GUIA DO USUÁRIO NOTA SIMPLES

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1 Guia do Usuário – NOTA SIMPLES 
 
 
GUIA DO USUÁRIO 
EMISSOR DE NF-E 
 
 
 
 
 
 
2 Guia do Usuário – NOTA SIMPLES 
 
Índice 
INTRODUÇÃO ............................................................................................................................. ............................... 4 
ACESSANDO O NOTA SIMPLES........................................................................................................................... 5 
 
Menu ........................................................................................................................................................................... 10 
 
CADASTROS ............................................................................................................................. ............................... 19 
Destinatários............................................................................................................................................................... 19 
Produtos ......................................................................................................................................................................20 
Unidades .................................................................................................................................................................... 21 
Gerentes......................................................................................................................................................................22 
Tabela de ICMS ........................................................................................................................................................22 
Agendas......................................................................................................................................................................23 
Ceps ...........................................................................................................................................................................24 
 
GERENCIAR NF-E ...................................................................................................................................................27 
Incluir .......................................................................................................................................................................... 27 
Aba Dados da NF-e ............................................................................................................................................27 
Aba Transporte ............................................................................................................................. .............................. 29 
Aba Exportação e Compras ..............................................................................................................................30 
Aba Dados Adicionais ........................................................................................................................................31 
Alterar ......................................................................................................................................................................... 32 
Excluir NF-e..................................................................................................................................... .......................... 32 
Visualizar ................................................................................................................................................................... 37 
Copiar ......................................................................................................................................................................... 37 
Assinar ............................................................................................................................. .......................................... 38 
Validar ................................................................................................................................................................................ 
38 
Transmitir ................................................................................................................................................................... 39 
DANFE ............................................................................................................................. .......................................... 41 
Enviar por e-mail .................................................................................................................................................42 
CANCELAR ............................................................................................................................................................... 43 
Download XML ............................................................................................................................. ............................ 44 
Consulta SEFAZ .............................................................................................................................................................. 45 
Inutilizar NF-e ............................................................................................................................................................ 46 
Carta de Correção ............................................................................................................................. ....................... 47 
Guia do Usuário – PRONAVTECH 
3 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3 Guia do Usuário – NOTA SIMPLES 
 
Introdução 
O NOTA SIMPLES foi desenvolvido utilizando o conceito de que para emitir Notas Fiscais eletrônicas não 
precisa ser complicado e a um preço muito acessível. 
 
O emissor de Notas Fiscais Eletrônicas NOTA SIMPLES disponibiliza telas dinâmicas e de fácil manuseio. 
 
Gerar, Assinar, Validar, Transmitir e Cancelar as Notas Fiscais Eletrônicas, visualizar e imprimir o DANFE, 
enviar por e-mail os arquivos XML, Carta de Correção e o DANFE, download do XML, permite consultar a 
situação da NF-e na SEFAZ, inutilizar a numeração da NF-e, emitir Carta de Correção e aceita os certificados 
do tipo A1, A3 e Token. 
 
ACESSANDO O NOTA SIMPLES 
 
A instalação e a configuração do sistema são feitas pelo Suporte Técnico da Micro-F. 
 
Para acessar o NOTA SIMPLES basta clicar no ícone na sua área de trabalho (desktop). 
 
A tela que será apresentada é com todas as opções do Menu Principal do NOTA SIMPLES, essas opções 
podem ser controladas por senhas de acesso permitindo definir quem e onde pode ter acesso ao sistema. 
 
 
Menu Principal do Nota Simples 
Menu 
Nesta área apresentam-se todas as opções de processo do sistema NOTA SIMPLES. Para acessar qualquer 
opção basta movimentar com as setas do teclado e pressionar ENTER ou usar o MOUSE. 
 
São apresentadas 5 opções no menu horizontal. 
 
