05 Tesouraria

Prévia do material em texto

Técnico em contabilidade Introdução Neste conhecimento, você estudará sobre a gestão de tesouraria, que envolverá primeiramente entendimento sobre: que é a tesouraria Sua forma de organização Processos Atividades executadas Formas de controle Portanto, você aprenderá sobre a tesouraria, em sua definição, e depois sobre como os processos funcionam e se organizam em um fluxo de atividades. Fluxo e processos A tesouraria tem como finalidade gerir as contas de uma empresa. Portanto, o objetivo da tesouraria é organizar as contas de tal forma que a empresa alcance estabilidade e tranquilidade financeira. Como a tesouraria faz isso?Tudo começa pela boa organização das contas, que acaba proporcionando folga financeira em caixa/conta bancária ou, em outras palavras, um bom capital de giro nos negócios. Resumidamente, isso significa que o objetivo da tesouraria é assegurar que os recursos financeiros da empresa serão suficientes para quitar suas obrigações com terceiros e ainda manter uma sobra de valor em caixa. Partindo desse princípio, de que objetivo da tesouraria é buscar sempre que ocorram mais entradas de dinheiro nas contas da empresa do que saídas, ao atingir esse objetivo, surge outra questão: que fazer com dinheiro que sobrar em conta? Sobre isso, a tesouraria tem como uma de suas responsabilidades pensar em formas de investir eficiente e eficazmente os recursos financeiros que sobrarem, a fim de gerar retorno para negócio. Portanto, de maneira geral, a tesouraria acaba por se responsabilizar por todo o dinheiro da empresa, o que envolve o controle e a gestão de entradas e saídas de dinheiro e a gestão de investimentos. Quando se fala em controle e em gestão de entradas e saídas de dinheiro, esses conceitos não se restringem apenas a pagar e receber valores, mas também envolvem ter ciência de quando devem ser realizadas tais ações e, principalmente, quando finalizar um determinado evento, já que isso pode interferir no fluxo de gestão financeira da empresa. Por exemplo, suponha que a empresa esteja pensando em contratar um empréstimo em uma instituição financeira. Nesse contexto, a tesouraria tem como responsabilidade controlar fluxo de quitação dessa dívida, isto é, dentro dos processos de controle estará aresponsabilidade de apurar em quanto tempo essa dívida será quitada, como funcionarão as taxas e os juros embutidos no empréstimo a ser realizado e como isso afetará saldo mínimo disponível em caixa atualmente e nos meses seguintes. Por isso, entre os processos que são de responsabilidade da tesouraria está avaliar propostas de recebimento e pagamentos, fazendo simulações de como essas propostas afetariam o fluxo financeiro da empresa, para então escolher a melhor opção (ou, em alguns casos, nenhuma alternativa entre as apresentadas, quando estas representarem riscos para o negócio). Portanto, trabalho da tesouraria também envolve analisar os riscos de projetos a serem investidos, evitando que os pagamentos das contas fiquem em atraso ou não sejam efetuados por causa disso, ou que a conta bancária da empresa entre em saldo negativo, ou seja, fique "no vermelho", devido ao investimento desvantajoso realizado. Se a tesouraria atingir objetivo básico de quitar as dívidas da empresa a curto prazo, então estará cumprindo sua missão. Entretanto, não significa que não haverá também um controle de objetivos mais complexos, isto é, de dívidas nas quais os riscos sejam maiores e que serão quitadas a longo prazo. Por exemplo, a empresa pode ter objetivo a curto prazo de manter pagamento das dívidas em dia e ainda sobrar um saldo mínimo em caixa. O mesmo pode ser aplicado a longo prazo, em que a quitação das dívidas pode ser controlada em um período maior, esperando-se também atingir um saldo mínimo em conta bancária ao final desse prazo (um ano, por exemplo). Neste ponto de vista, para garantir que esses objetivos sejam alcançados a curto e a longo prazos, será necessário criar estratégias baseadas em um bom planejamento financeiro.Como fazer esse planejamento ou controle financeiro? Primeiramente, um bom planejamento financeiro será como um escudo para a tesouraria, o que permitirá que ela administre questões referentes à projeção de entradas e saídas de valores a curto e também a longo prazos. Para fazer essa projeção, uma ferramenta utilizada pela tesouraria é a projeção do fluxo de caixa. Essa projeção representará um panorama dos meses seguintes, demonstrando