/0001-17 ATIVA negócio está regularizado não existem pendências Habilitado 2 COMPANHIA ZAFFARI COMÉRCIO E ATIVA negócio está regularizado e não existem pendências. Não Habilitado CNPJ apresenta algum como matriz a 3 UNIDASUL DISTRIBUIDORA S/A ############### Suspenso no deixou de as Habilitado inconsistência nos dados ou indícios de fraudes. E preciso investigar e ter 4 ASUN COM DE ALIMENTÍCIOS LTDA ############### ATIVA negócio está regularizado não existem pendências Habilitado empresa que tem sua no CNPJ é aquela que fez 5 IMPORTADORA E EXPORTADORA DE CEREAIS S/A BAIXADO essa solicitação a conceder de ofício ou ao órgão Pode Habilitado ser feita a se 0 funcionamento do negócio for 6 SUPERMERCADO GUANABARA S/A ############### ATIVA negócio está regularizado não existem pendências. Habilitado 7 COMERCIAL ZAFFARILTDA ATIVA gularizado e não existem Habilitado 8 MASTER ATS SUPERMERCADOS LTDA ############### ATIVA está regularizado e não existem pendências Habilitado 9 PGL DISTRIBUIÇÃO DE ALIMENTOS TDA ATIVA negócio está regularizado e não existem pendências Habilitado 10 LIBRAGA BRANDÃO & ############### ATIVA negócio está regularizado não existem Habilitado Habilitado com 11 SUPERMERCADO BAKLIZILTDA ############### ATIVA está regularizado e não existem pendências Restrições Análise Cadastral Cadastro de Clientes Cadastro de Fornecedores Nas abas seguintes da planilha estão os bancos de dados do cadastro de clientes e do cadastro de fornecedores, respectivamente. Nesses bancos devem ser inseridas novas informações e atualizadas as antigas, e neles também podem ser feitas buscas para mostrar as informações pesquisadas com código fornecido na aba anterior.Na primeira aba da planilha consta a Análise Cadastral. Nela, você inserirá o código do cliente ou do fornecedor no campo indicado e em seguida aparecerão na tela ao lado, em formato de formulário, todos os dados mais importantes desse cliente ou fornecedor pesquisado. Nas abas seguintes da planilha estão os bancos de dados do cadastro de clientes e do cadastro de fornecedores, respectivamente. Nesses bancos devem ser inseridas novas informações e atualizadas as antigas, e neles também podem ser feitas buscas para mostrar as informações pesquisadas com código fornecido na aba anterior. intuito é que você consiga entender melhor como essa organização de dados e informações funciona, assim como o modo de pesquisa. Lembre-se de que a planilha é bem simples e serve para facilitar a visualização das informações. Contudo, um software de gestão específico para essa finalidade certamente teria muitos outros dados e informações que poderiam ser cadastrados no sistema para uso de controle fiscal, como tipo de produto, NCM, Código de Situação Tributária (CST), inscrição municipal, inscrição Suframa etc. Para fazer download dessa planilha, clique ou toque no botão a seguir. Encerramento Agora você chegou ao término da leitura deste conteúdo sobre cadastro de clientes e fornecedores. Neste material você percebeu que controle fiscal em operações que envolvam clientes e fornecedores é muito facilitado hoje em dia pelo uso de softwares que organizam dados cadastrais e ajudam no comparativo de informações ao pesquisar dados nos ambientes ou sites do governo, além de manterem uma atualização automática dos dados, que auxilia na geração de informações verídicas quanto ao recolhimento dos tributos devidos pela empresa e das demais obrigações acessórias que devem ser encaminhadas para Fisco periodicamente.Essa área da contabilidade que gerencia e controla toda parte tributária e fiscal de um negócio precisa de profissionais cada vez mais qualificados e sempre atualizados, então, continue estudando sobre como se gerencia a parte fiscal das empresas e certamente surgirão boas oportunidades para você, visto que a contabilidade é uma área carente de bons profissionais atualmente.