 
4 Guia do Usuário – NOTA SIMPLES 
 
 
 
NF-e – Permite Gerar, Assinar, Validar e Transmitir a Nota Fiscal Eletrônica. 
Cadastros – Permite fazer o cadastramento das informações necessárias para emitir as Notas Fiscais 
Eletrônicas. 
Organização – Permite fazer a Organização dos arquivos XML gerados, Fazer Backup desses arquivos, 
emitir relatórios, entrar e sair do Modo Contingência e acessar o Portal da Nota Fiscal Eletrônica. O Backup 
feito pode ser enviado automaticamente para a contabilidade. 
Utilitários – Alguns utilitários como, emissor de recibos, editor de texto simples, baixar boletos de pagamento 
da Micro-F, Manutenção na base de dados do sistema e sair para o Prompt do MS-DOS. 
Configurações – Permite configurar o sistema definindo as opções para todo o sistema e para cada terminal 
online utilizado em rede, definir as senhas de acesso e o cadastro de Níveis de Permissão para o acesso 
com senhas gerenciais. 
 
Cadastros 
Antes de começar a utilizar o NOTA SIMPLES é preciso fazer o cadastramento dos Destinatários (clientese 
fornecedores) e produtos. Embora esses cadastros podem até mesmo ser feito no momento da geração de 
uma NF-e. 
 
 
 
 
 
Cadastro de Destinatário 
Preencha todos os campos com as informações, o sistema exibe uma faixa na parte de baixo em vermelho 
com maiores informações sobre cada campo. 
 
Para fazer alguma MANUTENÇÃO no cadastro seleciona a opção Manutenção, mas uma simples consulta, 
seleciona a opção Consulta. 
 
 
 
 
5 Guia do Usuário – NOTA SIMPLES 
 
 
 
Na opção MANUTENÇÃO você pode cadastrar um novo destinatário pressiona a tecla INSERT do seu 
teclado, apresenta em muitos teclados apenas como INS. 
 
Para fazer alguma alteração procure o destinatário usando as teclas F5 (pesquisa pelo código interno), F6 
(pesquisa pelo nome ou Razão Social), F9 (pesquisa pelo CPF ou CNPJ), F12 (pesquisa por parte do nome 
ou Razão Social). Em seguida pressione a tecla F7 para entrar no modo “Tela Cheia” e fazer as alterações. 
Para excluir pressione a tecla DELETE, apresentada e, muitos teclados apenas como DEL. 
 
Usando a tecla INSERT o sistema irá abrir uma tela para que os dados sejam inseridos. 
 
 
Preencha com as informações do destinatário, as informações obrigatórias serão validadas e o sistema não 
permitirá continuar se não for preenchido corretamente. 
 
 
 
6 Guia do Usuário – NOTA SIMPLES 
 
Cadastro de Produtos 
Preencha todos os campos com as informações, o sistema exibe uma faixa na parte de baixo em vermelho 
com maiores informações sobre cada campo. 
 
Para fazer alguma MANUTENÇÃO no cadastro seleciona a opção Manutenção, mas uma simples consulta, 
seleciona a opção Consulta. 
 
Para fazer alguma ALTERAÇÃO no CFOP ou nas ALIQUOTAS selecione a opção Alterações do menu que 
serão apresentadas as 2 opções. 
 
 
 
Para fazer reajuste em preços você pode usar a opção CÓDIGO ou por DESCRIÇÃO. 
 
 
Na opção código você pode selecionar o produto pelo código interno ou o código de barras digitando ou 
utilizando o leitor de código de barras. 
Na opção Descrição você pode digitar a partir de qual produto quer alterar escrevendo o nome ou as iniciais 
do produto por onde quer começar. Em seguida coloque o preço novo. 
 
Relatórios dos produtos: 
 
 
 
Você pode emitir os relatórios dos produtos por DESCRIÇÃO ou o relatório de NCM e CEST. O relatório por 
DESCRIÇÃO pode ser emitido selecionando apenas os produtos nacionais, importados ou ambos. 
 
 
 
 
7 Guia do Usuário – NOTA SIMPLES 
 
Cadastro de Unidades 
Esse cadastro já vem previamente pronto pela instalação do sistema. 
 
Preencha todos os campos com as informações, o sistema exibe uma faixa na parte de baixo em vermelho 
com maiores informações sobre cada campo. 
 
Para fazer alguma MANUTENÇÃO no cadastro seleciona a opção Manutenção, mas uma simples consulta, 
seleciona a opção Consulta. 
 
Cadastro de Gerentes 
Esse cadastro já vem previamente cadastrado com o GERENTE 1 a senha vazia. 
 