quanto dinheiro a empresa terá disponível em conta bancária ou no caixa da empresa. É bom lembrar que a projeção do fluxo de caixa, por ser uma previsão, trará apenas uma possibilidade de cenário que pode ou não se concretizar posteriormente, de acordo com a realidade financeira da empresa. Por isso, o fluxo de caixa trabalha sempre com a relação entre o fluxo projetado versus fluxo realizado, isto é, será feita, por exemplo, uma projeção de caixa para os próximos três meses e, depois disso, será confrontada essa previsão mês a mês com o realizado (quais movimentações financeiras efetivamente ocorreram). Essa projeção ajuda a manter um maior controle dos objetivos da tesouraria, portanto, é muito útil para a saúde financeira de um negócio. Nesse sentido, é por meio do planejamento financeiro que a tesouraria conseguirá mapear e simular as receitas (entradas de dinheiro) e as despesas (saídas de dinheiro) futuras, para então utilizá- las assertivamente. Suponha que, no cenário do fluxo de caixa projetado, as receitas tendem a diminuir, então, isso significa que o saldo mínimo em caixa deverá ser suficiente para manter a empresa enquanto a situação nãomelhora. Por isso é importante o planejamento financeiro, pois, ao perceber que as receitas podem diminuir, deve-se já começar a trabalhar em estratégias para a contenção de gastos e aumento do saldo mínimo em caixa da empresa. Essas ações servem para que esse período de turbulência, caso venha a se concretizar no fluxo de caixa realizado, transcorra com maior tranquilidade. Agora, se resultado for bom, isto é, com uma projeção de aumento das receitas, o planejamento financeiro também terá a responsabilidade pensar como serão aproveitados esses recursos financeiros que sobrarão em caixa (caso isso aconteça). A ideia é fazer dinheiro "trabalhar", e não apenas ter um saldo mínimo em caixa (como uma poupança) para ser usado em emergências (como no recente período de pandemia, no qual a crise econômica se instaurou e as receitas de muitas empresas caíram). Um dos principais processos da tesouraria será analisar os relatórios (como o fluxo de caixa e o planejamento financeiro realizado) para tomar decisões que afetarão a saúde financeira da empresa para o bem ou para mal. Com base nessa ótica, ao analisar o cenário de recebimentos e pagamentos da empresa, a tesouraria acaba por guiar outras áreas da empresa também, orientando como devem agir diante de cada um dos cenários projetados. Por exemplo, se a tesouraria está projetando um crescimento de receita nos próximos meses, isso pode permitir que outras áreas contratem mais colaboradores para irem já se adequando ao aumento de demanda e de trabalho. Agora, se a projeção for o contrário (de redução das receitas), então a tesouraria pode já avisar os demais setores da empresa que uma contenção de gastos poderá ser necessária (como a demissão de colaboradores ou redução de investimentos e marketing, por exemplo) a fim de garantir saldo em caixa suficiente para se manter durante o período de baixa nas receitas.Como estudado até aqui, todas as decisões que a tesouraria adotar terão impacto no fluxo de caixa da empresa. Devido a isso, a tesouraria terá como responsabilidade monitorar e controlar ações que possam interferir no controle financeiro e no saldo mínimo disponível em caixa (que será usado em momentos de crise financeira, podendo ser maior ou menor, de acordo com a análise da tesouraria referente à situação atual do mercado). Quais são os fluxos e processos da tesouraria? Os fluxos de trabalho do setor de tesouraria dependerão dos níveis de controle adotados e dos processos também, contudo, existem alguns controles básicos que são aplicados na maioria das empresas como rotinas de tesouraria. Veja a seguir quais são eles: Contas a receber e contas a pagar Esse, sem dúvidas, é o processo mais conhecido da tesouraria. Controlar o contas a pagar e o contas a receber implica monitorar as entradas e saídas de caixa da empresa (como já mencionado antes). ponto central desse processo será assegurar os pagamentos e recebimentos que foram projetados para que aconteçam dentro do prazo estipulado, atentando para que o saldo mínimo em caixa não seja prejudicado. Projeção do fluxo de caixaConforme detalhado antes, a tesouraria tem como responsabilidade projetar e monitorar fluxo de caixa da empresa, que de certa forma se adéqua ao controle do contas a receber e do contas a pagar, já que o fluxo de caixa também ajuda neste controle referente às entradas e saídas financeiras. Conciliações bancárias processo de conciliação bancária envolve buscar dados e informações nos extratos das contas bancárias da empresa para confrontar com os dados e as informações registradas nos sistemas financeiro e contábil da empresa. Isso implica verificar, por exemplo, as datas de pagamentos ou recebimentos e confrontar com o relatório de controle financeiro do setor, para averiguar se estão de acordo com planejado. Além disso, também existem extratos fornecidos pelas administradoras de cartão de crédito, os quais também devem ser conciliados similarmente à conciliação dos extratos bancários. Planejamento financeiro planejamento financeiro é uma forma de proteção dos riscos inerentes ao mercado. Devido às incertezas que podem surgir com relação à projeção do fluxo de caixa, planejamento financeiro acaba por minimizar os riscos (não há como eliminar cem por cento das incertezas, no máximo é possível minimizá-las). Portanto, ao fazer o planejamento financeiro da empresa, devem ser considerados potenciais problemas (ameaças) que possam interferir no fluxo de pagamentos e/ou de recebimentos do negócio, como uma crise econômica que venha a diminuir a fatia de mercado da empresa e, consequentemente, a sua entrada de receitas. Esse tipo de problemapode atrasar ou dificultar o fluxo de pagamento das obrigações, por exemplo. Também, deve-se observar com atenção as oportunidades que se surgem e que podem alavancar financeiramente negócio. Por exemplo, formar uma parceria com uma empresa da região a fim de baratear o custo com as entregas de mercadorias, ao mesmo tempo que oferta um mix mais variado de produtos aos clientes no momento da compra, gerando assim um aumento nas receitas da empresa e maior saldo em caixa para emergências, que garante maior estabilidade ao negócio. Investimentos Esse processo envolve o controle das aplicações financeiras da empresa e também formas de angariar novos recursos para negócio. Como próprio nome já define, trata-se de um investimento ou uma aplicação de recursos financeiros no próprio negócio ou em outras empresas. Passado um período, a aplicação realizada retornará ou não algum valor, de acordo com investimento realizado. Nesse caso, é função da tesouraria avaliar os riscos do investimento a ser realizado em contraponto aos benefícios que serão gerados para a empresa. No que tange à captação de recursos, a tesouraria avaliará a necessidade de buscar dinheiro junto a terceiros, como empréstimos. Nesse caso, o setor de tesouraria avaliará se é ou não necessário buscar recursos financeiros externos para cumprir as obrigações do contas a pagar, ponderando questões como juros e taxas embutidos no empréstimo e em quanto tempo será quitada essa dívida com a instituição financeira. É bom lembrar que, ao captar recursos, setor de tesouraria deverá considerar sempre saldo mínimo em caixa estipulado e planejamento financeiro já traçado.Tudo que foi mencionado até agora compõe os principais processos e rotinas de um setor de tesouraria. Lembre-se de que a tesouraria faz parte do departamento financeiro, que dará suporte ao demais setores da empresa, como recursos humanos (RH), jurídico, comercial, contabilidade, entre outros. Confira no próximo tópico maiores detalhes sobre a provisão de pagamentos e recebimentos realizada no setor de tesouraria. Provisão de pagamento e recebimentos Como visto, o controle de pagamentos e recebimentos é realizado com base no fluxo de caixa, demonstrando se a empresa terá ou não provisão suficiente para pagar os credores e manter saldo mínimo em caixa. Veja um modelo de fluxo de caixa que pode ser construído: Fluxo de caixa Janeiro Fevereiro Março Abril R$ R$ R$ R$ Saldo inicial 292.850 198.950 91.950 -4.650 Contas a R$ R$ R$ R$ receber 130.000 100.000 90.000 170.000 (-) Inadimplência 17% 15% 17% 17% % (-) Cancelamentos 20% 18% 20% 20% % (-) Descontos 12% 15% 13% 13% % R$ R$ R$ R$ (=) Perdas 63.700 48.000 45.000 85.000Total em caixa e R$ R$ R$ R$ direitos a 359.150 250.950 136.950 80.350 receber Total de gastos do R$ R$ R$ R$ mês (contas a 160.200 159.000 141.600 106.800 pagar) Custos R$ R$ R$ R$ operacionais 85.000 85.000 75.000 50.000 Despesas R$ R$ R$ R$ administrativas 55.000 55.000 50.000 40.000 Investimentos R$ R$ R$ R$ e dívidas 15.000 15.000 13.000 10.000 R$ R$ R$ R$ Impostos 5.200 4.000 3.600 6.800 Caixa R$ R$ R$ R$ (saldo 198.950 91.950 -4.650 -26.450 