Preencha todos os campos com as informações, o sistema exibe uma faixa na parte de baixo em vermelho 
com maiores informações sobre cada campo. 
 
Para fazer alguma MANUTENÇÃO no cadastro seleciona a opção Manutenção, mas uma simples consulta, 
seleciona a opção Consulta. 
 
 
Use as teclas conforme indicado na tarja verde. 
INSERT ou INS cadastra um novo gerente 
DELETE ou DEL exclui um gerente 
F7 altera os dados do gerente selecionado. 
 
O código do gerente é sequencial e fornecido pelo sistema e não pode ser repetido. 
Preencha ou altere o nome e pressione ENTER 
Os níveis de permissão são: 
1- Administrador (Com total acesso ao sistema) 
2- Gerente 
3- Subgerente 
4- Operacional 
A senha deve ter no máximo 5 caracteres podendo ser letra, números ou ambos. 
Digite a senha e confirme para o sistema conferir. 
 
 
8 Guia do Usuário – NOTA SIMPLES 
 
Cadastro da Tabela de ICMS 
Esse cadastro já vem previamente cadastrado com as alíquotas mais comuns utilizadas. Mas deve ser 
conferida e alterada de acordo com as alíquotas praticadas na emissão da NF-e. 
 
Preencha todos os campos com as informações. 
 
 
Cadastro de CEPS 
Esse cadastro já vem previamente pronto com cerca de 80 mil CEPs cadastrados, caso algum não esteja o 
sistema faz uma busca automaticamente pelo CEP digitado na internet. 
 
Preencha todos os campos com as informações, o sistema exibe uma faixa na parte de baixo em vermelho 
com maiores informações sobre cada campo. 
 
Para fazer alguma MANUTENÇÃO no cadastro seleciona a opção Manutenção, mas uma simples consulta, 
seleciona a opção Consulta. 
 
 
 
9 Guia do Usuário – NOTA SIMPLES 
 
 
 
Agora vamos as opções de gerar até transmitir uma Nota Fiscal Eletrônica, em seguida continuaremos nas 
demais opções do sistema NOTA SIMPLES. 
Pressione ENTER na Opção Gera NF-e e digite os produtos que farão parte da Nota. 
 
Se precisar cadastrar algum produto durante a digitação dos dados da NF-e, basta pressionar a tecla INSERT 
ou INS e cadastrar os dados do produto, depois procure por ele e inclua-o na lista. 
Se desejar importar os itens de uma nota já gerada, independente dela ter sido transmitida ou não, pode 
pressionar as teclas CONTROL e F6 juntas. (CTRL + F6), digite o número da nota ou aperte ENTER para 
procurar na lista de notas já geradas. 
 
 
10 Guia do Usuário – NOTA SIMPLES 
 
O sistema irá trazer para a tela de geração da nota todos os itens correspondentes na nota selecionada. 
Para apagar algum item da nota que está sendo gerada aperte a tecla DELETE ou DEL. 
Para finalizar a digitação dos itens e dar sequência na geração da nota aperte a Barra de Espaços. 
 
Selecione o destinatário da nota, ou pressione a Tecla ESC para cadastrar um na hora. 
 
Confira e altere os dados do destinatário se for necessário. 
 
 
11 Guia do Usuário – NOTA SIMPLES 
 
 
O CFOP da nota já é sugerido como de venda automaticamente, 5102 para o destinatário da mesma unidade 
da federação. (Mesmo estado) ou 6102. Caso o CFOP desejado seja outro, basta digitar o correto ou 
selecionar ele na lista pressionando a tecla ENTER com ele vazio. 
NOTA FISCAL DE DEVOLUÇÃO 
Para fazer uma Nota de devolução é preciso mudar para um CFOP de devolução e informar a chave de 44 
dígitos da Nota de Origem. 
 
Sem essa chave da nota de origem a SEFAZ não autoriza a Nota de devolução. 
Em seguida informe as parcelas do faturamento e confirme as datas e os valores de cada parcela, se for 
apenas 1 pressione a tecla ENTER. 
 
 
12 Guia do Usuário – NOTA SIMPLES 
 
 
As informações adicionais podem ser gravadas e utilizadas posteriormente, o sistema pergunta se deseja 
importar os dados já utilizados anteriormente e gravados. 
 