final) Runway 1,2419 0,5783 -0,0328 -0,2477 (meses) Tabela 1 - Fluxo de caixa Na parte de cima desse fluxo de caixa estão as contas a receber, que demonstram os valores projetados para quadrimestre do ano. É importante notar que, além dos valores a receber, constam saldo inicial em caixa no início de cada mês e valores redutores do contasa receber, que são: inadimplências, cancelamentos e descontos ofertados. Considerando o total disponível em caixa mais valor do contas a receber e menos total com perdas, encontra-se total em caixa e direitos a receber. Já na segunda parte da tabela estão as contas a pagar, que expõem as saídas de valores com custos e despesas relacionadas ao negócio. total de gastos será a soma de todos os elementos que compõem o contas a pagar (custos operacionais, despesas administrativas, investimentos, dívidas e impostos). Por último, está o saldo final em caixa, que é resultado do valor total em caixa e direitos a receber menos o valor total de gastos do mês. Encontrado o saldo final em caixa, deve-se verificar por último a análise do runway. Nesse caso, runway representa um indicador que demonstra por quantos meses a empresa conseguirá se manter com o valor disponível em caixa, de acordo com as projeções de entradas e saídas, antes de entrar em saldo negativo. Para encontrar o runway, basta considerar o saldo final em caixa e dividi-lo pelo total de gastos do mês. É importante sempre trabalhar com esse tipo de projeção para se ter ideia de por quanto tempo a empresa conseguirá se manter em caso de queda nas receitas. Como observado na tabela do fluxo de caixa provisionado, os dois primeiros meses estão positivos, mas com um indicador baixo quanto à folga em caixa, que é o fator principal para manter a empresa funcionando quando as receitas diminuem e requer atenção. Quanto mais próximo de 1, menor será a folga em caixa, portanto, se a empresaapresentar um indicador de 5 ou cima, isso já demonstra boa folga financeira, assegurando maior estabilidade diante de uma crise econômica. Dessa forma, a tesouraria só precisa continuar fazendo o bom trabalho que já está realizando. Se indicador, porém, estiver abaixo de 5 e acima de trata-se de um sinal de alerta para que a tesouraria comece a pensar em formas ou estratégias para impedir que esse indicador mensal caia mês após mês (não é uma situação desesperadora, mas requer cuidado, pois, em poucos meses, a empresa poderá entrar em saldo negativo, caso uma crise econômica aconteça). Por fim, os dois últimos meses do quadrimestre analisado estão com indicador abaixo de 0 (negativo), isto é, a empresa entrou "no vermelho" nesses meses, gastando mais do que arrecadou, inclusive o saldo mínimo em caixa. Por isso, é essencial observar a evolução do histórico de vários meses anteriores para conseguir em tempo hábil criar estratégias a fim de reduzir gastos e aumentar as receitas diante de uma possível crise. Confira a seguir a mesma tabela do fluxo de caixa, agora com mais uma coluna comparativa, na qual é possível observar e analisar o fluxo de caixa projetado versus o realizado:Projetado Realizado Fluxo de caixa: projetado Janeiro Janeiro versus realizado R$ R$ Saldo inicial 292.850 234.280 R$ R$ Contas a receber 130.000 117.000 (-) Inadimplência % 17% 20% (-) Cancelamentos - % 20% 19% 12% 12% (=) Perdas R$ 63.700 R$ 59.670 Total em caixa e direitos R$ R$ a receber 359.150 291.610 Total de gastos do mês R$ R$ (contas a pagar) 160.200 168.210 R$ R$ Custos operacionais 85.000 89.250 R$ R$ Despesas administrativas 55.000 55.000 R$ R$ Investimentos e dívidas 15.000 15.300 Impostos R$ 4.680 Caixa (saldo final) R$ 198.950 R$ 123.400 Runway (meses) 1,2419 0,7336Tabela 2 Fluxo de caixa: projetado versus realizado Nesta segunda tabela do fluxo de caixa, é possível analisar que a tesouraria projetou sobre entradas e saídas e depois verificar se essa projeção foi realmente realizada. Nesse exemplo, setor projetou R$ 292.850 de saldo inicial em janeiro, contudo, esse saldo foi um pouco menor, chegando a apenas R$ 234.280 (isso pode ter ocorrido porque as projeções de dezembro também não se cumpriram). Já no contas a receber, projetava-se uma entrada R$ 130 mil, mas valor que realmente entrou foi de apenas R$ 117 mil. Depois disso, houve uma projeção de 17% de inadimplência, 20% de cancelamentos e 12% de descontos concedidos. Efetivamente, contudo, a inadimplência foi um pouco maior, chegando a 20%; os cancelamentos foram menores, chegando a 