As informações podem ser gravadas caso seja comum utilizá-las. 
CONFERIR, ALTERAR ALGUNS DADOS, ASSINAR E TRANSMITIR A NF-e. 
 
 
13 Guia do Usuário – NOTA SIMPLES 
 
 
 
Caso deseje revisar algum dado, basta clicar no botão correspondente. Para conseguir fazer alguma 
alteração primeiro clique no botão , isso coloca a Nota em modo de edição. 
Se a data ou a hora em que foi criado a nota já passou do prazo para transmitir você pode fazer a edição dos 
dados que a data e a hora são atualizadas automaticamente. Para isso basta clicar primeiro em , 
Em seguida clique em . 
 
Pressione ENTER nos campos ou altere o que for necessário, nessa tela pode-se também lançar algum valor 
correspondente a DESPESAS ACESSÓRIAS. 
Antes de transmitir para a SEFAZ é necessário validar para garantir que os dados essenciais estejam corretos. 
O sistema faz a validação dados importantes antes de gerar a assinatura digital, caso algum esteja em 
desacordo, apresenta uma tela orientando o que fazer para corrigir. 
 
 
14 Guia do Usuário – NOTA SIMPLES 
 
 
Quando a assinatura é feita a chave é gerada e o XML é validado, em seguida pode ser transmitido para ser 
autorizado pela SEFAZ. 
Se preferir conferir o DANFE antes, escolha a opção de NÃO transmitir e clique no botão . 
Se tudo estiver OK, clique em seguida no botão. Que será transmitido para a SEFAZ para a 
validação final e autorização de uso ou a mensagem do motivo de rejeição. 
 
A Nf-e sendo autorizada o NOTA SIMPLES pergunta se deseja gerar o DANFE, pode ser gerado na hora ou a 
qualquer momento pressionando o botão na Manutenção das notas geradas. 
O DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) é gerado no formato PDF e pode ser gerado pelo 
sistema no formato Retrato ou Paisagem, para isso basta configurar no menu de configurações do sistema. 
 
 
15 Guia do Usuário – NOTA SIMPLES 
 
CARTA DE CORREÇÃO 
É permitido gerar até 20 cartas de correção para cada NF-e emitida e autorizada pela SEFAZ. 
Para gerar uma Carta de Correção clique no botão e informe a correção a ser feita. O 
texto deve ter pelo menos 16 caracteres e pode ser por exemplo: 
- O endereço correto do destinatário é Rua 20 número 10. 
Se autorizada a correção será gerado a Carta propriamente dita e poderá ser impressa e enviada para o 
destinatário por e-mail pelo próprio sistema. 
 
 
16 Guia do Usuário – NOTA SIMPLES 
 
 
 
 
 
17 Guia do Usuário – NOTA SIMPLES 
 
Para consultar as Cartas de Correções da Nota selecionada clique em , o sistema irá 
apresentar uma lista das cartas emitidas e autorizadas. 
 
Use a tecla ENTER ou F7 para visualizar o texto da Carta, CONTROL e P juntas para imprimir a carta 
selecionada e CONTROL e E juntas para enviá-la por e-mail. 
 
CANCELAMENTO 
Uma Nf-e autorizada pode ser cancelada em um prazo curto, na maioria dos estados esse prazo é de no 
máximo 24 horas mas pode ser alterado de acordo com a SEFAZ estadual. 
Para cancelar uma Nota dentro do prazo, basta clicar no botão . 
 
 
18 Guia do Usuário – NOTA SIMPLES 
 
 
Informe o motivo do cancelamento com no mínimo 16 caracteres e confirme. 
Se o cancelamento for autorizado o sistema irá gerar a Carta de Cancelamento. 
 
 
19 Guia do Usuário – NOTA SIMPLES 
 
 
Essa carta pode ser impressa ou enviada por e-mail para o destinatário. 
 
 
20 Guia do Usuário – NOTA SIMPLES 
 
 
Se precisar imprimir ou enviar a carta posteriormente basta clicar no botão que o NOTA 
SIMPLES vai informar que a mesma foi cancelada e só poderá emitir a Carta de Cancelamento que poderá 
ser impressa ou enviada por e-mail. 
INUTILIZAÇÃO 
Eventualmente é preciso inutilizar um número ou uma faixa de números que não serão mais utilizados para 
gerar NF-e. Por exemplo, no caso de por acidente ter pulado uma numeração. Para isso entre no Menu NF-e 
=> 4-Inutilização. 
 
 
 
21 Guia do Usuário – NOTA SIMPLES 
 
 
Escreva a justificativa para a inutilização que deve ter pelo menos 16 caracteres e confirme. 
Se autorizado será emitido uma carta de inutilização apenas para arquivo. 
A numeração inutilizada não poderá mais ser utilizada para emissão de NF-e. 
ORGANIZAÇÃO 
No Menu Organização você encontra umas opções importantes para organizar, fazer backup das NF-es 
geradas e autorizadas, ativar e desativar a emissão em CONTINGÊNCIA, emitir relatórios de Notas Emitidas 
e Inutilizadas e consultar a disponibilidade do Portal da Nota Fiscal Eletrônica. 
 
 
 
 
 
22 Guia do Usuário – NOTA SIMPLES 
 
ORGANIZA XML 
Organiza os XMLs nas respectivas pastas AUTORIZADAS, CANCELADAS E INUTILIZADAS de acordo com o mês 
e ano em que foram geradas. 
BACKUP XML 
Gera um backup compactado em arquivo ZIP dos XMLs para ser gravado em Pendrive, HD externo e etc. Ou 
enviar para e-mail para a contabilidade. 
RELATÓRIOS 
Gera 2 tipos de relatórios, das Notas geradas e autorizadas ou canceladas e das numerações inutilizadas. 
CONTINGÊNCIA 
Coloca o NOTA SIMPLES para emitir as Notas em Contingência, isso se o servidor nacional de Notas Fiscais 
eletrônicas estiver desativado, aí o servidor de Contingência é acionado automaticamente, quando o 
servidor nacional voltar, você tira de contingência e as NF-es emitidas em contingência serão transferidas 
para o servidor nacional automaticamente pela SEFAZ. 
INFORMAÇÕES 
Apresenta algumas informações e curiosidades sobre a Nota Fiscal Eletrônica 
CONSULTA PORTAL 
Acessa o Portal da Nota Fiscal Eletrônica para ver a disponibilidade dos serviços. 
UTILITÁRIOS 
No Menu Utilitários você encontra algumas opções com utilitários interessantes que podem ser usados pela 
sua empresa. 
 
 
 
 
 
 
23 Guia do Usuário – NOTA SIMPLES 
 
EMISSÃO DE RECIBO 
Com esse utilitário você pode gerar e imprimir recibos como sendo o emissor ou o destinatário do recibo. 
Não depende do módulo de emissão da nota, é útil para o caso de você precisar gerar um recibo “pagando” 
ou “recebendo” uma conta. 
EDITOR DE TEXTO 
Esse utilitário é um editor de textos simples que gera os arquivos em TXT. 
AGENDAS 
TELEFONES – Uma agenda simples para armazenar endereços e telefones 
COMPROMISSOS – Uma agenda de compromissos que avisa quando tem um compromisso no dia todas as 
vezes que entrar no sistema ou for acionado o protetor de telas (automático ou apertando a tecla F4). 
 
BOLETOS DE MENSALIDADE 
Permite baixar do site da Micro-F os boletos do carnê de mensalidades do sistema NOTA SIMPLES ou de um 
boleto específico solicitado previamente. 
MANUTENÇÃO DOS ARQUIVOS 
ORGANIZA ARQUIVOS – Organiza os arquivos do sistema recriando os índices. 
RECONSTRÓI ARQUIVOS – Verifica e atualiza a estrutura dos arquivos se necessário. 
BACKUP COMPACTADO – Faz um Backup dos arquivos compactados em arquivo ZIP e permite gravar em 
uma unidade externa. 
RESTAURA BACKUP – Caso necessário restaura um backup feito anteriormente. 
 
SAÍDA PARA O MS-DOS 
Essa opção abre uma janela do Prompt do MS-DOS dentro da pasta do sistema (SNOTA). 
 
SUPORTE REMOTO MICRO-F 
Executa o Módulo exclusivo do Teamviewer chamado Suporte Remoto Micro-F. 
 