19%, mesmo percentual dos descontos concedidos, que acabou resultando em R$ 59.670 de perdas (um pouco menos do que havia sido projetado). Entretanto, no total de caixa e nos direitos a receber, a diferença foi bem considerável, pois projetado era de R$ 359.150 e realizado foi de apenas R$ 291.610. Por sua vez, o total de gastos projetado do mês era de R$ 160.200 e realizado foi um pouco acima, chegando a R$ 168.210. Muito disso se deve aos custos operacionais, que aumentaram de R$ 85 mil para R$ 89.250, e os investimentos e as dívidas, que aumentaram de R$ 15 mil para R$ 15.300. Devido a isso, o resultado final do caixa foi de R$ 123.400 realizados contra R$ 198.950 projetados, que justifica a queda do indicador runway de 1,2419 projetado para 0,7336 realizado. Isso significa que antes (no projetado), a empresa teria saldo disponível em caixa para se manter por pouco mais de um mês, e agora, no realizado, a realidade é um pouco mais difícil do que se projetou, pois há um valor em caixa que não manteria a empresa em funcionamento nem por um mês completo.Confira a planilha a seguir para testar os saberes aprendidos sobre controle de fluxo de caixa: Download (objetos/Fluxo_de_Caixa.xlsx) que você aprendeu analisando fluxo de caixa projetado versus realizado? Você certamente percebeu que é essencial acompanhar fluxo de caixa mês a mês para manter um maior controle financeiro. Caso a projeção realizada fique muito fora da curva, isto é, fique muito longe do que foi realmente realizado no período analisado, deve-se começar a pensar quanto antes em estratégias para alavancar os resultados (aumentar receitas e reduzir gastos). Na sequência, você estudará um pouco sobre a importância dos extratos bancários para um bom controle financeiro. Extratos bancários (emissão e controle) É comum muitos empreendedores não darem a devida importância para o registro e o controle dos extratos bancários, seja no departamento financeiro, seja na contabilidade. Alguns empreendedores acreditam que a entrega de extratos bancários que comprovem a movimentação bancária não é obrigatória, ou apenas desconhecem essa obrigatoriedade, que é um erro. Todos os documentos de origem bancária devem ser encaminhados para setor de contabilidade da empresa periodicamente, e isso não envolve somente os extratos bancários, mas também os documentos que auxiliam a identificar cada débito e/ou crédito contábil.Por isso, a conciliação bancária é uma das atividades mais complexas do setor de tesouraria e está diretamente relacionada ao setor de contabilidade. Veja a seguir alguns exemplos que comprovam a importância de se manter e controlar os extratos bancários da empresa para evitar problemas futuros: Depósitos na conta bancária sem devida comprovação da receita (origem de recursos, como: emissão de NF, duplicatas etc.) Esses casos podem ser considerados pela legislação brasileira como origem de receita omitida do Fisco, podendo ocasionar sansões para a empresa e os seus sócios. Portanto, os valores que venham a ser depositados em conta bancária da empresa devem obrigatoriamente estar relacionados às transações de venda ou à prestação de serviço à vista, aos valores recebidos de clientes referentes a vendas a prazo etc. Saída de dinheiro da conta bancária sem que haja uma explicação plausível para seu destino (uso) Esses casos podem ser considerados como uma retirada de pró- labore pelos sócios da empresa, que gerará pagamento de taxas referentes à pessoa física dos sócios que retiraram e usaram tais valores, caracterizando uso de uma receita tributável. Por esse motivo, é extremamente recomendável que toda empresa (pessoa jurídica) crie e mantenha uma conta bancária para uso exclusivo das suas operações comerciais, sem ligação com as contas de pessoa física dos donos da empresa (sócios). Esses exemplos demonstram como a emissão e controle dos extratos bancários é uma atividade que pode gerar problemas para empresa e seus sócios quando não realizada corretamente. Quando a emissão dos extratos não é realizada e enviada para a contabilidade ouquando não há o devido controle do que está entrando ou saindo das contas bancárias da empresa, são gerados problemas para setor de contabilidade, que não terá como comprovar com exatidão alguns lançamentos do extrato bancário. Os extratos bancários e demais documentos emitidos pelo banco que ajudem na comprovação das movimentações da conta devem ser enviados preferencialmente ordenados cronologicamente (por data) -, após finalizado o mês, aos setores responsáveis por controlar tais dados e informações financeiras. A maioria dos bancos já disponibiliza a emissão do extrato bancário via Internet banking pelo próprio computador ou por aplicativo no celular. A melhor alternativa para manter um bom controle das contas (principalmente quando a empresa for de médio e grande porte, o que requer que ela mantenha várias contas cadastradas para diferentes centros de custos e finalidades) é gestor da empresa habilitar um usuário junto ao banco com acesso limitado (apenas para consulta ou para outras funções que julgar necessárias), podendo então setor de tesouraria ou o próprio escritório de contabilidade, se for caso, acessar o extrato facilmente por meio de um usuário e uma senha previamente cadastrados. Ao adotar essa estratégia, dono da empresa ou gestor responsável por enviar os extratos mês a mês para os setores financeiro e contábil fica livre dessa responsabilidade, evitando assim não envio dos documentos bancários mensais e obrigatórios. Um detalhe muito importante que não deve ser esquecido é tipo de enquadramento tributário da empresa. Por exemplo, se a empresa em questão for enquadrada no Simples Nacional, não poderá existir ausência de escrituração contábil referente à movimentação financeirada empresa, que inclui a movimentação bancária também, podendo ocasionar desenquadramento da empresa em questão do regime do Simples Nacional pela própria Receita Federal (artigo 29, inciso VIII, da Lei Complementar 123, de 14 de dezembro de 2006): Art. 29. exclusão de ofício das empresas optantes pelo Simples Nacional dar-se-á quando: [...] VIII houver falta de escrituração do livro-caixa ou não permitir a identificação da movimentação financeira, inclusive bancária; [...] É bom lembrar que a contabilidade tem a responsabilidade e a obrigação de manter os registros patrimoniais dos clientes em dia. Portanto, para que isso ocorra com precisão, é necessário envio ou acesso aos documentos oficiais emitidos pelas instituições bancárias, do contrário, as demonstrações contábeis emitidas pela contabilidade não terão validade perante o Fisco, o que acabará por gerar multas e penalidades para a empresa, em alguns casos. A seguir, veja como a conciliação bancária é uma das atividades mais complexas que a tesouraria tem sob sua responsabilidade. Conciliação bancária No tópico anterior você viu o quanto os extratos bancários são importantes para a boa gestão da tesouraria. Agora, você aprenderá por que a conciliação bancária é um processo vital para alcançar a boagestão financeira interna de uma empresa. Por meio do processo de conciliação bancária, é possível observar o que entrou e que saiu da conta bancária da empresa de acordo com os dados e as informações do extrato bancário analisado em um determinado período. Sem as informações apuradas pela conciliação bancária, torna-se mais difícil saber com precisão como está a real saúde financeira da empresa. Portanto, a conciliação bancária auxilia inclusive no processo de tomada de decisão de acordo com a projeção levantada em conta para recebimentos, pagamentos e saldo bancário. Além disso, a conciliação bancária ainda contribui para a identificação de fraudes e de registros financeiros/contábeis incorretos ou falhos, auxilia nos casos de vendas canceladas etc. Resumidamente, a conciliação bancária é um processo que compara as entradas e as saídas no extrato bancário com os dados e as informações registrados no controle financeiro/contábil da empresa. Veja um exemplo prático: considere que você seja dono de uma farmácia e, em um determinado dia do mês, vendeu R$ 600 no cartão de débito. Já no dia seguinte, ganho foi de R$ 450. Estes valores recebidos devem ser registrados no controle interno da empresa em um software financeiro/contábil ou até mesmo em uma planilha eletrônica de apoio (não é ideal, mas já serve para manter algum controle dos registros bancários). Finalizada a semana, chegou o momento de verificar se os valores pagos com a função débito pelos clientes da farmácia entraram na conta bancária da empresa ou não. Nesse caso, um assistente financeiro ou contábil pode verificar o extrato da conta bancária da empresa e comparar as entradas recebidas com as anotações e os registros realizados no controle interno da empresa, e é a esse processo que se dá nome de conciliação bancária.Depois, é possível realizar o mesmo processo para outras alternativas