 
 
 
 
24 Guia do Usuário – NOTA SIMPLES 
 
 
CONFIGURAÇÕES 
No Menu Configurações você pode configurar o NOTA SIMPLES pra deixar mais no seu jeito de trabalhar. 
 
 
 
PARÂMETROS GERAL 
Nessa opção você pode alterar a forma em que o NOTA SIMPLES se comporta em qualquer terminal, ou seja, 
o que configurar aqui vale para todos os computadores que compartilham o sistema em rede. 
 
 
25 Guia do Usuário – NOTA SIMPLES 
 
 
 
Algumas opções do Parâmetro Geral, cada detalhe é explicado na tarja vermelha na parte inferior da tela. 
PARÂMETROS TERMINAL 
Nessa opção você pode alterar a forma em que o NOTA SIMPLES se comporta no terminal em que você está, 
ou seja, o que configurar aqui vale apenas para esse computador. 
 
Algumas opções do Parâmetro Terminal, cada detalhe é explicado na tarja vermelha na parte inferior da tela. 
DADOS CADASTRAIS 
Nessa opção você cadastra os dados da Empresa e configura alguns detalhes tais como tipo de ambiente de 
emissão, se homologação ou produção, mensagem fixas para os dados adicionais da nota e o cadastro do 
contador responsável pela contabilidade da sua empresa. 
 
 
 
 
26 Guia do Usuário – NOTA SIMPLES 
 
 
DADOS DA NF-e 
 
 
DADOS DO CONTADOR 
Aqui você preenche com os dados do contador responsável pela sua contabilidade. 
Estando com o nome e o e-mail da contabilidade cadastrados, o sistema pode enviar o backup dos XMLs 
diretamente para a contabilidade. 
 
 
 
27 Guia do Usuário – NOTA SIMPLES 
 
CÓDIGO DE RESET 
 Para o funcionamento do NOTA SIMPLES é preciso uma autorização de uso fornecido pela Micro-F do Brasil 
Ltda. Esse controle é feito através de um Código de Reset que é fornecido sempre que o pagamento é 
efetuado. O NOTA SIMPLES “pega” esse código diretamente do site da Micro-F, mas se por algum motivo for 
necessário digitar esse código pode ser feito através dessa tela. 
 
 
 
FONTE DE LETRAS 
Nesse menu de fontes de letra você pode alterar a fonte das telas do sistema, a fonte padrão é Lucida 
Console. 
 
 
SENHAS DE ACESSO 
Nessa opção você define quem e onde pode ser acessado nas opções do menu. 
 
 
28 Guia do Usuário – NOTA SIMPLES 
 
Sempre que uma opçãoNÃO for definida para nenhum usuário, ela é livre e pode ser acessada por qualquer 
pessoa. Se “marcar” ela para uma pessoa, outra pessoa só consegue acessar se for “marcado” para ela 
também. 
 
 
Para incluir um usuário pressione a tecla INSERT ou INS e informe o nome da pessoa e uma senha de até 5 
caracteres, sendo letras e/ou números. 
Para apagar o nome de um usuário aperte a tecla DELETE ou DEL em cima no nome selecionado. 
 
 
 
29 Guia do Usuário – NOTA SIMPLES 
 
Quando você cadastra ou seleciona um nome cadastrado apertando a BARRA de ESPAÇOS em cima do nome 
selecionado, o sistema abre uma tela com as opções de menu semelhante ao Menu de Acessos. 
Se quiser marcar todas as opções pressione a tecla INSERT ou INS, se desejar apagar todas as marcações 
pressione a tecla DELETE ou DEL, se quiser marcar uma a uma selecionando vá até a opção e pressione a 
BARRA de ESPAÇOS. 
 
Se uma opção do menu estiver com o caractere do lado direito significa que tem outra opção de menu, 
aperte ENTER o clique como mouse para acessar essa opção. 
 
CADASTRO DE NÍVES 
Nessa opção você pode definir os níveis de gerente que podem acessar as opções definidas. 
 
Por exemplo, para acessar o menu no lugar de outro usuário é preciso ser gerente de nível 1-Admistrador. 
 
 
 
 
 
 
30 Guia do Usuário – NOTA SIMPLES