de recebimento realizadas na semana analisada, entre elas boleto, cartão de crédito, valores não compensados e compras que foram canceladas pelo cliente etc. Para pagamentos, processo será semelhante, no qual é possível verificar débitos automáticos autorizados, pagamentos de prestações, compras realizadas a prazo etc. Quais são os benefícios da conciliação bancária para o controle interno da empresa? Identificar possíveis fraudes Com uma planilha simples de conciliação bancária, é possível evitar fraudes internas, como pagamentos superfaturados (gerando notas fiscais de compra mais caras do que deveriam ser) ou transferências bancárias cujos valores sejam menores do que deveriam ter sido recebidos na conta da empresa. Manter maior controle das movimentações financeiras Isso ocorre porque a conciliação bancária ajuda a confrontar que foi realizado efetivamente em termos de movimentações financeiras com que deveria ter sido realizado, isto é, se faltar um pagamento por realizar ou um recebimento, por exemplo, esse controle sinalizará o ocorrido.Garantir ciência do real saldo em conta bancária Conhecer real valor que se tem disponível em conta bancária ajuda na tomada de decisão da gestão financeira da empresa. Sem esse tipo de informação mais precisa, torna-se difícil decidir se a empresa pode ou não fazer investimentos, como, por exemplo, comprar novos maquinários, tendo em vista dinheiro em conta ou capital de giro suficiente para quitar as prestações mensalmente. Auxiliar no planejamento orçamentário anual da empresa A conciliação bancária também ajuda no planejamento orçamentário, o que é vital para um maior controle das finanças da empresa. Com base nesse controle proporcionado pela conciliação bancária, é possível projetar receitas, despesas, custos e investimentos de um negócio, pois se sabe exatamente o quanto se tem disponível em conta para cada atividade financeira. Aprimorar ou tornar mais precisas as informações sobre a projeção de fluxo de caixa para período último benefício proporcionado pela conciliação bancária é ajudar na projeção do fluxo de caixa. Quando se junta a conciliação bancária ao controle financeiro proporcionado por meio do fluxo de caixa, a tomada de decisão fica mais fácil, que evita que a empresa gaste descontroladamente estourando caixa mínimo.Como dito anteriormente, a conciliação bancária faz uma comparação dos registros internos com os valores registrados no extrato bancário da empresa. Relacionar isso ao fluxo de caixa seria o mesmo que verificar nesse controle interno (fluxo de caixa) se todos os valores foram registrados na conta bancária da empresa. Por exemplo, se, no dia 20 do mês, você registrou a venda de uma mercadoria no valor de R$ 650 e, ao realizar a conciliação bancária, você percebeu que, neste dia ou em um dia próximo, o valor realmente foi depositado na conta, isso significa que a transação ocorreu como o esperado. Quando se trata de pagamento, segue-se a mesma lógica, na qual um determinado valor que consta no fluxo de caixa como pagamento a ser realizado deve efetivamente sair da conta da empresa para quitação de uma obrigação com terceiros. Existe ainda a conciliação contábil, que é um termo técnico utilizado por várias empresas para designar o processo de conciliação bancária, detalhado anteriormente. Contudo, apesar de ambas as atividades fazerem comparativos entre registros e lançamentos, elas podem ser utilizadas com finalidades diferentes. Nesse sentido, a conciliação contábil também pode utilizar verificações bancárias, mas não fica restrita a somente isso, ela pode fazer comparações entre registros patrimoniais da contabilidade de uma empresa, como, por exemplo, pagamento de tributos. Por meio da conciliação contábil, a empresa consegue diminuir possíveis problemas com Fisco e garantir que os valores declarados nos demonstrativos e relatórios estejam corretos.Retomando tema da conciliação bancária, primeiro passo para começar a fazer esse controle é mapear e listar todas as contas bancárias da empresa. Depois, definir um período de análise (como um inventário) para realizar a conciliação (pode ser mensal, bimestral, trimestral etc.). Ao identificar problemas na conciliação bancária, deve ser solicitado devido ajuste à instituição de cartão de crédito, ao setor de contabilidade da empresa ou ao escritório de contabilidade que faz esse controle dos registros financeiros, se for caso. Pense, como exemplo, na situação de um cliente que fez uma compra no cartão de crédito e, por algum erro no sistema, pagamento dessa compra foi duplicado. Nesse caso, o cliente solicitará o estorno de uma das transações quando verificar que o valor saiu duas vezes de sua conta. Contudo, erros no estorno também são comuns em algumas situações, quando ele ocorre duas vezes, anulando totalmente a compra e seu pagamento, o que não era para ter acontecido. Observe a seguir um extrato bancário que ilustra essa situação:EXTRATO POR PERÍODO NR. Data mov. Histórico Valor DOC. Saldo anterior 5.240,49 + Compra com Cartão 04/07 04/07/2022 286731 6:24 37,90 NETFLIX.COM Compra com Cartão 04/07 04/07/2022 286732 6:24 37,90 NETFLIX.COM Compra com Cartão 04/07 07/07/2022 286731 37,90 + 6:24 NETFLIX.COM Compra com Cartão 04/07 07/07/2022 286732 6:24 37,90 + NETFLIX.COM Nessa imagem do extrato bancário, é possível ver que valor de pagamento foi debitado duas vezes e estorno, que deveria corrigir o problema, também foi duplicado. A conciliação bancária identificará que ocorreu um erro no momento de realizar estorno, resultando na anulação total do pagamento realizado pelo cliente. Portanto, setor de cobrança deverá ser acionado para que entre em contato com cliente, a fim de que este passe seu cartão de crédito novamente. No caso de débito automático, deve-se solicitar ao banco ou à administradora de cartão de crédito que realize devido ajuste para que a empresa receba valor da compra.Atualmente, devido ao avanço tecnológico, muitas empresas já adotam um tipo de conciliação bancária automática, principalmente devido ao grande número de lançamentos que precisam ser verificados diariamente, os quais não se resumem somente a recebimentos e pagamentos, existindo também tarifas bancárias, juros, multas, descontos, lançamentos sem identificação etc. Nesse sentido, o mais indicado é usar algum tipo de software para fazer a conciliação bancária ou uma planilha eletrônica com fórmulas que consigam simular algo parecido, embora a utilização de planilhas seja mais trabalhosa e passível de erros ou falhas. Já uso de um software reduz risco de erros ou falhas no processo de conciliação bancária e os extratos ou relatórios que são emitidos geralmente já são compatíveis com o sistema de relatórios homologados pelo banco. O único problema é que, dependendo do tipo de software que se escolha, pode ser que não exista integração ou homologação com o sistema bancário, sendo necessário então baixar arquivo do extrato bancário e importá-lo para dentro do seu software de conciliação bancária. Outra questão que pode dificultar é a falta de integração entre o software de conciliação bancária e os demais sistemas da empresa. Contudo, se essa integração existir, o controle dos pagamentos e recebimentos tornar-se-á ainda mais assertivo. Lembre-se de que aconselhável é fazer um controle do fluxo de caixa diariamente. Já a conciliação bancária pode ser controlada em um período maior de tempo, até porque, dependendo do tipo de transação bancária efetuada, serão necessários alguns dias para que ocorra a compensação.Com relação a quem deverá cuidar desse controle para a empresa, essa decisão dependerá muito do tamanho da empresa em questão, sendo que, se for uma empresa de pequeno porte, o mais indicado é que próprio dono do negócio faça isso ou terceirize essa atividade para um cargo de confiança ou um escritório de contabilidade. Tratando-se de empresas de porte maior e que sejam um pouco mais antigas, poderá ser necessário um ou mais colaboradores específicos para cuidarem dessa atividade de conciliação bancária, sejam da área financeira da própria tesouraria, sejam do setor contábil da empresa. Encerramento Você chegou ao final do material sobre tesouraria. Neste momento, você deve ter percebido que controlar entradas e saídas de valores parece uma atividade fácil em princípio, mas que demanda muito trabalho, atenção e controle, principalmente quando se precisa controlar os pagamentos de diversas contas e monitorar os recebimentos de inúmeros clientes. Agora, você conhece os principais fluxos e processos da tesouraria e sabe como ela representa um setor de suma importância para o departamento financeiro de qualquer empresa e como ela apoia o trabalho da contabilidade também. Lembre-se de que os conhecimentos construídos por meio deste material serão essenciais no seu dia a dia profissional, então, continue sempre consultando o material fornecido e também buscando conhecimentos fora dele.